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ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
(2011/12)
TEMA 4.1
1.1
1.2
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5
1.3.6
1.4
1.3.1.1
1.3.1.2
1.3.1.3
2.1
2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.3
2.4
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.2
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
Perspectivas ........................................................................................................................................ 25
3.3.3.1
3.3.3.2
3.3.4.1
3.3.4.2
3.3.4.3
3.3.4.4
3.3.4.5
3.3.4.6
3.3.4.7
3.3.4.8
3.4
3.5
3.6
4
La originalidad ..................................................................................................................................................... 24
La descripcin ...................................................................................................................................................... 25
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.2.1 El informe ISO/TR 18492:2005 - conservacin de informacin electrnica basada en documentos .................. 39
4.2.2.2 El informe ISO/TR 15801:2004 - recomendaciones para la veracidad y fiabilidad de la informacin almacenada
electrnicamente ................................................................................................................................................................ 39
4.2.2.3 La norma ISO 14721:2003 - modelo de referencia para un sistema de informacin archivstica abierto en el
contexto de sistemas de transferencia de datos e informacin espacial............................................................................ 40
5
LOS SISTEMAS ARCHIVSTICOS INSTITUCIONALES: PLANIFICACIN, PROGRAMACIN Y
ORGANIZACIN ARCHIVSTICA .................................................................................................................. 41
5.1
5.2
5.3
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.4
5.4.1
5.4.2
5.4.3
6.1
6.2
6.2.1
6.2.2
6.2.3
6.2.4
6.3
6.3.1
6.3.2
6.3.3
6.4
BIBLIOGRAFA............................................................................................................................... 54
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
LA GESTIN DE DOCUMENTAL
1.1
1.2
El concepto de gestin de documentos est experimentando los ltimos aos una profunda
transformacin. As, de una orientacin basada en la contribucin documental para
conseguir economa y eficiencia en cuanto a la utilizacin de los recursos en las
organizaciones, asistimos ltimamente a un alineamiento progresivo hacia la gestin de los
recursos de informacin. La gestin de documentos no se contempla ya como un objetivo
en s misma, sino ms bien de manera sistemtica, esto es, como un componente ms en el
conjunto de los procesos de gestin de las organizaciones, interactuando con cada uno de
ellos. En este contexto, la norma internacional ms importante en el mbito de la gestin de
documentos, la norma ISO 15489, refuerza la nocin de sistema de gestin de documentos
(que cabra entender en la acepcin de programa de actuacin archivstica donde hallaran
acomodo todos los procesos propios de la gestin documental), al tiempo que busca
uniformar posiciones presentes en el panorama internacional tradicionalmente
irreconciliables.
Desde los aos 80 del siglo pasado, una serie de avances metodolgicos ha contribuido a
fijar lo que se entiende hoy por gestin de documentos, trmino que el Diccionario de
Terminologa Archivstica del Consejo Internacional de Archivos defina en 1984 como el
rea de la gestin administrativa general relativa a conseguir economa y eficacia en la
creacin, mantenimiento, uso y disposicin de los documentos.
Un paso fundamental en la evolucin del concepto tuvo lugar en la reunin del Congreso
Internacional de Archivos en Montreal en 1992, cuando se present la archivstica
integrada como la suma de tcnicas aplicadas en las diferentes fases por las que atraviesa
un documento a lo largo de su ciclo de vida (fases activa, semiactiva e inactiva), tcnicas
entre las que destacan la clasificacin y la evaluacin de los documentos.
Por su parte, la National Archives and Records Administration - NARA estadounidense
defina en su Glosario de 1993 gestin de documentos como la planificacin, control,
direccin, organizacin, formacin, promocin y otras actividades de gestin relacionadas
con la creacin, mantenimiento y utilizacin, y disposicin de los documentos para
conseguir una adecuada y correcta documentacin de las polticas y actuaciones federales,
as como las operaciones efectivas y econmicas de las agencias.
El siguiente hito de este devenir en el tiempo tuvo lugar en 2001, cuando se aprob a nivel
internacional la norma ISO 15489, que define gestin de documentos como campo de la
gestin responsable del control eficiente y responsable de la creacin, recepcin,
5
Nociones bsicas
Para entender esta evolucin es necesario comprender las nociones bsicas de la gestin de
documentos.
1.3.1 Ciclo de vida de los documentos
Marco en el que se definen, implantan y evalan los principios metodolgicos, las tcnicas
y los instrumentos que sirven de fundamento bsico al desarrollo de polticas y normas,
destinadas a regir el tratamiento de los documentos a lo largo de las etapas de su ciclo de
vida, con diferentes regulaciones para su organizacin, conservacin, tratamiento y
accesibilidad en cada etapa.
1.3.3 Archivstica integrada
a) los mximos directivos y altos cargos, que deben aprobarla y dotarla del
impulso necesario dentro de cada organizacin;
b) los responsables de procesos de gestin, que deben aplicar la poltica en el
marco concreto de los procesos a su cargo;
c) los tcnicos archiveros que deben planificar, implantar y administrar el
programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, incluidos el
diseo, la implementacin y la actualizacin de los sistemas de gestin de
documentos (electrnicos e hbridos);
d) los administradores de los sistemas de gestin que deben garantizar que toda
la documentacin sea precisa y legible y que se encuentre a disposicin del
personal siempre que se necesite;
e) los empleados implicados en las tareas de gestin de documentos.
