CONTABILIDAD GENERAL

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

1. Concepto
Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada,
analtica y justificada, las diversas operaciones mercantiles que realiza una
empresa, a fin de conocer la situacin econmica financiera de la misma,
en un determinado periodo de tiempo.
Los libros de contabilidad se pueden considerar como el arma principal para la administracin ya
que sirve como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las decisiones a tomarse. El
empresario al consultar los libros de contabilidad, determinar diariamente el volumen de su
negocio.
Entonces la necesidad de recoger las operaciones de un negocio que afectan el valor de su
patrimonio de forma escrita, ordenada y unificada en fundamental, porque mediante ellos podemos
cumplir con las obligaciones que exige la ley.

2. Importancia de los Libros de Contabilidad

Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida econmica del pas. Desde el punto
de vista jurdico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o disposiciones
establecidas: en lo econmico en base a los datos que nos proporcionan se podrn realizar
proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherente; en lo funcional nos conduce a la
realizacin de una buena administracin. Su importancia radica:
I.

Para la Empresa
a. Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa.
b. Nos dan a conocer el estado financiero y econmico de la empresa hasta un periodo de
tiempo determinado.
c. Sirven de sustentacin y prueba de que las operaciones mercantiles han sido registradas
objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar.
d. En lneas generales representan la fotografa de los acontecimientos mercantiles de la
empresa. Permiten registrar las entradas y salidas de los recursos de una empresa dando a
conocer los resultados de la gestin en un periodo determinado.

II.

Para la Administracin Tributaria

Los libros y registros son de suma importancia en la determinacin de las obligaciones
tributarias ya que a travs de las operaciones contables registradas en cada libro o registro
tributario se puede verificar la buena o mala intencionalidad del sujeto tributario y que en
muchos de los casos deviene en una contingencia tributaria. Es por ello que mediante el Art.
87 del TUO del cdigo tributario se ha determinado que Los administradores estn en la
obligacin de facilitar las labores de fiscalizacin llevando los libros de contabilidad u
otros registros exigidos por ley registrando las actividades u operaciones que se vinculan
con la tributacin conforme a lo establecido en las normas pertinentes.

3. Clasificacin de los Libros de Contabilidad

Pgina 1

CONTABILIDAD GENERAL
El cdigo de comercio regula los principales aspectos sobre contabilidad. Se clasifica desde el punto
de vista legal y tcnico contable.
a. Clasificacin Legal:

Obligatorios
(Por Ley)

Libro de Inventarios y Balances

Libro Diario
Libro Mayor
Libro Caja y Bancos
Libro de Ingresos
Registro de Ventas e Ingresos
Registro de Compras
Planilla Electrnica
Transferencia de Acciones
Libro de Retenciones
Libro de Activos Fijos
Actas (acuerdos de Sociedades y Asociaciones)

Voluntarios
(Potestativos)

Libro Caja Chica

Libro Bancos
Registro Clientes
Registro Proveedores
Registro de Almacn
Registro Letras por Cobrar
Registro Letras por Pagar, etc.

b. Clasificacin Tcnico Contable:

Principales

Libro Inventarios y Balances

Libro Diario
Libro Mayor
Libro Caja y Bancos

Auxiliares

Registro de Ventas
Registro de Compras
Registro de Letras por Cobrar
Registro de Letras por Pagar
Planilla Electrnica
Libro de Importaciones
Libro de Exportaciones
Libro Bancos
Pgina
2 etc.
Registro de
Caja Chica.

