ANLISIS Y DISEO DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
TEMA: UJCM MAYO 2015

Concepto.
Alcance de la Tcnica.
Ventajas de su utilizacin.
Aplicacin de la Tcnica.
Sistemas de graficacin de cursogramas.
Caractersticas.
Ventajas y limitaciones de los sistemas de
graficacin ms usuales.
Tendencias modernas para la mejora de procesos.
Metodologa de anlisis.
Manual de procedimeintos.
Elaboracin y presentacin.
1

INTRODUCCION
Dos conceptos de organizacin:
Organizacin como funcin o proceso.
Organizacin como el resultado de esa funcin o
proceso:
Organizacin como estructura formal.

Organizacin como estructura y sistemas administrativos.

Organizacin como estructura y sistemas adminitrativos.

Organizacin Formal: Estructura y Sistemas Administrativos

Sistema
Administrativo:
Conjunto
ordenado
de
procedimientos relacionados entre s que sirven de base para el
cumplimiento de una funcin o actividad, acompaados con
frecuencia de polticas.
2

CONCEPTO
Procedimiento: es una sucesin cronolgica
y secuencial de operaciones. Mediante
procedimientos se cumplen las tareas que se
llevan a cabo en una organizacin.
Procedimiento: que es un conjunto de
operaciones generalmente secuencialmente
vinculadas y su mtodo o forma de ejecucin.
Procedimiento: que es un conjunto de
operaciones relacionadas entre s y
ejecutadas en base a determinado mtodo. 3

Estructura y
Procedimientos
Estructura y procedimientos administrativos son elementos
estrechamente interrelacionados.
Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mnimos
a partir de los cuales se integran tanto el aspecto
estructural de la organizacin (funciones y relaciones) como el
aspecto operativos (sistemas administrativos).
Los procedimientos administrativos transitan, a travs de
las estructuras. Por eso cualquier modificacin en los
aspectos estructurales puede aparejar cambios en los
procedimientos y viceversa.
4

Estructura y
Procedimientos
Un conjunto de procedimientos afines conforman
una actividad y actividades afines constituyen
una funcin.
Un grupo de funciones afines y la gente
involucrada en su cumplimiento conforman un
rgano.
Los rganos y sus relaciones formales
constituyen la estructura formal. Las estructura
junto con los sistemas administrativos componen la
5
organizacin formal.

ALCANCE DE LA TCNICA y
VENTAJAS
Alcance:
En el campo de los procedimientos, el alcance de O y M es
muy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones
giles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una
eficaz delegacin, lograr unificacin.

Ventajas:

maximizacin de la eficiencia de los circuitos

administrativos, para una buena toma de decisiones.

sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad,

comunicaciones giles y precisas de los sistemas de
6
informacin..

APLICACIN DE LA
TCNICA
Descripcin de Procedimientos:
Forma narrativa.
Diagrama de Procedimientos.

Forma Narrativa, fallas:

Lectura extensa: complica interpretacin,
Relacin entre la informacin: dificil visin del
procedimiento en su conjunto,
Narracin subjetiva: dificulta ver omisin de
informacin,
Distintas interpretaciones,
Complica elaboracin sotware.
7

APLICACIN DE LA
TCNICA
Diagrama de Procedimientos: Cursograma,
flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.
Definicin: es la representacin grfica de
los procesos y procedimientos de trabajo.
Pueden aplicarse para procedimientos
industriales
y
administrativos.
Los
procedimientos administrativos procesan
informacin, representada en documentos o
soportes
de
informacin.8

APLICACIN DE LA
TCNICA
Ventajas
del
Procedimientos:

Diagrama

de

Aplica a cada actividad administrativa un

nombre el cual se repetir: elimina
ambigedad,
Facilita apreciacin en conjunto del
procedimiento,
Evita diferencias de interpretacin.
9

APLICACIN DE LA
TCNICA
Utilidad del Diagrama de Procedimientos:
Relevar informacin o sistematizar informacin
relevada actual o vigente,
Analizar un procedimiento y detectar problemas,
Disear propuestas de cambio propuesto,
Comparar realidades administrativas en diferentes
momentos histricos.
10

SISTEMAS DE GRAFICACIN
DE CURSOGRAMAS
No existe universalidad de criterios
respecto a los sistemas de graficacin y
existe gran diversidad de lenguajes.
Todos los sistemas tienen: smbolos y un
conjunto de reglas. El smbolo es el
elemento o figura que sirve para representar
los
hechos
que
suceden
en
los
procedimientos.
11

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME

Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de

Ingenieros Mecnicos, para procedimientos de tipo
industrial.

