Informe Plan Auditorias Ciclo 2013

Informe del Plan de Auditora Interna.
Ciclo de
Gestin del SIGC-SUA. 2013. Comit de Calidad.
SIGC-SUA
INF-AIA. CC-SIGC-SUA-05/03/2014
INFORME DEL PLAN DE AUDITORA INTERNA. CICLO DE GESTIN DEL SIGC-SUA 2013.
COMIT DE CALIDAD, REUNIN DE 5 DE MARZO 2014.
mbito:
PLANIFICACIN DE LA IMPLANTACIN, DESARROLLO Y SEGUIMIENTO DEL SIGC-SUA.
Elaborado por:
COORDINACIN TCNICA DEL SIGC-SUA (Servicio de Planificacin y Evaluacin/Auditor

jefe del Programa de Auditora Interna Anual).
Coordinado por
RESPONSABLE DE CALIDAD (Vicerrectorado de Planificacin, Calidad, Responsabilidad

Social y Comunicacin).
Informado a:
COMIT DE CALIDAD DEL SIGC-SUA. CONSEJO DE DIRECCIN DE LA UNIVERSIDAD
Fecha de elaboracin:
25 de febrero de 2014.
I. JUSTIFICACIN, FINALIDAD Y ALCANCE.

El presente Informe se realiza en el marco de las directrices generales del Plan de Auditora Interna y de los
Programas de Auditora Interna y de Seguimiento y Anual, aprobados por el comit de Calidad, as como de los
requisitos establecidos en el Procedimiento Documentado PD03 Auditoras Internas. 1
Se remite a conocimiento del Comit de Calidad en la sesin n 11 y es incorporado en la documentacin para la
Revisin y Mejora del SIGC-SUA por la Direccin.
El informe integra los dos Programas desarrollados y contiene los siguientes mbitos:
II. Valoracin global de los resultados de auditora y seguimiento............................................. Pg. 1
III. Grado de cumplimiento de las actividades de auditora y seguimiento planificado ............. Pg. 3
IV. Grado de realizacin temporal de la planificacin del Programa .......................................... Pg. 4
V. Valoracin del nivel de participacin de auditores y observadores ....................................... Pg. 5
VI. Resultados de la Auditora Interna Anual............................................................................... Pg. 6
Anexo 1: Equipo de auditores internos. ...................................................................................... Pg. 15
Anexo 2: Seguimiento de indicaciones del informe de auditora externa... ............................... Pg. 16
Anexo 3: Seguimiento de indicaciones del informe de auditora interna. .................................. Pg. 17
Anexo 4: Relacin de procesos auditados. .................................................................................. Pg. 19
II. VALORACIN GLOBAL DE LOS RESULTADOS DE AUDITORA Y SEGUIMIENTO. RESUMEN EJECUTIVO.

Desarrollo del programa de auditora.
1. Se han cumplido 9 de los 10 objetivos de auditora planificados, la excepcin viene motivada por la revisin del
Comit de Calidad de posponer la aplicacin del Plan para la Optimizacin del SIUJA.
Sesiones del Comit de Calidad n 9 de 28/05/2013 y 10 de 13/01/2014.
Sistema Integrado de Gestin de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jan.
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SIGC-SUA
Informe del Plan de Auditora Interna. Ciclo de

2. Las actividades de auditora se han desarrollado de acuerdo con la planificacin temporal, destaca en este sentido
la reduccin significativa de su realizacin (dos semanas para la auditora interna), as como en el envo de todos los
informes de la auditora interna (en 10 das, desde la fecha de finalizacin de todas las visitas).
3. Respecto al alcance de los objetivos y actividades de auditora, se ha realizado en la totalidad de las Unidades, en
la totalidad del cuadro de indicadores del SIGC-SUA y en 61 procesos seleccionados que representan el 60% sobre el
total de los procesos claves, as como el 100% de los procesos estratgicos y procedimientos documentados.
4. La valoracin realizada en el anterior ciclo de considerar como punto fuerte la colaboracin interna en los
programas de auditora, se ha visto reforzada en el actual por la asignacin de funciones directas de coordinacin de
auditoras de proceso, posibilitado por las acciones formativas de especializacin (10 auditores jefes de sistema, 31
auditores han superado un curso de sistemas de calidad). El cuadro actual de auditores se ha incrementado hasta un
total de 34.
Resultados de la Auditora.
1. Se han verificado el cierre por aplicacin de las acciones de mejora en 6 de las 9 no conformidades auditadas de
este ciclo de gestin, entre ellas las 3 procedentes de auditora externa. Otras 3 no ha sido posible su cierre, en un
caso (PC06 Servicio de Planificacin y Evaluacin) por posponerse el Plan de Optimizacin del SIUJA, las otras 2 (PC09
Servicio de Gestin Acadmica por inaplicacin completa de las acciones de mejora previstas). En ambos casos se
mantienen pendientes para el siguiente ciclo.
2. Se observa una limitacin en general del sistema de gestin de la calidad respecto a la utilizacin de la
identificacin de no conformidades internas como medio para acometer acciones mejora, en este sentido tan slo se
ha identificado y gestionado 3 no conformidades.
3. Se ha constatado un avance significativo en la conformidad de la gestin de los procesos y servicios prestados
auditados, avalado por el descenso del nmero de observaciones, que de 81 del anterior ciclo ha pasado a 18 en el
actual.
4. Respecto al sistema de medicin de indicadores puede concluirse que es sistemtica, en general, su medicin,
constatable su integridad y el cumplimiento de los objetivos demuestra la eficacia de la gestin de los procesos. No
obstante, se han indicado en el informe de auditora interna 21 observaciones sobre mediciones, 13 sobre revisin y
14 sobre cumplimiento de objetivos. En este sentido se concluye en la existencia, an, de riesgos y recorrido de
mejora en la integridad y sistematizacin de las mediciones.
5. Se ha verificado la gestin de las quejas y sugerencias realizada por las Unidades respecto al indicador de
respuesta y del plazo, constatndose su cumplimiento y la disponibilidad de los registros correspondientes, sin que
al respecto se hayan indicado observaciones. Aunque se sigue recomendando una identificacin ms detallada de
esta fuente de informacin de usuarios con los procesos y servicios del alcance del SIGC-SUA, a efectos de evidenciar
su utilizacin como impulsores de las mejoras que aplican las Unidades.
6. Es destacable la valoracin realizadas por las Unidades de las indicaciones de los informes de auditora externa e
interna del anterior ciclo, tras su estimacin se han aplicado correcciones e implantado mejoras en un 81%, 25 de 31
indicaciones externas, y en un 71%, 103 de 145 indicaciones internas.
7. El sistema de gestin de la calidad ha sido auditado por un equipo de auditores externos a la Coordinacin
Tcnica, en el que estaban incluidos dos auditores jefes en sistemas de gestin de la calidad, concluyendo en la
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SIGC-SUA
conformidad en la fecha de realizacin de la auditora segn el estado de la planificacin del sistema. No obstante se
ha indicado 5 observaciones (3 de subsanacin de errores en la documentacin, 1 de mejora del proceso y 1 de
anlisis).
8. Respecto a objetivos especficos de auditora, el seguimiento del Plan de Comunicacin se concluye para todas las
Unidades su aplicacin, sin embargo se indica la necesidad de ajustes a las especificaciones de las fichas de acciones
de comunicacin (para el 90% de las Unidades).
9. El seguimiento del Plan de Seguridad Documental se concluye la implantacin adecuada en la totalidad de las
Unidades, no obstante se han indicado 4 recomendaciones sobre actualizacin de las fichas, instalacin de ltima
versin software antivirus y claves de acceso y sistematizacin de los registros de copias de seguridad.
10. En este ciclo de gestin se ha recibido una nica solicitud para auditar la operatividad de procedimientos
telematizados, con resultados de auditora positivos. La falta de solicitudes de las Unidades no permite avanzar en el
nmero de procedimientos que se incorporan al SIGC-SUA.
Mejoras del Plan Auditora.
1. En este ciclo de gestin se ha implantado una encuesta sobre la satisfaccin de los auditores de unidades con un
85,71% de satisfaccin y una media de 3,50 y 3,71 (respecto a la comunicacin e informacin y facilidades
proporcionadas). Se ha concluido en la elaboracin de una accin de mejora: realizar un protocolo interno para la
realizacin de las Auditoras.
2. Respecto al desarrollo temporal se propone la realizacin del programa de seguimiento para el mes de
septiembre, a partir de la segunda quincena, la del programa de auditora interna para el mes de febrero si la
planificacin de la auditora externa puede realizarse en el mes de abril,
III. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA Y SEGUIMIENTO PLANIFICADO.
Grado de Ejecucin.
Objetivo de auditora
1. Verificacin y cierre de No conformidades
Internas, de auditora interna y externa.
2. Plan para la Optimizacin del Sistema de
Informacin Institucional para el Suministro de
Datos e Informacin Estadstica (SIUJA).
Programa
Programa de Auditora
Interna Anual.
Alcance
Observacin
Segn fichas de No
conformidades.
Aplazado siguiente
ciclo de gestin.
3. Plan de Comunicacin del SIGC-SUA.
Programa de Auditora de
Seguimiento.
4. Plan de Seguridad Documental del SIGC-SUA.
Seguimiento.
5. Auditora de operatividad de los

