Vous êtes sur la page 1sur 98

OIBT

S R I E I G

15

Manuel des procdures doprations


normalises du cycle des projets OIBT

ORGANISATION INTERNATIONALE DES BOIS TROPICAUX


International Organizations Center, 5th Floor, Pacifico-Yokohama 1-1-1, Minato-Mirai, Nishi-ku, Yokohama 220-0012, Japon
Tlphone +81-45-223-1110 Tlcopie +81-45-223-1111 Courriel itto@itto.int URL www.itto.int
OIBT 2009

2009
Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

OIBT

S RIE IG

15

Manuel des procdures doprations


normalises du cycle des projets OIBT
2009

ORGANISATION INTERNATIONALE DES BOIS TROPICAUX

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT


Srie information gnrale n15
LOrganisation internationale des bois tropicaux (OIBT) est une organisation intergouvernementale dont la vocation
est de favoriser la protection et lamnagement durable, lexploitation et le commerce des ressources des forts tropicales.
Ses 60 pays membres reprsentent environ 80 % des forts tropicales du monde et 90 % du commerce mondial des
bois tropicaux. LOIBT labore des plateformes normatives convenues au plan international dont lobjet est la promotion
de la gestion durable et de la conservation des forts, et elle procure une assistance ses pays tropicaux membres
leur permettant dadapter ces plateformes et principes aux ralits locales et de les appliquer sur le terrain par la mise
en uvre de projets. En outre, lOIBT recueille, analyse et diffuse des donnes sur la production et le commerce des
bois tropicaux et finance des projets et actions destins au dveloppement des filires fort-bois des populations
villageoises comme des filires industrielles. Tous les projets sont financs par des contributions volontaires dont la plupart
manent de ses pays membres consommateurs. Depuis le lancement de ses oprations en 1987, lOIBT a financ plus
de 750 projets, avant-projets et activits dune valeur dpassant les 300 millions de dollars EU. Les principaux bailleurs
de fonds sont les gouvernements du Japon, de la Suisse et des tats-Unis dAmrique.
OIBT 2009
Tous droits rservs. lexception du logo de lOIBT, les lments graphiques et textuels du prsent ouvrage peuvent
tre reproduits en totalit ou en partie condition de ne pas tre mis en vente ou de faire lobjet dune exploitation
commerciale et que sa source soit cite.
ISBN 4-902045-65-6
Photo de couverture: CIB

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Avant-Propos
Jai le plaisir de prsenter le Manuel sur les procdures doprations normalises (SOP) pour le cycle des
projets OIBT. Le cycle des projets OIBT se compose de diverses phases travers lesquelles un projet
progresse du stade initial de sa conception celui de son achvement, en passant par sa dfinition
et son laboration, sa soumission, lvaluation technique de sa proposition, son approbation, son
financement, son lancement, son excution, son contrle et son valuation suivis, son achvement
et sa clture.
Le Manuel prsente toutes les procdures et modalits mises en uvre dans le travail de projet et guide
les principaux excutants du cycle du projet dans laccomplissement de leurs fonctions travers
lventail des phases du cycle des projets. Le pays membre, le point de contact, lagence dexcution,
le centre national dinformation et dchanges, le panel dexperts charg de lvaluation technique des
propositions de projets, les consultants, les valuateurs du projet, les vrificateurs aux comptes indpendants,
le secrtariat de lOIBT, les Comits de lOIBT et le Conseil doivent respecter les procdures et
directives prescrites dans ce manuel pour conduire efficacement tout projet de son dbut sa fin.
Ce manuel est bref mais complet, son objet tant de rcapituler toutes les pratiques et les acquis dexpriences
des travaux de projets de lOIBT, ces pratiques et acquis ayant volu en procdures normalises. Les
annexes du manuel fournissent des lignes directrices et des grilles et modles relatifs certaines procdures
et certains rsultats dimportance dterminante dans les diffrentes phases du cycle de projet.
Ce manuel a t conu en sappuyant sur les dispositions du Rglement et procdures sappliquant
aux projets de lOIBT, de novembre 1999 et en les dveloppant. Il doit tre utilis en articulation avec
dautres procdures et modalits exposes dans les autres manuels et directives OIBT rviss ainsi
que toutes dcisions pertinentes du Conseil relatives au cycle des projets.

Emmanuel Ze Meka
Directeur excutif
Yokohama, dcembre 2008

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Table des matires


Avant-Propos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
A Introduction gnrale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
B

Manuel SOP du cycle des projets OIBT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10


I

II

Introduction au cycle des projets OIBT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10


1

Description du cycle des projets OIBT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Domaine dapplication des SOP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Identification et formulation des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13


1

Habilitation des pays et agences dexcution soumettre des projets . . . 13

Admissibilit des projets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Formulation des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Outils logiciels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Catgories de projets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Projets rgionaux et mondiaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Projets devant tre mis en uvre dans un ou plusieurs pays membres


de lOIBT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Propositions prsentant un caractre durgence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

III Soumission de projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16


1

Point de contact. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Liste de contrle de la soumission. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Centre national dinformation et dchanges. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Nombre et rangs de priorit des projets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Dlais de soumission. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Re-soumission de projets approuvs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

IV valuation technique des propositions de projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Rle du secrtariat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Rle du Panel dexperts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Processus dvaluation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Catgories de classement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Rle des comits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Approbation de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1

Rle des comits et du Conseil. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Approbation de projets par le directeur excutif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

VI Caducit des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25


1

Projets approuvs dont le financement est en instance . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Projets financs dont lexcution est en instance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

VII Financement des projets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26


1

Sources de financement OIBT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Critres applicables par les bailleurs de fonds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

VIII Contrat de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27


1

Production du contrat de projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Signataires du contrat de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Contrats subsidiaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

IX Lancement du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Dure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Dispositions relatives au lancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Approbation du rapport de lancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Lettre de non objection relative au personnel dencadrement . . . . . . . . . . . 28

Pralables requis pour le premier dcaissement de fonds oibt . . . . . . . . . . 29

Excution du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1

Commencement de lexcution dun projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Dcaissements suivants des fonds OIBT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Slection des auditeurs financiers et soumission des tats financiers


annuels et de ltat final audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

4 Slection des consultants, contrats de sous-traitance et achat de biens . . 30


5

Respect du calendrier de transmission des rapports dactivit, rapports


financiers et techniques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Maintien permanent de la documentation du projet et des comptes


financiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

7 Modification du budget et des lments du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31


8

Dplacements et rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Diffusion des rsultats du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

10 Responsabilits du gouvernement hte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32


11 Responsabilits de lagence dexcution et des autres parties . . . . . . . . . . 33
XI Contrle continu et valuation des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Tenue de la runion de lancement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Suivi interne opr par lagence dexcution et le point focal . . . . . . . . . . . 34

Organisation des runions du comit directeur ou comit technique


et missions dexamen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Planification, prparation et conduite des missions dexamen . . . . . . . . . . 35

valuation mi-parcours. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

valuation postriori. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Participation des bailleurs de fonds et des acteurs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

XII Suspension du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39


1

Critres de suspension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Procdure de suspension. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Effets de la suspension. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Critres et procdures de leve de la suspension. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

XIII Mise terme du projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40


1

Critres requis pour une mise terme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Procdure de mise terme du projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Effets de la mise terme dun projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

XIV Achvement du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40


1

Rapport dachvement et prennisation des acquis du projet . . . . . . . . . . . 40

Rapports techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Vrification sur le terrain des produits et ralisations. . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Rle des comits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Conditions techniques et financires requises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

XV Clture du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Annexes
Annexe A Catgories de dcisions : panel dexperts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Annexe B Documents de travail relatifs au nouveau systme dvaluation
des projets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Annexe C Directives relatives au Fonds du Partenariat de Bali. . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Annexe D Modle de contrat de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Annexe E Exemple de convention entre agence dexcution et lagence
collaboratrice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Annexe F Directives relatives laudit des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Annexe G Modle dtat financier du projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Annexe H Modle dtat de trsorerie du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Annexe I Guide des runions CDP/CTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Annexe J Guide des visites de suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Glossaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

A Introduction Gnrale
Les procdures doprations normalises (SOP) constituent un cadre de pratiques et de rglementations
servant au cycle des projets OIBT qui doit tre suivi du dbut dun projet son achvement. Ces
procdures sont le fruit dune volution rsultant des dcisions du Conseil et des acquis dexprience
des divers excutants du cycle des projets OIBT.
Les Procdures doprations normalises ont t prpares pour guider les actions des principaux acteurs
du fonctionnement du cycle des projets parmi lesquels le pays membre (point de contact, le centre
dinformation et dchanges, lagence dexcution), lOIBT (Secrtariat, Comits, Conseil), le Panel
dexperts, les consultants et les fournisseurs de biens et de services, et les auditeurs indpendants dans
leur ralisation des objectifs du projet et des rsultats et impacts attendus. Leurs rles et attributions
spcifiques doivent tre guids par des procdures applicables dans toutes les phases du cycle des projets.
Des directives nouvelles ont t ajoutes pour la plupart des aspects du cycle des projets qui ne disposent
pas de procdures ou mode de fonctionnement arrts. Il est fait rfrence aux procdures et dcisions
du Conseil les plus actuelles auxquelles a recours lOrganisation.
Le Manuel SOP de cycle des projets doit tre utilis en conjonction avec :
Le Manuel de formulation des projets, troisime dition 2008 ;
Le Manuel OIBT de suivi, examen, rapports et valuation des projets (3me dition, 2008) ;
Les Directives OIBT pour la slection et lemploi de consultants et les Directives pour lachat et
le paiement des biens et services (2008) ;
ProTool 2008 et son Mode demploi, soit un ensemble doutils logiciels destin faciliter
llaboration de propositions de projets et la prparation de leur budget, pouvant tre tlcharg
du site Internet de lOIBT ;
Rglement financier et Rglement relatif aux projets de lOIBT.
Chacun de ces guides pratiques et manuels qui expose des procdures et directives dtailles concernant
les phases spcifiques du cycle de projet est cit en rfrence dans lensemble du Manuel SOP.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

B Manuel sur les Procdures doprations


normalises du Cycle des projets OIBT
I Introduction au cycle des projets OIBT
1 Description du Cycle des projets OIBT
Le cycle des projets OIBT se compose de diverses phases travers lesquelles un projet passe de sa premire
conception son achvement, et comporte lidentification et la formulation, la soumission, lvaluation
de la proposition, lapprobation, le financement, le lancement, lexcution, le suivi et lvaluation,
lachvement et la clture. Chaque phase comporte des actions dcisives et des procdures indispensables
qui doivent tre accomplies pour assurer la ralisation complte de la phase considre.
Le cycle de projet se prsente gnralement comme un enchanement de phases successives dont chacune
ne peut se conclure que lorsque la prcdente sest acheve. Certaines activits essentielles peuvent
stendre sur plusieurs phases comme cela est le cas du suivi et valuation et de laudit financier
mens en continu. Un cycle de projet achev fournit galement le mcanisme de rtroinformation qui
permet denchaner sur une phase subsquente du mme projet ou dentamer un projet complmentaire.
La figure 1 prsente le schma gnral du cycle des projets OIBT.
Figure 1: Cycle des projets OIBT
Clture

Identification/
formulation

Achvement

Suivi et valutaion

Soumission

Le cycle des projets de lOIBT se


compose des diffrentes phases au
travers desquelles un projet volue
de sa conception sa conclusion

Mise en oeuvre

Evaluation technique

Approbation

Lancement

Financement

2 Domaine dapplication des procdures doprations normalises (SOP)


Les Procdures doprations normalises (SOP) sont des procdures et exigences qui doivent tre respectes
dans lensemble du cycle des projets OIBT pour mener bien les projets travers tous les stades de
leur ralisation.
Les SOP englobent lencadrement des acteurs principaux dans lexcution du cycle des projets selon
leurs comptences et laccomplissement de leur cahier des charges dans les diffrentes phases du cycle.
Sont ainsi prescrites du stade de lidentification et de la formulation du projet celui de son