El contenido de la poltica de gestin de documentos debe revisarse peridicamente para
garantizar su adecuacin a las necesidades reales de gestin de documentos de la
organizacin.
1.3.5 Programa de gestin de documentos
Captura de documentos
Registro de documentos
Clasificacin de documentos
Descripcin de documentos / asignacin de metadatos
Evaluacin de los documentos, que incluye (1) la determinacin de los
documentos esenciales, (2) la valoracin de los documentos y la
determinacin de los plazos de conservacin, y (3) la disposicin fsica de los
documentos
f) Conservacin de los documentos
g) Acceso a los documentos
h) Trazabilidad
1.4
A la luz que nos aportan estos conceptos es posible sealar a continuacin las
caractersticas de la gestin de documentos, entre las que cabe destacar las siguientes:
1) La gestin de documentos permite el tratamiento secuencial de estos a travs de las
distintas fases de su ciclo de vida. Ello equivale a reconocer la necesidad de un
programa de intervencin archivstica.
2) Su prioridad se concentra en satisfacer las necesidades administrativas de la
organizacin.
3) La gestin de los documentos en su etapa histrica es consecuencia, y no el
objetivo, del tratamiento de los documentos en sus fases previas.
4) Sita la evaluacin documental y el calendario de conservacin de los documentos,
y por tanto la clasificacin, en el corazn del sistema archivstico.
5) Los sistemas archivsticos tienden a concretarse en modelos nacionales, definidos
por la aplicacin de leyes que parten, en su aplicacin en cada caso, de distintas
tradiciones administrativas.
2.1
Las orientaciones en relacin a cmo tratar los documentos en su etapa administrativa han
llegado a nosotros desde la perspectiva del denominado records management,
especialmente de la mano del Programa RAMP de la UNESCO y de las publicaciones del
Consejo Internacional de Archivos, olvidndose de otros posibles referentes. Una
resonancia especial tuvo la obra de J.B. Rhoads en 1983 y 1989, publicada en forma de
estudios RAMP, en los que hablaba de fases de los documentos (creacin, mantenimiento y
uso y disposicin, ms una cuarta de gestin de los documentos con valor permanente) y
los niveles de implantacin, entendidos como una evaluacin de grados de madurez, de los
que hoy conocemos como procesos de gestin documental (niveles mnimo, mnimo
incrementado, intermedio y ptimo). El resultado de esta perspectiva se concret, en los
pases de tradicin anglosajona, en una dualidad entre gestores de documentos y
archiveros.
Por su parte, en los albores de los aos 90 del pasado siglo la bibliografa espaola se haca
eco de los principales modelos de gestin de documentos existentes a nivel internacional: el
records management norteamericano, la gestion des documents administratifs
canadiense, el prarchivage francs, el registry ingls, la registratur germnica y el
archivio moderno italiano. Estos estudios evidenciaron la existencia de dos macromodelos, el norteamericano y el europeo, y descubrieron una jerarqua entre los diferentes
modelos nacionales: primarios (modelos originarios), de segunda generacin
10
11
Entre las principales caractersticas del modelo qubecois cabe destacar las siguientes:
1) El modelo se sustenta en la percepcin del ciclo de vida en fases y su relacin con
los valores primario y secundario del documento.
2) El modelo pone de relieve la importancia de las operaciones de clasificacin y
evaluacin de los documentos y sus instrumentos resultantes: cuadro de
clasificacin y calendario de conservacin.
3) El modelo mostr una enorme vitalidad en los aos 80 del siglo XX, asociado
fundamentalmente al mbito universitario.
4) Clara definicin del modelo en la legislacin y otra normativa.
5) Es observable una cierta influencia del modelo estadounidense, si bien la presencia
de los archivos nacionales en la fase activa del ciclo de vida es de mayor calado que
el del NARA norteamericano.
6) Importante desarrollo e implantacin de los calendarios de conservacin
(prcticamente el 100%).
7) Elevada eliminacin de documentos: 98 %.
8) Constituye la base metodolgica de la archivstica integrada.
9) Incidencia en Europa, a travs de su influencia sobre el modelo francs y en la
prctica archivstica espaola.
10) Aparentemente, el modelo ha entrado en crisis, motivada por la delimitacin actual
de la funcin archivstica en el mbito de la gestin de la informacin desde una
perspectiva puramente cultural, compartiendo estructura con las bibliotecas. Ello
12
13
14
Figura 1 Recreacin del modelo del continuo ideado por F. Upward, sobre la aportacin de R. Chell.
De acuerdo con el modelo, la relevancia a corto, medio y largo plazo de los actos que se
producen en una organizacin puede contemplarse desde cuatro perspectivas o vectores,
distintas, pero a la vez complementarias.
1) Contemplada desde la perspectiva de la evidencia, la progresin del acto se
manifiesta mediante su fijacin en un documento, su integracin en un contexto
junto con otros documentos, la contribucin que supone a la generacin de la
memoria de la organizacin y, finalmente, la manifestacin plena de una parte de la
memoria social colectiva como parte de los documentos que alcanzan valor
histrico.
