Fernando Andrade

Aprenda rpido

O Outlook como
ferramenta de produtividade
Administrao do tempo, gerenciamento
de informaes, planejamento,
trabalho em equipe, reunies, acompanhamento
de tarefas tudo facilitado pelo Outlook.

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Sumrio
APRESENTAO

PRODUTIVIDADE NO OUTLOOK?

CALENDRIO: PERFEITO PARA ADMINISTRAR O TEMPO

12

UMA REUNIO PRODUTIVA

24

ANOTAES: A INFORMAO CERTA NO LUGAR CERTO

29

PLANEJAMENTO NA MEDIDA CERTA

36

CONTATOS: TIMO PARA GERENCIAR INFORMAES

39

A ADMINISTRAO DO TEMPO FACILITADA PELO OUTLOOK O GERENCIAMENTO

DE INFORMAES FACILITADO PELO OUTLOOK O PLANEJAMENTO FACILITADO
PELO OUTLOOK O TRABALHO EM EQUIPE PREPARANDO A PRODUTIVIDADE
VCIOS QUE PRECISAM SER CORRIGIDOS SOLUES FACILITADAS PELO
OUTLOOK REGRAS DE OURO NO SEJA RESISTENTE A MUDANAS

COMPROMISSO TEM HORA. AO, NO UM MTODO EFICIENTE PARA VOC

RELACIONAR AS AES DO DIA FACILITE O PLANEJAMENTO DO SEU DIA COM O
OUTLOOK DIFERENCIE IMPORTANTE DE URGENTE COM A AJUDA DO OUTLOOK
A VISUALIZAO PRODUTIVA DO SEU CALENDRIO UM COMPROMISSO UM
POUCO DIFERENTE DEIXANDO O CALENDRIO MAIS PRODUTIVO
ANTES, DURANTE E DEPOIS O PASSO A PASSO PARA UMA REUNIO PRODUTIVA
O QUE COLOCAR EM UMA ANOTAO: NEM MAIS NEM MENOS O NOME DA
ANOTAO ESSENCIAL O GRANDE TRUQUE: ANOTAES CLASSIFICADAS
EM GRUPOS ANOTAES COM CATEGORIA COMO ENCONTRAR UMA
DETERMINADA ANOTAO? UMA ANOTAO BEM RELACIONADA

O PLANEJAMENTO DIRIO O PLANEJAMENTO SEMANAL PLANEJAMENTOS

MENSAL, SEMESTRAL E ANUAL

DUAS REGRAS DE OURO PARA O USO PRODUTIVO DOS CONTATOS

INFORMAES QUE NINGUM PREENCHE MAS DEVERIA! PARABNS A VOC!
ACRESCENTANDO NOVOS CAMPOS AOS CONTATOS O CAMPO NOTA: TALVEZ
MAIS ESSENCIAL QUE E-MAIL OU TELEFONE AS ATIVIDADES DE UM CONTATO
BEM RELACIONADO

A ARTE DE REALIZAR TAREFAS SUAS E DE SUA EQUIPE

46

8
9

UM EXEMPLO COMPLETO DE PRODUTIVIDADE NO DIA-A-DIA

51

PERGUNTAS E RESPOSTAS

60

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AS SUAS TAREFAS AS AES E TAREFAS DE SUA EQUIPE ACOMPANHADAS

POR VOC AS TAREFAS DE SUA EQUIPE ATRIBUDAS COM O OUTLOOK
AS TAREFAS DE SUA EQUIPE ACOMPANHADAS COM O OUTLOOK

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Dedico este livro minha esposa Ceclia,

pelo amor, apoio e dedicao incondicionais
que tornaram possvel este trabalho.

