Manual de Contabilidad V4

A+
Sistema Administrativo Financiero

Sistema de Contabilidad
Release 6i, 9i
Mayo 2004
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Contenido
CONTENIDO ..........................................................................................................................................1-1
PREFACIO ..............................................................................................................................................1-6
DESCRIPCIN GENERAL DEL MDULO ......................................................................................1-1
VISIN GENERAL DE LAS OPCIONES DEL MDULO .................................................................................1-2
Mantenimientos................................................................................................................................1-2
Procesos...........................................................................................................................................1-2
Consultas .........................................................................................................................................1-2
Reportes ...........................................................................................................................................1-2
Cierres .............................................................................................................................................1-3
SECUENCIA DE PROCESOS ......................................................................................................................1-3
Si el sistema se utiliza por primera vez............................................................................................1-3
Informacin bsica ......................................................................................................................................1-3
Para la operacin rutinaria.............................................................................................................1-4

Entrada de Asientos.....................................................................................................................................1-4
Modificacin de asientos de otros usuarios .................................................................................................1-4
Aprobacin de asientos ...............................................................................................................................1-5
Aprobacin de asientos de otros usuarios....................................................................................................1-5
Actualizacin...............................................................................................................................................1-5
Actualizacin...............................................................................................................................................1-5
Antes del Cierre de mes ...................................................................................................................1-5

Emisin de Reportes....................................................................................................................................1-5
Clculo del Diferencial Cambiario..............................................................................................................1-5
Distribucin de Analticos...........................................................................................................................1-5
Respaldo......................................................................................................................................................1-6
Clculo de Utilidades ..................................................................................................................................1-6
Cierre Mensual ............................................................................................................................................1-6
Iniciar nuevo periodo ..................................................................................................................................1-6
En el caso de encontrarse en Cierre del Ejercicio:.......................................................................................1-6
Generar asientos automticos ......................................................................................................................1-6
Cierre del Periodo .......................................................................................................................................1-6
MANTENIMIENTOS.............................................................................................................................2-1
DESCRIPCIN GENERAL DE LOS CATLOGOS ........................................................................................2-1
Opciones disponibles .......................................................................................................................2-1
Compaa. ...................................................................................................................................................2-1
Tipos de Cuenta...........................................................................................................................................2-1
Cdigo de Anexos .......................................................................................................................................2-1
Plan de Cuentas ...........................................................................................................................................2-2
Cdigo de Diario .........................................................................................................................................2-2
Plan Contable Paralelo ................................................................................................................................2-2
Tipos y Cdigos de Analticos ....................................................................................................................2-3
Generacin Automtica por Analtico.........................................................................................................2-3
Analtico automtica por cuenta..................................................................................................................2-3
Analtico automtico por analtico ..............................................................................................................2-3
Analtico automtico por analtico al 100%. ...............................................................................................2-3
Asientos automticos para Cierre de Periodo ..............................................................................................2-3
Configuracin Balance de Comprobacin...................................................................................................2-4
Monedas ......................................................................................................................................................2-4
Impuestos ....................................................................................................................................................2-4
Tipos de Cambio .........................................................................................................................................2-4
ndices de Inflacin .....................................................................................................................................2-4
Configuracin de Fechas de Cierre .............................................................................................................2-4
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CATLOGOS ..........................................................................................................................................2-5
Compaas .......................................................................................................................................2-5
Forma de Operacin....................................................................................................................................2-5
Tipos de Cuenta .............................................................................................................................2-11

Forma de operacin...................................................................................................................................2-12
Uso en Reportes y Procesos ......................................................................................................................2-12
Plan de Cuentas .............................................................................................................................2-13

Forma de Operacin..................................................................................................................................2-13
Cdigos de Diario..........................................................................................................................2-16
Tipos y cdigos de Analticos.........................................................................................................2-18

Generacin Automtica por Analtico ...........................................................................................2-23

Analtico automtico por cuenta....................................................................................................2-25

Analticos Automtico por Analtico Distribuido...........................................................................2-26

Analticos Automticos por Analticos al 100% ............................................................................2-27

Usuarios por Unidad de Negocio ..................................................................................................2-28

Conexiones Remotas por Unidad de Negocio................................................................................2-28

Asientos Automticos para Cierre de periodo ...............................................................................2-30

