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Gestion commerciale

PRO Open Line


pour Windows XP, Vista,7

Guide dinstallation et dinitiation

Edit par EBP Informatique,


Rue de Cutesson, BP 95 78513 Rambouillet Cedex
Tl : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
Copyright 2011 EBP Informatique, dition Fvrier 2011

Convention dUtilisation dEBP


Prambule
En achetant un progiciel EBP (de la St EBP SA au capital dun million deuros
immatricule au RCS de Versailles N 330 838 947), le Client fait lacquisition
du droit non exclusif de l'utiliser des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfrer ou laisser transfrer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un rseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bnficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
rseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat
d'un progiciel monoposte ne donne droit qu' UNE seule licence d'utilisation sur
un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rseau ncessite une
licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protg par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu des poursuites
judiciaires civiles et/ou pnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire lobjet dun nantissement ou dune location aucun titre que ce
soit. EBP se rserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il
estime opportunes.

Livraison, Suivi et Droit de rtractation (loi Chatel du 3 janvier


2008)
En vertu de larticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP sengage, sauf
mention expresse et spciale sur ses documents commerciaux, livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrs qui suivent la commande. A ce dlai,
sajoutent les dlais postaux en vigueur. En cas de tlchargement, les progiciels
sont disponibles immdiatement.
En conformit avec larticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre lexcution de sa commande, par un numro dappel tlphonique fixe et non
surtax accessible depuis le territoire mtropolitain.
En conformit avec larticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
inform quil ne peut pas exercer son droit de rtractation auquel il renonce
expressment et ce ds la livraison du logiciel dans la mesure o le Client ou lun
de ses prposs fait une demande dactivation au moyen du N de licence du
produit et dune raison sociale . Il en est de mme si un contrat de services est
souscrit dont lexcution commence immdiatement compter de lactivation du
logiciel qui est fait de faon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de mme si le logiciel complet est tlcharg par Internet.

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tendue des obligations de support dEBP


Les services dassistance dEBP sont destins fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs lusage des progiciels EBP dans les
configurations matrielles et logicielles requises. EBP sengage fournir au
CLIENT les conseils les plus adquats pour aider rsoudre les problmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans lutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de rsolution des problmes. Les services de
support dEBP qui font lobjet dun contrat distinct des prsentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et nincluent pas le support sur site.

Assistance de proximit sur le site


Lutilisateur doit pouvoir faire appel un professionnel de linformatique pour
dnouer sur son site une difficult technique dont la cause ne serait pas dtermine
ou rsolue par lassistance tlphonique dEBP. Pour ce faire, le Client reconnat
conclure avec un distributeur ou un professionnel de linformatique une convention
pour lassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
dintervention de ce professionnel. EBP ne peut tre rendu responsable dun dfaut
daccord ou des consquences dun non-respect des obligations rciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.

Sauvegarde des donnes


Le CLIENT reconnat avoir t inform par EBP et/ou par son distributeur quil est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures la sauvegarde des systmes, programmes et fichiers
de donnes, et que labsence dune telle sauvegarde rduit de manire significative
ses chances de limiter limpact des dommages qui pourraient rsulter dune
irrgularit dans le fonctionnement de son systme ou ses progiciels et peut rduire
la porte des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnat quil est de
sa responsabilit de mettre en uvre une procdure pour assurer la rcupration
des donnes, fichiers ou programmes dtruits, endommags ou perdus. EBP ne
saurait tre tenue responsable en cas de perte de donnes.

Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prsentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin dun utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'tat sans garantie d'aptitude une utilisation particulire, tous les risques
relatifs aux rsultats et la performance du progiciel sont assums par l'acheteur.
En toute hypothse, EBP nassume que des obligations de moyens lexclusion de
toute obligation de rsultat. La prsente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manire non limitative, toute garantie de qualit ou dadquation un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnat que la fourniture des services de support
tlphonique dans le cadre dun contrat dassistance dpend de la disponibilit
ininterrompue des moyens de communication et quEBP ne peut garantir une telle
disponibilit. Certaines fonctions d'change de donnes (transfert de fichiers xml ou
autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services
correspondant est souscrit auprs d'EBP en sus d'ventuels autres abonnements
auprs de tiers.

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Limitations de responsabilit
Sauf disposition contraire dordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables raison de prjudices directs ou indirects (y compris les
manques gagner, interruptions dactivit, pertes dinformations ou autres pertes
de nature pcuniaire) rsultant dun retard ou dun manquement commis par EBP
dans la fourniture ou labsence de fourniture des services de support, alors mme
quEBP ou ses fournisseurs auraient t informs de l'ventualit de tels
prjudices.
EBP ne peut tre rendu responsable dun fonctionnement non conforme, dun
dysfonctionnement, dune inaptitude particulire ou dune absence de fonctionnalit
dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnat quEBP et ses
fournisseurs ne seront responsables raison daucun manque gagner subi par un
tiers et d'aucune rclamation ou action en justice dirige ou intente contre le
CLIENT par un tiers. En toute hypothse, la responsabilit dEBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excder, au
total, les sommes payes par le CLIENT EBP (ou son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat dassistance. Lutilisateur
reconnat avoir valu le logiciel de faon approfondie par une dmonstration ou un
test rel pour vrifier quil est en adquation avec ses besoins.

Dispositions finales
Ces conditions gnrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passes par tlphone, fax, courrier, email, formulaire
lectronique l'attention du service clients dEBP ou dun distributeur EBP. La
validation dun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prsentes CGV
ds lors que ce dernier a coch la case prvue cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses prposs. Conformment Loi Informatique et liberts du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accs et de rectification aux donnes le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, mme en cas de pluralit de dfendeurs ou dappel en garantie.

Version 2.2 : Juin 2010

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Flicitations !
Vous venez dacqurir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide prsente le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Open Line et
donne toutes les informations ncessaires son installation et sa dcouverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulires non traits dans
le guide, consultez laide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise jour rgulirement et doit rpondre la totalit des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accder laide en ligne, deux possibilits sont votre disposition :

La touche F1 pour une aide directe sur un cran prcis.

Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide
gnrale compose dun Sommaire, dun Index qui affiche lensemble
des informations traites dans laide et dun onglet Recherche qui gnre
la totalit des mots utiliss dans laide pour une recherche trs
approfondie.

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Table des matires


INSTALLATION ..................................................................................................... 13
1. AVANT DE COMMENCER ................................................................................. 13
1.1. Accs au service technique .......................................................................... 13
1.2. Configuration minimale conseille ................................................................ 13
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ....................................................... 14
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ............................................................ 15
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ........................................................... 15
4.1. Version dvaluation ..................................................................................... 15
4.2. Comment obtenir mon code dactivation ? ................................................... 15
4.3. Comment introduire mon code dactivation manuellement ? ........................ 16
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .............................................................. 17
6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................... 18
PRISE EN MAIN ..................................................................................................... 19
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................... 19
1.1. Les options remplir ds maintenant........................................................... 19
1.2. Les autres options ........................................................................................ 20
1.3. La gestion des fentres ................................................................................ 20
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?................................................................... 20
3. COMMENT CREER UN TIERS ? ....................................................................... 21
3.1. Cration dun client....................................................................................... 21
3.2. Cration dun fournisseur ............................................................................. 21
3.3. Cration dun contact ................................................................................... 21
4. COMMENT GERER LES VENTES ? ................................................................. 22
4.1. Comment saisir un devis ? ........................................................................... 22
4.2. Comment crer une commande ? ................................................................ 24
4.3. Comment livrer une commande ? ................................................................ 25
4.4. Comment crer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 25
4.5. Comment crer une facture ? ....................................................................... 26

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? .............................. 27


5.1. Facturation par copie.................................................................................... 27
5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 28
6. COMMENT GERER LES ACHATS ? ................................................................. 28
6.1. Comment crer une commande ? ................................................................ 28
6.2. Comment rceptionner une commande ? .................................................... 29
6.3. Comment crer les factures fournisseurs ? .................................................. 29
7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? . 30
7.1. Transfert ....................................................................................................... 30
7.2. Regroupement ............................................................................................. 30
7.3. Duplication ................................................................................................... 30
8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ................................... 31
9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ............................. 31
9.1. Comment saisir un acompte ? ...................................................................... 31
9.2. Comment saisir un rglement ? ................................................................... 32
9.3. Comment faire une remise en banque ou un dcaissement ? ..................... 33
10. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................... 35
10.1. Comment crer un bon dentre ou de sortie ? .......................................... 35
10.2. Comment saisir un inventaire ? .................................................................. 35
10.3. Comment visualiser les mouvements de stock ? ....................................... 37
11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? ......................... 37
12. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? ...................................................... 39
13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................. 39
14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..................................................... 40
15. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? .................... 40
16. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ?
................................................................................................................................ 41
16.1. Les groupes dutilisateurs ........................................................................... 41
16.2. Les utilisateurs ........................................................................................... 41
16.3. Les droits utilisateurs.................................................................................. 42
17. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? ............................... 42
18. COMMENT LIER UN DOSSIER DUNE AUTRE APPLICATION ? .................. 43
10

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

LES FONCTIONS AVANCEES .............................................................................. 45


1. LE TABLEAU DE BORD ..................................................................................... 45
2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS ................................................. 45
3. LA GESTION DE LECO-CONTRIBUTION ........................................................ 46
3.1. Cration du barme co-contribution ........................................................... 46
3.2. Utilisation du barme co-contribution ......................................................... 46
4. LE SERVICE A LA PERSONNE ......................................................................... 47
4.1. Les options ................................................................................................... 47
4.2. Les donnes ................................................................................................. 47
4.3. Les documents de vente .............................................................................. 48
4.4. Lattestation fiscale ....................................................................................... 48
5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.................................................................. 48
5.1. Cration dun frais de port ............................................................................ 48
5.2. Utilisation des frais de port ........................................................................... 49
6. LA GESTION DES AUTRES TAXES .................................................................. 50
7. LA GESTION DES COMMISSIONS ................................................................... 50
8. LES HISTORIQUES ........................................................................................... 51
8.1. Historique de la ligne article ......................................................................... 51
8.2. Historique du document ............................................................................... 51
8.3. Historique des ventes ................................................................................... 52
8.4. Historique des achats ................................................................................... 52
9. LES ECHEANCIERS .......................................................................................... 52
10. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE DUN TIERS ...................... 54
11. LES RELANCES ............................................................................................... 54
12. LE PUBLIPOSTAGE ......................................................................................... 55
13. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ..................................... 55
14. LES STATISTIQUES ........................................................................................ 56
15. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT .............................................. 56
16. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT ........................... 56

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

11

17. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .................................. 57


18. MAP POINT ...................................................................................................... 58
INDEX ..................................................................................................................... 59

12

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Avant de commencer

Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accs au service technique
L'achat du logiciel en version complte donne droit l'usage de notre service
technique *. Pour y accder, munissez-vous de votre numro de licence puis au
choix :

Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez


patienter vous tes sur une file d'attente.