procedimientos telematizados.
Auditora Continua.
Todas las Unidades.

Coordinacin
Tcnica.
Todas las Unidades.
Coordinacin
Tcnica.
Segn solicitudes.
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SIGC-SUA

6. implementacin de las propuestas de

mejoras de los procesos, riesgos,
oportunidades de mejora y observaciones del
Informe de Auditora Externa de Seguimiento
y del Informe de Auditora Interna.
Interna Anual.
Segn fichas de
indicaciones.
7. Indicadores de procesos.
Seguimiento. Programa de
Auditora Interna Anual.
Todos los
Indicadores del
SIGC-SUA.
8. Retroalimentacin (Encuestas post-servicios,

quejas y sugerencias).
Seguimiento.
Todas las Unidades.
9. Gestin de los procesos y la prestacin de

servicios con los requisitos del sistema.
Interna Anual.
Procesos
seleccionados
(60%).
10. La conformidad de la implantacin y

mantenimiento eficaz del sistema de gestin
de la calidad respecto de los requisitos de la
Norma de referencia del sistema: UNE-EN-ISO9001:2008: Sistemas de Gestin de la Calidad.
Requisitos.
Interna Anual.
Todos los procesos

estratgicos y
procedimientos
documentados.
Propuestas de
mejoras en informe
final agrupado.
Encuestas Generales
en informe final
agrupado.
Valoracin.
Se ha cumplido la totalidad de los objetivos propuestos, mediante las actividades presenciales de auditora y el
anlisis de la informacin y documentacin disponible. Queda exceptuado el Plan para la Optimizacin del
SIUJA, de acuerdo con lo aprobado por el Comit de Calidad en la revisin de la planificacin.
IV. GRADO DE REALIZACIN TEMPORAL DE LA PLANIFICACIN DEL PROGRAMA.
El programa de auditora se ha desarrollado de acuerdo con la planificacin establecida y las adaptaciones por
causas sobrevenidas.
Programa
Desarrollo temporal
Programa de Auditora de Seguimiento.
Octubre-Noviembre de 2013.
Programa de Auditora Interna Anual.
16 al 30 de enero de 2014.
Envo de Informes
08/01/2014 se enviaron la
totalidad de los informes.
Entre el 20/01/2014 al 11/02/2014.
Valoracin.
La disponibilidad del equipo de auditores internos ha permitido realizar las visitas de auditora interna en 2
semanas y reduciendo los tiempos de visitas asignados a cada Unidad.
En 10 das, desde la fecha de finalizacin de todas las visitas, se ha conseguido que las Unidades disponga de los
respectivos informes, con 14 das de media de das de envo desde la finalizacin de las visitas.
Ambos datos, tiempo de realizacin y envo de informes, constata positivamente respecto al ciclo anterior.
El sistema de envos de informes se particularizan por Unidades/Procesos, publicndose en su totalidad en la
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SIGC-SUA
web del SIGC-SUA.
V. VALORACIN DEL NIVEL DE PARTICIPACIN DE AUDITORES Y OBSERVADORES.

Datos.
Datos
Programa de Auditora de Seguimiento. Nmero de Auditores.
Programa de Auditora Interna. Nmero de Auditores.
Nmero Total
27
28
Auditores de Unidades
22
23
Respecto al actual equipo de auditores internos, se facilitan algunos datos bsicos y en Anexo N 1 la relacin
completa.
Datos
Nmero Total
N Auditores
N Colaboradores
Nmero de Auditores.
Datos
Nmero total de Unidades con auditores / Porcentaje.
Nmero de Unidades con auditores jefe de sistemas /Porcentaje.
El programa de formacin en tcnicas de auditora ha obtenido los siguientes resultados.
34
N Auditor jefe de
sistemas
11
14
Datos
Nmero de participantes en el curso de sistema de gestin de la calidad / Porcentaje de
superacin del curso /Nmero de Unidades.
Nmero de participantes en el curso de auditor jefe de sistema de gestin de la calidad /
Porcentaje de superacin del curso /Nmero de Unidades.
Resultado
16 (73%)
6 (27%)
Resultado
31 (100%) (15 Unidades)
10 (100%) (6 Unidades)
Valoracin.
El nmero de auditores/colaboradores se ha incrementado en este ciclo de gestin en 9, de los cuales ha

supuesto incrementar el nmero de Unidades en 3.
La colaboracin solicitada y la participacin, salvo alguna causa justificada, se ha realizado de acuerdo con la
asignacin realizada en la planificacin.
La valoracin realizada en el anterior ciclo de considerar como punto fuerte esta colaboracin interna, se ha
visto reforzada en el actual por la asignacin de funciones directas de coordinacin de auditoras de proceso, as
como una mayor implicacin en la redaccin de informes.
La realizacin de acciones formativas en auditora ha redundado en la recomendacin de los auditores externos

respecto a aprovechar a los auditores internos de las Unidades como dinamizadores del sistema de gestin de la
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SIGC-SUA
calidad dentro de las Unidades.

En este sentido se recomienda que las 6 unidades que no aportan, an, auditores internos puedan planterselo,
as como la posibilidad de continuar con los cursos de auditor jefe de sistemas de gestin de la calidad.
VI. RESULTADOS DE LA AUDITORA INTERNA ANUAL.

