PFGMAP579

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL
(UCI)
GESTIN DE RIESGOS PARA PROYECTOS DE INVESTIGACIN EN EL

INSTITUTO DE INVESTIGACIONES MARINAS Y COSTERAS -INVEMAR-,
SANTA MARTA, COLOMBIA
DINORA STELLA OTERO POLO
PROYECTO FINAL DE GRADUACIN PRESENTADO COMO REQUISITO

PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
San Jos, Costa Rica
Septiembre de 2008
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL

(UCI)
Este Proyecto Final de Graduacin fue aprobado por la Universidad como

requisito parcial para optar al grado de Master en Administracin de
Proyectos
MARIO LOPEZ SOTO
FAUSTO FERNANDEZ MARTINEZ
JUAN CARLOS NAVARRO CHEVEZ
DINORA STELLA OTERO POLO

SUSTENTANTE
ii
DEDICATORIA
A mis hijos Camilo y Sofa que son el motor de mi vida y

a mi esposo Carlos Alberto, por su paciencia y amor
que hicieron posible este nuevo logro
iii
INDICE DE CONTENIDO
pg
RESUMEN EJECUTIVO
1. INTRODUCCIN
1.1. Objetivo general

1.2. Objetivos especficos
11
11
2. MARCO TERICO
12
3. MARCO METODOLGICO
21
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
Planificacin de la gestin de riesgos del INVEMAR

Identificacin de riesgos
Anlisis cualitativo de riesgos
Planeamiento de la respuesta a los riesgos
Seguimiento y control de riesgos
4. DESARROLLO Y RESULTADOS
23
24
25
26
26
28
4.1. Resultados obtenidos de la planificacin de la gestin

del riesgo
28
4.2. Riesgos identificados (amenazas) para el ptimo desarrollo
de los proyectos de investigacin del INVEMAR
38
4.3. Resultados obtenidos del anlisis cualitativo de riesgos
43
4.4. Resultados de la aplicacin del planeamiento de la
respuesta a los riesgos
49
4.5. Seguimiento y control de riesgos
50
5. CONCLUSIONES
62
6. RECOMENDACIONES
65
BIBLIOGRAFA
66
ANEXOS
68
iv
INDICE DE CUADROS
pg
Cuadro 1. Mtodos de gestin del riesgo
18
Cuadro 2. Valores de frecuencia INVEMAR
30
Cuadro 3. Valores de impacto INVEMAR
30
Cuadro 4. Matriz de evaluacin de riesgos INVEMAR
30
Cuadro 5. Estructura del Desglose del Riesgo (RBS)
33
Cuadro 6. Valores de probabilidad manejo de riesgos de proyectos
34
Cuadro 7. Escalas de impacto del riesgo sobre los principales

Objetivos del proyecto
35
Cuadro 8. Matriz de probabilidad e impacto
35
Cuadro 9. Formato identificacin de riesgos
36
Cuadro 10. Anlisis cualitativo
36
Cuadro 11. Formato planificacin respuesta a los riesgos
37
Cuadro 12. Riesgos tolerables
43
Cuadro 13. Riesgos moderados
44
Cuadro 14. Riesgos importantes
45
Cuadro 15. Riesgos inaceptables
46
Cuadro 16. Cuadro comparativo metodologas PMBOK-DAFP
50
Cuadro 17. Planeamiento de respuesta a los riesgos
53
Cuadro 18. Riesgos incorporados los indicadores de seguimiento
57
INDICE DE ABREVIACIONES
COSO. Internal Control Integrated Framework. Committee of Sponsoring

Organizations
DAFP. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
DGI. Direccin General del INVEMAR
DOFA. Herramienta analtica que le permitir trabajar con toda la
informacin que posea sobre su negocio, til para examinar sus
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas
GPE. Grupo de Planeacin, Evaluacin y Control
GST. Grupo de Sistemas y Telemticas
GTH. Grupo de Talento Humano y Desarrollo Organizacional
IEEE. Institute of Electrical and Electronics Engineers
INVEMAR. Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras Jos Benito
Vives de Andreis
MAVDT. Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
SCI. Subdirector de Coordinacin de Investigacin
SEI-CRM. Mtodo Continuous Risk Management (SEICRM), desarrollado por
el Software Engineering Institute (SEI).
SRA. Subdireccin de Recursos y Apoyo a la Investigacin
PFG. Proyecto Final de Grado
PMBOK. Sigla en ingls de Gua de los fundamentos de la direccin de
proyectos
PMI. Sigla en ingls del Instituto de Administracin de Proyectos (Project
Management Institute).
RBS. Estructura de Desglose del Riesgo
vi
RESUMEN EJECUTIVO
La gestin de riesgos siendo un tema tan importante y necesario dentro de
la administracin de proyectos debido al impacto que puede tener en los
resultados de los mismos, se considera necesario de reforzar dentro del
Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras INVEMAR- quien ya posee
una larga trayectoria dentro de la formulacin, ejecucin y cierre de
proyectos tendientes a ampliar el conocimiento acerca de las costas y
mares de Colombia para la toma de decisiones y el mejoramiento de la
calidad de vida de quienes la habitan.
El desarrollo de los proyectos en el INVEMAR ha mostrado la carencia de
una gestin del riesgo formalizada y aplicada lo que ha minimizado la
posibilidad de generar ahorros, cumplimientos ms estrictos de tiempos,
presupuestos y el uso ms eficiente de los recursos con los que se dispone.
El propsito del desarrollo del presente Proyecto Final de Grado (PFG)
consisti en gestionar los riesgos de mayor incidencia para los proyectos de
investigacin ejecutados en el INVEMAR de acuerdo con los procesos de
administracin del riesgo del PMI, para lograr el desarrollo completo del
PFG se ha estimado que es necesario: elaborar la etapa inicial del PFG
(entregables seminario de graduacin), elaborar plan de gestin de riesgos,
desarrollar los procedimientos y plantillas para el registro de riesgos de los
proyectos de investigacin del INVEMAR, elaborar con el apoyo del
personal investigativo del INVEMAR, las estrategias de gestin de riesgos
de sus proyectos, realizar las actualizaciones de riesgos de acuerdo con el
desarrollo del PFG, proponer las acciones preventivas y correctivas para la
gestin de los riesgos de los proyectos, plantear recomendaciones para el
seguimiento y control de los riesgos y presentar el PFG final para
aprobacin por parte de los jueces.
Para llevar a cabo las actividades necesarias para el desarrollo del PFG se
parti de la metodologa creada por el PMI y plasmada en la Gua de los
Fundamentos de la Direccin de Proyectos, y que a partir de la notificacin de
la obligatoriedad de aplicar un Modelo Estndar de Control Interno, se deba
utilizar una metodologa expedida por el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica.
Es as que se realiz una combinacin de ambas
contemplando todas las etapas, entradas, herramientas y salidas de los
procesos que se llevan a cabo para una correcta y adecuada gestin de
riesgos en los proyectos, as mismo las fuentes de informacin empleadas son
bsicamente las de tipo primario. Esta investigacin se cataloga como de tipo
investigacin de campo dado que la informacin base se recolect dentro del
INVEMAR a travs del mtodo de investigacin inductivo-deductivo partiendo
de los resultados de los proyectos y de la experiencia del personal entrevistado
y con estos resultados se concluyeron cuales son los riesgos que ms afectan
el desarrollo de los proyectos de investigacin del INVEMAR y cual deber ser
el tratamiento a darle a los mismos.
vii
Es as que como resultado de este ejercicio de gestin de riesgos de los

proyectos de investigacin se obtuvo una matriz que recoge las impresiones y
experiencia de un grupo de investigadores que se desempean como lderes
de proyectos y otro grupo de personas del rea administrativa que
proporcionaron su visin respecto a este campo en este ejercicio. El ejercicio
se logr construir a travs de la aplicacin combinada de la metodologa
impuesta por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) con
la Gua de Administracin del Riesgo y la metodologa del Project Management
Institute, lo cual permiti recoger fortalezas de cada una de ellas y aplicarlas
exitosamente en este ejercicio en el INVEMAR. Como producto de ello result
una matriz con 25 riesgos, dos de los cuales catalogados como inaceptables en
la categora de organizacin y planeacin y ocho riesgos con la puntuacin de
importantes.
viii
1. INTRODUCCIN
El estudio y manejo de los riesgos no es un tema nuevo, de alguna u otra
forma, las entidades, negocios y grandes empresas han venido desarrollando
planes, programas y proyectos tendientes a darle un manejo adecuado a los
riesgos, con el fin de lograr de la manera mas eficiente el cumplimiento de sus
objetivos y estar preparados para enfrentar cualquier contingencia que se
pueda presentar. Es as como se encuentra que existen diferentes formas de
abordar el tema de los riesgos dependiendo del tamao de la entidad, los
objetivos que persigue, la cultura administrativa, la complejidad de sus
operaciones y la disponibilidad de recursos, entre otros (Arango, 2004)
El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vnculo

con todo el quehacer, casi se podra afirmar que no hay actividad de la vida, los
negocios o de cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo, es por ello que
la humanidad desde sus inicios busc maneras de protegerse contra las
contingencias, y desarroll - al igual que la mayora de las especies animales
maneras de evitar, minimizar o asumir riesgos a travs de acciones preventivas
(Estupin, 2005).
La direccin moderna concibi una disciplina denominada Administracin de

riesgos o Gerencia de riesgos que es una funcin de alto nivel dentro de la
organizacin para definir un conjunto de estrategias que a partir de los recursos
(fsicos, humanos y financieros) busca, en el corto plazo mantener la
estabilidad financiera de la empresa, protegiendo los activos e ingresos y, en el
largo plazo, minimizar las prdidas ocasionadas por la ocurrencia de dichos
riesgos.
La Administracin de proyectos que no ha sido ajena a este proceso, ha

incluido la gestin de riesgos como un rea de conocimiento que deber
abordarse para minimizar el impacto de estos dentro del desarrollo de cualquier
10
proyecto y con ello permitir el logro de los objetivos, presupuesto y alcance

planteado, siempre en la bsqueda de la satisfaccin del cliente.
El Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras INVEMAR presenta y

ejecuta proyectos de investigacin bsica y aplicada de los recursos naturales
en el rea marino costera de Colombia, como pieza fundamental para el
cumplimiento de su misin.
Este Instituto tiene 12 aos de experiencia
vinculado al Ministerio de Ambiente, pero an no ha incorporado la gestin de

riesgos en el manejo de sus proyectos por lo que se hace evidentemente
necesario incluir esta prctica para optimizar los resultados que se obtienen en
los mismos y el uso de los recursos aplicados a ellos.
Actualmente el
INVEMAR cuenta con una gua de gestin de riesgos operativos y

administrativos en general, pero no existe un captulo o enfoque relacionado
directamente con los proyectos.
Esta situacin ha facilitado que tanto los
recursos y actividades destinadas a los proyectos en varias oportunidades se

vean afectados en cuanto su utilizacin, destinacin, desarrollo y por ende se
viene presentando la necesidad de constantes reprogramaciones, solicitudes
de autorizaciones a fuentes de financiacin para redistribucin de dineros de
los rubros, aplazamientos en las entregas, entre otros.
Es as que a travs de este proyecto final de grado (PFG) se pretende brindar

una herramienta gerencial para la toma de decisiones, encontrando la forma de
evitar riesgos en el quehacer de los proyectos de investigacin y establecer
directrices que conlleven una correcta gestin del riesgo que pudiera llegar a
afectar a los clientes y por ende al Instituto, posibilitando una mejora contnua
en el proceso de toma de decisiones.
Por otro lado se pretende crear
conciencia entre los investigadores sobre la importancia de incluir dentro de

sus prcticas permanentes la gestin de los riesgos implcitos en los proyectos
que ellos mismos desarrollan.
Para el desarrollo del PFG se tendrn en cuenta las experiencias recogidas por
los investigadores de los cinco programas de investigacin en el desarrollo de
10
11
proyectos, y adems se contar con informacin del personal del rea de

apoyo, facilitando la obtencin de un documento que abarque toda la base del
rea misional y su cadena de valor.
Los objetivos planteados para el presente PFG se sintetizan en:
1.1 Objetivo General: Gestionar los riesgos de mayor incidencia para los
proyectos de investigacin ejecutados en el INVEMAR de acuerdo con los
procesos de administracin del riesgo del PMI con el fin de que se constituya
en gua de aplicacin para el manejo de los riesgos de los proyectos del
Instituto.
1.2 Objetivos especficos:

1. Desarrollar los procedimientos y plantillas para el registro de riesgos de
los proyectos de investigacin del INVEMAR
2. Elaborar con el apoyo del personal investigativo del INVEMAR, las
estrategias de gestin de riesgos de sus proyectos
3. Proponer una metodologa de auditora para el seguimiento a las
estrategias de manejo de riesgos.
4. Plantear recomendaciones para el seguimiento y control de los riesgos
Para alcanzar los objetivos anteriormente expuestos se har uso de la

metodologa planteada por el Project Management Institute (PMI) para la
gestin de riesgos, traducindose en la elaboracin de los entregables: plan de
gestin de riesgos, registro de riesgos, actualizaciones al registro de riesgos,
acuerdos contractuales relacionados con el riesgo, acciones preventivas y
correctivas recomendadas y actualizacin de los activos de los procesos de la
organizacin.
11
12
2. MARCO TERICO
El Proyecto Final de Grado (PFG) que se plantea corresponde a la respuesta
de una necesidad manifiesta en la ejecucin de los proyectos de investigacin
que desarrolla el Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras INVEMAR-,
ubicado en la ciudad costera de Santa Marta, Colombia; cuyos proyectos
histricamente han adolecido de una gestin de riesgos.
El INVEMAR es un instituto cuya misin se resumira en la realizacin de

investigacin bsica y aplicada de los recursos naturales renovables y del
medio ambiente en los litorales y ecosistemas marinos y ocenicos de inters
nacional.
Respecto a este ltimo aspecto es necesario mencionar que el
espectro de su jurisdiccin abarca 980.000 km2 (Vides y Sierra 2003), es decir

aproximadamente el 50% del territorio colombiano por lo que, es en el
INVEMAR donde se concentran las investigaciones y conceptos emitidos
relacionados con los temas marinos y costeros del pas con el fin de brindar
elementos para la toma de decisiones por parte del Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial (MAVDT), as como de las Corporaciones
Autnomas Regionales y otros entes gubernamentales.
Para el completo desarrollo de las actividades que tan amplia responsabilidad

implica, el rea misional del INVEMAR se ha dividido en Programas de
Investigacin, donde cada uno tiene una especialidad as (Acta junta directiva
No. 11/01): Biodiversidad y Ecosistemas Marinos, Calidad Ambiental Marina,
Valoracin y Aprovechamiento de Recursos Marinos, Gestin en zonas
Costeras y Geociencias Marinas. Cada uno de ellos cuenta con equipo de
trabajo constituido por el coordinador de programa, coordinadores de lneas de
investigacin y dems investigadores.
A su vez estos programas se
encuentran dirigidos en cabeza del Subdirector de Coordinacin de

Investigacin (SCI). Por otra parte los programas de investigacin disponen
para el desarrollo de sus proyectos con el apoyo de la Subdireccin de
Recursos y Apoyo a la Investigacin, que a su vez est conformado por los
12
13
grupos: Financiera y de Gestin, Talento Humano, Contratos, Sistemas y