2) Contemplada desde la perspectiva de las actuaciones, la progresin del acto pasa
por una escalada a travs de los estados secuenciales, ordenados de menor a mayor,
de actuacin, actividad y funcin, hasta alcanzar a servir a los propsitos de la
sociedad.
3) Contemplada desde la perspectiva del tratamiento documental, la progresin del
acto atraviesa los estadios de captura, gestin de los documentos (que cabra
entender como programa de actuacin archivstica) y gestin del rgimen de
tratamiento documental (que cabra entender como la poltica que define el
programa), hasta llegar a la garanta de la evidencia esencial, como fin ltimo del
tratamiento.
15
Los modelos de gestin de documentos entraron en crisis en los primeros aos de la dcada
de los 90 del pasado siglo. Entre sus causas cabe destacar las fuertes restricciones
presupuestarias a fines de los 80 y nuevas reflexiones en relacin a la percepcin del
mbito de la actuacin archivstica, derivadas de las nuevas necesidades de la
Administracin. Como consecuencia, se produjo una inversin de la fase de efervescencia
archivstica desarrollada entre las dcadas de 1960 y 1980, que llev a una rpida
saturacin de los depsitos y, en consecuencia, a una serie de replanteamientos, por un lado
en cuanto a quin deba asumir los altos costes de gestin, y por otro en relacin a cules
deban ser las prioridades en las instituciones de archivos. En este contexto, la
Administracin exige de los archiveros satisfacer sus actuales necesidades.
La respuesta lleg en forma de conclusiones, que fueron distintas en Norteamrica, Europa
y Australia. En Norteamrica prevaleci la idea de buscar nuevas soluciones a travs del
concepto de gestin integral y la prctica de la racionalizacin, en tanto que en Europa se
ha asistido a un repliegue hacia la gestin de la documentacin con valor permanente. Por
su parte, la apuesta australiana consisti en integrar la gestin de documentos entre las
especialidades incluidas en la Information Resources Management, si bien respetando sus
requisitos funcionales.
16
2.4
17
3.1
El problema terminolgico
Si bien la utilizacin del trmino records management limita el objeto del tratamiento
documental al documento administrativo, recientemente ha asomado en el panorama
internacional un trmino procedente del modelo del records continuum australiano,
recordkeeping management, que incluye de facto la continuidad del tratamiento de los
documentos con independencia del momento o el lugar en que se encuentre el documento
dentro de su cadena vital. Hay que sealar que el trmino recordkeeping encuentra sus
races en la archivstica britnica, concretamente en la figura del denominado conservador
de archivos (record keeper), a la que se otorga ahora un nuevo significado al extender el
alcance del tratamiento archivstico a la globalidad del plazo de la existencia del
documento.
Actualmente este trmino empieza a documentarse, siquiera tmidamente, en publicaciones
auspiciadas por ARMA, la ms potente asociacin profesional de gestores de documentos
de los Estados Unidos, si bien se utiliza como sinnimo del trmino records management.
En relacin a este comentario hay que sealar que en el contexto anglosajn la terminologa
y los conceptos evolucionan a un ritmo impensable en otros contextos, como el espaol o el
iberoamericano.
3.1.3 Records management program / records management system
Estos conceptos tradicionalmente han tenido poco que ver con las aplicaciones y programas
informticos, pero la situacin est variando radicalmente. La evolucin actual del
tratamiento de los documentos electrnicos ha motivado que en el contexto internacional, y
de manera gradual, los trminos programa y sistema se hayan convertido en sinnimos
(aunque ltimamente prevalece el de sistema), con una clara orientacin hacia las
aplicaciones informticas que realizan los procesos y controles de los documentos digitales.
Las combinaciones de palabras (en ocasiones similares a juegos malabares) para distinguir
lo que en los ltimos aos diferenciaba el programa de tratamiento archivstico y el sistema
informtico llamado a ejecutarlo sin duda nos deparar nuevas sorpresas (bajo la forma de
trminos de nuevo cuo) en un futuro no lejano. Como sealaba ms arriba, la evolucin de
la terminologa y la necesidad de su adecuacin a las necesidades inmediatas al socaire del
progreso de las tecnologas de la informacin, de seguir la tendencia actual, no har sino
acelerarse. Est por ver cmo se adapta esta vorgine al marco terminolgico del bagaje
profesional, decantado durante dcadas, que nos es propio.
3.1.4 Electronic Document Management System / Electronic Records Management
System
19
Un ERMS
Impide que
documentos.
Puede incluir
conservacin.
Debe
incluir
controles
conservacin muy rigurosos.
calendarios
de
se
modifiquen
los
de
20
3.3.1 Caractersticas
21
22
Sin embargo, la norma ISO 15489 no est exenta de limitaciones. Entre stas podemos
destacar las siguientes:
1)
Sin duda, el principal problema para la aplicacin de la norma es la mutilacin de la
etapa histrica en un modelo orientado metodolgicamente al continuo. El proceso actual
de revisin de la norma es el momento ptimo para modificar el alcance, de manera que los
procesos y controles de gestin de documentos tengan la debida continuidad a lo largo del
tiempo. La incorporacin del concepto de recordkeeping podra aportar, de producirse,
alguna solucin al respecto.
