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INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO

SANTIAGO MARIO
MATURIN ESTADO MONAGAS

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LAS


ORGANIZACIONES

Asesor: Ramn Marcano

Bachilleres:
Gutirrez T. Jeiser A.
C.I:25.782.204
Acosta A. Vctor A.
C.I.:20.916.489

Maturn, junio de 2016

INDICE
Pg.
La Organizacin....3
La Organizacin como Sistema.3
Sistemas y diseos Organizacionales.3
EL Enfoque Sistmico de la Organizacin..4
Modelos de Organizacin y sus Caractersticas.....5
Modelo de katz y kahn....5
Modelo socio tcnico de tavistock..7
Niveles de Jerarqua de una Organizacin........................................10
Nivel operacional..10
Nivel de conocimiento...11
Nivel de gestin..11
Nivel estratgico.12
Estructura Organizativa..12
Sistematizacin.12
Referencias Bibliogrficas

La Organizacin

En la actualidad, las innovaciones son parte del da a da. Por este hecho,
todo tipo de organizaciones u empresas que deseen ser exitosas deben estar en un
proceso constante de cambio, que involucra a toda su estructura. Estas deben
buscar obtener el mejor rendimiento en todos sus aspectos, para poder subsistir
con la competencia adems de la sociedad en la que se desarrolle. Desde que el
hombre fue consiente de este hecho ha intentado crear directrices que le facilite
todo el proceso de cambio, as se han creado teoras y modelos aplicables a la
empresa en un momento dado que cumpla con sus expectativas y que sea
adaptable a la misma. A continuacin, detallaremos algunos de estos enfoques que
permiten a la empresa evolucionar y sobrevivir a su entorno.
La Organizacin como Sistema

Una organizacin es una estructura en la que sus componentes trabajan


conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se
desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus
elementos estn dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal
que se logre una relacin recproca entre ellos.
Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los
sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinstico y
programado, que opera con un muy pequeo intercambio de energa y materia con
el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos que presentan intercambio con el
ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el
ambiente, adaptndose a este como medio para sobrevivir.

Sistemas y diseos Organizacionales

El diseo organizacional es proceso, donde los gerentes toman decisiones


donde los miembros de la organizacin ponen en prctica dicha estrategias. El
diseo organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia
el interior de la organizacin y hacia el exterior de su organizacin. Las decisiones
sobre el diseo organizacional con frecuencia incluyen el diagnostico de mltiples
factores, entre ellos la cultura de la organizacin el poder y los comportamientos
polticos y el diseo de trabajo. El diseo organizacional representa los resultados
de un proceso de toma de decisiones que incluyen fuerzas ambientales, factores
tecnolgicos y elecciones estratgicas.

El Enfoque Sistmico de la Organizacin

Las organizaciones como sistemas son un todo, hay que visualizarlos


como sistemas y un sistema es un conjunto de elementos interactuantes que
requiere del ambiente para sus necesidades.
Las organizaciones como sistemas cuentan con las siguientes
caractersticas:
Un propsito, es decir, tienen una finalidad especfica.
El globalismo o totalidad, Esto quiere decir que todas sus partes son
interactuantes y la falta de algn elemento sera catico.
Y, un objetivo, hacia donde se dirige la organizacin.

Sistema abierto.
Son los sistemas que presentan relaciones de intercambio con el
ambiente, a travs de entradas y salidas. Los sistemas abiertos intercambian
materia y energa regularmente con el medio ambiente. Estos se adaptan a la
situacin.
Las cuatro caractersticas ms destacadas en la naturaleza de los
sistemas abiertos son:

Interaccin con el entorno. Son los intercambios que hace la organizacin


buscando recursos fuera para ingresarlos a fin de lograr su supervivencia.

Sinergia. La suma de todas las acciones ejecutadas por la organizacin es


mayor que el resultado de las acciones individuales de cada una de sus
partes.

Equilibrio econmico. Es el proceso de mantener la estabilidad a travs de


la consecucin de recursos en el entorno, la produccin de bienes y
servicios que son adquiridos por los clientes, la recuperacin de los
recursos financieros invertidos a partir de la venta y la consecucin de
bienes y servicios para reiniciar nuevamente el ciclo de actividades.