CONTABILIDAD GENERAL

Libros Principales.- Representan la columna vertebral de todo sistema contable, son la base para la
formulacin de los Estados Financieros, en ellos se registra la informacin diaria recibida de los
libros auxiliares.
Libros Auxiliares.- Son libros clasificados, como complementarios es decir que auxilian a los
libros principales. Algunos de ellos como los registros de compras y ventas son considerados como
auxiliares obligatorios a fin de determinar las operaciones gravadas y no gravadas con respecto al
IGV.
c. Clasificacin Tributaria: R.S. N 234-2006-SUNAT
1. Libro Caja y Bancos
2. Libro de Ingresos y Gastos
3. Libro de Inventarios y Balances
4. Libro de Retenciones
5. Libro diario
6. Libro mayor
7. Registro de activos fijos
8. Registro de compras
9. Registro de consignacin
10. Registro de Costos
11. Registro de Huspedes
12. Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas
13. Registro de Inventario Permanente valorizado
14. Registro de ventas e ingresos
15. Registro de ventas e ingresos. Art. 23 R.S. 266-2004-SUNA T
16. Registro del rgimen de percepciones
17. Registro del rgimen de Retenciones
18. Registro de retenciones. Art. 77 Impuesto a la Renta
19. Registro de IVAP
20. Registro Auxiliares de adquisiciones Art: 8 R.S. 022-98/SUNAT
21. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A, 1er prrafo. Art. 5 R.S.0.21-99/SUNAT
22. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A. 1er p3rrafo.Art. 5 R.S.142-01/SUNAT
23. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso C, 1er prrafo. Art. 5 R.S.256-04/SUNAT.
24. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A, 1er prrafo. Art. 5 R.S.257-04/SUNAT
25. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso C, 1er prrafo. Art. 5 R.S.258-04/SUNAT
26. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A. 1er prrafo. Art. 5 R.S.255-04/SUNAT
27. Libro de Actas de la E.1.R.Ltda..
28. Libro de Actas de la empresa General de Accionistas
29. Libro de Actas del Directorio
30. Libro de Matricula de Acciones
31. Libro de Planillas
De los libros antes mencionados algunos de ellos podemos decir que son considerados como
principales:
Pgina 3

CONTABILIDAD GENERAL
Libro de Inventarios y Balances: Es un libro principal y obligatorio de filiacin simple, su
finalidad principal es de mostrar la situacin econmica de la empresa. En este libro se
registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza
dos veces al ao, uno al inicio de las operaciones (cualquier mes del ao llamado Inventario
Inicial) y otro al finalizar el periodo

Libro Diario: Es un libro de contabilidad en el que se registran da a da, todas las

operaciones relativas a la actividad de la Empresa, y por riguroso orden cronolgico.

Pgina 4

CONTABILIDAD GENERAL
Libro Mayor: Es un libro en el que se anota cada cuenta q va apareciendo en los registros
contables de la Empresa., as como los movimientos que sta tiene, es decir, sus cargos o
abonos segn el caso.

Balance de Comprobacin: Recoge el resumen del diario a una fecha determinada y nos
permiten conocer la situacin patrimonial a esa fecha.
Se divide en dos bloques:
a) Bloque de sumas: Se compone de la suma total de las cantidades anotadas en la
columna del Debe que ser igual a la suma de la columna del Haber.
b) Bloque de saldos: Se compone de la suma de los saldos deudores que ha de ser
igual que la suma de los saldos de los acreedores.

Pgina 5

CONTABILIDAD GENERAL

4. Personas Obligadas a llevar Libros de Contabilidad

De acuerdo a la Ley de Profesionalizacin del Contador, los comerciantes con intervencin de un
Contador Pblico Colegiado sern los que supervisen y rubriquen los libros de Contabilidad segn
sea el caso, algunos libros o en forma completa. La SUNAT, como administradora de tributos podr
exigir al contribuyente el registro de sus ingresos y gastos los cuales sern registrados en libros
especiales a fin de asegurar la verificacin de su situacin impositiva. Los contribuyentes del
impuesto a la renta podrn mantener la documentacin sustitutoria e informacin relativa a sus
operaciones contables bajo el sistema de microfilmado en la forma, plazo y condiciones que
establezca la SUNAT. De acuerdo al Artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta estn obligados
a llevar libros de contabilidad las personas Jurdicas y naturales sea cual fuere el rgimen tributario
a que pertenezcan.

