La Auditoria

por
Ciclos de
Transacciones
Guatemala, septiembre de 2014

La Auditora por
Ciclos de Transacciones
Ciclo:

Enfatiza al Auditor que la

Actividad de Negocios es un flujo
continuo de hechos y transacciones.

Transacciones:

Hecho econmico que

produce un efecto potencial sobre los
Estados Financieros.

La Auditora por
Ciclos de Transacciones

Se basa en verificar los pasos para

procesar una Transaccin que culmina
en un efecto sobre E.F., por adquisicin,
gasto o servicio, recepcin de prstamo,
adquisicin de una obligacin, etc.

Su objetivo es analizar grficamente la

suficiencia de controles internos para
garantizar la integridad de las cifras
resultantes.

Estudio y Evaluacin de la
Estructura del Control Interno
El

Control Interno comprende el plan

de organizacin, mtodos coordinados
y medidas adoptadas dentro del
negocio, para salvaguardar activos,
verificar la confiabilidad y correccin
de los datos contables, promover
eficiencia operativa y fomentar
adhesin a polticas administrativas.

Esquema a observar para

Estudio de cada Ciclo
Que

las transacciones se ejecuten

adecuadamente (eficiencia operativa)
Que las transacciones estn
debidamente registradas (obtencin de
informacin financiera razonable y
oportuna)
Custodia de los activos (proteccin a
los activos)

Principales Tipos de
Ciclos de Transacciones
Tesorera
Egresos
- Compra (adquisicin)
- Nmina (pago)
Conversin
Ingresos
- Ventas
- Ingresos de Efectivo
Informacin Financiera

Enlaces de los Ciclos

Tesorera
Ingresos

Informacin Financiera
Conversin
(Lo que se produce)

Egresos

Flujo de los
Ciclos de Transacciones

El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los

ciclos de Egresos
Los dos Ciclos de Egresos compran materias
primas y propiedades y pagan la nmina
que se utiliza en el Ciclo de Conversin
El ciclo de Conversin origina productos y
servicios y controla los Inventarios de
productos terminados para venderlos

Flujo de los
Ciclos de Transacciones
El

Ciclo de Ingresos vende los

productos y servicios y entrega el
efectivo al Ciclo de Tesorera para uso
interno o inversiones externas
Todos los Ciclos envan informacin
contable al Ciclo de Informacin
Financiera y sta se resume en Estados
Financieros

Ciclo de Tesorera

Incluye funciones que tratan con fondos de

capital (manejo de efectivo y emisin de
obligaciones de deuda y acciones de capital)
Sus funciones comienzan con el
reconocimiento de las necesidades de
efectivo. Incluye la distribucin de efectivo
las operaciones corrientes y otros, termina
en devolucin a inversionistas y acreedores.

Ciclo de Tesorera
Funciones Tpicas

Funcin de Ejecucin
-Inversiones
* Compra de valores, recibir ingresos
peridicos y venta de valores.
-Financiamiento
* Emisin de obligaciones y acciones
del capital social, pago de
intereses y
dividendos, redimir
obligaciones y
readquisicin
de acciones.

Ciclo de Tesorera
Funciones Tpicas

Funcin de Registro
-Inversiones
* Contabilizar las transacciones y pase al
mayor
* Actualizar el mayor auxiliar de inversiones
-Financiamiento
* Contabilizar las transacciones en diarios y
mayor
*Actualizacin de los mayores auxiliares

Ciclo de Tesorera
Funciones Tpicas

Funcin de Custodia
- Inversiones
* Proteccin de valores
* Mantener correctos los saldos de las
inversiones
-Financiamiento
* Asegurarse de la correccin de los
saldo de los pasivos y del capital
social

Ciclo de Tesorera
Asientos Comunes
- Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y
retirar acciones, adquirir y vender acciones de
tesorera.
Formas y Documentos Vitales
-Certificados o ttulos de acciones
-Documentos por pagar emisin de
obligaciones
-Acciones, bonos y otros de inversin
-Convenios para plan de beneficios
-Cheques de dividendos e intereses