Telmtica y por ltimo Planeacin, Evaluacin y Calidad (anexo 4).
La experiencia en el desarrollo de proyectos se remonta a 14 aos, desde 1993

cuando se vincul al MAVDT a travs de la Ley 99 de 1993. Durante este
periodo los temas y metodologas para el desarrollo de los proyectos de
investigacin han ido cambiando y hacindose acordes a la realidad nacional e
internacional, toda vez que las temticas se enfocan en su mayora a la
investigacin aplicada, los proyectos se desarrollan con la interaccin de ms
de un Programa de Investigacin, incursionando con mayor nmero de
proyectos en el Pacfico colombiano y se le ha sumado a esto, las lecciones
aprendidas a lo largo del tiempo.
El INVEMAR para el ptimo desarrollo de su misin a travs de la ejecucin de

proyectos no puede ser ajena a las herramientas disponibles y a las nuevas
tendencias en administracin, para lo cual requiere estar en constante
actualizacin y estar abierta al cambio y a la aplicacin de diferentes
instrumentos que le permitan ser cada vez ms eficientes, por lo que se hace
necesario tener en cuenta todos aquellos hechos o factores que puedan afectar
en un momento determinado el cumplimiento de los objetivos de sus proyectos
y por ende los institucionales.
Es precisamente dentro de esta realidad que se desarrollar el PFG haciendo

uso de conceptos y bibliografa relacionada con la gestin de riesgos que es el
tema a desarrollar. Es as que para entender el presente trabajo se deben
aclarar los trminos y conceptos asociados de tal manera que facilite su
comprensin y aplicacin.
Desde la perspectiva del control, el modelo COSO interpreta que la eficiencia

del control es la reduccin de los riesgos, es decir: el propsito principal del
control es la eliminacin o reduccin de los riesgos, es lograr que el proceso y
sus controles garanticen, de manera razonable que los riesgos estn
13
14
minimizados o se estn reduciendo y por lo tanto, que los objetivos de la

organizacin van a ser alcanzados (Arango et al, 2004)
La administracin de riesgos es reconocida como una parte integral de las

buenas prcticas gerenciales. Es un proceso iterativo que consta de pasos, los
cuales, cuando son ejecutados en secuencia, posibilitan una mejora continua
en el proceso de toma de decisiones (STANDAR AUSTRALIAN, 1999).
Para Ivorra Valero 2002: La gerencia de riesgos pretende identificar los

factores que impactan a favor o en contra de los objetivos del proyecto, los
tiempos y costos del mismo y los entregables del correspondiente proyecto.
Tambin cuantifica el impacto y la probabilidad de cada uno de ellos,
generando una lnea de base que permitir crear un plan de accin para
responder a esos riesgos cuando se presenten y controlar esa respuesta.
En lo que respecta a definiciones de gerencia o administracin de proyectos, se

partir de la ofrecida por el PMBOK (PMI, 2004): El conjunto de procesos que
se relacionan con la identificacin, anlisis y la respuesta a la incertidumbre.
Esto incluye la maximizacin de los resultados de eventos positivos y la
minimizacin de eventos adversos.
El Estndar Australiano de Administracin de Riesgos por su parte ofrece una
definicin ms amplia pero que a la postre muestra los mismos elementos del
PMBOK (PMI, 2004): Administracin de riesgos es el trmino aplicado a un
mtodo lgico y sistemtico de establecer el contexto, identificar, analizar,
evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una actividad,
funcin o proceso de una forma que permita a las organizaciones minimizar
prdidas y maximizar oportunidades. Administracin de riesgos es tanto
identificar oportunidades como evitar o mitigar prdidas
Adicionalmente a estos dos conceptos, la bibliografa ofrece una variedad de

definiciones acerca de esta temtica:
14
15
La Gerencia de Riesgos puede entenderse a grandes rasgos como el proceso

sistemtico de identificar, analizar y dar respuesta a los riesgos a que se est
expuesto, para maximizar la probabilidad e impacto de los eventos positivos,
minimizando la probabilidad e impacto de los eventos negativos para la
consecucin de los objetivos (Alonso, 2006)
La gerencia de riesgos abarca los procesos asociados con identificar, analizar y

responder a los riesgos del proyecto.
Tambin incluye maximizar los
resultados de eventos positivos as como minimizar las consecuencias de

eventos adversos (Bermdez, 2003).
Es el proceso sistemtico de identificar, analizar y responder al riesgo en el

proyecto.
Incluye por tanto maximizar la probabilidad y consecuencias de
potenciales sucesos positivos y tambin minimizar la probabilidad e impacto de

potenciales sucesos negativos (DELIMA MARSH, 2005).
La administracin de riesgos se ocupa de efectuar elecciones basadas en la

informacin acerca de dnde realizar las mejores apuestas, dnde reducir las
apuestas y dnde evitarlas o dejar de apostar (Gmez, 2006).
Como se puede apreciar, todos los conceptos asociados a la administracin o

gestin de riesgos hacen nfasis en trminos como son: proceso sistemtico,
maximizacin de eventos positivos y minimizacin o reduccin de eventos
negativos.
Una vez revisados estos conceptos generales se debe aterrizar en el concepto

de riesgo, que a su vez presenta mltiples definiciones, siendo las ms
comunes:
Los eventos de riesgos (riesgos) son situaciones futuras o circunstancias que

existen por fuera del control del gerente de proyecto y su equipo, que tendrn
15
16
un impacto negativo (amenaza) o positivo (oportunidad) en el proyecto si

ocurren (Ivorra, 2002)
El riesgo es una medida de la desviacin de un resultado esperado o deseado

que afecta de manera adversa a los proyectos. Por lo cual, tienden a
sobrepasar su presupuesto inicial o su fecha planificada de culminacin si no
se ejecuta un buen tratamiento de los riesgo implcitos (Amendola, 2005)
El riesgo es una condicin futura o circunstancia por fuera del control del
gerente del proyecto y de su equipo y que puede tener un impacto negativo
(amenaza) o positivo (oportunidad) por lo menos en uno de los objetivos del
proyecto: costos, tiempo, alcance y calidad (PMI, 2004).
El
Estndar
Australiano
de
Administracin
del
Riesgo
(STNDAR
AUSTRALIAN, 1999) ofrece el siguiente concepto: La posibilidad de que

suceda algo que tendr un impacto sobre los objetivos. Se lo mide en trminos
de consecuencias y probabilidades.
Para efectos del PFG se har uso del concepto ms amplio ac expuesto,
siendo este el establecido por el Project Management Institute (PMI, 2004).
Para un mejor manejo y gestin de los riesgos estos se han clasificado

teniendo en cuenta diversos aspectos dependiendo de los autores estudiados,
es as que para Gmez 2006:
a. Riesgo del entorno que surge cuando existen fuerzas externas que pueden
afectar el rendimiento de una empresa
b. Riesgo del proceso que surge cuando los procesos del negocio no logran los
objetivos para los que se les dise como sustento del modelo de negocio de la
empresa.
c. Riesgo relacionado con la informacin para la toma de decisiones que surge
cuando la informacin utilizada para apoyar las decisiones del negocio es
16
17
incompleta, desactualizada, inexacta, inoportuna o simplemente irrelevante

para el proceso de toma de decisiones.
Para DELIMA MARSH 2005, los riesgos se pueden clasifican en riesgos

financieros, riesgos estratgicos, riesgos operativos y riesgos puros. Por su
parte Bermdez 2006, los clasifica en riesgos tcnicos, de calidad o
desempeo, riesgos de gerencia de proyectos, riesgos organizacionales y
riesgos externos. Por su parte Ivorra 2002 sugiere una clasificacin acorde con
el origen de los mismos, as:
Externos, impredecibles e incontrolables: naturaleza, levantamiento civil,

problemas polticos
Externos y predecibles e inciertos: mercado, impacto ambiental, impacto

social, inflacin, impuestos
Internos y no tcnicos: Gerencia, retardos en la programacin,

sobrecostos, prdidas financieras
Tcnicos: desempeo o rendimiento, diseo, complejidad del proyecto
Legales: licencias, patentes, contratos demandas.
Para hacerle frente al desafo de gestionar los riesgos ya sea de una empresa
o proyecto, se han establecido diferentes metodologas que permiten el
proceso sistemtico que se mencionaba anteriormente. Respecto este tema el
Cuadro No. 1 muestra los diferentes mtodos de gestin de riesgos
ampliamente conocidos y fcilmente accesibles por sus nombres o por las
organizaciones que los avalan Euromethod, Safe, SEI-CRM, RiskIT y los
mtodos para la gestin de riesgos del IEEE y del PMI. Es importante tener
presente que cada mtodo establece categoras para las funciones del riesgo
en diferentes fases (Estvez, 2002)
17
18
Cuadro No. 1. Mtodos de Gestin de Riesgos
Adicionalmente a ello, en la bibliografa consultada (ver bibliografa) se

encontraron bsicamente 3 enfoques ampliamente descritos que a la larga
manifiestan en el fondo los mismos pasos estipulados por el PMI (2004), estos
son:
1.
Estndar
Australiano
de
Administracin
de
Riesgos
AUSTRALIAN, 1999)
a) Establecer el contexto
b) Identificar riesgos
c) Analizar riesgos
d) Evaluar riesgos
e) Tratar riesgos
f) Monitorear y revisar
g) Comunicar y consultar
2. Amndola et al, 2005 por su parte estiman que estos pasos son:
a) Identificacin
b) Cuantificacin y priorizacin
c) Almacenamiento y planificacin de la respuesta al riesgo.
d) Monitoreo y Control
18
(STANDAR
19
3. PMI (2004):
a) Planificacin de la Gestin de riesgos

b) Identificacin de Riesgos
c) Anlisis cualitativo
d) Anlisis cuantitativo
e) Planificacin de la respuesta a los riesgos
f) Seguimiento y control de riesgos
Teniendo en cuenta que el PFG se desarrollar tomando como marco la

propuesta del PMI (2004), a continuacin se amplan cada unos de los
conceptos que hacen parte de los procesos para la gestin del riesgo.
El proceso de planeacin del riesgo est enfocado a definir como sern

abordados y planeadas las actividades de riesgos para un proyecto.
El
producto de este ser el plan de manejo de riesgos que resume cmo la

administracin de riesgo ser ejecutada para un proyecto.
La identificacin de riesgos consistir en identificar todos los posibles riesgos

que pueden afectar el proyecto y documentar sus caractersticas.
Es
importante mencionar que este proceso se llevar a cabo peridicamente.

Para llevar a cabo este proceso se hace uso de tcnicas ampliamente
conocidas como son la tormenta de ideas, el mtodo Delphi, las entrevistas, el
anlisis causa efecto, y el anlisis DOFA (debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas).
El proceso de gestin de riesgos contempla el valorar los riesgos de manera

sistemtica y estructurada en los riesgos identificados. Este proceso se ha
dividido en evaluacin cualitativa y evaluacin cuantitativa, la primera que se
caracteriza por subjetividad, involucra evaluar la probabilidad y el impacto de la
identificacin de riesgos, para determinar su magnitud y prioridad y sus efectos
sobre los objetivos del proyecto. Se utilizar en este campo la matriz de
19
20
probabilidad e impacto para calcular los factores de riesgos, la categorizacin

de riesgos y la evaluacin de la urgencia de riesgos.
La evaluacin cuantitativa mide la probabilidad y consecuencias de los riesgos

y estima sus implicaciones para los objetivos del proyecto. Se caracteriza por
ser una evaluacin objetiva.
Las principales herramientas utilizadas son:
entrevistas, anlisis de sensibilidad, distribucin de probabilidad, rboles de

decisin y simulaciones.
El proceso de planificacin de respuesta de los riesgos consiste en el

desarrollo de respuestas adecuadas para enfrentar los riesgos, reduciendo las
amenazas y aumentado las oportunidades en aras del logro de los objetivos del
proyecto.
Dentro de las medidas ms comnmente utilizadas estn: La
transferencia del riesgo, la mitigacin, la aceptacin y evitar o esquivar los

riesgos. La escogencia de una u otra depender de la naturaleza del riesgo, de
las polticas de la empresa y debern establecerse planes de contingencia que
describa como se reducirn los efectos del riesgo en caso de que se haga
realidad.
Por ltimo se tiene el proceso de seguimiento y control de riesgos enfocado a

monitorear los riesgos durante el desempeo del proyecto. Se busca asegurar
la ejecucin del plan de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad en la
reduccin de riesgos.
El propsito de esta etapa es determinar si las
respuestas a los riesgos se han realizado, si estas han sido efectivas o si se

deben desarrollar nuevas respuestas.
Con este cmulo de procesos, conceptos y herramientas se pretende conseguir

un primer acercamiento a la gestin de riesgos de los proyectos de
investigacin del INVEMAR, para que se convierta en un incentivo de continuar
con esta iniciativa y hacerla tangible antes, durante y despus de la ejecucin
de los proyectos llevados a cabo.
20
21
3. MARCO METODOLOGCO
El PFG La Gestin de riesgos para proyectos de investigacin en el Instituto
de Investigaciones Marinas y Costeras -INVEMAR-, Santa Marta, Colombia se
desarrollar utilizando el estndar creado por el PMI (2004) y plasmada en la
Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos, contemplando todas
las etapas, entradas, herramientas y salidas de los procesos que se llevan a
cabo para una correcta y adecuada gestin de riesgos en los proyectos.
Las fuentes de informacin que se emplearn para recabar los datos e

informacin pertinente al PFG sern bsicamente las de tipo primario teniendo
en cuenta que ser a travs de entrevistas y cuestionarios aplicados a los
responsables por la ejecucin, manejo y administracin de los proyectos de
investigacin del INVEMAR, siendo estos: 10 jefes de proyecto quienes de
encargan bsicamente del manejo tcnico de los mismos y de su
administracin; el Subdirector de Coordinacin de Investigacin, que posee una
visin global del comportamiento y manejo de los proyectos toda vez que en
cabeza de esta persona recae la coordinacin general del rea misional del
Instituto.
Por ltimo se contar con la participacin de la coordinadora de
contabilidad y la coordinadora de presupuesto como personal de apoyo en el

desarrollo de los proyectos quienes conocen los riesgos y el comportamiento
de los proyectos en el aspecto financiero, lo que complementara las dos
facetas de estos, es decir la parte tcnica y la financiera.
No obstante lo anterior es importante mencionar que se har uso de

documentos que complementarn la informacin recogida de las fuentes
primarias para la gestin de riesgos, pero que no constituirn su esencia.
Estos documentos sern los informes de gestin del INVEMAR, los indicadores
de gestin y el mapa de riesgos operativos y administrativos del INVEMAR
bsicamente.
En el transcurso de la investigacin podrn utilizarse otros
documentos asociados, los cuales sern mencionados a lo largo del PFG
21
22
Esta investigacin se cataloga como de tipo investigacin de campo dado que

la informacin base se recolectar dentro del INVEMAR lugar en donde son
desarrollados los proyectos y a travs de los investigadores y personal de
apoyo dado que no existen datos documentados sobre el tema de riesgos en
los proyectos realizados en el Instituto.
El mtodo de investigacin que se utilizar para el desarrollo del PFG es el

inductivo-deductivo (Jurado, 2002) es decir se partir de los resultados de los
proyectos y de la experiencia del personal que se entrevistar, tomando como
base los proyectos llevados a cabo durante los ltimos dos aos, incluyendo
los que actualmente se encuentran en ejecucin. A partir de esta muestra se
concluirn cuales son los riesgos que ms afectan el desarrollo de los
proyectos de investigacin del INVEMAR, como debern ser tratados para
minimizar o eliminar su impacto y retomando las recomendaciones producto de
este PFG para ser aplicado como base para proyectos futuros.
Para la aplicacin de esta metodologa se utilizarn las reuniones con cada jefe
de proyecto por separado as como con el subdirector y personal del rea de
apoyo individualmente en aras de crear un ambiente sin presiones de grupo y
en donde se puedan expresar sus opiniones sin ser influenciados por los
dems.
Este personal participar tanto en la identificacin como en la
planeacin de la respuesta a los riesgos. Para el proceso de planificacin de la

gestin de riesgos se contar con la experiencia y aval del subdirector de
coordinacin de investigacin.
A continuacin se relacionan las actividades de aplicacin de la metodologa de

gestin de riesgos basado en el PMI (2004) que se llevarn a cabo para el
desarrollo del PFG:
22
23
3.1 Planificacin de la gestin de riesgos del INVEMAR:

Entradas
Herramientas y tcnicas
a. Revisin de la propuesta del PFG
a. Factores ambientales por el Subdirector de coordinacin de
del INVEMAR
investigacin
b. Activos de los procesos b. Aprobacin de la propuesta por el
del INVEMAR
subdirector
c. Plan de gestin de los c. Reuniones con Subdirector de
proyectos
Coordinacin de investigacin
d. Revisin de documentacin del
INVEMAR respecto al tema
e. Revisin de herramientas para la
administracin del plan de riesgos
f. Revisin de otros documentos:
Informe actividades, mapa de riesgos,
etc)
Salidas
a. Plan de gestin de
riesgos
*Metodologa
*Roles y
responsabilidades
*Preparacin del
presupuesto
*Periodicidad
*Categora de riesgo
Aplicacin de las tcnicas y herramientas:

Se llevar al subdirector de coordinacin de investigacin (SCI) la propuesta
del trabajo que se va a desarrollar para el cumplimiento de los objetivos del
PFG, ya que esta persona es jerrquicamente quien lidera el rea misional
donde se ejecutan los proyectos y tiene un conocimiento global sobre los
resultados alcanzados por estos, as como de sus dificultades y logros. En
esta reunin quedar claramente definidas las fechas de reunin con el
personal a su cargo (jefes de proyectos).
Luego de la revisin y posibles
ajustes a la propuesta esta ser aprobada por el SCI.
Dentro del proceso de planificacin de la gestin de riesgos se llevarn a cabo

2 reuniones ms con el SCI para establecer las acciones concretas de
planificacin
disponer
del
plan
de
gestin
de
riesgos
construido
conjuntamente y basado en la revisin de la documentacin que tiene el

INVEMAR respecto al tema de riesgos, la revisin de las herramientas para la
administracin del plan de riesgos y la revisin de otros documentos como
informes de actividades, mapa de riesgos e informes.
23
24
El procesamiento y anlisis de la informacin generada se har mediante la

discusin de la documentacin referida, apoyada en la experiencia del SCI y en
la de quien elabora el PFG.
3.2 Identificacin de riesgos

Entradas
a. Factores ambientales
del INVEMAR
b. Activos de los procesos
del INVEMAR
c. Plan de gestin de los
proyectos
a. Revisin de documentacin
Salidas
a. Registro de riesgos
b. Recopilacin de informacin a travs

*Lista de riesgos
de entrevistas individuales
identificados
*Lista de posibles
c. Anlisis mediante lista de control
respuestas
*Causas de los riesgos
*Categoras de riesgos
actualizadas

