Unidad 2

Normalizacin de documentos. Procesos

Archivsticos aplicados a la Gestin
Documental

Licenciatura en Archivologa 2016

Mg. Miriam Salvatierra

Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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Introduccin a la Unidad
En esta segunda unidad de la materia Metodologa de la Gestin Documental desarrollaremos cmo
se estructura la Gestin de Documental, de forma que podamos identificar su funcionamiento en el interior
de una organizacin y las relaciones de normalizacin de los procesos archivsticos en la administracin de los
documentos, para conseguir el control adecuado de funcionamiento de las organizaciones
De esta manera vamos a conocer a partir del concepto de Gestin Documental su aplicacin
sistematizada en las organizaciones, podremos comprender el funcionamiento del ciclo de vida del
documento y su relacin con la forma cmo debemos administrarlo para asegurar un ciclo virtuoso de
mejoramiento continuo del uso de las series documentales de manera racional, efectiva y sustentada,
recordando que las series son los elementos que testimonian el accionar de las organizaciones y permiten el
control de sus actividades.
En este contexto la presente unidad definir los procesos archivsticos involucrados en la Gestin
Documental iniciando con la identificacin hasta llegar a la valoracin, seleccin, transferencia y eliminacin
que se relacionan de manera directa al ciclo de vida del documento de archivo, que comprenden las distintas
fases o etapas por las que pasan los documentos, desde su creacin, hasta que se establece su disposicin
final, de acuerdo a las normativas legales o procedimental de la institucin a la cual pertenece. Para el
establecimiento de los procesos archivsticos tendremos en cuenta que el inicio se realizar desde la etapa de
incorporacin del documento al archivo.
Es en ese sentido procuramos aportar los elementos de los procesos metodolgicos que posibiliten la
concrecin de un sistema de Gestin Documental como un conjunto de procesos de aplicacin en una
organizacin .

Objetivos
Conocer y aplicar los principios tericos y los procesos archivsticos involucrados en la Gestin
Documental, en las organizaciones.
Comprender la integracin del sistema de gestin de documentos en los sistemas y procesos de la
organizacin o institucin
Identificar los requisitos funcionales, normativos y administrativos necesarios para la aplicacin una
correcta gestin documental.
Entender en la vigencia administrativa de las series documentales y favorecer una mejor utilizacin
de las mismas
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 Establecer las herramientas metodolgicas de la gestin de documentos que aseguran de modo

eficiente y ms eficaz los valores probatorios de las series documentales.

Contenidos
2.1. La Gestin Documental
2.1.1 Origen de la Gestin Documental
2.1.2 Conceptos de la Gestin Documental
2.2 Principios Archivsticos Aplicados a la Gestin Documental
2.2.1 Ciclo vital de los documentos
2.2.2 Principios de procedencia y orden natural
2.3 Normalizacin Procesos Gestin de Documentos
2.3.1 Componentes de proceso gestin administrativa y documental
2.3.2 Aportes normalizacin procesos archivsticos
2.4 Valoracin Documental
2.4.1 Sistema Institucional de archivos- SIA
2.4.2 Los valores de los documentos de archivo.
2.4.3 Conceptos del proceso valoracin
2.4.4 Objeto y propsito del proceso de valoracin
2.4.4.1 Objeto
2.4.4.2 Propsito
2.4.5 Propuesta metodolgica del sistema proceso de valoracin
2.4.6 Elementos para valorar las series
2.5 Tablas de Retencin Documental -TRD
2.5.1 Definicin de las tablas de retencin documental -TRD
2.5.2. Objetivo y propsitos de las tablas de retencin documental TRD.
2.5.1.1 Objetivo.
2.5.1.2 Propsito
2.5.3 Propuesta bsicas para la elaboracin de las TRD
2.5.3.1Procesos archivsticos aplicados a las TRD.
2.5.3.2 Modelo de tabla de retencin documental
2.6 Proceso seleccin Documental
2.6.1 Conceptos de seleccin documental
2.6.2 Objetivo de la Seleccin Documental
2.6.2.1 Muestreo
2.6.3 Procesos archivsticos aplicados a la Seleccin Documental
2.7. Transferencia de Documentos
2.7.1 Concepto de transferencia
2.7.2 Objetivo y propsitos de la transferencia
2.7.3 Ejecucin de la transferencia
2.8 Proceso de Eliminacin
2.8. 1 Concepto de eliminacin
2.8.2. Ejecucin de eliminacin
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Esquema de contenidos
A continuacin le presentamos un esquema con vinculacin de contenidos
Normalizacin de documentos: Procesos archivsticos
aplicados a la Gestin Documental

Aspectos Gestin
Documental

Principios Archivsticos
aplicados a la Gestin
Documental

Normalizacin Procesos
gestin de documentos

Proceso gestin
administrativa

Proceso gestin
archivstica

Tablas Retencin
Documental

Valoracin

Seleccin

Conservacin

Eliminacin

Orientaciones para el estudio.

El proceso de la gestin documental se produce en todas las relaciones formales organizacionales,
por lo que para llevar a cabo el anlisis de los proceso archivsticos desde una ptica Archivstica,
determinaremos los rasgos formales que componen cada proceso archivstico y su aspecto metodolgico, los
cuales se realiza a partir del Ciclo Vital de los Documentos
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La presente unidad estructurada en ocho lecciones que nos aproxima al conocimiento de la relacin
documental integrada desde el proceso de identificacin organizacional y la conformacin y denominacin de
las series documentales, hasta el proceso de valoracin final que permitir determinar la vigencia de las
series que conforman los archivos administrativos e histricos.
Por lo cual, debemos de recordar los conocimientos adquiridos en la materia de Interpretacin de la
Gnesis de los Documentos Compete a la presente unidad establecer de manera precisa los conceptos y
metodologa de origen y conformacin de serie documental, sobre las cules se produce la estandarizacin
de la gestin documental.

Preparmonos para empezar nuestra experiencia de aprendizaje

A continuacin, desarrollaremos los contenidos de la unidad

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Desarrollo de los contenidos

2.1.La Gestin Documental
2.1.1 Origen de la gestin documental
En Estados Unidos nace el concepto de gestin de documentos "records management", cuya
importancia radica en la definicin de la eliminacin de grandes masas documentales, la cual tiene fuerte
incidencia en el factor econmico y de la intervencin archivstica en las primeras fases del ciclo de vida o
vital de los documentos.
Posteriormente surge en Qubec el concepto de gestion des documents administratifs, que toma
vitalidad a partir de los aos ochenta del siglo XX, define el modelo en la legislacin y otra normativa, est
influenciado por el records management estadounidense, establece un debate con respecto a la
preeminencia del cuadro de clasificacin o del calendario de conservacin dentro del modelo, tiene
incidencia en Europa, a travs de su influencia sobre el modelo francs.
A partir de la dcada del 80 se ha orientado al "records management" que se refiere a la gestin de
documentos y archivos en todas sus fases administrativas.
En Francia prarchivage, es escasa la incidencia del modelo en la gestin de la documentacin activa,
aplica el desarrollo de modelo a travs del depsito intermedio de Fontainebleau, desde 1969, presenta
escaso desarrollo normativo y reglamentario, la formacin de archivsticas se orienta a la documentacin
histrica.
En el Reino Unido registry, es el modelo ms extendido del mundo, su originalidad radica en la fase
activa del ciclo de vida, el acto de registrar un documento constituye la evidencia legal se su autenticidad.
Por su parte Alemania bajo la denominacin registratur cuyo modelo radica en la fase activa del ciclo
de vida, concretamente en la clasificacin de los documentos. El registro se basa en un sistema de
clasificacin por materias, la documentacin se clasifica una vez que su vigencia administrativa ha finalizado,
el cuadro se completa con ndices de personas o temas, rechaza la burocracia, por la incidencia del derecho
germnico, dificulta la obtencin de eficacia, no existen estudios cientficos sobre procedimientos
administrativos, hay carencia de teora escrita y falta de reflexin sobre el procedimiento. (LLANSO 1993)

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LOS MODELOS PRIMARIOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS

Pas

Modelo

Estados Unidos

Records Management

Canad Francofono

Gestion des documents administraitfs

Francia

Prarchivage

Reino Unido

Registry

Alemania

Registratur

El trmino gestin de documentos es una traduccin del trmino records management incluido en el
Diccionario del Consejo Internacional de Archivos- CIA , editado en 1984, implementando medidas orientadas
a la economa y eficacia de los documentos en la valoracin, conservacin y uso. Adems se puede aplica, no
slo a los documentos administrativos o a los archivos administrativos .
A partir del aporte del CIA los pases hispanohablantes, incorporan el concepto de Gestin
Documentos orientado a la gestin de documentos y archivos en todas sus fases administrativas e histricas.
Lo expuesto es necesario para esclarecer que el alcance del concepto de gestin documental en la
presente unidad, se centra en el anlisis del ciclo de vida o vital de los documentos, es decir, desde la
incorporacin de un documento ya tramitado o formalizado, hasta su conservacin final (conservacin total o
parcial o eliminacin)
Est consideracin se pueden visualizar en el siguiente grfico

Documento de Archivo

Documento
administrativo

Archivo
administrativo
central o intermedio

Gestin documentos
Documento histrico

Archivo histrico

Cabe aclarar el anlisis de aplicacin de la gestin documento anteriormente expuesta , por existir
una actual corriente de autores que manifiestan la necesidad de intervenir en la gestin de los documentos
antes de que estos lleguen a su meta administrativa (y por ende, se transformen en documentos de carcter
archivstico).