Informtica
e comportamento
Organizao. Planejamento. Administrao. Produtividade. Associar
os programas de computador a essas palavras o desejo de muitos, mas
poucos conseguem. Por qu?
A resposta est no comportamento. De que adianta um programa
com agenda se o usurio no sabe planejar seu tempo? Para que serve
uma facilidade que permite delegar tarefas se o usurio no consegue
trabalhar em equipe? Para que cadastrar contatos e digitar anotaes se
no houver uma metodologia eficiente para pesquisas futuras?
Este livro surgiu a partir do sucesso do seminrio O Outlook como
ferramenta de produtividade, que aborda exatamente esses problemas. Voc conhecer aqui alguns dos principais tpicos discutidos no evento.
O Outlook uma das ferramentas mais completas existentes em seu
computador. E uma das mais desperdiadas. Para aproveit-lo preciso,
sim, um bom conhecimento do programa, mas o mais importante a
atitude. Usar bem o Outlook tem muito pouco a ver com tecnologia:
importante mesmo o comportamento do ususrio. E isso s depende
de voc, concorda?
Fernando Andrade
fandrade@faconsultoria.com

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Captulo 1
Produtividade
no Outlook?

A produtividade conseqncia direta de um trabalho bem planejado, bem organizado, bem priorizado. Enfim, um trabalho bem feito.
E feito com prazer! Vamos refletir um pouco:
Gastamos tempo demais no trabalho para no colocar o prazer
como prioridade nmero um. Trabalhar por dinheiro como estar
numa priso espera de liberdade condicional, que talvez nunca chegue.

Andy Grove, ex-presidente da Intel

Quem faz as coisas com prazer no trabalha cumpre uma misso e,

assim, se diverte e se realiza.

Joosinho Trinta

Mas eis que chega a roda vida e carrega o destino pr l.

Chico Buarque

No menos que saber, duvidar me apraz.

Dante, em Ensaios, de Montaigne

No tenhamos pressa. Mas no percamos tempo!

Jos Saramago

Menos mais.

Franklin Lloyd Wright

Quem no leva a srio a preparao de algo, est se preparando para

o fracasso.

Benjamin Franklin

Todas so frases muito sbias, que fazem pensar. As trs ltimas,

em particular, tm relao mais direta com a produtividade obtida com

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8 FERNANDO ANDRADE

o Outlook: administrao do tempo, gerenciamento de informaes e

planejamento. So temas como esses que discutiremos nas prximas
pginas.

A administrao do tempo
facilitada pelo Outlook
Que melhor lugar para planejar seu tempo do que em uma agenda?
O Calendrio do Outlook uma das ferramentas mais eficazes para
que seu dia de 24 horas seja mais do que suficiente para fazer tudo o
que voc precisa.
No entanto, apenas saber usar o Outlook para marcar compromissos, aes ou tarefas no suficiente. preciso ter mtodos e critrios
bem claros. Todos os dias da semana so iguais? Como encarar o final
de semana? Onde e como fazer um planejamento dirio, semanal,
mensal e at anual?
Embora o Calendrio seja sempre lembrado quando se pensa em
administrao do tempo, o Outlook tambm tem outros recursos
igualmente teis para esse trabalho. Anotaes, Tarefas, Contatos e, claro,
e-mails so fundamentais para a tima distribuio do seu tempo.

O gerenciamento de informaes
facilitado pelo Outlook
A verdadeira produtividade resultado direto do gerenciamento
eficiente de informaes. E o Outlook, novamente, proporciona todos
os meios para isso.
O recurso ligado mais diretamente ao gerenciamento de informaes
Anotaes. l que voc guarda idias, projetos, metas e informaes
de todos os tipos. Mas, para funcionar, voc precisa fazer tudo isso com
muito mtodo. Se voc no puder encontrar a informao certa na hora
certa, de nada adianta, concorda?
Contatos, Tarefas e at mesmo os e-mails tambm so fontes de
informao. E voc precisa igualmente de uma metodologia eficiente
para localizar tais informaes.

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O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE

Este livro apresenta idias j testadas e amplamente aprovadas

para voc finalmente conseguir gerenciar todas as suas informaes.
Graas ao Outlook!

O planejamento
facilitado pelo Outlook
no planejamento que o Outlook mostra algumas de suas melhores
funcionalidades. Usados em conjunto, o Calendrio, as Anotaes, as
Tarefas, os Contatos e at mesmo os e-mails, proporcionam uma ferramenta perfeita de planejamento.
Infelizmente, quase ningum usa o Outlook para planejar. E os
poucos que o usam ainda no aproveitam o que h de melhor.