0811 65 20 00 Cot d'un appel local

Exposez votre problme par e-mail

openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
Le vendredi

8h00 19h00
8h00 18h00

*Ce droit l'assistance technique dpend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achete et du contrat souscrit.

1.2. Configuration minimale conseille


La configuration minimale conseille pour une utilisation optimale de votre logiciel
est la suivante :

Processeur : P4 2 GHz ou quivalent

Mmoire : 1 Go

Ecran : rsolution 1024x768 en 16 bits

Espace disque libre : 1.5 Go


Les systmes d'exploitation supports sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1
32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).

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INSTALLATION
Remarque
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
lacquisition pralablement linstallation du logiciel.

2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?


Attention
Avant de lancer linstallation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
dexcution.
1.

Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de lordinateur. Lcran daccueil


saffiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Dmarrer et slectionnez Excuter. Tapez alors la commande :
X:\EBP_CD.exe o X est la lettre reprsentant lunit de votre lecteur de CDRom. Cliquez sur OK.

2.

Lcran daccueil apparat. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accder la


prsentation et linstallation dEBP Gestion commerciale PRO Open Line.

3.

Slectionnez linstallation du logiciel.

4.

Lassistant dinstallation du logiciel apparat.

5.

Dans un premier temps linstallation va rechercher les pr-requis ncessaires


au fonctionnement du logiciel. Sils nexistent pas, linstallation de chacun sera
automatiquement lance.

6.

Suivez les tapes une une, le texte affich correspond au contrat de licence
que vous devez obligatoirement lire. Linstallation et lutilisation du logiciel
dpendent de son acceptation.

7.

Cliquez sur Jaccepte les termes du contrat de licence pour accepter la


convention dutilisation de ce produit, autrement, linstallation ne pourra pas se
poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer ltape suivante.

8.

Cliquez directement sur le type dinstallation que vous souhaitez.

Linstallation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel


et les donnes sont installs sur cet ordinateur.

Linstallation rseau permet de dfinir le type de linstallation :


-

14

Poste client : le logiciel est install sur cet ordinateur et les donnes sont
sur un autre ordinateur,

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Comment lancer mon logiciel ?

Poste client/serveur : le logiciel et les donnes sont installs sur cet


ordinateur,
Poste serveur : les donnes sont installes sur cet ordinateur (Installation
de Microsoft SQL Server Express 2005 ).

Eventuellement, pour dfinir


Installation Personnalise.
9.

des

rpertoires

particuliers,

cliquez

sur

Le rpertoire dinstallation par dfaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ Nom


du module 3.2FR30. Pour ventuellement modifier ce rpertoire, cliquez sur
le bouton Parcourir.

10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
11. En fin dinstallation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer
lassistant.

3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?


Suite linstallation du produit, un icne est cr sur le bureau. Vous pouvez lancer
directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut galement tre lanc par
Dmarrer + Programmes + EBP + EBP Nom du module .

4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?


4.1. Version dvaluation
Tant que le code dactivation na pas t saisi, le logiciel reste en version
dvaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les
fonctionnalits du logiciel pendant 40 jours. Aprs la priode de 40 jours, le logiciel
sera limit en nombre de donnes : 20 articles, 20 documents et les impressions
porteront la mention "Dmonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Dmonstration, qui vous permet de dcouvrir
lensemble des fonctionnalits. De ce fait, nous vous conseillons vivement de
louvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de crer votre propre dossier.

4.2. Comment obtenir mon code dactivation ?


Vous venez de faire lacquisition dun logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctionnalits, vous devez utiliser un code dactivation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?.
Lactivation du logiciel se faisant via le site Internet dEBP, la connexion notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
dInternet. Ensuite, munissez-vous de la Cl Web et du N de licence fournis par

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

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INSTALLATION
EBP et laissez-vous guider par les instructions lcran pour activer
automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas dInternet sur votre ordinateur un message dinformation
saffichera automatiquement vous expliquant la procdure suivre pour activer
votre logiciel manuellement.

4.3. Comment introduire mon code dactivation manuellement ?


Au lancement du logiciel, l'cran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer
votre logiciel du menu ?. La fentre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton
Activer Manuellement . Vous avez alors accs aux zones suivantes :

Nom de lentreprise
Vous devez imprativement saisir le mme nom que vous nous avez
communiqu sur le COUPON A RETOURNER en respectant la mme syntaxe
(points, majuscules ou minuscules).

Numro de licence
Saisissez le numro de licence indiqu sur le CARTON DE LICENCE joint
avec la bote du logiciel.

Cl Web
Elle vous sera demande pour accder l'espace clients sur le site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernires
nouveauts, de tlcharger les mises jour de votre logiciel.

Code activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqu.

Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer.


Un message d'avertissement apparat :

Si le code a t correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;

Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de


jours restant pour valuer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir
un code correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel.
Remarque
Par mesure de scurit et une fois valid, votre code dactivation ne sera plus
visible.

16

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Comment crer mon dossier ?

5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?


Pour crer un dossier, cliquez sur Crer un nouveau dossier depuis lcran de
daccueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau.
Lassistant de cration souvre. Entre chaque tape, utilisez les boutons Suivant et
Prcdent pour respectivement avancer et reculer dans la cration du dossier.
La premire tape consiste slectionner le type d'installation (les donnes sont
installes sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation slectionn vous aurez des tapes diffrentes :
Pour l'installation avec les donnes sur un autre ordinateur, la premire
tape consiste saisir le nom du serveur,
La suite de la cration du dossier est identique "les donnes sont
installes sur l'ordinateur".
Pour l'installation avec les donnes installes sur l'ordinateur, vous devez
ensuite :
o Saisir le nom de la base de donnes,
o Saisir l'identification et les coordonnes de la socit,
o Saisir les informations complmentaires et les informations de
TVA,
o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable
entreprise.
Cliquez sur Lancer pour dmarrer la cration de la base.
Si un module est install cot de cette application, lors de la cration de dossier,
vous avez la possibilit de crer votre dossier avec ce module.

Toutes ces tapes sont dtailles dans laide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque cran de lassistant.

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17

INSTALLATION

6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
De
raccourcis.

Partie contextuelle de la
barre de navigation.

La barre de navigation

Cliquez ici pour accder rapidement aux menus les plus


courants.

La barre de statut affiche le nom de la base


ouverte
Rappel : Nous vous conseillons de paramtrer votre rsolution cran en 1024*768.

18

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Comment initialiser mon dossier ?

Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire dcouvrir les principales
fonctionnalits du produit, en dtaillant comment initialiser votre dossier, comment
crer vos principales donnes, et en vous guidant dans la ralisation dun
document (vente, achat, stock), dans la saisie dun rglement, dans la cration dun
rapprochement ou le lettrage dun compte.

1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?


Aprs la cration d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fentre
Socit du menu Paramtres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
dterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fentre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie
gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options
correspondantes saisir.

1.1. Les options remplir ds maintenant


Il est important de renseigner les parties suivantes ct module de Gestion :

Identification :
o Siret : Cette mention est reprise dans les diffrentes impressions
de documents.
o Informations de TVA : Dans cette fentre, doivent tre
renseignes les informations relatives au calcul de la TVA. La
territorialit de TVA et le taux de TVA sont repris par dfaut dans
les documents.
o Outre, les diffrentes saisies effectuer dans les champs d'entte de la fentre, il convient galement de slectionner le mode
de calcul de la TVA dont l'entreprise relve.

Options comptables : Permet de dfinir la mthode de comptabilisation,


les comptes de tiers, le libell des critures, les journaux et comptes divers
utiliss pour le transfert comptable

Numrotation : Permet de dterminer vos numros de documents de


vente (devis, factures, etc.), achat et stock ainsi que la codification des
autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).

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PRISE EN MAIN

Articles : Permet d'indiquer le type darticle et les marges que vous


souhaitez appliquer par dfaut sur vos articles.

Paramtrage : Permet de dterminer vos dcimales pour l'ensemble des


prix unitaires et quantits pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux
de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.

1.2. Les autres options


Dautres options sont trs pratiques, comme dans la partie Documents, vous
pouvez indiquer une dure de validit pour vos deviset dans la partie
Rglements, vous pouvez slectionner votre moyen de paiement par dfaut.

Toutes les options sont dtailles dans laide en ligne, accessible par la
touche F1 sur chaque cran doption.