Cinco operaciones:

Operacin
Transporte o traslado
Inspeccin o control
Demora o espera
Almacenamiento o archivo.
12

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Ventajas:
Nocin clara y precisa de la sucesin de etapas,
Frecuencia relativa de cada operacin,
Cantidad de pasos del trmite,
Demoras,
Cantidad de traslados,
Oportunidad de controles.

Desventajas:
No muestra los documentos utilizados
No muestra los puestos de trabajo donde se
realizan las operaciones.

13

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Smbolos
OPERACIN
Simboliza toda accin de creacin, cambio o adicin
de algn elemento en el proceso
TRANSPORTE o TRASLADO
Simboliza el movimiento de un punto a otro.
CONTROL o INSPECCIN
Simboliza el cotejo o la verificacin contra un criterio
determinado
DEMORA o ESPERA
Simboliza las detenciones transitorias del proceso
durante las cuales no se realiza operacin alguna.

ARCHIVO o ALMACENAMIENTO
Simboliza el archivo de portadores de informacin o el
almacenamiento de objetos.

14

15

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Reglas de diagramacin:
Presenta cinco columnas, una para cada operacin. Los
cdigos se relacionan mediante lneas.
Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si
desviaciones.
Describir cada paso: breve en columna descripcin.
Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.

Seleccionar el smbolo: se relacionan entre s a travs de

lneas rectas.
Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles,
demoras y archivos, y tambin tiempos y distancias
16
establecidas.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

La American Standard Asociation (ASA), smbolos estandar

para la descripcin y anlisis de problemas de procesamiento
de informacin.

Resalta la importancia de la informacin dentro de los

procesos administrativos.

Con la informacin se pueden hacer cinco operaciones:

Registrar: anotar un dato en un portador de informacin;

Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;

Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o

no;

Computar: obtener un nuevo conocimiento;

Archivar: guardar informacin para recuperarla en otro

17
momento.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Smbolos
REGISTRACIN
Grabacin de informacin en un portador
COMUNICACIN
Indica la direccin del flujo de operaciones, tanto transferencia

del portador como la ligazn de dos operaciones consecutivas

Transferencia de informacin sin portador (verbal, personal o telefnica)

CONTROL
Seleccin de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir

COMPUTO
Obtencin de un nuevo conocimiento a partir de informacin conocida

ARCHIVO
Acumulacin centralizada de datos, ordenados de acuerdo a
18
determinado criterio de clasificacin.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Smbolos referidos a los portadores de informacin
FORMULARIO
Todo portador de informacin sea en papel o cartulina.
Donde se registran datos en forma manual, mecnica o
elctrica.

LISTADO o INFORME
Listados producto del procesamiento electrnico de datos y
los informes producto de elaboraciones humanas.
PROCESO PREDEFINIDO
Se realizan operaciones cuya secuencia se defini anteriormente.
(

CONECTOR "DENTRO DE HOJA"

Interrupcin de la secuencia de operaciones y continuacin en

la misma hoja.
CONECTOR "FUERA DE HOJA"
Interrupcin de la secuencia de operaciones y continuacin 19
en
otra hoja.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, ponindose
en el encabezamiento nombre de unidad o puesto.
Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.
No se representan hechos fsicos, sino operaciones con la
informacin.
El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a
derecha y de arriba hacia abajo. No lneas quebradas ni
diagonales.
20

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:
Cuando se cruzan dos lneas de comunicacin, una de ellas debe
formar un codo.
1

Las operaciones deben numerarse con nmeros dentro de crculos

graficados a la izquierda y arriba del smbolo que indica la operacin.
Lneas de comunicacin parten del punto medio del lado inferior
del smbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior
del smbolo siguiente.