Configuracin del Balance de Comprobacin...............................................................................2-33

Mantenimiento de Monedas ...........................................................................................................2-34

Mantenimiento de Impuestos .........................................................................................................2-35
Mantenimiento de Tipos de Cambio ..............................................................................................2-36
Mantenimiento de ndices de Inflacin ..........................................................................................2-37

Configuracin de Fechas de Cierre...............................................................................................2-37
Plan Contable Paralelo .................................................................................................................2-38
Plan de Cuentas Paralelo ..............................................................................................................2-38
Generacin Automtica de Gastos ................................................................................................2-39
Generacin Automtica de Ingresos..............................................................................................2-40
PROCESOS .............................................................................................................................................3-1
DESCRIPCIN GENERAL DE LOS PROCESOS ............................................................................................3-1
Compaa. ...................................................................................................................................................3-1
Entrada de Movimientos .............................................................................................................................3-1
Modificacin de asientos de otros usuarios .................................................................................................3-1
Aprobacin de asientos ...............................................................................................................................3-1
Aprobacin de asientos de otros usuarios....................................................................................................3-2
Actualizacin de Movimientos....................................................................................................................3-2
PROCESOS..............................................................................................................................................3-2
Entrada de asientos .........................................................................................................................3-2
ENCABEZADO..........................................................................................................................................3-3
Lneas del Asiento.......................................................................................................................................3-5
ANALITICOS.............................................................................................................................................3-6
Modificacin de asientos de otros usuarios.....................................................................................3-8

Aprobacin de asientos....................................................................................................................3-8
Aprobacin de asientos por otros usuarios ...................................................................................3-10
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Actualizacin de asientos...............................................................................................................3-10
Asientos pendientes detallados ......................................................................................................3-12

Asientos pendientes resumidos.......................................................................................................3-12
Correlativo por cdigo de diario ...................................................................................................3-13
Asientos actualizados detallados ...................................................................................................3-14
Asientos actualizados resumidos ...................................................................................................3-14

Asientos anulados ..........................................................................................................................3-15
Voucher contable ...........................................................................................................................3-16
Presupuesto....................................................................................................................................3-16
Entrada de presupuesto .................................................................................................................3-16
Mayorizacin de presupuesto ........................................................................................................3-17
MESES CERRADOS ...............................................................................................................................3-18
Entrada de asientos .......................................................................................................................3-18
Aprobacin y Actualizacin ...........................................................................................................3-19
Reportes Detallados y Resumidos..................................................................................................3-20
OTROS PROCESOS ................................................................................................................................3-20
Reversin de la actualizacin ........................................................................................................3-20
Reversin por cuenta .....................................................................................................................3-22

Reversin por varios criterios........................................................................................................3-22
Reversin de asientos de meses cerrados ......................................................................................3-23
Borrado de cuentas ........................................................................................................................3-24
Desglose de cuentas.......................................................................................................................3-25
Cambio de moneda a una cuenta ...................................................................................................3-27

Cambio de ao/mes a un asiento ...................................................................................................3-28

Copiar plan de cuentas ..................................................................................................................3-29

Copiar asiento en otros meses .......................................................................................................3-30
PDT SUNAT ......................................................................................................................................3-31
Limites de UIT por Periodo ...........................................................................................................3-31
Inclusin/Exclusin Dctos PDT Egresos .......................................................................................3-32

Inclusin/Exclusin Dctos PDT Ingresos ......................................................................................3-33

Forma de Operacin......................................................................................Error! Marcador no definido.
Operaciones con Terceros Costos/Gastos ..................................................................................3-34

Operaciones con Terceros Ingresos............................................................................................3-36

Forma de Operacin......................................................................................Error! Marcador no definido.
Agentes de Retencin .....................................................................................................................3-37

CONSULTAS...........................................................................................................................................4-1
DESCRIPCIN GENERAL ........................................................................................................................4-1
Saldo de Cuentas .........................................................................................................................................4-1
Jerrquica Total...........................................................................................................................................4-1
Movimiento por cuenta ...............................................................................................................................4-2
Asientos pendientes.....................................................................................................................................4-2
Histrico de asientos ...................................................................................................................................4-2
Saldo de Analticos......................................................................................................................................4-2
CONSULTAS ...........................................................................................................................................4-2
Consulta de saldos ...........................................................................................................................4-2
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Contabilidad Bimoneda...............................................................................................................................4-3
Conversin a Otra Moneda..........................................................................................................................4-3
Contabilidad en Nominal y Contabilidad en $.............................................................................................4-3
Consulta de movimientos .................................................................................................................4-4

