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Claves para la ISO 14001-2015

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BLOQUE 7: Soporte
La planificacin, como elemento fundamental del Ciclo PDCA (plan-do-check-act) de mejora
continua en el que se basa el estndar ISO 14001, resulta una fase clave para la ejecucin exitosa
de un sistema de gestin ambiental.
A grandes rasgos, se puede decir que este bloque se corresponde con el captulo 4.4 de la antigua
norma ISO 14001:2004 de Implementacin y operacin, excluyendo los apartados 4.4.6 de control
operacional y 4.4.7 de preparacin y respuesta ante emergencias.

7.1 Recursos
La organizacin debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento,
implementacin, mantenimiento y mejora continua el sistema de gestin ambiental.
Este punto consiste en que la organizacin debe identificar y asegurar la disponibilidad de los
recursos esenciales para poder establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de
gestin ambiental. Estos recursos incluyen los recursos humanos y habilidades especializadas, la
infraestructura de la organizacin (edificios, lneas de comunicacin, etc.) as como los recursos
financieros y tecnolgicos.

7.2 Competencia
La organizacin debe:
determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un
trabajo que afecta a su desempeo ambiental;
aasegurarse de que estas personas sean competentes, basndose en la educacin,
formacin o experiencia adecuadas;
cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar
la eficacia de las acciones tomadas.
La organizacin debe conservar la informacin documentada apropiada, como evidencia de la
competencia.
En este apartado se comprueba que todas las personas de la organizacin tengan los conocimientos,
la formacin y las habilidades adecuadas para asegurar que la realizacin de cualquier trabajo no
afecta al desempeo ambiental global de la organizacin.
En el caso de que se detectara que una persona no es competente para la realizacin de su trabajo,
y que esto pudiera generar efectos negativos en el desempeo ambiental global de la organizacin,

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la norma ISO 14001:2015 obliga a realizar las acciones necesarias para subsanar esta situacin de
incompetencia y riesgo ambiental. Las acciones de subsanacin y/o acciones correctivas pueden
ser, por ejemplo, la imparticin de formacin o la contratacin de otras personas ms competentes.
El resultado de una organizacin est condicionado por la competencia de las personas que la
componen.
La evaluacin de la eficacia de las acciones realizadas para adquirir competencia sigue siendo un
requisito de la norma ISO 14001. Algunos medios para comprobar la capacidad de una persona
para aplicar conocimientos y habilidades para obtener resultados puede ser la observacin del
desempeo o la realizacin de un test o cuestionario de conocimiento.

7.3. Toma de conciencia

Las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organizacin deben tomar conciencia de:
la poltica ambiental;
los aspectos ambientales significativos y los impactos reales o potenciales relacionados,
asociados con su trabajo;
su contribucin a la eficacia del sistema de gestin ambiental, incluidos los beneficios de

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un mejor desempeo ambiental;

las implicaciones de no cumplir los requisitos del sistema de gestin ambiental, incluidas las
obligaciones de cumplimiento.
Para el cumplimiento de este requisito, la organizacin debe sensibilizar en materia medioambiental
a todas las personas de trabajen en ella o bajo su control. Desde CAVALA recomendamos hacerlo
mediante charlas de sensibilizacin, educacin o cultura ambiental, y acciones formativas
enfocados al respeto del medio ambiente empleando distinciones de coaching.
Contenidos tcnicos de la toma de conciencia ambiental deben ser la poltica ambiental, los
aspectos relacionados con el trabajo que tienen un impacto importante sobre el medio ambiente,
la colaboracin en el seguimiento del sistema de gestin ambiental y los beneficios asociados, as
como las implicaciones negativas de no cumplir los requisitos del sistema de gestin ambiental,
que pueden ser obligatorios (leyes y reglamentaciones aplicables) o de compromisos voluntarios
(normas de industria, normas ticas, etc).

7.4 Comunicacin
7.4.1. Generalidades.
La organizacin debe planificar e implementar un proceso para las comunicaciones internas y
externas pertinentes al sistema de gestin ambiental, que incluya:
qu comunicar
cundo comunicar
a quin comunicar
cmo comunicar

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Cuando planifica su proceso de comunicaciones, la organizacin debe:

tener en cuenta sus obligaciones de cumplimiento;
a
segurar que la informacin ambiental sea coherente con la informacin generada
dentro del sistema de gestin ambiental y que sea fiable.

La organizacin debe responder las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de gestin

ambiental.
La organizacin debe conservar la informacin documentada como evidencia de sus
comunicaciones segn corresponda.
Cuando se habla de comunicacin interna, la norma ISO 14001:2015 se refiere a las comunicaciones
dentro de la propia organizacin, como pueden ser carteles, correos electrnicos, intranet
corporativa, presentaciones organizacionales, etc. Cuando se habla de comunicacin externa,
la norma ISO 14001:2015 se refiera a las comunicaciones con todas las partes interesadas o grupos
de inters, donde se puede incluir la Administracin Pblica, las empresas subcontratadas, la
competencia, etc.
Desde CAVALA recomendamos hacer un plan de comunicacin ambiental para la generacin
de competencia, toma de conciencia e informacin y respuesta a partes interesadas. Este plan
debe enfocarse a lo que es verdaderamente relevante para el sistema de gestin ambiental de la
organizacin y sus grupos de inters.
Reflexionar sobre las comunicaciones de obligado cumplimiento, y sobre los asuntos de inters de las
partes interesadas, ayuda a disear el Plan de Comunicacin recomendado. Adems, de acuerdo
a las recomendaciones de la norma ISO 14001:2015, es necesario establecer criterios de calidad
del proceso de comunicacin para asegurar que la informacin ambiental que se comunica es
coherente con el sistema de gestin ambiental, sea que sea veraz y que no conduzca a engao,
y que est basada en hechos y sea fiable.

