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LAS RELACIONES ENTRE ARCHIVEROS Y PRODUCTORES DE

DOCUMENTOS

Por Joaquim Borrs.


Archivo de la Universidad Pompeu Fabra , Espaa.
Marzo 2001

Resumen:
Aborda el tema de la intervencin del archivero en la primera fase del
documento, las polmicas y debates al respecto. Se expone el concepto de que
el archivero debe actuar, segn los distintos modelos archivsticos,
haciendo uso de las tcnicas y los mtodos ms apropiados, pero siempre
acorde a las demandas de la sociedad de la informacin.

INTRODUCCIN
La intervencin del archivero en la primera fase del documento es un tema que
ha desencadenado muchas polmicas y debates entre los profesionales de
distintas poca. A pesar de todo, actualmente parece generalizada la opinin
que el archivero debe actuar, siempre segn los distintos modelos archivsticos,
desde la misma creacin o recepcin de los documentos en las unidades de
gestin administrativa, a travs de las tcnicas y los mtodos ms apropiados.
Esta intervencin debera desarrollarse tomando siempre como referencia, por
una parte, el respeto a la trayectoria archivstica propia de cada pas, y por otra,
atendiendo a la imperiosa necesidad de actuar segn las demandas de la
sociedad de la informacin.
Ante el problema ocasionado por la produccin excesiva de documentos a
partir del segundo tercio de este siglo, las administraciones reclamaron la
intervencin de los archiveros con criterios tcnicos que les oblig a
introducirse en el mbito de la gestin de los documentos. Algunos archiveros

se percataron que era importante intervenir desde el mismo instante de la


creacin de los documentos, pues es en este preciso momento cuando se
puede realizar la seleccin de la documentacin y el diseo de sistemas de
clasificacin que favorezcan la separacin de los documentos con valor
temporal, susceptibles por consiguiente de ser eliminados, de aquellos otros
que tienen un valor permanente y que se deben transferir a los archivos.(1) Un
factor decisivo fue, sin duda alguna, los cambios experimentados en la
actividad administrativa contempornea, pues a partir de este momento se
plantea una actuacin ms transparente, democrtica y participativa ante los
ciudadanos, con la repercusin consiguiente de tal efecto para los archivos y
sus profesionales. La necesidad de garantizar esta transparencia administrativa
se refleja en el derecho reconocido a los interesados para acceder a la
informacin desde el mismo instante en el cual se produce en las distintas
oficinas y, por otra parte, en el levantamiento de las restricciones para que los
ciudadanos puedan consultar los archivos generales de las administraciones.
Como resultado de este reconocimiento generalizado, las administraciones se
han dotado progresivamente de eficaces mecanismos para organizar sus
archivos y documentos en las distintas fases, ms especficamente, adoptando
criterios tcnicos para aplicar en los mismos archivos de gestin, controlados y
organizados por las unidades y servicios administrativos, aunque a partir de
entonces con la imprescindible intervencin y coordinacin del archivero de
cada organismo.(2)
Para avanzar en el estudio sobre la relacin que se puede establecer entre
archiveros y productores de documentos, realizar antes algunas apreciaciones
generales en lo que concierne al contexto y a la misma evolucin de la gestin
de los documentos y archivos, para centrarnos en algunas propuestas
concretas.(3)
LA DOCTRINA ARCHIVSTICA Y LA INTERVENCIN EN LA PRIMERA
FASE DEL DOCUMENTO
La presencia del archivero en la fase activa del documento, es decir, cuando
predomina todava el valor primario, se fundamenta en el mismo principio de
procedencia, segn el cual los documentos de un fondo tienen que estar
debidamente organizados segn la estructura originaria o el orden natural de
produccin. De esta manera, queda totalmente justificada la utilizacin de unas
tcnicas e instrumentos del tratamiento documental (por ejemplo, un sistema
de clasificacin o un mtodo de descripcin) que se apliquen regularmente a
todos los documentos activos de un organismo, y que perduren cuando unos
pocos alcancen valor permanente.(4) Igualmente, el principio de respeto del
fondo tambin favorece claramente la recuperacin de la informacin, ya que el
conocimiento del organismo o de la unidad productora, sus funciones y
actividades, son factores determinantes desde esta primera fase del
documento.
Adems, el respeto de este principio debera tambin abarcar los documentos

electrnicos, con las suficientes evidencias de su procedencia. As, algunas


aplicaciones informticas recientes proporcionan ya informacin del contexto
de creacin o recepcin de los documentos en formatos electrnicos, como
sucede por ejemplo con el correo electrnico, donde constatamos algunos
elementos tan relevantes como el autor, el destinatario, la fecha, la forma de
transmisin, etc. En aquellos casos en los cuales estos elementos no
aparezcan, el archivero deber documentar los sistemas de creacin de los
documentos y de sus productores, su relacin con el resto de la documentacin
y otros componentes que permitan identificar y organizar la informacin desde
su origen. (5)
Con la intervencin del archivero desde la gnesis del documento, tomando
siempre como referencia el principio de respeto de los fondos, se asegura la
integracin de todos los documentos desde que son activos y semiactivos
hasta que se eliminan o se conservan en atencin a su valor temporal o
permanente.
El desarrollo de la teora de las edades de los documentos y de los conceptos
vinculados, ms especficamente las nociones de valor primario y valor
secundario, aportaron ms elementos que justificaban la tan necesaria
aplicacin de tcnicas archivsticas en el periodo de actividad mxima. En
correspondencia a lo expuesto, se deberan aplicar ya en los archivos de
gestin u oficina, criterios uniformes de clasificacin de documentos, pautas de
seleccin de documentacin con la finalidad de determinar el lugar de
conservacin y su destino final, y mtodos de descripcin de contenidos para
alcanzar la eficiente recuperacin de la informacin desde su generacin.(6)
Ciertamente, el nivel de intervencin del archivero en la fase de produccin del
documento depende, en un grado considerable, de la propia aceptacin de los
conceptos derivados de la moderna gestin documental y del modelo seguido.
As pues, a grandes rasgos, se puede distinguir un modelo norteamericano,
partidario de la intervencin sin reservas en la fase activa y semiactiva del
documento (Estados Unidos y Canad), y un modelo europeo diverso y
extenso (Francia, Alemania, Italia, Gran Bretaa, Espaa, entre otros),
partidario de un cierto control en la fase activa, relegando la intervencin
directa del archivero en la fase semiactiva del documento, adems de otros
modelos parecidos que defienden la intervencin del archivero en la fase activa
del documento, en trminos parecidos a los expuestos (7).
EL ARCHIVERO ANTE EL RETO DE LA INTERVENCIN
La peticin de los organismos de administracin, en trminos de eficiencia y
economa administrativa, y la posterior respuesta de las instituciones
archivsticas provocaron en algunos casos una revolucin terica y prctica de
la profesin, que en ciertos pases incluso deriv en la creacin de un perfil

