Importancia de la Contabilidad Administrativa en la planeacin,

control y toma de decisiones de las Pymes

Mnica Garca Manzano*

Introduccin
Una de las aspiraciones ms comunes de cualquier joven es poder establecer una empresa
propia que le permita ser dueo de su tiempo y obtener las ganancias que se disponga, sin
tener que depender de nadie. Desafortunadamente, este deseo requiere de muchas
habilidades y estrategias para emprender un negocio, as como de responsabilidades y de
una actitud positiva con el fin de lograr el objetivo.
En el mejor de los casos, despus de algn tiempo de dedicacin, procesos, trmites y
muchos problemas, se logra establecer una empresa propia; sin embargo, cumplir con este
primer objetivo no significa que todo va a ser prspero y exitoso, es tan slo el inicio de una
serie de retos para el dueo de una empresa. Segn cmo se manejen y se resuelvan los
retos diarios, se va a determinar el tiempo de vida de la misma. Con una buena
administracin, planeacin y control de recursos, principalmente, se puede asegurar que la
empresa perdure mucho tiempo, de lo contrario se ir a la quiebra.
Existen diversos motivos por los cuales las empresas fracasan, especialmente las Pymes. La
mayora se relacin con el papel fundamental que la contabilidad administrativa cumple
dentro del control y planeacin del negocio. Por lo tanto, el presente ensayo buscar
explicar la importancia que tiene la contabilidad administrativa dentro del control y
planeacin de una empresa para su buen funcionamiento y desarrollo.
Desarrollo
Antes de continuar hablando un poco ms sobre las PyMEs, es necesario comprender lo
que realmente es considerado como una de ellas. Una PyME es una organizacin emprica,
financiada, organizada y dirigida por el propio dueo, quien en Mxico para efectos fiscales
es considerado un contribuyente menor. Abastece a un mercado pequeo, cuando mucho

regional; no cuenta con alta produccin maquinizada y su planta de trabajadores suele

estar integrada por familiares del dueo, por lo que suele llamrsele empresa familiar.
Como podemos notar, las Pymes son el tipo de empresas que apenas se estn formando y
desarrollando en el mercado, por lo tanto es fundamental que se lleve una buena
planeacin y control para que puedan sobrevivir en los primeros aos, los cuales son los
ms difciles porque apenas se estn dando a conocer y experimentan su funcionamiento y
adaptabilidad a los cambios del mercado.
Segn la Secretara de Economa, en Mxico y en la mayora de los pases del mundo, el
80% de las empresas de nueva creacin no logra superar los dos primeros aos de vida. Y
del 20% restante que sobrevive, slo el 20% supera los cinco primeros aos. Estos datos
nos confirman la situacin tan delicada e importante en la que se encuentran las empresas
que apenas estn desarrollndose, ya que solamente el 20% logra seguir funcionando.
Segn la Encuesta Nacional de Micronegocios del INEGI, el 80% de estas cierra durante su
primer ao de operacin por falta de liderazgo o problemas internos, y el 70% de los
negocios familiares desaparecen despus de la muerte del fundador y slo entre el 9 y 15%
consigue llegar a la tercera generacin , as lo afirmo Katia del Rivero Vargas, directora
asociada de la consultora Visin Sistmica.
El porcentaje de empresas que no logra superar los dos aos de vida es muy elevado; las
razones principales radican en la falta de liderazgo y los problemas internos, como ya lo
mencione anteriormente. Respecto de la falta del liderazgo, eso depende mucho del
carcter y autonoma de la persona a cargo de la empresa, de las decisiones que tome y del
control que ejerza sobre la misma. En cuanto a problemas internos, existen demasiados;
segn un artculo de la revista SAP Bussiness One, en el pas se tienen ocho problemas
comunes relacionados con el fracaso de las nuevas PyMES y las PyMES establecidas, los
cuales son:
1. Control de inventarios.
2. Cuentas por cobrar.
3. Organizacin Interna.
4. Conocimiento del mercado.
5. Planteamiento de la produccin.
6. Contabilidad y finanzas de la empresa.
7. Innovacin tecnolgica.
8. Falta de financiamientos.
La mayora de las razones sealadas anteriormente son estudiadas por la contabilidad
administrativa, especialidad que se encarga de dar seguimiento a sus procesos y
cumplimiento.

