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Auditora Operativa

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Capitulo III

Metodologa general del trabajo de


auditora operativa
Metodologa general
La metodologa mas generalizada en el desarrollo de una auditoria operativa comprende tres pasos
fundamentales, siendo susceptible de adecuarse a las situaciones especificas que se encuentren en el
desarrollo de una revisin.

Preparacin de la auditora operativa. Implica bsicamente el cumplimiento de varias tareas,


tales como:

Relevamiento de Informacin: Obtener datos generales de la entidad a auditar.

Plan General de Trabajo: Determinar la naturaleza, objetivos, alcance, metodologa de la auditora y


equipo profesional.

Designacin del Equipo de Auditora: Deber estar integrado por un equipo multidisciplinario de
calidad. Es de gran trascendencia y su cantidad estar dada por el alcance de la auditoria.

Planeacin y programacin de la Auditora: Se efectuara en forma progresiva, en la medida que se


va ejecutando cada una de las etapas. Es decir, que inicialmente se programara el trabajo de la
Etapa 1 y en base a sus resultados se programara la Etapa 2 ; y as sucesivamente.

Desarrollo del proceso de auditoria operativa. En el presente caso el desarrollo del proceso
de auditoria operativa se cumple en tres grandes fases como es el estudio, el examen y el informe,
divididas en cinco etapas, cuyo esquema resumido es el siguiente:
FASE DE ESTUDIO O PLANEAMIENTO
ETAPA - 1 Estudio Preliminar
ETAPA - 2 Comprensin de la Entidad Auditada
ETAPA - 3 Seleccin de reas Criticas o Dbiles
FASE DE EXAMEN
ETAPA - 4 Examen Detallado de reas Crticas

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FASE DE INFORME
ETAPA - 5 Comunicacin de Resultados
Las fases y etapas anteriores pueden ser visualizadas en el siguiente diagrama general:

Diagrama bsico del proceso de auditoria operativa.

COMIENZA

PROGRAMA DE
LA ETAPA 1

ARCHIVO
CORRIENTE

ARCHIVO
PERMANENTE

ETAPA 1

ESTUDIO
PRELIMINAR

PAPELES
DE
TRABAJO

S
PROGRAMA DE
LA ETAPA 2

T
U

ETAPA 2

COMPRENSIN
DE LA ENTIDAD

I
PROGRAMA DE
LA ETAPA 3

ETAPA 3
IDENTIFICACIN Y
SELECCIN DE REAS
CRITICAS
PROGRAMA DE
LA ETAPA 4

E
X
A
M
E
N

ETAPA 4
EXAMEN DETALLADO
DE AREAS CRITICAS

PROGRAMA DE
LA ETAPA 5

ETAPA 5
COMUNICACIN DE
RESULTADOS

I
N
F
O
R
M
E

Diagrama detallado del proceso de auditoria operativa.


Se presenta a continuacin el diagrama general anterior con mas detalle, siempre dentro del proceso
de las cinco etapas sealadas comprendidas a su vez dentro de las tres fases principales. Este diagrama
que nos servir de gua para su desarrollo es susceptible de adecuarse a situaciones especificas sujetas a
revisin.

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Auditora Operativa

ESTUDIO

COMIENZA

FASE I

PROGRAMA
DE LA ETAPA
1

ETAPA 1
ESTUDIOPRELIMINAR
ARCHIVO
CORRIENTE

PROGRAMA
DE LA ETAPA
2

ARCHIVO
PERMANENTE
ETAPA 2
COMPRENSIN DE LA
ENTIDAD

PAPELES
DE
TRABAJO

PROGRAMA
DE LA ETAPA
3
ETAPA 3
IDENTIFICACIN Y
SELECCIN DE AREAS
CRITICAS

PROGRAMA
DE LA ETAPA
4

COMUNICACION
PERMANENTE
CON
FUNCIONARIOS
RESPONSABLES

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ETAPA 4
EXAMEN DETALLADO
DE AREAS CRITICAS

EXAMEN
FASE II

EVALUACION DE
HALLAZGOS DE
AUDITORIA

PROGRAMA DE
EVALUACION
DE LA ETAPA 4

EFECTO

ACCIONES
TOMADAS
POR
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------FUNCIONARIOS
RESPONSABLES

CONDICION

INFORME

CRITERIO

ETAPA 5
COMUNICACIN DE
RESULTADOS

CAUSA

PROGRAMA
DE LA ETAPA
5

FASE III
BORRADOR DEL INFORME

CONFERENCIA FINAL CON


FUNCIONARIOS RESPONSABLES

SINTESIS DEL
INFORME

INFORME
CARTA DEL INFORME, INTRODUCCION,
COMENTARIOS, HALLAZGOS, CONCLUSIONES,
Y RECOMENDACIONES

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FASE DE ESTUDIO
Comprende bsicamente la obtencin de la informacin adecuada por parte del auditor y su equipo,
producto del conocimiento y comprensin de las actividades de la entidad. La fase involucra la
realizacin de acciones limitadas de revisin segn el plan de auditoria con el objeto de determinar
fundamentalmente los objetivos y el alcance del examen, as como el plan estratgico y las condiciones en
que se desarrollara la auditoria.

