Universidade Municipal de So Caetano do Sul - USCS

Ps-Graduao Lato Sensu MBA em Assessoria Executiva

Luciana Medina Pereira

A Importncia do Profissional de Secretariado Executivo Dentro

das Organizaes no Brasil e no Mundo

Professora Ms. Maria Benedita de Faria

So Caetano do Sul
2015

Universidade Municipal de So Caetano do Sul - USCS

Ps-Graduao Lato Sensu MBA em Assessoria Executiva

Luciana Medina Pereira

A Importncia do Profissional de Secretariado Executivo Dentro

das Organizaes no Brasil e no Mundo

Trabalho de Concluso apresentado ao curso

de

Ps-Graduao

Assessoria

lato

Executiva,

sensu

MBA

oferecido

em
pela

Universidade de So Caetano do Sul - USCS,

como requisito parcial para obteno do grau de
especialista sob a orientao da Professora Ms.
Maria Benedita de Faria.

So Caetano do Sul
2015

Termo de Aprovao

Aluno: Luciana Medina Pereira

Ttulo: A Importncia do Profissional de Secretariado Executivo

Dentro das Organizaes no Brasil e no Mundo

Trabalho de Concluso apresentado ao curso

de Ps-Graduao lato sensu MBA em
Assessoria
Executiva,
oferecido
pela
Universidade de So Caetano do Sul - USCS,
como requisito parcial para obteno do grau de
especialista sob a orientao da Professora Ms.
Maria Benedita de Faria.

So Caetano do Sul, 16 de Maio de 2015.

Banca examinadora:
_________________________________________
Professor (a) orientador (a)
_________________________________________
Professor (a) convidado (a)
_________________________________________
Professor (a) convidado (a)

Dedicatria

Dedico este trabalho a todos aqueles que

acreditam na importncia do profissional
de secretariado executivo e aos executivos
e gestores que reconhecem que suas
funes no poderiam ser desenvolvidas
de forma eficiente e otimizada sem o
suporte deste profissional. O dedico
tambm aos secretrios e secretrias que
se orgulham da profisso escolhida e
entendem que so peas fundamentais
dentro das organizaes ao redor do
mundo.

Epgrafe

...e Gewn Ives, sua secretria, agira como o

mais tranquilo dos tenentes. Era uma moa
de 20 e muitos anos, cujo rosto, de uma
harmonia discreta e impenetrvel, era como
equipamento de escritrio de qualidade. Era
uma de suas funcionrias mais competentes.
A maneira como ela executava suas tarefas
indicava uma espcie de asseio racional que
consideraria o menor indcio de emoo no
trabalho uma imoralidade imperdovel."
(Ayn Rand)

A Importncia do Profissional de Secretariado Executivo Dentro

das Organizaes no Brasil e no Mundo
Luciana Medina Pereira1
Acadmico do Programa de Ps-graduao lato sensu MBA em
Assessoria Executiva da Universidade Municipal de So Caetano do
Sul USCS.
Resumo
O objetivo desta pesquisa foi o de identificar a importncia do profissional de
secretariado executivo dentro das organizaes no Brasil e no mundo para com os
diversos nveis de executivos e gestores. A preocupao com este tema surgiu a partir
de algumas entrevistas de emprego realizadas com executivos e gestores de vrios
ramos da indstria brasileira no ano de 2014 onde, entre estes, a opinio de um foi a
de que o profissional de secretariado executivo seria extinto em breve. De acordo com
este executivo, com a evoluo da tecnologia tudo est cada vez mais fcil de ser
administrado, podendo desta forma os executivos e gestores, desempenharem suas
funes sozinhos. De acordo com este profissional, seria apenas uma questo de
tempo e adaptao para que eles se adaptassem aos seus trabalhos sem o apoio de
uma secretria. O presente trabalho apresenta-se com uma pesquisa exploratria e
bibliogrfica e se desenvolveu atravs de questionrios (portugus e ingls) enviados
posteriormente a secretrias no Brasil e no exterior atravs de grupos online a fim de
obter um resultado abrangente e finalmente chegar a uma concluso sobre a
importncia deste profissional e sua possvel extino. Esta pesquisa aliada ao
referencial terico, possibilita uma anlise mais profunda em relao a este
profissional e como ele se renovou para atuar diante de um mercado mais exigente,
buscando trabalhar sempre com eficincia, aliando a gesto do tempo s atividades
exercidas no seu dia-a-dia.
Palavras-chave: Eficincia. Gesto do Tempo. Novo Perfil. Secretariado Executivo.

Abstract
The main role of this research was to identify how important is the executive secretarial
professional in the organizations in Brazil and around the world to the various levels of
executives. The concern about this topic arose after some job interviews with
executives of the Brazilian industry in 2014. Among the executives, the opinion of one
of those was that the executive secretarial professional would be extinct soon because
with the evolution of the technology everything would be easier to administrate, in a
1

medinapereira87@gmail.com

way that the executives, could do the entire job by themselves. Accordingly to his
opinion, it would be just a matter of time for the executives to adapt their activities and
start working without the support of a secretary. This final work presents an exploratory
and bibliographic research and it was developed with the distribution of forms
(Portuguese and English) to many online secretaries groups in Brazil and from other
countries in a way to get a comprehensive result and finally get a conclusion about the
importance of this professional and the possibility of the job extinction. This research
correlated to the theoretical framework, allows a deeper analysis about this
professional that is renewing his/her profile, seeking to work efficiently, combining time
management to the activities performed in the day by day.
Keywords: Efficiency. Executive Secretarial. New Profile. Time Management.

Sumrio

1. Introduo ........................................................................................................... 10
1.1
Objetivos ...................................................................................................... 12
2. Fundamentao terica ...................................................................................... 13
2.1
O novo perfil do profissional de secretariado executivo ............................... 13
2.2
A importncia da gesto do tempo ............................................................... 15
2.3
Atuando com eficincia ................................................................................ 18
3. Metodologia ........................................................................................................ 20
3.1
Coleta de dados ........................................................................................... 21
3.2
Questionrio de pesquisa cientfica a profissionais no Brasil ....................... 21
3.3
Questionrio de pesquisa cientfica a profissionais no exterior .................... 25
4. Anlise e interpretao dos dados ...................................................................... 28
4.1
Pesquisa exploratria voltada aos profissionais de secretariado executivo . 28
4.2
Pesquisa exploratria voltada a executivos e gestores ................................ 40
5. Consideraes finais........................................................................................... 43
6. Referncias bibliogrficas ................................................................................... 44
Anexo A - Termo de Autorizao de Publicao ....................................................... 46

Lista de tabelas

Tabela 1- Pas de Origem: Grfico Mundo. ............................................................... 28

Tabela 2- Grau de Escolaridade................................................................................ 29
Tabela 3- Tempo de Experincia. ............................................................................. 30
Tabela 4- Nomenclatura dos profissionais de secretariado executivo no incio da
carreira. ..................................................................................................................... 30
Tabela 5- Nomenclatura atual. .................................................................................. 31
Tabela 6- Chefe de maior peso no incio da carreira................................................. 32
Tabela 7- Chefe de maior peso atualmente. ............................................................. 32
Tabela 8- Quantidade de idiomas. ............................................................................ 33
Tabela 9- Idiomas falados. ........................................................................................ 34
Tabela 10- Departamentos com os quais mantm comunicao. ............................. 35
Tabela 11- Quantidade de profissionais de secretariado na empresa em que atuam.
.................................................................................................................................. 35
Tabela 12- Quantidade de profissionais que j atendeu ao longo da carreira .......... 36
Tabela 13- O quo essencial os profissionais de secretariado executivo se
consideram para as organizaes............................................................................. 37
Tabela 14- Acredita ser possvel que o chefe exera suas funes sem um
profissional de secretariado. Justifique. .................................................................... 38
Tabela 15- Necessita de substituto durante as frias................................................ 39
Tabela 16- Acredita ou no no fim do profissional de secretariado. Justifique. ......... 40

Lista de ilustraes

Figura 1- Formulrio de pesquisa cientfica a profissionais no Brasil. ....................... 22

