Rediseño de Control de Conbustible PDF

UNIVERSIDAD DE TALCA
FACULTAD DE INGENIERA
ESCUELA DE INGENIERA CIVIL INDUSTRIAL
PROYECTO APLICADO DE MEJORAMIENTO
REDISEO DEL PROCESO DE CONTROL DE

COMBUSTIBLE Y EL DISEO DE UN PROTOTIPO
PARA EL SEGUIMIENTO DE SU CONSUMO EN LA
EMPRESA INGENIERA Y
CONSTRUCCIN SANTA FE S.A.
AUTOR:
FRANCISCO JAVIER NAVARRO QUIJANO
PROFESOR TUTOR: JUAN JOS TRONCOSO T.
CURIC - CHILE
ENERO DE 2015
Resumen ejecutivo.
Resumen Ejecutivo
El objetivo de esta memoria es una propuesta de rediseo del proceso de control de
combustible, y el diseo y desarrollo de un prototipo de sistema de informacin para su
seguimiento en la empresa Ingeniera y Constructora Santa Fe S.A., esto debido a las
deficiencias que fueron observadas en los procesos de suministro, control y seguimiento del
consumo de petrleo.
La empresa posee un excesivo gasto por concepto de combustible y

lamentablemente no posee un control adecuado de este insumo, lo que genera prcticas
indebidas por parte de los choferes y operadores de la flota de maquinarias, equipos,
camiones y camionetas.
Al no tener un buen control no se puede realizar ningn tipo seguimiento

individualizado del consumo de combustible y menos existe un anlisis de rendimiento de
cada recurso, por lo tanto es casi imposible mantener una gestin adecuada.
La primera parte del desarrollo (diagnstico detallado), describen cada uno de los
procesos y procedimientos donde el combustible est relacionado y se analizan las causas
que generan los problemas a travs de un diagrama causa efecto. Tambin se desarrolla un
estudio de rendimientos de maquinaria con comentarios en base a los resultados.
En base a lo anterior se propuso desarrollar un rediseo del proceso de control de

combustible enfocado hacia la fuga de combustible y mejorar los flujos de informacin
desde faenas a la oficina central de la empresa. Adems, se disea un prototipo de sistema
de informacin para la gestin del combustible con lo que se podr mantener un control e
ingreso adecuado de los documentos y recursos con que cuenta la empresa, y se realizar
seguimiento de consumo y rendimiento para cada equipo.
Francisco Navarro Quijano
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Agradecimientos.
Agradecimientos
Es complejo comenzar a redactar esta seccin, sobre todo escribir en tan pocas lneas todos
los momentos vividos en esta etapa universitaria en la que he pasado por altos y bajos. Pero
a pesar de ello, hoy slo quiero pensar en las cosas buenas que me han sucedido.
Quiero partir por la enorme felicidad que sent junto a mi familia cuando qued en
la universidad, quiz al principio exista un poco de temor debido a que era el primero de la
familia que tuvo la oportunidad. Sin embargo mis padres, Jos Manuel y Margarita Elena,
desde el inicio me han apoyado incondicionalmente y es a ellos a quien quiero dedicar
principalmente este logro.
Tambin quiero mostrar mi gratitud hacia mis hermanos Yasna, Vladimir y

Margarita por todo el cario que me han brindado a lo largo de mi vida. Cmo dejar de lado
a mis abuelos Norma y Fernando a quienes siempre iba a ver cada vez que llegaba a
Linares. Mis grandes tos Nano, Tolin, Jorge, Gabriel y Claudio, a mis tas Pilar, Mary y
Coya. A mi primo Adrian con el que crecimos juntos.
En la universidad tambin hice grandes amigos los cuales estuvieron conmigo

siempre que ms lo necesit y puedo decir que gracias a ellos estoy en esta instancia porque
siempre creyeron en m y me alentaban a seguir. Ellos son Hernn y Manuel. Adems me
presentaron un gran grupo de amigos y buenas personas como Moyita, Roberto, Pablito,
Nico, Leito y Felipe con los que compartimos muchos buenos momentos. En Curic Karlos
y Esteban a los cuales quiero bastante por siempre estar en constante preocupacin por m.
Este momento sin duda alguna es el ms lindo de todos que marc un antes y
despus en mi vida, el nacimiento de mi hija. Ella es mi gran motivacin, mi vida, quiero
que se sienta siempre orgullosa del padre que tiene. Su nombre es Francisca Antonia y la
amo con todo mi corazn.
Dedicacin especial al to Lalo.
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ndice de contenidos.
NDICE DE CONTENIDOS
Contenido
INTRODUCCIN ................................................................................................................ 11
CAPTULO 1: CONTEXTUALIZACIN .......................................................................... 12
1.
Contextualizacin ......................................................................................................... 13
1.1.
Lugar de aplicacin ................................................................................................ 13
1.1.1.
Servicios entregados por la empresa .............................................................. 15
1.1.2.
Proyectos en desarrollo ................................................................................... 16
1.2.
Planificacin estratgica ........................................................................................ 17
1.2.1.
Visin ............................................................................................................. 17
1.2.2.
Misin ............................................................................................................. 17
1.2.3.
Organigrama ................................................................................................... 17
1.3.
Oportunidad a abordar ........................................................................................... 19
1.3.1.
Deficiencia del sistema ................................................................................... 19
1.4.
Objetivo General .................................................................................................... 21
1.5.
Objetivos Especficos ............................................................................................ 21
1.6.
Resultados tangibles esperados .............................................................................. 21
1.7.
Alcance del Proyecto ............................................................................................. 22
CAPTULO 2: MARCO TERICO Y METODOLOGA DE SOLUCIN ...................... 23

2.
Marco terico y metodologa de solucin .................................................................... 24

2.1.
Marco Terico ........................................................................................................ 24
2.1.1. Anlisis de procesos en la organizacin ............................................................. 24

2.1.2. Ingeniera de requerimientos de software ........................................................... 35
Pgina 4
2.1.3. Sistema de informacin administrativo .............................................................. 39

2.2. Metodologa ............................................................................................................... 44
2.2.1. Presentacin del diagnstico detallado ............................................................... 45
2.2.2. Rediseo del proceso de control de combustible................................................ 45
2.2.3. Realizar los requerimientos del sistema ............................................................. 46
2.2.4. Diseo y desarrollo del prototipo del sistema de informacin ........................... 46
CAPTULO 3: DIAGNSTICO DETALLADO ................................................................. 47
3. Diagnstico ....................................................................................................................... 48
3.1. Presentacin de demandas de combustibles .............................................................. 48
3.2. Presentacin del procedimiento de abastecimiento ................................................... 49
3.2.1.
Procedimiento para el abastecimiento de Nivel Central ................................. 49
3.3. Anlisis del proceso de suministro y control de combustible ................................... 51

3.3.1.
Descripcin del proceso suministro................................................................ 52
3.3.2.
Descripcin del proceso control de combustible ............................................ 55
3.3.3.
Ruteo del camin repartidor ........................................................................... 57
3.3.4.
Caractersticas del sistema .............................................................................. 59
3.3.5.
Problemas asociados a los procesos ............................................................... 60
3.4. Anlisis de rendimiento de maquinarias .................................................................... 63

CAPTULO 4: REDISEO DEL PROCESO DE CONTROL DE COMBUSTIBLE ........ 68
4. Rediseo del proceso de control de combustible.............................................................. 69
4.1. Planeacin macro del proceso ................................................................................... 69
4.2. Rediseo del proceso ................................................................................................. 70
4.2.1.
Descripcin del Rediseo ............................................................................... 73
4.2.2.
Caractersticas del nuevo sistema ................................................................... 75
4.3. Rediseo de documentos de control .......................................................................... 75
Pgina 5
4.4. Beneficios de la propuesta de rediseo ..................................................................... 76

CAPTULO 5: REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ....................................................... 78
5. Requerimientos del sistema .............................................................................................. 79
5.1.
Objetivos del sistema de informacin .................................................................... 79
5.2.
Usuarios del sistema de informacin ..................................................................... 79
5.2.1.
Encargado del insumo crtico ......................................................................... 80
5.3.
Requerimientos funcionales ................................................................................... 80
5.4.
Requerimientos no funcionales .............................................................................. 82
5.4.1.
Requisitos de interfaz de usuario .................................................................... 83
5.4.2.
Confiabilidad .................................................................................................. 83
5.4.3.
Disponibilidad ................................................................................................ 83
CAPTULO 6: PROTOTIPO DEL SISTEMA DE INFORMACIN ................................. 84

6. Diseo y desarrollo del prototipo ..................................................................................... 85
6.1.
Diseo Lgico global ............................................................................................. 85
6.1.1.
Funcin principal ............................................................................................ 85
6.1.2.
Entradas y salidas ........................................................................................... 88
6.1.3.
Funciones externas ......................................................................................... 89
6.1.4.
Procesos asociados al sistema......................................................................... 90
6.1.5.
Diagrama general de definicin del problema ................................................ 91
6.2.
Diseo lgico detallado ......................................................................................... 92
6.2.1.
Procedimiento administrativo para nuevos registros ...................................... 92
6.2.2.
Procedimiento administrativo para documentos de control ........................... 93
6.3.
Prototipo para la gestin del combustible .............................................................. 95
6.3.1.
Pantalla de inicio ............................................................................................ 95
6.3.2.
Pantalla de seguridad ...................................................................................... 96
Pgina 6
6.3.3.
Men principal ................................................................................................ 97
6.3.4.
Ventana de faenas ........................................................................................... 98
6.3.5.
Ventana de operadores y choferes .................................................................. 99
6.3.6.
Ventana de recursos ...................................................................................... 100
6.3.7.
Ventana vales de combustible ...................................................................... 103
6.3.8.
Ventana report diario .................................................................................... 104
6.3.9.
Ventana consumo de combustible ................................................................ 105
6.3.10.
Ventana de rendimiento ............................................................................ 106
6.3.11.
Ventana de desviaciones ........................................................................... 107
CONCLUISONES Y RECOMENDACIONES ................................................................. 109

Bibliografa ......................................................................................................................... 112
ANEXOS ............................................................................................................................ 113
Pgina 7
NDICE DE TABLAS
Tabla 1: simbologa de diagramas de flujo. .......................................................................... 27
Tabla 2: Simbologa de Grficos de procesos. ..................................................................... 28
Tabla 3: Formato plantilla para la presentacin de requerimientos funcionales. ................. 37
Tabla 4: Demandas de combustible. ..................................................................................... 49
Tabla 5: Registro de documentos segn ERP....................................................................... 63
Tabla 6: Rendimientos motoniveladoras desde julio a septiembre ...................................... 64
Tabla 7: rendimiento vs antigedad...................................................................................... 66
Tabla 8: Requerimientos funcionales del sistema. ............................................................... 80
NDICE DE GRFICOS Y FIGURAS

Ilustracin 1: Logo Ingeniera y Construccin Santa Fe S.A. .............................................. 13
Ilustracin 2: Holding Santa Fe. ........................................................................................... 14
Ilustracin 3: Proceso macro del desarrollo de un proyecto global. ..................................... 16
Ilustracin 4: Organigrama de Inversiones Santa Fe S.A. .................................................... 18
Ilustracin 5: Mtodo Sistemtico. ....................................................................................... 25
Ilustracin 6: Proceso de obtencin y anlisis de requerimientos. ....................................... 39
Ilustracin 7: Modelo de Estructura General de una organizacin. ..................................... 42
Ilustracin 8: Metodologa del diseo de un SIA. ................................................................ 43
Ilustracin 9: Bomba del Nivel Central. ............................................................................... 50
Ilustracin 10: Diagrama general del proceso de suministro y control de combustible. ...... 53
Ilustracin 11: Vale de combustible. .................................................................................... 56
Ilustracin 12: Reporte diario. .............................................................................................. 57
Ilustracin 13: Mapa con ubicacin de obras. ...................................................................... 58
Ilustracin 14: Diagrama causa-efecto. ................................................................................ 60
Ilustracin 15: Grfico de rendimientos motoniveladoras. .................................................. 65
Ilustracin 16: Proceso macro de control de combustible. ................................................... 69
Ilustracin 17: Rediseo del proceso de control de combustible. ........................................ 72
Ilustracin 18: Organigrama propuesta de rediseo. ............................................................ 73
Pgina 8
Ilustracin 19: rediseo del report diario. ............................................................................. 76

Ilustracin 20: Descomposicin Funcin principal del sistema. .......................................... 85
Ilustracin 21: Descomposicin de gestin de recursos. ...................................................... 86
Ilustracin 22: Descomposicin de gestin de control. ........................................................ 87
Ilustracin 23: Descomposicin de gestin de seguimiento. ................................................ 88
Ilustracin 24: Descomposicin de entradas al prototipo de gestin del combustible. ........ 88
Ilustracin 25: Descomposicin de salidas al prototipo de gestin del combustible. .......... 89
Ilustracin 26: Diagrama general de definicin del problema en el diseo lgico global. .. 91
Ilustracin 27: Procedimiento administrativo informacin de oficina central. .................... 93
Ilustracin 28: Procedimiento administrativo informacin de obra. .................................... 94
Ilustracin 29: pantalla de inicio del prototipo. .................................................................... 96
Ilustracin 30: pantalla de seguridad. ................................................................................... 96
Ilustracin 31: Men principal. ............................................................................................ 97
Ilustracin 32: ventana de faenas.......................................................................................... 98
Ilustracin 33: ventana de operadores y choferes. ................................................................ 99
Ilustracin 34: ventana de recursos. ................................................................................... 100
Ilustracin 35: ventana de maquinaria. ............................................................................... 101
Ilustracin 36: ventana de transporte. ................................................................................. 102
Ilustracin 37: ventana camionetas..................................................................................... 103
Ilustracin 38: ventana vale de combustible....................................................................... 104
Ilustracin 39: ventana ingreso report diario. ..................................................................... 105
Ilustracin 40: ventana consumo de combustible. .............................................................. 106
Ilustracin 41: ventana de rendimientos. ............................................................................ 107
Ilustracin 42: grfico de rendimientos. ............................................................................. 107
Ilustracin 43: ventana de desviaciones. ............................................................................ 108
Ilustracin 44: grfico de desviaciones. ............................................................................. 108
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Glosario
GLOSARIO
H
Hormetro: es un dispositivo que registra el nmero de horas en que un motor o un equipo,
generalmente elctrico o mecnico ha funcionado desde la ltima vez que se ha inicializado
el dispositivo
O
Odmetro: es un instrumento de medicin que calcula la distancia total o parcial recorrida
por un cuerpo en la unidad de longitud en la cual ha sido configurado, que para este caso es
en kilmetros.
R
Ralent: nmero de revoluciones por minuto que debe tener el motor de un automvil u otro
vehculo cuando no est acelerado.
Report: es un documento de control de maquinaria que realiza diariamente un operador. En
l se detallan principalmente los tipos de trabajos y la cantidad de horas que oper el
equipo.
V
Vialidad: Conjunto de infraestructuras que a travs de la construccin y mantenimiento de
las calles y carreteras forman la red de vas urbanas e interurbanas por las que se desarrolla
el trfico.
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Introduccin
INTRODUCCIN
En aquellas empresas donde se administra una gran flota de transporte o maquinaria, el
combustible tiene especial relevancia en su estructura de costos, esto debido principalmente
a los actuales precios a los que se cotiza este insumo en el mercado. Es por esto mismo que
el robo de diesel sea un problema tan comn dentro de estas organizaciones.
Por otra parte, las empresas necesitan de un adecuado desarrollo de sus actividades
productivas, y para ello se hace necesaria la realizacin de una gestin eficiente del
combustible que corresponde principalmente al diseo y la puesta en prctica de un sistema
de control, supervisin, y en especial, de seguimiento del consumo de petrleo global e
individualizado de los vehculos que conforman la flota de cada empresa.
Tambin existen elementos que son complementarios a una eficiente administracin

del combustible, como por ejemplo, una adecuada planificacin de rutas y de recursos
(flotas), la experiencia o experticia de operadores y choferes asociadas a tcnicas de
conduccin eficientes y una adecuada y correcta mantencin de los equipos.
Todos los elementos descritos anteriormente buscan la disminucin del consumo de

combustible, pero la base para lograr este objetivo es el preciso conocimiento de los
consumos de petrleo de cada uno de los vehculos. Mientras mayor sea la precisin y
control con la que se lleve a cabo el control del consumo de combustible, mayor ser el
ahorr que se generar a la empresa.
Pgina 11
Captulo 1: Contextualizacin.
CAPTULO 1:
CONTEXTUALIZACIN
En este captulo se describe la empresa en la cual se desarrolla el proyecto de

mejoramiento, abarcando aspectos organizacionales como la visin, misin, organigrama,
principales proyectos y servicios entregados. A su vez se realiza una breve descripcin del
problema que se lleva a cabo, la definicin del objetivo general, los objetivos especficos,
resultados esperados y el alcance del proyecto.
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1. Contextualizacin
Para comprender de mejor manera la realizacin del proyecto de mejoramiento, es
necesario analizar el contexto en el cual se llevar a cabo dicho proyecto, analizando los
diferentes elementos, caractersticas y necesidades que posee la organizacin, y que
explican a su vez la oportunidad de ser solucionadas por medio de herramientas de la
ingeniera industrial.
1.1. Lugar de aplicacin

