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3.

SELECCIN DEL AMBIENTE OPERATIVO Y LENGUAJE

DE DESARROLLO.

Una vez superada la etapa de diseo y que haya sido evaluada,


procederemos a realizar la seleccin de la plataforma o lenguaje de
programacin en la que va a ser desarrollada la aplicacin.

Para seleccionar la plataforma para el desarrollo de la aplicacin


debemos tomar en cuenta las funciones que se van a realizar, equipo con el
que contamos, sistema operativo, conectividad con la que se cuenta,
plataformas de datos con las que cuentan los sistemas actuales ( en el dado
caso que la aplicacin vaya a interactuar con otros sistemas), tomar en cuenta
las bondades que ofrece el lenguaje de programacin, en cuanto a manejo de
datos, capacidad de ejecucin de los programas, recordemos que estos
lenguajes con ejecuciones de lado del servidor por lo que debemos tomar en
cuenta el tiempo de respuesta para los usuarios, recordemos que en estos
programas importa mucho la rapidez con la que realicemos un procesos, pues
como bien se ha comentado atrs son aplicaciones diseadas para tener
mejores condiciones de mercadotecnia; aplicaciones para diseo de pginas
web; en la actualidad hay muchas herramientas visuales que nos ayudan a la
tarea de disear las pginas sin necesidad de escribir el cdigo HTML, XML,
SHTML.

En cuanto a lenguajes de programacin para aplicaciones web hay


tambin varios lenguajes, algunos muy conocidos como PERL, PHP, VBScript,
C#, Java, que nos ayudan a estas tareas, son flexibles e interactan con
lenguajes como HTML para generar salida de datos y darle el formato deseado
y pueda ser visible al usuario, tienen la gran ventaja que son lenguajes muy
ligeros al ejecutarse procesar informacin por lo que nos brindan grandes
ventajas para este tipo de aplicaciones, as como el software para el servicio

web, los hay nativos como es el IIS (Internet Information Service de Microsoft),
Apache Web Server que puede obtenerse de la pgina web de la empresa del
mismo nombre o bien hay sistemas operativos que ya lo incluyen dentro de sus
funciones.

Despus de configurar y tener todo listo, procedemos al desarrollo de la


aplicacin, la cual se realizar de acuerdo a los procedimientos y condiciones
establecidas en la etapa de diseo, cada programa debemos poner, autor,
nombre del programa, fecha en la que se realiz y la funcin del programa.

Recordemos que es bueno no abusar de imgenes y animaciones, esto


puede hacer pesada nuestra aplicacin y adems si queremos llegar a
personas con capacidades diferentes como los dbiles visuales el no abusar de
ello ayuda a sus software de voz para manejar el equipo de cmputo.

Debemos tener en cuenta que dentro del servidor web debemos tener
bien organizada la carpeta contenedora ya que es una sola carpeta
contenedora para el servicio web dentro de esta tendremos muchas cosas que
servir a los usuarios, por lo que debemos destinar una carpeta para nuestra
aplicacin.

Al realizar esta fase tambin debemos someter a una evaluacin el


desarrollo para ver si requieren ajustes o bien van quedando correctos los
programas.
Claro que hay que tener en cuenta que debemos tener personal
capacitado con el lenguaje o bien capacitar al personal encargado del
desarrollo de la aplicacin en el lenguaje de programacin seleccionado, esto
con el fin de garantizar el desarrollo de las aplicaciones web de una manera
profesional.

3.2 ELABORACION DE PROGRAMAS


Partiendo del concepto que se tiene sobre planeacin y programacin
que para algunas personas son equivalentes, algunos estudios de estos
asuntos define al primer trmino como el aspecto global de un proceso de
desarrollo y al segundo con un grado de mayor concrecin, indicando las
partes y condiciones de un periodo de tiempo dado. En este modesto trabajo se
trata de orientar a nuestros compaeros Trabajadores Sociales de campo
sobre la manera de elaborar un programa de accin, pensando en la
importancia que tiene la programacin para garantizar el xito en el desarrollo
de una serie de actividades que sin un previo y adecuado estudio conducirn
fcilmente al fracaso. No se pretende de ninguna manera que los Trabajadores
Sociales de campo sigan la presente gua en la realizacin de sus tareas en
forma ordenada, pudiendo hacer la modificaciones que juzguen pertinentes de
acuerdo con las caractersticas especiales de cada programa de trabajo, ya
que el trmino Programa lo

consideramos como la sistematizacin

fundamentada de una serie de actividades cuya realizacin tiene por objetivo


alcanzar un fin predeterminado.

Desarrollo de los aspectos de un programa


Justificacin: Se refiere a la exposicin de los motivos que fundamentan la
aplicacin del programa. En este captulo se deber mostrar que el problema o
problemas que pretenden solucionarse son importantes por su calidad
magnitud, y adems que son susceptibles de resolverse. Esto implica un
estudio y anlisis de los problemas y de los recursos y as mismo la seleccin
de las prioridades de acuerdo con las necesidades.
Objetivos: Son las metas o fines que se desean alcanzar con la realizacin
del programa, los objetivos que se establezcan deben ser determinados como
resultado de la adecuada estimacin de problemas y recursos, y deben ser
precisos, cuantificables y alcanzables. Los objetivos se dividen en medios e
mediatos segn la posibilidad de alcanzarse a largo o corto plazo. Unos y otros

deben estar ligados entre s y para el logro de los mediatos es menester haber
logrado los inmediatos.

Limitacin del programa


Espacio: Es el rea donde se desarrollara la accin.
Determinacin y precisin de actividades: Comprende la especificacin de
las actividades que necesitan efectuarse para alcanzar los objetivos.
Tambin debe considerarse lo necesario para cada una de las actividades.
Tiempo y calendario de actividades: Se refiere a los das meses o aos
durante los cuales se llevar a cabo el programa.
Universo de Trabajo: Es la determinacin del nmero y tipo de personas que
se beneficiaran al ejercer la accin del programa.

Dentro de Organizacin:
Procedimientos
Mtodos de las actividades: Se refiere a la manera de cmo se har cada
una de las actividades que se hayan considerado.
Organismos que colaboran en el programa: Aqu se mencionar los
organismos o dependencias con los que se establecer coordinacin y la forma
como colaborar cada uno en el programa.
Material y equipo: Se refiere al equipo que se necesitar para la realizacin
del programa.
Locales: Se refiere a los lugares cerrados o abiertos donde se ejecutara el
programa.