Esta etapa de la gestin de riesgos contempla la revisin de la documentacin
relacionada con el INVEMAR en el aspecto de riesgos o lo que podra afectar el
anlisis de los mismos. Luego de contar con el plan de gestin de riesgos del
paso anterior se dispondra de un espacio para entrevistas individuales con 10
jefes de proyecto, la coordinadora de contabilidad y la coordinadora de
presupuesto. Se espera que en solo una reunin con cada uno se obtenga la
informacin requerida, es decir se harn 12 reuniones.
Las entrevistas se
harn a los jefes de proyecto porque estos son los que conocen en detalle
cuales factores son los que han incidido de una u otra forma en los proyectos
llevados a cabo. Las entrevistas con el personal financiero se harn teniendo
en cuenta que estas personas son las que mejor conocen el desempeo
financiero de los proyectos y saben que ha impedido el logro de los
presupuestos y podrn plantear posibles soluciones. Todas estas actividades
se apoyarn en el anlisis de los riesgos mediante lista de control basada en
informacin histrica y los conocimientos dados por el SCI y por quien
desarrolla el PFG.
24
25
3.3 Anlisis cualitativo de los riesgos:

Entradas
Salidas
a. Activos de los procesos a. Evaluacin de la calidad de los datos a. Actualizacin del registro
del INVEMAR
sobre riesgos
de riesgos
b. Enunciado del alcance
de los proyectos
b. Evaluacin de probabilidad e impacto
c. Registro de riesgos
c. Matriz de probabilidad e impacto
d. Plan de gestin de
riesgos
d. Reunin y anlisis para

categorizacin de riesgos
e. Mapa de riesgos
operativos y
administrativos del
INVEMAR
e. Evaluacin de la urgencia del riesgo
*Lista de prioridades de
los riesgos identificados
*Riesgos agrupados por
categoras
*Lista de riesgos que
requieren respuesta a corto
plazo
*Lista de riesgos que
requieren anlisis y
respuesta adicional
*Lista de supervisin de
riesgos de baja prioridad
*Tendencias en los
resultados del anlisis
cualitativo de riesgos

Una vez aplicadas las entrevistas se har una evaluacin de la calidad de los
datos sobre riesgos que fueron obtenidas a travs de las 12 entrevistas. Una
vez depurada la informacin se proceder a hacer un consolidado de la misma
y se sacarn las conclusiones de este ejercicio.
Durante las entrevistas se incluir la entrega de un formulario para levantar los

posibles riesgos que los entrevistados consideran afectan el desarrollo de los
proyectos, donde se dejar constancia de la probabilidad de ocurrencia del
riesgo y el impacto que este genera sobre los objetivos de acuerdo con lo que
ellos han trabajado a lo largo de sus aos de experiencia en el tema de
proyectos de investigacin marino costera. Los resultados de este ejercicio se
consolidarn en una matriz de probabilidad e impacto. Una vez concluido este
ejercicio se realizar una sola reunin con las 13 personas que han participado
en el proceso con el fin de que en un ejercicio de discusin y lluvia de ideas,
mancomunadamente se categoricen los riesgos obtenidos. As mismo durante
esta reunin tipo taller se realizar la evaluacin de la urgencia del riesgo, es
decir aquellos que necesitan una respuesta inmediata, obtenindose finalmente
25
26
un listado organizado por prioridad de respuesta (corto plazo, riesgos que

necesitan anlisis adicional, riesgos de baja prioridad).
3.4.
Planeamiento de la respuesta a los riesgos:
Entradas
riesgos
a. Recomendaciones para los riesgos
negativos o amenazas
b. Registros de riesgos
b. Estrategia comn ante amenazas
Salidas
a. Actualizacin del registro
de riesgos
b. actualizacin del plan de
gestin de proyectos
c.Estrategias de respuesta para

contingencias

Teniendo en cuenta el tiempo que se deber invertir por parte de las personas
directamente involucradas en el proceso de anlisis cualitativo de riesgos, se
har necesario convocar a una nueva reunin con estas personas para
elaborar las estrategias con ms posibilidades de xito que se debern aplicar
a cada riesgo y quedarn planteadas las acciones especficas para
implementar cada una de las estrategias.
3.5 Seguimiento y control de riesgos:

Entradas
riesgos final
a. Reevaluacin de los riesgos
b. Registro de riesgos
b. Auditoras de los riesgos
c. Solicitud de cambios
aprobados (cuando los
hay)
c. Reuniones sobre el estado de la

situacin con base en auditoras
Salidas
a. Actualizacin del registro
de riesgos
*Resultados reales de los
riesgos del proyecto
*Cambios solicitados
*Acciones correctivas
recomendadas
*Acciones preventivas
recomendadas
*Activos de los procesos
del INVEMAR
*Cierre de la gestin y/o
plan de riesgo
26
27

Debido a que el lapso de tiempo en el cual se desarrollar el PFG es reducido y
que para llevar a cabo el proceso de seguimiento y control de riesgos debe
haber transcurrido un periodo en donde se hayan puesto a prueba las
estrategias escogidas para el tratamiento de los mismos, se tomar esta fase
de la gestin de riesgos dentro del desarrollo del PFG para elaborar formatos y
recomendaciones que permitan facilitar la labor de la reevaluacin de riesgos
por parte de los interesados. As mismo se recomendar una metodologa a
seguir para la realizacin de las auditoras de riesgos y la manera como se
debern abordar los resultados de estas y de la reevaluacin de los riesgos
que conlleve a un proceso de mejora continua del desarrollo y resultados de los
proyectos de investigacin llevados a cabo por el INVEMAR.
27
28
4. DESARROLLO Y RESULTADOS
4.1. Resultados obtenidos de la planificacin de la gestin
del riesgo
4.1.1. Factores Ambientales del INVEMAR
Durante el ao 2005 el Instituto desarroll sistemticamente un proceso

para elaborar el Mapa de Riesgos administrativos y operativos que
eventualmente podran afectar el desarrollo de los objetivos institucionales
y las actividades de investigacin. Es as como de parte de las directivas se
mostr el inters por elaborar una directriz para el manejo de riesgos, la
cual fue firmada y puesta en prctica a partir del 12 de mayo de 2005. Esta
directriz (anexo 5) establece lineamientos claros sobre el manejo que se les
dar a los riesgos identificados, analizados y evaluados, a travs de
seguimientos anuales.
Es importante sealar que todo el personal vinculado al Instituto particip a

travs de talleres en la discusin y levantamiento de los riesgos, su
descripcin y su calificacin.
As mismo han participado en
dos
seguimientos al Mapa de riesgos, correspondientes a los aos 2006 y 2007.
Teniendo en cuenta lo anterior es claro que el personal que labora en el

Instituto no desconoce esta herramienta de gestin de riesgos, facilitando la
implementacin de lo correspondiente a los proyectos que aqu se llevan a
cabo. As mismo el evidente compromiso de la alta direccin en darle un
manejo adecuado a los riesgos es un factor positivo que viabiliza el ejercicio
que se llevar a cabo con el PFG.
Por otro lado es necesario mencionar que el personal del rea de

investigacin que participar en la gestin de riesgos para los proyectos, al
28
29
tener una carga laboral importante, cuentan con tiempo limitado para
realizar la identificacin y anlisis de los riesgos.
4.1.2. Activos de los procesos del INVEMAR
El Estado
Colombiano ha
impulsado a
travs
del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica, que las entidades cuenten como

elemento dentro de su gestin con un manejo adecuado de los riesgos a
que se ven sometidas las actividades y funciones, para lo cual a travs de
guas e instructivos insta a las entidades a hacer el ejercicio juicioso de
administracin del riesgo como una sana prctica gerencial a travs de una
metodologa probada la cual se basa en lineamientos internacionales y las
experiencias
con
miras
al
fortalecimiento
del
autocontrol
la
autoevaluacin.
El INVEMAR adems de la anterior metodologa se ayud con

benchmarking de la Contralora General de la Repblica y del Estndar
Australiano de Administracin de Riesgos.
Como producto de este ejercicio se levant la gua de manejo de riesgos

administrativos y operativos en el que se obtuvieron 30 riesgos catalogados
en 9 factores (anexo 6). Es importante mencionar que se llevaron a cabo
las actividades de: Establecimiento de contexto, identificacin de riesgos,
anlisis de riesgos, evaluacin de riesgos y manejo de riesgos.
Se
manejaron las variables frecuencia e impacto con valores que definen

diferentes niveles para la calificacin de estas variables as:
29
30
Cuadro 2: Valores de Frecuencia INVEMAR

NIVEL
DESCRIPCIN
Casi siempre ocurre
Es muy probable
Es
medianamente
probable
Es raro que ocurra
DESCRIPCIN DETALLADA
Se espera que ocurra en la mayora de

circunstancias
Probablemente ocurre en la mayora de
circunstancias
Ocurre con cierta frecuencia
las
las
Ocurre excepcionalmente
Cuadro 3: Valores de impacto INVEMAR

NIVEL
DESCRIPCIN
Insignificante
Menor
Moderado
Desastroso
DESCRIPCIN DETALLADA
No hay consecuencias graves para el cumplimiento de

los compromisos y objetivos institucionales
Hay consecuencias que dificultan el cumplimiento de los
compromisos y objetivos institucionales
Hay consecuencias graves que dificultan el cumplimiento
de los compromisos y objetivos institucionales
Hay consecuencias graves que impiden el cumplimiento
de los compromisos y objetivos institucionales
Respecto al anlisis y evaluacin de riesgo se utiliz la siguiente matriz de

priorizacin, la cual permiti determinar cules riesgos requieren tratamiento
inmediato (Los que se ubiquen en la zona de Riesgo Alto).
Cuadro 4: Matriz de evaluacin de riesgos INVEMAR
FRECUENCIA
IMPACTO
A
B
C
D
1
MEDIO
BAJO
BALO
BAJO
2
ALTO
MEDIO
BAJO
BAJO
3
ALTO
ALTO
MEDIO
BAJO
4
ALTO
ALTO
ALTO
MEDIO
A travs de estas herramientas se estableci el mapa de riesgos en donde

qued consignado el responsable por cada riesgo, as como la fecha
establecida para cumplir con la accin de control, facilitando de esta manera
el seguimiento a estas y garantizar su cumplimiento. Es as que el personal
del INVEMAR no es ajeno a este ejercicio sobre todo teniendo en cuenta la
participacin y compromiso del personal directivo del mismo.
30
31
4.1.3. Plan de gestin del proyecto
Cada proyecto desarrollado en el INVEMAR cuenta desde el momento de

su inicio con unas herramientas de planeacin denominadas Plan de Accin
y Plan Operativo o presupuesto a travs de los cuales se sustentan las
actividades a desarrollar y permiten facilitar el cumplimiento de los objetivos
establecidos y aprobados por la fuente que financia el proyecto. Para el
caso que nos ocupa no existe para cada proyecto un ejercicio para la
gestin de los riesgos, que pueda servirnos de base para el presente PFG,
en este punto por tanto partiremos de ceros.
4.1.a. Plan de gestin de riesgos
Como producto de las reuniones con el subdirector de coordinacin de
investigacin se obtuvo el plan de gestin de riesgos en donde se puede
observar cmo la administracin del riesgo ser ejecutada en el ejercicio de
a realizarse en el INVEMAR como se describe a continuacin:
1. Metodologa: Con el fin de realizar la gestin de riesgos se

establecieron las herramientas y fuentes de informacin que servirn
como base para este ejercicio, se consider la bibliografa disponible
sobre el tema y la experiencia lograda a travs del levantamiento del
mapa de riesgos administrativo y operativo del INVEMAR. Teniendo
en cuenta que las metodologas para la gestin del riesgo
consultadas difieren muy poco unas de otras, conservando unas
bases comunes, se estableci que el mtodo a utilizar para llevar a
cabo la gestin de riesgos para los proyectos consistira en
levantamiento de la informacin a travs de reuniones con los jefes
de proyecto y su consolidacin por parte de la coordinadora de
planeacin, evaluacin y control (GPE).
31
32
Respecto a las herramientas y fuentes de informacin, se utilizarn

las entrevistas y los resultados de los seguimientos al mapa de
riesgos administrativo y operativo, as como de la correspondencia
recibida por parte de las fuentes de financiacin respecto a no
conformidades observadas por ellos durante y despus del desarrollo
de los proyectos.
2. Roles y Responsabilidades: Teniendo en cuenta que la iniciativa de

realizar este proyecto parte de la coordinadora GPE, ser ella quien
lidere el proceso
a travs de la realizacin de un taller
multiprogramtico que rena al rea investigativa y administrativa

para levantar el mapa de riesgos de los proyectos de investigacin
del INVEMAR.
Cada jefe de proyecto o programa ser el responsable por

implementar las estrategias que se decidan como pertinentes para el
manejo de cada riesgo, con la asesora de la coordinadora GPE y el
profesional de Calidad y con el aval del coordinador SCI. El GPE se
responsabiliza segn sus funciones de hacerle el seguimiento
peridico al mapa de riesgos y de realizar sus actualizaciones las
veces que sea considerado necesario.
3. Preparacin del presupuesto: Se contar para la realizacin de las

medidas que se adopten para la gestin del riesgo con el
presupuesto asignado a los proyectos de Inversin que son los
utilizados para apalancar los recursos de los proyectos dependientes
de fuentes financiadoras diferentes a la Nacin que son los que
sustentan los proyectos de Inversin.
Dado el caso que sea
necesario aplicar altos costos para la toma de medidas tendientes a

minimizar el impacto de los riesgos, se elaborar una solicitud
debidamente justificada para que sea revisada y estudiada por el
32
33
Comit Directivo, quien decidir la fuente a la cual se le cargarn

dichos costos.
4. Periodicidad. La gestin de riesgos de los proyectos que se realicen

en el INVEMAR se har cada dos aos tomando como punto de
partida el primer ejercicio de levantamiento del mapa de riesgos de
proyectos producto de este PFG. Estas revisiones y actualizaciones
del mapa de riesgos se harn teniendo en cuenta el anlisis de los
resultados obtenidos en la aplicacin de cada una de las medidas
adoptadas para gestionar los riesgos. A partir de la aplicacin del
mapa de riesgos, se utilizarn las medidas desde la fase de inicio de
cada proyecto que se deba ejecutar.
5. Categoras del riesgo: Luego de revisar la informacin con que se

dispone se propone categorizar los riesgos a travs de una
Estructura de Desglose del Riesgo (RBS) basada en los aspectos
que segn la experiencia, podran afectar los resultados de los
proyectos de investigacin, esta estructura jerrquica describe las
fuentes de los riesgos que afrontan los proyectos.
Cuadro 5: Estructura de Desglose del Riesgo (RBS)
PROYECTOS DESARROLLADOS EN EL INVEMAR
EXTERNO
Subcontratistas y
proveedores
Regulatorio
Cliente
Condiciones
climticas
ORGANIZACIONAL Y
PLANEACIN
Autocontrol
Direccionamiento
estratgico
Estructura funcional y
organizacional
RECURSOS
HUMANOS
Conocimiento,
experiencia y
destrezas
Disponibilidad de
personal
RECURSOS FSICOS Y
FINANCIEROS
PROCESOS Y
SISTEMAS
DIRECCIN DE
PROYECTOS
TECNICOS
Instrumentos y
equipos
Informacin
Estimacin
Requisitos
Licencias
Apoyo logstico
Metodologas
Planificacin
Complejidad
Patentes
Comportamiento
Recursos financieros
Tecnologa
Fiabilidad
Contratos
Clima laboral
Condiciones puesto
de trabajo
Diseo
Permisos
LEGALES
6. Definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos: Con el fin de

llevar a cabo el anlisis cualitativo de riesgos se definen los
diferentes niveles de probabilidad e impacto con las cuales se
evaluarn los riesgos encontrados por el personal participante en el
taller. Se escoge la expresin en trminos numricos que asigna
33
34
valores a la probabilidad e impacto.
Se colocar junto a cada
expresin numrica las descripciones del mismo para dar mayor

claridad y evitar subjetividad al momento de evaluar cada riesgo.
Cuando hablamos de probabilidad nos referimos por definicin a una

medida que estima la posibilidad de que un incidente o evento en
particular ocurra y se expresar en un porcentaje entre 0 y 0,9 (0,1;
0,3; 0,5; 0,7; 0,9). Impacto se refiere a cambios que podran ocurrir
en los resultados de uno o ms objetivos si el riesgo se materializa.
El impacto se trabajar con valores lineales entre 0,1 y 0,9 (0,1; 0,3;
0,5; 0,7; 0,9) relacionndola con una escala ordinal entre muy bajo y
muy alto.
Cuadro 6: Valores de probabilidad manejo de riesgos de proyectos

Valor
0,1
0,3
0,5
0,7
0,9
Descripcin
Muy improbable
Improbable
Probable
Altamente probable
Casi cierto
Respecto al impacto este se define como los cambios que podran

suceder en los resultados de uno o ms objetivos si el riesgo se
materializa. El impacto del riesgo se medir en una escala cardinal
no lineal comprendida entre 0,1 y 0,9, as:
34
35
Cuadro 7: Escalas de impacto del riesgo sobre los principales

objetivos del proyecto
Objetivos del
proyecto
Muy Leve/0,1
Leve/0,3
Moderado/0,5
Costos
Insignificante
incremento del
costo
Incremento del
costo < 5%
Cronograma
Insignificante
variacin del
cronograma
Retrasos en el
programa < 5%
Alcance
Calidad
Crtico/0,7
Muy Crtico/0,9
Incremento
Incremento del
Incremento del
del costo entre costo entre el 10costo >20%
el 5-10%
20%
Retrasos del 5- Retrasos del 1010% del

