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Aula 02

Arquivologia p/ TRE-SP (Tcnico Judicirio - rea Administrativa) - Com videoaulas

Professor: Felipe Petrachini

Arquivologia para Tcnico Judicirio do TRE-SP


Teoria e exerccios comentados
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 02

AULA 02 Gesto de documentos. Protocolos:


recebimento, registro, distribuio, tramitao e
expedio de documentos. Classificao de documentos
de arquivo. Arquivamento e ordenao de documentos de
arquivo. Tabela de temporalidade de documentos de
arquivo.
SUMRIO

PGINA

Sumrio
2. Gesto de documentos ............................................................................... 2
2.1 Organizao dos Arquivos ..................................................................... 2
2.1.1. Levantamento de Dados ................................................................ 2
2.1.2. Anlise dos Dados Coletados ........................................................ 4
2.1.3. Planejamento ................................................................................. 5
2.1.4. Implantao e Acompanhamento ................................................. 11
2.2. Conceitos Ligados Gesto de Documentos ..................................... 12
2.2.1. Valor do documento ..................................................................... 16
2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos) ..................... 19
2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. ..................... 27
2.3. Arquivos Correntes e Intermedirios ................................................... 30
2.3.1. As Atividades dos Arquivos Correntes ......................................... 31
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2.3.2. Arquivos permanentes: princpios; quadros; propostas de trabalho.


.......................................................................................................................... 70
2.4. Plano de Classificao dos Documentos ............................................ 75
Questes Comentadas S FCC ................................................................. 80
Questes Propostas S FCC ................................................................... 104
Questes Comentadas ................................................................................ 114
Questes Propostas .................................................................................... 161
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E aqui estamos de novo. Essa aula contm o tema favorito de todas as


bancas quando falamos em arquivologia: a gesto de documentos. At hoje, no vi
uma prova que no tivesse pelo menos 30% de questes daqui, s vezes chegando
a 50%. Ento meu caro, concentre-se!

2. Gesto de documentos
2.1 Organizao dos Arquivos
Esta a primeira face do gerenciamento da informao. E pelas etapas que a
constituem, voc ver que estamos falando de um momento anterior existncia do
arquivo.
Pois bem, a doutrina divide a organizao dos arquivos em quatro fases:
- Levantamento de dados
- Anlise dos dados coletados
- Planejamento
- Implantao e acompanhamento
Vamos analisar cada um dos passos.

2.1.1. Levantamento de Dados


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Como j vimos, o arquivo o conjunto de documentos recebidos e


produzidos por uma entidade. Isso voc j sabe (e provavelmente j esteja,
inclusive, cansado de saber). Mas dessa informao batida e marretada na sua
cabea que decorrem vrias concluses um pouco mais elegantes do curso.
E uma delas a seguinte: em sendo o arquivo o tal conjunto de documentos
produzidos e recebidos por uma unidade, torna-se praticamente impossvel montar
o arquivo sem conhecer a estrutura da organizao da qual se originam os
documentos.
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A fase do levantamento de dados busca, em primeiro lugar, conhecer a


instituio. Nessa fase sero estudados os estatutos, regimentos, regulamentos,
normas, organogramas e qualquer outro documento constitutivo imaginvel da
instituio.
Estaremos, assim, conhecendo a legislao que envolve o funcionamento da
instituio, quer em mbito externo (leis, decretos, e outros diplomas legais de
produo externa instituio) como em mbito interno (estatutos, normas,
instrues normativas, ordens de servio, e qualquer regramento de autoria da
prpria instituio).
Mas no ficaremos por a. O arquivo ainda um rgo de documentao, e
assim, impossvel no tratar dos documentos que ir abrigar. Precisamos
analisar o gnero dos documentos(vistos na aula 01, tais como documentos
escritos, iconogrficos, cartogrficos, entre tantos outros) e as espcies
documentais mais frequentes (ofcios, cartas, memorandos, relatrios, projetos).
E, fora tudo isto, temos mais alguns itens que merecero a ateno do
encarregado pelo levantamento de dados:
- Estado de conservao do acervo;
- Arranjo e classificao dos documentos;
- Existncia de registros e protocolos
- Controle de emprstimos de documentos;
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- Mdia de arquivamentos dirios;


- Existncia de normas de arquivos, manuais ou cdigos de
classificao pr-existentes.
Estes itens podem ser cobrados em prova, mas dificilmente o sero com
nvel de detalhamento mais profundo. importante que voc tenha uma noo geral
e saiba de sua existncia .

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E, para terminar esta fase, o arquivista ainda deve acrescentar dados sobre
pessoal encarregado do arquivo (quantitativo de pessoas, salrios, nvel de
escolaridade,

formao

profissional),

equipamento

(quantidade,

estado

de

conservao) localizao fsica (espao utilizado, condies de iluminao e


umidade, proteo contra incndio), e tudo isto apenas a ttulo de exemplo .
Agora terminou. Mas eu s trabalhei doutrina at agora. Aqui vo algumas
dicas teis:
- O levantamento de dados , normalmente, feito atravs de questionrios,
onde constam as informaes que estamos buscando levantar (que sero essas
que j descrevemos);
- Se o examinador jogar voc em uma repartio que no possua qualquer
tipo de organizao em seu arquivo, e pedir para voc dar um jeito nisso, voc
dever iniciar sua saga justamente efetuando o levantamento de dados, muito
provavelmente atravs de questionrios e formulrios(mas reze para que seja s o
seu examinador, e no o seu futuro chefe).

2.1.2. Anlise dos Dados Coletados


Passando anlise dos dados coletados, lgico que no preenchemos
aquela pilha de questionrios toa. Fizemos aquilo tudo para, nesta fase, conseguir
analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo.
E, para sua felicidade, esta fase tem um nome bem mais interessante (j que
foi o que seu examinador utilizou no edital): diagnstico da situao documental.
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O que chamamos de diagnstico nesta disciplina a constatao das falhas


e lacunas existentes no complexo administrativo do arquivo, ou, de maneira mais
simples as razes que impedem o funcionamento eficiente e redondinho do arquivo.
Para fins de prova, o que seu examinador poder pedir: que voc resolva um
problema especfico do arquivo zoneado que ele te entregar. Fique tranquilo que, se
voc entender os conceitos, vai conseguir resolver os problemas sozinho, sem nem
memorizar solues padronizadas.

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Por exemplo, atravs do levantamento de dados efetuado, teremos levantado


informaes tais como (NO MEMORIZE, so s exemplos):
- Instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar);
- Condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);
- Condies de armazenamento;
- Estado de conservao dos documentos;
- Espao fsico ocupado;
- Volume documental;
- Controle de emprstimos (frequncia de consultas);
- Recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade,
formao profissional);
- Acesso informao;
-Gnero

dos

documentos

(escritos

ou

textuais,

audiovisuais,

cartogrficos, iconogrficos, microgrficos e informticos);


- Arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento
adotados);
- Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados).
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(Fonte: Miranda, Elvis Correia)

2.1.3. Planejamento
Nesta parte voc ir conhecer todo o trabalho intelectual anterior existncia
do arquivo.
Um arquivo jamais conseguir cumprir seus objetivos em qualquer fase de
sua evoluo (corrente, intermediria ou permanente) sem que antes tenha
formulado um plano arquivstico.

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E aqui comeamos a longa saga de consideraes a serem feitas no


planejamento:
- Posiodo arquivo na estrutura da entidade;
- Centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo;
- Coordenao do arquivo;
- Escolha de mtodos de arquivamento adequados
- Estabelecer normas de funcionamento
- Recursos Humanos
- Instalaes e equipamentos
- Recursos Financeiros
E, para variar, estes so apenas exemplos. Todo o pensar anterior
existncia do arquivo parte da fase de planejamento, ento, mantenha a mente
aberta.
Vamos s consideraes sobre alguns dos itens citados acima.
Quanto posio do arquivo na estrutura da instituio, estou falando
aqui de qual quadradinho dentro do organograma da instituio o arquivo ocupa.
No d para definir um lugar ideal dentro da estrutura, mas observe alguns
problemas que podem surgir:

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- Caso o arquivo esteja hierarquicamente abaixo ou no mesmo nvel dos


departamentos

que

visa

atender,

pode

haver

conflitos

entre

arquivo

departamentos, vez que faltaria ao arquivo a competncia de recusar documentos


fora dos padres (caso hierarquicamente abaixo de todos os departamentos). Por
outro lado, em p de igualdade com os outros setores, dificilmente conseguiria
determinar um padro nico a ser seguido pelos departamentos, vez que cada
unidade possuiria autonomia em relao s demais para organizar-se neste quesito.

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Pois bem: a posio recomendada a mais alta possvel, vinculando-se o


arquivo ao mais alto setor dentro da instituio. Isto evita problemas de hierarquia.
Outra opo colocar o arquivo fora da hierarquia de todos os rgos,
constituindo-se em rgo autnomo, desvinculado dos demais, e com autoridade
sobre todos apenas naquilo que diz respeito gesto documental. Esta foi a
escolha, por exemplo, do Executivo Federal, ao criar o Arquivo Nacional.
Passando s consideraes sobre Centralizao ou Descentralizao dos
servios de arquivo. E pelo amor de Deus, este tipo de considerao s cabe
quando falarmos de Arquivos Correntes. Na fase intermediria e permanente,
os arquivos sero sempre centralizados, mesmo que os documentos encontremse separados fisicamente. A gesto centralizada.
Pois bem, eu falei, falei, falei, mas no disse o que significa a centralizao.
Humildemente peo desculpas, e passo a corrigir meu erro .
Entenda por Centralizao a concentrao de todas as atividades de
controle Recebimento, Registro, Distribuio, Movimentao e Expedio de
documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional.
Basicamente, todo documento que entrar na instituio, bem como todo
aquele que por ela transita ou dela expedido, controlado por este grande rgo
central. o grande irmo dos documentos, em toda sua extenso e glria
arquivstica.
Por que uma instituio optaria por esta forma especfica de sistema. A maior
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parte das vantagens est ligada a uma palavra mgica: padronizao. Tenha ela em
mente quando ler os itens abaixo:
- Padronizao de normas e procedimentos
- Delimitao de responsabilidades
- Reduo de custos operacionais, economia de espao e equipamentos
Mas nem tudo so flores no reino da centralizao. Ela passa a ser
desaconselhvel quando:
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- Algumas unidades administrativas desempenham funes especficas,


que destoam das atividades habituais dos outros departamentos, sendo
mais interessante que mantivessem seus acervos prximos a seus locais de
trabalho.
- Alguns locais podem ser fisicamente distantes, o que deixaria os
documentos relativamente distantes das unidades que deles fazem uso
constante, o que, por sua vez, atrasaria o conhecimento da informao e a
respectiva tomada de deciso. (estamos agora em Presidente Prudente,
precisando consultar um documento com dados a respeito de um projeto de
obras a ser realizado nas imediaes. Infelizmente, nosso arquivo central est
localizado em So Paulo, e vai levar alguns dias para chegar aqui.
Complicado, no?)
Para estes e outros problemas, podemos sugerir a Descentralizao. Mas
com muita, muita prudncia. Costuma-se dizer que uma centralizao rgida
prejudicial instituio, mas a descentralizao excessiva ainda mais desastrosa.
A Descentralizao mais bem cotada nesta disciplina aquela que divide as
atividades de controle entre as grandes reas de atividades da Instituio. Assim, se
uma entidade possui trs departamentos, cuidando cada um deles da Arrecadao,
Julgamento ou Fiscalizao de tributos, a fim de facilitar o fluxo de informaes de
interesse de cada departamento, poder-se-ia sugerir a descentralizao em trs
arquivos, cada qual com informaes de interesse de cada Departamento.
Mas, para variar, no para por a. Existem dois critrios principais de
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descentralizao:
- Podemos descentralizar os arquivos, mas ainda assim, manter
centralizadas as atividades de controle ou;
- Podemos descentralizar tanto as atividades de controle como os
prprios arquivos da instituio.
S para voc no ficar aflito: quando falamos em controle, falamos em
protocolo, e assim, nas atividades de: Recebimento, Registro, Distribuio,

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Movimentao e Expedio. Como seu professor disse, no entre em pnico, a


gente chega l.
No primeiro caso (centralizao de protocolo e descentralizao de arquivos),
existe um rgo central que faz o controle dos documentos, entretanto, os arquivos
em si esto localizados junto s unidades administrativas que faro uso das
informaes neles contidas. O nome destes mini arquivos j nos bastante claro:
arquivos setoriais ou ainda, ncleos de arquivo.
Quanto ao segundo caso (descentralizao tanto do controle quanto dos
arquivos), a ressalva maior ainda. A doutrina recomenda a utilizao deste mtodo
apenas se for capaz de substituir com ampla vantagem os sistemas centralizados
ou os sistemas do primeiro caso (que vou chamar aqui de parcialmente
descentralizados).
Aqui os arquivos setoriais tambm trabalharo como setores de Protocolo.
E como escolhemos um destes casos? Como tudo que ocorre no servio
pblico: critrios tcnicos! Veja o enunciado e sinta-se como um arquivista. Pense
nas vantagens e desvantagens de cada sistema e escolha aquele que resolve o
problema (que te garanto, vai ser um enunciado bizarro, em um rgo caindo aos
pedaos, cuja soluo poderia ser encontrada por um servidor recm chegado
enquanto toma caf na sua primeira hora de trabalho).
A Coordenao a faceta pensante do j pensante planejamento. a
mente por trs da mente, por trs do brao operacional. Suas atribuies esto
ligadas a funes normativas, orientadoras e controladoras. Em poucas palavras,
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quem escreve as regras, garante seu cumprimento e orienta o pessoal a cumpri-las.


Agora chegamos parte mais importante do Planejamento: a escolha do
mtodo de arquivamento. to importante que este mtodo visto ao final do
curso, para garantir que vai ficar colado na sua cabea.
Mas por favor, acompanhe o seguinte raciocnio introdutrio: o que um
arquivo precisa fornecer informao em tempo rpido. Informao est guardada
em documento, ento, o documento quem deve ser localizado com facilidade.

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Um mtodo de arquivamento imprprio gerar dificuldades na localizao do


documento, perda de eficincia, atraso nas decises, isto tudo se o referido
documento puder ser encontrado no meio daquela zona. De que me adianta
arquivar documentos exclusivamente pelo mtodo alfabtico se para encontrar a
ficha do Senhor Ernesto Silva, eu precisar passar por pastas tais como So Paulo,
Servidores, Secretaria de Segurana, "Secretaria do Verde, Sapopemba entre
outras?
Se dividssemos este arquivo por localizao, assunto, alm de adotar o
mtodo alfabtico, tudo ficaria mais fcil de ser encontrado. Este o raciocnio que
guia esta fase do planejamento.
Quanto escolha de equipamentos e materiais de consumo, o tema vasto
(to grande quanto a criatividade dos agentes de mercado). Abordaremos apenas
alguns conceitos, para voc no ser pego de surpresa:
- Material de Consumo: este tipo de material sofre desgaste a curto ou mdio
prazo, ou seja, no foram feitos para durar para sempre. Por suas caractersticas, o
uso contnuo acaba por esgotar este bem ao final de um perodo curto de
tempo (menos de dois anos), de maneira que ele precisa ser reposto com mais
frequncia.
- Material permanente: justamente o material que tem grande durao, no
perdendo sua substncia e nem exaurindo sua finalidade. Assim sendo, o uso
corrente destes bens no o destri. Ele tende a permanecer com as mesmas
caractersticas da data de sua aquisio durante um longo tempo (pelo menos
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mais de dois anos).


E, para terminar este massacre, chegou a hora de pagar a conta. Todo o
planejamento desembocar em uma conta a ser paga, logo, precisamos pensar no
dinheiro.
Aqui h um trabalho de conscientizao: uma instituio tem diversas
demandas e recursos escassos a serem utilizados. E, provavelmente, qualquer
gestor ficar reticente em distribuir recursos para a modernizao ou mesmo a
manuteno do arquivo. Cabe, ento, um belo trabalho de conscientizao,
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explicando ao gestor porque importante conseguir localizar documentos de


maneira rpida.

2.1.4. Implantao e Acompanhamento


Pois bem, Implantao e acompanhamento consistem em fazer acontecer.
Est na hora de sensibilizar toda a instituio em prol da importncia das medidas
de preservao e organizao do arquivo. Alm disso, tambm ocorrero
treinamentos para garantir que o pessoal est apto a operar o arquivo sem
problemas.
Mas isso ainda no o mais importante. A implantao de normas
elaboradas na etapa de planejamento demanda acompanhamento por parte do
responsvel pelo projeto, o qual ter a oportunidade de corrigir e adaptar quaisquer
falhas ou omisses no planejamento.
Se tudo at o presente ponto deu certo, estamos prontos para a elaborao
do manual de arquivo. Este ser o livro sagrado do operador do arquivo, que dever
abandonar sua religio anterior para aprofundar seus estudos no manual ( todo
poderoso manual, no somos dignos).
Manuais de arquivo no podem ser produzidos em massa. Em outras
palavras, no h como eu traar aqui o que um manual de arquivo deve conter para
ser um manual de arquivo correto. O tio j falou que o arquivo reflete a instituio a
que est vinculado, e assim, tambm suas peculiaridades.
Entretanto, reza a doutrina que os manuais de arquivo possuem linhas
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gerais, que esto sempre presentes nos mesmos:


- Apresentao, objetivos e abrangncia do manual;
- Informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e
responsabilidades, sua interao e subordinao;
- Organogramas e fluxogramas;
-

Conceitos

Gerais

de

arquivo,

definio

das

operaes

de

arquivamento, bem como terminologias adotadas;


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- Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulrios, plano


de classificao dos documentos;
- Tabelas de temporalidade de documentos (podendo ser apresentadas
em separado).

2.2. Conceitos Ligados Gesto de Documentos


A quantidade de informaes com que os rgos pblicos e as empresas
precisam trabalhar hoje em dia cada vez maior. O colosso de informaes a que
todos esto sujeitos impressionante. Neste contexto, to importante quanto
possuir a informao ser a capacidade de gerenci-la, permitindo sua rpida
localizao.
Lembra-se do IIRGD? No foi um exemplo apenas motivacional, aquele
instituto transparece a importncia do primeiro conceito a ser visto nesta aula: a
gesto de documentos.
A primeira definio a ser estudada ser a mais simples. A gesto de
documentos consiste em atividades que asseguram que a informao contida nos
arquivos (informao arquivstica) seja administrada com eficcia.
Isto , a gesto documental deve permitir o acesso aos documentos e a
recuperao das informaes de forma gil e eficaz, potencializando a utilizao de
recursos humanos, fsicos e materiais, tornando-se, realmente, um fator facilitador
do trabalho dentro das instituies.
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Mas como sempre, embora a definio acima auxilie na compreenso, nosso


bom amigo Congresso Nacional tambm possu uma definio para o termo:
Assim sendo, voltemos nossa ateno ao artigo 3 da lei 8.159 de 1991:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.

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Bastante colorido e grifado n? Tem motivo para isso. Este artigo, sozinho e
em pouqussimas palavras, define este captulo do curso. Vamos observar em que
voc deve prestar ateno.
Note que a gesto documental consiste em um conjunto de procedimentos
e operaes tcnicas. Que quer dizer isto? Simplesmente que qualquer questo
que tenda a limitar a gesto documental a um nico procedimento est fatalmente
incorreta.
Mas no s isso. O artigo ainda enumera as tarefas que compem a gesto
de documentos:
Produo;
Tramitao;
Uso;
Avaliao;
Arquivamento.
Atravs destes itens, podemos entender as trs fases bsicas da gesto
documental: Produo, Utilizao e Destinao, e, mais importante nessa parte,
saber como o arquivista pode colaborar em cada uma dessas atividades.
Produo Esta fase diz respeito elaborao dos documentos em funo
das atividades da instituio (inclua aqui tambm os documentos recebidos). Talvez
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seja um pouco difcil de imaginar o que o arquivista pode fazer aqui. E j adianto:
muita coisa.
Nesta fase, a colaborao do arquivista pode voltar-se a:
- assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais
administrao, sem duplicidades;
- consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados
no decorrer do tempo (se tiver de estudar alguma lei seca, procure
consolidaes, sob pena de enlouquecer, tendo de estudar artigos revogados)
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- sugerir a criao ou extino de modelos formulrios;


- opinar sobre a escolha de equipamentos, bem como sobre o
recrutamento de pessoal (recursos humanos);
- apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de
tecnologia disponveis (principalmente os referentes automao do arquivo);
Utilizao Esta fase compreende o que a Lei 8.159/1991 listou nas
atividades de Tramitao e Uso. Desta forma, quando nos referirmos Utilizao,
estaremos falando das atividades de:
- Protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao de
documentos; Tramitao.
- Expedio, de organizao e arquivamento dos documentos, quando
estiverem nas fases corrente e intermediria; Tramitao
- Poltica de acesso aos documentos do arquivo; Uso
Na fase de Utilizao esto concentradas todas as atividades relacionadas
ao uso dos documentos, o que inclui as atividades de Protocolo, a prpria
organizao dos documentos, e at mesmo a sua classificao, de maneira a
permitir a recuperao da informao.
Destinao A fase mais tortuosa das trs, responsvel pela maior parte dos
captulos desta aula. Corresponde s atividades de Avaliao e Arquivamento, da
Lei 8.159/1991. Envolver a anlise e avaliao dos documentos acumulados nos
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arquivos, buscando fixar prazos para a permanncia de cada documento nas fases
corrente e intermediria, e ainda decidir sobre quais documentos sero descartados
ao final dessas fases, e quais deles sero direcionados ao arquivo permanente.
O assunto ficar bem mais claro quando estudarmos a Tabela de
Temporalidade.
Agora um bnus, meu caro aluno: devemos saber que a gesto de
documentos ser aplicada tanto na fase corrente quanto na intermediria. No
falamos de gesto de documentos na fase permanente, ento, bastante cuidado.
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Sim, sim, ainda no vimos com profundidade o que so as fases dos


documentos do arquivo.
No se preocupe, faremos isso daqui a pouco, ok?
Por enquanto, vamos nos ater ao conceito de gesto documental. Se uma
questo de prova disser que a gesto de documentos aplica-se unicamente fase
corrente; marque errado! Se disser que se aplica unicamente fase intermediria;
errado neles! Repetindo, ento, para voc no se esquecer: a gesto documental
aplica-se s duas fases: corrente e intermediria.
E para voc que pensava que havamos terminado, SUPRESSA! O artigo 3
da Lei 8.159 to verstil que suas quatro linhas disseram muito mais do que
parece.
Ns vimos na aula 01 que os documentos do arquivo existem para atender a
uma finalidade administrativa. O que vou ensinar a voc agora o que acontece
depois que essa finalidade acaba.
Tenha em mente: um documento de arquivo ou ser destrudo ao final de sua
vida administrativa, ou jamais ser destrudo. No existe meio termo: ou o
documento morre, ou se torna imortal. E essa concluso alcanada lendo-se a
parte final do artigo 3
Assim, note que o destino final do documento ser a eliminao ou o
recolhimento ao arquivo permanente (como decidimos entre um e outro voc j
vai saber).

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Por enquanto, memorize: o documento pode possuir 02 destinaes


distintas: a eliminao ou o recolhimento para guarda permanente. Ou seja, o
documento, aps a avaliao no ser necessariamente eliminado, nem
necessariamente recolhido para a guarda permanente. Ela ter somente 01 das
duas destinaes: ou uma; ou outra.
E como no poderia deixar de ser, voc no confiou em mim para reproduzir
a legislao, e sim para enterrar a informao na sua cabea para que ela no

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consiga mais sair (o papo do recm-nascido no bero era mentira). E assim sendo,
a vai o esquema grfico e multicolorido:

A partir da avaliao, h dois caminhos possveis: a eliminao do


documento ou o seu recolhimento ao arquivo permanente.
E por fim, veja como a doutrina enxerga esses passos:

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2.2.1. Valor do documento


Este tpico da aula, na verdade, um pr-requisito para entendermos de
modo mais natural o tpico seguinte da aula (teoria das 03 idades).
Lembremo-nos das lies de Schellenberg:

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Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais


um rgo foi criado: administrativos, fiscais, legais e executivos. Esses usos so,
lgico, de primeira importncia. Mas os documentos oficiais so preservados em
arquivos por apresentarem valores que persistiro por muito tempo ainda
depois de cessado seu uso corrente e porque os seus valores sero de
interesse pra outros que no os utilizadores iniciais .
Quando um documento criado, ele possui valor primrio. Associe esse
valor com a ideia de importncia administrativa, ou valor administrativo. O
documento criado ou recebido pela instituio para que ela cumpra suas
finalidades.
Por outro lado, quando perder este valor, possvel (embora nem sempre
ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundrio
(secundrio, mediato, acessrio, histrico ou cultural), de interesse para outros
indivduos que no o usurio inicial. O valor secundrio mais lembrado em provas
o valor histrico. Embora a Constituio Imperial do Brasil no possua mais nenhum
interesse administrativo (como funcionrio pblico, eu no respondo mais Coroa
Portuguesa j tem um tempinho...), o seu valor histrico inquestionvel, uma vez
que retrata a estrutura estatal da poca.
O que falei at agora era mera transcrio do que tratamos na aula 01. Daqui
para frente, no mais .
Depois que o objetivo de criao do documento atingido, ele pode ou no
ter um valor secundrio. A atribuio ou no de um valor secundrio uma tarefa
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um pouco subjetiva e tarefa afeta ao tpico avaliao de documentos e a outro


tpico chamado tabela de temporalidade, os quais tambm sero vistos hoje. Uma
vez atribudo valor secundrio ao documento, isto permanente: o documento
nunca perder seu valor secundrio e nunca poder ser descartado. Vamos a um
exemplo:
Suponha que o Brasil assine um acordo comercial com o Ir. Esse acordo,
assinado pelos presidentes dos dois pases (se j viu Direito Internacional, abstraia
os aspectos intermedirios), um documento e possuir valor primrio assim que
for assinado.
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O objetivo do documento selar o acordo comercial e guiar as diretrizes


negociais entre Brasil e Ir enquanto parceiros comerciais.
No entanto, depois de encerrado o acordo comercial, o objetivo do
documento j foi atingido, de tal forma que o valor primrio perdido. Ou seja,
assim que o documento cumpre sua finalidade, ele perde seu valor primrio.
Neste momento, deve-se decidir se o dito documento possuir ou no valor
secundrio. Neste caso, o acordo comercial entre o Brasil e Ir possui importncia
secundria e dever servir, no futuro, de fonte de consulta para pesquisas histricas
ou culturais.
Assim, este documento, com certeza, ter valor secundrio. Uma vez
reconhecido em um documento o valor secundrio, tal caracterstica reputada
permanente, e jamais poder ser retirada do documento. Observe, portanto, que
todo documento possuir valor primrio, mas nem todo possuir valor secundrio.
Mas no fiquemos por a.
J que voc est estudando, imagine-se, daqui a um ano, como servidor
pblico, decidindo solicitar uma alterao do seu perodo de frias junto ao RH do
setor onde trabalha. Neste caso, voc dever assinar um memorando ou um pedido
formal sua chefia, solicitando a troca das datas de suas frias. Isto , voc dever
assinar um documento para ser encaminhado chefia competente para analisar o
seu pedido.
Logo que nasce, este documento assinado por voc possuir valor primrio
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(ele tem o propsito administrativo de fazer com que seu perodo de frias seja
alterado).
Depois que sua chefia autorizar (ou no) a alterao do perodo de frias, o
documento ter cumprido sua finalidade, de tal forma que perder seu valor
primrio. Mas esse documento no possuir valor secundrio, pois irrelevante do
ponto de vista cultural ou histrico (espero que voc no tenha vindo ao Servio
Pblico atrs de glria).