2) El ciclo de la norma como cdigo voluntario de buenas prcticas ha dado de s todos
los resultados posibles en los ocho aos desde su publicacin, por lo que puede
considerarse que est ya agotado. Probablemente la norma deba evolucionar hacia
una norma de conformidad, sin que por ello deban rebajarse las exigencias en
cuanto a la necesidad de establecer y medir la efectividad del cumplimiento de los
procesos y controles de la gestin de documentos.
3) La utilidad de la norma para los profesionales de la gestin de documentos, esto es,
los archiveros de las organizaciones, debe ser un elemento importante a potenciar en
el estado actual de revisin de la norma. De hecho, desde su aparicin la norma
viene siendo utilizada como eficaz herramienta estratgica para el diagnstico y la
mejora en el funcionamiento de sistemas de gestin de documentos en todas las
organizaciones. Si bien es conveniente que la norma se oriente a las personas que en
las organizaciones deciden la poltica de gestin de documentos, sta no debe
abordarse de manera exclusiva, ya que los profesionales no deben verse defraudados
en sus expectativas de mejora de los sistemas institucionales para los que trabajan.
4) Actualmente no queda claro si a los documentos incompletos (no incorporados al
sistema de gestin de documentos) les es de aplicacin el modelo de gestin de
23
Otra cuestin importante, a evaluar de acuerdo con la tradicin archivstica de cada pas
por ejemplo, la espaola-, se refiere a las ausencias que se detectan en la norma ISO 15489,
aspecto de gran relevancia que slo puede ser superado mediante una gua de aplicacin
que adapte los contenidos de la norma a cada contexto.
3.3.3.1 La originalidad
En primer lugar, existe un significativo vaco en relacin a la originalidad, ausente entre
las caractersticas que la norma otorga a los documentos fidedignos. Varios son los motivos
que sustentan esta afirmacin:
1) La originalidad es la primera y principal caracterstica que permite diferenciar un
documento de archivo del que tiene un mero valor informativo.
2) La originalidad es una cualidad del documento, sin duda la primera y esencial.
3) La originalidad pone en relacin la norma con lo que se denomina ter
documental: borradores, minutas, originales, copias.
4) La originalidad en estrecha relacin con el requisito funcional o proceso de
incorporacin: sin captura en un sistema, en el contexto de produccin documental,
no hay documento fidedigno.
5) La normativa espaola relativa a administracin electrnica reconoce la existencia
tanto de originales como diversas categoras de copias.
24
3.3.3.2 La descripcin
Por otra parte, la descripcin no aparece, inexplicablemente, entre los procesos de gestin
de documentos, cuando:
1) La descripcin es un elemento de normalizacin archivstica de primer orden a nivel
internacional.
2) Su carcter multinivel la relaciona directamente, entre otros elementos, con la
clasificacin.
3) La descripcin se aplica ya en la fase de creacin del documento, sea ste en soporte
papel o electrnico.
4) La descripcin incluye, pero desborda (mediante la gestin de autoridades,
semntica, ndices, tesauros y otros instrumentos de lenguaje controlado), la
incorporacin de metadatos, prctica que alcanza su pleno sentido nicamente en el
entorno de la gestin de documentos electrnicos. Los metadatos se aplican
primeramente al documento individual, mientras que la descripcin archivstica se
ha centrado tradicionalmente en la serie.
5) La descripcin se aplica ya en la fase de creacin del documento, sea ste en soporte
papel o electrnico
6) Contrariamente a lo que aparece recogido en las normas ISO de gestin de
documentos, la descripcin no se aplica nicamente en la fase de archivo histrico.
De hecho, esta sorprendente declaracin aparece recogida literalmente en la
segunda parte de la norma ISO 23081, relativa a metadatos.
7) La descripcin trasciende, en su aplicacin, la propia organizacin que produce o
custodia el documento, mxime en el entorno actual de la interoperabilidad, y
alcanza la plenitud de la funcin archivstica.
3.3.4 Perspectivas
Uno de los rasgos ms sobresalientes de la norma 15489 es que consagra una serie de
conceptos y abre nuevas perspectivas que son de gran utilidad en la implantacin de los
sistemas de gestin de documentos en las organizaciones.
3.3.4.1 Orientacin a las actividades de las organizaciones
Los principios orientan las necesidades en gestin de documentos a las actividades de las
organizaciones de acuerdo con la estructura funciones actividades actuaciones. De
25
este modo, es posible establecer una jerarqua en las categoras del sistema de clasificacin:
funciones (primer nivel), actividades (segundo nivel) y actuaciones (tercer nivel).
3.3.4.2 Conceptos de riesgos / responsabilidades / rendicin de cuentas / marco de
confianza
La norma proporciona a la organizacin beneficios no slo respecto a la forma en que
gestiona su informacin, a modo de chequeo sobre el estado de salud de sus sistemas
documentales, sino que adems:
facilita que se identifiquen oportunidades para aumentar la calidad de los servicios o
productos, contribuyendo a una mayor rentabilidad, y
contribuye a reducir la exposicin de la organizacin a riesgos.