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Esta postura se asigna a la produccin de los documentos electrnicos, y la adecuacin de las

herramientas informticas para la gestin integral de los documentos; que ser desarrollada en la materia de
Gestin de Documentos Electrnicos.

2.1.2 Conceptos de la gestin documental

La gestin de documentos evolucion de acuerdo a las necesidades de la sociedad y
fundamentalmente su anlisis de aplicacin se basa en el concepto de ciclo de vida de los documentos,
reforzando el modelo de la continuidad de los documentos (Records continium concept, en su acepcin
original) Este nuevo concepto o paradigma surge en la comunidad archivera australiana y enunciado por
Frank Upward en 1996 y 1997 ( Struring the records continuum 1996, pp.10-35)
En esencia como lo expresa Cruz Mundet (2011, pp. 23-27) viene a decir que no existen etapas
separadas en la vida de los documentos, como enfatiza el ciclo de vida, sino que es una continuidad y, en
consecuencia, la gestin de los documentos debe ser contemplada como un proceso continuado
La gestin documental as entendida, supone una atencin y tratamiento continuado de los
documentos, que no se interrumpe, ni se diferencia esencialmente al entrar en el estadio de la conservacin
permanente.
En este sentido, gestin documental es una y debe abarcar todas las funciones y actuaciones
(recogida, identificacin, valoracin, eliminacin, conservacin, organizacin, descripcin, difusin), en el
marco de la racionalizacin, sobre los documentos a lo largo de toda su existencia, con fines de economa y
eficacia, con vistas al servicio de los mismos para cualquier usuario, incluida la Administracin (Heredia
Herrera, 1998, p.33)
La gestin de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr
economa y eficiencia en la creacin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de los documentos
de una organizacin durante todo su ciclo de vida y de hacer que la informacin que contienen
est disponible en apoyo del quehacer de esa organizacin y de los usuarios externos a ella que
lo requieran.
Asimismo, Roberge expresa

Es el conjunto de operaciones y tcnicas dirigidas a la elaboracin, desarrollo, ejecucin y

control de los sistemas administrativos necesarios, desde la gnesis o recepcin del
documento hasta su eliminacin o su transferencia al archivo histrico, tiene como resultado
el establecimiento de normas sobre las transferencias, la eliminacin y/o la conservacin
permanente y accesibilidad de las series documentales

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Por su parte Heredia Herrera (1998, 31-33), empleamos el trmino gestin recabando para l las
notas de dinamismo, de racionalidad, de eficacia, de normatividad que le son inherentes, al documento y
su ciclo vital, pero no recabando esencialmente dimensin administrativa, sino archivstica, es decir :
Una gestin de documentos sin reservas, ininterrumpida a todo lo largo de la vida de stos

Por otra parte, Rhoads

Se ocupa de todo lo que sucede con un documento, a lo largo de su ciclo vital, desde su
nacimiento, a lo largo de toda su vida productiva como medio de ejecutar las funciones de la
organizacin, hasta su muerte o destruccin, cuando ha servido para lo que poda servir
tilmente, o su reencarnacin [], si merece ser conservado permanentemente. (RHOADS,
1995)

Asimismo, Ricks (1979) aporta

El mbito del gestin documental, se extiende al ciclo de vida completo de los documentos,
desde su produccin hasta su eliminacin final o su envo al archivo para su conservacin
permanente.

De las definiciones expuestas analizamos que en cada una de ellas los autores expresan que la
gestin documental:
La gestin documentos tiene su fundamento en la teora archivstica de las tres edades de los
documentos de archivo, la de los documentos activos, semiactivos e inactivos, que da lugar a
la nocin de ciclo de vida de los documentos.
La gestin documentos se ocupa del control eficiente y sistemtico de los procesos
archivsticos, la identificacin, valoracin, seleccin, transferencia y la disposicin final de los
documentos.
La gestin documentos debe facilitar la vigencia administrativa y la conservacin y el acceso a
los documentos.
De lo analizado comprenderemos que la gestin documental procura contribuir positivamente desde
los procesos archivsticos a la eficacia y eficiencia de la gestin administrativa institucional

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Eficacia se consigue mediante los siguientes procesos archivsticos:

La transferencia ordenada y peridica de los documentos desde los archivos de gestin al archivo
central;

La seleccin documental a travs de la conservacin permanente o parcial, o eliminacin

sistemtica de los documentos cuya utilidad administrativa haya prescrito y que no ameriten ser
preservados como memoria histrica de la organizacin.
Eficiencia se logra con el proceso archivstico de valoracin

El proceso de valoracin de los documentos controla y organiza de forma coherente e

integral el volumen de documentos que se generan en la organizacin, preservando aquellos que
tienen un valor administrativo, legal, o de investigacin.
Facilita el acceso a los documentos, tanto a las unidades creadoras o receptoras como a los
ciudadanos en general.

2.2 Principios archivsticos aplicados a la gestin documental

Los principios archivsticos aplicados a la gestin documental es de aplicacin fundamental el Ciclo de
Vida o Vital de los Documentos y en relacin el principio de procedencia y orden original . Es importante
tener en claro el concepto de los tres principios mencionados, desarrollado en la materia Interpretacin de la
Gnesis de los Documentos.

2.2.1 Ciclo vida o vital de los documentos

Partiendo de la base que el documento cumple con las condiciones para formar parte del archivo,
podemos identificar los procesos asociados al ciclo de vida de los documentos de archivo.
Ciclo Vida de los Documentos y los procesos archivsticos de la gestin documentos

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Activos

Semiactivos

Gestionar

Valoracin

Inactivos

Vigencia permanente

Vigencia administrativa
Seleccin documental

Archivo Gestin

Archivo Central o
Intermedio

Transferencia Primaria

Archivo Histrico

Transferencia Secundaria

Seleccin documental: Conjunto de actividades orientadas a la seleccin de los documentos en los

archivos de gestin y/o central, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin.
Transferencia de documentos: Proceso de traspaso peridico de la documentacin de un archivo a
otro del sistema o fuera de ste, de acuerdo a plazos de permanencia establecidos para la documentacin en
cada uno de ellos. Tambin incluye las actividades para transferir documentacin con valoracin histrica a
los archivos histricos institucionales, provincial, municipal y nacional .
Valoracin: Tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y
secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin o
eliminacin total o parcial.
La gestin eficiente de los documentos durante todo su ciclo de vida es una cuestin principal en la
vida de la Administracin, al abarcar el proceso de valoracin formalizando la vigencia administrativa y el
continuum documental, la documentacin de vigencia permanente, en los archivos histricos, procura la
mxima eficacia en la gestin de los documentos custodiados.