Instructivos y reglamentos: Las instrucciones de las tcnicas que se vayan a


emplear. Los reglamentos son las normas que regirn el desarrollo de las
actividades o de las labores.
Personal: Se refiere a las personas que participarn en la aplicacin del
programa.
Tipo y nmero: Como su nombre lo indica es el nmero de personas que
intervendrn en la ejecucin del programa.
Determinacin de funciones: Estas pueden ser la lnea desde el punto de
vista jerrquico, de actividades segn los integrantes del personal y supervisin
que determinan por quienes y como desarrollar esta labor.
Reclutamiento: Se refiere a la descripcin de cmo y dnde se seleccionar el
personal necesario.
Adiestramiento: Se relaciona con la preparacin especial que se impartir al
personal seleccionado.

Financiamiento
Elaboracin del presupuesto: Se trata de especificar el presupuesto que se
requerir para la ejecucin del programa y se deben desglosar las diversas
partidas que lo integran.
Plan de obtencin de fondos: Se refiere a la manera como se piensa obtener
los fondos que se necesitan para cubrir el presupuesto.
Evaluacin: Es la estimacin de las realizaciones del programa con relacin a
los objetivos y procedimientos sealados. La evaluacin requiere un adecuado
sistema de registro de las actividades que se vayan a llevar a cabo.Aqu se
indicar cmo se har la valorizacin del programa, con que periodicidad,
quienes la realizarn y que ndices se tomarn en cuenta para ello.
La evaluacin puede ser:
Simultnea y al final del programa.

Cuantitativa y Cualitativa.
Interna y externa. Se denomina simultnea, cuando se efecta durante el
desarrollo del programa y al final si se realiza al trmino de l.

3.2.1 IMPLEMENTACION
Introduccin:
Cada organizacin es nica, tiene su propia combinacin exclusiva de
hombres, recursos econmicos, mquinas, materiales y mtodos. No
solamente son diferentes los componentes individuales de la organizacin, sino
tambin el grado de evolucin de su sistema de informacin para la
administracin. Esta singularidad hace necesario que cada organizacin
desarrolle sus propias especificaciones de su sistema de informacin para la
administracin, mediante una evaluacin sistemtica de su propio ambiente
externo e interno y de su punto de vista, de acuerdo con sus propias
necesidades nicas.

Fases de implementacin
1ra. Fase: seleccionar el sector productivo o empresa, en el cual se
desarrollar el trabajo.
Se toma en cuenta las polticas de Formacin Profesional y las
necesidades del mercado de trabajo.
2da Fase: identificar las areas funcionales por sector productivo o por
empresa, Su objetivo es determinar los productos o servicios que en cada una
de ellas se genera.
3ra Fase: sensibilizacin del sector productivo, campaa de informacin y
divulgacin para involucrar a los diferentes actores sociales (empleadores,
trabajadores, gobierno, etc.).

4ta Fase: Constitucin de las comisiones tcnicas, el comit estar integrado


por representantes del sector productivo y del sistema de formacin
profesional,

contemplndose

la

participacin

de

otros

profesionales

independientes del sector. Su funcin es disear, elaborar, validar, aprobar,


divulgar y mantener actualizadas las normas.
5ta Fase: Capacitacin del comit de normalizacin, la capacitacin se basa en
talleres y jornadas de trabajo sobre competencia laboral y explicacin de la
metodologa para elaborar las NCL.
6ta Fase: Determinacin de las competencias laborales, Se determinan
aplicando el Anlisis Funcional, lo que producir una serie de competencias
laborales, las cuales conformarn un Mapa Funcional (ver anexo #1). La
construccin del Mapa Funcional supone la definicin de cuatro pasos niveles
que van de lo ms general a lo ms particular o especfico, describindose de
esta manera un rea Funcional desde sus Propsitos Generales hasta los
elementos individuales que posibilitan alcanzar dicho propsito.

Propsito principal del sector productivo o empresa


Consiste en la identificacin de los principales objetivos del sector o empresa,
de modo que refleje la estrategia y condiciones de competitividad que le
permite destacarse en el mercado.

FIGURA 3.1 EJEMPLO DE UN HOTEL SOBRE LA ELABORACION DE PROGRAMAS

3.3 METRICAS PARA EVALUAR EL SOFTWARE


Mtricas para la evaluacin de software
La garanta de calidad del software, aplicada a lo largo de todo el
proceso de ingeniera del software, engloba a los mtodos y herramientas de
anlisis, diseo, codificacin y prueba, al control de la documentacin y de los
cambios, a los procedimientos para asegurar el ajuste a los estndares, y a los
mecanismos de medida (mtricas) e informes.
Para aplicar el sistema de calidad al ciclo de vida es necesario la
utilizacin de mtricas adecuadas que permitan medir la calidad del proyecto
(en realidad, comparamos los parmetros de calidad de ste con estimaciones
realizadas mediante el uso de estndares o datos que aporta la experiencia en
otros proyectos). En el contexto en que no encontramos, atenderemos
principalmente a las mtricas de productividad y de calidad.
Las mtricas se utilizan para evaluar y controlar el proceso de desarrollo
del software, de forma que permitan:
Indicar la calidad del producto.
Evaluar la productividad de los desarrolladores.
Evaluar los beneficios (en cuanto a calidad y productividad).
derivados del uso de nuevos mtodos y herramientas de ingeniera del
software.
Establecer una lnea base para la estimacin.
Justificar el uso de nuevas herramientas o de formacin adicional.
Pero es necesario utilizar las mtricas ms adecuadas para conseguir el
control, seguimiento y mejora de la calidad, y para ello es necesario determinar
los factores de calidad ms importantes dentro del proyecto.

Conceptos:
Empezar y mantener un esfuerzo de mejora del proceso software con
xito requiere un compromiso a todos los niveles de la empresa, siendo la
mayor dificultad para las empresas que comienzan: la definicin de medidas
(mtricas) y la creacin de procedimientos para recoger y analizar estos datos.