1.3. La gestion des fentres


Il existe principalement deux types de fentres dans le logiciel : les listes (fentres
principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez crer vos propres
paramtrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes.
Les proprits de chacune de ces fentres sont dtailles dans laide en ligne, dans
la partie Manuel de rfrence, puis Informations gnrales, ou bien en utilisant la
touche F1 sur chaque fentre.

2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?


Pour crer un article, vous devez accder la liste des articles par le menu Stock /
Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu
contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis slectionnez le type darticle Bien
ou Service ..
Suite louverture dune nouvelle fiche, vous devez saisir une description
commerciale, puis surlignez quelques mots laide de la souris et appliquez les
attributs disponibles en cliquant sur les icnes correspondants (gras, italique,
soulign..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix dachat de votre article puis faites Entre. Le
prix TTC est automatiquement calcul, en fonction des frais gnraux, des taux de
marge et marque indiqus dans les options du dossier. Tous les montants et taux
sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si ncessaire.
Laide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont
calculs tous les montants affichs.

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EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Comment crer un Tiers ?

3. COMMENT CREER UN TIERS ?


3.1. Cration dun client
Pour crer un client, vous devez accder la liste des clients par le menu Ventes Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou
le bouton Ajouter puis slectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel
vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients
potentiels). Ds que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est
transfr en client.
Remplissez alors les coordonnes principales concernant votre client/prospect
dans l'onglet Facturation.
L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associs
votre client. Vous pourrez galement en ajouter.

3.2. Cration dun fournisseur


Pour crer un fournisseur, vous devez accder la liste des fournisseurs par le
menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou
menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Remplissez alors les coordonnes principales concernant votre fournisseur dans
l'onglet Facturation.
L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associs
votre fournisseur. Vous pourrez galement en ajouter.

3.3. Cration dun contact


Vous pouvez accder la liste des contacts depuis le menu Paramtres - Divers Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs Contacts.
La liste des contacts rpertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou
fournisseurs ou divers (non associ un tiers)
Pour crer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le
bouton Ajouter.
Remplissez alors les informations concernant votre contact.

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21

PRISE EN MAIN

4. COMMENT GERER LES VENTES ?


Les documents de ventes sont disponibles partir du menu Ventes.

4.1. Comment saisir un devis ?


Pour accder la cration du devis, vous pouvez utiliser :

La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton


Ajouter puis Devis,

Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].


Un nouveau devis apparat l'cran.
Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entte, le corps et le pied.
Vous avez galement la possibilit d'appeler des actions.
4.1.1. L'entte du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel votre client et consulter sa fiche, mais
aussi modifier directement ses coordonnes. Vous avez la possibilit de
slectionner un mode de rglement et indiquer l'tat du devis (en cours, accept...).
La date de validit du devis est automatiquement calcule en fonction du nombre
de jours indiqus dans les options du dossier.
4.1.2. Le corps
Le corps du devis (onglet Dtail) est la grille dans laquelle vous allez insrer les
articles qui composeront le devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :

D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de


dtails).

D'un masque de saisie entirement paramtrable. Plus de 25 colonnes


sont votre disposition.

D'une saisie souple : vos articles peuvent tre insrs o vous le


souhaitez dans la grille, vous pouvez insrer des articles qui n'existent pas
dans votre fichier (ex : une prestation).

Dune barre doutils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer
diffrents attributs (gras, couleur, soulign..) vos descriptions articles et
bnficier dun correcteur orthographique comme dans un traitement de
texte.
4.1.3. Le pied
Le pied de longlet Dtail reprsente la partie totalisation du devis, avec un
minimum dinformations (Total brut HT, Total TTC et Net payer). Vous avez la
possibilit de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC).

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EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Comment grer les ventes ?

4.1.4. Les autres onglets


A ces trois parties essentielles, les onglets suivants sajoutent :

Longlet Rcapitulatif contient le dtail du pied de facture. En plus des


informations que vous avez dans longlet Dtail, vous pouvez dindiquer
un montant dacompte (il ne sera pas enregistr dans vos rglements).
Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec co-contribution,
compris dans le Total TTC, est affich.
La partie TVA contient la territorialit, le taux de TVA du devis, loption de
calcul de la TVA, ainsi que le dtail de la TVA.
La partie Autres taxes, contient un rcapitulatif des taxes associs aux
articles.

Longlet Facturation contient ladresse principale et le contrat principal de


facturation du client slectionn.

Longlet Livraison contient ladresse principale et le contact principal de


livraison du client slectionn.

Longlet
Complments Complments contient
le
n
de
TVA
intracommunautaire du client, ainsi que sa catgorie tarifaire, le
commercial, le modle dimpression du document ainsi que le nombre
dexemplaire, des statistiques, ainsi que les informations de colisage.

Longlet Notes permet de saisir une rfrence, dassocier des documents


et de saisir un commentaire.
4.1.5. Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilit d'appeler les actions :

Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client/prospect affect au document
slectionn.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fentre principale de navigation de lhistorique
clients/articles avec le filtre client renseign par le "code du prospect/client"
slectionn.
Transfrer/regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents.
Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaite pour
le/les document/s gnrer.
Historique du document
Lhistorique du document peut tre appel tout moment partir du
document.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de gnrer un fichier sous un format prcis et de
pr-paramtrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.

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PRISE EN MAIN

SMS
Permet de raliser lenvoi de SMS.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acqurir :
Un contrat de service EBP appropri. Veuillez contacter votre
Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Un abonnement ou une offre dessais auprs dun fournisseur
daccs SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi).
Consultez laide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements
sur ces traitements.

4.2. Comment crer une commande ?


Pour accder la cration d'une commande, vous pouvez utiliser :

La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton


Ajouter puis Commandes,

Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche


[Inser].
Une Commande peut galement tre cre par transfert/regroupement de devis.
La commande se compose de trois parties : l'entte, le corps et le pied.
Ces parties ont les mmes proprits de fonctionnement que le devis (voir le
chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validit et Etat du devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Complments et Notes (voir description
dans la partie Devis ), vous disposez de :

longlet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs


d'acompte associs au document. Il est possible de crer ou daffecter un
rglement sans que le document dacompte soit cr.

Tous les champs de chaque onglet sont dtaills dans laide en ligne,
accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande.
Les actions dune Commande sont identiques celles dun devis avec en plus :

Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des
commande/s.

Solder
Permet de passer la Commande livre partiellement ou Commande
non-livre en Commande livre totalement c'est--dire Solde
(sans gnrer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste prsent.

D-Solder
Permet de passer la Commande livre totalement c'est--dire
Solde en Commande non livre ou Partiellement livre .

24

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Comment grer les ventes ?

4.3. Comment livrer une commande ?


La livraison d'une commande permet de raliser des livraisons totales ou partielles,
c'est--dire de gnrer au fur et mesure des bons de livraisons ou factures.
Pour livrer une commande, vous devez accder la barre de navigation
Oprations puis Livraison de commandes, la barre de tches Livrer de la fentre
principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche
Commande.
La livraison d'une commande peut galement s'effectuer par un transfert ou
regroupement vers un bon de livraison ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livre totalement en 1 fois.
La fentre de livraison d'une commande est divise en 3 parties :

Les Filtres permettent de dterminer une priode, un client ou une


commande prcise livrer,

La partie Pices gnrer permet de dfinir les lments qui seront


repris/affichs sur le/les document/s gnr/s (date, nature du document,
regroupements lignes, articles),

La partie Commandes permet de visualiser les commandes


correspondantes aux filtres dfinis prcdemment.
Chaque commande est compose dune ligne gnrale et de plusieurs
lignes de dtail (livres ou pas).
Remarque
Un code couleur permet de reprer facilement la disponibilit des articles en stock.
Les commandes qui peuvent tre livres ont une coche verte et celles qui ne
peuvent pas tre livres ont une croix rouge.

4.4. Comment crer un bon de livraison ou de retour ?


Pour crer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :

La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter


puis Bons de livraison ou Bons de retour.

Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de


retour puis la touche [Inser].
Un bon de livraison peut galement tre cr par transfert/regroupement de devis
ou de commande. Un bon de retour peut tre cr par transfert dun bon de
livraison.
Le bon de livraison ou de retour se dcompose en trois parties essentielles : l'entte, le corps, et le pied. Ces parties ont les mmes proprits de fonctionnement
que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validit et Etat du
devis).
Les actions dun bon de livraison et de retour sont identiques celles dun devis.

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PRISE EN MAIN

4.5. Comment crer une facture ?


Pour accder la cration d'une facture, vous pouvez utiliser :

La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton


Ajouter puis Factures,

Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].


Une facture peut galement tre cre par transfert/regroupement de devis,
commande ou bon de livraison.
La facture se compose de trois parties : l'en-tte, le corps et le pied.
Ces parties ont les mmes proprits de fonctionnement que le devis (voir le
chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validit et Etat du devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Complments et Notes (voir description
dans la partie Devis ), vous disposez de :

longlet Echances qui permet de planifier les chances de votre client


pour le rglement de la facture.

longlet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs


d'acompte associs au document.

Tous les champs de chaque onglet sont dtaills dans laide en ligne,
accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture.
Les actions dune facture sont identiques celles dun devis avec en plus :

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Valider une facture : Permet de valider dfinitivement une facture afin de


pouvoir la transfrer en comptabilit.
Cette fonction est accessible suivant le paramtrage de loption Activer
la validation des donnes comptabiliser disponible dans les Options du
dossier menu Paramtres/Socit.

Dvalider une facture : Permet de dvalider un document en tat


Valid ou Transfrer en comptabilit et de la passer en tat
provisoire .Cette dvalidation permet de pouvoir modifier le document.

Nouveau rglement : Permet de gnrer une fiche rglement prrenseigne avec les informations du client, le montant de la facture et
lchance pointe.

