RESUMEN DEL LIBRO REUNIONES EFICACES

CAPITULO I SENSACION DE PERDIDA DE TIEMPO

Hay demasiadas:

Constantemente se presenta dentro de diversos entornos

(principalmente laboral) un exceso de reuniones lo cual acarrea la perdida de

inters de los asistentes hacia las mismas, a lo largo de esta seccin del libro se
recomienda a los moderadores o a los que convocan dichas reuniones la
idetificacion de los temas realmente importantes a tratar de manera de no
convocar reuniones inecesarias , para esto recomiendan el uso de diversas
preguntas tales como: necesito ver la reaccin de los participantes ante los
temas planteados?,

es delicado el punto a tratar?, es necesario dar

personalmente la informacin?. Esto permite identificar si la reunin se pretende

realizar simplemente para informar un tema general o si realmente se puede
transmitir por medio de otras vas (por ejemplo comunicados y correos
electrnicos) y asi disminuir el numero de reuniones de poco inters.
Duran mas de lo necesario: Generalmente para tener una reunin exitosa de
deben plantear ciertas pautas importantes como lo son, hora de inicio, hora de
finalizacin, tiempo estimado de cada objetivo, entre otros, esto permite una mayor
planificacin y evita la sensacin de perdida de tiempo, de esta manera habr una
tendencia a dispersarse menos en cada tema y aumentara la capacidad de
sntesis y optimizara los resultados y conclusiones obtenidas. Al estructurar el
horario de la reunin es recomendable asignar un tiempo para cada punto a
tratar , dependiendo de las necesidades de cada propuesta y agregar un tiempo
de olgura, de esta manera si se logra el objetivo en el tiempo deseado, la reunin
finalizara antes de lo esperado y generara un sentimiento de satisfaccin hacia los
participantes.
No ha habido tiempo para prepararlas: los autores afirman que preparar una
reunin no es una carga, es el camino directo al xito de la misa, dicha
preparacin permite a los asistentes informarse y prepara la informacin que
desean aportar con respecto al punto especifico a tratar, evitando asi

incomodidades y comentarios como de haberlo sabido habra traido el informe.

Esto se puede evitar tomando un tiempo para plantear de manera correcta los
objetivos y enviando una agenda de trabajo con das de antelacin, permitiendo
asi que los asistentes o participantes comprendan que se espera de ellos y no
sientan que son intiles dentro de la reunin y habran aportes mas productivos y
eficaces.
Hacen leer documentacin que luego no es necesaria: en la mayora de los casos
cuando se envan constantemente documentos y archivos como lectura previa a
las reuniones, no siempre estos tienen la importancia que realmente se les da, o
no estn justificados, causando que los asistentes a la reunin dejen de hacer sus
tareas y no revisen el material.

Para evitar estos inconvenientes es

recomendable solo enviar documentos previos para los cuales la lectura realmente
contribuya a la reunin de manera eficaz y calificar las lecturas para asi facilitarlas,
en caso de ser muy vita la lectura se recomienda agegar un cuetionario o test al
final de manera de asegurar que sea leida. Si de igual manera no se realiza la
lectura previa el moderador puede hacer un pequeo resumen o realizar pequeas
preguntas clave a quienes si han ledo.
No se empiezan a la hora prevista: para desarrollar este punto se identifican las
principales fuentes de impuntualidad, las cuales son las del propio moderador
(tratando de imponer su cargo) y la de los participantes (sea por la forma de ser
de la persona o por horas estipuladas no adecuadas), estas actitudes conllevan a
dos situaciones en las cuales la reunin puede haber ya iniciado sin el impuntual
crendole una sensacin de incomodidad o esperar a que todos estn presentes
(situacin de comodidad para el impuntual). Es recomendable al presentarse este
tipo de inconvenintes, esperar unos minutos (dentro del rango estipulado en el
tiempo de olgura de la reunion) aunque solo estn unos pocos participantes
creando asi una sensacin de que se interrumpe la reunin.
Siempre se acaba hablando de otros temas: es necesario identificar claramente al
inicio de la reunin los objetivos a tratar de manera clara evitando asi que sea
sencillo salirse del tema, en caso de que esto ocurra el moderador debe intervenir