Qu deseo saber?
Los objetivos de las mtricas vienen de los objetivos del negocio
La ignorancia es una desgracia voluntaria Porqu medir?
Para caracterizar, evaluar, predecir y mejorar
Porqu medir?
Predecir
Comprender la relacin entre procesos y Productos Establecer objetivos
alcanzables de calidad, coste y planificacin.
Mejorar Identificar causas raz y oportunidades para mejorar.
Seguir los cambios en las realizaciones y comparar con la lnea base.
Comunicar razones para mejora.
Necesidades de medida
Las necesidades de medida pueden ser diversas, desde medir el
rendimiento de los proyectos de una empresa, evaluar las inspecciones de
cdigo hasta evaluar las actividades de mejora del proceso software.
La medida es una parte esencial para comprender que afecta a la calidad,
Oportunidad, utilidad y funcionalidad y en la mejora de los procesos y
productos software. Para comprender como aplicar las mtricas del software ,
debemos comprender primero qu significan las medidas y porqu las

Tipos de Mtrica.
Mtricas objetivas

Mtricas subjetivas

(Cuantificado y medido)

(Clases de respuestas)

Mtricas Bsicas
Mtricas calculadas

Mtodos adicionales
FIGURA 3.2 TIPOS DE METRICA

Mtricas globales/fases
Mtricas globales

Requisitos

Validacin

Diseo

Integracin
Codificacin
Mtricas de fase

FIGURA 3.2 METRICAS GLOBALES

Cules son los costes de no medir Incapacidad para:

Estimar/planificar de forma realista determinar el progreso

Evaluar la calidad reconocer las oportunidades de mejora

Reconocer mejoras.

Precauciones y limitaciones.
Las medidas no son absolutas, simplemente proporcionan comprensin
(conocimiento profundo) del proceso software.
Medicin no puede identificar, explicar, o predecir todo.
La mayora de los resultados requieren ms de una medida para caracterizar y
comprender.
La medicin no tiene valor a menos que se comprenda con la globalidad del
proceso software.
Medicin implica varios usuarios en diversos niveles por toda la organizacin.
Medicin no deber ser utilizada para evaluar prestaciones individuales; ms
bien deber servir como base para resolucin interactiva

de aspectos del

proceso.
Evaluaciones basadas en medicin son solo tan buenas como la oportunidad,
consistencia y precisin de los datos de entrada.

3.4 PRUEBA DEL PROGRAMA Y DEL SISTEMA

Qu es probar?

Como parte que es de un proceso industrial, la fase de pruebas aade


valor al producto que se maneja: todos los programas tienen errores y la fase
de pruebas los descubre; ese es el valor que aade. El objetivo especfico de la
fase de pruebas es encontrar cuantos ms errores, mejor.

Es frecuente encontrarse con el error de afirmar que el objetivo de esta


fase es convencerse de que el programa funciona bien.

En realidad ese es el objetivo propio de las fases anteriores (quin va a


pasar a la seccin de pruebas un producto que sospecha que est mal?).
Cumplido ese objetivo, lo mejor posible, se pasa a pruebas. Esto no obsta para
reconocer que el objetivo ltimo de todo el proceso de fabricacin de
programas sea hacer programas que funcionen bien; pero cada fase tiene su
objetivo especfico, y el de las pruebas es destapar errores.

Por poner un ejemplo duro, probar un programa es equivalente a la


actividad de ciertos profesores para los que examinar a un alumno consiste en
poner en evidencia todo lo que no sabe. Esto es penoso cuando se aplica a
personas; pero es exactamente lo que hay que hacerle a los programas.

La prueba ideal de un sistema sera exponerlo en todas las situaciones


posibles, as encontraramos hasta el ltimo fallo. Indirectamente, garantizamos
su respuesta ante cualquier caso que se le presente en la ejecucin real.

Esto es imposible desde todos los puntos de vista: humano, econmico e


incluso matemtico.

Dado que todo es finito en programacin (el nmero de lneas de cdigo,


el nmero de variables, el nmero de valores en un tipo, etc etc) cabe pensar
que el nmero de pruebas posibles es finito. Esto deja de ser cierto en cuanto
entran en juego bucles, en los que es fcil introducir condiciones para un
funcionamiento sin fin. An en el irrealista caso de que el nmero de
posibilidades fuera finito, el nmero de combinaciones posibles es tan enorme
que se hace imposible su identificacin y ejecucin a todos los efectos
prcticos.

Probar un programa es someterle a todas las posible variaciones de los


datos de entrada, tanto si son vlidos como si no lo son. Imagnese hacer esto
con un compilador de cualquier lenguaje: habra que escribir, compilar y
ejecutar todos y cada uno de los programas que se pudieran escribir con dicho
lenguaje. Sobre esta premisa de imposibilidad de alcanzar la perfeccin, hay
que buscar formas humanamente abordables y econmicamente aceptables de
encontrar errores. Ntese que todo es muy relativo y resbaladizo en esta rea.

La verificacin, prueba y mantenimiento de los programas es esencial


para minimizar los riesgos por el uso de tecnologa. Es conveniente realizar la
verificacin y prueba antes de utilizar el sistema; Despus de una prueba
exitosa, se requiere darle a los programas el debido mantenimiento para
garantizar su buen funcionamiento cuando se les requiera.

El nivel de importancia de la tecnologa impactar el grado de rigor


aplicado a los programas de verificacin, prueba y mantenimiento de los
programas.

Verificacin de programas

Para un sistema de gran importancia, como uno de votacin electrnica,


es conveniente que una autoridad independiente lleve a cabo las pruebas de
verificacin. Para sistemas de menor importancia, la verificacin puede
realizarse internamente.

Las pruebas de verificacin de los programas (tambin conocidas como


pruebas de calidad) pueden comprender lo siguiente :
Probar los programas para asegurar que renen los estndares exigidos y
ejecutan las tareas esperadas, incluyendo auditoras de cdigo.
Asegurar que la documentacin del sistema es la adecuada y est completa.
Verificar que el sistema es capaz de funcionar bajo las condiciones normales
esperadas y potenciales condiciones adversas.
Garantizar que se cuenta con medidas de seguridad y que estas se ajustan a
los estndares establecidos.
Asegurar que se cuenta con las debidas medidas de control de calidad.
Puede ser necesario realizar auditoras a los cdigos de los programas,

particularmente

cuando

estos

se

utilicen

para

sistemas

cruciales.

Generalmente estas auditoras son ms


Efectivas cuando las llevan a cabo expertos independientes de los autores del
cdigo. Una auditora de programas puede incluir medidas como las siguientes:

Verificar que el cdigo es lgicamente correcto.