20% en el
programa
programa
Reduccin del
reas
Reduccin del
reas menores
alcance
principales del
alcance apenas del alcance son
inaceptable para
alcance
perceptible
afectadas
la fuente
afectadas
financiadora
La reduccin
Reduccin de la
Degradacin de Slo aplicaciones de la calidad
calidad
la calidad apenas muy especficas demanda la
inaceptable para
perceptible
son afectadas
aprobacin del
el cliente
cliente
Retrasos del
programa
superior al 20%
El producto final
del proyecto es
inservible
El producto final
del proyecto es
inservible
7. Matriz de probabilidad e impacto: Ser la herramienta a travs de la

cual se ubicarn los riesgos interceptando la probabilidad y el
impacto, as dependiendo del valor obtenido se tendrn categoras
que permitirn priorizar la aplicacin de medidas para el tratamiento
de los riesgos. Se clasificarn en cinco zonas de riesgos: Zona de
riesgo aceptable, zona de riesgo tolerable, zona de riesgo,
moderado, zona de riesgo importante y zona de riesgo inaceptable.
Cuadro 8: Matriz de probabilidad e impacto

Probabilidad
0,9
0,7
0,5
0,3
0,1
0,1
Impacto
0,5
0,3
0,09
0,07
0,05
0,03
0,01
0,27
0,21
0,15
0,09
0,03
35
0,7
0,45
0,35
0,25
0,15
0,05
0,9
0,63
0,49
0,35
0,21
0,07
0,81
0,63
0,45
0,27
0,09
36
Zona de riesgo aceptable

Zona de riesgo torerable
Zona de riesgo moderado
Zona de riesgo importante
Zona de riesgo inaceptable
8. Formatos de informe: Se reportarn ac los formatos de

identificacin de riesgos, anlisis cualitativo, y de planificacin de la
respuesta a los riesgos.
a.
Cuadro 9. Formato identificacin de riesgos:

Objetivo proyecto
b.
Causas (factores internos,

externos y agente
generador)
Riesgo
Descripcin
Efectos (consecuencias)
Mtodo de control
existente
Cuadro 10. Anlisis cualitativo:
Probabilidad
0,1
Impacto
0,5
0,3
0,7
0,9
27. ZONA DE
RIESGO
MODERADO.
Evitar el riesgo
45. ZONA DE
RIESGO
IMPORTANTE
Reducir el
riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
63. ZONA DE
RIESGO
INACEPTABLE
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
81. ZONA DE
RIESGO
INACEPTABLE.
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
7. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE.
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
21. ZONA DE
RIESGO
MODERADO.
Evitar el riesgo
35. ZONA DE
RIESGO
IMPORTANTE
Reducir el
riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
49. ZONA DE
RIESGO
IMPORTANTE
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
63. ZONA DE
RIESGO
INACEPTABLE
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
5. ZONA DE
RIESGO
ACEPTABLE.
Asumir el riesgo
15. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE.
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el
riesgo
25. ZONA DE
RIESGO
MODERADO
Evitar el riesgo
35. ZONA DE
RIESGO
IMPORTANTE.
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir
45. ZONA DE
RIESGO
IMPORTANTE
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir
3. ZONA DE
RIESGO
ACEPTABLE.
Asumir el riesgo
9. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
15. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE
Reducir el
riesgo
Compartir o
transferir el
riesgo
21. ZONA DE
RIESGO
MODERADO
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
27. ZONA DE
RIESGO
MODERADO
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
1. ZONA DE
RIESGO
ACEPTABLE.
Asumir el riesgo
3. ZONA DE
RIESGO
ACEPTABLE.
Asumir el riesgo
5. ZONA DE
RIESGO
ACEPTABLE.
Asumir el
riesgo
9. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE.
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
0,9
0,7
0,5
0,3
0,1
36
7. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE.
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
9. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE.
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
37
c.
Riesgo
Cuadro 11. Formato de planificacin respuesta a los riesgos
Impacto
Probabilidad
Evaluacin
del riesgo
Controles
existentes
Valoracin del Opciones de

riesgo
manejo
37
Estretegias y
Acciones
Responsables
Cronograma
Indicador
38
4.2. Riesgos identificados (amenazas) para el ptimo desarrollo

de los proyectos de investigacin del INVEMAR
La ejecucin de este ejercicio consisti en la invitacin a dos talleres con la
participacin de personal del rea misional y de apoyo. Es as como se logr la
asistencia de 15 trabajadores, ms de los inicialmente planteados.
Estas
personas participaron activamente mediante sus aportes para la identificacin y

posterior anlisis.
El primer taller consisti en la identificacin de los riesgos partiendo de la

metodologa planteada por el PMBOK y reforzada con la metodologa de
manejo de riesgos expedido por el Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica (DAFP) cuyo principal aporte es la revisin de los controles existentes
para el manejo de cada riesgo al momento de hacer la identificacin, los cuales
dependiendo de su existencia y eficacia, influir en la calificacin final y
definitiva del riesgo, es decir la calificacin final del mismo. As mismo se
adicionan indicadores como medio de verificacin de las estrategias.
La
explicacin detallada de las diferencias entre una y otra metodologa se

encuentra en el captulo de seguimiento y control de riesgos.
A continuacin se presenta el resultado obtenido en el primer taller, partiendo

de tres grupos de trabajo. Se agruparon los riesgos por objetivo de proyecto
para facilitar su revisin y posterior anlisis cualitativo as:
38
39
OBJETIVO
PROYECTO
COSTOS
CAUSAS (Factores internos,

externos )
Falta de planeacin para la ejecucin de
proyectos
RIESGO
DESCRIPCIN
EFECTOS
(Consecuencias/impacto por la
ocurrencia del riesgo)
Mala imagen del INVEMAR ante las fuente
de financiacin
Devolucin de recursos a la fuente
Falta seguimiento a la ejecucin

Mala imagen del INVEMAR ante las fuente
de financiacin
Retrasos en la ejecucin
TIEMPO
Comunicacin deficiente ordenador de

gasto/investigadores
Incumplimiento plazos entrega

informes financieros
COSTOS
Solicitudes de anticipos que

No se adquiere todo lo planeado en el
sobrepasan en ms del 60% las
tiempo establecido
necesidades reales de efectivo para
Desconocimiento de la realidad de los
Subutilizacin de los recursos
los gastos de la salida de campo.
gastos que se necesitan para ejecutar una monetarios disponibles en un lapso
Mientras no se legaliza un anticipo no
actividad
de tiempo dentro del proyecto
se dispone del dinero que no se
ejecutar para liberarlo al cubrimiento Reprocesos/sobrecarga personal contable
de otra necesidad
CALIDAD
Demora en el proceso de contratacin y

algunos trmites no estn contemplados
en el procedimiento
Sacrificar calidad
Prdida de imagen institucional
Personal algunas veces sin suficiente

conocimiento y experiencia
CALIDAD
Instrumentos y equipos defectuosos
CONTROLES EXISTENTES
* Consultas por intranet del

presupuesto
* Informes peridicos
* Reuniones bimestrales con
responsables de proyecto
No existe
No existe control de los procesos de

contratacin. El cliente (investigador)
no puede saber que pas con un
requerimiento ( Cundo se hizo, si se
hizo o n)
Seguimiento plan de accin

Prdida de imagen
Prdida de financiador
Aprietos legales y econmicos
Baja produccin
Baja calidad
Plan de mantenimiento preventivo y

correctivo
Falta de informacin adecuada
No existe
Deficiente planificacin
Plan operativo del proyecto
39
40
OBJETIVO
PROYECTO

externos )
Falta motivacin (incentivos no
necesariamente monetarios)
ALCANCE Y CALIDAD Problemas en relaciones interpersonales

Inadecuadas condiciones de trabajo
(goteras en oficina)
ALCANCE y TIEMPO
Inconvenientes y fallas en logstica

(ejemplo: equipos o barco)
RIESGO
DESCRIPCIN
No cumplir tareas, planes a cabalidad

y con la calidad requerida
Incumplir con compromisos
EFECTOS
Prdida de capital humano (fuga de

cerebros)
No existe
Seguimientos a planes de accin

individual y de proyectos
ALCANCE
Demanda no controlada de conceptos

SINA que exige tiempos y esfuerzo de
Prdida de competitividad
investigadores (requerimientos externos)

hizo o n)
ALCANCE
Escasez de recursos financieros que

conllevan a escasez de recursos humanos No avanzar en los temas de inters
y de infraestructura
Prdida de capital humano (fuga de

cerebros)
Planes de accin y estratgicos
Compromisos extracontractuales
Incumplir con compromisos y tiempos
No cumplir lo planeado
Prdida de financiadores
Prdida de imagen
Aprietos legales
ALCANCE
Decisiones polticas o financieras
COSTOS
COSTOS
Variacin en las tasas de cambio
Variacin en los ndices econmicos
Superar lo planeado
Que sobre o falte dinero para cumplir

los compromisos
Fluctuacin en la tasa cambiaria para

la compra de productos importados o
proyectos financiados
internacionalmente
Incremento en los costos de las

provisiones o contratos por
variaciones en el cambio de la
moneda
40
No existe
Rubro imprevistos
Rubros presupuestados con tasas de
cambio ms altas
Cambios en los presupuestos del proyecto Planeacin de imprevistos
Variacin en los planes operativos del

proyecto
41
OBJETIVO
PROYECTO

externos )
RIESGO
DESCRIPCIN
EFECTOS
Menos oportunidades de investigacin

Devolucin de recursos
Prdida de personal
El control existente (revisin internas

de propuestas a someter) no se est
haciendo rigurosamente

hizo o n)
Devolver recursos
Falta de recursos
Cambio de rubros
Falta de contrapartida
COSTO
Fluctuacin de la moneda
Prdida de recursos a futuro

Prdida de mayores recursos
Descapitalizacin
Sobrecostos
Mora del financiador

Imprevistos
Deficiencia en la planeacin
Desconocimiento en implicaciones por
incumplimiento de entrega de informes
(clusulas del convenio)
TIEMPO
Demasiado trabajo para el rea financiera

(han aumentado el nmero de proyectos)
Atrasos en los tiempos estipulados

para la entrega de informes
Demora en la toma de decisiones a nivel

directivo
TIEMPO
TIEMPO
TIEMPO
Debilidad en la coordinacin de
actividades comunes al interior del
instituto
Incumplimiento y/o retraso en la

entrega de productos
Obsolescencia de equipos
Demoras o suspensin temporal de

actividades
Fallos en la plataforma tecnolgica
A pesar de la necesidad de trabajar Incumplimiento en los tiempos de entrega

en conjunto interprogramticamente en procesos aparentemente no urgentes
no se han establecido los
mecanismos para trabajarlos en
Retraso en la elaboracin de un producto
comn
lo que conlleva ala baja calidad
Retrasos y suspensin de las tareas

Suspensin de servicio de la red
que de ellos depende
41
Seguimiento a travs del plan de

accin
Revisin por lo coordinadores de
programa de los producto y el
seguimiento de estos
Aplazamiento en los tiempos
Plan de renovacin de equipos
Disminucin de la calidad del producto
Repotenciacin y adquisicin de
equipos
Aplazamiento en los tiempos
No existe
42
OBJETIVO
PROYECTO
TIEMPO
TIEMPO

externos )
RIESGO
DESCRIPCIN
Aplazamiento en las fechas de productos

del proyecto hacia la fuente de
Seguimiento por parte de supervisores
financiacin
Demoras en la entrega de los

servicios requeridos por causas
ajenas al instituto
Alcance de los productos se disminuyen

Calidad del producto se puede ver
comprometido
Aplazamiento en las fechas de inicio lo
que conlleva a recortes en los tiempos de
ejecucin
comprometido
Demoras en los trmites

administrativos y en los procesos
internos del Instituto
TIEMPO
Repeticin de procesos que ya se haban

elaborado lo que conlleva a uso de mayor Protocolo de Back Up
tiempo y posiblemente de dinero
Falta de previsin de almacenamiento de Prdida de informacin vital del da a

la informacin institucional
da y memoria institucional
Incumplimiento en la entrega de
suministros y productos por parte de los
proveedores y subcontratistas
EFECTOS
Aplazamiento de actividades
La disponibilidad de recursos financieros
no permite en algunos casos contratar Retraso en las actividades asociadas Concentracin de responsabilidades
personal con experiencia o conocimientos
a ese recurso
en pocas personas
suficientes sobre una materia
comprometido
Evaluacin de proveedores y
contratistas
Incremento de la supervisin para

agilizar los procesos administrativos
Proceso de seleccin de personal con

criterios claros y cumplimiento a
lineamiento establecidos
Falta de muestreo
ALCANCE
Orden pblico
Falta de accesibilidad a los lugares

objetivo del proyecto
Retraso de productos
Consulta con las autoridades

competentes previo a la realizacin de
la actividad
Cambios en los alcances del proyecto
Sobrecosto de presupuesto
COSTOS
No ejecucin de algunas actividades
Inadecuada planeacin de recursos

financieros, humanos y de alcance en un Metodologa planteada no es la mejor
proyecto
para abordar los objetivos
Limitacin de los alcances del proyecto
Productos que no cumplen con la

expectativa inicial
Los resultados obtenidos no son los

esperados o concluyentes
42
Comit de evaluacin de proyectos y

filtros al interior del programa
43
4.3. Resultados obtenidos del anlisis cualitativo de riesgos

Una vez identificados y revisados los resultado de la identificacin de riesgos se
realiz el taller No. 2 donde se agruparon las personas en tres grupos diferentes a
los conformados en el taller 1, con el fin de recoger sus opiniones y experiencia
acerca de riesgos diferentes a los trabajados en el taller No. 1. Los resultados se
puedes observar en los siguientes cuadros.
4.3.1. Listado de riesgos prioridades (de menor a mayor)
Cuadro 12. Riesgos tolerables

Riesgo
Impacto
Probabilidad
Evaluacin
del riesgo
Controles existentes
Valoracin del riesgo
Disminucin de la calidad de
los productos entregados por
contratacin de personas sin
suficiente conocimiento y
experiencia
0,3
0,5
0,15 riesgo
tolerable
0,15 riesgo tolerable
Disminucin de la calidad por

escasez de instrumentos y/o
instrumentos o equipos
defectuosos
0,3
0,5
0,15 riesgo
tolerable
Plan de mantenimiento
preventivo y correctivo

deficiente planificacin del
proyecto
0,3
0,5
0,15 riesgo
tolerable

concertado entre las partes
Falta de recursos por el cambio

de divisas
0,5
0,5
0,25 Riesgo
moderado
Rubro imprevistos
Rubros presupuestados con
tasas de cambio ms altas

ajenas al Insituto debido a
incumplimiento en la entrega
de suministros y productos por
parte de proveedores y
subcontratistas
0,7
0,3
0,21 riesgo
moderado
*Seguimiento por parte de

supervisores de los contratos
* Evaluacin de proveedores y
contratistas
43
44
Cuadro 13. Riesgos Moderados

Riesgo
Impacto
Probabilidad
Evaluacin
del riesgo
Devolucin de recursos a la
fuente
0,5

0,5
0,7
0,35 riesgo
importante

monetarios disponibles en un
lapso de tiempo dentro del
proyecto
0,3
0,5
0,15 riesgo
tolerable
No existe
0,25 riesgo moderado
demora en procesos de
contratacin
0,3
0,5
0,15 riesgo
tolerable
No existe
No avanzar en los temas de

inters por escasez de
recursos humanos y financieros
0,5
0,7
0,35 riesgo
importante
Planes de accin y
estratgicos