sutilmente recordando cuales son los objetivos de dicha reunin, para esto es
necesario evitar exponer temas amplios los cuales abarquen muchos puntos, si se
define correctamente el objetivo habr la suficiente autoridad para redireccionar la
reunin si se sale del objetivo.
Se toman grandes decisiones que luego acaban en nada: al plantear ideas o
decisiones de gran importancia es necesario que estas se lleven a cabo, de otra
manera los asistentes comenzaran a sentir cierto escepticismo hacia la realizacin
de las actividades, para esto se recomienda realizar un cuadro de compromisos en
el cual se planteen 3 simples incognitas Que?, Quin?, Cundo?, para la
columna de Que se espesifican las actividades a realizar, en la columna de
Quien se desigan los encargados de dicha actividad y en la tercera columna
Cuando se coloca la fecha tope o limite para realizarla.
Se permiten interrupciones continuamente: esta situacin se presenta cuando se
le permite a los participantes contestar llamadas y mantener conversaciones entre
ellos durante la reunin que puedan causar distracciones e interrupciones debido
a que estos distraen al resto de los asistentes, para evitar dicha situacion se debe
imponer ciertas normas en las cuales se defina el grado de prioridad de las
interrupciones para asi saber cuales estarn permitidas y cuales no, crenado
entonces un ambiente respetuoso sin caer en situaciones engorrosas.
De toda la reunin, solo me interesaba un punto concreto: Un error bastante
comn es la convocatoria general del personal a las reuniones, generando asi
nuevamente en cierta cantidad de participantes una sensacin de perdida de
tiempo luego de trarar el tema que realmente les acarrea, para no caer en esta
situacin los autores recomiendan fraccionar la convocatoria, de manera que los
participantes para los que no sea necesario permanecer durante toda la reunin
puedan retirarse justo luego de tratar sus puntos.
Sensacion de descontrol y mala gestion

No son estructuradas y es muy fcil perder el hilo: se debe lograr un equilibrio

entre la permisividad y el control total, para esto es necesario imponer reglas que
den una estructura organizada a la reunio, por ejemplo: apagar los celulares,
ceder turnos de palabra y manejo adecuado del vocabulario. Tambien se debe
manejar de manera astuta la informacin aportada por todos de modo que al
finalizar la reunin el moderador sea capaz de sintetizar todo lo discutido y
plantear las conclusiones obtenidad, dependiendo del tipo de reunin este deber
tomar diversas actitudes al momento de plantear esta informacin.
Los asistentes no son los que deberan: esto trae consigo la convocatoria
inecesaria de personal que perder tiempo asistiendo a una reunin en la cual no
ser necesario o productivo y abandonando durante dicha reunin otros trabajos o
responsabilidades

mas

importantes,

como

solucin

se

aconseja

hablar

previamente con este tipo asistentes y explicarles el motivo por el cual no se les
esta convocando, para evitar hacerlos sentir mal se les debe realizar una
invitacin a asistir si estos sienten que poseen informacin productiva que deban
aportar, asi si deciden ir se vern bajo la presin de ser productivos para la misma.
Nadie modera realmente la reunin: alguien ha convocado, pero nadie modera.
Generalmente se presenta cuando a la persona que realiza la convocatoria o que
se le asigna dicha tarea no se le brindan las herramientas necesarias para llevar a
cabo una reunin exitosa, causando incomodidad al asumir este cargo, en este
caso se recomienda que sea alguno de los participantes el cual asuma este rol de
manera discreta y sutil, por medio de comentarios y pequeas intervenciones que
encaminen al resto del grupo a retomar los objetivos por los cuales se les fue
convocados.
Algunos personajes distorsionan la reunin: en toda reunin existen distintos
personajes los cuales de una u otra manera enriquecen o empobrecen los
objetivos a tratar y crean un ambiente quizs muy distinto al que se desea, los
autores del libro crean una clasificacin para aprender a identificarlos, nombrarlos
y encaminarlos para lograr el xito, estos son:

El peleon: sus intervenciones generalmente cohben al resto del grupo debido a su

actitud agresiva y aumentan la tensin del grupo, a estas personas es conveniente
permitirles intervenir de primeras de manera que no pueda agredir a otros
participantes que ya expusieran sus puntos, tambin se deben evitar las tpicas
frases como: tranquilo, calmese, las cuales pueden generar mayor ira en esta
persona.
El Sabio: