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UNIDAD DIDCTICA
La hoja de clculo Excel
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Zona de Celdas
Barra de Desplazamiento
Barra de Estado
Barra de Desplazamiento
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6.- Pulsa flecha a la derecha para situar el cursor en la celda B3. Ahora le diremos a Excel que sume las
cantidades anteriores, para lo cual introduce el signo igual (=) y a continuacin escribe B1+B2. El
contenido de la celda debe ser =B1+B2.
7.- Pulsa Intro para validar la entrada.
8.- Observa como en la barra de Frmulas aparece =B1+B2 mientras que en la celda B3 aparece la suma
del contenido de dichas celdas. Siempre que en una celda aparezca en primer lugar el signo igual, le
est indicando a Excel que en esa celda va a ir una frmula.
9.- Prueba a cambiar cualquiera de los nmeros de las celdas B1 y B2 y podrs comprobar como la suma
se actualiza automticamente.
*ATENCIN: si necesitar borrar el contenido de una celda, basta con situar el cursor en la misma y pulsar la
tecla Supr.
4.1.- Dar nombre a las celdas
Hasta ahora hemos visto que cada celda tiene un nombre que viene dado por la fila y columna donde se
encuentre, sin embargo podemos personalizar cualquier celda dndole un nombre que nos resulte ms familiar.
1.- Sita el cursor en la celda B1, sta pasa a ser la celda activa.
2.- Haz clic con el ratn en la barra de frmulas en la zona dnde
aparece el nombre de la celda, en este caso B1.
3.- Escribe la palabra Minuendo y pulsa la tecla Intro. A partir de
ahora la celda B1 tambin se llama Minuendo.
4.- Repite el paso anterior para asignar el nombre Sustraendo a la celda B2.
5.- En la celda B3 introduce la frmula =Minuendo-Sustraendo y comprueba que el resultado es
equivalente a introducir =B1-B2.
5.- Modificar el ancho y alto de filas y columnas
Todava no se ha planteado la necesidad de cambiar la anchura de las columnas de una hoja de clculo
ya que los datos que hemos introducido caben perfectamente en sus celdas. Sin embargo, esto no es siempre
as.
1.- Activa la Hoja2 del libro que tiene abierto haciendo clic en su solapa.
2.- Sita el cursor en la celda B2 y escribe la frase: En un lugar de la Mancha.
3.- Pulsa flecha a la derecha para establecer la celda C2
como activa.
4.- Ahora escribe la frase: de cuyo nombre no quiero acordarme.
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Para modificar la altura de las filas, seguiremos procedimientos anlogos a los utilizados para cambiar la
anchura de las columnas.
6.- Guardar un libro de trabajo en disco
Mientras no guardemos el libro de trabajo en disco, el libro est en la memoria RAM del ordenador. Si se
produce un corte de suministro elctrico o apaga el ordenador de forma fortuita, el contenido del libro se pierde y
no podemos recuperarlo. Veamos como guardar en disco el trabajo realizado hasta ahora.
1.- Haz clic en el botn Guardar
de la barra de
herramientas Estndar o selecciona en el men
Archivo la opcin Guardar como.
2.- En la lista Guardar selecciona la unidad y la
carpeta donde desea almacenar el documento.
3.- En la caja de texto Nombre de archivo escribe el
nombre del documento.
4.- Pulsa Intro o haz clic en el botn Guardar. Excel le
asigna la extensin .XLS
De todas formas Excel guarda el libro con el que est trabajando cada diez minutos como medida de
precaucin, de manera que no perdamos todo el trabajo realizado.
7.- Seleccionar un rango de celdas
Excel permite seleccionar un grupo de celdas denominado rango de celdas o rea de seleccin.
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4.- Mientras mantiene pulsada la tecla Mays, con las teclas de direccin selecciona el nuevo rango.
Mediante Ratn
1.- Selecciona el rango A1:B4.
2.- A continuacin, manteniendo pulsada la tecla Control, haz clic sobre una de las esquinas del nuevo
rango, en este caso C5.
3.- Arrasta el ratn hasta la celda situada en la esquina inferior derecho, es decir la celda E8.