La justificacin para la gestin de documentos ya no es el ahorro de espacio de
almacenamiento, suministros y equipo, sino la responsabilidad y la gestin de riesgos. As,
la norma asiste con soluciones factibles ante temas de responsabilidad y rendicin de
cuentas y anlisis de riesgos, mediante la definicin de controles y procesos de gestin de
documentos. Contribuye de este modo a prevenir desastres y ayuda al esclarecimiento de
investigaciones civiles y criminales.
La norma puede ofrecer proteccin legal frente a daos que se le pudieran imputar a la
organizacin, al proporcionar evidencia exacta de sus actividades. La publicidad adversa
afecta tanto al producto ofertado como a la predisposicin de los clientes, tanto actuales
como futuros.
El inters de la gestin de documentos est en establecer un marco de confianza para las
informaciones esenciales de las organizaciones. Para ello, la organizacin deber:
constituir un histrico del funcionamiento cotidiano del sistema; los datos de
trazabilidad son esenciales para probar que el sistema de gestin de documentos
ha funcionado de forma permanente a lo largo de la vida del documento;
disponer de un manual de procedimiento completo y actualizado;
asegurar las mejores competencias mediante programas permanentes y de
formacin continua;
llevar a cabo auditoras propias y externas, sistemticas y regulares.
3.3.4.3 El papel de los procesos
26
27
Estructura y contenido
La norma 15489 se divide en dos partes: una gua de aplicacin y su informe tcnico. Como
se ha dicho anteriormente, la norma est dirigida, en ltimo trmino, a las personas que
28
deben impulsar una poltica y los principios que sirven de base a la implantacin del
sistema de gestin de documentos, por lo que tiene un carcter general. El informe tcnico,
por su parte, desarrolla, sobre la estructura de la norma, las partes relativas a la
implantacin efectiva del sistema y los procesos de gestin documental, sin aportar
prcticamente novedades respecto al contenido de la norma, si bien profundiza, de manera
significativa, en la metodologa concreta llamada a servir de referente para la implantacin
de un modelo de gestin de documentos y en dos procesos clave, concretamente los
relativos a la clasificacin funcional y la evaluacin de los documentos.
En la primera parte, tienen singular relevancia los apartados de trminos y definiciones, de
poltica y responsabilidades, los requisitos de la gestin de documentos y las caractersticas
de un sistema de gestin de documentos. En la segunda parte, destacan de manera especial
los apartados relativos a estrategias de diseo e implantacin y los procesos y controles de
gestin de documentos.
Entre los aspectos ms relevantes tratados por la norma destacan los siguientes:
1) Acta como soporte al sistema de calidad regulado por las normas ISO 9001 e ISO
14001.
2) Su finalidad consiste en proteger y conservar los documentos como evidencia de los
actos de una organizacin, servir de apoyo a actividades y posterior toma de
decisiones y actuar como garanta de rendicin de cuentas.
3) Define el objetivo de una poltica de gestin de documentos, adoptada y respaldada
al nivel ms alto: la creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y
utilizables, capaces de respaldar las actividades de la organizacin.
4) Incluye entre los elementos de un programa de gestin de documentos:
Determinacin de los documentos e informacin que deberan crearse en cada
proceso de actividad.
Decisin sobre la forma en que los documentos deberan ser incorporados al
sistema.
Determinacin de los metadatos que deberan crearse y vincularse a los
documentos, y su gestin a lo largo del tiempo.
Evaluacin de los riesgos por la ausencia de documentos.
Conservacin de los documentos y accesibilidad a lo largo del tiempo.
Cumplimiento con los requisitos legales y reglamentarios, normas aplicables y
poltica de la organizacin.
5) Establece las caractersticas de los documentos fidedignos:
Autenticidad. Documento autntico es aqul que puede probar: a) que es lo
que afirma ser, b) que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se
afirma que lo ha creado o enviado, y c) que ha sido creado o enviado en el
momento en que se afirma.
29
El modelo elegido para el diseo e implantacin del sistema de gestin de documentos, que
como observaremos es el corazn de la norma, es el modelo australiano denominado
DIRKS - Australian Design and Implementation of Recordkeeping Systems, considerado
como la concrecin de la teora del records continuum. El modelo se concreta en seis
etapas. El siguiente grfico recrea el esquema original del modelo y las secuencias de las
etapas, incluyendo para cada una de ellas los elementos de entrada que requieren (inputs)
y los resultados que se pretenden conseguir (outputs).
30
31
Cabe sealar entre las normas ISO relativas al sistema de gestin de la calidad, de inters
para la gestin de documentos, las siguientes:
ISO 9000:2005, Fundamentos y vocabulario
ISO 9001:2008, Requisitos (especialmente los requisitos de la documentacin,
apartado 4.2)
ISO 9004: 2000, Directrices para la mejora del desempeo (especialmente los
documentos, apartado 4.2)
UNE 66925:2002 IN, equivalente a ISO/TR 10013:2001, Directrices para la
documentacin de sistemas de gestin de la calidad (especialmente los
procedimientos documentados, apartado 4.5)
Del mismo modo es posible establecer una relacin entre la norma ISO 9000 y un manual
de buenas prcticas en archivos a travs de su correspondencia con los principios de gestin
de la calidad (apartado 0.2):
1) Enfoque al cliente - Poner en claro las relaciones usuarios Archivo.
