SUMRIO

Introduo
Reduo de Custos
Diversidade de Comunicao e Recursos
Aumento da Produtividade da Equipe
Melhoria na Comunicao Interna e Externa
Segurana e Disponibilidade dos Servios
Concluso
Sobre a Teclgica

I NT R ODU O
A comunicao um dos elementos principais para qualquer empresa avanar. por
meio dela que se conectam as pessoas, se alinham os processos e estreitam caminhos
no contato entre clientes, fornecedores e os departamentos. Mas algumas corporaes ainda no se atentaram para as oportunidades de modernizar os meios que integram essas pontas e, claro, como consequncia colher os resultados.
E quando algumas corporaes se veem desafiadas a melhorarem esses indicadores
que a Telefonia Digital aparece como uma boa aposta. At porque esse recurso surge
como alternativa vivel para melhorar a comunicao e, ainda, reduzir o custo e promover maior diversidade na comunicao. Isso sem esquecer de dois fatores primordiais: segurana e disponibilidade dos servios.
Esse ebook vai apresentar como isso na prtica e, principalmente, como sua empresa pode desfrutar dessas conquistas!

REDU O DE C U STOS
A tecnologia de Voz sobre o IP (que se apresenta ao mercado pela sigla VoIP) no para
de crescer no pas. Em meados da dcada passada, essa possibilidade de comunicao
passou a ser mais explorada, sobretudo, por empresas que possuem matriz no exterior e
necessitavam otimizar a comunicao, sem impactar nos custos. Parece mgica, mas esse
captulo do ebook vai mostrar que no.
Embora a instalao de um sistema de VoIP exija um investimento inicial, parte da reduo de custos pelo melhor aproveitamento da internet e consequente reduo de uso
da rede pblica de telefonia. No caso de organizaes com operaes internacionais, a
economia pode representar at 80% do valor total da conta. Para aquelas com unidades
somente no Brasil, a reduo de custo pode ficar na casa de 40% a 50%. lgico que
essa economia depende do consumo e quantidade de ligaes feitas entre unidades de
produo, armazns, escritrios, etc...
Justamente por haver um investimento inicial, natural muitas companhias adiarem a instalao, temendo no colher to rapidamente a economia. bom frisar que em algumas
corporaes, o payback pode ser confirmado a partir do 12 ms de implantao do sistema. Como falamos que no se trata de mgica, os motivos que levam a essa economia
so esses:
Tipo de cobrana diferente da tradicional: mesmo que a sua empresa possua um
bom pacote junto a empresas de telefonia, dificilmente, algum acordo ser to compensador (falando em termos financeiros) do que usar a banda de internet para fazer a ligao de entre cidades, em diferentes estados e at outros pases. Esse tipo
de cobrana diferenciada uma das vantagens mais evidentes da tecnologia VoIP
ante modalidade tradicional.
Escolha da rota de menor custo: uma funo que centrais telefnicas digitais utilizam para encontrar a rota de conexo de menor custo disponveis para completar
a chamada. Funciona da seguinte maneira: imagine que para completar uma ligao
para outro cidade, haja trs conexes possveis: Operadora VoIP, Operadora da Rede
Pblica (Embratel, GVT, etc) ou Operadoras de Rede Mvel (Claro, Vivo, Tim, etc).
A inteligncia do sistema identifica aquela que ser de menor custo, contribuindo
decisivamente na reduo de custos.
Gesto por centro de custo: uma das funes que produzem grande resultado nas
empresas tornar conhecido o custo (valor/minuto) de cada departamento da empresa (centro de custo). Isso favorece para um maior controle de oramento para
cada um nos meses do ano. Esta atitude levar sua empresa a reduzir o custo pela
formalizao do compromisso que cada pessoa do departamento (centro de custo)
ter com o uso.
Disponibilidade de relatrios de uso: quando a informao no chega aos gestores
e o detalhamento no pode ser avaliado os custos da central telefnica tornam-se
uma terra de ningum, dificultando aes de controle. Por isso, ao implantar um sistema de telefonia digital, a empresa poder disponibilizar relatrios, que contribuem
para o controle de que tratamos no item anterior.
Cadeado eletrnico: esse recurso evita o uso abusivo do telefone por pessoas de
outras reas, permitindo o bloqueio de ligaes em momentos nos quais o responsvel pela linha no esteja na mesa.