Figura 2- Formulrio de pesquisa cientfica direcionado a profissionais no exterior. 25

10

1. Introduo

fato que a tecnologia avana a cada segundo, modificando as exigncias do

mercado de trabalho e forando os profissionais a se atualizarem continuamente,
numa busca desenfreada pela capacitao profissional para no perderem espao no
mercado de trabalho. A escolha do curso de MBA em Assessoria Executiva se deu
por conta dessas exigncias do mercado e tambm por querer afirmar, atravs de um
ttulo de especialista, ser uma profissional de secretariado executivo.
A tecnologia modificou muitas atividades, deixando-as mais geis, fceis e
menos complexas. A datilografia no mais considerada um requisito bsico nos
currculos, foi substituda pela digitao. O fax praticamente no mais utilizado, foi
substitudo por documentos encaminhados via e-mail. Os bips no so mais vistos
circulando por a na cintura de executivos, foram substitudos por smartphones. Ou
seja, houveram substituies por tecnologias melhores do que as anteriores. Dizer
que as mesmas foram extintas seria injusto depois de tudo que representaram dentro
do ambiente corporativo para o qual colaboraram durante anos. Houve sim uma
evoluo da tecnologia onde muitos produtos foram transformados em outros,
melhorados e mais eficazes.
Da mesma forma, possvel verificar profisses sendo aperfeioadas,
principalmente no caso daquelas que necessitam de contato humano, e a maioria tem.
Veja o caso dos atendentes de telemarketing. Existe uma tentativa de trocar este
profissional por atendimento eletrnico personalizado, porm esta tecnologia faz com
que os consumidores fiquem mais insatisfeitos com o atendimento pois h uma
necessidade de falar com um profissional real, um ser humano, que oua, que
responda, e que apresente uma soluo ou ao menos empatia pelo problema ocorrido
com o consumidor. Isso faz com que a tecnologia avanada neste caso se torne
invivel e que o treinamento daqueles que iro atender se torne primordial.
O ser humano tem um potencial incrvel para resolver problemas e este
potencial aumenta quando existe o trabalho em equipe, quando existe uma ajuda
mtua. No toa que empresas gastam dinheiro com treinamentos para melhorar
o trabalho em equipe. Dessa mesma forma, o profissional de secretariado executivo

11

buscou uma renovao de seu perfil a fim de suprir as necessidades do mercado

atual.
Hoje este profissional tem um peso importante dentro das organizaes e
deixou de ser visto como anotador de recados para carregar o peso de ser um agente
facilitador. Ele atua como gestor do tempo para que os executivos e gestores possam
exercer suas funes de forma eficaz, sem perder tempo com atividades que
comprometam outras de maior importncia. papel do profissional de secretariado
executivo no deixar que informaes relevantes para as organizaes passem
despercebidas bem como, bloquear informaes desnecessrias que possam atrasar
o andamento das atividades.
A gesto do tempo tem um alto valor principalmente quando se trata de
gerenciar o tempo de executivos e gestores, os quais tem problemas de grande peso
a resolverem nas organizaes. Falar com clientes, pagar contas, enviar um e-mail,
agendar uma reunio, pedir um almoo, no so tarefas difceis, mas tem grande
impacto no tempo. Quanto tempo um executivo economiza ao ter um profissional que
faa isso para ele? Muito. possvel economizar horas de um tempo precioso,
necessrio para resolver problemas de alto nvel e questes relevantes dentro das
organizaes. E para que o tempo desses executivos e gestores seja poupado, o
profissional de secretariado executivo passou a se envolver muito mais nas tarefas de
seus chefes, tornando-se um parceiro e facilitador.
Alm de fazer todas as atividades que j fazia conforme citado acima, hoje ele
tambm responsvel por administrar ou gerir o tempo dos executivos e gestores,
elaborando relatrios preliminares das reas financeira, administrativa, marketing,
etc.; ajudando na contratao de novos profissionais visto que sua opinio para a
contratao tem importncia; administrando servios de copa, recepo e fazendo
compras de materiais para escritrio; elaborando projetos de melhoria interna; bem
como responsvel pela vida pessoal daqueles que assessora, agendando consultas
mdicas, programando frias, elaborando roteiros de viagem com suas famlias,
fazendo compras de supermercado, e por que no, flores para as esposas ou
familiares. Por exemplo, pense no tempo gasto para comprar um buqu de flores
online para a esposa de um executivo desde o tempo de acesso ao site, at a escolha
do produto, o cadastro do usurio, a mensagem do carto, e finalmente o fechamento
do pedido e aprovao do pagamento. E enquanto isso o executivo se preocupa em

12

concluir seus relatrios, suas reunies e telefonemas para clientes e fornecedores,

etc.
Vale ressaltar que a gesto do tempo no nada sem a eficincia. O tempo
somente bem administrado quando o profissional o administra de forma eficiente
fazendo mais do que se espera dele e no apenas o necessrio. Desta forma, esta
pesquisa busca relevncia para o novo perfil do profissional de secretariado executivo,
mostrando sua importncia como gestor do tempo ao desempenhar tarefas
diretamente ligadas aos executivos, gestores e para com as organizaes, de maneira
eficiente.

1.1

Objetivos

O objetivo geral desta pesquisa foi o de identificar a importncia do profissional

de secretariado executivo dentro das organizaes no Brasil e no mundo para com os
diversos nveis de executivos e gestores. Alm disso, a pesquisa tambm buscou
identificar outros objetivos especficos a fim de alcanar a resposta para o objetivo
principal:
I.

Identificar o quo essencial estes profissionais se consideram para o

bom andamento das atividades dentro das organizaes;

II.

Identificar quo dependentes os executivos e gestores so em relao

ao profissional de secretariado executivo, sendo necessrio um
substituto durante suas frias ou sua ausncia;

III.

Concluir se a profisso de secretariado executivo est sob ameaa,

podendo ser extinta em breve;

IV.

Confrontar estas concluses com profissionais de outros pases, a fim

de obter um parmetro mais abrangente sobre o assunto.

13

2. Fundamentao terica

2.1

O novo perfil do profissional de secretariado executivo

Muitos autores mencionam a grande mudana que houve no perfil do

profissional de secretariado executivo por conta da modernizao e do surgimento de
tecnologias avanadas, a fim de no perder espao no mercado de trabalho.
O profissional de secretariado executivo deixou de ser meramente um servidor
operacional para agir diretamente nas decises, deixando de ser o brao direito dos
executivos e gestores para atuar diretamente na gesto. A gesto no envolve apenas
a organizao da agenda dos executivos e gestores ou agendamento de viagens, mas
uma gesto mais abrangente, envolvendo a gesto do tempo, da carreira, dos
processos dentro das organizaes, dos recursos a sua volta, dos departamentos e
tambm faz a gesto da informao que chega at o profissional de secretariado
executivo. Para fazer um gerenciamento efetivo o profissional de secretariado
executivo necessita ter controle do que faz e ter mente aberta, ter pensamento gil
para produzir, criar e encontrar solues que transformam este profissional em um
facilitador e pea chave diante daqueles que assessora (MAZULO e LIENDO, 2010,
224 p.).
As novas tendncias para este profissional tambm so citadas por AZEVEDO
e DA COSTA (2006, 188 p.) descrevendo-o como profissional multifunes. Dizem
que o profissional de secretariado executivo deve ter conhecimentos e habilidades
para trabalhar em vrias reas dentro das organizaes como administrao,
economia, contabilidade, finanas, marketing, matemtica financeira, idiomas,
informtica, cultura geral etc.
J a autora RODRIGUES (2015) diz que ser multitarefa um mito e que de
acordo uma pesquisa realizada pela Universidade de Utah, Estados Unidos, apenas
2,5% das pessoas so capazes de fazer mais de uma atividade ao mesmo tempo.
Estas pessoas so chamadas de Supertaskers. E ressalta que apesar das empresas
quererem este tipo de profissional diante de um mercado financeiro em dificuldades e