7.4.2. Comunicacion Interna

Con relacin al sistema de gestin ambiental, la organizacin debe:
a) comunicar entre los diversos niveles y funciones de la organizacin, incluidos los cambios al
sistema de gestin ambiental, segn corresponda;
b) asegurarse de que su proceso de comunicacin posibilite que cualquier persona que trabaje
bajo el control de la organizacin contribuya a la mejora continua.

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Una de las formas ms fciles para asegurar la comunicacin con los niveles y funciones internos,
es mediante la intranet de la organizacin, donde se puede ir actualizando el sistema de gestin
ambiental, y comunicar de esto mediante un correo electrnico a toda la organizacin.
Por otra parte, para asegurar la mejora continua a partir de la comunicacin interna que pide la
norma ISO 14001:2015, desde CAVALA recomendamos poner a disposicin de las personas que
trabajen en la organizacin un buzn de sugerencias donde puedan enviar oportunidades de
mejora con respecto al sistema de gestin ambiental.

7.4.3. Comunicacin Externa

La organizacin debe comunicar externamente la informacin pertinente al sistema de gestin
ambiental, segn se determine en su proceso de comunicacin y como se requiera por sus
obligaciones de cumplimiento.
La comunicacin a la que se refiere este apartado, puede incluir la poltica ambiental y cualquier
otra informacin de carcter ambiental que se considere relevante, como los aspectos ambientales
significativos.
Habr comunicaciones de obligado cumplimiento como las mantenidas con la Administracin
Pblica, y otras de carcter voluntario, como puede ser la informacin medioambiental a un cliente
que lo solicite. En todos los casos, la norma ISO 14001:2015, a diferencia de su versin anterior (ISO
14001:2004), no abre la puerta a la decisin de no comunicar externamente informacin acerca de
sus aspectos ambientales significativos.

7.5. Informacin Documentada

7.5.1. Generalidades
El sistema de gestin ambiental de la organizacin debe incluir:
a) la informacin documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la informacin documentada que la organizacin ha determinado que es necesaria para la
eficacia del sistema de gestin ambiental.
Esto quiere decir que la organizacin debe tener en cuenta la informacin documentada requerida
por los requisitos de la norma ISO 14001:2015, as como cualquier otra informacin que considere
necesaria para que su sistema de gestin ambiental sea eficaz.
El alcance de esta informacin documentada puede ser diferente de una organizacin a otra. Por ello,
desde CAVALA recomendamos hacer un anlisis de la relacin entre la informacin documentada

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del sistema de gestin ambiental y el tamao de la organizacin, su tipo de actividades, procesos,

productos y servicios; la complejidad de los procesos y sus interacciones, as como la competencia
de las personas conseguida.

7.5.2. Creacin y actualizacin.

Cuando se crea y actualiza informacin documentada, la organizacin debe asegurarse de que lo
siguiente sea apropiado:
la identificacin y descripcin,
el formato y medio de soporte,
la revisin y aprobacin con respecto a la idoneidad y adecuacin.

La organizacin debe controlar la identificacin y descripcin de la informacin documentada. Esto

se refiere al ttulo, fecha, autor o nmero de referencia, para saber el contenido de la informacin
y poder identificarla.
Por otra parte, deber asegurarse que la informacin documentada est en un formato o estilo
adecuado, como puede ser el idioma o la versin del software, y en un medio de soporte adecuado,
papel, electrnico, etc.
Y por ltimo, esta informacin documentada deber revisarse y aprobarse como ya se haca con la
versin anterior a la norma ISO 14001:2004.

7.5.3. Control de la informacin documentada

La informacin documentada requerida por el sistema de gestin ambiental y por esta Norma
Internacional se debe controlar para asegurarse de que:

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a) este disponible y sea adecuada para su uso, donde y cuando se necesite;

b) est protegida adecuadamente
Para el control de la informacin documentada, la organizacin debe tratar las siguientes
actividades, segn sea aplicable:
distribucin, acceso, recuperacin y uso
almacenamiento y preservacin, incluida la preservacin de la legibilidad
control de cambios (por ejemplo control de versiones)
retencin y disposicin
La informacin documentada de origen externo, que la organizacin ha determinado que es
necesaria para la planificacin y operacin del sistema de gestin ambiental, se debe identificar y
controlar, segn sea adecuado.
A parte de crear y mantener la informacin documentada, tambin hay que tener un control de la
misma, para asegurar que est disponible cuando se necesite y est protegida, ya sea contra prdida
de la confidencialidad, uso inadecuado o por prdida de integridad. Tambin deber tenerse en
cuenta que hay que identificar y controlar la informacin documentada de origen externo. Estos
requisitos de control de la documentacin que establece ISO 14001:2015, ya se estableca con la
versin anterior ISO 14001:2004 en su apartado 4.4.5. de control de documentos.7.5.3. Control de la
informacin documentada

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