6. 1. INFORMACIN POR OBJETIVOS DEL PLAN DE AUDITORA.
1. Verificacin y cierre de No conformidades Internas, de auditora interna y externa.
En el Programa de Auditora Interna Anual se han auditado todas las no conformidades y acciones correctivas
pendientes, y enviados a las Unidades los correspondientes informes, concluyendo con los siguientes resultados
totales:
* No conformidades del Informe de auditora externa N: 03/2013 (2 seguimiento 4

informe).
** No conformidades del Informe de auditora interna N: 01/2013
22/03/2013.
*** No conformidades internas. Abril 2013-Febrero 2014.
3 no conformidades menores
5 no conformidades
1 no conformidad
TOTAL AUDITADAS
Agrupacin por Procesos/Unidades

Proceso
Unidad
PCO2. GESTIN DE ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

PCO4. GESTIN DEL MANTENIMIENTO.
PCO6. GESTIN DE LOS RECURSOS DE INFORMACIN Y CONOCIMIENTO.
PCO7. GESTIN DE APOYO A LA ACTIVIDAD INVESTIGADORA Y A LA
TRANSFERENCIA DE RESULTADOS DE INVESTIGACIN.
PCO8. GESTIN DE LA PRESTACIN DE SERVICIOS DE APOYO
CIENTFICO/TCNICO.
PCO9. GESTIN ACADMICA ADMINISTRATIVA.
PC12. GESTIN DE LA DOCUMENTACIN.
TOTAL
*AE
UAOG
UT
SIAG
SPE
**AI
*** I
1
1
1
1
Total
1
1
1
1
SGI
SINF
SGA
SAG
2
1
3
2
1
9
Resultado
Cerrada
Cerrada
Cerrada
No cerrada
Cerrada
Cerrada
No cerrada
Cerrada
Valoracin.
Respecto a las tres no conformidades de auditora interna pendientes se indica de acuerdo con el informe de
auditora:
No conformidades del Proceso PC09 Servicio de Gestin Acadmica.
Se concluye por el auditor que no es posible el cierre de esta no conformidad. Sin embargo se considera como lo ms
adecuado, reconducirla a una nueva no conformidad actualizada a este ciclo de gestin con la finalidad de que, tras el
anlisis de causas por parte de la Unidad, se proceda a planificar las acciones correctivas oportunas para abordar
definitivamente la revisin de la documentacin de los procesos, especialmente referidos a los flujogramas, sistema de
responsabilidades de gestin, registros e indicadores, incluyendo en dicha revisin las observaciones del informe de
auditora interna del actual ciclo de gestin.
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SIGC-SUA

No conformidades del Proceso PC06 Servicio de Planificacin y Evaluacin.

El auditor, con la supervisin tcnica del auditor jefe del programa de auditora, concluye como resultado de la
auditora en que se mantenga la no conformidad abierta para el siguiente ciclo de gestin del SIGC-SUA, a efectos de
verificar que la implantacin del Plan de Optimizacin del SIUJA, y en especial, la revisin propuesta de la gestin del
proceso y los mtodos de planificacin, permitan el cumplimiento de los objetivos de los indicadores del proceso que
dio origen a esta no conformidad.
2. Plan para la Optimizacin del Sistema de Informacin Institucional para el Suministro de Datos e
Informacin Estadstica, segn nivel planificado de implantacin.
Este objetivo queda pospuesto al siguiente ciclo de gestin de acuerdo con los trminos aprobados por el Comit
de Calidad respecto a la aplicacin del plan de optimizacin.
3. Plan de Comunicacin del SIGC-SUA.
Este objetivo se incluy y audit en el Programa de Auditoria de Seguimiento de acuerdo con las respectivas
fichas de cada Unidad y el momento temporal de ciclo de gestin. El estudio detallado est incorporado en el
Informe de Seguimiento del Plan de Comunicacin SIGC-SUA, consultable en el siguiente enlace:
http://www.ujaen.es/serv/spe/sigcsua/infydoc_cierreyrev_cgestion2013.html
Se incluye en el presente informe los resultados bsicos de auditora. Los informes ejecutivos y detallados
enviados a las Unidades pueden consultarse en el siguiente enlace:
http://www.ujaen.es/serv/spe/sigcsua/cgestion2013_auditorias.html
Resultados generales de auditora.

1. Se verifica la aplicacin del plan de comunicacin de forma adecuada con los
elementos claves del ciclo de gestin.
2. De entre las anteriores se indican, adems, que el plan de comunicacin se
aplica de forma adecuada con actividades programadas en las correspondientes
fichas.
3. Un tercer grupo se valora la realizacin de las actividades de comunicacin,
bien con carcter informal, si bien no se ajustan totalmente a las
especificaciones de las fichas del Plan de Comunicacin.
Observaciones.
N y % de Unidades
11 (55%).
Sin observacin
2 (9,52%).
Con observacin
9 (45%)
Observaciones indicadas.
Nmero y porcentaje de Unidades con observaciones indicadas.
Observacin: Mayor ajuste a las fichas de comunicacin y sistematizacin del control de las evidencias
de las comunicaciones.
Entre ellas, se han indicado: propuestas e iniciativas que surjan de los comits y equipos internos de
calidad y mejora constituidos. As como de las propuestas e iniciativas que se consideren oportunas
surgidas de las relaciones con otras Unidades y que se consideren relevantes para abordar mejoras en
los procesos.
N y % de Unidades
18 (90%).
16 (80%).
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SIGC-SUA

4. Plan de Seguridad Documental del SIGC-SUA.
Este objetivo se incluy y audit en el Programa de Auditoria de Seguimiento mediante una plantilla de
verificacin de los tems reflejados en las fichas de seguridad documental de cada Unidad. El estudio detallado
est incorporado en el Informe de Seguimiento del Plan de Seguridad Documental SIGC-SUA, consultable en el
siguiente enlace:
Se incluye en el presente informe los resultados bsicos de auditora. Los informes ejecutivos y detallados
enviados a las Unidades pueden consultarse en el siguiente enlace:
http://www.ujaen.es/serv/spe/sigcsua/cgestion2013_auditorias.html
Resultados generales de auditora.

1. Se verifica la aplicacin del plan de seguridad documental de forma adecuada
con los elementos claves del ciclo de gestin.
Observaciones.
N y % de Unidades
20 (100%).
Observaciones Generales indicadas.

Nmero y porcentaje de Unidades con observaciones indicadas.
Observacin: Actualizacin del software antivirus (motor del mismo) a la ltima versin propuesta
por el Servicio de Informtica (Panda Antivirus 2014).
Observacin: Actualizacin de fichas de seguridad con inclusin de nuevos elementos detectados
durante la auditora interna del Plan de Seguridad Documental del SIGC-SUA.
N y % de Unidades
20 (100%).
Observaciones especficas indicadas.