Nombre,
apellido
domicilio

Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro

del smbolo de registracin, los datos que se registran.
Si el texto supera el espacio del smbolo, se completar debajo del
smbolo dentro de un ngulo abierto al efecto. Igual en comunicacin
sin portador.
21

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:
Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte
de los datos de un formulario "TODO menos..."

TODO

F 32/0/1
F 23
RECIBO

Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez,
luego se indica sobre la lnea de comunicacin, el cdigo del formulario
y las copias que circulan por la lnea del flujo.
Dentro del smbolo del formulario debe anotarse su cdigo en el
ngulo superior izquierdo y el nombre en el centro.
Cantidad de copias de un formulario en rectngulos numerados en la
parte inferior del smbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....

01

Si se desconoce la cantidad de copias (n).

0: CAJA Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.
22
1: CONTADURA

01

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:
Destruccin de un formulario.

Cul es el monto?

Dentro del smbolo de control se pone la pregunta que determina

la seleccin.
Cuando de un control ms de dos opciones.

Precio Total
Precio unitario x
cantidad

Rutina 3
Deudores

alfabtico

Dentro del smbolo de cmputo se indica la operacin.

Proceso predefinido, se pone la denominacin y si es
necesario los pasos comprendidos.
Dentro del smbolo de archivo se anota la denominacin
A la derecha, inferior del smbolo criterio de clasificacin.23

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM

El

Instituto

Argentino

de

Racionalizacin

de

Materiales (IRAM) desarroll normas que regulan la

representacin

grfica

de

los

procedimientos

administrativos

24

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM
Smbolos
OPERACIN
Toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de
informacin o decisin. (cuando no se puede utilizar otro).
CONTROL
Verificacin: cotejo entre comprobantes o registros, constatacin,
comprobacin, control de clculos, de integridad de datos, etc.
DEMORA
Detencin transitoria del procedimiento en espera de un
acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.
ARCHIVO TRANSITORIO
Almacenamiento sistemtico en forma temporaria, de elementos
de portadores informacin (formulario y archivos magnticos).
Debe existir un criterio de ordenamiento.
ARCHIVO DEFINITIVO
Almacenamiento sistemtico en forma permanente de elementos
portadores de informacin.
DESTRUCCIN
Eliminacin de la informacin, ya sea que se destruya o no 25
el elemento portador de la misma.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM
Smbolos

ALTERNATIVA
Frente a una consulta, pueden originarse
distintos cursos de accin.
FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIN
Elemento portador de informacin que se traslada a trves
de las reas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas,
soporte magnticos (diskettes, CD,etc).
PROCESO NO REPRESENTADO
Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa
representar.
TRASLADO
Desplazamiento fsico del elemento portador de informacin.
La flecha indica el sentido de la circulacin.
TOMA DE INFORMACIN
Desplazamiento de la informacin, sin desplazamiento fsico de los
elementos que intervienen en el procedimiento.

La "toma de informacin" significa la incorporacin de datos al

procedimiento que se extraen de archivos o listados.
CONECTOR
Nexo entre procedimientos o procesos.

26

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM
Reglas de diagramacin:
Orientacin del diseo: sentido descendente y de izquierda a
derecha.
Ubicacin de los smbolos: multicolumnar, cada columna una
unidad funcional.
Traslado de Informacin o comunicaciones: lneas rectas
continuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de
lneas puentes. Entrada de lneas por parte superior o lateral
del smbolo, salida por parte inferior o lateral.
Ubicacin de los smbolos: posicin inicial, media o final.
Generacin de informacin impresa: emisin de documentos
e informes: smbolo operacin a continuacin de smbolo de
formulario.
27
Etc.

Metodologa de Anlisis
Descomposicin en partes para conocer el objeto, la razn,
el/los responsables, el lugar y el tiempo y los mtodos
utilizados.
Preguntas:
Referidas al objeto: qu se hace?, es necesario?, por qu
se hace?, qu sucedera si no se hace?, ...

