CAPITULO II

1. CONCEPTOS BASICOS
1.1 El entorno
Segn el Bernal, Sierra: Toda organizacin se encuentra inmersa en un
contexto usualmente denominado "entorno" o "ambiente externo", y, por
consiguiente, toda organizacin es afectada por su entorno y, a la vez, lo
afecta. Por este motivo y debido a que el actual entorno se vuelve cada vez
ms dinmico, incierto, competitivo y complejo -lo cual hace que las
relaciones entre las organizaciones y su entorno se vuelvan igualmente
complejas-, entonces, que cada organizacin conozca el entorno es hoy un
imperativo para su respectiva supervivencia y, por ende, para su
competitividad.
Consideraremos para esta monografa los dos tipos de entorno:
1.1.1. Microentorno o ambiente especfico:
El microentorno o entorno especfico de las organizaciones est constituido
por las relaciones directas de stas con agentes tales como:
Los clientes.
Los proveedores.
La competencia.
El mercado.
Conocer a estos agentes les permite a las empresas ser ms competitivas
en el desarrollo de sus actividades y mantener mejores relaciones con cada
uno de estos agentes en beneficio mutuo y particular.
1.1.2. Macroentorno o ambiente general:
El entorno general de las organizaciones est conformado por los diferentes
sistemas que componen la sociedad y que son:

El sistema social.
El sistema econmico
El sistema cultural.
El sistema poltico.
El sistema jurdico-legal (que a lo largo de esta obra veremos tambin
como poleico-legal).
El ambiente tecnolgico.
El sistema biomedioambienral.
El sistema de relaciones internacionales.

El sistema o ambiente global o mundial

Cada uno de esos sistemas puede afectar positiva o negativamente la

actividad de las organizaciones, aunque de forma particular, y, por ello,
cada organizacin necesita un conocimiento amplio pero concreto de cada
uno de esos sistemas para el desarrollo de sus actividades
Conocer la situacin actual de la sociedad y, principalmente, sus tendencias
sobre demografa, estilos de vida, capacidad adquisitiva, hbitos, regmenes
legales, etc., es cada vez ms una necesidad bsica de toda organizacin
que busque permanecer ser competitiva.
1.2. Empresa
Las empresas son organizaciones creadas intencionalmente con el criterio
de generar rentabilidad econmica por sus actividades mediante la
produccin de bienes o la prestacin de servicios. Existen varios tipos de
empresas; sin embargo, stas se suelen clasificar por distintos
criterios.(Bernal,2008)
Para la monografa utilizaremos los siguientes tipos:
Por el sector econmico:

Empresas del sector primario, entre las que se destacan las agrcolas
y mineras.
Empresas del sector manufacturero o industriales.
Empresas del sector terciario o prestador de servicios.

Por el tamao de las empresas.

Empresas grandes.
Empresas medianas.
Empresas pequeas.
Microempresas y "famiempresas"

1.3. Proceso administrativo

Segn Bernal, Sierra(2008): El proceso administrativo -que tiene su origen en
la teora de la Administracin General de Henry Fayol y ms carde se consolida
con el enfoque neoclsico- comprende el conocimiento, las herramientas y las
tcnicas del quehacer administrativo, y hace referencia a los procesos de:
Planeacin, relacionada con el direccionamiento de las organizaciones hacia
lo que ser su futuro.

 Organizacin, que comprende la divisin del trabajo por responsabilidades y

reas funcionales.
Direccin, que hace referencia a la conduccin de las personas que laboran
en las organizaciones para el logro de los objetivos previstos en la planeacin.
Control, que se refiere al proceso de evaluar y retroalimentar el desempeo
de las personas y las organizaciones para el logro de sus objetivos.
1.4. Areas funcionales de las organizaciones
Segn Bernal, Sierra(2008): Las reas funcionales bsicas o de divisin del
trabajo en las organizaciones comprenden el conocimiento, las tcnicas y las
herramientas de los diferentes campos de agrupacin de las funciones
administrativas, de estudio y desempeo de la actividad administrativa:

2.

Administracin o gerencia general, que se refiere la funcin gerencial o

unidad de direccin de las organizaciones.
Administracin de operaciones (administrar la produccin de bienes o
servicios).
Administracin financiera (administrar la consecucin y el uso de
recursos financieros para las organizaciones).
Administracin del desarrollo (potencial) humano (administrar el
potencial humano en las orgaruzacones).
Administracin comercial o marketing (administrar la idenci6cacin y la
satisfaccin de necesidades de los clientes de las organizaciones).