Etapa - 1 Estudio preliminar


Objetivo
Obtener informacin sobre la entidad, que consiste propiamente en la obtencin de informacin
acerca de las actividades y operaciones realizadas por la entidad, la naturaleza general de las mismas,
incluyendo su importancia relativa, as como cualquier otra informacin que permita el planeamiento de
las etapas iniciales de la auditoria.
Tambin comprende la revisin de la legislacin que afecta el mbito y los objetivos de las
actividades que realiza la entidad, la manera en que la aplica y las responsabilidades de la misma,
incluyendo sus limitaciones o restricciones, violaciones o inconsistencias con las leyes y reglamentos.
Para el auditor y su equipo es de especial importancia el conocimiento de los requisitos legislativos.
En esta etapa el auditor y su equipo realizan un trabajo preliminar sobre la efectividad de los
controles administrativos. Esto con la finalidad de probarlos operando realmente, poniendo particular
nfasis en aspectos difciles para el control y con potenciales debilidades. Este examen preliminar ayuda a
la identificacin de las denominadas reas criticas.
Procedimientos
1. Recopilacin de informacin escrita.
1.1 Antecedentes
Porque y para que se cre la entidad
Cambios en los objetivos iniciales
Informes financieros recientes
Informes tcnicos recientes
1.2 Marco Legal
Disposicin legal de creacin
Estatutos
Reglamentos
Pactos o convenios
Normas legales con incidencia en el desarrollo de operaciones
1.3 Organizacin
Organigrama
Asignacin de responsabilidad
Delegacin de autoridad o grado de autonoma
Manual de funciones
Reglamento interno o manual general administrativo

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1.4 Operaciones
Operaciones o actividades de importancia
Manuales de procedimiento
1.5 Financiamiento
Fuentes de financiamiento
Presupuesto
1.6 Control
Manual de auditoria interna
Manuales especficos de control
1.7 Informacin Adicional
Informacin interna relacionada con operaciones o actividades
Informacin externa relacionada con operaciones o actividades
2. Procedimientos generales para el desarrollo de la fase
2.1
2.2
2.3
2.4

Entrevistas con funcionarios para obtener informacin.


Recopilar informacin de los siete aspectos mencionados en el punto anterior.
Visita de familiarizacin a las instalaciones de la entidad.
Dejar constancia en papeles de trabajo si se observan reas criticas.

Conocimientos del auditor sobre programas de auditoria operativa


Programas de auditoria operativa. Toda labor de auditoria de gestin tiene que ser controlada a
travs de los denominados organigramas de auditora o programas de trabajo, de los cuales nos ocupamos
de manera general en el capitulo I. Los programas de auditora operativa o de gestin se sustentan en los
objetivos previamente incluidos en el plan de auditora y en la informacin disponible sobre las
actividades y operaciones de la entidad.
Su preparacin proporciona lo siguiente:

Un plan sistemtico para cada fase del trabajo, el que puede comunicarse a todo el personal
involucrado.
Una base apropiada para la asignacin de labores para el supervisor, auditor encargado, auditores y
asistentes.
Medio para comparar el rendimiento del equipo de auditora con relacin a los planes aprobados y
normas complementarias establecidas.
Ayuda para el entrenamiento de personal sin experiencia en auditoria.
Ayuda al supervisor a disminuir el trabajo sobre el personal de auditora en forma directa.
Contenidos del programa de auditora:

Los objetivos de la auditora.


Los criterios de la auditora.
La evidencia a ser obtenida.
Los procedimientos para la obtencin de la evidencia.
Fuentes para la obtencin de la evidencia.
Instrucciones especificas.
Cronograma tentativo de actividades.
Nivel de detalle de los programas:

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El nivel puede variar en atencin al personal del equipo de auditoria. Sin embargo, es conveniente
utilizar un programa detallado por las siguientes razones:

Incluye procedimientos especficos, de manera que el supervisor de este documento tiene una mejor
descripcin del trabajo a realizarse.
Sirven mejor a todos los propsitos de la auditora.
Proveen mejores pistas de auditora y documentan con mayor propiedad el trabajo realizado.

