CURSO

TCNICAS AVANZADAS
DE ARCHIVO Y
CLASIFICACIN DE
DOCUMENTOS OFICIALES

Responsable: Brenda Naz de Daz

Facilitadora

Guatemala, mayo 2012

1

NDICE

CONTENIDO

PRESENTACIN

1. OBJETIVOS

PGINA No.

General
Especficos

5
5

2. DEFINICIONES

3. FINES E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

4. CLASES DE ARCHIVO

4.1 Segn el tipo de documentos

4.2 Por el grado de autonoma
4.3 Por el grado de utilizacin
5. SISTEMAS DE ARCHIVO
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6

Alfabtico
Numrico
Geogrfico
Por asunto
Cronolgico
Factores que influyen en la seleccin del sistema de archivo

6. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

6.1
6.2
6.3
6.4
6.5

Inspeccionar
Clasificar
Codificar
Distribuir
Archivar

6
8
8
8
8
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13
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14
15
15
15
15
15
15

7. MANEJO DE ARCHIVOS
7.1 Manejo de informacin
7.2 La tecnologa en el archivo
7.3 El Control en el archivo
7.4 Sugerencia de etiquetado en archivos fsicos
8 SEGURIDAD INDUSTRIAL
8.1 Normas de seguridad
8.2 Aprovechamiento del espacio fsico
8.3 Instalaciones adecuadas para un archivo
9 LA CALIDAD EN EL SERVICIO AL CLIENTE
10. EL (LA) ARCHIVISTA
10.1 Funciones
10.2 Competencias
10.3 Valores

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19
19
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21
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24

11. TIPS PARA MANTENER UN EXCELENTE ARCHIVO

25

12. EL SECRETO DE LAS 9Ss

25

12.1 Seire (Organizacin)

12.2 Seiton (Orden)
12.3 Seiso (Limpieza)
12.4 Seiketsu (Conservacin)
12.5 Shitsuke (Disciplina)
12.6 Shikari (Constancia)
12.7 Shitsukoku (Compromiso)
12.8 Seishoo (Coordinacin)
12.9 Seido (Estandarizacin)
13. BIBLIOGRAFA

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29

PRESENTACIN
Estimado(a)_______________________________________________________________
FELICITACIONES! Hoy inicia otra fase interesante en su vida y es el de recordar y/o
conocer algunos aspectos relacionados con el manejo del archivo; es decir qu hay ms
all de contar con documentos, carpetas, archivadores, espacio y mobiliario para un buen
sistema de archivo?
Como usted sabe, el ser humano nunca termina de aprender y en todos los roles en donde
se desenvuelve siempre hay cambios, innovaciones que obligan a continuar investigando,
estudiando, participando en el propio aprendizaje. De tal manera que por ah se dice que
lo nico permanente es el cambio.
La justicia es, uno de los principales pilares de toda sociedad, parte esencial de la
administracin de justicia est constituida por los diversos testimonios que fundamentan las
decisiones de los jueces y magistrados. Sin los registros que conserva un archivo, la
imparcialidad de la justicia se vera cuestionada. Los hechos judiciales estn ntimamente
ligados a sus evidencias. Por lo tanto, los archivos responden a una misin vital en la
organizacin de las sociedades; sin ellos no slo la investigacin no sera posible; sino, la
toma de decisiones informadas y justas, adoleceran de un respaldo confiable.
En el presente mdulo se trabajar temas fundamentales como los sistemas de archivo,
manejo del archivo, algunas normas de seguridad, espacio y aprovechamiento del mismo,
eficiencia en el servicio al cliente, metodologa de las 9Ss; temas que actualmente se
estn apropiando del quehacer institucional, que marcan una gran diferencia entre una
instancia y otra.
Para lograr el objetivo de este mdulo, es importante que, participe activamente, aporte sus
experiencias y dinamismo, lo cual enriquecer ms la presente capacitacin y, con la
aplicacin de los puntos trabajados en este curso, se espera contribuir a la mejora del
sistema de archivo y servicio que se brinda actualmente.
Para finalizar, nuevamente FELICITACIONES! por este reto
que emprende y que, con toda seguridad, ser alcanzado
con XITO.

Y RECUERDE se aprende para la vida.

ADELANTE!!!

1. OBJETIVOS
GENERAL
Al finalizar esta capacitacin, usted ser capaz de indicar por escrito un mnimo de tres
sugerencias de mejora, con el propsito de aplicarlas en el mbito de sus funciones, dentro
del sistema de archivo que actualmente maneja en su oficina, de acuerdo con los
principales puntos trabajados en este evento.
ESPECFICOS
Determinar las debilidades del sistema de archivo actual, para eliminarlas e
introducir las mejoras que el sistema requiera.
Detectar tres deficiencias en el servicio al cliente, que actualmente se brinda y
sugerir sus mejoras.
Representar, en grupo, la aplicacin de un mnimo de tres trminos de las 9Ss, en
el mbito del archivo.

2. DEFINICIONES
ARCHIVAR: Si vemos un diccionario encontraremos que archivar es colocar y
guardar papeles o documentos en un archivo.
Ampliando esta definicin y con base a las diferentes experiencias, tenemos que
archivar es el proceso de analizar, ordenar y conservar adecuadamente la
correspondencia, papeles y otros documentos en un lugar determinado, a fin de
localizarlos fcil y rpidamente, protegindolos de prdidas y deterioros.
Es un sistema que permite clasificar, buscar y localizar rpidamente los documentos.
ARCHIVO: Se define como un acervo o conjunto de documentos, generados, o
reunidos y guardados por una persona o una entidad pblica o privada.
El documento que constituye un archivo puede estar en cualquier medio o soporte,
como el papel, las cintas magnetofnicas o discos compactos, etc., los cuales
forman diferentes tipos de archivos, por ejemplo: archivos audiovisuales, flmicos,
sonoros, fotogrficos, informticos. Sin olvidar que existen archivos de objetos
materiales.
ARCHIVO PBLICO: conjunto de documentos producidos por una entidad pblica
al igual que aquellos de entidades privadas generados por la prestacin de un
servicio pblico y son de especial inters para el estado y los ciudadanos. Los
5

archivos judiciales son archivos pblicos.