2.2.2 Principio procedencia y orden original

Ambos principios se aplican en la gestin documental, en relacin a lo desarrollado en la Unidad 2
Proceso de Identificacin, referido al concepto y metodologa expresado por autores los autores espaoles.
Por lo cual, en este punto se aportar de manera resumida la definicin de ambos principios
El Principio de Procedencia establece que la documentacin que se produce o recibe en una
organizacin no se mezcla con la de otras organizaciones por s misma y mantiene de forma natural la
estructura y las competencias de dicha organizacin, dejando reflejo de ello en los documentos.
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Este principio archivstico tiene aplicacin en dos niveles de desarrollo:

Respeto a la procedencia de los fondos: No se mezclan los documentos que han sido gestionados por
diferentes organizaciones.
Respeto al orden original u orden funcional de los fondos: En este sentido precisaremos que el
orden original refleja la gnesis documental en las relaciones orgnicas de los documentos. Significa
mantener los documentos en sus relaciones orgnicas en el contexto de las actividades que se generan los
documentos
Es decir, los documentos generados o gestionados por una determinada unidad administrativa no se
mezclan con la de otras unidades administrativas. Es el respeto de la estructura interna de la organizacin u
orden funcional, manteniendo el orden en que se han producidos los documentos.
La metodologa des estos principios aplicada en la gestin documental es el Proceso Metodolgico de
Identificacin que nos facilita la identificacin del organismo productor, la estructura orgnica de la
organizacin, y el objeto producido el fondo documental, el tipo documental y la conformacin de las series:
Organismo productor: Corresponde a la identificacin de la institucin u organismo con los
elementos orgnico (Competencias) y elemento funcional , la estructura administrativa (secciones).
Fondo: Totalidad de la documentacin producida, acumulada y/o recibida por una institucin o
persona, cuya organizacin refleja la estructura o las funciones de su entidad generadora.
El fondo es el resultado de una primera aplicacin del principio de procedencia y vincula a la totalidad
de los documentos producidos por una institucin.
Seccin: Corresponde al segundo nivel respeto al orden original o funcional de la estructura de los
fondos y corresponde a las unidades administrativas en virtud de la estructura orgnica
En las secciones se identifica al Tipo Documental producida por un organismo en el ejercicio de una o
varias actividades. La identificacin y definicin de

tipo documental sirve para designar tanto a los

documentos simples como a los documentos compuestos.

Como as tambin, una vez identificado y denominado el tipo documental se conformarn y denominarn
las series documentales, producto de la confluencia de las funciones o competencias de la institucin y de las
actividades de las unidades administrativas

Recuerde que si tiene dudas puede realizar la consulta a travs del Foro de Consulta

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2.3 Normalizacin procesos gestin

administrativos y de gestin documental

de

documentos:

Aspectos

2.3.1 Componentes de proceso gestin administrativa y documental

Como hemos expresado en el punto 2.1.2 tendremos presente que la Gestin Documental se integra a la
gestin administrativa encaminada a conseguir la economa y la eficiencia de las operaciones, con el fin del
tratamiento adecuado de los documentos. En este sentido podemos conceptuar los procesos asociados a la
gestin administrativa y a la gestin documental.
A travs del reconocimiento previo de los procesos de un organismo administrativo residen las bases
tericas y metodolgicas de aplicacin de los procesos archivsticos que integran la gestin de documentos.
En este contexto el principio de ciclo de vida de los documentos es de aplicacin conceptual y
metodolgica al llevarse a cabo los procesos archivsticos que integran la gestin documental permitiendo
situar todos los procesos y sus relaciones entre s en un nico entramado que facilite su comprensin y
asimilacin
A continuacin se definen los procesos de la gestin administrativa y gestin documental, comunes a
todos los tipos de archivo, que componen el ciclo de vida de los documentos de archivo.
Proceso de Produccin documental

La produccin documental comprende los aspectos de origen de los documentos, conforme al desarrollo
de las competencias o funciones propias de cada entidad y las actividades de cada dependencia
administrativa.
Para dar cumplimiento al presente proceso se debe aplicar el
Proceso archivstico de Identificacin
La identificacin documental, entendida como la fase preliminar y previa a cualquier otro proceso
archivstica, es un proceso de tipo intelectual que consiste en investigar al organismo productor de los
documentos , hasta llegar a las unidades que gestionan los tipos documentales.
El objetivo fundamental de la identificacin es llegar a conocer exhaustivamente la institucin que
produce los documentos, los que genera o recibe en el ejercicio de sus competencias, su evolucin
organizativa a lo largo del tiempo, los procedimientos y todas las disposiciones o regulaciones que afectan a
los trmites que desarrolla.

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 El resultado obtenido gracias a la identificacin documental ser la organizacin integral del

fondo documental por series documentales.
Identificacin de dependencias productoras de las series documentales
Definicin de las series documentales que sern a posterior plasmadas en las tablas de
retencin documental que se lleva a cabo en el proceso de conservacin de los documentos.
(Tablas de Retencin se desarrollan en el punto 2.5 ).

Proceso de Trmite de
documentos
De acuerdo con la normatividad legal y procedimental existente de cada organismo se establecern
los plazos de inicio y finalizacin de las series documentales, como as tambin, el tiempo de vigencia
administrativa
A efectos del presente proceso se llevar a cabo :
Proceso archivstico de
Valoracin
Establecern los plazos de vigencia administrativa de las series documentales en el archivo de
gestin o en el archivo central
Formalizarn las transferencias del archivo de gestin o en el archivo central y de este al histrico
Elaboracin de las Tablas de retencin documental: Un instrumento archivstico que permite la
normalizacin de la gestin documental y la institucionalizacin del ciclo vital del documento en
sus diferentes fases.

Proceso conservacin de los

documentos
Es el plazo de conservacin cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal,
permanente, o a su eliminacin
A efectos de este proceso se lleva a cabo:
Proceso archivstico de
seleccin documental
La seleccin documental posterior del proceso de valoracin
Se determinan las series documentales que se conservan permanente o parcial
Se establece la eliminacin de las series documentales
Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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En este contexto, Duchein nos aporta, que desde el punto de vista del manejo de los archivos
administrativos, Gestin Documental, es un sistema que pretende organizar y racionalizar la gestin de los
fondos desde el mismo momento de la produccin de los documentos hasta su ingreso a los archivos
nacionales, interviniendo tanto en el trabajo de las oficinas y en los servicios administrativos en las distintas
etapas del tratamiento de los fondos.

2.3.2 Aportes de normalizacin procesos archivsticos

Los procesos involucrados en la gestin documentos en una organizacin, es una filosofa de
administracin que aporta una visin archivstica al concebir el tratamiento integral de las series
documentales. Asimismo, ofrece herramientas archivsticas con las que se puede mejorar y redisear los
flujos de trabajo con el objetivo de hacer de la organizacin ms eficaz, eficiente y adaptable a las exigencias
de las administraciones y al servicio de sus usuarios de la administracin y externos.
Cuando hablamos de normalizar los procesos, nos referimos a establecer la forma ms adecuada de
realizar los procesos archivsticos dentro de una organizacin con el objetivo de obtener el mejor valor
aadido posible reduciendo las alteraciones y riesgos innecesario de aplicacin de los procesos archivsticos.
En este sentido, la normalizacin de la gestin documentos o documental en una organizacin es una
consecuencia bsica de desarrollar los procesos archivsticos, que con ello, se permite estructurar los
procedimientos y actividades a desarrollar en cada uno de los procesos de la forma ms eficaz posible.
En definitiva, la normalizacin de los procesos tiene como objetivo principal procurar el logro de los
resultados obtenidos a travs del desarrollo de una base terica y prctica que sirva para entender los
procesos archivsticos de una organizacin. En cierta medida, lo que se pretende con ello es:
Identificar conceptual y metodolgico cada uno de los procesos archivsticos
Disgregar los elementos que componen cada proceso archivstico
Estructurar lgicamente los elementos fundamentales de los procesos archivsticos

A continuacin desarrollamos cada uno de los procesos archivsticos que integran la gestin
documental.

2.4 Valoracin Documental

Este proceso archivstico es fundamental de la gestin documental y requiere de la aplicacin del
ciclo de vida de los documentos representado en un Sistema Institucional de Archivo SIA, conforme fluyen
la vida de los documentos hacia un archivo central, intermedio o histrico.
En este sentido, se procura proporcionar una metodologa para la valoracin de documentos
reconociendo los aspectos terico-conceptuales y la ejecucin de procesos ordenados Estos se relacionan

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integralmente con los valores administrativos y los histricos de los documentos , y en la circulacin de los
mismos hasta su conservacin o eliminacin, en el marco de un sistema de archivo.
A efectos de comprender los procesos de valoracin iniciaremos desarrollando: el Sistema
Institucional de Archivos SIA, que corresponde a la representacin institucional del ciclo de vida de los
documentos y continuaremos con el repaso de los valores de los documentos.