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Embora o documento deva ser guardado na unidade durante certo tempo,


para justificar os procedimentos essa guarda ser temporria, o documento ser
descartado aps o decurso do prazo.
Agora, observe: o valor primrio de um documento temporrio, enquanto o
valor secundrio eterno.
Os documentos que possuem este ltimo trao no sero descartados ou
eliminados, nunca, jamais, em hiptese alguma (no meu caro concurseiro, isso no
desmente o mantra nunca, jamais, em hiptese alguma diga nunca, jamais em
hiptese alguma, apenas a exceo que confirma a regra).
Temos um problema agora: esse tpico no est completo. Cara de pau a
minha no? No leve a mal seu querido professor, a matria est toda entrelaada,
e embora eu procure estrutura-la de maneira linear, ela na verdade lembra mais um
crculo .
Este tpico est incompleto pois:
- Voc no sabe o que a tabela de temporalidade, a qual fixa os prazos em
cada uma das fases do arquivo (o tio j vai falar disso);
- Voc ainda no est familiarizado com o conceito de avaliao de
documentos.
E como resolvemos isso: explicando a voc ao longo da aula . Mas j j
chegamos l, por enquanto, precisamos falar de assuntos mais urgentes: a Teoria
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das trs idades documentais, a qual a pedra angular da disciplina de gesto de


documentos.

2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos)


Lembrai-vos da Aula 01

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Eu falei na Aula 01 dos trs arquivos. Mas estava s arranhando a superfcie


de algo muito mais belo e intrincado
Pois bem, como bacharel em Direito que sou (e que fique registrado que s
no sou advogado porque a OAB no gosta de Fiscal em seus quadros), vamos
comear pela definio legal.
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes,
intermedirios e permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas
frequentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que,
no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos
de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
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Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies


pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da
instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de
competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e
imprescritveis.
(grifos nossos, o Planalto no costuma utilizar cores nos
diplomas legais)

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Tenha em mente: essas fases so complementares, vez que os documentos


podem passar de uma fase a outra, e cada fase representa uma maneira diferente
de conservar e tratar os documentos. Por exemplo: os documentos correntes
costumam ser encontrados em prateleiras, facilitando o acesso e manuseio, ao
passo que documentos do arquivo intermedirio, por no serem frequentemente
consultados, podem ser armazenados em caixas-arquivo, para poupar espao (e
acredite, eu sei, por experincia prpria, que as caixas-arquivo NO SERVEM para
documentos correntes, principalmente quando seu chefe manda voc encontrar um
processo do arquivo morto [intermedirio] cinco minutos antes de voc sair para
almoar).
Feito o desabafo, sigamos em frente.
Falemos dos documentos correntes. Preste ateno ao pargrafo 1:
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas
frequentes.

o propsito que molda o raciocnio caro aluno. Assim, o fato de o


documento

constituir

objeto

de

consulta

frequente

conduz

seguintes

caractersticas dos documentos desta idade:


- So mantidos prximos aos usurios diretos;
- So consultados com frequncia ou tm grandes possibilidades de
uso;
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- Seu acesso restrito ao rgo produtor, respondendo por sua


integridade o setor de origem do documento.
- Os documentos encontrados em um arquivo corrente so tidos como
de valor primrio (possuem finalidade administrativa, legal ou fiscal);
- Dentre as atividades desempenhadas no arquivo corrente esto: protocolo,
expedio, arquivamento, emprstimo e consulta, e destinao. Sim, so
tpicos armadilha tambm . Significa que no posso tratar deles se no em captulo
prprio, e faz-lo aqui vai destruir a viso geral. Respira fundo que chegaremos l.
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Por fim, observe que os arquivos correntes no so, necessariamente,


aqueles mais recentes. Se um documento muito antigo for consultado regularmente
na instituio, ele ser considerado um arquivo corrente.
Por exemplo: aquele processinho amaldioado de execuo trabalhista na
qual o empregador constituiu subsidirias na Moldvia e no Panam, com crdito
obtido atravs da emisso de debntures subquirografrias lastreadas no cmbio do
dlar canadense para se furtar execuo, processo este que est naquela
prateleira empoeirada desde 1970, mas que o advogado pede vistas toda semana,
continuar a ser um documento corrente at que algum consiga exaurir sua
finalidade administrativa (e muito boa sorte ao felizardo).
Andando

um

pouquinho,

chegamos aos

documentos

intermedirios,

extrados a partir do 2 do art. 3 da lei 8.159/91. Observe:


2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que,
no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.

Os documentos intermedirios so aqueles de uso menos recorrente (se o


uso fosse recorrente, seriam classificados como documentos correntes). Conforme
expresso neste pargrafo, eles so mantidos no arquivo por interesse administrativo
(prazo prescricional a ser observado o exemplo mais gritante).
Alias, memorize: o arquivo intermedirio recebe documentos que devem ser
mantidos por l (apesar de seu uso no ser frequente) por questes legais, fiscais,
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tcnicas, ou administrativas. E claro, tambm so armazenados ali pois podem vir a


ser necessrios para esclarecimento de alguma situao afeta s atividades da
instituio.
Enquanto o arquivo corrente possua uma infinidade de atividades a serem
desempenhadas, o arquivo intermedirio, justamente pelo fato de seus documentos
no serem frequentemente consultados, normalmente desempenham um nmero
reduzido de tarefas, que podemos limitar s seguintes:
- Arquivamento;
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- Emprstimo e Consulta
Falando um pouco do meu trabalho atual agora: um talonrio de notas fiscais
de uma empresa um documento. Enquanto aquele talonrio for utilizado, ele
considerado arquivo corrente. Entretanto, depois de utilizado, ainda no pode ser
descartado.
Isso se deve a disposies da legislao fiscal, as quais obrigam a empresa
a armazenar estes documentos por 05 anos, para fins de fiscalizao. Neste caso,
aps o talonrio acabar, ele ir para o arquivo intermedirio, no presente caso, por
questes legais.
O arquivo intermedirio tambm pode receber as denominaes de guarda
temporria ou pr-arquivo. E ainda temos denominaes menos nobres
(detestadas pelos arquivistas): purgatrio, limbo e arquivo morto.
E rumamos para os documentos permanentes, que, para variar, tambm
esto definidos na Lei 8.159:
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos
de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.

Os documentos do arquivo permanente so tidos como de valor secundrio


(informativo, probatrio ou histrico).
Veja que o valor primrio caracterstica dos arquivos correntes e
intermedirio. Os arquivos permanentes possuem valor secundrio. Isto quer dizer
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que, se um documento perder seu valor primrio, e no tiver valor secundrio, ele
no ser documento permanente (nunca).
O artigo 10, por fim, a prova de tudo que j falei a voc
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e
imprescritveis.

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Imprescritvel meu caro, algo insuscetvel de perda de valor legal com o


mero decurso do tempo (vamos nos poupar do meu semestre na faculdade
estudando isso , apenas acredite!).
Agora que definimos as trs idades1 de um documento (lembrando a voc,
caro aluno, que estamos vendo este tema para entendermos a Gesto de
Documentos), observe o resultado final de nossos esforos:

Desde os tempos do Colegial, o Microsoft Paint foi meu companheiro


inseparvel de elaborao de diagramas. Entretanto, o que o programa tem de
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flexibilidade, perde em beleza, e assim o sendo, s posso pedir desculpas .


O que o nosso esquema nos ensina? Preste ateno aos prximos itens.

A teoria das trs idades importante na avaliao de um documento, quando se decidir

acerca da sua destinao: se permanecer no arquivo corrente e por quanto tempo; se ser
transferido para o arquivo intermedirio; se ser eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.

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Inicialmente, note que chamamos de transferncia a passagem de um


documento do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. Se um documento
no ser mais frequentemente consultado, mas precisa ser armazenado por
questes legais, ele ser TRANSFERIDO para a fase intermediria.
Por outro lado, recolhimento a passagem do documento para o arquivo
permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava
anteriormente).
Note que as setas que conduzem fase permanente so duas. Uma delas
parte diretamente da fase intermediria, demonstrando que tal documento precisou
ser armazenado durante certo tempo por questes legais, e que, ao perder seu
valor administrativo, adquiriu valor histrico, merecendo o RECOLHIMENTO ao
arquivo permanente.
Por outro lado, existe uma segunda seta, que parte diretamente da Fase
Corrente. Aqui vai uma importantssima lio: nenhum documento est obrigado a
atravessar todas as fases do ciclo das trs idades. Para ser bem sincero, a nica
fase genuinamente obrigatria a fase corrente.
Olha um exemplo de documento que nasce para ser eliminado logo aps a
fase corrente: solicitaes de senha para sistema (incluindo a sua senha do
Estratgia, e aquelas que voc receber para bem desempenhar seu ofcio). Uma
vez concedida a senha, o formulrio no ser transferido ou recolhido, mas
simplesmente eliminado.
Dito isto, lembra-se daquele nosso tratado comercial entre Brasil e Ir. o
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tpico documento que no passa pela fase intermediria. Enquanto o acordo estava
vigente, era documento corrente. Assim que o acordo se encerrou, foi
imediatamente RECOLHIDO ao arquivo permanente, sem passar pela fase
intermediria.
E no fica s nisso. Reforo a voc que os documentos das fases corrente e
intermediria que no adquiram valor histrico ao exaurirem sua finalidade
administrativa devem ser ELIMINADOS. Pode olhar o esquema de novo. Os
documentos, caso no sejam transferidos ou recolhidos, so eliminados.
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E por fim, se reparar bem, tentei fazer uma aurola em cima da Fase
Permanente. Aquilo, na minha inteno pueril, era para simbolizar que os
documentos da fase permanente no podem ser ELIMINADOS.
Segue uma tabela resumo sobre as idades do documento:
Valor

Pode ser
eliminado?

Gesto de
documentos?

Primrio

Sim

Sim

Secundrio

No

No

Fase
Corrente
Intermediria
Permanente

IMPORTANTE: A gesto do documento envolve os procedimentos da fase


corrente e da fase intermediria (exatamente como estudamos no incio da aula,
no tpico da gesto de documentos). Acho que j fui suficientemente chato e
repetitivo para que voc no se esquea .
2.2.2.1. Subclassificao do Arquivo Intermedirio
Esta classificao foi vista duas vezes em provas: Uma na prova de Analista
dos Correios, em 2011 e outra em uma questo da ANATEL em 2010, tambm para
Analista Administrativo. No muito usual, mas merece meno.
Alguns autores da doutrina, em especial Elio Lodolini, preceituam que o
arquivo intermedirio deve ser subdividido em trs subnveis, os quais so
delimitados em termos de gradao de importncia administrativa dos documentos
dentro do Arquivo Intermedirio:
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- Documentos de Interesse Primrio Reduzido: so os documentos que


acabaram de sair do arquivo corrente, e que ainda assim sero regularmente
consultados,

devem

ser

ainda

armazenados

prximos

da

repartio

(normalmente em um Arquivo Central), pois existe uma chance pequena, mas


considervel, de serem solicitados.
- Documentos de Interesse Primrio Mnimo: Estes j podem ser
guardados mais longe, pois o interesse administrativo deles resta apenas no

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aguardo do decurso do prazo prescricional e na consulta ocasional que deles


pode ser feita.
- Documentos de Interesse Secundrio Potencial: A mesma coisa que o
item de cima, s que com muito menos interesse administrativo. Eles esto apenas
aguardando a hora da morte .
Arquivologia uma matria de doutrina pura. E s vezes, como neste caso, a
banca pega algum diferente. Como voc pode notar, este conhecimento foi exigido
em uma prova de Analista, e sai bastante do comum.
Mas importante frisar: alguns autores utilizam a classificao acima, outros
simplesmente classificam o arquivo intermedirio como uma coisa s. Tenham em
mente ambas as possibilidades quando forem fazer a prova.

2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de


arquivo.
Talvez voc esteja se perguntando: como que raios um arquivista sabe
quanto tempo um documento tem de passar em cada fase? Ou ento, como ele fica
sabendo se aquele ofcio do RH precisa mesmo ser encaminhado fase
intermediria, ou se pode ser eliminado diretamente?
At agora, voc aprendeu todos os passos possveis, mas no faz ideia de
como escolher entre este ou aquele movimento. Calma, o tio est aqui, e j vai
explicar.
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A tabela de temporalidade o instrumento resultante da avaliao dos


documentos, e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e
intermediria, bem como sua destinao final. o mapa do arquivista, o qual
orientar o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita
pela instituio e que chegam ao arquivo.
Ah sim, como j disse, certa vez, uma organizadora de concursos pblicos,
vulga banca, a tabela de temporalidade de documentos instrumento de
gesto aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa
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documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinao final dos


documentos produzidos ou recebidos por uma instituio.
A CONSULPLAN, por sua vez, utilizou a seguinte definio:
"Instrumento de gesto, resultante da avaliao documental, aprovado
por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinao de
cada srie documental, determinando sua preservao ou autorizando sua
eliminao.
Tambm devo lembrar que nossa tabela fruto da atividade de Avaliao
dos documentos, a qual estava inserida dentro da fase de Destinao.
Alis, olhe os conceitos agora:
Avaliao: Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece
os prazos de guarda e a prazos de guarda e a destinao acordo com os valores
que lhes so atribudos.
Destinao: Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento
de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao.
Plano de Destinao: Esquema no qual se fixa a destinao dos destinao
documentos.
Ela fruto de toda teoria que vimos at aqui, compreendendo conhecimento
sobre o Ciclo Vital dos Documentos e Gesto Documental, razo pela qual s
poderia ter sido vista agora. Pois bem, vamos a ela.
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Em sendo fruto da atividade de Avaliao, vital que tenhamos algum para


executar a ao descrita pelo verbo avaliar .
E quem o responsvel pela criao de to gloriosa tabela? Depende! .
Usualmente, a Tabela de Temporalidade elaborada pela Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos (ou tambm Comisso de Anlise de
Documentos), sendo aprovada pela autoridade competente da instituio para tanto.
Entretanto, existe uma ressalva para os rgos do Executivo Federal.
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Os rgos do Executivo Federal tm de seguir a Resoluo 14 do CONARQ


(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid
=46), cujos primeiros artigos assim dispem:
Art. 2 Aprovar os prazos de guarda e a destinao dos
documentos estabelecidos na verso revista e ampliada da
Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivos Relativos s Atividades-Meio da
Administrao Pblica.
1 Caber aos rgos e entidades que adotarem a
Tabela proceder s adaptaes necessrias para sua correta
aplicao aos conjuntos documentais produzidos e recebidos
em decorrncia de suas atividades, mantendo-se os prazos de
guarda e a destinao nela definidos.
2 Caber, ainda, aos rgos e entidades que
adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a
destinao dos documentos relativos s suas atividades
especficas ou atividades-fim, os quais devero ser
aprovados pela instituio arquivstica pblica na sua
especfica esfera de competncia.
Olha que legal: se os documentos se referirem a uma atividade-meio do
rgo da Administrao Pblica (Executivo Federal), no ser a Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos quem far a tabela. Pelo contrrio, o
rgo dever utilizar o Cdigo de Classificao aprovado pelo CONARQ.
Se tratar-se de atividade-fim (atividades especficas da instituio), a sim a
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos elaborar a tabela.
Diga-se de passagem, isto se aplica a qualquer instrumento arquivstico
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utilizado no mbito do Executivo Federal. Tratando-se de atividade-meio, o rgo


deve seguir o modelo fixado pelo CONARQ.
Como cada instituio tem sua peculiaridade, no possvel montar um
esquema rgido de elaborao da tabela. Alm de compreender certa dose de
subjetivismo, a fixao dos prazos em cada fase e a deciso pela eliminao ou
recolhimento ao arquivo permanente compreendem um juzo a respeito tanto das
necessidades da instituio, como do regramento legal a que ela encontra-se
submetida.

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Reforando: no h prazo mnimo nem mximo para que os documentos


fiquem nas fases corrente e intermediria, nem qualquer obrigao que os force a
passar por todas as fases.
Dito isto, vamos ver uma Tabela de Temporalidade Hipottica:
Prazos de Guarda

Destinao
Final

Observaes

10 anos

Guarda
Permanente

Enquanto
vigorar

Guarda
Permanente

Sindicatos

5 anos

5 anos

Guarda
Permanente

022.1

Cursos
Internos

5 anos

Guarda
Permanente

023.1

Admisso

5 anos

45 anos

Eliminao

024.1

Folha de
Pagamento

5 anos

95 anos

Eliminao

Microfilmar

024.2

Escala de
Frias

7 anos

Eliminao

026.1

Aposentadoria

5 anos

95 anos

Eliminao

Microfilmar

027.1

Folha de
Ponto

5 anos

47 anos

Eliminao

Microfilmar

Cdigo

Assunto

002.

Corrente

Intermediria

Projetos de
Trabalho

5 anos

020.1

Legislao de
Pessoal

020.2

Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

Peguei a tabela emprestada, pois ela apresenta todos os exemplos possveis


de movimentao dos documentos entre as fases.
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Gostaria que voc observasse cada um dos documentos e visualizasse o


caminho que ele faz desde sua produo at seu destino final (Recolhimento ou
Eliminao). Se tiver dvidas, o frum est l para isso.

2.3. Arquivos Correntes e Intermedirios


Pela estrutura normalmente adotada pelo seu examinador, o que se quer
saber aqui so as atividades tpicas de cada um dos arquivos (como eu disse na

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aula, cada fase do ciclo vital implica uma maneira diferente de pensar e gerenciar os
arquivos) dentro do panorama da gesto de documentos.

2.3.1. As Atividades dos Arquivos Correntes


Como ns j vimos, os documentos que se encontrarem nos arquivos
correntes sero frequentemente consultados pela instituio. Alis, esse trao
justamente o que distingue os documentos do arquivo corrente daqueles do arquivo
intermedirio.
Em sendo frequentemente consultados, voc consegue imaginar que
possuem valor primrio, sendo essenciais para a consecuo dos objetivos do
rgo que os abriga.
Entretanto, o que voc ainda no sabe que, para que o arquivo corrente
cumpra seus objetivos, provavelmente ter de responder pelas atividades seguintes
atividades:
- Protocolo;
- Expedio;
- Arquivamento;
- Emprstimo e consulta;
-Destinao.
Estes itens so justamente aqueles que deixei para explicar em outro
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momento. O momento chegou!


Tambm quero reforar que seu examinador apenas solicitou no edital o
tema protocolo. Assim sendo, embora eu v explicar todas as atividades (pois
auxiliaro no seu entendimento de como funciona um arquivo corrente), caso voc
entenda desnecessrio, pode apenas ler o tpico de protocolos, e seguir em frente
(o que o seu querido professor no recomenda).

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2.3.1.1. Protocolos: recebimento, registro, distribuio, tramitao e


expedio de documentos.
Este item foi cobrado em tpico apartado no seu edital. E tambm pudera,
no s um tpico importantssimo dentro da disciplina de arquivologia, como o
prprio rosto de toda repartio pblica . Sempre que voc quiser pleitear algum
direito, fazer solicitaes ou simplesmente informar a administrao acerca de
algum fato, voc ir protocolizar seu pedido, o qual ser recebido pela repartio
interessada. o nosso querido guich, balco e tantos outros termos que nos
remetem fila de espera e ao papelzinho da senha.
Mas antes de irmos em frente, vamos definir o objeto de nossos estudos.
Protocolo costuma ter trs acepes diferentes da que abordaremos neste tpico:
- Denominao atribuda aos setores responsveis pelo recebimento,
registro, distribuio e movimentao de documentos (o setor de protocolo). Foi a
definio que dei logo na introduo;
- Denominao atribuda ao nmero de registro concedido a cada documento
(o nmero de protocolo);
- Denominao atribuda ao Livro de Registros de Documentos Recebidos ou
Expedidos (essa definio um pouco comum, mas ainda assim, falamos do livro
de protocolo).
No estamos falando nem de setor, nem de nmero, nem de livro, mas do
prprio protocolo. Protocolo o conjunto de operaes visando ao controle dos
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documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar sua imediata


localizao e recuperao, garantindo assim, o acesso informao.
Veja como a definio enfatiza a importncia do acesso informao e o
controle na movimentao dos documentos. Estes traos s se fazem presentes
com tamanha nfase na fase corrente dos documentos, razo pela qual, sempre
que pensar em protocolo, voc deve ter em mente que falamos em fase corrente do
documento.
Agora, vamos ver o que foi destacado na definio:
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conjunto de operaes: Lembre-se que a palavra protocolo possui vrias


acepes, mas aquela pertinente para a prova dentro da disciplina de gesto
documental refere-se s operaes voltadas ao controle dos documentos;
controle dos documentos: Protocolo controle. O protocolo existe para
que aquele que precisa da informao saiba, exatamente, onde est o documento
que possui o assunto de que o administrador precisa cuidar.
ainda tramitam no rgo: Um tanto bvio, mas muita gente esquece que o
protocolo diz respeito a documentos em tramitao (nem os documentos do arquivo
intermedirio esto includos aqui). Por que raios eu precisaria controlar um
documento do arquivo intermedirio, enterrado em uma caixa arquivo e incapaz de
se movimentar? . No faria sentido.
Alis, voc sabe mesmo o que significa tramitao?
Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica:
Tramitao: Curso do documento desde a sua produo ou recepo at
o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao
ou trmite.
assegurar sua imediata localizao e recuperao: o nosso Para que
serve. O protocolo, como toda atividade humana, precisa de um propsito. Ns
utilizamos as operaes de protocolo pois precisamos da informao contida em
documento que no para quieto , ou seja, que fica tramitando constantemente e
ainda assim ser frequentemente consultado. Veja a dificuldade que seria localizar
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este documento sem o protocolo.


Pois bem, agora que voc j sabe do que falamos, vamos aprofundar um
pouco mais o estudo.
O protocolo (enquanto conjunto de operaes de controle) realiza as
seguintes atividades:
- Recebimento
- Registro
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- Autuao
- Classificao
- Expedio/Distribuio
- Controle/Movimentao
Passemos a elas.
Recebimento: o procedimento inicial. Aqui o encarregado no setor de
protocolo vai receber os documentos que entram na instituio, ou aqueles que
tiverem sido produzidos na prpria instituio, para que sejam formalizados.
Registro: O documento est cru. Sem nenhum tipo de identificao,
cruzamento ou qualquer dado bsico que permita seu controle. No Registro,
providenciaremos o cadastro dos dados bsicos do documento no sistema de
controle. atravs destes dados cadastrados que ser possvel efetuar buscas para
localizar o documento quando precisarmos das informaes dele;
Autuao: Este procedimento somente surgir caso o documento deva ser
transformado em um processo. Lembre-se que alguns documentos no precisaro
passar por este tratamento ( o caso tpico de resposta a um ofcio que apenas
solicite informaes). Mas, caso seja necessrio um processo, a autuao
justamente o procedimento que transforma documentos em processos.
Isto ser feito atravs da insero de capa especfica, numerao das
pginas e atribuio de um nmero especfico, atravs do qual aquele processo
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ser identificado dali por diante.


Classificao: Embora no tenhamos estudado o Plano de Classificao
das Instituies (ver prximo captulo), a Classificao procedimento que buscar
classificar o documento em um dos cdigos existentes no Plano de Classificao da
instituio. Para a explicao no ficar to vaga, atravs da classificao ser
possvel determinar sobre que assunto o documento trata, e a partir da, decidir qual
o destino que o documento deve tomar. Documentos que chegarem em envelopes
devem ser abertos para que sejam classificados.
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S que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa
ser classificado, ele precisa ser lido (afinal, como que voc vai saber do que se
trata se no ler o dito documento?). Desta forma, envelopes lacrados com um baita
carimbo escrito SIGILOSO no sero abertos (no para voc saber o que tem
neles), e desta forma, no sero classificados e nem mesmo precisaro passar pela
etapa de autuao, sendo apenas recebidos, registrados e encaminhados.
A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Da mesma
forma, ningum na instituio quer saber o que est escrito na fatura do banco que
chegou pelo correio para o Joozinho das Flores, e menos ainda as informaes ali
constantes devem ser registradas. Ele ser simplesmente recebido e encaminhado
ao interessado.
Com isso, voc j consegue deduzir que os documentos sigilosos e
particulares no passam por todas as etapas do protocolo, limitando-se etapa de
Recebimento, ou Recebimento e Registro, conforme o caso.
Expedio e Distribuio: Estas duas atividades consistem em encaminhar
o documento ao seu destinatrio, com as seguintes peculiaridades:
Expedio: o envio do documento para outro rgo, externo estrutura
da instituio;
Distribuio: a remessa de documentos para as unidades responsveis
dentro da estrutura da prpria instituio.
Essas tarefas formam um encadeamento lgico:
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Por fim, as atividades de Controle e Movimentao esto relacionadas


identificao dos setores por onde tramitam os documentos, permitindo sua
recuperao, caso necessrio, bem como a identificao de eventuais atrasos na
tramitao.
2.3.1.2. Expedio, Arquivamento, Emprstimo e Consulta e Destinao
Os itens deste tpico compreendem o restante das atividades dos Arquivos
Correntes, e, naquilo que forem comuns, das atividades do Arquivo Intermedirio
(Arquivamento e Emprstimo e Consulta).
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Passemos a elas:
Expedio: Sim, a mesma palavra que vimos quando estudamos as
atividades de protocolo, e de fato, falamos das mesmas coisas aqui e l. A
expedio atividade destinada a dar sada aos documentos da instituio.
Entretanto, quando abordarmos a expedio como parte do contexto da disciplina
dos Arquivos Correntes (e no como mera atividade de protocolo), precisamos ir um
pouco alm.

