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GUIDE GED

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COMMENT PREPARER SON PROJET DE GED


POUR EN TIRER LES BENEFICES ESCOMPTES ?

Prparer la mise en place dun projet de GED


Accompagner les utilisateurs au changement
Assurer la prennit de la solution

Ce guide a t ralis en partenariat avec la Solution de Gestion dInformation dEntreprise

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GUIDE GED
COMMENT PREPARER SON PROJET DE GED
POUR EN TIRER LES BENEFICES ESCOMPTES ?

Aujourdhui 30% des projets [informatiques] naboutissent pas, 50% dpassent le budget initialement prvu et toujours 60%
ne respectent pas les dlais daprs une tude de SIA PARTNERS. Cela peut tre d une sous-valuation de limplication des
diffrents acteurs du projet, une mauvaise dfinition du primtre du projet ou encore un manque de matrise des rsultats
attendus. Les consquences sont importantes pour une entreprise puisque cela reprsente un cot, mais aussi une perte de
bnfice, de confiance et de motivation des collaborateurs. Un projet de Gestion Electronique de Documents (GED) saborde
de la mme faon que nimporte quel projet de mise en place dune application informatique. Cest en ralit un projet
dentreprise, qui ncessite linvestissement dhommes, de moyens et la dfinition des processus. Sa russite repose sur les
mmes principes : la bonne dfinition des besoins des utilisateurs, laccompagnement au changement de tous les acteurs et
la prise en main de la solution afin quelle puisse voluer en parallle de lvolution des besoins de lentreprise.

PREPARER LA MISE EN PLACE DU PROJET DE GED DANS LENTREPRISE


DEFINIR SON PROJET
Les besoins des futurs utilisateurs du logiciel sont au centre de la dmarche dun projet de GED et peuvent tre dtermins
par un audit dans lentreprise, lequel fait office de cadrage fonctionnel et recense les informations ncessaires au projet. On
y rpertorie la prsentation du projet et ses objectifs, les types de documents grs, les profils utilisateurs, le rle du
prestataire, les autres applications avec lesquelles le logiciel devra sintgrer, le primtre fonctionnel, les prestations, le
cadrage de la rponse avec les dlais du projet. Cette tape permet de spcifier les caractristiques fonctionnelles requises
et de dterminer avec prcision le type de solution adquate. Cela vite de se lancer dans la recherche de solutions non
adaptes, par exemple en dterminant si les besoins concernent davantage des procdures ou des processus documentaires,
et en sorientant en consquence soit vers un BPM (Business Process Management), soit vers une GED.

Une solution de GED efficace est avant tout une solution moins complexe.

RECHERCHER DES INFORMATIONS


A titre indicatif, on peut citer diffrents analystes internationaux rfrences dans les secteurs de la GED et de lECM
(Entreprise Content Management). Le Gartner et le Forrester sont les plus connus. Ils publient chaque anne des matrices
ou classements, le Magic Quadrant du Gartner et le rapport du Forrester, qui permettent de comparer les meilleures
solutions du secteur. Il existe aussi des groupes danalyse de tendances numriques, dditeurs et de prestataires comme le
CXP qui propose un guide des diteurs (Gamix), des analyses de chaque logiciel ralises par les consultants du CXP, et des
services de conseil pour accompagner les prospects dans leur recherche dinformations. Top Ten Reviews est le site informatif
pour trouver toutes les nouveauts et critiques en matire de logiciels. Dautres sites de rfrencement en France existent
comme ged-de-France.fr, ou le site de lassociation Aproged, qui vous donneront un tat des lieux des solutions existantes.
Enfin, vous pouvez rencontrer ces acteurs lors de salons annuels comme Documation ou les Salons Solutions.

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REALISER LETUDE DES SOLUTIONS DE GED
Les sites internet des diteurs sont souvent trs gnralistes et ne font pas tat des possibilits de paramtrage. La
dmonstration du produit reste donc ltude la plus complte de la solution. Cette tude est loccasion dimpliquer tous les
utilisateurs au projet, en les invitant aux dmonstrations. La russite du projet dpend de leur adoption du produit, et il est
utile de provoquer la confrontation produit/utilisateur relativement tt dans le processus de dcision. Cela peut aussi tre
loccasion de passer en revue lutilisation documentaire dune majorit dutilisateurs, de vrifier que la solution est en
adquation avec leurs habitudes, et quil ny a pas de difficults utiliser le logiciel.