Referidas al responsables de ejecucin: quin lo hace?,

por qu lo hace?, tiene la capacitacin y experiencia
adecuadas?,....

Referidas al lugar: dnde se hace?, por qu se hace en ese

lugar?,....

Referidas al tiempo: cundo se hace?, por qu se hace en

ese momento?, es correcto el orden en que se efecta?,...

Referidas al mtodo: cmo se hace?, por qu se hace de

esa manera?,....

28

Metodologa de Anlisis
Ese sistema de preguntas permite describir
el procedimiento, realizar su diagnstico y
ver las posibilidades de mejorarlo.
Alternativas del anlisis:
Eliminar el trabajo innecesario
Combinar o reordenar operaciones
Simplificar las operaciones.
29

Metodologa de Anlisis
Algunas deficiencias:
Nmero excesivo de etapas,
desandar lo andado,

falta de unificacin,
demasiado movimiento de personas,
exceso de registros para fines de referencia o
anotacin,
elevada cantidad de documentos.
Dovey
30

Manual de Procedimientos

Se establecen y describen en detalle las operaciones que se

deben ejecutar en forma cronolgica y secuencial para realizar
una tarea.
Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones,
los rganos y puestos que intervienen y los portadores de
informacin que se utilizan.
Ventajas:
normatizan y estandarizan la ejecucin,
facilitan la toma de decisiones programadas,
capacitan al nuevo personal,
elementos de consulta en caso de duda,
jefes no participan en decisiones programadas.
Desventajas:
enlentecen el trabajo,
difcil mantenimiento actualizado,
pueden limitar la iniciativa del personal.
Recomendable. Tamao, rotacin del personal.
31

Manual de Procedimientos
El manual debe contener una relacin ordenada y
sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por
sistemas, procedimientos principales y procedimientos
accesorios.

Contenido:
IDENTIFICACIN: nombre del rgano, nombre del
procedimiento, nmero y/o cdigo del procedimiento,
fecha de elaboracin, fecha de vigencia.
OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qu se
desarrolla.
TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las
operaciones en orden cronolgico, en qu consiste cada
operacin, y quien debe ejecutarla, cmo, cuando y
dnde.
PORTADORES DE INFORMACIN: dibujo de un
ejemplar del portador y las instrucciones del mtodo de
32
llenado.
CURSOGRAMA.

Tendencias modernas para la

mejora de procesos
Los manuales en el marco de los procesos de
mejoramiento administrativo:
Los manuales son un instrumento de anlisis y
tambin el producto final de un trabajo de
mejoramiento administrativo.
No han perdido vigencia como instrumento, pero su
forma evolucion hacia medios informticos,
permitiendo actualizacin permanente, y consultas
interactivas del usuario.
La tcnica (procedimientos) ha sido recogida por otros
procesos de mejoramiento administrativo como: la
Mejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la
33
Reingeniera.

Tendencia modernas para la mejora de procesos

Procesos

CONCEPTO
1. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas
o que interactan, las cuales transforman entradas
en salidas (ISO 9000:2000).
2. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactan, que tienen el propsito de agregar
valor a los inputs (elementos de entrada),
transformndolos en un grupo de outputs (elementos de
salida; resultados) valiosos para un cliente.
34

Tendencia modernas para la mejora de procesos

Procesos
Las organizaciones tradicionales se gestionan por
funciones
Las concepciones administrativas modernas indican
que la eficacia aumenta cuando se identifican los
procesos
Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la
adopcin del enfoque basado en procesos
35

ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO

9001:2000
Identificar los procesos
Determinar su secuencia e interaccin
Comprensin
requisitos

cumplimiento

de

Consideracin de procesos en trminos

de agregado de valor
Obtencin de resultados de desempeo y
eficacia
Mejora continua en base a mediciones
36
objetivas

CLASIFICACIN DE LOS
PROCESOS
Clasificacin
Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios,
principales: constituyen la razn de ser de la organizacin,
asociados a los objetivos estratgicos. Generan valor para el
cliente. Varan por tipo de industria.
Ej: Ventas, Produccin.

Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que

sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente
son los mismos para todas las empresas.
Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.
37

Orientacin a procesos
Gerencia General
Direccin

Gerencia
Produccin

Comercial

Adm. y Fin.

Proceso Comercial

Departamentos
Compras

Fabricacin

Ensamblado

Envasado

Calidad
Proceso

Ventas
de Produccin

Interior

Mking

Contabilidad

Finanzas

Montaje

Seccin

Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.

38

Mapa de Procesos
Diferencia entre proceso y procedimiento
Proceso: Qu se hace?

Procedimiento: Cmo se hace?

Proceso 1

Sub-proceso 1.1

Actividad 1.1.1
Tarea 1.1.1.1
Tarea 1.1.1.2
rea 1.1.1.n
Actividad 1.1.n
Sub-proceso 1.n
39

GESTIN POR PROCESOS

Toda la organizacin tiene identificados, clasificados e
interrelacionados, a travs de la red operativa, todos los
procesos que se ejecutan .
La alta direccin debe asegurar la eficacia y eficiencia de los
procesos centrales y de apoyo, as como de la red de procesos
para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus
clientes.

PERMITE
Optimizacin de los procesos
Simplificacin de los procesos
Mejora continua de los procesos

40

LA MEJORA CONTINUA DE
PROCESOS ES...
Un proceso sistemtico y continuo para
conseguir el mejor producto (bien o
servicio) en opinin de los clientes y con el
mnimo costo de recursos.

41

MEJORA CONTINUA DE PROCESOS

PAUTAS A SEGUIR:
1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE
Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el
fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y
proveedores del proceso. Identificar problemas
2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos
estndar de diagramacin que permitan emplear
un lenguaje comn y realizar comparaciones;
3. ANALIZAR EL PROCESO
4. MEJORAR EL PROCESO

42

DOCUMENTACIN DE LOS
PROCESOS
AYUDA A:
Identificar y comunicar las caractersticas de los
procesos.
Formar al personal.
Compartir conocimiento y experiencia.
Efectuar la medicin de los procesos.
Llevar a cabo auditoras.
Analizar, revisar y mejorar los procesos.
43

DIAGRAMA DE FLUJO
Es la herramienta que permite representar la operativa de la
empresa, observando la totalidad de las actividades del
proceso desde la ptica del cliente, con independencia de los
lmites funcionales y organizativos de las unidades que
intervienen en el mismo

PERMITE:

Ver un proceso o parte de l

Detectar cuellos de botella
Detectar ausencia o duplicacin de controles
Racionalizar la documentacin
Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor
Determinar la secuencia de los procesos de realizacin
Facilitar la elaboracin de la documentacin
Otros.
44

Ejemplos de Software de
Procedimientos y Procesos
WIZSPRO: es una herramienta de documentacin de
informacin empresarial en lnea, especialmente desarrollada
para disear y documentar procesos de negocios, en forma
lgica, estructurada, y secuencial.
Utilidades:
Graficacin automtica de procesos (Flow Charts).
Descripcin resumida de tareas y acceso a documentacin
ampliada.
Designacin de responsables de tareas y tiempos de
ejecucin.
Simulacin automtica de procesos.
Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.
http://www.wizspro.com/
45

EJEMPLOS DE SOFTWARE DE
PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS
MetoCube: Es un sistema de documentacin de
Procesos, que permite describir los mismos en un
formato , uniforme y fcilmente actualizable
Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso
base) dentro de otro proceso (proceso padre).
Ejemplo:
Proceso padre: Recursos Humanos
Subproceso: Seleccin de personal

http://www.nevant.com/en/metocube.php
46

PROCESO:
CONSISTE EN UN CONJUNTO DE
ACTIVIDADES O TAREAS
LGICAMENTE RELACIONADAS, QUE
EMPLEAN LOS INSUMOS DEL SISTEMA
PARA TRANSFORMARLOS EN UN
PRODUCTO UTILIZABLE POR LOS
CLIENTES.
47

TEORA DE SISTEMAS
PRODUCTO

INSUMOS

F
PROCESOS

ENTRADA

CONTEXTO SOCIAL
(Tecnologa-mercados-clientes)