NIVELES BSICOS DE LA ADMINISTRACIN

Segn Hellriegel, Jackson, Slocum(2009) se presentan tres niveles bsicos de

administracin y a grandes rasgos:
2.1. Gerentes de primera lnea.
Los gerentes de primera lnea son los encargados directos de la produccin de
bienes o servicios. Algunos de sus ttulos pueden ser gerente de ventas, jefe de
seccin, supervisor de produccin o lder de equipo, segn la organizacin. Los
empleados que dependen de ellos desempean el trabajo bsico de produccin
de la organizacin, trtese de bienes o de servicios.(Slocum.2009)
Poseen las siguientes caractersticas:

Sirve de enlace entre las operaciones de cada departamento y el resto

de la organizacin
Pasan poco tiempo con los de niveles ms altos o con personas de otras
organizaciones.

La mayor parte de su tiempo la emplean con las personas que

supervisan y con otros gerentes de primera lnea
Deben tener gran experiencia tcnica para poder ensear las tareas
correspondientes a sus subordinados y supervisarlos da tras da
Debe estar dispuesto a aprender y debe contar con competencias para
comunicarse con distintas clases de personas, ensear y aconsejar a los
subordinados y proporcionarles una retroalimentacin constructiva.

2.2. Gerentes de nivel medio.

Los gerentes de nivel medio son los encargados de establecer objetivos
congruentes con las metas de la alta direccin y traducirlos a las metas y
planes especficos que implementarn los gerentes de primera lnea. Estos
gerentes suelen tener ttulos como jefe de departamento, gerente de planta o
director de finanzas. (Slocum.2009)
Poseen las siguientes caractersticas:

Son los encargados de dirigir y coordinar las actividades de los gerentes

de primera lnea y, en ocasiones, del personal no administrativo, como
dependientes, recepcionistas y asistentes de la direccin.
Con frecuencia tratan de resolver las contradicciones entre aquello que
la alta gerencia espera lograr y lo que los gerentes de primera lnea
pueden hacer en realidad.
Se encarga de revisar los planes de trabajo de diversos grupos, de
ayudarles a establecer prioridades y de negociar y coordinar sus
actividades.
Participan cuando se trata de establecer fechas meta para que los
productos o servicios queden terminados, de formular criterios para la
evaluacin del desempeo, de decidir cules proyectos recibirn dinero,
personal y materiales, y de traducir las metas generales de la alta
gerencia a planes, calendarios y procedimientos especficos de las
operaciones.
Aplican las instrucciones de la alta direccin, bsicamente delegando
autoridad y responsabilidad a sus subordinados y coordinando los
programas y recursos con otros gerentes.

Las diferencias ms importantes entre estas dos clases de gerentes

mencionadas anteriormente son el nfasis en la administracin del desempeo
del grupo y en la asignacin de recursos.
2.3. Altos directivos.
Segn el Slocum(2009): El curso general que seguir una organizacin es
responsabilidad de los gerentes de nivel alto o altos directivos. Algunos ttulos
tpicos del puesto de estos gerentes son director general, presidente,
presidente del consejo, director de divisin y vicepresidente ejecutivo. Los

gerentes de nivel alto formulan las metas, polticas y estrategias de la

organizacin.
Las metas que establecen van en descenso por la jerarqua, hasta llegar a
cada trabajador. Los gerentes de nivel alto pasan la mayor parte de su jornada
(ms de 75 por ciento) planeando y dirigiendo. La mayor parte del tiempo que
dedican a dirigir lo emplean con personas clave de otras organizaciones. Estos
gerentes, al igual que los de nivel medio, pasan poco tiempo controlando
directamente el trabajo de terceros. Los gerentes de nivel alto estn sometidos
a numerosas presiones y exigencias. Por lo comn sus jornadas de trabajo
tienen agendas saturadas, deben viajar mucho y trabajar 60 horas o ms a la
semana. Un verdadero descanso es todo un lujo. Con frecuencia tienen
comidas de trabajo con otros gerentes, socios de la empresa, representantes
de la comunidad o funcionarios pblicos. Cuando tienen algo de tiempo libre,
siempre hay ansiosos subalternos que se pelean por recibir su atencin. Los
gerentes de nivel alto ahora tambin tienen ms obligaciones en el terreno de
las relaciones pblicas. Deben ser capaces de responder enseguida ante crisis
que podran crear problemas de imagen para sus organizaciones.