Descapitalizacin
Sobrecostos
0,5
0,5
0,25 Riesgo
moderado
El control existente (revisin

internas de propuestas a
someter) no se est haciendo
rigurosamente
Demoras o suspensin
temporal de actividades debido
a obsolescencia de equipos
0,7
0,5
0,35 riesgo
importante
* Plan de renovacin de
equipos
* Repotenciacin y adquisicin
de equipos
Prdida de informacin vital del

da a da y memoria
institucional por
almacenamiento inadecuado de
0,7
0,7
0,49 riesgo
importante
Protocolo de Back Up
0,7
0,35 riesgo
importante
44

presupuesto
45
Cuadro 14. Riesgos Importantes

Riesgo
Impacto
Probabilidad
Evaluacin
del riesgo

falta de informacin adecuada
0,5
0,5
0,25 Riesgo
moderado
No existe
0,35 riesgo importante
No cumplir tareas, planes a

cabalidad y con la calidad
requerida
debido a clima laboral adverso
0,5
0,5
0,25 Riesgo
moderado
No existe

demanda no controlada de
conceptos que exige tiempos y
esfuerzo de investigadores
0,5
0,5
0,25 Riesgo
moderado
No existe
0,5
0,7
0,35 riesgo
importante
No existe control de los

procesos de contratacin. El
cliente (investigador) no puede
saber que pas con un
requerimiento ( Cundo se
hizo, si se hizo o n)

entrega de productos por
debilidad en la coordinacin de
actividades comunes
0,9
0,63 riesgo
0,7
inaceptable
*Seguimiento a travs del plan

de accin
*Revisin por lo coordinadores 0,45 riesgo importante
de programa de los producto y
el seguimiento de estos
Retrasos y suspensin de las

tareas que dependen de la
intranet
0,7
0,5
0,35 riesgo
importante
No existe

administrativos y en los
procesos internos del instituto
0,7
0,5
0,35 riesgo
importante
Gua del supervisor de contratos0,35 riesgo importante
Retraso en las actividades por

dificultades en contratacin de
personal con suficiente
experiencia y conocimiento
sobre una materia
0,7
0,7
0,49 riesgo
importante
Proceso de seleccin de
personal con criterios claros y
cumplimiento a lineamiento
establecidos
Atrasos en los tiempos

estipulados para la entrega de
informes
45
46
Cuadro 15. Riesgos Inaceptables

Riesgo
Impacto
Probabilidad
Evaluacin
del riesgo
Incumplimiento de
compromisos por
inconvenientes y fallas en
logstica
0,5
0,7
0,35 riesgo
importante
No existe
0,63 riesgo inaceptable
Sobreesforzar los recursos

humanos dificultando la
consecucin de productos de
ptima calidad
0,5
0,7
0,35 riesgo
importante
No existe
Los 10 riesgos identificados como inaceptables o importantes tendrn prioridad de

respuesta a travs de acciones y estrategias conducentes a su reduccin o
evasin de los mismos.
4.3.2. Listado de riesgos agrupados por categoras
A continuacin se presenta el listado de riesgos identificados y valorados

agrupados por las categoras del riesgo planteadas en el plan de gestin de
riesgos. Estos mismos fueron la base del ejercicio aplicado en el taller No. 1. Se
observa que no fue necesario incorporar nuevas categoras del riesgo ya que las
inicialmente planteadas cubrieron todas las posibles causas que generan riesgos
en los proyectos del INVEMAR.
46
47
Categora del
riesgo
Riesgo
Impacto
Evaluacin
del riesgo
Prob.
Valoracin del
riesgo

presupuesto
0,21 riesgo
moderado

0,15 riesgo
tolerable
0,5
0,25 Riesgo
0,5
moderado

rigurosamente
0,25 riesgo
moderado
Incumplimiento y/o
retraso en la entrega de
productos por debilidad
en la coordinacin de
actividades comunes
0,9
0,63 riesgo
0,7
inaceptable

de accin
0,45 riesgo
*Revisin por lo coordinadores
importante
Externo
Falta de recursos por el

cambio de divisas
0,5
0,5
0,25 Riesgo
moderado
Rubro imprevistos
Externo
Demoras en la entrega
de los servicios
requeridos por causas
ajenas al Insituto debido
a incumplimiento en la
entrega de suministros y
productos por parte de
proveedores y
subcontratistas
0,7
0,3
0,21 riesgo
moderado

supervisores de los contratos 0,15 riesgo
* Evaluacin de proveedores y tolerable
contratistas
Organizacin y
planeacin
Incumplimiento plazos
entrega informes
financieros
0,5
0,35 riesgo
0,7
importante
Organizacin y
planeacin
No cumplir tareas, planes

a cabalidad y con la
calidad requerida
Incumplir con
compromisos debido a
clima laboral adverso
0,5
0,5
Direccin de
proyectos
Devolucin de recursos a
la fuente
0,5
0,35 riesgo
0,7
importante
Direccin de
proyectos
Disminucin de la calidad
por deficiente
planificacin del proyecto
0,3
0,5
Direccin de
proyectos
Prdida de recursos a
futuro
Prdida de mayores
recursos
Descapitalizacin
Sobrecostos
Direccin de
proyectos
0,15 riesgo
tolerable
0,25 Riesgo
moderado
47
0,15 riesgo
tolerable

presupuesto
0,21 riesgo
moderado
No existe
0,35 riesgo
importante
48
Categora del
riesgo
Riesgo
Impacto
Prob.
Evaluacin
del riesgo
Valoracin del
riesgo
Organizacin y
planeacin
Incumplimiento de
compromisos por
logstica
0,5
0,7
0,35 riesgo
importante
No existe
0,63 riesgo
inaceptable
Organizacin y
planeacin
por demanda no
controlada de conceptos
que exige tiempos y
esfuerzo de
investigadores
0,5
0,5
0,25 Riesgo
moderado
No existe
0,35 riesgo
importante
Organizacin y
planeacin
Sobreesforzar los
recursos humanos
dificultando la
consecucin de
productos de ptima
calidad
0,5
0,7
0,35 riesgo
importante
No existe
0,63 riesgo
inaceptable
Organizacin y
planeacin

estipulados para la
entrega de informes
0,5
0,7
0,35 riesgo
importante

cliente (investigador) no puede 0,35 riesgo
importante
Organizacin y
planeacin
Retrasos y suspensin de
las tareas que dependen
de la intranet
0,7
0,5
0,35 riesgo
importante
No existe
0,35 riesgo
importante
Organizacin y
planeacin

procesos internos del
instituto
0,7
0,5
0,35 riesgo
importante
Gua del supervisor de

contratos
0,35 riesgo
importante
Procesos y
sistemas
de los productos
entregados por demora
en procesos de
contratacin
0,3
0,5
0,15 riesgo
tolerable
No existe
0,25 riesgo
moderado
Procesos y
sistemas
por falta de informacin
adecuada
0,5
0,5
0,25 Riesgo
moderado
No existe
0,35 riesgo
importante
0,7
0,7
0,49 riesgo
importante
0,21 riesgo
moderado
0,3
0,5
0,15 riesgo
tolerable
0,15 riesgo
tolerable
0,5
0,7
0,35 riesgo
importante
Planes de accin y
estratgicos
0,25 riesgo
moderado
0,7
0,35 riesgo
0,5
importante
Procesos y
sistemas
Recursos
fsicos y
financieros
Prdida de informacin
vital del da a da y
memoria institucional por
almacenamiento
inadecuado de la
informacin institucional
por escasez de
instrumentos y/o
defectuosos
Recursos
fsicos y
financieros
No avanzar en los temas

de inters por escasez de
recursos humanos y
financieros
Recursos
fsicos y
financieros
Demoras o suspensin
temporal de actividades
debido a obsolescencia
de equipos
48
equipos
0,21 riesgo
* Repotenciacin y adquisicin moderado
de equipos
49
Categora del
riesgo
Riesgo
Impacto
Prob.
Evaluacin
del riesgo
Valoracin del
riesgo
Recursos
humanos
de los productos
entregados por
contratacin de personas
sin suficiente
conocimiento y
experiencia
0,3
0,5
0,15 riesgo
tolerable
Recursos
humanos
Retraso en las
actividades por
dificultades en
contratacin de personal
con suficiente experiencia
y conocimiento sobre una
materia
0,7
0,7
0,49 riesgo
importante
personal con criterios claros y 0,35 riesgo
importante
establecidos
Tcnicos
Subutilizacin de los
recursos monetarios
disponibles en un lapso
de tiempo dentro del
proyecto
0,3
0,5
0,15 riesgo
tolerable
No existe
0,15 riesgo
tolerable
0,25 riesgo
moderado
4.4. Resultados de la aplicacin del planeamiento de la

respuesta a los riesgos
El ejercicio de administracin de riesgos contina con la elaboracin de las
acciones y estrategias tendientes a minimizar el impacto de los riesgos sobre
los objetivos de los proyectos desarrollados en el INVEMAR. As a travs del
desarrollo del Taller No. 2 se revisaron rpidamente cada riesgo y sobre todo
los controles que se haban identificado en el taller No. 1, donde se obtuvo la
propuesta de estrategias que podran aplicarse a cada riesgo.
Es importante mencionar que fue necesario revaluar algunas de las estrategias

que inicialmente los participantes haban planteado, ya que no eran viables o
de muy difcil implantacin. Tambin se revis la redaccin de algunos riesgos
con el fin de ser ms comprensibles. As mismo se evidenci la necesidad de
replantear algunas acciones preestablecidas en el anlisis cualitativo, como es
el caso de la zona de riesgo moderado (0.21) y (0.25) donde se estim como
alternativa nica la evasin del riesgo, cuando realmente el ejercicio permiti
49
50
concluir que adems otra estrategia viable es la reduccin del riesgo. Ver
cuadro 17.
4.5. Seguimiento y control de riesgos

Teniendo en cuenta lo propuesto en el marco metodolgico respecto a
seguimiento y control de riesgos y que se hizo necesario revisar y adaptar una
metodologa de administracin del riesgo expedida por el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) de carcter obligatorio para las
entidades con vnculos estatales como el INVEMAR, se obtuvo una
metodologa combinada entre el PMBOK y la planteada por el DAFP donde
para el caso especfico de seguimiento efectivo a las estrategias y acciones
planteadas para cada riesgo se involucraron indicadores, esto con el fin de
monitorear peridicamente su estado de avance y proponer si es el caso la
modificacin o ajuste de la estrategia planteada. Ver cuadro 18.
As mismo como producto de esta revisin de metodologas y de la aplicacin

de lo que se consider como valor agregado se pretende sugerir una
metodologa que rene lo mejor de ambas.
Con el fin de facilitar su
comprensin se hace un cuadro comparativo:
Cuadro 16. Cuadro comparativo metodologas PMBOK-DAFP

PMBOK
DAFP
Planificacin de la gestin de
Contexto estrategico
riesgos
Etapas
Anlisis cualitativo
Anlisis de riesgos
Valoracin de riesgos
Polticas de administracin del
riesgo
Planeamiento respuesta a
los riesgos
Seguimiento y control de
riesgos
50
Monitoreo
51
Se har una breve descripcin de cada etapa de la metodologa DAFP y su

aporte real al presente PFG y como metodologa para replicar en cualquier
organizacin.
Es necesario aclarar que la metodologa del DAFP no est
diseada para manejo de riesgos especficos de proyectos sino para riesgos

generales de una entidad.
Etapa 1.
Contexto estratgico. Su propsito es el mismo que el de
Planificacin de la gestin del riesgo del PMBOK. Esta etapa es la base de la

identificacin del riesgo y su anlisis se realiza a partir del conocimiento de
situaciones del entorno de la entidad, tanto de carcter social, econmico,
cultural, de orden pblico, poltico, legal y/o cambios tecnolgicos, entre otros
(DAFP, 2006)
Etapa 2. Identificacin de riesgos. Busca identificar los factores internos o

externos a la entidad que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los
objetivos. Esta metodologa sugiere enlazar cada riesgo con los objetivos que
afecta, su causa y efecto y aade si es necesario un campo de descripcin del
riesgo. En la prctica de este PFG se adicion la columna de control existente
con el fin de facilitar el posterior proceso de anlisis cualitativo partiendo de
una base de controles existentes.
Esta modificacin a la metodologa fue
acertada toda vez que en el taller No. 2 se pudo contar con esta informacin
base optimizando el tiempo y permitiendo as mismo que los participantes
revisaran nuevamente los controles y aadieran si fuese el caso, otros que no
se hubieran tenido en cuenta.
Etapa 3. Anlisis de riesgo. Busca establecer la probabilidad de ocurrencia de

los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos
con el fin de obtener informacin para establecer el nivel de riesgo y las
acciones que se van a implementar. (DAFP 2008).
51
En esta metodologa se
52
contempla la matriz de calificacin y respuesta al riesgo de 3X3, con

probabilidades comprendidas entre 1 y 3 (baja, media y alta) e impactos de 5,
10 y 20 (leve, moderado y catastrfico). Esta calificacin ser la primera
teniendo como base los riesgos sin contemplar los controles existentes en la
organizacin para la minimizacin del riesgo. En el ejercicio aplicado al
INVEMAR se utiliz una matriz de 5X5 tal como lo sugiere el PMBOK ya que
se consider que permita un mejor anlisis de los riesgos.
Etapa 4. Valoracin del riesgo. En esta etapa se confronta la evaluacin del

riesgo, obtenido en la etapa previa, con los controles existentes para
establecer prioridades para su manejo.
En este punto puede resultar que
disminuya o aumente el impacto y la probabilidad inicialmente obtenida en la

etapa 3 dependiendo de la efectividad de los controles que se estn aplicando
para el manejo de cada riesgo.
Etapa 5. Polticas de administracin de riesgos. Esta etapa es anloga a la de

planificacin de respuesta a los riesgos. Consiste en identificar las opciones
para tratar y manejar los riesgos basados en la valoracin de los mismos con el
fin de tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de administracin del
riesgo. El resultado de esta etapa es el denominado mapa de riesgos que
contempla las columnas de cronograma e indicador que facilitan el seguimiento
a las acciones que se implementen para el manejo de los riesgos. Este valor
agregado fue tomado para efectos del ejercicio realizado en el INVEMAR.
Etapa 6. Monitoreo. Asegura que las acciones se estn llevando a cabo y

evala la eficiencia de su implementacin mediante la revisin sobre la
ejecucin. Esta etapa es asimilable a la de seguimiento y control de riesgos.
52
53
Cuadro 17. Planeamiento de respuesta a los riesgos
Riesgo
Impacto
Probabilidad
Evaluacin
del riesgo
Estretegias y Acciones
Responsables
Cronograma

0,5
0,5
0,25 Riesgo
moderado
No existe
Reducir * Destinar ms recursos

dentro de los rubros del proyecto
en aras de conseguir la
informacin ms adecuada

requerida
0,5
0,5
0,25 Riesgo
moderado
No existe
Reducir. Hacer un diagnstico del

*Grupo de talento
clima laboral y tomar las medidas
humano y desarrollo
que sean pertinentes a partir de
organizacional
este estudio
0,25 Riesgo
moderado
No existe
Evitar. *Realizar un anlisis del

tiempo y los costos asociados a la
respuesta a conceptos para mirar *Subdirector de
0,35 riesgo importante si es necesario implementar un
coordinacin de
equipo de trabajo dedicado solo a investigacin
este tema para que los proyectos
no se vean afectados
0,35 riesgo
importante

Reducir. *Aumentar rigurosidad en
cliente (investigador) no puede
DGI/GPE/SCI/Programa ltimo trimestre
0,35 riesgo importante los seguimientos a los procesos
s
2008
de contratacin
0,63 riesgo
inaceptable

de accin
*Revisin por lo coordinadores 0,45 riesgo importante


informes

actividades comunes

intranet
0,5
0,5
0,9
0,7
0,5
0,7
0,7
0,5
0,35 riesgo
importante
*Jefes de programa y
proyecto
Reducir. *Planificar conjuntamente

los planes de accin de los
investigadores en lo que respecta SRA/Programas de
a actividades comunes entre
investigacin
programas de investigacin
Hacer acuerdos comunes
Reducir. *Aumentar controles por

parte del personal que debe
prestar servicio a travs de
0,35 riesgo importante intranet.
SRA/GST
*El grupo de sistemas y telemtica
debe actualizar constantemente
esta herramienta
No existe
53
Primer trimestre
2009
Primer trimestre
2009
Primer trimestre
2009
Primer trimestre
2009
Primer trimestre
2009
54
Riesgo
Impacto
Probabilidad
Evaluacin
del riesgo
Responsables
Cronograma

0,7
0,5
0,35 riesgo
importante
Gua del supervisor de contratos0,35 riesgo importante

sobre una materia
0,7
0,7
0,49 riesgo
importante
personal con criterios claros y
Reducir *Programa de
capacitacin puesto en prctica
establecidos
GTH/Coordinadore de
programa y grupo
Primer trimestre
2009
Incumplimiento de
compromisos por
logstica
0,5
0,7
0,35 riesgo
importante
No existe
Reducir * Tener un plan B que

incluya alquilar lanchas o
0,63 riesgo inaceptable vehculos por fuera del Instituto
* Reglamentar los planes de
contingencia
*Grupo de servicios
generales
proyecto
ltimo trimestre
2008
No existe
Reducir *Reconsiderar la
armonizacin de las actividades
*Comit directivos
propias de INVEMAR con las
*Grupo de talento
decisiones polticas
humano
* Valorar el esfuerzo en los planes
de accin a travs de incentivos

ptima calidad
0,5
0,7
0,35 riesgo
importante
54
Evitar *Respetar los tiempos

Coordinadores SRA y
estipulados en los procedimientos DGI
Primer trimestre
2009
ltimo trimestre
2008
55
Riesgo
fuente
Impacto
0,5
Probabilidad
0,7
Evaluacin
del riesgo
0,35 riesgo
importante
Responsables
Cronograma

presupuesto
Evitar. Reunin de sensibilizacin

acerca de la importancia de la
correcta planeacin de los
proyectos
*Contadora
ltimo trimestre
*Coordinador Grupo
2008
Financiero y de Gestin
*Coordinador GFG
*Subdirector de
Recursos y Apoyo a la
Investigacin