Ciclo de Tesorera
Objetivos del Control Interno
Eficiencia Operativa
-Autorizacin, segregacin de funciones,
procedimientos de documentacin
Informacin Financiera Confiable y
Oportuna
-Segregacin de funciones, registros
contables y procedimientos
Adecuada Custodia de los Activos

Ciclo de Egresos - Compras

Llamado tambin de adquisicin y pago,
clasifica la adquisicin de recursos entre
cuentas de activo y gasto.
Tambin afecta cuentas por pagar y
pasivos acumulados, por las diferencias
en tiempo que existen entre el recibo de
recursos y el desembolso de efectivo.

Ciclo de Egresos Compras

Funciones Tpicas

Funciones de Ejecucin
* Solicitud de compra Solicitud de Cotizacin
*Seleccin del mejor cotizante
*Preparacin de la solicitud de compra
*Autorizacin para adquisicin de bienes/servicios
*Funcin especfica de compra
*Recepcin de mercancas y suministros
*Control de calidad de la adquisicin
*Verificacin y aprobacin de los pagos

Ciclo de Egresos Compras

Funciones Tpicas
Funciones de Registro
-Registro y control de cuentas por pagar y
pasivos acumulados
-Distribucin de compras y cuentas apropiadas
-Actualizacin de registros de inventario y
costos
-Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.
Funcin de Custodia
-Proteccin del inventario
-Mantener registros correctos de inventarios

Ciclo de Egresos - Compras

Asientos Comunes
Compras, desembolsos de efectivo, ajustes,
distribucin de cuentas y pagos anticipados

Formas y Documentos Vitales

Solicitud de compra, rdenes de compra,
documentos de recepcin, facturas de
proveedores, notas de dbito y crdito,
solicitudes de cheques, y autorizaciones para
desembolsos

Ciclo de Egresos Compras

Objetivos del Control Interno

Eficiencia Operativa
Autorizacin, segregacin de funciones,
procedimientos de documentacin
Informacin Financiera confiable y
Oportuna
Segregacin de funciones, registros
contables y procedimientos, verificacin
interna independiente
Custodia de los Activos

Ciclo de Egresos Compras

Errores Potenciales
Compra
-bienes o servicios contabilizados pero no
recibidos
-no autorizados
-recibidas, pero no contabilizadas
-factura contabilizada incorrectamente

Pagos
-contabilizados, pero no efectuados o
viceversa
-contabilizados en perodo indebido
-pagos no autorizados

Ciclo de Egresos - Nmina

Involucra eventos y transacciones
de renumeraciones a ejecutivos y
empleados
Incluyen personal asalariado,
obreros por hora o incentivo,
comisiones a vendedores, premios
a ejecutivos, planes de pensin,
participacin de utilidades,
vacaciones pagadas, prestaciones
a empleados ( seguro mdico)

Ciclo de Egresos Nmina

Funciones Tpicas

Funciones de Ejecucin
-Reclutamiento, contratacin, promocin
y despido de personal
-Capacitacin y evaluacin de personal
-Preparacin de informes de asistencia
-Preparacin, autorizacin, clculos,
control y pago de nminas
-Autorizacin, pago y recuperacin de
anticipos varios

Ciclo de Egresos Nmina

Funciones tpicas

Funciones de registro
Contabilizacin de transacciones de
nmina a pase al mayor
Actualizar registro de empleados
Determinar costo de mano de obra
Funciones de custodia
Proteccin de fondos de nmina
Proteccin de registros de nmina
Mantener correccin de cuentas
bancarias

Ciclo de Egresos Nmina

Asientos

comunes:

Nminas pagadas, beneficios de

empleados, distribuciones de mano de
obra, ajustes de nmina, pagos
anticipados
Formas

y documentos vitales

Solicitud de empleo, entrevista y

pruebas, seleccin preliminar,
exmenes fsicos, contratos de trabajo,
aviso de promocin, aviso de aumento
salarial, despidos de personal,
liquidacin al personal

