MODELE DE FICHE DE POSTE

INTITULE DU POSTE : AGENT POLYVALENT DES SERVICES ADMINISTRATIFS

OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE :

Missions administratives varies : secrtariat comptabilit suivi de dossiers
Accueil physique et tlphonique du public

DESCRIPTION DU POSTE :

Affectation/service : service administratif

Catgorie : C
Cadre demplois : adjoint administratif
Temps de travail :

Identit de lagent :
Nom prnoms :
Date de naissance
Anne daffectation dans la FPT :
Date daffectation dans le grade :
Date daffectation sur le poste :
Niveau dtudes de lagent occupant le poste :

MISSIONS GENERALES DU POSTE :

Accueil physique et tlphonique des usagers et correspondants des services, gestion du
standard.
Rception, traitement et diffusion de linformation
Ralisation de divers travaux de bureautique
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Excution et suivi des procdures et dcisions administratives
.

I- Activits et tches relatives au poste

Quelques exemples de tches
y Gestion du standard : rception des appels, prise de messages, orientation du public et des
appels vers les diffrents services, primo renseignements
y Rception, traitement et diffusion de linformation : enregistrement du courrier dpart/arriv,
transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de linformation en gnral
y Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers,
tableaux, compte-rendus, procs-verbaux, rapports,) tri, classement, archivage, numrisation,
suivi des plannings et agendas, prparation des documents des sances du Conseil municipal,
y Suivi et mise en forme des dossiers administratifs (urbanisme, funraire, tat civil, comptabilit,
finances, ressources humaines, etc) dtailler les tches par domaine
y Excution et suivi des procdures et dcisions administratives (budgtaire et comptable) suivi des
dlibrations, conventions, arrts
y Ressources humaines : suivi des dossiers de carrire des agents (prciser quel type de suivi ?)
y Gestionnaire : suivi des stocks de matriels et fournitures courantes, rapprovisionnement,
contact avec les fournisseurs,
y Assurance : suivi et gestion des contrats dassurance.
y Assistance la mise en uvre et suivi des lections.

II- Conditions de travail

Dplacements :
Astreintes :
Permanences :
Travail seul ou en quipe.
Horaires fixes imposs (plages horaire douverture au public), astreintes ventuelles (ex :
mariage, crmonies diverses)
L'activit peut s'exercer en prsence des usagers (espaces publics ...) ou en dehors des
heures douverture de l'tablissement concern.
Moyens ncessaires
Ordinateur et imprimante
Photocopieur, scanner et fax
Internet et messagerie lectronique
Tlphone
Logiciels bureautiques et autres
Vhicule de service

III Positionnement du poste Place de lagent dans la structure

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :
SUPERIEUR DIRECT : secrtaire de mairie, directeur gnral, le Maire, etc
AUTRES SUPERIEURS :
RESEAU RELATIONNEL:
Composition de lquipe
Correspondants internes et externes, rguliers et occasionnels
Les usagers du service
Circuit des informations
IV comptences requises
SAVOIR :
Connaissance de lenvironnement institutionnel, des collectivits territoriales et de la fonction
publique territoriale.
Connaissance de base/gnrale/experte : lister les domaines (urbanisme, budget, comptabilit,
Etat civil, statut des agents, marchs publics, )
Matrise de lexpression crite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire
professionnel)
Matrise des outils informatiques et bureautiques
Matrise des techniques de recherches documentaires
SAVOIR-FAIRE / SAVOIR-ETRE :
Savoir travailler en quipe
Savoir sorganiser et grer les priorits
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Savoir prendre des notes
Savoir sadapter diffrents interlocuteurs
Accueillir le public avec amabilit
Grer les situations de stress
Respecter la confidentialit
Savoir grer et suivre une procdure, tre mthodique
FORMATIONS ET DIPLOMES REQUIS :
Exemple : Niveau bac, CAP BEP comptabilit-secrtariat,
AUTRES :
Permis B ?
V Contraintes et risques particuliers associs au poste
Lister les risques et contraintes particulires.
Travail sur cran quotidien
Agressivit du public
Lister les gestes et postures spcifiques lis au poste
Travail assis quotidien
VI Evolution prvisionnelle du poste
Perspective de carrire pour lagent sur le poste
VII Notification de la fiche de poste
La notification confre une valeur formelle la fiche de poste, elle doit tre mise jour
rgulirement, et notamment au cours de lentretien annuel.