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A expedio envolve a conferncia da correspondncia a ser encaminhada,


verificao do nmero de folhas, separao dos originais das cpias (uma cpia do
documento deve permanecer com o setor interessado, com carimbo que comprove
o envio, para fins de controle). Marilena Leite Paes costuma dizer que as cpias
para consulta imediata da correspondncia encaminhada precisam ser elaboradas
em papel de cor diferente, sendo esta via devolvida aps a expedio. No tenho
nada contra.
Arquivamento (fase corrente) Para evitar que voc confunda este conceito
com o de arquivamento da fase permanente, farei sempre a ressalva (fase
corrente) quando estiver falando do arquivamento nesta fase.
Muito bem (para evitar o uso do meu viciado pois bem), gostaria que voc
afastasse a ideia (se que j no afastou) de que arquivar um documento
compreende arremess-lo na primeira prateleira vazia que encontrar. Muito mais
importante que guardar um documento (arquivar) encontr-lo rapidamente quando
necessrio (recuperar as informaes).
E para que isso seja possvel, costuma-se realizar quatro etapas para
proceder ao arquivamento:
- Inspeo: examinar o documento, verificando se seu despacho final
realmente destina-o ao arquivo, e no a outro setor;
- Anlise: tambm chamada de estudo, classificao ou codificao,
compreende a leitura do documento, a fim de que ele possa ser classificado
corretamente, adotando-se o cdigo de classificao apropriado, e realizando as
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referncias necessrias (voc quer encontrar este documento, no mesmo?).


Tambm envolve a verificao de documentos antecedentes quele que est sendo
arquivado (que tratem da mesma pessoa ou assunto).
- Ordenao: este tpico vai tirar seu sono daqui h pouco. Ordenao diz
respeito maneira como os documentos so dispostos no arquivo, levando-se
em conta a classificao e a codificao adotada pelo prprio arquivo. Entretanto,
este tema precisa ser visto com mais profundidade no tpico Regras de
Arquivamento. Ser objeto de tpico a parte, logo mais.
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- Arquivamento: e finalmente chegamos guarda do documento no local


designado para tanto.
Passando adiante.
Emprstimo e consulta, so procedimentos que permitem que uma unidade
interessada acesse informaes contidas em documentos do acervo de outra
entidade, atravs do emprstimo do documento (retirada do mesmo do local onde
se encontra arquivado). A consulta normalmente costuma ser feita diretamente no
local, atravs de autorizao do setor responsvel.
Neste ponto, importante que voc se atente necessidade de assinatura
de recibos confirmando o emprstimo e o acompanhamento estrito dos prazos
estipulados para o emprstimo, atravs das atividades de follow-up.
Por fim, no que se refere s atividades de destinao, voc j as estudou no
incio da aula, quando falamos das etapas de avaliao e destinao de
documentos.
Contudo, existe uma atividade que voc ainda no conhece: a eliminao de
documentos.
Alis, este assunto costuma ser cobrado em provas sob duas rubricas:
"triagem e eliminao de documentos" e "anlise, avaliao, seleo e eliminao
de documentos"
A ideia ser a mesma em ambos os casos.
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Pois bem, nem mesmo os museus, que so os maiores interessados na


preservao de artefatos que representem a histria da humanidade, guardam
todas as obras que passam por suas mos.
Mesmo estes locais realizam triagens sobre as pinturas, esculturas e demais
objetos, em funo de seu valor, de tal forma a preservar apenas aquilo que
"merea" ou "compense" (no so os melhores verbos para nossa situao, mas te
daro a ideia que quero passar) ser conservado.

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O arquivo faz a mesma coisa. Optaro pela conservao de documentos cujo


valor justifique tal procedimento, e providenciaro a eliminao dos restantes.
Neste ponto surge mais uma classificao dos documentos: aquela que os
divide em funo de seu valor:
- Permanentes Vitais: Aqueles que devem ser conservados indefinidamente
por serem de importncia vital para a organizao;
- Permanentes: Os que, pela informao que contm, devem ser
conservados indefinidamente;
- Temporrios: Quando se pode determinar um prazo ou uma data em
particular a partir da qual o valor do documento deixar de existir.
Como voc j deve ser capaz de imaginar, a eliminao de documentos no
pode ser feita de maneira aleatria.
Assim, a Comisso de Anlise de Documentos (j vista quando falamos
sobre a Tabela de Temporalidade) tem mais esta tarefa: estudar e estabelecer
critrios que sero utilizados pela instituio para decidir se determinado documento
deve ser transferido ao arquivo intermedirio, recolhido ao arquivo permanente, ou
mesmo simplesmente destrudo.
Segundo Marilena Leite Paes, essa comisso dever levar em conta:
- Importncia do documento com relao aos valores administrativo,
probatrio ou histrico;

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- Possibilidade e custo de reproduo (tem-se a microfilmagem em mente


aqui, talvez apenas a informao do documento seja importante, mas no o
documento em si, razo pela qual a reproduo do mesmo possa justificar sua
eliminao);
- Espao, equipamento utilizado e custo do arquivamento (quanto mais
documentos se decidir armazenar, mais dispendiosa ser a manuteno do
arquivo);

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- Prazos de prescrio e decadncia de direitos, segundo a legislao


vigente (se voc encontrar um cheque de 1990 no meio das suas coisas, pode jogar
fora, pois o crdito que ele representa est prescrito, e fora seu valor legal,
dificilmente ele ter adquirido valor permanente);
- Nmero de cpias existentes e locais onde so guardas (se voc est
olhando para a 15 cpia de determinado documento e sabe muito bem onde so
guardadas as outras 14, muito provavelmente no precisar arquivar mais esta
cpia consigo).
Existem dois instrumentos que nos permitem avaliar a destinao a ser dada
aos documentos.
O primeiro deles voc j conhece: a Tabela de Temporalidade fixar prazos
de manuteno dos documentos nos arquivos correntes e intermedirios, e a
destinao a lhes ser dada to logo estes prazos se escoem.
Contudo, voc ainda no conhece o segundo instrumento: a Lista de
Eliminao.
A lista de eliminao consiste em uma relao especfica de documentos a
serem eliminados em uma nica operao. Veja um exemplo2:
Documentos
Atas de Condomnio
Controle Oramentrio
Guias de Bancos
Quadro de Horrios
Seguros (Aplices Vencidas)

Datas de Referncia
1970-1980
1978-1981
1945-1980
1968-1972
1947-1977
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Quantidade
8 pastas
25 pastas
294 pastas
15 pastas
2 pastas

A lista de eliminao acima relacionou uma srie de documentos que


devero ser destrudos em uma nica operao. Tomando como exemplo o primeiro
item da lista, todas as atas de condomnio que faam referncia aos anos de 1970 a

FONTE: Marilena Leite Paes, Arquivo: Teoria e Prtica (adaptado)

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1980 deixaro os arquivos da entidade para, seguindo a tradio bblica, ao p


retornar .
Obviamente, esta lista tambm precisa ser aprovada pela autoridade
competente.
Todavia, a parte mais importante do tpico vem agora: quais critrios devem
ser utilizados para a eliminao ou reteno dos documentos? Como devemos
triar estes documentos?
Se voc entender os critrios, ser capaz de responder qualquer questo
sobre o assunto sem ter que memorizar absolutamente nada a respeito.
Tambm alerto ao fato de que os prximos critrios so alguns entre muitos a
serem levados em considerao. Nem todos os documentos que possurem critrios
para eliminao devero ser, necessariamente, eliminados. O mesmo se aplica
reteno. Os critrios devem ser fixados pela instituio, segundo suas
peculiaridades. Os que vou mostrar aqui so aqueles que mais comumente so
levantados pela doutrina.
Os critrios que normalmente justificam a reteno dos documentos
costumam ser os seguintes:
- Documentos que provam como a instituio foi organizada e como
funciona, dentre os quais podemos citar seus programas de trabalho, seus
documentos fiscais, normas internas, relatrios de atividade, entre outros.
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- Documentos que podem, no futuro, responder a questes tcnicas


relativas s operaes realizadas pela instituio. Entre estes documentos,
temos como exemplo pesquisas, projetos e materiais didticos que podem servir
para explicar como a instituio realizou determinada operao.
Tambm costuma justificar a reteno do documento o fato de fazerem
referncia a:
- Pessoas Fsicas ou Jurdicas;
- Lugares, edifcios, ou determinados objetos
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- Fenmenos de qualquer natureza.


Por outro lado, quase todos os arquivistas se sentem confortveis ao afirmar
que os documentos a seguir podem, em geral, ser eliminados:
- Documentos cujos textos estiverem reproduzidos em outros textos (a
informao j se encontra preservada nestes casos)
- Cpias cujos originais sejam conservados (mesmo critrio do item
anterior)
- Documentos cujos elementos essenciais se achem reproduzidos em
outros documentos (segue a mesma ideia do primeiro item, com a diferena de
que

apenas

determinados

aspectos

[os

mais

importantes]

encontram-se

preservados em outros documentos);


- Documentos que encerrem mera formalidade, tais como convites,
cartas de agradecimento, entre outros (seja sincero, voc no achou que era
especial, n?);
- Documentos que se tornaram obsoletos e no mais representam
interesse para a administrao (do ponto de vista estritamente administrativo,
aquele manual de utilizao do Windows 95 j encerrou sua utilidade h muito
tempo).
Estes so os critrios mais comuns de triagem de documentos para
eliminao. Voc ver que, em alguns casos, eles parecem conflitar. Para isto, meu
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caro, existe uma cura: bom senso e prudncia .


Dito isto, estamos prontos para a prxima etapa.
2.3.1.3. Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo.
Os documentos so ordenados para que possam ser facilmente consultados
no futuro. medida que a massa documental cresce, torna-se cada vez mais
importante dispormos de um meio de organizao que permita que um determinado
documento seja facilmente localizado.

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Os mtodos de arquivamento podem ser divididos inicialmente em dois


grandes sistemas:
Sistema Direto: A busca do documento feita diretamente no local de sua
guarda, sem a necessidade de recorrer a algum instrumento intermedirio de
consulta;
Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos, precisaremos
consultar um ndice alfabtico remissivo ou um cdigo previamente.
Alguns autores ainda apresentam um terceiro sistema:
Sistema Semi-indireto: So sistemas que utilizam combinaes de letras e
nmeros para realizar a classificao, o que impede sua classificao em tanto nos
mtodos bsicos como nos mtodos padronizados de arquivamento.
A esse sistema pertence o mtodo alfanumrico de classificao.
Lembre-se: um sistema de arquivamento deve ser simples, flexvel, e
possibilitar expanses futuras.
Dentro desses dois grandes sistemas estaro todos os mtodos de
arquivamento conhecidos pelo homem. Costuma-se dividi-los em duas classes:
Mtodos Bsicos:
- Alfabtico: elemento a ser considerado na organizao do documento o
nome;
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- Geogrfico: elemento a ser considerado na organizao ser a


procedncia do documento (local);
- Numrico: aqui levaremos em considerao o nmero constante do
documento ou ento, da pasta onde est arquivado;
- Ideogrfico: classificao feita de acordo com o assunto do documento.
Mtodos Padronizados:

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- Variadex
- Automtico
- Soundex
- Mnemnico
- Rneo
Como so menos intuitivos, explicaremos estes mtodos diretamente em
itens prprios.
At aqui foi tranquilo. Mas, preciso da sua ateno nos prximos pargrafos.
Explicarei todos os mtodos de arquivamento conhecidos pelo homem e cobrados
em prova atualmente. Destes, o mtodo Alfabtico o que nos dar mais trabalho,
por conta da quantidade de regras. No desanime, vai valer a pena.
Mtodo Alfabtico
Como voc podia imaginar, este mtodo utiliza um dos nomes existentes no
documento para organiz-lo em ordem alfabtica.
um mtodo simples, barato, e razoavelmente seguro de se utilizar.
Praticamente todo mundo conhece a ordem do alfabeto, e mesmo que estejamos
diante de um volume assustador de documentos, razoavelmente simples
identificar um erro no padro de organizao.
Mas embora seja fcil, no to fcil assim .
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Quando os termos que pretendemos organizar alfabeticamente forem


comuns (no fizerem referncia nomes de pessoas, instituies ou eventos), a
ordem bastante simples: pegue as palavras, e simplesmente as organize do
jeitinho que sua professora do pr ensinou: primeiro o A, depois o B, e assim por
diante.
Entretanto, caso os documentos que tenhamos de organizar envolvam
nomes de pessoas, instituies ou eventos, voc dever seguir uma srie de regras
de alfabetao, que veremos abaixo. Para quem j fez alguma monografia na vida,
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vero que boa parte do que explicado aqui foi visto por voc durante a longa e
tortuosa jornada pela ABNT.
Uma ltima observao: quando voc ler uma palavra rasurada porque
estou indicando a voc que aquela palavra deve ser desconsiderada na alfabetao.
Entretanto, ela no deve ser suprimida (ela deve continuar aparecendo quando
organizarmos os nomes alfabeticamente).
Tambm ressalto que isso s indicao para fins didticos: na prtica, a
rasura no feita.
Comecemos:
1 Regra: Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e
depois o prenome.
Exemplo: Pedro Moreira, Flvio Silva, Elisandro Cardoso Pereira de Almeida.
Devero ser arquivados como:
Almeida, Elisandro Cardoso Pereira de
Moreira, Pedro
Silva, Flvio
Caso voc se veja diante de vrios nomes com o mesmo sobrenome final,
ser o prenome a definir a ordem:
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Exemplo: Pedro Silva, Paulo Silva, Joo Silva


Devero ser arquivados como:
Silva, Joo
Silva, Paulo
Silva, Pedro

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O ltimo sobrenome , no Brasil e em boa parte do mundo, o sobrenome


herdado do pai. Procura-se organizar nomes atravs do ltimo sobrenome por duas
simples razes: o sobrenome a partcula mais importante do nome, uma vez que
indica seus laos familiares (e a civilizao ocidental at hoje preza esses valores) e
existe uma infinidade de "Felipes" por a, mas pouqussimos "Petrachinis" o que
torna esse padro de ordenao mais til em um arquivo.
2 Regra: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hfen no se separam, quando passamos o sobrenome para o incio:
Exemplo: Ferdinando Torre Cinza, Camilo Castelo Branco, Heitor Villa-Lobos
Devero ser arquivados como:
Castelo Branco, Camilo
Torre Cinza, Ferdinando
Villa-Lobos, Heitor
3 Regra. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So
seguem a regra anterior, ou seja, quando passamos o sobrenome para o incio,
devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.
Exemplo: Ricardo Santa Rita, Joo do Santo Cristo, Jos Carlos So Paulo
Devero ser arquivados como:
Santa Rita, Ricardo

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Santo Cristo, Joo do


So Paulo, Jos Carlos
4 Regra: As iniciais que abreviam prenomes tm precedncia na
classificao de sobrenomes iguais. Uma variante desta regra: smbolos antecedem
as letras nas regras de alfabetao:
Exemplo: F. Petrachini, Felipe Petrachini, Fernando Zuquim

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Arquivam-se:
Petrachini, F.
Petrachini, Felipe
Zuquim, Fernando
5 Regra: Os artigos e preposies, como por exemplo "a", "o", "de", "d",
"da", "do", "e", "um", "uma", no so considerados.
Exemplo:
Joo da Silva, Rogrio dAnvasso, Leonardo de Caprio, Jos Ferreira Silva,
Jos dos Santos Silva
Devero ser arquivados como:
Anvasso, Rogrio d'
Caprio, Leonardo de
Silva, Jos Ferreira
Silva, Jos dos Santos
Repare na arapuca: a partcula "dos" em Jos dos Santos Silva deve ser
ignorada. Se fosse levada em considerao, este nome no seria o ltimo da lista
("d" vem antes de "F"), mas como no a levamos em considerao, o nome Jos
Ferreira Silva vem antes de Jos dos Santos Silva (pois "F" vem antes de "S").
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Essa regra tambm tem uma razo prtica: de pouco nos valeria um arquivo
que considerasse artigos na organizao, pois a maioria dos itens acabaria
entulhados na letra "U" ou "O". Veja uma coletnea de filmes: Uma Linda Mulher,
Uma Bab Quase Perfeita, Uma Famlia da Pesada, Os Dinossauros, Os Flinstones,
Os Jetsons, Os Trapalhes. Todos esses nomes vo entupir as prateleiras "U" e "O"
quando podiam muito bem estar dispersos. Alm do que, voc, quando se lembra
do nome do filme, no fica pensando no artigo que o antecede, ou fica?

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6 Regra: Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Jnior,


Neto, Sobrinho e assemelhados) so considerados parte do ltimo sobrenome,
mas so desconsiderados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem
ser levados ao incio do nome, acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.
Exemplo:
Olavo Fonseca Neto, Pedro Fonseca Junior, Ferdinando Amauri Sobrinho
Devero ser arquivados como:
Amauri Sobrinho, Ferdinando
Fonseca Neto, Olavo
Fonseca Jnior, Pedro
Observe que o "Neto" e "Junior" foram desconsiderados na nossa ordenao,
o que fez com que Olavo Fonseca Neto ficasse antes de Pedro Fonseca Jnior.
MAS... possvel que estes nomes sejam considerados, quando servirem de
elemento de distino, como por exemplo:
Joo da Silva Junior, Joo da Silva Neto, Joo da Silva Sobrinho
Devero ser arquivados como:
Silva Junior, Joo da
Silva Neto, Joo da

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Silva Sobrinho, Joo da


7 Regra. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados
aps o nome completo, entre parnteses.
Exemplo:
Ministro Joaquim Barbosa, Professor Jos Bedaque, Coronel Ricardo
Nascimento, Doutor Ferdinando Silva
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Devero ser arquivados como:


Barbosa, Joaquim (Ministro)
Bedaque, Jos (Professor)
Nascimento, Ricardo (Coronel)
Silva, Ferdinando (Doutor)
Lembre-se: ttulo, do que quer que seja, NO NOME.
8 Regra: Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome,
salvo nos casos de nomes espanhis e orientais. igualzinho o que j
estudamos:
Exemplo: George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler
Devero ser arquivados como:
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Hitler, Adolf
MAS...as partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas
parte do nome. usual que sejam consideras quando escritas em letra maiscula.
Exemplo: Giulio de Capri, Esteban De Penedo, Chales Du Pont, John Mac
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Adam
Devero ser arquivados como:
Capri, Giulio di (partcula em letra minscula)
De Penedo, Esteban (partcula em letra maiscula)
Du Pont, Charles (partcula em letra maiscula)
Mac Adam, John (partcula em letra maiscula)
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9 Regra: Os nomes espanhis e os de origem hispnica so registrados


pelo penltimo sobrenome, que, pela tradio do pas, corresponde ao sobrenome
de famlia do pai.
Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar, Maria Pereira de la Fuente, Pablo Puentes
Hernandez.
Devero ser arquivados como:
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo
10 Regra. Os nomes orientais, tanto aqueles asiticos, como japoneses,
chineses ou coreanos, como os vinculados a pases do Oriente Mdio, a exemplo
dos rabes, so registrados tais como se apresentam.
Exemplo:
Li Su Yang, Osama Bin Laden, Kenshin Mikamoto
Devero ser arquivados como:
Kenshin Mikamoto
Li Su Yang

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Osama Bin Laden


Casca de banana clssica, ento, atente-se origem dos nomes que
est tendo que organizar.
11 Regra: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Contudo, no se deve
considerar na ordenao tanto artigos como preposies que faam parte do nome.

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Repare que no de todo uma regra nova. Artigos e preposies no devem


ser considerados nos nomes pelas razes que j comentamos.
E para ficar mais fcil, temos a faculdade de colocar os artigos e preposies
entre parnteses:
Exemplo:
El Pais, The Washigton Post, Eletropaulo, Banco Ita S.A, Ita Seguradora
S.A, O Melhor Bolo de Chocolate do Mundo
Devero ser arquivados como:
Banco Ita
Eletropaulo
Ita Seguradora S.A.
Melhor Bolo de Chocolate do Mundo (O)
Pais (El)
Washington Post (The)
12 Regra: Nomes de congressos, conferncias, reunies, assembleias e em
qualquer outra coisa parecida devem apresentar os nmeros no fim, entre
parnteses, sejam eles arbicos, romanos ou escritos por extenso
Exemplo:

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V Seminrio de Prticas Tributrias, Quarto Congresso de Ornitologia, Sexto


Congresso de Ornitologia, 2 Curso do MPU de Arquivologia.
Devero ser arquivados como:
Congresso de Ornitologia (Quarto)
Congresso de Ornitologia (Sexto)
Curso do MPU de Arquivologia (2)
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Seminrio de Prticas Tributrias (V)


Veja que esta regra tende a manter unidos os congressos que tenham
ocorrido em srie. Se utilizssemos a classificao alfabtica to somente, os
"Congressos de Ornitologia" ficariam longe uns dos outros, dificultando o trabalho
dos interessados no assunto, j que muito provvel que busque as informaes
em ambos os documentos.
Voc pode estar pensando: muita regra, como que vou memorizar isto.
Se tentar memorizar, provavelmente vai ter problemas. Todas estas regras tem uma
razo de ser. Arquivologia uma cincia terica, mas voltada a uma necessidade
prtica. Estas regras existem para facilitar a vida dos indivduos interessados na
informao, e no dificult-la.
Sugiro que faa um exerccio de conscincia, para entender de que maneira
as regras aqui expostas facilitam as buscas. Eu j fiz isto em alguns itens, dando
pistas, mas para a informao fixar na sua cabea, voc tambm vai ter de fazer um
esforo . Precisando, estamos a.
Mtodo Geogrfico
Este mtodo utiliza o local ou procedncia do documento para permitir a
recuperao da informao (busca no arquivo do documento a ser consultado).
Pois bem, existem trs formas de se proceder ordenao dos documentos
segundo este mtodo:
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- Estado, Cidade, Correspondente - Os documentos sero organizados


alfabeticamente pelo estado de procedncia. Documentos da Bahia estaro juntos,
assim como os de So Paulo, Rio de Janeiro, e assim por diante.
Uma vez organizados os estados, caso dois documentos possuam os
mesmos estados de origem, organizaremos alfabeticamente as cidades de
procedncia. E por fim, o correspondente (pessoa com quem devo entrar em
contato para assuntos daquela cidade/estado). Tudo em ordem alfabtica.

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EXCETO... No mtodo geogrfico, as cidades que sejam capitais de estado


devem figurar no comeo da lista, independentemente da ordem alfabtica. Veja o
exemplo:
Bahia - Salvador - FONSECA, Olavo
Bahia - Ilhus - SILVA, Fausto
So Paulo - So Paulo - PETRACHINI, Felipe
So Paulo - Franco da Rocha - BRITO, Hugo
So Paulo - Nazar Paulista - CARDOSO, Fernando
So Paulo - Nazar Paulista - DINAMARCO, Jos
Repare para nunca mais esquecer: Salvador a capital da Bahia. Desta
forma, esta cidade tem precedncia sobre as demais quando da organizao. Por
isso, Salvador veio antes de Ilhus, sem nos atentarmos ordem alfabtica.
Mas, depois de tratarmos a capital, os demais municpios devem ser
colocados em ordem alfabtica. No v se esquecer de que a ordem alfabtica de
nomes de pessoas feita atravs do ltimo sobrenome e no do prenome.
Se quiser uma mozinha para lembrar-se deste mtodo, tenha em mente que
a maior parte dos documentos de uma instituio tende a ser produzida na capital
do estado onde ela se situa. A razo simples: a maior parte dos acontecimentos
de um estado ocorre na capital, o que implica um maior nmero de acontecimentos
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passveis de registro e documentao.


- Cidade - Estado - Correspondente
Quando ordenamos os documentos pela cidade de sua provenincia,
seguimos rigorosamente a ordem alfabtica, sem qualquer exceo. Isso quer dizer
que as capitais TAMBM devero ser arquivadas pela ordem alfabtica, sem
qualquer preferncia no mtodo. Isto ocorre pois, caso quisssemos dar alguma
relevncia estrutura do estado onde o documento foi produzido, utilizaramos o

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mtodo anterior. Como optamos pelas cidades, no h qualquer razo para dar
preferncia para as capitais.
Veja os documentos anteriores, organizados agora por cidade:
Franco da Rocha - So Paulo - BRITO, Hugo
Ilhus - Bahia - SILVA, Fausto
Nazar Paulista - So Paulo - CARDOSO, Fernando
Nazar Paulista - So Paulo - DINAMARCO, Jos
Salvador - Bahia - FONSECA, Olavo
So Paulo - So Paulo - PETRACHINI, Felipe
- Pas - Cidade - Correspondente
Mesma ideia do primeiro mtodo, s que agora, o pas o nosso critrio de
organizao. E, novamente, por darmos importncia nacionalidade do documento,
as capitais dos respectivos pases tem precedncia sobre as demais cidades. Veja o
exemplo:
Brasil - Braslia - INACIO, Lula
Brasil - Americana - SILVA, Nicole
Brasil - Franco da Rocha - BRITO, Hugo
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Brasil - So Paulo - PETRACHINI, Felipe


Frana -Paris - FRANOIS, Jacque
Frana - Lorena - SILVA, Pierre
Chamemos a ateno a dois detalhes: primeiro, as capitais dos pases
listados esto sempre em primeiro lugar na lista de cada pas. Segundo, e mais
importante: as capitais de estado no tem precedncia neste mtodo (Pas,
Cidade, Correspondente). Assim, embora Braslia esteja no topo da lista das
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cidades brasileiras (antes inclusive de Americana), So Paulo, que a capital do


estado de So Paulo segue a ordem alfabtica normalmente.
Mtodo Numrico
Este mtodo, ao contrrio dos anteriores, pertence ao sistema indireto de
arquivamento. Ser necessrio, portanto, fazer uma consulta prvia a um ndice
alfabtico remissivo, a fim de que busquemos a informao de onde est localizado
o documento. Normalmente, este ndice recebe o nome de ndice onomstico (no
entre em pnico).
Por exemplo: neste sistema, caso eu queira localizar um documento referente
ao servidor Felipe Cepkauskas Petrachini, devo antes consultar um registro, onde
constar o seu nmero de matrcula. Com o nmero de matrcula em mos
(digamos, 142.825), posso localizar a pasta correspondente no arquivo, que as
manter organizadas segundo o padro numrico.
Este mtodo subdividido em:
- Numrico Simples: Sem qualquer segredo. Cada documento recebido ou
produzido pela instituio receber um nmero de pasta e um nmero sequencial
(correspondente ordem de entrada). E as pastas estaro dispostas segundo seu
nmero: 1,2,3,4 e assim por diante. E no h qualquer problema na utilizao de
pastas que eventualmente vagarem, guardando-se novos documentos naquela
mesma localizao.
- Numrico Cronolgico: Excelente para arquivar processos (todas as
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reparties pelas quais passei utilizam este mtodo de arquivamento com seus
processos).
Numeraremos no a pasta, mas o prprio documento arquivado. Assim
sendo, cada documento receber um nmero nico de registro. Os documentos
sero arquivados, primeiramente, por sua ordem cronolgica de produo ou
recebimento, e aps, pela prpria ordem numrica. S poderemos reaproveitar
nmeros no utilizados SE o documento anterior e o novo apresentarem as mesmas
datas.