0,5
0,7
0,35 riesgo
importante

proyecto
0,3
0,5
0,15 riesgo
tolerable
No existe
Evitar *Proponer figura de

personal enlace
administracin/programas de
investigacin
contratacin
0,3
0,5
0,15 riesgo
tolerable
No existe
Evitar * Propiciar espacios donde

se fomenten los procesos de
comunicacin a todo nivel
* Cronogramas de seguimiento

0,5
0,7
0,35 riesgo
importante
Planes de accin y
estratgicos
Evitar. Hacer mayor gestin por

0,25 riesgo moderado programa para conseguir los
recursos necesarios
* Jefes de
Primer trimestre
programa/investigadore
2009
s

Descapitalizacin
Sobrecostos
0,5
0,5
0,25 Riesgo
moderado

rigurosamente
Reducir. *Reforzar el papel del

0,25 riesgo moderado comit evaluador de acuerdo con
procedimiento establecido
SCI/SRA
Demoras o suspensin
temporal de actividades debido
0,7
0,5
0,35 riesgo
importante
Reducir.*Reforzar los existentes
equipos
0,21 riesgo moderado *Ejecutar el plan de reposicin de
* Repotenciacin y adquisicin
equipos
de equipos

da a da y memoria
institucional por
0,7
0,7
0,49 riesgo
importante
* Coordinadora
contratos
ltimo trimestre
2008
Primer trimestre
2009
Laboratorios/programas
ltimo trimestre
de
2008
investigacin/SCI/DGI
Reducir *Motivar a travs de

charlas al personal del INVEMAR
0,21 riesgo moderado de la necesidad de que coloquen SRA/GST
la informacin necesaria en los link
destinados a Back Up
55
Primer trimestre
2009
Segundo
trimestre 2009
56
Riesgo
experiencia
Impacto
Probabilidad
Evaluacin
del riesgo
Responsables
Cronograma
Reducir * Mantener los controles

existentes
* Continuar con las hojas de vida
por equipo
*Grupo servicios
generales
*Grupo sistemas y
telemtica
* Jefes de laboratorios
ltimo trimestre
2008
0,15 riesgo
tolerable

Reducir. *Reforzar los controles

existentes
proyecto
Primer trimestre
2009
0,25 Riesgo
moderado
Rubro imprevistos
Asumir. *Continuar la aplicacin de *Jefes de programa y

las medidas
proyecto
ltimo trimestre
2008
0,21 riesgo
moderado

supervisores de los contratos
* Evaluacin de proveedores y
contratistas
Reducir *Aumentar la rigurosidad

en el control de seguimiento a la
seleccin de proveedores y
contratistas que afectan
directamente la calidad de los
productos de los proyectos
ltimo trimestre
2008

defectuosos
0,3
0,15 riesgo
0,5
tolerable

proyecto
0,3
0,5

de divisas
0,5
0,5
0,3
Reducir * Reforzar control

existente a travs de seguimientos Coordinadores de
por parte de los responsables del programa y grupo
plan de accin
0,5
0,7
0,15 riesgo
tolerable
0,3

subcontratistas
56
Materiales y
suministros/oficina de
contratos/supervisores
Primer trimestre
2009
57
Cuadro 18. Riesgos incorporando los indicadores de seguimiento.
Riesgo
experiencia
Responsables
Cronograma
Indicador
Reducir * Reforzar control

existente a travs de seguimientos Coordinadores de
por parte de los responsables del programa y grupo
plan de accin

defectuosos
Reducir * Mantener los controles

existentes
* Continuar con las hojas de vida
por equipo
*Grupo servicios
generales
*Grupo sistemas y
telemtica
* Jefes de laboratorios
ltimo trimestre
2008

proyecto
Reducir. *Reforzar los controles

existentes
proyecto
(# de proyectos con plan operativo

Primer trimestre
concertado entre las partes/# total
2009
de proyectos en un semestre)X100

de divisas
Asumir. *Continuar la aplicacin de *Jefes de programa y

las medidas
proyecto

subcontratistas
Reducir *Aumentar la rigurosidad

en el control de seguimiento a la
seleccin de proveedores y
contratistas que afectan
directamente la calidad de los
productos de los proyectos
57
Materiales y
suministros/oficina de
contratos/supervisores
Al menos un seguimiento al plan de

Primer trimestre
accin de proyectos por parte de los
2009
responsables
*Plan de mantenimiento de equipos,

ejecutado al menos en 90%
*Hojas de vida de equipos en
uso/Total hojas de vida de equipos
ltimo trimestre
2008
# de proyectos en moneda
extranjera que cumplen cabalmente
con su plan de accin/# total de
proyectos en moneda extranjera
ltimo trimestre
2008
# de contratos con proveedores y

contratistas (reactivos y equipos
especializados) con su respectiva
acta de seleccin/ # total de
contratos con proveedores y
contratistas (reactivos y equipos
especializados)
58
Riesgo
fuente
Responsables
*Contadora
*Coordinador Grupo
Financiero y de Gestin
Indicador
((Recursos devueltos en el ao en
curso - recursos devueltos ao
anterior)/Recursos devueltos ao
anterior)X100

Evitar. Reunin de sensibilizacin
acerca de la importancia de la
correcta planeacin de los
proyectos
ltimo trimestre
2008
(# de informes de proyectos
entregados por fuera del plazo/#
total de informes en un ao) * 100


proyecto
Evitar *Proponer figura de

personal enlace
administracin/programas de
investigacin
contratacin
Evitar * Propiciar espacios donde

se fomenten los procesos de
comunicacin a todo nivel
* Cronogramas de seguimiento

Evitar. Hacer mayor gestin por
0,25 riesgo moderado programa para conseguir los
recursos necesarios

Descapitalizacin
Sobrecostos
Cronograma
Reducir. *Reforzar el papel del

0,25 riesgo moderado comit evaluador de acuerdo con
procedimiento establecido
58
*Coordinador GFG
*Subdirector de
Recursos y Apoyo a la
Investigacin
* Coordinadora contratos
% de variacin de dinero devuelto

Primer trimestre
como anticipo no gastado ao 1
2009
frente a ao 0
ltimo trimestre No. De eventos de socializacin de

2008
procedimientos de contratacin
# de proyectos aprobados en ell ao

* Jefes de
Primer trimestre en curso-# de proyectos aprobados
programa/investigadores 2009
en el ao anterior)/# de proyectos
aprobados en el ao anterior)X100
SCI/SRA
# de proyectos con el aval del

Primer trimestre comit evaluador/# total de
2009
proyectos enviados a fuente de
financiacin
59
Riesgo
Responsables
Cronograma
Indicador
Demoras o suspensin
Reducir.*Reforzar los existentes
Laboratorios/programas ltimo trimestre
temporal de actividades debido 0,21 riesgo moderado *Ejecutar el plan de reposicin de
de investigacin/SCI/DGI 2008
equipos
# de equipos renovados en un ao/#

de equipos programados para
renovacin

da a da y memoria
institucional por
* Charla realizada al 100% de las

personas que deben remitir
informacin al link back up

Reducir *Motivar a travs de

charlas al personal del INVEMAR
de la necesidad de que coloquen SRA/GST
la informacin necesaria en los link
destinados a Back Up
Reducir * Destinar ms recursos

dentro de los rubros del proyecto
en aras de conseguir la
informacin ms adecuada

requerida
proyecto
Reducir. Hacer un diagnstico del

*Grupo de talento
clima laboral y tomar las medidas
humano y desarrollo
que sean pertinentes a partir de
organizacional
este estudio
Evitar. *Realizar un anlisis del

tiempo y los costos asociados a la
respuesta a conceptos para mirar *Subdirector de
0,35 riesgo importante si es necesario implementar un
coordinacin de
equipo de trabajo dedicado solo a investigacin
este tema para que los proyectos
no se vean afectados

informes
Segundo
trimestre 2009
(# de proyectos que incluyen el

Primer trimestre rubro de compra e informacin/#
2009
total de proyectos en un
semestre)X100
* Diagnstico elaborado
Primer trimestre
*(# de medidas adoptadas/# de
2009
medidas propuesta en estudio)X100
Primer trimestre * Anlisis elaborado y medidas

2009
resultantes implementadas
Reducir. *Aumentar rigurosidad en

ltimo trimestre
0,35 riesgo importante los seguimientos a los procesos
DGI/GPE/SCI/Programas
2008
de contratacin
59
*Implementar actas de seguimiento

de supervisin a contratos
60
Riesgo

actividades comunes

intranet

Responsables
Reducir. *Planificar conjuntamente

los planes de accin de los
investigadores en lo que respecta SRA/Programas de
a actividades comunes entre
investigacin
programas de investigacin
Hacer acuerdos comunes
Reducir. *Aumentar controles por

parte del personal que debe
prestar servicio a travs de
0,35 riesgo importante intranet.
SRA/GST
*El grupo de sistemas y telemtica
debe actualizar constantemente
esta herramienta
Evitar *Respetar los tiempos

Coordinadores SRA y
estipulados en los procedimientos DGI
Cronograma
Indicador
(# de actividades compartidas entre

programas dentro de los proyectos
Primer trimestre con cumplimiento de 100%/# total
2009
de actividades compartidas entre
programas dentro de los
proyectos)X100
Actualizacin al menos una vez

Primer trimestre
semestral a la herramienta de
2009
intranet
# de anticipos pagados
oportunamente/#total de anticipos
Primer trimestre pagados
2009
#de viticos pagados
oportunamente /total viticos
pagados

Reducir *Programa de
capacitacin puesto en prctica
sobre una materia
GTH/Coordinadore de
programa y grupo
Primer trimestre % de cumplimiento al programa de

2009
capacitacin
Incumplimiento de
compromisos por
logstica
Reducir * Tener un plan B que

incluya alquilar lanchas o
0,63 riesgo inaceptable vehculos por fuera del Instituto
* Reglamentar los planes de
contingencia
*Grupo de servicios
generales
proyecto
ltimo trimestre
2008
(# de salidas realizadas sin

contratiempos/# total de
salidas)X100

ptima calidad
Reducir *Reconsiderar la
armonizacin de las actividades
*Comit directivos
propias de INVEMAR con las
*Grupo de talento
decisiones polticas
humano
* Valorar el esfuerzo en los planes
de accin a travs de incentivos
ltimo trimestre
2008
*Polticas de incentivos
implementada
60
61
Con base en la necesidad de hacer peridicamente un seguimiento y control de

riesgos, se hace la propuesta de agregar esta etapa al proceso de auditora que
se deber adelantar al Sistema de Gestin de la Calidad del INVEMAR, que estos
momentos se encuentra en su fase de implementacin. Esta actividad tendiente a
examinar y documentar la efectividad de las respuestas a los riesgos, contempla la
necesidad de un equipo auditor, un coordinador del proceso de auditoras y lderes
de auditoras que barrern todas las estrategias y acciones asociadas a los
riesgos de los proyectos. En el anexo 8 se presenta un flujograma de cmo llevar
a cabo esta actividad.
Se busca as mismo que dentro del proceso de revaluacin de riesgos se

contemple un proceso proactivo de identificacin de acciones de mejora por parte
de las personas involucradas directamente con el desarrollo de los proyectos. Es
as que una vez comprobado que una estrategia no est siendo eficaz, se debe
proceder a realizar un anlisis por los trabajadores responsables de la misma con
el fin de establecer las causas que determinaron los resultados (basados en los
indicadores) y definir las acciones requeridas. Estas acciones se registran en la
tabla de seguimiento de mejoras (ver anexo 7)
para su posterior verificacin
acerca del cumplimiento e impacto de las acciones. Este formato es remitido al

coordinador de auditoras para el seguimiento correspondiente a la eficacia de las
acciones propuestas y el cierre correspondiente. Si los resultados del seguimiento
demuestran que la accin implementada no era la adecuada, se reiniciar el
proceso (estudiando otras posibles causas) y estableciendo una nueva accin.
61
62
5. CONCLUSIONES
La formulacin y ejecucin de proyectos en el INVEMAR es la columna
vertebral de sus actividades y por lo tanto requiere de un cuidadoso manejo en
todos sus aspectos con el fin de garantizar el menor nmero de desviaciones
entre lo planeado (objetivos y metas) y lo realmente alcanzado. Una
herramienta eficaz y que hasta la fecha no haba sido aplicado especficamente
a los proyectos de investigacin, es lo referente al manejo de riesgos que
afectan el logro de los objetivos de los proyectos.
Este ejercicio, producto de la tesina fue acogido con entusiasmo por los
participantes en los talleres de identificacin y valoracin de riesgos, como
fueron
principalmente
investigadores
personal
de
Contabilidad
Presupuesto. Como resultado de estos ejercicios se obtuvieron 23 riesgos que

abarcan 7 categoras agrupadas en: Tcnicas, Recursos Humanos, Recursos
fsicos y financieros, Procesos y Sistemas, Organizacin y Planeacin,
Externos y de Direccin de Proyectos.
Los riesgos identificados en su mayora son transversales a las reas misional

y de apoyo lo que implicar para la minimizacin de los efectos de estos, de la
colaboracin de ambas reas y de una toma de conciencia acerca del
seguimiento a los indicadores y a las manifestaciones de nuevos riesgos que
debern ser incluidos en la matriz para su gestin.
Respecto a los riesgos catalogados como inaceptables se debe destacar que

para los dos casos identificados, los riesgos inicialmente fueron valorados
como importantes, pero que al no contar con medidas de control magnificaron
el impacto de los mismos pasando al cuadrante de riesgos inaceptables con
tratamiento a corto plazo. Estos riesgos implican por un lado al rea de apoyo
62
63
con su proceso de salidas a campo, que es un aspecto importante dentro del

desarrollo de las actividades de los proyectos ya que conlleva a la recoleccin
de informacin base en sitios de muestreo para su posterior anlisis y
conclusiones que se vern reflejada en productos como informes tcnicos y
conceptos necesarios para la toma de decisin por parte de las entidades
estatales con esta misin como es el caso del MAVDT, Corporaciones
Autnomas Regional y Ministerios. De all lo crtico de esta actividad bsica
para las investigaciones.
Con respecto al riesgo de sobreesforzar los recursos humanos se ha

considerado de alto impacto teniendo en cuenta que esto afecta el clima
organizacional y la posibilidad en algunos casos de que los investigadores
puedan cumplir con el creciente nmero de actividades y con la calidad
deseada.
Existen actualmente factores que dificultan en el corto plazo la
minimizacin total de este riesgo ya que se requiere mayor nmero de

personas que atiendan los requerimientos no planeados como son los
Conceptos Tcnicos y los recursos de los proyectos son limitados y con
destinacin especfica.
Se catalogaron 8 riesgos como importantes, tres de los cuales se asocian a los

objetivos de calidad y los 5 restantes a objetivos de tiempo. Se hace evidente
en trminos generales la necesidad de incluir en la planeacin de los proyectos
un tiempo holgado para las tareas preestablecidas teniendo en cuenta que los
requerimientos imprevistos, externos y los cuales deben ser atendidos, no dan
espera. La planeacin de los proyectos as mismo deber tener muy bien
estipulados los gastos en informacin para que esta sea suficiente como base
de los proyectos que as lo requieran. Los procesos de apoyo juegan un papel
importante en las causas de los riesgos asociados a tiempo ya que las
63
64
demoras administrativas repercuten inmediatamente en los resultados de las

actividades de los proyectos.
A pesar de ello el INVEMAR en su rea de apoyo ha venido fortaleciendo los

controles para minimizar los retrasos y dar un servicio de calidad a travs de la
documentacin de procesos y de seguimientos ms estrictos a los tiempos de
los servicios ms crticos.
La experiencia de aplicar una metodologa combinada (DAFP-PMBOK)

permiti sacar provecho de lo mejor de cada una y obtener resultados ptimos
con la informacin aportada por los participantes a los talleres. De la
metodologa DAFP se extrajo la consideracin de controles existentes para
cada uno de los riesgos identificados con el fin de mantener o modificar la
valoracin de los mismos. Se mantuvo la matriz de 5 X 5 para calificar los
riesgos con valores que oscilan entre 0.1 y 0.9 tal como lo sugiere el PMBOK.
En los dems aspectos en trminos generales se guardaron los principios
comunes que comparten ambas metodologas, enriqueciendo una a la otra.
El ejercicio de gestionar los riesgos presenta resistencia ante la mayora de los

miembros de una organizacin o proyecto por lo que se dificulta emprender
esta labor sin antes haber preparado y mostrado los beneficios de este. Es as
que a pesar de que el INVEMAR contaba con un ejercicio previo de gestin de
riesgos administrativos y operativos, el personal no contaba con la motivacin
real de pensar sobre problemas potenciales de forma anticipada.
Fue
necesario mostrar la estrecha relacin entre riesgo y objetivo y los beneficios

de largo plazo de este ejercicio ya que solo a travs de la experiencia adquirida
se anticiparn ms riesgos potenciales y se sabr como sortearlos
exitosamente.
64
65
6. RECOMENDACIONES
1. Continuar con el ejercicio de actualizacin de riesgos y con la revisin y

monitoreo de las respuestas acordadas con el fin de mantenerla como una
herramienta til para el INVEMAR.
2. Integrar el ejercicio de administracin de riesgos de proyectos al de riesgos

administrativos y operativos con el fin de gestionarlos como unidad,
buscando riesgos comunes que se puedan gestionar con la misma
estrategia.
3. Reforzar los procesos de apoyo a travs de la implementacin del Sistema

de Gestin de la Calidad con el fin de minimizar los riesgos que se derivan
de estos y que afectan los proyectos.
4. Reforzar la planificacin de proyectos interprogramticos para minimizar los

riesgos inherentes a los proyectos en donde participa personal y recursos
compartidos entre los programas de investigacin.
5. Buscar medidas que permitan el robustecimiento de la planta de personal

destinada a las labores de investigacin con el fin de optimizar las cargas
laborales, mejorando el clima laboral lo que redundar en la minimizacin
de riesgos de ndole organizacional.
6. Acoger la metodologa aplicada en este PFG para futuros ejercicios de

gestin de riesgos integral (proyectos/operativos).
65
66
7. BIBLIOGRAFA
ALONSO, Flix. Gerencia de Riesgos (II/III). Modelo de Gerencia de Riesgos
basado en el estndar europeo. Planificacin del proceso. En: Anales de
mecnica y electricidad/ mayo-junio 2006: 2006, p. 36-39
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DEL CARPIO, Javier. Anlisis del riesgo en la administracin de proyectos de

tecnologas de informacin: 2006.
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66
67
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La responsabilidad social empresarial y la
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www.imef.org.mx/ponencia/pps/cap6_ponencia06.pps. Revisada el 28/06/07
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Venezuela:
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www.willydev.net/descargas/WillyDev_GerenciadeRiesgosFactorCriticodeExito.pdf
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Corporacin Autnoma Regional y de Desarrollo Sostenible del Archipilago de
San Andrs, Providencia y Santa Catalina CORALINA-: 2003. 132 p.
67
68
8. ANEXOS
1. CHARTER DEL PFG
Fecha:
INFORMACIN PRINCIPAL Y AUTORIZACIN DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto:
Gestin de riesgos para proyectos de investigacin en el Instituto de