2) Liderazgo - Papel coordinador del Archivo.
3) Participacin del personal Participan en su elaboracin quienes trabajan da a da
en el Archivo.
4) Enfoque basado en procesos - Procesos de clasificacin, transferencia, consulta,
prstamo.
5) Enfoque de sistema para la gestin - El programa archivstico est en estrecha
relacin con otros programas institucionales, formando un todo.
6) Mejora continua - La evaluacin documental como elemento clave para la mejora.
7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisin - Importancia de sealar el valor
primario de los documentos e importancia de la autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad de los documentos.
8) Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor - Establecidas en las
polticas, el entorno normativo y reglamentario.
Tambin interesa, a nuestros efectos, destacar las definiciones de proceso y procedimiento
que contiene la norma ISO 9000 (proceso: cualquier actividad o conjunto de actividades,
que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados; procedimiento:
forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso), as como los tipos de
documentos existentes (apartado 2.7.2 de la norma):
Manuales de calidad
33
Planes de calidad
Especificaciones
Directrices
Procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planes (definidos
como documentos que proporcionan informacin sobre cmo efectuar las
actividades y los procesos de forma coherente)
Documentos de calidad (registros)
4.1
Los metadatos, esto es, informacin sobre el contenido, el contexto y la estructura de los
documentos, son fundamentales para su accesibilidad a largo plazo. Sus elementos bsicos
son un formato estructurado y un vocabulario controlado. Se insertan de acuerdo con las
estructuras o esquemas de metadatos, que deben definirse previamente, llamadas a asegurar
que los documentos digitales se capturan, mantienen, conservan o destruyen de acuerdo con
los requisitos de gestin de documentos de la organizacin. De este modo, facilitan el
compartir datos, garantizan la autenticidad del contenido, el significado, la manejabilidad y
la conservacin de los documentos electrnicos. La definicin de tales estructuras requiere
de un trabajo en equipo, fundamentalmente entre informticos, responsables de procesos y
archiveros.
34
35
marcado, de acuerdo con las orientaciones del Consorcio World Wide Web (W3C), debe
hacerse de manera semntica, de manera que las etiquetas expresen el significado de los
elementos y no su formato, lo que se consigue mediante XML, completado con el diseo de
herramientas que permitan reconocer, comparar y combinar recursos web con diferente
estructura: las ontologas (construidas con lenguaje OWL: Web Ontology Language).
4.1.4 La digitalizacin
En estrecha relacin con la extensin del uso de la Web, existe tambin la problemtica de
la gestin de los correos electrnicos. Los correos electrnicos tienen especiales
caractersticas en cuanto a la determinacin de qu es documento y qu no lo es, la gestin
de su almacenamiento, su captura, su valor probatorio, la gestin de los buzones y la
gestin de su ciclo de vida, que se reduce a activa e inactiva. Probablemente constituyen
uno de los tipos de documentos electrnicos cuya gestin y conservacin es ms compleja,
por lo que se estn aplicando diferentes estrategias.
Los principales problemas residen en qu hacer con los anexos y las firmas electrnicas. Es
preciso desarrollar criterios y procedimientos para identificar el correo electrnico cuya
importancia sea crtica tanto para la gestin como para memoria de una organizacin,
poniendo nfasis en la identificacin y captura de los documentos relacionados con las
funciones esenciales de aqulla.
Se hace necesario desarrollar una poltica especfica para la gestin de estos documentos,
ya que su administracin escapa de los principios bsicos de la gestin de documentos y
archivos: se recibe y almacena en buzones individuales, satura la organizacin por su
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Entre los factores que han acelerado el crecimiento de Web 2.0 (segunda generacin de
servicios basados en Web) destacan la popularidad de redes sociales on line para el
intercambio de informacin personal, fotografas, vdeos y otra informacin (MySpace,
YouTube, Flickr y Second Life), la amplia disponibilidad de software easy-to-use, desde
creadores de herramientas (Wikipedia, Google, MySpace, eBay), usuarios (Technorati,
del.icio.us, Digg, Flickr, Bloglines) e industria (Amazon.com, YouTube y Second Life), la
bsqueda de nuevas herramientas para auto organizarse y la progresiva importancia de los
llamados trabajadores del conocimiento.
Sus caractersticas incluyen un peculiar estilo de trabajo, mediante participacin on line
como forma de favorecer la creacin y la innovacin ante iniciativas y proyectos para
completar un producto final o servicio; la versatilidad de las herramientas, plataformas que
soportan la interaccin on line, y el conjunto de software que conecta a las personas con las
aplicaciones. Incluye los blogs (diarios web generados por los usuarios que ofrecen
opiniones e informacin y que pueden incluir textos, imgenes y links a otros blogs y
pginas web), mashups (sitios web u otras aplicaciones que integran contenido de ms de
una fuente en una aplicacin integrada, por ejemplo, combinando datos sobre un asunto de
inters con datos geogrficos) y wikis (sitio web que permite a los visitantes aadir,
remover, editar y cambiar contenido, generalmente sin necesidad de registrarse).