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- Numrico Dgito-Terminal: O mtodo de arquivamento dgito-terminal


utiliza um sistema interessante: os documentos so ordenados numericamente, mas
a leitura deste nmero feita de maneira especial: os nmeros so divididos em
grupos de dois dgitos. Um documento de nmero 123456 ser dividido nos dgitos
56, 34 e 12. Neste sistema, a leitura feita sempre da direita para a esquerda,
sendo no nosso exemplo o grupo 56 o grupo primrio, 34 o grupo secundrio e o 12
tercirio.
GP - 56
GS - 34
GT - 12
Pois bem, todos os documentos de final 56 estaro arquivados juntos em
uma nica gaveta. Se quisermos o documento 123456, iremos gaveta dos
documentos final 56, e l dentro, procuraremos a pasta ou guia 34, e depois o
documento12 dentro desta pasta.
Mtodo Ideogrfico
Este mtodo de arquivamento baseado no assunto do documento. Mas se
fosse to simples assim, no precisaramos estud-lo
Pois bem, o mtodo ideogrfico pode operar de duas maneiras:
- Atravs do mtodo alfabtico, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em
"dicionrio" e "enciclopdico";

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- Atravs do mtodo numrico, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em
"duplex", "decimal" e "unitermo".
Falemos de cada um deles:
Mtodo Ideogrfico Alfabtico Dicionrio: Os assuntos sero dispostos em
ordem alfabtica, sem qualquer considerao de pertinncia entre um assunto e
outro. Desta forma, ainda que um assunto seja na verdade um subtpico de outro,
faremos como o dicionrio: organizaremos palavra por palavra, individualmente:
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Arquivo Corrente
Arquivo Intermedirio
Arquivo Permanente
Documentos Consultado de Maneira Frequente
Purgatrio
Valor Histrico
Valor Informativo
Mtodo Ideogrfico Alfabtico Enciclopdico: Acredito que tenha
reparado que os tpicos acima possuem relao entre si. O mtodo enciclopdico
procura tirar vantagem desta situao, relacionando estes assuntos. Entretanto,
dentro de um mesmo tpico, os documentos seguem a ordem alfabtica:
- Arquivo Corrente
- Documentos Consultados de Maneira Frequente
- Arquivo Intermedirio
- Purgatrio
- Arquivo Permanente
- Valor Histrico

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- Valor Informativo

Mtodo Ideogrfico Numrico Duplex: Segue o mesmo mtodo de


construo do mtodo Enciclopdico, com a diferena de que adicionaremos um
nmero antes de cada classe de assunto. Procedendo-se desta maneira, seremos
capazes de abrir um nmero ilimitado de classes, o que torna este mtodo bastante
flexvel. O nico cuidado que devemos ter o de utilizar classes muito bem
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definidas, sob o risco de terminar classificando documentos de mesma natureza em


mais de um lugar.
1. Arquivo Corrente
1.1 Documentos Consultados de Maneira Frequente
2. Arquivo Intermedirio
2.1 Purgatrio
3 Arquivo Permanente
3.1 Valor Histrico
3.2 Valor Informativo
Mtodo Ideogrfico Numrico Decimal: Este mtodo uma variao do
mtodo decimal bolado por Melville Louis Kossuth Dewey. O mtodo original era
aplicvel na Biblioteconomia. Dewey estava preocupado com o crescente nmero
de publicaes e bibliotecas no mundo, e mais ainda, acreditava que as pessoas
encarregadas de custodiar este conhecimento no seriam l muito brilhantes.
Desta forma, vislumbrou um sistema extremamente simples de organizao,
dividindo o conhecimento humano em 9 classes principais e mais uma dcima
classe geral. Pela metodologia utilizada em sua construo, o mtodo decimal
permite expanso ilimitada de subdivises de uma mesma classe, embora cada
classe ou assunto comporte apenas dez subdivises.
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Mesmo com essa limitao, Dewey foi capaz de publicar sua tabela em 1876
com aproximadamente mil assuntos de rpida consulta.
Nosso mtodo muito semelhante: existiro dez classes de assunto, sendo a
classe "0" normalmente associada ao assunto "Geral".
A cada trs algarismos, utilizaremos um ponto para dividir os nmeros.
Acompanhe:
Classes:
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0 - Geral
1 - Departamento Pessoal
2 - Finanas
Agora veja como ficaria a classe 1
100 - Departamento Pessoal
110 - Admisso
111 - Exame Mdico
112 - Documentos de Interesse do Empregado
112.1 - Documentos Recebidos
112.2 - Documentos No Recebidos
113 - Contratos
120 - Frias
200 - Finanas ...
Mtodo Ideogrfico Numrico Unitermo: Tambm chamado de mtodo de
indexao coordenada. , de longe, o mtodo menos solicitado em concurso,
provavelmente por ser um pouco complicado de entender. Mas seu professor vai
explicar bonitinho, e quando eu acabar, Deus queira que eu tenha conseguido fazer
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parecer simples .
Como de praxe no mtodo Ideogrfico de arquivamento, o primeiro passo a
se tomar identificar o assunto do documento. Os documentos so numerados
conforme a sua entrada ou produo na instituio (critrio cronolgico). Uma vez
numerado, ns identificaremos palavras chaves daquele documento (descritores)
em uma ficha ndice, palavras estas que serviro de ferramenta de pesquisa. Veja o
exemplo:

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(fonte:http://www.rccg.vo6.net)

O que podemos notar nesta ficha? Ela descreve o documento nmero 0012,
intitulado "Assembleia Extraordinria". Faz um breve resumo do contedo do
documento e registra as palavras-chave do mesmo.
Mas no acabou ainda. Pegaremos todas as palavras-chave utilizadas como
descritores em todas as fichas ndice, e faremos outra ficha, dividida em 10 colunas,
numeradas

de

9,

cada

qual

relacionada

palavra

chave

selecionada:

Para cada documento novo, ser atribudo um nmero (isso ns j vimos), e


este nmero ser inserido nas fichas de palavras chave sempre que possurem
algum dos descritores. O nmero do documento deve ser inserido na coluna
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correspondente a seu dgito final. O documento 0012, que ainda no foi


acrescentado lista, dever figurar na coluna 2 de todas as fichas de palavra chave.
Isto a explicao terica (nebulosa, como de praxe a todo assunto que
no vimos ainda na prtica). Vamos experimentar agora o mtodo.
Suponhamos que eu queira levantar todos os documentos que tratem sobre
as greves de metalrgicos de que a instituio tem notcia. Pois bem, eu, na
verdade, estou procurando documentos que possuem os descritores "Greve" e
"Metalrgicos" ao mesmo tempo.
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Olhando para a tabela, saberemos que o documento 0004 e o documento


0530 so aqueles que desejamos. Por qu? Pois localizei o nmero de documento
tanto na ficha de "Greve", como na de "Metalrgicos".
Para isto, temos o que costuma se chamar de tesauro:
Tesauro: Vocabulrio controlado que rene termos derivados da linguagem
natural, normalizados e preferenciais, agrupados por afinidade semntica, com
indicao de relaes de equivalncia, hierrquicas, partitivas, de negao e
funcionais estabelecidas entre eles.
Sim meu caro, isso aqui a verso manual braal do Google. Talvez seja por
isso que gosto tanto dele (e a razo de ser to pouco cobrado em prova).
Mtodos Padronizados:
Mtodo Variadex: uma variao do mtodo alfabtico, com uma diferena:
um mtodo que utiliza tambm cores para auxiliar na memorizao. Costuma-se
trabalhar com cinco cores, sendo cada qual atribuda em funo da SEGUNDA letra
do nome de entrada no arquivo, ou pela letra que compe a abreviatura. E por que
justo a segunda letra? Porque todo mundo patina na hora de arquivar
alfabeticamente um mesmo documento quando a primeira letra a mesma ( um
engano comum, que voc, at esta data, j deve ter cometido alguma vez na vida).
Dessa forma, no precisamos das cores para a primeira letra do documento, mas
sim para a segunda
O mtodo tambm evita o arquivamento inadequado, j que, caso voc tenha
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um documento de pasta azul e esteja tentando coloc-lo no meio dos documentos


de pasta verde, provavelmente notar o equvoco que est cometendo. E mesmo
que isso no seja suficiente, qualquer pessoa que olhar o arquivo superficialmente
vai notar algo errado.
O modelo, utilizado por Remington Rand (autor do mtodo), utiliza a seguinte
chave de cores (no precisa memorizar pois at hoje a tabela sempre constou na
prova quando este conhecimento foi exigido):
A, B, C, D e abreviaes com estas letras - Cor Ouro
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E, F,G, H e abreviaes com estas letras - Cor Rosa


I, J, K, L, M, N e abreviaes com estas letras - Cor Verde
O, P, Q e abreviaes com estas letras - Cor Azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaes com estas letras - Cor Palha
Os demais mtodos sero abordados brevemente.
Mtodo Automtico: Utiliza combinaes de letras, nmeros e cores, com o
fim especfico de evitar a acumulao de pastas de sobrenomes iguais.
Mtodo Soundex: Os documentos so reunidos pelo critrio fontico. Sero
agrupados documentos cuja pronncia da palavra utilizada para identific-lo seja
parecida. Desta forma, no se assuste se voc se deparar com isto:
SOUSA, Fernando
SOUZA, Hlio
Pelo critrio alfabtico, estes nomes dificilmente estariam juntos. Mas como a
pronncia do "S" e do "Z" em ambas as palavras semelhante, estes documentos
sero agrupados prximos uns dos outros.
Mtodo Mnemnico: Este mtodo apela bastante para a memria. As letras
que compem as palavras sero consideradas como smbolos, facilitando a
recuperao da informao atravs da prpria memria do arquivista.
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Mtodo Rneo: Completamente obsoleto. Tanto que a nica coisa que voc
vai precisar saber (at porque, a nica coisa mencionada nos livros) que era um
mtodo que se servia de letras, nmeros e cores para organizar os documentos.
Acha que acabou? Quase . Existe mais um mtodo de arquivamento,
entretanto, ele no classificado nem como bsico, nem como padronizado.
Mtodo Alfanumrico:

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inegvel que o mtodo alfabtico um mtodo de fcil utilizao.


Entretanto, tambm um mtodo com grandes possibilidades de arquivamento
errneo. Isso se deve ao fato de que muitas palavras na lngua portuguesa possuem
pronncia igual, mas grafia apenas semelhante, e pelo fato de a maior parte das
pessoas no se atentar muito s demais letras que compem o nome do documento
(acabam fixadas apenas na primeira letra).
O mtodo variadex buscava diminuir a ocorrncia destes erros, como j
vimos, atravs da utilizao de cores. O mtodo alfanumrico busca o mesmo
objetivo, s que atravs de nmeros.
Por exemplo:
Aa - Af = 1
Ag- Al = 2
Am - As = 3
[...]
Za - Zz = 90
Com isso, reduzimos o grupo de pesquisa quando precisarmos consultar um
documento especfico, pois s teremos de consultar a pasta que compreende o
intervalo desejado. Um documento de interesse do Sr. Paulo Afonso estaria
armazenado na pasta 1, pois:
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AFONSO, Paulo
E os documentos do intervalo Aa - Af ficam todos guardados na pasta 1.
2.3.1.4 Materiais de Consumo nos Arquivos
Quanto escolha de equipamentos e materiais de consumo, o tema vasto
(to grande quanto a criatividade dos agentes de mercado).
Comecemos por uma classificao essencial:

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- Material de Consumo: este tipo de material sofre desgaste a curto ou mdio


prazo, ou seja, no foram feitos para durar para sempre. Por suas caractersticas, o
uso contnuo acaba por esgotar este bem ao final de um perodo curto de
tempo (menos de dois anos), de maneira que ele precisa ser reposto com mais
frequncia.
- Material permanente: justamente o material que tem grande durao, no
perdendo sua substncia e nem exaurindo sua finalidade. Assim sendo, o uso
corrente destes bens no o destri. Ele tende a permanecer com as mesmas
caractersticas da data de sua aquisio durante um longo tempo (pelo menos
mais de dois anos).
Pois bem, em meio a este mar de informaes, quase esquecemos outro
aspecto essencial do planejamento: qual modelo de arquivo adotar?
Afinal, queremos tanto aproveitar ao mximo a utilizao do espao
disponvel quanto facilitar a busca de informaes.
Pois bem, antes de qualquer coisa devo lembrar voc agora que arquivo
tambm pode significar: mvel que se dedica guarda de documentos. com
essa acepo que estudaremos os modelos de arquivo existentes.
A doutrina costuma apontar os seguintes:
- Arquivos de Gaveta: Observe o desenho abaixo:

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Isto um arquivo de gaveta! :P.O material de que ele feito no importante


para defini-lo, mas at hoje, s encontrei arquivos de gaveta feitos de ao.
V as duas faixas de metal na parte de cima da gaveta? Elas existem para a
fixao das pastas suspensas. Veja s:

As pastas suspensas possuem esses pequenos ganchos que servem para


serem penduradas no suporte existente no arquivo de gaveta. De tal forma, todas
as pastas ficaro armazenadas na posio vertical (de p).
Dada a facilidade de acesso ao contedo da pasta, este tipo de arquivo
bastante comum nos arquivos correntes das entidades.
- Arquivo fichrio: Olha a foto :P

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Bastante parecido com o arquivo de gaveta? Bom, vamos dar uma olhada no

interior do monstro ento :P.

Muito bem, o arquivo fichrio se presta ao armazenamento de fichas, tambm


na posio vertical.
Arquivo deslizante: Para variar, veja a foto :P

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De longe, parece uma estante comum. Mas tem uma coisa especial: as
estantes se movem. Caso, por exemplo, quisssemos acessar um documento que
estivesse na terceira estante, bastaramos deslizar a segunda estante para a
esquerda, o que permitiria acesso aos documentos desejados.

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A propsito, pode guardar tanto pastas como caixas-arquivo.


Permite um grande aproveitamento do espao disponvel.
Estantes: Mais uma foto para seu registro:

A utilizao mais comum deste arquivo para o armazenamento de caixas


arquivo, tais como a da figura abaixo:

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Fiz questo de escolher esta figura pois o modelo que utilizvamos l no


TRT para armazenar documentos no arquivo intermedirio. Assim, a combinao
de estantes e caixas-arquivo so a soluo mais comum para armazenamento de
documentos do arquivo intermedirio (sim, essa repetio foi proposital :P).
Pois bem, os prximos dois modelos so especficos para o armazenamento
de documentos cartogrficos (mapas, plantas, etc):

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Mapoteca Vertical:

Qualquer semelhana com um arquivo de gaveta no mera coincidncia


(talvez sua imaginao veja uma mesa de pebolim tambm :P) .
Este tipo de arquivo se presta ao armazenamento de documentos
cartogrficos, os quais ficaram guardados na posio vertical.
Mapoteca Horizontal:

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Possui o mesmo propsito da mapoteca vertical, com a nica diferena que,


neste caso, os mapas, plantas ou cartazes so armazenados na posio horizontal.
Pois bem, acha que terminou?
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E os tipos de pasta :P? Tambm bom conhec-las para saber quais podem
ser utilizadas.
Mas antes de avanarmos, a vo alguns termos bsicos:

A figura acima o modelo padro de uma guia divisria. Porm, as partes


que a compem recebem o mesmo nome quando presentes nas pastas ou fichas.
Projeo: uma salincia existente na parte superior da guia. Pode ser
recortada no prprio carto, ou ser acrescentada atravs da colagem de outro
material. na projeo que inserimos a notao, que nada mais do que uma
anotao remetendo ao contedo da pasta. Se escrevermos A na projeo da
pasta, saberemos que os documentos ali constantes comeam com a letra A.
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P: tambm uma salincia, mas localizada na parte inferior da guia. Nesta


salincia existe um orifcio chamado ilh, que por onde passa uma haste (ou
vareta, se voc preferir) prendendo todas as guias gaveta.
Muito bem, podemos agora, finalmente, falar das pastas (alis, no h muito
a se falar :P).
A primeira delas j foi vista quando estudamos o arquivo de gaveta: a pasta
suspensa.
E tem mais:
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- Pasta lisa, ou pasta corrida: No apresenta qualquer projeo em seu


recorte.
- Pasta com Projeo: Apresenta projeo em seu formato.
- Pasta Sanfonada: Pasta que apresenta divisrias em seu interior, mais ou
menos assim:

2.3.2. Arquivos permanentes: princpios; quadros; propostas


de trabalho.
Seu edital quer uma abordagem prtica dos arquivos permanentes . Alis,
pode esperar uma prova com vrias situaes que demandaro solues prticas.
E eu vou te ensinar a pensar , pois voc quem ir fornecer a tal proposta de
trabalho. O servio pblico precisa de gente com solues!
Como j dissemos no incio da aula, os arquivos permanentes so formados
por documentos que perderam seu valor administrativo, fiscal ou legal, mas que, por
ainda ostentarem valor secundrio (eminentemente histrico, informativo ou
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probatrio), so conservados em arquivos permanentes at o fim dos tempos .


Levando-se em conta que estes documentos agora se apresentam como
uma mostra de como a instituio evoluiu ao longo do tempo e como operava em
tempos remotos, seu valor informativo passa a guiar as atividades relacionadas
sua gesto.
Assim sendo, queremos coloc-los disposio do maior nmero de pessoas
possvel (estudiosos e pesquisadores em sua maioria), facilitando seu acesso.
Perceba que as questes de sigilo e autorizao simplesmente perdem importncia
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neste ponto. Fique com o p atrs quando alguma questo falar em sigilo de
documentos do arquivo permanente. Entretanto, no confunda sigilo com polticas
de acesso (quais documentos podem ser consultados) e polticas de uso
(regulamento da sala onde as consultas so feitas).
As regras de uso e acesso esto direcionadas a evitar o mau uso dos
documentos (que voc deve imaginar que j esto bastante velhos), preservando
sua informao.
Lembre-se: se um documento conseguiu chegar ao arquivo permanente, o
interesse em sua conservao ultrapassou os interesses da entidade acumuladora,
e passou a interessar a toda a coletividade.
Mas... como que fao para saber se um documento merece o arquivo
permanente ao invs do incinerador? .
Schellenberg aponta princpios que podem nos ajudar na anlise do
documento. Os princpios no te respondero se um documento deve ser colocado
no arquivo permanente, mas daro parmetros para a deciso do arquivista.
Vamos dar uma olhadinha:
Princpio de Unicidade: A unicidade de determinado documento verifica-se
por seu suporte ou por seu contedo. Um documento ser tido como nico pelo
seu suporte quando no houver uma cpia deste documento. Por outro lado,
ser nico por seu contedo quando no houver uma sntese de seu contedo
em outro documento, ou mesmo uma remisso do assunto ali tratado. Veja que
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ambos so excelentes indicativos de que um documento talvez merea ser


arquivado permanentemente.
Princpio de Forma: Este princpio nos solicita que identifiquemos o grau de
informao do documento. No o assunto em si, mas o seu nvel de detalhamento
e

abrangncia

da

informao

ali

tratada.

Documentos

com

informaes

aprofundadas sobre determinado assunto podem justificar o arquivamento


permanente, por se refletirem em excelente fonte de pesquisa. Mas, so s ideias e
sugestes .

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Princpio de Importncia: justamente o que o nome sugere . O arquivista


deve levar em considerao se o documento a ser analisado de interesse apenas
da entidade acumuladora, ou se sua importncia ultrapassa estes limites, possuindo
valor histrico, probatrio ou informativo (h doutrinadores que entendem que o
valor probatrio e informativo so ramificaes do prprio valor histrico).
Pois bem, agora vamos ver o que que fazemos
As atividades frequentemente associadas ao Arquivo Permanente so as
seguintes:
- Arranjo
- Descrio e Publicao
- Conservao
- Referncia (poltica de acesso e uso dos documentos)
As atividades arranjo so vitais na organizao dos arquivos permanentes.
Talvez seja aqui que os princpios da arquivologia se faam mais necessrios, uma
vez que o Arquivo Permanente ser eterno, e tambm o sero os eventuais erros
cometidos na sua gesto .
Arranjar significa ordenar. Mas eu no perderia o seu precioso tempo com
uma definio to simplria .
Quando falamos em ordenao aqui, falamos de um tipo especfico de
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ordenao. Lembre-se que o Arquivo Permanente talvez receba documentos de


diversas entidades ligadas mesma estrutura administrativa. por isso que agora,
mais do que nunca, os princpios da arquivologia (em especial o da provenincia)
precisam ser muito bem dominados.
A ordenao dos documentos do Arquivo Permanente costuma seguir a
seguinte estrutura hierrquica: Fundo, Grupo (Seo) Subgrupo (Subseo), Srie e
Subsrie (partindo do grau mais geral Fundo at o mais especfico Subsrie). E
tudo isto fica convenientemente organizado na forma de um "quadro de arranjo",
instrumento decorrente das atividades de arranjo no arquivo permanente.
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Ah sim, esse Fundo o mesmo fundo que vimos quando estudamos o


princpio da provenincia (ou do respeito aos fundos).
S que temos um problema aqui: quais sero as unidades administrativas
que constituiro fundos de arquivo?
Existem dois critrios principais:
Estrutural: os documentos sero provenientes da mesma fonte geradora de
arquivos. Por exemplo: Ministrio da Fazenda, Ministrio do Trabalho, Ministrio da
Educao e assim por diante;
Funcional: os documentos, embora provenientes de mais de uma fonte,
sero reunidos pela semelhana de suas atividades, preservando-se, entretanto, o
princpio da provenincia (SEMPRE): Por exemplo: o fundo Agricultura receber a
documentao referente ao Ministrio da Agricultura, Companhia Brasileira de
Alimentos, e da Empresa a Brasileira de Pesquisa Agropecuria, sendo a
Agricultura atividade comum a todas estas instituies.
Da para frente, as sees, sries e subsries refletiro o critrio adotado
para constituio dos fundos.
Resta dizer tambm que as atividades de arranjo possuem duas facetas:
- Intelectual: Anlise documental no que se refere forma, contedo e
origem funcional dos documentos (basicamente, o arquivista deve observar o
documento e extrair as informaes mencionadas atravs do uso de seu raciocnio)
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- Fsica: Braal mesmo, refere-se arrumao dos documentos nos locais


corretos, requerendo a mesma destreza fsica e intelectual de um chimpanz (estou
dizendo que o nvel mnimo de inteligncia necessria, e no a mdia encontrada
entre os nobres executores da funo, entre os quais eu me enquadrei durante 3
anos)
Quanto Descrio e Publicao, lembre-se que desejamos que o mximo
de pessoas tenha acesso documentao. Esta etapa compreende a elaborao
de instrumentos de pesquisa, consistindo na descrio e localizao dos
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documentos do acervo. E claro, a sua correspondente publicao e disponibilizao


ao pblico em geral.
Falemos rapidamente dos Instrumentos de Pesquisa Bsicos:
Guia: Seu principal propsito orientar os usurios a respeito dos fundos
integrantes do acervo do arquivo permanente. o instrumento de pesquisa mais
abrangente, quer pela sua linguagem de fcil acesso, quer pela viso do conjunto
total dos servios arquivsticos disponveis. o primeiro instrumento que deve
ser produzido.
Inventrio: Descreve a composio do fundo, ou parte dele, relacionando
os documentos que ali se encontram.
Catlogo: Descreve cada um dos documentos que compem o arquivo,
individualmente, de forma reduzida ou pormenorizada (analtica).
Repertrio:

Descreve

detalhadamente

documentos

previamente

selecionados, segundo critrios temticos, cronolgicos, geogrficos, entre outros.


O tpico Conservao ser objeto de nossos estudos na Aula 03, dizendo
respeito maneira pela qual os documentos devem ser preservados, para que seu
suporte no deteriore com o passar do tempo.
E para terminar nossa aula, falta falar das atividades de Referncia. As
atividades de Referncia correspondem ao estabelecimento de polticas de acesso
e de uso dos documentos.
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Polticas de acesso so os procedimentos a serem adotados em relao


ao que deve ou pode ser consultado (Marilena Leite Paes). A poltica de uso
estabelece quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as
categorias de usurios que tero acesso ao acervo, bem como o regulamento da
sala de consulta.
Reforo que no estamos falando aqui de sigilo de documentos, mas de
medidas voltadas preservao da informao. Imagine um garoto de 6 anos
manuseando o documento original da Lei urea, assinada por sua majestade a
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Princesa Isabel. Por mais que o documento no seja sigiloso, dificilmente o garoto
ter autorizao para consultar o documento.
Bom, logo abaixo segue uma explicao bsica do Plano de Classificao de
Documentos, que prometi, e logo depois, uma bateria de questes para voc se
aprofundar nos temas da aula. um grande prazer t-lo comigo.
Se por qualquer razo estiver pensando em parar de estudar, ou imaginando
que essa vida de concurso no para voc, devo record-lo que em Concursos
Pblicos, no importam o nmero vasto de insucessos ao longo dos anos em
inmeras provas, mas apenas aquela nica que voc conseguiu fazer corretamente
(algum j deve ter falado pra voc do Direito Subjetivo Posse dentro do nmero
de vagas e a Estabilidade).
Basta fazer certo uma vez. Estude com afinco e poder ser essa vez .

2.4. Plano de Classificao dos Documentos


Este tpico dificilmente ser cobrado em sua prova em sua plenitude, mas llo ajudar a fechar a matria na sua cabea. E, mesmo assim, isso s um resumo
do tema, suficiente apenas para sua prova.
A Classificao de Documentos consiste em uma atividade prtica
relacionada gesto dos documentos.
A classificao de documentos aqui representa a atribuio e um cdigo ao
documento conforme o assunto nele tratado.
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Ou ainda, como certa fez a FGV fez questo de afirmar: Um plano que
permita a ordenao intelectual e fsica dos documentos de um arquivo
corrente.
Contudo, este cdigo no fruto do inconsciente coletivo nem brota
espontaneamente das rochas. Ele precisa ser criado pela instituio.
E a que aparece o nosso plano de classificao.

