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C H A R T E D E L'A R C H I V A G E volet technique

1. PREAMBULE
Dfinition : Les archives sont l'ensemble des documents mis ou reus, conservs pour les
besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou
morales, ainsi que pour la documentation technique, commerciale ou administrative.
En gnral, les documents conservs se rpartissent dans trois catgories :

- le classement de proximit ou archives courantes (documents actifs),


- l'archivage intermdiaire (documents semi-actifs)
- l'archivage dfinitif (documents passifs)
L'organisation d'un systme d'archivage commence ds la production ou la rception des

documents et se poursuit soit jusqu' l'limination du document, soit jusqu' son archivage
dfinitif.
Une des premires ncessits, en amont des oprations proprement dites d'archivage, est

de respecter une procdure de "classement des documents mis ou reus".


Ce classement "organique" regroupe les documents en ensembles selon leur provenance.
Un tableau de classement des documents, commun l'ensemble de la socit, permet de

raliser ensuite les plans d'archivage ncessaires aux trois oprations de gestion des
archives :
versement,
consultation,
limination.
Selon sa nature, un document archiv a une dure de conservation dtermine par des

contraintes lgales et rglementaires, l'utilit de retrouver l'information ou la sauvegarde du


patrimoine historique. Ceci conduit tablir un guide sur les dures de conservation des
archives, en fonction des catgories de documents (archives courantes ou historiques)
dans les diffrents domaines traits : administration, technique, commercial, personnel ...

OBJET DE LA CHARTE D'ARCHIVAGE


Le prsent document a pour objectif de prciser :
A - LE CADRE GENERAL DE "CONSERVATION" DES DOCUMENTS
I - Le classement de proximit
Enregistrement "mis" - "reus"
Consultation (tableau de classement),

Le Tableau de classement est inspir par lorganigramme fonctionnel de lentit dont elle
permet la gestion des archives. Le plan de classement est donc organique et devra reflter
la structure organisationnelle du REEA.
A titre indicatif larborescence devra se dvelopper en sappuyant sur les grandes units :
EXEMPLE :
1234-

DIRECTION DU PROJET : DP
DIVISISION STATISTIQUES : DS
DIVISISION INFORMATIQUE : DI
DIVISION DOCUMENTATION ARCHIVES : DD

Versement en archives.

II - L'archivage intermdiaire
Procdure de versement
Procdure de consultation
Dlais de conservation, prescription (guide de dures)

III - L'archivage dfinitif


Procdure de versement
Procdure de consultation.

B - LA FORME DES DOCUMENTS D'ACCOMPAGNEMENT DES ARCHIVES


(ANNEXES)
1. Registre de classement
2. Tableau de classement
3. Guide sur les dures de conservation
4. Bordereaux de mouvements et d'identification
4.1 - Versement en archive
4.2 - Consultation (sortie, retour), fiche de sortie

4.3 - Elimination (P.V.) ou modification de position


5. Inventaire
CADRE GENERAL DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
A chaque niveau du projet, les secrtariats respectifs (de Direction, de Division, de
Service) sont chargs de la gestion des documents. Ds leur rception ou leur cration, les
documents sont dits "actifs" et demeurent en "classement de proximit" durant une priode
correspondant la ncessit de consultation frquente (de l'ordre d'une anne) ; puis, la
frquence de consultation dclinant, ils deviennent semi-actifs et sont archivs localement
durant une priode intermdiaire (de l'ordre de 3 5 ans). Enfin, la frquence de consultation
devenant pisodique voire inexistante, les documents sont considrs alors comme
"prims"
ou "passifs" et sont, soit limins soit archivs dfinitivement.
I - LE CLASSEMENT DE PROXIMITE
Tout document "mis" ou "reu" doit faire l'objet d'un enregistrement qui est son "acte de

naissance".
Cet enregistrement peut se raliser, soit sur un registre de classement, soit dans la base de
donnes dont le format sera mise la disposition de tous les intervenants.
Les lments de cet enregistrement sont :
- les initiales du niveau de traitement (DIR, DIV, ...)
- lanne ddition
- le n d'ordre (chronologique annuel et continu)
- les initiales du signataire du document
- les initiales de la dactylographe (facultatif)
- le destinataire
- la date d'mission ou de rception
- le libell succinct de l'objet
- le code classement (voir projet de tableau, annexe 2)
- la dure de conservation (en annes) (si possible).
Les classeurs de documents sont reprs sur la tranche par le n de code classement et

ventuellement un libell en clair permettant une recherche pour consultation rapide ; dans
la mesure du possible, le classement est centralis par niveau de responsabilit et ordonn
dans les armoires dans l'ordre du tableau de classement.
En fin de chaque anne, la secrtaire charge du classement reverse en "archives

intermdiaires" les documents de l'avant-dernire anne coule (A - 1) ne ncessitant


pas une consultation frquente. Des versements peuvent tre raliss priodiquement
(trimestriellement) pour "soulager" le classement de proximit.
Ces versements s'effectuent sur production d'une "demande de versement en archives"
adresse aux Services Gnraux par le systme informatis de demandes de services ;
les botes d'archives sont accompagnes, lors du versement, d'un bordereau de versement
et d'identification (cf. annexe 5.1).
La responsabilit du conditionnement des botes d'archivage incombe aux secrtariats.