Ciclo de Egresos Nmina

Objetivos del Control Interno
Eficiencia operativa:
Autorizacin, segregacin de
funciones, controles fsicos y
verificacin interna independiente
Informacin financiera razonable y
oportuna:
Segregacin de funciones,
registros contables y
procedimientos y verificacin
interna independiente

Ciclo de Egresos Nmina

Errores Potenciales
Planillas infladas con personal no
existente
Pagos por trabajo no realizado
Apropiacin de salarios no reclamados
Indemnizaciones pagadas no
contabilizadas
Contabilizacin y/o pago indebido de
salarios y/o prestaciones laborales
Errores en clculos o sumas

Ciclo de Conversin
Maneja agrupaciones de recursos,
como Inventarios, Propiedades y
Equipos Depreciables, Recursos
Naturales existentes, Seguros
Pagados por Adelantado y otros
activos no monetarios
En un negocio de Manufactura,
Montaje o Proceso lo ms importante
es la produccin de un artculo
terminado por el uso de recursos
adquiridos

Ciclo de Conversin
Incluye proceso y movimiento de
todos los recursos relacionados
con Inventario hasta almacenar los
productos terminados
Es ms extenso en las industrias
de manufactura
En entidades de servicios, pueden
no existir funciones de este Ciclo
que sean perceptibles

Ciclo de Conversin
Funciones Tpicas

Funciones de ejecucin
-Expedicin de rdenes de
produccin
-Requisicin de materias primas
-Procesamiento de materias primas
-Transferencia de productos
terminados para almacenamiento
-Depreciacin y amortizacin de
activos

Ciclo de Conversin
Funciones Tpicas

Funciones de Registro
-Transferencia de Inventarios (en proceso a
producto terminado)
-Aplicacin de costo de mano de obra
-Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin
-Depreciacin y amortizacin de activos fijos
-Determinacin de variaciones en precios y calidad
Funciones de Custodia
-Proteger productos en proceso y terminados
-Guardar adecuadamente registros de manufactura

Ciclo de Conversin

Asientos Comunes
-Depreciacin y amortizacin de costos
deferidos, incluso de propiedades, retiro de
propiedades, transferencia de inventarios,
gastos de fabricacin
Formas y Documentos Vitales
-Orden de produccin, requisicin de
materiales, boletas de ruta, informes de
produccin, hojas de costos, hojas de
trabajo de aplicacin de gastos de
fabricacin, tarjetas de tiempo (mano de
obra)

Ciclo de Conversin
Objetivos de Control Interno
Eficiencia Operativa
-Autorizacin, Segregacin de
Funciones, Procedimientos de
Documentacin
Informacin Financiera Adecuada y
Oportuna
-Autorizaciones, Segregacin de
Funciones, Registros Contables y
Procedimientos
Custodia de Inventarios

Ciclo de Conversin
Errores Potenciales

Inventarios
-Anotado movimientos, sin que lo haya;
entrada o salida NO contabilizada; cantidades
anotadas incorrectamente
Produccin
-Transferencias nter departamentales
incorrectas
Produccin en Proceso
-Mano de obra o gasto indirecto incorrectos
-Gastos clasificados incorrectamente
-Produccin terminada, NO descargada

Ciclo de Ingresos
Abarca las transacciones que se
requieren para cambiar por
efectivo los productos o servicios
Incluye tomar pedidos, embarcar
productos, conceder servicios,
mantener y cobrar cuentas y
recibir efectivo
La funcin contable de determinar
el costo de ventas se hace aqu

Ciclo de Ingresos
Funciones Tpicas

Funciones de Ejecucin
-Ventas
*Toma de pedidos, evaluacin y
aprobacin de crdito, despacho del
pedido, prestacin del servicio, facturacin
-Ingresos de Efectivo
*recibir remesas de efectivo por correo,
recibir dinero de ventas al mostrador,
sumar total de entradas de efectivo,
depositar en el Banco, determinacin de
cuentas incobrables