3. FINES E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

La finalidad de un archivo est directamente relacionada con las necesidades de su
utilizacin y sobre todo, para el servicio del ciudadano y como fuente de la historia.
Los archivos tienen por meta disponer, de manera organizada, la documentacin que
conservan, de la mejor manera para permitir la recuperacin y consulta de la
informacin.
La importancia del archivo se deriva por ser parte fundamental y constitutiva de la
administracin pblica, es un instrumento bsico en la toma de decisiones, basadas
en antecedentes y por su valor se convierte en fuente primordial para la
reconstruccin de hechos, siendo una herramienta indispensable para la gestin
administrativa, econmica, poltica, cultural y para la administracin de justicia.
Se dice, y la experiencia lo confirma,
negocio, empresa o institucin.

el archivo representa la memoria de un

Un archivo no tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden
localizarse con rapidez.
Tampoco cumplira su objetivo si cada
colaborador del archivo inventara sus
propias reglas para decidir dnde y cmo
guardar un documento y slo l pudiera
localizarlo.
Por lo tanto, el archivo perdera su
verdadero propsito: facilitar el acceso
a la informacin, con la mayor prontitud
posible.
Por consiguiente, es imprescindible fijar y
cumplir ciertas reglas, normas o
procedimiento que permitan seleccionar,
ordenar y archivar la papelera que se
genera en una empresa o institucin,
para poder ubicarla en el momento
preciso.

Todo el proceso de archivo es verdaderamente importante; sin embargo, quiz uno

de los pasos crticos es el seguimiento que se debe hacer cuando se presta un
documento a cualquier usuario del archivo, el hecho de estar atento a su
6

devolucin y a volverlo a colocar exactamente en su lugar, es a veces uno de los

puntos crticos en que debemos prestar mucha atencin.
Ejercicio de Comprensin: Hasta este momento se ha hablado de los objetivos de
este curso, definiciones, fines e importancia del archivo. En el espacio en blanco y,
con base en su experiencia, aporte un aspecto que considere relevante tomar en
cuenta dentro de los puntos trabajados:____________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
4. CLASES DE ARCHIVO

4.1 Segn el tipo de documentos

Archivos Histricos: en ellos se conservan documentos que reflejan hechos

acaecidos en tiempos pasados y que, por lo tanto, tienen valor histrico.

Archivos de Gobierno: guardan documentos que son el testimonio de

relaciones internacionales y militares; y que son de inters para los gobiernos
de las naciones.

Archivos Eclesisticos: en ellos se conservan documentos religiosos

generados en mbitos catedralicios, monsticos y diocesanos.

Archivos Privados: en ellos se conservan documentos particulares relativos,

generalmente, a familias importantes dentro de un pas.

Archivos Legales: en ellos se guardan documentos jurdicos de mucha

importancia y en la mayora de casos no pierden vigencia, tampoco se deben
eliminar.

Archivos de Empresas: se conservan documentos relacionados propiamente

con la empresa (cartas, memoranda, providencias, informes, etc.).

4.2 Por el grado de autonoma

Centralizado: en este caso toda la documentacin de la empresa, entidad u

organizacin, se guarda en un nico lugar fsico del que se encarga un solo
responsable. De esta manera existe un mayor control de los documentos
archivados.

Descentralizado: a diferencia del Centralizado, cada departamento o unidad

tiene su propio archivo y todo el personal del mismo tiene acceso a l; sin
embargo, debe existir una persona con responsabilidad directa de su
manejo.

4.3 Por el grado de utilizacin

Activos: mientras la utilizacin de un documento en la empresa es frecuente,

se guarda en el archivo activo. Este archivo debe estar cerca de la persona
encargada de su manejo, ya que es documentacin que se consulta
constantemente.

Semiactivos: cuando la documentacin es consultada espordicamente, se

saca del archivo activo y se guarda en el semiactivo. Por lo general este
archivo queda en el mismo departamento u oficina, aunque no
necesariamente cerca de la persona encargada de l.

Pasivos o Inactivos: recibe tambin el nombre de archivo definitivo. Contiene

la documentacin de acciones pasadas, rara vez es consultada y ofrece a la
empresa un inters jurdico o histrico. Esta documentacin generalmente se
guarda en locales adaptados para este fin, alejados del puesto de trabajo.

Ejercicio de comprensin: en el siguiente espacio, anote qu clase de archivo existe en

su unidad, de acuerdo a los documentos que contiene, al grado de autonoma y utilizacin.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
5. SISTEMAS DE ARCHIVO
5.1 Alfabtico
Se debe conocer adecuadamente el alfabeto.
Se debe considerar que para el archivo no existen letras dobles (ch, ll, rr), stas siempre
se tomarn como consonantes sencillas, seguido de otra consonante.
Conocer y aplicar las reglas de clasificacin:
Reglas de clasificacin
De nombres de personas, cuando consta de nombre(s) y apellidos paterno y materno, al
archivar un documento relacionado con una persona, se toma en cuenta lo siguiente:
Primero se anota el apellido paterno, luego el materno y por ltimo el nombre(s)
antecedido de una coma:
Leticia Garrido Ruiz
Luis Alvarez Corts
Carmen Martnez Daz
Elvira Daz Flores

Garrido Ruiz, Leticia

Alvarez Corts, Luis
Martnez Daz, Carmen
Daz Flores, Elvira
8

 Si existen dos o ms personas con el mismo apellido paterno, se archivan en la

letra que corresponde al paterno y se sigue el orden alfabtico del apellido
materno. Ejemplo:
Jos Luis Carrera Gonzlez
Jorge Carrera Valds
Patricia Carrera Zamora

Carrera Gonzlez, Jos Luis

Carrera Valds, Jorge
Carrera Zamora, Elvira

Cuando dos o ms tienen los mismos apellidos (paterno y materno), se archiva en

la letra que corresponde al apellido paterno; pero se alfabetiza de acuerdo con el
nombre. Ejemplo:
Victoria Rosas Torres
Josefina Rosas Torres
Luis Rosales Prez
Alejandra Rosales Prez

Rosas Torres, Josefina

Rosas Torres, Victoria
Rosales Prez, Alejandra
Rosales Prez, Luis

Si las personas tienen un ttulo o grado (acadmico, eclesistico, militar, etc.) se

escribe la abreviatura entre parntesis, despus del nombre. Ejemplo:
Dra. Martha Rivas Gaytn
Profa. Luca Barrera Gmez
Lic. Mario Rodas Martnez
Gral. Ernesto Chvez Surez

Barrera Gmez, Luca (Profa.)