La empresa se crea en el ao 1999 con el nombre Constructora Santa Fe Limitada y hacia
fines del ao 2005, dos socios principales (Domingo Godoy e Ignacio Godoy) realizan una
inversin significativa en personal y maquinaria con el fin de transformar la empresa en un
actor importante en obras de vialidad dentro de la Regin del Maule. La organizacin pasa
de ser una Sociedad Limitada a Sociedad Annima con el nombre de Ingeniera y
Construccin Santa Fe S.A., la cual en sus inicios desarrolla proyectos menores de obras
viales y mantencin vial.
Ilustracin 1: Logo Ingeniera y Construccin Santa Fe S.A.
Fuente: Ingeniera y Construccin Santa Fe S.A.
A travs del tiempo, Ingeniera y Construccin Santa Fe S.A. se ha ido integrando

verticalmente, conformando de esta manera el holding presentado en la Ilustracin 2.
El holding Santa Fe cuenta con una dotacin de alrededor de 500 trabajadores, una
participacin de mercado en la Regin del Maule del 35% y sus ventas anuales son
aproximadamente 6.000 millones de pesos. Las oficinas centrales de la empresa se
encuentran ubicadas en la ciudad de Talca, direccin 4 norte N 30 (Baeza, 2014).
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Ilustracin 2: Holding Santa Fe.
La empresa Ingeniera y Construccin Santa Fe S.A. se dedica principalmente a la

ejecucin de obras viales. Est inscrita en el registro de contratistas del Ministerio de Obras
Pblicas de Chile (principal mandante) donde destacan ms de 20 proyectos ya ejecutados.
Los tipos de proyectos que desarrollan son los siguientes:
1) Conservaciones Globales Mixto de Caminos por Nivel de Servicio y a Precios

Unitarios.
Contratos de conservacin y mantencin de caminos, en que la Direccin de vialidad del

Ministerio de Obras pblicas licita una red de caminos por 4 aos, la que flucta entre 300
a 500 Kilmetros de ruta. El contrato no define desde un comienzo la ubicacin de las
partidas a ejecutar, solo se proporcionan los volmenes a ejecutar al interior de la red. La
definicin del sector donde se ejecutarn las obras obedece a las necesidades de la
comunidad/ autoridades las que son canalizadas a travs de la Inspeccin Fiscal de
Vialidad.
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2) Conservaciones Peridicas de Caminos.
Contratos de carcter especfico, en que la Direccin de Vialidad define a priori los trabajos
a ejecutar (Ubicacin y Volmenes). Estos contratos generalmente comprenden las labores
de pavimentacin en una sola ruta. Las variaciones del proyecto en estos tipos de contrato
son casi nulas.
En poltica de calidad se puede sealar que cuenta con certificacin ISO 9001:2000
certificada LSQA. sta establece los requisitos para los sistemas de gestin de la calidad
aplicables a toda organizacin que necesite demostrar su capacidad para proporcionar
productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de
aplicacin, y su objetivo es aumentar la satisfaccin del cliente (Corporativa, 2013).
Las etapas que desarrolla la empresa para la adjudicacin de un proyecto global

hasta la entrega del mismo, incluyendo el enlace que tiene con el MOP, se muestra la
Ilustracin 3.
1.1.1. Servicios entregados por la empresa

La empresa entrega soluciones integrales para sus proyectos de Ingeniera, ofreciendo al
mercado (empresas privadas y pblicas) los siguientes servicios:
Ejecucin directa de Obras civiles:
Movimientos de Tierra
Confeccin de Obras de Artes
Confeccin de Carpetas Granulares
Confeccin de Carpetas y pavimentos Asflticos
Suministro y Produccin de ridos.

Arriendo de Maquinaria Pesada
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Ilustracin 3: Proceso macro del desarrollo de un proyecto global.
1.1.2. Proyectos en desarrollo

Actualmente la empresa cuenta con 6 proyectos globales en desarrollo. Uno de ellos se
encuentra ubicado en la Regin del Libertador General Bernardo OHiggins y los otros
cinco dentro de la Regin del Maule. A continuacin de describen slo los cinco proyectos
de la sptima Regin porque son los que estn insertos dentro de la problemtica en
estudio:
1. Global Empedrado, comuna de Empedrado. Contrato de 350 km. en 4 aos de

duracin. Avance aproximado de las obras 120 km. en 27 meses.
2. Global Talca Norte, comuna de Molina. Contrato de 400 km. en 4 aos de duracin.
Avance aproximado de las obras 50 km. en 8 meses.
3. Global Curic Sur, comuna de Molina. Contrato de 400 km. en 4 aos duracin.
Avance aproximado de las obras 75 km. en 7 meses.
4. Global Teno, comuna de Teno. Contrato de 300 km. en 4 aos de duracin. Avance
aproximado de las obras 100 km. en 27 meses.
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5. Global San Clemente, comuna de San Clemente. Contrato de 300 km. en 4 aos
duracin. Avance aproximado de las obras 120 km. en 20 meses.
1.2. Planificacin estratgica

En esta seccin se presenta visin, misin, valores, objetivo general y especficos de la
empresa. Finalmente, se muestra el organigrama de Inversiones Santa Fe porque en l se
encuentra el departamento donde se est desarrollando el proyecto de mejoramiento.
1.2.1. Visin
Lograr ser reconocida como un referente en el rea de las Obras Viales Asflticas, desde el
punto de vista de la Experiencia, Calidad y Tecnologa Aplicada, con una capacidad de
respuesta acorde a los nuevos desafos, reuniendo cualidades de crecimiento que aporten al
desarrollo de la infraestructura vial de nuestro pas.
1.2.2. Misin
Cumplimiento, seriedad, efectividad, calidad y responsabilidad son los pilares
fundamentales de la estructura sobre la que se sostiene nuestra empresa.
1.2.3. Organigrama
Inversiones Santa Fe S.A. es la organizacin de mayor jerarqua dentro del holding y est a
cargo de todas las decisiones estratgicas de las distintas empresas. Sus puestos gerenciales
de mayor importancia son los siguientes:
Director Ejecutivo: Sr. Domingo Godoy
Gerencia General: Sr. Ignacio Godoy Lpez
Gerencia de Contabilidad y Finanzas: Sr. Jorge Conejeros
Gerencia de Administracin y Servicios: Sr. Sebastin Baeza
Gerencia de Operaciones de I&C Santa Fe S.A.: Sr. Gabriel Campos
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Ilustracin 4: Organigrama de Inversiones Santa Fe S.A.
Fuente: Inversiones Santa Fe S.A.
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El proyecto se realiza dentro del Departamento de adquisiciones (Ilustracin 4), junto a

Daniel ngel que es la persona encargada del insumo crtico (combustible).
1.3. Oportunidad a abordar

Para el Holding Santa Fe, el combustible (petrleo) es el insumo ms importante porque
permite que la cadena productiva realice sus operaciones de forma continua, sin embargo,
eso genera un desembolso anual de aproximadamente 1.700 millones de pesos. Por esta
razn, la empresa denomina al combustible como su insumo crtico debido a que ella
misma se encarga de abastecer eficientemente todas las maquinarias, equipos, flota liviana
(camionetas) y flota pesada (camiones), garantizando de esta manera su correcto
funcionamiento en terreno.
Lamentablemente, la empresa reconoce que existen malas prcticas con el uso del
combustible por parte de su personal (fugas). Adems existen equipos que a pesar de su
antigedad se siguen utilizando para los trabajos, lo que genera un mayor consumo de
combustible debido su bajo rendimiento. Estos dos elementos son principalmente los que
elevan an ms el gasto.
1.3.1. Deficiencia del sistema

Para la empresa es de vital importancia que el combustible sea suministrado de manera
oportuna, de lo contrario podra provocar en primera instancia la paralizacin de las
operaciones, horas ociosas, retraso en la programacin de las obras y finalmente prdida de
la imagen corporativa por no cumplir con los plazos en la entrega de los proyectos, pero
tambin debe ser importante que el uso del combustible por parte de los trabajadores y de la
empresa se haga de manera correcta y eficiente. Esto depende de procesos y/o
procedimientos de suministro, control, seguimiento y clculos de rendimientos de consumo
de combustible que hoy la empresa posee de manera deficiente y que, por lo mismo,
generan un excesivo costo monetario.
Si bien es cierto que la empresa tiene destinado recursos tanto materiales como
humanos para realizar el proceso de suministro de combustible hacia las obras, actualmente
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se hace necesario recurrir a otros medios para cubrir las necesidades del insumo. Esto
afecta, entre otras cosas, directamente al proceso de control sobre el vaciado de petrleo y
al registro de la documentacin que existe para estos efectos.
El seguimiento al consumo de combustible de los recursos no se realiza dentro de la

empresa. Pero en el caso de que se quisiera realizar, necesita de un eficiente flujo de
informacin y que los dos procesos anteriores se realicen adecuadamente. Un dato
importante que es necesario sealar en este punto, es que los registros de control llamado
reporte diario tienen un anlisis, en oficina central, con dos o tres semanas de retraso desde
que son emitidos por los operadores en terreno.
En cuanto a la renovacin de activos (maquinarias, camiones o camionetas) la

empresa no posee una poltica clara respecto de este tema lo que aumenta la acumulacin
de maquinaras y equipos muy antiguos con mayores consumos de petrleo.
La empresa estima intuitivamente, por fuga, una prdida del 10% del gasto anual
por concepto de combustible, pero no se ha realizado ningn estudio acabado sobre la real
consecuencia de la problemtica.
De acuerdo a lo anterior:
a) Es necesario realizar una mejora al proceso control del consumo de combustible. De

esta manera ser posible disminuir las fugas y por consiguiente disminuir el gasto
por este concepto.
b) Tambin es importante mejorar la rapidez y la veracidad de la informacin

(documentacin) que es entregada desde las obras hasta la oficina central.
c) Tambin es necesario llevar un seguimiento de los equipos para determinar cuando
dejan de tener un rendimiento aceptable.
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Todo lo anterior ms el diseo de un sistema de informacin que integre todos estos

aspectos, llevar a que la empresa pueda mejorar el control y seguimiento del consumo de
combustible.
1.4. Objetivo General

Elaborar una propuesta de mejora que permita controlar y gestionar un correcto y eficiente
consumo de combustible en la cadena productiva del holding Santa Fe S.A. mediante el
rediseo del proceso de control, y el diseo y desarrollo de un sistema de informacin.
1.5. Objetivos Especficos

A continuacin se detallan los objetivos especficos que permiten alcanzar el objetivo
general del proyecto de mejoramiento.
Realizar un anlisis de la situacin actual que posee la empresa, estudiando datos de

consumo de combustible, el proceso y documentos que existen para el suministro y
control de combustible, de tal manera de identificar las principales falencias que
existen y que generan facilidad para la fuga de combustible.
Realizar un rediseo del proceso de control que permita mejorar la inspeccin en la

entrega y a la vez obtener informacin ms precisa y detallada de los instrumentos y
documentos que sirven para generar el seguimiento al consumo.
Realizar un anlisis de requerimientos de software para el diseo de un prototipo

para la gestin del combustible.
Disear y desarrollar un sistema de informacin que permita mejorar el control y el

seguimiento del consumo de combustible.
1.6. Resultados tangibles esperados

Con el fin de mejorar la toma de decisiones a nivel de jefaturas y de gerencia del Holding
Santa Fe S.A. se espera entregar fsicamente lo siguiente:
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Realizar rediseo al proceso de control del consumo de combustible a travs de la

generacin de una nueva estructura que permita mejorar la inspeccin y gestin del
petrleo en terreno, adems de la obtencin de informacin rpida y fidedigna sobre
cmo se utiliza dicho insumo.
Disear un prototipo de sistema de informacin que apoye la gestin del

combustible, de manera de controlar los consumos y realizar seguimientos
individualizados a cada uno de los recursos de la empresa.
1.7. Alcance del Proyecto

El proyecto de mejoramiento consiste en el rediseo del proceso de control del consumo
combustible y el diseo y desarrollo de un sistema de informacin para la empresa
Ingeniera y Construccin Santa Fe S.A.
El alcance del proyecto contempla el anlisis de todos los procesos que involucren
el consumo de combustible por parte de la empresa, as como la maquinaria, flota liviana
pesada y el personal encargado de manejar el insumo. Por otra parte, se analizarn datos
histricos de todo el ao 2014, esto dependiendo del anlisis que se realice.
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Captulo 2: Marco Terico y Metodologa de Solucin.
CAPTULO 2: MARCO
TERICO Y
METODOLOGA DE
SOLUCIN
En este captulo se explican las herramientas tericas, tcnicas o metodolgicas que sirven
de informacin base y respaldan el desarrollo del informe. Luego se explica la
metodologa de solucin que permitir ofrecer una propuesta de mejora a la oportunidad
planteada.
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2. Marco terico y metodologa de solucin

En primer lugar, dentro del marco terico se ver el anlisis de procesos en la organizacin
y el diseo de sistemas de informacin para posteriormente dar paso a las etapas de la
metodologa de solucin que se llevarn a cabo en el desarrollo del proyecto de
mejoramiento.
2.1. Marco Terico

En este apartado se muestra toda la informacin que permite respaldar tericamente los
mtodos tcnicos y herramientas que se utilizarn para realizar el proyecto de
mejoramiento. Cabe destacar que slo se describir la informacin de mayor relevancia y
que abarca globalmente el estudio de una solucin a un tema bien especfico.
2.1.1. Anlisis de procesos en la organizacin

Dentro de las primeras labores que se realizan al insertarse en las operaciones de la
empresa, es conocer cada uno de los procesos que estn relacionados directamente con el
tema en estudio. Entre ellos, encontramos el proceso de abastecimiento de Nivel Central, el
suministro de combustible y cada uno de los procesos relacionados con las etapas
constructivas de las obras viales.
El mejoramiento de los procesos es el estudio sistemtico de las actividades y flujos

de cada proceso a fin de mejorarlo. Su propsito es aprender las cifras, entender el
proceso y desentraar los detalles. Unas vez que se ha aprendido realmente un proceso, es
posible mejorarlo (Lee Krajewski, 2008).
El anlisis de procesos es la documentacin y comprensin detallada de cmo se

realiza el trabajo y cmo puede redisearse. Comienza con la identificacin de las
oportunidades para mejorar y termina con la implementacin del proceso revisado. El
anlisis de procesos necesario para el mejoramiento de procesos.
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Ilustracin 5: Mtodo Sistemtico.

2. Definir el
alcance
1. Identificar
Oprtunidades
3. Documentar
el proceso
6.
Implementar
los cambios
4. Evaluar el
desempeo
5. Redisear el
proceso
Fuente: Elaboracin propia.
Debe alentarse a los empleados que realizan el proceso o a los proveedores o

clientes internos a que entreguen sus ideas e impresiones a los gerentes y personal
encargado del diseo de los procesos (como los ingenieros industriales), o transmitirlas por
medio de algn sistema formal de sugerencias sobre mejoras de los procesos. Luego un
especialista evala las propuestas, se asegura de que se implementen las sugerencias ms
importantes y responde a quienes las realizaron. A veces se reciben reconocimientos por
presentar una buena sugerencia (Lee Krajewski, 2008).
1. Definir el alcance.
Esta etapa establece los lmites del proceso que se va a analizar. Realiza la siguiente
pregunta se trata de un proceso general que abarca toda la organizacin y comprende
muchos pasos y empleados, o es un subproceso anidado, definido de manera limitada, que
slo forma parte del trabajo de una persona? El alcance de un proceso puede ser amplio o
limitado. Los procesos definidos en trminos muy amplios, normalmente sobrepasan los
recursos disponibles por ser demasiado ambicioso y est determinado al fracaso por el solo
hecho de que aumentar la frustracin de los empleados sin producir ningn resultado.
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Los recursos que asignan las gerencias para mejorar o reconvertir un proceso
mediante reingeniera, deben responder al alcance del proceso. Para los procesos pequeos
que abarcan solamente un empleado, tal vez se le pida a l que redisee el proceso. En el
caso de un proyecto que est relacionado con uno de los procesos centrales o crticos, los
puestos de mayor jerarqua establecen uno o ms equipos. Un equipo de diseo consta de
personas de personas orientadas al trabajo en equipo, pueden trabajar en uno o ms pasos
del proceso, realizan los anlisis del proceso y hacen los cambios necesarios. Tambin se
puede recurrir a facilitadores internos o externos que son especialistas de tiempo completo.
Estos conocen la metodologa del anlisis de procesos y pueden guiar y capacitar al equipo
de diseo (Lee Krajewski, 2008).
2. Documentar el proceso.
Una vez realizado el alcance, el analista debe documentar el proceso. La documentacin
incluye elaborar una lista de los insumos, proveedores, productos y clientes del proceso.
Esta informacin se puede representar despus con un desglose ms detallado presentado
en una tabla.
La siguiente parte de la documentacin sirve para entender los diferentes pasos

realizados en el proceso. Hay tres tcnicas eficaces para documentar y evaluar los procesos,
pero describiremos dos de ellas (Lee Krajewski, 2008):
i.
Diagramas de Flujo.
Un diagrama de flujo detalla la informacin, clientes, equipo y materiales a travs de los

distintos pasos de un proceso. Los diagramas de flujos se conocen como mapas de
procesos, mapas de relaciones o planos. Los diagramas de flujo no tienen un formato
preciso y por lo general se trazan con cuadros (que contienen una breve descripcin del
paso), y con lneas y flechas para indicar las secuencias. La forma rectangular es la opcin
ms comn para un cuadro, aunque otras formas pueden diferenciar varios tipos de pasos
como operacin, retraso, almacenamiento, inspeccin, etc. Los colores sombreados tambin
pueden llamar la atencin a diferentes etapas, como aquellas que tienen un grado
especialmente alto de complejidad o de divergencias en el proceso. La divergencia tambin
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se comunica cuando una flecha que sale de una etapa se divide en dos o ms flechas que
conducen a diferentes cuadros. Aunque muchas representaciones resultan aceptables, debe
existir un consenso sobre las convenciones utilizadas. Dichas convenciones pueden
presentarse como una clave en alguna parte del diagrama de flujo, o describirse a travs de
un texto complementario (Lee Krajewski, 2008).
Los elementos ms comunes que se utilizan para crear los diagramas de flujo son
los siguientes:
Tabla 1: simbologa de diagramas de flujo.
Nombre
Smbolo
Funcin
Terminal
Representa el inicio y fin de un diagrama de flujo
Entrada/ Salida
Representa los datos de entrada y salida.
Proceso
Cualquier tipo de operacin.
Decisin
Indica algn tipo de decisin con salida verdadero o

falso.
Indicador de
direccin o
Indica el sentido de ejecucin de la operacin
lnea de flujo
Documento
Representa algn tipo de documentacin o reporte