Equidad. Los sistemas abiertos alcanzan los objetivos organizacionales por


medios diferentes, lo que significa que los recursos pueden ser utilizados
de muchas maneras para obtener diversos resultados satisfactorios. Las
organizaciones poseen todas las caractersticas de los sistemas abiertos

Modelos de Organizacin y sus Caractersticas

Modelo de katz y kahn


Katz y Kahn desarrollaron un modelo de organizacin ms amplio y
complejo mediante la aplicacin de la teora de sistemas y la teora de las
organizaciones. Luego compararon las posibilidades de aplicacin de las
principales corrientes sociolgicas y psicolgicas en el anlisis organizacional,
proponiendo que la teora de las organizaciones se libere de las restricciones y
limitaciones de los enfoques previos y utilice la teora general de sistemas.
Segn el modelo propuesto por ellos, la organizacin presenta las
siguientes caractersticas tpicas de un sistema abierto:
a) La organizacin como sistema abierto: Para Katz y Kahn, la
organizacin como sistema abierto presenta las siguientes caractersticas:
Importacin (entradas): La organizacin recibe insumos del ambiente y necesita
provisiones renovadas de energa de otras instituciones, o de personas, o del
medio ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente ni auto
contenido.
Transformacin (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energa
disponible. La organizacin procesa y transforma sus insumos en productos
acabados, mano de obra, servicios, etc.
Exportacin (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el
ambiente.
Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de
cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importacin- transformacinexportacin.
Entropa negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el
proceso entrpico para reabastecerse de energa manteniendo indefinidamente su
estructura organizacional.
Informacin como insumo: Los sistemas abiertos reciben tambin insumos de
tipo informativo que proporcionan seales a la estructura sobre el ambiente y
sobre el funcionamiento en relacin con ste.
Estado de equilibrio y homeostasis dinmica: En este sentido, los sistemas
abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de
energa del ambiente exterior y una continua exportacin de productos del

sistema; sin embargo, el cociente de intercambio de energa y las relaciones entre


las partes siguen siendo los mismos.
Diferenciacin: La organizacin tiende a la multiplicacin y elaboracin de
funciones, lo que le trae tambin multiplicacin de roles y diferenciacin interna.
Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos
caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.
Lmites o fronteras: La organizacin presenta barreras entre el sistema y el
ambiente. stos definen el campo de accin del sistema, como tambin su grado
de apertura con relacin al ambiente.
b) Las organizaciones como una clase de sistema social
Las organizaciones constituyen una clase o tipo de sistema social, el cual a
su vez se considera una clase de sistema abierto. Como clase especial de sistema
abierto, las organizaciones tienen propiedades que les son peculiares, pero
comparten otras propiedades en comn con todos los sistemas abiertos.
Todos los sistemas sociales, incluidas las organizaciones, se fundamentan
en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos. Esas actividades
estandarizadas son complementarias o interdependientes con respecto a algn
producto con resultado comn. Ellas son repetidas, relativamente duraderas y
relacionadas en espacio y en tiempo.
c) Caractersticas de primer orden
Los sistemas sociales, al contrario de las dems estructuras bsicas no
tiene lmites en amplitud. Los sistemas sociales no pueden representarse a travs
de modelos fsicos. Los sistemas sociales necesitan insumos de produccin y de
mantenimiento.
Son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e
imperfectos se afirman en actitudes, percepciones, creencias, motivaciones,
hbitos y expectativas de los seres humanos.
Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas
biolgicos. Necesitan mecanismos de control para reducir la variabilidad e
inestabilidad de las acciones humanas. Las funciones, normas y valores
constituyen los principales componentes del sistema social.
Las organizaciones sociales representan el desarrollo ms claro de un
estndar de funciones interrelacionadas que insinan actividades prescritas o
estandarizadas.