14

equipes mais enxutas, impossvel que o ser humano consiga dar ateno a mais de
uma tarefa ao mesmo tempo sem falhar.
AZEVEDO e DA COSTA (2006, 188 p.) ressaltam que o mercado atual busca
profissionais com capacidade de deciso, alm de conhecer as funes gerenciais e
ter capacidade reflexiva e criativa, promovendo inovaes. Ressalta que no so mais
exigidos profissionais que apenas seguem ordens, ou atendem o telefone e digitam
documentos ditados por seus superiores.
LINKEMER (1999, p. 16) afirma que assumir a responsabilidade pelo trabalho
desenvolvido essencial para este novo perfil do profissional de secretariado
executivo, pois ele deve atuar como parceiro dentro das organizaes a fim de
alcanar resultados favorveis junto aos demais integrantes e reas, sem medo de
represlias.
Este profissional deixa um esteretipo que remetia as tarefas caseiras, voltadas
a mulheres sensveis e frgeis dos anos 60. Passa-se a ter uma imagem de
profissional eficiente, o qual toma decises e administra seu tempo e daqueles que
assessora. GARCIA (2000, p. 13-16) defende que a valorizao do profissional de
secretariado executivo cabe somente a ele e depende de sua postura bem como,
capacidade de se enquadrar ao perfil dos executivos e gestores que assessora, [...]
sem perder sua identidade (grifo nosso) [...], dividindo responsabilidades com seus
superiores e aliviando-os das sobrecargas.
Atualmente so mais de 2 milhes de profissionais de secretariado executivo
somente no Brasil. Esta profisso est se tornando cada vez mais reconhecida no
mercado de trabalho e est entre as profisses mais prsperas, classificada como
proficiente. NEVES (2007, p. 32-33) diz:
Nos EUA, na Organizao das Naes Unidas, o livro intitulado O trabalho
das Naes cita o profissional Secretrio como uma das prsperas
profisses e o classifica entre o seletssimo grupo de trabalhadores
denominados analtico-simblicos, definindo a profisso como uma das
mais proficientes uma vez que engloba multiplicidade e diversidade de
tarefas, exigindo do profissional criatividade, iniciativa e sensibilidade, tendo
em vista seu papel atual de executivo adjunto.

Alm disso, a aparncia no mais um sinnimo de eficincia e nem mais o

carro chefe para uma contratao. As exigncias feitas a estes profissionais
continuam mudando e hoje necessrio ter, [...] qualificao profissional, curso de
graduao, idiomas, MBA [...] no mnimo (NEVES, 2007, p. 32-33).

15

De acordo com GARCIA (2000, p. 13-16) mesmo com a modernizao, o

professional de secretariado executivo sempre estar presente nas mais diversas
organizaes e que sempre haver a necessidade deste profissional, e chama de A
Arte de Secretariar. O autor ressalta, Cabe, ento, secretria mostrar desde que o
mundo mundo, sempre houve a necessidade de algum secretariar algum.
Lembra que na antiguidade, no tempo das civilizaes egpcia, mesopotmica, sria,
judaica e crist j existia a arte de secretariar onde o escriba fazia contas, dominava
a escrita, arquivava, redigia, recebia e cumpria ordens. Os tempos so outros, mas a
necessidade de ter um facilitador, um assessor, algum que gerencia o tempo para
os executivos e gestores com eficincia essencial.

2.2

A importncia da gesto do tempo

BHERING (2012, p. 6) descreve gesto como:

[...] administrar, gerir uma instituio, empresa, trabalho, ou simplesmente
uma situao com o objetivo de aperfeioar o funcionamento das
organizaes atravs da tomada de deciso, contribuindo para o
desenvolvimento e satisfao dos interesses de funcionrios e proprietrios.

E diz que administrar o tempo uma forma eficaz de realizar as metas

profissionais, utilizando menos energia fsica e mental.
A gesto do tempo se torna arma essencial para o profissional de secretariado
executivo e pea chave para os executivos e gestores. BERNHOEFT (1989, p. 19),
desenvolveu uma pesquisa durante 13 anos, com o intuito de saber quais so os
desperdiadores de tempo e como administr-los de forma a desenvolver as
atividades do incio at o fim. Para esta pesquisa, ele entrevistou em torno de 9.680
executivos de alta e mdias gerncias e 3.840 secretrias.
Em um dos testes aplicados BERHNOEFT (1989, p. 23-31) disponibiliza em
torno de 35 opes para os entrevistados marcarem aquelas que fazem parte de suas
rotinas como: gasta muito tempo supervisionando subordinados, realiza trabalhos
rotineiros que poderiam ser delegados a outra pessoa, conta com excesso de
interrupes por telefone, conta com pessoal mal treinado, lida com uma variedade
excessiva de coisas ao mesmo tempo, deixa campo livre para interrupes de trabalho
que exigem concentrao. Muitas das alternativas em seu teste demonstram aes

16

que desperdiam o valioso tempo dos executivos e gestores, tempo este que poderia
ser melhor administrado quando por exemplo, passa-se a delegar tarefas a um
subordinado.
A falta ou excesso de delegao por parte dos superiores geralmente o fator
que gera este aglomerado de tarefas que no chegam ao fim, diz BERNHOEFT (1989,
p. 38). Querer continuar fazendo tarefas de quando se ocupava um cargo mais baixo,
um mal de muitos executivos e gestores. Deve-se desapegar e distribuir tarefas que
possam ser desempenhadas pelos seus subordinados para aproveitar mais o tempo
que tem e desenvolver as atividades que dependem realmente do seu nvel dentro da
organizao. O autor diz que todos temos 24 horas por dia, mas necessrio fazer o
gerenciamento do mesmo para que esse tempo seja suficiente para concluir todas as
tarefas que temos.
MOURA (2014) em um artigo para a Revista Economias e BHERING (2012,
p.13-16) tambm citam alguns desperdiadores de tempo, os quais so bem
parecidos

aos

citados

por

BERNHOEFT

(1989,

p.

23-31).

Entre

estes

desperdiadores de tempo esto: fazer e receber ligaes; surfar na internet;

socializar; fazer reunies; ter m comunicao; treinar pessoal; fazer vrias tarefas ao
mesmo tempo; falta de objetivos, prazos e prioridades; desorganizao; falta de
pontualidade; falta de concentrao; no evitar sobrecargas; no delegar; no definir
as prioridades. Muitos desses desperdiadores podem ser evitados quando se delega
mais trabalho aos subordinados. E fato que quando estes subordinados agem com
eficincia, evitando erros, otimizam o tempo de seus superiores.
CRABBE (2014, p. 6) cita que h uma necessidade atual de se mostrar uma
superocupao. A sociedade vive em um mundo de exageros onde o ato de se
mostrar ocupado o tempo todo faz parte das pessoas, como se fosse uma forma de
preencher um vazio por dentro, um vazio que se tenta preencher com mais ocupao.
Um vazio que surge pelo fato de estar sempre superocupado, deixando de fazer aquilo
que realmente tem valor, e o que tem valor no est ligado apenas ao trabalho. Ele
descreve superocupao como o ato de mergulhar em diversas tarefas ao mesmo
tempo, de forma frentica, mantendo as pessoas em constante alerta e arrastando-as
a uma vida sobrecarregada.
CRABBE (2014, p. 9) diz que a superocupao se deve por falta de controle,
falta de escolha, de limites, de foco, de significado, de confiana e de momentum. E
ressalta que a preguia de pensar em alternativas para a gesto do tempo leva as

17

pessoas cada dia a mais a uma superocupao completamente prejudicial a ns

mesmos e as organizaes. Ressalta que a superocupao prejudicial sade, aos
relacionamentos, felicidade, carreira, e aos negcios. Ao invs de surgirem
resultados positivos, o que surge so resultados negativos para si mesmo, para a
carreira no qual tanto se empenha, e para os negcios empresariais to essenciais
para manter as organizaes.
Se ocupar demais com tarefas que geram uma inquietude constante leva uma
doena chama estresse e o autor passa alguns dados alarmantes:
[...] em nosso frenesi, o estresse persistente aumenta a cada dia, no mundo
inteiro, com 75% dos chineses dizendo que seu nvel de estresse cresceu
nos ltimos tempos. Ao redor do mundo, quase metade dos trabalhadores
notaram um aumento do estresse no ltimo ano. No Mxico, na Rssia, e no
Brasil, cerca de 70% das mulheres dizem estar estressadas grande parte do
tempo.