7.3.- Selecciona una columna o una fila
Seleccin de una columna mediante el teclado
1.- Sita el cursor en cualquier celda de la columna deseada, por ejemplo la columna C.
2.- Pulsa las teclas Control + Barra espaciadora.
Seleccin de una columna mediante el teclado
1.- Basta con hacer clic sobre el identificador de la columna deseada.
2.- Para seleccionar ms de una columna, contigua o no, sigue los mismos pasos explicados anteriormente
para la seleccin de rangos mltiples discontinuos.
Seleccin de una fila mediante el teclado
1.- Sita el cursor en cualquier celda de la fila deseada, por ejemplo la nmero 4.
2.- Pulsa las teclas Mays + Barra espaciadora.
Seleccin de una fila mediante el teclado
3.- Basta con hacer clic sobre el numero de la fila deseada.
4.- Para seleccionar ms de una fila, contigua o no, sigue los mismos pasos explicados anteriormente para
la seleccin de rangos mltiples discontinuos.
7.4.- Seleccionar la hoja entera
Mediante el teclado
Desde cualquier celda pulsa las teclas Control + Mays + Barra espaciadora.
Mediante el ratn
Marca el botn superior izquierdo del documento situado entre la columna A y la fila 1.
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4.- Copia el contenido del portapapeles en dichas celdas haciendo clic en el men Edicin y seleccionando
la opcin Pegar o pulsando a la vez las teclas <Control> + <V>. Observa como la cantidad 100 ha sido
trasladada a todas celdas correspondientes al PVP.
5.- Selecciona las casillas B4, B5 y B6. Copia el
contenido de las mismas en el portapapeles
(Recuerda: Edicin / Copiar o <Control> + <C>).
6.- Ahora activa las celdas C4, D4, E4 y copia el
contenido del portapapeles a partir de dichas celdas.
7.- Comprueba como las frmulas que se encontraban en la columna B han sido trasladadas y adaptadas
a las columnas C, D y E
8.2.- Cambiar el nombre de la hoja
1.- Haz doble clic con el ratn en el nombre de la hoja que se encuentra en su solapa o siguiendo la ruta de
men Formato > Hoja > Cambiar nombre.
2.- Escribe el nombre que quieres asignar a la hoja de clculo, por ejemplo, Comisiones.
3.- Para finalizar, haz clic en cualquier zona de la hoja de clculo.
8.3.- Relleno automtico inteligente
Excel es capaz de crear series de datos, bien sean nmeros o texto, de forma automtica sin necesidad
de tener que escribirlos, excepto el primero o los dos primeros datos de la serie. Excel tambin permite definir
series propias para poder recuperarlas cuando sea oportuno.
1.- Haz clic en la solapa Hoja 2 para abrir una nueva hoja
de clculo dentro de nuestro libro de trabajo.
2.- Sita el cursor en la celda A3 e introduce en dicha
celda el texto Enero
3.- Sita el puntero del ratn en la esquina inferior
derecha para que cambie a una cruz. Con el botn
izquierdo del ratn pulsado arrastra el puntero hacia
abajo a lo largo de la columna A, de manera que una
caja de texto indica el elemento generado de la serie.
De esto modo inserta los doce meses del ao.
4.- Selecciona la celda B2 e introduce en la misma el texto Agente 1.
5.- Utiliza el mismo mtodo de relleno inteligente para crear en las celdas C2, D2 y E2 los contenidos:
Agente 2, Agente 3 y Agente 4.
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* ATENCIN: es importante guardar cada cierto tiempo el libro de trabajo, para evitar perder los ltimos cambios
efectuados en el mismo. Abre el men Archivo y selecciona la opcin Guardar o Guardar como... si todava no
le has asignado un nombre.
8.4.- Copiar datos de otro archivo
1.- Manteniendo abierto el archivo en el que nos encontramos trabajando, abre el archivo Comisiones.xls.
2.- Selecciona el rango de celdas B3:E14, o bien
manteniendo mediante el ratn manteniendo
pulsado el botn izquierdo del mismo o mediante
las teclas <Maysculas> + <Flechas de
direccin>
3.- Haz clic con el botn derecho del ratn sobre
cualquier punto del rea seleccionada.
