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Agenda
1. Marco conceptual
2. Roles y funciones de una PMO
3. Niveles de madurez de una PMO
4. El proceso de implementacin de una PMO
Evaluacin
Dos actividades de evaluacin:
1.
2.
Prueba 1: 50%
30 minutos
Prueba 2: 50%
30 minutos
Agenda
1. Marco conceptual
a)
b)
c)
Qu es una PMO?
Por qu una PMO?
La PMO y la organizacin
Agenda
1. Marco conceptual
a)
b)
c)
Qu es una PMO?
Por qu una PMO?
La PMO y la organizacin
Definicin
PMBOK Guide 4th. Ed.
Una PMO tambin puede denominarse oficina de gestin de programas, oficina del
proyecto, u oficina del programa. Una PMO supervisa la direccin de proyectos,
programas, o una combinacin de ambos. Es posible que la nica relacin entre los
proyectos respaldados o administrados por la PMO sea que son dirigidos al mismo
tiempo. Sin embargo algunas PMO coordinan y dirigen proyectos relacionados.
Definicin prctica
Nuestra definicin
PMO
Una unidad funcional de la organizacin
responsable de la coordinacin del trabajo
de los proyectos y de proveer los recursos
y competencias necesarios para la gestin
de mltiples proyectos (Programas y
Portafolios).
Objetivo
Completar TODOS los proyectos, lo mejor
posible en funcin de la prioridad dada por
la organizacin, los recursos disponibles y
los riesgos que se est dispuesto a asumir.
9
Agenda
1. Marco conceptual
a)
b)
c)
Qu es una PMO?
Por qu una PMO?
La PMO y la organizacin
10
11
12
Alcance
Triple
restriccin
Tiempo
Calidad
Con qu estndar de calidad estamos preparando
los entregables? Qu tan buenos debieran ser?
Costo
Qu tan confiados o seguros podemos estar de las
condiciones del entorno del proyecto y de que somos
capaces de terminar el proyecto de acuerdo al plan?
Riesgo
14
15
16
Qu pasa en el
mundo?
Ms del 97% de las empresas reportan que la AP agrega valor a su
organizacin.
La mayora de las iniciativas fueron lideradas por ejecutivos de alto nivel
(62%)
Las dos iniciativas ms implementadas han sido MAPs (84,5%) y
Herramientas y Tcnicas de AP (83,5%).
La primera iniciativa suele ser una MAP (43,7%) o una PMO (28,7%)
Las principales razones para las iniciativas relacionadas con AP son el uso
inconsistente de enfoques de AP (35,4%) seguido por proyectos atrasados y
sobre el presupuesto (23,2%)
Se han implementado PMOs en el 45% de las organizaciones
Ms del 50% de las organizaciones trabaja con consultores y un 39% hace o
est pensando en hacer outsourcing de las funciones de AP
Fuente: Gartner Group, Survey over 1,000 companies, 2004.
17
Qu pasa en el
mundo?
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Agenda
1. Marco conceptual
a)
b)
c)
Qu es una PMO?
Por qu una PMO?
La PMO y la organizacin
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La PMO y las 3 Ps
20
La PMO y la estrategia
organizacional
NECESIDADES
Necesidades negocio
Demandas mercado
Solicitudes clientes
Oportunidades
Cambio tecnolgico
Requerimiento legal
Problemas
Entorno
EMPRESA
Visin
Misin
Objetivos
Estrategia
Organizacin
Valores
Polticas,
Etc.
PMO
Requieren
respuesta !!
Solucin:
PROYECTO
PMOs
PRODUCTO
O
SERVICIO
La PMO y la estrategia
organizacional
22
La PMO y EPM
El objetivo de EPM es proporcionar a las organizaciones una
herramienta para una gestin orientada a proyectos de sus propios
procesos de negocio.
Anlisis y
estrategia
Gestin
Corporativa de
Proyectos y
Recursos
EPM
Gestin del
Conocimiento y
Colaboracin
Integracin
con los
procesos de
negocio
23
La PMO y EPM
JEFES DE
PROYECTOS
Planificacin
y control del
proyecto:
avance, hitos,
riesgos, etc.
Interfaces:
RRHH,
Presupuestos
Proyectos
y
Recursos
GERENTES, JEFES
DE AREA, CLIENTES
Anlisis de Gestin
Paneles de Control,
Alarmas y Mensajes
MIEMBROS DE LOS
EQUIPOS DE TRABAJO
Informan actividades y
tiempos, imprevistos
Interfaces:
Sistema de
Gestin
OFICINA DE PROYECTOS
Anlisis de Gestin
Apoyo
Metodologas
Entrenamiento y capacitacin
Administracin
Agenda
1. Marco conceptual
2. Roles y Funciones de una PMO
a)
b)
c)
Funciones de la PMO
Los roles involucrados
Tipos de PMOs
25
Rol y funciones
26
Desarrollo
27
Soporte
28
Control y Gestin
29
Ejercicio
Las funciones en detalle
Revisin del documento entregado
30
Procesos
Al igual que con las funciones, los procesos varan
de una organizacin a otra, sin embargo, siempre se
asocian a las 3 Ps:
Portafolios.