ii.
Grficos de Procesos.
Es una forma organizada de documentar todas las actividades que realiza una persona o un
grupo de personas en una estacin de trabajo, con un cliente, o al trabajar con ciertos
materiales. Analiza un proceso usando una tabla, y proporciona informacin acerca de cada
paso del proceso. A menudo, se usa para examinar a fondo en nivel de trabajo de una
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persona en lo individual, un equipo o un proceso anidado enfocado. Puede tener muchos

formatos. A continuacin se agrupan las actividades de un proceso tpico en cinco
categoras:
Tabla 2: Simbologa de Grficos de procesos.
Nombre
Smbolo
Operacin
Transporte
Inspeccin
Funcin
Modifica, agrega o crea algo. Realizar un movimiento de
tierra o una excavacin son dos ejemplos de operaciones.
Mueve un objeto de un lugar a otro. ste puede ser una
persona, material, una herramienta o parte de un equipo
Revisa o verifica algo, pero sin hacerle cambios. Pesar un
producto o verificar una medicin son tipos de inspeccin.
Combinada
Indica varias operaciones simultneas.
Almacenamiento
Indica cuando algo se guarda para utilizarlo ms tarde.
Espera
Se presenta cuando un objeto queda detenido en espera de

una accin posterior.
3. Evaluar el desempeo.
Las mediciones y la informacin sobre el desempeo complementan la documentacin de
un proceso. Las mediciones pueden mostrarse de varias maneras. En ocasiones, se agregan
directamente al diagrama de flujo o grfico de proceso.
Las mediciones especficas que elige un analista dependen del proceso que se va a
analizar y las prioridades competitivas. Son buenos puntos de partida el tiempo de
procesamiento y el costo por unidad en cada paso, as como el tiempo transcurrido desde el
principio hasta el final del proceso (Lee Krajewski, 2008).
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i.
Herramientas para el anlisis de datos.
Las mediciones ponen en evidencia una brecha en el desempeo. Has varias herramientas a
disposicin que permiten entender las causas de un problema. Muchas de estas
herramientas se crearon para analizar problemas de calidad, pero aplican igualmente a todo
un sinfn de mediciones de desempeo. Slo se describirn las que estn acorde con el tema
en estudio.
a) Listas de verificacin.
La recoleccin de datos con ayuda de una lista de verificacin suele ser lo ms conveniente
como un primer paso en el anlisis de problemas de calidad. La hoja de control de datos o
lista de verificacin es un formulario que se usa para registrar la frecuencia con que se
presentan las caractersticas de cierto producto o servicio relacionadas con la calidad
(Krajewski, 2000).
Inmediatamente se ha determinado las razones para la recoleccin de los datos, es

importante que se analicen los siguientes cuestionamientos:
La informacin es cualitativa o cuantitativa?
Cmo se recogern los datos y en qu tipo de documento se har?
Cmo se utilizar la informacin recopilada?
Cmo se analizar?
Quin se encargar de la recopilacin de datos?
Con qu frecuencia se va a analizar?
Dnde se va a efectuar?
Lo fundamental al iniciar la recoleccin de los datos esenciales es que el propsito

est claro y que los datos reflejen la verdad de los hechos. Estas hojas de recopilacin
tienen muchas funciones, pero la principal es hacer fcil la recoleccin de datos, de forma
oportuna y que puedan ser usadas fcilmente y ser analizados automticamente.
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Una secuencia de pasos tiles para aplicar esta hoja en un anlisis, es la siguiente:
Ubicar el elemento de seguimiento.
Determinar la periodicidad de los datos a recolectar.
Definir el alcance de los datos a recoger.
Disear el formato de la hoja de recogida de datos, de acuerdo con la cantidad de

informacin a recoger, dejando un espacio para totalizar los datos para que permita
conocer: las fechas de inicio y terminacin, las probables interrupciones, la persona
que recoge la informacin, fuente, etc.
b) Grficos de Pareto.
Vilfredo Pareto, un cientfico italiano del siglo XIX cuyo trabajo se centr en las
desigualdades presente en serie de datos, plante que la mayor parte de una actividad
tiene como causa un nmero relativamente pequeo de los factores que la componen. En el
caso de un problema de calidad en un restaurante, la actividad podra estar constituida por
las quejas de los clientes y el factor causal podra ser los defectos que presenta el producto
y el factor podra consistir en una parte faltante. El concepto de Pareto, conocido como
regla 80/20, sostiene que el 80% de la actividad es causada por el 20% de los factores (los
pocos factores vitales), los gerentes pueden atacar el 80% de los problemas de calidad.
Esos pocos factores, vitales para una actividad, pueden identificarse por medio de
una grfica de Pareto, es decir, una grfica de barras en la cual los factores estn
representados a lo largo del eje horizontal, por orden decreciente de frecuencia. La grfica
tiene dos ejes verticales, uno a la izquierda que ilustra la frecuencia (igual que un
histograma) y el otro a la derecha que muestra el porcentaje acumulativo de esa frecuencia.
La curva de frecuencia acumulativa identifica los pocos factores vitales que requieren la
atencin inmediata de la gerencia (Krajewski, 2000).
Concretamente este tipo de diagrama, es utilizado bsicamente para:
Conocer cul es el factor o factores ms importantes en un problema.
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Determinar las causas raz del problema.
Decidir el objetivo de mejora y los elementos que se deben mejorar.
Conocer se ha conseguido el efecto deseado (por comparacin con los Paretos

iniciales).
Con objeto de realizar correctamente un diagrama de Pareto hemos de realizar los

siguientes pasos:
Recolectar o recoger datos y clasificarlos por categoras.
Ordenar las categoras de mayor a menor indicando el nmero de veces que se ha

producido.
Calcular los porcentajes individuales y acumulados de cada categora, el acumulado

se calcula sumando los porcentajes anteriores a la categora seleccionada.
Construccin del diagrama en funcin de los datos obtenidos anteriormente.
c) Diagramas de causa y efecto.

Es una herramienta que se dise en el ao 1953 por Kaoru Ishikawa, de la Universidad de
Tokio, que pretendi clasificar y vincular las diversas causas que pueden influir sobre la
calidad en la acera de Kawasaki, lo que denomin Diagrama de causa-efecto o Diagrama
de Ishikawa o Espina de pescado. Esta herramienta muestra la relacin entre una
caracterstica de calidad y los factores de produccin, este diagrama determina la estructura
de las mltiples relaciones de causa-efecto que pueden influir en una determinada
caracterstica de calidad (Alonso, 1998).
Esta representacin grfica de mltiples causas de un sistema que pueden provocar

un efecto, resulta ser til en estudios de procesos y situaciones que ameriten un anlisis
cualitativo.
La principal brecha de desempeo se caracteriza como la cabeza del pescado,
posteriormente se encuentran las espinas principales que corresponde a las categoras
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ms relevantes de las posibles causas, y finalmente estn las espinas menores que
corresponden a las causas especficas (Lee Krajewski, 2008).
Para la elaboracin de un diagrama de causa efecto se deben realizar los siguientes

pasos (Chopra, 2008):
Definir el efecto o fenmenos cuyas causas deben ser identificadas.
Iniciar la construccin con efecto dentro de un rectngulo a la derecha y dibujar una

flecha que corresponde al eje central del diagrama, de izquierda a derecha,
indicando hacia el efecto.
Determinar las posibles causas que contribuyen al efecto del estudio, para esto se
puede utilizar lluvia de ideas o proceso lgico paso a paso.
Definir las causas principales e incluirlas en el diagrama (identificar las causas ms

generales en la contribucin al efecto y escribirlas en un recuadro conectndolas con
la lnea central).
Adicionar las causas especficas o secundarias para la rama principal,

direccionndolas a la rama correspondiente.
Evidenciar la validez lgica de cada cadena causal, para que de esta forma el
resultado sea en forma clara las posibles causas que contribuyen a un efecto.
4. Redisear el proceso.
Despus de documentar el proceso, recopilar los datos de medicin e identificar las
desconexiones, el analista del proceso o el equipo de diseo implantan una serie de cambios
que mejorar el proceso. En este paso, se convoca al personal que participa directamente en
el proceso para que aporte ideas y sugerencias.
En ocasiones, las ideas para aplicar reingeniera a un proceso o para mejorarlo se

hacen evidentes despus de documentarlo y examinar detenidamente las reas de
desempeo subestndar, las transmisiones de control entre departamentos y los pasos de
contactos con el cliente en alto. En otros casos, la mejor solucin es menos obvia. Se
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pueden descubrir ideas (porque siempre hay una mejor manera) si se plantean seis
preguntas sobre cada paso y sobre el proceso en su conjunto (Lee Krajewski, 2008).
Qu se est haciendo?
Cundo se hace?
Quin lo hace?
Dnde se hace?
Cmo se hace?
Cmo se compara con las distintas mediciones importantes?
Las respuestas a estas preguntas pueden cuestionarse si se plantea otra serie de

preguntas Por qu se pone en prctica el proceso? Por qu se realiza dnde se realiza?
Por qu se realiza cuando se realiza?
Para el rediseo de procesos existen dos herramientas que se pueden utilizar y que
van de acuerdo con la situacin en estudio, estas son:
a) Lluvia de ideas o brainstorming.

Fue propuesta por Alex Osborn, ejecutivo publicitario, que defini el brainstorming como
una tcnica de reunin mediante la cual un grupo de personas intenta hallar una solucin
para un problema especfico, recogiendo todas las ideas aportadas espontneamente por sus
miembros (Snchez, 2004).
Esta herramienta presenta aspectos de creatividad que se desarrolla en el trabajo en

equipo, en la cual se genera una lista de ideas. Se basa en una idea que da lugar a otra, y a
otra, hasta que el equipo consigue el beneficio de la informacin de poder establecer una
idea clara y concisa, de acuerdo a un consenso generado en el grupo de trabajo
Para este tipo de herramientas es necesarios considerar algunos aspectos

importantes, tales como (Winter, 2000):
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Utilizar un gran nmero de ideas proveniente de cada integrante del equipo
Se debe tener siempre presente no desviar las ideas respecto al tema central.
Ser metdico en la resolucin de ideas
Tener en cuenta que es una herramienta subjetiva y que promueve la participacin

de cada integrante del equipo.
En el proceso de desarrollo de la lluvia de ideas se identifican tres etapas para su

aplicacin que se describen a continuacin:
1) Descubrir los hechos

Es la etapa de iniciacin de las tormentas de ideas, es decir, se inicia la presentacin del
grupo de tema a tratar y de las reglas que se tendrn en cuenta, como saber escuchar, el
tiempo lmite para la discusin y el respeto por la opinin de los miembros de cada equipo.
El director debe comunicar por escrito a los miembros del grupo los temas a tratar, y
explicar los principios que se consideraran para evaluar cada lluvia de ideas.
Luego se comienza con un precalentamiento, con una sesin de 10 minutos para que
ensayen los miembros que no tienen experiencia. Posteriormente se determina el problema,
recogiendo las experiencias que se poseen cada uno de ellos.
2) Producir ideas
Se busca producir la gran cantidad de ideas, aplicando los criterios definidos para captar
aquellas ideas coherentes a los problemas y asociarlas a la situacin actual.
Luego se desarrolla una clausura de reunin, en el cual el director da las gracias a

los participantes y les solicita que no hagan abandono del problema ya que al da siguiente
se les solicitar un nuevo listado de ideas que pudieron surgir. Al da siguiente se recogen
las ideas para ser incorporadas al registro que se lleva documentado.
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3) Descubrir soluciones
En esta ltima etapa se elabora una lista de ideas para seleccionar las que estn ms acordes
al objetivo del tema central. Para la seleccin se desechan aquellas ideas que no generan
valor y se estudia si son vlidas las que se consideran interesantes. Posteriormente, las ideas
ms relevantes se ponderan y finalmente se presentas las ideas ms atractivas y acordes al
tema central.
5. Implementar cambios.
La implementacin es ms que trazar un plan y llevarlo a cabo. Muchos procesos se
redisean eficazmente, pero jams llegan a implementarse. La gente se resiste al cambio:
Siempre lo hemos hecho as, o ya intentamos eso antes. La participacin generalizada
en el anlisis de procesos es esencial, no slo por el trabajo que supone, sino porque
tambin crea compromiso. Es mucho ms fcil implementar algo que en parte es idea
propia. Adems, es posible que se necesite pericia especializada, como para desarrollar
software. Es probable que se requieran tambin nuevos puestos y habilidades, lo que
implica capacitacin e inversiones en nueva tecnologa. La implementacin pone en marcha
las etapas necesarias para poner en lnea el proceso rediseado. La gerencia o el comit de
direccin deben asegurar que el proyecto de implementacin marche de acuerdo con lo
programada (Chopra, 2008).
2.1.2. Ingeniera de requerimientos de software

Segn (Sommerville, 2005) los requerimientos para un sistema son la descripcin de los
servicios proporcionados por el sistema y sus restricciones operativas. Estos requerimientos
reflejan las necesidades de los clientes de un sistema que ayude a resolver algn problema
como el control de un dispositivo, hacer un pedido o encontrar informacin. El proceso de
descubrir, analizar, documentar y verificar estos servicios y restricciones se denomina
ingeniera de requerimientos (RE).
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a) Tipos de requerimientos.
1. Los requerimientos del usuario.

Son declaraciones, en lenguaje natural y en diagramas, de los servicios que se espera que el
sistema proporcione y de las restricciones bajo las cuales debe funcionar. nicamente
deben especificar el comportamiento externo del sistema y deben evitar, tanto como sea
posible, las caractersticas de diseo del sistema. Cuando se redacten los requerimientos del
usuario, no se debe utilizar jerga de software, notaciones estructuradas o formales, o
describir los requerimientos por la descripcin de la implementacin del sistema. Deben
redactarse en lenguaje sencillo, con tablas y formularios sencillos y diagramas intuitivos.
2. Los requerimientos del sistema.

Establecen con detalle las funciones, servicios y restricciones operativas del sistema. El
documento de requerimientos del sistema (algunas veces denominado especificacin
funcional) debe ser preciso. Debe definir exactamente qu es lo que se va a implementar.
Visto de otra manera, los requerimientos del sistema son versiones extendidas de los
requerimientos del usuario que son utilizados por los ingenieros de software como punto de
partida para el diseo del sistema. Agregan detalle y explican cmo el sistema debe
proporcionar
los
requerimientos
del
usuario.
Simplemente
deben
describir
el
comportamiento externo del sistema y sus restricciones operativas.
3. Requerimientos funcionales.
Son declaraciones de los servicios que debe proporcionar el sistema, de la manera en que
ste debe reaccionar a entradas particulares y de cmo se debe comportar en situaciones
particulares. En algunos casos, los requerimientos funcionales del sistema tambin pueden
declarar explcitamente lo que el sistema no debe hacer.
Los requerimientos funcionales de un sistema describen lo que el sistema debe

hacer. Estos requerimientos dependen del tipo de software que se desarrolle, de los posibles
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usuarios y del enfoque tomado por la organizacin o el departamento que redacta los
requerimientos.
Para especificar los requerimientos funcionales se puede utilizar la siguiente

plantilla, debido a la importancia que tiene este tipo de requerimiento en el posterior
desarrollo del sistema, adems que es necesario asociarlo a los objetivos y usuarios
respectivos para su validacin.
Tabla 3: Formato plantilla para la presentacin de requerimientos funcionales.
RQ (id)
(Nombre descriptivo del requerimiento)
Descripcin
(Requerimiento funcional)
Objetivos asociados
(Nombre del objetivo)
Usuarios
(Nombre del usuario)

4. Requerimientos no funcionales.
Son restricciones de los servicios o funciones ofrecidos por el sistema. Incluyen
restricciones de tiempo, sobre el proceso de desarrollo y estndares. Los requerimientos no
funcionales a menudo se aplican al sistema en su totalidad. Normalmente a penas se aplican
a caractersticas o servicios individuales del sistema.
Tambin se pueden definir como los requerimientos que no se refieren directamente

a las funciones que proporciona el sistema, sino a las propiedades emergentes de ste como
la fiabilidad, el tiempo de respuesta y la capacidad de almacenamiento.
Los requerimientos no funcionales se enmarcan dentro de tres grandes grupos:
Requerimientos del producto.
Requerimientos organizacionales.
Requerimientos externos.
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Los requerimientos no funcionales se expresarn de forma tradicional, es decir,

mediante prrafos en lenguaje natural.
b) Procesos de la ingeniera de requerimientos.

Segn (Sommerville, 2005) la meta del proceso de ingeniera de requerimientos es crear y
mantener un documento de requerimientos del sistema. El proceso general corresponde a
cuatro subprocesos de alto nivel de ingeniera de requerimientos, de los cuales abordaremos
tres debido a que estn dentro del alcance del proyecto, estos son:
1. Estudios de viabilidad.
Un estudio de viabilidad es un estudio corto y orientado a resolver varias cosas.
Primeramente hay que ver si el sistema contribuye o no a los objetivos que tiene la
organizacin. Tambin hay que tomar en cuenta restricciones de costo y tiempo y por
ltimo evaluar si el sistema se puede integrar con sistemas ya existentes.
Para llevar a cabo un estudio de viabilidad se necesita la evaluacin y recopilacin

de la informacin, y la redaccin de informes. Para esto se debera hablar con las fuentes de
informacin (jefes de departamentos, usuarios finales, etc) para encontrar respuesta a
preguntas tales como:
Cules son los problemas actuales y cmo ayudara un sistema a aliviarlos?
Cul es la contribucin directa que har el sistema a los objetivos y requerimientos

del negocio?
A qu debe ayudar el sistema?
2. Obtencin y anlisis de requerimientos.