4.- Selecciona la opcin Copiar en el men
emergente surgido. De esta forma estamos copiando el contenido de las celdas seleccionadas en el
portapapeles.
5.- Cierra el archivo Comisiones.xls
6.- Sita el cursor en la celda B3 de nuestro de libro de trabajo inicial y abre el men Edicin y elige la
opcin Pegar, para insertar el contenido del portapapeles en la hoja de clculo.
* ATENCIN: en ocasiones puede aparecer en una celda el siguiente mensaje de error: #####. Se produce
cuando la celda contiene un nmero, una fecha o una hora cuyo ancho es superior al de la celda o cuando la
celda contiene una frmula de fecha u hora que genera un resultado negativo. La solucin el ampliar el ancho de
la columna.
8.5.- Funciones predefinidas. El asistente para funciones
Excel permite realizar un gran nmero de funciones predefinidas, haciendo uso del Asistente para
funciones. En este caso vamos a determinar la suma total de las ventas de cada uno de los agentes as como su
media de ventas mensual.
1.- Introduce en las celdas A16 y A17 los textos Total y Media
2.- Sita el cursor en la celda B16.
3.- Haz clic sobre el botn del Asistente para funciones
presente en la barra de herramientas estndar o abre el
men Insertar y elige la opcin Funcin... Aparece la
ventana correspondiente al primer paso del Asistente.
4.- En la lista Categora de la funcin, elige la categora
Matemticas y trigonomtricas.
Unidad Didctica 6.- La hoja de clculo Excel
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2.- Sita el cursor en la celda B4 e introduce la siguiente frmula =B2*B3/100, que permite calcular el IVA
especificado en la celda B3 de la cantidad situada en la celda B2.
3.- Con el fin trasladar este clculo a las columnas C y D, copia el contenido de la celda B4 en las celdas C4
y D4.
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4.- Observa que Excel ha realizado una copia relativa de la frmula, es decir, las referencias a las celdas se
han adaptado a las nuevas columnas, de manera que el contenido de las celdas ha quedado como
sigue:
9 C4: =C2*C3/100
9 D4: =D2*D3/100
9.2.- Referencias absolutas
En ocasiones puede interesar que la referencia a una determinada celda o conjunto de celdas no se vea
modificada a la hora de trasladar frmulas. Las referencias absolutas garantizan que las referencias a las celdas
no varan cuando se copian.
Para especificar en las frmulas las referencias absolutas se debe insertar un signo dlar ($) delante de
los caracteres que sealan la fila y la columna. Por ejemplo: $A$1.
1.- Borra el contenido de las siguientes celdas: C3, D3, B4, C4 y D4.
2.- Introduce en la celda B4 la siguiente frmula: =B2*$B$3/100. De esta forma estamos indicando a Excel
que cuando traslademos la expresin a otras celdas, mantenga fija la referencia a la celda B3, ya que es
la contiene el porcentaje del IVA a aplicar.
3.- Copia esta ltima frmula en las celdas C4 y D4 y observa
como se ha mantenido la referencia a la celda C3.
9.3.- Referencias mixtas
Las referencias mixtas fijan una coordenada como absoluta y la otra como relativa. Por ejemplo A$1, la
columna A es relativa mientras que la fila 1 es absoluta. Cuando copia una referencia mixta, la coordenada
absoluta no se modifica, mientras que la relativa se ajusta a la nueva posicin.
1.- Abre un nuevo libro de trabajo e introduce los siguientes contenidos en sus celdas correspondientes:
2.- Sita el cursor en la celda B5 e introduce la siguiente frmula: =B$1*$B2/100. En este caso
establecemos como coordenadas absolutas la fila de los TOTALES y la columna correspondiente a los
tres tipos de IVA.
Unidad Didctica 6.- La hoja de clculo Excel
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Comenzaremos introduciendo aquellos elementos que actan de base o soporte de la hoja de clculo,
para posteriormente proporcionar a los mismos un formato adecuado.
1.- Abre un nuevo libro de trabajo e introduce los siguientes datos en las celdas correspondientes.