O trabalho em equipe
Como acompanhar suas tarefas? Como acompanhar as tarefas de
sua equipe? O recurso Tarefas do Outlook talvez seja uma das melhores
alternativas para o trabalho em equipe. Alm de facilitar o gerenciamento
das tarefas, ele permite at mesmo a comunicao com a equipe a cada
etapa vencida de uma tarefa. Mais, possibilita tambm a delegao
muito eficiente de tarefas uma das solues mais alardeadas para a
administrao eficiente de seu tempo.

Preparando
a produtividade
No entanto, todas essas facilidades oferecidas pelo Outlook s funcionaro efetivamente se voc tiver uma proposta clara de organizao,
metodologia e eficincia sem o Outlook. O programa sozinho no faz
milagres, o maior trabalho depende de voc e seu estilo de vida.
Para usar o Outlook produtivamente, precisamos entender primeiro
como est nossa produtividade atualmente independentemente do
Outlook! O que precisamos analisar?

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10 FERNANDO ANDRADE

Vcios que precisam

ser corrigidos
Alguns vcios atrapalham, e muito, nossa produtividade. Precisamos
combat-los com todas as nossas foras:

Falta de planejamento
Informaes insuficientes e ineficientes
Ausncia de disciplina no cumprimento da agenda
Falta de definio clara de objetivos na execuo das tarefas
Acmulo de tarefas
No comprometimento com os resultados
Menosprezo ou nfase inadequada a certas atividades
Cobrana incompleta e descontnua
Fragmentao e superficialidade
Indefinio de prioridades
Centralizao de poder
Resistncia a mudanas
Reunies interminveis
Excesso de reunies
Uso improdutivo do telefone
Disponibilidade excessiva
Computador desorganizado
Retrabalho
Projetos urgentes
Falta de comunicao adequada

Solues facilitadas
pelo Outlook
Felizmente muito fcil resolver tudo isso, desde que voc queira
realmente!
Aprenda a dizer NO
Sempre faa planejamentos
Estabelea prioridades
Evite adiamentos interminveis das tarefas
Estimule novos talentos e encoraje colaboradores a resolverem
problemas por si prprios
Delegue tarefas corretamente e libere seu tempo

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O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE

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Procure novas formas de fazer seu trabalho

Cuidado com o telefone: ele pode ajudar ou atrapalhar
No demore ao telefone e com clientes
Cuidado com as pseudo-atividades
Trabalhe mais devagar e ganhe velocidade
Saiba comunicar suas idias
Demore para decidir, mas execute rapidamente
Poltica de portas fechadas: no receba pessoas toda hora
Mantenha um ambiente ideal de concentrao
Organize suas informaes
Se tiver de ler um documento muito longo, faa primeiro
uma leitura dinmica
Organize seu computador
Retire seu nome da lista de circulao de materiais desnecesrios
dentro da empresa
Retire seu nome de listas de distribuio de e-mails

Regras de ouro
Seu planejamento e organizao tm de tomar menos tempo
possvel
Faa de seu Outlook um companheiro de verdade. Confie a ele
uma poro de coisas que no precisam consumir esforo de fixao.
Guarde sua memria para as coisas, os momentos e as experincias
agradveis, e no para pequenas informaes, datas e compromissos
que uma vez acontecidos desaparecem como vapor.

No seja resistente
a mudanas
A maioria das pessoas acha que tem mente aberta. Se h alguma
coisa nova que v melhorar nossa vida, certamente experimentaremos
o que todos dizem, mas no o que fazem. Este livro prope uma srie
de mudanas que, se bem aplicadas, certamente tornaro sua vida mais
produtiva. Experimente tudo o que for sugerido aqui, no resista. S
depois de experimentar voc poder afirmar: funciona ou no funciona.
E certamente funcionar!
Boa leitura!

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Captulo 2
Calendrio: perfeito para
administrar o tempo

Administrar bem o tempo nada mais do que fazer o que foi

programado na hora programada. Simples, no ? O problema que
parece que o dia no tem horas suficientes para acomodar todas as
aes planejadas.
J que no podemos criar mais horas no dia (ah, que bom seria se
isso fosse possvel!), o segredo administrar bem as horas que existem.
O Outlook perfeito para isso. Desde que bem utilizado.