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O plano de classificao responsvel por orientar o usurio


responsvel pela classificao a como proceder na execuo da mesma.
Todos os documentos da instituio devem ser arquivados segundo uma
sequncia lgica, e principalmente, previamente definida pelo plano.
Para variar, o assunto ainda est muito nebuloso n? Veja s: a instituio
pode fixar que os documentos (no nosso exemplo, processos) referentes
restituio de Tributos Federais devem se iniciar por 16143, seguido de uma
sequncia de seis dgitos, correspondente ordem cronolgica de autuao do
processo. Aps, poderamos colocar o ano de autuao do processo e quem sabe
um par de dgitos verificadores ao final.
Assim, um processo de restituio aberto no primeiro minuto do dia 1 de
janeiro de 2013 receberia o seguinte cdigo: 16143.00001/2013-XX. Pronto, este
o nmero de controle.
Por outro lado, os ofcios que chegam repartio, por no dependerem de
processos para ser atendidos, podem ser controlados por outro nmero, carimbado
na primeira folha. Ideias no faltam.
Tudo isto ter de estar bem definido para que no dia que o senhor servidor do
setor de protocolo e autuao receber um documento das mos do cidado,
contribuinte, oficial de justia ou de seu chefe, saiba como dar o correto
encaminhamento ao dito documento.
E preste bem ateno! Eu disse setor de protocolo, no arquivista. A
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atribuio de classificar o documento segundo o cdigo de classificao de


documentos do protocolo e no do arquivista. O arquivista compor a
Comisso Permanente de Avaliao, que elaborar a classificao (em abstrato)
dos documentos.
Como absolutamente todos os documentos devem ser classificados segundo
este critrio, o ideal que o cdigo de classificao seja o mais abrangente e
flexvel possvel. Primeiro porque este cdigo dever conter todos os assuntos
possveis e imaginveis que sejam pertinentes instituio, e segundo, justamente

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pelo fato de o primeiro dificilmente ser alcanado, deve ainda reservar espaos
para sua futura expanso.
E quem ser responsvel por este plano mestre de classificao de
documentos, que pautar a conduta de cada homem e mulher que receber
documentos na instituio? Este responsvel ningum menos que a Comisso
Permanente de Avaliao.
A Comisso Permanente de Avaliao, como j vimos, elaborar o plano
geral de classificao de documentos. Existem trs critrios principais de
classificao que podero ser eleitos:
- Estrutural: Os documentos sero classificados semelhana da prpria
estrutura da instituio que os gera. Neste caso, os documentos pertinentes
rea de finanas da empresa sero arquivados separadamente daqueles
pertinentes ao setor de compras, ainda que ambos tratem do mesmo assunto.
- Funcional: Os documentos sero classificados segundo as atividades
desenvolvidas pela instituio a que esto vinculados. Neste caso, todos os
documentos que tratem sobre as atividades de pesquisa na instituio sero
agrupados, mesmo que provenham de unidades diferentes da instituio.
- Temtico: Os documentos sero classificados segundo o assunto que
contenham. Este mais simples. Os documentos referentes histria do Brasil,
ainda que as informaes sejam oriundas de diferentes pesquisas de diferentes
setores da instituio sero agrupados sobre a mesma classificao.
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A doutrina costuma indicar a adoo do critrio funcional de


classificao, em ateno flexibilidade. Sabemos que as reestruturaes dentro
do organograma das instituies so possveis, e at relativamente comuns. A
alterao da estrutura de determinada instituio acarretar a reviso de toda a
classificao, se adotado o critrio estrutural.
Entretanto, as atividades de uma instituio tendem a permanecer as
mesmas ao longo de sua existncia, razo pela qual o critrio funcional dificilmente
sofre modificaes profundas em seu esqueleto original.

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Mas nem s de teoria vive o homem . O arquivista continua precisando


classificar seus documentos, e at agora no dissemos a ele quais parmetros ele
dever seguir.
aqui que entra o Cdigo de Classificao. Veja a definio do CONARQ:
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de
trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou
recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.
A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os
documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e
facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao,
transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho
arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a
atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A
classificao

define,

portanto,

organizao

fsica

dos

documentos

arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.


No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos
documentais
hierarquicamente

genericamente
distribudos

denominados
de

acordo

com

assuntos,
as

funes

encontram-se
e

atividades

desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos


numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida atravs de
classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o
particular.

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Tal como a tabela de temporalidade, cada instituio dever criar um cdigo


de classificao que melhor se adeque a seus objetivos institucionais.
Mas tem uma pegadinha aqui: os integrantes do SINAR esto presos ao
cdigo de classificao institudo pelo CONARQ, naquilo que diz respeito s
atividades meio.
Veja o texto da Resoluo 14 do CONARQ, logo no artigo 1:

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Art. 1 - APROVAR a verso revista e ampliada do Cdigo de


Classificao de Documentos de Arquivo para a
Administrao Pblica: Atividades-Meio, como um modelo
a ser adotado nos rgos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
1 - Caber aos rgos e entidades que adotarem o
Cdigo proceder ao desenvolvimento das classes relativas
s suas atividades especficas ou atividades-fim, as quais
devero ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica na
sua especfica esfera de competncia.
2 - Caber ao CONARQ, por intermdio de cmara tcnica
especfica, proceder atualizao peridica deste Cdigo.

Ns veremos o SINAR na aula 04, mas voc j conhecer seus integrantes a


partir de agora:
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os

arquivos

estaduais

dos

Poderes

Executivo,

Legislativo e Judicirio;
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VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo,


Legislativo e Judicirio;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e
Legislativo.
Basicamente toda a Administrao Pblica. Alis, justamente por isto que
chamamos de SINAR: Sistema Nacional de Arquivos
E isso meu caro, espero que tenha gostado!

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At a prxima aula.

Questes Comentadas S FCC


1 - FCC - TRE SP 2012 Receber, registrar e distribuir documentos,
cuidando de sua tramitao, so atividades rotineiras do setor de
a) embalagens.
b) compras.
c) transporte.
d) reprografia.
e) protocolo.
Comentrio: No h mais segredo por aqui :P. Veja de novo o significado do
termo Protocolo:
Protocolo

conjunto

de

operaes

visando

ao

controle

dos

documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar sua imediata


localizao e recuperao, garantindo assim, o acesso informao.
E do nosso esquema, algum se lembra?

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Recebimento, Registro e Distribuio esto todos ali.


Letra e).
2 - FCC - TRT6 2012 Segundo as regras de ordenao alfabtica,
a) Joo da Cunha Faria precede Joo da Cunha.
b) Antnio de Moraes Sobrinho precede Antnio de Morais.
c) Vicenta Corts Alonso precede Helosa Liberalli Bellotto.
d) Camilo Castelo Branco precede Igncio de Loyola Brando.
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e) Supremo Tribunal Federal precede Conselho Superior da Justia do


Trabalho
Comentrio: Olha um bom teste para saber se voc entendeu as regras de
alfabetao. Vamos item a item:
a)
Cunha, Joo da
Faria, Joo da Cunha
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No creio que haja segredo aqui, voc s precisa se lembrar que utilizamos o
ltimo sobrenome para alfabetao, e depois o resto do nome.
1 Regra: Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e
depois o prenome.
b)
Moraes Sobrinho,Antnio de
Morais, Antnio de
Espero que no esteja surpreso agora :P. Sobrinho sobrenome que indica
grau de parentesco, e, desta forma, deve ser desconsiderado na alfabetao. Por
fim, a letra e vem antes de i, tornando esta a nossa alternativa correta.
6 Regra: Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Jnior,
Neto, Sobrinho e assemelhados) so considerados parte do ltimo sobrenome,
mas so desconsiderados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem
ser levados ao incio do nome, acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.
c)
Bellotto, Helosa Liberalli
Corts Alonso, Vicenta
Temos um nome de origem espanhola aqui. Neste caso, a alfabetao feita
pelo penltimo sobrenome (de origem paterna).
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9 Regra: Os nomes espanhis e os de origem hispnica so registrados


pelo penltimo sobrenome, que, pela tradio do pas, corresponde ao sobrenome
de famlia do pai.
d)
Brando, Igncio de Loyola
Castelo Branco, Camilo

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Castelo Branco um nome composto de um substantivo e um adjetivo,


assim, no separamos o sobrenomena alfabetao.
2 Regra: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hfen no se separam, quando passamos o sobrenome para o incio.
e)
Conselho Superior da Justia do Trabalho
Supremo Tribunal Federal
Empresa no tem sobrenome, meu caro. Assim, so organizadas do jeito que
se apresentarem.
11 Regra: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Contudo, no se deve
considerar na ordenao tanto artigos como preposies que faam parte do nome.
Letra b)
3 - FCC - TRT3 2009 Os mtodos diretos de arquivamento
a) baseiam-se em sistemas numricos.
b) dispensam o uso de instrumentos de localizao.
c) supem a indexao coordenada.
d) s podem ser utilizados em empresas privadas.
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e) dependem de recursos informatizados.


Comentrio: Vamos relembrar as definies dos sistemas diretos e indiretos
de arquivamento:
Sistema Direto: A busca do documento feita diretamente no local de sua
guarda, sem a necessidade de recorrer a algum instrumento intermedirio de
consulta;

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Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos, precisaremos


consultar um ndice alfabtico remissivo ou um cdigo previamente.
Os mtodos de arquivamento direto, por permitirem buscas diretas no local
onde o documento est armazenado, dispensaro o uso de um instrumento de
localizao prvio, situao esta que no se verificaria com o uso de sistemas
indiretos.
Pense em um arquivamento que se utiliza de sistemas numricos (sistema
indireto). Olhamos para o nmero do documento desejado, mas devemos consultar
um instrumento de pesquisa intermedirio, para saber onde os documentos de
nmero 1 a 100 so armazenados, e s a ns iremos encontrar o documento.
Letra b).
4 - FCC - TRF2 2012 Quando os documentos recebem nmeros
sequenciais medida que do entrada na instituio ou no arquivo, sendo
armazenados de acordo com essa sucesso numrica, seu acesso fica
condicionado existncia de
a) ndice alfabtico remissivo.
b) tabela de equivalncia.
c) guia-fora.
d) relao de transferncia.
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e) relao de recolhimento.
Comentrio: Hum... atribuio de nmeros sequenciais... esta organizao
est usando mtodos numricos de arquivamento, e assim, fazendo uso de um
mtodo do sistema indireto.
Nestes mtodos, precisamos de um instrumento de pesquisa intermedirio,
que nos permita localizar o documento desejado, para s ento poder consult-lo.
Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos, precisaremos
consultar um ndice alfabtico remissivo ou um cdigo previamente.
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A utilizao do mtodo proposto pela assertiva pressupe a existncia de um


ndice alfabtico remissivo.
Letra a).
Mas aproveitemos a oportunidade para conhecer o significado dos outros
itens.
Tabela de equivalncia: Instrumento que estabelece uma correspondncia
entre notaes diferentes.
Guia-fora: Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou
unidade de arquivamento item documental para assinalar a sua remoo
temporria. Tambm chamado fantasma ou ficha-fantasma.
Relao de Transferncia: Listagem descritiva do acervo adotada em
arquivos intermedirios.
Relao de Recolhimento: Listagem descritiva do acervo adotada em
arquivos permanentes.
5 - FCC - TRT1 2011 A qualidade pela qual um documento serve gesto
das atividades oramentrias, tributrias e contbeis de uma instituio conhecida
como valor
a) fiscal.
b) legal.
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c) jurdico.
d) econmico.
e) administrativo.
Comentrio: Que oportunidade maravilhosa para relembrarmos as diversas
modalidades de valores que podem surgir na prova (embora eu j no veja
questes assim h algum tempo).

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Valor Primrio: Valor atribudo a documento em documento funo do


interesse que possa ter para a entidade produtora, entidade produtora levando-se
em conta a sua utilidade para fins administrativos, legaise fiscais.
Valor Fiscal: Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao
de operaes financeiras ou fiscais.
Valor Legal: Valor que um documento possui perante a lei para comprovar
um fato ou constituir um direito.
Valor Administrativo: Valor que um documento possui para a atividade
administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta
ou prova seus atos.
A ficou tranquilo.
Letra a).
6 - FCC - TRT6 2012 Ao discorrer sobre a avaliao, Schellenberg faz
referncia aos documentos que constituem testemunho da existncia e das
atividades do rgo que os acumulou. Os valores inerentes a tais documentos so
por ele chamados de
a) informativos.
b) probatrios.
c) histricos.
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d) legais.
e) polticos.
Comentrio: Voc talvez fique um pouco chateado com esta questo.
Schellenberg deu uma definio diferente da que estamos habituados a ver sobre
aquilo que se entende por valor probatrio.
Comecemos pelo Dicionrio:

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Valor Probatrio: Valor intrnseco que permite a um documento de arquivo


servir de prova legal.
Eu ficaria com esta definio na cabea. Entretanto, quando Schellenberg
trata do assunto, ele atribui a esta caracterstica o fato de os documentos
constiturem testemunho da existncia e das atividades do rgo que os acumulou.
E o enunciado claro: Os valores inerentes a tais documentos so por ele
chamados...
Em todo caso, nenhuma das outras alternativas poderia causar confuso,
ento, creio que ficaria tudo bem :P.
Letra b).
7 - FCC - TRT6 2012 No processo de avaliao, importante considerar a
condio sob a qual os direitos assegurados pelos documentos tm seus prazos de
aquisio ou perda extintos. O termo jurdico que exprime tal condio
a) alienao.
b) preempo.
c) prescrio.
d) sub-rogao.
e) consignao.
14094303758

Comentrio: A FCC faz boa parte das provas de Tcnico e Analista


Judicirio de que se tem notcia. E eles adoram por Direito em Arquivologia :P.
Mas no tema: a Arquivologia tambm reservou um pequeno espao a
conceitos de direito em sua disciplina :P. Veja o que o Dicionrio tem a dizer sobre
prescrio:
Prescrio: Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos contidos
nos documentos.

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Documentos, entre as inmeras outras coisas que podem fazer, tambm se


prestam a assegurar direitos. Meu diploma de nvel superior tem escrito em letras
garrafais: e para gozar das prerrogativas que o ttulo de bacharel assegura, outorgo
o presente diploma.
Meu direito assegurado por aquele pedao de papel com informaes que
atestem que me formei.
S que alguns direitos no duram para sempre. Quando o titular de um direito
o perde pelo decurso de prazo, falamos de prescrio. S que os documentos tem
de ser armazenados at o direito que asseguram ou buscam proteger se extingua.
Enfim, era isso :P.
Letra c).
8 - FCC - TRE SP 2012 No processo de avaliao de documentos de
arquivo, constitui instrumento de destinao
a) a tabela de temporalidade.
b) o termo de eliminao.
c) o quadro de arranjo.
d) a lista de descarte.
e) o guia de fontes.
14094303758

Comentrio: Um instrumento de destinao simplesmente uma ferramenta


que nos diz para onde devemos encaminhar um documento.
Voc tem um exemplo muito bom a na sua cabea: a tabela de
temporalidade. Olha s:
Prazos de Guarda
Cdigo

Assunto

002.

Projetos de
Trabalho

Corrente

Intermediria

5 anos

10 anos

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Destinao
Final

Observaes

Guarda
Permanente

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020.1

Legislao de
Pessoal

Enquanto
vigorar

Guarda
Permanente

020.2

Sindicatos

5 anos

5 anos

Guarda
Permanente

022.1

Cursos
Internos

5 anos

Guarda
Permanente

023.1

Admisso

5 anos

45 anos

Eliminao

024.1

Folha de
Pagamento

5 anos

95 anos

Eliminao

Microfilmar

024.2

Escala de
Frias

7 anos

Eliminao

026.1

Aposentadoria

5 anos

95 anos

Eliminao

Microfilmar

027.1

Folha de
Ponto

5 anos

47 anos

Eliminao

Microfilmar

O que a Tabela de Temporalidade est fazendo? Est dizendo qual a


destinao de cada um dos documentos depois de certo tempo.
Simples assim.
Letra a).
9 - FCC - TRT3 2009 Na tabela de temporalidade, a permanncia dos
documentos no arquivo corrente e no arquivo intermedirio conhecida como
a) relao de recolhimento.
b) prazo de reteno.

14094303758

c) termo de encerramento.
d) plano de arquivamento.
e) plano de destinao.
Comentrio: Tirando questes do fundo da gaveta :P. Pois bem,
conheamos as expresses:

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Relao de Recolhimento: Listagem descritiva do acervo adotada em


arquivos permanentes.
Termo de Encerramento: Conjunto de informaes lanadas ao final de um
livro de registro, que o validam, delas podendo constar o nmero de folhas, a
finalidade, a data e o nome da autoridade validadora.
Plano de Destinao: Esquema no qual se fixa a destinao dos destinao
documentos.
Tudo do nosso Dicionrio, mas o simples fato de pensarmos nos significados
das expresses j nos permitiria elimin-las.
Conheamos agora a alternativa correta:
Prazo de reteno ver prazo de guarda
Ops, uma expresso sinnima a uma j conhecida por ns :P.
Prazo de Guarda: Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em
estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente
ou no arquivo intermedirio ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm
chamado perodo de retenoou prazo de reteno.
Letra b).
10 - FCC - TRF2 2012 O mais completo instrumento de destinao de
documentos de arquivo
14094303758

a) a tabela de equivalncia.
b) o inventrio topogrfico.
c) o edital de eliminao.
d) o diagnstico do acervo.
e) a tabela de temporalidade.

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Comentrio: Eu mesmo no sei se iria to longe, mas a FCC foi. De fato, a


tabela de temporalidade, entre os documentos listados na assertiva, aquele que
contm o maior nmero de informaes a respeito da destinao a ser dada a cada
um dos documentos constantes nos arquivos de uma instituio.
Letra e).
11 - FCC - TRF2 2012 O instrumento de pesquisa que oferece a viso mais
genrica e sucinta de uma instituio arquivstica e de seu acervo o
a) catlogo.
b) guia.
c) inventrio.
d) catlogo seletivo.
e) tesauro.
Comentrio:

Estamos

atrs

do

instrumento

com

menor

nvel

de

detalhamento entre os listados. Algum se lembra deles? Vejamos:


Guia: Seu principal propsito orientar os usuriosa respeito dos fundos
integrantes do acervo do arquivo permanente. o instrumento de pesquisa mais
abrangente, quer pela sua linguagem de fcil acesso, quer pela viso do conjunto
total dos servios arquivsticos disponveis, e, por conta do grande nmero de
informaes que deve abranger, deve buscar ser o mais sucintopossvel. o
14094303758

primeiro instrumento que deve ser produzido.


Inventrio: Descreve a composio do fundo, ou parte dele, relacionando
os documentos que ali se encontram.
Catlogo: Descreve cada um dos documentosque compem o arquivo,
individualmente, de forma reduzida ou pormenorizada (analtica).
Repertrio:

Descreve

detalhadamente

documentos

previamente

selecionados, segundo critrios temticos, cronolgicos, geogrficos, entre outros.

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O guia o instrumento de pesquisa mais sucinto entre os ali listados.


Letra b)
12 - FCC - TRT1 2011 Transferncia e recolhimento so termos que
designam, respectivamente, a passagem de documentos para o arquivo:
a) intermedirio e o arquivo permanente.
b) central e o arquivo intermedirio.
c) corrente e o arquivo intermedirio.
d) permanente e o arquivo central.
e) corrente e o arquivo central.
Comentrio: Contemplai o grande quadro:

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Chamamos de transfernciaapassagem de um documento do arquivo


corrente para o arquivo intermedirio. Se um documento no ser mais
frequentemente consultado, mas precisa ser armazenado por questes legais, ele
ser TRANSFERIDOpara a fase intermediria.

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Por outro lado, recolhimento a passagem do documento para o arquivo


permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava
anteriormente).
Letra a).
13 - FCC - TRT1 2011 Dentre as atividades que antecedem imediatamente
o arranjo de um fundo que acaba de ingressar no arquivo permanente, Helosa
Bellotto destaca
a) o levantamento da evoluo institucional da entidade produtora dos
documentos.
b) a reunio das comisses de avaliao, para estabelecer a temporalidade
dos documentos.
c) a indexao do contedo dos seus documentos mais antigos.
d) a digitalizao dos documentos em pior estado de conservao,
garantindo seu acesso.
e) a microfilmagem de suas principais sries documentais, para fins de
preservao.
Comentrio: No meu caro, voc no precisa estar familiarizado com a obra
de Helosa Bellotto para responder esta questo. No entre em pnico.
Lembra-se das atividades dos arquivos permanentes? D uma espiada:
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- Arranjo
- Descrio e Publicao
- Conservao
- Referncia(poltica de acesso e uso dos documentos)

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Estamos falando de uma atividade que antecede inclusive a fase de Arranjo,


ou seja, discutindo a prpria organizao do arquivo permanente, antes de sua
existncia.
Como os documentos do arquivo permanente so conservados justamente
pelo seu valor informativo, e por sua capacidade de demonstrar, com o decorrer dos
anos, o funcionamento da entidade que os produziu ou recebeu, seria bom que a
prpria estrutura do arquivo permanente prestigiasse a evoluo institucional da
mesma.
As alternativas c), d) e e) apontam atividades posteriores atividade de
arranjo, e a alternativa b) comete uma impropriedade: no h que se falar de
temporalidade quando chegamos na fase do arquivo permanente, pois os
documentos que ali esto no sero movidos para nenhum outro lugar, e menos
ainda incinerados.
Letra a).
14 - FCC - TRE TO - 2011 De acordo com o chamado ciclo vital dos arquivos,
na fase permanente que os documentos so
a) conservados em depsitos de armazenamento temporrio.
b) descritos em instrumentos de pesquisa.
c) protocolados e submetidos a despacho.
d) avaliados e registrados em planos de destinao.
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e) vedados ao acesso dos rgos produtores.


Comentrio: Vai meu filho, abraa!
Temos quatro alternativas que contm impropriedades quando o assunto
fase permanente. Olha s:
a) Conservados em depsitos de armazenamento temporrio: Nem pensar,
fase permanente tem este nome justamente por ser permanente :P.

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c) Protocolados e submetidos a despacho: isso coisa de documento que


ainda possui valor primrio, administrativo, legal ou fiscal. Se o documento ainda
tem de ser trabalhado, ele no est na fase permanente.
d) Avaliados e registrados em planos de destinao: A fase permanente
no tem esse nome toa :P. O documento no poder ser incinerado, e
permanecer na instituio para a qual foi recolhido at o final dos tempos.
imprprio falar em plano de destinao fora das fases corrente e intermediria.
e) Vedados ao acesso dos rgos produtores: Os documentos da fase
permanente buscam informar. Assim, o ideal que seu acesso seja irrestrito.
S nos restou a letra b), representando justamente a fase de Descrio e
Publicao dos documentos.
Letra b).
15 - FCC - TRE 2011 Em seu ciclo vital, os arquivos passam por fases
sucessivas a que se convencionou chamar de corrente, intermediria e permanente.
O ingresso de documentos nesta ltima etapa conhecido como
a) recolhimento.
b) encaminhamento.
c) passagem.
d) remessa.
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e) transferncia.
Comentrio: Olha a tabela de novo :P.

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Letra a).
16 - FCC - TRT8 2010 O ciclo vital dos documentos corresponde a uma
sucesso de fases, cuja durao depende, basicamente, de
a) sua vigncia.
b) seu estado de conservao.
c) seu gnero.
d) sua gnese.
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e) sua tipologia.
Comentrio: Vigncia termo relacionado validade legal de algo durante
certo tempo. Os documentos ficam nas fases correntes e intermediria pois o valor
primrio que possuem ainda no se esgotou, e assim, os direitos que representam
ou asseguram tambm no desapareceram.
Os demais itens em nada alteram as duraes das fases do ciclo vital dos
documentos.
Letra a).
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17 - FCC - TRT8 2010 Na determinao do valor primrio de um


documento, predominam
a) as razes de criao e uso.
b) os princpios de provenincia e organicidade.
c) o tipo e o formato.
d) a autoria e a destinao.
e) a classificao e a temporalidade.
Comentrio: Valor Primrio deve remeter voc a uma nica ideia: Qual a
finalidade que motivou a criao deste documento? Se voc no for capaz de
responder esta pergunta, este documento nem mesmo deveria ter sido criado :P.
Letra a).
18 - FCC - TRF2 2012 No arquivo intermedirio,
a) os documentos aguardam sua destinao final.
b) procede-se avaliao dos documentos.
c) elaboram-se instrumentos de pesquisa.
d) no h restrio de acesso aos documentos.
e) a frequncia de uso dos documentos alta.
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Comentrio: Adoro quando a banca nos d estes presentes :P.


Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes,
intermediriose permanentes.
[...]
2 - Consideram-se documentos intermediriosaqueles que,
no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.

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Os documentos do arquivo permanente esto aguardando o grande dia onde


sabero se iro para o arquivo permanente, ou para a grande fornalha.
Letra a).
19 - FCC - TRE SP 2012 Os documentos da fase permanente demandam a
elaborao de
a) projetos de organizao e mtodos (O&M).
b) planos de destinao.
c) relaes de remessa.
d) instrumentos de pesquisa.
e) fluxogramas de tramitao.
Comentrio: Lembre-se que desejamos que o mximo de pessoas tenha
acesso documentao. Por esta razo, devemos facilitar ao mximo a pesquisa
de pessoas interessadas no contedo destes documentos.
Como faremos isto? Com a elaborao de instrumentos de pesquisa,
consistindo na descrio e localizao dos documentos do acervo. E claro, a sua
correspondente publicao e disponibilizao ao pblico em geral.
Letra d).
20 - FCC - TRE RR 2015 As sucessivas etapas pelas quais passam os
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processos administrativos, antes de sua concluso, constituem o que se


convencionou chamar de
a) fluxograma.
b) notao.
c) protocolo.
d) arquivo intermedirio.

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e) tramitao.
Comentrio: Vamos relembrar da definio do Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica:
Alis, voc sabe mesmo o que significa tramitao?
Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica:
Tramitao: Curso do documento desde a sua produo ou recepo
at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado
movimentao ou trmite.
Curso do documento o caminho que este segue desde seu surgimento at
o assunto que nele era tratado ser resolvido, justamente o que o enunciado
descreveu como sucessivas etapas.
Letra e)
21 - FCC - TRE RR 2015 No arquivo corrente de uma repartio pblica, a
correspondncia recebida ordenada pelo nome do remetente, de acordo com as
regras de alfabetao. Observe a relao de remetentes abaixo.
1. Universidade Federal de Roraima
2. Universidade Estadual de Roraima
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista
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4. Prefeitura Municipal de Caracara


5. Presidncia da Repblica
6. Ministrio de Minas e Energia
7. Prefeitura Municipal de Mucaja
8. Ministrio da Cincia e Tecnologia
9. Ministrio das Cidades
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10. Prefeitura Municipal de Boa Vista


A sequncia alfabtica de tais correspondentes
a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3.
b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2.
c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1.
d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2.
e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.
Comentrio: Pratiquemos alfabetao:
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista
O primeiro item foi fcil. Pois bem, agora vamos organizar os Ministrios:
9. Ministrio das Cidades
8. Ministrio da Cincia e Tecnologia
6. Ministrio de Minas e Energia
Devemos ignorar os artigos e preposies, conforme visto em aula:
5 Regra: Os artigos e preposies, como por exemplo "a", "o", "de", "d",
"da", "do", "e", "um", "uma", no so considerados.
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Feita esta observao, seguimos a ordem alfabtica normal.


Seguindo para as Prefeituras
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista
4. Prefeitura Municipal de Caracara
7. Prefeitura Municipal de Mucaja

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Novamente, ignore os artigos e preposies na hora de organizar


alfabeticamente.
Ainda na letra P temos a Presidncia, logo depois das Prefeituras:
5. Presidncia da Repblica
Por fim, as Universidades:
2. Universidade Estadual de Roraima
1. Universidade Federal de Roraima
Letra e)
22 - FCC - TJAP 2014 Ateno: Para responder questo, considere a
lista das pastas suspensas com os nomes dos remetentes (pessoas fsicas e
jurdicas) da correspondncia recebida por determinada instituio, com a indicao
das cidades de origem:
1. Jos Augusto Pereira Filho - Belm (PA)
2. Antnio de Sousa Passos - Porto Grande (AP)
3. Casas Pereira - Ferreira Gomes (AP)
4. Joaquim Pereira dos Santos Manaus (AM)
5. Escritrio de Contabilidade Porto Seguro - Belm (PA)
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6. Maria Augusta Lima Pereira Laranjal do Jari (AP)


7. Lira & Fernandes Ltda. Laranjal do Jari (AP)
8. Companhia de Eletricidade do Amap - Macap (AP)
Caso fossem ordenadas alfabeticamente pelos nomes dos remetentes, as
pastas obedeceriam sequncia
a) 8, 1, 7, 6, 2, 4, 3, 5.