2.4.1 Sistema institucional de Archivos- SIA

El sistema institucional archivo se fundamenta en ciclo vida del documento: Archivos de Gestin,
Archivos Centrales, Archivos Intermedios, Archivos Histricos, y requiere del estudio diversos factores que se
involucran con el fin de obtener una normalizacin de los archivos que componen una institucin con el
objetivo de custodiar el fondo y brindar un mejor servicio de informacin, con ptima calidad.
En este sentido Ramirez (1998) expone que los elementos que integran el SIA son :
Se integran a partir de dos tipos de estructuras: una normativa, destinada a regular y coordinar
la operacin integral del sistema y un estructura operativa, que se integra a partir de diversas
reas o unidades documentales y archivsticas encargadas del funcionamiento cotidiano del
sistema, de acuerdo con el ciclo vital de la informacin institucional.

Otra definicin que adems cita los elementos para la construccin de un SAI es la Jan Garca 2003)

El modelo por medio del cual se unifican o integran todos los archivos de una entidad pblica o
privada, constituida como tal.
Los tres elementos bsicos que lo constituyen y diferencian son:
La institucin productora, como marco de produccin y acumulacin de la informacin
El fondo documental, como suma de esa informacin.
La sistematizacin de la organizacin de ese fondo documental, para la puesta al servicio de los
clientes internos y externos
En esta lnea conceptual del SIA Vzquez Murillo (2006) , aporta
El conjunto de rganos en donde se ubican los documentos en razn de su utilidad para la
gestin administrativa, los ciudadanos y los investigadores, constituye el cauce por el que
discurre el flujo documental de una institucin.

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De acuerdo a las definiciones aportadas del concepto del SIA constituye el curso del ciclo vital del
documento por los cuales transita el fondo entendidos como: archivos de gestin, archivos centrales,
archivos intermedios y archivos histricos, y su aplicacin al tratamiento documental debidamente
canalizada, a fin de facilitar la eliminacin de los documentos que no ameriten su conservacin permanente a
travs de los procesos archivsticos de valoracin y seleccin documental.

2.4.2 Los valores de los documentos

2.4.2.1 Conceptos valores de los documentos
Theodore R. Schellenberg, archivero norteamericano, a mediados del pasado siglo elabor la doctrina
de los valores, una contribucin esencial para la teora de la valoracin, enunciando las nociones de valor
primario (primary value) y valor secundario (secondary value). Segn su doctrina, los documentos tienen en
su origen un valor primario, reflejan las causas por las que son creados, y pueden eventualmente adquirir un
valor secundario con el tiempo, es decir, una utilidad de tipo cientfico.
El valor primario se basa en las aplicaciones iniciales del documento, en las razones por los que
fueron creados por la persona o institucin que los gener o los recibi. Principalmente, los valores primarios
del documento suelen dividirse en tres categoras: valor administrativo, valor legal y valor fiscal o financiero
El valor primario de los documentos hace referencia esencialmente a su valor como prueba, en el
sentido ms amplio, no slo en la acepcin jurdica del trmino.
Nunca podrn ser eliminados documentos mientras tengan vigencia administrativa y subsista su
valor probatorio de derechos y obligaciones.
El valor secundario de los documentos tiene que ver con su utilidad cientfica, est
estrechamente unido a la informacin y testimonio que proporciona el documento, tanto en relacin con
la persona o institucin que lo cre o recibi, como en relacin con la sociedad en general. Se suele
dividir en valor informativo y valor testimonial o histrico.
La existencia o no de valores secundarios depender mucho del anlisis de la entidad productora, de
las funciones que desempea y de la documentacin que genera.
Los valores de los documentos y su vigencia administrativa se formalizan en el ciclo de vida de los
documentos

Valores de los documentos

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Archivo Gestin

Archivo Central

Documentos
activos

Documentos
semiactivos

Archivo Histrico

Documentos
inactivos

Valores Primarios

Valores Secundarios

Administrativos

Informativo

Legal

Testimonial o histrico

Fiscal
Valoracin: Vigencia administrativa

Uso Cientfico cultural

Uso administrativo
Plazo
Precaucional

Valores primarios
Administrativo: Es el que posee un documento para el rea productora, relacionada con un trmite, asunto o
tema. Se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institucin u organismo.
Legal: Es el que tienen todos los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Sirve para documentar las
obligaciones legales y proteger los derechos de los individuos y del gobierno

Ejemplo Contratos trabajo, Escrituras de Propiedad , Decretos

Fiscal: Corresponde al valor de los documentos de archivo que justifican, explican o comprueban el
cumplimiento de obligaciones tributarias

Ejemplo : Boleta de impuestos. Balances contables. Informe de estados financieros.

Valores secundarios

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Valor informativo: Aquel que da cuenta de los fenmenos sociales o institucionales. Sirve de referencia para
la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin y tambin puede ser testimonio
de la memoria colectiva. Se trata de la informacin que contienen los documentos sobre personas, lugares,
temas y cosas diferentes a las acciones y actividades de una organizacin.
Son valores secundarios
Los relativos a los asuntos administrativos, fiscales, contables, legales, financieros y otros
indispensables para la entidad de origen o para otras entidades.
Los referentes a la proteccin de los derechos ciudadanos.
Los que reflejan la evolucin de la entidad en trminos de sus atribuciones y las funciones
establecidas por la ley, la estructura orgnica, los planes operativos y los procedimientos
administrativos.
Los que aportan una contribucin sustancial al estudio y a la investigacin en cualquier campo del
conocimiento.
Comprendemos que el criterio que racionaliza la vigencia administrativa de los documentos se
fundamenta de acuerdo a su Valor. El o los valores de los documentos se enmarcan en normativa/s legal/es
o procedimental de una institucin u organismo.

Incorporado los valores de los documentos, estamos en condiciones de presentar la definicin

del proceso de valoracin

2.4.3 Conceptos del proceso de valoracin

La valoracin de los documentos se ha definido tradicionalmente como una de las operaciones
fundamentales realizadas por el archivero y con mayor trascendencia, dada la responsabilidad que supone
juzgar el valor de los documentos y fijar su disposicin final.
Por su parte, el proceso de valoracin se completan con los conceptos bsicos del calendario de
conservacin o tablas de plazos de guarda o tablas de retencin o calendario de conservacin ( Este
instrumento lo desarrollamos en el punto 2.5.) , que favorece la aplicacin de criterios de racionalidad y
control de los documentos activos y semiactivos.
La valoracin se inserta de lleno en la gestin administrativa y sistemas de gestin de los
documentos, a la vez que est estrechamente vinculada con otros procesos de gestin documental, como
son la seleccin documental, y con los procesos clasificacin, la ordenacin y la descripcin de
documentos.(Estos ltimos se explicarn en la unidad 3 de la presente materia )
Iniciaremos el aporte de las definiciones con la definicin de Schellenberg (1987)

Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

Pgina 19

Que la valoracin con fines de conservacin consiste en el fondo, en distinguir y deslindar dos grandes
momentos en la vida de un documento: por una parte el administrativo, es decir, el momento en que 'los
documentos pblicos se crean para realizar los propsitos para los cuales se ha establecido la dependencia',
del que se deriva el valor primario de la documentacin, y por la otra, el momento histrico (de hecho
existente desde la creacin misma del documento), que aparece al rebasarse lo administrativo, ya que los
documentos se guardan porque tienen valores secundarios que perdurarn, aun despus que haya cesado su
uso corriente, y porque sus valores sern tiles para otros motivos adems de los de uso corriente

Diccionario de terminologa archivstica del Consejo Internacional de Archivos (ICA)

La valoracin es la fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y
conservacin o eliminacin total o parcial.
Segn La Torre Merino (2000)
La valoracin ser por tanto la fase del tratamiento archivstico en la que despus de analizar los valores de
los documentos se decide si stos deben transferirse a otro archivo del sistema o si por el contrario deben
eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar tcnicas de seleccin. Por lo tanto no
podemos identificar valoracin con eliminacin o seleccin y menos con expurgo, sino que debemos
entender las anteriores como distintos procesos de una fase mucho ms amplia.

Por ltimo, Carole Couture (1992), autor canadiense

El acto de juzgar los valores que presentan los documentos de archivo (valor primario y secundario) y de
decidir los plazos de aplicacin de estos valores a dichos documentos en un contexto que considere la
relacin esencial existente entre el organismo (o persona) a quien conciernen y los documentos
administrativos que l (ella) genera en el marco de sus actividades.
En la archivstica contempornea el proceso de valoracin se convierte en un proceso indispensable
dentro de la gestin de documentos y archivos, afianzndose como un proceso archivstico totalmente
necesario. Sin embargo como seala Jos Bernal Rivas Fernndez, el enfoque sobre la valoracin no debe
Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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verse reducido a la elaboracin de tablas de plazos de conservacin sino como todo un cuerpo terico
producto de una profunda reflexin.