Compromisso tem hora. Ao, no

Para usar eficientemente os recursos do calendrio do Outlook,
muito importante diferenciar compromisso de ao. A diferena simples:
compromisso tem hora marcada, ao no.
ATENO
O Outlook tambm trabalha com tarefas, muitas
vezes confundidas com aes. A diferena clara:
na tarefa, voc define a data de incio, trmino
e porcentagem de andamento (por exemplo,
um projeto); a ao precisa ser feita no dia (por
exemplo, pagar o condomnio). Simplificando,
aes so tarefas simples.

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O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE

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Um mtodo eficiente para voc

relacionar as aes do dia
Imagine um dia tpico, em que voc tenha
muitas aes programadas. Seu calendrio
Outlook ficaria muito estranho, cheio de aes.
A leitura seria bastante difcil veja a figura ao
lado.
Voc pode relacionar todas as aes do dia de
uma forma muito mais eficiente: crie uma ao
genrica Hoje e digite todas as aes do dia.
 Clique duas vezes na parte cinza do dia onde
voc quer criar a ao genrica Hoje.

 No quadro que aparece, digite Hoje na linha

Assunto.

 Agora vem o melhor: na parte de comentrios

do quadro, digite tudo o que voc precisa
fazer no dia.

Agora, sempre que voc quiser ver todas

as aes do dia, basta clicar duas vezes na ao
genrica Hoje. Essa visualizao no realmente
mais eficiente?

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14 FERNANDO ANDRADE

Facilite o planejamento
do seu dia com o Outlook
Planejar seu dia muito importante. Voc pode fazer isso logo no
incio da manh (se for do tipo diurno) ou no final do dia anterior (se
for do tipo noturno). Consulte seu relgio biolgico: qual seu momento
mais produtivo?
Muita gente considera essa hora de planejamento um desperdcio de tempo. Em vez
de perder uma hora planejando, melhor aproveit-la trabalhando. Esse um engano
clssico. Experimente investir apenas uma hora nesse planejamento. Voc ver que seu
dia ganhar de duas a trs horas! Melhor ainda, com um pouco de prtica, s vezes s 15
minutos so suficientes para voc planejar seu dia.

Para fazer o planejamento dirio com o Outlook, a idia usar

uma ao Hoje e uma tarefa Hoje. A ao Hoje contm o que precisa
ser feito no dia est no Calendrio. A tarefa Hoje uma espcie de
rea de trabalho onde voc planeja seu dia.

Para que serve a rea de trabalho Hoje? exatamente nela que

planejamos nosso dia. Na figura acima, a rea de trabalho Hoje ainda
apresenta uma ao para as 17 horas. Por qu? Porque no deu tempo
de cumpri-la, e isso perfeitamente normal. Por melhor que seja seu
planejamento, nem sempre possvel cumpri-lo risca. No entanto,
com a prtica, aes no executadas so cada vez mais raras.
Vamos planejar nosso dia? Veja novamente a figura: o que temos?

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O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE

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a) Ao no cumprida no planejamento anterior (Conferir contedo

do site). No se preocupe se voc ainda no estiver entendendo o que
significa esse planejamento anterior. Continue lendo este texto, que
tudo ficar claro!
b) Eventos programados para o dia atual (E-mail BKB, Fbio, Lavar
carro etc.)
c) Compromisso com hora marcada para o dia atual (11 horas
BankBoston)
Muita coisa, certo? Vamos ao planejamento!
 O primeiro passo
trazer a rea
de trabalho para
sua tela. Abra a
ao genrica
Hoje.

Aqui voc j v uma primeira vantagem em usar a rea de trabalho. Uma ao no

cumprida no planejamento anterior aparece novamente (Conferir contedo do site, na
ilustrao). Assim, voc a considerar no novo planejamento. Talvez voc at queira mudar
seu horrio, j que o definido anteriormente no foi adequado. Nesse nosso exemplo, no
faremos isso.