En este subproceso normalmente se trabaja con los clientes y usuarios finales del sistema
para obtener informacin relevante sobre qu servicios debe proporcionar el sistema, el
rendimiento requerido del sistema, etc. La obtencin y anlisis de requerimientos sigue el
modelo de la Ilustracin 6.
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3. Validacin de requerimientos.
En esta etapa se trata de mostrar que los requerimientos realmente definan el sistema que el
cliente desea. Es importante debido a que los errores en el documento de requerimientos
pueden conducir a importantes costo al repetir el trabajo cuando son descubiertos durante el
desarrollo o despus de que el sistema est en uso.
La validacin se lleva a cabo mediante verificaciones de validez, de consistencia, de

completitud, de realismo y verificabilidad.
Ilustracin 6: Proceso de obtencin y anlisis de requerimientos.
Descubrimiento
de
requerimientos
Documentacin
de
requerimientos
Clasificacin y
anlisis de
requerimientos
Ordenacin
por prioridades
y negociacin
de
requerimientos
Fuente: elaboracin propia segn libro ingeniera de software (Sommerville, 2005).
2.1.3. Sistema de informacin administrativo

Recurrentemente las organizaciones generan y reciben bastante informacin. Es por esto,
que es importante buscar la mejor forma de recopilar, almacenar, analizar y utilizar dicha
informacin con el fin de alcanzar los objetivos que la empresa ha establecido. Una de las
herramientas que se utilizan para optimizar la informacin, es a travs de los sistemas de
informacin, los cuales al ser diseados permiten mejorar el trabajo y el flujo de
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informacin de los distintos departamentos de la empresa (para este proyecto es el

departamento de adquisiciones).
Segn (Fernndez, 2006) los elementos ms comunes que caracterizan un sistema

de informacin son:
Equipo computacional: es todo el hardware necesario para que el sistema de

informacin pueda operar. Se caracteriza por su gran capacidad de aceptar y
almacenar gran cantidad de datos y transformarlos en informacin.
Recurso humano: son todas aquellas personas que utilizan el sistema.
Datos e informacin: Son todas aquellas entradas que necesita el sistema para
generar informacin que se desea.
Programas: es todo el software necesario que har que los datos de entrada sean
procesados y generen, los resultados esperados
En la literatura se describe que un sistema de informacin administrativo (SIA) es el

subsistema de la misma compuesto por las personas, equipos y procedimientos, encargado
de proveer la informacin necesaria para la toma de decisiones requeridas en la
coordinacin, planificacin y control (Barros, 1987).
Un SIA posee cuatro componentes bsicos (Fernndez, 2006), estos son:
a) Entradas: datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de entrada es

permanente porque los datos nuevos se suman continuamente al sistema cuando se
realizan las transacciones.
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b) Procesamiento: fase durante la cual los datos obtenidos son transformados,

organizados y archivados; la mejor manera de procesar datos, actualmente, es por
medio de las computadoras.
c) Salidas: Relatos, diagramas, cuadros, resmenes escritos compilados y producidos

durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son utilizadas para tomar
decisiones estas deben ser producidas en un formato que permita al usuario final
tener un acceso rpido.
d) Retroalimentacin: Mecanismo de verificacin y ajuste, que ayuda a los

administradores a determinar qu informacin generada es necesaria; los informes
pueden ser comparados con pronsticos, patrones y otros medios para medir.
Adems, los resultados y las salidas son, por si solos, retroalimentacin.
El desarrollo de un SIA comienza con el Proceso de diseo lgico o diseo del

exterior, tiende a contestar la pregunta bsica: qu papel debe realizar el SIA dentro de la
organizacin? La respuesta a esta pregunta est estrechamente relacionada con las
Funciones Administrativas (FA), las cuales son actividades de toma de decisiones que
deben realizarse en una organizacin para que sta establezca y cumpla las metas y
objetivos que definen su propsito. Cubre tareas que normalmente se conocen por variados
nombres: administracin, planificacin, control y coordinacin (Barros, 1987).
Las FA se pueden clasificar en tres categoras (Ilustracin 7):
a) Generar planes estratgicos: que es el establecer las polticas y planes que guan
el comportamiento de la Organizacin.
b) Realizar planificacin y control tctico: o traducir, asignando recursos, las

grandes polticas y planes a nivel estratgico a planes detallados especficos y velar
por su cumplimiento.
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Ilustracin 7: Modelo de Estructura General de una organizacin.
Fuente: elaboracin propia en base a Sistemas de informacin administrativos

(Barros, 1987).
c) Realizar y controlar operaciones: que es el llevar a cabo las actividades rutinarias

de ejecucin de los planes tcticos, actuando sobre los procesos, programndolos y
controlndolos da a da.
Tambin en un SIA estn presentes las Funciones de Procesamiento de Datos (FPD)
que son actividades de apoyo a las FA dedicadas a transformar ciertos datos en informacin
sobre los estados de los procesos necesaria para su realizacin. Las FPD se pueden
clasificar en:
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FPD bsico que corresponde a tratamientos elementales de los datos, comunes en

sistemas manuales, cuales son obtener (recolectar), mantener (archivos), computar y
proveer, orientados a establecer el estado actual de los procesos.
FPD analtico que trata de extraer nuevos significados de los datos por medio de
tratamientos de acumular (satos histricos), analizar (comparar, proyectar, estimar,
predecir), calcular (ejecutar rutinas de clculo complejas para establecer
consecuencias de acciones y planes) e informar, con el fin de pronosticar el estado
futuro de los procesos.
Ilustracin 8: Metodologa del diseo de un SIA.
Fuente: elaboracin propia.
En simples palabra podemos decir que en el diseo lgico se realiza la expresin

conceptual de lo que har el sistema para resolver los problemas que se identifica en el
proyecto.
Para la descripcin conceptual del sistema se utilizar una red de funciones, donde
interactan flujos de informacin, se reciben entradas de las funciones relacionadas y se
generan salidas hacia ellas y que adems regula la ejecucin de una malla de procesos.
La segunda parte del diseo lgico global es el diseo lgico detallado que se
presenta a continuacin:
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i.
Desarrollo de procedimientos que regulan el flujo de informacin en el exterior del

sistema, entre funciones administrativas y stas y el interior. En este tem se utilizan
diagramas de flujo con los smbolos presentados en la Tabla 1: simbologa de
diagramas de flujo.
ii.
Especificacin de requerimientos para el interior del sistema, incluyendo entradas y

salidas a ste (frecuencia, medio, formato) y necesidades de procesamiento y
almacenamiento.
Por ltimo se desarrolla el diseo fsico del SIA que es la forma en que se lograrn
las tareas del sistema, lo que incluye la manera de conjuntar sus componentes y las
funciones que realizar cada uno de estos. Tambin en el diseo fsico se especifican las
caractersticas de los componentes del sistema requerido para poner en prctica el diseo
lgico como por ejemplo:
Diseo de hardware: debe especificarse todo el equipo de computacional, lo que
incluye dispositivos de entrada, procesamiento y salida, con sus caractersticas de
rendimiento.
Base de datos: es necesario detallar el tipo de estructura de la base de datos. Las
relaciones entre los elementos de datos establecidos en el diseo lgico deben
reflejarse tambin en el diseo fsico.
2.2. Metodologa
La metodologa consiste en la presentacin de las actividades que permitirn dar desarrollo
al proyecto de mejoramiento. Las actividades generales de la metodologa se presentan a
continuacin.
Pgina 44
2.2.1. Presentacin del diagnstico detallado

Como parte del diagnstico detallado se presenta una cuantificacin del problema en
estudio, se analiza algunos consumos de maquinarias especficas, se describen procesos y
se analizan las causas del problema. La metodologa a utilizar es la siguiente:
Presentacin de demandas de combustible del ao 2014.
Descripcin del proceso de suministro y control de combustible en obra a travs de

un diagrama de flujo que muestre la interaccin entre los distintos departamentos
y/o puestos de trabajo. Tambin se describen los aspectos tcnicos que permiten
desarrollar las operaciones descritas.
Identificar y presentar los principales problemas que no permiten un eficiente

control del consumo de combustible a travs de un diagrama causa efecto.
Presentacin y anlisis de un seguimiento al rendimiento que presentaron algunas

maquinarias durante parte del ao 2013 y 2014.
2.2.2. Rediseo del proceso de control de combustible

Aqu se estudian y describen los procesos que posee la empresa y que se relacionan con el
suministro y control de combustible. La metodologa a utilizar es la siguiente:
Disear el nuevo diagrama de flujo que ser propuesto para el proceso de suministro
y control de combustible.
Describir y argumentar cmo funcionar el nuevo procedimiento incluyendo sus

caractersticas tcnicas.
Pgina 45
2.2.3. Realizar los requerimientos del sistema

Aqu se describen los objetivos generales para la obtencin del software a travs de la
ingeniera de requerimientos. Esta etapa se lleva acabo de la siguiente manera:
Presentacin de los objetivos generales del sistema que ayudar a la gestin del
combustible.
Descripcin del usuario que utilizar el prototipo dentro de la empresa.
Establecimiento de los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema de

informacin.
2.2.4. Diseo y desarrollo del prototipo del sistema de informacin

En este apartado se describen los pasos a seguir para el diseo del sistema de informacin
que permite realizar control y seguimiento al consumo de combustible. La metodologa a
utilizar es la siguiente:
Realizar el diseo lgico del sistema de informacin que se compone de un diseo

lgico global y un diseo lgico detallado.
Disear y describir fsicamente el prototipo que fue definido previamente. Este ser
programado con el lenguaje integrado de Microsoft Excel 2010, Visual Basic.
Pgina 46
Captulo 3: Anlisis de situacin actual.
CAPTULO 3:
DIAGNSTICO
DETALLADO
En el captulo de diagnstico detallado de la empresa, se presentan, describen y analizan

distintos elementos que tiene directa relacin con la problemtica en estudio, de tal
manera de caracterizar de la mejor forma posible la base del desarrollo posterior.
Pgina 47
3. Diagnstico
En el diagnstico detallado se realiza una cuantificacin monetaria de la problemtica, se
describen formalmente los procesos que ejecuta la empresa y que tienen directa relacin
con el combustible. Adems se describen las caractersticas tcnicas que permiten
desarrollar los procesos y se analizan con detalle las causas del problema. Por ltimo se
realiza un seguimiento al rendimiento de las maquinaras.
3.1. Presentacin de demandas de combustibles

Para conocer realmente la magnitud de la problemtica se construy la Tabla 4 que muestra
los litros que han sido solicitados por cada faena o departamento desde enero hasta
diciembre de 2014. La demanda de combustible se comporta de manera estacional, donde
las temporadas de menor consumo de combustible son desde los meses de mayo hasta
septiembre y las de mayor requerimiento del insumo son desde octubre hasta abril, debido a
que en estos meses se presentan mejores condiciones climticas para poder desarrollar los
trabajos. En la tercera columna de la tabla se presenta la cantidad de litros para cada mes
(Litros consumidos), luego se muestra el precio pactado con la empresa Copec en el
respectivo periodo, estos dos valores son multiplicados y el producto entrega la cantidad de
dinero gastado por la empresa en cada uno de los meses. Hasta esa fecha la empresa ha
acumulado un gasto por concepto de combustible de casi 1.700 millones de pesos.
Como ya se haba mencionado anteriormente en el captulo 1, la empresa estima que

las fugas de combustible son alrededor del 10% del gasto anual, lo que equivale a 170
millones de pesos anuales en mermas. Esto corresponde a invertir en dos maquinarias de 80
millones de pesos cada una, 3 camiones de 50 millones de pesos, o bien, invertir en una
solucin al problema en estudio.
Por este motivo es que se hace relevante transformar esta problemtica en una
oportunidad de mejora.
Pgina 48
Tabla 4: Demandas de combustible.

litros consumidos
Precio
240.381
$
588
Temporada
Alta
Meses
ene-14
gasto total
141.344.028,00
Alta
feb-14
257.264
595
153.072.080,00
Alta
mar-14
299.269
610
182.554.090,00
Alta
abr-14
337.588
610
205.928.680,00
Baja
Baja
may-14
155.687
610
94.969.070,00
jun-14
150.710
610
91.933.100,00
Baja
jul-14
153.706
610
93.760.660,00
Baja
ago-14
147.618
610
90.046.980,00
Baja
sep-14
148.320
610
90.475.200,00
Alta
oct-14
248.314
620
153.954.680,00
Alta
nov-14
353.512
620
219.177.440,00
Alta
dic-14
293.020
620
181.672.400,00
Total Ao
$ 1.698.888.408,00
Fuente: elaboracin propia en base a informacin de I&C Santa Fe.
3.2. Presentacin del procedimiento de abastecimiento

A continuacin se presenta el procedimiento que utiliza la empresa para abastecer el
estanque central de almacenamiento (nivel central).
3.2.1. Procedimiento para el abastecimiento de Nivel Central

El nivel central es la bomba y estanque (Ilustracin 9) que se encuentra dentro de las
instalaciones de la empresa, en la ciudad de Talca, y que sirve para entregar y almacenar el
combustible.
El procedimiento para el abastecimiento se realiza de la siguiente manera:
a) Deteccin de la Necesidad.
El personal asignado para el control del combustible, diariamente debe verificar el nivel o
estado del pozo de abastecimiento. Cada vez que este se encuentre por debajo del estndar
establecido para suministrar el combustible (punto de reorden de 3.000 litros), deber
solicitar la cantidad necesaria para responder a las solicitudes cursadas como tambin para
quedar con un stock por sobre el establecido.
Pgina 49
Ilustracin 9: Bomba del Nivel Central.
b) Solicitud de Pedido.
Una vez determinado que la cantidad de petrleo existente no es suficiente para cubrir las
necesidades de las faenas, se procede con el requerimiento, va telefnica, al proveedor
establecido.
c) Recepcin de pedido.
La recepcin del pedido tiene una duracin aproximada de 12 minutos por cada 1.000 litros
de descarga y consta de cinco controles los cuales se describen a continuacin:
Control 1: Verificar que la cantidad de combustible despachada por el proveedor

sea coincidente con lo que se solicit previamente.
Control 2: Verificar que la gua de despacho est correctamente emitida y la

cantidad de litros a cargar coincida con la solicitud efectuada. Del mismo modo, se
deber verificar el porcentaje de agua pre-carga (cantidad de agua contenida en el
estanque). Adems deber chequear el sello de seguridad del camin, el cual deber
ser el sello original del proveedor.
Pgina 50
Control 3: Monitorear el proceso de carga al estanque principal.
Control 4: Depositado el combustible, se proceder a revisar la cantidad

combustible cargada, la cual debe coincidir con la solicitud y la informacin de la
gua de despacho. Del mismo modo, se deber verificar el porcentaje de agua postcarga.
Control 5: El proceso termina mediante la firma del Encargado de insumo crtico

en la gua de despacho emitida por el proveedor.
3.3. Anlisis del proceso de suministro y control de combustible

En el proceso de suministro y control de combustible que se muestra en la Ilustracin 10
interactan los siguientes entes:
Operador: es la persona encargada de una maquinaria, equipo o camin.
Residente: Es el ingeniero que est a cargo de la ejecucin de toda una obra, su

oficina se encuentra ubicada en el mismo lugar donde se est desarrollando la
construccin.
Encargado insumo crtico: es la persona que est a cargo de administrar la

demanda de petrleo para su posterior asignacin y distribucin a las distintas
faenas.
Operador camin repartidor: es la persona que opera el camin que realiza el

ruteo para suministrar el combustible a las obras.
Encargado nivel central: es la persona a cargo del estanque central de

almacenamiento que est en la oficina central y de llevar el control de los vales de
combustible.
Pgina 51
Copec: es la empresa proveedora de combustible.
Asistente de maquinaria: es la persona a cargo de toda la parte administrativa de

las maquinarias, llevar registros, cotizar y comprar repuestos, etc.
Si bien es cierto que el proceso de suministro y control fue diagramado como un

slo proceso, hay que marcar algunas diferencias entre ellos, las cuales se presenta en los
siguientes apartados.
3.3.1. Descripcin del proceso suministro

El proceso de suministro de combustible que se muestra en la Ilustracin 10, consta de dos
partes, una est representado con el color azul, y es el proceso normal de suministro cuando
se presentan todas las condiciones ideales para la entrega del insumo desde la oficina
central hacia las obras. La otra parte del proceso de suministro est dibujado con smbolos
de color rosa y representa el plan de emergencia que tiene la empresa cuando su camin
repartidor no puede abastecer una obra, debido a que no se encuentra dentro de la ruta
asignada para ese da, o bien, no tiene acceso fsico para la entrega de combustible a una
maquinaria en especfico.
Las etapas del proceso normal de suministro de combustible constan de los

siguientes pasos:
Detectar la necesidad de combustible: Este proceso es efectuado por los propios

operadores y/o conductores de las respectivas maquinarias y equipos de cada faena.
Informar a residente: Una vez detectado el dficit de combustible, se debe

informar al Ingeniero Residente (encargado de la obra) la cantidad de litros que se
requieren.
Realizar solicitud va intranet: El Ingeniero Residente de cada faena deber

solicitar la cantidad de combustible necesaria para garantizar el ptimo
Pgina 52
funcionamiento de la maquinaria y por ende la ejecucin de la obra. Esta solicitud

se debe realizar mediante un software dispuesto para estos efectos con hora mxima
para su tramitacin las 18:00 horas del da en curso.
Ilustracin 10: Diagrama general del proceso de suministro y control de combustible.
Recibir solicitud: El encargado del insumo crtico es el responsable de administrar

todas las solicitudes de combustible que se han cursado durante el da.
Pgina 53
Asignar la cantidad de litros a cargar: El mismo encargado de insumo crtico

tiene la facultad para asignar o no la cantidad de litros que han sido solicitados y
que deben ser entregados a la obra respectiva para el da siguiente.
Preparar ruta del camin repartidor: Luego de recibir y asignar los litros a cada
maquinaria en su respectiva obra, el encargado del insumo crtico debe elegir cual
ser la ruta ptima que debe seguir el camin repartidor para suministrar el
combustible. Todo esto debe ser entregado a travs de un documento al encargado
del nivel central al finalizar da en que se realizaron las solicitudes.
Cargar camin repartidor: el camin repartidor siempre se carga en las maanas,

antes de comenzar la entrega de combustible, estos es entre 7:30 y 9:00 horas.
Realizar entrega de combustible: Aqu el conductor del camin repartidor debe

seguir la ruta y entregar el combustible a cada maquinaria o equipo en su respectiva
faena.
Recibir el combustible: Es el propio operario quien recibe la cantidad de litros de

combustibles que han sido asignados para la maquinaria o equipo.
Muchas veces el proceso descrito no funciona de manera ideal, y por lo tanto, para
poder dar respuesta a los requerimientos de combustible de las distintas faenas, se debe
utilizar otros medios. Por ejemplo, cuando una obra en especfico no se encuentra dentro de
la ruta diaria del camin repartidor, y se necesita combustible para poder seguir
desarrollando los trabajos, se suele tener dos formas de hacer llegar el combustible.
Si los requerimientos de la obra superan los 1.000 litros se llama al proveedor