Eviter autant que possible darchiver des documents en classeurs.


Sur les tiquettes de "tranche", sont apposes les mentions suivantes :
- lentit dorigine (dept, div, service)
- lanne
- le code de classement
Ds lors, la conservation, les oprations de sorties et entres pour consultation incombent
SDA (Service de Documentation et des Archives).
II - L'ARCHIVAGE INTERMEDIAIRE
L'archivage intermdiaire est ralis par lquipe Documentation et Archives du REEA dans

les Bureaux du SDA responsable de la conservation, la recherche et la mise disposition


des documents consulter.
Ds rception des botes d'archives provenant des secrtariats, les Services Gnraux

effectuent :
- le conditionnement et le rangement des botes dans les rayonnages
- la saisie informatique des botes darchives.
Lorsqu'un document doit tre consult, le demandeur adresse au SDA une demande de

consultation d'archives par le systme informatis de demandes de services ; en cas de


besoin urgent, la demande peut, exceptionnellement,
tre faite par tlphone.
Cette demande fait apparatre :
- l'anne d'mission ou de rception,
- la division
- le code classement de la bote,
Le SDA traite alors la demande de recherche.

Les dlais prvus sont :

- demande avant 12 H : livraison au plus tard l'aprs-midi,


- demande aprs 12 H : livraison le au plus tard le lendemain.
Les documents ainsi archivs et consults sont conservs en fonction des dlais

"indicatifs" prvus par le "Guide des dures de conservation intermdiaire" (cf. annexe 4).
Lorsqu'ils parviennent au terme de ce dlai (de l'ordre de 3 5 ans),
Le SDA adresse au secrtariat d'origine :
soit un P.V. de proposition d'limination (cf. annexe 5.3) ; si cette proposition est

valide, la bote subit une destruction conformment la rglementation ( charge


d'une socit habilite et sous contrle des Services Gnraux).
soit un P.V. de versement en archivage dfinitif (cf. annexe 5.4) ; dans ce cas, un

bordereau de versement est adress pour compte-rendu au secrtariat dorigine et la


bote darchive est stocke dans des conteneurs longue dure, selon un plan
darchivage tabli (voir ????)

III - L'ARCHIVAGE "DEFINITIF"


Les documents archivs dfinitivement peuvent nanmoins tre consults sur demande,

dans un dlai de 24 (selon l'urgence), en respectant la procdure classique de


demande de consultation dj vue plus haut ( II).
Conservs pour des dures longues mais variant selon la nature du document et les

contraintes lgales, les documents archivs font l'objet d'un inventaire, actualis
annuellement (cf. annexe 6).
Trois "dures de vie" type sont habituellement prises en considration :

- 5 10 ans
- 11 30 ans
- plus de 30 ans (illimit)
Lorsquune bote darchive arrive la limite de prescription, le SDA Adresse au secrtariat

dorigine une proposition dlimination ou de prorogation de dlai de conservation (cf annexe


5.3).
En fonction de la dcision de l'ordonnateur, la bote est :

- soit dtruite sous contrle des Services Gnraux,


- soit maintenue en archivage pour la tranche de dure suprieure, sauf indication particulire.
REMARQUE :

TRAITEMENT DU "SUPPORT" DE L'INFORMATION ARCHIVEE


L'objet de cette charte est de traiter essentiellement l'archivage sur support papier ;

Nanmoins, de plus en plus, une complmentarit s'tablit entre l'emploi de ce support


et l'utilisation de moyens lectroniques de traitement de textes, de gestion lectronique
de documents, de numrisation et de transformation en images consultables indexes ou
non, transcriptibles sur disque optique (DON, CD/ROM,CD/WORM, etc...).
Tant qu'ils demeurent "actifs", ces derniers supports sont traits par les services eux-

mmes ou par la division informatique ; ds qu'ils deviennent "semi-actifs" ou "passifs", leur


archivage peut rejoindre les modalits exposes dans la prsente charte.