Saldos parciales/consolidados .....................................................................................................................4-4
Movimientos ...............................................................................................................................................4-5
Movimiento pendiente por cuenta....................................................................................................4-5

Consulta jerrquica total .................................................................................................................4-6
Plan Contable ..............................................................................................................................................4-6
Saldos ..........................................................................................................................................................4-8
Movimientos y Periodo de Anlisis ............................................................................................................4-8
Consulta de asientos pendientes ......................................................................................................4-8

Consulta de histrico de asientos ....................................................................................................4-9
Equivalencias de asientos paralelos ..............................................................................................4-10

Saldo de analticos.........................................................................................................................4-11
Movimiento de analticos...............................................................................................................4-12
De un analtico...............................................................................................................................4-12
Comparativo de dos analticos ......................................................................................................4-13

Comparativo de tres analticos ......................................................................................................4-14
Comparativo cuenta analtico........................................................................................................4-16
REPORTES .............................................................................................................................................5-1
FORMA DE OPERACIN DE LOS REPORTES ..............................................................................................5-1
Parmetros comunes........................................................................................................................5-1
Compaa ....................................................................................................................................................5-1
Periodo ........................................................................................................................................................5-1
Fecha de emisin.........................................................................................................................................5-1
Opciones de emisin ...................................................................................................................................5-2
Vista Previa del reporte ...................................................................................................................5-2

Toolbar de la Pantalla de vista Previa .........................................................................................................5-3
Opciones del toolbar....................................................................................................................................5-3
ORGANIZACIN DE LAS OPCIONES DE REPORTES ...................................................................................5-4

Maestros ..........................................................................................................................................5-4
Anlisis ............................................................................................................................................5-4
Libros Contables..............................................................................................................................5-5
Plan Contable Paralelo ...................................................................................................................5-5
Generador de Reportes ....................................................................................................................5-6
REPORTES MAESTROS ........................................................................................................................5-6
Plan contable detallado ...................................................................................................................5-6
Analticos .........................................................................................................................................5-6
Cdigos de diario.............................................................................................................................5-7
Tipo de cambio.................................................................................................................................5-7
Analticos por cuenta. ......................................................................................................................5-7
Analticos por analticos. .................................................................................................................5-7
REPORTES ANLISIS ...........................................................................................................................5-7
Anlisis de cuenta ..........................................................................................................................5-10
Saldo de cuenta detalle analtico ................................................................................................5-11

Saldo de analtico detalle cuenta ................................................................................................5-12

Saldo de analtico detalle analtico ............................................................................................5-13
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Saldo de analtico detalle de 2 analticos ...................................................................................5-13

Balance de comprobacin..............................................................................................................5-14
Anlisis de Ingresos y Gastos ........................................................................................................5-16

Cuadre de cuentas de enlaces automticos. ..................................................................................5-17

REPORTES LIBROS OFICIALES...........................................................................................................5-18
Diario general................................................................................................................................5-18
Mayor general................................................................................................................................5-19
Inventarios y balances ...................................................................................................................5-20

Libro de caja y bancos...................................................................................................................5-20

Registro de compras ......................................................................................................................5-21

Registro de ventas ..........................................................................................................................5-22

REPORTES PLAN DE CUENTAS PARALELO .........................................................................................5-23

Analticos con Cuentas de Gastos..................................................................................................5-23
Equivalencias entre planes de cuentas ..........................................................................................5-24
GENERADOR DE REPORTES ..................................................................................................................5-25

Contables...................................................................................................................................................5-25
Analticos ..................................................................................................................................................5-25
Definicin de Generador de Reportes Contable ............................................................................5-25

Emisin ..........................................................................................................................................5-27
Emisin Analtico Contable ...........................................................................................................5-28

Utilitarios.......................................................................................................................................5-29
Copiar un reporte.......................................................................................................................................5-29
Borrar un reporte .......................................................................................................................................5-29
Imprimir la definicin de un reporte..........................................................................................................5-29
Detectar errores en la definicin de Reporte .............................................................................................5-30
Renumerar lneas de reporte......................................................................................................................5-30
Generador de reportes de analticos .............................................................................................5-30