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Olhando a figura da pgina anterior, vemos que j existe um compromisso definido (com hora marcada, 11 horas).
 Digite a hora correspondente desse compromisso em Hoje e o copie/cole na linha seguinte.

Veja que o compromisso j foi digitado na posio certa

(11 horas, antes de 17 horas).

Assim, voc planeja seu dia aos poucos. O prximo passo? Temos vrias aes sem horrio definido. Vamos lev-las para a rea de trabalho.
 Abra a ao Hoje (definida para
o dia atual), selecione todas as
aes, copie e cole na rea de
trabalho.

 Assim que voc leva as aes

para a rea de trabalho, no
tem mais sentido mant-las no
dia correspondente. No h mais
necessidade desse lembrete.
Delete a ao diria Hoje.
Uma agenda bem planejada nunca tem aes dirias Hoje no passado. Isso significa
que tudo o que foi planejado, foi cumprido. Parece utopia, mas, no . Experimente!

Sua rea de trabalho agora tem vrias aes sem hora definida. Cabe
aqui uma reflexo: quando voc marcou essas aes em seu Outlook,
no havia sentido definir um horrio para elas. H alguns dias, voc
no saberia dizer qual o melhor horrio para ligar para Rui. Hoje, voc
precisa definir esse horrio.
 Digite horrios conforme voc imagina seu dia de hoje e distribua as
aes nesses horrios.

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O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE

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Alguns comentrios sobre o planejamento

mostrado na figura ao lado:
H uma boa folga entre os vrios horrios.
Imprevistos sempre acontecem, voc precisa
ter espao para trat-los.
No tente marcar aes demais, voc no
ter como cumpri-las. Dica: sua rea de
trabalho Hoje no pode ter setas de rolagem.
Voc sabe, isso acontece se houver muito
texto ou aes digitado.
No marque tudo na rea de trabalho (almoo, por exemplo). No preciso ser extremamente metdico nesse planejamento
dirio. Tenha um pouco de liberdade!
Para facilitar a visualizao, veja que as aes
so precedidas por um ponto (.).
DICA
medida que voc for realizando as aes, apague-as.
Assim, ao final do dia, no deve haver mais nenhuma
ao nessa rea de trabalho. Esse o objetivo. assim
que voc tem certeza de que fez um bom planejamento
dirio. assim que o Outlook se torna uma ferramenta
preciosa para sua produtividade.

DICA
Uma boa idia marcar a primeira atividade para 8:30, mesmo que o dia comece s
8:00.

Uma recomendao final: no dependa exclusivamente do Outlook

exercite um pouco sua memria. Em outras palavras, tente no marcar
todas as aes, procure se lembrar de algumas por conta prpria. Faz
bem para a mente!

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18 FERNANDO ANDRADE

Diferencie importante de urgente

com a ajuda do Outlook
Os mtodos tradicionais de administrao do tempo e anlise de
produtividade sempre sugerem: diferencie urgente de importante. Em
uma definio livre:
Urgente: voc precisa agir rapidamente. Por exemplo,
responder a ligao telefnica de um cliente.
Importante: a ao tem de ser executada. Por exemplo,
fazer a anlise de seu fluxo de caixa.
O problema que nem tudo que importante urgente. Por exemplo:
at que ponto o cliente que deixou um recado importante o suficiente
para voc ligar de volta rapidamente? Por outro lado, embora aes
importantes no tenham um tempo certo para serem feitas, voc no
pode prorrogar indefinidamente a anlise do
fluxo de caixa. Em algum momento ela passa
a ser urgente.
Qual a concluso? Algumas aes so ao
mesmo tempo importantes e urgentes. So
as que voc no pode deixar de cumprir. Voc
se lembra das aes planejadas para seu dia?
Algumas delas so realmente muito importantes
e bastante urgentes.
Destaque-as! Pinte-as de negrito e vermelho. uma recomendao simples, aparentemente at ingnua, mas de uma eficincia
muito grande. O que voc no pode deixar de
fazer no dia salta aos olhos imediatamente!