Copec, ste indica la bomba ms cercana dentro de la VII Regin ligada a la red T.A.E.
(tarjeta de abastecimiento en empresa) y enva un camin propio para abastecer la obra.
Pgina 54
Si los requerimientos no superan los 1.000 litros, se enva desde la faena a la oficina
central una camioneta con tambores, estos son llenados y deben ser llevados a la obra
respectiva para suministrar las maquinarias y equipos. La entrega de combustible a travs
de tambores tambin se da cuando el camin repartidor no puede acceder a una maquinaria
porque el camino no presenta las condiciones ptimas.
3.3.2. Descripcin del proceso control de combustible

El proceso de control de combustible se lleva a cabo mediante la entrega del insumo. En
obra, el control es realizado por el conductor del camin repartidor y en oficina central es
realizada por el encargado del nivel central.
Este control se realiza a travs de un documento que se llama vale de combustible

(Ilustracin 11) en el que aparece identificado lo siguiente:
Fecha de la entrega de combustible.
Mquina, equipo, camioneta o camin abastecido.
Patente de la mquina, equipo, camioneta o camin.
Litros entregados
Numeracin del Hormetro u odmetro segn corresponda.
Obra o faena.
Camino y kilmetro donde se est trabajando.
Hora de entrega.
Observacin del operador.
Persona que despacha el combustible.
Persona que autoriza la entrega.
Firma y RUT de la persona que entrega.
Firma y RUT del operador o chofer que recibe.
El chofer del camin de reparto deber rendir al administrativo del rea (encargado
del nivel central) los litros entregados en obra mediante los vales de combustible,
Pgina 55
debidamente firmado por los operadores. Luego, el encargado del nivel central debe llevar
un registro diario que posteriormente es entregado al Gerente de Administracin para su
evaluacin e informes.
Otra parte importante del control de entrega y consumo de combustible, pero que es
realizada desde otra rea (departamento de maquinaria) de la organizacin, son los reportes
diarios (Ilustracin 12).
Ilustracin 11: Vale de combustible.
El reporte diario es un documento utilizado y llenado exclusivamente por los

operadores de maquinarias, en l aparece descrito lo siguiente:
Fecha del reporte.
Nombre de la faena.
Nombre del operador.
Equipo.
Patente.
Lugar de trabajo.
Seccin especial para ver el estado de mantencin del equipo.
Control Hormetro, numeracin al iniciar y terminar el da de trabajo.
Pgina 56
Horas de trabajo reales.
Cantidad de litros cargados en el da.
tem en el que se est trabajando.
Observaciones del operador.
Esta informacin sirve para un anlisis interno del departamento de maquinaria,

pero que sin duda se le pueda sacar mayor provecho.
Ilustracin 12: Reporte diario.
3.3.3. Ruteo del camin repartidor

El ruteo que realiza el camin de reparto est enmarcado dentro del proceso de suministro
de combustible. Como se mencion anteriormente el recorrido que utiliza es decidido por el
encargado del insumo crtico.
Pgina 57
Las prioridades para elegir la ruta son las faenas que estn realizando trabajos de:
1. Asfalto
2. Movimiento de Tierra
3. Otras Operaciones
Ilustracin 13: Mapa con ubicacin de obras.
La prioridad tambin depender de la necesidad de terreno y/o
cantidad de
maquinaria. Es por esto mismo que las necesidades de petrleo cambian da a da.
Pgina 58
Actualmente el suministro de combustible se realiza da por medio a cada faena,

debido a que por tiempo de recorrido, distancia de las obras y problemas mecnicos con un
camin repartidor no permiten que se realice diariamente a todas.
En la Ilustracin 13, mapa de la VII regin muestra lo siguiente:
Actuales faenas en desarrollo (crculos de color blanco).
Bombas de Copec ligadas a la red T.A.E. (crculos de color rosa).
Planta de ridos de la empresa (crculo de color amarillo).
Oficina central (circulo de color azul).
Obras que comenzarn a ejecutarse (crculos de color verde).
3.3.4. Caractersticas del sistema

Para la realizacin de los procesos descritos anteriormente el sistema de la empresa posee
las siguientes caractersticas:
Copec es el nico proveedor de petrleo de acuerdo a un contrato estipulado fijando

precio nico. Las dos bombas que se encuentran dentro del contrato y que pueden
abastecer a la empresa estn ubicadas en San Javier de Loncomilla y en Curic
bomba aguas negras.
El Nivel Central posee un pozo o estanque de almacenamiento con una capacidad

de 15.000 litros que a travs de una varilla calibrada mide la cantidad de litros
existentes en el momento.
Los camiones repartidores son: Camin Ford Cargo, capacidad de estanque 10.000
litros, ao 2013 y Camin Hino, capacidad de estanque 5.000, ao 2008. ste
ltimo a menudo presenta fallas mecnicas y por lo tanto se debe arrendar otro
camin con un costo mensual de 1.000.000 de pesos sin chofer.
Los choferes de los camiones de reparto trabajan nueve horas diarias.
Pgina 59
Para el soporte y agilizacin de los pedidos de combustible desde las obras a la

oficina central, la empresa posee un ERP (sistema de planificacin de recursos) al
cual se ingresa desde la pgina web www.ingenieriasanta.cl a travs de intranet.
3.3.5. Problemas asociados a los procesos

Los problemas y/o deficiencias observadas que se presentan en un diagrama causa-efecto
(Ilustracin 14) corresponde al estudio y anlisis realizado por el alumno memorista,
entrevistas realizadas al personal que tiene experiencia del trabajo en terreno y entrevistas a
jefes de departamentos de maquinaria y equipos.
El funcionamiento ideal del proceso de suministro de combustible sera cubrir a

diario todas demandas de maquinarias y equipos de cada obra, pero por razones de costos,
tiempo, y lejana de las faenas, con slo dos camiones esto no es posible. Por lo tanto, la
empresa ha optado por abastecer da por medio cada obra. Si bien es cierto, esto ltimo es
buena idea para optimizar los recursos, el proceso no se lleva a cabo de buena manera, se
pierde el control y crea problemas que generan facilidad para la fuga de combustible.
Ilustracin 14: Diagrama causa-efecto.
Pgina 60
Basndose en el diagrama de Ishikawa, se presenta el siguiente anlisis:

1. Mtodo.
Para la entrega de combustible hacia las obras, el encargado del insumo crtico debe regirse
por el procedimiento de suministro de combustible visto anteriormente en el apartado 3.3.1.
Descripcin del proceso suministro, de esta manera l realiza una planificacin a muy corto
plazo de las mquinas y/o equipos que sern abastecidos, pero como algunos operadores no
estiman adecuadamente la cantidad de combustible necesaria para poder trabajar dos das
seguidos, esto hasta que la obra sea abastecida de nuevo, deben solicitar nuevamente el
insumo. Puede ser posible que los operadores se equivoquen intencionalmente para que el
combustible sea suministrado a travs de otros medios (tambores) y no a travs del camin
de reparto que es quien controla el proceso.
Lo anterior no perjudica tan slo la planificacin que se realiza, sino que tambin se
incurre en gastos extras e influye en el costo de oportunidad de enviar personal con una
camioneta desde la obra a la oficina central para el llenado de los tambores.
Adems, est explcitamente informado a todas las obras que los pedidos se deben
realizar va intranet el da antes de que suministre el combustible, pero esto no se respeta y
se realizan solicitudes y su respectiva carga de combustible dentro del mismo da.
2. Mquina.
Dentro del periodo de realizacin del proyecto (5 meses), el camin de reparto ms antiguo
que posee la empresa estuvo alrededor de 2 meses con fallas mecnicas, lo que haca
necesario utilizar el procedimiento de emergencia para cubrir las necesidades de
combustible en obra.
La empresa, en el mes de septiembre, tuvo que arrendar un camin de reparto para

poder cumplir con las demandas de petrleo de las obras, esto gener un gasto adicional
para la empresa de un milln de pesos.
Pgina 61
3. Hombre.
Lo descrito en el primer punto afecta directamente en el control que se realiza al
combustible. Por ejemplo, los tambores que son llenados en oficina central para
posteriormente ser llevados a la obra, cuando llegan a terreno nadie verifica que la cantidad
de litros entregados sean totalmente cargados a las maquinarias o equipos correspondientes.
Adems cuando se realiza una solicitud de combustible, por ejemplo de 200 litros,
no hay control de cunto es lo que la mquina tiene en el estanque antes de que sea cargada
con los 200 litros.
Por otra parte, a pesar de que hay una persona responsable de la gestin del
petrleo, esta no se hace responsable por realizar el seguimiento al consumo combustible de
los recursos que posee la empresa, por lo tanto no existe ningn anlisis posterior al
suministro del insumo.
4. Material.
El chofer del camin de reparto es el nico que se preocupa que el vale de combustible sea
llenado correctamente y cuando l no abastece los equipos, los registros pierden formalidad
y no se llenan completamente.
Por otra parte, el reporte diario no posee un flujo de informacin eficiente, los documentos
llegan a oficina central con dos o hasta tres semanas de atraso desde que fueron emitidos
por los operadores de maquinarias y equipos. Esto se debe a que no existe un procedimiento
estandarizado para el flujo y anlisis de la informacin.
Existen hormetros y odmetros en mal estado y por lo tanto es imposible realizar
seguimiento a estos recursos. La mantencin de estos instrumentos es casi nula debido a
que se prioriza reparar fallas de mayor importancia.
La empresa implement el sistema ERP el 15 de abril de 2014, desde esa fecha
hasta el 8 de octubre de 2014 se han cursado 6.888 solicitudes de combustible (Tabla 5), de
las cuales 1.615 no poseen registro del Hormetro y/o kilometraje. Esto se asocia a que 209
mil litros de combustibles han sido entregados a travs de otros medios distintos a los que
Pgina 62
la empresa dispone para el suministro; un 27% de los litros otorgados entre las fechas
indicadas no han sido controlados en su entrega, ni tampoco en el llenado de documentos.
Tabla 5: Registro de documentos segn ERP.

tem
cantidad de datos
Porcentaje
818
-No se registra
Hormetro/kilometraje
Registrados
1.615
Total datos
-Hormetro/Kilometraje malo
cantidad de litros
porcentaje
12%
83.644
11%
$ 51.022.840
23%
208.816
27%
$ 127.377.760
4.455
65%
469.782
62%
$ 286.567.020
6.888
100%
762.242
100%
$ 464.967.620
Fuente: Elaboracin propia de acuerdo a datos facilitados por la empresa I&C Santa Fe S.A.
La forma ms comn de robo es la extraccin de petrleo que se hace desde el

estanque a bidones a travs de mangueras de goma. Para buscar de que otra manera estn
ocurriendo las fugas en terreno se hace complejo, debido a que se est hablando de acciones
que se realizan de manera oculta, a pesar de esto, s ha sido posible identificar los puntos
crticos que posee la empresa y que generan la facilidad para que estos hechos ocurran.
Las reas de la empresa a las cuales le influye la problemtica no poseen una buena
comunicacin, por lo tanto buscar soluciones se hace ms complejo. Por ejemplo no hay
cruce de informacin entre los reportes diarios y los vales de combustible para saber
realmente si coinciden los litros cargados a los equipos.
3.4. Anlisis de rendimiento de maquinarias

Dentro del diagnstico detallado tambin era importante realizar un anlisis y seguimiento
al rendimiento de maquinarias especficas (motoniveladoras) con el objetivo de verificar
cmo se comporta el consumo de combustible en maquinarias del mismo tipo.
Para la realizacin de esta actividad se recolectaron y estudiaron los datos de los

meses de octubre de 2013 hasta septiembre de 2014 que los mismos operadores entregaban
a travs de los documentos llamados reportes diarios (anexos).
Pgina 63
Tabla 6: Rendimientos motoniveladoras desde julio a septiembre
Rendimientos motoniveladoras
Ao
Patente
1999
1999
2006
2005
2008
2008
2009
2009
2008
2011
2011
SP-6838
SP-6844
ZU-6560
YW-5314
BVDC-65
BZDZ-20
CHPL-92
CXLF-52
BJCX-37
DVZG-14
DSSP-75
Promedio
mensual
oct-13 nov-13 dic-13 ene-14 feb-14 mar-14 abr-14 may-14 jun-14 jul-14 ago-14 sep-14
18,26
0,00
19,75
18,33
26,86
20,95
17,65
14,27
0,00
15,68
0,00
22,54
0,00
17,78
18,44
18,83
23,88
21,05
17,00
0,00
17,42
0,00
18,69
0,00
17,23
20,54
21,21
23,88
21,05
17,00
0,00
17,09
0,00
17,91
18,22
18,50
0,00
13,60
18,99
19,61
12,86
13,66
11,89
17,81
18,53
14,76
0,00
15,38
17,50
21,67
20,34
14,97
14,02
18,20
22,51
19,08
12,69
0,00
12,00
17,33
21,76
17,94
15,50
12,56
15,70
20,60
19,66
14,74
11,87
17,43
20,05
18,60
18,20
14,07
19,50
16,87
14,88
18,20
40,00
17,44
14,02
19,48
20,43
22,86
16,40
14,22
18,94
18,70
15,23
0,00
17,63
18,75
13,68
21,86
22,67
15,59
12,79
17,68
18,71
13,91
0,00
17,39
11,88
0,00
9,62
14,58
15,55
10,35
10,57
17,24
17,07
0,00
17,57
15,94
0,00
21,51
18,28
14,23
18,69
17,88
22,73
17,38
0,00
14,56
13,92
0,00
20,37
22,34
12,54
17,14
14,00
19,17
18,97
19,62
19,59
16,30
17,79
16,52
16,90
20,06
17,46
13,45
18,21
16,82
Fuente: elaboracin propia a travs de los datos entregados por I&C Santa Fe S.A.
Pgina 64
promedio
anual
18,04
20,08
16,97
14,72
18,73
20,29
19,72
15,00
14,77
15,99
19,15
Ilustracin 15: Grfico de rendimientos motoniveladoras.
Rendimientos motoniveladoras
45,00
SP-6838
40,00
SP-6844
35,00
ZU-6560
YW-5314
Litros por hora
30,00
BVDC-65
25,00
BZDZ-20
20,00
CHPL-92
15,00
CXLF-52
BJCX-37
10,00
DVZG-14
DSSP-75
5,00
Promedio mensual
0,00
oct-13 nov-13 dic-13 ene-14 feb-14 mar-14 abr-14 may-14 jun-14
jul-14 ago-14 sep-14
Fuente: elaboracin propia a travs de los datos entregados por I&C Santa Fe S.A.
Pgina 65
El clculo que se realiz fue el siguiente:
De acuerdo a lo anterior se presenta la
Tabla 6, donde se presenta:
El ao de la maquinaria.
La patente de la maquinaria.
El rendimiento promedio.
En la ltima fila se muestra con el nombre de Resumen, el promedio de los
rendimientos de las maquinarias para cada uno de los meses en estudio, este es el punto de
comparacin que se muestra en la Ilustracin 15 con lnea de color rojo. Por lo tanto, todas
las mquinas que se encuentran sobre la lnea descrita tuvieron un rendimiento deficiente
comparado con las dems, esto puede corresponder a diversos motivos.
Las maquinarias y equipos, a medida que pasa el tiempo, van sufriendo desgaste de
material y piezas producto del uso a travs de los aos, eso se traduce en un aumento
gradual consumo de combustible que puede variar entre un 20 o 30% segn los datos de
cada fabricante.
Basndose en el prrafo anterior y segn los clculos determinados en la Tabla 6

sobre las mquinas tipo motoniveladoras, se determin lo siguiente:
Tabla 7: rendimiento vs antigedad.
Antigedad N de maquinas rendimiento promedio (l/h) % variacin

2
17,57
0-4 aos
7
17,17
-2%
4-8 aos
2
19,06
8%
8 - o ms aos
Pgina 66
Si bien es cierto que hay diferencias de consumo de un 8% entre las

motoniveladoras nuevas y las ms antiguas, no pasa lo mismo entre las nuevas y las que
poseen entre 4 a 8 aos de uso, incluso existe una diferencia de -2% entre ellas. Esto no
debe considerarse un dato representativo, debido a que es muy pequeo el tiempo que se
analiz y la informacin que es entregada a travs de los reportes diarios muchas veces no
es tan fehaciente. Se puede mentir en la cantidad de horas que trabaj la mquina debido a
que normalmente el reporte no es firmado por ningn supervisor o jefe de rea, esto se
realiza para justificar una posible fuga (litros cargados versus litros consumidos).
A pesar de todo lo anterior, este tipo de informacin si es bien trabajada puede ser
muy til para la toma de decisiones de la empresa.
Pgina 67
Captulo 4: Rediseo del proceso de control de combustible.
CAPTULO 4: REDISEO
DEL PROCESO DE
CONTROL DE
COMBUSTIBLE
En el presente captulo se presenta una propuesta de rediseo para el proceso de control

de combustible que posee la empresa Ingeniera y Construccin Santa Fe S.A.
Pgina 68
4. Rediseo del proceso de control de combustible

En el captulo de diagnstico detallado ya se han abordado y descrito las primeras etapas
que posee el mtodo sistemtico de mejoramiento de procesos. Se identific la oportunidad,
se defini el alcance, se document el proceso y se evalu el desempeo, por lo tanto slo
queda presentar la propuesta de rediseo del proceso.
4.1. Planeacin macro del proceso