E at mesmo uma palavra, karoshi, foi criada no Japo para descrever a morte
por excesso de trabalho, consequncia da superocupao que toma conta dos dias
atuais (CRABBE, 2014, p. 9-13, grifo do autor).
Desta forma, tem-se duas escolhas: ficar doente por se ocupar demais ou pr
em prtica a gesto do tempo. O autor lembra tambm que medida em que o
computador e a internet se tornam mais rpidos e eficientes, mais rpida tambm se
torna a produo de informao. CRABBE (2014, p. 10) diz:
No tempo que voc gastou para ler os primeiros pargrafos deste livro,
duzentos milhes de e-mails foram enviados. No ltimo minuto, foi includo
no YouTube um contedo de vdeos que preencheria trs dias inteiros. No
ltimo segundo, 10 pessoas tiveram contato com a internet e os e-mails pela
primeira vez, e so novos viciados rede. Vivemos numa era em que o poder
do computador e a velocidade de conexo internet crescem
exponencialmente, junto com a quantidade de informao e entretenimento.

E ainda diz, [...] se todos podemos fazer mais coisas, criamos mais trabalho
para os demais, que por sua vez tambm fazem mais coisas, o que significa que todos
somos atingidos por cada vez mais demandas. Ou seja, quanto mais a tecnologia
for aprimorada, mais informao haver para ser administrada e no o contrrio. O
tempo livre apenas ser possvel com uma administrao do tempo eficiente e no
com aparelhagens e tecnologia avanada (CRABBE, 2014, p. 10).
CRABBE (2014, p. 13) luta pessoalmente contra a superocupao a fim de
conseguir administrar melhor o seu tempo. Diz que administrar o tempo simples,
mas isso no quer dizer que seja fcil. Para se administrar o tempo com eficincia
necessrio focar no que realmente interessa, estar presente no momento certo com

18

as pessoas que realmente importam, sem alterar sua autenticidade. Ressalta que
necessrio lutar contra o imediatismo, ato de pensar que tudo que aparece ao longo
do dia importante e que merece ateno. Administrar bem o tempo saber separar
o que importante do que no , focando no que deve ser concludo realmente e no
que deve ser descartado. Isso estratgia!

2.3

Atuando com eficincia

De acordo com o Dicionrio Aurlio online (2015), eficincia I. A qualidade

de ser eficiente; II. Capacidade de produzir realmente um efeito; III. A qualidade de
algo ou algum que produz com o mnimo de erros ou meios. E o The Free
Dictionary.com (2011, traduo nossa) descreve como:
I. A qualidade ou estado de ser eficiente; competncia; eficcia. II. (Fsica
Geral) a relao entre o trabalho til feita por uma mquina, do motor, do
dispositivo, etc., para a energia fornecida para isso, muitas vezes expressa
como uma percentagem.

Para LINKEMER (1999, p. 43) agir com eficincia primordial para o

profissional de secretariado executivo pois ele sempre estar na linha de frente de
executivos e gestores, profissionais que detm cargos de alto nvel dentro das
organizaes. E agir com eficincia depende do desenvolvimento das habilidades de
comunicao como escutar, falar, escrever, usar o telefone e o computador, dominar
a comunicao no-verbal e planejar reunies. Deve-se tambm, praticar a auto
avaliao, parando e pensando no que foi feito de forma correta e tambm no que no
deu certo, corrigindo-os, sempre em busca da eficincia.
LINKEMER (1999, p. 19-26) afirma que a habilidade de ouvir com eficincia
deve ser a primeira a ser explorada e desenvolvida para alcanar eficincia naquilo
que se faz. Aquele que sabe ouvir, sabe compreender e estar pronto para partir para
a prxima habilidade que a de falar. Falar de forma a ser compreendido por aqueles
que o escutam. Falar parece ser fcil, mas na realidade uma das habilidades de
comunicao mais complexas e por isso, para desenvolv-la preciso primeiro saber
ouvir.
Ao alcanar a habilidade de falar com eficincia, tambm se aprende a fazer
perguntas inteligentes pois atravs de perguntas chega-se as pessoas, demonstra-se
preocupao com um assunto, acumula-se conhecimento, d-se oportunidade aos

19

outros de falarem e no apenas ouvirem. Ressalta que as perguntas so fundamentais

pois atravs delas possvel infundir ideias na cabea das pessoas, convencer os
outros de algo que se quer, alm de vrios outros benefcios citados pelo autor: as
perguntas reduzem a ansiedade, esclarecem situaes confusas, resolvem
problemas, superam objees, diminuem erros, e abrem caminhos de comunicao
entre pessoas e departamentos. Perguntar uma ferramenta de comunicao
fundamental e habilidade que deve ser aprimorada para se ter eficincia naquilo que
se faz. Mas o autor ressalta, que deve ser aprimorada a habilidade de fazer perguntas
inteligentes. Perguntas erradas, na hora errada e para a pessoa errada podem gerar
10 efeitos contrrios daqueles citados, gerando estresse e no compreenso, gerando
conflitos desnecessrios, etc. Perguntas erradas podem passar a impresso de
hostilidade, ameaa ou at deixar quem o fez com cara de bobo (LINKEMER, 1999,
p. 27-31).
BHERING (2012, p. 6-7) relembra em seu livro que existem 4 etapas da gesto
que devem ser levadas em considerao para que se tenha eficincia: Planejar,
Organizar, Direcionar e Controlar. E o mesmo descreve a etapa direcionar como o ato
de [...] guiar esforos das pessoas no sentido de assegurar elevados nveis de
desempenho.
O autor lembra que a arrogncia tambm pode ser um problema para aqueles
que buscam uma gesto com eficincia pois um profissional arrogante pensa que
conhecer apenas uma rea profissional muito bem seja suficiente e no busca
aprimorar seus conhecimentos profissionais. BHERING (2012, p. 8) diz:
A arrogncia faz com que muitos profissionais se tornem descartveis por
acreditarem que saber muito de apenas uma rea o suficiente, no
necessitando ampliar seus conhecimentos. Um exemplo simples que
alguns engenheiros tendem a se orgulhar de saberem trabalhar muito bem
com nmeros e no conhecer muito sobre pessoas, por sustentarem a ideia
de que o ser humano muito complexo. Isso tambm ocorre na direo
contrria, quando o gestor de pessoas acredita que a ignorncia em
contabilidade no far diferena em sua vida. Em resumo, o que se observa,
em casos assim que nenhum desses profissionais completo e que
qualquer deficincia pode prejudicar sua carreira.

20

3. Metodologia

A pesquisa desenvolvida para este trabalho do tipo exploratria/bibliogrfica.

De acordo com DE MACEDO (1995, p. 12) a pesquisa bibliogrfica a primeira
etapa de uma pesquisa cientfica a fim de acumular contedo para as questes
inerentes ao trabalho atravs de livros, verbetes de enciclopdias, artigos de revistas,
trabalhos de congressos, teses, etc. e tem como objetivo provocar [...] inquirio
mental no estudante[...]. GRESSLER (2003, p. 21) ressalta que no h rea do
conhecimento humano no qual no exista pesquisa cientfica disponvel.
A pesquisa exploratria busca tornar explcito o problema em questo de uma
forma ampla, apresentando coleta de dados atravs de um formulrio ou entrevista.
DOS SANTOS e CANDELORO (2006, p. 74)
A tcnica de pesquisa, no mbito da metodologia, um dispositivo auxiliar na
investigao, em especial na de natureza emprica, ou seja, nas pesquisas
onde o acadmico precisa coletar dados de teor quantitativo e/ou qualitativo
de uma amostra. A coleta de dados sempre uma atividade subseqente
escolha do mtodo de abordagem e de procedimento de um tema de
pesquisa a ser investigado, mas que requer tambm rigor e sistematicidade
na concepo dos instrumentos e sobretudo no tratamento do material que
foi coletado.