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* NOTA: puedes cambiar el ancho de columnas situando el puntero del ratn en el separador de columnas de la
derecha, una vez que el puntero adopte la forma de una barra vertical negra con dos flechas, haz clic y arrastra a
la posicin deseada.
Para una mejor presentacin de los datos a contener por nuestra hoja de clculo, cambiaremos el ancho
de las filas afectadas.
1.- Selecciona un rango de celdas que cubran desde la fila 3 a la 19, por ejemplo el rango A3:A19.
2.- Abre el men Formato y en el apartado Fila, selecciona la opcin Alto...
3.- Establece un Alto de fila de 15 unidades y haz clic en el botn Aceptar.
4.- Comprueba que la altura de las filas ha aumentado, esto nos permitir
una mejor lectura de los datos a introducir.
* NOTA: puedes cambiar la altura de las filas situando el puntero del ratn en el separador inferior de la fila, una
vez que el puntero adopte la forma de una barra horizontal negra con dos flechas, haz clic y arrastra a la posicin
deseada.
10.2.- Aadir bordes
Excel permite mejorar la apariencia de una hoja de datos con la inclusin de lneas en la parte superior,
inferior o a ambos lados de la celda.
1.- Selecciona el rango de celdas B5:P19.
2.- Abre el men Formato y selecciona la opcin Celdas...
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5.- Repite los pasos anteriores para asignar los siguientes colores en sus respectivos rangos de celdas:
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4.- En la Lista Categora:, selecciona la lnea Fecha. Haz clic en el Tipo con la estructura 14-mar-98.
5.- Pulsa el botn Aceptar.
6.- A partir de ahora Excel interpretar que, las entradas para el rango de celdas D5:D19, son fechas y las
presentar con el formato indicado. Para comprobarlo, selecciona la celda D5 e introduce el dato:
29/9/72 y pulsa la tecla Enter.
7.- Sigue los pasos anteriores para indicar que en el rango de celdas G5:O19 las entradas sern de
Categora: Nmero y Posiciones decimales = 1.
8.- Por ltimo establece el formato Nmero y Posiciones decimales = 2, en el grupo de celdas P5:P19
*CONSEJO: observa y experimenta con la gran variedad de formatos que Excel proporciona para las entradas
de datos: General, Nmero, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hoja, Porcentaje, Fraccin, ...
10.6.- Alineacin de los datos en las celdas
Excel, por defecto, alinea los nmeros a la derecha, el texto a la izquierda, y los valores lgicos o de
error, centrados. Sin embargo, podemos cambiar la presentacin bien desde la barra de herramientas Formato o
bien al ejecutar la orden Formato de Celdas.
Copiar los datos de otro archivo
En primer lugar vamos a completar nuestra hoja de clculo con datos, para posteriormente
proporcionarles una alineacin adecuada.
1.- Abre el libro de trabajo Control Alumnos.xls, abre la Hoja 1 y selecciona el rango de celdas C5:O19.
2.- Abre el men Edicin y selecciona Copiar, para enviar todos los
datos al portapapeles.
3.- A continuacin activa el libro de trabajo en el que nos
encontrbamos con anterioridad, bien mediante la combinacin de
teclas <Alt> + <Tabulador>, o abriendo el men Ventana.
4.- Activa la celda C5 y haz clic con el botn derecho del ratn sobre la
misma. En el men desplegable selecciona la opcin Pegado
Especial...
5.- En el apartado Pegar, marca la opcin Valores y haz clic en el botn Aceptar. De esta manera
nicamente sern incluidos los valores de cada celda, no se pegarn, por tanto, aspectos como
frmulas, formatos, bordes, etc. Observa las distintas posibilidades que ofrece Excel en el Pegado
Especial: Todo, Frmulas, Valores, Formatos,...
6.- Vuelve al archivo Control Alumnos.xls y copia en el portapapeles el contenido del conjunto de celdas
P5:P19.
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7.- Vuelve a activar nuestro documento de trabajo y activa la celda P5, y utilizando el Pegado Especial,
inserta nicamente las frmulas. Comprueba que la frmula pegada en P5 es la siguiente:
=PROMEDIO(G5:O5), expresin que calcula la nota media de un determinado alumno.