Chvez Surez, Ernesto (Gral.)
Rivas Gaytn, Martha (Dra.)
Rodas Martnez, Mario (Lic.)

El nombre de la mujer casada est conformado por su nombre de pila seguido por
el apellido paterno, materno y el apellido del esposo unido por la preposicin
de, esta preposicin se encierra entre parntesis, se conserva en el mismo
lugar; pero, no constituye unidad de archivo. Ejemplo:
Marina Mndez Archila de Jurado
Luca Arvalo Garca de Rojas

Mndez Archila (de) Jurado, Marina

Arvalo Garca (de) Rojas, Luca

Cuando el nombre completo de un individuo se incluye en el nombre de una firma

comercial, se invierte el orden de las unidades de la misma manera que se hace
con el nombre de un individuo. El resto del nombre comercial se coloca al final en
el orden como aparece. Ejemplo.
Farmacia Luis Marn
Turicentro Gaby Lpez

Marn, Luis. Farmacia

Lpez, Gaby. Turicentro

Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen artculos, preposiciones

contracciones, etc.; stos no constituyen unidad de archivo. Si aparecen al inicio
del nombre de la firma, pasan al final entre parntesis; si aparecen en medio
permanecen en el mismo lugar, pero entre parntesis. Ejemplo:
9

La Tienda de las Flores

Marn y Gonzlez, Asociados
Los Tres Luisitos
La Casa de los Helados

Tienda (de las) Flores (La)

Marn (y) Gonzlez, Asociados
Tres Luisitos (Los)
Casa (de los) Helados (La)

Los nombres de casas comerciales, corporaciones e instituciones se clasifican y

archivan tal como aparecen, siempre y cuando no contengan el nombre completo
de un individuo. Ejemplo:
Distribuidora Martita
Farmacia Susy

Distribuidora Martita
Farmacia Susy

Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen nmeros, stos

constituyen unidad de archivo, se escriben tal como aparecen, pero se consideran
para efectos de archivo, como si estuvieran escritos en letras. Ejemplo:
Ferretera las 5 letras
Almacn las 3 B
II Tienda del Cristal
Gasolinera los 4 Hermanos

Ferretera (las) 5 Letras

Almacn (las) 3 B
II Tienda (del) Cristal
Gasolinera (los) 4 Hermanos

Cuando en el nombre de una sociedad, corporacin o institucin se incluye un

nombre geogrfico conformado por dos o ms palabras, cada palabra se
considera como una unidad de archivo, excepto los artculos que pasan a formar
parte de la unidad. Ejemplo:
San Juan el Obispo, Abarrotera
El Progreso, Gasolinera
Centro Comercial Santa Rita

San Juan (el) Obispo, Abarrotera

El Progreso, Gasolinera
Centro Comercial Santa Rita

Las abreviaturas tales como: C.A., S.A., Ltda., Corp., Ca., Hnos., Sucrs. y
cualquier otra abreviatura de significado conocido en el nombre de una
organizacin se consideran como palabras completas y conforman unidad de
archivo. Ejemplo:
Paganini y Garca, S. A.
Hnos. Ramrez

Paganini (y) Garca, S. A.

Hnos. Ramrez

Los nombres de bancos se clasifican y archivan, en primer lugar, bajo el nombre

del banco y en segundo bajo el nombre de la agencia. Ejemplo:
Banco Industrial Agencia Calle Mart
Banco Promrica Agencia Majadas

Banco Industrial Mart

Banco Promrica Majadas
10

Ejercicio de comprensin: en la hoja de trabajo que le entregar la facilitadora, debe

ordenar, por escrito, los nombres que all aparecen, tomando en cuenta las reglas de
clasificacin alfabtica.

5.2 Numrico
La denominacin de este sistema es porque se destina, en orden progresivo, un nmero
para cada expediente. Este nmero puede ser asignado por el (la) archivista o secretaria
(o); o estar ya marcado en el documento. Se sugiere utilizar guas para separar los
expedientes.
Esta clasificacin es aconsejable si se quiere tener la certeza de que no falta ningn
documento, numerando todos los documentos de manera rigurosa y progresiva, sin omitir
ningn nmero, es ms fcil controlar que todos los documentos estn completos; sin
embargo, por alguna distraccin, tambin es fcil confundir nmeros por ejemplo un 214
con un 241, por lo tanto es importante prestar muchsima atencin al archivar en este
sistema.
Es un sistema apto para asuntos legales, hospitalarios, compaas de seguros, para
archivar facturas, contratos, actas, plizas, etc. Por lo regular se archiva de manera
progresiva; o segn criterio adoptado por la oficina que lleva este sistema.
Algunas veces puede agregrsele algn cdigo (letras), Ejemplo:
DRH-0234-2010
DRH-0235-2010

GG-S-0650-2010
GG-S-0650-2010

5.3 Geogrfico
Reglas para archivar:
11

Este sistema es muy parecido al Alfabtico, slo que la clasificacin se hace por zonas
geogrficas, la disposicin de las guas debe ser:
a) Gua alfabtica
b) Gua del pas con maysculas
c) Subgua del estado o departamento con
maysculas
d) Expediente, el cual incluye el nombre del
lugar, abreviatura del pas, antecedida por
una coma y la denominacin de la persona u
organizacin.

Ejemplo: La Industria de Madera Lignum, se encuentra en San Agustn Acasaguastln,

municipio de El Progreso, El Progreso es departamento de Guatemala.
Entonces, en el archivo quedara as:
Gua Alfabtica
Gua del Pas
Subgua (departamento)
Expediente

:
:
:
:

G
GUATEMALA
EL PROGRESO
San Agustn Acasaguastln, Guate.
Industria de Madera Lignum

Otro ejemplo:
El Centro Nutico Pesquero, se encuentra en Cartagena, Cartagena pertenece a
Barranquilla, Barranquilla es estado de Colombia, por lo que se archivara as:
Gua Alfabtica
Gua del Pas
Subgua (departamento)
Expediente

:
:
:
:

C
COLOMBIA
BARRANQUILLA
Cartagena, Col.
Centro Nutico Pesquero

Y ya en la gaveta de archivo la carpeta de la C ira antes que la G

5.4 Por Asunto

Para archivar los documentos por asunto se debe considerar la secuencia alfabtica.