10

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

achvement, les SOP des pays membres, du Point de contact (ou point focal), de lagence dexcution,
du centre dchanges, du Panel dexperts charg de lvaluation technique des propositions de projets,
des consultants, du Secrtariat de lOIBT, du CIBT et de ses Comits techniques.
Le tableau 1 ci-dessous rsume les SOP et lencadrement de chaque tape du cycle des projets.
Tableau 1: Grille rcapitulative des SOP et de lencadrement
TAPES DU CYCLE
DES PROJETS

PROCDURES DOPRATIONS
NORMALISES

1. Dfinition et formulation

Les Membres identifient les


propositions de projets
prioritaires

ENCADREMENT
Priorits nationales et OIBT
et plans daction/directives
Ide de projet

2. Soumission

3. valuation

4. Approbation

Lagence dexcution formule


une proposition de projet

Manuel de formulation des projets

Les membres sont encourags


utiliser des outils logiciels

Mode demploi et outils logiciels


de llaboration de projet

Les points de contacts


soumettent la proposition

Un seul point de contact


accrdit par lOIBT

Le centre national dchanges


passe au crible les propositions
de projets et leur assigne des
rangs de priorit

Liste de contrle pour soumission

Le secrtariat opre un tri des


propositions de projets

Liste de contrle servant


lvaluation

Le Panel dexpert procde


lexpertise technique des
propositions de projets

Critres et systme dvaluation


approuvs par le Conseil

Les comits techniques


recommandent les
propositions de projets

Rapport dvaluation du
Panel dexperts

Limiter la soumission trois


propositions de projet nouvelles
par pays

Le Conseil prend la dcision


valuation dfinitive par
finale relative aux propositions les Comits
de projets
5. Caducit

Le Conseil fait jouer la clause


de caducit lendroit de
certains projets

Les projets approuvs par le


Comit peuvent tre rviss
(dans certaines limites) et
nouveau soumis directement
au Conseil au cours des 20
mois suivants
Les projets approuvs par les
Comits sont admissibles un
financement au cours des 26
mois suivants ; aprs quoi, ils
sont frapps de la clause de
caducit sils ne bnficient
daucun financement

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

11

TAPES DU CYCLE
DES PROJETS

PROCDURES DOPRATIONS
NORMALISES

6. Financement

LOIBT slectionne les projets


et leurs financements partir
de diverses sources, p. ex. le
compte spcial et le Fonds
du Partenariat de Bali

Les bailleurs de fonds doivent


envisager des critres de
financement gnraux

7. Convention (ou contrat)


de projet

LOIBT prpare le contrat


de projet relatif aux projets
approuvs ou financs

Modle de contrat de projet

Signature du contrat de
projet par des reprsentants
autoriss de lOIBT, le pays
membre, lagence dexcution
et les agences collaboratrices
selon le cas

Examen des dispositions de la


version prliminaire du contrat

Lagence dexcution remet un


rapport de lancement lOIBT

Aprs approbation et
financement, lAE confirme
quelle est prte entamer les
travaux de projet et quelle
dispose de bureaux quips
cette fin ; elle ouvre un compte
distinct, de prfrence en
dollars, prend les dispositions
ncessaires concernant le
recrutement du personnel
dencadrement du projet, tous
accords passs avec toute agence
collaboratrice, et un POA1 ou
un plan des travaux dtaill
annex ; elle tient une runion
de lancement o est approuv le
rapport de lancement sil y a lieu

8. Lancement

ENCADREMENT

Utilisation du modle prsent


dans le manuel de suivi, examen,
rapport et valuation des projets
9. Mise en oeuvre

Dblocage du premier
Remise du rapport de lancement
dcaissement de fonds de lOIBT en vue du premier dcaissement
de fonds
LAE entame lexcution
LOIBT dcaisse les tranches
suivantes de son financement

Soumission des rapports


semestriels dactivit, du POA,
et justification du dblocage
de fonds

LAE transmet les tats financiers Directives sur la slection


audits annuels et ltat final dauditeurs indpendants et
modle de dclaration daudit
financier
LAE slectionne les consultants / Directives OIBT sur la slection
le personnel de direction du projet de consultants et lacquisition
et acquiert les biens et services de biens et services
12

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

TAPES DU CYCLE
DES PROJETS

PROCDURES DOPRATIONS
NORMALISES

10. Suivi et valuation

LAE transmet les rapports


Dates limites et modles indiqus
dactivit, les POA suivants et les dans le manuel de suivi, examen
rapports financiers et techniques et valuation des projets

ENCADREMENT

Le Comit directeur du projet (ou Cahier des charges/mandats


le Comit technique du projet) et directives concernant les
tient des runions de suivi et
runions du Comit directeur
valuation
Conduite du suivi interne et
externe respectivement par
lAG et lOIBT

Directives du manuel de suivi,


examen, rapports et valuation
des projets

Conduite de lvaluation
mi-parcours et de lvaluation
postriori selon le cas
11. Suspension

LOIBT peut suspendre un projet Affectation des fonds contraire


en raison dune violation des
aux stipulations du document
termes du contrat de projet
de projet et cas de fraude, de
gaspillage, de ngligence ou de
carence de gestion

12. Mise terme

Le Conseil peut mettre un terme Article 31 des critres


tout projet sur recommandation Rglement financier de lOIBT et
du Secrtariat mise en fonction Rglement relatif aux projets
des critres de mise terme
dun projet

13. Achvement

Lagence dexcution remet un


rapport dachvement et le
dernier tat financier audit

Modles de rapports
dachvement et dernier
tat financier audit

Le Conseil dclare officiellement


un projet achev sur
recommandation des Comits

Approbation du rapport
dachvement et du dernier
audit financier manant de lAE

14. Clture

Le secrtariat de lOIBT opre la Approbation par les Comits


fermeture du compte du projet des projets achevs et rception
des derniers tats financiers
audits et des fonds non
employs par lAE

II Identification et formulation des projets


1 Habilitation des pays et agences dexcution soumettre des projets
Les pays membres de lOIBT ont facult de soumettre des propositions de projets, de petits projets,
et davant-projets. La situation de leur compte de cotisant lOrganisation doit tre saine et ne
prsenter aucun arrir dans les trois annes coules. Plusieurs pays membres peuvent soumettre des
propositions conjointes dans le cas de projets transfrontaliers ou rgionaux. Lorsque des projets de cette
nature sont soumis par un seul pays, le consentement et lappui des autres pays participants doivent
tre communiqus par crit.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

13

Les organismes publics, les organisations non gouvernementales et le secteur priv dun pays membre
ont facult tre agences dexcution de projets OIBT. Le point de contact dun pays membre doit
disposer dun systme dagrment pour les agences dexcution qui proposent des projets. Il retiendra
comme principal critre cet effet : la capacit financire et managriale de lagence candidate mener
bien le projet, toute exprience son actif dans le domaine des activits envisages dans le cadre
du projet, lexprience de lexcution de projets OIBT, et les projets en cours dont elle a la charge.

2 Admissibilit des projets


Les propositions de projet soumises lOIBT doivent tre en rapport avec lactuel Plan daction OIBT
de Yokohama et la politique forestire nationale du pays soumettant [Dcision 4(XXV), Annexe A].
Les propositions doivent galement prendre en compte la pertinence des objectifs de lOIBT et se
conformer aux diverses directives et lignes directrices labores par lOrganisation et prsentes sur le
site web de lOIBT.
Prenant en compte les besoins des pays en dveloppement, les membres peuvent soumettre au Conseil
des propositions davant-projets et de projets dans les domaines de la recherche-dveloppement, de la
veille sur le march, des statistiques, de la transformation pousse du bois dans les pays membres et du
reboisement et de la gestion forestire. Les projets et avant-projets doivent contribuer la ralisation dun
ou plusieurs des objectifs de lOIBT.

3 Formulation des projets


Les propositions de projets soumises par les pays membres doivent se conformer aux lignes directrices
et aux modles prescrits dans le Manuel OIBT de formulation des projets (2008). On trouvera un guide
complet la formulation des projets dans ce manuel. Il expose les modalits et lignes directrices que
doivent suivre le pays membres et lagence dexcution dans lidentification et la formulation de tout
projet devant tre soumis lOIBT.
Ce manuel est disponible sur le site web de lOIBT. En outre, afin de faciliter la rdaction de la proposition
et dassurer une cohrence interne dans le cadre logique et les apports requis ainsi que le budget, des
outils informatiques ont t mis au point sous forme de logiciel et mis la disposition des auteurs de
propositions sur le site web de lOIBT pour aider la formulation de propositions.

4 Outils logiciels
Les auteurs des projets sont encourags utiliser le logiciel OIBT de formulation des projets pour faciliter
la formulation de propositions. Il sagit dun outil progiciel convivial, propre aider la formulation de
projets en exploitant les consignes du Manuel de formulation des projets . Le mode demploi du
logiciel OIBT fournit des consignes sur la manire de faire fonctionner les outils informatiques pour
produire une proposition.
Ces outils informatiques aident les auteurs produire des apports informatiss ayant trait aux aspects
suivants de la formulation des projets :
Analyse du problme central et cration de larbre du problme
Analyse des objectifs
Spcification des produits de chaque objectif
Cration de la grille du cadre logique
Spcification des activits correspondant chacun des produits
Cration de la grille du plan des travaux
Identification des apports ncessaires par activit

14

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Cration des grilles budgtaires


Analyse des hypothses
Production du document de projet.
Cet outil logiciel et le mode demploi ont t installs dans le site web de lOIBT. Les auteurs de propositions
de projets peuvent tlcharger sur internet et utiliser les fichiers sauvegards pour formuler leurs projets.

5 Catgories de projets
Les projets de lOIBT se voient assigns une catgorie selon des critres et exigences et des directives
diffrentes en fonction de leur nature de projet, petit projet ou avant-projet. chaque type de projet
correspond une grille, un contenu et une prsentation diffrents. Le Manuel de formulation des projets,
troisime dition, 2008 spcifie la grille, le contenu de ces diffrents types de projets et en donne des
exemples. Un projet constitue un effort concert tourn vers la ralisation dun, exceptionnellement
deux, objectifs spcifiques bien articuls et se rattachant un objectif de dveloppement plus large.
Une proposition de projet est un document renfermant toutes les informations utiles lexcution dun
projet, y compris un rsultat dfini avec prcision, assorti de caractristiques chronologiques et de cots
et habituellement dune demande de financement.
Les petits projets sont ceux dont la dure ne dpasse pas deux ans et dont les besoins financiers sollicits
de lOIBT ne dpassent pas une somme spcifique, cette somme, devant tre fixe par le Conseil, tait
de 150 000 dollars EU la date de mise sous presse des prsentes SOP. Des tudes et des conventions
lies la gestion durable des forts, la filire fort-bois ou au commerce du bois sont autant dexemples
de petits projets.
Les propositions davant-projets ont pour finalit de prparer le terrain la formulation dune proposition
de projet et sa rdaction. Dordinaire, les produits dune proposition davant-projet comprennent les
rsultats de prospections et dtudes, et lidentification et la participation dagences dexcution et dacteurs.
Plus la priode dexcution du projet est longue, moins prcise est la dfinition des activits et les
estimations des cots. Il est recommand de prsenter des projets dune dure totale prvue pour quatre
(4) ans ou plus, en deux phases au minimum car il est prouv quun dcoupage des projets en phases
successives peut aider matriser le problme dune vision long terme. La prsentation dune
proposition de projet part entire dcoupe en au moins deux phases permet de mettre en perspective
la continuit dune phase lautre et de produire une estimation prliminaire du budget total. Un
engagement financier est sollicit pour chaque phase prise individuellement, commencer par la
premire phase, un nouvel engagement devant intervenir ensuite peu de temps avant lachvement de
chaque phase. Le dcoupage en phases successives permet dintroduire tous ajustements ncessaires
la proposition et de budgtiser les phases suivantes, en soumettant ces budgets lOIBT.