Asegurar que el cdigo tiene un diseo modular (es decir, est conformado
por mdulos que pueden ser probados y evaluados por separado).
Revisar que no existan cdigos ocultos que puedan ejecutar funciones no
autorizadas.
Verificar que todos los cdigos sean directos y relativamente fciles de
entender.
Asegurar que el cdigo est diseado para ser probado fcilmente -es decir,
que permite probar los flujos de informacin dentro y entre los mdulos.
Verificar que el cdigo incluya mecanismos correctores de errores que
permitan su deteccin inmediata y prevenir prdidas de informacin.
Asegurar que el cdigo cuenta con mecanismos de seguridad para impedir
accesos no autorizados.
Constatar que el sistema es utilizable sin necesidad de procedimientos
complejos u obscuros.
Asegurar que los programas pueden ser instalados fcilmente.

Verificar que se les puede dar fcil mantenimiento a los programas y que, una
vez instalados, pueden identificarse y corregirse errores o defectos con
facilidad.
Revisar si los programas pueden ser modificados fcilmente para agregarles
nuevas caractersticas.

Prueba de los programas

Una vez que los programas han sido verificados, requieren ser
rigurosamente probados para asegurar que cada componente opere como es
debido y que el sistema funcione exactamente de acuerdo con los
requerimientos locales especficos.

Entre las medidas de prueba se pueden considerar las siguientes:

Desarrollar un conjunto de criterios para la prueba.


Aplicar pruebas funcionales para determinar si se han satisfecho los criterios
de prueba.
Aplicar evaluaciones de calidad para determinar si se han satisfecho los
criterios de prueba.

Conducir pruebas en condiciones de laboratorio y en una variedad de


condiciones reales.
Conducir pruebas durante un periodo prolongado, para cerciorarse que los
sistemas pueden funcionar de manera consistente.
Conducir pruebas de carga, simulando tanto como sea posible una variedad
de condiciones reales utilizando o excediendo los volmenes de informacin
que se pueden esperar en una situacin concreta.
Verificar que lo que entra es lo que sale, introduciendo informacin conocida y
verificando que el resultado sea consecuente con ella.

Mantenimiento de los programas

Despus de que los programas han sido verificados, probados e


implantados, se les debe seguir dando mantenimiento. Las rutinas de
mantenimiento variarn de acuerdo con el tipo y complejidad de la tecnologa.

Los fabricantes o proveedores suelen indicar en muchos productos el


programa o calendario de mantenimiento requerido. El mantenimiento tambin
puede ser realizado por el fabricante o el proveedor como parte del acuerdo de
compra. A los sistemas se les debe dar mantenimiento para asegurar que
continen operando en el nivel mostrado durante la etapa de prueba.

Si los sistemas se deterioran, existe el riesgo de que no se desempeen


conforme a los estndares requeridos.

Puede ser necesario instalar sistemas de monitoreo o prueba para


asegurar que las necesidades de mantenimiento sean identificadas y
satisfechas cuando resulte necesario.

Cuando los sistemas son de uso prolongado, se puede establecer un


mecanismo para recibir retroalimentacin de los usuarios como otra forma de
determinar las necesidades de mantenimiento y modificacin.

Cuando se realicen modificaciones a los programas como resultado de


ejercicios de mantenimiento o actualizacin, puede ser necesario promover

rondas adicionales de verificacin y prueba del sistema para asegurarse que


siguen cumpliendo las normas exigidas.

La fase de pruebas absorbe una buena porcin de los costes de


desarrollo de software. Adems, se muestra renuente a un tratamiento
matemtico o, simplemente, automatizado. Su ejecucin se basa en
metodologa (reglas que se les dan a los encargados de probar) que se va
desarrollando con la experiencia. Es tediosa, es un arte, es un trabajo que
requiere una buena dosis de mala intencin, y provoca difciles reacciones
humanas.

Aunque se han desarrollado miles de herramientas de soporte de esta


fase, todas han limitado su xito a entornos muy concretos, frecuentemente
slo sirviendo para el producto para el que se desarrollaron. Slo herramientas
muy generales como analizadores de complejidad, sistemas de ejecucin
simblica y medidores de cobertura han mostrado su utilidad en un marco ms
amplio. Pero al final sigue siendo imprescindible un artista humano que sepa
manejarlas.

3.5 IMPLEMENTACION
Es la ltima fase del desarrollo de Sistemas. Es el proceso instalar
equipos o Software nuevo, como resultado de un anlisis y diseo previo como
resultado de la sustitucin o mejoramiento de la forma de llevar a cavo un
proceso automatizado.
Al Implantar un Sistema de Informacin lo primero que debemos hacer
es asegurarnos que el Sistema sea operacional o sea que funcione de acuerdo
a los requerimientos del anlisis y permitir que los usuarios puedan operarlo.
Existen varios enfoques de implementacin:
Uso de diferentes estrategias para el entrenamiento de los usuarios.
El Analista de Sistemas necesita ponderar la situacin y proponer un plan de
conversin que sea adecuado para la organizacin.
El Analista necesita formular medidas de desempeo con las cuales evaluar a
los Usuarios.
Debe Convertir fsicamente el sistema de informacin antiguo, al nuevo
modificado.
En la preparacin de la Implantacin, aunque el Sistema este bien diseado y
desarrollado correctamente su xito depender de su implantacin y ejecucin
por lo que es importante capacitar al usuario con respecto a su uso y
mantenimiento.
Es darle responsabilidad a los grupos Uso de diferentes estrategias para el
enfrentamiento de usuarios.
El analista necesita formular medidas de desempeo con los cuales evala a
los usuarios.

3.6 DOCUMENTACION

La documentacin consiste en material que explica las caractersticas


tcnicas y la operacin de un sistema. Es esencial para proporcionar
entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para
permitir auditoria del sistema y para ensear a los usuarios como interactuar
con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.

Existen varios tipos de documentacin. La de programas, que explica la


lgica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de
programas y otros documentos; la de usuarios en forma general la naturaleza y
capacidades del sistema y cmo usarlo.

Documentacin:

Bajo este trmino genrico se agrupan todos los manuales, guas de


referencia, libros de ayuda, etc., que suelen entregarse con cada programa, de
manera que el usuario pueda aprender su manejo y consultar cualquier duda
ante un problema desconocido.

Importancia de la Documentacin de Sistemas

La importancia de la documentacin bien podra ser comparada con la


importancia de la existencia de una Pliza de Seguro; mientras todo va bien no
existe la precaucin de confirmar si nuestra Pliza de Seguros est o no
vigente.

