FASES METODOLGICAS PARA EL DISEO DE LOS SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS

Diagnostico:

El Diagnstico Administrativo es un estudio sistemtico, integral y peridico que

tiene como propsito fundamental conocer la organizacin administrativa y el
funcionamiento del rea objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas
y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y
proponer alternativas viables de solucin que ayuden a la erradicacin de los
mismos.

Recoleccin de Informacin:

La informacin que se recoge debe ser lo ms exacta posible, pues representa

la base para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en
diagnsticos bastar la informacin objetiva con solo observar o intuir cual es el
problema directo o al menos tratar de comprender los sntomas directos; la
informacin deber ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella
dependern las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario
indicar que cada fuente de informacin es variada y diferente en relacin a la
fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la
solucin final.

Diseo del Sistema Administrativo:

El diseo de un buen sistema de control debe iniciarse en funcin de un

objetivo fijado por la administracin, determinando el conjunto de acontecimientos
que se desea sucedan en el futuro. Una vez ms queda demostrada la interaccin
entre planeacin y control. En esta etapa se debe tratar de que los resultados
deseados se expresen en dimensiones cuantificables. Supngase, por ejemplo,
que se desea que el rendimiento sobre la inversin sea de 20% con un margen de
10% y una rotacin de 2.
Una vez expresados los resultados de manera cuantificable, deben ser
relacionados con las personas que en forma directa o indirecta tengan que ver con
dichas metas, ya que el comportamiento humano influye en forma significativa el
xito o fracaso de lo deseado. Lo adecuado es dividir los objetivos deseados en
sub objetivos, para facilitar los ajustes en las diferentes secciones de la
organizacin y lograr que el personal participe en la obtencin de los resultados.
Siguiendo con el ejemplo de rendimiento deseado, habra que determinar con
cunto va a contribuir cada director divisional, cules activos va a tener bajo su
control, qu ingresos se esperan de l, etc.

Implementacin del diseo Administrativo:

Antes de iniciar la accin correctiva se requiere anlisis cuidadoso de cada

elemento predictivo para detectar dnde se encuentra realmente la falla y no
emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del remedio.
Por ejemplo, un incremento en el desperdicio de materia prima puede deberse
parcialmente a fallas mecnicas, pero el problema grave puede ser que la moral
del grupo sea muy baja.

Junto con el anlisis anterior se deben evaluar las diferentes acciones

correctivas que pueden emprenderse para solucionar los problemas, discutiendo
las ventajas y desventajas de cada una.

La eleccin final y aplicacin de la accin correctiva deben ser responsabilidad

del ejecutivo de lnea, de modo que dicha accin n perturbe la secuencia normal
de actividades. En esta etapa, el administrador debe preguntarse si es
imprescindible planear nuevamente, es decir, corregir el curso de accin actual, en
funcin de la correccin propuesta, de tal forma que la brecha ente lo
presupuestado y lo real se haga cada vez menor.

Teora general de la Estructura Orgnica:

Es organizar a una empresa o a una organizacin a nivel de jerarquas es

decir desde el empleado de mayor cargo hasta en empleado de menor cargo para
que as cada empleado o cada departamento tenga solo un supervisor quien los
dirija y los mande a hacer sus obligaciones las empresas u organizaciones pueden
estar organizadas de forma formal o informal.
-

Formal: es la que la empresa impone a sus empleadores

Informal: es la que cada empleado tiene como responsabilidad de
responder por su trabajo y as dar un buen resultado

Elementos:

Especializacin del trabajo: Divide cada una de las especializaciones del

trabajo en vez de colocar a un solo trabajador a hacer todo.
Departamentalizacin: Es dar o asignar un sitio de trabajo adecuado para
mejor desempeo en el rea laboral asignada aunque esta esto es un
riesgo porque es muy difcil que todos cumplan o coordinen la funciones
definidas.

Cadena de mando: Es una lnea contena de autoridad donde se maneja

jerrquicamente de mayor a menor, donde se define quien informa a quien
de las dudas que tenga en el rea de trabajo
Tramo de Control: Determina en gran parte el nmero de niveles y
administradores que tiene una organizacin.
Centralizacin: Es la toma de decisiones que toma una empresa sobre un
punto de vista.
Descentralizacin: Se da cuando hay aporte de ideas de personas de
cuya jerarqua es inferior, se toma decisiones mas rpidas frente a un
problema.
Formalizacin: Son como estn organizadas las empresas a nivel
jerrquico, si en un departamento hay demasiado personal hay la
posibilidad de que lo empleados tengan la libertad de hacer lo que ellos les
quieren.

Tipos De Estructuras Organizativas:

Estructura Lineal: Esta basa en la unidad directa del jefe sobre los
subordinados.
Estructura Funcional: Es la que da las funciones para cada tarea. El
principio funcional separa, distingue y especializa.
Estructura Lineal y Staff: Es una combinacin entre las lneas de atencin
directa de consulta y del asesoramiento con los departamentos esto es la
nica forma de cubrir con lo requerimientos de una organizacin PYMES.

Caractersticas de la Estructura Orgnica:

Es un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para anlisis

tericos y de accin prctica los organigramas son una vinculacin que existe
entre departamentos y lneas de autoridad principales
Segn el concepto
caractersticas:

de

organigrama,

este

muestra

sus

principales

1. Un elemento (figuras)
2. La estructura de la organizacin
3. Los aspectos ms importantes de la organizacin
4. La naturaleza lineal o staff del departamento
5. Las funciones
6. Las relaciones entre las unidades estructurales
7. Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.
8. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada
departamento o seccin.
9. Las comunicaciones y sus vas
10. Las vas de supervisin
11. Los niveles y los estratos jerrquicos

12. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin

13. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
14. Las unidades de categora especial.