profesional y corporativo diferenciado, entre los nuevos gestores de


documentos (records managers) y los archiveros. (8)
La emergente tendencia divisoria entre estas dos profesiones centr el debate
apasionado durante algunas dcadas (1960-1980), principalmente en los
pases de tradicin anglosajona, donde esta tensin se tradujo en la aparicin
de una literatura favorable o contraria al fenmeno expuesto. A pesar de todo,
en los ltimos aos se han percibido algunas intenciones de acortar distancias
y se impone una cierta compresin recproca entre ambos colectivos.
Anteriormente, esta radical separacin entre ambos sectores profesionales
motiv que algunos autores, alertados y partidarios de posturas menos
radicales, preconizaran la necesidad de defender un inters comn. Sostenan
que los gestores de documentos podan ofrecer a los archiveros frmulas para
alcanzar la tan necesaria racionalidad y economa de sus procesos, mientras
que los archiveros se les ofreca una oportunidad nica para incidir en los
programas de gestin documental con la finalidad de lograr la calidad de los
archivos del futuro.
En nuestro pas, el perfil profesional se puede definir como integrador de
ambas funciones derivadas, pues, de la moderna gestin de documentos y de
la archivstica tradicional, seguramente reflejo de la misma trayectoria de la
archivstica europea -afn a la incorporacin de las dos vertientes en un mismo
profesional-, la organizacin de programas universitarios comunes, incluso la
necesidad de vincular esta funcin al servicio de archivo cuando este ya exista
y la innegable influencia del modelo del Quebec, prototipo de la fusin de
ambas funciones en un mismo profesional capacitado y polivalente.
Sin perder la referencia de la tan difcil realidad que a veces envuelve nuestra
tarea diaria y todava pues lejos de alcanzar los mnimos niveles deseados,
cabe remarcar que los problemas tienen naturaleza muy diversa. As a ttulo de
ejemplo, podemos mencionar la dificultad que supone la excesiva
identificacin, especialmente por parte de responsables de la Administracin y
de los usuarios en general, de la figura del archivero tradicional como un
especialista en documentacin histrica. La evolucin histrica de nuestra
profesin ha corrido una suerte paralela a la trayectoria de los archivos durante
el siglo pasado y principios del actual, cuando se convirtieron exclusivamente
en centros de conservacin y difusin del patrimonio documental, lejos de su
funcin primera como servicios de apoyo a los rganos y la estructura
administrativa en general. (9)
Otro dficit importante en el reconocimiento profesional del archivero tiene su
origen, entre otros motivos, en la excesiva vinculacin de nuestra profesin con
la Administracin Pblica; esto se ha producido especialmente en aquellos
pases donde las obligaciones legales de la Administracin para conservar su
patrimonio ha sido casi exclusivamente la nica razn que justificaba la
existencia de un cuerpo profesional de archiveros con sus propias funciones.
Esta situacin ha conllevado que durante muchos aos los profesionales, en

general, no hayamos atendido las necesidades de la empresa privada donde,


por citar un ejemplo, la conservacin de la documentacin slo est sujeta a las
prescripciones fiscales o jurdicas de los asuntos (10). Por consiguiente, la
ampliacin de nuestro horizonte profesional es un reto importante con la
asuncin de nuevas funciones que nos permitan afrontar el futuro con garantas
de intervencin en la produccin, utilizacin y disposicin de la documentacin,
ya sea en el sector pblico como tambin en el privado, y la necesaria
aceptacin de la gestin de los documentos sin excepciones o con ciertas
reservas.
LOS PRODUCTORES DE DOCUMENTOS
En la bsqueda de definiciones que nos permitan delimitar el concepto de
productores de documentos o usuarios, estableciendo algunas categoras
posibles de sujetos, se ha constatado la ausencia de elementos relacionados
con estos agentes, ya sea en los diccionarios especializados de archivstica,
como en la mayora de manuales y obras de referencia.
El Diccionario de Terminologa Archivstica del Consejo Internacional de
Archivos (1900, 2 edicin) (11) limita exclusivamente el concepto de usuario a
la persona que consulta los documentos/archivos, usualmente en la sala de
consulta.
Tambin lo denomina lector o investigador. En este caso se refiere nicamente
al usuario de fondos permanentes o histricos, olvidando otras categoras de
usuarios externos (los administrados o interesados en los asuntos -con ms o
menos nivel de inters-, otras administraciones, etc.) y, sobre todo, queda
excluido a mi entender el propio productor de los documentos o usuario interno
de una institucin.
Algunos autores definen los usuarios como los destinatarios de la informacin
final y pueden ser pblico en general o profesionales, que tienen intereses
informativos diferentes. Esta definicin aporta una nueva categora de sujetos
ms amplia que la anterior, es decir, considera el pblico en general o las
personas interesadas, adems del investigador o el estudioso, a pesar que
todava observamos que centra su inters en el proceso final de la produccin
de la informacin (12).
Los productores de documentos o usuarios del sistema de gestin documental
se pueden dividir, a grandes rasgos, en tres categoras: los directivos del
organismo que planifican y supervisan los mtodos administrativos, los
responsables de las unidades administrativas que se encargan de coordinar,
conjuntamente con los archiveros, la implantacin del sistema de gestin de la
documentacin administrativa en las unidades respectivas, y los usuarios
directamente ejecutores de la implantacin (personal administrativo,
secretarias, etc.). El archivero debera coordinar sus acciones con todos ellos a
distintos niveles, en atencin a sus responsabilidades administrativas