La documentacin adecuada y completa, de una aplicacin que se


desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en
cualquier Sistema de Informacin, sin embargo, frecuentemente es la parte a la
cual se dedica l menor tiempo y se le presta menos atencin.

Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de


irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentacin del
sistema es incompleta el diseador continuamente estar involucrado y no
podr moverse a otra asignacin.

Es el conjunto de informacin que nos dice qu hacen los sistemas,


cmo lo hacen y para quin lo hacen.

La documentacin consiste en material que explica las caractersticas


tcnicas y la operacin de un sistema. Es esencial para proporcionar
entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para
permitir auditoria del sistema y para ensear a los usuarios como interactuar
con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.

Existen varios tipos de documentacin.

La de programas: que explica la lgica de un programa e incluye


descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos;
la del usuario en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cmo
usarlo.

Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de


documentacin", el cual consiste en una poltica formal cuya documentacin se

muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada
programa de cmputo, archivo y nuevos sistemas.

Otra definicin sera la de registro fsico, generalmente por escrito que contiene
los siguientes elementos:

Polticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantacin,


operacin y mantenimiento.

3.6.1. ELABORACION DEL MANUAL DE USUARIO

Manual de Usuario: Esta parte se divide en dos manuales distintos, uno por
cada aplicacin cliente. Se explicar todas las posibles opciones que puede
realizar el usuario con estas aplicaciones de manera detallada, y mediante el
uso de capturas de pantalla.
Pasos del manual del usuario:
1. Portada: De que se trata el documento y quien lo elaboro?
2. Introduccin: Describe el uso del documento (para que sirve?) y de que
habla?
3. Anlisis y requerimientos del sistema (que se ocupa para poder
instalarlo y usarlo?)
4. Explicacin del funcionamiento: Debes de poner paso a paso y con
pantallas bien explicadas cmo funciona el programa
5. Glosario:
Debe ser escrito de tal manera, que cualquier persona pueda entenderlo con
la menor dificultad posible.
Es recomendable, detallar todos aquellos pasos que se llevan a cabo para
usar el programa.
Especificar los alcances y las limitaciones que tiene el programa.
Un buen punto de partida para un manual de usuario, es hacer de cuenta que
las personas que lo van a leer no tienen el mas mnimo conocimiento sobre
computadores.

Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema


implantado. Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de
las caractersticas que tienen los programas y la forma de acceder e introducir

informacin. Permite a los usuarios conocer el detalle de qu actividades ellos


debern desarrollar para la consecucin de los objetivos del sistema. Rene la
informacin, normas y documentacin necesaria para que el usuario conozca y
utilice adecuadamente la aplicacin desarrollada.

Objetivos
Que el usuario conozca cmo preparar los datos de entrada.
Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.
Servir como manual de aprendizaje.
Servir como manual de referencia.
Definir las funciones que debe realizar el usuario.
Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.

Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual de usuario.


Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionar con el
sistema.
Definir los diferentes tipos de usuarios: se presentan los diferentes tipos de
usuarios que usaran el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos.
Definir los mdulos en que cada usuario participar: Se describen los mdulos
o procesos que se ejecutarn por cada usuario en forma narrativa breve y
clara.

Importancia del manual de usuario


El manual de usuario facilita el conocimiento de:
Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.

Los formatos de los documentos.


Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.
El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.
El momento en que se debe solicitar una operacin deseada.
Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.

Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quin va


dirigido es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la
empresa hasta el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de
forma clara y sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario.

Contenido
Diagrama general del sistema
Muestra en forma condensada el flujo general de la informacin y de las
actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visin general del
sistema. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.

Diagrama particular detallado.


Presentar grficamente todos los pasos que se efecten dentro del
departamento usuario a quien est dirigido este manual. Deben especificarse
los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.

Explicacin genrica de las fases del sistema.


En este punto se explica en forma especfica y detallada todas las
operaciones que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama
particular. Se analizan cada una de las fases sealando:

El proceso principal que se desarrolla.


La entrada de la informacin.
La obtencin de un resultado parcial.
El envo de informacin a otra dependencia.

Instalacin del sistema


La instalacin del sistema proporciona detalles completos sobre la forma
de instalar el sistema en un ambiente particular.

Iniciacin al uso del sistema


En este punto se explica cmo iniciarse en el sistema y cmo se pueden
utilizar sus cualidades comunes. Esta documentacin debe decir al usuario
cmo salir de un problema cuando las cosas funcionan mal.

Manual de referencia
Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo.
Describe con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error
generados y las situaciones en que surgen esos errores.
Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden
proporcionar por separado o reunidos en varios volmenes. Los sistemas de
ayuda en lnea evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.

Caducidad de documento fuente y destino final


Como el usuario trabajar con documentos fuentes, stos podrn tener
un perodo de retencin y un destino especificado.

3.6.2 ELABORACION DEL MANUAL DE ADMINISTRACION


Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se
debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar
integrado por:

Propuesta tcnica, (que debe de incluir):


Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos anlogos
preparados con anterioridad.
Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
Justificacin: demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las
ventajas que ello reportar a la organizacin.
Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.
Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecucin.
Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el
funcionamiento de la organizacin, sus productos y/ o servicios, clima
organizacional y relaciones con el entorno.
Alcance: rea de aplicacin que cubre el estudio en trminos de ubicacin en
la estructura orgnica y/ o territorial.
Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para
desarrollarlo.
Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros que demanda su
ejecucin.
Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de accin y
asignacin de recursos.
Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir
como elementos de apoyo.

Programa de trabajo
Identificacin: nombre del manual.
Responsable(s): unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del
manual.
rea(s): universo bajo estudio.
Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas.
Actividades: pasos especficos que tienen que darse para captar la
informacin.
Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades.
Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase.
Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes.
Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo.
Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

Presentacin del proyecto a las autoridades competentes


Participantes
Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parmetros y
determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a:
rea (s) que intervendr directamente en su aplicacin, por lo cual tienen la
obligacin de conocer el proyecto en forma detallada.
reas afectadas por la implantacin del proyecto, ya que tendrn que cambiar
o adecuarse.
rea responsable del manejo de los recursos econmicos, para cuantificar el
costo del proyecto en forma ms especfica.

Responsable de su autorizacin
Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organizacin o de la
unidad administrativa responsable de su ejecucin, para su aprobacin.
Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los
niveles jerrquicos la intencin que tiene la organizacin de elaborar el manual,
resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrn, a fin de que todos
brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor
de integracin del manual se vera seriamente dificultada.