12

 Un problema de clasificar los documentos por asunto, es la seleccin de un ttulo que

sea general y a la vez que no sea vago, que realmente describa el asunto, sin ser
demasiado tcnico.
Cada documento que se recibe para archivar, debe leerse para determinar el asunto
de que se trata. En caso de haber duda, se debe consultar con el(la) jefe(a)
inmediato(a), para determinar el ttulo ms adecuado al documento.
Es muy probable que un archivo por asunto contenga un sinnmero de temas. El
archivo puede llegar a ser confuso o bien que se abran carpetas que ya estn
hechas. En algunos casos el(la) jefe(a) desea consultarlo o de pronto es necesario
que el archivo sea manejado por un colaborador de nuevo ingreso, por todo esto es
necesario hacer un listado completo de los ttulos que aparecen en las carpetas, esto
ayudar a no repetir carpetas. A veces los(las) archivistas prefieren el uso de
tarjetas que permiten hacer anotaciones mayores, cambios inmediatos, eliminaciones
e inclusin de nuevas.
Ejemplo de listado:
Carpeta con literal A
Administracin
Anuncios publicitarios
Artistas (vase Publicidad)
Carpeta con literal C
Cafetera (vase Administracin)
Cartas
Circulares
Carpeta con literal M
Medicina (vase Administracin)
Mdico (vase Servicios
Carpeta con literal P
Publicidad
Carpeta con literal S
Servicios

5.5 Cronolgico
En este caso se toma en cuenta la fecha; ya sea en la que se hizo el documento o la de
vencimiento del documento, los documentos administrativos se acostumbra archivar de
los ms antiguos (abajo) a los ms recientes (encima); sin embargo, en asuntos legales
y para facilitar la estructuracin de los hechos, es preferible hacerlo a la inversa, es
13

decir los documentos antiguos sern los que queden arriba y los ms recientes hasta
abajo.
Para algunas oficinas tal vez resulte conveniente el uso de este sistema, por lo regular
se usa adems de otros sistemas y no en lugar de ellos. Este archivo generalmente
contiene copia de cartas, informes, memoranda, avisos, circulares, providencias; etc.
Ejemplo:

Avisos
12 de agosto/2010
20 de julio/2010
23 de junio/2010

Cartas
18 de agosto/2010
12 de agosto/2010
04 de agosto/2010
02 de agosto/2010

Circulares
02 de agosto/2010
17 de junio/2010
06 de mayo/2010
10 de febrero/2010

Informes
30 de julio/2010
30 de junio/2010
28 de mayo/2010
30 de abril/2010

5.6 Factores que influyen en la seleccin del sistema de archivo

Clase de documentos que se archivarn.

Frecuencia de consulta.
Cantidad de usuarios del archivo.
Cantidad de documentos recibidos y procesados en un perodo.
Forma en que son solicitados los documentos (alfabtico, geogrfico,
numrico, temtico o combinacin de ellos).
Mtodo de control y seguimiento de documentos que sea ms eficaz.
Plan de transferencia que se utilizar.

Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible

decir de manera determinante, cul es el mejor sistema y el ms aconsejable. En
consecuencia, el sistema para archivar la documentacin de su unidad, departamento,
empresa u organizacin, tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca
limitarse a recurrir a uno de ellos slo porque haya sido aplicado en casos similares o
por otras razones que no sean las derivadas de un buen anlisis de acuerdo a las
necesidades de la empresa u organizacin, donde se desee establecer.
Tome en cuenta tambin que se puede apoyar en varios sistemas a la vez,
dependiendo de las necesidades particulares de su archivo, puede ser que una
combinacin de sistemas le resulte ms fcil y prctico, como pudo darse cuenta el
14

orden alfabtico est siempre presente.

Ejercicio de integracin: Considera que el sistema utilizado actualmente en su oficina
es el ms adecuado y por qu? Si su respuesta fuera no, indique qu sistema se
adecuara de mejor manera a las necesidades de su oficina y por qu?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

6. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

6.1

Inspeccionar: cerciorarse de que los documentos estn listos

para ser archivados, ya que de pronto todava falta algn paso,
previo a archivarse.

6.2

Clasificar: decidir bajo qu nombre se archivar, ya sea

empresa, institucin o persona.

6.3

Codificar: anotar al margen y con lpiz el nombre o asunto

decidido en la clasificacin.

6.4

Distribuir: los documentos se colocan en grupos dependiendo el sistema

seleccionado (alfabtico, numrico, geogrfico, por asunto o cronolgico), tomando en
cuenta la anotacin realizada en la codificacin; este paso es importante para no
estar abriendo la misma gaveta del archivo varias veces.

6.5

Archivar: colocar los documentos en las carpetas y/o folders respectivos y dentro de
las gavetas del archivador o archivador de palanca.