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Comment crer une facturation priodique ?

5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?


La facturation priodique est accessible partir du menu Ventes - Clients Facturation priodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel
Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix soffre vous :

5.1. Facturation par copie


5.1.1. Lentte :
Elle se compose :

Dun code : il peut tre saisi manuellement ou automatiquement si vous


avez activ loption Utiliser le compteur , dans ce dernier cas la zone
sera inaccessible.

Dun libell : Saisissez le libell de la facturation priodique.


5.1.2. Les Onglets :

Onglet Paramtres : Cet onglet permet de dfinir le document de


rfrence, la priodicit, les options de gnration des factures mais
galement de simuler les dates de facturation.

Onglet Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou


plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le slectionner
depuis la liste droulante.
Remarque
Vous pouvez galement associer un client une facturation priodique
directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation.

Onglet Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un


ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit
de la slectionner depuis la liste droulante.
Remarque
Vous pouvez galement associer une famille clients une facturation
priodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de
facturation.

Onglet Notes : permet dassocier des documents et de saisir un


commentaire.

Tous les champs de chaque onglet sont dtaills dans laide en ligne,
accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture.

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27

PRISE EN MAIN

5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison


Lentte et les onglets sont identiques la facturation priodique par copie. Il ny a
plus de document de rfrence.
Dans les Options de gnration de facture, il y a lanciennet minimum des bons
de livraison.

6. COMMENT GERER LES ACHATS ?


Les documents dachats sont accessibles partir du menu Achats.
Vous accdez alors la liste des documents dachats, qui a les mmes proprits
que la liste des documents de vente. Ces proprits sont dtailles dans laide,
accessible par la touche F1 sur la liste.
Vous pouvez crer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les
commandes, les bons de rceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi
que les documents dacompte.

6.1. Comment crer une commande ?


Vous pouvez passer commande auprs de votre fournisseur, en crant une
commande manuelle.
La commande se dcompose en trois parties essentielles: L'entte, le corps, et le
pied de la commande.
Ces parties ont les mmes proprits de fonctionnement que le devis de vente (voir
le chapitre sur le devis).
Remarque
Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au
tarif dfini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqu en entte de commande.
Vous pouvez galement saisir des articles non rfrencs.
La saisie de texte est illimite.
En plus des onglets Facturation, Livraison, Complments et Notes (voir description
dans la partie Devis ), vous disposez de :

longlet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs


d'acompte associs au document. Il est possible de crer ou daffecter un
rglement sans que le document dacompte soit cr.

Tous les champs de chaque onglet sont dtaills dans laide en ligne,
accessible par la touche F1.

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EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Comment grer les achats ?

6.2. Comment rceptionner une commande ?


Aprs avoir pass une commande auprs de votre fournisseur, vous avez la
possibilit de rceptionner tout ou partie des lments commands.
La rception des achats est identique la livraison dune vente (Voir chapitre
Comment livrer une commande ? ).

6.3. Comment crer les factures fournisseurs ?


Vous pouvez gnrer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement
de commande ou bon de rception.
Vous pouvez aussi crer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le
menu Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et slectionner
le type de document Facture.
La saisie de la facture est identique celle des commandes. Les chances
fournisseurs sont automatiquement calcules dans longlet Echances si le mode
de rglement fournisseur a t renseign dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturs sont mis
jour.
Laide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents dachats,
dtaille lensemble des fonctionnalits disponibles dans la gestion des achats.

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29

PRISE EN MAIN

7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN


DOCUMENT ?
7.1. Transfert
Le transfert de document sert transformer un document initial dans un autre type
de document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Remarque
Un document ne peut tre transfr qu'une seule fois. Le document initial sera
conserv mais ne sera plus modifiable. Il pourra tre dupliqu.
Pour raliser un transfert de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou
Articles - Documents - Tous ;
2. slectionner le document initial ;
3. cliquer sur Transfrer disponible dans la partie Tches de la barre de
navigation.

7.2. Regroupement
Le regroupement de documents permet de gnrer un nouveau document pour N
documents de type infrieur slectionns.
Il soppose au transfert o un nouveau document est gnr pour un document
slectionn.
Pour raliser un regroupement, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats Documents Type du document regrouper ;
2. slectionner les documents initiaux ;
3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tches de la barre de
navigation.

7.3. Duplication
La duplication de documents permet de raliser la copie exacte dun document.
Pour raliser une duplication de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou
Articles - Documents - Tous ;
2. slectionner le document initial ;
3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre doutils ou menu contextuel
puis Dupliquer.
Consultez laide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces
traitements.

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EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Comment envoyer un document par e-mail ?

8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?


Vous avez la possibilit d'envoyer vos documents par e-mail vos clients ou
fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilits :

Slectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation


lorsqu'un document, ou la liste des documents sont l'cran.

Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la bote


d'impression.
Une fentre permettant de choisir le modle de document envoyer, ainsi que son
format saffiche.
A la validation de la fentre, l'impression du document se prpare et votre
messagerie lectronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et
le document en pice jointe.
Remarque
Si vous avez renseign l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le
document, elle sera automatiquement reprise dans l'entte du message.
Dans le cas contraire, vous pourrez slectionner le destinataire du message dans le
carnet d'adresse de votre messagerie.

9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS


Les paiements clients et les dcaissements fournisseurs fonctionnent exactement
de la mme faon que la saisie des rglements dtaille ci-dessous.

9.1. Comment saisir un acompte ?


Une facture dacompte doit tre mise pour tout versement dacompte effectu
avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI).
Vous pouvez crer une facture dacompte depuis la liste des documents de vente
ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents
dachat (ou bien partir de longlet Acompte de la commande). Lorsque la
prestation a t ralise ou les biens ont t livrs, vous allez tablir la facture
finale, et rattacher celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont t
enregistres.
Sur vos factures, vous retrouverez le rcapitulatif des montants d'acomptes verss
avec les dates et numros de factures correspondants, ainsi que le dtail par taux
du montant total de TVA, la TVA paye et le restant payer.
Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes
divers, les comptes dattente pour le Tiers et la TVA sont indiqus.

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

31

PRISE EN MAIN

9.2. Comment saisir un rglement ?


Pour saisir un rglement client, placez-vous dans le menu Rglements - Clients Rglements.
La liste des rglements dj effectus apparat.
Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche
[Inser] pour ajouter un nouveau rglement.
Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du
rglement reu.
Vous pouvez ensuite :

affecter la totalit du montant en double cliquant, laide de la souris, sur


lchance correspondante ;

saisir le montant affecter dans la colonne Montant Affect sur les lignes
dchances concernes.
Remarque
Vous pouvez galement enregistrer un rglement sans le rattacher une
chance. Il pourra tre transfr en comptabilit et vous pourrez par la suite
l'affecter une ou plusieurs chances si ncessaire.
Afin de transfrer le rglement en comptabilit, vous devez indiquer obligatoirement
un code Banque sur la fiche rglement.
La mthode de comptabilisation du rglement permet de dfinir si vous
comptabilisez le rglement (une criture pour un rglement) ou si vous
comptabilisez une remise en banque (une criture pour plusieurs rglements).
Remarque
Pour la mthode de comptabilisation par remise en banque, cette option est
possible uniquement si le moyen de paiement est paramtr avec loption
"Remettre en banque".

32

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Le suivi financier des clients et fournisseurs

9.3. Comment faire une


dcaissement ?

remise

en

banque

ou

un

Pour saisir une remise en banque ou un dcaissement, placez-vous dans le menu


Rglements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Rglements - Remises
en banque.
La gestion d'un dcaissement des rglements fournisseur est identique la remise
en banque des rglements clients.
Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche
[Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque.
Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels
vous souhaitez raliser la remise en banque.
Les filtres vous permettent de slectionnez lintervalle de tiers sur lequel vous
souhaitez raliser la remise en banque. Vous pouvez aussi slectionnez une date
ou un intervalle de date de rglements prendre en compte dans cette remise.
Loption Rglement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement
les rglements paramtrs avec la banque et le moyen de paiement slectionns
dans la partie Informations de la remise .
La d-slection de cette case permet de voir tous les rglements pour le moyen de
paiement slectionn dans la partie Informations de la remise quelque soit la
banque paramtr dans les fiches rglements.
Loption Uniquement les rglements devant tre remise en banque permet de
visualiser uniquement les rglements dont le moyen de paiement est dfini
Remettre en banque.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critre(s), n'oubliez pas de
cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet dafficher la liste des
rglements remettre en banque. Ensuite, vous devez slectionner les rglements
remettre en banque en les slectionnant ligne ligne ou en cliquant sur le bouton
Slectionner tout.
Consultez laide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les
remises en banque.

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

33

PRISE EN MAIN
9.3.1. Traitement de la remise en banque
Une fois les rglements remettre en banque slectionns, vous pouvez :

Sauvegarder la remise
La remise en banque est prpare et est totalement modifiable. Elle reste en tat
Provisoire, ltat des rglements associs nest pas modifi.

Remettre en banque la remise


la remise en banque est sauvegarde et les rglements passent en tat remis en
banque
9.3.2. Valider la remise
La remise en banque est valide dfinitivement. Elle peut tre transfrer en
comptabilit.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des
donnes comptabiliser est slectionne dans les paramtres du dossier.
9.3.3. Gnrer le fichier de virement ETEBAC
La gnration de fichier de virement la norme ETEBAC est disponible uniquement
pour des remise en banque et dcaissement ayant les moyens de paiement de type
prlvements, virement et LCR.
Il est possible de saisir les paramtres propres l'opration bancaire souhaite :
Remise de LCR,
Remise d'ordre de prlvement,
Remise d'ordre de virement.
La gestion d'un dcaissement des rglements fournisseur est identique la remise
en banque des rglements clients.
Remarque
Vous pouvez gnrer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers,
noubliez pas de renseigner le motif conomique dans les rglements.