6 Projets rgionaux et mondiaux


Il est prconis de confrer aux projets rgionaux et mondiaux un rayonnement vaste, de sorte que les
bienfaits quils sont appels dispenser stendent au-del des institutions et personnes qui
interviennent directement dans le projet (p. ex. agence dexcution, agences collaboratrices et acteurs
immdiats). Le pays dans son ensemble et dautres pays membres doivent pouvoir bnficier des
rsultats et rpercussions du projet. Ce qui veut dire que les fruits du projet doivent pouvoir tre
transposs et quune stratgie de diffusion soit conue pour atteindre le niveau national et stendre
dautres pays membres, ou que lexcution du projet comporte une dimension rgionale ou mondiale.
Les propositions dextension mondiale ou rgionale prsentes par un pays unique ou par des organisations
rgionales, et qui se trouvent avalises par des membres de lOIBT, doivent faire tat dun appui des
autres pays partenaires. Ces propositions doivent comporter des engagements fermes de la part des

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

15

pays participants de poursuivre avec rigueur les mmes objectifs et conduire des activits communes,
y compris celles qui sont dj en cours dexcution. Elles doivent tre assorties de lettres officielles de
tous les pays participants aux termes desquelles ceux-ci avaliseront ces engagements, ces lettres devant
tre contresignes par les points de contact OIBT de chaque pays membre (ou par un reprsentant dment
dsign). Dautres pices justificatives de la manire dont le projet a vu le jour et a t conu doivent
galement tre prsentes.

7 Projets devant tre mis en uvre dans un ou plusieurs pays membres de lOIBT
Lorsquun pays membre a soumis une proposition, dont certaines activits, ou leur totalit, doivent se
drouler sur le territoire dun autre membre, le pays membre doit solliciter par les voies officielles laccord
du pays dont le territoire doit accueillir le projet en partie ou en totalit.
Le Panel dexperts doit aviser les Comits que les pices justificatrices manant des autres pays ou
organisations devant participer au projet sont suffisantes et avalises comme il se doit par les
gouvernements concerns en la personne de leur reprsentant autoris.

8 Propositions prsentant un caractre durgence


Dans le cas rare o une proposition prsente un caractre durgence lempchant de se plier au cycle complet
des projets et que ses auteurs souhaitent quelle soit prise en considration lors de la session suivante
du Conseil et des Comits, le point de contact OIBT officiel prs le gouvernement concern doit :
1) Apporter au secrtariat, par crit, dans les deux semaines prcdant la session du Conseil, la justification
et les raisons invoquant lurgence ;
2) Faire en sorte que la proposition soit conforme au modle et au contenu prescrits dans le Manuel
de formulation des projets (3me dition, 2008) ;
3) Faire en sorte que la proposition soit distribue tous les membres du Comit concern, accompagne
dune justification crite des raisons pour lesquelles la proposition ne peut attendre dtre examine
par le Panel dexperts suivant ;
4) Obtenir laval verbal dau moins trois pays membres producteurs et trois pays membres consommateurs
au sein dune session du Comit, quand la proposition est mise en dbat [Dcision 5(XII), Annexe].
Un exemple rcent de ce type de proposition en urgence a t celui de linitiative de restauration forestire
visant les zones dvastes par le tsunami qui a frapp la Thalande et lIndonsie.

III Soumission de projet


1 Point de contact
Chaque pays membre doit dsigner une personne ou institution faisant office de point de contact ou
point focal OIBT pour traiter les questions connexes lOIBT [Dcision 4(XXV), Annexe A, Section
III]. Il ne doit y avoir quun seul point de contact par pays membre afin dviter toute confusion et
chevauchement de dcisions. Le point de contact doit tre enregistr auprs du Secrtariat de lOIBT et
servir de voix de communication officielle entre le pays membre et lOIBT, et il doit traiter les propositions
de projet soumises par lAE suivant les procdures OIBT.
Les principales fonctions du point de contact OIBT sont les suivantes :
valuer les ides de projets manant des agences dexcution avant quune proposition part entire
ne soit formule ;
Encadrer la formulation et lexcution des projets ;
Traiter les propositions de projets soumises par les agences dexcution en conformit avec les
procdures OIBT ;

16

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Assigner un ordre de priorit aux propositions de projets en fonction des priorits nationales et
des objectifs ainsi que du plan daction de lOIBT ;
Soumettre toutes les propositions davant-projets et de projets OIBT. (LOIBT nacceptera
aucune proposition davant-projet ou de projet qui lui parviendrait par dautres voies que celle
du Point de contact OIBT ) ;
Assurer le suivi et lexamen, avec les reprsentants de lOIBT, des projets en cours dexcution ;
Assurer une coordination et rsoudre les problmes que rencontre lOIBT dans la mise en uvre,
notamment ceux conduisant la suspension ou la mise terme dun projet qui seraient provoques
par les causes dveloppes dans les prsentes SOP ;
tre membre du Comit directeur ou du Comit technique du projet et passer en revue les
projets OIBT ;
Prendre en considration le conseil de mettre en place un mcanisme national dchange et de tri
des propositions de projets et davant-projets en fonction des priorits nationales et des objectifs de
lOIBT, ce mcanisme devant passer au crible les propositions avant leur soumission. (Document
ITTC(XXXVI)/5 du Groupe dexperts charg des mesures destines amliorer la formulation et
lvaluation des projets).
Lide de projet ne contient que des informations lmentaires relatives aux problmes traiter, lobjectif
atteindre, aux types de produits attendus et, si cela est dj possible, une premire estimation des cots.
Il est conseill aux auteurs du projet de prsenter les ides de projets en une ou deux pages, destines au
point focal national.

2 Liste de contrle de la soumission


Les auteurs de projets (gouvernements et agences dexcution) doivent faire en sorte que les projets
soumis lOIBT soient conformes aux directives de base relatives aux modalits de soumission :
1. Le document de projet doit tre structur en cohrence avec des exigences du Manuel OIBT de
formulation des projets (troisime dition, 2008). On trouvera dans ce manuel lensemble des
instructions relatives la formulation des projets.
2. La proposition doit tre soumise en anglais, franais ou espagnol pour tre traduite par lOIBT en
vue de son valuation technique.
3. Les auteurs doivent veiller ce que tous les lments utiles que doivent contenir tout projet,
avant-projet et petit projet soient prsents en intgralit (la norme sur ce point est variable, ainsi quil
est indiqu dans le Manuel de formulation de projets, troisime dition, 2008) avec ses appendices,
ses cartes et les mandats des intervenants.
4. Toutes les propositions davant-projets et de projets doivent tre soumises directement par le point
de contact officiel du membre de lOIBT [dcision 4(XXV), annexe A, section III]. Les propositions
davant-projets ou de projets qui ne seront pas passes entre les mains du Point de contact OIBT
ne seront pas acceptes. La lettre de transmission doit tre dment signe par le point de contact.
5. Les propositions de projets doivent tre soumises temps aprs lannonce du lancement du cycle de projets
par lOIBT, en respectant les horaires japonais, avant chaque session du Conseil en ce qui concerne la
soumission de projets recommands par les Comits et celle de propositions nouvelles et rvises.
6. Au vu du nombre limit de propositions de projets que le panel dexperts charg de lvaluation technique
des propositions de projets est susceptible dexpertiser, il est souhaitable de limiter la soumission de
nouvelles propositions de projets trois par runion du panel dexperts et de remettre une liste de
propositions de projets attribuant chacune un ordre de priorit lattention du panel dexperts.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

17

7. Il est souhaitable que les points de contact officiel prennent en considration les recommandations
mises par le groupe dexperts chargs des mesures destines amliorer la formulation et lvaluation
des propositions de projets [Document ITTC(XXXVI)/5], sagissant notamment de la mise en place dun
mcanisme national dinformation et dchanges destin passer au crible les propositions de projets
et davant-projets laune des priorits nationales et de leur pertinence aux objectifs de lOIBT.
8. Les membres qui dcident de retirer des propositions de projets aprs leur soumission ne doivent
pas ignorer que des cots de traduction important et des heures de travail auront dj t dpenss
ces propositions. Les gouvernements doivent prendre la dcision dfinitive dappuyer toute
proposition avant de la soumettre, compte tenu du fait que les amendements ne sont pas accepts
au-del de la date limite, car les propositions sont traites immdiatement pour tre envoyes
aux membres du panel dexperts.
9. La qualit de la langue utilise dans la proposition doit tre suffisante pour permettre lvaluation
de la proposition.
10. Les propositions de projets ne devraient pas compter plus de 30 pages, cependant que les propositions
davant-projets ne devraient pas dpasser 15 pages (voir Manuel OIBT de formulation des projets,
troisime dition, 2008).
11. Il est galement rappel aux auteurs que les propositions en grand nombre ou de longueur excessive
et les fautes dorthographe, de syntaxe et les erreurs de calcul que comportent certaines dentre elles
imposent aux traducteurs de lOIBT et au Secrtariat une charge de travail qui ne peut tre assure
dans les dlais impartis du cycle de vingt-deux semaines.
12. Les propositions doivent tre prpares et livres imprimes sur papier A4 en utilisant la police de
caractre Ariel taille 10.
13. Les Membres sont pris de faire acheminer par porteur une copie nette imprime exempte de toutes
annotations manuscrites, accompagne dune copie sur support lectronique (CD-Rom) Microsoft
Word 2003 ou toute version infrieure. Les propositions doivent tre soumises sous forme dun
fichier lectronique unique renfermant tous les tableaux, cartes et annexes.
14. Lorsquun Panel dexperts recommande quune proposition soit rvise, le Membre soumissionnaire
doit mettre en vidence lintention des traducteurs tous ajouts, suppressions ou modifications
apparaissant dans la version rvise. Ces marquages pourront prendre la forme de soulignements, de
caractres gras ou de surbrillance lencre fluorescente. Les portions de texte ainsi mises en vidence
devront pouvoir tre nettement distingues du texte original. Des notes explicatives sur les
modifications apportes au texte doivent tre attaches la proposition. On est pri de noter que les
propositions de projets resoumises dont les parties rvises nauront pas t ainsi mises en vidence
ne seront pas examines par le Panel dexperts et/ou les Comits techniques.
15. Les propositions qui ont t rejetes par lOIBT lissue de trois soumissions, soit deux rvisions,
ne peuvent tre soumises de nouveau.
16. Les propositions rgionales doivent renfermer des engagements forts de la part des pays participants
ou poursuivre de manire rigoureuse des objectifs partags et envisager des activits communes en
mentionnant celles dj en cours sil y a lieu.
17. Les propositions incompltes ne sont pas acceptes.

3 Centre national dinformation et dchanges


Il est fortement conseill aux pays membres de mettre en place un mcanisme national dinformation
et dchanges en accord avec les recommandations mises par le Groupe dexperts sur les mesures
destines amliorer la formulation et lvaluation des propositions de projets, ces recommandations
ayant t adoptes aux termes de la dcision 3 du 37me CIBT.