La planeacin macro del proceso de control de combustible (Ilustracin 16) es la secuencia
de los pasos ms crticos e importantes que se deben desarrollar de buena forma para
mantener un funcionamiento ptimo del sistema.
Ilustracin 16: Proceso macro de control de combustible.
A continuacin se describe cada subproceso de la Ilustracin 16, teniendo en cuenta

que el no cumplimiento de alguno afecta directamente en el objetivo de otro.
Planear los trabajos a desarrollar: el residente de la obra tiene que realizar una
programacin a corto plazo (1 semana) de los trabajos que ejecutar con el
objetivo de dar a conocer al encargado de la gestin del combustible (encargado
del insumo crtico) la cantidad de maquinaria y equipos que utilizar.
Realizar una buena deteccin de requerimiento: los operadores y choferes

tienen la responsabilidad de solicitar una cantidad de litros de combustible acordes
con los trabajos que deben desarrollar, pero tambin debe existir un control en este
Pgina 69
aspecto y no solamente delegar el proceso a una persona que no velar por los
intereses de la empresa. El objetivo es que las operaciones se desarrollen de
manera ntegra y continua.
Planificar la entrega y el ruteo: de acuerdo al primer punto, el encargado del

insumo crtico puede manejar mayor informacin que le permitir planificar de
mejor manera las necesidades que habrn en obra y, por lo tanto, podr optimizar
el ruteo que har el camin repartidor.
Realizar un correcto suministro: el camin de reparto debe ser el nico que

entregue el combustible a las obras, ya que de ello depende que los documentos de
entrega de combustible sean llenados correctamente.
Realizar un buen control: un control eficiente del consumo de combustible que

tienen las maquinarias y equipos es responsabilidad tanto de las jefaturas de obras
como del personal que administra el insumo. El objetivo es detectar fallas y buscar
soluciones para evitar mermas.
Realizar seguimiento: se debe designar personal que realice esta tarea, debido a
que es importante tener conocimiento de cmo se est comportando el consumo de
combustible porque afecta directamente en el gasto en el que incurre la empresa.
Generar informes: con los datos extrados de los procesos de control y

seguimiento se pueden generar informes, esto con el objetivo de ser presentados a
los gerentes de la empresa para la toma decisiones que permitan mejorar
continuamente todo el proceso que abarca el combustible.
4.2. Rediseo del proceso

La empresa anteriormente ya haba evaluado una alternativa de seguimiento y monitoreo
GPS, que funciona a travs de telemtica, la cual combina la telecomunicacin con la
informtica y permite que las empresas reciban y enven informacin a una plataforma de
Pgina 70
monitoreo a travs de dispositivos de localizacin GPS instalados en los equipos. Este

sistema permita lo siguiente:
Realizar seguimiento en tiempo real de la ubicacin del equipo en mapas.
Notificacin de eventos o sucesos cuando se viola algn lmite de velocidades

permitidas, capacidades de trabajo del motor de los equipos o bien sobre el consumo
de combustible.
Historial sobre rutas realizadas.
Generacin de distintos tipos de reportes.
Lamentablemente, a pesar de que la solucin es buena y que empresas del mismo

rubro tienen implementado el sistema GPS, reduciendo significativamente sus costos, la
mayora de las mquinas y equipos de Santa Fe S.A. no eran compatibles tcnicamente con
la implementacin del mtodo. Es por ello que se descart el anlisis de una alternativa
tecnolgica dentro del rediseo.
La propuesta del nuevo proceso de control de combustible que se dise, tiene dos
objetivos generales. El primero es mejorar la comunicacin y traspaso de informacin
(referente al combustible) entre el personal de terreno y el personal encargado de
administrar el insumo. El segundo objetivo es aumentar la cantidad de control en obra,
debido que ah es donde se produce la fuga.
El rediseo que se muestra en la Ilustracin 17, abarca la eliminacin de la entrega

con de combustible con tambores, la asignacin de nuevas funciones a algunos puestos de
trabajo (smbolos de color blanco) y la creacin de un puesto denominado encargado de
control en obra (columna de color gris), que estar bajo las rdenes del residente y el
encargado del insumo crtico, como muestra la Ilustracin 18.
Pgina 71
Ilustracin 17: Rediseo del proceso de control de combustible.
El objetivo general del cargo ser velar por la correcta recepcin, carga y descarga
de combustible, manejar consumo de los recursos y manejar toda la documentacin
contenida en los procesos de control. Tambin tendr las siguientes funciones, ordenadas de
acuerdo a su importancia:
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Controlar los procesos de suministro y consumo de combustible en obra.
Elaborar informes para ser presentados en oficina central.
Controlar el nivel de combustible de los estanques.
Revisar peridicamente el funcionamiento de hormetros u odmetros.
Realizar solicitudes de combustible.
Manejar documentos de reportes diarios.
Mantener informado al residente sobre cualquier problema.
Ilustracin 18: Organigrama propuesta de rediseo.
4.2.1. Descripcin del Rediseo

Como se mencion anteriormente el rediseo abarca la asignacin de nuevas funciones a
actuales puestos de trabajo y la designacin de tareas al encargado de control en obra con
tal de aumentar la vigilancia para disminuir la fuga de combustible. A continuacin se
describe cada funcin:
Residente.
Programar los trabajos: el Residente de la obra deber programar los trabajos

que se realizarn en la faena en un plazo de una semana, esto servir de
informacin para determinar que maquinarias y equipos se van a utilizar.
Pgina 73
Encargado de control en obra.
Presentar programa: luego de tener la programacin de los trabajos que se

realizarn en un plazo futuro de una semana, se debe presentar el programa a los
operadores y choferes con tal de estimar el consumo de combustible.
Planificar consumo semanal: el encargado de control en obra debe estimar la

cantidad de combustible que ser requerido para realizar los trabajos
especificados de acuerdo a los conocimientos sobre consumos y en base a lo que
los operadores y choferes han determinado. El objetivo es que sea el primer
filtro a la cantidad de combustible solicitado.
Realizar solicitud: de acuerdo a la programacin y estimaciones calculadas el

encargado de control en obra es quien deber solicitar la cantidad de
combustible necesaria para cada equipo a oficina central.
Recibir y entregar combustible: el encargado de control en obra tiene que

recibir y entregar el combustible a los equipos que se encuentran en la obra. El
objetivo es que inspeccione el proceso de recepcin y vaciado de petrleo para
que se registren adecuadamente los documentos de control.
Realizar informes de reportes: la copia de los documentos de reportes diarios

que se quedan en obra deben ser trabajados por el encargado de control en obra
para realizar los informes que posteriormente sern entregados al encargado del
insumo crtico para su anlisis.
Encargado del insumo crtico.
Realizar seguimiento: todas las actividades anteriores deben ayudar a un mejor

proceso de control de combustible, por lo cual los documentos que ayudan a
realizar seguimiento a los recursos entregarn la informacin necesaria para
realizar seguimiento al consumo.
Pgina 74
4.2.2. Caractersticas del nuevo sistema

Dentro de las caractersticas que debe tener el nuevo diseo del proceso de suministro y
control de combustible para su ptimo funcionamiento son las siguientes:
Es imprescindible que los instrumentos que poseen los equipos, como por
ejemplo el hormetro u odmetro, estn en buen estado. El objetivo es que la
informacin que se extrae de ellos sirva para un eficiente control y seguimiento.
La empresa Santa Fe S.A. por contrato debe tener un nmero determinado de

operarios en obra que a veces no son necesarios y slo generan horas ociosas.
Por lo tanto el nuevo puesto de trabajo puede ser una reasignacin de funciones
de alguno de esos trabajadores, obviamente con la creacin de incentivos para
aumentar el inters en el cumplimiento de sus funciones.
En necesario un sistema de gestin del combustible que ayuda al encargado del

insumo crtico a ingresar y analizar de forma eficiente los datos obtenidos de los
documentos de control.
Al punto anterior se le debe sumar los rendimientos promedios para cada uno
de los recursos que posea la empresa con el objetivo de realizar comparaciones
versus el gasto real que estn teniendo los equipos en un periodo dado.
4.3. Rediseo de documentos de control

Los documentos de control son muy importantes para la obtencin de informacin que
posteriormente sirve para generar informes y tomar decisiones. Es por esto que se propone
tambin el rediseo del documento de control llamado report diario, presentado en la
Ilustracin 19.
Los
cambios
principales
(destacados
con
cuadros
rojos)
son
describir
detalladamente cada uno de los trabajos realizados en obra, cada uno con su respectivo
tiempo de ejecucin. Tambin se agrega un tem que determina el tiempo de ralent diario
Pgina 75
de la mquina. Por ltimo se incluye la firma y visto bueno del nuevo puesto que habr en
obra para el control de combustible.
Cabe mencionar que este documento est pensado para cuando la empresa, en un
futuro, comience a utilizar el programa GPS que es entregado por Salfa (principal empresa
proveedora de maquinaria) para las mquinas y equipos ms nuevos.
Ilustracin 19: rediseo del report diario.
4.4. Beneficios de la propuesta de rediseo

La propuesta de rediseo presentada en este captulo sin duda mejorar en gran medida los
aspectos mencionados a continuacin:
Pgina 76
Se tendr mayor conocimiento de qu equipos hay en terreno y que trabajos se est

realizando cada recurso.
Ayudar a controlar las solicitudes de combustible hechas por los operadores y

choferes, con tal de determinar si la cantidad de litros solicitados son realmente
necesarios y tambin en caso de que se encuentre por debajo de lo realmente
requerido.
Habr mayor inspeccin del consumo y del vaciado de petrleo en los procesos de
suministro, ya sea que se entregue mediante el camin de reparto de la empresa o
con los camiones del proveedor Copec.
Se podr registrar completa y adecuadamente cada uno de los documentos de

control de combustible para realizar un posterior seguimiento.
Por ltimo, se mejorar el flujo de informacin desde las faenas a oficina central de
manera de realizar seguimientos con uno o dos das a los ms desde que se emiti la
informacin.
Pgina 77
Captulo 5: Requerimientos del sistema.
CAPTULO 5:
REQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
En el actual captulo (requerimientos del sistema) se definen aspectos importantes respecto

al sistema que se va a disear, como por ejemplo los objetivos del sistema, los usuarios y
los requerimientos funcionales y no funcionales.
Pgina 78
5. Requerimientos del sistema

Esta etapa corresponde a una de las primeras actividades de desarrollo del ciclo de vida del
sistema. Los requerimientos del sistema especifican qu es lo que el sistema debe hacer
(sus funciones) y sus propiedades esenciales y deseables.
5.1. Objetivos del sistema de informacin

Los objetivos del sistema de informacin para mejorar el control y seguimiento al consumo
de combustible son los siguientes:
Mantener actualizados los proyectos, recursos y operadores o choferes con que

cuenta la empresa.
Mejorar y unificar el ingreso de documentos de consumo de combustible para

ayudar al proceso de control.
Apoyar el proceso de seguimiento de consumo de combustible de cada uno de los

recursos con que cuenta la empresa, con tal de evaluar si este est siendo justificado
o no de acuerdo a los trabajos que realiza.
Determinar y cuantificar las desviaciones por concepto de combustible realizando

comparaciones de acuerdo a un consumo terico, o bien, de acuerdo a los aos de
antigedad de maquinarias y equipos, esto para poyar la toma de decisiones.
5.2. Usuarios del sistema de informacin

El sistema de informacin tendr validez si satisface los requerimientos de los usuarios.
Estos normalmente no tienen conocimiento tcnico detallado del sistema sino ms bien les
importa el comportamiento externo, necesitan saber con ms precisin qu har el sistema
debido a que estn interesados en cmo ayudar esto a los procesos de negocio, que para
este caso es ayudar a controlar las mermas por concepto de combustible.
Pgina 79
El sistema est pensado para un slo usuario el cual se describe a continuacin.
5.2.1. Encargado del insumo crtico

La persona ms idnea para la utilizacin del sistema de informacin corresponde al
encargado de la gestin y control del combustible (encargado del insumo crtico), debido a
que posee mayor nivel de conocimiento sobre consumos, demandas, precios, etc., por ende
puede utilizar de mejor forma la informacin que el sistema arrojar.
5.3. Requerimientos funcionales

Los requerimientos funcionales definen qu debe hacer el sistema (describen todas las
entradas y salidas). Para la obtencin de los requerimientos se tomaron en cuenta las
entrevistas hechas al personal de la empresa interesada en minimizar el gasto de
combustible, por ejemplo: Gerente de Administracin, jefe de adquisiciones, encargado de
maquinaria y encargado de insumo crtico.
La forma de presentar los requerimientos funcionales es la descrita en el marco

terico de esta memoria, a travs de una plantilla que indique la descripcin del
requerimiento, los objetivos asociados y el usuario relacionado.
Tabla 8: Requerimientos funcionales del sistema.
RQ 01
Registro de recursos.
El sistema debe mantener actualizada la base de datos con los
Descripcin
recursos que cuenta la empresa y que requieren de control y

seguimiento.
Objetivos asociados
Mantener actualizado los recursos.
Usuarios
Encargado de insumo crtico.
Pgina 80
RQ 02
Registro de los proyectos.

El sistema debe mantener actualizada la base de datos con las
Descripcin
faenas que se estn desarrollando de manera de asociar los recursos

y consumos a cada una de ellas.
Objetivos asociados
Mantener actualizados los proyectos.
Usuarios
RQ 03
Registro de operadores y choferes.

El sistema debe mantener actualizada la base de datos con los
Descripcin
operadores o choferes que posee la empresa de forma de asociar los

recursos y consumos a cada uno de ellos.
Objetivos asociados
Mantener actualizados los operadores.
Usuarios
RQ 04
Registro de documentos de control.

Se deber proveer la facilidad para registrar los documentos de
control de consumo de petrleo, como vales de combustible y
Descripcin
reportes los diarios de maquinaria para que estos puedan servir

como base para la generacin de informes.
Objetivos asociados
Mejorar y unificar el ingreso de documentos.
Usuarios
RQ 05
Anlisis de consumo.
El sistema deber realizar un reporte del consumo de combustible
Descripcin
esperado versus el consumo real de acuerdo a los parmetros

indicados por el usuario.
Objetivos asociados
Apoyar el proceso de seguimiento del consumo
Usuarios
Pgina 81
RQ 06
Realizar clculo de rendimientos.

El sistema deber calcular los rendimientos de consumo de todos
Descripcin
los recursos de la empresa para el anlisis del personal encargado

de combustible.
Objetivos asociados
Apoyar el proceso de seguimiento del consumo
Usuarios
RQ 07
Anlisis de operadores o choferes.

Se deber facilitar el anlisis de los operadores o choferes de
Descripcin
acuerdo al comportamiento de solicitudes de combustible que han

realizado entre parmetros de fechas entregados por el usuario.
Objetivos asociados
Apoyar el proceso de seguimiento del consumo.
Usuarios
RQ 08
Informe de desviaciones.
El sistema debe entregar un valor de la cantidad de litros reales que
Descripcin
se han consumido versus lo que tericamente se debiera gastar.

Esto para cuantificar monetariamente la merma.
Objetivos asociados
Apoyar el proceso de seguimiento del consumo.
Usuarios

5.4. Requerimientos no funcionales

Los requerimientos no funcionales indican como el sistema debe realizar su trabajo. Estos
requisitos forman parte del diseo fsico que se mostrar en el captulo siete de esta
memoria.
Pgina 82
5.4.1. Requisitos de interfaz de usuario

El sistema deber tener una interfaz de usuario nica y debe seguir un diseo acorde con los
estndares de la empresa, es decir debe ser parte de su diseo corporativo. Tambin debe
poseer una interfaz que facilite al usuario el ingreso datos.
5.4.2. Confiabilidad
El sistema de informacin debe ser confiable en el ingreso y almacenamiento de datos, as
tambin en la generacin de reportes o informacin de salida que los usuarios desean
obtener.
5.4.3. Disponibilidad
La disponibilidad del sistema corresponde al tiempo total que puede ser usado, que para
este caso debe ser ilimitado. Tambin deber estar operable cada vez que sea necesario.
Pgina 83
Captulo 6: Sistema de informacin administrativo.
CAPTULO 6:
PROTOTIPO DEL
SISTEMA DE
INFORMACIN
En el presente captulo se describe el diseo y desarrollo de un prototipo del sistema de

informacin para el control y seguimiento de combustible del departamento de
adquisiciones de la empresa Ingeniera y Construccin Santa Fe S.A.
Pgina 84
6. Diseo y desarrollo del prototipo

De acuerdo a todo lo visto hasta el momento sobre la problemtica en estudio, se puede
empezar con la segunda etapa de construccin del prototipo del sistema de informacin.
El diseo del prototipo estar orientado a apoyar el control y seguimiento del

consumo combustible de la empresa Ingeniera y Construccin Santa Fe S.A. En l se
deber destacar los consumos de petrleo individualizado para cada uno de los recursos, los
anlisis de rendimientos segn datos tericos o bien segn su antigedad.
6.1. Diseo Lgico global

En base a lo descrito en el marco terico el diseo lgico debe contener la definicin de la
funcin principal, definir las funciones globales, las entradas y salidas, funciones externas y
los procesos afectados.
6.1.1. Funcin principal