DOCUMENTS D'ACCOMPAGNEMENT DES ARCHIVES


(exemple)
I - REGISTRE DE CLASSEMENT
Un registre est ouvert pour les documents mis et un pour les documents reus ; chaque
document est enregistr dans l'ordre chronologique et l'enregistrement prsente les
lments cls du document, nom du signataire, du destinataire, la date, ainsi que l'objet
succinct.
Le code classement est inscrit sur l'enregistrement et report sur le document (cf. II
suivant);
Exemple denregistrement :
ANNEE 2012 : DP 01
Arrive
N Signataire Destinatair
e
00 FAO
DSDI
1

DATE

00
2

24/01/1
2

Ministre de
lAgricultur
e

DSDI

22/01/1
2

LIBELLE
OBJET
Mission
de
consultant
s
REEAdcret

CODE CLAS.

DUREE

2012/DP.02.01

2012/DP.02.11

II - TABLEAU DE CLASSEMENT (tabli par chaque secrtariat)

OBSERV.

Chaque division tablit son propre code de classement en fonction de ses spcificits la
seule obligation tant de commencer le code par lanne darchivage suivie par la division.
LIBELLES CLAIRS

CODE CLASSEMENT

DIRECTION DU PROJET (DP)

- Correspondances dpart 2012/DP - 01


- arrivs 2012/DP - 02
- Contentieux 2012/DP - 03
.................... 2012/DP - 04

DIVISION STATISTIQUES (DS)

- Courriers dpart 2012/DS - 01


- arrivs 2012/DS - 02
.................... 2012/DS - 03

DIVISION INFORMATIQUE (DI)

- Courriers dpart 2012/DI - 01


- Arrivs 2012/DI - 02
- DOC Technique 2012/DI - 04
- Contrats .

NOTES IMPORTANTES :
- chaque bote a un code unique
- une seule anne de rfrence par bote
Pour chaque document mis, le code classement est appos dans l'attache du service, sous
la forme :

2012/ DS / 02. / XXXX


code class.

N enregistrement

Pour chaque document reu, le code classement est insr dans une case rserve cet
effet dans le tampon "ARRIVEE COURRIER" de la divison, ex. :
ARRIVEE EN DIVISION STATISTIQUE

ARRIVE
LE
DS.02.

III - GUIDE SUR LES DUREES DE CONSERVATIONS


3.1 - Principes de base :

Tous les documents "actifs" sont conservs en classement de proximit pendant une

anne, au-del de l'anne d'mission ou de rception.


Ex : les chronos de courriers mis en 94 sont conservs en classement jusqu'en
dcembre 95, puis sont reverss en archives intermdiaires.
Les documents administratifs "courants" sont conservs en archives intermdiaires
pour une dure de 3 ou 5 ans, selon leur teneur ( discrtion du dpositaire).
Les documents caractre "officiel" sont conservs en archives dfinitives selon le
tableau ci-aprs :

A dfaut dune loi sur les archives , nous proposons ici de sinspirer du modle franais en attendant que cette lacune soit comble au
niveau nationale.

IV - BORDEREAUX DE MOUVEMENT ET D'IDENTIFICATION (fournis, sur demande aux


Services de Documentation)

4.1 - Versement en archives

BORDEREAU DE VERSEMENT EN
- archives intermdiaires
- archives dfinitives

ANNEE : ..

- Date de versement : .../../..


- Identification verseur : ..

LISTE DE DOCUMENTS VERSES

Code classement (1)

Observations

(1) renseigner par le verseur

ACCUSE DE RECEPTION DU SERVICE DE DOCUMENTATION


-

Archives reues le ................... par ........................................ Signature du rceptionnaire :


Archives verses le par Signature du verseur :

4.2 - Bordereau de consultation d'archives

BORDEREAU DE CONSULTATION
- d'archives intermdiaires
- d'archives dfinitives
-*-*-*-*-

ANNE :..

DEMANDEUR

SERVICES DE
DOCUMENTATION

A la remise
Au retour

DOCUMENT(S)

A CONSULTER :
CODE CLASSEMENT :

CONSULTATION
* DATE DE REMISE : ...........................................................
* DATE DE RETOUR : ...........................................................
SIGNATURES :

- Date de la demande : ..//


..
- Identit du demandeur :

4.3 - Elimination des documents

PROCES-VERBAL D'ELIMINATION D'ARCHIVES


OU DE MODIFICATION DE POSITION
ANNEE : ..
Division__________
Sur proposition du Service de Documentation, conformment aux dlais de conservation en vigueur
des archives, les documents ci-dessous sont
conserver ou liminer :
CODE
CLASSEMENT
(1)

DESTINATION

A ELIMINER (1)

OBSERVATIONS (1)

A CONSERVER
(1)

A.I.

A.D.

Les documents ci-dessus dsigns " liminer" ont t dtruits le : //.(2)


SIGNATURES : SERVICES DOC

(1) renseigner par le service origine


(2) renseigner par le Service de Documentation
A.I. : Archivage Intermdiaire
A.D. : Archivage Dfinitif

SERVICE ORIGINE