El concepto de inclusin parcial. La organizacin utiliza slo los


conocimientos y habilidades de las personas que le son importantes.
Con relacin a su ambiente. El funcionamiento organizacional debe
estudiarse con respecto a las transacciones continas desarrolladas con el medio
que lo rodea.
d) Cultura y clima organizacionales
Toda organizacin crea su propia cultura o clima, sus propios tabes,
costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja las normas y valores del
sistema formal, as como las disputas internas y externas y el ejercicio de la
autoridad dentro del sistema, que se transmiten a los nuevos miembros del grupo.
e) Dinmica del sistema
Con el fin de mantenerse, las organizaciones sociales recurren al uso de
mecanismos, establecen normas y valores para estimular las actividades
requeridas y dispositivos de autoridad para dirigir el comportamiento
organizacional.
f) Concepto de eficacia organizacional
Como sistemas abiertos, las organizaciones sobreviven solamente cuando
son capaces de mantener negentropa, es decir, importacin bajo todas las formas
de cantidades mayores de energa que las que devuelven al ambiente como
producto. La eficiencia pretende incrementos a travs de soluciones tcnicas y
econmicas, mientras que la eficacia busca la maximizacin del rendimiento de la
organizacin, por medios tcnicos y econmicos (eficiencia) y por medios
polticos (no econmicos).
g) La organizacin como un sistema de roles
Rol es el conjunto de actividades exigidas a un individuo que ocupa una
determinada posicin en una organizacin. Por tanto, la organizacin puede
considerarse como constituida por roles o por un conjunto de actividades que se
espera de los individuos.

Modelo socio tcnico de tavistock


La organizacin se concibe como un sistema socio tcnico. Adems de
considerarse como un sistema abierto en interaccin constante con su ambiente, la
organizacin tambin se concibe como un sistema socio tcnico estructurado en
dos subsistemas:

El subsistema tcnico: Que comprende las tareas que van a


desempearse, las instalaciones fsicas, el equipo e instrumentos utilizados, las
tcnicas operacionales, el ambiente fsico y la duracin de las tareas. En resumen,
el subsistema tcnico cubre la tecnologa, el territorio y el tiempo. Es el
responsable de la eficiencia potencial de la organizacin.
El subsistema social: Comprende a los individuos, sus caractersticas
fsicas, psicolgicas, las relaciones sociales entre los individuos, as como las
exigencias de su organizacin.
Los subsistemas tcnico y social presentan una interrelacin ntima y
dependiente y cada uno influye sobre el otro. El enfoque socio tcnico concibe a
la organizacin como una combinacin de tecnologa y al mismo tiempo como un
subsistema social. El subsistema tecnolgico y el social se consideran en una
interaccin mutual y recproca y cada uno determina al otro, hasta cierto punto.
El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque sociotcnico parte
del supuesto de que toda organizacin importa del ambiente diversas cosas y
utiliza estas importaciones en ciertos tipos de procesos de conversin para luego
exportar productos, servicios, etc., que resultan del proceso de conversin.
La tarea primaria de la organizacin es aquello que le permita sobrevivir
dentro de ese proceso de:
Importacin: La adquisicin de materias primas.
Conversin: La transformacin de las importaciones en exportaciones.
Exportacin: La ubicacin de los resultados de la importacin y de la
conversin.
Una evaluacin crtica de la teora de sistemas conduce a los siguientes
aspectos:
1. Confrontacin entre teoras de sistema abierto y de sistema cerrado
El sistema abierto puede considerarse como un conjunto de partes en
constante interaccin constituyendo un todo sinrgico orientado hacia
determinados propsitos y en permanente relacin de interdependencia con el
ambiente externo.
Las implicaciones de la distincin entre sistema abierto y sistema cerrado
para la concepcin moderna de la administracin, sobresalen las siguientes:
La naturaleza esencialmente dinmica del ambiente est en conflicto con la
tendencia esencialmente esttica de la organizacin.

Un sistema organizacional rgido no podr sobrevivir en la medida en que


no consiga responder eficazmente a los cambios continuos y rpidos del
ambiente.Un sistema abierto, como un club, un hospital o un gobierno, necesita
garantizar la asimilacin de sus productos por el ambiente.
En consecuencia, el sistema necesita informacin constante y depurada del
ambiente slo en cuanto a la naturaleza de ese medio sino tambin a la calidad y
cantidad de insumos disponibles, y principalmente en cuanto a la eficacia o
adecuacin de los productos o respuestas de la organizacin al ambiente.
2. Caractersticas bsicas del anlisis sistmico
Las principales caractersticas de la moderna teora de la administracin,
basada en el anlisis sistmico, son las siguientes:
Punto de vista sistmico: Considera a la organizacin como un sistema
constituido por cinco partes bsicas: insumo (entrada), proceso, producto (salida),
retroalimentacin y ambiente.
Enfoque dinmico: El nfasis de la teora moderna se aplica en el proceso
dinmico de interaccin que ocurre dentro de la estructura de una organizacin.
Multidimensional y multinivelada: La teora moderna considera una
organizacin desde el punto de vista micro y macroscpico. La organizacin es
macro cuando se considera dentro de su ambiente (a nivel de la sociedad,
comunidad); es micro cuando analiza sus unidades internas.
Multimotivacional: La teora de sistemas reconoce que un acto puede ser
motivado por muchos deseos o razones.
Probabilstica: La teora moderna tiende a ser probabilstica. Lo cual
demuestra que muchas variables pueden explicarse en trminos hipotticos y no
con certeza.
Multidisciplinaria: La teora de sistemas es multidisciplinaria, ya que
busca conceptos y tcnicas de muchos campos de estudio, como la sociologa, la
psicologa, la teora administrativa, la economa, etc.
Descriptiva: Busca describir las caractersticas de las organizaciones y de
la administracin.
Multivariable: La teora moderna tiende a asumir que un evento puede ser
causado por numerosos factores interrelacionados e interdependientes.
Adaptacin: La organizacin es un sistema adaptativo a los cambios del
ambiente.
3. Carcter integrativo y abstracto de la teora de sistemas
Muchos autores consideran la teora de sistemas demasiado abstracta y, por
tanto, de difcil aplicacin a situaciones gerenciales prcticas.