inherentes, con la finalidad de alcanzar el mximo beneficio en el proceso de


implantacin del sistema.
Con los directivos, el archivero debera mantener contactos regulares para
planificar y coordinar el desarrollo de la gestin de los documentos
administrativos en el organismo, fijando los principales objetivos, los plazos de
ejecucin y las fases de implantacin en las unidades y rganos
administrativos. El resultado de estos contactos debera conllevar la
oficializacin del sistema de gestin de los archivos y documentos, y la
voluntad implcita de llevarlo a cabo en los plazos previstos. De acuerdo con los
mecanismos y procedimientos de cada organismo, esta voluntad debera
reflejarse en la existencia de un documento oficial (circular, normativa, entre
otras frmulas posibles), en el marco de un programa completo de actuaciones
posteriores que se pueden materializar en el desarrollo de acciones o
programas sectoriales (control de los soportes y reprografa de los documentos,
aprobacin de los instrumentos del tratamiento documental, implementacin de
un sistema informatizado, etc.).
Con el respaldo que ofrece la voluntad institucional y la poltica de la direccin
del organismo, el archivero debera empezar su trabajo con los jefes de las
unidades administrativas, que son los coordinadores de la implantacin del
sistema en las unidades o reas de trabajo respectivas y que habitualmente
son los responsables directos de la custodia de la documentacin de estas
unidades. El archivero debera planificar y coordinar con estos agentes todos
los aspectos como consecuencia del anlisis de la situacin en la cual se
encuentran estas unidades, valorando las necesidades y las decisiones a
tomar, fijando las fases de implantacin o ejecucin del programa con la
asignacin de las responsabilidades para todo el personal implicado.
Los usuarios ms directos son habitualmente el personal administrativo y
secretarias, encargados de la produccin o recepcin de los documentos, de la
clasificacin y del archivo, de la aplicacin de mtodos de descripcin y
recuperacin, y de la transferencia de los documentos a los archivos centrales.
Estas funciones las realizan siempre -con mayor o menos autonoma-, ya sea
ante la ausencia de un sistema oficial de gestin de documentos en el
organismo, as como en el supuesto cumplimiento de las instrucciones
aprobadas oficialmente y comunicadas por la direccin. La preparacin
acadmica de este personal en la gestin de documentos administrativos y
archivos suele ser bastante precaria, ya que las escuelas y academias de
formacin administrativa olvidan este sector de la propia gestin administrativa
o bien, en el supuesto que exista algo parecido a ello, se trata de una forma
muy tangencial. A pesar de todo, es justo mencionar que en los ltimos aos se
han observado algunos intentos poco relevantes por parte de algunas escuelas
y organismos docentes para introducir asignaturas de documentacin y archivo.

PROPUESTA DE INSTRUMENTOS DEL TRATAMIENTO PARA LA


GESTIN DOCUMENTAL
Para afrontar el reto de intervenir en la primera fase del documento, desde las
distintas perspectivas y enfoques de los modelos archivsticos, se han
establecido algunas propuestas que se basan en el desarrollo de instrumentos
normalizados del tratamiento documental. As por ejemplo, el modelo de
gestin cataln ha basado esencialmente su sistema en el desarrollo de tres
instrumentos integrados: el cuadro de clasificacin, el calendario de
conservacin y eliminacin, y el mtodo de descripcin y recuperacin
documental.
ESTABLECIMIENTO DEL CUADRO DE CLASIFICACIN
La elaboracin de un sistema de clasificacin uniforme se considera unos de
los elementos claves para intervenir en la organizacin de la documentacin
activa de todos los archivos de gestin de un organismo. La metodologa
seguida en las administraciones catalanas ha sido, generalmente, el desarrollo
de estructuras jerrquicas y lgicas que reflejan les funciones y actividades del
organismo. Con ello, se asegura que desde el preciso instante de la produccin
o recepcin del documento en los archivos de gestin se identifica con un
concepto del cuadro de clasificacin y se agrupa en su expediente
correspondiente, reflejo de los asuntos por los que ha sido creado.
La aplicacin del cuadro de clasificacin funcional presenta, segn nuestro
entender, una serie de ventajas frente a los sistemas tradicionales (orgnicofuncionales), pues son ms adecuados para implantar en los archivos de
gestin, especialmente porque son ms estables ante los continuos cambios
estructurales de los organismos contemporneos. Otros factores que favorecen
la eleccin de un cuadro de estas caractersticas son la propia evolucin
legislativa que regula las competencias de los diferentes organismos, el
establecimiento de los procedimientos administrativos y la constitucin de
expedientes, la profesionalizacin del personal al servicio de la administracin,
entre otros.(14)
Los cuadros de clasificacin funcionales han sido el modelo desarrollado por
las distintas administraciones catalanas, que en el transcurso de los ltimos
diez aos han implantado sistemas integrados de gestin de documentos y
archivos, principalmente en la esfera del Gobierno y Administracin
Autonmica Catalana, la Administracin Local, las Universidades, organismos
pblicos en general y, con menos incidencia, algunas entidades privadas. Es
preciso destacar que en su proceso de aplicacin ha sido esencial la voluntad
poltica o institucional impulsando esta metodologa de carcter
interdepartamental, al mismo tiempo que podramos citar otros factores
fundamentales como la formacin de los profesionales de los archivos -a travs
de los cursos de postgrado y las acciones de formacin continua llevadas a
cabo por la Asociacin de Archiveros de Catalua- y la positiva influencia de los
cambios en la cultura administrativa en general. (15)

Contrariamente, la ausencia de un sistema de clasificacin puede ocasionar, a


corto plazo, la aparicin de problemas caractersticos de una mala gestin
documental, como de hecho sucede en algunos organismos, con los siguientes
sntomas: la duplicacin innecesaria de informacin administrativa, el
crecimiento desproporcionado de la masa documental, la incorrecta utilizacin
de espacios y equipamientos destinados a archivo, la desmotivacin del
personal, la prdida de informacin parcial o total necesaria para la toma de
decisiones; en definitiva, malgastar tiempo, dinero y energas.(16)
Ante la ausencia de este necesario instrumento que permite organizar los
documentos activos, el archivero puede optar por distintas soluciones:
conservar el orden existente sea cual sea ste, intentar reconstruir el orden
primitivo o aplicar otro distinto.(17) En sentido opuesto, el hecho de que los
documentos semiactivos que se transfieren a un centro de archivo hayan sido
previamente clasificados y ordenados por sus productores, favorece una
intervencin ms selectiva y tcnica del archivero, librndolo de la ingente labor
de identificar y clasificar personalmente considerables masas de documentos
transferidos.
CALENDARIO DE CONSERVACIN Y ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
La identificacin y valoracin de los documentos, desde el mismo instante de
su creacin en los archivos de gestin, es un elemento indispensable para que
sea efectivo el acceso a la documentacin activa y la reduccin de documentos
innecesarios, asimismo como la consiguiente aportacin en el proceso de
seleccin del patrimonio documental del futuro.
La elaboracin del calendario de conservacin y eliminacin de documentos de
un organismo no puede hacerse al margen de los dems instrumentos, siendo
recomendable, en muchos casos, su vinculacin con los conceptos del cuadro
de clasificacin. De esta manera, se pueden establecer las reglas de
conservacin y eliminacin correspondientes, para que ya desde el momento
en el que se produzcan o se reciban los documentos tengan asignados unos
plazos de permanencia (localizacin) y unos criterios precisos de conservacin
o eliminacin.
Este modelo de calendario de conservacin y eliminacin, integrado en el
sistema general de gestin de documentos de un organismo, debera
establecer pues los plazos precisos de conservacin y remisin de cada serie
documental en los archivos de gestin, concepcin ms ambiciosa que la
simple disposicin final de los documentos. Todo ello debido al hecho de que,
por una parte, se ha podido constatar que los documentos se conservan
durante demasiado tiempo en las unidades productoras y, por otra, la evidencia
que la consulta de la documentacin semiactiva, transcurrido el primer o
segundo ao de utilizacin, es cada vez ms espordica. (18)
La valoracin de los documentos se ha definido tradicionalmente como una de
las operaciones fundamentales realizadas por el archivero y con mayor