18

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Fonction
Le mcanisme du centre national dinformation et dchanges doit aider le point de contact passer au
crible, pralablement leur soumission, les propositions de projets et davant-projets laune des priorits
nationales et de la pertinence de chaque proposition aux buts de lOIBT. Ce mcanisme doit servir de
secrtariat technique du point de contact national qui doit lui permettre de procder lvaluation des
propositions et leur attribution dun rang de priorit. Il doit galement valuer les ides de projets
manant des agences dexcution lorsquelles sont soumises au point de contact avant de devenir
propositions de projets part entire. Il doit par ailleurs vrifier que les propositions sont compltes et
sassurer de la validit de leur prsentation et de leur contenu, en vue de permettre leur expertise ultrieure.
Composition
Le centre national dinformation et dchanges doit tre compos de responsables et de personnel du point
de contact du pays intervenant dans le domaine de la gestion durable des forts et du commerce du bois.
Dans lidal, les cadres de ce centre doivent bien connatre les rgles et les procdures OIBT relatives
son cycle de projets. Les reprsentants dagences dexcution OIBT et dagences collaboratrices peuvent
galement tre invites en tant que membres, de mme que des universitaires et des reprsentants dorganismes
professionnels. Ces travaux doivent consister en des runions dvaluation, des examens de dossiers constitus
de pices et de textes pertinents de ladministration du pays et de lOIBT, et comporter des interviews des
acteurs sociaux et des visites de terrain si ncessaire.
Le centre dinformation et dchanges tant une initiative de pays membre, il doit bnficier de crdits
budgtaires suffisants de la part du gouvernement membre. Par dcision du Conseil, lOIBT est susceptible
de fournir une assistance lorganisation et au fonctionnement de ce mcanisme institutionnel.

4 Nombre et rangs de priorit des projets


Au vu du nombre limit de propositions de projets que le panel dexperts charg de lvaluation technique des
propositions de projets est en mesure dvaluer, les pays membres sont encourags limiter leur
soumission de propositions de projet nouvelles un nombre maximum de trois par panel dexperts, et
lorsque le membre soumet plus dune propositions de projets ou davant-projets, le point focal doit fournir
une liste des propositions de projets faisant apparatre leur ordre de priorit lattention du panel dexperts
[Dcisions 4(XXV), annexe A, Section III et 3(XXXVII)].
Sagissant des projets rviss soumis une deuxime fois aux experts, les pays membres soumettant plus
dun projet doivent galement attribuer ces derniers un rang de priorit en fonction des commentaires
du panel, en retenant notamment le critre de pertinence aux objectifs de lOIBT, son plan daction
et dautres lignes directrices, ainsi que tous critres propres au pays.

5 Dlais de soumission
Le calendrier du cycle des projets OIBT fixe deux semaines aprs la fin de chaque session du Conseil la date
limite de soumission des positions de projets davant-projets destines lexamen du Conseil suivant.
Les dates exactes de soumission des propositions sont annonces tous les pays membres dans le calendrier
du cycle des projets pour toute session du Conseil donne. Ce calendrier est galement mis en ligne sur
le site Internet de lOIBT.
Les propositions dont la soumission na pas eu lieu dans les dlais fixs par lOIBT ne seront pas retenues
pour valuation.

6 Re-soumission de projets approuvs


Les projets approuvs par le Conseil qui nont pas reu leur financement dans les 20 mois peuvent tre
rviss et soumis nouveau au Comit ou au Conseil. dfaut, le projet est dchu de sa qualit de
projet approuv. [Dcision 2(X)] et se voit frapp de caducit.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

19

IV valuation technique des propositions de projets


1 Rle du secrtariat
Le secrtariat de lOIBT doit sassurer que les propositions soumises par les pays membres peuvent tre
correctement values par le panel dexperts en vrifiant les points suivants :
La proposition a t soumise par un pays membre par lintermdiaire de son point de contact
OIBT officiel.
Elle a t soumise dans le respect des dlais de rigueur stipuls dans le calendrier du cycle de projets
et approuvs aux termes des dcisions 7(XXI) et 3(XXXVII).
Elle est conforme dans son contenu et sa prsentation aux normes prescrites par la troisime dition
du Manuel OIBT de formulation des projets (2008).
Elle a t rdige dans une langue correcte et intelligible.
Le projet est correctement catalogu dans une des trois catgories de projets (projets, petits projets
et avant-projets).
Le Secrtariat doit galement remettre au panel dexperts une fiche descriptive de la proposition de
projet mettant en exergue lorigine et les objectifs du projet et prsentant un rsum de ses autres
traits et lments pertinents (rsultats de projets prcdents ou de tout avant-projet), ce qui est
ncessaire pour permettre son valuation technique.
Le Secrtariat communique aux membres les lments prcis du calendrier du cycle des projets de
chaque session du Conseil. Le calendrier est labor partir du cycle de projets approuv dans les
dcisions 7(XXI) et 3(XXXVII).
Il est conforme toutes les rgles et procdures sappliquant aux projets OIBT telles quapprouves
dans la Dcision 8(XXVII).
En plus de passer au crible les propositions avant leur soumission au panel dexperts, le secrtariat
effectue les tches suivantes :
assurer un service de secrtariat et un soutien administratif au panel dexperts ;
traduire les propositions en anglais ;
prendre les dispositions ncessaires lorganisation de la runion du panel dexperts en matire
de gestion du temps, de mise disposition de donnes, etc. ;
transmettre au panel dexperts toute communication officielle manant des pays membres et des
points focaux relativement lordre de priorit des propositions de projets ;
cataloguer les propositions dans les ressorts des diffrentes divisions de lOIBT et indiquant leur
nature de projet nouveau ou de projet rvis et, pour ces derniers, en donnant le numro de la rvision.
Fournissant sa collaboration au travail dvaluation technique, le Secrtariat affecte les projets et les
avant-projets soumis des valuateurs primaires et secondaires dun pays membre producteur et
dun pays membre consommateur reprsents parmi les 12 membres du panel dexperts. De la sorte,
sont produites des prsentations et expertises approfondies des projets avant de procder lvaluation
densemble effectue par tous les membres en vue de prendre une dcision. Cette attribution
pralable doit se faire en respectant certains critres rpondant au souci dobjectivit chez les
valuateurs, en sassurant notamment que le membre du panel venant dun pays dont les propositions
sont examines ne se voit pas confier des prsentations primaires et secondaires dans lvaluation
technique de ces propositions. Suivant la pratique institue, les valuateurs principaux ne doivent
pas recevoir plusieurs projets manant dun mme pays.

20

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Des responsables et membres du personnel de lOIBT prennent part aux runions du Panel dexperts
pour apporter des prcisions et des informations contextuelles sur tous aspects de la proposition
considre. Par ailleurs, ils enregistrent les dbats des valuations densemble et valuations spcifiques,
et transcrivent les recommandations et dcisions du panel portant sur certaines propositions.
lissue des runions du panel dexperts, il est prpar un rsum de lvaluation de chaque projet par
le personnel concern du secrtariat, qui est ensuite parachev par le Panel dexperts. Les rsultats du
rsum sont annexs au Rapport dvaluation du Panel dexperts et distribus aux pays membres en vue
dventuelles rvisions et autres actions. Le Secrtariat doit fournir un appui technique au Panel dexperts
sans influer sur ses dcisions.

2 Rle du Panel dexperts


Le Panel dexperts charg de lvaluation technique des propositions de projets a t institu aux termes
de la Dcision 6(IX), et maintenu aux termes de la Dcision 2(X), au vu de lintensification des activits
oprationnelles de lOrganisation et de la ncessit de renforcer la capacit du Secrtariat oprer
lvaluation technique des propositions de projets avant leur prsentation aux Comits .
Composition
Les membres du Panel dexperts sont nomms par le Conseil en fonction de leur expertise technique
et dans le respect des principes dquilibre et de rotation gographiques dans sa composition. Six
membres sont originaires de pays producteurs et six membres de pays consommateurs. La nomination
des membres du Panel vaut pour une dure de deux ans avec possibilit dune prorogation trois
ans par la rgion concerne [Dcision 7(XXI) et Dcision 7(XXII)]. Les avantages quapporte la
continuit dans la composition du Panel sont dment pris en considration. Les pays membres sont
encourags disposer dune liste dexperts dans laquelle certains pourront tre slectionns pour
devenir membres du Panel dexperts.
Mandat du Panel dexperts charg de lvaluation des projets
Le mandat rvis du Panel dexperts est le suivant :
(i) valuer les nouvelles propositions de projets et davant-projets soumises lOrganisation. Les
recommandations de modification de ces propositions sont formules par le Panel dexperts
uniquement dans lintention den assurer la validit technique ;
(ii) Passer au crible les propositions de projets en vue de dterminer leur pertinence au regard du mandat
de lOIBT, de son Plan daction et de ses Programmes de travail (dans les domaines de linformation
conomique et de linformation sur le march, du reboisement et de la gestion forestire, et de
lindustrie forestire), ainsi que leur conformit aux dcisions et orientations de lOIBT, sans
toutefois tablir entre elles un ordre de priorit ;
(iii)Lorsque des reformulations ncessitant des modifications importantes sont recommandes, le
Panel dexperts demande de procder un examen final des versions rvises des propositions de
projets et davant-projets avant leur prsentation aux Comits comptents de lOIBT ;
(iv) Il tablit lintention des gouvernements qui ont soumis des propositions, ainsi que du Conseil
et des Comits de lOIBT, un rapport sur les rsultats de lvaluation technique des propositions
de projets et davant-projets, et le le leur transmet par lintermdiaire du Secrtariat de lOIBT ;
(v) Le Panel dexperts prend en considration les rapports des Panels dexperts prcdents. Dans son
valuation des propositions de projets et davant-projets, le Panel dexperts doit prendre en compte
les lments suivants :
(a) la pertinence aux objectifs de lAIBT de 1994 et son accord successeur et lexigence que le projet
ou avant-projet contribue la ralisation dun ou plusieurs des objectifs de lAccord ;

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

21

(b) leurs effets environnementaux et sociaux ;


(c) leurs effets conomiques ;
(d) leur rapport cot-efficacit ;
(e) la ncessit dviter les chevauchements defforts ;
(f ) lorsquil y a lieu, leurs relations et leur intgration aux travaux de politiques de lOIBT et leur
cohrence avec lObjectif OIBT 2000 ainsi quavec les lignes directrices OIBT approuves:
Les Directives OIBT pour lamnagement durable des forts tropicales naturelles (1990) ;
Directives OIBT pour la cration et lamnagement durable des forts artificielles tropicales,
1993 ;
Directives OIBT pour la conservation de la diversit biologique des forts tropicales de
production, 1993 ;
Les Directives OIBT sur la matrise du feu dans les forts tropicales, 1996 ; et
Dautres Directives OIBT, notamment sur les critres et indicateurs, le plan daction sur la
mangrove, la rhabilitation des forts dgrades et secondaires, et les bilans de paysage.

3 Processus dvaluation
Le Panel doit passer les propositions de projets au crible de leur pertinence aux objectifs, au Plan
daction et aux programmes de travail de lOIBT, sans toutefois leur assigner un rang de priorit.
La pratique tablie dans ce domaine consiste faire prsenter chaque proposition par deux membres (un
Producteur et un Consommateur) aprs quoi le Panel a un dbat ouvert au terme duquel il est dcid
si la proposition doit tre recommande aux Comits ou renvoye aux gouvernements soumissionnaire
pour les rvisions qui simposent en rponse aux observations du Panel.
Les propositions de projet qui requirent des modifications essentielles ou une reformulation font lobjet
dune rvaluation par le Panel dexperts charg de lvaluation technique des propositions de projets.
[Dcision 7(XXII), annexe]. Le Panel doit transmettre au Comit les seules propositions ncessitant
des amendements mineurs ou aucun amendement. La seule exception cela est celle sappliquant aux
propositions pour lesquelles lauteur continue de saffirmer en dsaccord avec le Panel au terme de
trois rvisions [Dcision 4(XXV), annexe A].
Si sont requis des remaniements la proposition appelant des amendements majeurs son texte et
son contenu, le Panel demande quil soit procd une valuation finale de la version rvise de la
proposition de projet ou davant-projet avant de la prsenter au Comit OIBT concern. [Dcision
7(XXII), annexe].
Lorsque les propositions ont t rvises, le Panel dtermine sil a t donn effet aux recommandations
des Panels antrieurs de manire satisfaisante. Concernant les propositions rvises resoumises au Panel
dexperts pour rvaluation, le Panel doit prendre pour rfrence les rvisions gnrales et spcifiques
qui rpondent aux commentaires du Panel. Ces rvisions doivent tre rcapitules sous forme de grille
prsente en annexe o seront repris les commentaires et recommandations du Panel et les rvisions
correspondantes. Les auteurs doivent mettre en exergue des sections spcifiques de la proposition o
les modifications ont t apportes.
Sitt aprs la runion du Panel dexperts, un bref rapport sur chaque proposition de projet est transmis
par le secrtariat au gouvernement soumissionnaire. Le gouvernement soumissionnaire peut par la suite
modifier ou rviser sa ou ses propositions de projets comme le recommande le Panel dexperts avant
leur examen par les Comits ou rexamen par le Panel dexperts.