7. MANEJO DE ARCHIVOS
La obligacin de velar por la integridad, fidelidad, veracidad y autenticidad de la informacin
de los documentos de archivo; as como de su organizacin, conservacin y servicio es
responsabilidad del jefe o encargado de la oficina y sobre todo de los funcionarios que
15

desempean las actividades de archivo, lo cual implica que estarn sujetos a los ms
rigurosos principios de la tica profesional

7.1 Manejo de informacin

Restringir el acceso al personal apropiado y evitar accesos no autorizados.
Para prstamo de expedientes es importante establecer lineamientos y que todo el
personal de la unidad de archivo lo conozca y aplique.
Dependiendo la persona que requiera el expediente, as se le podra proporcionar
fotocopia o prestarle el original, en cuyo caso deber llenar un registro, conteniendo
datos de la persona que lo utilizar.
Hay que recordar que dado su carcter, son archivos completamente abiertos al
pblico y su consulta se restringir nicamente por razones de conservacin. El
acceso a estos documentos debe garantizar la proteccin de los originales, as como
la elaboracin de instrumentos de referencia (inventarios, catlogos, guas, hojas de
ruta), que permitan su eficiente localizacin y servicio.
7.2

La tecnologa en el archivo
Para el caso especfico de documentos legales el uso de la tecnologa, ms que
todo, ser a travs de escanear los documentos, guardarlos en discos compactos y
archivarlos o utilizar el sistema de microfilmacin, para captar copias exactas al
original.
El uso de nuevas tecnologas, procesos informticos y soportes, como los sistemas
que apoyan las funciones de control y circulacin de las comunicaciones oficiales, la
informacin del personal y los inventarios de bienes, se puede aprovechar; pero,
siempre y cuando garanticen la autenticidad, inalterabilidad e integridad del
documento original.
Las entidades estatales pueden administrar sus archivos con tecnologa de punta
(medios tcnicos, electrnicos, pticos, informticos, etc.), para el cumplimiento de
sus funciones, toda vez que cumplan los siguientes requisitos:
Los documentos deben tener una organizacin archivstica, previa la
aplicacin de las herramientas tecnolgicas.
Los documentos originales no podrn ser destruidos, aunque hayan sido
almacenados o reproducidos por cualquier medio moderno.
El uso de tecnologa en la administracin documental y en el trmite de la
informacin, debe ser justificada y garantizada por las entidades, mediante
estudios tcnicos que tengan en cuenta la conservacin fsica, ambiental y
16

operacional de soportes para la informacin procesada por estos medios

Los documentos emitidos y reproducidos con esta tecnologa, gozarn de la
validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada
su autenticidad, integridad, inalterabilidad y el cumplimiento de los requisitos
exigidos por las leyes procesales vigentes.

7.3

El Control del archivo

Es necesario que cualquier expediente que ingrese al archivo se registre en una
base de datos, cdula o ficha, la cual deber contener los detalles ms relevantes de
dicho expediente, as como el lugar donde quedar archivado. Si fueran cdulas o
fichas, deber archivarse en un krdex, leitz o similar; sera preferible que este
control lo llevara una sola persona y fuera ella la responsable de su manejo y de
mantenerlo actualizado.
Tambin debe existir un proceso interno de control del archivo, de aplicacin
obligatoria, ya que en la mayora de casos este punto es el ms delicado y al que se
le debe prestar mucha atencin.
Es imprescindible que cuando se preste un expediente o documento, se llene una
Hoja de Seguimiento o Ruta, para ejercer un mayor control de dicho documento; en
este registro deber anotarse los datos de la persona a quien se le presta el
expediente, fecha del prstamo y de devolucin; tambin deber llevar todos los
datos del lugar exacto donde estaba archivado, para que al regresarlo, cualquier
colaborador del archivo pueda colocarlo en el mismo lugar.
Para efectos de metas y controles es importante que cada prstamo se ingrese en
una base de datos, lo que servira para estadsticas y llevar otro control de
seguridad.
Incluso para un mayor control en la integracin de cada expediente, es importante
foliarlo, recuerde que folio se define como la hoja de libro, cuaderno o expediente, al
que corresponden dos pginas. La hoja o folio se divide en dos caras: primera
cara, anterior o anverso; segunda cara, posterior o reverso, foliando slo la primera
cara.

Ejemplo de Hoja de Ruta o Seguimiento:

Cdigo

HOJA DE SEGUIMIENTO O DE RUTA

17

El presente registro es de carcter obligatorio y deber llenarse cada vez que se preste un
documento de este Archivo.
Lugar y fecha del prstamo:___________________________________________________
Nombre de la persona solicitante:______________________________________________
Documento de identificacin:__________________________________________________
Direccin y telfono de la oficina del(la) solicitante:_________________________________
_________________________________________________________________________
Domicilio del(la) solicitante:___________________________________________________
Telfono domicilio y/o celular:_________________________________________________
Correo electrnico:__________________________________________________________
DATOS DEL EXPEDIENTE PRESTADO
Ttulo y/o nmero de expediente:_______________________________________________
Ubicacin de almacenamiento:_______________________Sala______________________
Caja/paquete No.:_________________________Estante___________________________
Fecha de devolucin:_______________________Fecha prrroga:____________________
OBSERVACIONES:_________________________________________________________

Firma del (la) solicitante

7.4

Firma de la persona que

Entreg expediente

Sugerencias de etiquetado en archivos fsicos

Los criterios de etiquetado han de establecerse de acuerdo con las caractersticas de
cada tipo de documento o expediente y aplicarse de manera uniforme por todo el
personal de la Unidad; tanto para la estructuracin de los expedientes, como para la
ordenacin de los mismos dentro de su respectiva carpeta y archivadores.
Es importante no olvidar el etiquetado o marcacin de las cajas o paquetes de los
archivos semiactivos e inactivos, ya que a veces se van abandonando y cuando
18

se necesita urgentemente un expediente, ni idea en dnde se ha quedado, lo cual

provoca atrasos y las consiguientes molestias.
Los rtulos para las cajas de archivo, podran contener la siguiente informacin:
entidad, oficina donde se originaron los documentos, tipo de documentos (actas,
contratos, procesos judiciales, etc.), fechas extremas (la ms antigua y la ms
reciente), cantidad de carpetas en la caja, nmero de la caja y observaciones. Claro
est que estos datos pueden variar, de acuerdo a los requerimientos de cada oficina,
es posible que los expedientes judiciales necesiten de una identificacin distinta para
facilitar su bsqueda y posterior consulta.
Al etiquetar procure utilizar la misma letra, uniformice el tamao y estilo (ya sea a
mquina, computadora o a mano), si fuera posible tambin color. Existen etiquetas
adhesivas blancas y de color, se sugiere uniformizar tambin sus etiquetas.

RECUERDE:
Lo importante es tener siempre bien
identificado su archivo (carpetas, flderes,
archivadores, leitz, cajas, paquetes, etc.), esto
le facilitar la localizacin y le evitar prdida
de tiempo.