8.- Cierra el archivo Control Alumnos.xls
Una vez que ya hemos aportado a nuestra hoja de trabajo, una serie de datos de alumnos, procedemos
a continuacin de dotar a los mismos de una alineacin adecuada
1.- Selecciona los siguientes rangos
discontinuos: B4:P4, B5:B19, D5:P19.
mltiples
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A continuacin crearemos, en una nueva hoja de nuestro libro de trabajo, un pequeo cuadro resumen
con algunos datos extrados de la hoja de clculo que acabamos de crear.
1.- Abre la Hoja 2 haciendo clic en su solapa.
2.- Inserta los siguientes datos en sus correspondientes celdas y adapta el ancho de la columna B al
tamao de los textos introducidos.
3.- El formato que nos permite hacer referencias a las celdas de otra hoja
es el siguiente: NombreHoja!celda, de manera que las frmulas a
introducir en el rango de celdas C4 a C7 son:
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=PROMEDIO(Hoja1!P5:Hoja1!P19)
=PROMEDIO(Hoja1!F5:Hoja1!F19)
=MIN(Hoja1!P5:Hoja1!P19)
=MAX(Hoja1!P5:Hoja1!P19)
11.- Grficos
Un grfico es una representacin visual de los datos seleccionados de una hoja de clculo, incluyendo
cualquier cabecera de fila o de columnas que interesa que aparezca en l.
En Excel un grfico puede estar:
Incrustado en la propia hoja, como un objeto grfico, que se visualiza y se guarda en la hoja junto
con los datos. Se puede cambiar de lugar y de tamao.
En una hoja de grficos diferente a la hoja de datos dentro del mismo libro de trabajo y visualizarse
independientemente.
Ambos tipos de grficos se actualizan cada vez que cambian los datos de la hoja que lo gener y se
guardan al guardar el libro de trabajo que los contiene.
11.1.- Crear un grfico
1.- Abre un libro de trabajo nuevo e inserta en la Hoja1
la siguiente estructura de datos:
2.- Establece un formato de presentacin ms adecuado
para los datos introducidos (tipo de fuente,
alineacin, bordes, sombreado, tamao de filas y
columnas,...)
3.- El primer paso para crear el grfico es seleccionar los datos, incluidos los ttulos de las filas y de las
columnas que sean tiles. En este caso el rango de celdas a seleccionar es A4:E7.
4.- Abre el men Insertar y haz clic en la opcin Grfico..., para mostrar el Asistente para Grficos, que
nos guiar paso a paso a travs de proceso de creacin del grfico.
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4.- Para volver a ver todos los datos de la lista, haz clic en la flecha del campo SECCION y elige la opcin
Todas.
5.- Veamos, a continuacin cmo mostrar nicamente
aquellos registros que posee un precio inferior a 0.75
6.- Haz clic en le flecha del campo PRECIO y en la lista
desplegable surgida elige la opcin Personalizar...
7.- En las dos primeras listas desplegables marca las
opciones: es menor que y 0.75. Haz clic en el botn
Aceptar y observa los resultados.
8.- Por ltimo, para suprimir las flechas de filtrado ejecuta Datos Filtro Autofiltro.
13.- Transportar datos de Excel a Word
En ocasiones necesitaremos incluir el contenido de una hoja de clculo o el de un determinado rango de
celdas, en un procesador de texto en el que pretendemos desarrollar un documento. Veamos como podemos
trasladar la lista de datos del apartado anterior al procesador de textos Word.
1.- Selecciona el rango de celdas B2:E7, en el que se encuentra la lista de datos del ejercicio anterior.
2.- Abre el men Edicin y elige la opcin Copiar, para insertar en el portapapeles tanto el contenido como
el formato del rango de celdas seleccionado.
3.- Crea un documento en blanco en el procesador de texto Word.
4.- Abre el men Edicin y selecciona la opcin Pegar. De esta forma, en la posicin dnde se encontraba
el cursor, se ha insertado una tabla con el contenido y formato de los datos seleccionados en Excel.
5.- Observa cmo Word ha transformado el rango de celdas seleccionadas en Excel, en una tabla con
formato Word que podemos modificar segn nuestras necesidades.