DIV ER S I DA D E D E COMU N IC A O E REC U RSOS

No bastasse a reduo de custo, a telefonia digital traz em si dois pontos essenciais:
oportunidades na diversidade da comunicao e recursos que contribuem para otimizar
o contato entre os departamentos, fornecedores, clientes e os demais pblicos. O que
isso quer dizer: ampliar as possibilidades para realizar conferncias, com outras linhas ao
telefone, agenda corporativa, entre outros atributos.
Entre as funcionalidades disponveis, destacam-se:
Agenda de contatos corporativos auxiliando no processo de padronizao;
Ramal identificado com nome do usurio e associao ao centro de custo podendo realizar
desvio em horrios programados, manter privilgio de discagem e definio de horrio de
uso;
possvel trancar o telefone com a senha e tambm receber as mensagens da secretria
eletrnica do ramal no email, via mp3;
A conferncia por voz e estacionamento de chamadas so funes rpidas para ampliar a
capacidade de comunicao;
Em call centers, a criao de mensagens de massa na URA e o desvio de ligaes para ramais ou filas de atendimento pode ser filtrada tambm pelo DDD, prefixo ou pelo nmero
do telefone;
Agilidade no uso de fax digital (transmite e recebe) integrado ao email evitar novos ativos
na empresa;
Para eliminar as contas de telefones pagas a 3s a funo call back cumpre bem o papel
para equipes de campo (comercial ou tcnica);
A comunicao Integrada com smartphone, tablet e softphones amplia a capacidade de
comunicao aos usurios;
Informaes de consumo por ramal ou centro de custo e relatrios de nvel de servio e
detalhamento de agentes para call center, so elementos primordiais;

Ao ler esses recursos, j d para imaginar novas possibilidades de comunicao em sua

empresa, certo? Para ajud-lo a enxergar as novas oportunidades que desenhamos, listamos algumas ideias:

Ao invs de escrever e-mails,

envolvendo vrias pessoas,
a teleconferncia contribui
para agilizar a tomada de
deciso;

Nada de ficar recorrendo a

agendas decentralizadas ou
outros controles no computador: a telefonia digital armazena esses dados;

Desvio de chamadas para

celular ou fixo um recursos
em sintonia com a mobilidade atual, facilitando a comunicao com outros dispositivos conectados internet.

AU MENTO DA P R O D U TIVIDA DE DA EQ U IPE

Um dos pilares da eficincia operacional das empresas centra-se na melhoria dos indicadores de produtividade. A telefonia digital pode ajudar (e muito nisso) ao passo que a comunicao fica facilitada, muito em funo dos recursos e caractersticas que trouxemos
no item anterior. Para compreender melhor como isso na prtica, veja quatro atitudes
possveis a partir da telefonia digital, que impactam diretamente na produtividade:

Aumento no nmero de ligaes: com custos ainda mais em conta, a quantidade

de ligaes feitas pela equipe pode aumentar sem significar um valor mais alto para
pagar no fim do ms. Para um time de vendas, por exemplo, isso pode ser decisivo
para aumentar o faturamento; e se for feita para outro pas, a ligao pode representar um custo bem menor que a modalidade tradicional.
Controle mais assertivo, sem esperar o fim do ms: diferentemente da modalidade
tradicional, a telefonia digital possibilita acessar o relatrio de cada ramal em qualquer perodo do ms, sem necessitar um fechamento da empresa. Isso auxilia para
um controle proativo, evitando surpresas no fim do ms. Tambm pode ajudar a
monitorar o tempo das ligaes e, por consequncia, notar se h excessos por parte
dos colaboradores.
Automatizao: a telefonia digital possibilita tambm a implantao da URA. Com
isso, quando o telefone tocar, uma gravao pode orientar o atendimento, agilizando o direcionamento da chamada para o local certo e evitando interrupes de
ligaes para reas que no iro resolver aquele assunto. Outra clara vantagem
diminuir a dependncia da disponibilidade de uma pessoa para atender as ligaes
e redirecionar.
Ramal em qualquer lugar: ainda com esse mecanismo, possvel receber ligaes
de qualquer dispositivo com conexo internet. Isso contribui para agilizar o contato em caso de viagens e em reunies fora do escritrio, por exemplo. Tambm
possibilita o funcionamento do ramal em caso de expedientes via home office.