Cuando se utilizan programas detallados es mas difcil distinguir entre procedimientos importantes
y procedimientos de rutina.
Programa general para la Etapa 1
El modelo de programa general de auditoria operativa que a continuacin se desarrolla, obedece a
su ubicacin dentro del proceso de auditoria operativa, (Programa general para la Etapa 1) expuesto en
el diagrama de la pagina N 93
Este programa debe ser preparado por el Supervisor del Equipo de Auditoria, con la colaboracin
del Auditor Encargado del Trabajo y sometido a la aprobacin del Gerente de Auditora. El programa
debe ser adaptado a las caractersticas de la entidad.

MODELO DE PROGRAMA GENERAL DEL ESTUDIO PRELIMINAR O RECOPILACIN DE INFORMACIN

Entidad...............................................................................................Fecha ............................................
PROGRAMADO
NOMBRE

TERMINADO

HORAS

REFERENCIA
P. T.

OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS

Objetivo de la auditoria
1.

Recopilar
informacin.
Clasificarla
y
referenciarla sobre aspectos generales de la
entidad, programa,
actividad, proyecto u
operacin.

Procedimientos de auditoria
1.

Prepare un calendario para entrevistas con los


funcionarios principales de la entidad (si este
procedimiento no se cumpli en la reunin
inicial de presentacin del equipo de auditoria),
con el fin de explicarles el objetivo de la
auditoria e identificar y solicitar informacin
adicional a la ya identificada en trminos de
referencia y que no este en nuestros archivos.

2.

Recopile informacin
siguientes aspectos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

escrita

sobre

Antecedentes
Marco legal
Organizacin
Operaciones proyectos y programas
Financiamiento
Control

los

HECHO
POR

HORAS

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g)

Informacin adicional

3.

Obtenga informacin verbal sobre los aspectos


que no existan en informacin escrita (elabore
un calendario de entrevistas y tramtelo con el
coordinador de la entidad).

4.

Visite las instalaciones de la entidad u


organismo a nivel central y establezca con
claridad en que otros lugares tienen
instalaciones,
anotando
la
respectiva
direccin. En esta visita salude a los
funcionarios responsables de las reas,
departamentos,
secciones
u
otros
y
explqueles
brevemente
el
enfoque
constructivo de esta auditoria. Deje constancia
por escrito de esta visita.

5.

Clasifique la informacin recopilada (


incluyendo la que esta en nuestro poder ), por
cada uno de los aspectos precisados en el
punto 2. Para cada aspecto referencie cada
uno de los documentos de la informacin con
una relacin sumaria del respectivo aspecto y
arme los siete legajos correspondientes ( uno
para cada uno)

NOTA : Los programas detallados para desarrollar


los procedimientos generales sern elaborados a la
medida por el auditor encargado del trabajo y
revisados y aprobados por el auditor.

Recomendaciones para el auditor


1. El desarrollo de la fase no implica una lectura detallada de la informacin. o manuales.
2. Es un proceso rpido de recopilacin de informacin.
3. Si en la ejecucin de la fase se observan indicios de reas criticas, no se deben examinar;
solamente se dejara constancia en los papeles de trabajo para ser atendidos posteriormente.

Etapa - 2 Comprensin de la entidad auditada


Objetivo
Examinar la informacin recopilada en la etapa anterior con la finalidad de determinar y analizar
los objetivos principales, la autoridad delegada, restricciones, polticas y normas de la entidad.
Procedimientos

Determinar porque se creo la entidad, los propsitos u objetivos de su creacin.


Determinar si los objetivos iniciales han cambiado en el tiempo.
Determinar con claridad la misin primordial de la entidad y objetivos principales.
Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos principales, y
los propsitos de cada actividad.
Determinar la regulacin de carcter legal, aplicable a la entidad.

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Revisar nicamente los documentos que contengan disposiciones generales con respecto a las
operaciones de la entidad. Los manuales de procedimientos sern o no revisados posteriormente
segn la determinacin de las reas criticas.
Programa general para la Etapa - 2

El modelo de programas generales de auditoria operativa que a continuacin se desarrolla, obedece


a su ubicacin dentro del proceso de auditoria operativa, expuesto en el diagrama de la pagina 91.
Este programa debe ser preparado por el Supervisor del Equipo de Auditoria, con la colaboracin
del Auditor Encargado del Trabajo y sometido a la aprobacin del Gerente de Auditora. El programa
debe ser adaptado a las caractersticas de la entidad.