Nmero de observaciones indicadas y porcentaje de Unidades con observaciones indicadas.
Observacin: Documentar recursos de gestin documental en vigor (PETRUS y UNISOFT).
N y % de Unidades)
11 (10-50%).
Observacin: Unificacin de criterios de copias de seguridad, estandarizacin de registros de las

mismas y valoracin de oportunidades de respaldar con copia hitos del sistema (comunicaciones
BMS).
Observacin: Instalacin de claves de acceso a Windows.
19 (95%).
20 (100%)
2 (2-10%)
7 (7-35%)
2 (2-10%)
5. Seguimiento del grado de operatividad de los procedimientos telematizados a efectos de su

Integracin en el Manual de Procesos del SIGC-SUA.
Este objetivo se audita de forma continuada segn solicitudes de las Unidades. Para este ciclo de gestin se ha
recibido una nica solicitud del Centro de Instrumentacin Cientfico-Tcnico (22/01/2014), realizndose la
auditora el 13 de febrero, con valoracin positiva de los auditores.
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SIGC-SUA
6. Seguimiento del grado de valoracin e implementacin de las propuestas de mejoras de los procesos,
riesgos, oportunidades de mejora y observaciones del Informe de Auditora Externa de Seguimiento y
del Informe de Auditora Interna.
En el Programa de Auditora Interna Anual se han auditado indicaciones de los informes de Auditora Externa de
Seguimiento y del Informe de Auditora Interna del anterior ciclo de gestin. Respecto a las propuestas de
mejora, no ha sido objeto directo de auditora por no disponer de toda la informacin a fecha de auditora, s
indirectamente al auditar las indicaciones de auditora, siendo realizado su control total en los informes finales.
En la siguiente tabla se indica los resultados globales y en el Anexo N 2 y 3 el destalle por procesos y Unidades.
Indicaciones del Informe de Auditora Externa

Tipo
Riesgo del sistema.
Observaciones.
Oportunidad de mejora.
21
Resultados
Implantada
Iniciada/ continuada
Implantada
Pendiente
Implantada
Pendiente
No Procede
3
4
1
1
1
11
5
4
1
(*) Para el clculo porcentual se estima, adems, las iniciadas y continuadas.
Total
31
Implantada
15
10
Pendiente
% Implantadas (*)
100%
66,67%
76,19%
81 %
Total % Implantadas
Indicaciones del Informe de Auditora Interna

Tipo
Indicadores.
57
% Implantadas (*)
Implantada
Parcial
Pendiente
No estimada
No implantada
Resultados
32
10
3
7
2
3
74%
Implantada
Parcial
Pendiente
No estimada
No implantada
No procede
37
13
7
4
3
11
2
65%
Procesos.
77
Documentacin.
Implantada
8
1
100%
Retroalimentacin.
Implantada
100%
(*) Para el clculo porcentual se estima, adems, las iniciadas y continuadas.
Total
145
Implantada
79
24
Total % Implantadas
71%
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7. Medicin y seguimiento de los indicadores de procesos y el grado de consecucin de los objetivos

planificados.
En el Programa de Auditora de Seguimiento el objetivo se centr en verificar las mediciones peridicas de los
indicadores y la fiabilidad de los sistemas de obtencin y clculo de los valores, en el Programa de Auditora
Interna el objetivo ha sido la disponibilidad de las mediciones anuales y el grado de consecucin de los objetivos.
en ambos programas el alcance de auditora ha sido sobre la totalidad de los indicadores de SIGC-SUA.
Resultados de observaciones. Indicadores.
Datos
Nmero de observaciones sobre medicin peridica (Auditora seguimiento). /
2
Porcentaje de Unidades/procesos .
Nmero de observaciones sobre disponibilidad de medicin anual (Auditora
interna). / Porcentaje de Unidades/procesos.
Nmero de observaciones sobre integridad (fiabilidad del sistema de obtencin
de los datos y valores de los indicadores (Auditora seguimiento). / Porcentaje
de Unidades/procesos.
Nmero de observaciones sobre revisin de indicadores, objetivos o sistemas
de medicin (Auditora seguimiento). / Porcentaje de Unidades/procesos.
Nmero de observaciones sobre revisin de indicadores, objetivos o sistemas
de medicin (Auditora interna). / Porcentaje de Unidades/procesos.
Nmero de observaciones sobre cumplimientos de objetivos (Auditora
interna). / Porcentaje de Unidades/procesos.
Nmero de sugerencias sobre la conveniencia identificacin interna de una no
conformidad para aplicar acciones correctivas sobre indicadores.
Nmero
Porcentaje
19,44% (7 de 36)
21
41,67% (15 de 36)
22
36,11% (13 de 36)
22
41,67% (15 de 36)
13
30,56% (11 de 36)
14
36,11% (13 de 36)
16,66% (6 de 36)
Valoracin.
Por el nmero de observaciones indicadas y en relacin con la totalidad del sistema de indicadores, se puede
concluir un nivel aceptable de sistemtica en las mediciones e integridad de los datos. Sin embargo, se observa,
an, que el nmero de incidencias que se registran a las fechas de auditora puede representar un riesgo
respecto a la integridad de los datos que es necesario revisar, as como una mejora en la sistematizacin de las
mediciones sin necesidad que haya de tener que indicarse en las actividades de auditora.
8. Medicin y seguimiento de los resultados de la retroalimentacin de los grupos de inters. (Encuestas

post-servicios, quejas y sugerencias).
El cmputo porcentual se realiza sobre un total de 36 que se corresponden con la segmentacin de Unidades con responsabilidad en los procesos del SIGCSUA.
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SIGC-SUA

En el Programa de Auditora de Seguimiento se incluy el objetivo de verificar la gestin y seguimiento de las

quejas y sugerencias del mbito de las Unidades, realizndose sobre la totalidad de estas. Asimismo se verific la
realizacin de las encuetas post-servicio activas.
Valoracin. Quejas y Sugerencias.
Se ha verificado la gestin realizada por las Unidades respecto al indicador de respuesta y del plazo,
constatndose su cumplimiento y disponibilidad de los registros correspondientes, sin que al respecto se hayan
indicado observaciones. Como resultado se han identificado algunos ejemplos (4) en las que se han aplicado
mejoras derivadas de las quejas y sugerencias presentadas.
Incluido como objetivo, se ha recordado a las Unidades la conveniencia de que internamente registren y
gestionen las quejas y sugerencias no formalizadas a travs del sistema general, tal como se indicaba como
recomendacin en el Informe de Auditoria Externa.
Como reflexin general se sigue considerando necesario una identificacin ms detallada de esta fuente de
informacin de usuarios con los procesos y servicios del alcance del SIGC-SUA, a efectos de evidenciar su
utilizacin como impulsores de las mejoras que aplican las Unidades.
Valoracin. Encuestas post-servicios.
Se han indicado 8 recomendaciones puntuales referidas a: 1. Segmentaciones por servicios, y en su caso por
unidades de gestin. 2. Anlisis de representatividad. 3. Mayor alineamiento de los tems con los factores de
calidad del servicio prestado, 4. Comunicacin a Coordinacin Tcnica de encuestas previstas o activas. 5.
Mejorar, cuando proceda, la metodologa para garantizar el anonimato de los encuestados.
9. Gestin de los procesos y la prestacin de servicios con los requisitos del sistema.
En el Programa de Auditora Interna se ha seleccionado 61 procesos para auditar de un total de 101 (60,40% de
la desagregacin de los procesos claves) y la totalidad de los procesos estratgicos y procedimientos
documentados. La relacin completa se incorpora en el Anexo 4.
Resultados de observaciones. Procesos.
Datos
Nmero de observaciones sobre la gestin de los procesos (Auditora interna). Porcentaje de Unidades/procesos (informes).
Nmero de observaciones sobre la gestin de los procesos /Nmero de
procesos auditados.
Nmero de observaciones sobre revisin de la documentacin de los procesos
(Auditora interna). - Porcentaje de Unidades/procesos (informes).
Nmero de observaciones sobre revisin de la documentacin de los procesos.
/ Nmero de procesos auditados.
Nmero
Porcentaje
18
33,33% (12 de 36)

29,51%
16
30,56% (11 de 36)