Ciclo de Ingresos
Funciones Tpicas

Funciones de Registro
-Ventas
*Contabilizar la factura, contabilizar
comisiones, contabilizar garantas
otorgadas por ventas, emitir notas de
crdito y ajustes de clientes, determinar el
costo de ventas
-Ingresos de Efectivo
*Contabilizar en el Diario las entradas de
efectivo y efectuar pase al Mayor, contabilizar
transacciones de ajustes a ventas,
actualizacin de Mayores Auxiliares de
Clientes (anotar rebajas)

Ciclo de Ingresos
Funciones Tpicas

Funciones de Custodia
-Venta
*Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes
*Mantener actualizados los saldos
-Ingresos de Efectivo
*Llevar el control correcto de los saldos
de efectivo
*Llevar un control apropiado de los
saldos de los clientes

Ciclo de Ingresos

Asientos Comunes
-Las ventas, costo de ventas, ingresos de
Caja, devoluciones y rebajas en ventas,
provisiones para cuentas dudosas
Formas y Documentos Vitales
-Ventas
*Pedidos, rdenes y Conocimientos de
Embarque, Facturas de Venta, Recibos
-Ingresos de Efectivo
*Avisos de remesas de fondos, cheques,
cintas de mquinas registradoras, depsitos
bancarios

Ciclo de Ingresos
Objetivos de Control Interno
Eficiencia Operativa
-Autorizacin, Segregacin de
Funciones, Procedimientos de
Documentacin
Informacin Financiera Razonable y
Oportuna
-Asignacin de Responsabilidades
para cada funcin
Adecuada Custodia de Activos

Ciclo de Ingresos
Errores Potenciales
Ventas
-Facturada, NO despachada
-Despachada, NO facturada
-Facturada, NO contabilizada
-Importe cotanbilizado incorrectamente
Cobros
-Cobrado, NO depositado
-Cobrado, No contabilizado
-Depositado, NO contabilizado

Ciclo Informacin Financiera

No procesa transacciones, obtiene
informacin de Contabilidad y
Operaciones de otros Ciclos
Analiza, evala, resume, concilia,
ajusta y reclasifica esa
informacin, para informar a la
Gerencia y otros
Aqu ocurre la recopilacin de
datos para su exposicin en los
Estados Financieros

Ciclo Informacin Financiera

Asientos Contables
-Valuaciones (si no se preparan en otro
Ciclo)
-Eliminaciones y reclasificaciones
Formas y Documentos Vitales
-Plizas de Diario
-Diario General y Subsidiarias
-Mayor General
-Auxiliares de Mayores
-Estados e Informes Financieros

Ciclo Informacin Financiera

Funciones Tpicas

Incluye las actividades bsicas:

-Originar y preparar plizas de Diario
-Registrar operaciones en el Diario
-Mayorizar operaciones
-Agrupa informacin de revelacin
suplementaria
-Originar, preparar, consolidar y re-expresar
informes y Estados Financieros
-Conversin monetaria
-Obtener informacin de otros Ciclos
-Custodia de formularios y Libros de Cont.

Ciclo Informacin
Financiera
Objetivos de Control Interno
Autorizacin
Clasificacin

y Procesamiento
de Transacciones
Documentacin y Evaluacin
Salvaguarda Fsica

Ciclo Informacin Financiera

Tipos de Informes
Balance

de Comprobacin
Estados Financieros Bsicos
Estados y Anexos gerenciales
Declaraciones Fiscales

Ciclo Informacin Financiera

Errores Potenciales

Se incluyen:
-Asientos No Autorizados
-Asientos e Informacin Omitidos
-Asientos con Errores de Anotacin o
Suma
-Asientos o Plizas de Diario incorrectos
-Uso o distribucin de documentacin sin
autorizacin previa
-Estados Financieros o Estadsticos
presentados indebidamente