Ejercicio de reflexin:
Piense en su archivo (ya sea activo, semiactivo o inactivo) y anote en dnde hace falta
etiquetar y manos a la obra.
8. SEGURIDAD INDUSTRIAL
8.1 Normas de seguridad
Entre las normas de seguridad industrial aplicables al ambiente de
archivos fsicos, se puede mencionar:

El lugar debe ser fresco y seco.

Debe haber sensores de humo.
Sealizacin de evacuacin.
Plan de evacuacin por emergencia.
Salida(s) de emergencia.
Contar con extintores especiales para papel.
Basura en su lugar.

Debe darse el correcto mantenimiento (barrer, trapear, quitar telaraas,

19

sacudir, etc.). Conviene asegurarse de que los mtodos de limpieza no

representen ningn riesgo para los expedientes a causa del agua o los
productos qumicos que se utilicen y que el personal encargado de la limpieza
sea de confianza y est consciente de los cuidados especiales que se
requiere para la limpieza de un ambiente como el de archivos.
Reguladores de humedad (evitar archivar documentos en zonas donde pase
caeras o exista humedad).
Reguladores de temperatura (ideal entre 15 y 25 C.), archivar los
expedientes lejos de fuentes directas de calor.
Documentos histricos evitar tocarlos con las manos sucias, mejor usar
guantes.
Evitar que el sol d directamente en los documentos, mejor polarizar ventanas
o ubicar los expedientes alejados de las mismas y de luces fluorescentes.
Gavetas de archivo cerradas.
Asegurar muy bien los paquetes apilados, para evitar que se resbalen, sobre
todo los que estn hasta arriba de los estantes o estanteras.
Evitar candelas encendidas, fsforos mal apagados o similares.
Si hay tuberas de agua cerca, revisarlas constantemente.
Controlar plagas de insectos y roedores.

8.2 Aprovechamiento del espacio fsico

Actualmente los espacios se han reducido y se debe aprovechar al mximo el que se
tiene; por lo tanto, los estantes o estanteras y archivadores verticales y altos es el
mejor mobiliario para aprovechar el espacio. Ubicados paralelamente y lo ms junto
posible; pero, sin sacrificar la accesibilidad para el manejo de expedientes.
Para optimizar el espacio, evite la aglomeracin de documentos, descargue aquellos
de uso poco frecuente y procure, en lo posible, mantener al da su archivo.
8.3 Instalaciones adecuadas para un archivo
Idealmente, debe ser un espacio amplio y alto, en lugar de varios espacios
pequeos.
Compruebe la capacidad de carga del suelo, con el fin de asegurarse de que
soporte el peso previsto (cajas, estantes, archivadores, etc.).
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Los estantes debern situarse como mnimo a 15 cms. (6

pulgadas) del suelo.
Si los estantes va a ser de una gran altura tome en cuenta el
equipamiento adicional necesario (escaleras adecuadas).
Se sugiere dejar pasillos de 91 cms. de ancho entre estantes
Para el pasillo principal se sugiere dejar 1.22 mts.

Se debe crear un rea de recepcin y entrega de expedientes.

Un rea para clasificacin, codificacin y distribucin de la documentacin.
Espacio para el (la) jefe (a) de archivo.
Equipamiento de oficina (computadoras, telfonos, fotocopiadora, fax, etc.).

9. LA CALIDAD EN EL SERVICIO AL CLIENTE

Se ha dado cuenta que actualmente nuestro cliente o usuario es ms exigente? incluso
usted como usuario, exige buen servicio y un producto de calidad; piense por un
momento si algn producto que usted compra est descompuesto?, regresa a que le
reintegren el dinero o que le den uno en buen estado?, sera lo ms justo. Antes, nuestros
padres y/o abuelos generalmente no hacan eso, preferan tirar el producto y no ir a
reclamar. Igual pasa con el servicio que brindamos o que nos brindan, como clientes
esperamos ser atendidos con cortesa y prontitud; que realmente satisfagan nuestra
necesidad y, mejor an, vayan ms all de nuestras expectativas; en tal virtud, nuestro
cliente o la persona que atendemos esperar lo mismo que nosotros esperamos.
Lo anterior nos dice que todo est cambiando y que la exigencia de calidad es cada vez
mayor. Antes bastaba con que supiera leer y escribir, posteriormente se exigi el diploma
de 6. primaria, despus el del ciclo bsico, ms adelante que fuera graduado de
diversificado y pensemos en este tiempo la exigencia es mucho ms fuerte, la
competencia es ms dura, destaca y logra el xito la persona que, adems de tener un
conocimiento, posee alguna habilidad para hacer algo; pero sobre todo que tenga la
disposicin para ello.

Es decir, no basta saber y poder hacer; sino hay que querer

hacer bien las cosas
En consecuencia las empresas, instituciones, etc. estn preparndose cada vez ms para
los nuevos retos y exigencias a nivel mundial; por lo que su cliente siempre va a esperar
una mayor calidad del servicio que usted brinda. Igualmente, la direccin de la unidad
donde labora y quiz hasta sus propios compaeros y por qu no? es posible que
usted mismo se plantee otra visin, otros objetivos y metas que no se haba planteado.

21

Por lo tanto, es imperativo, evaluar

objetivamente el
cumplimiento de los procedimientos, valorar la efectividad con
que se brinda el servicio, la respuesta gil a la necesidad
planteada.

Algunos de los propsitos al evaluar seran:

Determinar la conformidad o no conformidad del sistema de calidad con los

requisitos especificados.
Determinar la efectividad del sistema en el cumplimiento de objetivos.
Identificar las debilidades para el mejoramiento del sistema.
Descubrir las fortalezas para seguir apoyando el sistema.
Verificar orden, limpieza y rapidez en encontrar los documentos.