Pour plus de dtail sur la gnration du fichier de virement, reportez vous


laide en ligne (F1).

34

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Comment grer les stocks ?

10. COMMENT GERER LES STOCKS ?


La gestion des stocks seffectue partir du menu Articles Documents de stock.
Vous accdez alors la liste des documents de stock, qui a les mmes proprits
que la liste des documents de vente. Ces proprits sont dtailles dans laide,
accessible par la touche F1 sur la liste.
Vous pouvez crer plusieurs types de documents : les bons dentre, les bons de
sortie et les inventaires.
La gestion de stock est en dpt unique.

10.1. Comment crer un bon dentre ou de sortie ?


Pour accder la cration dun bon de stock (entre ou sortie), vous pouvez
utiliser :

La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons


dentre ou Bons de sortie,

Le menu Articles - Stock Bons dentre ou Bons de sortie puis la


touche [Inser].
Les fiches Bons d'entre et Bons de sortie se composent d'un entte et d'onglets.
Dans la partie entte, vous devez renseigner les n de document et la date de
ralisation.
Ensuite dans longlet dtail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la
quantit en stock entrer ou sortir.
A la validation du bon dentre, votre stock est mis jour et le PUMP (prix unitaire
moyen pondr) de vos articles est recalcul.
A partir dun bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque
article.

10.2. Comment saisir un inventaire ?


Pour saisir un inventaire, vous devez crer une feuille dinventaire.
Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock /
Articles-documents de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de
document Inventaire.
Lassistant de prparation de linventaire souvre.
Cet assistant vous permet de pr-renseigner une feuille d'inventaire avec les
articles de type "Bien" grs en stock.
Entre chaque tape, utilisez les boutons Suivant et Prcdent pour
respectivement avancer et reculer dans l'assistant.

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

35

PRISE EN MAIN
La premire tape permet de dfinir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, prremplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de
linventaire..).
Remarque
La reprise du stock actuel facilite la saisie de linventaire.
Ensuite, vous pouvez dfinir le type de regroupement et le tri des articles dans la
feuille dinventaire.
Suite ces slections, les articles de la feuille d'inventaire seront tris l'intrieur
de chaque type de regroupement.
Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le rsum des paramtres
slectionns, puis Lancer pour crer la feuille dinventaire.
La feuille dinventaire souvre sur longlet Dtail. Tous les articles correspondant
aux critres de prslection sont affichs, classs en fonction du regroupement
choisi.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :

Nouveau stock
Permet de saisir la nouvelle quantit darticles, exprime en unit de stock.

Nouvelle valeur unitaire


Par dfaut, la valeur du nouveau PUMP est gale au PUMP actuel. Vous
pouvez le modifier.

Valeur nouveau stock


Affiche la valeur du nouveau stock (Quantit * Nouveau PUMP).

Si la saisie de linventaire stale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et
modifier les valeurs et les quantits comme vous le souhaitez. De mme, si vous
avez ajout de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter votre inventaire en
cliquant sur le bouton Lancer lassistant.
Suite la gnration et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous
le souhaitez le "Transfrer en comptabilit".
Les mouvements de stock seront automatiquement mis jour la validation du
document.

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EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Comment transfrer les lmnts en compta ?

10.3. Comment visualiser les mouvements de stock ?


Vous pouvez consulter lhistorique de tous vos mouvements de stock depuis le
menu Stock / Articles Documents de stock - Mouvements de stock.
Choisissez les filtres que vous souhaitez (priode, articles, familles articles, types
de document, dpt) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les
mouvements.
Remarque
Vous pouvez trs facilement classer vos mouvements de stock grce aux botes de
regroupement, disponibles via le menu contextuel de lentte des colonnes + bote
de regroupement. Slectionnez la colonne de votre choix, et faites-l glisser laide
de la souris, dans la bande grise.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le
numro de document, la date, le dpt, la quantit dstocke, la quantit dorigine,
le Pump et la valeur du stock.
A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou
la fiche article.

11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?


Le transfert comptable permet d'mettre des critures comptables dans le module
d EBP Comptabilit Open line.
Ces critures concernent :

les documents de ventes et dachats (factures, avoirs, factures d'acompte


et avoirs d'acompte),

les chances,

les rglements ainsi que les carts de rglement et les chances


soldes,

les stocks (inventaires).


Pour transfrer des lments en Comptabilit, vous devez renseigner dans les
Options comptables du menu Paramtres - Socit :
la destination du fichier de transfert (dans le cas o vous navez pas li
votre dossier de Comptabilit open line votre dossier de Gestion
commerciale)
ou
la mthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel)
(dans le cas o vous avez li votre dossier de Comptabilit Open line
votre dossier de Gestion commerciale)

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

37

PRISE EN MAIN
La mthode de transfert Manuel est paramtre par dfaut la cration de dossier
ou lors de la liaison de dossiers. Elle permet de valider ou non les documents,
rglements, en slectionnant ou pas la case cocher Activer la validation des
donnes comptabiliser.
Dans ce cas, pour raliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de
transfert comptable. Il vous permet de dfinir les lments transfrer, la priode
de transfert, ltat des pices (valides, valides et provisoires, comptabilises).
La mthode de transfert Automatique oblige valider les documents,
rglementsafin de les comptabiliser.
La case Activer la validation des donnes comptabiliser est automatiquement
slectionne et non modifiable.
Ds validation du document/rglement lcriture comptable est automatiquement
passe en comptabilit.
Vous devez ensuite dfinir, toujours dans les Options comptables :

les libells des critures,

les comptes de stock pour chaque fiche articles.

la mthode de comptabilisation des stocks,

les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de rglement...).


De plus, sur chaque fiche de TVA, accessible par le menu Paramtres - Taxes Taux de TVA renseigner les comptes de ventes, achats et de TVA.

Consultez laide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le


transfert comptable.

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Comment imprimer un document ?

12. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?


Le logiciel vous offre la possibilit de choisir entre plusieurs modles d'impression
de documents : avec ou sans sous-dtail, HT ou TTC etc.
L'impression d'un document peut tre active :

Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de ltat


(Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci condition que vous ayez dj enregistr
votre document.

Dans la fentre principale de navigation, en slectionnant une ligne de la


liste affiche et en cliquant sur le bouton Imprimer.

Par lun des menus de lapplication puis Impressions puis la catgorie


souhaite.
Vous accdez alors la page Impressions dans laquelle vous pouvez slectionner
diffrents critres d'impression.
Associer des modles dimpression par tiers ?
Cette partie est disponible uniquement si vous avez slectionn l'option
Paramtrage des modles dans le menu Paramtres - Socit Fonctionnalits disponibles.
Cette partie permet de visualiser et dassocier un ou plusieurs modles de
document par type de document, en fonction du mode de calcul du document (HT
ou TTC) ainsi que le nombre dexemplaires.
Consultez laide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.

13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?


Il est trs important deffectuer rgulirement une sauvegarde des donnes et de
travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a
t malencontreusement supprime ou endommage.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des
sauvegardes sur des supports contenant davantage de donnes, et plus fiables,
comme les disques ZIP ou CD-ROM.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accdez l'assistant de sauvegarde qui
vous permet de slectionner les options de sauvegardes et lancer la procdure.

Chaque tape est dtaille dans laide en ligne (F1).

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PRISE EN MAIN

14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?


Nous vous rappelons, daprs les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impts du
24/01/2006, que larchivage des donnes est une opration prconise pour la
conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer
cette opration.
Selon lart 99 du B.O. des impts du 24/01/2006, cest lors de la clture de
lexercice ou de la priode comptable que la procdure darchivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez lassistant darchivage des donnes disponible depuis le menu
Outils - Archivage.
Slectionnez le dossier archiver et lemplacement des fichiers gnrer puis
lancez lopration en cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les donnes de votre dossier sont archives dans des fichiers au format
texte.
La description des champs du fichier se trouve dans len-tte de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compresss dans un fichier du type
Archives_Nomdelapplication_Nomdudossier_jjmmaa.zip.

15. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?


Vous pouvez consulter le journal des vnements partir du menu Outils Journal des vnements.
Il stocke les informations concernant :

la validation de documents pour laquelle lutilisateur a rpondu par


laffirmative au message de rupture de la numrotation,

le manque d'un n TVA intracommunautaire,

la suppression de documents,

la dvalidation dinventaire ou de document,

le changement de code.
Nous vous rappelons, daprs larticle 121 du Bulletin Officiel des impts du
07/08/2003, que la facture doit comporter un numro unique bas sur une
squence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des vnements.

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Comment grer les groupes, les utilisateurs et les droits ?

16. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET


LES DROITS ?
Cette option est disponible uniquement en version rseau. Vous pouvez grer les
utilisateurs et les groupes dutilisateurs depuis le menu Paramtres Utilisateurs.
Vous pouvez crer des utilisateurs, attachs ou non un groupe chacun et dfinir
une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe dutilisateurs.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom
d'utilisateur et son mot de passe.

16.1. Les groupes dutilisateurs


Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits.
Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde un service dans l'entreprise, qui
a tels ou tels droits...
Pour dfinir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom.
A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s.
Les droits du groupe seront automatiquement affects cet utilisateur.
Les droits que vous dfinissez pour un groupe d'utilisateurs prvalent sur les droits
dfinis pour un utilisateur.
Remarque
L'utilisateur ADM ne peut tre affect un groupe, car il a tous les droits par dfaut.

Pour plus de dtail sur la gestion des droits sur une fiche groupe
dutilisateurs, reportez vous laide en ligne (F1).

16.2. Les utilisateurs


Pour dfinir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter
ventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe.
L'utilisateur connect apparait dans la barre d'tat (statut). Un clic sur cet utilisateur
permet de changer d'utilisateur.
Remarque
Vous pouvez Bloquer un utilisateur, il ne pourra plus se connecter la base que
ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilit.
Vous avez galement la possibilit d interdire la connexion de lutilisateur
uniquement sur un module Compta ou Gestion commerciale.

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PRISE EN MAIN
A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe dutilisateurs.
Si vous slectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur
correspondront par dfaut ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en
autorisant ou pas le droit.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez dfinir une gestion des droits.
A la cration d'une fiche, tous les droits sont autoriss par dfaut.
Pour plus de dtail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur,
reportez-vous laide en ligne (F1).

16.3. Les droits utilisateurs


Les droits utilisateurs peuvent tre affects un groupe d'utilisateurs ou un
utilisateur particulier.
Des droits peuvent tre autoriss sur les menus principaux de chaque module.
Il existe trois types de droit :
Visualisation et Modification
Excution
Cration, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour le dernier type, la "duplication dune fiche" est concerne par le droit
"Cration".
Le droit "Impression" concerne limpression de la liste/fiche partir de la liste-page.

Pour avoir des exemples dapplication des droits, reportez vous laide en
ligne (F1).

17. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ?


Les champs personnaliss sont accessibles depuis le menu Paramtres - Champs
personnaliss.
Vous pouvez crer des champs personnaliss pour les tables Clients,
Fournisseurs, Commerciaux/collaborateurs, Articles, Documents (stock, vente,
achat) et ligne de documents (stock, vente, achat).
Les types de champs personnaliss disponibles sont Mmo, Texte enrichi, Texte,
Entier, Dcimal, Heure, Date, Date/heure, Boolen.

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Comment lier un dossier dune autre application ?

18. COMMENT
LIER
APPLICATION ?

UN

DOSSIER

DUNE

AUTRE

A partir du menu Paramtres-Socit, vous pouvez lier un dossier dune autre


application*, consulter et modifier les dossiers lis par application.
Vous pouvez associer un dossier en slectionnant le bouton Lier de nouveaux
dossiers pour d'autres applications.
Suite la slection de ce bouton, une fentre de slection de dossiers pour chaque
application s'affiche. Les applications proposes sont celles qui peuvent tre lies
entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez
sur le bouton supprimer la liaison.
Un nouveau raccourci sera cr pour le dossier dli.
* sous rserve de compatibilit entre applications

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Le Tableau de bord

Les fonctions avances


Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Compta & Gestion commerciale Open Line PRO.
Lutilisation de ces fonctions est dtaille dans laide en ligne, accessible par la
touche F1 sur chaque cran.

1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparat ds que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet
d'obtenir une synthse de votre activit.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :

Les devis relancer ;

Les chances chues ;

Les statistiques des ventes ;

Les meilleurs clients et articles ;

Un graphique reprsentant votre chiffre daffaires ;


Les donnes affiches sont mises jour chaque ouverture du dossier.
Le tableau de bord est personnalisable.

2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS


Les tarifs sont appliqus sur les documents de ventes en fonction dun classement
( dfinir dans les options (menu Paramtres - Socit), dune priode, des
quantits ou du chiffre daffaires et dune population.
Un tarif est dfini par la slection dune population (clients, famille clients,
catgories tarifaires), dune slection darticles (articles, familles articles), et de
paliers.
La dfinition de palier consiste renseigner la valeur jusqu laquelle le tarif
sera appliqu, une formule et un prix ou une remise.
Lapplication dune promotion dans les documents de ventes est identique la
gestion des tarifs.

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LES FONCTIONS AVANCEES

3. LA GESTION DE LECO-CONTRIBUTION
Depuis le 15 novembre 2006, l'co-contribution appele galement co-taxe ou
DEEE est appliquer pour les Dchets d'Equipements lectriques et lectroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme
applique son propre barme.
Nous proposons par dfaut les barmes de la socit Eco-systmes et de Recylum
pour les lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer leurs clients une contribution unitaire en
change de la prestation effectue par les co organismes (DECRET 2005-089
DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des co organismes et seront
amenes voluer avec le temps.
Cette co-contribution nest applicable que pour les oprations ralises en France
(DOM & Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramtrage de la gestion de l'co-contribution s'effectue en
plusieurs tapes.

3.1. Cration du barme co-contribution


Lors de la cration du dossier le barme co-contribution est automatiquement
import.
Vous avez la possibilit de saisir une nouvelle fiche par le menu Paramtres Taxes - Barme co-contribution ou d'importer un nouveau barme depuis le
menu Outils - Importation de donnes.

3.2. Utilisation du barme co-contribution


L'utilisation du barme peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'co-contribution
au total TTC de l'article ou en dfinissant que le montant de l'co-contribution est
dj prsent dans le prix TTC de l'article.
Pour dfinir cette utilisation, vous devez slectionner (ajout du montant de l'cocontribution au montant TTC) ou non (dont montant co-contribution) l'option
"Inclure le montant de l'co-contribution au Total TTC" prsente dans les
options du dossier menu Outils.
Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barme. Le montant de lcocontribution est repris automatiquement et est exprim en TTC.
Dans les documents, chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures,
Avoirs), le barme de l'co-contribution associ cet article sera automatiquement
repris. Le montant total co-contribution TTC sera calcul en fonction de la
quantit d'articles vendus.
En fonction de l'option dfinie prcdemment, vous trouverez en pied de chaque
document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'co-contribution. Il sera
inclus ou non dans le Total TTC du document.
Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique cocontribution, vous avez la possibilit d'imprimer le rcapitulatif des barmes d'cocontribution utiliss dans les documents.

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Le service la personne

4. LE SERVICE A LA PERSONNE
Le Service la personne dsigne lensemble des services effectus chez un
particulier et qui contribuent simplifier la vie quotidienne. Il permet de bnficier
dune rduction ou dun crdit dimpt et dun taux de TVA de 5,50% si vous passez
par un organisme agr.

4.1. Les options


Par le menu Paramtres Socit Service la personne, il est possible de
dfinir lensemble des paramtres tl que : le numro dagrment simple et sa date
dobtention ; le numro dagrment qualit et sa date dobtention ; lintervenant
principal. Ainsi que loption Service la personne inclus dans lattestation
fiscale .

4.2. Les donnes


Les intervenants : Pour crer un intervenant, vous devez accder la
liste des commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes
Commerciaux/collaborateurs - Commerciaux/collaborateurs. Ensuite,
utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter. Il faut dcocher Commercial , afin quil soit considr comme
collaborateur.

Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de


slectionner un intervenant principal. Par dfaut, la cration de la fiche,
sera repris le code intervenant renseign dans Paramtres Socit
Service la personne.

Les articles : Le service la personne est disponible uniquement dans les


articles de type service. Loption comprend :
Une case cocher Service la personne, dont la valeur par dfaut
est reprise des options (Paramtres Socit Service la
personne), ou de la famille article.
Un champ Intervenant principal : Slectionnez l'intervenant principal
qui intervient pour le service la personne. Le champ est non
obligatoire. Par dfaut, le code intervenant reprend celui de la famille.
Sil ny a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant nest
pas renseign, cest celui indiqu dans les options qui sera repris.
Une case cocher Nombre dheures = quantit : non coche par
dfaut. Permet de dfinir automatiquement la quantit saisie sur la
ligne article comme nombre dheure de service la personne.

Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement ont t ajouts :


Chque Emploi Service Universel (CESU)
Chque Emploi Service Universel Pr-financ (CESUP)
Ce sont ces deux moyens, ainsi que chque, carte (tous sauf espces) qui
permettent une dduction fiscale.

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LES FONCTIONS AVANCEES

4.3. Les documents de vente


Le service la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs.
Par le clic droit sur la ligne dun service (dont Service la personne est coch),
il est possible de slectionner Intervenants . La fentre qui apparat reprend le
code intervenant du service ; la date dintervention : par dfaut celle du document ;
ainsi que la dure : par dfaut 1. Si loption Nombre dheures=quantit est
coch, cette zone reprendra la quantit saisie dans le document.

4.4. Lattestation fiscale


Sont reprises dans lattestation de lanne N toutes les factures rgles sur N,
quelles aient t mises en N ou N-1.
Pour imprimer lattestation, vous devez aller dans le menu Ventes Impressions
Client Attestation fiscale pour le service la personne.

5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT


Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramtres - Divers Frais de port.
Les frais de port peuvent tre slectionns dans les documents de vente.
La fiche frais de port s'identifie par un code, un libell, une formule de calcul.
Vous pouvez galement y insrer les coordonnes transporteur et une note.

5.1. Cration dun frais de port


Vous avez la possibilit de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramtres Divers Frais de port.
Aprs avoir saisi le code et le libell, vous devez dfinir dans longlet Calcul la
formule de calcul du frais de port.
Le montant du frais de port se calcule en fonction du mode de calcul
slectionn (simple ou par palier).
5.1.1. Frais de port simple
Les modes de calcul des frais de port simple sont :

Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette
valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document.

% du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond un pourcentage.

Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par dfaut et
dindiquer la valeur du frais de port dans le pied de document.
Suite la slection de lun de ces modes, vous devez renseigner les champs
Valeur et Taux de TVA prendre en compte par dfaut.

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EBP Gestion commerciale PRO Open Line

La gestion des frais de port

5.1.2. Frais de port par palier


Les modes de calcul des frais de port par palier sont :

Palier sur Montant HT factur : Permet de dfinir un palier qui sera compar
avec le champ total net HT du document.