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Ejercicios de Excel
Ejercicio 1: construye una hoja de clculo, similar a la mostrada en la figura, en la que en cada fila se
detalla el nombre del producto, la cantidad, el precio y el descuento aplicado. Como salida se detallarn los
totales sin Iva, el IVA correspondiente (el 16%) y el total con IVA en Euros y en pesetas (1 = 166,386 ptas).
Finalmente establece el formato adecuado a la hoja creada.
Ejercicio 2:
disea una hoja de clculo que le permita a una empresa tener una relacin de las
categoras profesionales, el salario base y el tipo de retencin que se debe aplicar a sus empleados.
A continuacin, y en otra hoja, disea una ficha de trabajador en la que aparecern los siguientes
conceptos: nombre, categora, salario bruto, retencin y salario neto. De manera que cuando sea introducida
la categora del trabajador, automticamente aparezca su sueldo bruto, retencin y salario neto. Utiliza, para
ello, la funcin de base de datos: BDEXTRAER (utiliza la ayuda de Excel si no sabes como se emplea).
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Ejercicio 3:
el operador & concatena elementos de texto. Dichos elementos de texto pueden ser
cadenas de texto, nmeros o referencias a celdas nicas. Ejemplo: Total& &Valor es igual a
Total Valor.
Disea la siguiente hoja de clculo en la que una vez introducidos los nmeros correspondientes a la
especie y densidad de la misma, deber aparecer en la columna Resultado la frase indicada.
Ejercicio 4: llevar los siguientes pasos te permitir conocer algunas de las funciones que podemos
encontrar en Excel para trabajar con cadenas de texto.
1.- Disea la siguiente pgina:
2.- Selecciona la celda C3 e introduce la siguiente frmula: =HALLAR(" ";B3;1), que permite determinar el
nmero de caracteres que posee la cadena de texto que se encuentra en la celda B3, hasta encontrar el
primer espacio en blanco.
La funcin HALLAR devuelve el nmero del carcter en el que se encuentra inicialmente un carcter especfico o una
cadena de texto, empezando por nm_inicial. Utiliza HALLAR para determinar la ubicacin de un carcter o de una
cadena de texto dentro de otra cadena de texto.
Sintaxis: HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
3.- Activa la celda D3 e introduce la siguiente frmula: =LARGO(B3)-C3, que calcula el nmero de letras que
componen los apellidos.
La funcin LARGO devuelve el nmero de caracteres que posee una cadena de texto.
Sintaxis: LARGO(cadena de texto)
4.- Haz clic sobre la celda E3 y escribe la frmula: =DERECHA(B3;D3), que extrae nicamente los apellidos
de la cadena de texto situada en la celda B3.
La funcin DERECHA extrae por la derecha, a la cadena de texto especificada, el nmero de caracteres indicados.
Sintaxis: DERECHA(texto, nmero_de_caracteres)
5.- Haz clic sobre la celda f3 y escribe la frmula: =IZQUIERDA(B3;C3), que extrae nicamente el apellidos
de la cadena de texto situada en la celda B3.
La funcin IZQUIERDA extrae por la izquierda, a la cadena de texto especificada, el nmero de caracteres indicados.
Sintaxis: IZQUIERDA(texto, nmero_de_caracteres)
6.- Copia las frmulas introducidas en el resto de celdas de la tabla, para completar la misma.
Unidad Didctica 6.- La hoja de clculo Excel
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Ejercicio 5: se trata de aadir una nueva columna en la hoja de clculo que fue desarrollada en la
prctica n 10, la cual permita determinar la nota media de una serie de alumnos. Dicha columna ser aadida
tal y como se indica en la figura y en ella aparecer la palabra Aprobado si la nota media es igual o superior a
5, por el contrario cuando la nota media sea inferior a 5 la celda deber mostrar la palabra Suspenso.
Para ello debers emplear la funcin =SI, cuyo formato es el siguiente:
=SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
9 prueba_logica: condicin que se desea comprobar, son expresiones del tipo:
B4=C4, P5<6, 20>A4, ...
9 valor_si_verdadero: valor que va a mostrar la celda si se cumple la condicin
especificada.
9 valor_si_falso: valor que va a mostrar la celda si no se cumple la condicin
especificada.
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