Programas.
Proyectos.
Se traducen en Metodologa.
31
Procesos relacionados
con Portafolios
32
Se identifican iniciativas
Procesos relacionados
con Portafolios
Procesos area
comercial
Un problema de
estrategia
organizacional
puede generar
problemas en el
portafolio
La PMO tiene la
capacidad de
evaluar el
impacto de
incorporar un
proyecto en
protafolio
Alineamiento
Permite:
Monitoreo y Control
Permite:
35
Monitoreo y Control
Permite:
36
Procesos relacionados
con Portafolios
PROCESO DE ADMINISTRACIN DE PORTAFOLIO
PROCESO DE
PLANIFICACIN
ESTRATGICA
Identificar
Componentes
Realizar el Plan
Estratgico
Priorizar
Componentes
Portfolio Manager
Comit Ejecutivo
TP.27
TPX
GRUPO DE PROCESO
PROCESO DE
DE MONITOREO Y
COMPONENTES
CONTROL
Monitorear y
Controlar Riesgos
de Portafolio
Portfolio Manager
TP.73
Ejecucin y
Reporte de
Componentes
SP.147
Directorio
TP
Desarrollar
Respuestas a los
Riesgos de
Portafolio
Categorizar
Componentes
Portfolio Manager
Portfolio Manager
TP.31
TP.55
Objetivos
estratgicos
Evaluacin de
Componentes
Revisar y Reportar
Desempeo del
Portafolio
Balancear
Portafolio
Portfolio Manager
Si
Hay cambios en
los riesgos del
Portafolio?
Seleccin de
componente
DX
SP.95
No
Identificar Riesgos
del Portafolio
Comunicar Ajustes
de Portafolio
Portfolio Manager
Portfolio Manager
TP.43
TP.63
Analizar Riesgos
de Portafolio
TP.47
TP.77
TP.59
SP.108
Portfolio Manager
Portfolio Manager
No
Autorizar
Componentes
Comit de Gestin
de Portafolio
TP.67
Monitorear
cambios a la
estrategia
Portfolio Manager
TP.81
Se realizan
cambios en la
estrategia?
DX.87
Si
38
Complemento de la
integracin
41
Comit Ejecutivo
Comit Ejecutivo
Sponsor
PMO
Sponsor
42
Comit Ejecutivo
Sponsor
PMO
43
Comit Ejecutivo
Sponsor
PMO
44
Comit Ejecutivo
Sponsor
PMO
45
Informacin bsica
generada
Nuevamente, est relacionada con las 3 Ps:
Portafolios.
Programas.
Proyectos.
46
Informacin bsica
generada para Portafolios
Entre otra:
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
Agenda
1. Marco conceptual
2. Roles y Funciones de una PMO
a)
b)
c)
Funciones de la PMO
Los roles involucrados
Tipos de PMOs
57
Roles involucrados
Aunque depende de cada organizacin, se pueden
distinguir los siguientes roles:
Lder de la PMO.
Project Officer.
Especializaciones: Responsable del presupuesto,
Responsable de QA.
Administradores de Proyectos.
Administradores de Programas.
Gerentes de lnea.
Consultores y especialistas.
58
Lder de la PMO
Es el responsable de conducir la PMO y es el dueo
del portafolio de proyectos gestionado:
59
Project Officer
Realiza las actividades de desarrollo, soporte y
control de acuerdo a lo definido por el Lder:
60
Responsable del
presupuesto
Es el responsable de la contabilizacin y el control
de costos asociados a los proyectos:
61
Responsable de QA
Es el responsable de verificar el estado de los
proyectos en cuanto a los resultados de stos y la
aplicacin de los procesos:
Conduce revisiones.
Analiza entregables.
Produce mtricas.
Determina oportunidades de mejora.
Promueve los procesos.
62
Agenda
1. Marco conceptual
2. Roles y Funciones de una PMO
a)
b)
c)
Funciones de la PMO
Los roles involucrados
Tipos de PMOs
63
Tipos de PMOs
Cobertura organizacional
Funciones
Grado de influencia en las 3 Ps
Y otros
64
Agenda
1. Marco conceptual
2. Roles y Funciones de una PMO
3. Niveles de madurez de una PMO
a)
b)
c)
65
Madurez Organizacional en
Administracin de Proyectos
El desarrollo de las capacidades de una
organizacin (o rea) para que los proyectos estn
alineados con los objetivos del negocio
66
Madurez Organizacional en
Administracin de Proyectos
El comienzo de un viaje!
67
Madurez Organizacional en
Administracin de Proyectos
El comienzo: ordenar la casa (lenguaje comn,
procesos)
Definicin y estandarizacin de procesos: metodologa de
Mtricas de los
trabajo independiente de las personas
procesos, con
objeto de mejorar
Control estadstico de procesos: mtricas
procesos
Mejora continua: no me detengo, siempre puedo mejorar.