CONSEIL : LISTE DE CARACTRISTIQUES INTGRER DANS LTUDE DE CONCURRENCE


volutivit : Une GED simple d'utilisation et facile dployer peut tre installe en seulement quelques jours.
Les entre- prises peuvent tester le logiciel en lanant leur projet de GED au sein d'un seul dpartement ou en
automatisant un ou deux processus critiques, et ensuite en dployant la solution progressivement.
Ouverture : Les solutions de GED ne doivent pas seulement tre faciles utiliser, mais aussi faciles intgrer
aux systmes d'entreprise existants afin que le contenu soit consultable en direct et accessible toutes les
applications utilises par les employs.
Flexibilit : Une technologie flexible permet d'adapter rapidement une solution de GED aux besoins de
lentreprise.
Scurit : Les autorisations automatiques et configurables permettent aux entreprises de contrler l'accs aux
informations confidentielles.
Extensibilit : Capacit du logiciel tre dploy facilement que ce soit en nombre de licences ou en primtre
oprationnel.
Agilit : La capacit de la solution sadapter rapidement et facilement tous les changements de lentreprise
et de son environnement.

Si une entreprise sous-estime les ressources en personnel technique ncessaires pour dployer
et grer la solution, ou si les employs ne se rendent pas compte des avantages dune GED, la
solution sera probablement considre comme un chec.

CONSEIL : LISTE DE CARACTERISTIQUES EFFICACES POUR LUTILISATEUR FINAL


Des courbes dapprentissage courtes : Lintgration de linterface Windows permet aux utilisateurs de
travailler comme ils le souhaitent, avec un accs facile aux dossiers et aux documents et des fonctions simples
de glisser-dposer.
Boosters de productivit : Linformation recherche doit tre trouve instantanment par les utilisateurs
finaux. Et l'organisation des fichiers ne doit pas exiger des structures de dossiers complexes ou entraner des
fichiers en doublon dans la GED. La solution de GED devrait galement faciliter la collaboration entre les
groupes et les quipes de projet, tant l'intrieur quavec l'extrieur de l'organisation.
Mobilit : Pour rpondre aux exigences de mobilit d'aujourd'hui, de nombreuses solutions de GED proposent
laccs l'information de nimporte quel endroit partir dappareils intelligents. Les capacits d'accs mobile
devraient rpondre aux attentes des utilisateurs en termes de performances et de capacits.

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CHOISIR UNE SOLUTION ADAPTEE A SON ENTREPRISE
Les dmonstrations sont un premier aperu des performances de la solution mais elles ne sont parfois pas suffisantes, par
exemple si certains dpartements ont des besoins spcifiques ou si les processus de lentreprise sont extrmement prcis et
soumis des contraintes uniques. A tout moment de la phase de prospection, le prospect a la possibilit de demander une
maquette ou un POC (Proof Of Concept). La maquette permet lutilisateur de tester les fonctionnalits de la solution dans
son environnement. Lutilisation est restreinte certaines actions courantes et permet davoir une approche plus
personnalise du logiciel. Le POC consiste en un paramtrage avanc de la solution en fonction des besoins standards et
spcifiques des utilisateurs. La maquette est recommande en dbut de processus de prospection, pour confirmer que le
logiciel correspond aux exigences fonctionnelles, alors que le POC est plus couramment demand en phase de dcision pour
une configuration complte du logiciel et un test dutilisation auprs de tous les collaborateurs.
PREPARER LINSTALLATION DE LA SOLUTION DANS LENTREPRISE
La dure dinstallation dune solution varie en fonction des besoins et dpendent de la solution et des prestataires. En
revanche, quelques recommandations peuvent tre applicables afin que celle-ci soit la plus efficace possible : laborer un
planning dtaill avec les diffrentes phases dintgration et veiller au bon respect des dlais, prvoir une formation
administrateur complte pour assurer lautonomie fonctionnelle sur le logiciel, rassembler lensemble des processus de
chaque dpartement pour faciliter le paramtrage de la solution.

ACCOMPAGNER TOUS LES UTILISATEURS AU CHANGEMENT


COMMUNIQUER SUR LES BENEFICES DE LA SOLUTION EN AMONT DU PROJET
Le projet implique un investissement de lensemble de lorganisation tant dans le questionnement sur lefficience des
processus que sur limplication des utilisateurs pour utiliser le logiciel choisi, ou encore sur les moyens attribus par les
dcideurs. Il est donc prfrable, avant mme de commencer son projet, que lensemble des collaborateurs soient conscients
des avantages et bnfices du projet pour lentreprise, mais aussi pour chaque fonction ou dpartement spcifique. La
dmarche de la DSI sera donc mieux comprise et la rsistance au changement des utilisateurs moindre. Vous pouvez
tlcharger le livre blanc ECM sur notre site ged.fr ; vous y trouverez de nombreuses infographies dmontrant les pertes dues
une mauvaise gestion documentaire et les bnfices raliss avec une GED. En communiquant ces informations, vous
sensibiliserez les membres de votre entreprise ces problmatiques.
IMPLIQUER LES UTILISATEURS
Limplication des utilisateurs est au centre du projet : leur bonne volont sadapter de nouveaux processus, leur adoption
et utilisation du logiciel, leur motivation pour faire avancer le projet, sont autant dlments qui permettent la russite du
projet. Diffrentes actions peuvent tre mises en place pour favoriser cette implication, comme la participation au choix de la
solution lors de dmonstration, lamorce dun dialogue afin de prendre en compte leur avis et de ne pas imposer le produit,
une communication continue tout au long du projet pour informer chaque collaborateur des volutions, des runions par
dpartement pour leur permettre dexprimer les changements utiles leurs fonctions.
IMPLIQUER LES DECIDEURS
Limplication des dcideurs permet de donner du crdit au projet. Sil est soutenu et cautionn par les dirigeants, il sera moins
remis en question par lensemble de lentreprise. De plus, cela renforcera lesprit de collaboration dans lentreprise. En outre,
si le projet est encourag par les dcideurs, il sera moins difficile de les convaincre dinvestir dans le dploiement des solutions
ou dans des formations supplmentaires.