Contabilidad Administrativa
El propsito bsico de la contabilidad es proveer informacin til acerca de una entidad
econmica para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, como los
accionistas, acreedores, cliente, administradores, gobierno, etc. Debido a que la
contabilidad es til para un conjunto de personas, se originan diversas ramas con base en
las diferentes necesidades de informacin de los distintos segmentos de usuarios:
contabilidad financiera, contabilidad fiscal y contabilidad administrativa.
En efecto, en general, la contabilidad es muy importante para cualquier empresa,
especialmente para las Pymes que comienzan su vida en el mercado, pues cada rama, ya
sea la financiera, fiscal o la administrativa, cumple un papel fundamental y es de gran
importancia; sin embargo, en cuestin de planeacin y control, la que se requiere es la
contabilidad administrativa, ya que es la que nos va a ayudar a proyectar en el futuro y a
tomar decisiones en el presente.
La contabilidad administrativa se define como un sistema de informacin al servicio de las
necesidades internas de la administracin, orientado a facilitar las funciones administrativas
de planeacin y control as como de la toma de decisiones. Entre las aplicaciones ms
comunes se encuentra la elaboracin de presupuestos, la determinacin de costos de
produccin y la evaluacin de la eficiencia de diferentes reas operativas de la organizacin.
En diversas ocasiones se llega a confundir con la contabilidad financiera. Si bien ambas
tienen como finalidad generar informacin til para la toma de decisiones en las
organizaciones, adems de exigir responsabilidad sobre la administracin de los recursos, la
contabilidad financiera verifica y realiza esta labor de manera global mientras que la
contabilidad administrativa lo hace por reas o segmentos.
Adems la contabilidad administrativa est organizada con el fin de producir informacin
para usuarios internos de la organizacin, se enfoca hacia el futuro y genera los
presupuestos y estndares de costos. Por otra parte, la contabilidad financiera produce
informacin para los usuarios externos, se basa en informacin del pasado o en sucesos ya
realizados por la organizacin, adems de que permite visualizar globalmente los resultados
de la empresa.
Dentro de las caractersticas principales de la contabilidad administrativa encontramos que
tiene la intencin de proveer informacin para realizar actividades de costeo de productos
y servicios. Respecto a la administracin, intenta motivar a los administradores para que
logren los objetivos de la empresa, as como generar reportes con informacin relevante
que sirvan para facilitar el proceso de planeacin, control administrativo y toma de
decisiones. Lo anterior sin duda es fundamental para el desarrollo de cualquier Pyme. Los
primeros aos de la empresa son los ms importantes para generar una planeacin, es
decir, saber a dnde se quiere llegar en el corto y largo plazo, aprender a controlar lo que
sucede en la empresa con lo que ocurre en el mercado para con base en ello tomar la

decisin adecuada. Realizando de manera adecuada estas tres acciones fundamentales

aseguramos la vida de nuestra empresa en los primeros aos, mientras la impulsamos para
su crecimiento.
Contabilidad administrativa y la planeacin
Con frecuencia las PYMES no contemplan el tema de la planeacin. De acuerdo con un
artculo publicado en julio del 2013 por la Condusef (Comisin Nacional para la Proteccin y
Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros) en su pgina web, llamado Errores ms
comunes del empresario Pyme, uno de los errores ms graves que se comete en las Pymes
es la falta de planeacin. Pues con frecuencia los empresarios no contemplan este tema ya
que van solucionando las cosas segn se presentan, sin comprender que esta forma de
trabajar limita por mucho el crecimiento de la misma.
La planeacin es una actividad fundamental en la actualidad, ya que el mundo en el que
vivimos es muy incierto por lo que debemos tener algn plan de accin para prevenir los
cambios. Toda compaa, incluyendo las Pymes y las grandes empresas, se desarrollan en
un entorno variable en donde pueden existir desastres naturales, reformas a las leyes
tributarias, la economa cambiante, el crecimiento acelerado de empresas, la globalizacin
ante el desarrollo tecnolgico, etc., de tal manera que si se utiliza la planeacin como forma
de prevenir riesgos y anticiparse a los cambios ser ms fcil la adaptacin de cualquier
empresa, que le permita continuar desarrollndola y funcionando adecuadamente sin que
se vea afectada.
La planeacin es un elemento fundamental en el rea administrativa de una empresa, ya
que, entre otros aspectos, permite:
Fijar objetivos, estrategias, metas y polticas (filosofa de la organizacin).
Ampliar el foco de atencin hacia los cambios del entorno.
Desarrollar acciones con flexibilidad.
Las actividades de planeacin indican lo qu se desea lograr en la empresa y cmo se
plantea alcanzarlo. Existen dos tipos de planeacin: la operativa y la estratgica. La
contabilidad administrativa apoya a la planeacin operativa, pues considera el diseo de
acciones para alcanzar los objetivos que se desean en un periodo determinado mediante el
empleo de distintas herramientas, como los presupuestos, el modelo costo-volumenutilidad y el costeo basado en actividades.
El Presupuesto
El presupuesto puede definirse como la herramienta que traduce a un lenguaje
cuantitativo las acciones que formula la alta administracin, cuyo objetivo es colocar a la
organizacin en determinada situacin financiera durante un cierto periodo.