Junio 17 de 2007
Investigaciones Marinas y Costeras -INVEMAR-, Santa Marta, Colombia
Areas de conocimiento, procesos o temas de proyectos
rea de conocimiento segn PMBOK: Gestin de los riesgos del proyecto
Area de aplicacin (sector/actividad)
Sector Medio Ambiente / Elaboracin y ejecucin de proyectos de investigacin del rea marino costera
Fecha de inicio del proyecto
Fecha tentativa de finalizacin del proyecto
Junio 11 de 2007
Diciembre 30 de 2007
Objetivos del proyecto (general y especficos, relacionados con el producto
y los entregables del proyecto de graduacin)
Objetivo General : Gestionar los riesgos de mayor incidencia para los proyectos de investigacin ejecutados en el
INVEMAR, de acuerdo con los procesos de administracin del riesgo del PMI.
Objetivos especficos:
1. Elaborar la etapa inicial del PFG (entregables seminario de graduacin)
2. Elaborar plan de gestin de riesgos
3. Desarrollar los procedimientos y plantillas para el registro de riesgos de los proyectos de investigacin del INVEMAR
4. Elaborar con el apoyo del personal investigativo del INVEMAR, las estrategias de gestin de riesgos de sus proyectos
5. Proponer una metodologa de auditora para el seguimiento a las estrategias de manejo de riesgos
6. Plantear recomendaciones para el seguimiento y control de los riesgos
7. Presentar el PFG final para aprobacin por parte de los jueces
Descripcin del producto y entregables:
*El producto consiste en un documento (PFG) con el diagnstico, anlisis y propuestas de tratamiento de los riesgos que
afectan los proyectos de investigacin del INVEMAR
Entregables:
2. Cronograma e
introduccin PFG
4. Marco
3. Marco Terico del metodolgico del
PFG
PFG
9. Plan de gestin
de riesgos
10. Registro de
riesgos
6. Avances resumen Ejecutivo
7. Bibliografa
8. Entregable final
seminario de
graduacin
11. Acuerdos contractuales

relacionados con el riesgo
12. Acciones
correctivas
recomendadas
13. Acciones
preventivas
recomendadas
14. Elaboracin
documento final
PFG
15. Revisin por los

lectores del PFG
16. Correcciones del PFG
17. Sustentacin
del PFG
1. Charter y EDT del PFG
68
5. Esquema de
contenidos PFG
69
Necesidad del proyecto (lo que da origen)

La misin del INVEMAR est enfocada a la realizacin de investigacin bsica y aplicada de los recursos naturales del rea
marino costera y por tal motivo sus principales productos son los proyectos de investigacin asociados a dicha misin y que
pretenden ser una herramienta para la toma de decisiones en pro de un mejoramiento de la calidad de vida de los
colombianos. Es por ello que es indispensable que los investigadores y el cuerpo administrativo que apoya estos proyectos
conozcan y sepan gestionar los riesgos asociados a un ptimo desempeo de los proyectos. Hasta el momento esta ha
sido una prctica inexistente lo que en varias oportunidades a generado retrasos, utilizacin ineficiente del dinero y otros
recursos, entre otros. Es por ello que es indispensable que la gestin de riesgos se constituya en una actividad cotidiana.
Justificacin de impacto (aporte y resultados esperados)
Esta investigacin permitir proporcionar herramientas eficaces que faciliten una correcta gestin de los riesgos asociados
a la ejecucin de los proyectos de investigacin que se desarrollen en el INVEMAR, permitiendo el logro de los objetivos
planteados en los mismos, una mejor utilizacin de los recursos asociados a los proyectos y mayor satisfaccin de los
clientes.
Restricciones, limitaciones, factores crticos de xito
Limitaciones:
Las limitaciones se encuentran asociadas a la disponibilidad de tiempo de los investigadores para proporcionar la
informacin base en el tiempo requerido del PFG.
Por parte del estudiante, la limitacin est en los conocimientos de estadstica necesarios para el anlisis cuantitativo de los
riesgos
Factores crticos de xito:
a. Conocimiento del quehacer institucional del INVEMAR
b. Disponibilidad de informacin especfica de los proyectos ejecutados
c. Conocimiento y manejo de los lineamientos dados por el PMI para la gestin de los riesgos
Identificacin de grupos de inters
Clientes directos:
a. Investigadores (elaboran propuestas y ejecutan los proyectos), que sern los llamados a ejecutar gran parte de las
acciones preventivas y correctivas
b. INVEMAR (buen nombre de la institucin)
Clientes indirectos:
a. Tomadores de decisin (Ministerio de Ambiente, Corporaciones Autnomas Regionales, Presidencia de la Repblica,
Ministerio de Agricultura, etc)
b. Sociedad civil
Aprobado por:
Firma:
69
70
2. DESCRIPCIN DEL ALCANCE DEL PFG
PFG
Desglose del trabajo

Presentacin del charter y la EDT del PFG
Elaboracin de cronograma, introduccin y
Construccin de las correcciones de charter y EDT
bases del Proyecto Presentacin marco terico y correcciones
Final de Grado (PFG) Elaboracin de marco metodolgico, esquema de
contenidos, bibliografa y avance del resumen
ejecutivo del PFG y correcciones
Investigacin
Realizacin de Investigacin bibliogrfica
bibliogrfica
Planificacin de la
gestin de riesgos
Identificacin de
riesgos
GESTIN DE
RIESGOS
PROYECTOS
INVEMAR
Revisin y aprobacin propuesta del PFG por el SCI

Recopilacin informacin ambiental del INVEMAR
Revisin herramientas y documentos para la
Revisin de documentacin
Recopilacin de informacin con investigadores
Principales
entregables
Presentacin entregable
final
Elaboracin del plan de

gestin de riesgos
Elaboracin registro de
riesgos
Anlisis mediante lista de control

Eval. Calidad de los datos sobre riesgos
Eval. y anlisis probabilidad e impacto riesgos
Anlisis cualitativo de
Elaboracin matriz de probabilidad e impacto
riesgos
Categorizacin de los riesgos
Evaluacin de la urgencia del riesgo
Recomendaciones para tratar las amenazas
Planeacin de la
respuesta a los riesgos Estrat. para tratar los riesgos identificados
Actualizacin registro de
riesgos
Estrat. De respuesta para contingencias

Reevaluacin de los riesgos
Seguimiento y control
Auditoras de riesgos
de riesgos
Reuniones sobre el estado de la situacin
Elaboracin documento final
Consolidacin
Revisin por los lectores
documento final PFG
Correcciones del PFG
Sustentacin
70
PFG final
71
3. CRONOGRAMA DEL PFG
No.
1
2
3
ACTIVIDAD
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30
Construccin de las bases del Proyecto Final de Grado

(PFG)
Presentacin del charter y la EDT del PFG
Elaboracin de cronograma, introduccin y
correcciones de charter y EDT
Presentacin marco terico y correcciones
Elaboracin de marco metodolgico, esquema de
contenidos, bibliografa y avance del resumen ejecutivo
del PFG y correcciones
Presentacin entregable final
Investigacin bibliogrfica
Planificacin de la gestin de riesgos
Revisin y aprobacin propuesta del PFG por el
SCI
Recopilacin informacin ambiental del INVEMAR
Revisin herramientas y documentos para la
administracin del plan de riesgos
Elaboracin del plan de gestin de riesgos
Revisin de documentacin
Recopilacin de informacin con investigadores
Anlisis mediante lista de control
Elaboracin registro de riesgos
Anlisis cualitativo de riesgos
Eval. Calidad de los datos sobre riesgos
Eval. y anlisis probabilidad e impacto riesgos
Elaboracin matriz de probabilidad e impacto
Categorizacin de los riesgos
Evaluacin de la urgencia del riesgo
Actualizacin registro de riesgos
Planeacin de la respuesta a los riesgos
Recomendaciones para tratar las amenazas
Estrat. para tratar los riesgos identificados
Estrat. De respuesta para contingencias
Seguimiento y control de riesgos
Reevaluacin de los riesgos
Auditoras de riesgos
Reuniones sobre el estado de la situacin
Consolidacin documento final PFG
Elaboracin documento final
Revisin por los lectores
Correcciones del PFG
Sustentacin
71
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30
72
4. ORGANIGRAMA DE INVEMAR (acta junta directiva 26 de 2006)
72
73
5. DIRECTRIZ ESTRATGICA DE MANEJO DE RIESGOS ADMINISTRATIVOS

Y OPERATIVOS DE INVEMAR
73
74
6. MATRIZ DE RIESGOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS DE INVEMAR
Cambios tecnolgicos
FACTORES
RIESGO
Desactualizacin
Tecnolgica Cambios
tecnolgicos en
materia de
instrumentacin y
sistemas
DESCRIPCIN DEL RIESGO
- Atraso tecnolgico del Pas (Software, equipos,

bibliografa)
- Rezago en la actualizacin de laboratorios, equipos
y software especializado en nuevas tecnologas
(genticas y pticas)
- Limitacin de equipos de laboratorio para obtencin
de informacin
Econmicos
IMPACTO
NIVEL DE
RIESGO
MEDIDAS PREVENTIVAS
PROGRAMA
BEM
CAM
DID
CSC
SRAI
CSC
Alto
Alto
- Capacitacin peridica del personal

- Capacitacin y uso de mejores herramientas
en el manejo de equipos
Alto
CSC
Bajo o nulo
incremento en
recursos
prevenientes de la
nacin, al
presupuesto de
funcionamiento e
inversin
Alto
DG
- Multas
Interpretacin de la
- Ambigedad para proceder frente a requerimientos - Sanciones disciplinarias
naturaleza jurdica
de Control del Estado
- Investigaciones fiscales
del Instituto por
- Manejo ambiguo de legislacin
- Prdida recursos
actores externos
- Inestabilidad
Alto
- Faltan software especializados

- Contar con equipos desactualizados que hacen
difcil el sistema de informacin
Falta de conocimiento en reas especficas, sistemas Perdida de informacin, tiempo,

operativos, bases de datos
esfuerzo, dinero, ataques a la
La tecnologa no es usada de la mejor manera
red
Cambios
constantes del
Fluctuacin de la moneda
valor de la moneda
Legales
- Atraso en el desarrollo de la
calidad cientfica
- Limitacin en prestacin de
servicios
- Limitacin en obtencin de
resultados
- Atraso en el trabajo
- Informacin desactualizada
- No hay competitividad por
falta de equipos
- Mala calidad
- Perdida de dinero
FRECUENCIA
- Fortalecimiento de convenios
- Implementacin de Plan de renovacin de
equipos
- Asignacin de recursos directos al laboratorio
- Compra de nuevos recursos informticos
para trabajar
- Hacer leasing de equipos
Falta de
capacitacin en
tecnologas
informticas
Orden Pblico
POSIBLES CONSECUENCIAS
- Hay zonas de estudio o muestreo donde no se

puede ir o volver
- Problemas de inseguridad en las estaciones
- Falta de equipos de comunicacin
- Mantenimiento de medios de transporte (lanchas,
Dificultad de
acceso a zonas de carros)
investigacin
- Inseguridad por Orden Publico
- Falta de mantenimiento de vehculos
- Mal estado de vas
- Acceso a zonas rojas del pas
- Grupos armados en la zona de estudio
Perdida dinero
- Amenaza a la integridad fsica

- Fracaso de la salida
- Interrupcin de las actividades
de monitoreo
- Perdida o lesin del Recurso
Humano
- Retrasos en salidas muestreos
- Prdida de muestras
- Prdida de informacin nueva
- Amenaza a la integridad fsica
- Fracaso de la salida
- Desmoralizacin del grupo
- Posible cancelacin del
proyecto
- Consecuencias econmicas
- Perdida de credibilidad ante la

Fuertes implicaciones sociales de los proyectos para
sociedad
ser ejecutados
- Fracaso de proyectos
74
Alto
Contratacin de un experto jurdico que

elabore la composicin legal y jurdica del
Invemar basado en las leyes y normas
vigentes
- Adquisicin de equipos de comunicacin

(radios, telfonos)
- Mantenimiento regular de equipos y
vehculos
- Mantenimiento preventivo de vehculos
(carros, lanchas, buque)
- Contacto con autoridades competentes
- vas alternas
- Informacin permanente del estado del orden
publico de las zona de trabajo
- Presencia del Estado
- Escolta para los investigadores
- Reconocimiento de la dificultad del trabajo
social
- Delimitacin de las funciones
SRAI
CSC
VAR
BEM
CSC
GEZ
GEO
Ambientales
Polticos
75
Cambio de
operacin del
Ministerio de
Ambiente
- No hay polticas de estado que propendan por La

investigacin bsica
- Polvillo de carbn en los equipos y diferentes

espacios de trabajo
- Contaminacin y Deterioro del material biolgico
almacenado en el MHNMC
- la ubicacin al lado de Carbosan es inapropiada
- Falta de espacio
- Polvillo de carbn
Vecindad con
- Difcil acceso al Instituto por encontrarse dentro de
patios de Sociedad
un puerto
Portuaria
- no existe la infraestructura adecuada para el
numero de personas que laboran y/o nuevo personal
Consultoras
Manejo inadecuado
Destinacin no apropiada de los desechos slidos y
de Desechos
lquidos del Invemar
slidos y lquidos
No cumplimiento
de procedimiento Diferentes dependencias hacen consultora sin
establecido para la reglamentarse y sin control
consultora
Competencia
Mala competencia en el campo de la consultora
desleal externa
Incumplimiento de
estndares de
Calidad
- Disminucin recursos
(Econmicos - Humanos)
- Falta de competitividad a nivel
internacional
- Disminucin de personal
- Incumplimiento de metas
institucionales
- Prdida de tiempo en limpieza
cada da
- Dao a equipos con
anterioridad de ser vida til
- Devaluacin del patrimonio
biolgico almacenado
- Retraso en tareas
- Disminucin de la seguridad
personal
- Daos de equipos por goteras
- Baja productividad laboral
- Malestar Institucional
- Mantenimiento constante a
equipos y en personas cardio
respiratorias
Alto
- Fortalecimiento de las polticas, conclusin

del rea en los programas de planeacin
nacional
- Buscar fuentes de inversin externas
- Venta de servicios
- Diversificar las reas de desempeo
- Proceso de limpieza continuado por parte del
personal respectivo para equipos (PC) y
espacios de trabajo
- Aislamiento total del material dE las fuentes
dE carbn
- Mudar la coleccin
- Mejoras en infraestructura
- Ampliar la planta fsica del Instituto
- Nuevas instalaciones de trabajo
BEM
VAR
BEM
SRAI
CAM
VAR
GEZ
Alto
- Contaminacin ambiental
- Foco de enfermedades
Alto
Implementacin de un sistema de Ecopac
SRAI
- Diferente calidad e
informacin
- Perdida dinero
Alto
- Reglamentar la consultara y centralizar

control
CSC
- Perdida contratos y clientes
Alto
Alto
75
CAM
Mantenimiento de estndar de calidad
DG
76
Planeacin
El tipo de trabajo que se realiza en el programa que