2.4.4 Objetivo y propsito del proceso de valoracin

2.4.4.1 Objetivo del proceso valoracin
El objetivo de la valoracin propiamente dicho son las series (no las unidades documentales ni los
archivos en general).
La serie documental es la unidad de trabajo sobre la que se realizar la valoracin, puesto que la
gestin de archivos se centra en las series documentales como conjuntos orgnicos y organizados de
documentacin con relacin entre s y resultado de un mismo proceso de gestin y producidos por un mismo
rgano productor (unidades administrativas). As pues, los valores primarios y secundarios, as como los
plazos de conservacin, transferencia o eliminacin, no se establecen para unidades documentales sueltas ni
para fondos documentales, sino para series documentales.
La valoracin afecta a los documentos administrativos y a sus contextos de produccin, pero lo que
trata de discernir no es nicamente la inutilidad administrativa sino tambin su permanencia como
testimonio y memoria, es decir, se aplica el principio del continum, a fin de determinar los documentos de
valores secundarios, los histricos
En la valoracin estamos identificando las series documentales que contienen informacin esencial
para el organismo, asegurando de esta forma una adecuada conservacin y preservacin; as como tambin
aquellos documentos que justifican derechos y deberes, tanto para la propia organizacin como de terceras
partes
En esta unidad se incorporar el trmino fraccin de serie: que corresponde a la identificacin de
conformacin y denominacin de serie que resultan de plazos concretos sealados para la transferencia y de
sucesivas eliminacin (Dupla del Moral, 2005, 41)

2.4.4.2. Propsito
El propsito central de la valoracin es establecer procesos e instrumentos para alcanzar una mejor
administracin de los documentos resultantes de los procesos de gestin de las organizaciones. La valoracin
se destaca como uno de los procesos ms importantes dentro de la gestin de documentos y la
administracin de archivos.
En este contexto, se pretende ofrecer lneas generales de actuacin para implementar un Sistema de
Proceso de Valoracin, incluyendo los procesos, entre ellos, la identificacin de las series; el marco legal o
procedimental , el anlisis de los valores de los documentos, para proponer a posterior su seleccin, es decir,
la conservacin permanente o su eliminacin y los plazos para llevar a cabo las transferencias pertinentes
Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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En este sentido, la base del proceso de valoracin debe situarse en tres aspectos: en primer lugar,
debe contar con una normativa de regulacin; en segundo lugar, debe haber una atribucin de potestades y
responsabilidades, es decir, una autoridad; y por ltimo, es preciso que produzca y aplique unos acuerdos,
normalmente reflejados en lo que se conoce como calendarios de conservacin o tablas de retencin
documental o tablas de plazos de guarda.
Es esencial que la organizacin se dote de normas para la aprobacin de plazos de conservacin de
las series documentales, que a posterior se establecern en las tablas de retencin documental , a fin que
regularizarn los procesos de transferencia y seleccin documental. (Estos procesos se abordan en los puntos
2.6 y 2.7)
Dada la responsabilidad que suponen los procesos de valoracin en una organizacin para delimitar
la autoridad deben crearse rganos o entidades especficas que sancionen, controlen y cuantifiquen la
valoracin y que se representan a travs de la Comisin de Valoracin y Seleccin, conformada por miembros
del Archivo Central y personal de las distintas reas, principalmente la Legal y tcnica y econmica, de la
institucin u organizacin, y en caso de corresponder miembros externos a la organizacin, como ser
personal del archivo histrico ( provincial, municipal o nacional). Por todo esto, es muy importante la
interdisciplinariedad de los componentes de dichos rganos que sancionarn y dictaminarn en el proceso
de valoracin
Por su parte, el personal del Archivo Central, realizar la propuesta de elaboracin de la Tablas de
Retencin Documental o Tablas de Plazos de Guarda, Calendario de Conservacin. La Comisin de Valoracin
y Seleccin intervendr en la elaboracin de las tablas y formalizar a travs de documentos dispositivos la
implementacin y difusin a la institucin u organizacin.
De lo expuesto, es absolutamente necesario que los procesos de valoracin estn normalizados y las
decisiones que se tomen al respecto estn autorizadas, sean responsables con la poltica y actuacin de la
organizacin y estn enmarcados siempre en un sistema transparente y fiable en el que se documente y
justifique cualquier decisin tomada en materia de valoracin. La valoracin no debe responder en ningn
caso a una accin subjetiva e intuitiva, sino a un procedimiento planificado y sistemtico.
Por tanto, siguiendo lo ya dicho, los propsitos esenciales del proceso de valoracin podran
sintetizarse en los siguientes:
Identificar las unidades administrativas + actividades que generan las series documentales
Analizar el marco normativo, procedimental administrativo de las series documentales y su trmite.
Denominar las series documentales
Analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series
Identificar y seleccionar aquellas series documentales esenciales para su conservacin permanente
como memoria de la organizacin

Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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Identificar y seleccionar aquellas series y fracciones de series documentales que una vez prescrita su
utilidad administrativa, no ameritan valores histricos o informativos, con lo que se podra proponer
su eliminacin razonada.
Promover los plazos de transferencias documentales de las fracciones de serie.
Generar instrumentos como los calendarios de conservacin o tablas de retencin, los calendarios de
transferencias.
Se debe tener en cuenta que la eliminacin de los series no es el fin o propsito principal del proceso
de valoracin No se pretende eliminar en razn del volumen documental sino prescindir de lo intil
buscando la vigencia administrativa o conservacin permanente de las fracciones de series

2.4.5 Propuesta metodolgica de un sistema proceso de valoracin

La valoracin requiere un conocimiento profundo del contexto de produccin de las series documentales.
Por tanto, la primera actuacin que se debe acometer a la hora de valorar es realizar la identificacin de la
organizacin productora, las funciones o competencias, las normas legales y la estructura organizacional.
Asimismo, se proceder a la identificacin del rgano productor con sus actividades y normas legales y
trmite que con llevar a la conformacin y denominacin de la serie documental y finalmente devenido el
estudio previo, se formalizar el proceso de valoracin
La propuesta del presente Sistema del Proceso de Valoracin ofrece los lineamientos generales de
cada proceso. Debiendo tener presente el proceso de identificacin del tipo documental estudiado en la
materia Interpretacin de la Gnesis de los Documentos
Sistema de Proceso de Valoracin

Proceso de Identificacin del organismo

productor

Proceso de Identificacin del rgano

productor

Proceso de conformacin y denominacin

de las series documentales

Proceso de valoracin de las series

documentales
Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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Proceso de Identificacin del organismo productor: Identificar el contexto de produccin, significa

investigar administrativamente, la estructura administrativa organizacional, la funciones o competencias, el
marco legal general y especifico. El objeto de estudio es el organismo productor el instrumento es el
organigrama.
El presente proceso se disgrega en tres procedimientos
Procedimiento identificacin de la estructura organizacional: Identificacin de las unidades
organizacionales en secretarias, direcciones, departamentos, divisiones
Procedimiento identificacin de las funciones o competencias: Identificacin de las funciones o
competencias de la mas general a la especifica en las unidades organizacional.
Procedimiento de identificacin del marco legal: Identificacin de las normas legales generales,
especificas y procedimentales.
Fin del proceso de Identificacin del Organismo productor
Proceso de Identificacin del rgano productor: Anlisis de las unidades administrativas, la jerarqua
organizacional y funcional en relacin con las actividades, el marco legal o procedimental. El objeto de
estudio es la denominacin del rgano productor. El presente proceso, debe ejecutarse, s y slo s, se ha
cumplimentado el Proceso de Identificacin del organismo productor. (Proceso 1)
El presente proceso integrado por tres procedimientos.
Procedimiento identificacin de la Unidad Administrativa: Identificar la jerarqua de la cual participa
la unidad administrativa de estudio.
Procedimiento identificacin de las Actividades: Identificar las actividades de la unidad
administrativa. En este sentido , es preciso formalizar la/s actividad/es e la unidad administrativa, para
identificar el tipo documental y a posterior definir el nivel en que se circunscribir cada serie
Procedimiento de identificacin del marco legal y el trmite : Identificacin de las normas legales
generales, especificas y procedimentales de la unidad administrativa. El trmite cumple una funcin principal
por ser quien determinar el inicio , curso y finalizacin de las series documentales. En este sentido Vzquez
Murillo (2006, pp. 45-46) expresa acumular los hechos anterior que necesita de la autoridad o emisor del

Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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documento para ponerlo en vigencia tal documento. El fin de la tramitacin da paso a la vigencia
precaucional.
Fin del proceso de Identificacin del rgano productor
Proceso de conformacin y denominacin de Serie Documental: Se identifica a travs del tipo
documental. El objeto de estudio es la serie documental . Es decir, lo conceptuado en la conformacin y
denominacin de serie documental desarrollado en la Unidad 2 de la materia Interpretacin de la Gnesis de
los documentos. El presente proceso, debe ejecutarse, s y slo s, se ha cumplimentado el Proceso de
Identificacin del organismo productor y rgano productor. (Procesos 1 y 2 )
Proceso de valoracin de las series documentales: Se formalizan los valores primarios y secundarios
de las series documentales en el anlisis del contexto administrativo, legal y archivstico. El objeto de estudio
es formalizar la vigencia administrativa de las series documentales, a fin de establecer en el Sistema
Institucional de Archivos SIA la transferencia o eliminacin. El presente proceso, debe ejecutarse, s y slo
s, se ha cumplimentado el Proceso de Identificacin del organismo productor, rgano productor y
conformacin y denominacin de la serie. (Procesos 1, 2 y 3 )
El presente proceso se disgrega en cuatro procedimientos
Procedimiento de Valoracin: Anlisis de los valores primarios y secundarios de las series
documentales a fin de fijar la vigencia administrativa en el Sistema Institucional de Archivos- SIA .
Procedimiento de Vigencia administrativa: Se elaborar e integrar la tabla de retencin documental
o plazos de guarda o conservacin final, determinando con toda claridad la vigencia administrativa de las
series o fracciones de series documentales en los archivos de gestin y en el archivo central se establece el
plazo precaucional y las tcnicas de seleccin documental (Conservacin o eliminacin).
Procedimiento Transferencia: Se formaliza las transferencias primarias de las series o fracciones de
series documentales una vez establecidos los valores primarios de los documentos con ingreso al archivo
central . Asimismo, se establece el valor secundario de las series o fracciones de series documentales para
fijar su transferencia secundaria al archivo histrico.
Procedimiento de Regulacin: Consiste en validar y aplicar la tabla de retencin documental o plazos
de guarda o conservacin final a travs de normativas de la organizacin.
Fin del proceso de Valoracin de las Series Documentales

Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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Como puede observarse, esencialmente, en la metodologa propuesta del proceso de valoracin se

concibe como uno en el que se desempean procedimientos archivsticos, sino que sobre su base se
construyen instrumentos de gestin administrativa de regulacin para su aplicacin.

2.4.6 Elementos para valorar una serie documental

Cuando se realice una valoracin de una serie documental se deber preparar una ficha que recoja la
siguiente informacin:

Organismo productor = Entidad

Funciones o competencias

rgano productor= Unidad

administrativa

Denominacin
de la serie

Fecha(s):
Que se
genera la
serie

Actividades

Soporte

Papel

Marco legal

Volumen de la serie
(representado en
metros lineales)

Electrnico

Normas legales

Tradicional

Trmite

Inicia

Valoracin

1ra

Finaliza

2da

Ejemplo de valoracin de una serie documental

Municipalidad del Partido General Pueyrredon
Departamento Legislativo La sancin de las ordenanzas y disposiciones del Municipio corresponde con exclusividad al
Concejo Deliberante. Marco legal Decreto- Ley N 6769/58- Ley Orgnica de las Municipales y Ordenanza General N267
Denominacin
de la serie

Fecha(s):
Que se
genera la
serie

Soporte

Papel
Actas de Sesiones
del

1999al 2016

Volumen de la serie
(representado en
metros lineales)

Electrnico

Tradicional

70 m.l.

Trmite

Inicia

Finaliza

Valoracin

1ra

2da

Concejo

Deliberante

Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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2.5 Tablas Retencin Documental TRD

2.5.1 Concepto de tablas de retencin documental
Existe una diferencia terminolgica en los distintos pases de la terminologa. As en Espaa se denominan
Calendario de Conservacin, en Mxico Calendario de Disposicin Final , en Argentina se definen como Tablas
de Plazos de Guarda y en Colombia Tablas de Retencin Documental. En nuestra propuesta de la materia
incorporaremos el trmino de Tablas de Retencin Documental TRD para referirnos al instrumento
archivstico en el cual se especifica el tiempo de conservacin de las series documentales, es decir, una regla
de conservacin en la que se reflejan las conclusiones de los estudios de identificacin y valoracin para dar
paso a la seleccin documental
Las tablas de retencin documental constituyen el instrumento archivstico adecuado para llevar a
cabo la seleccin documental, ya que permiten planificar y plasmar la vida de las series documentales o
fracciones de series desde el momento que se conforman y denominan en las diferentes unidades
administrativas de las instituciones.
Las tablas de retencin documental son el instrumento archivstico esencial que permite la
normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la produccin documental y la
institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central e
histrico de las entidades

Las Tablas de Retencin documental son un listado de series documentales, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

De las definiciones expuestas comprendemos que las TRD permiten establecer la vigencia o la
caducidad administrativa y legal de las series documentales para definir con criterios objetivos cules deben
conservarse de manera permanente en la institucin o por haberse estimado un valor histrico.

2.5.2 Objetivo y propsitos de las tablas de retencin documental TRD

2.5.2.1 Objetivo
El objetivo de las TRD es lograr una poltica documental precisa y completa al interior de la
organizacin; en la cual se controle, perfeccione y simplifique el sistema institucional de archivo- SIA a travs
de formalizar la vigencia administrativa establecida en el proceso de valoracin Asimismo, servir de
instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional mediante la aplicacin de criterios
archivsticos y que permitan realizar el plan de transferencias primarias y secundarias.
Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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2.5.2.2 Propsito
Facilitan identificacin de las series documentales generadas por cada unidad administrativa en el
marco de estructura organizacional
Reflejan las actividades institucionales a travs de las series documentales.
Racionalizan la conservacin de las series documentales al establecer la vigencia administrativa en el
SIA
Garantizan la seleccin y conservacin de las series que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias primarias y secundarias.

2.5.3 Propuesta metodolgica de elaboracin de las Tablas de Retencin

Documental
2.5.3.1 Procesos archivsticos y de gestin administrativa
Dada la importancia de las tablas de retencin documental como un elemento indispensable de la
gestin documental que se relaciona de manera directa con la gestin administrativa, se distinguen dos
etapas claramente diferenciadas:
La primera intervienen los procesos archivsticos de identificacin y valoracin, la seleccin
documental y eliminacin. Los dos primeros preceden la elaboracin de las TRD y los dos ltimos son su
resultado.
La segunda etapa corresponde a la participacin de la gestin administrativa a fin de llevar a cabo su
aprobacin una vez elaboradas las TRD por parte del archivo central, que tiene encomendada esta funcin.
Procesos archivsticos
El desarrollo de los principios bsicos a nivel operativo se inicia con los procesos archivsticos de
Identificacin, valoracin y a posterior facilitarn su resultado con la aplicacin de los procesos de seleccin y
eliminacin de las series documentales. A continuacin se presenta un esquema de dichos procesos

IDENTIFICACIN

VALORACIN

Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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TABLAS RETENCIN DOCUMENTAL

Gestin administrativa

Elaboracin

Aval y aplicacin

Actualizacin y
segumientiento

SELECCIN

CONSERVACIN

ELIMINACIN

Gestin administrativa Elaboracin, aval y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental-TRD

1- Elaboracin de las TRD
El responsable del archivo central de una organizacin, previo al informe de valoracin de la comisin de
valoracin y eliminacin de documentos preparar la propuesta de las TRD, teniendo como punto de partida
las series documentales que tramita cada unidad administrativa acompaadas de una introduccin y de los
anexos que sustenten el proceso y el marco legal empleados en la valoracin.
2-Aval y aplicacin de la propuesta de las Tabla de Retencin-TRD
Una vez finalizado la fase de elaboracin de las TRD es preciso contar con su aprobacin.
La comisin de valoracin y eliminacin de los documentos y el responsable del archivo central elevar a
las autoridades de la institucin la propuesta de las TRD, a fin de formalizar la misma a travs de una
normativa aplicable (Disposicin, Resolucin, Decreto, etc.), en la que se muestre un apoyo claro y expreso a
este instrumento y se ordenarn su aplicacin estableciendo la fecha a partir de la cual es obligatorio el
cumplimiento de la TRD.
Esta normativa dar lugar sin duda, a la actuacin del archivo central que llevar a cabo los procesos
de seleccin documental y, evitar confusin e inseguridad, pues actuar en la gestin administrativa, es
necesario tener capacidad de obrar.
3-Actualizacin y seguimiento de las Tabla de Retencin Documental.

Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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Las TRD podrn ser modificadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y
funciones que surjan en las unidades administrativas de la organizacin, debiendo ser evaluadas por el
responsable del archivo central y aprobadas por el comisin de valoracin y eliminacin de documentos
Asimismo, es importante tener en cuenta que las TRD requieren revisin y actualizacin peridica,
por lo que de no solicitarse modificaciones a la misma en un periodo mnimo de dos aos se recomienda
estudiar y evaluar si efectivamente no han surgido cambios en las unidades administrativas analizadas

2.5.3.2 Elementos de las Tablas de Retencin Documental

Como su nombre indica se plasman los elementos de la identificacin : unidad productora, series
documentales plazos de vigencia administrativa, plazos precaucional, y seleccin documental.. Se aconseja
elaborar una TRD para cada unidad productora
Entidad Productora. Denominacin del organismo
rgano productor. Denominacin de la unidad administrativa que tramita y conserva la series
documentales en ejercicio de sus actividades.
Numeracin de Hoja : Consignarse el nmero que identifica cada hoja, siguiendo una nuemeracin
consecutiva que determinar el total de las hojas utilizadas para la elaboracin de las TRD de la unidad
administrativa.
Codificacin:. Mencionar el cdigo de la estructura orgnica funcional COF que identifica a la unidad
administrativa productora.
Serie. Asignar la denominacin de las series documentales
Retencin. Expresar el plazo de las series documentales en aos o meses para el archivo de gestin o
en el archivo central. Esta permanencia est determinada por la valoracin.
Seleccin. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoracin estableciendo
su conservacin permanente, o su eliminacin total o parcial, con aplicacin de muestreo o microfilmacin.
Procedimientos. En esta columna deben consignarse los medios aplicados en la modalidad de
muestreo, microfilmacin y eliminacin.
FORMATO DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
Entidad Productora

Hoja: --- de ----

rgano productor ( Unidad administrativa)

COF (Cdigo Orgnico Funcional)
Series Documentales

Retencin
AG

Legislacin
AC

Administracin

Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

Norma

Plazos
precaucional

Archivo
Histrico

Disposicin
Final
CT

CP

Procedimientos

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AG-Archivo Gestin
AC- Archivo Central
CT -Conservacin total
CP -Conservacin parcial
E -Eliminacin

2.6 Seleccin Documental

2.6.1 Conceptos de seleccin documental
A travs del presente proceso se formaliza el destino de las series documentales a partir del proceso
valoracin y el establecimiento de la vigencia administrativa o los plazos para su conservacin o destruccin y
la modalidad empleada al efecto.
En este sentido en deben aportar el objetivo de la seleccin documental y de manera precisa aportar
los conceptos de los procesos archivsticos, a efectos de su aplicacin y asegurar los servicios de los archivos
dentro de la gestin institucional
Manuel Vzquez Murillo (1992, p. 8) define a la seleccin documental
Proceso tcnico por el cual se establece el tiempo en que los documentos de
archivo sirven a fines administrativos y cules de ellos han de conservarse para que
sirvan a fines de investigacin retrospectiva
Sin embargo esta definicin posee un mayor alcance, tal como lo afirma el mismo autor, quien indica
que dicho proceso implica adems
El estudio de los valores que tiene el documento tanto para la administracin
pblica como para la investigacin de carcter histrico, as como el establecimiento
de criterios de valoracin y de tcnicas para llevar a cabo la destruccin o
transferencia de la documentacin a la instancia responsable de su conservacin
permanente.

6.2.2 Objetivo de la seleccin

La seleccin siempre aplicada a las series documentales
En la seleccin se contemplan dos opciones principales :

Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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Conservacin permanente

Eliminacin total
Ms una tercera, como conservacin parcial o eliminacin parcial. La segunda exige un
muestreo.
Cuando la decisin es aplicar eliminacin, lo que se hace es ejecutar una tarea de separacin de
aquella documentacin que ha perdido vigencia. Por tanto la eliminacin es una de las opciones de la
seleccin documental, se debe ejecutar con un procedimiento establecido, es decir debe estar regulado y
debe cuidarse que su decisin se consiga por una evaluacin, lo ms objetiva posible.

6.2.2.1 Muestreo
La decisin de realizar muestreo se toma en el momento de la valoracin, pero se aplica durante la
seleccin, slo cuando las series documentales cumplen todos los plazos de conservacin primaria y estn
listos para ser eliminados, se separan fsicamente las series que conforman la muestra de los que sern
destruidos.
El muestreo archivstico consiste en extraer, para su conservacin permanente, un grupo
(muestra) que ejemplifique a una serie que, segn una valoracin previa, fue destinada a
ser eliminada.
Criterio del muestreo archivstico
Para tomar correctamente la decisin de conservar una muestra archivstica es necesario dejar definidos los
criterios y respetarlos; dejando constancia de ellos en los instructivos. Algunos de los criterios para decidir el
procedimiento pueden ser:

Debe aplicarse en series que sern destruidas: siempre debe utilizarse la seleccin por muestreo en
series que fueron valoradas previamente y que fueron destinadas a la eliminacin. De este modo hay
mnimas posibilidades de destruir informacin necesaria en el futuro.

Es conveniente que se aplique muestreo en series voluminosas; dado que la reduccin del espacio en
documentos con soporte de papel, justifica la inversin en tiempo y mano de obra.

Las series deben ser lo ms homogneas posible, tanto en el formato de los documentos como en el
contenido de la informacin. Ejemplo en series como boletas de pago.

Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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Es imprescindible establecer el tamao de la muestra con anterioridad a la seleccin, ya que es

necesario lograr continuidad a travs del tiempo, para que sea representativa.

6.2.3 Procesos archivsticos de aplicacin de la seleccin documental

Para determinar el proceso de la seleccin documental, se definirn los siguientes procesos
archivsticos con el fin de dar mayor claridad sobre su alcance.
Para caracterizar el proceso de la seleccin documental en los archivos centrales , se retoma una idea
bsica relacionada con la tramitacin de los documentos emitida por el profesor Manuel Vzquez Murillo
(2002, p.46), en la cual indica que las pautas para llevar a cabo dicha tramitacin deben darse por el rea
coordinadora del manejo de los documentos de cada entidad, en la cual se deben tener en cuenta los
requisitos de la seleccin documental, y en este sentido se debe incluir de igual forma la normalizacin de las
series documentales
Sin embargo para abordar de una forma completa el tema de la seleccin, es necesario entender y
comprender el alcance de tres trminos fundamentales los cuales tienen que ver con la vigencia, el trmite y
el valor de los documentos.
Vigencia
Trmite

Valores
documentos

La vigencia es la fuerza del documento de archivo para obligar, testimoniar, o informar, sin
embargo para asociar de una forma determinante este concepto dentro del proceso de la seleccin
documental es conveniente definir el llamado Plazo de la Vigencia, este se refiere al tiempo durante el
cual un documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explcitamente dice su texto o va implcito
en su tipo documental. (Vzquez Murillo, 2002, p. 23)
El trmite de los documentos tiene que ver con el momento o espacio de tiempo en los cuales stos
son requeridos por el productor o receptor para realizar cualquier gestin administrativa en la entidad u
organizacin. Este concepto dentro del proceso de la seleccin documental es de vital importancia ya que
permite determinar cules son los antecedentes documentales y de esta forma establecer mediante los
criterios definidos, qu series documentales podran ser objeto de la seleccin en los archivos centrales. El
trmite de los documentos se puede evaluar de acuerdo con los siguientes elementos:

Unidad 2 Metodologa Gestin Documental

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La tramitacin se concluye cuando se inicia la vigencia

Trmite
Establecimiento de la duracin del plazo precaucional de los documentos.
Asimismo, es pertinente tratar y conocer las caractersticas del valor inmediato o primario, como lo
define el profesor Manuel Vsquez desde el punto de vista de la vida til del documento; como el valor que
tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fase del Ciclo Vital, es decir durante la tramitacin,
la vigencia y el plazo precaucional y el valor mediato que corresponde desde el punto de vista de los
usuarios de una unidad documental como el valor que tienen los documentos mientras sirven a la institucin
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento . (Vzquez Murillo, 2002, pp.50-51)
La seleccin es uno de los procesos que se convierte en una opcin para optimizar la gestin de las
unidades de archivo, lo que soluciona en gran parte la acumulacin de las series documentales; situacin que
se ha convertido en una de las principales preocupaciones por los estamentos pblicos y privados, para llevar
a cabo la descongestin oportuna de sus archivos. Por tal razn, seleccionar en su segunda etapa del ciclo de
vida de los documentos, una vez agotado su trmite, es una opcin viable en la realizacin del presente
proceso, teniendo en cuenta que es una tarea que requiere de una observacin muy cuidadosa para que se
obtengan los resultados esperados, que apunten directamente a la gestin eficaz de los archivos centrales.