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b) 2, 3, 8, 1, 7, 6, 4, 5.
c) 3, 8, 5, 6, 7, 2, 1, 4.
d) 1, 7, 6, 8, 3, 5, 4, 2.
e) 7, 2, 1, 6, 8, 4, 3, 5.
Comentrio: A organizao solicitada a voc deve levar em conta o nome
dos remetentes (assim, para esta questo, ignoraremos a cidade de origem e NO
seguiremos as regras do mtodo geogrfico).
Seguiremos as regras de alfabetao.
Comecemos:
3. Casas Pereira - Ferreira Gomes (AP)
8. Companhia de Eletricidade do Amap - Macap (AP)
5. Escritrio de Contabilidade Porto Seguro - Belm (PA)
Somente nomes de pessoas jurdicas aqui. Muito tranquilo, no mesmo?
Mas tudo comea a complicar quando comeamos a falar de pessoas fsicas:
1 Regra: Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e
depois o prenome.
O problema que a questo considerou Lima Pereira um sobrenome
composto (e insuscetvel de separao).
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Assim teramos:
6. Lima Pereira, Maria Augusta Laranjal do Jari (AP)
Outra pessoa jurdica na sequencia (sem necessidade de inverses):
7. Lira & Fernandes Ltda. Laranjal do Jari (AP)
E mais pessoas fsicas:

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2. Passos, Antnio de Sousa - Porto Grande (AP)


E relembremos de outra regra:
6 Regra: os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Jnior,
Neto, Sobrinho e assemelhados) so considerados parte do ltimo sobrenome,
mas so desconsiderados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem
ser levados ao incio do nome, acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.
1. Pereira Filho, Jos Augusto - Belm (PA)
Por fim:
4. Santos, Joaquim Pereira dos Manaus (AM)
Seu professor acredita que caberia recurso por conta do Lima Pereira mas,
em todo caso, a questo nos ajudou a treinar as regras de alfabetao.
Letra c)
23 - FCC - TJAP 2014 O instrumento de controle da passagem de
documentos para o arquivo permanente conhecido como
a) lista de transferncia.
b) registro topogrfico.
c) plano de arquivamento.
d) plano de armazenamento.

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e) relao de recolhimento.
Comentrio: tima oportunidade de consultar o dicionrio brasileiro de
terminologia arquivstica e aprender mais um termo novo:
Relao de Recolhimento: Listagem descritiva do acervo adotada em
arquivos permanentes

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Com esta lista possvel controlar a passagem de documentos para o


arquivo permanente, pois ela apontar todos os documentos que ali esto e que ali
chegaram.
Letra e)
24 - FCC TRT-13 - 2014 lista autorizada de termos, elaborada de acordo
com regras terminolgicas prprias e constituda de descritores e no descritores
ligados entre si por relaes semnticas (hierrquicas, associativas e de
equivalncia), d-se o nome de
a) dicionrio.
b) ndice.
c) vocabulrio controlado.
d) glossrio.
e) tesauro.
Comentrio: O enunciado definiu o tesauro:
Tesauro: Vocabulrio controlado que rene termos derivados da linguagem
natural, normalizados e preferenciais, agrupados por afinidade semntica, com
indicao de relaes de equivalncia, hierrquicas, partitivas, de negao e
funcionais estabelecidas entre eles.
Letra e)

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Questes Propostas S FCC


1 - FCC - TRE SP 2012 Receber, registrar e distribuir documentos,
cuidando de sua tramitao, so atividades rotineiras do setor de
a) embalagens.

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b) compras.
c) transporte.
d) reprografia.
e) protocolo.
2 - FCC - TRT6 2012 Segundo as regras de ordenao alfabtica,
a) Joo da Cunha Faria precede Joo da Cunha.
b) Antnio de Moraes Sobrinho precede Antnio de Morais.
c) Vicenta Corts Alonso precede Helosa Liberalli Bellotto.
d) Camilo Castelo Branco precede Igncio de Loyola Brando.
e) Supremo Tribunal Federal precede Conselho Superior da Justia do
Trabalho
3 - FCC - TRT3 2009 Os mtodos diretos de arquivamento
a) baseiam-se em sistemas numricos.
b) dispensam o uso de instrumentos de localizao.
c) supem a indexao coordenada.
d) s podem ser utilizados em empresas privadas.
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e) dependem de recursos informatizados.


4 - FCC - TRF2 2012 Quando os documentos recebem nmeros
sequenciais medida que do entrada na instituio ou no arquivo, sendo
armazenados de acordo com essa sucesso numrica, seu acesso fica
condicionado existncia de
a) ndice alfabtico remissivo.
b) tabela de equivalncia.
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c) guia-fora.
d) relao de transferncia.
e) relao de recolhimento.
5 - FCC - TRT1 2011 A qualidade pela qual um documento serve gesto
das atividades oramentrias, tributrias e contbeis de uma instituio conhecida
como valor
a) fiscal.
b) legal.
c) jurdico.
d) econmico.
e) administrativo.
6 - FCC - TRT6 2012 Ao discorrer sobre a avaliao, Schellenberg faz
referncia aos documentos que constituem testemunho da existncia e das
atividades do rgo que os acumulou. Os valores inerentes a tais documentos so
por ele chamados de
a) informativos.
b) probatrios.
c) histricos.

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d) legais.
e) polticos.
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a) alienao.
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b) preempo.
c) prescrio.
d) sub-rogao.
e) consignao.
8 - FCC - TRE SP 2012 No processo de avaliao de documentos de
arquivo, constitui instrumento de destinao
a) a tabela de temporalidade.
b) o termo de eliminao.
c) o quadro de arranjo.
d) a lista de descarte.
e) o guia de fontes.
9 - FCC - TRT3 2009 Na tabela de temporalidade, a permanncia dos
documentos no arquivo corrente e no arquivo intermedirio conhecida como
a) relao de recolhimento.
b) prazo de reteno.
c) termo de encerramento.
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d) plano de arquivamento.
e) plano de destinao.
10 - FCC - TRF2 2012 O mais completo instrumento de destinao de
documentos de arquivo
a) a tabela de equivalncia.
b) o inventrio topogrfico.
c) o edital de eliminao.
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d) o diagnstico do acervo.
e) a tabela de temporalidade.
11 - FCC - TRF2 2012 O instrumento de pesquisa que oferece a viso mais
genrica e sucinta de uma instituio arquivstica e de seu acervo o
a) catlogo.
b) guia.
c) inventrio.
d) catlogo seletivo.
e) tesauro.
12 - FCC - TRT1 2011 Transferncia e recolhimento so termos que
designam, respectivamente, a passagem de documentos para o arquivo:
a) intermedirio e o arquivo permanente.
b) central e o arquivo intermedirio.
c) corrente e o arquivo intermedirio.
d) permanente e o arquivo central.
e) corrente e o arquivo central.
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13 - FCC - TRT1 2011 Dentre as atividades que antecedem imediatamente


o arranjo de um fundo que acaba de ingressar no arquivo permanente, Helosa
Bellotto destaca
a) o levantamento da evoluo institucional da entidade produtora dos
documentos.
b) a reunio das comisses de avaliao, para estabelecer a temporalidade
dos documentos.
c) a indexao do contedo dos seus documentos mais antigos.
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d) a digitalizao dos documentos em pior estado de conservao,


garantindo seu acesso.
e) a microfilmagem de suas principais sries documentais, para fins de
preservao.
14 - FCC - TRE TO - 2011 De acordo com o chamado ciclo vital dos arquivos,
na fase permanente que os documentos so
a) conservados em depsitos de armazenamento temporrio.
b) descritos em instrumentos de pesquisa.
c) protocolados e submetidos a despacho.
d) avaliados e registrados em planos de destinao.
e) vedados ao acesso dos rgos produtores.
15 - FCC - TRE 2011 Em seu ciclo vital, os arquivos passam por fases
sucessivas a que se convencionou chamar de corrente, intermediria e permanente.
O ingresso de documentos nesta ltima etapa conhecido como
a) recolhimento.
b) encaminhamento.
c) passagem.
d) remessa.

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e) transferncia.
16 - FCC - TRT8 2010 O ciclo vital dos documentos corresponde a uma
sucesso de fases, cuja durao depende, basicamente, de
a) sua vigncia.
b) seu estado de conservao.
c) seu gnero.
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d) sua gnese.
e) sua tipologia.
17 - FCC - TRT8 2010 Na determinao do valor primrio de um
documento, predominam
a) as razes de criao e uso.
b) os princpios de provenincia e organicidade.
c) o tipo e o formato.
d) a autoria e a destinao.
e) a classificao e a temporalidade.
18 - FCC - TRF2 2012 No arquivo intermedirio,
a) os documentos aguardam sua destinao final.
b) procede-se avaliao dos documentos.
c) elaboram-se instrumentos de pesquisa.
d) no h restrio de acesso aos documentos.
e) a frequncia de uso dos documentos alta.
19 - FCC - TRE SP 2012 Os documentos da fase permanente demandam a
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elaborao de
a) projetos de organizao e mtodos (O&M).
b) planos de destinao.
c) relaes de remessa.
d) instrumentos de pesquisa.
e) fluxogramas de tramitao.

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20 - FCC - TRE RR 2015 As sucessivas etapas pelas quais passam os


processos administrativos, antes de sua concluso, constituem o que se
convencionou chamar de
a) fluxograma.
b) notao.
c) protocolo.
d) arquivo intermedirio.
e) tramitao.
21 - FCC - TRE RR 2015 No arquivo corrente de uma repartio pblica, a
correspondncia recebida ordenada pelo nome do remetente, de acordo com as
regras de alfabetao. Observe a relao de remetentes abaixo.
1. Universidade Federal de Roraima
2. Universidade Estadual de Roraima
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista
4. Prefeitura Municipal de Caracara
5. Presidncia da Repblica
6. Ministrio de Minas e Energia
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7. Prefeitura Municipal de Mucaja


8. Ministrio da Cincia e Tecnologia
9. Ministrio das Cidades
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista
A sequncia alfabtica de tais correspondentes
a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3.
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b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2.
c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1.
d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2.
e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.
22 - FCC - TJAP 2014 Ateno: Para responder questo, considere a
lista das pastas suspensas com os nomes dos remetentes (pessoas fsicas e
jurdicas) da correspondncia recebida por determinada instituio, com a indicao
das cidades de origem:
1. Jos Augusto Pereira Filho - Belm (PA)
2. Antnio de Sousa Passos - Porto Grande (AP)
3. Casas Pereira - Ferreira Gomes (AP)
4. Joaquim Pereira dos Santos Manaus (AM)
5. Escritrio de Contabilidade Porto Seguro - Belm (PA)
6. Maria Augusta Lima Pereira Laranjal do Jari (AP)
7. Lira & Fernandes Ltda. Laranjal do Jari (AP)
8. Companhia de Eletricidade do Amap - Macap (AP)
Caso fossem ordenadas alfabeticamente pelos nomes dos remetentes, as
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pastas obedeceriam sequncia


a) 8, 1, 7, 6, 2, 4, 3, 5.
b) 2, 3, 8, 1, 7, 6, 4, 5.
c) 3, 8, 5, 6, 7, 2, 1, 4.
d) 1, 7, 6, 8, 3, 5, 4, 2.
e) 7, 2, 1, 6, 8, 4, 3, 5.
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23 - FCC - TJAP 2014 O instrumento de controle da passagem de


documentos para o arquivo permanente conhecido como
a) lista de transferncia.
b) registro topogrfico.
c) plano de arquivamento.
d) plano de armazenamento.
e) relao de recolhimento.
24 - FCC TRT-13 - 2014 lista autorizada de termos, elaborada de acordo
com regras terminolgicas prprias e constituda de descritores e no descritores
ligados entre si por relaes semnticas (hierrquicas, associativas e de
equivalncia), d-se o nome de
a) dicionrio.
b) ndice.
c) vocabulrio controlado.
d) glossrio.
e) tesauro.

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Gabarito:
1
2
3
4
5

E
B
B
A
A

6
7
8
9
10

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B
C
A
B
E

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B
A
A
B
A

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C
E
E

Questes Comentadas
Especialmente hoje, sugiro que leia os comentrios, mesmo que tenha o
hbito de fazer s as questes. Inclu trechos de teoria mesclados com as questes
o que, acredito eu, far com que voc perceba como o tema tratado pela banca.
Mas o Senhor dos seus estudos voc, querendo pular, fique a vontade .
01. CESPE MPU - 2010 Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento de documentos.
Comentrio: Basta conhecer a literalidade do art. 3 da lei 8.159/91:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.

Item Certo.
02. CESPE SEGERES -2011O conjunto de operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento em fase corrente e
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intermediria conhecido por gesto de documentos.


Comentrio: Mais uma vez, a banca exigiu apenas a literalidade do art. 3. E
eu acabei de colar o artigo a em cima .
Item Certo
03. CESPE TRE BA 2011 A gesto de documentos visa ao tratamento do
documento desde o momento de sua criao ou recepo em um servio de

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protocolo at a sua destinao final, que pode ser a eliminao ou a guarda


permanente.
Comentrio: E tome artigo 3 .
A gesto de documentos vai desde o momento de sua criao (produo) ou
recepo at sua destinao final (passando antes pela utilizao do documento),
que pode ser a sua eliminao ou o recolhimento para guarda permanente.
A trade mgica

Item Certo
04. CESPE ANEEL 2010A gesto de documentos surgiu com o objetivo
de resolver os problemas de preservao dos documentos de valor primrio dos
arquivos permanentes das organizaes publicas e privadas.
Comentrio: A gesto de documentos possui vrios objetivos, dentre os
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quais podemos citar: organizar a produo, administrao, gerenciamento,


manuteno e destinao dos documentos; assegurar o acesso informao;
formalizar a eliminao de documentos que tenham cumprido sua destinao;
Todos estes so excelentes exemplos dos objetivos da gesto de
documentos, que voc pode memorizar com carinho.

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Entretanto, o erro da questo est no fato de que os arquivos permanentes


no possuem valor primrio, mas sim valor secundrio (informativo, probatrio
ou histrico).
Item Errado
05. CESPE ANEEL- As aes da gesto de documentos devem ser
voltadas prioritariamente para a preservao da memria institucional, privilegiando
as atividades no arquivo permanente.
Comentrio: Ns j falamos em aula que a gesto de documentos um
conceito utilizado somente quando falamos de arquivos correntes e intermedirios
(vide redao do artigo 3 da Lei 8.159). imprprio falar em gesto de documentos
no arquivo permanente.
A preservao da memria institucional um dos motivos da existncia dos
arquivos permanentes: mostrar como funcionava a instituio na qual aqueles
documentos estavam inseridos.
Mas a gesto de documentos est preocupada com algo muito mais prtico:
resolver o assunto tratado no documento criado ou recebido em perseguio dos
objetivos institucionais da entidade.
Item Errado
06. CESPE MS (Ministrio da Sade) 2008 O curso do documento
desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa
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conhecido como termo de recolhimento.


Comentrio: O curso do documento at o cumprimento de sua funo
administrativa constitui a fase em que o documento ainda possui seu valor primrio.
Isto se d nas fases corrente ou intermediria, dependendo do documento.
O recolhimento a passagem de um documento para o arquivo permanente,
onde o documento no possui mais funo administrativa. Sendo assim, a assertiva
est errada.
Item Errado
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07. CESPE ANATEL - 2012 - Os documentos de valor permanente,


consoante legislao, no devem ser eliminados ou alienados.
Comentrio: Item correto. Os documentos permanentes nunca podem ser
eliminados, nem alienados (vendidos). o que nos diz o art. 10 da lei art. 8.159/91:
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so
inalienveis e imprescritveis.
Lembre-se que os documentos permanentes possuem valor histrico, no
sendo mais propriedade (tecnicamente, no esto mais sob a custdia) da
instituio de origem, constituindo patrimnio histrico da nao.
Item Certo
08. CESPE IBRAM DF - 2009 - A eliminao de documentos permanentes
produzidos por instituies publicas e de carter publico somente possvel
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica correspondente esfera de
competncia do rgo.
Comentrio: A eliminao de documentos produzidos por instituies
pblicas somente possvel mediante autorizao da autoridade arquivstica.
o que diz o art. 9 da lei 8.159/1991:
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por
instituies pblicas e de carter pblico ser realizada
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na
sua especfica esfera de competncia.
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No entanto, o erro da questo est em falar da eliminao de documentos


permanentes. Conforme vimos na aula, os arquivos permanentes no podem ser
eliminados, NUNCA!!!
Item Errado
09. CESPE ANATEL - 2012 - O ciclo de vida dos documentos definido
pela frequncia e pelo tipo de utilizao dos documentos.
Comentrio: O ciclo de vida dos documentos no definido pelo tempo que
o documento existe, mas sim pela frequncia e pelo tipo de utilizao dele.
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Diga-se de passagem, no h diferenas significativas entre um documento


corrente e um intermedirio alm da frequncia com que so consultados. Por esta
razo, o arquivo intermedirio considerado por muitos doutrinadores como
extenso do arquivo corrente.
E para quem gosta de legislao:
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes,
intermedirios e permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas
frequentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que,
no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes
de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.

Item Certo.
10. CESPE ANATEL - 2012- A fase corrente definida de acordo com os
valores histricos dos documentos.
Comentrio: Espero que entenda porque fui to chato ao longo da aula,
repetindo cinco ou seis vezes a mesma coisa. O CESPE no criativa neste
assunto, cobrando sempre, sempre e sempre a mesma coisa .
O valor histrico dos documentos tambm definido como valor
secundrio. Conforme vimos, na fase corrente, o documento possui apenas valor
primrio.
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O valor secundrio (no caso da assertiva, valor histrico) surge apenas na


fase permanente, e mesmo assim, apenas em alguns documentos especficos.
Item Errado
11. CESPE CORREIOS - 2011 - O recolhimento de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de
destinao.

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Comentrio: A sentena est errada, pois a passagem de documentos dos


arquivos correntes ao arquivo intermedirio denominada transferncia.
Recolhimento a passagem para o arquivo permanente.
Item Errado
12. CESPE ABIN 2010- A transferncia ao de conduo dos
documentos ao arquivo permanente.
Comentrio: O recolhimento a passagem dos documentos ao arquivo
permanente, independente da fase em que se encontrem.
Um documento do arquivo corrente recolhido ao arquivo permanente;
Um

documento

do

arquivo

intermedirio

recolhido

ao

arquivo

permanente.
Item Errado.
13. CESPE DETRAN - 2006- De modo geral, podem ser eliminados os
documentos que comprovem o modo de organizao e funcionamento da instituio
ao longo de sua existncia.
Comentrio: A coisa j est comeando a ficar mais elegante. Ao invs da
maante afirmativa falsa: os documentos do arquivo permanente podem ser
eliminados, o CESPE se esmerou em fazer algo mais legal aqui ;
Documentos que comprovem o modo de organizao e funcionamento
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da instituio ao longo de sua existncia so documentos que possuem valor


secundrio, e assim sendo, so os nossos bons e velhos documentos
permanentes.
E agora voltamos regra bsica: documentos do arquivo permanente NO
podem ser destrudos.
Item Errado

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14. CESPE INSS - 2008 - No que se refere ao documento, valor mediato


corresponde a valor primrio ou administrativo.
Comentrio: O valor primrio tambm chamado de valor imediato,
funcional ou administrativo.
A palavra imediato diz respeito quilo que est mais prximo. E os
documentos correntes esto l para atender a uma finalidade imediata da
instituio: seja l aquilo que a instituio faa
Item Errado
15. CESPE ANEEL2010- Os documentos que formam os arquivos
correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de
trabalho de uma organizao e so caracterizados pela possibilidade de terem valor
administrativo, tcnico ou legal.
Comentrio: Os arquivos correntes so aqueles de uso frequente. Portanto,
tm que ser aqueles encontrados em todas as unidades (pois toda unidade tem
alguma coisa para fazer, e os documentos foram criados justamente para auxiliar
nesta busca pelos objetivos institucionais). E eles so capazes de auxiliar a
instituio pelo simples fato de que possuem valor administrativo, tcnico ou legal.
Quem busca um documento do arquivo corrente quer resolver um problema do
mundo real, relacionado s atividades da instituio.
Item Certo
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16. CESPE ANTAQ - 2009 O recolhimento a passagem dos documentos


dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios e tem como objetivo
racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localizao dos documentos,
liberando espaos e economizando recursos materiais.
Comentrio: A assertiva estaria correta, no fosse um detalhe: o
recolhimento a passagem dos arquivos (correntes ou intermedirios) para o
arquivo permanente.

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Adoro repetir o quadro, pois sempre cai alguma questo a respeito do


assunto:

Item Errado
17. CESPE ABIN - 2010 - A fase de avaliao e destinao de documentos
constitui parte do programa de gesto documental e composta pelas atividades de
criao de formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do
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acesso documentao.
Comentrio: Nem sei por onde comear, esta questo quase no tem nada
certo . Mas, ao invs de simplesmente utilizar os conceitos de Utilizao e
Destinao, vou ensin-lo agora a pescar .
Acompanhe:
A criao de formulrios etapa anterior elaborao do plano arquivstico,
fase esta que permitir que se chegue a uma concluso de como o arquivo ser
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estruturado e organizado. O mesmo vale para a seleo de materiais e


equipamentos. Tudo isso deve ser pensado muito antes de o arquivo comear a ser
formado.
Sem que isso tenha acontecido antes, no h o que se falar em gesto de
documentos. E eu provo para voc:
Segundo a Lei 8.159/1991, em seu artigo 3, a gesto de documentos
conceituada como o "conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento".
Ora, os procedimentos no podem ser fixados sem que antes haja um
arquivo, e estamos um pouco antes desta fase quando falamos de seleo de
materiais e elaborao de questionrios.
Mas caso voc no tenha se convencido apenas com este raciocnio, aqui vai
mais um pouco de teoria:
A avaliao dos documentos feita atravs de anlise e seleo dos
documentos,

que

posteriormente,

permitir

formao

da

tabela

de

temporalidade.
A destinao permitir o encaminhamento subsequente do documento, ora
para o arquivo intermedirio, ora para o arquivo permanente, ora para a eliminao.
Por tudo isto, esta questo s est certa at a palavra "gesto documental".
Depois, pode jogar fora.
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Item Errado
18. CESPE AGU - 2010 A fase da gesto de documentos que inclui as
atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediaria denominada fase de utilizao de
documentos.
Comentrio: Item perfeito. Todas as atividades acima elencadas fazem parte
da fase de utilizao de documentos.

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Item Certo
19. CESPE STM2011- Na fase de produo, o arquivista pode, entre
outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios, copias ou
vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e participar da
seleo de recursos humanos para rea arquivstica.
Comentrio: Na fase de produo, no esto apenas aqueles atos que criam
documentos, mas tambm aqueles viabilizam a criao dos documentos. Assim, a
sugesto de criao e a seleo de recursos humanos, entre outras atividades,
tambm podem ser enquadradas na fase de produo.
A propsito, este trecho da questo costuma causar polmica entre os alunos
do curso:
[...] sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios, copias ou vias
desnecessrias [...]
A banca no percebeu, mas afirmou que o arquivista pode sugerir a criao
de modelos, formulrios, cpias ou vias desnecessrias. No isto, no entanto,
que a assertiva pretendeu afirmar (tanto que os recursos desta questo no
foram aceitos). O problema aqui gramatical, to somente .
Item Certo
20. CESPE CORREIOS - 2011 - A fase de utilizao e manuteno dos
documentos de um programa de gesto de documentos inclui uma das atividades
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mais complexas dessa gesto: a avaliao.


Comentrio: Realmente, a avaliao uma das atividades mais complexas
da gesto documental. No entanto, ela se encontra na fase de destinao, e no
na fase de utilizao (diga-se de passagem, no existe a fase de manuteno).
Item Errado
21. CESPE TER BA2010 A fase de destinao de documentos, em um
programa de gesto de documentos, mais complexa que as fases anteriores, por

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envolver a avaliao de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo


ou o descarte.
Comentrio: Conforme vimos na questo, a fase de Destinao realmente
tida como a mais complexa pela doutrina. Isto ocorre porque envolve a avaliao de
documentos e a subjacente deciso de descart-los ou encaminh-los para o
arquivo permanente, o que, por sua vez, demanda um ser humano pensante.
Item Certo
22. CESPE MPU - 2010 A produo, uma das fases bsicas da gesto de
documentos,

engloba

as

seguintes

atividades

de

protocolo:

recebimento,

classificao, registro, distribuio e tramitao dos documentos.