MODELO DE PROGRAMA GENERAL DE LA COMPRENSIN DE LA ENTIDAD AUDITADA


( REVISIN DE LEGISLACIN, OBJETIVOS , POLTICAS , NORMAS Y OTROS )

Entidad...............................................................................................Fecha .............................................
PROGRAMADO
NOMBRE

HORAS

TERMINADO
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS

Objetivo de la auditoria
El propsito es que el equipo responsable de la
auditoria comprenda la misin principal, los
objetivos principales y las operaciones de
importancia de la entidad, organismo, programa,
proyecto, actividad auditada ; que el equipo tenga
claridad sobre sus procedimientos generales,
fuentes de financiamiento y dems aspectos de
importancia. Esta Fase se basa en los resultados
del estudio preliminar .

Procedimientos de auditoria
1. Analice la informacin sobre antecedentes
recopilada en el estudio preliminar y determine
con claridad:
a) Porque y para que se creo la entidad
auditada.
b) Si los objetivos iniciales han sido
modificados desde su creacin hasta la
fecha de inicio de la auditora.
2. Analice los antecedentes, marco legal y
planificacin estratgica de la entidad auditada
y establezca con claridad la visin misin
primordial actual y los objetivos principales que
debe desarrollar para cumplir su misin
primordial.
3. Analice los antecedentes sobre el marco legal
de la entidad auditada y establezca y relacione
o liste con precisin las disposiciones legales
vigentes que regulan las operaciones y
actividades, indicando los aspectos que regulan

REFERENCIA
P. T.

HECHO
POR

HORAS

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o reglamentan.
4. Analice la informacin sobre la organizacin de
la entidad auditada y establezca con claridad
la organizacin formal y real, las principales
delegaciones de autoridad y asignacin de
responsabilidades a las diversas unidades,
reas, departamentos, secciones y otros, que
integran la organizacin
5. Analice la informacin sobre operaciones de la
entidad auditada y determine con claridad las
operaciones tpicas de importancia que debe
ejecutar en el ao actual para lograr objetivos
principales y las actividades que debe cumplir
para
desarrollar
las
operaciones
de
importancia. Deben incluirse los proyectos y
sus operaciones principales, que se hayan
terminado o estn en ejecucin en el ao
actual. Indique los procedimientos generales
para la ejecucin de las operaciones principales
de la entidad auditada.
6. Analice la informacin sobre el financiamiento
de las operaciones de la entidad auditada y
establezca con claridad las principales fuentes
de los recursos para el ao actual y previstas
para el ao siguiente, especificando ingresos
presupustales corrientes, ingresos derivados
de crdito externo, ingresos por donaciones y
fuentes de recursos propios.
7. Analice la informacin adicional que haya
recopilado y liste o indique los principales
aspectos a que se refiere.
8. Elabore el rbol de la misin primordial,
objetivos principales, operaciones y actividades
de importancia. De ser necesario elabore varios
rboles que faciliten la comprensin grafica de
los objetivos, operaciones y actividades de la
entidad.
9. Correlacione el rbol de la misin, objetivos
principales y consideraciones principales con la
estructura orgnica de la entidad.
NOTA : Los programas detallados para desarrollar
los procedimientos generales, sern elaborados a
la medida `por el auditor encargado del trabajo y
revisados y aprobados por el supervisor .

Recomendaciones para el auditor


1. Al final de esta etapa del proceso de auditoria operativa el auditor debe haber adquirido un
buen grado de conocimiento sobre la entidad en la que esta actuando.
2. Como auditor operativo externo o interno el conocimiento que adquiera en esta etapa debe
servirle para intercambiar opiniones validamente con funcionarios de la entidad.

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Etapa 3 Identificacin y seleccin de la reas dbiles o criticas que sern


auditadas
Objetivo
Identificar cuales reas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aquella que tendr la prioridad
en la evaluacin, es decir, hacia las reas dbiles o criticas, las mas significativas o importantes a las que
prioritariamente se aplicara la auditora operativa.
Conocimientos del auditor sobre evaluacin del control interno gerencial u
operacional
Control interno gerencial u operacional. Tradicionalmente el concepto de control interno estuvo
vinculado con aspectos contables y financieros. Sin embargo, desde hace algunos aos se considera que
su alcance va mas all de los asuntos que tienen relacin con las funciones de contabilidad, dado que
incluye tambin en el mismo concepto aspectos de carcter gerencial o administrativo. Aun cuando es
difcil delimitar tales reas, siempre es apropiado establecer algunas diferencias entre el alcance del
control financiero y el control gerencial.
El control interno no puede existir si previamente no existen los objetivos, metas e indicadores de
rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse ser imposible definir las medidas
necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma peridica. La gerencia moderna
desde hace unas dcadas a implementado nuevas formas para mejorar los controles en las entidades. Esto
es importante por cuanto el control interno tiene una vinculacin directa con el curso que debe mantener
las entidades hacia el logro de sus objetivos y metas .
Definicin y objetivos. El control interno se define como un proceso continuo realizado por la
direccin, administracin o gerencia y otros empleados de la entidad a fin de proporcionar seguridad
razonable, respecto a si estn logrndose los objetivos que a continuacin se sealan.
Los objetivos del control interno gerencial u operacional son:

Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y, la calidad en los servicios.