CIERRES .................................................................................................................................................6-1
Opciones Disponibles ......................................................................................................................6-1
Configuracin de asientos de los mdulos auxiliares ..................................................................................6-1
Control de Saldos Bimoneda .......................................................................................................................6-1
Asiento de Diferencial Cambiario ...............................................................................................................6-1
Ajuste de Balance en dlares.......................................................................................................................6-2
Cierre Mensual ............................................................................................................................................6-2
Reversin del Cierre Mensual .....................................................................................................................6-2
Generar Asientos Automticos....................................................................................................................6-2
Cierre del Periodo .......................................................................................................................................6-2
Reversin de Cierre de Perodo...................................................................................................................6-3
Pasos para Cierre Mensual .............................................................................................................6-3

Generacin de asientos y cierre de auxiliares..............................................................................................6-3
Revisin de asientos pendientes ..................................................................................................................6-3
Emisin del reporte de revisin de saldos. ..................................................................................................6-3
Ejecucin de los asientos de diferencia de cambio y ajuste al balance en dlares.......................................6-4
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Revisin de Analticos Defaults. .................................................................................................................6-4

Emisin de reportes.....................................................................................................................................6-4
Ejecucin del cierre mensual.......................................................................................................................6-4
Pasos para Cierre de Periodo .........................................................................................................6-4

Ejecucin del Cierre de mes en curso..........................................................................................................6-4
Ejecucin del proceso de generacin de Asientos Automticos..................................................................6-5
Ejecucin del proceso de Cierre de periodo ................................................................................................6-5
ASIENTOS DE AUXILIARES .....................................................................................................................6-5

Configuracin ..................................................................................................................................6-5
Modo en lnea..............................................................................................................................................6-6
Modo en batch.............................................................................................................................................6-6
Control de Cierres. ......................................................................................................................................6-7
Control de Cierres ...........................................................................................................................6-8

Reporte de revisin ..........................................................................................................................6-8
Generacin de asientos....................................................................................................................6-9
PROCESOS DE CIERRE ..........................................................................................................................6-10

Reporte de control de saldos bimoneda .........................................................................................6-10
Calculo del diferencial cambiario .................................................................................................6-12

Ajuste al balance en dlares ..........................................................................................................6-14

Clculo de Utilidades ....................................................................................................................6-15

Cierre Mensual ..............................................................................................................................6-16

Proceso......................................................................................................................................................6-17
Validaciones previas al Cierre...................................................................................................................6-17
Actualizacin de Histricos.......................................................................................................................6-17
Mes de Fin del Periodo Fiscal. ..................................................................................................................6-18
Reversin del Cierre de Mes..........................................................................................................6-18

Generacin de asientos automticos de cierre. .............................................................................6-19

Cierre de Periodo ..........................................................................................................................6-20

Validaciones previas al Cierre...................................................................................................................6-21
Generacin de Asientos Automticos........................................................................................................6-21
Actualizacin de Indicadores. ...................................................................................................................6-21
Reversin del asiento de cierre de periodo....................................................................................6-22

Prefacio
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[Encabezado]
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[Lneas]
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Forma de Operacin
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[Recibe Movimiento]
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Reportes Maestro
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Cdigos de Diario
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7# +
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Tipos de Cambio
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Analtico por Cuenta

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Analtico por Analtico

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Reportes Anlisis
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[Tipo Analtico y Cdigo de Analtico]
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[1er Analtico / Tipo y Cdigo]
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[3er. Analtico / Tipo y Cdigo]
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Forma de Operacin
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FUENTE DE INFORMACION
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Cuadre de cuentas de enlaces automticos.