La funcin principal del prototipo es la gestin del combustible en la empresa Ingeniera y
Construccin Santa Fe S.A.
Ilustracin 20: Descomposicin Funcin principal del sistema.
Pgina 85
Para poder cumplir con el objetivo propuesto es necesario descomponer el sistema

en tres funciones globales, tal como muestra la Ilustracin 20. A continuacin se describe
cada funcin global.
1. Gestin de recursos.
La gestin de recursos es la actualizacin de datos, es decir, el ingreso, edicin o
eliminacin de faenas, maquinarias, equipos, flota liviana y pesada, los operarios y choferes
con los que cuenta la empresa , esto para facilitar ingreso de documentos y el anlisis de
consumo de combustible desde distintas perspectivas que considere el usuario del prototipo.
En la Ilustracin 21 se muestra la divisin de las sub-funciones descritas.
Ilustracin 21: Descomposicin de gestin de recursos.
2. Gestin de control.
Si bien es cierto que existen dos tipos de registros que controlan el consumo de
combustible, estos no poseen un mismo sistema para su ingreso. La gestin de control
considera este aspecto con el objetivo de que exista cruce de informacin en cuanto a la
cantidad de petrleo que solicitan los operadores o choferes y el control de hormetro y
odmetro.
Pgina 86
Los dos documentos que alimentarn el prototipo para el control sern los vales de
combustible y los reportes diarios, tal como muestra la descomposicin de esta funcin
global en la Ilustracin 22.
Ilustracin 22: Descomposicin de gestin de control.
3. Gestin de seguimiento.
Esta funcin considera un seguimiento constante e individualizado a cada uno de los
recursos que posee la empresa, debido a que actualmente no se realiza este trabajo.
Es importante determinar el comportamiento de los requerimientos de combustible

que solicitan los operadores y choferes de acuerdo al trabajo que realizan y las horas que
operan con el objetivo de determinar acabadamente cunto es la merma de combustible
para que la empresa pueda tomar decisiones a tiempo que sirvan para minimizar el gasto de
combustible.
Por otra parte la gestin de seguimiento comprende el anlisis y evaluacin de las

maquinarias y equipos determinando cmo va variando su rendimiento de acuerdo a los
aos de uso, con el objetivo de liquidar aquellos recursos que ya no son rentables para la
empresa.
La descomposicin de esta funcin se presenta en la Ilustracin 23.
Pgina 87
Ilustracin 23: Descomposicin de gestin de seguimiento.
6.1.2. Entradas y salidas

La definicin de entradas al sistema de informacin (Ilustracin 24) son las siguientes:
Informacin de faenas.
Informacin de los recursos.
Informacin de operadores y choferes.
Informacin de consumo de combustible
Informacin de reportes de maquinaria.
Ilustracin 24: Descomposicin de entradas al prototipo de gestin del combustible.
Pgina 88
Las salidas del prototipo del sistema de informacin presentadas en la Ilustracin 25

son las siguientes:
Reportes de consumo por individualizado por cada recurso.
Rendimientos de consumo real versus terico.
Desviaciones por equipo y segn aos de uso.
Ilustracin 25: Descomposicin de salidas al prototipo de gestin del combustible.
6.1.3. Funciones externas

Las funciones externas son aquellas reas o entes dentro de la empresa que influyen en las
entradas o salidas del sistema de gestin del combustible. A continuacin se describe cada
una de ellas.
Faena: corresponde a la funcin que existe en obra y que tiene que ver con la
deteccin de necesidad de combustible que realizan los operadores y choferes para
mantener operativos sus equipos en la ejecucin de los trabajos.
Residente de obra: esta funcin es realizar las solicitudes de petrleo respecto del
trabajo que realizan los recursos que existen en faena. Tambin tiene la funcin de
llevar un registro de los reportes diarios.
Pgina 89
Adquisiciones: es el rea a la cual le interesa el control y seguimiento que se

realizar al combustible, debido a que ellos son los encargados de minimizar el
gasto de petrleo.
Chofer del camin de reparto: corresponde a la funcin de entregar, controlar y

verificar el suministro de petrleo, adems de llevar el registro de los vales de
combustible.
Administracin: esta funcin es a la cual le importa el gasto en que se incurre por

concepto de combustible, adems debe tomar decisiones en busca de mejoras en la
gestin de los procesos.
6.1.4. Procesos asociados al sistema

La creacin del prototipo de sistema de informacin tiene directa relacin con los
siguientes procesos:
Proceso de suministro de combustible.
El proceso de suministro de combustible tiene incidencia dentro del sistema de gestin del
combustible, ya que es el proceso central de la empresa para la ejecucin de las
operaciones, esto a travs de los camiones repartidores que entregan el petrleo a todas las
maquinarias, equipos, camiones y camionetas que estn trabajando en las faenas.
Proceso de control de consumo.
Este proceso se vea afectado por el sistema de informacin, debido a que cuando se realiza
el suministro de petrleo se debe llevar un orden, flujo y registro adecuado a los vales de
combustible y los reportes diarios que sirven para controlar la cantidad de litros del insumo
que solicitan los operadores o choferes y la cantidad de horas de trabajo que realizan las
maquinarias.
Pgina 90
Proceso de seguimiento del consumo.
Este proceso se ve relacionado con el sistema de informacin, ya que ayuda a analizar la

informacin de consumo y rendimientos de combustible a travs de las salidas del prototipo
entregadas como reportes.
El seguimiento del consumo es quiz el ms relevante de los tres procesos, debido a

que con l se pueden tomar las decisiones adecuadas para disminuir el gasto de
combustible.
6.1.5. Diagrama general de definicin del problema

Con toda la descripcin anterior del sistema de informacin se construy siguiente
diagrama:
Ilustracin 26: Diagrama general de definicin del problema en el diseo lgico global.
Pgina 91
6.2. Diseo lgico detallado

En el diseo lgico detallado se presentan dos procedimientos que describen la interaccin
que tiene prototipo para la gestin del combustible, con los distintos procesos de la
empresa.
6.2.1. Procedimiento administrativo para nuevos registros

El primer procedimiento que se presenta en la Ilustracin 27, es la etapa de recoleccin de
informacin sobre nuevos recursos y proyectos que ha adquirido la empresa y que es
necesario almacenarlos en el prototipo. A continuacin se describe el procedimiento:
1. El encargado del insumo crtico ser quien solicite informacin, a los departamentos
correspondientes, sobre nuevas contrataciones de personal (operadores y choferes),
la adquisicin de nueva maquinaria, camionetas o camiones y tambin sobre los
nuevos proyectos que comenzarn, esto con la finalidad de alimentar correctamente
el prototipo.
2. Cuando ya se haya solicitado la informacin se debe desarrollar las siguientes

operaciones:
OP-1: el departamento de RRHH deber recopilar la informacin

correspondiente a la contratacin de personal con el cargo de operador o
chofer para ser enviada posteriormente al encargado de insumo crtico.
OP-2: por su parte el departamento de maquinaria debe recopilar y enviar la

informacin tcnica sobre las nuevas mquinas o equipos que se han
adquirido.
OP-3: Trucktal, que corresponde a la empresa que administra las camionetas

tiene que hacer llegar la informacin tcnica respecto a la compra de
camionetas.
Pgina 92
OP-4: Tranportes Santa Fe, que administra los camiones, tiene que recopilar
y enviar la informacin tcnica de las nuevas adquisiciones que se han
realizado.
OP-5: para el caso de la obtencin de informacin de nuevos proyectos, esta

se debe solicitar a la gerencia de administracin.
3. Finalmente, y a medida que cada departamento vaya enviando los datos, el

encargado del insumo crtico deber almacenar toda esta informacin en el
prototipo.
Ilustracin 27: Procedimiento administrativo informacin de oficina central.
6.2.2. Procedimiento administrativo para documentos de control

El segundo procedimiento realizado para el prototipo del sistema de informacin, y que se
muestra en la Ilustracin 28, tiene que ver con la obtencin de los documentos de control de
combustible.
Pgina 93
Este procedimiento se basa en el proceso de suministro y control de combustible

presentado en la Ilustracin 10, pero como slo importa cuando se comienza a recoger la
documentacin necesaria para el sistema, el procedimiento parte con el proceso de entrega
de combustible, tal como se describe a continuacin:
1. Cuando el chofer del camin de reparto comienza a realizar la entrega de

combustible a los distintos equipos existentes en faena, ah tambin se comienza
con el llenado del primer documento de control que alimentar el prototipo, este es
el vale de combustible.
Ilustracin 28: Procedimiento administrativo informacin de obra.
2. El operador o chofer recibe el combustible y entrega todos los datos necesarios para
documento antes mencionado.
Pgina 94
3. En el transcurso del da el chofer del camin de reparto recopila todos los vales de
combustible que respaldan la entrega del insumo a los equipos. Posteriormente son
entregados al encargado del insumo crtico para su almacenamiento en el sistema
de informacin. En el procedimiento aparece simbolizado como A-2.
4.
Al finalizar un da de trabajo, los operadores de maquinaria o equipos, deben

realizar documento llamado reporte diario, que luego es entregado al departamento
de maquinara.
5. El departamento de maquinaria entrega los reportes diarios al encargado del insumo

crtico para el almacenamiento en el sistema de informacin. En el procedimiento
aparece designado como A-1.
6. Finalmente se realiza la operacin OP-1, que es el anlisis de los datos que entrega
el sistema de informacin y la realizacin de un informe que es presentado al jefe de
adquisiciones.
6.3. Prototipo para la gestin del combustible

En este apartado se presenta el diseo fsico del prototipo del sistema de informacin para
la gestin del combustible.
6.3.1. Pantalla de inicio

La pantalla principal de inicio del prototipo, y en general del sistema de informacin fue
diseada en base al requerimiento no funcional interfaz de usuario, el cual tiene relacin
con el diseo corporativo de la empresa Ingeniera y Construccin Santa Fe S.A.
Al abrir el documento denominado prototipo gestin del combustible del
programa Microsoft Office, aparecer de inmediato la imagen presentada en la Ilustracin
29. En ella se muestra el logo de la empresa y un botn para acceder al sistema en s.
Pgina 95
Ilustracin 29: pantalla de inicio del prototipo.
6.3.2. Pantalla de seguridad

Luego de presionar el botn acceder en la pantalla de inicio descrita anteriormente, se abre
una interfaz de seguridad presentada en la Ilustracin 30.
Ilustracin 30: pantalla de seguridad.
La seguridad del prototipo consiste en escribir un nombre de usuario y una clave de acceso
(contrasea) que sern entregadas al encargado del insumo crtico para su uso. Cada vez
que se intente ingresar al sistema sin un correcto registro, ste arrojar que usuario o
Pgina 96
contrasea son incorrectos. Adems tiene la opcin de limpiar campos que consiste en
borrar lo que se ha escrito errneamente y tambin la opcin de salir del sistema.
6.3.3. Men principal

El men principal presentado en la Ilustracin 31, contiene todas las funciones globales
presentadas en el apartado de diseo lgico.
Ilustracin 31: Men principal.
1. Gestin de recursos.
a. Faenas.
b. Recursos.
i. Maquinarias.
ii. Camionetas.
iii. Transporte (camiones).
c. Operadores y choferes.
2. Gestin de control.
a. Vales de combustible.
b. Report diario de combustible.
3. Gestin de seguimiento.
Pgina 97
a. Consumo de combustible.
b. Rendimientos.
c. Desviaciones.
6.3.4. Ventana de faenas

Al estar en el men principal y presionar aceptar en el botn faenas, se abrir la pantalla
presentada en la Ilustracin 32. En ella se puede agregar, modificar o eliminar los proyectos
que posee la empresa con los siguientes datos:
Ilustracin 32: ventana de faenas.
Nombre de la faena: corresponde al nombre que se le dar al proyecto.
Ubicacin: se refiere a la ciudad o comuna en que se desarrollar la obra.
Tiempo de duracin: es la cantidad de meses o aos que dure el proyecto.
Encargado: es el nombre de la persona que estar a cargo de la obra en terreno que

generalmente corresponde al residente.
Pgina 98
Tipo de contrato: se refiere al tipo de proyecto que se realizar.
6.3.5. Ventana de operadores y choferes

Al acceder a la ventana de operadores y choferes desde el men principal aparece la
interfaz mostrada en la Ilustracin 33, donde los campos de ingreso, modificacin o
eliminacin son los siguientes:
El nombre completo del operador o chofer.
RUT.
Fecha de contrato.
Telfono.
E-mail.
Ilustracin 33: ventana de operadores y choferes.
Pgina 99
6.3.6. Ventana de recursos

En el men principal aparece el botn de recurso. Al presionarlo abre la ventana mostrada
en la Ilustracin 34, la cual divide los recursos entre maquinaria, camionetas y transporte.
Ilustracin 34: ventana de recursos.
Maquinaria.
Al entrar a la ventana de maquinaria muestra la interfaz presentada en la Ilustracin 35. En
ellas se pueda agregar, modificar o eliminar maquinaria, la cual debe especificar los
siguientes datos:
Patente.
Ao.
Tipo.
Marca.
Modelo.
Propietario.
Capacidad del estanque.
Rendimiento terico.
Pgina 100
Ilustracin 35: ventana de maquinaria.
Transporte.
Luego de presionar el botn de Transporte en la ventana de Recursos, aparece la interfaz
mostrada en la Ilustracin 36, la cual describe lo siguiente:
Patente.
Ao.
Tipo.
Marca.
Modelo.
Propietario.
Capacidad del equipo en m3.
Consumo promedio.
Pgina 101
Ilustracin 36: ventana de transporte.
Camionetas.
Al acceder a la opcin de camionetas mostrada en la Ilustracin 37, para el nuevo ingreso,
modificacin o eliminacin del recurso, se debe especificar lo siguiente:
Patente.
Ao.
Tipo.
Marca.
Modelo.
Propietario.
Consumo promedio.
Pgina 102
Ilustracin 37: ventana camionetas.
6.3.7. Ventana vales de combustible

Uno de los documentos de control son los vales de combustible, al ingresar en esta opcin
desde el men principal abre la ventana mostrada en la Ilustracin 38. Esta sirve para el
ingreso de este documento con la finalidad de realizar de mejor manera los anlisis
posteriores.
A continuacin se muestra el ingreso del vale de combustible para maquinaria,

transporte y camionetas cuyos campos de ingreso son:
Fecha de entrega del combustible.
Patente del recurso.
Tipo de recurso.
La marca que corresponde al modelo del recurso.
Propietario que corresponde al chofer u operador.
Litros cargados.
El nmero de vale de con que se realiz la entrega.
El nmero de solicitud con que se realiz el pedido del combustible.
Registro de hormetro o kilometraje.
Pgina 103
Ilustracin 38: ventana vale de combustible.
6.3.8. Ventana report diario

El reporte diario se utiliza slo para maquinarias y quipos, por lo tanto al darle aceptar al
botn de report diario desde el men de inicio, aparece la ventana mostrada en la
Ilustracin 39 donde se debe registrar lo siguiente:
Nmero del report.
Fecha.
Faena.
La patente y parece automticamente el tipo de maquinaria.
Los tipos de trabajos se asocian al tipo de maquinaria. Al presionar el botn ingresar

trabajos se abre una ventana para seleccionar los que desarroll ese da.
Horas reales y mnimas.
Operador.
Lugar de operacin.
Combustible cargado.
Hormetro inicial y final.
Observaciones del operador.
Pgina 104
El ingreso de este documento ms el vale de combustible permitir dar la base para

el desarrollo de los anlisis que realiza el prototipo.
Ilustracin 39: ventana ingreso report diario.
6.3.9. Ventana consumo de combustible

Aqu comienza la primera parte de la funcin global de gestin de seguimiento.
La imagen mostrada en la Ilustracin 40 tiene que ver con la cantidad de litros que
ha consumido cierto equipo. El filtro se realiza segn patente, luego busca el tipo de
recurso que es y arroja la cantidad de litros consumidos segn el vale de combustible y el
report. Cabe destacar que si estos dos documentos no coinciden el sistema arroja una
ventana que seala esto. Por ltimo se muestra el gasto de combustible para esa fecha.
Pgina 105
Ilustracin 40: ventana consumo de combustible.
6.3.10.
Ventana de rendimiento
En la ventana de rendimiento el usuario podr buscar de manera individualizada el

rendimiento que ha tenido algn equipo, buscando segn su patente y fechas indicadas por
l, tal como aparece en la Ilustracin 41. Esta imagen muestra en una tabla lo que el recurso
ha consumido y las horas que ha trabajado.
Pero este reporte se puede ver en detalle grficamente tal como muestra la
Ilustracin 42, donde realiza la comparacin entre el consumo real y el consumo terico.
Adems entrega la diferencia de litros que existen entre los dos segn las horas trabajadas.
Pgina 106
Ilustracin 41: ventana de rendimientos.
Ilustracin 42: grfico de rendimientos.
6.3.11.
Ventana de desviaciones
Para el caso de las desviaciones tambin se mostrar a travs de una tabla extrada desde
Excel, el usuario podr buscar por patente y fecha, esta puede ser en semanas meses o aos.
Pgina 107
La importancia de este reporte es hacia el cambio de rendimiento que va teniendo el

equipo a travs de los aos, tal como se muestra en las siguientes ilustraciones.
Ilustracin 43: ventana de desviaciones.