trascendencia, dada la responsabilidad que supone juzgar el valor de los


documentos y fijar su disposicin. Asimismo, los criterios de valoracin se han
completado algunas veces con otros elementos, siempre relacionados con los
conceptos bsicos del calendario de conservacin, como por ejemplo los
cambios de soportes, los criterios de acceso y de confidencialidad de los
documentos y la condicin de documentos esenciales con sus
correspondientes medidas de proteccin. El establecimiento de estos
elementos favorece la aplicacin de criterios de racionalidad y control de los
documentos activos y semiactivos en los archivos de gestin.
Una caracterstica esencial relacionada con el calendario debera ser su
flexibilidad para aplicarse a cualquier tipo de soporte, dado que cada vez son
ms abundantes los documentos en formatos electrnicos. Incluso se observa
que empieza a invertirse la proporcin actual entre la presencia del papel,
todava mayoritaria en algunos casos, por la utilizacin de los nuevos soportes.
(19)
MTODO DE DESCRIPCIN Y RECUPERACIN DE DOCUMENTOS
La creacin de mecanismos para la descripcin y recuperacin de la
documentacin activa es un elemento esencial del sistema, dadas las
necesidades que tienen los usuarios para acceder fcil y rpidamente a la
informacin para tomar las decisiones ms adecuadas. Asimismo, esta primera
descripcin realizada por los usuarios es una base importante para el
tratamiento futuro de los documentos cuando stos ingresen en los centros de
archivos correspondientes.
Es preciso insistir, pues, que el archivero debera controlar y dirigir el proceso
de descripcin de los documentos desde su creacin, ya que los usuarios en
los archivos de gestin (segn las necesidades de registrar y hacer bsquedas
de informacin administrativa), efectan la descripcin de expedientes y
documentos de mutuo propio, con lo cual se avanza una labor anteriormente
reservada con exclusividad al proceso tcnico en los archivos.
El archivero tendra que determinar los criterios bsicos de descripcin en la
bsqueda de modelos normalizados, permitiendo unificar la recuperacin de los
documentos y favoreciendo de forma efectiva la posibilidad de intercambiar
informacin entre departamentos, operacin factible tambin gracias a la
implementacin de las tecnologas de la informacin.
Merece la pena, pues, hacer hincapi en la premisa que para completar el
sistema de tratamiento documental integrado es esencia dotar al organismo de
un mtodo de descripcin de la documentacin activa, a travs de la
implementacin de un sistema informtico que prevea, entre otras muchas
funciones, una descripcin e indizacin adecuada de los expedientes y
documentos, relacionados siempre que con dems elementos del sistema. Los
usuarios deberan, pues, utilizar estas herramientas informticas, operativas

con las instrucciones de uso normalizadas, y elaboradas y difundidas por el


servicio de archivo (descriptores, resumen de contenidos, entre otras).
Finalmente, podemos afirmar que la creciente demanda de los investigadores
para utilizar instrumentos de bsqueda completos y potentes para sus estudios
e investigaciones histricas, el aumento de la tipologa de usuarios que acuden
a los archivos y las solicitudes para disponer de amplios y modernos servicios
de informacin, son motivos ms que suficientes para invertir cuantos
esfuerzos sean necesarios por parte de los archiveros en el sentido de
implicarse en el tratamiento de la documentacin activa, actitud todava ms
justificada si no queremos quedar al margen de las reas de organizacin
administrativa.
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LOS DOCUMENTOS
ENLOS ARCHIVOS DE GESTIN
Como resultado del proceso de planificacin y organizacin de un sistema de
gestin de archivos y documentos se pueden desarrollar distintos programas
de intervencin, aplicables en los archivos de gestin, que los hemos
agrupados en tres niveles genricos:
Primer nivel: Asesoramiento y actuaciones concretas
Este nivel corresponde a las primeras intervenciones de los archiveros con
criterios generales de asesoramiento y apoyo a los usuarios en la gestin de la
documentacin activa. La presencia del profesional del archivo acostumbra a
relacionarse con una peticin del usuario ante los problemas surgidos como
consecuencia del tratamiento inapropiado de la documentacin (criterios
errneos de clasificacin, masificacin de expedientes en deficientes
instalaciones, ausencia de mtodos de descripcin y recuperacin, etc.).
Particularmente, la actuacin del archivero se ha centrado en resolver algunos
problemas puntuales u ofrecer algunas medidas correctivas, a travs de
criterios genricos para la clasificacin, o unas pautas bsicas de ordenacin, o
la transferencia de archivos semiactivos a los centros de archivos y el expurgo
de series documentales voluminosas. En general, estas pautas de organizacin
de documentos se aplican posteriormente a su produccin, cuando en la
prctica estos ya son semiactivos y el criterio de usuario prevalece para su
aplicacin efectiva .(20)
Para llevar a cabo todas estas operaciones se han elaborado algunos
manuales de archivo con las pautas bsicas y los procedimientos mnimos para
la transferencia, el prstamo y consulta o el expurgo de los documentos.
La elaboracin de normativas internas representa un paso hacia delante en la
lnea de garantizar el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades de
todos los agentes en las funciones generales o especficas encomendadas a
cada uno de ellos. (21)

10

Este marco normativo perdura y aumenta en los niveles posteriores de


intervencin, dado que la aprobacin de una norma interna es esencial para
regular las relaciones y obligaciones entre usuarios y archivero.
En ocasiones, la utilizacin de herramientas informticas para el control o
seguimiento de expedientes, relacionada algunas veces con el registro general
de documentos, es un hecho remarcable de este nivel. Otras veces, se han
programado herramientas con la finalidad de automatizar algunas operaciones
de la gestin de los centros, como por ejemplo los inventarios, las
transferencias, el prstamo, etc.
Actualmente, parece que este primer nivel de intervencin debera estar
superado, pero la realidad demuestra que todava son muchos los organismos
que no estn en disposicin de estos mecanismos mnimos de intervencin
para la documentacin activa y los archivos de gestin.
Segundo nivel: Implantacin de los instrumentos bsicos del tratamiento
A este nivel corresponde establecer los instrumentos del tratamiento de forma
unificada y homognea (el cuadro de clasificacin, el calendario de
conservacin o eliminacin, y el mtodo de descripcin) para todas las
unidades del organismo, desde la creacin o recepcin de los documentos, en
el marco de un programa corporativo y general.
Con frecuencia, los componentes del tratamiento citados forman parte del
propio desarrollo de programas de gestin de los documentos y archivos,
segn unos criterios y una metodologa concreta, que se aplican con
regularidad en todas las fases de la evolucin documental. En cuanto a la
aportacin de unas tcnicas especficas de clasificacin, de archivo, de
descripcin y recuperacin, de seleccin, etc., representa una diferencia
sustancial respecto al anterior nivel.
Paralelamente a la implantacin de estos instrumentos se suele asociar un
programa de formacin para usuarios y, tambin, la difusin de los manuales
correspondientes (manual de procedimientos de archivo, publicacin de los
cuadros de clasificacin, etc.), que se plasma en la intervencin real de los
archiveros en el proceso de organizacin de los archivos de gestin. En este
contexto, el archivero debera igualmente planificar y proponer la
informatizacin del sistema, como ha sucedido as, por ejemplo, en la
experiencia catalana.
La planificacin, valoracin y seleccin de los programas informticos para la
gestin de los instrumentos del tratamiento representaron un avance
considerable en la relacin entre archiveros y usuarios, pues las implicaciones
y responsabilidades de ambos en el proceso de estudio e implementacin
posterior de los programas han cambiado substancialmente los mecanismos y
esquemas de trabajo conjunto. Los puntos de vista se han interrelacionado
desde la propia formulacin de las necesidades hasta el profundo