Proteger y conservar los recursos de la entidad, contra cualquier perdida o despilfarro, uso indebido
o irregularidad o acto ilegal.
Cumplir las leyes y reglamentos y otras normas.
Elaborar informacin financiera valida, confiable y oportuna.

El concepto moderno del control interno discurre por componentes y diversos elementos los que se
integran durante el proceso de gestin y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia.
Componentes del sistema de control interno. Los componentes del sistema de control interno
pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para evaluar el control interno y
determinar su efectividad. Los componentes que sern desarrollados a continuacin son : el ambiente de
control interno; la evaluacin del riesgo; las actividades del control gerencial; el sistema de informacin;
y las actividades de monitoreo:
1. Ambiente de control interno. El ambiente de control interno esta referido al establecimiento
de un entorno que estimula e influencia las tareas del personal con respecto al control de sus actividades.
En este escenario el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos
individuales , constituyendo el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa.

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El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones,
se establecen los objetivos y estiman los riesgos, as como tiene relacin con el comportamiento de los
sistemas de informacin y las actividades de monitoreo. Los elementos que conforman el ambiente de
control interno son los siguientes:

Integridad y valores ticos: son factores esenciales del ambiente de control. Se pueden promover a
travs de decisiones adoptadas por la alta gerencia para comunicar al personal los valores y las
normas de comportamiento institucional, mediante polticas generales o la aprobacin de un cdigo
de tica. Ello permite eliminar y reducir los incentivos y tentaciones que podran incitar al personal
a comprometerse en actos deshonestos, ilegales o no ticos.

Autoridad y responsabilidad: se refiere a la forma en que se asigna la autoridad y responsabilidad


para la ejecucin de actividades en la entidad. Ello implica igualmente, definir en forma clara los
objetivos de la entidad de manera que las decisiones sean adoptadas por el personal apropiado.
Incluye las polticas dirigidas a asegurar que el personal entienda los objetivos de la entidad.

Estructura organizacional: se refiere a la estructura dentro de la cual una entidad planea, dirige,
ejecuta, controla y supervisa sus actividades para el logro de sus actividades para el logro de sus
objetivos.

Polticas de personal: el personal de la entidad debe tener el conocimiento, habilidades y


herramientas necesarias para apoyar el logro de los objetivos. Este aspecto tiene relacin con la
contratacin, capacitacin, evaluacin, promocin y retribucin por el trabajo. Las polticas y
practicas sobre personal deben ser consistentes con los valores ticos de la entidad, con el
reconocimiento de la competencia tcnicas para realizar determinadas actividades, orientadas al
logro de los objetivos.

2. Evaluacin del riesgo. Es una actividad de parte de la direccin que implica la identificacin,
anlisis y manejo del riesgo relacionado con la elaboracin de los estados financieros y que pueden incidir
en el logro de los objetivos del control interno de la entidad. El riesgo incluye eventos o circunstancias
que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de informacin financiera, as como las
representaciones de la administracin en los estados financieros. Los elementos que forman parte de la
evaluacin del riesgo son:

Identificacin de los objetivos de control interno: son tres los objetivos que deben ser identificados
y evaluados:

Objetivos de operacin, relacionados con la efectividad, eficiencia y economa.


Objetivos de informacin financiera, relacionados con una obtencin confiable.
Objetivos de cumplimiento, dirigidos al cumplimiento de leyes, reglamentos, as como polticas
dictadas por la gerencia.

Identificacin de los riesgos: los riesgos internos y externos significativos que son encarados por
una entidad tienen influencia en el logro de sus objetivos y, deben ser identificados y evaluados. La
identificacin de los factores de riesgo pueden involucrar:

Errores en decisiones por utilizar informacin incorrecta o desactualizada.


Registros contables no confiables.
Negligencia en la proteccin de activos.

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Auditora Operativa

Desinters por el cumplimiento de planes, polticas y procedimientos establecidos.


Adquisicin de recursos en base a practicas antieconmicas.
Utilizacin de recursos en forma ineficiente.
Incumplimiento de leyes, reglamentos y normas.

Inclusin de indicadores de rendimiento: los planes deben incluir objetivos e indicadores de


rendimiento, pudiendo la entidades utilizar una variedad de elementos cuantitativos sobre el
rendimiento tales como:

El presupuesto o rendimiento cualitativo.