Comentrio: As atividades descritas acima fazem parte da fase de Utilizao
(mais precisamente no que diz respeito tramitao dos documentos) e no da fase
de produo da gesto documental.
Item Errado
23. CESPE MPU - 2010 A anlise e a avaliao dos documentos para o
estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinao.
Comentrio: Viu como tranquilo? A maior parte das questes exige
conhecimentos puramente conceituais.
Conforme visto no estudo das fases da gesto documental.
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Olha l de novo:

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Alis, justamente a anlise e a avaliao que fazem com que a fase de


Destinao seja a mais complexa das 03 fases. E a anlise professor? Ora, como
que voc vai avaliar alguma coisa, se no analisar do que se trata. A anlise est
embutida na avaliao do documento.
Item Certo
24. CESPE MPU- 2010 Na fase de produo de documentos, o arquivista
deve evitar a duplicao e a emisso de vias desnecessrias, alm de poder sugerir
a criao ou extino de modelos e formulrios.
Comentrio: O item praticamente a reproduo do item da nossa aula
referente fase da produo, sendo baseado, descaradamente, no livro Arquivo:
Teoria e Prtica de Marilena Paes. E no, no propaganda, fato.
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Embora parea pouco, o arquivista pode colaborar tambm na fase de


produo do documento e este comportamento deve ser incentivado. Afinal de
contas, ele prprio quem ter de lidar com os formulrios desnecessrios quando
chegarmos fase de Utilizao . Melhor resolver isto o quanto antes.
Item Certo

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25. CESPE ABIN- 2010 - O instrumento que indica os prazos de guarda e a


destinao final dos documentos, resultado direto do processo de avaliao,
denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da atividade-meio.
Comentrio: Questo puramente conceitual. O enunciado define a Tabela e
Temporalidade, na qual teremos as informaes gerais sobre como tratar cada um
dos documentos do nosso arquivo, incluindo os prazos de guarda e a destinao
final dos documentos, conforme consta no enunciado.
O cdigo de classificao de documentos, conforme definido pelo Arquivo
Nacional, "um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e
qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de
suas funes e atividades"
Observe que, pela prpria definio, o objetivo do cdigo de classificao de
documentos classificar os documentos produzidos ou recebidos pela instituio, e
no fixar prazos ou procedimentos para sua guarda ou destruio.
Porm, a partir do cdigo de classificao (que permite a correta
identificao da infinidade de documentos que passam pela instituio) que
conseguiremos utilizar adequadamente a tabela de temporalidade.
Item Errado.
26. CESPE ABIN - 2010 So atividades caractersticas do arquivo
permanente: arranjo, descrio, publicao, conservao e referncia.
14094303758

Comentrio: Visto em aula, agorinha pouco caro aluno. Olha um resumo


bem rpido:
-Arranjo: Ordenao dos documentos seguindo critrios, especialmente o
de respeito aos fundos.
- Descrio e Publicao: Atividade afeta tarefa de relacionar os
documentos do arquivo, e dar conhecimento ao pblico sobre o contedo do acervo
(lembre-se da finalidade informativa, probatria e histrica dos documentos deste
arquivo);
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- Conservao: lembre-se que falamos de documentos j com vrios anos


de existncia, e assim, so necessrias medidas de proteo aos mesmos,
principalmente no que se refere ao seu local de guarda, protegendo-os da
exposio de agentes qumicos, fsicos e biolgicos;
- Referncia: Fixar polticas de acesso e utilizao dos documentos.
Item Certo
27. CESPE ABIN - 2010 Os documentos com valor histrico devem ser
recolhidos aos arquivos intermedirios, onde devem permanecer at a sua
eliminao.
Comentrio: Os documentos de valor histrico devem ser recolhidos ao
arquivo permanente, se e quando apresentarem valor histrico que justifique
sua guarda permanente e no sua eliminao.
Os documentos do arquivo permanente so aqueles que perderam seu valor
administrativo (valor primrio), mas que ainda possuem valor probatrio, informativo
ou histrico, justificando sua preservao como mostra da histria da instituio que
o produziu ou recebeu.
O arquivo intermedirio se dedica conservao de documentos que
ainda possuem valor primrio (administrativo, legal ou fiscal), mas que deixaram
de ser consultados frequentemente pela instituio, no mais justificando sua
guarda em um local prximo daquela.
14094303758

Por fim, nunca, em hiptese alguma (e estou ciente do peso destas palavras
para concurseiros) os documentos que cheguem ao arquivo permanente podero
ser destrudos, j que o valor histrico jamais se perder.
Item Errado.
CESPE ANATEL- 2010 Os documentos chegam, em determinado rgo
pblico instalado em Braslia, de forma variada. Uns so registrados e, em seguida,
enviados ao destinatrio, outros entram sem nenhum tipo de anotao. Alm disso,
h aqueles que, atualmente, entram no rgo por meio das tecnologias da
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informao (fax, correio eletrnico). Cada setor de trabalho organiza seus


documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientao e, depois,
por falta de espao fsico ou devido ao final do ano civil, esses documentos so
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situao hipottica acima, julgue o item subsequente, acerca
das tcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no mbito do
setor pblico.
28. CESPE ANATEL - 2010 Os documentos que entram no rgo pblico
descrito na situao hipottica em questo e que vo para os setores destinatrios
iro formar os arquivos correntes dessas unidades.
Comentrio: Questo interessante e ainda til, pois trabalha com os
conceitos vistos em aula, no caso, de Arquivos Correntes, que so nossos queridos
documentos consultados com frequncia.
Interessante, pois nos permite pensar um pouco. Exercitemos o raciocnio.
Os documentos descritos no enunciado acabaram de ingressar na instituio
(mesmo que em condies precrias de organizao). Desta forma, esto
fresquinhos, prontos para ser trabalhados. Eles, necessariamente, devem compor o
arquivo corrente da unidade.
Como sei disso? Se tais documentos no tivessem qualquer valor primrio
(administrativo), simplesmente no seriam encaminhados ao setor destinatrio, ou
nem mesmo recebidos pelo protocolo do rgo.
14094303758

Se o foram, porque possuem valor administrativo. Pois bem, se possuem


valor administrativo, e acabaram de chegar, bvio que ainda no tiveram seu valor
administrativo exaurido, porque, simplesmente, ningum teve tempo de l-los ainda
(acabaram de chegar).
Item Certo.
29.CESPE ANATEL - 2010 Os documentos produzidos e (ou) recebidos
por uma unidade ou setor de trabalho de um rgo pblico que deixaram de ser

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frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados, devero ser
transferidos ao arquivo intermedirio.
Comentrio: Mtiiiicooo!!! Definio pronta, perfeita e acabada de Arquivo
Intermedirio e de sua funo. Queria poder comentar, mas seria apenas para
repetir o que est escrito a em cima.
Item Certo
30.CESPE ANATEL 2010 Os arquivos correntes e as atividades de
controle, como o protocolo, podem ser centralizados ou descentralizados.
Comentrio: Preste bem ateno agora. No tratei de centralizao e
descentralizao de arquivos correntes e protocolos na aula porque esta questo
a oportunidade perfeita para fazer isso. E por qu?
Pois permitir que eu explique o significado do termo tanto quando falamos
de Arquivos Correntes como quando falamos de Protocolo, ao mesmo tempo,
evitando confuso na sua cabea .
O sistema centralizado de arquivos correntes no envolve apenas juntar toda
a documentao em um nico local (centralizado), mas fazer com que todas as
atividades de controle (Recebimento, Registro, Autuao, Classificao,
Expedio, Distribuio, Controle, e Movimentao) dos documentos de uso
corrente passe por um nico rgo. Pense em uma repartio pblica localizada em
um prdio de 40 andares, com um setor por andar.
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Caso desejemos protocolizar um documento perante um desses setores, se a


dita repartio adotar um sistema centralizado, haver um nico setor responsvel
por receber toda e qualquer documentao endereada a qualquer um dos setores,
e este nosso "protocolo" que efetuar todos os procedimentos de recepo e
encaminhamento da documentao.
Um sistema descentralizado, por sua vez, pode referir-se tanto s atividades
de controle dos documentos, como aos prprios arquivos. Marilena cita dois critrios
de descentralizao de arquivos correntes:

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- Centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao


dos arquivos: o rgo de recepo de documentos ser um s, mas os arquivos
correntes sero mantidos, cada qual, pelo setor responsvel por estes.
- Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos:
neste caso, teremos vrios rgos responsveis pela recepo dos documentos,
alm de os prprios arquivos no se encontrarem "unificados".
Item Certo
31. CESPE - ANAC - 2012 - Tcnico As rotinas de protocolo compreendem
o recebimento do documento, o registro do documento no sistema e a distribuio
do documento ao(s) destinatrio(s), no sendo estendidas essas rotinas aos
documentos de carter particular.
Comentrio: Protocolo o conjunto de operaes visando ao controle
dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar sua
imediata localizao e recuperao, garantindo assim, o acesso informao.
O Protocolo (enquanto conjunto de operaes de controle) realiza as
seguintes atividades:
- Recebimento
- Registro
- Autuao
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- Classificao
- Expedio/Distribuio
- Controle/Movimentao

Recebimento: o procedimento inicial. Aqui o encarregado no setor de


protocolo vai receber os documentos que entram na instituio, ou aqueles que
tiverem sido produzidos na prpria instituio, para que sejam formalizados.
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S que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa
ser classificado, ele precisa ser lido (afinal, como que voc vai saber do que se
trata se no ler o dito documento?). Desta forma, envelopes lacrados com um baita
carimbo escrito SIGILOSO no sero abertos (no para voc saber o que tem
neles), e desta forma, no sero classificados e nem mesmo precisaro passar pela
etapa de autuao, sendo apenas recebidos, registrados e encaminhados.
A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Da mesma
forma, ningum na instituio quer saber o que est escrito na fatura do banco que
chegou pelo correio para o Joozinho das Flores, e menos ainda as informaes ali
constantes devem ser registradas. Ele ser simplesmente recebido e encaminhado
ao interessado.
Com isso, voc j consegue deduzir que os documentos sigilosos e
particulares no passam por todas as etapas do protocolo, limitando-se etapa de
Recebimento, ou Recebimento e Registro, conforme o caso.

14094303758

Item Certo
32. CESPE -ANAC 2012 De acordo com a tabela de temporalidade, os
documentos de arquivo podem ser eliminados nas fases arquivsticas corrente,
intermediria ou permanente.
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Comentrio: Outro presente da banca. Mas vamos aproveitar a oportunidade


para ver dois tpicos ao mesmo tempo.
Prazos de Guarda

Destinao
Final
Intermediria

Cdigo

Assunto

002.

Projetos de
Trabalho

5 anos

10 anos

Guarda
Permanente

020.1

Legislao de
Pessoal

Enquanto
vigorar

Guarda
Permanente

020.2

Sindicatos

5 anos

5 anos

Guarda
Permanente

022.1

Cursos
Internos

5 anos

Guarda
Permanente

023.1

Admisso

5 anos

45 anos

Eliminao

024.1

Folha de
Pagamento

5 anos

95 anos

Eliminao

Microfilmar

024.2

Escala de
Frias

7 anos

Eliminao

026.1

Aposentadoria

5 anos

95 anos

Eliminao

Microfilmar

027.1

Folha de
Ponto

5 anos

47 anos

Eliminao

Microfilmar

Corrente

Observaes

Esta tabela existe para dizer a voc que os documentos no precisam passar
por todas as fases do ciclo vital. Veja a escala de frias: ela fica guardada durante
7 anos no arquivo corrente, e depois eliminada, sem passar por outras fases.
Mas o que realmente importante saber aqui o seguinte: Por fim, nunca,
14094303758

em hiptese alguma (e estou ciente do peso destas palavras para concurseiros) os


documentos que cheguem ao arquivo permanente podero ser destrudos, j que o
valor histrico jamais se perder.
O artigo 10, por fim, a prova de tudo que j falei a voc:
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes,
intermedirios e permanentes.
[...]

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3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos


de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
[...]
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e
imprescritveis.

Imprescritvel meu caro, algo insuscetvel de perda de valor legal com o


mero decurso do tempo (vamos nos poupar do meu semestre na faculdade
estudando isso , apenas acredite!).
Item Errado.
33. CESPE ANAC 2012 Ano a unidade de tempo utilizada na tabela de
temporalidade para estabelecer o perodo de guarda dos documentos no arquivo
intermedirio.
Comentrio: Outro motivo para termos pego aquela tabela de exemplo: a
unidade de medida de tempo utilizada na Tabela de Temporalidade o ano. Mais
uma daquelas convenes. Entretanto, no se preocupe tanto com isso: fcil de
memorizar e dificilmente vai ser cobrado em outra prova to cedo.
Item Certo.
34.CESPE - ANATEL 2012 O ciclo de vida dos documentos definido pela
frequncia e pelo tipo de utilizao dos documentos.
Comentrio: Basilar meu caro Watson! A classificao baseada no ciclo de
vida dos documentos toda construda sobre o critrio de frequncia de consulta ao
14094303758

documento para o caso de distino entre os documentos correntes e


intermedirios, ou pelo tipo de utilizao, para distinguir aqueles dos documentos
permanentes. E isso vem da Lei!!!
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes,
intermedirios e permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso
ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de
consultas frequentes.

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2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que,


no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes
de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos
de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.

Item Certo
35.CESPE - ANATEL - 2012 Acerca de gesto de documentos, julgue os
itens a seguir.
A aquisio de documentos envolve a transferncia dos documentos aos
arquivos intermedirios e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
Comentrio: Olha l de novo:

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Desde os tempos do Colegial, o Microsoft Paint foi meu companheiro


inseparvel de elaborao de diagramas. Entretanto, o que o programa tem de
flexibilidade, perde em beleza, e assim o sendo, s posso pedir desculpas .
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O que o nosso esquema nos ensina? Preste ateno aos prximos itens.
Inicialmente, note que chamamos de transferncia a passagem de um
documento do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. Se um documento
no ser mais frequentemente consultado, mas precisa ser armazenado por
questes legais, ele ser TRANSFERIDO para a fase intermediria.
Por outro lado, recolhimento a passagem do documento para o arquivo
permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava
anteriormente).
Note que as setas que conduzem fase permanente so duas. Uma delas
parte diretamente da fase intermediria, demonstrando que tal documento precisou
ser armazenado durante certo tempo por questes legais, e que, ao perder seu
valor administrativo, adquiriu valor histrico, merecendo o RECOLHIMENTO ao
arquivo permanente.
Item Certo
36.CESPE - ANATEL - 2012 Por meio da tabela de temporalidade,
determina-se a destinao final dos documentos de arquivo: a eliminao ou a
guarda permanente dos documentos acumulados pelas atividades meio e fim das
instituies.
Comentrio: Perfeito. Vamos ver nossa Tabela de Temporalidade Hipottica:
Prazos de Guarda

Destinao
Final
Intermediria

Cdigo

Assunto

002.

Projetos de
Trabalho

5 anos

10 anos

Guarda
Permanente

020.1

Legislao de
Pessoal

Enquanto
vigorar

Guarda
Permanente

020.2

Sindicatos

5 anos

5 anos

Guarda
Permanente

022.1

Cursos
Internos

5 anos

Guarda
Permanente

023.1

Admisso

5 anos

45 anos

Eliminao

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Corrente

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Observaes

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024.1

Folha de
Pagamento

5 anos

95 anos

Eliminao

Microfilmar

024.2

Escala de
Frias

7 anos

Eliminao

026.1

Aposentadoria

5 anos

95 anos

Eliminao

Microfilmar

027.1

Folha de
Ponto

5 anos

47 anos

Eliminao

Microfilmar

Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

Destinao Final guarda permanente ou eliminao. No tem meio termo.


Ou vira fogueira, ou ser guardado para sempre.
A vai outro esquema grfico e multicolorido:

A partir da avaliao, h dois caminhos possveis: a eliminao do


documento ou o seu recolhimento ao arquivo permanente.
E por fim, veja como a doutrina enxerga esses passos:
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Item Certo
37. CESPE - ANATEL - 2012 De acordo com legislao, os documentos
permanentes das agncias reguladoras devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
Comentrio: Antes de adentrarmos as disposies finais da lei, temos os
artigos 18, 19 e 20 da Lei 8159:
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de
arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo
Nacional poder criar unidades regionais.

No precisa falar mais nada n . Pera, precisa: a ANATEL uma agncia


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vinculada ao Executivo Federal.


Ns entraremos nos detalhes da Lei 8.159/1991 na aula de Legislao
Arquivstica. Mas voc j fica com uma prvia do que vir!
Item Certo
38. CESPE - IBAMA - 2012O documento de arquivo em papel,
independentemente de sua destinao final, deve ser higienizado e restaurado.

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Comentrio: Os documentos do arquivo existem para atender a uma


finalidade administrativa. O que vou ensinar a voc agora o que acontece depois
que essa finalidade acaba.
Tenha em mente: um documento de arquivo ou ser destrudo ao final de sua
vida administrativa, ou jamais ser destrudo. No existe meio termo: ou o
documento morre, ou se torna imortal. E essa concluso alcanada lendo-se a
parte final do artigo 3 da Lei 8159/1991:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.

Assim, note que o destino final do documento ser a eliminao ou o


recolhimento ao arquivo permanente.
Por enquanto, memorize: o documento pode possuir 02 destinaes
distintas: a eliminao ou o recolhimento para guarda permanente. Ou seja, o
documento, aps a avaliao no ser necessariamente eliminado, nem
necessariamente recolhido para a guarda permanente. Ela ter somente 01 das
duas destinaes: ou uma; ou outra.
E tome esquema:

14094303758

A partir da avaliao, h dois caminhos possveis: a eliminao do


documento ou o seu recolhimento ao arquivo permanente.

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Ok, agora reflita: faz sentido gastar uma pequena fortuna para recuperar um
documento desgastado pelo tempo, e aps a concluso do procedimento, jogar o
documento na Grande Fornalha? No n meu filho, nem o Servio Pblico anterior
Emenda Constitucional 19, a qual adicionou o princpio da eficincia Constituio
Federal conseguiria ser to ineficiente assim
Item Errado
39. CESPE - IBAMA - 2012 Os arquivos de uma organizao pblica podem
ser constitudos de documentos originrios das atividades meio e fim e produzidos
em variados suportes documentais, inclusive o digital.
Comentrio: impressionante quanta coisa a gente aprende to somente
lendo as leis. Tudo que existe no pas fruto de sua ao (ou pelo menos a viso
de um bacharel em Direito e advogado impedido de advogar que tambm d aulas
de Arquivologia). Veja a Lei 8159/1991:
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
Melhor no d para ficar! Qualquer suporte, qualquer natureza, desde que
produzido em decorrncia do exerccio de atividades especficas (do rgo pblico),
faz com que um objeto possa ser chamado de documento .
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Item Certo
40. CESPE - ANCINE - 2012 Julgue os itens que se seguem, relativos
gesto de documentos.
A expedio de documentos uma atividade exercida exclusivamente pelo
protocolo.

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Comentrio: Questo traioeira meu caro. S entendi o porqu de esta


alternativa estar correta quando j trabalhava na Receita. Vamos dar nome ao boi
primeiro:
Expedio: o envio do documento para outro rgo, externo estrutura
da instituio;
Qualquer rgo dentro da instituio pode determinar a expedio de
documentos. Qualquer um mesmo. Entretanto, a operacionalizao deste
procedimento atividade exclusiva do protocolo, que executar todos os
trmites, garantindo que haja controle daquela movimentao.
E qualquer setor que se comportar desta maneira ao expedir o
documento o prprio Protocolo (em caso de protocolos descentralizados).
Item Certo
41.CESPE SERPRO - 2013 A classificao uma atividade que antecede
a avaliao de documentos.
Comentrio: Vamos exercitar a mente um pouco. Relembremos nossa
Tabela de Temporalidade Hipottica:
Prazos de Guarda

Destinao
Final

Observaes

10 anos

Guarda
Permanente

Guarda
Permanente

5 anos

5 anos

Guarda
Permanente

Cursos
Internos

5 anos

Guarda
Permanente

023.1

Admisso

5 anos

45 anos

Eliminao

024.1

Folha de
Pagamento

5 anos

95 anos

Eliminao

Microfilmar

024.2

Escala de
Frias

7 anos

Eliminao

Cdigo

Assunto

002.

Corrente

Intermediria

Projetos de
Trabalho

5 anos

020.1

Legislao de
Pessoal

Enquanto
vigorar

020.2

Sindicatos

022.1

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026.1

Aposentadoria

5 anos

95 anos

Eliminao

Microfilmar

027.1

Folha de
Ponto

5 anos

47 anos

Eliminao

Microfilmar

Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

A tabela de temporalidade o instrumento resultante da avaliao dos


documentos, e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e
intermediria, bem como sua destinao final. o mapa do arquivista, o qual
orientar o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita
pela instituio e que chegam ao arquivo.
Mas, meu filho, explica para mim: Como que voc ir aplicar a tabela de
temporalidade, se no faz ideia do documento que est segurando?
Por estas razes, o documento precisa ser classificado anteriormente
(algum precisa te dizer o que aquilo), antes de poder ser avaliado.
Item Certo.
42.CESPE SERPRO - 2013A classificao de documentos uma rotina do
setor de protocolos
Comentrio: Rememorai os grandes feitos de nossos antepassados (ou pelo
menos o bendito desenho das fases do Protocolo):

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Viu o quadradinho azul escuro? Est escrito Classificao ali. Mas claro que
isso no suficiente.
Classificao: A Classificao procedimento que buscar classificar o
documento em um dos cdigos existentes no Plano de Classificao da instituio.
Para a explicao no ficar to vaga, atravs da classificao ser possvel
determinar sobre que assunto o documento trata, e a partir da, decidir qual o
destino que o documento deve tomar. Documentos que chegarem em envelopes
devem ser abertos para que sejam classificados.
S que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa
ser classificado, ele precisa ser lido (afinal, como que voc vai saber do que se
trata se no ler o dito documento?). Desta forma, envelopes lacrados com um baita
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carimbo escrito SIGILOSO no sero abertos (no para voc saber o que tem
neles), e desta forma, no sero classificados e nem mesmo precisaro passar pela
etapa de autuao, sendo apenas recebidos, registrados e encaminhados.
A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Da mesma
forma, ningum na instituio quer saber o que est escrito na fatura do banco que
chegou pelo correio para o Joozinho das Flores, e menos ainda as informaes ali
constantes devem ser registradas. Ele ser simplesmente recebido e encaminhado
ao interessado.
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Com isso, voc j consegue deduzir que os documentos sigilosos e


particulares no passam por todas as etapas do protocolo, limitando-se etapa de
Recebimento, ou Recebimento e Registro, conforme o caso.
Em todo caso, a Classificao um dos passos da rotina de protocolo.
Item Certo
43.CESPE SERPRO - 2013O instrumento arquivstico empregado para a
correta classificao de documentos intitulado plano de destinao.
Comentrio: Vamos ver o que nos diz a Resoluo CONARQ n 1:
Art. 1 Os rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos, como decorrncia de um programa de gesto de
documentos, devero organizar seus arquivos correntes com
base em mtodos de classificao, que considerem a natureza
dos assuntos dos documentos resultantes de suas atividades e
funes.
No meu caro, eu no dei essa resoluo em aula, mas os conceitos que
abordamos aqui saram dela.
O que dissemos na aula foi o seguinte:
A Classificao de Documentos consiste em uma atividade prtica
relacionada gesto dos documentos.
A classificao de documentos aqui representa a atribuio e um cdigo ao
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documento conforme o assunto nele tratado.


Contudo, este cdigo no fruto do inconsciente coletivo nem brota
espontaneamente das rochas. Ele precisa ser criado pela instituio.
E a que aparece o nosso plano de classificao.
O plano de classificao responsvel por orientar o usurio
responsvel pela classificao a como proceder na execuo da mesma.

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Todos os documentos da instituio devem ser arquivados segundo uma


sequncia lgica, e principalmente, previamente definida pelo plano.
E, em nenhum momento, falamos de Plano de Destinao, e sim de Plano de
Classificao de Documentos.
Item Errado.
44.CESPE SERPRO - 2013O gnero do documento uma informao
relevante para a determinao dos prazos de guarda de documentos no arquivo.
Comentrio: Voltemos s origens:
A classificao quanto ao gnero procura separar os documentos do arquivo
conforme a forma na qual a informao se manifesta. Haver tantos gneros de
documentos quanto forem as formas possveis de manifestao.
Veja a tabela abaixo:

Gnero Documental

Definio

Escritos ou textuais

So documentos nos quais a informao se manifesta


na forma escrita ou textual. o tipo de documento
mais comum atualmente, cujos exemplos
compreendem os contratos, relatrios, certides e o
que mais voc conseguir imaginar

Iconogrficos

Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra


"cone" e ambos remetem ideia de "imagem". Desta
forma, esto compreendidos aqui os documentos cuja
informao se manifeste atravs de uma imagem
esttica. Slides e Fotografias so excelentes exemplos.

Sonoros

Tranquilo , so documentos cujas informaes esto


armazenadas na forma de udio. So raros os
exemplos ultimamente de documentos puramente
sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.

Filmogrficos

Falamos de documentos na forma de "imagem em


movimento", independentemente de apresentarem
udio. A filmagem um exemplo perfeito deste tipo de
documento.

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Digitais

Gravados em meio digital, demandando, em funo


desta caracterstica, equipamentos eletrnicos para
sua consulta. Esta aula um exemplo de documento
digital

Cartogrficos

Aqui melhor comear pelo exemplo: mapas e


plantas arquitetnicas so documentos cartogrficos.
Atravs do uso de escala, representam grandes reas
atravs de imagens reduzidas.

Microgrficos

Este aqui voc s vai conhecer no seu novo emprego.


A microfilmagem um processo que ser visto
posteriormente no curso, sendo o microfilme e a
microficha exemplos deste tipo.

O aluno mais perspicaz notar que o gnero do documento em muito se


relaciona com seu suporte. E isto no ajuda em absolutamente nada na hora de
estabelecer prazos de guarda .
A espcie documental, por outro lado, nos diz bastante sobre o que fazer
com o documento. Veja s:
Prazos de Guarda

Destinao
Final

Observaes

10 anos

Guarda
Permanente

Enquanto
vigorar

Guarda
Permanente

5 anos

5 anos

Guarda
Permanente

5 anos

Guarda
Permanente

Admisso

5 anos

45 anos

Eliminao

024.1

Folha de
Pagamento

5 anos

95 anos

Eliminao

Microfilmar

024.2

Escala de
Frias

7 anos

Eliminao

026.1

Aposentadoria

5 anos

95 anos

Eliminao

Microfilmar

027.1

Folha de
Ponto

5 anos

47 anos

Eliminao

Microfilmar

Cdigo

Assunto

002.

Corrente

Intermediria

Projetos de
Trabalho

5 anos

020.1

Legislao de
Pessoal

020.2

Sindicatos

022.1

Cursos
Internos

023.1

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Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

Escala de frias, folha de ponto, atas, certides, todos estas espcies


podero figurar na Tabela de Temporalidade, e serviro como parmetro para o
estabelecimento dos prazos de guarda.
Item Errado.
45.CESPE SERPRO - 2013 As etapas de trabalho da organizao de
arquivos so levantamento de dados, anlise dos dados coletados, planejamento e
implantao e, por fim, acompanhamento.
Comentrio: Marilena Leite Paes divide a organizao dos arquivos em
quatro fases:
- Levantamento de dados
- Anlise dos dados coletados
- Planejamento
- Implantao e acompanhamento
Qualquer semelhana no mera coincidncia.
Item Certo.
46.CESPE SERPRO - 2013 Correspondncia oficial em cujo envelope haja
indicao de particular no deve ser aberta, mesmo que trate de assunto especfico
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das atividades da instituio destinatria.


Comentrio: Vamos ver nosso desenho no Paint de novo:

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O documento particular bate no protocolo e, imediatamente, encaminhado a


seu destinatrio. E no importa o que tem dentro, pois o tema da correspondncia
somente ser conhecido pelo destinatrio, seja l qual ele for.
E s frisando: mesmo que o assunto seja tema pertinente s atividades
do rgo, ainda assim no dever ser aberto. No exerccio de minhas funes
pblicas, eu posso muito bem receber um envelope com documentos para instruo
de um processo, mas se a informao particular constar nele, como que o
protocolo ia saber o que tem dentro, j que no poderia abrir o documento?
Pegou o detalhe?
Item Certo.

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47. CESPE PF 2014 Um conjunto de documentos em suporte papel


produzidos e (ou) recebidos por determinado rgo, durante o desenvolvimento de
suas atividades especficas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo.
Comentrio: No somente os documentos em suporte papel, mas tambm
eles.