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PROPOSER DES FORMATIONS ADAPTEES
Chaque prestataire propose une offre de formation modulable et personnalise au profil de lutilisateur. Ces
formations adaptes sont utiles car elles garantissent lautonomie de lutilisateur sur le logiciel. Cette tape est
cruciale ladoption de la solution. Il est recommand dopter pour une formation professionnelle car elle sera
adapte laccompagnement au changement. En effet ces formations prodiguent un discours et des exercices
pratiques pdagogiques et ludiques qui permettront lutilisateur dentrer dans une dmarche participative et
non passive, avec par exemple un systme de certification qui sera plus gratifiant.

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Depuis plus de dix ans, les consultants de StreamDesign se sont spcialiss dans laccompagnement des
entreprises dans leur projet de GED. Du conseil lintgration dune solution dECM ou de GED, en passant
par la formation et laccompagnement au changement, la socit vous aide chaque tape du projet. Avec
plus dune centaine de rfrences, les experts de StreamDesign se sont spcialiss dans de nombreux
secteurs dactivit comme par exemple dans lIndustrie des biosciences avec Roche Diagnostics, les
tlcommunications avec Numricble ou encore lIndustrie cosmtique avec Clarins. Dcouvrez tous leurs
domaines dexpertise en les contactant.

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ASSURER LA PERENNITE DE LA SOLUTION


SE FAIRE ACCOMPAGNER AUPRES DE SON PRESTATAIRE
Il est recommand de poursuivre laccompagnement par le prestataire aprs linstallation du logiciel. Son
expertise et ses conseils permettent chaque tape de lvolution de votre solution, de vous guider sur la
marche suivre et les bnfices possibles. Pour sassurer dun accompagnement continu, il est judicieux de
prvoir dans le devis initial un budget de prestations et de conseil.
REALISER DES BILANS REGULIERS
Les bilans peuvent tre faits diffrents niveaux. Ils permettent de veiller ce que la solution corresponde
toujours aux processus des diffrents services, et de sassurer que les utilisateurs exploitent la solution de
manire optimale. Il est conseill de faire rgulirement ces bilans pour assurer en continu la bonne efficience
de la solution aprs lengouement initial de sa mise en place.
ANTICIPER LE CHANGEMENT
Les besoins des utilisateurs, la lgislation, les rglementations, les processus de lentreprise, lenvironnement
conomique, et mme limplication des promoteurs de la GED au sein de lentreprise, sont autant dlments
qui sont susceptibles de remettre en question le bon fonctionnement de la solution dans le temps. Il faut donc
tre trs vigilant que des formations soient systmatiques chaque recrutement, et que lvolution des
besoins soit toujours prise en compte par les administrateurs de la GED.

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CONSEIL : RECAPITULATIF DES POINTS DATTENTION

Dfinir son projet avant mme de commencer les recherches, afin davoir une ide
prcise du primtre fonctionnel, du budget, des dlais et des attentes utilisateurs.
Impliquer les utilisateurs finaux ds le dbut du projet pour garantir une adoption
rapide.
Demander une maquette ou un POC pour sassurer de ladquation de la solution avec
les exigences de lentreprise.
Accompagner au changement lensemble de lentreprise pour garantir une meilleure
collaboration et une plus grande russite du projet.
Prvoir un budget de formation et de prestations, indispensables loptimisation de la
solution et sa prennit.

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M-Files, la solution qui vous aide trouver les documents en fonction de ce quil sagit et non
pas do cest rang, grce aux mtadonnes.
Cest un logiciel dECM simple, immdiatement mis en place dans lentreprise par les
administrateurs.
Il a un trs fort taux dadoption par les utilisateurs grce son intgration Windows.
Il sintgre la plupart des logiciels (SAP, SAGE, Outlook, )
Vos documents sont accessibles de nimporte quel endroit et de nimporte quel appareil,
mme si vous navez pas de connexion internet.
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