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Antes de Preparar una Reunin

1. Preguntarse si vale la pena hacerla:


- en este momento
- sobre este tema
- con estas personas
2 Qu otras alternativas de trabajo hay?
LAS REUNIONES DEBEN SERVIR COMO LTIMA MEDIDA
SI NO: PRDIDA DE MOTIVACIN.
SE DEBILITA EL PROCESO COLECTIVO DE ANLISIS Y DECISIN
Adems, es responsabilidad del moderador hacer estas preguntas
a los responsables antes y para preparar una reunin
Y no olvidar que un Taller sirve y se justifica solamente para validar socialmente
los datos, y no as para generarlos!

Las 3 Principales Dimensiones de la


Preparacin y Conduccin de una Reunin
Finalidad: acordar la temtica
Justificacin:
- Cada uno con su tema
- Necesidad de un tema
comn
- Necesidad de especificar
y precisar el tema de esta
reunin

Consecuencias :
- Acordar previamente con
los responsables
- Presentar, esclarecer,
acordar con los participantes
- Enfatizar, recalcar durante
la reunin

Contenido
Los temas y sus
facetas

Resultados esperados

Finalidad: asegurar la
progresin de la
reflexin colectiva

Decisiones

Secuencia
de pasos

Finalidad: Facilitar las


interacciones constructivas
entre participantes
Intercambio
entre participantes

Dinmica de
Grupo

Proceso
Justificacin:
-Multiplicidad de los
aspectos / aportes
- Tendencia a la dispersin
- Necesidad de decidir
spbre bases slidas

Informacin
Consulta
Concertac.

Consecuencias :
- Ordenar el tratamiento de
cada tema de manera especfica
- Articular los aportes iniciales de
los participantes y las conclusiones
- Asegurar el encadenamiento entre
los temas

Justificacin:
- Los Jefes hablan ms
- Dispersin y confusin de
los aportes
- Conflictos

Consecuencias :
- Evaluar / Organizar /Administrar
el tiempo
- Preparar las intervenciones /
presentaciones
- Preparar instrumentos
- Cuidar un clima positivo

Orientacin para la reunin


Preguntas principales

Elementos a definir para la


Orientacin
1. Los Antecedentes

Qu pas que justifica la reunin?


Cules son los avances realizados?
Cules son los principales problemas pendientes?
la respuesta a las tres preguntas anteriores justifica la
organizacin de una reunin?

2. El Tema

- De qu tratar, precisamente la reunin?

3. El Objetivo

- Qu se busca generalmente con la reunin, a qu se


pretende que contribuir?

4. Los Resultados Esperados

- Qu beneficios concretos lograran los participantes con


la reunin?

Matriz para un Programa


Hora

Tema/ Actividades

Modalidad/Responsable

No olvidar los tiempos de descanso!

AGENDA DE LAS DECISIONES DE UNA REUNIN


Objeto general:
Fecha:
Participantes: ..........
DECISIONES
RESPONS
TEMA
Cul es la decisin del grupo?
de qu se
ABLE
Quin?
trata?
TEMA 1 Decisin 1.1.
Decisin 1.2.
TEMA 2 Decisin 2
TEMA 3 Decisin 3.1., etc......

PLAZO
Hasta
cuando?

Distribucin a: .......

Cuadro de los PASOS SIGUIENTES


PUNTOS
PENDIENTES
Para qu?

ACTIVIDADES
Qu?

RESPONSA
BLES
Quin?

PLAZO
Hasta
cundo?