E a forma de abordagem utilizada nos formulrios de entrevista do tipo

quantitativa e qualitativa.
A pesquisa quantitativa busca seguir um rigor com questes fechadas e
direcionadas com base em hipteses, garantindo a preciso dos resultados, evitando
distores de anlise e interpretao. A realidade constituda de fatos que podem
ser observados. Na pesquisa qualitativa utilizam-se questo abertas, no
direcionadas, buscando a realidade como ela , sem a utilizao de ferramentas que
gerem dados estatsticos. Este tipo de pesquisa aplicado quando busca-se
demonstrar uma situao complexa, a qual no cabe uma resposta atravs de grficos
e dados numricos (GRESSLER, 2003, p. 43).

21

3.1

Coleta de dados

Para obter opinies de profissionais da rea em questo foram distribudos 2

questionrios, um em portugus para profissionais que atuam no mercado de trabalho
brasileiro e outro em ingls para profissionais que atuam em outros pases. Os
formulrios contm 3 perguntas do tipo qualitativas e 16 perguntas do tipo
quantitativas. O formulrio em portugus foi distribudo em vrios grupos online
disponveis em redes sociais como Linkedin, Yahoo Grupos e Facebook. O formulrio
em ingls foi distribudo para 3 grupos do Linkedin e o mesmo contm uma questo a
mais, justamente para saber em qual pas o entrevistado se encontra.
Aps a distribuio, houve um retorno de 55 formulrios preenchidos por
profissionais de secretariado executivo no Brasil e 41 formulrios preenchidos por
profissionais que atuam em outros pases.
Aps a coleta dos dados, as questes quantitativas foram contabilizadas e
transformadas atravs de regra de 3 em porcentagem, gerando grficos que
proporcionam uma melhor visualizao do resultado para cada questo.
Alm da pesquisa com profissionais de secretariado executivo, tambm fora
enviado uma pergunta a alguns executivos e gestores, a maioria do setor jurdico,
para que se pudesse obter a opinio deles em relao ao papel deste profissional
como assessor. As perguntas, na ntegra, constaro ao final dos grficos
apresentados na primeira parte da pesquisa exploratria.

3.2

Questionrio de pesquisa cientfica a profissionais no Brasil

Abaixo est o formulrio produzido e distribudo aos profissionais de

secretariado executivo atuantes no mercado brasileiro. Este formulrio poder ser
acessado atravs do link <http://goo.gl/forms/lsft1HyYUI>.

22

Figura 1- Formulrio de pesquisa cientfica a profissionais no Brasil.

23

24

25

3.3

Questionrio de pesquisa cientfica a profissionais no

exterior

Abaixo est o formulrio produzido e distribudo aos profissionais atuantes no

mercado internacional. O formulrio poder ser acessado atravs do link
<http://goo.gl/forms/p3zUWgyIOS>.

Figura 2- Formulrio de pesquisa cientfica direcionado a profissionais no exterior.

26

27

28

4. Anlise e interpretao dos dados

4.1

Pesquisa

exploratria

voltada

aos

profissionais

de

secretariado executivo

Seguem abaixo os dados coletados representados em grficos para melhor

visualizao. Esta anlise e interpretao de dados far a comparao dos resultados
obtidos atravs dos profissionais atuantes no mercado de trabalho brasileiro e dos
profissionais atuantes no mercado de trabalho internacional. Nota-se que o resultado
de maior porcentagem estar visvel na cor azul.
O primeiro grfico o de pas de origem e tem como objetivo mostrar os pases
onde os 41 profissionais de secretariado executivo do mercado internacional atuam
no momento. Nota-se que 37% dos entrevistados so dos Estados Unidos e 10% do
Reino Unido. Ressalta-se que 5% so de origem brasileira, porm, considera-se que
atuem em ambiente internacional uma vez que responderam atravs do formulrio
distribudo a grupos internacionais do Linkedin.

EUA

Pas de origem

Reino Unido
Brasil

2%

2%

2%
2% 2%

Frana
India

2%

2%

Indonsia
Nigria

2%
37%

2%

Portugal
Blgica

2%

Canada
Egito

5%

Hungria
5%

Itlia
Qunia

5%
10%

5%
5%

5%

Maldivas
Paquisto
Porto Rico
frica do Sul

Tabela 1- Pas de Origem: Grfico Mundo.

29

O segundo grfico de grau de escolaridade. Verifica-se que 38% dos

profissionais no Brasil tem ensino superior completo ou ps-graduao completa e
apenas 2% tem ensino mdio completo. No mercado internacional, 54% dos
profissionais tem curso de bacharelado, o qual corresponde ao ensino superior
completo no Brasil. Veja que existe uma diferena nas nomenclaturas de um grfico
para o outro pois em pases como Estados Unidos, por exemplo, a faculdade dividida
entre tecnolgica (Associates degree) e se trata dos 2 anos iniciais para ingresso na
Universidade, a qual se abrange os anos seguintes para adquirir o diploma de
bacharelado. Dentre as opes abaixo, tambm constava a opo outras no
formulrio, caso houvesse alguma opo no informada, porm no houve nenhuma
outra graduao diferente das j informadas no formulrio.

Brasil

Mundo

Ensino superior
completo

2%

Ps-graduao
completa

7%

9%
13%

38%

38%

Ps-graduao em
andamento
Ensino superior em
andamento
Ensino mdio
completo

Bacharelado

Ensino mdio
completo

7%

Mestrado

15%
54%
17%

Graduao
tecnolgica
Qualificao
profissional

Tabela 2- Grau de Escolaridade.

O terceiro grfico refere-se ao tempo de experincia na rea de secretariado.

Em relao aos entrevistados no Brasil, 31% tem de 6 a 10 anos e 22% tem de 2 a 5
anos de experincia no mercado. No mercado internacional, 29% dos entrevistados
tem mais de 20 anos de experincia na rea de secretariado executivo e 24% tem
entre 16 e 19 anos de experincia.

30

Brasil

Mundo
6 e 10 anos

2%
2 a 5 anos

Mais de 20
anos
16 e 19 anos

5%

10%

9%
31%
14%

22%

Mais de 20
anos
11 e 15 anos

29%

6 e 10 anos

15%

2 a 5 anos

17%

16 e 20 anos

22%

11 e 15 anos

24%

At 1 ano

At 1 ano

Tabela 3- Tempo de Experincia.

O quarto grfico refere-se nomenclatura dos profissionais de secretariado

executivo no incio da carreira. Foi possvel verificar que existem muitas
nomenclaturas para a rea de secretariado executivo. Ao todo foram citadas 14
nomenclaturas diferentes pelos entrevistados no Brasil e 13 citadas pelos
entrevistados no mbito internacional. Visto que algumas eram muito prximas, foi
feita uma juno chegando aos resultados abaixo. Dos entrevistados no mercado
brasileiro, 29% eram secretrias jnior e 24% eram estagirias. Ressalta-se, que as
nomenclaturas esto no feminino pois 1 (2%) dos entrevistados deixou claro ser do
sexo masculino. Em relao aos profissionais em outros pases, 34% eram
secretrias/assistentes jnior e 15% eram assistentes de secretria.
Secretria/Assistente
jnior
Estgiria

Brasil
2%
2%
5%

2%

9%

2%
29%

11%
14%

24%

Assistente
administrativa
Secretria/Assistente
executiva
Secretria
Assistente de
secretria
Secretria executiva
bilingue
Secretria jurdica

Secretria/Assistent
e jnior
Assistente de
secretria
Assistente
administrativa
Secretria

Mundo
2%
3%
5%
5%

2% 2%

Temporria/Trainee

34%

10%
10%

12% 15%

Secretrio executivo
Recepcionista
Tabela 4- Nomenclatura dos profissionais de secretariado executivo no incio da carreira.