El grado de satisfaccin del publico.

Si los indicadores de rendimiento son mensurables pueden ser utilizados como unidad de medida
para brindar una alerta temprana sobre si tales elementos han sido excedidos o no han sido
satisfechos.
3. Actividades de control gerencial. Las actividades de control gerencial estn referidas a las
acciones que realiza la administracin de la entidad para cumplir con las funciones asignadas. Son
importantes porque indican la forma correcta de hacer las cosas, para lo cual se valen de polticas y
procedimientos.
Objetivos. Los objetivos del control interno gerencial en un sentido amplio comprende el plan de
organizacin, polticas, procedimientos y practicas utilizadas para administrar las operaciones en una
entidad o programa, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas. Incluye
tambin las actividades de planeamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones, as como el
sistema para presentar informes y medir y monitoriar el desarrollo de las actividades.
Los mtodos y procedimientos utilizados para ejercer el control interno pueden variar de una
entidad a otra, segn la naturaleza, magnitud y complejidad de sus operaciones; sin embargo, un control
gerencial efectivo comprende los siguientes objetivos:

Determinacin de objetivos y metas mensurables, polticas y normas.


Monitoreo del progreso y avance de las actividades.
Evaluacin de los resultados logrados.
Accin correctiva, en los casos que sean requeridos.

Propsitos. En sntesis se consideran propsitos fundamentales del control


gerencial los siguientes:

Promover la efectividad, eficiencia y economa en la ejecucin de operaciones, y en la calidad de


los servicios brindados por cada entidad.
Proteger y conservar los recursos contra perdida, despilfarro, uso indebido, actos irregulares o
ilegales.
Cumplir los requerimientos y restricciones establecidas por las leyes y reglamentos.
Asegurar la confiabilidad de la informacin gerencial.
Clasificacin. Las actividades de control pueden clasificarse en :

interno gerencial

Controles de operacin
Controles de informacin financiera.

Auditora Operativa

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Controles de cumplimiento
Controles de actividades para la proteccin de recursos.
Controles de validez y confiabilidad de la informacin.
Controles de cumplimiento. Comprenden:

Las polticas y procedimientos implementados por la administracin con el fin de asegurar que la
utilizacin de recursos sean concordantes con las leyes y reglamentos correspondientes.

Abarcan los aspectos relativos a la adquisicin de bienes y/o servicios, proteccin y utilizacin de
recursos, al igual que el costo, cantidad y calidad de los productos o servicios que la entidad
produce o entrega, con el propsito de establecer si las leyes, reglamentos y otras normas
relacionadas con estas materias se cumplen adecuadamente.

Funcin del auditor respecto de estos controles: En toda auditoria de gestin u operativa el auditor
debe estar alerta ante situaciones u operaciones que podran indicar la presencia de actos irregulares o
ilcitos. El auditor debe establecer los pasos necesarios para detectar casos de incumplimiento, termino
que tiene un mayor significado que el acto ilegal. De darse determinadas situaciones el auditor debe de
considerar lo siguiente:

Evaluar el riesgo de que se produzcan situaciones de incumplimiento, irregularidad o actos ilegales,


incluyendo la consideracin de si la entidad tiene controles efectivos para prevenir actos de esta
naturaleza.

Estar alerta ante situaciones u operaciones que podran indicar incumplimientos y otros, a fin de
considerar si los hechos detectados podran afectar en forma significativa los resultados de la
auditora.

Proceder con el debido cuidado profesional al efectuar el seguimiento de indicios de actos


presuntamente ilcitos , a fin de no interferir con investigaciones.

En caso de encontrarse indicios razonables de comisin de delito, el auditor debe obtener el


asesoramiento tcnico y legal correspondiente.

Cuando el enfoque de la auditora esta dirigido a evaluar la eficiencia y la economa en las


operaciones, el auditor debe determinar si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos, normas de
los sistemas administrativos y normas tcnicas de control interno.
Controles de actividades para la proteccin de recursos. Comprenden:

Polticas y procedimientos implementados por la administracin, con el propsito de asegurar en


forma razonable que los recursos de la entidad estn protegidos adecuadamente contra el
despilfarro, perdida o utilizacin incorrecta.

Medidas y procedimientos dispuestos por la administracin, con el fin de proteger y conservar


adecuadamente sus recursos, en especial los bienes fsicos de alto valor obtenidos para su
operatividad.

La prevencin o deteccin oportuna de la adquisicin, utilizacin o venta no autorizada de los


activos u otros recursos de la entidad; los cuales incluyen:

Auditora Operativa

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Evaluacin del riesgo de que se realicen adquisiciones o ventas indebidas de recursos.


