FLUJO DE INFORMACION CONTABLE

SISTEMA CONTABLE: CONCAR CB 2016

http://www.realsystems.com.pe/concar/concar-cb - CARACTERISTICAS

DEPARTAMENTOS HA DESARROLLAR:
1. DEPARTAMENTO DE COMPRAS - LOGISTICAS
La misin fundamental de la Logstica empresarial es colocar los
productos adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el
momento preciso y en las condiciones deseadas, contribuyendo lo
mximo posible a la rentabilidad de la firma.
JEFE DEPARTAMENTO DE COMPRAS LOGISTICAS
Las tendencias actuales en la gestin de compras son:
1. Investigar a los proveedores y buscarlos de forma activa. Conseguir los
mejores proveedores ampliando el mbito de bsqueda. Las grandes
cadenas estn localizando proveedores en todo el mundo. Por tanto, no
hay que esperar a los proveedores sino desarrollar una activa labor
de bsqueda con criterios amplios.
2. Aumentar la informacin sobre los productos, costes y proveedores que
maneja el departamento de compras.

3. Disminuir el nmero de proveedores. Para reducir costes de compra y

de gestin Por ejemplo, los fabricantes de automviles han reducido de
forma drstica el nmero de proveedores.
4. Aumentar las compras a cada proveedor. Para tener mayor poder de
negociacin para ser un comprador importante.
5. Cooperar y coordinarse con el proveedor para disminuir costes. La
coordinacin con los suministradores es fundamental para conseguir
los productos en el momento del tiempo oportuno al mnimo coste. Por
ejemplo un supermercado que descarga muy rpido los camiones que
vienen de los proveedores en vez de dejarlos esperando como otras
cadenas. Esto supone una importante reduccin de costes que se
reparten entre la cadena y el suministrador. Los distintos sistemas que
permiten realizar los pedidos de productos por ordenador son otra
forma de cooperar que disminuye los costes.
Control Interno:

1. Fijar
claramente
los
objetivos
del
procedimientos, funciones polticas,
organizacin,
humano, documentos, flujo de documentos y otras.

departamento,
sus
ubicacin,
recurso

Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos as como los
documentos y manuales de procesos y procedimientos necesarios para un
efectivo funcionamiento del departamento.

2. Aplicar las sugerencias y recomendaciones que el departamento de

auditoria o revisora fiscal ha hecho para el mejoramiento del proceso y gestin
de las compras.
Para este punto de Control es necesario que se aplique las recomendaciones y
sugerencias como un sistema de seguimiento de sus aplicaciones ordenadas
por estos entes de Control.

3. Elaborar las estadsticas e informacin sobre compras, as como la

comparacin de cifras y precios anteriores con los existentes.

Con estas estadsticas se podr llevar un mejor Control para la toma de

decisiones, la evaluacin y comparacin de los datos producidos en Compras.

4. Mantener actualizado el kardex o registro de proveedores para una

oportuna informacin sobre estos, sus productos y servicios.
Es necesaria la actualizacin del kardex de Proveedores para en esta forma
tener la informacin necesaria para consulta de precios, costos y servicios e
informacin general de proveedores.

5. Comprobar los precios, datos, calidad de la mercanca y servicios

2. DEPARTAMENTO DE ALMACEN
El almacn es el lugar o espacio fsico en que se depositan las materias
primas, el producto semiterminados o el producto terminado a la espera
de ser transferido al siguiente eslabn de la cadena de suministro. Sirve
como centro regulador del flujo de mercancas entre la disponibilidad y
la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores. Funcin de
los Almacenes:
1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y
deterioros.
2. Permitir a las personas autorizadas el acceso

a las materias

almacenadas.
3. Mantienen en constante informacin al departamento de compras,
sobre las existencias reales de materia prima.
4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas
y salidas)
5. Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).
La gestin de almacenes implica una serie de decisiones bsicas:

1. Decidir el nmero de almacenes y su tamao.

2. Elegir las localizaciones para los almacenes
3. El tipo y nivel de mecanizacin. La primera decisin es si utilizar
almacenes en propiedad, alquilados o almacenes ajenos. Algunos
productos requieren almacenes especializados como los productos
congelados. Otra decisin fundamental es el nivel de automatizacin de
los almacenes. Actualmente podemos disponer de almacenes totalmente
automatizados. Aunque en ocasiones resulta ms rentable un nivel
intermedio de automatizacin.
4. Establecer la organizacin y los procedimientos concretos de gestin.

CONTROL INTERNO:

1.

Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no

importando cual sistema se utilice.

2.

Hacer conteos peridicos o permanentes para verificar las prdidas de

material.

3.

Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas

computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artculos.
El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de
tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.

4.

Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancas al

almacn, informes de recepcin para las mercancas compradas e informes de
produccin para las fabricadas por la empresa. Las mercancas saldrn del
almacn nicamente si estn respaldadas por notas de despacho o
requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar
que tendrn el destino deseado.

5.

Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de

deterioros fsicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el
personal de almacn debidamente autorizado.

6.