Captacin de la informacin
Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va
a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y
especificaciones del trabajo.
Capacitacin del personal Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe
capacitarlo, no slo en lo que respecta al manejo de medios de investigacin
que se utilizarn para el levantamiento de la informacin, sino tambin en todo
el proceso que se seguir para preparar el manual.
Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue,
as como los mtodos de trabajo adoptados, calendarizacin de actividades,
documentos

que

se

emplearn.(cuestionarios,

formatos,

etctera),

responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de


informacin a captar y distribucin del trabajo a cada persona.
Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar
subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe encargarse
de revisar y homogeneizar la informacin.
Es recomendable efectuar un estudio en un rea piloto, para luego comparar y
evaluar los resultados obtenidos.

Levantamiento de la informacin
Los esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el registr de hechos que
permitan conocer y analizar informacin especfica y verdaderamente til para
el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones errneas,
lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un
criterio de discriminacin, basado en el objetivo del estudio, y proceder
continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin
uniforme.
Esta actividad exige mantener una relacin constante con las fuentes internas
emisoras de la informacin, as como con las reas u organizaciones con otra
ubicacin fsica.
Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se puede utilizar alguna
o una combinacin de las siguientes tcnicas de recopilacin:

Investigacin documental
Esta tcnica permite la seleccin y anlisis de aquellos escritos que
contienen datos de inters relacionados con el manual. Para ello se estudian
documentos tales como bases jurdico-administrativas, diarios oficiales, actas
de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan informacin
relevante para el estudio.

Consulta a sistemas de informacin


Acceso a sistemas computacionales que contienen informacin y
recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar
informacin interna y/o de sistemas externos a la organizacin enlazados a
travs de redes.

Encuesta
Este mtodo implica la realizacin de entrevistas personales con base
en una gua de preguntas elaborada con anticipacin. Tambin se puede
utilizar un cuestionario, a fin de que las entrevistas tengan un contenido
homogneo.
Esta tcnica se considera de gran utilidad para reunir informacin
preliminar al anlisis o para efecto de plantear cambios o modificaciones a la
estructura actual de la informacin. La encuesta puede realizarse en forma
individual o reuniendo a directivos y empleados de una misma rea o que
intervienen en la misma clase de tareas.
Tambin se puede recabar informacin de clientes y/o usuarios,
prestadores de servicios y proveedores que interactan con la organizacin.
Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la
informacin deseada, estn constituidos por series de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especficos.

Observacin directa
Este recurso puede ser empleado por los tcnicos o analistas en el rea
fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin. A partir del anlisis de
la informacin recabada se deben sostener plticas con algunas de las
personas que prestan sus servicios en estas reas para complementarla o
afinarla.
Otra forma consiste en que el jefe del rea de trabajo realice la
observacin directa, comente y discuta algunos de los puntos con sus
subordinados y presente los resultados de su anlisis al investigador. La
ventaja de este procedimiento radica en que debido a la familiaridad entre jefe
y subordinados, la informacin puede ser ms completa, pero habr ocasiones
en que los resultados no sern los deseados, debido a inhibiciones o
problemas internos, o que pueda plantearse una situacin que no corresponde
a la realidad operativo.

Integracin de la informacin: Una vez que se cuenta con la informacin de


las reas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los datos a
efecto de poder preparar su anlisis.
Cmo clasificar la informacin Para facilitar la tarea de integracin, es
recomendable que la informacin obtenida se vaya accesando a equipos de
cmputo para salvaguardara y facilitar su manejo.

Con este propsito se pueden:


Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en funcin de la
divisin del trabajo.
Crear bases de datos o programas especficos.
Utilizar paquetes acordes con las necesidades especficas del proyecto.
Combinar los puntos anteriores para optimizar resultados. En forma paralela
deben abrirse carpetas con apartados especficos con los documentos fuente
del estudio,

en las que se debe compendiar la informacin por rea,

sistema, procedimiento, equipos, polticas, etctera. Es conveniente que los


documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que
suministra la informacin. Tambin es recomendable que conforme se recaben
datos sobre algn aspecto, se concentren en un documento de trabajo que
pueda servir de memoria en el diseo posterior del proyecto.

reas para agrupar la informacin, antecedentes


Se debe tomar en cuenta la reglamentacin jurdico-administrativa que
regula la realizacin del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades
responsables de hacerlo y qu efecto ha tenido sobre otras unidades,
organizaciones, clientes y/o usuarios. Tambin es oportuno, en su caso,
considerar la evolucin o desarrollo de las estructuras organizacionales
anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un

marco de referencia histrico para comprender mejor la situacin actual.


Situacin actual.

Se toman en cuenta los siguientes aspectos:


Objetivos
Estructura orgnica Normas y polticas administrativas
Funciones
Procedimientos Instrumentos jurdico-administrativos
Equipo Condiciones de trabajo
Ambiente laboral

Anlisis de la informacin: En esta etapa se debe realizar un estudio o


examen crtico de cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos
que se integraron con el propsito de conocer su naturaleza, caractersticas y
comportamiento, sin perder de vista su relacin, interdependencia o interaccin
interna y con el ambiente, para obtener un diagnstico que refleje la realidad
operativa.

Esta mecnica de estudio puede seguir la siguiente secuencia:


Conocer
Describir
Descomponer
Examinar crticamente
Ordenar cada elemento
Definir las relaciones

Identificar y explicar su comportamiento Un enfoque muy eficaz en el


momento del anlisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa
y formular de manera sistemtica seis cuestionarios fundamentales:
Qu trabajo se hace?
Para qu se hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Con qu se hace?
Cundo se hace? Despus de obtener respuestas claras y precisas para
cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez,
a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta por qu?. Las nuevas
respuestas que se obtengan darn la pauta para formular el manual y las
medidas de mejoramiento administrativo.

Tcnicas de apoyo para el anlisis: En esta fase comprende los recursos


tcnicos que se emplean para estudiar la informacin obtenida con el fin de
conocerla en forma detallada t determinar alternativas de accin especficas
que permitan derivar soluciones ptimas para lograr los resultados deseados.
Las tcnicas de anlisis que se pueden utilizar en esta fase estn directamente
relacionadas con el origen del proyecto, as como con la informacin tcnica
del lder o responsable en funcin del tipo de manual, factibilidad para su
aplicacin, disponibilidad de tiempo, asignacin de recursos y nivel tcnico del
grupo de trabajo. Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo
para el proyecto o en sentido inverso, a raz de la implantacin de un proceso
de cambio organizacional que debe culminar con la edicin de un manual
administrativo.