Asignacin de responsabilidades en relacin con la prevencin o deteccin oportuna de
actividades no autorizadas.
Implementaron de mecanismos que permitan a la administracin ejercer un monitoreo continuo
de tales controles.

Funciones del auditor respecto a estos controles: Cuando el auditor evala los componentes de
eficiencia y economa, debe obtener un apropiado conocimiento de los controles para proteccin de
activos, con el propsito de establecer si la entidad, dispone de polticas apropiadas para llevar a cabo el
proceso de establecimiento.
De otro lado el auditor tambin puede examinar si la entidad adquiere los recursos que necesita para
su funcionamiento, en calidad y cantidad apropiada debida y, al menor costo posible.
Controles de validez y confiabilidad de la informacin. Comprenden:

Polticas, normas y procedimientos implementados por la administracin, con el fin de asegurar


que la informacin obtenida sea valida y confiable, y se revela en forma razonable en los reportes,
para conocer si los programas u actividades estn operando bien.

La presentacin de reportes internos en toda entidad para brindar a los funcionarios responsables,
informacin confiable y actual sobre lo que esta ocurriendo en la realidad, en cuanto al avance y
progreso en el logro de objetivos y metas establecidas. Tal informacin constituye la base
fundamental del control gerencial en cualquier entidad.
Las tareas que desarrolle el auditor en relacin a tales controles debe orientarse a determinar si:

Las necesidades de informacin de gestin por parte de los usuarios son comunicadas al personal
responsable de su preparacin y se establecen las fechas en que deben reportarse.
Los sistemas de informacin son capaces de producir informacin necesaria para la toma de
decisiones.
Personas no autorizadas tienen acceso a la informacin financiera y de gestin

4. Sistema de informacin. El sistema de informacin y comunicacin esta constituido por


mtodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre operaciones financieras
de una entidad. La calidad de la informacin que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para
adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad.
La comunicacin implica proporcionar un apropiado conocimiento sobre los importes y
responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la informacin financiera.

5. Actividades de monitoreo. La actividad del monitoreo es el proceso que evala la calidad


del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica,
cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Debe orientarse a la identificacin de controles
dbiles, insuficientes y necesarios para promover su reforzamiento
El monitoreo se lleva acabo en tres formas:

Durante la realizacin de las actividades diarias en distintos niveles de la entidad.

Auditora Operativa

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De manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecucin de las


actividades( incluidas las de control).
Mediante la combinacin de ambas modalidades.
Los elementos que conforman el monitoreo de actividades son:

Monitoreo del rendimiento.


Revisin de los supuestos que soportan los objetivos del control interno.
Aplicacin de procedimientos de seguimiento.
Evaluacin de la calidad de control interno.
Seleccin de reas dbiles o criticas.

Constituyen ejemplos de circunstancias para la identificacin y seleccin de reas dbiles o criticas


las siguientes:

La entidad auditada puede tener razones validas y justificadas para sugerir la rea a ser examinada.

El auditor conoce previamente problemas o debilidades especificas en la entidad.

En la entidad existen reas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditoria
financiera , siendo conveniente un examen de auditoria operativa.

Los resultados e informes de auditoria financiera indican que reas se consideran criticas para ser
sometidas a auditoria operativa.

Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluacin del control
interno, en donde es posible que se presente lo siguiente:
Deficiencia en los controles internos
El logro de las metas no se da (efectividad o eficiencia)
Los costos son excesivos (economicidad) y consecuentemente la eficiencia no ser optima.

Elaboracin de una matriz. Para poder identificar las reas dbiles o criticas, el auditor operativo
debe elaborar una matriz que le permita determinar de manera objetiva el impacto que las desviaciones o
deficiencias de los controles internos tienen en los sistemas de administracin. El procedimiento a seguir
es el siguiente:

A la izquierda las deficiencias del control ya sea porque no existen controles, porque existen y no
funcionan , o porque existen y no son necesarios.

A la derecha se titularan los objetivos del control interno, los sistemas de administracin y las
reas de la entidad.

Con una X se marcara en las casillas de la derecha segn corresponda el impacto de la deficiencia
del control.

Se totalizaran la cantidad de X que hayan afectado a cada sistema de administracin y a cada rea
de la entidad.

26

Auditora Operativa

Los sistemas y reas con mas X sern los sistemas y las reas dbiles o criticas de la entidad
auditada, entre las cuales el auditor seleccionara las mas importantes segn su criterio.
Programa general para la Etapa - 3

El modelo de programa general de auditoria operativa que a continuacin se desarrolla, obedece a


su ubicacin dentro del proceso de auditoria operativa, expuesto en el diagrama de la pagina 91.
Los programas debe ser preparado por el Supervisor del Equipo de Auditoria, con la colaboracin
del Auditor Encargado del Trabajo y sometido a la aprobacin del Gerente de Auditora. Los programas
debe ser adaptados a las caractersticas de la entidad.