Es una teora general de las organizaciones y de la administracin, una


sntesis integradora de los conceptos clsicos, neoclsicos, estructuralistas, neo
estructuralista y behavioristas.
4. El efecto sinrgico de las organizaciones como sistemas abiertos
Una de las razones slidas para la existencia de las organizaciones es su
efecto sinrgico, es decir, la manera como en el resultado de una organizacin
pueden diferir en cantidad o en calidad la suma de los insumos. Las unidades de
salida pueden ser iguales, mayores o menores que las unidades de entrada.
De igual manera, cada individuo de la organizacin espera que los
beneficios personales de su participacin en una organizacin sean mayores que
sus costos personales de participacin.
5. El hombre funcional
La teora de sistemas se basa en el concepto de hombre funcional, en
contraste con el concepto de homo economicus de la teora clsica, el homo
socialis de la teora de las relaciones humanas, del hombre organizacional de la
teora estructuralista y del hombre administrativo de la teora behaviorista. El
individuo desempea un rol dentro de las organizaciones, interrelacionndose con
los dems individuos como un sistema abierto.
6. Un nuevo enfoque organizacional.
La perspectiva sistmica introdujo una nueva manera de apreciar los
fenmenos. La visin gestltica y global de las cosas, que privilegia la totalidad y
sus componentes, sin despreciar lo que denominamos emergente sistmico: las
propiedades del todo que no aparecen en ninguna de sus partes.
En este nuevo enfoque organizacional, lo importante es ver el todo en parte
aisladamente para vislumbrar el emergente sistmico. Es este emergente sistmico
lo que hace que el agua sea diferente de sus elementos, hidrgeno y oxgeno.
Niveles de Jerarqua de una Organizacin
El desarrollo de una jerarqua funcional te ayuda a organizar tu negocio
mediante la divisin de responsabilidades entre tu personal. La culminacin de las
actividades de cada nivel de la jerarqua crea una organizacin de trabajo,
incluyendo un sistema de gestin implementado. El beneficio de una jerarqua
organizacional es la clara divisin de responsabilidades y la especializacin de las
competencias, permitiendo que cada miembro de una organizacin perfeccione
sus habilidades a una asignacin especfica.

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Nivel operacional
El nivel operativo de una jerarqua de la organizacin lleva a cabo el nivel
ms bajo de actividad en la empresa. Estas actividades incluyen ventas, servicio al
cliente, nmina, seguimiento de pedidos, limpieza y almacenamiento. El personal
en el nivel operacional no tiene responsabilidades de gestin, que no sean la
responsabilidad personal por el trabajo individual. El personal a nivel operacional
tiene altos conocimientos tcnicos, trabajando directamente con los productos de
la empresa, los clientes o la maquinaria.
Nivel de conocimiento
Las responsabilidades del nivel de conocimientos involucran el
almacenamiento y la reproduccin de la informacin de una empresa. El personal
que trabaja en este nivel es responsable de trabajar directamente con los datos.
Esto incluye hojas de clculo, bases de datos y la publicacin de panfletos que
informan a los empleados acerca de los cambios en los procedimientos de la
empresa. El personal en el nivel de conocimientos de una empresa prepara la
informacin para todos los otros niveles, tales como informes de gastos,
seguimiento de pagos, cifras de ventas o informacin del cliente. Los empleados
del nivel de conocimiento tienen altos conocimientos tcnicos, trabajando
directamente con las computadoras y otras tecnologas para producir y almacenar
estos datos.
Nivel de gestin
El nivel de gestin de una jerarqua de la organizacin supervisa las
actividades de los niveles inferiores. Esto incluye la capacitacin, la organizacin,
el fomento y el personal operativo de primer nivel. Las organizaciones arreglan el
nivel de gestin en mltiples niveles, pero todos sirven en el papel de supervisor y
organizador para los empleados de menor rango. El nivel de gestin es esencial
para el xito de las operaciones de una empresa, tanto como organizadores y en la
traduccin de los planes estratgicos del personal de alto nivel en las
responsabilidades y tareas especficas para los empleados de menor grado. Por
ejemplo, una vez que el nivel estratgico decide una nueva meta o proyecto, el
nivel gerencial divide el proyecto en tareas especficas, tales como un plan de
marketing para los anunciantes, la asignacin de personal del nivel de
conocimiento con la tarea de imprimir la informacin del producto e informar a
los empleados operativos sobre los cambios.