Adems, un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en trminos

financieros las operaciones y recursos que forman parte de una empresa en un periodo
determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
Si analizamos la definicin anterior, podemos afirmar que el presupuesto consiste en
cuantificar en trminos monetarios la toma de decisiones anticipada y los objetivos
trazados, de manera que permitan visualizar su efecto en la empresa y sirvan como
herramienta de control administrativo.
Uno de los presupuestos ms completos, de gran utilidad para cualquier organizacin, es el
Presupuesto maestro. Este se define como un conjunto de presupuestos que buscan, por
un lado, la determinacin de la utilidad o prdida que se espera tener en el futuro y, por el
otro, formular estados financieros presupuestados que permitan al administrador tomar
decisiones sobre un periodo futuro en funcin de los planes operativos para el ao
siguiente.
El presupuesto maestro est integrado bsicamente por dos reas: el presupuesto de
operacin y el financiero. El presupuesto de operacin hace un estimado de las partidas
que conforman o influyen directamente en las utilidades de la compaa, lo integran a su
vez el presupuesto de ventas, produccin, materia prima, mano de obra, gastos indirectos
de fabricacin, gastos de operacin, costo de venta y valuacin de inventarios. El
presupuesto financiero expresa el estado de situacin financiera y el estado de flujo
presupuestados.
Es muy importante el uso de los presupuestos en las Pymes, ya que son muy tiles para
pronosticar el crecimiento futuro de las mismas, con el fin de tomar decisiones acertadas en
el momento preciso y manejarlas eficientemente. Tambin ayuda a coordinar las diversas
actividades y tareas dentro de la organizacin; finalmente, motiva a los empleados a
alcanzarlo obteniendo el mayor beneficio para la empresa.
Los presupuestos propician que se defina una estructura adecuada dentro de la
organizacin, en la cual se determina la responsabilidad y autoridad de todos los que
forman parte de ella, adems facilita la utilizacin ptima de diferentes insumos y la
coparticipacin e integracin de las diferentes reas de la empresa.
Modelo costo-volumen-utilidad
El modelo costo-volumen-utilidad es un apoyo fundamental en la actividad de planeacin,
es decir, en el diseo de las acciones que permitirn lograr el desarrollo integral de la
empresa al igual que los presupuestos.
Este modelo est elaborado para servir como apoyo en la actividad de planear, ya que
disea las acciones eligiendo entre diversos caminos a seguir. Los tres elementos de este

modelo son los precios de costo, los volmenes de produccin y venta, y los precios de
venta.
Dentro del anlisis de este modelo, la principal herramienta es el clculo del punto de
equilibrio. El punto de equilibrio es el punto en donde los ingresos de la empresa son
iguales a sus costos, eso significa que no hay utilidad pero tampoco prdida.
En el proceso de planeacin operativa, o a corto plazo, toda empresa debe estar consciente
de que las variables que repercuten en el futuro son los costos, volmenes y precios; el
xito de cualquiera de ellas depende de cmo se manejen estas variables.
Costeo Basado en Actividades (ABC)
Por ltimo, encontramos el costeo basado en actividades como la ltima herramienta que
apoya a la planeacin de las empresas. El costeo basado en actividades, por sus siglas en
ingles ABC (Activity Based Costing), trata de asignar los gastos indirectos de fabricacin a los
productos de manera precisa. Es muy til, ya que toma en cuenta el verdadero consumo
de los recursos, determina las actividades que podran ser ms eficaces, identifica los
productos y servicios rentables; adems, apoya a la planeacin estratgica de la empresa,
facilitando la minimizacin de costos.
Todas estas herramientas que utiliza la contabilidad administrativa para la planeacin de
una empresa son realmente tiles para la administracin de los recursos actuales,
identificacin y conocimiento de la situacin de la empresa, y con base en ello, para la
planeacin de metas hacia el futuro.
Contabilidad administrativa: el control administrativo
En todas las empresas es necesario tener un adecuado control interno, pues gracias a este
se evitan riesgos, se protegen y cuidan los activos y los intereses de las organizaciones,
mientras se evala la eficiencia de la misma en cuanto a la organizacin que mantiene. Gran
parte de las Pymes no cuenta con un control interno adecuado, debido a que en la mayora
de los casos carecen de formalidad, de manuales de procedimientos y de polticas.
El control administrativo es el proceso mediante el cual la administracin se asegura de que
los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en funcin de los objetivos
planeados por la organizacin.
La informacin que proporciona la contabilidad
administrativa puede ser til en el proceso de control como medio para comunicar la
informacin acerca de lo que la direccin quiere que se haga; como medio para motivar a la
empresa a que acte en la forma ms adecuada para lograr los objetivos establecidos, y
como medio para evaluar los resultados; es decir, para juzgar que tan buenos son y de esta
manera evaluar el desempeo de los responsables de cada rea.