10. EL (LA) ARCHIVISTA

Para brindar un servicio de calidad es obligatorio referirnos a las personas que laboran
en el archivo o sea los (las) archivistas:
Es la persona profesional, con vocacin y con una
serie de caractersticas que pone a disposicin de
otros, el conocimiento adquirido, la creatividad, los
principios morales y ticos, la responsabilidad, la
organizacin con el fin de optimizar la integridad de
los archivos, la informacin para responder a las
necesidades que la misma sociedad demanda: Los
archivos reconstruyen el pasado, construyen el
presente y respaldan el futuro de la sociedad.
El reconocimiento y el posicionamiento del archivista
profesional se han venido consolidando en la medida
en que las tendencias del mercado laboral, la
diversificacin de los campos ocupacionales, la
evolucin tecnolgica y las necesidades de la
sociedad as lo han exigido.
10.1 Funciones
Se considera que algunos de los retos que deben afrontar los (las) archivistas estn
circunscritos en el mbito de su ejercicio profesional; es decir, en aquellas
22

funciones y actividades algunas ya conocidas y desarrolladas, otras nuevas y por

desarrollar que los(las) archivistas pueden y deben realizar en el cumplimiento de
sus labores; que por la naturaleza de las mismas, les permitir una mayor proyeccin
operativa en el contexto interno de la institucin; as como, en el externo dentro de la
comunidad donde est relacionado el archivo y, por ende, de incidencia en la
sociedad en general.
Por lo que las funciones y actividades que afrontan los (las) archivistas son mltiples;
entre ellas estn:

Analizar y clasificar los documentos para el archivo.

Archivar en el respectivo lugar los documentos consultados.
Mantener el control (ingreso y egreso) y orden de los archivos.
Preservar y proteger los archivos.
Procurar el uso y fcil acceso a los archivos.
Brindar con prontitud la documentacin solicitada.
Elaborar y actualizar la base de datos de los documentos archivados.

10.2 Competencias
El enfoque que le daremos a la palabra competencias en este mdulo es el
siguiente: competencia es el conjunto de conocimiento, habilidades, destrezas y
actitudes que debe poseer y demostrar una persona, para desempearse en un
puesto de trabajo.
Actualmente, debido a la inclusin de normas internacionales, exigencias a nivel
mundial en cuanto a la calidad en procesos, en servicios, en productos, etc., se ha
determinado que los conocimientos, habilidades y actitudes bsicas para
desempearse como archivista son, entre otros:
Facilidad de adaptacin al cambio, al autoaprendizaje y al establecimiento de
canales de comunicacin.
Capacidad para trabajar bajo presin.
Habilidad para trabajar en equipo.
Capacidad de observacin, anlisis y sntesis.
Capacidad para manejar redes de informacin e informtica.
Habilidad de organizacin.
Iniciativa.
Proactividad.
Disposicin para cumplir con normas y lineamientos.
10.3 Valores
Los valores tienen estrecha relacin con la actitud; se dice que la actitud es la
manifestacin de un valor. Los valores son principios respecto a los cuales las
personas sienten un fuerte compromiso de conciencia, y los emplean para juzgar lo
adecuado de las conductas propias y las ajenas.
23

A continuacin, se detalla algunos valores que deben manifestarse en todo momento

y con todas las personas con quienes nos relacionamos, los cuales sin lugar a
dudas, usted practica en su puesto de trabajo:
Responsabilidad: es la capacidad de cumplir con un compromiso, con una
obligacin, sin necesidad de que lo requieran.
Cortesa: es una manifestacin humana
en la cual se brinda un trato amable y
acomedido para las personas que
necesitan de nuestro servicio.

Atencin: su campo de accin se da en las relaciones interpersonales (en

todos los mbitos: el hogar, los amigos, el trabajo, la universidad, etc.), y se
refiere concretamente a mirar y escuchar a la persona que nos habla, sin
interrumpirla hasta que ella haya terminado de decirnos lo que necesita.
A veces nos toca hablar con personas que siguen escribiendo y ni siquiera nos miran
para respondernos.

Trabajo en equipo: se relaciona con un grupo de personas

que trabajan unidas y con deseos de alcanzar objetivos
comunes, coordinando sus esfuerzos para lograr el resultado
esperado.

Discrecin: se refiere a la cordura, mesura, prudencia, sensatez, tacto, tino con que
se dice algo; tambin es tener la agudeza necesaria para saber cuando se reserva o
calla algo.
Colaboracin: es la disposicin para ayudar o contribuir en la realizacin de una
tarea o un trabajo, es apoyar de manera espontnea a nuestro prjimo (compaeros,
familia, vecinos, etc.).
Respeto: se refiere a la consideracin, aprecio, obediencia, amabilidad que se
manifiesta hacia otra persona, tanto con nuestro trato, como en nuestro vocabulario.

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REGLA DE ORO: TRATE A LOS DEMS COMO

DESEA QUE LO TRATEN A USTED Y
NO

OLVIDE SONRER!

Ejercicio de reflexin: analice lo anterior y piense cmo est en relacin al servicio que
brinda a las personas que atiende, de pronto hay algo que mejorar, entonces Adelante!.
11. TIPS PARA MANTENER UN EXCELENTE ARCHIVO
Adems de la buena disposicin suya, como colaborador de su unidad, se le brinda
algunas sugerencias para contribuir a mantener un excelente sistema de archivo:
Es sumamente importante cerciorarse de que los documentos estn listos para
archivarse (no sea que archive alguno que todava se utilizar).
Es preciso ser consistente en el sistema de archivo que se utilice.
Procure por todos los medios, mantener su archivo al da.
Use una tarjeta de descargo al retirar documentos del archivo (aunque tenga
excelente memoria, no la recargue con esos detalles).
Si hay papeles que definitivamente ya no sirven, descrtelos.
Asegrese de que todos los que usen el archivo conozcan perfectamente el
sistema y observen las reglas.
Ejercicio de comprensin: en el siguiente espacio anote un mnimo de 2 sugerencias que,
por experiencia, sea conveniente aplicar para mantener un excelente sistema de archivo:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
12.