Nivel estratgico

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El personal a nivel estratgico es responsable de la supervisin de los


objetivos a largo plazo y de los planes para una organizacin. Esto incluye el
anlisis de nuevos proyectos, la revisin de la informacin del mercado y predecir
los cambios futuros. El personal a nivel estratgico es generalmente el nivel ms
alto en una organizacin. Este personal tiene altas habilidades analticas,
trabajando en un entorno terico y analizando la informacin descriptiva.
Estructura organizativa
Entendemos por estructuras organizacionales como los diferentes patrones
de diseo para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas
y lograr el objetivo deseado. Para seleccionar una estructura adecuada es
necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la
estructura organizacional que ms se acomode a sus prioridades y necesidades.

La organizacin ha penetrado en muchas de las formas de la actividad


humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la proteccin contra
amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a
travs del tiempo. Los gobiernos, los ejrcitos y las instituciones han estudiado la
organizacin, con el fin de mejorarla de utilizarla mejor. La organizacin ha sido
estudiada y son muchas sus aportaciones en el rea administrativa.

Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cmo


resultado una estructura de la organizacin, que pueda considerarse como el
marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un
esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte
de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades
distintas.
Sistematizacin
Consiste en la aplicacin de diferentes tcnicas que permitan una mejor
distribucin del trabajo, el establecimiento de responsabilidades y visualizar la
participacin de los distintos niveles administrativos en un procedimiento
especfico. Para llevar a cabo la sistematizacin en una organizacin, existen los
manuales, los diagramas y los formularios
En la sistematizacin, se manejan una serie de trminos que es preciso
diferenciarlos para su ptima utilizacin.
Normas: Son las reglas establecidas en una organizacin para regularizar
las diferentes actividades que definen el funcionamiento de la misma.

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Polticas: Son los patrones de conducta o guas de accin que persiguen


los diferentes objetivos de una organizacin.
Funciones: Son las principales actividades que se distinguen en una
organizacin. Se presentan por reas tales como Finanzas, Ventas, Produccin,
Compras, etc.
Procesos: En cada rea funcional, se presentan varios procesos, los cuales
son especficos para cada rea. Por ejemplo, facturacin, pago de nminas,
recepcin de materiales. En una gran organizacin, puede haber entre 10 y 30
funciones y entre 100 y 300 procesos.
Actividades: Son las Acciones que se realizan en cada proceso. A veces
suelen llamarse sub-procesos. Normalmente un proceso puede tener de 5 a 10
actividades
Tareas: Cada una de las acciones fsicas o mentales, pasos o etapas que es
necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada.
Constituye la mnima divisin en el trabajo administrativo.
Procedimiento: Conjunto de normas aplicadas y el mtodo utilizado en el
desarrollo de una actividad especfica. El mtodo es la manera como se efecta
una operacin o secuencia de operaciones.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Fbregas, J. Llrens. Sistemas de Informacin. Planificacin, Anlisis y Diseo.


Ed. Miro. 1991.
Morales, Flix. Mdulo Organizacin y Estructura. (Organigramas).
1982.
Morales, Flix. Anlisis y Diseo de Procedimientos. 1987
Montilva, Jons. Desarrollo de Sistemas de Informacin ULA.
Mrida. 1987.
Stephen Robbins. Comportamiento Organizacional. Prentice Hall.
1994.