Com solues como estas, mais fcil o gestor acompanhar o desempenho de sua equipe
e direcionar decises que contribuam para melhorar os indicadores de produtividade.

M E L H O R IA DA CO MUN ICAO INTERNA E EXTERN A

As empresas que adotam o sistema de telefonia digital tambm passam a notar uma melhoria na comunicao interna e externa. Isso decorre da praticidade de implantao do
sistema e do surgimento de novas possibilidades de estreitar a comunicao, seja com
pblico interno, seja com o pblico externo.
Essa tabela ilustra bem como essa melhoria acontece, considerando impactos reais para
os pblicos interno e externo:
FUNCIONALIDAD E

IN T E R N O

E XT E R NO

Videochamadas
Conferncias com pessoas em diferentes locais
Otimiza o atendimento por conta de identificador de chamadas
Chamada entre computadores com custo zero
Maior controle sobre ligaes feitas
Atendimento digital, reduzindo tempo de espera e interrupes
Maior disponibilidade para atender clientes e fornecedores

Outro claro benefcio est no fato de que a telefonia digital contribui para integrar informaes. O que significa dizer uma maior convergncia a partir de diferentes suportes.
Por exemplo: nem sempre voc estar disponvel para falar ao telefone, certo? Com isso,
possvel compartilhar informaes de texto, que podem chegar diretamente no celular.

S E G UR A N A E DI S P O NIBILIDAD E D OS SERVIOS
Outro desafio das empresas de hoje a segurana e disponibilidade de servios. Esses
dois fatores so crticos para o sucesso das estratgias de crescimento de qualquer corporao. E, por isso mesmo, so pilares muito bem representados no sistema de telefonia
digital. Na prtica, esses dois pontos fundamentais podem se integrar s polticas de segurana de informao da empresa e ao monitoramento de servio de internet, ganhando
mais fora para o controle e aperfeioamento de medidas de proteo informao.
Veja alguns pontos importantes que so trabalhados nesse contexto:

Segurana: a telefonia digital colabora bastante para aumentar o nvel de segurana da informao de voz, que trafegada na rede. Isso graas a adoao de uso
de tecnologia de criptografia, inibindo assim a possibilidade de tornar a conversa
pblica. Claro que em caso de medida judicial, h mecanismos tambm avanados
para garantir o acesso a informaes. Mas, certamente, a telefonia digital, diferentemente da modalidade tradicional, eleva o nvel de segurana e privacidade de
dados na sua empresa.
Disponibilidade dos servios: no que tange disponibilidade dos servios, a telefonia digital tambm sai na frente ao possibilitar um controle mais rgido sobre
a infraestrutura que contribui para o funcionamento. Ou seja, a partir do monitoramento e outros recursos, j existentes na TI da sua empresa, possvel estabelecer um acompanhamento mais eficaz, evitando deixar os colaboradores da sua
corporao na mo.

Ao implantar esse sistema em sua empresa, no deixe de levar em considerao esses

dois pontos, que podem ser fatores crticos para os resultados anteriores que foram tratados nesse ebook (como produtividade e otimizao no processo de comunicao, com
colaboradores internos e clientes externos).

CO NC LUSO
Como tratado ao longo desse ebook, a telefonia digital veio para ficar. H painis de tendncia que sinalizam como uma boa alternativa para as corporaes no futuro. Mas, sem
dvidas, sua empresa no necessita aguardar o momento certo chegar!
Existem empresas prestadoras de servio j viabilizando esse servio, com implantao
rpida e custo acessvel.
Em alguns casos, dependendo do consumo, o retorno sobre o investimento inicial pode
ser acelerado. Isso sem contabilizar os ganhos e a ampliao de possibilidades de comunicao com colaboradores internos e externos.
Faa um diagnstico de como anda a comunicao na sua empresa e quais custos a telefonia tradicional ainda trazem ao seu caixa. Com uma conta simples, voc perceber que
passou da hora de adotar esse novo sistema.
Que tal fazer essas contas ainda hoje?

CO N HE A A T ECLGICA
Cada vez mais posicionada para atuar como extenso das estruturas de
TI dos seus clientes, a Teclgica atua h 22 anos no Brasil e Amrica Latina, entregando solues e projetos nas reas de Outsourcing de Software e Infraestrutura, Comunicao e Mobilidade Corporativa.

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