Incumplimiento de conlleva a la realizacin de labores por fuera del
las actividades
horario laboral
programadas por Generalizacin de lo urgente
falta de Planeacin Improvisacin
y organizacin
Falta de toma de decisiones
Planeacin ineficiente (Contratos y Tiquetes)
Atencin de
actividades no
programadas que
son de nuestra
Extemporaneidad en la prestacin de un servicio
competencia y que
provienen de
actores externos
- Bajo rendimiento de personal

para realizar las actividades del
da siguiente
- Abandono de la actividad por
agotamiento
Comunicacin
Poca diversificacin
Produccin de proyectos de baja calidad y poco xito
en la formulacin
- Deterioro imagen Institucional
financiero
de proyectos
Bajo flujo de
informacin
No innovacion en
las estrategias de
divulgacin
- No existe una efectiva coordinacin

interprogramtica en la ejecucin de los proyectos de
investigacin
- La informacin requerida de cada programa de
investig., un apoyo o tarea interprogramatica no fluye
adecuadamente y no se asume la responsabilidad
como de cada programa sino de GEZ quien
coordina, y no es prioridad para cada implicado en la
tarea
- Incumplimiento en plazos y
baja calidad de los resultados
- Retraso en la entrega de
resultados
- Recarga de trabajo para
miembros de GEZ
- Malestar interprogramtico
- No reconocimiento de la labor
No existe capacidad de divulgacin de los resultados del Instituto a nivel nacional e
institucionales
internacional
- Falta de credibilidad
76
CAM
SRAI
Alto
Alto
Planeacin de los solicitantes para respetar

programacin
SRAI
Alto
- Formulacin de polticas de largo plazo y

presencia del Instituto en el gobierno Central
para mitigar los cambios en polticas del
MAVDT y de Ciencia
- Educacin e inversin en tecnologas nuevas
GEZ
GEZ
GEZ
- Incumplimiento de un Plan de
Accin por trabajar en lo
urgente
- Errores en el documento con
repercusiones econmicas,
legales y en el objeto a adquirir
- Gasto de recursos
- Fallas en el servicio
- Establecer un transporte interno que tenga

horario despus de 5 pm con conocimiento de
CTHDO y CSG
- No cortar la comunicacin telefnica despus
de las 7 pm
- Crear un reglamento general para el personal
que trabaja despus de 5 pm
- Planeacin a tiempo de actividades
- Mejoramiento y respeto de la Planeacin
- Toma de decisiones oportunas y concretas
- Procedimientos claros
Alto
- Llevar un verdadero seguimiento de los

compromisos y responsabilidades de los
programas involucrados en los proyectos de
investigacin
- Seguimiento y control fuerte de SCI en
responsables que asuman otros programas
con GEZ
- Actas de compromiso con detalle de
compromisos y tiempos, entre GEZ y cada
programa
- Formular conjuntamente proyectos desde el
principio generando mayor propiedad
Alto
Estructuracin de una oficina de divulgacin

con personal con la capacitacin especfica en
el tema
Comunicacin
77
Ineficiente manejo
del archivo y la
correspondencia
Las herramientas de trabajo son viejas y presentan

constantes fallas
Falta de un equipo para realizar de forma eficiente un
proceso
Prdida de la Informacin
Falta un eficiente programa de mantenimiento y
reposicin de equipos obsoletos, daados o en
avanzado estado de deterioro
Logstica
Procesos y Procedimientos
Poca unificacin de
Mala imagen por no tener carta de presentacin del
la imagen
Instituto actualizado
institucional
- Interpretacin personalizada de cmo se deben

hacer las cosas
Desconocimiento - Se suministra reiteradamente la misma informacin
- Demoras en la adquisicin de materiales y equipos
de los
(Retraso en compras)
procedimientos,
- Lentitud en los procesos
informacin de
procesos - Falta de - El personal misional desconoce algunos
claridad y agilidad procedimientos administrativos
- Se suprimen o adicionan pasos a los procesos
en procesos
- Incumplimiento de los objetivos de los diferentes
administrativos
proyectos
- Procesos largos e inoportunos, ineficientes.
Inadecuada
infraestructura
fsica
- La edificacin esta deteriorada y requiere mucha

inversin para mantenimiento
- Las condiciones de infraestructura no son
adecuadas para llevar a cabo las diferentes
actividades
- El espacio actual no soporta a todo el personal
- Goteras
- Falta de luz
Deficiencia en los Condiciones inapropiadas para el buen

recursos logsticos funcionamiento de los equipos
- El proceso se realiza a
medias
- Retraso de la Informacin y
trabajo
- Perdida de Informacin
- Retraso en la ejecucin de las
labores
- Sobrecarga de trabajo en las
reas de servicio
Desinformacin hacia el
exterior
- Errores que cuestan $$$ y

hechos cumplidos
- Informacin no confiable
- Procesos mal hechos
- Retraso en la obtencin del
producto
- Recarga laboral y prdida de
tiempo
- Falta de disponibilidad a
tiempo de los materiales
- Pago excesivo en algunos
elementos
- La compra se hace
tardamente
Alto
Contar con los equipos necesarios

Reemplazo del equipo
Actualizacin de equipos de computo y
herramientas de trabajo (telfono, etc.)
- Disear y ejecutar un eficiente plan de
mantenimiento y reposicin de equipos
CAM
SRAI
Alto
- Sacar DVD que sea Interactivo

- Pagina web bilinge
- Actualizar anualmente el portafolio de
servicios
DID
Alto
- Divulgar procesos en la Induccin

- Informar al personal sobre los procesos
- Revisin y anlisis de los procesos
- Divulgacin y sensibilizacin de procesos
- Simplificacin de trmites
- Agilidad en los procesos
- Involucrar al usuario en el proceso
- Organizacin de los materiales con sus
catlogos y proveedores
- Procesos que se ajusten a necesidades
particulares y aprovechar las ofertas de
mercado
- Aclaracin de los diferentes pasos de un
procedimiento tomando en cuenta los tiempos
de cada uno
SRAI
GEZ
BEM
VAR
BEM
SRAI
CAM
VAR
GEZ
GEZ
- Hacinamiento
- Afeccin de salud
- La red de sistemas no es
eficiente
- Deterioro de Equipos
- Dficit en la calidad analtica
- Contaminacin cruzada
- Bajo rendimiento del personal
- Riesgos de accidente
- Imposibilidad de recibir nuevo
personal
Alto
- Traslado de Invemar o Carbosan

- Invertir recursos en adecuacin
instalaciones, redes, baos
- Plan de contingencia para mantener
infraestructura, reposicin de activos
- Invertir en soluciones a largo plazo
- Prdida de informacin
- Prdida de capital
- Incumplimiento en plazos
Alto
- Efectivos mecanismos para proteccin de

equipos y redes elctricas (nueva UPS,
Backup)
77
Sistemas de informacin
Recursos Humanos
78
Poco desarrollo de No existe una poltica clara de reescalafonamiento y

incentivos laborales otros incentivos
Malestar institucional
Alto
Definicin e implementacin de una poltica

clara de incentivos
GEZ
Falta de
apropiacin de la
No existe una verdadera apropiacin de los valores
cultura institucional
institucionales
(valores, principios,
misin, visin)
- Falta de motivacin para

participar en las actividades
Institucionales
Alto
- Reevaluacin de mecanismos de
implementacin de la cultura institucional
- Implementar mecanismos eficaces para
motivar la cultura organizacional
GEZ
Alta rotacin del

personal
- Atraso en procedimientos
Alto
- Mejorar el proceso de seleccin de personal
DG
Perdida de capital Personas que se capacitan en Invemar o que el

humano capacitado Invemar apoya su capacitacin y se van con la
en Invemar
experiencia adquirida
Cambios constantes de trabajadores
- Atraso en procedimientos
Alto
- Mejorar incentivos
DG
Manejo inadecuado
Uso inadecuado de los sistemas y de la
de software y
infraestructura
hardware
Falta de rendimiento y
disponibilidad
Alto
Adquirir licencias para hacer control sobre el

Hardware y el Software
SRAI
Falta de respuesta
oportuna ante
Los requerimientos muchas veces no son
solicitudes y
respondidos
requerimientos
- Prdida de tiempo
- Daos permanentes
Alto
Seguimiento a los requerimientos
GEZ
Alto
Alto
- Creacin de un comit de biblioteca que

tome decisiones cumplimiento con el dinero
- Actualizar Base de datos
- Inversin en adquisicin y actualizacin de la
Biblioteca
DID
CSC
CSC
GEZ
BEM
Manejo inadecuado
de los sistemas de
informacion (base
de datos, base
cartografica,
registros de la
biblioteca,
metadatos, etc)
Perdida de la informacion de base de datos, base

cartografica, registros de la biblioteca, metadatos,
etc.
No hay proteccin de propiedad intelectual
Desactualizacin
del Centro de
Documentacin
Desactualizacin de la informacin necesaria para

llevar a cabo la investigacin
Prdidas de
informacin Inseguridad lgica
(Prdida del
patrimonio
Institucional en
datos e informacin
digital)
Perdida del valor

agregado de la
informacin en las
bases de datos
- Eliminacin archivos, base de datos, informes,

presentaciones
- Posibles ataques a la red y a la informacin.
Prdida de esta
- Los datos e informacin generados por los
proyectos de investigacin no son acopiados segn
la norma y estndares de INVEMAR, y no llegan a
las bases de datos institucionales. Los investigadores
se quedan con su informacin
Falta de disponibilidad en los diferentes niveles:

cientfico institucional y publico general
- El Instituto no puede trabajar

actualizado
- Baja calidad
- Duplicacin investigaciones
DG
- Gasto econmico
- Costo informacin
- Atraso
- Prdida de La informacin
- Disponibilidad de los servicios
- Se pierden series histricas
- Desaprovechamiento de
datos
- Duplicidad de Inform.
- Se desperdicia recurso
econmico de investigacin
Alto
- Establecimiento de archivos institucionales y

centralizar datos. Protocolos
- Adoptar controles, normas de seguridad.
Implementando polticas, servidores de
seguridad y acceso
- Poltica de informacin implementada
- Fijar estndares y procedimientos de
obligatorio implementacin
- Paz y salvo para intangibles informacin
- Prdida de la informacin y
recursos
- No se aprovecha al mximo la
informacin
Alto
- Mantenimiento del SIBM

- Alimentacin constante de la informacin
- Servidor que permita guardar Backups
78
79
7. SEGUIMIENTO A MEJORAS
FECHA
FUENTE
ASPECTO/TEMA TRATADO
ACCIN (C/P/M)
RESPONSABLE
79
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
SI
CUMPLIDO
NO
OBSERVACIONES
80
8. FLUJOGRAMA AUDITORAS INTERNAS RIESGOS
No
1
FLUJO
Elaborar programa de
Auditoria
2
Elaborar Plan de
auditorias
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Elaborar programa de auditora por riesgos de forma tal que se

garantice la revisin completa de los mismos.
Coordinador del proceso de

Auditorias Internas
Previo a la realizacin de la auditoria, el Coordinador del proceso de

Auditorias, el auditor lder designado y los auditores deben realizar el
plan de auditora, indicando la fecha el lugar y la hora de la
realizacin de la entrevista con el auditado.

Auditorias Internas
Auditor lder
Auditor
Auditor lder
Elaborar lista de
verificacin
Preparacin la lista de verificacin de la auditoria de acuerdo con el

alcance de la auditoria.
4
Revisar Lista de
Verificacin
Revisar la lista de verificacin con el Coordinador del proceso de

Auditoras Internas con el fin de asegurar que esta sea completa y en
caso de ser necesario realizar los ajustes pertinentes.
Enviar plan de
auditoria
Enviar plan de auditora al dueo del proceso a auditar por lo menos

una semana antes de la fecha programada para la auditoria.
Auditor

Auditorias Internas
Auditor lder
Auditor lder
Revisar y firmar plan de auditora y remitir al auditor lder.
Trabajador responsable de
las estrategias y acciones
Realizar reunin de apertura en la que se ampla informacin sobre

el objetivo, alcance y mtodo a seguir para la auditoria.

Auditorias Internas
Avalar plan de
auditoria
7
Realizar Reunin de
Apertura
Auditor lder
8
Recolectar la
documentacin
Recolectar las evidencias de la auditoria teniendo en cuenta entre

otros:
La existencia de documentacin adecuada
La implementacin efectiva de las estrategias
Documentacin de los resultados (Indicadores)
Oportunidad de mejora
Auditor
Auditor lder
Auditor
Auditor lder
Entrevista de
auditoria
Analizar la evidencia a travs del proceso de entrevista al personal

auditado asegurando con el fin de verificar la implementacin, de las
estrategias.
80
Auditor
81
No
10
FLUJO
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Auditor Lder
Definir las
Observaciones y No
Conformidades
11
Realizar reunin de
cierre
12
Definir los hallazgos de auditoria

Auditor
Presentar los resultados de la auditoria indicando los hallazgos,

Conclusiones y las solicitudes de acciones correctivas.
Auditor
Preparar el informe de auditora especificando las observaciones

Auditorias Internas
Auditor Lider
Auditor
Presentar, explicar y entregar el informe a los responsables del

proceso y/o auditados, indicando las No Conformidades y
Observaciones.
Auditor Lder
Preparar informe
de Auditoria
13
Presentar y entregar
Informe de Auditoria
14
Realizar seguimiento a
las No Conformidades
Auditor Lder
Realizar seguimiento a las no conformidades, observaciones y a las

acciones emprendidas.

Auditorias Internas
Auditor Lder
Auditor
15
Archivar los documentos resultantes del proceso de auditora interna
Archivar
documentos
81

Auditorias Internas

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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL

GESTIN DE RIESGOS PARA PROYECTOS DE INVESTIGACIN EN EL

DINORA STELLA OTERO POLO

PROYECTO FINAL DE GRADUACIN PRESENTADO COMO REQUISITO

San Jos, Costa Rica

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL

Este Proyecto Final de Graduacin fue aprobado por la Universidad como

MARIO LOPEZ SOTO

FAUSTO FERNANDEZ MARTINEZ

JUAN CARLOS NAVARRO CHEVEZ

DINORA STELLA OTERO POLO

A mis hijos Camilo y Sofa que son el motor de mi vida y

1.1. Objetivo general

Planificacin de la gestin de riesgos del INVEMAR

4.1. Resultados obtenidos de la planificacin de la gestin

Cuadro 2. Valores de frecuencia INVEMAR

Cuadro 3. Valores de impacto INVEMAR

Cuadro 4. Matriz de evaluacin de riesgos INVEMAR

Cuadro 5. Estructura del Desglose del Riesgo (RBS)

Cuadro 6. Valores de probabilidad manejo de riesgos de proyectos

Cuadro 7. Escalas de impacto del riesgo sobre los principales

Cuadro 8. Matriz de probabilidad e impacto

Cuadro 9. Formato identificacin de riesgos

Cuadro 10. Anlisis cualitativo

Cuadro 11. Formato planificacin respuesta a los riesgos

Cuadro 12. Riesgos tolerables

Cuadro 13. Riesgos moderados

Cuadro 14. Riesgos importantes

Cuadro 15. Riesgos inaceptables

Cuadro 16. Cuadro comparativo metodologas PMBOK-DAFP

Cuadro 17. Planeamiento de respuesta a los riesgos

Cuadro 18. Riesgos incorporados los indicadores de seguimiento

COSO. Internal Control Integrated Framework. Committee of Sponsoring

Es as que como resultado de este ejercicio de gestin de riesgos de los

El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vnculo

La direccin moderna concibi una disciplina denominada Administracin de

La Administracin de proyectos que no ha sido ajena a este proceso, ha

proyecto y con ello permitir el logro de los objetivos, presupuesto y alcance

El Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras INVEMAR presenta y

Este Instituto tiene 12 aos de experiencia

vinculado al Ministerio de Ambiente, pero an no ha incorporado la gestin de

INVEMAR cuenta con una gua de gestin de riesgos operativos y

Esta situacin ha facilitado que tanto los

recursos y actividades destinadas a los proyectos en varias oportunidades se

Es as que a travs de este proyecto final de grado (PFG) se pretende brindar

Por otro lado se pretende crear

conciencia entre los investigadores sobre la importancia de incluir dentro de

proyectos, y adems se contar con informacin del personal del rea de

Los objetivos planteados para el presente PFG se sintetizan en:

1.2 Objetivos especficos:

Para alcanzar los objetivos anteriormente expuestos se har uso de la

El INVEMAR es un instituto cuya misin se resumira en la realizacin de

Respecto a este ltimo aspecto es necesario mencionar que el

espectro de su jurisdiccin abarca 980.000 km2 (Vides y Sierra 2003), es decir

Para el completo desarrollo de las actividades que tan amplia responsabilidad

A su vez estos programas se

encuentran dirigidos en cabeza del Subdirector de Coordinacin de

grupos: Financiera y de Gestin, Talento Humano, Contratos, Sistemas y

La experiencia en el desarrollo de proyectos se remonta a 14 aos, desde 1993

El INVEMAR para el ptimo desarrollo de su misin a travs de la ejecucin de

Es precisamente dentro de esta realidad que se desarrollar el PFG haciendo

Desde la perspectiva del control, el modelo COSO interpreta que la eficiencia

minimizados o se estn reduciendo y por lo tanto, que los objetivos de la

La administracin de riesgos es reconocida como una parte integral de las