Entre las tcnicas que generalmente se utilizan para auxiliar el anlisis


administrativo en este campo, se encuentran las siguientes:

Organizacionales:
Administracin por objetivos
Anlisis de sistemas
Anlisis de costo-beneficio
Anlisis de estructuras
rbol de decisiones
Auditora administrativa
Autoevaluacin
Control total de calidad
Estudio de factibilidad
Estudio de viabilidad
Benchmarking
Desarrollo organizacional
Reingeniera organizacional
Reorganizacin Cuantitivas.
Anlisis de series de tiempos
Correlacin
Modelos de inventario
Modelos integrados de produccin
Muestreo
Nmeros
Nmeros ndices
Programacin dinmica

Programacin lineal
Simulacin
Teora de colas o de lneas de espera
Teora de los grafos
Teora de las decisiones

Preparacin del proyecto del manual: Una vez que se cuenta con toda la
informacin del manual se proceder a integrarlo; para tal actividad se requiere
convocar a todos los participes de la presentacin del manual, para revisin del
contenido y presentacin de cada apartado.
Validacin La informacin verificada de cada rea o unidad administrativa
deber presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad
en un espacio especfico para este objetivo; debe verificar que la informacin
est completa y comprensible.

Estructuracin: Una vez que se rene la informacin revisada y firmada por


cada rea, los involucrados en la presentacin del manual deben reunirse para
compaginar e integrar el proyecto final del manual.

Formulacin de recomendaciones: Para seleccionar las recomendaciones


ms viables, se toma en cuenta su costo, recursos necesarios para aplicarlas y
sus ventajas y limitaciones.
Tipos de recomendaciones De mantenimiento: preservacin general de la
misma estructura orgnica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y
formas.

De eliminacin: supresin de sistemas, reemplazo de formas, registros e


informes, eliminacin total o parcial de procedimientos, bajas de personal,
desaparicin de reas o unidades administrativas, etc.
De adicin: introduccin de un nuevo sistema, incremento del nmero de
operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o programas,
etc.
De combinacin: intercalar el orden de aplicacin de programas de trabajo,
combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la
utilizacin de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc.
De fusin: agrupacin de reas, unidades administrativas o personas bajo un
mismo mando, unificacin de formas, registros e informes, etc.
De modificacin: cambios en los procedimientos o las operaciones,
reubicacin fsica de personal, equipo o instalaciones, redistribucin de cargas
de trabajo, modificacin de formas, registros, informes y programas, etc.
De simplificacin: reduccin de pasos de un procedimiento, introduccin de
mejoras en los mtodos de trabajo, simplificacin de formas, reportes,
registros, programas, etc.
De intercambio: re direccionamiento de funciones, procedimientos, recursos,
personal o flujo del trabajo entre reas u organizaciones del mismo grupo o
sector.

Elaboracin del informe: Para entregar los resultados del estudio es


necesario redactar un informe, en el que adems de exponer las razones que
llevaron a obtenerlos, incorpore la informacin estratgica del proyecto que le
permita a la alta direccin la toma de decisiones oportuna y correcta.
El informe consta de los siguientes elementos, generalmente:
Introduccin: es el resumen del propsito, enfoque, limitaciones y el plan de
trabajo. Parte principal o cuerpo: seccin donde se anotan los hechos,
argumentos y justificaciones. Conclusiones y recomendaciones.

Apndices o anexos: inclusin de grficas, cuadros y dems instrumentos de


anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para apoyar la
propuesta y recomendaciones.

Presentacin del manual para su aprobacin: Una vez que el manual ha


quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo
a las instancias procedentes para su aprobacin; convocar a su grupo de
trabajo para la ltima revisin de la documentacin que se presentar.
A los niveles directivos Es recomendable que esta presentacin parta
en un documento sntesis derivado del informe, cuya extensin no sea mayor a
treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mnimo de
tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones, as como para
intercambio de opiniones. Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el
documento sntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y
hacer la presentacin del manual exclusivamente con el apoyo de equipos de
cmputo, lminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos ms
relevantes para el proceso de toma de decisiones.

El documento sntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:


Introduccin: breve descripcin de las causas que generaron la necesidad de
preparar el manual, los mecanismos de coordinacin y participacin de
empleados para su desarrollo, as como los propsitos y explicacin general
acerca de su contenido.

Anlisis de la estructura organizacional: exposicin de la gnesis y


desarrollo de la organizacin, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de
mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en
la decisin de preparar el manual.

Diagnstico de la situacin actual: definicin de las causas y/o problemas


que originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se
proponen en el manual.
Propuestas de mejoramiento: presentacin de alternativas de accin para la
organizacin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de
los cambios, as como los resultados que se espera obtener con el manual.
Estrategia de implantacin: explicacin de los pasos sucesivos o etapas
previstas para poner en prctica el manual y las medidas de mejoramiento
administrativo derivadas de l. Asimismo, la forma en que se efectuaran los
cambios previendo los factores sobresalientes de actuacin de las reas,
unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.
Seguimiento, control y evaluacin: precisin de los mecanismos de
informacin, proceso de control y evaluacin, as como los criterios y medidas
que podran tomarse en cada caso. Al rgano De Gobierno De acuerdo con la
normatividad vigente y/o a las polticas dictadas por el titular de la organizacin,
una vez que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por los niveles
superiores, debe presentarse ante el consejo de administracin o su
equivalente para su aprobacin definitiva.
A otros niveles jerrquicos: La exposicin a los niveles departamentales, de
oficina o de rea tambin puede basarse en el documento sntesis, pero
tratando siempre de hacerlo en la forma ms accesible posible para facilitar su
comprensin. Asimismo, servir para fortalecer el compromiso entre todas las
partes involucradas, elemento fundamental para el posterior seguimiento y
evaluacin de las actividades.
Reproduccin del manual: Una vez que el grupo responsable de la
elaboracin del manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas
en los diferentes niveles de decisin, debe coordinarse con la unidad o rea
que maneja los recursos econmicos para que ste sea reproducido para su
distribucin e implantacin. Para este efecto, el lder del proyecto debe
suministrar los parmetros tcnicos para el diseo de la impresin.