22

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

4 Catgories de classement
Le Panel dexperts a adopt des catgories de dcision standards pour produire ses recommandations
aux Comits sur les projets et avant-projets. lheure actuelle, le Panel utilise sept catgories de
dcisions en conformit avec les dcisions 4(XXV) et 8 (XXV) prises par le Conseil lors de sa 25me
session Yokohama en novembre 1998. Elles sont expliques en Annexe A.
Les catgories de dcisions ont t amendes pour prendre en compte la Dcision 4(XXV) Poursuite
du renforcement et de la rationalisation des travaux des Comits , annexe A, IV. valuation et
approbation , lorsquil est seulement demand au Panel dexperts de transmettre aux Comits les projets
ncessitant des modifications mineures ou aucune modification ; et la Dcision 8 (XXV) Gestion
du Fonds du Partenariat de Bali , dans lequel au point 4. le mandat du Panel dexperts est tendu
lidentification de projets, avant-projets et activits admissibles au un financement par le Fonds du
Partenariat de Bali en fonction des critres annexs la Dcision.
Nouveau systme dvaluation
la trentime session du Conseil, celui-ci a approuv le recours un nouveau systme dvaluation
reposant sur des critres et indicateurs et des seuils quantitatifs. Ce systme dvaluation est appliqu
tous les nouveaux projets. Dans un souci dquit, toutes les propositions soumises avant le 30me
Panel et resoumises avec des rvisions seront values selon lancien systme dvaluation.
Pour ceux intresss, les outils et le cadre de base du nouveau systme dvaluation quantitative est
montr en Annexe B.
Les catgories de dcisions reposant sur des critres dattribution quantitatifs sont les suivantes :
1) Proposition recommande au Comit moyennant des amendements.
2) La proposition requiert des modifications essentielles et sera renvoye aux auteurs.
3) La proposition nest pas accepte car une proposition davant-projet est requise et, selon lindication
du Panel dexperts, celle-ci doit tre resoumise au Panel dexpert ou directement au Comit.
4) Proposition non recommande mais soumise au Comit avec recommandation de ne pas approuver
la proposition de projet.
5) Proposition non recommande mais soumise au Comit assortie de la recommandation de ne pas
lapprouver. Une justification doit tre fournie lauteur et au Comit, soit p. ex. les scores quantitatifs
recueillis par la proposition natteignent pas un certain seuil (en cas de proposition de projet rev. 2),
dfaut de pertinence, informations insuffisantes, etc..
Le Manuel rvis de formulation des projets OIBT (troisime dition, 2008) a pris en compte le nouveau
systme dvaluation propos. En fonction de cela, les pays membres peuvent prparer les propositions
de projets suivant le nouveau systme adopt par le Conseil.
Les modalits dapplication des systmes dvaluation seront arrtes par le Conseil. Le secrtariat de
lOIBT peut fournir de plus amples informations sur le systme en vigueur pour les projets nouveaux
et rviss.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

23

Figure 2: Procdures dvaluation technique des propositions de projets


Proposition prsente par le pays

Vrification du secrt.
OIBT

Non

Oui, validation proposition

valuation Panel d'experts

Rvision
requise

Recommandation au Comit

valuation finale
par le Comit
Oui, le pays peut resoumettre
Non
Financ ?

Caduc?

Mise en oeuvre du projet

5 Rle des Comits


Lvaluation finale des projets, avant-projets et ides de projets incombe aux Comits [AIBT de 1994].
Au cours de chaque session du Conseil, les Comits valuent la rponse aux commentaires mis par le
Panel dexperts sur les projets (avant-projets) quil a recommands aux Comits pour approbation ou
dsapprobation. Le Secrtariat de lOIBT doit remettre aux Comits un rapport succinct. Les dcisions
des Comits sont prsentes en CIBT pour dcision finale.

V Approbation de projet
1 Rle des Comits et du Conseil
LAIBT de 1994 mentionne que lapprobation dfinitive des propositions de projets et davant-projets
est du ressort du Conseil international des bois tropicaux. Le Conseil est lorgane de dcision suprme
de lOIBT qui peut ce titre modifier ou inverser tout rsultat dvaluation ou recommandation de
dcision des Comits concernant lapprobation dun projet.

24

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Dans son approbation des avant-projets et projets, le Conseil doit prendre en compte:
(a) leur pertinence aux objectifs de lAccord ;
(b) leur pertinence aux objectifs nationaux ;
(c) leurs effets environnementaux et sociaux ;
(d) lintrt du maintien dun bon quilibre gographique ;
(e) les intrts et caractristiques de chacune des rgions de production faisant partie du monde en
dveloppement ;
(f ) le caractre souhaitable dune rpartition quitable des ressources entre les domaines mentionns
au paragraphe 1 du prsent article ;
(g) leur rapport cot-efficacit ;
(h) la ncessit dviter les chevauchements defforts.
LAIBT de 2006 autorise une plus grande souplesse dans la manire dont le Conseil use de ses prrogatives
dans lapprobation des projets. Le Conseil mettra en place une procdure dvaluation et dapprobation
des projets et avant-projets. La procdure actuelle a t instaure aux termes des dispositions de
lAIBT de 1994.

2 Approbation de projets par le Directeur excutif


Les propositions de petits projets et davant-projets de 75 000 dollars EU ou moins peuvent tre
approuves par le Directeur excutif sous rserve quelles soient soumises au Panel dexperts et quelles
fassent lobjet dun rapport la session suivante du Conseil par lintermdiaire des Comits [Dcision
5(XII), Annexe]. Sinon, tous les projets (et avant-projets) sont soumis lvaluation finale des Comits
et lapprobation dfinitive du CIBT.
Les propositions OIBT prsentant un caractre durgence et intervenant limproviste, et qui de ce
fait ne peuvent suivre le cours normal du cycle complet des projets, ne seront examines par les Comits
ou le Conseil que si elles sont parraines par au moins trois Membres producteurs et trois Membres
consommateurs, et pour autant quelles soient justifies par crit dans un texte conforme au modle
habituel de descriptif de projet et accompagnes dun mmorandum exposant les raisons pour
lesquelles la proposition en cause ne peut attendre dtre examine la runion suivante du Panel
dexperts [Dcision 5(XII), Annexe].

VI Caducit des projets


1 Projets approuvs dont le financement est en instance
Les projets approuvs par le Conseil qui nont pas t financs durant leur dure de validit de 20
mois peuvent tre rviss et soumis nouveau au Conseil. dfaut dune nouvelle soumission, le
projet perdra son statut de projet approuv.

2 Projets financs dont lexcution est en instance


Les projets approuvs par le Conseil pour lesquels des fonds ont t commis, mais dont lexcution
na pas dbut, demeurent valides pendant une dure de 26 mois [Dcision 2(X), Annexe 2].

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

25

VII Financement des projets


1 Sources de financement OIBT
Les financements OIBT octroys des projets, avant-projets et activits approuvs par le Conseil sont
puiss ce Compte spcial, au Fonds du Partenariat de Bali ainsi quau Compte administratif, comme
le stipule lAccord international sur les bois tropicaux.
Les sources de financement du Compte spcial sont constitues de contributions volontaires des
Membres, du Fonds commun pour les produits de base (CFC), et dorganismes financiers rgionaux et
internationaux ainsi que dautres sources, qui sont affectes tout projet, avant-projet et autres
activits approuves par le Conseil.
Le Fonds du Partenariat de Bali fut cr en vue de contribuer la gestion durable des forts tropicales
de production, tant abond par des contributions volontaires de membres bailleurs de fonds et
recevant 50 pour cent des intrts acquis du fait dactivits lies au Compte spcial, et des
contributions volontaires manant de sources publiques et prives, ainsi que des intrts acquis sur
des fonds en dpt. Dans son affectation de ressources ce fonds, le Conseil prend en compte les
besoins des membres (i) de bnficier dune assistance pour raliser des exportations de bois tropicaux
et produits ligneux provenant de sources en gestion durable ; (ii) de la mise en place et de la gestion de
programmes de conservation importants dans les forts productrices de bois ; et (iii) de mettre en
uvre des programmes de gestion durable des forts. Le Conseil, en vue de la gestion des ressources du
fonds, a mis en place un panel et dtermin les critres dadmissibilit aux termes de la Dcision
4(XXX) ci-jointe en Annexe C.
Le Compte administratif qui finance les dpenses ncessaires ladministration de lAccord pourvoit
galement au financement de projets et activits relevant des travaux normatifs de lOrganisation,
de ses travaux statistiques, tudes et informations, ainsi que du Rapport annuel et la Revue Biennale.
Le Compte administratif est aliment par les quotes-parts de contribution des Membres.

2 Critres applicables par les bailleurs de fonds


Les bailleurs de fonds doivent prendre en considration les critres gnraux suivants dans le financement
des projets :
Pertinence aux objectifs de lOIBT, son Plan daction et lObjectif 2000
Priorits des pays membres
Reprsentation et affectation gographiques
Valeur de rayonnement des projets rgionaux et mondiaux
Dbats au sein des Comits techniques sur les projets nouveaux et en instance de financement
Notes attribues et recommandations mises par le Panel dexperts
Admissibilit au Fonds du Partenariat de Bali
Rsultats de lvaluation mi-parcours ou de lvaluation postriori des projets dcoups en
phases et projets de suivi
Rsultats des avant-projets ayant dbouch sur une proposition de projet part entire
Priorit spcifique des bailleurs de fonds.

26

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

VIII Contrat de projet


1 Production du contrat de projet
Le contrat de projet est prpar par le Secrtariat de lOIBT immdiatement aprs que le projet a t
approuv et financ par le CIBT. Ce contrat rpartit les rles et comptences du gouvernement membre,
de lagence dexcution et de lOIBT dans lexcution du projet ou de lavant-projet en fonction du
document de projet et des manuels et lignes directrices OIBT concerns.
Le gouvernement, intervenant par lentremise de son point focal, et lagence dexcution tudient le
texte du contrat et lorsquils le jugent acceptable, le ratifient et le transmettent lOIBT pour le faire
contresigner par le Directeur excutif. Le contrat de projet prend effet lorsque toutes les parties y ont
appos leur signature. On trouvera un modle de contrat de projet spcifiant les obligations contractuelles
et dautres dispositions en Annexe D.
Entre autres dispositions, le contrat de projet comporte des procdures dtailles relatives :
Lexcution du projet ;
Son financement ;
Lutilisation des fonds ;
Ses comptes, critures et rapports ;
Ses publications et rapports techniques ;
La mise disposition de biens dquipement ;
Le cahier des charges du gouvernement ;
La suspension du projet ;
Sa rsiliation ;
Le rglement des litiges ;
La modification du contrat.