MODELO DE PROGRAMA GENERAL DE REVISIN Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

Entidad...............................................................................................Fecha .............................................
PROGRAMADO

TERMINADO

NOMBRE HORAS

REFERENCIA
P. T.

OBJETIVOS, CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS

Objetivo de la auditoria
El propsito es que el equipo responsable de la
auditoria es la revisin del control interno de la
entidad, organismo, programa, proyecto, actividad
auditada;
que
el
equipo
compruebe
su
funcionamiento . Esta etapa del proceso de la fase I,
se basa en los resultados de las etapas anteriores.

Procedimientos de auditoria
1.

Establezca las generalidades del sistema de


control interno y externo.

2.

Deje constancia de la existencia de una unidad


o departamento de auditoria interna y de su
composicin. Si adems de esta unidad, existen
otras unidades o dependencias que ejercen
controles internos de cualquier clase,

3.

Indique claramente en los papeles de trabajo


cuales son esas unidades y la clase de control
que ejercen.

4.

En cuanto al control externo indique si la entidad


contrato con una firma privada de contadores
pblicos el ao anterior los servicios de auditoria
externa y si tiene previsto contratar estos
servicios en el ao prximo.

5.

Identifique los controles clave de la entidad.

6.

Compruebe el funcionamiento de los controles

7.

Evale el control interno operacional


gerencial de la entidad.

HECHO
POR

HORAS

27

Auditora Operativa

NOTA : Los programas detallados para desarrollar


los procedimientos generales, sern elaborados a la
medida `por el auditor encargado del trabajo y
revisados y aprobados por el supervisor .

MODELO DE PROGRAMA GENERAL DE IDENTIFICACIN Y SELECCIN DE LAS REAS CRITICAS O


DEBILES

Entidad...............................................................................................Fecha ............................................
PROGRAMADO

TERMINADO

NOMBRE HORAS

REFERENCIA
P. T.

OBJETIVOS, CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS

Objetivo de la auditoria
El propsito es el de identificar las reas dbiles o
criticas de la entidad, mediante la evaluacin del
control interno contable financiero y operacional o
gerencial,
obteniendo
evidencias sobre su
efectividad y seleccionar las mas importantes para
orientar hacia ellas los esfuerzos de auditoria.
Las limitaciones de tiempo y de recursos pueden
limitar el alcance de la auditoria operacional a una
sola rea, en cuyo caso se seleccionaran las
operaciones o actividades mas importantes que de
acuerdo a la disponibilidad de recursos puedan ser
examinadas a profundidad.

Procedimientos de auditoria
1.

identifique los ciclos de transacciones de la


entidad, elabore los flujogramas respectivos y
efecte pruebas de recorrido.

2.

Analice el diseo de
administracin financiera.

3.

Identifique los controles clave y deficiencias y


formule conclusiones al respecto.

4.

Compruebe el funcionamiento de los sistemas

5.

Evale el control interno operacional


gerencial.

6.

Elabore un informe sobre la efectividad y


cumplimiento de los sistemas de administracin
y la efectividad del control gerencial u
operacional, formulando las recomendaciones
pertinentes para mejorar.

7.

Identifique las reas dbiles o criticas, con base


en los resultados de la evaluacin del control
interno.

los

sistemas

de

HECHO
POR

HORAS

28

Auditora Operativa

8.

Seleccione segn su importancia el rea dbil o


critica hacia la cual se orientan los esfuerzos de
auditora y dentro de estas las operaciones que
se examinaran en detalle.

NOTA 1: Los programas detallados para desarrollar


los procedimientos generales, sern elaborados a la
medida `por el auditor encargado del trabajo y
revisados y aprobados por el supervisor.
NOTA 2 : Para la ejecucin de los puntos 1 y 4 los
auditores deben consultar el Manual sobre
Evaluacin del Control Interno (Enfoque de los
Sistemas de Administracin )

Recomendaciones para el auditor


1. El alcance de una examen detallado de esta etapa estar relacionado con los recursos
disponibles para efectuar el examen y la disponibilidad de criterios de medicin y de
informacin sobre resultados obtenidos en la ejecucin de operaciones o actividades a
examinar.
2. El auditor operativo para identificar las reas criticas o dbiles debe elaborar una matriz
relacionada con las desviaciones o deficiencias de los controles internos, y su impacto.
3. El auditor operativo podr reducir su examen a las operaciones o actividades mas importantes
del rea critica seleccionada para efectuar su evaluacin en in tiempo razonable.