2.7. Proceso de transferencia

2.7.1 Conceptos de transferencia
La transferencia es un proceso que formar parte de las actividades programadas dentro del sistema
de gestin documental de una organizacin.
Proceso habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las
fracciones de series documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de
permanencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para cada una de las
etapas del ciclo vital de los documentos

Es, por tanto, uno de los procesos de ingreso de documentos en un archivo, el ms habitual, y
consiste en el traspaso regulado y peridico de documentos y de la responsabilidad sobre ellos, pasando de
un archivo a otro dentro del sistema institucional de archivos, es decir el traspaso de una oficina productora o
unidad al archivo central . Este proceso se inicia a medida que va disminuyendo la frecuencia de su consulta

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por parte de las oficinas productoras, como consecuencia de la prdida paulatina de sus valores
administrativos, y se hace siguiendo las normas y plazos establecidos.
Las transferencias se pueden clasificar en dos tipos:
Transferencias Primarias: Se centra en el Sistema Institucional de Archivos- SIA y corresponde al
traslado de las fracciones series documentales desde los archivos de gestin al archivo central . Se procede a
la transferencia de acuerdo a la vigencia administrativa formalizada en las Tablas de Retencin Documental.
Transferencia Secundarias: Corresponde a las transferencias desde el archivo central al archivo
histrico. Este archivo puede pertenecer a la administracin o a los archivos histricos provinciales o
nacionales.

Ejemplo Archivos Histricos de las Municipalidades

Archivo Histricos de Universidades

2.7.2 Objetivo y propsito de transferencia

2.7.2.1 Objetivo
El objetivo de la transferencia es lograr que la documentacin reciba el tratamiento apropiado en el
archivo ms adecuado para ello. De esta manera, se evita la aglomeracin de documentos en los diferentes
centros y unidades y los perjuicios que esta concentracin provoca, a la vez que se proporciona el servicio
ms adecuado para cada fase del ciclo vital de los documentos.
Una transferencia no puede considerarse como un medio de desalojar documentos inservibles o sin
controlar, sino que debe ser un proceso integrado en el sistema de gestin documental de la organizacin.
2.7.2.2 Propsito
La transferencia de fracciones de series debe estar planeada e integrada en el sistema de gestin
documental de la organizacin
El ingreso de la documentacin en el archivo central lleva consigo un cambio de responsabilidad, un
traspaso de la responsabilidad de la custodia

A partir del momento de transferencia, se aplicarn, los procesos de seleccin documental y

eliminacin, siguiendo lo establecido en la comisin de valoracin competente y en la poltica de
gestin llevada a cabo por el archivo central . Como as tambin, se definirn el nivel de acceso a la
consulta de las fracciones de series documentales

2.7.3 Ejecucin de la transferencia

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La transferencia se lleva a cabo en una secuencia de acciones que posibilita su realizacin de manera
controlada y bajo las directrices establecidas por el archivo central, para ello se deben de ejecutar las
siguientes actividades:
a) El archivo central prepara un cronograma de transferencias y las comunica a las dems unidades
orgnicas u oficinas que se encuentran bajo su mbito de accin.
b) Las oficinas, en funcin al cronograma de transferencia, verifican el plazo de retencin de los
documentos que conservan
c)

En la fecha sealada las unidades transfieren sus documentos debidamente ordenados y

descritos en un inventario de transferencia, al archivo central

d) Una vez que cumplan su periodo sern nuevamente transferidos (2da. transferencia) al archivo
histrico o en caso contrario de llevar a cabo la eliminacin.
e) Se debe contemplar periodos extraordinarios de transferencia de documentos, pueden
producirse por motivos de incremento de documental en circunstancias especiales no previstas.
Modelo Inventario de Transferencia Primaria
N de Transferencia
Unidad Administrativa :
Series

Retencin Documental

AG

Cantidad de cajas o
atados

Acceso ( Se determinar el acceso en

base al nivel de jerarqua del
personal)

AC

Firma del Director o Jefe de Departamento

Firma Jefe Archivo Central

Fecha:
AG Archivo de Gestin

AC Archivo Central
Acceso: Nivel Jerrquico del personal que puede solicitar la consulta de las series documentales . En la
administracin pblica establecido por normas legales tienen acceso los Secretarios, Directores y Jefes de
Departamentos

2.8 Proceso de Eliminacin

2.8. 1 Concepto de eliminacin
La eliminacin de las fraccione de series documentales tiene que realizarse en el marco del
procedimiento archivstico que identifica aquellos documentos que se van a destruir conforme a los plazos
establecidos en la fase de valoracin.
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Consiste en la destruccin fsica siempre se har de aquellas fracciones de series documentales que
hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan
desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores histricos o testimoniales significativos.
La eliminacin es la fase final de la valoracin y seleccin documental, es decir, en esta ltima se
decide las fracciones de series documentales que se conservan o eliminan, en funcin de su valor
administrativo, legal, fiscal o histrico.
La destruccin fsica de las fracciones de series documentales slo debe realizarse una vez que han
perdido completamente su valor y su utilidad administrativa y no presenten valor histrico que justifique su
conservacin permanente. Siempre se realizar fruto de una eliminacin reglada y autorizada
Las fracciones de series documentales siempre se deben destruir conforme a los plazos establecidos
en el proceso de valoracin
El proceso de eliminacin forma parte del sistema de gestin documental de la organizacin. En este
sentido, es necesario definir los mtodos de destruccin especficos o si el proceso de destruccin va a ser
interno o externo

2.8.2 Ejecucin de la eliminacin

Ninguna fraccin de serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente en las TRD
Las fracciones de series documentales que incluyan datos de carcter personal o confidencial deben
ser eliminadas de acuerdo con un procedimiento que garantice la preservacin de su informacin hasta el
momento de su destruccin y la imposibilidad de recomposicin
La Comisin de Seleccin redactar el Acta de Eliminacin para ser publicada en los Boletines
institucionales o en los medios de difusin pblica, en el caso de los documentos pblicos
La eliminacin se llevar a cabo empleando cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de
reconstruccin de los mismos y su posterior utilizacin, as como la recuperacin de cualquier informacin
contenida en ellos. Entre los mtodos pueden nombrarse: por trituracin, incineracin, reciclado de papel.
El lugar o los contenedores donde se almacenan fracciones de series documentales que se van a
eliminar requieren medidas de seguridad eficaces frente a posibles intromisiones exteriores. No deben
permanecer al descubierto en el exterior de los edificios, ni amontonarse en lugares de paso, ni en locales
abiertos. Las instalaciones donde se custodie dicha documentacin hasta el momento de su destruccin
deben contar con medidas de seguridad adecuadas.
MODELO ACTA DE ELIMINACIN EN ARCHIVO CENTRAL

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Para Comisin de Valoracin y Seleccin Documental: Para su aval adjuntamos la relacin de documentos a eliminar
atendiendo lo dispuesto en la T.R.D.
Segn la Tabla de Retencin que tenemos aprobada en :_____________________________________________
y segn la Legislacin o Reglamento General de Archivo le aviso que en fecha:
________________________________________________________________ se eliminar las siguientes fracciones de
series documentales:
Cdigo Unidad
Series
Fechas
Volumen
Administrativa
-

_____________________
Firma Jefe de Archivo

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____________________
Firma Miembros Comisin

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