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Reportes Libros Oficiales

Diario general
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Forma de Operacin
[Rango de Tipos de Diario]
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Mayor general
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Forma de Operacin
[Rango de Cuentas]
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[Moneda]
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Inventarios y balances
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Forma de Operacin
[Rango de Cuentas]
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[Fecha de Emisin]
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Libro de caja y bancos

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Forma de Operacin
[Rango de Cuentas]
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[Fecha de Emisin]
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[Moneda]
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Registro de compras
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Forma de Operacin
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[Archivo]
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[Procesar]
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Registro de ventas
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Forma de Operacin
[Moneda]
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Reportes Plan de cuentas paralelo

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Analticos con Cuentas de Gastos

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Copiar un reporte
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Borrar un reporte
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Imprimir la definicin de un reporte
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Sistema Administrativo Financiero

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Para la operacin rutinaria.............................................................................................................1-4

Antes del Cierre de mes ...................................................................................................................1-5

Tipos de Cuenta .............................................................................................................................2-11

Plan de Cuentas .............................................................................................................................2-13

Tipos y cdigos de Analticos.........................................................................................................2-18

Generacin Automtica por Analtico ...........................................................................................2-23

Analtico automtico por cuenta....................................................................................................2-25

Analticos Automtico por Analtico Distribuido...........................................................................2-26

Analticos Automticos por Analticos al 100% ............................................................................2-27

Usuarios por Unidad de Negocio ..................................................................................................2-28

Conexiones Remotas por Unidad de Negocio................................................................................2-28

Asientos Automticos para Cierre de periodo ...............................................................................2-30

Configuracin del Balance de Comprobacin...............................................................................2-33

Mantenimiento de Monedas ...........................................................................................................2-34

Mantenimiento de ndices de Inflacin ..........................................................................................2-37

Modificacin de asientos de otros usuarios.....................................................................................3-8

Aprobacin de asientos por otros usuarios ...................................................................................3-10

Asientos pendientes detallados ......................................................................................................3-12

Asientos actualizados resumidos ...................................................................................................3-14

Reversin por cuenta .....................................................................................................................3-22

Cambio de moneda a una cuenta ...................................................................................................3-27

Cambio de ao/mes a un asiento ...................................................................................................3-28

Copiar plan de cuentas ..................................................................................................................3-29

Inclusin/Exclusin Dctos PDT Egresos .......................................................................................3-32

Inclusin/Exclusin Dctos PDT Ingresos ......................................................................................3-33

Operaciones con Terceros Costos/Gastos ..................................................................................3-34

Operaciones con Terceros Ingresos............................................................................................3-36

Agentes de Retencin .....................................................................................................................3-37

Consulta de movimientos .................................................................................................................4-4

Movimiento pendiente por cuenta....................................................................................................4-5

Consulta de asientos pendientes ......................................................................................................4-8

Equivalencias de asientos paralelos ..............................................................................................4-10

Comparativo de dos analticos ......................................................................................................4-13

Vista Previa del reporte ...................................................................................................................5-2

ORGANIZACIN DE LAS OPCIONES DE REPORTES ...................................................................................5-4

Saldo de cuenta detalle analtico ................................................................................................5-11

Saldo de analtico detalle cuenta ................................................................................................5-12

Saldo de analtico detalle analtico ............................................................................................5-13

Saldo de analtico detalle de 2 analticos ...................................................................................5-13

Anlisis de Ingresos y Gastos ........................................................................................................5-16

Cuadre de cuentas de enlaces automticos. ..................................................................................5-17

Inventarios y balances ...................................................................................................................5-20

Libro de caja y bancos...................................................................................................................5-20

Registro de compras ......................................................................................................................5-21

Registro de ventas ..........................................................................................................................5-22

REPORTES PLAN DE CUENTAS PARALELO .........................................................................................5-23

GENERADOR DE REPORTES ..................................................................................................................5-25

Definicin de Generador de Reportes Contable ............................................................................5-25

Emisin Analtico Contable ...........................................................................................................5-28

Generador de reportes de analticos .............................................................................................5-30

Pasos para Cierre Mensual .............................................................................................................6-3

Revisin de Analticos Defaults. .................................................................................................................6-4

Pasos para Cierre de Periodo .........................................................................................................6-4

ASIENTOS DE AUXILIARES .....................................................................................................................6-5

Control de Cierres ...........................................................................................................................6-8

PROCESOS DE CIERRE ..........................................................................................................................6-10

Calculo del diferencial cambiario .................................................................................................6-12

Ajuste al balance en dlares ..........................................................................................................6-14

Clculo de Utilidades ....................................................................................................................6-15

Cierre Mensual ..............................................................................................................................6-16

Reversin del Cierre de Mes..........................................................................................................6-18