26,23%
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SIGC-SUA

Valoracin. Procesos.
La valoracin general es que se han verificado la trazabilidad de la gestin de los procesos auditados y de los
registros asociados. Esto ha sido, sin duda, un avance cada vez ms consolidado del SIGC-SUA. Si se observa
comparativamente con la anterior auditora interna, el nmero de observaciones ha disminuido
considerablemente: 18 de 77 (sobre estas ltimas se ha indicado un porcentaje de implementacin del 65%).
Las 16 observaciones sobre documentacin estn referidas a ajustes y aclaraciones sobre flujogramas o de
registros.
10. Conformidad de la implantacin y mantenimiento eficaz del sistema de gestin de la calidad

respecto de los requisitos de la Norma de referencia del sistema: UNE-EN-ISO-9001:2008: Sistemas de
Gestin de la Calidad. Requisitos.
El sistema de gestin de la calidad ha sido auditado por un equipo de auditores externos a la Coordinacin
Tcnica, en el que estaban incluidos dos auditores jefes en sistemas de gestin de la calidad. Esto ha permitido
en esta auditora interna extender el alcance a todos los procesos estratgicos y los procedimientos
documentados del sistema, segn el estado del ciclo de gestin en el momento de realizarse la auditora.
Valoracin.
Se indica, para los tres mbitos auditados: No se han registrado incidencias en las actividades de auditora
realizadas sobre la gestin del proceso y registros asociados en la fecha de realizacin de la auditora y estado
actual de la planificacin del Sistema.
Y se proponen las siguientes observaciones:

1. Revisin de concordancia de un tem del apartado de Revisin del Sistema de la Calidad a incluir en el
Anexo 2 del PE01.
2. Estudio de adaptacin del flujograma y/o la normativa a la mejora en la gestin que se ha ido produciendo
(gestin de quejas/sugerencias).
3. Anlisis de causas de la desviacin de la planificacin de las revisiones de las encuestas por las Unidades
pendientes que se ejecutaran en la primera quincena de enero de 2014.
4. Subsanacin de erratas en la notacin del cdigo de los registros asociados a este a los subprocesos PE.02.3,
PE.02.4 y PE.02.5, segn lo establecido en el Procedimiento Documentado 01.
5. Subsanacin de errata en el documento del Procedimiento Documentado 03, en el apartado 2 (Referencias),
en el actual aparece Norma ISO 9000:2002: Directrices para la auditoras de los sistema de gestin de la calidad
y/o ambiental y debera ser ISO 19011:2002. Adems se comunica que esta norma ha sido actualizada y
debera tenerse en consideracin la actualmente vigente: ISO 19011:2012 (aprobada 14-03-2012). Se
recomienda corregir y actualizar esta informacin.
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SIGC-SUA
6. 2. INFORMACIN COMPARATIVA DEL PLAN DE AUDITORA INTERNA ANUAL.
En la siguiente tabla se indica los resultados cuantitativos de los informes de auditora interna anual.
Resultados de Auditora Interna Anual. Procesos claves.

Datos
Nmero de no conformidades
Nmero de recomendaciones para gestionar no conformidades internas (*)
Nmero de observaciones relacionadas con el cierre de no conformidad
Nmero de observaciones relacionadas con Quejas/sugerencias
Nmero de propuestas/observaciones relacionadas con la gestin de los procesos y
registros asociados.
Nmero de propuestas/observaciones relacionadas con los indicadores de procesos
Nmero de propuestas/observaciones relacionadas con los mecanismos de
retroalimentacin
Ciclo 2012
5
Total
(*) Se computa del Informe de Auditora de Seguimiento en relacin a los indicadores.
2
2
Ciclo 2013
0
6
3
0
81
34
62
49
154
100
Si bien la comparativa de la tabla anterior puede estar limitada por los objetivos y alcance de los programas de
auditoras desarrollados, es significativo el descenso del nmero de no conformidades y observaciones,
especialmente las referidas a la gestin de los procesos.
La informacin detallada puede consultarse en los informes publicados en la pgina web del SIGC-SUA, cada
informe va precedido de un informe ejecutivo que sintetiza los resultados de auditoria, seguido de un informe
detallado de las actividades y resultados de auditora.
El enlace para la consulta es:
6. 3. RESULTADOS DE ENCUESTAS DE AUDITORA Y REAS DE MEJORA.
En este ciclo de gestin se ha incorporado una encuesta especfica sobre satisfaccin de los auditores de las
Unidades, con el siguiente resultado.
tem
La comunicacin e informacin que le proporciona la Coordinacin Tcnica sobre la
realizacin de los programas de auditora interna.
Las facilidades que le proporciona la Coordinacin Tcnica para la ejecucin de los
distintos programas de auditora.
% Satisfaccin
Media
85,71%
3,50
85,71%
3,71
(1) Indicador de participacin: 53,85%. Escala 1-5.
Valoracin. Mejoras
De los datos se deduce la existencia de un porcentaje de insatisfaccin que ha de considerarse a efectos de

realizar mejoras, dado que la colaboracin y participacin de los auditores de las Unidades es voluntaria se ha
de alcanzar un 100% de satisfaccin. Por lo que se indica algunas acciones para el siguiente ciclo de gestin:
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SIGC-SUA

Elaborar un protocolo interno para la realizacin de las Auditoras que contemple:

1. Planificacin y comunicacin previa de asignacin de auditores con antelacin suficiente (un mes antes del
inicio de la actividad).
2. Realizar una reunin previa, con antelacin suficiente, para analizar los objetivos de auditora de los
Programas.
3. Realizar las reuniones de coordinacin de auditoras de cada proceso con antelacin suficiente (dos das antes
del inicio de la actividad).
4. Identificar y remitir toda la documentacin necesaria para realizar las actividades de auditora.
5. Mejorar la disponibilidad de tiempo para consensuar los informes de auditora.
6. 4. PROPUESTAS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORA.
Los programas de auditora se han realizado con cierta proximidad temporal, as como el envo de los informes
del programa de seguimiento (7 y 8 de enero de 2014) no ha permitido a las Unidades de disponer de tiempo
adecuado para su consideracin. En este sentido sera aconsejable para la prxima programacin realizar el
programa de seguimiento para el mes de septiembre, a partir de la segunda quincena.
Respecto al programa de auditora interna anual en este ciclo se ha completado, con envo incluido de informes.
en poco ms de tres semanas, por lo que es posible retrasar su realizacin al mes de febrero, si la planificacin
de la auditora externa puede realizarse en el mes de abril, se entiende que permitira a las Unidades disponer
de ms tiempo para la medicin y anlisis final de los indicadores.
La realizacin de la visita de auditora al Campus de Linares se programar para el primer da evitando, as, el
retraso que pueda ocasionar respecto a la elaboracin y envo de los informes de auditora.
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SIGC-SUA
ANEXO N 1
EQUIPO DE AUDITORES INTERNOS
Responsabilidad
Auditor jefe de Sistemas
Auditor jefe de Sistemas
Auditor interno
Auditor colaborador
Nombre
Ana Isabel Uceda Cobas
Antonio Martnez Olea
Francisco David Sus Garca
Jess Daz Ortiz
Luis Espinosa Moreno
Manuel Aranda Fontecha
Mara Rosario Ramos Daz
Mara Del Carmen Higueras Herrador
Roberto Fornes De La Casa
Trinidad Alonso Moya
Adelaida Cabrero Bueno
Rosario Armero Garca
Alejandro Castillo Lpez
Antonio J. Porcuna Contreras
Francisco Javier Ibancos Arnaldo
Joaqun Segura Martn
Jos Luis Pedrosa Delgado
Manuel Jaenes Bermdez
Mara Del Carmen Lpez Asperilla
Mara Dolores Snchez Cobos
Mara Nuria Ortega Barrales
Toms Garca Lendnez
Natividad Paredes Quesada
Sebastin Jarillo Calvarro
Blas Morillas Morillas
Juan Carlos Cazalilla Cruz
Eva Fernndez Serrano
Juan Carlos Crdenas Lpez
Manuel Correa Vilches
Juan Carlos Snchez Rodrguez
Marina Gmez Torres
Mario Mir Barns
Mara Del Carmen Tudela Caballero
Unidades
Coordinacin Tcnica. Servicio de Planificacin y
Evaluacin
Servicio de Informtica
Unidad de Apoyo a rganos de Gobierno