11

replanteamiento de las tradicionales funciones asignadas a unos u otros. As,


en este sentido, los inventarios han deja de ser ya instrumentos exclusivamente
elaborados por los archiveros, para ser utilizados por los propios usuarios para
sus necesidades informativas.
Tercer nivel: Intervencin global en la gestin de la informacin.
En el contexto de la gran transformacin del mundo de la informacin en las
ltimas dcadas, los archiveros y gestores de documentos han incorporado un
nuevo concepto de gestin global de la informacin, que ha conllevado en
muchas ocasiones la aceptacin de nuevos retos profesionales. La intervencin
del archivero ya no se basa en las clsicas etapas del ciclo vital de los
documentos, sino que retoma una nueva faceta ms extensa, acorde con las
fases de creacin, utilizacin, mantenimiento y disposicin de la
documentacin.
En esta nueva era, la gestin documental no se reduce exclusivamente a unos
elementos accesorios de las administraciones para alcanzar la eficacia
deseada en este campo, sino que se asume con todas sus consecuencias la
gestin integrada de la informacin con los mecanismos y recursos necesarios
que favorezcan la aparicin de las estrategias de planificacin, organizacin y
evaluacin de esta informacin.(22)
En este escenario reciente, el archivero puede determinar los soportes en los
cuales se fija y conserva la informacin en sus distintas fases, con la finalidad
de garantizar el acceso y asegurar la preservacin de la documentacin
permanente, ya que actualmente esta documentacin sufre los problemas
derivados de la obsolescencia de las nuevas tecnologas.(23) Igualmente se
puede observar la intervencin en la propia elaboracin de los modelos de
documentos administrativos y formularios, con la finalidad de que sean
normalizados y adecuados a los mnimos elementos que permiten realizar el
tratamiento apropiado; as como tambin la participacin en el diseo de los
circuitos documentales, la elaboracin e implantacin de instrumentos
auxiliares de control de la informacin (registros, seguimiento de expedientes,
etc.).
Corresponde a este nivel asegurar que los documentos electrnicos sean ya
producidos o recibidos con los elementos de identificacin necesarios para que
puedan ser integrados completamente en el sistema de clasificacin, en el
sistema de conservacin o eliminacin, y en el mtodo de descripcin de todos
los soportes. (24)
Todava representa un estado ms avanzado incorporar la funcin de
documentar las actuaciones y decisiones del organismo, mediante la provisin
y organizacin de fuentes de informacin que ste necesita, ya sean las
producida internamente, como las que deben adquirirse en centros exteriores.
(25)

12

Adems, el archivero debera elaborar planes de seguridad y proteccin de los


documentos esenciales que garanticen los derechos y actuaciones del
organismo ante cualquier tipo de catstrofe.
Parece claro, pues, que la gestin global de la informacin adquiera su sentido
en el contexto de las nuevas tecnologas de la informacin y comunicacin,
combinando la metodologa y los criterios archivsticos expuestos con
anterioridad, con las necesidades informativas que surjan en nuestros
organismos.(26)
A pesar de los posibles campos de actuacin expuestos, su incidencia puede
ser todava mucho ms extensa y comprometida con estos nuevos conceptos,
siempre en estrecha correspondencia con la dotacin de recursos y la voluntad
institucional para que el archivero pueda responsabilizarse del proceso y
llevarlo a cabo, aspecto este ltimo de enorme trascendencia.
LA FORMACIN DE LOS USUARIOS
La formacin se ha convertido en un elemento esencial para la
profesionalizacin y motivacin del personal de las administraciones
contemporneas. Como consecuencia del anlisis de las carencias, se detect
la necesidad de organizar programas de formacin relacionados con la gestin
de los documentos administrativos y archivos.
Las primeras acciones de formacin en esta rea no estuvieron vinculadas a
ningn programa de gestin de documentos administrativos de una
corporacin, simplemente pretendan transmitir unos conocimientos bsicos
para el control de los documentos en su fase de creacin y asegurar la
transferencia de la documentacin a los centros de archivo en unas mnimas
condiciones.
Posteriormente, en los aos ochenta, coincidiendo con la necesidad de
concretar las acciones formativas en programas ms completos y corporativos,
la formacin de usuarios estuvo vinculada a la implantacin del sistema de
gestin de documentos administrativos en los archivos de gestin. Ciertamente,
no podemos hablar de un modelo comn, aunque en ocasiones se observa que
estas acciones de formacin, organizadas por el propio archivero, precedan
las operaciones de implantacin del sistema.
La evolucin del papel del archivero con relacin a la implantacin del sistema
ha diversificado y ampliado considerablemente los programas de formacin a
distintos niveles. De esta manera, el archivero se ha convertido en un formador,
alcanzando pues una nueva dimensin profesional, cada vez ms cercana a
las necesidades del usuario.
El archivero debe planificar y programar la formacin de los usuarios, segn
una serie de variables y colaborando con los tcnicos de la formacin de sus
instituciones. En primer lugar, es necesario que tenga una especial atencin al