Trate de responsabilizar al Jefe de Almacn de informar sobre la

existencia de mercancas deterioradas. Tambin deber responsabilizarle de

no mezclar los inventarios de propiedad de la compaa con las mercancas

recibidas en consignacin o en depsito.
7.

Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de

embarque.

3. DEPARTAMENTO DE VENTAS
El departamento de ventas es el que se encarga de la distribucin y
venta de los productos y dar seguimiento dia a dia de las diferentes
rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento
a los locales comerciales
El departamento de ventas est encargado de hacer las siguientes
actividades:

Elaborar pronsticos de ventas

Establecer precios
Realizar publicidad y promocin de ventas
Llevar un adecuado control y anlisis de las ventas.

CONTROL INTERNO-.
Dentro de las medidas de control para realizar las operaciones de venta
tenemos que:
- El departamento de ventas debe mantener una relacin directa con el
almacn a fin de contar con suficiente inventario para cubrir la
demanda.
- Los vendedores deben tener una relacin estrecha con el
departamento de crditos para evitar vender a clientes morosos,
conocer las lneas de crdito, asi como el saldo de cada cliente.
- No deben existir preferencias entre clientes en cuanto a plazos,
descuentos, a menos que sean autorizados por la gerencia general.
4. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
El Departamento de Contabilidad se encarga de instrumentar y operar las
polticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la
exactitud y seguridad en la captacin y registro de las operaciones financieras,
presupuestales y de consecucin de metas de la entidad, a efecto de
suministrar informacin que coadyuve a la toma de decisiones
Funciones

Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el

sistema de contabilidad del Centro este diseado para que su operacin
facilite la fiscalizacin de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos,
avance en la ejecucin de programas y en general de manera que permitan
medir
la
eficacia
y
eficiencia
del
gasto
pblico
federal.

Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable

del organismo, as como las modificaciones que se generen por motivos de
su actualizacin, cuenten con las autorizaciones legales para su
funcionamiento
y
operacin.

Ley

Llevar a cabo la contabilidad del Centro en los trminos que establece la

de
Presupuesto,
Contabilidad
y
Gasto
Pblico.

Emitir por escrito las principales polticas contables necesarias para

asegurar que las cuentas se operen bajo bases eficientes y consistentes, as
como para la clara definicin y asignacin de responsabilidades de
funcionarios
y
empleados.

Mantener actualizado el catlogo de cuentas y gua contabilizadora, de

manera que stos satisfagan las necesidades institucionales y fiscalizadoras
de informacin relativa a los activos, pasivos, ingresos costos, gastos y
avance en la ejecucin de programas, recabando para el efecto, las
autorizaciones suficientes de las autoridades competentes.

CONTROL INTERNO
Control interno del departamento de Contabilidad;1. Facturacin electrnica;
Este control interno se realiza de la siguiente manera;
a) Realizar el llenado de la factura con los datos correspondientes
b) Guardar el archivo generado en una carpeta o ruta especifica
c) Cuidar de cancelar la factura que en su defecto sea necesario de cancelar
d) Enviar el archivo de facturacin del mes al SAT.

2. Pago de gastos menores; a) Verificar que para pagar en efectivo los gastos
sean menores a $2,000.00, para que puedan ser deducibles para efectos
fiscales.
b) Verificar que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales
c) El departamento de contabilidad no puede girar cheques por ms de
$5,000.00 sin autorizacin del dueo.

d) Realizar los arqueos de caja peridicamente.

3. Revisin decomprobantes de egresos

a) El contador debe de revisar que la documentacin comprobatoria de
egresos, este amparada con su factura o recibo que cumpla con los requisitos
fiscales, se considera como nodeducibles.
b) En el caso de que falte la factura que compruebe la erogacin, hacerle saber
a la persona encargada que realiza los pagos o compras.
c) Codificacin de alas plizas de egresos,para facilitar la captura del contador
que la va a realizar.
4. Captura de plizas
a) Cambias en el sistema contpaq la fecha del periodo, correspondiente al que
vas a capturar.
b) Ordenarla documentacin de acorde al estado de cuenta los que son
efectuados con cheque, y los que sean en efectivo de acorde a la fecha en que
se realizaron.
c) Realizar la conciliacin bancaria, enbase a los reporte auxiliar de banco que
arroja en contpaq.
d) Imprimir los reportes de los reportes y balance.

RECOMENDACIONES DEL SISMTEMA

Integracin con el Sistema Contable
-

El departamento de Ventas realizada la emisin de los

Comprobantes de Ventas, los cuales sern integrados con el
Sistema Contable, dando como referencia la numeracin del
comprobante con lo cual obtendremos una conciliacin de las
mercaderas con un stock diario lo cual nos servir de un control
diario de los productos.
El departamento de Recursos Humanos realizar un Control del
Personal Diario lo cual nos definir los sueldos diarios.
El rea de Caja Chica realizara un Arqueo de Caja Diario, lo cual
nos proporcionara un control diario de los egresos de la empresa
para el control de la liquidez de la empresa.