2 Signataires du contrat de projet


Les reprsentants dment nomms de lOrganisation internationale des bois tropicaux, du gouvernement
du pays membre de lOIBT et de lagence excution en charge du projet sont les signataires accepts
du contrat de projet. De manire spcifique, ces signataires sont le directeur excutif de lOIBT et le
chef du point focal dsign par le gouvernement et lagence dexcution. Le contrat de projet prend
effet sa signature par toutes les parties contractantes.

3 Contrats subsidiaires
Toutes les agences collaboratrices identifies dans le document de projet doivent conclure laccord
subsidiaire avec lagence excution afin de fixer les termes de leur collaboration lexcution du projet.
Un contrat subsidiaire dfinit les rles de chaque agence, les sommes et le calendrier des contributions
homologues, et les conditions requises sagissant des rapports devant tre produits et du suivi des
travaux qui sera assur. Le contrat subsidiaire doit tre soumis lOIBT et constitue ce titre un
pralable au dcaissement du premier des versements devant financer lexcution. On trouvera en
Annexe E un exemple de contrat de ce type (susceptible de servir de modle) entre une agence
dexcution et une agence collaboratrice.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

27

IX Lancement du projet
1 Dure
Lagence dexcution doit remettre un rapport de lancement dans les deux mois suivant lapprobation
et le financement du projet ou avant-projet et aprs la conclusion du contrat de projet, celle-ci constituant
un pralable au dcaissement de la premire tranche de financement. La date officiellement de lancement
du projet est le jour de rception par lagence dexcution du premier dcaissement, lOIBT devant tre
avise de cette rception.

2 Dispositions relatives au lancement


Le rapport de lancement fournit les informations ncessaires pour tablir que les activits prparatoires
lexcution du projet sont en cours. Lagence dexcution doit confirmer dans ce rapport que les
espaces et quipements de bureau adquats sont en place, quun compte bancaire en dollars a t ouvert
pour le projet, que le personnel dencadrement du projet a t dsign ayant en son sein le personnel
homologue, que des contrats ont t passs avec les agences collaboratrices et quun plan dopration
annualise a t rdig pour la premire anne dexcution (POA 1) dont une copie doit tre jointe
au rapport. Le POA de la premire anne gnralement ne diffre gure dans ses activits, calendrier
des travaux et budgets de celui figurant dans le document de projet, si ce nest sur la date de lancement
et certains ajustements mineurs.
Par ailleurs, lagence dexcution doit aviser lOIBT par crit que le projet est sur le point de commencer
officiellement alors que doit intervenir lachvement des activits prparatoires telles que dcrites dans
le rapport de lancement.
Le rapport de lancement doit tre conforme au modle prsent en annexe A du Manuel OIBT de
suivi, examen, rapports et valuation des projets (troisime dition, 2008).
Sagissant des avant-projets et des petits projets, lagence dexcution doit se contenter de confirmer
dans le rapport de lancement que des quipements de bureaux suffisants sont en place, quun compte
en dollars EU a t ouvert pour le projet, que le personnel dencadrement du projet a t dsign, parmi
lequel le personnel homologue, et quun contrat a t dress avec les agences collaboratrices ventuelles.
Sagissant de projets de plus grande complexit et dune dure de 24 mois au moins, et dont le budget
dpasse les 400 000 $, un premier plan dopration annualis (POA 1) doit tre joint au rapport de
lancement et approuv en mme temps que ce rapport. Le POA doit respecter le modle prsent en
annexe B au Manuel OIBT de suivi, examen, rapports et valuations des projets (troisime dition, 2008)

3 Approbation du rapport de lancement comprenant le POA et un plan des travaux dtaill


Les directeurs des projets des divisions OIBT concernes et le responsable financier doivent passer
en revue le rapport de lancement afin de dterminer le degr de prparation de lagence dexcution
qui sapprte entamer le projet. Pour les projets OIBT dune dure gale ou suprieure 24 mois
et dun budget dpassant les 400 000 $, le premier POA doit lui aussi tre valu et approuv en
mme temps que le rapport de lancement.

4 Lettre de non objection relative au personnel dencadrement du projet et aux consultants


Le premier POA devant tre approuv avec le rapport de lancement du projet doit prciser quel personnel
dencadrement et quel consultant doivent tre engags pour la premire anne des oprations, en y
joignant leur curriculum vitae, leur cahier des charges rpondant aux termes de rfrence inscrits au
document de projet, la dure et le tarif de leurs services.
Les directeurs des projets concerns ayant pass en revue ce rapport sans mettre dobjection, le
Directeur excutif de lOIBT produit une lettre de non objection ou lettre daccord leffet dapprouver
lengagement de ce personnel et de ces consultants.
28

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

5 Pralables requis pour le premier dcaissement de fonds OIBT


Lapprobation du rapport de lancement assorti de son POA constitue le double pralable au premier
dcaissement de fonds OIBT grce auquel le projet peut commencer. Lagence dexcution doit en
outre aviser lOIBT quelle est prte entamer les activits du projet.

X Excution du projet
1 Commencement de lexcution dun projet
Tout projet dbute de manire officielle, aprs la signature du contrat de projet par les reprsentants
dment autoriss du gouvernement membre, de lagence dexcution et du directeur excutif de lOIBT ;
ce lancement seffectue grce aux premiers versements de fonds permettant la mise en uvre des
premires activits du projet en fonction dun rapport de lancement approuv qui doit faire tat des
achats effectus par le projet, de lengagement de consultants et du personnel de direction du projet.
Un contrat de projet valide et la rception par lagence dexcution du premier dcaissement de fonds
signifient que lexcution du projet est entame.
Lagence dexcution doit remettre un rapport de lancement aprs la signature du contrat de projet, la
remise de ce rapport constituant un pralable au premier dcaissement de fonds. En outre, lagence
dexcution doit aviser lOIBT de la date laquelle le projet doit dbuter. Le secrtariat de lOIBT prend
acte du commencement rel de chaque projet des fins de gestion, de suivi et dvaluation ; il prend acte
galement de toutes activits connexes lexcution jusquaux phases de conclusion du cycle de projet.

2 Dcaissements suivants des fonds OIBT


Le dcaissement des tranches de financement suivantes par lOIBT lappui de projets et de petits
projets est effectu par le Secrtariat de lOIBT sur rception des rapports dactivit semestriels et
des tats de trsorerie faisant apparatre le solde financier que lui transmet lagence dexcution,
assortis de demandes de versement de fonds articulant le calendrier, les sommes et les cots inscrits au
plan dopration annualis, et prenant en compte le stade dexcution devant tre atteint lissue de
la priode correspondant lutilisation des fonds sollicits.
Le dernier dcaissement est effectu par lOIBT sur remise du dernier rapport dactivit semestriel
et dune demande justifie de versement prenant en considration les cots projets dans le dernier
POA remis en vue dune conclusion satisfaisante du projet.

3 Slection des auditeurs financiers et soumission des tats financiers annuels et de


ltat final audits
Le contrat de projet spcifie que lagence excution doit remettre lOIBT des tats financiers annuels
et un tat final audits.
Un tat annuel audit est remis dans les trois mois suivant la clture de lexercice financier. Aux fins de
laudit, lexercice annuel des projets dsigne la priode courant du 1er janvier au 31 dcembre.
Conformment la Dcision 4(XXV) du CIBT, laudit financier annuel nest requis que pour les seuls
projets dune dure gale ou suprieure deux ans et dun budget OIBT suprieur 200 000 dollars EU.
Un dernier tat audit des projets et avant-projets est remis dans les quatre (4) mois faisant suite
lachvement du projet. A titre exceptionnel, lOIBT peut demander une dclaration daudit financier
quel que soit le moment o le secrtariat de lOIBT en prouvera le besoin.
Les comptes du projet doivent tre audits par des commissaires aux comptes indpendants dment
reconnus, slectionns par lagence dexcution en concertation avec lOIBT. Le cabinet daudit doit
tre slectionn en obtenant et en valuant des devis de la part dau moins trois cabinets daudit.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

29

Dans les pays o existent des succursales locales de cabinets internationaux daudit, au moins un de
ces cabinets sera invit dposer un devis.
Le commissaire aux comptes externe doit effectuer un audit complet selon les normes daudit gnralement
admises. Le commissaire aux comptes remet un rapport daudit qui doit comprendre lavis du
commissaire, des informations dordre gnral et des tats financiers. Un rapport de gestion de laudit
financier prpar par le commissaire aux comptes est galement requis si apparaissent des carences
importantes dans les contrles internes ou des transactions et activits anormales. Lagence dexcution
doit signer une lettre de prsentation prpare par le commissaire aux comptes mentionnant quau
mieux de ses connaissances et convictions, les tats financiers contiennent toutes les transactions et que
la dclaration de compte est complte et exacte dans tous ses aspects.
Lagence dexcution doit mettre disposition toutes les critures, toutes les inscriptions comptables
et les oprations dajustement effectues, et veiller ce que toutes les autres oprations ncessaires ont
t effectues pour permettre au commissaire aux compte de mener bien la mission daudit. Les
frais daudit doivent tre pris en charge par lAgence dexcution, sauf spcification du contraire dans
le document de projet.
On trouvera lAnnexe F les directives relatives laudit financier annuel et/ou final ( lachvement)
des projets ou avant-projets. On trouvera lAnnexe G le modle retenu pour la prsentation de
ltat financier des projets et lAnnexe H celui de ltat de trsorerie. Ces modles doivent servir
rendre compte de la situation financire du projet dans le Rapport sur les projets en cours et
lAudit financier des projets . Les sommes figurant originellement dans ces rapports doivent tre
les mmes que celles inscrites au document de projet.

4 Slection des consultants, contrats de sous-traitance et achat de biens


Slection des consultants
Les Directives OIBT pour la slection et lemploi de consultants, 2008 rgissent la slection et lemploi
de consultants par lOrganisation et ses agences dexcution pour des missions dans tout projet ou
activit bnficiant dun financement direct, en totalit ou en partie, de la part de lOrganisation.
Ces directives sappliquent sans prjudice de la facult du Conseil darrter dautres dispositions
pouvant sappliquer des cas particuliers titre exceptionnel. Les tches devant tre excutes par
les consultants doivent tre spcifies avec prcision dans les termes de rfrence, en dcrivant les
objectifs, le cahier des charges devant tre rempli et les fonctions devant tre assures. Ces termes de
rfrence doivent, dans la mesure du possible, se trouver reproduits dans le document de projet
finalis ou, dfaut, faire lobjet dun accord ultrieur avec lOrganisation. Les offres relatives aux
services requis doivent maner de cabinets de consultants rpertoris, lesquels seront slectionns
uniquement sur dossier prsentant leur exprience et capacits, cela en vue de recueillir un nombre
maximal de soumissions, soit ordinairement trois. Les consultants intervenant en tant que personnes
prives doivent tre engags soit directement, soit par lentremise dun organisme qui pourra tre
un tablissement universitaire ou assimil, un organisme gouvernemental ou international, une
organisation non gouvernementale ou un cabinet de services conseils. Ces cabinets et consultants
privs doivent tre retenus par lagence dexcution avec laval de lOIBT.
Achat de biens
Les Directives OIBT pour lachat et le paiement de biens et services rgissent lachat des biens et
services, et donc leur paiement, par lOrganisation et ses agences dexcution, pour tout projet ou
activit financ directement par lOrganisation, en totalit ou en partie. Ces directives sappliquent
sans prjudice de la facult du Conseil de dcider dautres dispositions pouvant sappliquer des cas
particuliers titre exceptionnel. Tout contrat dune valeur infrieure ou gale 25 000 dollars EU
sera financ par lOrganisation seulement sil a t pass lissue dun appel la concurrence ouvert
et sans discrimination au sens de ces Directives, cet appel devant avoir t adress toutes les socits

30

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

lgalement en activit dans le ou les pays o se droule le projet ou avant-projet ; et tout contrat
dun montant gal ou suprieur 100 000 dollars sera de mme financ par lorganisation seulement
aprs avoir t pass lissue dun appel international la concurrence conforme ces directives.
Sagissant des contrats infrieurs 25 000 dollars EU, et ceux portant sur des appareils et matriels
spcialiss, livres et publications de projets scientifiques et technologiques de recherche applique, ou
dans le cas o des quantits supplmentaires sont requises darticles ayant t acquis par contrats passs
aprs appel la concurrence afin de rpondre aux impratifs du calendrier dexcution du projet ou
de lavant-projet, o en cas dabsence de toute concurrence vritable, le dispositif auquel on aura recours
pourra consister passer des marchs de gr gr avec un petit nombre de fournisseurs locaux ou
internationaux ou un fournisseur unique. Lorsque le projet fait appel un petit nombre de fournisseurs,
on cherchera obtenir au moins trois devis. Lorsquun seul fournisseur est invit faire une offre, lagence
dexcution doit par voie de ngociation sefforcer de parvenir au rsultat le plus efficace et conomique.