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anlisis de las necesidades anteriormente citadas, la formulacin precisa de los


objetivos y los contenidos del programa. Posteriormente, tiene que buscar los
mtodos pedaggicos ms adecuados para conseguir los objetivos y el
programa establecido, concluyendo esta fase con el establecimiento de un
sistema de evaluacin de la formacin.
El archivero debe tener en cuenta toda un serie de elementos variables que
intervienen en el proceso de formacin de usuarios. As pues, es imprescindible
adecuarse a las necesidades del programa, evitando mtodos inapropiados
segn el tipo de usuario y hacer un seguimiento, si es posible, del proceso de
aprendizaje durante la formacin en los archivos de gestin y posteriormente
tambin.
Merece una atencin especial la elaboracin de los materiales pedaggicos,
algunos de las cuales pueden ser los mismos manuales de gestin de
documentos y archivos del organismo, adems de otros elementos prcticos
que hagan ms participativo el proceso de aprendizaje del usuario.
En estos ltimos aos las ofertas de acciones de formacin sobre organizacin
de la documentacin y archivo han aumentado considerablemente en las
administraciones pblicas y los organismos de diferentes mbitos. (27) Los
planes de formacin de estos organismos han ampliado las ofertas formativas
dirigidas mayoritariamente al personal responsable de la produccin y
recepcin de los documentos, que sufran graves carencias en mtodos y
tcnicas para organizar y recuperar la documentacin en la fase primera.
Los objetivos de estos cursos se establecieron, desde algunos planteamientos
ms generalistas hasta propuestas corporativas ms concretas, con la finalidad
de implantar un sistema determinado. Especficamente, los objetivos generales
de las acciones de formacin en el sector que estamos tratando se pueden
agrupar en las tres siguientes categoras:
Cursos generales de tcnicas y mtodos de gestin de documentos y
archivos, es decir, un programa bsico para la organizacin de los
documentos administrativos.
Cursos para la promocin profesional, programas diversos que tienen
como objetivo la promocin del personal al servicio del organismo, en los
cuales se incluyen cursos de archivstica.
Cursos de gestin de documentos administrativos, programados para
efectuar la implantacin de un sistema corporativo con sus
componentes.
Las materias incluidas en una accin de formacin para usuarios nunca deben
superar el campo estricto de sus necesidades; la incorporacin de elementos
ajenos, muchas veces en grado superior o materias inadecuadas, pueden

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propiciar el fracaso de esta accin. Llegados a este punto, es esencial plantear


una breve reflexin sobre la importancia que siempre debe tener la definicin
de los objetivos del programa con nitidez y operatividad suficiente para
controlar la adecuacin de stos a las necesidades reales e inmediatas de los
usuarios. Esta precisa formulacin de los objetivos del curso conlleva un
adecuado planteamiento inicial que estimula una respuesta positiva de los
usuarios.
La formacin de los usuarios sobre sistemas de gestin de documentos y
archivos debera incluir, adems de las propuestas ms generales para
conocer el sistema, algunas acciones programadas para colectivos especficos
o para reas de trabajo concretas (cursos para responsables de las unidades,
cursos de coordinacin y seguimiento, etc.).
Asimismo, es obvio que para obtener el xito en la implantacin de un nuevo
sistema informtico para la gestin de documentos y archivos, la calidad de la
formacin de los usuarios es imprescindible. (28) As pues, es esencial, que el
programa de formacin se adapte a las necesidades y que les permita
desarrollar las habilidades en materia de clasificacin y recuperacin
informatizada de los documentos, por citar algn ejemplo prctico.
La duracin y el programa de formacin para usuarios depende del nivel de
conocimiento que stos hayan adquirido en relacin con su intervencin en el
proceso de automatizacin, centrada mayoritariamente en las funciones
propias de los archivos de gestin: anlisis y clasificacin de los documentos,
descripcin e indizacin, consultas y bsquedas, y los productos que el sistema
puede ofrecer.
De igual manera, el programa de formacin sobre una aplicacin informtica
debera contener unos objetivos claramente formulados y segn las citadas
necesidades de los usuarios. La finalidad no es otra que la implementacin fcil
y rpida del sistema informtico en todas las unidades y departamentos.
En todo momento, el servicio de archivo tiene que ser el responsable de esta
formacin y, por consiguiente, deberamos considerar excepcionalmente las
frmulas externas que no tengan el conocimiento directo y necesario del
organismo que estas acciones requieren; as pues, la coordinacin y direccin
de esta accin de formacin tiene que estar especficamente asignada al
servicio de archivo, a pesar que pudiera haber algn tipo de colaboracin
externa si se precisa.
La formacin debe acompaarse de la adecuada documentacin, con la
finalidad de favorecer la autonoma de los usuarios del sistema; una
documentacin que debe servir de referencia durante al formacin y
posteriormente a ella. Los manuales de instrucciones y uso del sistema
deberan ser elaborados especialmente por el mismo servicio de archivo
poniendo la mxima atencin, ya sea en los aspectos programticos del

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contenido, como en aquellos otros relacionados con su presentacin de


calidad.
VENTAJAS Y PRINCIPALES DIFICULTADES
Recapitulando algunos aspectos expuestos hasta el momento, podemos
destacar diferentes ventajas e inconvenientes en el proceso de implantacin
del sistema de gestin documental, ya sea con relacin al propio organismo,
as como para el archivero que puede observar como su labor se rentabiliza y
aumenta su satisfaccin profesional.
Ventajas para el organismo:
El establecimiento de un programa de gestin de documentos y archivos,
con la consiguiente intervencin del archivero en las fases descritas, aporta
unos considerables resultados de eficacia y rentabilidad administrativa de
todas las operaciones.
Con la adopcin de un programa y de sus correspondientes instrumentos, la
Administracin est ms cerca de alcanzar la necesaria transparencia y
legalidad administrativa, ya que los documentos deben de estar accesibles
para la persona interesada desde su misma produccin. (29)
El sistema de gestin de archivos y documentos es para el organismo un
importante recurso para ahorrar y racionalizar los costes econmicos, ya
que aporta una solucin real a los problemas del personal dedicado
infructuosamente a la bsqueda de documentacin, espacios ocupados por
documentacin obsoleta, prdida de casos ante los tribunales a causa de la
falta de pruebas documentales desaparecidas, etc.
Los programas de gestin de documentos incrementan las medidas de
seguridad y proteccin de la informacin administrativa, tanto en lo que
concierne a la defensa de la privacidad de los datos personales, como para
la propia seguridad de los sistemas generales de la documentacin.
La aplicacin de estos programas tambin es una garanta para la
salvaguarda del patrimonio documental futuro de un organismo, dado que el
tratamiento de los documentos en su primera fase incrementa la calidad en
su conservacin y difusin posterior.
Todava lejos de una situacin administrativa ideal como sucede la
mayora de veces en organizaciones con mltiples problemas-, la
implantacin del sistema de gestin de la documentacin administrativa
aporta soluciones, ms all si cabe incluso del estricto campo de la
informacin, participando en procesos de estructuracin de mtodos
administrativos y la reorganizacin de los recursos que intervienen
(humanos, materiales, equipamientos, etc.).
Los organismos que quieran actuar en atencin a los requisitos de la
calidad total, tendrn que conseguir unos aceptables niveles y las garantas
suficientes que demuestren la incuestionable eficacia del programa de
gestin de documentos y archivos.