Palier sur Poids total Brut : Permet de dfinir un palier qui sera compar
avec le poids total brut prsent dans l'onglet complments du document.

Palier sur Nombre total de colis : Permet de dfinir un palier qui sera
compar avec le nombre de colis prsent dans l'onglet complments du
document.

Palier sur Quantit totale facture : Permet de dfinir un palier qui sera
compar avec la quantit totale des lignes article de types "Biens".

Palier sur volume total : ce mode permet de dfinir un palier qui sera
compar avec le volume total prsent dans l'onglet complments du document.
Suite la slection de lun de ces modes, vous devez renseigner le champ Taux
de TVA prendre en compte par dfaut.
La dfinition des paliers s'effectue l'aide des boutons " Ajouter, Insrer,
Supprimer,Couper, Copier, Coller" et suivant les critres Jusqu et
Valeur .
5.1.3. Compte comptable de la fiche
Longlet comptabilit permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables
dun frais de port pour chaque taux de TVA.
Par dfaut, les taux de TVA de la territorialit du dossier sont affichs.
Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associ.

5.2. Utilisation des frais de port


5.2.1. Sur la fiche client
Dans longlet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilit de dfinir un frais de
port par dfaut. Celui-ci sera alors affect automatiquement en pied de longlet
Dtail des documents raliss pour ce client. Le frais de port reste toutefois
modifiable.
5.2.2. Dans les documents
Dans les documents de ventes, le frais de port est affecter dans le pied de longlet
Dtail.
Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et
le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilit de
modifier ceux-ci votre convenance en utilisant un frais de port dont le mode de
calcul est Saisie sur document.

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LES FONCTIONS AVANCEES

6. LA GESTION DES AUTRES TAXES


Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramtres - Taxes Autres taxes.
Les taxes pourront tre slectionnes dans les fiches familles articles, articles, les
documents de vente et achat.
La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libell, une base de calcul une
valeur et selon la base il est possible de slectionner une unit. Les Autres taxes
peuvent tre soumis ou pas la TVA.
La partie Territorialits sur lesquelles la taxes sapplique , est une liste qui
permet de dfinir les territorialits sur lesquelles la taxe sera appliqu ainsi que le
type de document (vente ou achat).
La territorialit du dossier est ajoute par dfaut.

7. LA GESTION DES COMMISSIONS


Le calcul des commissions dun commercial prend en compte tous les documents
(commande, bons de livraison et facture) rattachs ce dernier.
Le calcul des commissions varie en fonction :

des barmes paramtrs dans la fiche du commercial,

des documents rattachs au commercial (type du document, tiers, articles,


chances, rglements).
Le calcul des commissions seffectue par le menu Ventes - Commerciaux Commissions.
Le menu Ventes - Commerciaux - Barmes donne accs la liste des barmes
existants et permet de les grer.
Un barme permet de dfinir des objectifs de commissionnements applicables pour
tous les articles et tous les tiers ou pour une slection donne darticle(s), de tiers,
de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers.
Le barme est alors associ la fiche du commercial devant atteindre les objectifs
dfinis dans celui-ci.

Nous vous invitons consulter laide en ligne, accessible par la touche F1


depuis la fentre principale de navigation des commissions.

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Les historiques

8. LES HISTORIQUES
8.1. Historique de la ligne article
L'historique de la ligne article dun document permet de visualiser le parcours dun
article (rfrenc ou pas dans la base Articles) dans une chane de documents.
Il peut tre appel tout moment partir du corps d'un document de
vente/achat/stock puis le bouton Dtail (Historique pour les documents de stock).
Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible ds lors qu'un
document est :

enregistr/valid,

issu d'un autre document,

transfr/regroup vers un autre type de document.


Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document suprieur,
l'historique des lignes du document d'origine mais galement du nouveau document
obtenu seront mis jour.
Les champs renseigns dans l'historique sont au minimum le "N du document", la
"date du document" et la "Quantit de l'article".

8.2. Historique du document


L'historique du document peut tre appel tout moment partir des actions des
documents de vente/achat/stock.
Remarque
Les documents d'acompte n'apparatront pas dans l'historique des Factures.
Toutefois, si une facture d'acompte est transfre en Avoir d'acompte, celle-ci
apparatra dans l'historique de l'avoir d'acompte.
L'historique d'un document est accessible ds lors qu'un document est :

enregistr/valid

issu d'un autre document

transfr/regroup vers un autre type de document.


L'historique est compos de 2 zones "Documents prcdents" et "Documents
suivants".
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document suprieur,
l'historique du document d'origine mais galement du nouveau document obtenu
seront mis jour.
Nous vous invitons consulter laide en ligne, accessible par la touche F1
depuis lhistorique du document ou de la ligne pour voir des exemples.

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LES FONCTIONS AVANCEES

8.3. Historique des ventes


Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre
la possibilit dobtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme
dtaille ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la priode souhaite,
le type de document, prendre en compte.

8.4. Historique des achats


Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le
logiciel vous offre la possibilit dobtenir un historique des achats fournisseurs, sous
forme dtaille ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la priode
souhaite, le type de document , prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critre(s) de slection, n'oubliez
pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste

Nous vous invitons consulter laide en ligne, accessible par la touche F1


depuis lcran de lhistorique pour obtenir des prcisions sur les paramtres et
options disponibles.

9. LES ECHEANCIERS
Dans le module Gestion commerciale, la consultation des chances clients
s'effectue partir :

de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,

de la fiche client,

du menu Rglements - Clients - chanciers,

du menu Ventes - Rglements - chanciers.


La consultation des chances fournisseurs fonctionne sur le mme principe
que les chances clients.
L'chancier rcapitule toutes les chances enregistres pour vos clients (y
compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date
pour connatre votre situation une date donne.
Vous pouvez imprimer l'chancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste,
ou bien en passant par le menu Rglement - Impressions puis slectionnez la
catgorie Rglements clients- Echancier Client.

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EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Les chanciers

9.1.1. Comment raliser le pointage entre chances ?


Le pointage entre chances est possible pour les chances de facture client et
une chance d'avoir prcdemment slectionne.
Pour affecter le montant de lchance d'avoir une (ou plusieurs) chance(s)
de facture, vous disposez des boutons suivants :

Affecter
Permet d'affecter le montant de l'chance d'avoir la ligne slectionne.
Le montant affect sera gal au Reste affecter ou gal au Solde d de la
ligne (si celui-ci est infrieur au Reste affecter).

Dsaffecter
Permet d'annuler l'affectation du montant de l'chance d'avoir sur la ligne
d'chance slectionne.

Solder /D-solder
Le bouton Solder permet d'abandonner une chance, c'est dire que
vous constatez que vous ne recevrez plus de rglement sur cette
chance (exemple : cart de rglements de 0.02).
L'chance solde n'apparatra plus dans vos relances clients.
Le bouton d-solder annule la fonction prcdente.

Si vous avez saisi une facture et un avoir de mme montant, vous pouvez
slectionner l'chance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre
chances" puis ensuite affecter l'chance de la facture l'chance de l'avoir.
Vous pouvez aussi :
Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une chance un
montant ;
Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affect(s) sur la
ligne correspondante, dans la colonne Montant Affect.
9.1.2. Comment gnrer automatiquement des rglements ?
Slectionner plusieurs chances de clients diffrents et cliquer sur Nouveau
rglement, la fentre Gnration automatique des rglements souvre. Vous
retrouvez les rglements et les chances associes, avec la possibilit de
regrouper les chances par tiers, et de dfinir une date du/des rglements et
moyens de paiement associs.
Pour grer les chanciers dans le module Compta, vous devez au pralable
activer loption sur lexercice et les fiches comptes.
Deux chanciers existent :
Dans les journaux de types achats, ventes et oprations diverses, vous
pouvez accder lchancier factures.

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LES FONCTIONS AVANCEES

Dans les journaux de types trsorerie vous pouvez accder lchancier


rglements.

Il se dcompose en trois parties :

Lentte reprend les lments saisis sur la ligne comptable et est non
saisissable. Une zone Reste rpartir calcule la diffrence existant
entre le montant de la pice et le montant des lignes dchances crs
dans la partie ventilation.

La ventilation affiche par dfaut toutes les chances prvues qui


rsultent du respect du mode de rglement renseign sur la fiche du
compte saisi.

La zone de pointage affiche les chances des factures, avoirs,


rglements qui nont pas encore t totalement soldes. Seul le champ
Montant imput est saisissable, le bouton Pointer permet de rattacher
une ligne dchance de la partie ventilation une ligne dchance de la
partie pointage et le bouton dpointer permet de supprimer ce
rattachement.

10. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE DUN TIERS


A partir dune fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion commerciale,
vous avez la possibilit de voir la fiche Compte du tiers.
Il en va de mme pour la consultation de la fiche Tiers partir de la fiche Compte
Tiers (client ou fournisseur) du module Compta.

11. LES RELANCES


Il existe diffrents types de relances :

Les relances pour les devis dont la date de validit arrive chance ;

Les relances simples des clients, concernant les chances de rglement


chues ou arrivant terme ;

Les relances avances des clients, concernant les chances de


rglement chues ou arrivant terme avec gestion du niveau de relance
et du type denvoi.
Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions,
slectionnez la catgorie Document de vente - Relance devis puis le modle que
vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Rglements - Impressions,
slectionnez la catgorie Rglements clients - Relances Clients puis le modle
que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre
d'outils.