Ilustracin 44: grfico de desviaciones.
Pgina 108
Conclusiones y recomendaciones.
CONCLUISONES Y
RECOMENDACIONES
Pgina 109
En la empresa Ingeniera y Construccin Santa Fe S.A. la gran parte de la produccin y
tambin de los procesos de servicio (inspeccin vial, trasporte, entre otros) la realiza la flota
de maquinaria, camiones y camionetas. Es por ello que el combustible pasa a ser
fundamental para que las operaciones se realicen continuamente y se cumplan con xito el
desarrollo y ejecucin de los proyectos viales.
Lamentablemente, la organizacin en estudio est consciente de que posee un gasto

anual bastante elevado por concepto de combustible y que no ha podido ser controlado de
buena forma.
La problemtica presentada en captulo 3 diagnstico detallado, describe todos los

elementos relacionados con los procesos de suministro, control y seguimiento del consumo
de petrleo. Finalmente se identificaron cada una de las causas que generan problemas para
el buen control de consumo del combustible.
Luego de haber estudiado en detalle por qu se generaban tantos problemas con el

control eficiente del combustible y por qu no se realizaba un seguimiento individualizado
a cada uno de los recursos con que cuenta la empresa, se propuso el desarrollo de un
rediseo al proceso de control y se dise un prototipo de sistema de informacin para la
gestin del combustible.
El rediseo del proceso de control del combustible se enfoc principalmente en las

faenas y no en oficina central, debido a que es ah donde ocurre la gran causa (fuga) del
excesivo consumo de petrleo. Este nuevo mtodo para la supervisin en terreno ayudar a
controlar de manera ms eficiente las solicitudes hechas desde las obras a oficina central,
habr mayor inspeccin del consumo, se tendr mayor conocimiento de qu trabajos est
realizando cada recurso, se podr registrar completamente cada uno de los documentos de
control para realizar un posterior seguimiento, y por ltimo, se mejorar el flujo de
informacin desde las faenas a oficina central.
Pgina 110
En cuanto al prototipo del sistema de informacin est enfocado a tomar todo lo
anteriormente propuesto, como por ejemplo documentos de control, horas y tipo de trabajo
de los equipos, solicitudes de combustible, entre otros, con tal de realizar un correcto
seguimiento de rendimientos y consumos.
La empresa tom en consideracin cada uno de las sugerencias hechas por el

alumno memorista y comenz a realizar cambios que fueron implementndose en la fase
final del proyecto de mejoramiento. La persona que estaba encargada de toda la parte
administrativa de las maquinarias y equipos en oficina central, fue reasignada a las faenas
para cumplir algunas de las funciones descritas para el nuevo cargo propuesto, el encargado
de control en terreno. Se determin que el encargado del insumo crtico deba comenzar a
trabajar con el estudio de los rendimientos de los recursos y con el seguimiento del
consumo. Tambin se comenzaron a verificar el funcionamiento de hormetros y
odmetros.
Santa Fe S.A. ya dio el primer paso para comenzar a implementar una eficiente
gestin del combustible, pero an falta comenzar a implementar la tecnologa de
seguimiento y monitoreo GPS, debido a que es la mejor solucin para controlar en tiempo
real todo los recursos de la empresa. Esto lo deben realizar primero con las maquinarias
ms nuevas que son las que traen integrado el sistema y luego con todas aquellas que sean
compatibles con la tecnologa.
La empresa debe estudiar una mejor alternativa para suministrar el combustible a

cada uno de los equipos que hay en las faenas, debido a que an existen problemas con las
solicitudes de combustible que no son cubiertas a tiempo y se deben utilizar otras instancias
para hacer llegar el insumo a las obras.
En cuanto a la antigedad de las maquinarias y equipos, la empresa debe crear una

poltica de liquidacin de activos para minimizar los gastos de mantencin, reparacin y
junto con ello ser eficientes con el consumo de petrleo.
Pgina 111
Bibliografa.
Bibliografa
1. Alonso, V. C. (1998). Control estadistico de calidad. Valencia: Reproval.
2. Baeza, S. (3 de Septiembre de 2014). Ingeniero Comercial. (F. Navarro,
Entrevistador)
3. Barros,
O.
(1987).
Sistemas
de
informacin
administrativos.
Santiago:
Universitaria.
4. Chopra, S. (2008). Administracin de la Cadena de Suministro. Pearson.
5. Corporativa, L. O. (01 de abril de 2013). LSQA. Recuperado el 22 de septiembre de
2014, de LSQA: http://www.lsqa.com/certificacion
6. Fernndez, V. (2006). Desarrollo de sistemas de informacin. Barcelona: UPC.
7. Krajewski, L. J. (2000). Administracin de operaciones: estrategia y anlisis.
Mxico: Person educacin.
8. Lee Krajewski, R. y. (2008). Administracin de las operaciones. Mxico: Pearson
educacin.
9. Snchez, J. C. (2004). Metodologa de la Investigacin Cientifica. Madrid: Santos
S.A.
10. Sommerville, I. (2005). Ingeniera del Software. Madrid: Pearson Educacin.
11. Winter, R. S. (2000). Manual de Trabajo en Equipo. En R. S. Winter. Daz de
Santos.
Pgina 112
ANEXOS
Pgina 113
Anexos.
Anexo 1: resumen petrleo octubre de 2013

Mes
Maquina
Patente
Horas Trabajadas Combustible Consumido Promedio
Octubre Motoniveladora
SP 6838
177
3232
18,26
Octubre Motoniveladora
SP 6844
0,00
Octubre Motoniveladora TK 3232
111
2347
21,14
Octubre Motoniveladora ZU 6560
185
3653
19,75
Octubre Motoniveladora YW 5314
90
1650
18,33
Octubre Motoniveladora BVDC 65
29
779
26,86
Octubre Motoniveladora BZDZ 20
111
2325
20,95
Octubre Motoniveladora CHPL 92
146
2577
17,65
Octubre Motoniveladora CXLF 52
126
1798
14,27
Octubre Motoniveladora BJCX 37
0,00
Octubre Motoniveladora DVZG 14
132
2070
15,68
Octubre Motoniveladora DSSP 74
0,00
Octubre Motoniveladora DSSP 75
0,00
1107
20431
18,46
Resumen
Fuente: elaboracin propia en base a report diarios.

Anexo 2: resumen petrleo noviembre de 2013
Mes
Maquina
Patente
Noviembre Motoniveladora
SP 6838
147
3314
22,54
Noviembre Motoniveladora
SP 6844
0,00
Noviembre Motoniveladora TK 3232
151
2893
19,16
Noviembre Motoniveladora ZU 6560
153
2721
17,78
Noviembre Motoniveladora YW 5314
124
2287
18,44
Noviembre Motoniveladora BVDC 65
66
1243
18,83
Noviembre Motoniveladora BZDZ 20
50
1194
23,88
Noviembre Motoniveladora CHPL 92
76
1600
21,05
Noviembre Motoniveladora CXLF 52
133
2261
17,00
Noviembre Motoniveladora BJCX 37
0,00
Noviembre Motoniveladora DVZG 14
144
2508
17,42
Noviembre Motoniveladora DSSP 74
0,00
Noviembre Motoniveladora DSSP 75
0,00
1044
20021
19,18
Resumen
Pgina 114
Anexos.
Anexo 3: resumen petrleo diciembre de 2013

Mes
Maquina
Patente
Diciembre Motoniveladora
SP 6838
138
2579
18,69
Diciembre Motoniveladora
SP 6844
0,00
Diciembre Motoniveladora TK 3232
192
32,00
Diciembre Motoniveladora ZU 6560
149
2568
17,23
Diciembre Motoniveladora YW 5314
112
2300
20,54
Diciembre Motoniveladora BVDC 65
127
2694
21,21
Diciembre Motoniveladora BZDZ 20
50
1194
23,88
Diciembre Motoniveladora CHPL 92
76
1600
21,05
Diciembre Motoniveladora CXLF 52
133
2261
17,00
Diciembre Motoniveladora BJCX 37
0,00
Diciembre Motoniveladora DVZG 14
140
2393
17,09
Diciembre Motoniveladora DSSP 74
87
87,00
Diciembre Motoniveladora DSSP 75
0,00
932
17868
19,17
Resumen

Anexo 4: resumen petrleo enero de 2014
Mes
Maquina
Patente
Enero Motoniveladora
SP 6838
125
2239
17,91
Enero Motoniveladora
SP 6844
55
1002
18,22
Enero Motoniveladora TK 3232
52
717
13,79
Enero Motoniveladora ZU 6560
129
2386
18,50
Enero Motoniveladora YW 5314
0,00
Enero Motoniveladora BVDC 65
132
1795
13,60
Enero Motoniveladora BZDZ 20
153
2905
18,99
Enero Motoniveladora CHPL 92
135
2648
19,61
Enero Motoniveladora CXLF 52
143
1839
12,86
Enero Motoniveladora BJCX 37
122
1666
13,66
Enero Motoniveladora DVZG 14
158
1879
11,89
Enero Motoniveladora DSSP 74
112
1607
14,35
Enero Motoniveladora DSSP 75
162
2885
17,81
Resumen
1478
23568
15,95
Pgina 115
Anexos.
Anexo 5: resumen petrleo febrero de 2014

Mes
Maquina
Patente
Febrero Motoniveladora
SP 6838
165
3057
18,53
Febrero Motoniveladora
SP 6844
141
2081
14,76
Febrero Motoniveladora TK 3232
125
2105
16,84
Febrero Motoniveladora ZU 6560
0,00
Febrero Motoniveladora YW 5314
56
861
15,38
Febrero Motoniveladora BVDC 65
108
1890
17,50
Febrero Motoniveladora BZDZ 20
135
2925
21,67
Febrero Motoniveladora CHPL 92
90
1831
20,34
Febrero Motoniveladora CXLF 52
148
2215
14,97
Febrero Motoniveladora BJCX 37
149
2089
14,02
Febrero Motoniveladora DVZG 14
135
2457
18,20
Febrero Motoniveladora DSSP 74
131
2190
16,72
Febrero Motoniveladora DSSP 75
145
3264
22,51
Resumen
1528
26965
17,65

Anexo 6: resumen petrleo marzo de 2014
Mes
Maquina
Patente
Marzo Motoniveladora
SP 6838
165
3149
19,08
Marzo Motoniveladora
SP 6844
183
2322
12,69
Marzo Motoniveladora TK 3232
14
269
19,21
Marzo Motoniveladora ZU 6560
0,00
Marzo Motoniveladora YW 5314
151
1812
12,00
Marzo Motoniveladora BVDC 65
127
2201
17,33
Marzo Motoniveladora BZDZ 20
140
3046
21,76
Marzo Motoniveladora CHPL 92
149
2673
17,94
Marzo Motoniveladora CXLF 52
137
2124
15,50
Marzo Motoniveladora BJCX 37
147
1847
12,56
Marzo Motoniveladora DVZG 14
137
2151
15,70
Marzo Motoniveladora DSSP 74
122
2180
17,87
Marzo Motoniveladora DSSP 75
157
3234
20,60
Resumen
1629
27008
16,58
Pgina 116
Anexos.
Anexo 7: resumen petrleo abril de 2014

Mes
Maquina
Patente
Abril Motoniveladora
SP 6838
141
2772
19,66
Abril Motoniveladora
SP 6844
171
2521
14,74
Abril Motoniveladora TK 3232
Abril Motoniveladora ZU 6560
84
997
11,87
Abril Motoniveladora YW 5314
114
1987
17,43
Abril Motoniveladora BVDC 65
122
2446
20,05
Abril Motoniveladora BZDZ 20
122
2269
18,60
Abril Motoniveladora CHPL 92
130
2366
18,20
Abril Motoniveladora CXLF 52
152
2139
14,07
Abril Motoniveladora BJCX 37
119
2320
19,50
Abril Motoniveladora DVZG 14
136
2294
16,87
Abril Motoniveladora DSSP 74
127
2080
16,38
Abril Motoniveladora DSSP 75
144
2142
14,88
Resumen
1562
26333
16,86

Anexo 8: resumen petrleo mayo de 2014
Mes
Maquina
Patente
Mayo Motoniveladora
SP 6838
100
1820
18,20
Mayo Motoniveladora
SP 6844
200
40,00
Mayo Motoniveladora TK 3232
Mayo Motoniveladora ZU 6560
109
1901
17,44
Mayo Motoniveladora YW 5314
82
1150
14,02
Mayo Motoniveladora BVDC 65
77
1500
19,48
Mayo Motoniveladora BZDZ 20
86
1757
20,43
Mayo Motoniveladora CHPL 92
80
1829
22,86
Mayo Motoniveladora CXLF 52
70
1148
16,40
Mayo Motoniveladora BJCX 37
78
1109
14,22
Mayo Motoniveladora DVZG 14
66
1250
18,94
Mayo Motoniveladora DSSP 74
112
2294
20,48
123
2300
18,70
Resumen
988
18258
18,48
Pgina 117
Anexos.
Anexo 9: resumen petrleo junio de 2014

Mes
Maquina
Patente
Mayo Motoniveladora
SP 6838
92
1401
15,23
Mayo Motoniveladora
SP 6844
Mayo Motoniveladora TK 3232
Mayo Motoniveladora ZU 6560
110
1939
17,63
Mayo Motoniveladora YW 5314
64
1200
18,75
Mayo Motoniveladora BVDC 65
95
1300
13,68
Mayo Motoniveladora BZDZ 20
87
1902
21,86
Mayo Motoniveladora CHPL 92
42
952
22,67
Mayo Motoniveladora CXLF 52
113
1762
15,59
Mayo Motoniveladora BJCX 37
89
1138
12,79
Mayo Motoniveladora DVZG 14
88
1556
17,68
93
1399
15,04
139
2600
18,71
Resumen
1012
17149
16,95
Anexo 10: resumen petrleo julio de 2014

Mes
Maquina
Patente
Julio Motoniveladora
SP 6838
114
1586
13,91
Julio Motoniveladora
SP 6844
Julio Motoniveladora TK 3232
Julio Motoniveladora ZU 6560
97
1687
17,39
Julio Motoniveladora YW 5314
101
1200
11,88
Julio Motoniveladora BVDC 65
77
Julio Motoniveladora BZDZ 20
52
500
9,62
Julio Motoniveladora CHPL 92
95
1385
14,58
Julio Motoniveladora CXLF 52
114
1773
15,55
Julio Motoniveladora BJCX 37
75
776
10,35
Julio Motoniveladora DVZG 14
95
1004
10,57
Julio Motoniveladora DSSP 74
105
Julio Motoniveladora DSSP 75
116
200
1,72
Resumen
1041
10111
9,71
0,00
0,00
Pgina 118
Anexos.
Anexo 11: resumen petrleo agosto de 2014

Mes
Maquina
Patente
Agosto Motoniveladora
SP 6838
113
1929
17,07
Agosto Motoniveladora
SP 6844
Agosto Motoniveladora TK 3232
Agosto Motoniveladora ZU 6560
103
1810
17,57
Agosto Motoniveladora YW 5314
101
1610
15,94
Agosto Motoniveladora BVDC 65
99
0,00
Agosto Motoniveladora BZDZ 20
86
1850
21,51
Agosto Motoniveladora CHPL 92
117
2139
18,28
Agosto Motoniveladora CXLF 52
115
1636
14,23
Agosto Motoniveladora BJCX 37
99
1850
18,69
Agosto Motoniveladora DVZG 14
103
1842
17,88
Agosto Motoniveladora DSSP 74
Agosto Motoniveladora DSSP 75
77
1750
22,73
Agosto Motoniveladora BPKT-21
77
400
5,19
1090
16416
15,06
Resumen
Anexo 12: resumen petrleo septiembre de 2014

Mes
Maquina
Septiembre Motoniveladora
Patente
SP 6838
91
1582
17,38
Septiembre Motoniveladora ZU 6560
102
1485
14,56
Septiembre Motoniveladora YW 5314
98
1364
13,92
Septiembre Motoniveladora BVDC 65

Septiembre Motoniveladora BZDZ 20
118
2404
20,37
Septiembre Motoniveladora CHPL 92
80
1787
22,34
Septiembre Motoniveladora CXLF 52
104
1304
12,54
Septiembre Motoniveladora BJCX 37
94
1611
17,14
Septiembre Motoniveladora DVZG 14
105
1470
14,00
Septiembre Motoniveladora DSSP 74

Septiembre Motoniveladora DSSP 75
107
2051
19,17
Resumen
899
15058
16,75
Pgina 119

Rediseño de Control de Conbustible PDF

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UNIVERSIDAD DE TALCA

PROYECTO APLICADO DE MEJORAMIENTO

REDISEO DEL PROCESO DE CONTROL DE

FRANCISCO JAVIER NAVARRO QUIJANO

PROFESOR TUTOR: JUAN JOS TRONCOSO T.

La empresa posee un excesivo gasto por concepto de combustible y

Al no tener un buen control no se puede realizar ningn tipo seguimiento

En base a lo anterior se propuso desarrollar un rediseo del proceso de control de

Francisco Navarro Quijano

Tambin quiero mostrar mi gratitud hacia mis hermanos Yasna, Vladimir y

En la universidad tambin hice grandes amigos los cuales estuvieron conmigo

Dedicacin especial al to Lalo.

Francisco Navarro Quijano

Lugar de aplicacin ................................................................................................ 13

Servicios entregados por la empresa .............................................................. 15

Proyectos en desarrollo ................................................................................... 16

Planificacin estratgica ........................................................................................ 17

Oportunidad a abordar ........................................................................................... 19

Deficiencia del sistema ................................................................................... 19

Objetivo General .................................................................................................... 21

Objetivos Especficos ............................................................................................ 21

Resultados tangibles esperados .............................................................................. 21

Alcance del Proyecto ............................................................................................. 22

CAPTULO 2: MARCO TERICO Y METODOLOGA DE SOLUCIN ...................... 23

Marco terico y metodologa de solucin .................................................................... 24

Marco Terico ........................................................................................................ 24

2.1.1. Anlisis de procesos en la organizacin ............................................................. 24

Francisco Navarro Quijano

2.1.3. Sistema de informacin administrativo .............................................................. 39

Procedimiento para el abastecimiento de Nivel Central ................................. 49

3.3. Anlisis del proceso de suministro y control de combustible ................................... 51

Descripcin del proceso suministro................................................................ 52

Descripcin del proceso control de combustible ............................................ 55

Ruteo del camin repartidor ........................................................................... 57

Caractersticas del sistema .............................................................................. 59

Problemas asociados a los procesos ............................................................... 60

3.4. Anlisis de rendimiento de maquinarias .................................................................... 63

Descripcin del Rediseo ............................................................................... 73

Caractersticas del nuevo sistema ................................................................... 75

4.3. Rediseo de documentos de control .......................................................................... 75

Francisco Navarro Quijano

4.4. Beneficios de la propuesta de rediseo ..................................................................... 76

Objetivos del sistema de informacin .................................................................... 79

Usuarios del sistema de informacin ..................................................................... 79

Encargado del insumo crtico ......................................................................... 80

Requerimientos funcionales ................................................................................... 80

Requerimientos no funcionales .............................................................................. 82

Requisitos de interfaz de usuario .................................................................... 83

CAPTULO 6: PROTOTIPO DEL SISTEMA DE INFORMACIN ................................. 84

Diseo Lgico global ............................................................................................. 85

Funcin principal ............................................................................................ 85

Entradas y salidas ........................................................................................... 88

Funciones externas ......................................................................................... 89

Procesos asociados al sistema......................................................................... 90

Diagrama general de definicin del problema ................................................ 91

Diseo lgico detallado ......................................................................................... 92

Procedimiento administrativo para nuevos registros ...................................... 92

Procedimiento administrativo para documentos de control ........................... 93

Prototipo para la gestin del combustible .............................................................. 95

Pantalla de inicio ............................................................................................ 95

Pantalla de seguridad ...................................................................................... 96

Francisco Navarro Quijano

Men principal ................................................................................................ 97