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Ventajas para el archivero:


Con la participacin del archivero en programas de gestin de documentos
se valora y amplia su funcin en el interior del organismo; hecho ste que
ha provocado una evolucin positiva de su antiguo papel como conservador
de un patrimonio al de gestor activo de la informacin.
El tratamiento de la documentacin activa beneficia extraordinariamente la
labor del archivero, puesto que de esta manera puede dedicar sus
esfuerzos a la obtencin de unos archivos de calidad.
La intervencin del archivero en la fase de produccin le permite a ste
realizar el tratamiento ms detallado de masas documentales ingentes,
muchas veces imposibles de ser procesadas en su fase de ingreso en los
centros de archivo por el excesivo volumen.
Alcanzando este nuevo rol, el archivero puede obtener mayor
reconocimiento profesional, as como tambin la dotacin de los
imprescindibles recursos para el programa general de gestin de archivos y
documentos.
Dificultades:
La incorrecta ubicacin de la unidad que tienen que ejercer e implantar la
gestin de documentos y archivos dentro de la estructura organizativa con
el insuficiente reconocimiento de competencias generales o centrales en la
materia para incidir regularmente en todas las unidades de gestin
administrativa, puede ser el principal escollo para impulsar el programa.
La carencia de recursos e inversiones econmicas necesarias tambin
pueden
representar un importante impedimento para la implantacin de programa
de gestin de documentos y archivos de un organismo.
Estos programas requieren un cambio de cultura administrativa
considerable por parte de todos los miembros de un organismo, que tienen
que aceptar las tcnicas y mtodos que propone el archivero.
La slida formacin de los archiveros en estos nuevos conocimientos,
adems de los ya tradicionales, es un elemento imprescindible para ofrecer
las adecuadas respuestas a las necesidades del organismo en esta materia.
El marco normativo debera estar suficientemente desarrollado para regular
todos los aspectos y dar el apoyo necesario a las actuaciones del archivero
para que se puedan alcanzar los objetivos institucionales.
Un entorno organizativo que padezca graves deficiencias, como
consecuencia de una mala gestin administrativa o la desmotivacin del
personal que debera implantar el sistema propuesto, pueden ser problemas
graves para el desarrollo del programa.
La indiscriminada aplicacin de las nuevas tecnologas de la informacin, al
margen del programa general y de los criterios tcnicos del archivero,
pueden obstaculizar el tratamiento adecuado de la documentacin.
Frecuentemente, el archivero debe luchar contra una restrictiva visin de la
propia administracin en lo que atae al concepto de gestin documental,
entendido como un accesorio de la gestin archivstica, sin asumir la
incorporacin de esta funcin en la gestin administrativa en general.

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Retos ms inmediatos:
Algunos futuros retos que los profesionales deberemos superar en los prximos
aos pueden ser:
En primer lugar, continua siendo un reto el compromiso con nuestros
usuarios internos y la colaboracin con todos los profesionales del
organismo.
En segundo lugar, persiste todava la necesidad, atenuada en ocasiones
por la intervencin de las asociaciones profesionales y otros organismos
docentes, de la adecuada formacin de los profesionales en el rea de las
tecnologas de la informacin sin restricciones.(30)
En tercer lugar, en aquellos pases donde la actuacin del archivero todava
se circunscribe mayoritariamente en la Administracin Pblica, su actividad
debera extenderse al sector privado con la misma normalidad y con los
elementos de la metodologa ms adecuada para este sector.
En cuarto lugar, es imprescindible buscar mecanismos para que los
usuarios puedan superar algunas reticencias iniciales respecto a la
aceptacin de las tcnicas y mtodos que proponemos, en primer lugar a
travs del apoyo institucional necesario, pero complementariamente a
travs de la articulacin de algunos elementos de proyeccin y mrketing
interno del servicio que ofrecemos.
En quinto lugar, sera recomendable y beneficioso conseguir tcnicas e
instrumentos normalizados para el intercambio de informacin interna entre
departamentos de un organismo y la homogeneizacin de los proyectos de
intervencin.
En sexto lugar, deberamos superar ciertas reticencias internas de nuestro
sector para utilizar de forma generalizada las aplicaciones y sistemas
informticos a nuestro alcance, y estudiar a fondo los requisitos que
aseguren el correcto tratamiento de la informacin.
En sptimo lugar, no debera representar un hecho inslito que el archivero
participara activamente en la definicin de las normativas y diseo de las
nuevas tecnologas de la informacin, dado que su punto de vista puede
trascender las cuestiones estrictamente tcnicas, puesto que aporta una
visin general de los procesos del organismo.
En octavo lugar, es importante que el archivero pueda incorporarse a las
iniciativas que el organismo adopte para definir los procedimientos, e
incluso pueda dirigir algunas propuestas directamente, como consecuencia
lgica de las repercusiones que estos instrumentos tienen en nuestro
quehacer diario, como por ejemplo los grupos de calidad.
A pesar de todas las dificultades y problemticas expuestas, podemos asegurar
que hoy en da la consolidacin y el xito de muchos programas de gestin de
documentos y archivos es ya una realidad palpable, porque se han adaptado al
entorno y, especialmente, porque el archivero ha adoptado un papel activo y
profesional ante los nuevo retos de la sociedad de la informacin.

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BIBLIOGRAFA

(1) DOLLAR, Ch. M. Arxivers i gestors de documents: un programa per a lera


de la informaci. En: Lligall, Revista Catalana dArxivstica 6 (1993), pg.15.
(2) ABATI GARCA-MANSO, Ernesto. Los archivos de la administracin. En:
Tra, Revista de la Asociacin de Archiveros de Andaluca, 3 (1996), pg. 129143.
(3) En esta ponencia se ha utilizado la palabra productor/es de documentos y
usuario/s como sinnimo, entendiendo por ambos los clientes potenciales del
servicio de gestin de documentos de un organismo, relacionados con el
proceso de implantacin de unas tcnicas y mtodos desde la primera edad del
documento.
(4) COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Les fondements de la discipline
archivistique. Sainte-Foy (Qubec): Universit du Qubec, 1994. Pg. 64-68.
(5) ERLANDSSON, Alf. The Principle of Provenance and the Concept of
Records Creator and Record: legal development. En: The Principle of
Provenance : report from the First Stockholm Conference on Archival Theory
and the Principle of Provenance, 2-3 September 1993, Stockholm: Skrifter
utgivna av Svenska Riksarkivet, 1994, pg. 33-49.
(6) Ver COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. op. cit., pg. 98-99.
(7) En Catalua, la Ley 6/1985, de 26 de Abril, de Archivos de Catalua, parte
todava de un carcter historicista de los archivos, a pesar de lo cual el
desarrollo normativo posterior del decreto 76/1996, de 5 de Marzo, por el que
se regula el sistema general de gestin de la documentacin administrativa y
organizacin de los archivos de la Generalitat de Catalua, considera sistema
un conjunto de tcnicas y operaciones, integradas en la gestin administrativa
general que, basadas en el anlisis de la produccin, tramitacin y valor de la
documentacin, se dirigen a la planificacin, el control, la utilizacin, la
conservacin y la transferencia o eliminacin de la documentacin, con el
objetivo de racionalizar y unificar el tratamiento y conseguir una gestin eficaz y
rentable.
(8) LLANS I SANJUAN, Joaquim. Gestin de documentos. Definicin y
anlisis de modelos. Bergara: Irargi, 1993. pg. 16-20. El autor analiza
profundamente los conceptos fundamentales de la gestin de documentos
desde una perspectiva histrica y estudia los diferentes modelos derivados de
la tradicin de cada pas y de la evolucin de la misma praxis.
(9) CASADEMONT I DONAY, Miquel. Unde veniunt ac quo vadunt archiva.
En: Lligall, Revista Catalana dArxivstica 4 (1991), pg. 71-79.
(10) CASELLAS I SERRA, Llus-Esteve. Larxiver i la societat de la informaci.
Girona, 1996 (Estudio indito de investigacin del I Mster de Archivstica de la
Universitat de Girona y Associaci dArxivers de Catalunya, 1993-1994).
(11) Prximamente se prev una nueva edicin del Diccionario de Terminologa
Archivstica (CIA/ICA), en el cual esperamos haya alguna referencia
actualizada del concepto de usuario, con la mencin especfica a los
productores de documentos o usuarios internos de un organismo.