Servicio de Gestin de la Investigacin
Servicio de Biblioteca
Gerencia
Servicio de Contratacin y Patrimonio
Unidad de Apoyo a Departamentos, Institutos y
Centros de Investigacin
Servicio de Informacin y Asuntos Generales
Unidad de Tcnicos de Laboratorio
Unidad de Apoyo a rganos de Gobierno
Servicio de Archivo General
Servicio de Control Interno
Centro de Instrumentacin Cientfico-Tcnico

Unidad de Conserjeras
Servicio de Prevencin
Unidad de Actividades Culturales
Unidad de Tcnicos de Laboratorio
Servicio de Contratacin y Patrimonio
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SIGC-SUA
ANEXO N 2
SEGUIMIENTO DE INDICACIONES DEL INFORME DE AUDITORA EXTERNA.
Indicaciones del Informe de Auditora Externa
Proceso
Unidad
PC01. GESTIN PRESUPUESTARIA, ECONMICA,

CONTABLE Y FISCAL.
Servicio de Asuntos
Econmicos
Servicio de Contabilidad
y Presupuesto
PCO2. GESTIN DE ADQUISICIONES Y DEL

INVENTARIO.
Servicio de Contratacin
y Patrimonio.
Unidad de Consejeras

INVENTARIO.
Servicio de Deportes
Unidad de Actividades
Culturales
Tipo
% Implantadas
Resultados
Oportunidad de mejora
Implantada
100%
Implantada
100%
Riesgo del sistema
100%
100%
Observaciones
Riesgo del sistema
1
1
1
1
1
1
0%
100%
100%
Riesgo del sistema
Riesgo del sistema
Iniciada/
continuada
Iniciada/
continuada
Pendiente
Implantada
Implantada
Implantada
100%
No Procede
Implantada
Iniciada/
continuada
Implantada
Iniciada/
continuada
Iniciada/
continuada
Implantada
1
1
100%
PCO5. GESTIN INTEGRADA DE LOS RECURSOS

HUMANOS.
Servicio de Personal y
Organizacin Docente
PCO7. GESTIN DE APOYO A LA ACTIVIDAD

INVESTIGADORA Y A LA TRANSFERENCIA DE
RESULTADOS DE INVESTIGACIN.
Servicio de Gestin de la
Investigacin
PCO8. GESTIN DE LA PRESTACIN DE

SERVICIOS DE APOYO CIENTFICO/TCNICO.
Implantada
100%
Servicio de Gestin
Acadmica
Pendiente
0%
PC10. GESTIN DE LA PRESTACIN DE

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS AL
ESTUDIANTE, DE LA MOVILIDAD Y DE LA
COOPERACIN.
Servicio de Atencin y
Ayudas al Estudiante
Observaciones
Iniciada/
continuada
Riesgo del sistema
Observaciones
Iniciada/
continuada
Implantada
Iniciada/
continuada
Implantada
Pendiente
0%
Implantada
100%
Riesgo del sistema
PC11. GESTIN DE LA ORGANIZACIN DE

ACTOS Y EVENTOS, COMUNICACIN Y
RELACIONES INSTITUCIONALES
PC12. GESTIN DE LA DOCUMENTACIN
Culturales
Unidad Funcional de
Apoyo a rganos de
Gobierno- Gabinete de
Comunicacin
Servicio de Informacin
y Asuntos Generales
Servicio de Archivo
General
Iniciada/
continuada
Implantada
100%
1
1
100%
100%
1
1
1
100%
1
1
100%
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SIGC-SUA
ANEXO N 3
SEGUIMIENTO DE INDICACIONES DEL INFORME DE AUDITORA INTERNA.
Indicaciones del Informe de Auditora Interna
Proceso
PC01. GESTIN PRESUPUESTARIA, ECONMICA,
CONTABLE Y FISCAL.

INVENTARIO.
Unidad
Servicio de Asuntos
Econmicos
Servicio de Contabilidad
y Presupuesto
Servicio de Contratacin
y Patrimonio.
Unidad de Apoyo a
rganos de Gobierno.
Culturales
Unidad de Negociados
de Apoyo a
Departamentos,
Institutos y Centros de
Investigacin.
Unidades de Gasto.
PCO3. GESTIN DE ESPACIOS.
Unidad de Conserjeras
Unidad Tcnica
PCO4. GESTIN DEL MANTENIMIENTO.
PCO5. GESTIN INTEGRADA DE LOS RECURSOS

HUMANOS.
Centro de
Instrumentacin
Cientfico-Tcnico
Unidad Funcional de
Tcnicos de Laboratorio
de Apoyo a
Departamentos,
Investigacin
Servicio de Personal y
Organizacin Docente
Servicio de Prevencin
PCO6. GESTIN DE LOS RECURSOS DE

INFORMACIN Y CONOCIMIENTO.
y Asuntos Generales
y Asuntos Generales
(Unidad de
Publicaciones).
mbito
Implantadas
N
%
Resultados
Indicadores
Implantada
Proceso
Indicadores
Proceso
Indicadores
1
2
4
1
Implantada
Implantada
1
2
4
1
Indicadores
Implantada
Implantada
Indicadores
4
3
1
2
3
3
1
1
1
1
2
1
1
1
1
2
Proceso
Documentacin
Proceso
Indicadores
Retroalimentacin
Proceso
Proceso
1
2
1
Indicadores
Proceso
Indicadores
1
2
Implantada
Implantada
Implantada
Implantada
No Implantada
Implantada
Implantada
Implantada
Implantada
Implantada
Implantada
Indicadores
Implantada
Proceso
Parcial
Parcial
Indicadores
2
Implantada
Implantada
No estimada
Parcial
Implantada
Implantada
Implantada
Parcial
2
2
2
1
1
1
1
1
3
1
1
1
Proceso
Indicadores
Proceso
Indicadores
Proceso
1
3
Indicadores
Proceso
Implantada
Indicadores
Implantada
100%
100%
100%
100%
100%
100%
86%
100%
100%
100%
100%
25%
88%
67%
80%
100%
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SIGC-SUA
Unidad de Apoyo a
rganos de Gobierno. GJ
Servicio de Planificacin
y Evaluacin
PCO7. GESTIN DE APOYO A LA ACTIVIDAD

INVESTIGADORA Y A LA TRANSFERENCIA DE
RESULTADOS DE INVESTIGACIN.
PCO8. GESTIN DE LA PRESTACIN DE

SERVICIOS DE APOYO CIENTFICO/TCNICO.
Servicio de Gestin de la
Investigacin
Unidad Funcional de
Negociados de Apoyo a
Departamentos,
Investigacin.
Unidad Funcional de
Tcnicos de Laboratorio
de Apoyo a
Departamentos,
Investigacin.
Servicio de Gestin
Acadmica.
PC10. GESTIN DE LA PRESTACIN DE

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS AL
ESTUDIANTE, DE LA MOVILIDAD Y DE LA
COOPERACIN.
Servicio de Gestin
Acadmica.
Unidad de Negociados
de Apoyo a
Departamentos,
Investigacin
Servicio de Atencin y
Ayudas al Estudiante
PC11. GESTIN DE LA ORGANIZACIN DE
ACTOS Y EVENTOS, COMUNICACIN Y
RELACIONES INSTITUCIONALES.
PC12. GESTIN DE LA DOCUMENTACIN.