Recepcionista
Assistente de
vendas
Balconista
Secretria/Assistent
e executiva
Gerente de projetos
Secretria de
projetos

31

O quinto grfico refere-se as nomenclaturas dos profissionais de secretariado

executivo atualmente. Novamente as nomenclaturas so muitas. Foram citadas 21
nomenclaturas citadas pelos entrevistados brasileiros e 32 pelos entrevistados em
outros pases. Foi feita uma juno daquelas que tinham nomes muito prximos. No
Brasil, 49% so secretrias ou assistentes executivas e no mercado internacional 29%
so denominadas secretrias ou assistente executivas. Ressalta-se que 2% dos
entrevistados em mbito internacional optou por dizer ser me/pai e 2% denominouse secretria paroquial. Nota-se que apenas 2% dos entrevistados no Brasil
denominam-se como secretrias bilngue jnior, o que demonstra a mudana ocorrida
ao longo da carreira.

Secretria/Assistente
executiva

Brasil

Secretria/Assistente

2% 2%

2% 2%

2%

2%

Vazias

2%

2%
1%

Analista administrativo

11%

Mundo

Secretria/Assistente
bilingue

49%

11%
16%

Coordenadora
administrativa
Gerente administrativa
financeira
Secretria bilingue
junior

2%

3%

2%

3%
3%
5%

29%

7%
10%
12%
10% 10%

Secretria pleno
Secretria trilingue
pleno
Secretrio de
departamento de
ensino

Secretria/Assistente
executiva
Assistente executiva do
CEO
Assistente
administrativa
Gerente administrativo
Secretria/assistente
executiva senior
Vazias
Assistente da diretoria
Contrato por tempo
determinado
COO
Autnomo
Pai/Me
Secretria paroquial
Assistente de projetos
Gerente de sistemas

Tabela 5- Nomenclatura atual.

O sexto grfico refere-se ao Chefe de maior peso no incio da carreira. No

Brasil, 40% atendiam diretores e 35% gerentes e no mercado internacional 37%
atendiam diretores e 33% atendiam gerentes.

32

Brasil

Mundo

Diretor

2%
2%
5%

2%

Gerente

2%

CEO

Gerentes

3% 3%

5%

CEO/Presidente

5%
Coordenador

Coordenador

37%

40%

14%

Diretor

Vice-presidente

12%

Assistente

Editor de jornal

Chefe

35%

33%

Scio

Diretor de
escola
Associado
senior

Tabela 6- Chefe de maior peso no incio da carreira.

O stimo grfico refere-se ao Chefe de maior peso atualmente. No Brasil, 46%

atendem o CEO, o Presidente ou Chairman e 29% atendem Diretores. No mercado
internacional, 32% atendem diretores e 29% atendem o CEO ou Presidente. Nota-se
que no incio da carreira apenas 14% dos entrevistados do mercado brasileiro
atendiam CEOs e 12% dos entrevistados do mercado internacional atendiam CEOs
ou Presidentes.

CEO/Presidente/Chai
rman

Brasil

Diretor

Mundo

CEO/Presidente
Diretor

2%

2%

2%
2%

Gerente

5%

Coordenador

5%
7%

46%

Scio

3%
5%
5%

2%

Conselheiro editorial
Professor
Universitrio
Pr-reitor

Gerente

2%
COO

3%
Coordenador

32%

5%
Chefe

29%

2%

Vice-presidente
CFO

12%
29%

Gerente
administrativo
Colega
Diretor de escola
Assistente senior

Tabela 7- Chefe de maior peso atualmente.

O oitavo grfico tem o objetivo de mostrar quantos idiomas estes profissionais

falam. O resultado Brasil aponta que 45% dos entrevistados falam 1 idioma e 36%
falam 2 idiomas. No grfico Mundo, verifica-se que 34% dos entrevistados falam 3

33

idiomas e 32 % falam 1 idioma. Apenas 4% e 5%, conforme grficos Brasil e Mundo

respectivamente, falam 4 ou mais idiomas.

Brasil

Mundo

4%

5%
1 idioma

3 idiomas

15%
45%

36%

2 idiomas

34%

29%

1 idioma

3 idiomas

2 idiomas

4 ou mais
idiomas

4 ou mais
idiomas

32%

Tabela 8- Quantidade de idiomas.

O nono grfico tem o objetivo de mostrar quais idiomas os profissionais

entrevistados falam. Ressalta-se que no grfico com dados do Brasil possvel
visualizar as lnguas faladas alm do portugus. Verifica-se que no Brasil 36% dos
entrevistados falam pelo menos ingls como segunda lngua e 25% falam ingls e
espanhol. Nota-se que 2% falam a lngua hebraica, sendo um diferencial. Em relao
aos profissionais em outros pases, 41% falam ao menos ingls e 13% no so
bilngues. Nota-se que os resultados so bem diferenciados, identificando idiomas que
no foram mencionados pelos entrevistados do mercado brasileiro como, russo, hndi,
holands, lngua de sinais americana, rabe, polons, alm de dialetos nativos.

34

Brasil

Mundo

Ingls

2%

2%

2%

2%

1%
1%

2%
2%

2%

2%
4%

Espanhol

Francs + ingls

1%

Espanhol

1%
1%

2%

Alemo + ingls
Portugus + ingls

3%
Francs + Ingls

36%

9%

Hindi + ingls

5%
41%

Hebraico

16%

No bilingue
Dialeto nativo + ingls

Espanhol + Ingls

No bilingue

Ingls

6%

Russian + ingls
Holands + ingls

Alemo + Ingls

25%

9%
Japanese + ingls

9%

13%

Italiano + Ingls

Lngua de sinais
americana
Apenas espanhol

Japons + Ingls

rabe + ingls
Italiano + ingls

Ingls, espanhol,
francs e italiano

Polons + ingls

Tabela 9- Idiomas falados.

No dcimo grfico possvel verificar com quais departamentos os

entrevistados mantm comunicao. Nota-se que o objetivo do grfico demonstrar
os dados de maior relevncia para a pesquisa. No grfico Brasil verifica-se que 47%
dos profissionais mantm contato ao menos com a administrao e 24% mantm
contato com ao menos 3 departamentos das organizaes. No grfico Mundo podese verificar que 71% dos entrevistados mantm ao menos contato com a
administrao e 61% com pelo menos 3 departamentos. 2% dos entrevistados no
entenderam a pergunta e 2% informaram que depende do problema.

35

Mundo

Brasil
Pelo menos com a
administao

2%
2%

7%
Pelo menos com 3
departamentos

12%

Pelo menos com 3

departamentos

71%

39%

47%

17%

Pelo menos com a

administao

Todos citados na
pesquisa

Todos citados na
pesquisa

24%

Pelo menos com 4

departamentos

Depende do
problema

61%
Pelo menos com 4
departamentos

No entendeu a
pergunta

Tabela 10- Departamentos com os quais mantm comunicao.

No dcimo primeiro grfico possvel verificar a quantidade de profissionais de

secretariado executivo nas organizaes em que os entrevistados atuam. No grfico
Brasil, nota-se que, 35% dizem ter de 2 a 6 profissionais de secretariado executivo
nas organizaes em que atuam e no grfico Mundo 32% dizem ter a mesma
quantidade de profissionais. No grfico Brasil 27% dos entrevistados dizem ter apenas
1 profissional desta rea nas organizaes em que atuam e no grfico Mundo 20%
tambm dizem ter apenas 1 profissional de secretariado executivo.

Brasil

Mundo

5%
26

7%
35%

13%

Apenas 1
Acima de 30

7%

7%

26

32%

Acima de 30

17%

7 11

13%

12 20

27%

20 30

Apenas 1

7 11

17%

12 20

20%

20 30

Tabela 11- Quantidade de profissionais de secretariado na empresa em que atuam.

O dcimo segundo grfico tem o objetivo de apresentar a quantidade de

profissionais que os entrevistados j atenderam ao longo de sua carreira na rea de
secretariado executivo. 35% dos entrevistados do mercado brasileiro informam que

36

atenderam de 2 6 e 27% atenderam de 6 10. No mercado internacional 34%

informam que atenderam de 2 5 enquanto 29% atenderam de 6 10. Nota-se uma
errata nos formulrios Brasil x Mundo onde existe uma divergncia nos valores
aplicados. Por exemplo no formulrio Brasil havia a opo de 2 6 e no formulrio
mundo a opo era de 2 5, alterando um pouco suas propores na contagem.