5. Sistema de Contabilidad a Adoptarse

Toda empresa a fin de registrar sus operaciones comerciales deben elegir la contabilidad a
adaptarse en la empresa a travs del cual se anotarn los registros o libros tributarios ya sea en
forma manual o computarizada.
Una vez elegido el sistema de contabilidad no podr ser variado en el curso del ejercicio hasta el
ejercicio siguiente

Pgina 6

CONTABILIDAD GENERAL

Las sociedades de hecho, asociaciones en participacin, Joint Venture, consorcios y comunidad de

bienes debern mantener contabilidades independientes, de los socios o partes contratantes, tanto
para el manejo de la gestin del negocio como para la informacin a la SUNAT.
Es necesario precisar que:
La Unidad Impositiva Tributara (UIT) es "un valor de referencia
que puede ser utilizado en las normas tributaras para determinar las
bases imponibles, deducciones, lmites de afectacin y dems
aspectos de los tributos que consideren convenientes las personas
interesadas, cada ao se le asigna un determinado valor".

Cabe mencionar que los ingresos brutos anuales se refieren al ejercicio gravable anterior y la
Unidad Impositiva Tributaria (UIT) al presente. Pero si una empresa inicia sus actividades en el ao
2011por ejemplo, deber considerar sus Ingresos Brutos y la UIT correspondientes al mismo ao
2011.

6. Libros que Conforman la Contabilidad Completa

Para efectos del Inciso A del tercer prrafo del Art. 65 de la Ley del Impuesto a la Renta, libros y
registros que integran la contabilidad completa son los siguientes:
a. Libro Caja y Bancos
b. Libro de Inventarios y Balances
c. Libro Diario
d. Libro Mayor
e. Registro de Compras
f. Registro de Ventas e Ingresos.
Asimismo a los anteriores se agregan los siguientes libros y registros que tambin integran la
contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo
a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta.
a. Libro de Retenciones
b. Registro Activos Fijos
c. Registro de Costos
d. Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas
e. Registro de Inventario Permanente Valorizado
De igual forma por disposicin legal del D.L. 234-2006/SUNAT estos libros y registros tributarios
van acompaados de ciertos formatos los cuales contienen una informacin mnima que deben ser
llevados de una manera obligatoria a partir del 01 de enero del 2009. Los libros y registros que
conforman la contabilidad completa podemos clasificarlos en dos grupos:
a. Libros y registros que se anotan mensualmente:
Pgina 7

CONTABILIDAD GENERAL

b.

Registro de ventas
Registro de compras
Libro Caja y bancos
libro diario
Libro mayor
Registro de consignaciones
Registro de inventario permanente valorizado
Libros y Registros que se anotan anualmente
Libro de inventarios y balances
Registro de activos fijos
Registro de costos (Solo para empresas de produccin)

7. Los Libros de Contabilidad y las Obligaciones Administrativas

De acuerdo al Artculo 87 del Cdigo Tributario, los deudores tributarios estn obligados a
facilitar las labores de fiscalizacin y determinacin que realice la Administracin Tributaria y en
especial debern:
a. Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes y
reglamentos. Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y expresados en
moneda nacional.
b. Los libros registrados en moneda extranjera debern sujetarse a la forma y condiciones que
establezca la Administracin Tributaria. El pago de tributos, se realizar en moneda
nacional al tipo de cambio y venta correspondiente a la cotizacin de oferta y demanda que
publique la Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha que se efecte el pago.
c. Conservar los libros y registros, sean estos llevados en sistema manual o mecanizado. El
plazo mximo de conservacin es de 5 aos.

8. Empaste de Los Libros o Registros utilizando Hojas Sueltas o Continuas

De acuerdo al Art. 5 del R.S. N 234-2006/SUNAT. Se tomar en cuenta lo siguiente:
a. Los libros o Registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas
o continuas debern empastarse de ser posible por un ejercicio gravable.
b. La obligacin sealada en el prrafo anterior no ser de aplicacin cuando el nmero de
hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a 20 hojas en cuyo caso el empaste podr
comprender 2 o ms ejercicios gravables.
c. Para efectos de lo dispuesto en el literal A el empaste deber efectuarse como mximo,
dentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable siguiente, al que correspondan las
operaciones contenidas en dichos libros o registros.
d. Para efectos de lo dispuesto en el literal B, el empaste deber efectuarse como mximo,
dentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquel en que se reunieron
20 hojas sueltas o continuas.
e. En los casos antes vistos ya sean que supere o no las 20 hojas sueltas o continuas, se debern
incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulacin se realizara tachndolas
o inutilizndolas de manera visible.
Pgina 8