19

(12) ABADAL, Ernest. La informaci electrnica a Catalunya: Anlisi


comparativa. Barcelona: Generalitat de Catalua - Centre dInvestigaci de la
Comunicaci, 1991.
(13) Para el tema de la clasificacin de documentos en el marco de un sistema
de gestin integrada, ver la obra de Michel ROBERGE Le systeme de
classification des documents administratifs. En: Lligall 2 (1990), pg. 11-20;
La concepcin, desarrollo y aplicacin de un sistema corporativo e integrado
de gestin automatizada de documentos administrativos. En: Lligall 4 (1991),
pg. 25-33; La gesti dels documents administratius. Barcelona : Diputacin de
Barcelona, Associaci dArxivers de Catalunya, 1992, pg. 83 - 104; La gestion
de linformation administrative: application globale, systmique et systmatique.
Qubec (Qubec) : Documentor, 1992; etc.
(14) ALBERCH I FUGUERAS, Ramon. La clasificacin uniforme de
documentos: ventajas y lmites. XIII Congreso Internacional de Archivos
(gora), Beijing, 1996.
(15) La Generalitat de Catalua, a travs del Servicio de Archivos y la
participacin de todos los archiveros de los diferentes departamentos de la
Generalitat, han elaborado una propuesta nica de clasificacin de documentos
administrativos, como parte del sistema General de Gestin de la
Documentacin Administrativa. Otro ejemplo remarcable es el del
Ayuntamiento de Barcelona, que ha basado su propuesta en un sistema
integrado (AIDA) para todos los archivos municipales. Las universidades
catalanes (Universidad Autnoma de Barcelona, Universidad Pompeu Fabra,
Universidad de Gerona, Universidad Politcnica de Catalua, Universidad
Rovira i Virgili) colaboran habitualmente para la elaboracin de sus cuadros
uniformes respectivos.
(16) COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au XXe. sicle.
Un rponse aux besoins de ladministration et de la recherche. Montreal:
Universit de Montral, 1990 (6), pg. 101.
(17) Ver COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. op. cit., pg. 66.
(18) CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Pasado y futuro de la profesin de
archivero En: Lligall 9 (1995), pg. 113-119.
(19) Jos Ramn Cruz Mundet afirma que el futuro que se vislumbra nos
llevar presumiblemente a valorar la informacin, no tanto los documentos, y a
ofrecer criterios de seleccin que permitan conservarla con independencia de
los soportes y registros; ver CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Pasado y futuro de
la profesin de archivero En: Lligall 9 (1995), pg. 115; y Ver ROUSSEAU,
Jea-Yves; COUTURE, Carol; LAJEUNESSE, Marcel. La gestion des archives
informatiques. Sainte-Foy (Qubec): Universit du Qubec. Confrence du
recteurs et des principaux des Universits du Qubec, pg. 1-154.
(20) Ver CASELLAS I SERRA, Llus-Esteve. Op. cit., pg. 54.
(21) CASADEMONT I DONAY, Miquel; COROMINAS I NOGUERA, Mariona;
MATAS I BALAGUER, Josep. Estratgies per promoure els arxius en el si de
les administracions. En: Lligall 9 (1995), pg. 15-38.
(22) Ver CASADEMONT I DONAY, Miquel; COROMINAS I NOGUERA,
Mariona; MATAS I BALAGUER, Josep. Op. cit., pg. 15-38.

20

(23) SAMUELS, Helen W. Noth American Archival Identity. Michigan:


Proceeding Second European Conference on Archives, 1989. Pg. 83-86. La
autora afirma que la vulnerabilidad de los documentos automticos requiere
que el archivero tome un papel activo para asegurar su creacin y
preservacin, adems de documentar su creacin, las alteraciones posibles y
su mantenimiento.
(24) CHABOT, Victorin. Larchiviste et le traitement de linformacition organique
et consigne. Aspects thoriques. La mission de larchiviste dans la socit,
2e. symposium en archivistique, Montreal (1994). Pg. 67-78
(25) Ver SAMUELS, Helen W. op. cit., pg. 85.
(26) KESNER, Richard M. El paradigma de la gesti dels nous recursos
dinformaci i les implicacions per als arxivers i els gestors de documents. En:
Lligall 6 (1993), pg. 27-41.
(27) Desde el ao 1985, La Escuela de Administracin Pblica de Catalua
inici las acciones de formacin en el rea de los archivos y documentos con la
organizacin de un curso de registro y archivstica para el personal
administrativo de la Administracin catalana. Ver BALADA I BOSCH, Francesc.
Els cursos darxivstica de lEscola dAdministraci Pblica de Catalunya. En:
Els Arxius. Lexperincia catalana. Associaci dArxivers de Catalunya (1995),
pg. 109-111.
(28) ROUSSEAU, Jea-Yves; COUTURE, Carol; LAJEUNESSE, Marcel. Op.
cit.. pg. 21.
(29) Ver ABATI GARCA-MANSO, Ernesto. Op. cit. pg. 129-143.
(30) Algunos profesionales, como R. M. Kesner, abogan por la redefinicin de
los objetivos globales de la formacin de los archiveros, con mayor incidencia
en el campo de las tecnologas de la informacin. Ver R. M. Kesner op. cit.
pg.32-34.
(31) Ver CASELLAS I SERRA, Llus-Esteve. Op. cit., pg. 61-62.

SOBRE EL AUTOR

El autor pertenece a la Universidad de Pompeu Fabra en Barcelona, Espaa.


Ha publicado este artculo en la Revista Lligal de la Associaci dArxivers de
Catalua, Espaa.

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