PE02. RETROALIMENTACIN DE LOS GRUPOS
DE INTERS.
Culturales
Unidad de Apoyo a
rganos de Gobierno Gabinete de
Comunicacin.
y Asuntos Generales
Servicio de Archivo
General
Servicio de Planificacin
y Evaluacin
Proceso
Indicadores
1
1
Indicadores
No estimada
No estimada
Implantada
Parcial
Implantada
Implantada
Parcial
Implantada
Implantada
1
1
1
2
1
1
1
Implantada
Proceso
Indicadores
Indicadores
Documentacin
Retroalimentacin
Proceso
1
2
1
1
1
Indicadores
Proceso
Implantada
Documentacin
Proceso
Indicadores
Implantada
Implantada
No implantada
Implantada
2
3
1
1
1
Documentacin
Proceso
19
Indicadores
Proceso
Indicadores
Implantada
Implantada
No procede
No estimada
Pendiente
No implantada
Implantada
Pendiente
Parcial
Pendiente
1
2
1
2
3
10
1
6
2
1
Implantada
Pendiente
Implantada
Implantada
Implantada
4
1
3
1
1
Implantada
Implantada
Implantada
Implantada
Implantada
Implantada
Implantada
No implantada
Implantada
Implantada
Parcial
1
1
3
1
1
1
1
1
1
2
1
0%
100%
67%
75%
100%
100%
88%
16%
17%
33%
10
100%
100%
100%
75%
67%
Proceso
Indicadores
Documentacin
Proceso
Indicadores
Proceso
Indicadores
Documentacin
Proceso
1
1
3
1
1
1
Indicadores
Documentacin
Proceso
Proceso
100%
Proceso
100%
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SIGC-SUA
ANEXO N 4
RELACIN DE PROCESOS AUDITADOS.
Proceso
Proceso
PC 01.21 Modificaciones Presupuestarias
PC 01.23 Gestin del Gasto
PC 01
PC 02
PC 01.231 Pago Directo
Servicio de Contabilidad y Presupuesto.

Servicio de Asuntos Econmicos.
PC 01.4 Control Interno
Servicio de Control Interno.
PC 01.5 Fiscalidad
Servicio de Asuntos Econmicos.
PC 02.11 Gestin de la Adquisicin Directa
Unidad Apoyo a rganos de Gobierno.

Unidad Funcional de Apoyo a
Departamentos Jan/Linares.
PC 02.12 Gestin de la Contratacin Administrativa
Servicio de Contratacin y Patrimonio.
PC 03.11 Gestin de la Asignacin Planificada
Servicio de Deportes.
Servicio de Personal y Organizacin
Docente (Unidad de Conserjeras).
PC 03.121 Demandas de la Comunidad Universitaria

PC 03
Unidad
PC 03.122 Demandas Externas

PC 03.13 Preparacin y Montaje
PC 03.2 Gestin del Acceso y Control de Espacios
PC 04.11 Gestin del Mantenimiento Preventivo/Normativo
PC 04.12 Gestin del Mantenimiento Correctivo
PC 04
PC 04.13 Ejecucin del Mantenimiento
PC 04.2 Gestin de los Residuos Peligrosos
Servicio de Deportes Jan/Linares.

Centro de Instrumentacin CientficoTcnica.
Servicio de Informtica.
Servicio de Obras, Mantenimiento y
Vigilancia de las Instalaciones (Unidad
Tcnica).
Unidad Funcional de Tcnicos de
Laboratorio de Apoyo a Departamentos,
Institutos y Centros de Investigacin.
Servicio de Prevencin.
PC 05.11 Gestin de la Organizacin Docente

PC 05.12 Gestin del Acceso a la Funcin Pblica y la Promocin
Interna
PC 05.13 Gestin de la Provisin de Puestos de Trabajo
PC 05

Docente.
PC 05.21 Gestin de las Retribuciones y Cotizaciones del Personal

PC 05.22 Gestin de la Formacin del Personal de Administracin y
Servicios
PC 05.241 Evaluacin de Riesgos Laborales
Servicio de Prevencin.
PC 05.242 Planes de Emergencia

Pgina 19 de 22
SIGC-SUA

PC 05.243 Gestin de Equipos de Proteccin Individual

PC 05.244 Vigilancia de la Salud
PC 05. 245 Seguimiento de accidentes de trabajo
PC 06.13 Difusin General
PC 06.132 Publicaciones en Peridicos Oficiales y Catlogos
Institucionales
PC 06.22 Alfabetizacin Informacional
PC 06.23 Apoyo a la Produccin Cientfica
PC 06
Biblioteca de la Universidad de Jan.
PC06.24 Publicaciones
Servicio de Informacin y Asuntos

Generales-Publicaciones.
PC 06.25 Asistencia Tcnica para la realizacin de obras e

instalaciones.
Servicio de Obras-Unidad Tcnica.
PC 06.26 Asesoramiento Jurdico

PC 06.28 Anuario Estadstico
PC 06.29 Suministros de Datos e Informacin Estadstica
PC 07.111 Gestin de las Oportunidades de Financiacin y Gestin de
Propuestas de Solicitudes de Subvenciones e Incentivos para el
Desarrollo de Actividades Investigadoras y Movilidad de Personal
Investigador
PC 07

Generales.
PC 07.112 Gestin de las ayudas o subvenciones a grupos de

investigacin, a proyectos de investigacin y para la investigacin de
carcter especfico y/o individual
PC 07.123 Gestin para la Incorporacin de Colaboradores en
Actividades de Investigacin
PC 07.22 Gestin de Expedientes de Prestacin de Servicios de
Investigacin
Unidad Funcional Apoyo a rganos de

Gobierno-Servicio Jurdico.
Servicio de Planificacin y Evaluacin.
Servicio de Gestin de la Investigacin.