CONTABILIDAD GENERAL
f. Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma
denominacin, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio
del que se trate, podrn emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato
siguiente.
g. De realizarse el empaste en varios tomos. cada uno incluir como primera pgina una
fotocopia del folio que contenga la legalizacin del libro o registro al que corresponde.
9. Formas en que se Deben llevar Los Libros y Registros Contables y su Relacin

con el Plan Contable General Empresarial (PCGE)

Segn el Art. 6 de la R.S.N234-2006/SUNAT, los libros y registros vinculados a asuntos tributarios
que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar debern observar lo siguiente:
a. Contar con los datos de cabecera como:
Denominacin del libro o registro.
Periodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada
Nmero de RUC del deudor tributario apellidos y nombres, denominacin y/o razn
social de este.
Tratndose de libros o registros llevados en forma manual, bastara con incluir estos datos en el
primer folio de cada periodo o ejercicio.
b. El registro de las operaciones se har en base a las siguientes observaciones: Los datos se
anotan en orden cronolgico o correlativo salvo que por norma especial se establezca en
orden predeterminado.
Los datos se anotaran en orden cronolgico o correlativo salvo que por norma especial
se establezca en orden predeterminado.
Los valores debern ser registrados de manera legible, sin espacios ni lneas en blanco,
interpolaciones, enmendaduras ni seales de haber sido alteradas.
Al hacer uso del Plan Contable General Empresarial (PCGE) las cuentas se desagregan
a nivel de dgitos establecidos por este.
La utilizacin del Plan Contable General Empresarial (PCGE) no ser de aplicacin en aquellos en
que, por norma especial, los deudores tributarios se encuentran obligados a emplear un Plan
Contable. Manual de Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso debern utilizar estos
ltimos.
Se totalizara los importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total
general del periodo o ejercicio gravable segn corresponda:
A tal efecto los totales acumulados en cada folio, sern trasladados al folio siguiente
precedidos de la frase "VAN". En la primera lnea del folio siguiente se registrara el total
acumulado del folio anterior precedido de la frase "VIENEN".
Culminado el periodo o ejercicio gravable, se realizara el correspondiente cierre registrando
el total general.
De no realizarse operaciones en un determinado periodo o ejercicio gravable se registrara la
leyenda "sin operaciones" en el folio correspondiente.

Pgina 9

CONTABILIDAD GENERAL

Si los registros o libros se llevan utilizando hojas sueltas o continuas, la finalizacin de los
importes por cada folio, columna, o cuenta se efectuara finalizando el periodo o ejercicio
contable.
Los importes sern registrados en moneda nacional y en castellano salvo los autorizados a
llevar contabilidad en moneda extranjera.
Los libros y registros deben contener folios origina/es no admitindose la adhesin de hojas o
folios.
En los libros y registros se debern incluir los registros o asientos de ajuste contable.

10. Comunicacin sobre la Prdida o Destruccin de los Libros y/o Registros

Vinculados a Asuntos Tributarios

A. Los deudores tributarios que hubieran sufrido la prdida o destruccin, por siniestro asalto y
otros, de los libros registros u otros documentos susceptibles de generar obligaciones
tributarias debern comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de 15 das hbiles
establecidos en el cdigo tributario.
B. La citada comunicacin deber contener el detalle de los libros, registros, documentos
perdidos o destruidos. Adicionalmente se indicara la fecha en que fueron legalizados,
nmero de la legalizacin, adems de los apellidos y nombres del notario que efectu la
legalizacin o el nmero del Juzgado en que se realizo la misma, si fuera el caso.
C. En todos los casos se deber adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de
la denuncia, presentada por el deudor tributario respecto a la ocurrencia de los hechos.
D. La SUNAT podr verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera sufrido la prdida
o destruccin de los libros, a efectos de acogerse al cmputo de los plazos sealados
anteriormente. De verificarse la falsedad de los hechos comunicados por el deudor
tributario, la SUNAT podr utilizar directamente los procedimientos de determinacin sobre
la base presunta.