SALIDA
48

CONSIDERACIONES PARA EL
MEJORAMIENTO:

Debe generar un cambio planificado de la

organizacin.
Debe considerar lo interno y lo contextual.
Debe estar centrado en el cliente. (interno y
externo)

49

CONSIDERACIONES PARA EL
MEJORAMIENTO:

Debe generar un cambio planificado de la

organizacin.
Debe considerar lo interno y lo contextual.
Debe estar centrado en el cliente. (interno y
externo)

50

HIPTESIS FUNCIONAL DEL

CAMBIO
El cambio organizacional mediante el
mejoramiento de sus procesos, requiere
de una gran cantidad de reflexin, un
plan bien concebido, un enfoque
complejo y un liderazgo constante.

51

HIPTESIS COTEXTUAL DEL CAMBIO

Las organizaciones no slo cambian por
el mejoramiento de sus procesos internos,
sino porque el avance tecnolgico, la
expansin de los mercados y las
expectativas de los clientes han dejado
desfasada su misin y visin social
(Renovacin).
52

METODOLOGA GENERAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Anlisis y reformulacin de la misin y visin.

Anlisis y revisin de los objetivos.
Seleccin de los procesos crticos.
Delimitacin de los procesos.
Evaluacin de los procesos.
Anlisis causal de los problemas detectados.
Plan de intervencin.
53

MISIN:
REPRESENTA LA ACCIN Y
LOS COMPONENTES QUE
LA CARACTERIZA PARA
ALCANZAR EL
PRODUCTO QUE MOTIVA
LA EXISTENCIA DEL
ACTOR SOCIAL

54

VISIN:
REPRESENTA LA
VISUALIZACIN DE LO
QUE SE QUIERE
ALCANZAR COMO
PRODUCTO UNA VEZ
LOGRADA LA MISIN.

55

1. ANLISIS DE LA MISIN (Test CEPA):

ELEMENTOS DEL
TEST
Clientes

(C)

Ejecutantes

(E)

Procesos

(P)

Alcances

(A)

EXPLICACIN

IDENTIFICACIN
DEL ASPECTO
Vctimas o
beneficiarios de la
organizacin

Actores sociales
Explicar las imprecisiones o
encargados de
incoherencias de los
ejecutar la accin
aspectos enunciados en la propuesta en la misin
misin e identificar los
aspectos faltantes en cada Accin propuesta en la
misin expresada con
categora.
un verbo
Dominio, inters o
cualidad de la accin
propuesta en la misin
56

MISION DE UNA EMPRESA CHOCOLATES

Somos una empresa familiar dedicada a la elaboracin y
comercializacin de chocolates y confituras, poseedora de una marca
reconocida de tradicin centenaria.
Desarrollamos nuestros productos con frmulas tradicionales e
insumos naturales de las ms alta calidad, ofreciendo los mismos una
imagen de status y distincin, que satisfacen las necesidades de
correspondencia social y deleite personal de nuestros clientes.
Contamos con un equipo humano identificado y comprometido con
la empresa, para los que buscamos su desarrollo y realizacin
personal.
57

1. ANLISIS DE LA MISIN (Test CEPA):

ELEMENTOS DEL
TEST
Clientes

Ejecutantes

Procesos

Alcances

EXPLICACIN

IDENTIFICACIN
DEL ASPECTO

(C)

Es un elemento que est

enunciado en la misin de
manera implicita al definir los
procesos.

(E)

En forma implicita se puede

deducir que se refiere a todo
el personal que labora en
dicha institucin.

Chocolates (nombre
empresa)

(P)

Quizs estos conceptos

pudieran ser enunciados de
manera ms ordenada o
categorizados en un verbo
ms complejo o general.

Seleccin de Insumos,
clasificacin de pedidos,
procesos de mejoras
produccin, etc.,

(A)

No hace referencia explicita

de pas como espacio
geogrfico de accin

Mercado locales, regionales y

Nacionales

Las Personas gustan de

chocolates .