Las aplicaciones de Web 2.0 requieren unas adecuadas estrategias de gestin que
contrapesen su espontaneidad y desestructura. De acuerdo con el gran volumen de
informacin cambiante no estructurada, se hace imprescindible hallar respuesta a las
siguientes preguntas: Cunta informacin es realmente un documento y cmo
acomodarla en un sistema de gestin de documentos? Qu metadatos deben ser
capturados? Es necesaria la referencia a informacin existente previamente? Cmo
gestionar los derechos de autor? Qu hacer con los hiperenlaces, cuando cambian o
desaparecen los otros sitios web a los que se dirigen estos enlaces? Cmo conservar la
informacin?
4.1.7 Los modelos de requisitos
Los modelos de requisitos tienen como caracterstica su carcter prctico. Son instrumentos
orientados a la evaluacin y seleccin de productos de software de gestin de documentos,
al objeto de facilitar que las organizaciones definan una serie de requisitos de acuerdo con
sus necesidades especficas. Estn concebidos para establecer una comunicacin eficaz,
mediante un lenguaje y una terminologa comunes, entre los archiveros y la industria del
software necesarios para la gestin de documentos, aunque tambin pueden utilizarse para
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38
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40
De acuerdo con esta orientacin, para evitar costosos errores y la prdida de informacin, la
organizacin debe considerar, en su eleccin, una serie de factores: (1) el valor de la
informacin que la organizacin archivar, (2) la autenticidad como requisito, (3) el plazo
de tiempo en que el documento precisa conservarse, y (4) frecuencia y velocidad de acceso
requerida. En relacin al valor de la informacin, la organizacin debe considerar tanto el
coste de la regeneracin de la informacin si los documentos se han perdido (incluyendo la
restauracin o bien el reprocesamiento de la informacin utilizada para crear los
documentos), como los costes si la autenticidad de la informacin no se pudiera probar
(gastos de los litigios, multas y otras imposiciones, o costes de acuerdos extrajudiciales).
Para llevar a cabo la eleccin de la tecnologa de almacenamiento que mejor se adapte a las
necesidades de la organizacin, sta debe sopesar (1) durante cunto tiempo se precisa
conservar la informacin, (2) con qu frecuencia se precisa consultar la informacin, (3)
cul es la velocidad que se quiere para el acceso a la informacin, y (4)
qu considera como largo plazo, teniendo en cuenta la expectativa de duracin de la
tecnologa en uso, tanto en relacin con el medio de almacenamiento como con su formato.
En este contexto, las preguntas a responder seran las siguientes: precisamos conservar los
documentos mucho ms tiempo que el del perodo de duracin de la tecnologa?, con qu
frecuencia necesitaremos acceder a los documentos? (frecuentemente?,
ocasionalmente?, probablemente nunca?), con qu rapidez necesitamos acceder?
De acuerdo con este enfoque tecnolgico, las posibilidades en cuanto a conservacin del
documento electrnico se reducen a tres: recurrir al archivo en papel, al microfilm o a la
solucin del archivo electrnico.
5.1
PLANIFICACIN,
41
El sistema archivstico de una organizacin debe regirse por los principios de eficacia,
eficiencia, productividad y calidad, de acuerdo siempre con una planificacin que
contemple el establecimiento de objetivos, un presupuesto ajustado a un programa anual y
una valoracin de coste probable de las actividades del programa que contemple fases e
indicadores, todo ello en el marco de un plan estratgico completo para un determinado
nmero de aos. Este plan estratgico es clave para el desarrollo del sistema, de manera que
sea efectivo, flexible y permita optimizar la utilizacin de los recursos disponibles.
Adaptado al contexto archivstico de una organizacin, esta perspectiva facilitar la
adopcin de una poltica de gestin de documentos ajustada al marco legal oportuno, la
definicin de un Reglamento del Archivo y otra normativa desarrollada, la articulacin de
un programa de tratamiento, la organizacin de los recursos humanos, financieros,
materiales y tecnolgicos, as como propiciar el ejercicio de la funcin coordinadora por
parte del Archivo.
5.2
En dicho contexto, es preciso partir de una encuesta, como fuente de informacin bsica, al
objeto de obtener informacin suficiente sobre la que fundamentar un proyecto que
contemple el programa de tratamiento.
La encuesta debe ejecutarse mediante una visita personal, teniendo como interlocutores
tanto a los responsables de las oficinas productoras como a los empleados que aplican
tcnicas de gestin de documentos a nivel bsico.
La encuesta debe incluir, como mnimo, los siguientes grupos de elementos:
1) Fecha de realizacin de la encuesta, unidad, responsable, responsables de gestin
documental, dependencia jerrquica, ao de creacin, denominaciones anteriores,
funciones / actividades.