Mantener lo que
se tiene
68
OPM3
Portafolio
Programa
PMO
Proyecto
Estandarizar
Medir
Controlar
Ciclo de mejora
continua
Mejorar
69
OPM3
Conocer el
estandar
El proceso
Ciclo OPM3
Sacar foto a
organizacin
respecto a
madurez actual
Se aplica plan y se
realiza la mejora
70
El modelo de madurez
de Kerzner
Nivel 5
Mejora
Continua
Nivel 4
Benchmarking
Nivel 3
Metodologa
Singular
Retroalimentacin
Nivel 2
Procesos
Comunes
Nivel 1
PMO
Lenguaje
Comn
71
Agenda
1. Marco conceptual
2. Roles y Funciones de una PMO
3. Niveles de madurez de una PMO
a)
b)
c)
72
73
Se distinguen:
74
Se distinguen:
75
Acta como un
repositorio
Responsabilidad
total de los
proyectos en la
organizacin
76
Se distinguen:
77
Agenda
1. Marco conceptual
2. Roles y Funciones de una PMO
3. Niveles de madurez de una PMO
a)
b)
c)
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Caractersticas comunes de
PMOs exitosas
Agenda
1. Marco conceptual
2. Roles y Funciones de una PMO
3. Niveles de madurez de una PMO
4. El proceso de implementacin de una PMO
a)
b)
El proceso
Diario de Vida de un Consultor Chileno en Project Management
80
El proceso
PROCESOS
TECNOLOGA
81
El proceso
Cultura organizacional
Valores
Creencias
Historia
Reglas no
escritas
Gestin
del
Cambio
82
El proceso
83
El proceso
84
El proceso
Resistencia al cambio:
No me gusta el nuevo procedimiento.
Implica mucho trabajo!
Nosotros no hacemos las cosas as
en esta empresa!
Tratamos de hacer lo mismo hace
algunos aos y no funcion, no creo
que funcione ahora!
Nunca lo har de ese modo, quien
me va a ensear a mi a hacer mi
trabajo!
85
Ejercicio
Efectos del cambio
Siga las instrucciones del relator
Comentarios?
86
El proceso: fases
Primera fase es
estandarizar
Implantacin de
Metodologa de
Administracin de Proyectos
Habilitacin
de
una herramienta
Mejoramiento
de otros
procesos
relacionados
Procesos de software,
administracin de
calidad, etc.
Incluye PMO y
entrenamiento
87
1.1
Evaluacin inicial
1.1.1
Se desarrollan
procesos para
obtener kpi's
Soporte de
herramientas
1.1.2
Revisin de
estndares y
procesos actuales
de AP
Conclusiones y
recomendaciones
1.2
Implantacin de
Metodologa de
Administracin de Proyectos
Desarrollo
de
Metodologa
1.2.1
1.3
Definicin de
Indicadores Claves
de xito
(KPIs)
1.2.2
Desarrollo
de
Procesos de AP
1.2.3
Definicin de
Procesos, Roles y
Responsabilidades
en la PMO
1.2.4
Desarrollo de
formatos de
entradas y salidas
de procesos
1.2.5
Definicin de
Requerimientos para
Solucin EPM
88
Habilitacin
de
Solucin EPM
Operacin
Piloto de la
Metodologa
1.3.1
Puesta en
marcha
1.3.2
Operacin
1.4
Capacitacin en
Administracin
Corporativa de
Proyectos
1.4.1
1.4.2
Nivel
Responsables y
Jefes de
Proyectos
Nivel
Miembros del Equipo
Habilitacin
de
una herramienta
2.1
Estrategia para la
habilitacin
2.2
2.1.1
Organizacin del
proyecto
2.1.2
Instalacin para
Anlisis y
Demostracin
Diseo para el
uso de
de la solucin
2.3
2.2.1
Definicin de
Requerimientos
2.2.2
Definicin de Uso
(Procedimientos)
2.2.3
Implantacin
de
la solucin
2.3.1
Aplicacin de
Ciclos de Control
2.3.2
Seguimiento a la
operacin
2.3.3
Plan de
institucionalizacin
Instalacin
para
operacin
2.2.4
Entrenamiento
2.2.5
Definicin y
Preparacin de
datos
Proyecto Piloto
2.4
Mejoramiento
de otros
procesos
Institucionalizacin
Plan de Difusion
en empresa
A partir de la
definicin de
procesos
89
El proceso: evaluacin
inicial
Focalizar en algo
concreto
Se entiende que es un
PMO y se quiere
No se entiende que es
una PMO y se quiere
Desafo: foco
Desafo: educacin
Se entiende que es un
PMO y no se quiere
No se entiende que es
una PMO y no se quiere
Desafo: venta
Desafo: evangelizacin
90
Entendimiento de
que es una PMO
El proceso: evaluacin
inicial
Cuando nos
observamos,
tendemos a vernos
mejor de lo que
somos.
.
.
Consultora
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Agenda
1. Marco conceptual
2. Roles y Funciones de una PMO
3. Niveles de madurez de una PMO
4. El proceso de implementacin de una PMO
a)
b)
El proceso
Historias de xito de PMOs
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Agenda
1. Marco conceptual
2. Roles y Funciones de una PMO
3. Niveles de madurez de una PMO
4. El proceso de implementacin de una PMO
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94
Gracias!
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