Brasil

Mundo

5%

5%
26

7%
35%

13%

Apenas 1
Acima de 30
7 11

13%

25

8%
34%

12%

11 15
Mais de 20

12%

12 20

27%

20 30

6 10

16 20

29%

Apenas 1

Tabela 12- Quantidade de profissionais que j atendeu ao longo da carreira

Duas questes qualitativas estavam disponveis nos formulrios distribudos.

Elas tinham o objetivo de identificar as principais atividades que os entrevistados
exerciam no incio da carreira e as principais atividades que exercem atualmente a fim
de analisar se houve alguma mudana. Foram dadas 6 opes em ambos os
formulrios: atender ao telefone, agendar reunies, reservar passagens, tirar cpias,
enviar fax e documentos em PDF e a opo outras. Notou-se que no h uma grande
mudana nos dados sendo que a maioria dos entrevistados fazem todas atividades
mencionadas na pesquisa e sempre mais algumas tambm relacionadas rotina dos
executivos e gestores e administrao atuando como gestores do tempo e
otimizando as atividades dentro das organizaes. No foi possvel notar nenhuma
atividade em especfico que os profissionais exerciam ou exeram de forma a ficar
destacado nos grficos.
A partir desta fase da pesquisa comea a ficar mais evidente as respostas para
os questionamentos e objetivos citados no incio do trabalho.
O dcimo terceiro grfico mostra o quo essencial os profissionais de
secretariado executivo se consideram para as organizaes. No grfico Brasil, 38%
se consideram extremamente essenciais e 36% muito essenciais enquanto apenas
6% se consideram pouco essenciais. No grfico Mundo, 42% se consideram

37

extremamente essenciais e 41% muito essenciais enquanto 2% se consideram pouco

essenciais.

Mundo

Brasil

2%

6%
Extremamente
essencial

20%

38%

15%

Muito essencial

42%

Essencial

36%

Pouco essencial

Extremamente
essencial
Muito essencial
Essencial

41%

Pouco essencial

Tabela 13- O quo essencial os profissionais de secretariado executivo se consideram para as organizaes.

O dcimo quarto grfico busca mostrar se os entrevistados acreditam ser

possvel que seus chefes trabalhem sem o apoio de um profissional de secretariado
executivo. 91% dos entrevistados no mercado brasileiro dizem que no possvel
enquanto 80% dos entrevistados no mercado internacional tambm dizem no ser
possvel.
Muitos profissionais justificaram que os chefes no poderiam exercer suas
funes sem a assistncia de um profissional de secretariado executivo pois as
atividades que exercem ficariam comprometidas visto que existe uma grande
demanda de atividades rotineiras, que dizem respeito administrao de agenda,
viagens, pagamentos, etc. Um dos entrevistados do mercado brasileiro diz, Fao a
assessoria poupando o tempo do executivo para que ele exera atividades
estratgicas. Um profissional da frica do Sul diz, Eu torno o tempo dele livre para
que possa se concentrar em atividades de alto nvel, com decises e projetos de alto
grau, enquanto eu tomo conta dos problemas do dia a dia. E outro profissional dos
Estados Unidos diz, O meu chefe no escreve cartas, no marca reunies, no
mantm controle das horas que trabalhou, no compra suprimentos e no atende o
telefone. Ele atende a reunies, mantm contatos e toma decises. Ele precisa de
algum quem faa todo o resto para manter a sua programao de trabalho.
Por outro lado, 9% dos entrevistados no Brasil e 20% dos entrevistados no
mercado internacional acreditam ser possvel que o chefe trabalhe sem o apoio de um

38

profissional de secretariado. Justificam que isso pode ocorrer pois so independentes,

autossuficientes, ou por uma mudana nos tipos de executivos e gestores atuais. Um
dos entrevistados de Portugal diz, Possivelmente, mas com baixa qualidade. A razo
de ter um assistente a de retirar a maior parte das atividades administrativas, ento
ele o executivo pode focar nos problemas estratgicos que dizem respeito empresa.
Um dos entrevistados no mercado brasileiro diz, As empresas esto tendenciando
a deixar os executivos mais independentes, e acredito que o que justifica nossa
presena ainda o custo da hora para tarefas mais simples, e outro tambm diz,
Sim, acredito que qualquer pessoa tenha essa possibilidade. A questo que o
executivo levaria muito mais tempo para descobrir os caminhos (no possui knowhow). E esse tempo seria "desperdiado", pois a funo dele de se dedicar
estratgia da rea, e no com o suporte, cuja funo nossa.

Brasil

Mundo

9%
No

20%

No

Sim
91%

Sim
80%

Tabela 14- Acredita ser possvel que o chefe exera suas funes sem um profissional de secretariado. Justifique.

O dcimo terceiro grfico mostra a porcentagem de profissionais de

secretariado executivo que necessitam de substituto durante suas frias. Nota-se que
os resultados so bastante divergentes entre os entrevistados do mercado brasileiro
e do mercado internacional. No Brasil, 31% dizem ser muito necessrio enquanto que
no mercado internacional 36% dizem o contrrio, pouco necessrio.

39

Brasil
13%

Mundo

Muito necessrio

31%

Extremamente
necessrio
Necessrio

27%
29%

Pouco necessrio

Muito necessrio

15%
36%
22%

Pouco necessrio

Necessrio

27%

Extremamente
necessrio

Tabela 15- Necessita de substituto durante as frias.

O ltimo grfico mostra a porcentagem de entrevistados que acreditam ou no

no fim do profissional de secretariado executivo. Nota-se que 90% dos profissionais
no mercado brasileiro no acreditam no fim da profisso e 80% dos entrevistados em
outros pases tambm no acreditam. Apenas 10% dos profissionais no mercado
brasileiro e 20% dos entrevistados no mercado internacional, ou seja, 29 entrevistados
de um total de 96, acreditam na sua extino.
Os motivos dos entrevistados que acreditam na extino da profisso esto em
sua maioria relacionados tecnologia. Muitos dizem que a tecnologia facilitou o
trabalho dos executivos e gestores, tornando tudo mais rpido e prtico. Eu creio sim,
pois esta profisso est morrendo. Por mais que leiamos que a empresa precisa e
que as assistentes faam e desfaam, com a globalizao e aparelhagens smart
(Iphone, tablets, etc.) e a gama de facilidades de se organizar pela internet, creio que
estamos fadadas ao extermnio, diz um dos entrevistados no Brasil. Um outro
entrevistado da ndia diz, Tudo est disponvel online ao estalar dos dedos. O
gerenciamento se faz bem sem assistncia. A questo do custo tambm foi citada.
Um dos entrevistados no Brasil diz, Os executivos extremamente dependentes esto
em extino, pelo alto custo em que oneram as empresas, pois a profisso de
secretria como conhecemos ficar obsoleta. Acredito que as profissionais mais
antenadas assumiro outras funes como gerenciamento do escritrio, sem deixar
de lado os afazeres de uma secretria tambm.
Os entrevistados que no acreditam no fim da profisso justificam que os
executivos e gestores necessitam de secretrios para fazer a gesto do tempo para
eles, otimizando tarefas rotineiras e burocrticas que demandam muito tempo ou at
mesmo filtrando aquilo que realmente importante do que no .

40

Abaixo seguem algumas das respostas da pesquisa qualitativa dadas por estes
profissionais. Um dos entrevistados do mercado brasileiro diz, O profissional de
secretariado soube se adaptar s mudanas do tempo e do cargo, soube acompanhar
e desenvolver atividades para oferecer cada vez mais um suporte altura que o
executivo necessita. A secretria que exerce de fato o cargo em sua plenitude, o
brao direito do executivo. Um dos entrevistados dos Estados Unidos disse,
Comunicao excelente essencial. Intuio, extinto so tambm importantes. Um
rob no pode fornecer o melhor julgamento. Entre os entrevistados brasileiros, um
citou a questo do status dizendo, A rotina da secretria complexa por se tratar de
afazeres que ningum quer fazer: resolver problemas, lidar com burocracias e atender
a caprichos, entre muitas outras coisas. E para muitos executivos e gestores, ter uma
secretria, mesmo que eles no gostem necessariamente do trabalho delas, entona
status. confortvel ter algum que pense por voc, que brigue por voc, que leia,
escreva e negocie por voc. Um outro entrevistado do Paquisto ressalta, No,
certamente no. Porque secretrias so muito convenientes nas rotinas dirias das
empresas. So o lubrificante para o funcionamento do escritrio. E se voc uma
secretria empresarial, ento a sua funo extremamente importante.