Unidad Funcional de Negociados de Apoyo
a Departamentos, Institutos y Centros de
Investigacin.
PC 07.23 Gestin de Proteccin de la Propiedad Industrial

PC 08.1 Gestin de Proyectos Tecnolgicos para el Diseo o Mejoras
de Servicios TIC
PC 08
PC 08.2 Gestin de Apoyo Tcnico e Instrumental para el Desarrollo de

la Actividad Prctica Docente e Investigadora
PC 09.21 Gestin de la Matriculacin de las Enseanzas Oficiales

PC 09.22 Gestin de los Reconocimientos y Transferencias
PC 09
Servicio de Informtica.
Centro de Instrumentacin CientficoTcnica.
Unidad Funcional de Tcnicos de
Laboratorio de Apoyo a Departamentos,
Institutos y Centros de Investigacin.
Jan/Linares.
Servicio de Gestin Acadmica
Jan/Linares.
Servicio de Gestin Acadmica
Jan/Linares.
PC 09.24 Gestin de Ttulos Oficiales

PC 09.25 Gestin del Tercer Ciclo
Servicio de Gestin Acadmica.
PC 09.31 Gestin de la Matriculacin de las Enseanzas No Oficiales

PC 09.33 Gestin de Ttulos No Oficiales
Unidad Funcional de Negociados de Apoyo

a Departamentos, Institutos y Centros de
Investigacin.
Pgina 20 de 22
SIGC-SUA

PC 10.22 Gestin de Becas y Ayudas Propias (Universidad de Jan)

PC 10.31 Gestin de la Movilidad Nacional
PC 10
PC 10.33 Gestin de la Movilidad Internacional de Estudiantes de las

Universidades Extranjeras
Servicio de Atencin y Ayudas al

Estudiante.
PC 10.51 Gestin de Prcticas de Empresa e Instituciones

PC 10.52 Gestin de Ayudas para la Contratacin
PC 11
PC 11.11 Gestin de Actos y Eventos Institucionales

Gobierno-Gabinete del Rector.
PC 11.12 Gestin de las Actividades Culturales
Unidad de Actividades Culturales.
PC 11.13 Gestin de las Actividades Fsico Deportivas
PC 11.21 Gestin de la Comunicacin Institucional

PC 11.22 Gestin de Apoyo a las Relaciones Institucionales
PC 12.1 Gestin del Registro de la Documentacin
PC 12

Gobierno-Gabinete de Comunicacin.
Generales.
Generales Jan/Linares.
PC 12.21 Gestin del Tratamiento Archivstico de la Documentacin

PC 12.23 Gestin del Acceso y Disponibilidad de la Documentacin
Servicio de Archivo General.
PE 01.11 Definicin de la Poltica de Calidad

PE 01.12 Establecimiento de Objetivos de Calidad
PE 01.13 Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad
PE 01
PE 01.21 Desempeo de los Procesos

PE 01.22 Conformidad con los Requisitos del Servicio
Coordinacin Tcnica.
PE 01.3 Anlisis de Datos y Revisin del Sistema por la Direccin

PE 01.4 Acciones y Planes de Mejora
PE 02
PE 02.1 Medicin de Compromisos de Calidad de Cartas de Servicios
Coordinacin Tcnica.
PE 02.2 Gestin de las Quejas, Reclamaciones y Sugerencias

Generales.
PE 02.3 Gestin de Encuestas a Grupos de Inters y de Clima Laboral

PE 02.4 Gestin de Encuestas Post-Servicio
Coordinacin Tcnica.
PE 02.5 Realizacin del Informe de Retroalimentacin de los Grupos

de Inters
PD 01 Control de la Documentacin
PD
PD 02 Control de los Registros

PD 03 Auditoras Internas
Coordinacin Tcnica.
PD 04 Control y Tratamiento de las No Conformidades

Pgina 21 de 22
SIGC-SUA

PD 05 Acciones Correctivas
PD 06 Acciones Preventivas
Control de documentacin.
Elaborado por:
Equipo Auditora Interna Anual.
Nombre:
Antonio Martnez Olea.
Cargo:
Auditor Jefe del Programa
Fecha:
25/02/2014
Firma:
Pgina 22 de 22

Informe Plan Auditorias Ciclo 2013

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Informe del Plan de Auditora Interna.

PLANIFICACIN DE LA IMPLANTACIN, DESARROLLO Y SEGUIMIENTO DEL SIGC-SUA.

COORDINACIN TCNICA DEL SIGC-SUA (Servicio de Planificacin y Evaluacin/Auditor

RESPONSABLE DE CALIDAD (Vicerrectorado de Planificacin, Calidad, Responsabilidad

COMIT DE CALIDAD DEL SIGC-SUA. CONSEJO DE DIRECCIN DE LA UNIVERSIDAD

I. JUSTIFICACIN, FINALIDAD Y ALCANCE.

II. VALORACIN GLOBAL DE LOS RESULTADOS DE AUDITORA Y SEGUIMIENTO. RESUMEN EJECUTIVO.

Sesiones del Comit de Calidad n 9 de 28/05/2013 y 10 de 13/01/2014.

Informe del Plan de Auditora Interna. Ciclo de

Informe del Plan de Auditora Interna. Ciclo de

III. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA Y SEGUIMIENTO PLANIFICADO.

3. Plan de Comunicacin del SIGC-SUA.

4. Plan de Seguridad Documental del SIGC-SUA.

5. Auditora de operatividad de los

Todas las Unidades.

Informe del Plan de Auditora Interna. Ciclo de

6. implementacin de las propuestas de

8. Retroalimentacin (Encuestas post-servicios,

Todas las Unidades.

9. Gestin de los procesos y la prestacin de

10. La conformidad de la implantacin y

Todos los procesos

IV. GRADO DE REALIZACIN TEMPORAL DE LA PLANIFICACIN DEL PROGRAMA.

Programa de Auditora de Seguimiento.

Programa de Auditora Interna Anual.

Informe del Plan de Auditora Interna. Ciclo de

web del SIGC-SUA.

V. VALORACIN DEL NIVEL DE PARTICIPACIN DE AUDITORES Y OBSERVADORES.

El programa de formacin en tcnicas de auditora ha obtenido los siguientes resultados.

El nmero de auditores/colaboradores se ha incrementado en este ciclo de gestin en 9, de los cuales ha

La realizacin de acciones formativas en auditora ha redundado en la recomendacin de los auditores externos

Informe del Plan de Auditora Interna. Ciclo de

calidad dentro de las Unidades.

VI. RESULTADOS DE LA AUDITORA INTERNA ANUAL.

1. Verificacin y cierre de No conformidades Internas, de auditora interna y externa.

* No conformidades del Informe de auditora externa N: 03/2013 (2 seguimiento 4

Agrupacin por Procesos/Unidades

PCO2. GESTIN DE ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

Informe del Plan de Auditora Interna. Ciclo de

No conformidades del Proceso PC06 Servicio de Planificacin y Evaluacin.

3. Plan de Comunicacin del SIGC-SUA.

Resultados generales de auditora.

Informe del Plan de Auditora Interna. Ciclo de

4. Plan de Seguridad Documental del SIGC-SUA.

Resultados generales de auditora.

Observaciones Generales indicadas.

Observaciones especficas indicadas.

Observacin: Unificacin de criterios de copias de seguridad, estandarizacin de registros de las

5. Seguimiento del grado de operatividad de los procedimientos telematizados a efectos de su

Informe del Plan de Auditora Interna. Ciclo de

Indicaciones del Informe de Auditora Externa

Riesgo del sistema.

(*) Para el clculo porcentual se estima, adems, las iniciadas y continuadas.

Indicaciones del Informe de Auditora Interna

(*) Para el clculo porcentual se estima, adems, las iniciadas y continuadas.

Informe del Plan de Auditora Interna. Ciclo de

7. Medicin y seguimiento de los indicadores de procesos y el grado de consecucin de los objetivos

Resultados de observaciones. Indicadores.

41,67% (15 de 36)

36,11% (13 de 36)

41,67% (15 de 36)

30,56% (11 de 36)

36,11% (13 de 36)

8. Medicin y seguimiento de los resultados de la retroalimentacin de los grupos de inters. (Encuestas