Aun cuando existen varias opciones para hacerlo, pero las unidades de
medida ms aceptadas para este tipo de documento son:
Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisin y actualizacin.
Que los formatos sean de 2821 cm (tamao carta).
Las grficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamao carta, sern
dobladas hasta lograr esta dimensin.
Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas.
Procurar que la divisin en apartados, captulos, reas y/o secciones queden
separados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre.
Que todo el documento quede integrado por cartula, portada, ndice o
contenido, introduccin y cuerpo.
Cartula Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como objetivo
su identificacin a travs de los siguientes elementos:
Nombre oficial de la organizacin.
Logotipo oficial.
Nombre genrico del manual en relacin con su contenido.
Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboracin y/o
aplicacin.

Implantacin del manual: La implantacin del manual representa el momento


crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en
acciones especficas para elevar la productividad, mejorar la coordinacin,
agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinmica y
componentes organizacionales.

Mtodos de implantacin: La seleccin de mtodo para implantar


administrativos est estrechamente relacionada con elementos de estructura
tales como:
Tipo de manual Cobertura Recursos asignados Nivel tcnico del personal
Clima organizacional Entorno En funcin de estas variables, las alternativas
para implantarlos son:
Mtodo instantneo. Generalmente es el mas utilizado, ya que la decisin de
preparar manuales administrativos-en la mayora de los casos- proviene de los
ms altos niveles de la estructura de una organizacin, lo cual les confiere una
naturaleza o validez casi obligatoria. Tambin se adopta cuando la
organizacin es nueva, si no se involucra a un nmero amplio de unidades
administrativas, si es relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de
funciones, sistemas u operaciones, o si en la organizacin existe una slida
infraestructura administrativa.
Mtodo del proyecto piloto. Esta forma de implantacin implica aplicar el
contenido del manual en slo una parte de la organizacin, con la finalidad de
medir los resultados que ello genera. El beneficio que pueda aportar radica en
que permite realizar cambios en una escala reducida, llevando a cabo cuantas
pruebas sean necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta.
Una probable desventaja de este mtodo es que no siempre es posible
asegurar que lo que es vlido para los proyectos piloto se destinan recursos y
una atencin especial que no puede a toda la organizacin. -Mtodo de
implantacin en paralelo.
Cuando se trata de manuales de amplia cobertura, que implican el manejo de
mucha informacin o de carcter estratgico, un volumen considerable de
recursos o para garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo, se
emplea este mtodo que implica la operacin simultanea, por un periodo
determinado, tanto del ambiente de trabajo o condiciones tradicionales como
las que se van a implantar. Esto permite efectuar cambios sin crear problemas,
ya que las nuevas condiciones accionan libremente antes de que se suspendan
las anteriores.

Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas. Este


mtodo, de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones
sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su
contenido o de reas especficas para introducir los cambios sin causar
grandes alteraciones, y dar el siguiente paso slo cuando se haya consolidado
el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.
Combinacin de mtodos. Es el empleo de ms de un mtodo para implantar
un manual en funcin de los requerimientos tcnicos de su contenido.

3.6.3. ELABORACION DEL MANUAL TECNICO


Este documento contiene toda la informacin sobre los recursos
utilizados por el proyecto, llevan una descripcin muy bien detallada sobre las
caractersticas fsicas y tcnicas de cada elemento. Por ejemplo: caractersticas
de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo, garantas, soporte,
proveedores y equipo adicional.
Su extensin depende de la cantidad de recursos y equipo utilizado y
generalmente se presenta en forma de fichas tcnicas en donde se describe en
cada una las caractersticas de cada recurso.
Consideraciones generales para la documentacin del desarrollo de
aplicaciones informticas:
Toda documentacin que se genere para un proyecto especfico, que
haya sido revisada y aprobada, debe poseer lo siguiente:
Identificacin del documento
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:
Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y,
por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse
un guin o diagonal. (En su caso).

Estructura del documento.


Por cada documento final deber entregarse copias al personal
involucrado en el proyecto.
Una vez concluido el desarrollo de un sistema, considerando para esto
los posibles cambios que se efecten durante la etapa de garanta de que lo
cubre (si as fuera el caso), el usuario final del sistema debe recibir una versin
actualizada final del documento manual tcnico.
Estructura del documento manual tcnico
ndice
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del
documento
Introduccin.
Se debe presentar una breve descripcin del sistema desarrollado, que
contemple el mbito abarcado, cual es su funcin principal y un detalle de las
funciones macros o partes que lo componen. Puede incluir un mensaje de la
mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.
Objetivo general del sistema
Se debe de describir el objetivo general del sistema.
Objetivos especficos
Se deben describir brevemente los objetivos especficos que se cumplieron con
el desarrollo del sistema.
Contenido tcnico.
Definicin de reglas del negocio implementadas en el sistema desarrollado.
Diagramas de flujo de datos, junto con su respectivo diccionario de datos.
Controles de auditora implementados en el sistema.
Descripcin de campos requeridos por pantalla con presentacin de pantallas.

Diagrama de navegacin del sistema.


Requerimientos de interfase con otros sistemas.
Modelo lgico de datos, diagrama entidad-relacin.
Modelo de datos fsico, junto con su respectivo diccionario de datos.
Matriz de procesos versus organizacin.
Matriz de programas versus entidades.
Plataforma de usuario. Aqu se describen los requerimientos mnimos que se
deben tener tanto de hardware como de software para que el sistema se pueda
instalar y ejecutar correctamente (en caso de que se considere necesario).
reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos. Esfera de accin que
cubren los procedimientos
Responsables.
Para iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un manual, es
indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conduccin
de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un
coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la
conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin.
De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentacin de la
informacin.
Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es
conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas
y que conozca a la organizacin en lo que concierne a sus objetivos,
estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organizacin
puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia
necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede
encargarlo al titular del rea especfica. Asimismo, puede contratar los servicios
de consultores externos.

Mapa de navegacin: Muestra de forma grfica la interconexin entre cada


una de las pantallas del sistema, lo que servira para saber como llegar a
determinada parte de la aplicacin. En este se muestran los mens, submens
y pantallas a las que nos lleva cada uno de ellos.
Descripcin grfica del mapa de navegacin: En el anterior aparece de
forma de diagrama de flujo y en esta seccin deber aparecer ya con las
respectivas pantallas.
Describe paso a paso los procesos, as como pantallas, botones, cuadros de
texto, etc., pero tambin se muestra el cdigo de cada rutina, pantalla, botn,
etc. es decir, se muestra lo que hay detrs de la interfaz del usuario.