3.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Segn Gilli (2007):Los sistemas administrativos tienen por objeto lograr que
se concrete la estrategia de la organizacin de la manera ms efectiva posible.
Constituyen un conjunto de procesos que permiten la transformacin de los
objetivos de la organizacin en acciones, por eso la capacidad de gestin se
determina de acuerdo con la estrategia fijada.
Esa capacidad de gestin depende de la forma en que se disee la
organizacin, es decir, de la normalizacin de los procedimientos a seguir en el
desarrollo de las actividades y de la configuracin de la estructura
organizacional.
En el diseo de los sistemas siempre hay que justificar la relacin costobeneficio, porque las verificaciones y los controles no agregan valor a los
procesos y, por lo tanto, puede caerse en un uso ineficiente de los recursos.
4.

SISTEMAS OPERATIVOS

Segn Gilli(2007): Los sistemas para los cuales se establecen procedimientos

normalizados son, bsicamente, los llamados sistemas operativos
constituidos por aquellos que se relacionan con las transacciones bsicas
organizacin.
Los principales son:

Abastecimiento: Adquisicin de insumos

Conversin: Transformacin de insumos

Finanzas: Adquisicin y administracin de fondos

Ventas: Venta y distribucin de b/s producidos

Administracin de Recursos Humanos: Incorporacin y gestin de los

empleados

Para esta monografa se enfocara los conceptos de Sistemas Operativos de

Venta y Abastecimiento:
4.1. Sistema Operativo de Abastecimiento
En su libro Estrategia competitiva, Michael Porter se refiere al abastecimiento
como la funcin de comprar los insumos que se utilizan en la cadena de valor
de la empresa, ya sean estos las materias primas, las provisiones y otros
artculos de consumo, o los activos, como la maquinaria, el equipo de
laboratorio, el equipo de oficina y los edificios. El abastecimiento utiliza
tecnologa, como los procedimientos para tratar con los vendedores, las reglas
de calificacin y los sistemas de informacin.
4.2. Sistema Operativo de Ventas
Comprende la venta desde que el cliente lo solicita y por otro lado, hasta que
los productos lleguen en buen estado al cliente. Adems comprende los
procedimientos en ventas varan: ventas en saln, visita domiciliaria, correo,
telfono. Pagos a crdito, cheque, efectivo etc. La fuerza de ventas compite
con telemarketing, correo electrnico directo, catlogos, la publicidad y los
diferentes canales de distribucin. El sistema de ventas genera ingresos a
travs del proceso de cobranzas. Si el cliente est satisfecho permanece, si se
siente insatisfecho se va si tiene otras opciones.

5.

CONCEPTOS BASICOS LIGADOS A LA PLANEACION ESTRATEGICA

5.1.1. Misin
La misin define la identidad organizacional, seala claramente el alcance
y la direccin de las diferentes actividades de las organizaciones o
corporaciones, y establece las bases para la toma de decisiones, da claridad
de actuacin a los integrantes de la organizacin al sealarles y permitirles
comprender cmo se relaciona lo que cada uno de ellos realiza en el
desarrollo de sus actividades con el propsito general de la misma.(Bernal,
Sierra 2008)

4.4.2. Visin
La visin es, entonces, una descripcin de la imagen futura que se quiere
para cada organizacin. Al respecto, Joel Barker afirma que la visin es una
descripcin imaginativa y alentadora del papel y los objetivos futuros de
una organizacin o corporacin que significativamente va ms all de su
entorno actual y su posicin competitiva. Es una imagen de un futuro ideal
realista pero atractivo para la organizacin o corporacin, una condicin que
induce a las personas a asumir compromisos para alcanzar dicho sumo o
imagen que visualiza un estado de futuro mejor. Por lo tanto, la visin
proporciona la direccin hacia la cual la organizacin deber moverse
durante un horizonte de tiempo para lograr la imagen o visualizacin a la
que pretende llegar, es decir, indica un sentido de futuro y orienta el
comportamiento de las personas de la organizacin frente al destino que
sta desea construir o realizar(Bernal, Sierra 2008)