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Que

fique

claro:

Arquivo

conjunto

de

documentos

que,

independentemente do suporte, so produzidos e recebidos no desenvolvimento


das atividades de uma pessoa fsica ou jurdica.
Item Certo
48. CESPE PF 2014 A primeira ao a ser tomada pelo setor de
protocolo, ao receber um documento, distribu-lo.
Comentrio: As bancas adoram o protocolo . Vamos pensar um pouquinho.
Qual a primeira coisa que o protocolo deve fazer quando recebe o
documento?
Estamos aqui :

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O prximo passo ento ser esse:

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Enquanto voc lembrar-se do desenho, banca nenhuma vai conseguir te


derrubar.
Depois de recebido, o documento deve ser registrado.
Item Errado
49 - CESPE PF 2014 O ponto de partida de toda ao arquivstica em
uma organizao, inclusive para a elaborao dos instrumentos de gesto
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arquivstica, o diagnstico da situao dos arquivos.


Comentrio: Esta questo causou alguma polmica na poca em que seu
gabarito saiu. A maior parte das dvidas se originou pelo uso da expresso ponto
de partida pela banca. Como ns vimos em aula, o diagnstico da situao dos
arquivos envolve a anlise de dados coletados na etapa anterior, e esta etapa
anterior, de coleta de dados, que poderia ser considerada ponto de partida.
Mas temos um pequeno detalhe aqui: a coleta de dados, por si, no serve de
base a qualquer ao arquivstica por parte da instituio. O que voc, futuro
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servidor responsvel pelo arquivo ter em mos, ao final desta fase, uma pilha de
dados sem nenhum sentido .
a partir do diagnstico das informaes obtidas que voc ter base para
orientar qualquer ao arquivstica na organizao.
Item Certo.
50 - CESPE MTE 2014 Caso seja necessria uma avaliao documental,
deve ser criado o cdigo de classificao de documentos de arquivo.
Comentrio: Cuidado meu caro!
O cdigo de classificao de documentos um recurso que auxilia o
arquivista no processo de avaliao documental. Dessa forma, o cdigo de
classificao j existir quando da avaliao documental, no havendo
necessidade de criao de um cdigo.
Alis, seria um contrassenso esperar o problema para s ento comear a
pensar na soluo
Item Errado
51 - CESPE MTE 2014 Eliminao de documentos de arquivo, protocolo
e transferncia de documentos para o arquivo intermedirio so atividades
desenvolvidas nos arquivos permanentes.
Comentrio: Naninano! Vamos ver cada uma das proposies:
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Eliminao: os documentos do arquivo permanente so aqueles que


adquiram valor secundrio, transcendendo os interesses do rgo que os criou.
Por esta razo a Lei 8.159\1991assim disps:
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como
correntes, intermedirios e permanentes.
[...]
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem
ser definitivamente preservados.

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Definitivamente preservados significa que no para jogar o documento na


fogueira. Simples assim!
Os documentos do arquivo permanente no devem ser eliminados.
Protocolo: O protocolo atividade tpica da gesto de documentos em sua
fase corrente (logo, em nada relacionada ao arquivo permanente). Rememore a
definio:
Protocolo o conjunto de operaes visando ao controle dos
documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar sua imediata
localizao e recuperao, garantindo assim, o acesso informao.
E como eu sinto enorme orgulho do modelo (e porque ele despenca na
prova), a vai mais uma vez o nosso quadro:

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Faltou falar da transferncia.


A transferncia tambm no diz respeito s atividades do arquivo
permanente, e sim do arquivo corrente.
Vamos revisitar o tema:
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Transferncia a passagem de um documento do arquivo corrente para


o arquivo intermedirio. Se um documento no ser mais frequentemente
consultado, mas precisa ser armazenado por questes legais, ele ser
TRANSFERIDO para a fase intermediria.
Olha o quadro de novo:

Ou seja, nada nessa questo estava correto.


Item Errado

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52 - CESPE MTE 2014 Os arquivos correntes, por serem formados pelos


documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar prximos dos usurios
diretos.
Comentrio: Esta uma recomendao frequente em questes do CESPE
(e se voc prestou ateno ao longo da nossa lista de exerccios, desde 2010 o
assunto vem sendo cobrado).

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recomendvel que os documentos dos arquivos correntes fiquem prximos


dos seus usurios diretos (a pessoa ou equipe que o consultar frequentemente, a
fim de resolver o assunto tratado no documento). Eu no diria que exatamente
uma obrigao, mas algo que deve ser buscado.
S que o CESPE tem sido cada vez mais enftico nessa necessidade.
Ento, convm seguir a banca
Item Certo
53 - CESPE TCDF 2014 Aps passarem pelos arquivos correntes, os
documentos de arquivo podem ser eliminados, ser encaminhados ao arquivo
intermedirio, ou, ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes.
Comentrio: Maravilha! Eu no teria conseguido me expressar de forma
melhor. Mas ainda assim, vou tentar .
Olha o quadro (sim, de novo!):

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Podemos visualizar todas as situaes descritas pela assertiva.


Documento da Fase Corrente sendo eliminado? Perfeito, est ali a seta!
Transferir para a Fase Intermediria.
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Documento da Fase Corrente sendo transferido para a Fase Intermediria?


T l tambm!
Documento da Fase Corrente sendo imediatamente recolhido para a Fase
Permanente? T l no esquema!
Tudo que o enunciado afirmou possvel.
Item Certo
54 - CESPE TCDF 2014A avaliao de documentos abrange o registro
documental a partir de metadados, a distribuio dos documentos e o
acompanhamento de sua tramitao.
Comentrio: Dependendo da profundidade do seu edital, teremos um
momento em especfico na Aula 03 para falar de metadados. Mas, por enquanto,
vou te dar uma amostra:
Lembremo-nos do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica neste
momento:
Metadados: Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem
acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo.
E o pargrafo 3 do artigo 3 da Resoluo 20 do CONARQ tem uma
definio bastante prxima desta:
3 Os metadados so informaes estruturadas e codificadas que
descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar
os documentos digitais ao longo do tempo. Os metadados referem-se a:
identificao e contexto documental (identificador nico, instituio
produtora, nomes, assunto, datas, local, cdigo de classificao, tipologia
documental, temporalidade, destinao, verso, documentos relacionados,
idioma e indexao), segurana (categoria de sigilo, informaes sobre
criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto
tecnolgico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependncias de
hardware e software, tipos de mdias, algoritmos de compresso) e
localizao fsica do documento.
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O que a avaliao de documentos tem a ver com isto? Quase nada . Os


metadados so ferramentas que auxiliam na pesquisa, no acesso e no
gerenciamento de determinada informao. Contudo, a avaliao ainda depender

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do trabalho do arquivista, fazendo uso de outras ferramentas, entre as quais a


Tabela de Temporalidade.
Item Errado.
55 - CESPE TCDF 2014A acumulao de massas documentais resulta da
ausncia de tratamento adequado durante o perodo em que o valor primrio dos
documentos maior.
Comentrio:

Coloquemos

desta

forma:

acumulao

de

massas

documentais (volume de documentos) um fenmeno verificado quando a entidade


no capaz de tratar adequadamente os assuntos consubstanciados nos
documentos.
Em poucas palavras: entram mais documentos do que o rgo capaz de
trabalhar. Pense em um frum do Tribunal de Justia em uma capital e voc ter
ideia do que estou falando: saem cinco processos, mas entram 10, e de repente
temos 30.000 .
Veja que tanto a ausncia de funcionrios como a demanda excessiva do
arquivo no formam, a princpio, acumulo de massas documentais, mas o que
ocorre depois disso (funcionrios que no conseguem dar vazo aos documentos,
atravs da resoluo do problema nele consubstanciado).
Em sendo um problema decorrente especificamente do valor primrio do
documento (o documento foi criado para resolver um assunto, assim como seus
29.999 irmozinhos), o acmulo ter origem justamente no arquivo corrente,
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podendo se alastrar para os demais arquivos.


E no, esses documentos no podem ser eliminados indiscriminadamente, o
que torna o problema da acumulao de massas documentais particularmente
espinhoso
Em todo caso, a assertiva tratou corretamente o tema.
Item Certo

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56 - CESPE TCDF 2014 Por atenderem a necessidades especiais, os


documentos do arquivo corrente podem permanecer distantes de seus usurios
diretos.
Comentrio: Olha o CESPE reforando novamente sua posio de que a
proximidade dos documentos correntes de seus usurios diretos trao
caracterstico dos mesmos (s para constar, este item est errado).
O documento do arquivo corrente ser frequentemente consultado pelo
usurio, a fim de que o assunto que motivou sua criao seja adequadamente
resolvido.
Seria muito irritante se eu, nesta gloriosa repartio pblica, toda vez que
precisasse das informaes de determinado documento, precisasse solicita-lo para
o local onde ele fica armazenado, a 20 km de distncia, recebendo o aludido
documento depois de talvez 14 dias .
Por isto a recomendao de que os arquivos correntes fiquem prximos a
usurios diretos.
Item Errado.
57. FCC MPU - 2007 No mtodo dgito-terminal,
a) as unidades de arquivamento so divididas em grande classes temticas
numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas
mediante o uso de nmeros justapostos aos dos assuntos principais.
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b) cada documento recebe um nmero de ordem crescente, de acordo com


sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritores
ou palavras-chave a ele relacionados.
c) os assuntos secundrios ficam subordinados aos assuntos principais,
distribudos ambos conforme a sequncia das letras do alfabeto.
d) cada nmero de ordem atribudo aos documentos decomposto em
pequenos grupos de dois ou trs dgitos que, lidos da direita para a esquerda,
passam a constituir chaves para sua localizao fsica.
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e) as letras correspondem s classes principais dos documentos, reservandose os nmeros s suas subdivises temticas.
Comentrio: Sem segredo n? Como dito na aula, o mtodo dgito-terminal
consiste justamente na decomposio do nmero atribudo ao documento, de
maneira a facilitar sua localizao. Por consequncia, ao decompormos o nmero,
cada grupo passa a consistir em uma chave de pesquisa para consulta do
documento.
Letra d)
58. FCC - TJ TRE SP - 2012A fim de facilitar sua consulta, os pronturios dos
servidores de um rgo pblico so armazenados em pastas suspensas e
ordenados pelo mtodo alfabtico. Considere os nomes dos funcionrios abaixo
relacionados e indique a sequncia em que devem ficar seus respectivos
pronturios.
I. Jair de Moraes Neto
II. Odair de Morais
III. Jos de Morais Filho
IV. Antnio de Moraes Carvalho
V. Joaquim da Silva Moreira
VI. Carlos Moura
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VII. Beatriz Moreira


VIII. Ana Beatriz Moreira de Morais
a - VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.
b - IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.
c - VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.
d - II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.
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e - I, III, V, II, VIII, VII, VI, IV.


Comentrio: Hora de testar tudo que vimos sobre regras de alfabetao.
Vamos procurar o primeiro nome de nossa lista.
Como vimos em aula, a organizao feita primeiramente atravs do ltimo
sobrenome. Assim, melhor ns escreveremos os nomes na ordem em que iremos
organiz-los:
I. Moraes Neto, Jair de
II. Morais, Odair de
III. Morais Filho, Jos de
IV. Carvalho, Antnio de Moraes
V. Moreira, Joaquim da Silva
VI. Moura, Carlos
VII. Moreira, Beatriz
VIII. Morais, Ana Beatriz Moreira de
Lembrando sempre que os sobrenomes que indicarem parentesco so
considerados parte integrante dos nomes, mas no so considerados pela
alfabetao. Pois bem, aquele Sr. Carvalho (IV) est implorando para ser colocado
em primeiro na lista:

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Carvalho, Antnio de Moraes


S isso j nos d a resposta correta da questo: letra b). Mas como no
estamos no dia da prova ainda, vamos acabar de resolver tudo.
Os sobrenomes restantes so Moraes, Morais, Moreira e Moura.
Moraes
Morais
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Moreira
Moura
Olha que legal. Moraes vem antes de todos, seguido de Morais, e, por fim,
Moreira. Tudo isso pela ordem alfabtica que voc j conhece desde o przinho.
Vamos organizar:
IV Carvalho, Antnio de Moraes
I Moraes Neto, Jair de
Com isso, encerramos o Moraes. O sobrenome seguinte na lista o Morais.
Destes, ns temos vrios. Devemos, ento, organiz-los pelo prenome, e, se ainda
assim os nomes forem iguais, utilizaremos o sobrenome indicativo de parentesco
(tudo isso conforme visto em aula):
IV Carvalho, Antnio de Moraes
I Moraes Neto, Jair de
VIII. Morais, Ana Beatriz Moreira de
III. Morais Filho, Jos de
II. Morais, Odair de
Passando aos Moreira, e j vamos arrematar com o ltimo Moura:
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IV Carvalho, Antnio de Moraes


I Moraes Neto, Jair de
VIII. Morais, Ana Beatriz Moreira de
III. Morais Filho, Jos de
II. Morais, Odair de
VII. Moreira, Beatriz
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V. Moreira, Joaquim da Silva


VI. Moura, Carlos
Resposta b)
59. CESGRANRIO BNDES - 2011O Banco Sudeste Brasil necessitava
urgentemente organizar as pastas funcionais, que se encontravam localizadas no
Departamento de Pessoal. Dentre as formas de arquivamento, optou pelo mtodo
alfabtico. O arquivamento das pastas dos funcionrios: (1) Ana Barbosa Pereira,
(2) Gustavo Guimares Alves Neto, (3) Helena Campos de Lima, (4) Professor
Marcos Abreu Silva, (5) Lucas Villa-Lobos, seguindo as regras de alfabetao, deve
ser na ordem:
a) 1 ; 3 ; 2 ; 5 ; 4
b) 2 ; 3 ; 1 ; 4 ; 5
c) 2 ; 5 ; 3 ; 4 ; 1
d) 4 ; 2 ; 5 ; 3 ; 1
e) 5 ; 4 ; 3 ; 1 ; 2
Comentrio: Escrevamos como iremos organiz-los:
(1) Pereira, Ana Barbosa
(2) Alves Neto, Gustavo Guimares
14094303758

(3) Lima, Helena Campos de


(4) Silva, Marcos Abreu (Professor)
(5) Villa-Lobos Lucas
Lembrai-vos dos sobrenomes indicativos de parentesco, dos ttulos (no caso
da questo, Professor) e dos sobrenomes ligados por hfen.

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Quando escrevemos da maneira correta, fica extremamente simples


organizar os nomes:
(2) Alves Neto, Gustavo Guimares
(3) Lima, Helena Campos de
(1) Pereira, Ana Barbosa
(4) Silva, Marcos Abreu (Professor)
(5) Villa-Lobos, Lucas
Letra b)

Questes Propostas
01. CESPE MPU 2010 Considera-se gesto de documentos o conjunto
de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento de documentos.
02. CESPE SEGER/ES -2011O conjunto de operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento em fase corrente e
intermediria conhecido por gesto de documentos.
03. CESPE TRE/BA 2011 A gesto de documentos visa ao tratamento do
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documento desde o momento de sua criao ou recepo em um servio de


protocolo at a sua destinao final, que pode ser a eliminao ou a guarda
permanente.
04. CESPE ANEEL - 2010- A gesto de documentos surgiu com o objetivo
de resolver os problemas de preservao dos documentos de valor primrio dos
arquivos permanentes das organizaes publicas e privadas.

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05. CESPE 2011 - As aes da gesto de documentos devem ser voltadas


prioritariamente para a preservao da memria institucional, privilegiando as
atividades no arquivo permanente.
06. CESPE MS (Ministrio da Sade) 2008 O curso do documento
desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa
conhecido como termo de recolhimento.
07. CESPE ANATEL - 2012 - Os documentos de valor permanente,
consoante legislao, no devem ser eliminados ou alienados.
08. CESPE IBRAM/DF - 2009 - A eliminao de documentos permanentes
produzidos por instituies publicas e de carter publico somente possvel
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica correspondente esfera de
competncia do rgo.
09. CESPE ANATEL - 2012 - O ciclo de vida dos documentos definido
pela frequncia e pelo tipo de utilizao dos documentos.
10. CESPE ANATEL - 2012 - A fase corrente definida de acordo com os
valores histricos dos documentos.
11. CESPE CORREIOS - 2011 - O recolhimento de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de
destinao.
12. CESPE ABIN 2010 - A transferncia ao de conduo dos
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documentos ao arquivo permanente.


13. CESPE DETRAN - 2006- De modo geral, podem ser eliminados os
documentos que comprovem o modo de organizao e funcionamento da instituio
ao longo de sua existncia.
14. CESPE INSS - 2008 - No que se refere ao documento, valor mediato
corresponde a valor primrio ou administrativo.
15. CESPE ANEEL 2010 - Os documentos que formam os arquivos
correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de
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trabalho de uma organizao e so caracterizados pela possibilidade de terem valor


administrativo, tcnico ou legal.
16. CESPE ANTAQ - 2009 O recolhimento a passagem dos documentos
dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios e tem como objetivo
racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localizao dos documentos,
liberando espaos e economizando recursos materiais.
17. CESPE ABIN - 2010 - A fase de avaliao e destinao de documentos
constitui parte do programa de gesto documental e composta pelas atividades de
criao de formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do
acesso documentao.
18. CESPE AGU - 2010 A fase da gesto de documentos que inclui as
atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediaria denominada fase de utilizao de
documentos.
19. CESPE STM2011- Na fase de produo, o arquivista pode, entre
outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios, copias ou
vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e participar da
seleo de recursos humanos para rea arquivstica.
20. CESPE CORREIOS - 2011 - A fase de utilizao e manuteno dos
documentos de um programa de gesto de documentos inclui uma das atividades
mais complexas dessa gesto: a avaliao.
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21. CESPE TRE/BA - 2010 A fase de destinao de documentos, em um


programa de gesto de documentos, mais complexa que as fases anteriores, por
envolver a avaliao de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo
ou o descarte.
22. CESPE MPU - 2010 A produo, uma das fases bsicas da gesto de
documentos,

engloba

as

seguintes

atividades

de

protocolo:

recebimento,

classificao, registro, distribuio e tramitao dos documentos.

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23. CESPE MPU - 2010 A anlise e a avaliao dos documentos para o


estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinao.
24. CESPE MPU- 2010 Na fase de produo de documentos, o arquivista
deve evitar a duplicao e a emisso de vias desnecessrias, alm de poder sugerir
a criao ou extino de modelos e formulrios.
25. CESPE ABIN - 2010 - O instrumento que indica os prazos de guarda e a
destinao final dos documentos, resultado direto do processo de avaliao,
denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da atividade-meio.
26. CESPE ABIN - 2010 So atividades caractersticas do arquivo
permanente: arranjo, descrio, publicao, conservao e referncia.
27. CESPE ABIN - 2010 Os documentos com valor histrico devem ser
recolhidos aos arquivos intermedirios, onde devem permanecer at a sua
eliminao.
CESPE ANATEL - 2010 Os documentos chegam, em determinado rgo
pblico instalado em Braslia, de forma variada. Uns so registrados e, em seguida,
enviados ao destinatrio, outros entram sem nenhum tipo de anotao. Alm disso,
h aqueles que, atualmente, entram no rgo por meio das tecnologias da
informao (fax, correio eletrnico). Cada setor de trabalho organiza seus
documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientao e, depois,
por falta de espao fsico ou devido ao final do ano civil, esses documentos so
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
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Considerando a situao hipottica acima, julgue o item subsequente, acerca


das tcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no mbito do
setor pblico.
28. Os documentos que entram no rgo pblico descrito na situao
hipottica em questo e que vo para os setores destinatrios iro formar os
arquivos correntes dessas unidades.
29. Os documentos produzidos e (ou) recebidos por uma unidade ou setor de
trabalho de um rgo pblico que deixaram de ser frequentemente consultados,
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mas que ainda podem ser solicitados, devero ser transferidos ao arquivo
intermedirio.
30. Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo,
podem ser centralizados ou descentralizados.
31. CESPE - ANAC - 2012 - Tcnico As rotinas de protocolo compreendem
o recebimento do documento, o registro do documento no sistema e a distribuio
do documento ao(s) destinatrio(s), no sendo estendidas essas rotinas aos
documentos de carter particular.
32. CESPE -ANAC 2012De acordo com a tabela de temporalidade, os
documentos de arquivo podem ser eliminados nas fases arquivsticas corrente,
intermediria ou permanente.
33. CESPE ANAC - 2012 - Tcnico Ano a unidade de tempo utilizada na
tabela de temporalidade para estabelecer o perodo de guarda dos documentos no
arquivo intermedirio.
34.CESPE - ANATEL 2012 O ciclo de vida dos documentos definido pela
frequncia e pelo tipo de utilizao dos documentos.
35.CESPE - ANATEL - 2012Acerca de gesto de documentos, julgue os
itens a seguir.
A aquisio de documentos envolve a transferncia dos documentos aos
arquivos intermedirios e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
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36.CESPE - ANATEL - 2012Por meio da tabela de temporalidade, determinase a destinao final dos documentos de arquivo: a eliminao ou a guarda
permanente dos documentos acumulados pelas atividades meio e fim das
instituies.
37. CESPE - ANATEL - 2012 De acordo com legislao, os documentos
permanentes das agncias reguladoras devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
38.

CESPE

-IBAMA

2012O

documento

de

arquivo

em

papel,

independentemente de sua destinao final, deve ser higienizado e restaurado.


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39. CESPE - IBAMA - 2012 Os arquivos de uma organizao pblica podem


ser constitudos de documentos originrios das atividades meio e fim e produzidos
em variados suportes documentais, inclusive o digital.
40. CESPE - ANCINE - 2012 Julgue os itens que se seguem, relativos
gesto de documentos.
41 CESPE SERPRO - 2013 A classificao uma atividade que antecede
a avaliao de documentos.
42 CESPE SERPRO - 2013 A classificao de documentos uma rotina do
setor de protocolos
43 CESPE SERPRO - 2013 O instrumento arquivstico empregado para a
correta classificao de documentos intitulado plano de destinao.
44 CESPE SERPRO - 2013 O gnero do documento uma informao
relevante para a determinao dos prazos de guarda de documentos no arquivo.
45 CESPE SERPRO - 2013 As etapas de trabalho da organizao de
arquivos so levantamento de dados, anlise dos dados coletados, planejamento e
implantao e, por fim, acompanhamento.
46CESPE SERPRO - 2013Correspondncia oficial em cujo envelope haja
indicao de particular no deve ser aberta, mesmo que trate de assunto especfico
das atividades da instituio destinatria.
47. CESPE PF 2014 Um conjunto de documentos em suporte papel
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produzidos e (ou) recebidos por determinado rgo, durante o desenvolvimento de


suas atividades especficas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo.
48. CESPE PF 2014 A primeira ao a ser tomada pelo setor de
protocolo, ao receber um documento, distribu-lo.
49 - CESPE PF 2014 O ponto de partida de toda ao arquivstica em
uma organizao, inclusive para a elaborao dos instrumentos de gesto
arquivstica, o diagnstico da situao dos arquivos.

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50 - CESPE MTE 2014 Caso seja necessria uma avaliao documental,


deve ser criado o cdigo de classificao de documentos de arquivo.
51 - CESPE MTE 2014 Eliminao de documentos de arquivo, protocolo
e transferncia de documentos para o arquivo intermedirio so atividades
desenvolvidas nos arquivos permanentes.
52 - CESPE MTE 2014 Os arquivos correntes, por serem formados pelos
documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar prximos dos usurios
diretos.
53 - CESPE TCDF 2014Aps passarem pelos arquivos correntes, os
documentos de arquivo podem ser eliminados, ser encaminhados ao arquivo
intermedirio, ou, ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes.
54 - CESPE TCDF 2014A avaliao de documentos abrange o registro
documental a partir de metadados, a distribuio dos documentos e o
acompanhamento de sua tramitao.
55 - CESPE TCDF 2014A acumulao de massas documentais resulta da
ausncia de tratamento adequado durante o perodo em que o valor primrio dos
documentos maior.
56 - CESPE TCDF 2014Por atenderem a necessidades especiais, os
documentos do arquivo corrente podem permanecer distantes de seus usurios
diretos.
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57. FCC MPU - 2007 No mtodo dgito-terminal,


a) as unidades de arquivamento so divididas em grande classes temticas
numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas
mediante o uso de nmeros justapostos aos dos assuntos principais.
b) cada documento recebe um nmero de ordem crescente, de acordo com
sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritores
ou palavras-chave a ele relacionados.

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c) os assuntos secundrios ficam subordinados aos assuntos principais,


distribudos ambos conforme a sequncia das letras do alfabeto.
d) cada nmero de ordem atribudo aos documentos decomposto em
pequenos grupos de dois ou trs dgitos que, lidos da direita para a esquerda,
passam a constituir chaves para sua localizao fsica.
e) as letras correspondem s classes principais dos documentos, reservandose os nmeros s suas subdivises temticas.
58. FCC - TJ TRE SP - 2012A fim de facilitar sua consulta, os pronturios dos
servidores de um rgo pblico so armazenados em pastas suspensas e
ordenados pelo mtodo alfabtico. Considere os nomes dos funcionrios abaixo
relacionados e indique a sequncia em que devem ficar seus respectivos
pronturios.
I. Jair de Moraes Neto
II. Odair de Morais
III. Jos de Morais Filho
IV. Antnio de Moraes Carvalho
V. Joaquim da Silva Moreira
VI. Carlos Moura
VII. Beatriz Moreira

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VIII. Ana Beatriz Moreira de Morais


a - VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.
b - IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.
c - VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.
d - II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.

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e - I, III, V, II, VIII, VII, VI, IV.


59. CESGRANRIO BNDES - 2011O Banco Sudeste Brasil necessitava
urgentemente organizar as pastas funcionais, que se encontravam localizadas no
Departamento de Pessoal. Dentre as formas de arquivamento, optou pelo mtodo
alfabtico. O arquivamento das pastas dos funcionrios: (1) Ana Barbosa Pereira,
(2) Gustavo Guimares Alves Neto, (3) Helena Campos de Lima, (4) Professor
Marcos Abreu Silva, (5) Lucas Villa-Lobos, seguindo as regras de alfabetao, deve
ser na ordem:
a) 1 ; 3 ; 2 ; 5 ; 4
b) 2 ; 3 ; 1 ; 4 ; 5
c) 2 ; 5 ; 3 ; 4 ; 1
d) 4 ; 2 ; 5 ; 3 ; 1
e) 5 ; 4 ; 3 ; 1 ; 2

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Gabarito:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

C
C
C
E
E
E
C
E
C
E

11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

E
E
E
E
C
E
E
C
C
E

41
42
43
44
45
46
47
48
49

C
C
E
E
C
C
C
E
C

51
52
53
54
55
56
57
58
59

E
C
C
E
C
E
D
B
B

21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

C
E
C
C
E
C
E
C
C
C

31
32
33
34
35
36
37
38
39
40

C
E
C
C
C
C
C
E
C
C

50 E

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