2) Nmero de depsitos donde archiva la unidad, identificacin del depsito, criterios
de archivo en depsito, antigedad de los documentos, tipo de mobiliario, tipo de
unidades de instalacin, metros lineales de documentacin existente en oficina y
depsitos, crecimiento anual, soporte / formato de los documentos, estado de
conservacin de los documentos, disponibilidad de espacio en la oficina
3) Agrupaciones documentales, clasificacin, series documentales, fracciones de corte
de series, eliminacin de documentos, instrumentos de control documental,
formacin en gestin de documento y archivos, percepcin del trabajo desarrollado
hasta la fecha, percepcin de necesidad de un plan de archivo global, frecuencia de
archivo en la unidad, valoracin en cuanto a localizacin y recuperacin de los
documentos.
4) Informtica aplicada a la gestin de documentos, conocimientos relativos a tipos de
documentos, prctica de registro de documentos, procedimiento de firma de
originales.
5.3.2 El informe-diagnstico
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45
Estos archivos existen en todas las unidades que integran la organizacin, y tienen como
nota caracterstica que albergan documentos en la fase inicial o activa de su ciclo de vida.
Su conservacin y custodia corresponde al responsable de la unidad correspondiente, y en
cuanto a su gestin ordinaria cobra una capital importancia la figura del coordinador de
archivo, con funciones especficas de clasificacin, ordenacin, descripcin, seguimiento,
transferencias o prstamos de documentos.
El plazo de conservacin de los documentos en las unidades viene fijado en el calendario
de conservacin definido para la organizacin.
5.4.2 Archivo intermedio
6.1
Definicin y objetivos
46
Puede decirse que las polticas y programas, normas y procedimientos son aquellos
referentes que proporcionan, a los que deben tomar decisiones, lmites, alternativas o pautas
generales, de manera que ayudan a definir instrucciones, esto es, facilitan un entendimiento
comn acerca de la interpretacin de una poltica. Las polticas y los programas, las normas
y los procedimientos permiten llevar a cabo la gestin sin intervencin constante del
responsable, y una vez establecidos permiten que otros trabajen de acuerdo con esa
estructura. Presentan las siguientes caractersticas:
a) Se adoptan en forma de mandatos, porque cubren situaciones o procesos
recurrentes.
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Como polticas cabe entender aquellas orientaciones o directrices que rigen la actuacin
de una persona o entidad en un asunto o campo determinado (Diccionario de la Real
Academia de la Lengua- DRAE). Al aplicarse sobre la gestin de documentos y archivos
las polticas presentan las siguientes caractersticas:
a) Responden al POR QU y al DNDE.
b) Contextualizan un mbito concreto de actividad de la institucin (la documental), su
utilidad y fundamento metodolgico, preparando su concrecin en un programa
especfico.
c) Definen las responsabilidades de los diferentes actores, otorgando la coordinacin al
Archivo.
Ejemplos: polticas de gestin de documentos activos, semiactivos e inactivos
6.2.2 Programas
Por su parte, como norma debe entenderse la regla que debe seguir o a que se deben
ajustar las conductas, tareas, actividades, etc. (Diccionario de la Real Academia de la
Lengua - DRAE). En su aplicacin sobre la gestin de documentos y archivos, las normas
presentan una serie de caractersticas:
a) Responden al QU HACER.
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50
En cuanto a la presentacin, sta tiene que ser robusta, para resistir el uso cotidiano, y
constar de hojas mviles para facilitar la puesta al da. Es importante cuidar la calidad de la
edicin y presentacin, de manera que favorezca la lectura del texto, que hay que admitir
que es arduo.
Por lo que respecta al formato de escritura, existen una serie de recomendaciones:
a) El formato debe ser uniforme, para evitar confundir al lector.
b) El formato debe facilitar la lectura y la localizacin de la informacin requerida en
cada caso.
c) El lector debe poder comprender la base de la poltica o programa y el propio
procedimiento en las primeras pginas.
6.3.2 Redaccin
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No debemos olvidar en ningn momento los objetivos del Manual. stos consisten
fundamentalmente en constituirse en referente para las buenas prcticas en gestin de
documentos en la organizacin y presentar, en su contexto, cada uno de los aspectos que
integran su realidad documental: sistema de gestin de documentos y archivos, polticas y
programas, roles de cuantas personas participan en el tratamiento documental.
As, es importante poner de manifiesto las relaciones entre el Archivo (que ejerce de
coordinador) y el resto de las unidades de la organizacin, y del mismo modo proporcionar
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a los actores suficiente informacin sobre el sistema archivstico, para que se reconozcan en
l y se ubiquen en el contexto global.
La estructura del Manual incluir los siguientes componentes:
1. Sistema archivstico
2. Gestin de la documentacin activa
3. Gestin de la documentacin semiactiva
4. Gestin de la documentacin de conservacin permanente
5. Clasificacin de los documentos
6. Descripcin archivstica
7. Asignacin de metadatos
8. Transferencia de los documentos
9. Consulta de documentos
10. 10 Prstamo de documentos
11. Conservacin de los documentos
12. Plan de Prevencin frente a Desastres
13. Programa de evaluacin documental
14. Programa de documentos esenciales
15. Gestin de los documentos electrnicos
16. Programa de formacin
17. Glosario
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