58

REVISIN DE LA VISIN:
Est referida al cliente enunciado en la
misin?
Existe coherencia entre la accin propuesta
en la misin y la imagen producto de la
visin?
La imagen producto de la visin sobrepasa
el alcance de la misin?
59

EL VALOR DE LA MISIN Y VISIN:

Ya que toda la organizacin trabaj junta para
crearlas, permite el desarrollo de un
compromiso colectivo. (Pertenencia)
Ayudan a los actores sociales que componen la
organizacin a tener sentido de lo que est
ocurriendo en la organizacin.
(Responsabilidad)
Centra la organizacin en un producto o meta.
(Direccionalidad)
60

2. ANLISIS Y REVISIN DE OBJETIVOS:

Anlisis de los objetivos existentes.

(Matriz-diagnstico)
Derivacin de la nueva misin y
objetivos. (Matriz-prospectiva)

61

3. SELECCIN DE LOS PROCESOS CRTICOS:

CRITERIOS:
Impacto sobre el cliente.
Oportunidad de mejoramiento.
Condicin de rendimiento.(deterioro)
Impacto sobre la empresa o servicio.

62

Impacto en el cliente

MATRIZ DE SELECCIN:
Alto

Medio

Bajo

Bajo

Medio

Alta

Oportunidad de mejoramiento
63

4. DELIMITACIN DEL PROCESO:

MTODOS:
Entrevista.
Lluvias de ideas.
Mtodo Delphi.

INSTRUMENTOS:
Hoja de verificacin.
Diagrama de flujo.
Gua de entrevista.
Cuestionarios.

64

DIAGRAMA DE FLUJO
LIMITE SUPERIOR

LIMITE

INICIA
L

LIMIT
E
FINAL

LIMITE INFERIOR

65

TIPOS DE DIAGRAMA DE FLUJO:

Diagrama de bloque.
Diagrama estndar. (ANSI)
Diagrama funcional.
Diagrama geogrfico.

66

a. DIAGRAMA DE BLOQUE:
Identifique y analice la necesidad del cargo

Revise el procedimiento para el ingreso

Solicite los formatos a personal

Complete los formatos

Prepara una solitud justificada del ingreso

Gestione la aprobacin del jefe

Ubique el nuevo ingreso

67

b. DIAGRAMA ESTNDAR (ANSI):

Inicio

Necesita
cortarse el
cabello?

NO
B

SI

Est listo el
automovil?

NO

SI
Conduzca
hasta la
peluquera

Est listo el
peluquero?
SI

Camine hasta
el peluquero

NO

Hay ms de tres
personas?

SI
B

NO
Espere

Fin

Hgase cortar el cabello

68

5. EVALUACIN DEL PROCESO:

DIMENSIONES

DEFINICION

EFECTIVIDAD

PRODUCTO INTERMEDIO ESPERADO

PRODUCTO INTERMEDIO LOGRADO

EFICIENCIA

COSTO PRODUCTO INTERMEDIO

PERTIENCIA

VIGENCIA DE LA ACTIVIDAD
(DEBE HACERSE?)

ADAPTAVILIDAD

ADAPTACIN A LOS CAMBIOS DE

CLIENTE

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6. ANLISIS CAUSAL:

MTODOS:
DIAGRAMA DE ISHIKAWA.
ARBOL DEL PROBLEMA.
RED EXPLICATIVA.
MAPA MENTAL.
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CAUSAS:

Mal interpretacin o desconocimiento.

Dificultad en la ejecucin.
Baja competencia profesional.
Falta de recursos indispensables.
Falta de compromiso laboral.
Intereses encontrados.
Prdida de vigencia del proceso.
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7. PLAN DE MEJORAMIENTO:

Optimizacin del organigrama estructural.

Calibracin del valor agregado del producto.
Simplificacin del proceso.
Reduccin de los costos.
Optimizacin del uso de los insumos.
Estandarizacin y automatizacin.
Alianzas estratgicas.
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OPTIMIZACIN DEL ORGANIGRAMA:

Diseo de la nueva estructura administrativa.

Reorganizacin departamental.
Aseguramiento de insumos.
Retroalimentacin (evaluacin y control)

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