Muitas vezes, as solues mais simples so as mais eficientes. Ao longo deste livro,
voc ver muitas solues simples assim! Aproveite-as! Aplique-as!

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O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE

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A visualizao produtiva
do seu Calendrio

a) E-mails esquerda
Mais adiante, voc ver sugestes para um trabalho produtivo com
e-mails. Por ora, preste ateno em:
Apenas oito pastas particulares de assuntos
Mximo de trs nveis para estas pastas
Muitas pastas de e-mails mais atrapalham do que ajudam. Veja na
ilustrao que eu consegui reunir todos absolutamente todos os
meus e-mails em apenas oito pastas. Mais ainda, h pouca subdiviso
de pastas no mximo trs.
b) Calendrio ao centro
Para personalizar seu Calendrio, escolha Ferramentas, Opes. Na
guia Preferncias, clique em Opes de calendrio.

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20 FERNANDO ANDRADE

Semana de segunda-feira a domingo

Primeiro dia da semana: segunda-feira
Horrio comercial das 8 horas s 19 horas
c) Meses e tarefas direita
Um a trs meses visualizados
Tarefas apenas com as colunas principais

Um compromisso
um pouco diferente
Marcar compromissos no Outlook muito simples. No entanto,
alguns compromissos tm particularidades que precisam ser analisadas
com calma. Veja este exemplo: ginstica postural, na hora do almoo, duas
vezes por semana, durante dois meses, em semanas alternadas.
O segredo aqui marcar um compromisso peridico. Felizmente,
o Outlook consegue dar conta de todas as excees.
 No Calendrio, clique duas vezes no dia e horrio da primeira
ginstica.

 No quadro do Compromisso que se abre, clique no boto Tornar

peridico. Aparecer o quadro Compromisso recorrente.

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O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE

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 Defina horrio de incio, fim e durao.

 Indique que a recorrncia do compromisso de base semanal.
 Mostre que o compromisso acontece a cada duas semanas.
 Defina segunda-feira e quinta-feira como os dias da semana desejados.

 Para finalmente mostrar que a ginstica dura dois meses, indique que
o compromisso deve ser repetido durante oito semanas.

Pronto, um trabalho que parecia muito complicado, com muitos

detalhes, foi resolvido facilmente.

Deixando o Calendrio
mais produtivo
Alguns recursos do Outlook podem deix-lo ainda mais eficiente.
Veja:
Outlook sempre aberto no Calendrio
No incio do dia, antes de ler e-mails, conversar com a equipe ou
atender telefonemas, comece analisando o que j est marcado. Para
isso, melhor o Outlook exibir logo de incio o Calendrio.
 Escolha Ferramentas, Opes, selecione a guia Outras e clique no
boto Opes avanadas.

 No quadro Opes avanadas, escolha Iniciar na

pasta: Calendrio.

Os feriados ficam por conta do Outlook

O Outlook tem um calendrio interno de feriados de vrios pases.
Deixe-o marcar no Calendrio os feriados dos pases importantes para
voc.

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22 FERNANDO ANDRADE

 Escolha Ferramentas, Opes, selecione a guia Preferncias e clique

no boto Opes de calendrio.

 Em Opes de calendrio, clique no boto Adicionar feriados.

 Em Adicionar feriados ao calendrio, assinale o pas (ou pases) desejado.

Compromissos organizados por cores

Voc tambm pode atribuir cores a seus compromissos, conforme
sua categoria. Assim fica fcil olhar o Calendrio e imediatamente avaliar
os tipos de compromissos marcados.
 No quadro do novo compromisso, selecione a cor desejada em Rtulo.

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O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE

23

A agenda de grupo
Que tal olhar a agenda de vrias pessoas ao mesmo tempo? Assim,
fica mais fcil descobrir, por exemplo, onde esto as pessoas em determinado momento.

 Para trabalhar com agendas de grupo, clique no boto Agendas na

janela do Calendrio.

 Clique no boto Nova para criar uma nova agenda e, em seguida,

digite um nome para a nova agenda.

 Pronto. Agora s clicar no boto Adicionar outros para indicar quais

as pessoas cujas agendas voc quer olhar.

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