EL SECRETO DE LAS 9 Ss
Seguramente ha odo de qu se trata este secreto. En realidad no es un secreto, ya
que en muchas empresas e instituciones su uso ya se ha vuelto una cultura. Este
programa, metodologa o sistema tiene su origen en Japn y consiste en la
observancia de ciertas normas que al aplicarse trae innumerables beneficios;
algunos de ellos son: ambientes de trabajo ms agradables, aumento de
competitividad interna, disminucin de gastos fijos, reduccin de desperdicio y de los
accidentes de trabajo, mayor cooperacin, mejor aprovechamiento del espacio,
mejor administracin y mayor aprovechamiento del tiempo.
25

No est de ms recordar que: la suciedad y las cosas intiles o mal ordenadas traen
consigo mal ambiente de trabajo, inseguridad, contaminacin, mala calidad,
repeticin de trabajo, prdida de tiempo y, por ende, altos costos para la empresa o
institucin; pero, sobre todo, para usted porque al rehacer un trabajo o perder el
tiempo en buscar algn documento traspapelado, est pagando un precio muy alto:
su vida, ya que 5, 10 30 minutos (a veces ms) que utilice en esa tarea, ya no
vuelven y ha dejado parte de su vida, cuando pudo haberla aprovechado de una
manera ms productiva.

Pero por qu el nombre de las 9 Ss? Porque, como se mencion anteriormente

su origen es japons y en ese idioma las palabras de dichos trminos empiezan con
S; siendo stos:
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6
12.7
12.8
12.9

Seire (organizacin)
Seiton (orden)
Seiso (limpieza)
Seiketsu (conservacin)
Shitsu (disciplina)
Shikari (Constancia)
Shitsukoku (Compromiso)
Seishoo (Coordinacin)
Seido (Estandarizacin)

A continuacin, se dar una breve explicacin de cada trmino:

12.1 Seire (organizacin): ubquese en su puesto de trabajo y observe a su
alrededor con espritu crtico, como si usted fuera una visita qu cosas tiene que
ya no le sirven, que es mejor devolverlas a bodega o trasladarlas a otra unidad
donde s las utilicen; o si se puede, trelas.

12.2 Seiton (orden): siga con esa observacin crtica y

encuentre una mejor forma de ordenar su equipo de
trabajo, los documentos que tiene sobre su escritorio o
mesa de trabajo, su papelera, estanteras, archivos, aquel
rincn donde dej para mientras aquella papelera; de
pronto, puede encontrar el documento que se le haba
perdido. Todo aquello que s le sirve, tngalo a mano y
bien colocado, esto le evitar prdidas de tiempo.
Si en su unidad se acostumbra el refrigerio de media maana, procure hacerlo en un
lugar diferente al de su lugar de trabajo. Cuidado! podra dejar restos de comida o
derramar lquidos en la documentacin que est revisando; mejor fije con la jefatura
y sus compaeros un solo lugar para llevar a cabo el refrigerio.

26

12.3 Seiso (limpieza): hay un dicho que dice: El lugar ms limpio no es el que ms
se limpia, sino el que menos se ensucia.
Este punto no se refiere precisamente a que usted
tome la escoba y por hacer limpieza descuide las
funciones especficas para lo cual fue contratado(a).
Se refiere concretamente a contribuir a no ensuciar y
a que si usted ha visto un lugar donde no se ha hecho
la limpieza o donde hay telaraas, lo solicite
amablemente a la persona encargada de ello; en
caso de que por alguna razn no se contara con este
personal, entonces s busque usted cmo eliminar la
suciedad al mximo posible.
12.4 Seiketsu (conservacin): este aspecto engloba el aseo del cuerpo, del
ambiente, la salud mental y emocional, la conservacin de la organizacin. As
como la disposicin hacia el cuidado y mantenimiento de los objetos e instalaciones
que estn bajo su responsabilidad y a su servicio, como si fueran de su propiedad.
Aqu tambin se debe evitar el desperdicio de hojas, agua, energa, etc.
12.5 Shitsuke (disciplina): se refiere a ser autodisciplinado; es decir cumplir, sin
necesidad de que lo supervisen constantemente, con las normas, procedimientos,
lineamientos que se han establecido en la institucin y/o en la unidad donde labora.
La autodisciplina es una seal de respeto al prjimo, es la incorporacin en el da a
da de la prctica voluntaria de sus principios, valores, incluso de los cinco trminos
aqu vistos. Con la autodisciplina hasta se puede llegar a eliminar los controles.
12.6 Shikari (Constancia):
es perseverar en los buenos hbitos, es aspirar a la
justicia, en este sentido practicar constantemente los buenos hbitos, es justo para
nosotros y para los dems, la constancia es voluntad en accin, es no sucumbir ante
las tentaciones de lo habitual, de lo mediocre.
12.7 Shitsukoku (Compromiso): este trmino significa ir hasta el final de la tarea,
es cumplir responsablemente con la obligacin contrada, el compromiso es el
ltimo elemento que conduce a la armona (disciplina, constancia y compromiso), y
es quien se alimenta del espritu, para ejecutar las labores diarias, con entusiasmo y
nimo.
12.8 Seishoo (Coordinacin): como seres sociales que somos, las metas Se
alcanzan con y para un fin determinado, el cual debe ser til para nuestros
semejantes, por eso los humanos somos seres interdependientes, nos necesitamos
los unos y los otros.
12.9 Seido (Estandarizacin): para no perderse es necesario poner seales, esto
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significa apoyarnos en normas y procedimientos, con la finalidad de no duplicar y/o

dispersar esfuerzos individuales y generar calidad
Para implementar esta metodologa, es necesario planear, siempre considerando a las
personas, desarrollar acciones pertinentes, revisar paso a paso las actividades a realizar y
comprometernos con el mejoramiento continuo.
Por supuesto que, implementar estas acciones representa un camino arduo y largo; pero
tambin comprendemos que aquellos con los cuales competimos da a da, lo consideran
algo normal, como una forma de sobrevivencia y aceptacin de lo que est por venir.

RETO: hoy, al llegar a su casa, tambin utilice esa

observacin crtica y vea dnde puede aplicar las 9Ss,
puede ser en su habitacin, la sala, el comedor, la cocina,
etc.

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13. BIBLIOGRAFA
LVAREZ, MARA JANETH. I Foro Virtual El Futuro del Archivista Profesional.
Colombia, marzo 27 abril 07/2006.
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2006. Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla

Bogot, Colombia,

Sistema de Gestin de la Calidad del INTECAP. Oficinas Centrales del INTECAP,

Zona 5.
Entrevista con el Ing. Byron Garrido, Jefe del Departamento de
Aseguramiento de la Calidad, realizada el 13 de agosto/2010.

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