11. Plazo para Rehacer los Libros y Registros

A. los deudores tributarios tendrn un plazo de 60 das calendarios para rehacer los libros y
registros vinculados a asuntos tributarios documentos y otros antecedentes.
B. Solo por razones justificadas, el deudor tributario requiera un plazo mayor para rehacer los
libros y registros, ser la SUNAT quien otorgar la prorroga correspondiente, previa
evaluacin.
C. Para efectos de lo sealado anteriormente:
a) El deudor tributario deber contar con la documentacin sustentadora que acredite los
hechos que originaron la prdida o destruccin.
b) Los plazos se computaran a partir del da siguiente de ocurridos los hechos.

12. El Proceso Contable y su Secuencia Cronolgica de los Hechos Registrados:

Todo proceso contable, tiene un sistema de integracin, donde se entrelazan todos los libros de
contabilidad sean estos principales o auxiliares. Estos libros o instrumentos materiales estn
Pgina 10

CONTABILIDAD GENERAL
conexionados o unidos mutuamente siguiendo una secuencia lgica de acuerdo a sus funciones que
cada uno de ellos tiene.
A medida que los hechos se producen, se van registrando en los Libros de Contabilidad los
elementos contables segn las caractersticas patrimoniales que han intervenido en ellos como son
causa y efecto. La secuencia cronolgica que todo proceso contable sigue, se basa en el siguiente
esquema:

Veamos la importancia que tienen los libros y registros vinculados a asuntos tributarios en el
proceso contable:
Los libros principales como: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor
representan la columna vertebral de todo sistema contable. . Los auxiliares como Registro de
Compras, Ventas, Caja, etc., sirven de complemento al proceso contable segn la
importancia o potestad que se les d en la empresa.
El Balance de comprobacin representa la hoja de enlace entre los libros contables y los
Estados Financieros. . Los Estados Financieros nos demuestran el resumen general de todo
ejercicio contable, en ellos se refleja si la empresa obtuvo prdidas o ganancias y en qu
condiciones patrimoniales se encuentra.
Todo proceso contable se basa en un periodo econmico de tiempo determinado, el cual se
inicia el1 de Enero de cada ao, con la apertura del Libro de Inventarios y Balances y
termina el 31 de Diciembre del mismo ao, con la formulacin de los Estados Financieros y
notas a los mismos; stas ltimas sern remitidas a la Comisin Nacional Supervisora de
Empresas y Valores (CONASEV) a fin de determinar las cuentas nacionales del Pas.

13. Libros de Contabilidad y Los Mtodos Contables

A. Mtodo Monista: Permite el registro en los libros contables de las cuentas relacionadas con
la Contabilidad Financiera o General como son: Activo, Pasivo y Patrimonio (clases 1 a 5),

Pgina 11

CONTABILIDAD GENERAL
Cuentas de Gestin (clases 6 y 7) y las cuentas intermediarias de gestin (clase 8), junto con
las cuentas de la Contabilidad Analtica de Explotacin o de Costos (clase 9).
Al registrar las operaciones mercantiles se utiliza un solo juego de libros para las
contabilidades financiera o analtica, cuya relacin se efecta a travs de la cuenta Cargas
imputables a cuentas de costos (cuenta 79) lo que da como resultado el registro de los
asientos por naturaleza y destino.
Este mtodo es el ms usual.
B. Mtodo Dualista: Consiste en emplear 2 juegos de libros: uno para el registro de las
cuentas de la contabilidad financiera y otro para el registro de las cuentas de la contabilidad
analtica de explotacin. Este mtodo, hoy en da muy pocas empresas lo utilizan.

Pgina 12