El control administrativo se efecta a travs de los informes que genera cada una de las
reas, lo cual permite detectar alguna variacin para que, a su vez, se puedan realizar
acciones correctivas para lograr efectividad y eficiencia en el empleo de los recursos.
Contabilidad administrativa: toma de decisiones
Por ltimo, la contabilidad administrativa, como ya lo mencion anteriormente, ayuda a
facilitar la toma de decisiones. Para tomar una buena decisin se requiere utilizar el modelo
cientfico que, en resumen, es el siguiente:
a) Anlisis (reconocer que existe un problema, definirlo, obtener y analizar datos).
b) Decisin (proponer diferentes alternativas y seleccionar la mejor).
c) Puesta en prctica (poner en prctica la alternativa seleccionada y realizar la vigilancia
necesaria para controlar el plan elegido.
La contabilidad administrativa ayuda a que la decisin sea la mejor. En toda empresa
diariamente se toman decisiones, unas pueden ser rutinarias como la contratacin de
empleados, pero otras no, como la decisin de introducir o eliminar una lnea de producto.
La calidad de las decisiones depende del tipo de informacin disponible; es decir, a mejor
calidad de informacin, mejor decisin. Aunque la informacin que genera la contabilidad
es usada por la administracin en la toma de decisiones, es importante resaltar que no
proporciona respuestas automticas a los problemas administrativos; es el gerente de cada
empresa el que elige la mejor alternativa, con base a la experiencia profesional y sus
conocimientos, junto con la informacin generada por la contabilidad administrativa.
Con base en lo anterior, podemos decir que la toma de decisiones es fundamental para
nuestra empresa, en especial para las Pymes que no tienen mucha experiencia en el
mercado y que dependiendo de esta eleccin va a verse afectado su desempeo e incluso
su tiempo de vida. Por lo tanto, es fundamental que se tomen las decisiones con apoyo en
toda la informacin til que nos proporciona las herramientas que ya mencionamos, para
obtener, al final, resultados satisfactorios para la organizacin.
Conclusin
Como se analiz, la contabilidad administrativa nos proporciona las herramientas
necesarias que, aplicadas de manera adecuada, nos ayudan a que nuestra Pyme no slo
logre sobrevivir a los dos primeros aos que son tan difciles, sino que siga creciendo,
logrando metas, generando ms utilidades y convierta en una empresa estable y exitosa.
Es muy importante que cumplamos con las 3 etapas bsicas de una contabilidad
administrativa: planeacin, control y toma de decisiones, ya que de nada va a servir una
buena planeacin si no establecemos controles adecuados y si no tomamos decisiones
correctas.

Tambin es muy til que utilicemos todas las herramientas que se sealaron en el ensayo
para una correcta planeacin. En la etapa de la elaboracin del presupuesto es muy
importante que proyectemos las metas, objetivos y utilidades deseadas de una forma
realista y clara. Adems se requiere que la informacin financiera de nuestra Pyme se
presente de forma veraz y oportuna, de tal manera que nos permita cumplir con los
objetivos de la elaboracin de nuestro presupuesto.
Si contamos con una buena planeacin, es muy seguro que los resultados obtenidos en el
control administrativo sean favorables y mantengamos un buen manejo de recursos, que
nos permita contar con informacin confiable y veraz que nos va a ser de gran utilidad al
momento de tomar decisiones importantes.
Si aprovechamiento los beneficios que nos proporciona la contabilidad administrativa, es
decir, si interpretamos la informacin adecuadamente, es seguro que nuestra empresa va a
funcionar correctamente, va a poder crecer y desarrollarse exitosamente con el paso del
tiempo.
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*Mnica Garca Manzano es estudiante del 5 semestre de la Licenciatura en Contadura

Pblica del Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores Monterrey (ITESM), Campus
Estado de Mxico y Ganadora del quinto lugar del 8. Concurso de ensayo universitario
Carlos Prez del Toro.
El Colegio de Contadores Pblicos de Mxico se reserva la reproduccin total o parcial de
este material.
El contenido de los artculos firmados es responsabilidad del autor, sin que este
necesariamente refleje la opinin del Colegio sobre el tema tratado. Cuando se exprese
opinin del Colegio se especificar claramente.