5 Respect du calendrier de transmission des rapports dactivit, rapports financiers


et techniques
Lagence dexcution doit faire en sorte de remettre lOIBT les rapports dactivit et rapports
techniques requis sans dlais. Les rapports dactivit biannuels doivent tre remis au plus tard le 28
fvrier et le 31 aot de chaque anne de lexcution du projet. Un rapport dachvement sera soumis au
plus tard trois mois aprs lachvement du projet. Un plan doprations annuel sera soumis pour chaque
anne dexcution. Des rapports techniques doivent tre soumis des dates spcifies dans le POA et
le document de projet.
Le rapport de lancement, les rapports dactivit, les rapports financiers, techniques et dachvement
ainsi que le POA doivent tre prpars suivant les directives, la prsentation et les modles prescrits
dans le Manuel OIBT de suivi, examen, rapports et valuation des projets (troisime dition, 2008).
Les rapports dactivit prsentent gnralement des informations dordre gestionnaire comme la
description des activits entames ou acheves durant la priode considre, le pourcentage de travaux
effectus, et les cots encourus. Les rapports techniques dautre part dveloppent les donnes techniques
et scientifiques utilises, leur analyse, et les rsultats et recommandations.

6 Maintien permanent de la documentation du projet et tenue des comptes financiers


Lagence dexcution est encourage conserver, aprs lachvement du projet, les pices et traces crites
des oprations financires touchant les comptes du projet, de prfrence sous forme de fichiers lectroniques.

7 Modification du budget et des lments du projet


Sur avis du Comit directeur du projet, le Directeur excutif peut modifier la contribution de lOIBT
au budget du projet ou de lavant-projet avec le consentement officiel des bailleurs de fonds du projet,
pour un montant infrieur ou gal 50 000 dollars par an ou une somme gale 10 pour cent de la
contribution OIBT approuve par le Conseil si cette somme est infrieure 50 000 dollars [Dcision
2(X), Annexe 2].
Dans le cas o le projet na pas de Comit directeur, et sur demande du membre soumissionnaire, le
Directeur excutif est autoris modifier le budget du projet ou de lavant-projet, avec le consentement
officiel des bailleurs de fonds, de 50 000 dollars EU par an ou dune somme quivalente 5 % du budget
du projet si cette somme est infrieure 50 000 dollars [Dcision 5(XII)].
Sagissant damendement dlments internes au budget, le Comit directeur du projet peut modifier les
cots du projet de 10% au maximum; le Directeur excutif peut le modifier de 20% au maximum ; toute
proposition de modification suprieure 20% doit tre transmise au Comit concern pour dcision.
Lagence dexcution peut demander une prorogation du projet sans cot supplmentaire en la soumettant
aux Comits. Cette demande doit tre transmise et signe par le Point focal et tre assortie de justifications.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

31

8 Dplacements et rapports
Lagence dexcution doit rigoureusement respecter les frais de voyage spcifis dans le document de
projet et le POA concernant le personnel de direction du projet, les consultants, les homologues et tous
membres du personnel ayant droit des ddommagements. Les cots unitaires des dplacements dans
le pays et ceux des dplacements internationaux ainsi que les primes de dplacement et allocations de
sjour doivent tre indiqus dans le document de projet et le POA.
Les billets davion doivent tre limits aux itinraires les plus directs en classe conomique, tant pour
les vols intrieurs que pour les cas o un voyage ltranger est requis dans lexcution du projet.
Lallocation de sjour verse pour les voyages du personnel ne doit pas dpasser ce qui est prvu pour
les voyages locaux et internationaux dans les tarifs ONU et locaux.
Les vhicules, bateaux, motos et autres moyens de transport achets dans le cadre dun projet doivent
tre rservs un usage strictement officiel par le personnel du projet autoris. Lagence dexcution
doit conserver des justificatifs de lutilisation et des frais de voyages effectus avec ces vhicules.
Lagence dexcution doit galement disposer dun systme dordres de voyage spcifiant la finalit, la
dure et les rsultats attendus des voyages entrepris par le personnel du projet. Le personnel concern
partant en voyage doit remettre un rapport lagence dexcution sur laccomplissement de ces voyages
et les activits quils ont permis de mener dans la poursuite des objectifs du projet. Une liste des
personnes et des acteurs ventuellement consults et rencontrs doit tre jointe au rapport de
voyage.

9 Diffusion des rsultats du projet


Le rapport dachvement et les rapports techniques du projet doivent constituer les moyens principaux
de diffusion des rsultats du projet. Ces publications, et dautres publications du projet rsultant des
travaux financs par lOIBT, doivent comporter des mentions indiquant quelles font partie du dossier
produit pour diffuser les rsultats du projet tous les pays membres et dautres intresss. Lagence
dexcution doit galement fournir des moyens efficaces de diffusion au niveau national des rsultats
du projet par le moyen de communiqus de presse et darticles repris dans des publications nationales.
Lagence dexcution doit galement prparer, en consultation avec le secrtariat de lOIBT, des
articles destins la revue Actualits des forts tropicales et dautres publications de lOIBT, ces
articles tant destins diffuser les rsultats du projet, ceux en cours puis les rsultats dfinitifs, ainsi
que les enseignements quils ont permis de dgager. Les valuations de projet effectues par lOIBT
et en interne par lagence dexcution constituent galement une importante source dinformation
pour lidentification et la diffusion des enseignements dgags.
LOIBT doit galement diffuser les rsultats de projets obtenus par ses activits oprationnelles en les
prsentant dans ses publications, notamment Actualits des forts tropicales, la Srie technique, la Srie
Dveloppement de politiques, les publications suivies, les brochures dinformation, les rapports de
sminaires, dateliers et dautres runions et les rapports de projets. Les rapports de projets, les
publications et les rsultats des valuations doivent tre mis en ligne sur le site web de lOIBT en
vue dassurer leur large diffusion grce lnternet.

10 Responsabilits du gouvernement hte


Le gouvernement hte doit faire en sorte que lagence dexcution puisse excuter ses obligations
prescrites dans le cadre de laccord, de la mise en uvre la phase de clture du projet. Il doit promptement
avaliser le choix et lengagement de tous les experts et du reste du personnel du projet appel
fournir des services financs par lOIBT dans le cadre du projet. Il doit galement autoriser le
ddouanement de tout matriel et fournitures imports par le projet, exonrer de droits et taxes
dimportation ces articles larrive ou intgrer ces droits et taxes dans les comptes du projet au titre

32

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

de la contribution gouvernementale au projet. De manire gnrale, le Gouvernement doit exprimer sa


volont de faciliter lexcution du projet sur son territoire. Lorsquil y a lieu, les pays doivent acquitter
leurs contributions OIBT dans le respect des chances.

11 Responsabilits de lagence dexcution et des autres parties


Lagence dexcution doit tre charge de mettre en uvre le projet selon le contrat de projet, le document
de projet, un plan des travaux dtaill approuv par lOIBT, et tous autres accords et conventions
supplmentaires ou subsidiaires qui pourront tre passs par les parties contractantes. Elle doit mettre
en uvre le projet selon les termes du Manuel SOP de lOIBT relatif au cycle des projets (2008), le Manuel
de suivi, examen, rapports et valuation des projets (3me dition, 2008), le dernier Rglement financier
OIBT relatif aux projets, et les Directives OIBT relatives lemploi des consultants ainsi que les Directives
pour lachat de biens et services financs par le Compte spcial (Deuxime dition, 2008).
Elle doit se conformer toutes les exigences relatives aux rapports, y compris les visites de suivi et
valuation suivant un emploi du temps spcifi et un usage adquat des fonds de lOIBT.
Elle doit par ailleurs faire en sorte que le projet soit men bien dans le respect du calendrier et des
limites budgtaires assigns la ralisation du projet, en vue datteindre les rsultats attendus.
Par ailleurs, lagence dexcution informe lOIBT rapidement de tout lment ou situation susceptible
dentraner des retards sur le calendrier ou de toute dviation de trajectoire susceptible de compromettre
le bon droulement du projet.
Une des cls de la russite de lexcution dun projet est la bonne performance du coordonnateur du
projet qui supervise et coordonne tous les produits attendus et les activits du projet. Il ou elle peut
tre un lment extrieur de lagence dexcution, comme il/elle peut tre propos dans le document
de projet ainsi que dans le POA approuv, avec un cahier des charges et un tarif de rmunration en
accord avec celui pratiqu dans le pays pour le type de prestations objet du contrat.
Lagence dexcution doit fixer ses propres critres devant prsider au choix du personnel de direction
du projet, et plus particulirement du coordonnateur du projet. Le coordonnateur du projet, quil
soit li lagence dexcution ou recrut lextrieur, doit satisfaire un minimum dexigences de
qualification, dexprience de travail dans des projets similaires, dintervention dans dautres projets,
de connaissance des objectifs de lOIBT, de ses rgles et procdures, et indiquer sil est engag dans
un projet en cours ; il ou elle doit parler couramment une ou deux des langues officielles de lOIBT,
et possder des connaissances de base en informatique. Le coordonnateur du projet doit tre engag
temps complet pour coordonner les activits quotidiennes du projet. Dans certains cas, un directeur
de projet est nomm pour chapeauter la direction du projet dans sa globalit.
Les agences collaboratrices spcifies dans le document de projet doivent apporter au projet le soutien
ncessaire et les financements homologues en numraire ou en nature. Leurs fonctions et leurs
responsabilits doivent tre inscrites dans un contrat supplmentaire pass avec lagence dexcution
et soumis lOIBT dans le cadre du rapport de lancement.
Les acteurs sociaux plus particulirement touchs par le projet OIBT doivent tre consults et prendre
part presque toutes les phases du cycle du projet. Leur identit et leur participation doivent tre
inscrites dans le plan des oprations annualis et figurer dans les rapports dactivit du projet ainsi que
dans son rapport final.

XI Contrle continu et valuation des projets


1 Tenue de la runion de lancement
Sitt aprs lapprobation dun projet par le CIBT et loctroi de son financement, lagence dexcution
doit organiser une runion de lancement laquelle participe le personnel dencadrement du projet,

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

33

le point focal, les agences collaboratrices sil y a lieu, et toutes autres parties reprsentant les pouvoirs
publics. cette runion, doivent tre dbattues les dispositions ncessaires la mise en uvre des
premiers travaux du projet. Il sagit notamment de mettre la disposition du projet des installations
de bureau, douvrir un compte bancaire en dollars des tats-Unis, de dsigner les principaux membres
de lquipe du projet, parmi lesquels ceux constituant le personnel homologue, de dresser les contrats
devoir passer avec les agences collaboratrices, et de prparer le plan des oprations annualis pour la
premire anne (POA 1). Les dcisions contenues dans le cadre de cette runion sont ensuite intgres
dans le rapport de lancement devant tre soumis lOIBT. La runion de lancement peut tre considre
comme le lieu de mobilisation pour lagence dexcution o seront fixes les dispositions ncessaires
la mise en uvre du projet.