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EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Le publipostage

Pour les relances avances, placez-vous dans le menu Rglements - Clients Lettres de relances et ajouter une nouvelle fiche Lettre de relance.
La lettre de relance permet dditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui
sont en retard dans leurs rglements.
Pour raliser une lettre de relance, vous devez dfinir les options par dfaut et
le/s client/s que vous souhaiter relancer.
Ensuite la cration d'une lettre de relance s'effectue grce une slection de filtres
et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de dfinir les clients
relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegarde, vous avez la possibilit de visualiser et
valider/envoyer la fiche lettre de relance.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau suprieur, vous devez
slectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tche Renvoyer les
relances.
Nous vous invitons consulter laide en ligne, accessible par la touche F1
depuis la fiche Lettre de relance pour obtenir des prcisions sur les paramtres
et options disponibles.

12. LE PUBLIPOSTAGE
Le publipostage permet de raliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou
un e-mailing pr-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnes de clients dans un
modle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010
uniquement.
Il seffectue partir d'un nouveau modle ou d'un modle existant. Une dizaine de
modles est propose par dfaut.
Plusieurs accs au publipostage sont possibles :
Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects.
Suite la slection dun ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton
Publipostage, puis slectionnez le modle souhait et lancez le
publipostage. La fusion des donnes seffectue alors dans Word.
Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opration.
Lassistant permet de cibler (filtrer) prcisment les clients/prospects que
vous souhaitez contacter. De plus, il permet de raliser automatiquement
la fusion de donnes et de raliser lenvoi par mail ou limpression du
courrier ds le lancement du publipostage.

13. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE


Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous
proposons limpression de vos factures, avoirs, documents dacompte et
rglements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin
votre expert pour saisir votre comptabilit.

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LES FONCTIONS AVANCEES

14. LES STATISTIQUES


Le logiciel vous permet dobtenir de nombreuses statistiques clients, articles,
fournisseurs sur vos documents ou rglements, sous forme graphiques ou de
tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs Statistiques ou Articles - Statistiques).
Vous pouvez les paramtrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.

15. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT


Cet outil permet de transmettre des donnes, cest dire de raliser des
exportations dcritures du logiciel EBP vers dautres logiciels.
Nous vous invitons consulter laide en ligne, accessible par la touche F1
depuis lcran de lassistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour
obtenir des prcisions sur les paramtres et options disponibles.

16. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT


Cet assistant de cration de modle de document, vous permet de personnaliser
certains modles d'impression des documents de vente que nous vous proposons
dans le logiciel, et en crer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'diteur de modle partir d'un modle existant, positionnez-vous dans
la fentre principale d'impression, slectionnez le modle dsir puis accdez
l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modle disponible dans la barre
d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de cration de modle.
Entre chaque tape, utilisez les boutons Suivant et Prcdent pour respectivement
avancer et reculer dans l'assistant de cration de modle.
Les tapes de cration sont :
Choix du type de modle : catgorie du modle (devis, facture, ...),
Choix du style de l'entte du document,
Choix des donnes prsentes dans l'entte du document,
Choix des donnes prsentes dans le corps du document,
Choix des donnes prsentes dans le pied du document,
Choix de la mise en forme du modle,
Nom du modle,
Rsum des lments que vous avez choisis prcdemment.
A la dernire tape, cliquer sur le bouton Lancer pour crer/modifier le modle.

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EBP Gestion commerciale PRO Open Line

Comment realiser un import parametrable

17. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE


Par le menu Outils - Imports paramtrables, vous accdez l'assistant
d'importation paramtrable de donnes qui vous permet de slectionner les
donnes importer et de lancer la procdure.
Vous pouvez importer les donnes suivantes :
Articles
Familles articles
Sous familles articles
Clients
Famille clients
Fournisseurs
Famille fournisseurs
Contacts
Commerciaux/collaborateurs
Familles Commerciaux/collaborateurs
Devis (ventes)
Commandes (ventes)
Factures (ventes)
Rglements client
Barmes des co-contributions
Groupes
Secteurs gographiques
Suite la slection du chemin o se trouve le fichier importer sur votre disque,
vous devez dfinir :
le paramtrage de codage du fichier texte (type de sparation des
champs, type de Codage du fichier...),
le sparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier importer.
Aprs avoir visualis un rsum des lments importer que vous avez
slectionn prcdemment, vous devez cliquer sur Lancer pour excuter le
traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajouts, Modifis et Non imports
est affich.
Dans le cas ou l'import a chou, un message contenant les raisons de l'chec est
affich.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton

Afficher le dtail.

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LES FONCTIONS AVANCEES

18. MAP POINT


La go-localisation propose porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos
commerciaux et vos contacts.
La barre doutils situe au-dessus des onglets permet dexcuter une action de
go-localisation.
Trois actions sont possibles :
Localiser : Ce bouton permet de basculer sur longlet Carte et de
localiser toutes les adresses de la slection courante.
Calculer litinraire : Ce bouton permet de basculer sur longlet Carte et
de calculer litinraire daprs toutes les adresses de la slection courante.
Lordonnancement des tapes nest pas disponible pour le moment.
Litinraire est donc calcul dans lordre des adresses prsentes dans le
tableau de longlet Donnes.
Gocoder : Ce bouton permet de basculer sur longlet Gocoder et de
calculer les coordonnes GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la
slection courante.
.

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EBP Gestion commerciale PRO Open Line

INDEX

Index
A
Accs au service technique .................................................................................... 13
Achats ..................................................................................................................... 28
Acompte.................................................................................................................. 31
Activation ................................................................................................................ 16
Aide sur EBP Gestion commerciale Open Line PRO ............................................... 7
Archivage ................................................................................................................ 40
Articles .................................................................................................................... 20
Attestation fiscale.................................................................................................... 48
B
Barme des commissions ....................................................................................... 50
Barme eco-contribution ......................................................................................... 46
BL ........................................................................................................................... 25
Bon dentre ........................................................................................................... 35
Bon de livraison ...................................................................................................... 25
Bon de retour .......................................................................................................... 25
Bon de sortie........................................................................................................... 35
BR ........................................................................................................................... 25
C
Champs personnaliss ........................................................................................... 42
Clients ..................................................................................................................... 21
Code d'activation .................................................................................................... 15
Commande ............................................................................................................. 24
Commandes fournisseurs ....................................................................................... 28
Commerciaux.......................................................................................................... 50
Commissions .......................................................................................................... 50
Communication Entreprise-Expert .......................................................................... 56
Configuration minimale ........................................................................................... 13
Contact ................................................................................................................... 21
Cration de dossier ................................................................................................. 17
Cration de modle ................................................................................................ 56

EBP Gestion commerciale PRO Open Line

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INDEX

D
Dcaissement ......................................................................................................... 33
Devis ....................................................................................................................... 22
Documents dachat ................................................................................................. 28
Documents de stock ............................................................................................... 35
Documents de vente ............................................................................................... 22
Droits utilisateurs .................................................................................................... 42
Duplication de documents....................................................................................... 30
E
Echances ........................................................................................................ 26, 52
Echancier .............................................................................................................. 52
Eco-contribution ...................................................................................................... 46
Ecran de travail ....................................................................................................... 18
e-mail ...................................................................................................................... 31
Expert Comptable ............................................................................................. 20, 55
F
Facturation priodique ............................................................................................ 27
Facture.............................................................................................................. 26, 29
Facture dacompte .................................................................................................. 31
Fonctions avances ................................................................................................ 45
Fournisseurs ........................................................................................................... 21
Frais de port............................................................................................................ 48
G
Gnration automatique des rglements ................................................................ 53
Gestion des fentres ............................................................................................... 20
Groupe d'utilisateurs ............................................................................................... 41
H
Historique client ...................................................................................................... 23
Historique de la ligne .............................................................................................. 51
Historique des achats ............................................................................................. 52
Historique des ventes ............................................................................................. 52
Historique du document .................................................................................... 23, 51
Historique eco-contribution ..................................................................................... 46
I
Import paramtrable ............................................................................................... 57
Imprimer.................................................................................................................. 39
Initialisation du dossier ........................................................................................... 19
Installation............................................................................................................... 14
Intervenant .............................................................................................................. 47
Inventaire ................................................................................................................ 35

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EBP Gestion commerciale PRO Open Line

INDEX

J
Journal des vnements ......................................................................................... 40
L
Lancement du logiciel ............................................................................................. 15
Lettre de relance ..................................................................................................... 54
Liaison de dossier ................................................................................................... 43
Livrer une commande ............................................................................................. 25
M
MAP Point ............................................................................................................... 58
Modle .................................................................................................................... 56
Modle par tiers ...................................................................................................... 39
Mouvements de stock ............................................................................................. 37
N
Numerotation .......................................................................................................... 19
O
Options du dossier .................................................................................................. 19
P
Pointage entre chance ........................................................................................ 53
Promotions.............................................................................................................. 45
Prospects ................................................................................................................ 21
Publipostage ........................................................................................................... 55
R
Rcptionner une commande ................................................................................. 29
Rglement .............................................................................................................. 32
Rglement client ..................................................................................................... 31
Rglement fournisseur ............................................................................................ 31
Regroupement de documents................................................................................. 30
Relances ................................................................................................................. 54
Relances devis ....................................................................................................... 54
Remise en banque.................................................................................................. 33
S
Sauvegarde ............................................................................................................ 39
Service la personne ............................................................................................. 47
SMS ........................................................................................................................ 24
Statistiques ............................................................................................................. 56
Stocks ..................................................................................................................... 35

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INDEX
T
Tableau de bord...................................................................................................... 45
Tableau de bord personnalisable ............................................................................ 45
Tarif article .............................................................................................................. 20
Tarifs ....................................................................................................................... 45
Taxes ...................................................................................................................... 50
Transfert comptable ................................................................................................ 37
Transfert de documents .......................................................................................... 30
TVA ......................................................................................................................... 19
U
Utilisateurs .............................................................................................................. 41
V
Ventes .................................................................................................................... 22

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