Brasil

Mundo

10%
20%
No

No

Sim
90%

Sim
80%

Tabela 16- Acredita ou no no fim do profissional de secretariado. Justifique.

4.2

Pesquisa exploratria voltada a executivos e gestores

fim de obter tambm a opinio de profissionais que trabalham diretamente

com o suporte de assistentes e secretrios (as) executivos (as), foram encaminhadas

41

as seguintes perguntas a alguns executivos e gestores: Voc, em seu cargo de

executivo ou gestor, consideraria a possibilidade de trabalhar sem o apoio de um (a)
secretrio (a) ou assistente executivo (a)? Seria vivel? Justifique?
Foram obtidas as respostas abaixo sendo que nenhuma delas fora alterada e,
portanto, consta nesta pesquisa em sua verso original.
FAGUNDES, Fabiana. Advogada e Scia no Escritrio Barbosa, Mssnich &
Arago Advogados. Publicao on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por
ff@bmalaw.com.br em 13 mai 2015:
No seria vivel, dado que o tempo consumido com as atividades-fim do
cargo ocupado dependem fundamentalmente do apoio de um assistente que
possa organizar as tarefas das atividades-meio. Se tivesse de executar
sozinha ambas as atividades, fatalmente uma boa parte do tempo hoje
empregado na definio de assuntos estratgicos, para os quais o executivo
contratado, seria dedicado a atividades de suporte, o que traz uma
ineficincia e alto custo para a organizao.

MESQUITA, Fernanda Mattar. Advogada e Scia no Escritrio Lembi Mesquita

Advogados. Publicao on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por
fernanda.mesquita@lembimesquita.com.br em 13 mai 2015:
Recentemente montei um escritrio de advocacia em conjunto com outra
scia e trabalhamos durante seis meses sem o apoio de secretrias ou
assistente. Entendo que seja vivel sim, e principalmente em casos em que
a demanda de trabalho ainda irregular, como o incio de uma operao,
pode representar uma economia de custos importante. A desvantagem
fazer com que o gestor acabe tendo que dividir o seu tempo com atividades
que no deveriam ser o seu foco. Agora estamos com uma secretria, e bem
felizes. Estamos conseguindo focar mais nas nossas atividades, com a
tranquilidade que a parte administrativa est sendo bem cuidada.

MAZAR, Lcia Helena. Advogada e Scia no Escritrio PKM Advogados &

Consultores. Publicao on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por
lucia.mazara@pkm.adv.br em 14 mai 2015:
No consideraria essa possibilidade. Hoje em dia como as informaes
chegam com uma velocidade muito rpida, a exigncia de retorno e respostas
aos clientes tambm imensa, o tempo do profissional, no caso o meu, fica
muito restrito a resolver questes ligadas diretamente ao cliente, no entanto,
outros assuntos acessrios e to importantes e relevantes como o trabalho
que desenvolvo precisam de apoio e precisam ser executados, com a mesma
agilidade, controle e principalmente organizao. Assim fundamental dividir
essas atividades e ter o apoio de uma secretria ou assistente executivo, sem
isso fica invivel prestar um bom atendimento ao cliente. Tenho para mim,
que hoje a secretria ou assistente executivo, exercem atividades que vo
alm de simplesmente agendamentos e telefonemas, como era antigamente,
hoje uma secretria ou assistente executivo, tem que se antecipar aos
assuntos, tem que saber bem de informtica e por vezes de outras reas

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como financeira e administrativa para poder de fato auxiliar o gestor no dia a

dia.

SOARES, Daniela. Advogada e Scia Escritrio Barbosa, Mssnich & Arago

Advogados. Publicao on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por
dhs@bmalaw.com.br em 18 mai 2015:
No consideraria. Acho imprescindvel ter uma assistente executiva para dar
conta do dia a dia corrido. Ela faz uma interface importante com as pessoas
internas, os processos, etc. Cuida de coisas da vida pessoal tambm, que
possibilita que sobre tempo para o trabalho.

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5. Consideraes finais

Os resultados mostrados atravs da pesquisa cientfica concluem por si s a

importncia dos profissionais de secretariado executivo dentro das organizaes no
Brasil e no mundo. Como por exemplo, 38% dos entrevistados no mercado brasileiro
disseram se considerar extremamente essenciais e 42% dos entrevistados de outros
pases disseram o mesmo. Ou quando 91% dos entrevistados no Brasil e 80% dos
entrevistados no exterior disseram no ser possvel que seus chefes trabalhem sem
a assessoria executiva exercida por eles.
Mas a questo que tanto poderia trazer alvio como preocupao aos
profissionais desta rea, foi o pice da pesquisa. Verificar que 90% dos entrevistados
no Brasil e 80% dos entrevistados no exterior no acreditam no fim desta profisso
que existe h tantas dcadas, se tornando uma pea chave para as organizaes e
para os executivos e gestores, totalmente satisfatrio.
E por isso no se pode ter certeza ao dizer que a extino do profissional de
secretariado executivo est prxima. Executivos e gestores sempre faro parte das
diversas organizaes espalhadas pelo Brasil e pelo mundo e eles necessitam de
assessoria para desempenharem suas funes de forma otimizada, focando nas
atividades estratgicas para as quais foram contratados.
Novas tecnologias podem surgir e o mercado pode exigir cada vez mais
qualificao, mas este profissional continuar sendo necessrio como tantas outras
profisses. O profissional de secretariado executivo to necessrio quanto as
empregadas domsticas que limpam as casas, to necessrio quanto pedreiros que
levantam paredes, to necessrios quanto os enfermeiros que do apoio em hospitais,
ou os professores que se dedicam ensinando as novas geraes, os advogados que
fazem valer as leis, e os mdicos que auxiliam na cura. O fato que cada um tem a
sua importncia e extinguir uma profisso no to simples e nem sempre benfico
ao mundo corporativo.

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6. Referncias bibliogrficas
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[mensagem pessoal]. Mensagem recebida por secretariadobrasil@yahoogrupos.com.br em 11 mar 2015.

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Anexo A - Termo de Autorizao de Publicao

Termo de Autorizao para Publicao Eletrnica em Biblioteca Digital

Na qualidade de titular dos direitos de autor da publicao, autorizo a Universidade Municipal
de So Caetano do Sul USCS, a disponibilizar gratuitamente, sem ressarcimento dos
direitos autorais, conforme permisses assinadas do documento, em meio eletrnico, na
Rede Mundial de Computadores, no formato especificado, para fins de leitura, impresso
e/ou download pela Internet, a ttulo de divulgao da produo cientfica gerada pela
Universidade, a partir desta data.
1. Identificao do material bibliogrfico: [ ] Tese [ ] Dissertao [ ] Monografia [X] TCC
(artigo)
2. Identificao do documento/autor: Ttulo do Trabalho:
Palavra-chave: Eficincia. Gesto do Tempo. Secretariado Executivo.
Autor: Luciana Medina Pereira
RG: 40.485.718-8
CPF: 229.967.448-96
E-mail: medinapereira87@gmail.com
Orientador: Professora Dra. Maria Benedita de Faria
N de pginas: 42
Data de entrega do arquivo: 16/05/2015
3. Informaes de acesso ao documento:
Liberao para publicao ( X ) Total ( ) Parcial
Em caso de publicao parcial, especifique o(s) arquivo(s) restrito(s):
Arquivo(s) Captulo(s). Explique:
So Caetano do Sul, 16 de maio de 2015.
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RECEBIMENTO DESTE TERMO DE AUTORIZAO

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