2 Suivi interne opr par lagence dexcution et le point focal


Toutes les agences intervenant dans lexcution du projet, soit lagence dexcution et les agences
collaboratrices, doivent disposer dun systme de suivi interne permettant dassurer la bonne excution
du projet. La mise en uvre du dispositif de suivi fait partie des activits inscrites dans le plan des
travaux. Le systme de suivi interne est un outil de gestion qui doit tre utilis de manire efficace afin
damliorer la performance du projet. Le Manuel de suivi, examen, rapports et valuations des projets
(troisime dition, 2008) se veut aussi un guide dtaill des travaux de suivi du projet.
Le point de contact du pays est mandat pour, dans le cycle du projet OIBT, assurer galement le suivi
des rsultats et des acquis du projet confi lagence dexcution. Il sert ainsi dvaluateur national des
projets financs par lOIBT. Le point de contact doit transmettre ses conclusions et recommandations
aux runions du comit directeur du projet ou de son comit technique en vue dlaborer des orientations
et des actions adquates.
Cest sur les rsultats du suivi interne effectu par lagence dexcution et le point de contact que doivent
sappuyer les actions correctives et les amliorations de performance de lagence dexcution. Ces
rsultats sont intgrs dans les rapports dactivit remis lOIBT, dont la grille et la structure doivent
tre compatibles avec le systme de suivi, et qui doivent tre dbattus dans le cadre des runions du comit
directeur ou comit technique du projet. Ils comportent galement des donnes et lignes directrices
prcieuses pour tout travail de contrle extrieur men par lOIBT.
Le suivi interne qui incombe lagence dexcution et au point de contact doit tre effectu tous les ans,
de prfrence immdiatement avant la programmation des runions du comit directeur ou du comit
technique du projet (Annexe 1). Il consiste examiner les avances pertinentes et les rapports du projet,
avoir des entretiens avec le personnel dirigeant du projet et les acteurs et oprer des visites de terrain
permettant dattester les ralisations. Une planification pralable doit tre effectue afin de dfinir quels
dossiers seront examins, quelles seront les personnes de qui solliciter des entretiens pour prendre
connaissance des problmes rencontrs et des rsultats atteints, et les domaines spcifiques o les ralisations
annonces peuvent tre vrifies sur le terrain.

3 Organisation des runions du comit directeur ou comit technique et missions


dexamen
Il doit y avoir un comit directeur de projet (CDP) pour tous les projets dans lesquels la part de lOIBT
est dau moins 400 000 $ avec une dure dexcution suprieure 24 mois.
La composition du comit directeur de projet doit inclure un reprsentant de lOIBT, au moins un
reprsentant du gouvernement ou des gouvernements qui excutent le projet et, sil y a lieu, un
reprsentant du ou des gouvernements ayant approvisionn le compte spcial de lOIBT. Le CDP
se runit une ou deux fois par an pour se pencher sur le droulement du projet. Les dates de ces
runions doivent tre fixes au terme dune concertation laquelle sont convies toutes les parties.

34

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Le comit directeur du projet peut tenir des runions ordinaires y compris sans la prsence du
reprsentant de lOIBT pour aborder des dossiers urgents qui appellent des solutions immdiates.
Les dcisions du comit directeur du projet doivent tre prises lunanimit et tre soumises
lexamen du conseil la discrtion de tout membre du comit [Dcision 2(X)]. Les dcisions, ainsi
que les procs-verbaux des dlibrations, doivent tre consigns par les participants concerns de
lOIBT dans une des langues officielles de lorganisation. Ces transcriptions et procs-verbaux
doivent tre transmis rapidement lOIBT, lagence dexcution, au gouvernement hte et aux
bailleurs de fonds concerns. Les arguments qui sous-tendent les prconisations avances et les dcisions
prises par le comit directeur du projet doivent tre couchs dans les procs-verbaux en rfrence aux
constatations faites sur ltat des travaux du projet sur le terrain, et la lumire des rapports dactivit
du projet produits par lagence dexcution.
Le secrtariat doit remettre au(x) comit(s) permanent(s) concerns une liste des rapports o sont consignes
les dcisions prises par les comits directeurs des projets. Tout membre du Comit permanent concern
peut ds lors demander au Conseil dexaminer toute dcision prise par un comit directeur de projet, et
le secrtariat prendra toutes les dispositions ncessaires pour que cette dcision puisse tre examine.
Tous les suivis et examens du projet, tant ceux effectus par lagence dexcution que par lOIBT, ainsi
que ceux effectus par tout comit directeur de projet, soprent en recourant la grille du cadre logique
et au plan des travaux correspondants comme cadre principal de rfrence. Lexamen de projet, tout
comme le suivi, doit en particulier examiner systmatiquement les indicateurs de rsultat de chacun
des lments du projet : produits, objectif(s) spcifique(s) et objectif de dveloppement. Sagissant
de la grille du cadre logique, lquipe de suivi et examen doit se rfrer au Manuel OIBT de formulation
des projets (troisime dition, 2008). Les directives relatives la planification et la conduite des runions
du CDP/CTP, comprenant les grilles de prsentation de lordre du jour, les procs-verbaux et le plan
des rapports, figurent en Annexe I.

4 Planification, prparation et conduite des missions dexamen


Les missions de suivi et dexamen dun projet (MSE) OIBT consistent en une runion du PDP/CTP
et une visite la station du projet. Pour chaque projet en cours dexcution, quelle que soit sa taille, une
MSE doit tre effectue au moins une fois par an (les avant-projets ne sont gnralement pas visits).
En principe, chaque MSE doit comporter une visite la station de projet ; dans les cas o cela nest pas
possible (soit que la station du projet est trop loigne ou que sa visite prsente des risques dinscurit trop
importants) la station du projet doit tre visite au moins une fois pendant le droulement du projet.
Lagence dexcution est charge dassurer les moyens de transport requis pour se rendre la station
du projet et de garantir la prsence des acteurs ou des participants au projet lors de cette visite.
Sagissant des projets dont lexcution doit stalier sur plus de 24 mois, et auxquels lOIBT contribue
au moins 400 000 dollars EU, les missions dexamen sont effectues par le Comit directeur du
projet. Lquipe charge de la mission dexamen se compose normalement dun reprsentant de
lOIBT et dau moins un reprsentant du ou des gouvernements dans les territoires desquels se
droule le projet ; elle pourra galement compter en son sein un reprsentant des bailleurs de fonds
ayant contribu au financement du projet par le Compte spcial.
Les missions dexamen portant sur les petits projets ou ceux de moindre dure sont effectues par le
personnel de lOIBT, le cas chant en coopration avec lagence dexcution et le gouvernement hte.
Les missions dexamen prises en main par lOIBT sont conduites par le responsable des projets dsign
par la Division exerant sa tutelle sur le projet. Ces responsables sont principalement affects au suivi et
lexamen de projets situs dans les zones gographiques dAsie-Pacifique, dAfrique et dAmrique du
Sud tropicale. Ils font galement office de reprsentants OIBT dans les runions des CDP et CTP.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

35

Les membres de la mission dexamen valuent le droulement du projet la station du projet, rencontrent
les acteurs et participants au projet, vrifient les infrastructures et ltat des biens dquipement achets
avec les fonds de lOIBT et prennent des photos destines illustrer les progrs du projet et tre
archives dans la photothque de lOIBT.
Lannexe J prsente des lignes directrices relatives aux visites de suivi sur le terrain.

5 valuation mi-parcours
On trouvera des instructions dtailles sur lvaluation dans la partie B du Manuel de suivi, examen,
rapports et valuation des projets.
Les valuations mi-parcours et valuations continues sont effectues lorsque se prsentent des
situations qui rclament une dcision de la part du niveau hirarchique suprieur celui du personnel
du projet, et lorsquun encadrement est ncessaire et que des experts indpendants ont t sollicits
pour donner leur avis. Ces situations sont susceptibles dapparatre soit en raison de problmes survenus
dans lexcution du projet, soit parce quest apparue la ncessit, qui navait pas t perue jusque l,
dun examen largi pralable une dcision devant tre prises un stade donn du droulement du projet.
Dans ces deux cas, le suivi du projet assur par les reprsentants de lOIBT ou par le comit directeur
du projet permettra de dterminer sil y a lieu deffectuer une valuation mi-parcours. Pour les projets
de grande ampleur, les projets complexes ou de longue dure, il est conseill denvisager une valuation
mi-parcours lorsque les hypothses mises au stade de la planification requirent un examen plus
pouss la lumire des travaux dj effectus, et quune rvision du projet parat simposer.
Le rapport dvaluation de projet rsultant de lvaluation mi-parcours est destin rsumer les
informations runies, les constatations de la mission, ses conclusions et recommandations, pour fournir
des lments attestant des rsultats de lvaluation et consigner ces rsultats. Ce rapport ne devrait pas
compter plus de 30 pages, format A4, en interligne 2. Les informations donnes et documents pertinents,
qui doivent tre gards dans un dossier en vue dune consultation ultrieure, doivent tre annexs au
rapport. Il sera galement utile, dans les cas qui sy prtent, dillustrer les aspects du rapport par le
moyen doutils audiovisuels.
Les valuateurs de projet doivent respecter les directives relatives au contenu du modle de rapport
dvaluation de projet prsent lannexe B de la partie B du Manuel de suivi, examen, rapports et
valuation des projets. Il met en exergue un certain nombre de thmatiques de base qui doivent se
trouver traites dans le rapport des valuateurs pour guider les dcisions, sans intention de couvrir tous
les thmes pertinents. Il appartient lvaluateur dinclure des thmes supplmentaires quil considre
comme pouvant apporter un clairage complmentaire la proposition de projet, indiquant
lavancement des projets en cours ou les ralisations et rpercussions dun projet achev.
Composition de lquipe dvaluation
Dans lidal, lquipe dune mission dvaluation externe doit tre compose dau moins deux valuateurs
extrieurs assists de deux ou trois personnes du projet, nommes par lagence dexcution et lOIBT. Un
consultant doit venir dun pays membre producteur et lautre dun pays consommateur membre de lOIBT.
Des consultants internationaux sont engags pour effectuer lvaluation mi-parcours. Le cahier des
charges des consultants nomms cette mission doit correspondre aux prescriptions du rapport
dvaluation du projet portant sur le domaine circonscrit et son axe principal, sa mthodologie, les
enseignements dgags et les rsultats obtenus ainsi que les recommandations.
Les consultants indpendants devant mener lvaluation mi-parcours doivent tre slectionns par
le secrtariat de lOIBT conformment aux Directives OIBT pour la slection et lemploi de
consultants, 2008 qui est le texte rgissant la slection et lemploi de consultants par lOrganisation
et ses agences dexcution, lorsque ces consultants doivent intervenir dans tout projet ou activit (y

36

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

compris lvaluation elle-mme) financ directement, en totalit ou en partie, par lOrganisation ;


et les dispositions de ces directives doivent sappliquer, sous rserve de la facult du Conseil darrter
titre exceptionnel dautres dispositions rpondant des cas particuliers. Dans lidal, les consultants
chargs dune valuation mi-parcours doivent tre deux, reprsentant les pays membres producteurs
et les membres consommateurs de lOIBT.

6 valuation postriori
On trouvera un guide dtaill sur lvaluation a posteriori dans la partie B du Manuel de suivi, examen,
rapports et valuation des projets.
Aprs lachvement du projet, une valuation externe a posteriori (dite valuation ex-post ) peut
tre effectue dans le but de dterminer lefficacit gnrale et lefficience du projet. cette occasion sont
galement valus limpact et les rpercussions du projet sur les objectifs sectoriels mentionns dans
le document de projet, et dgags des enseignements et recommandations utiles tous projets futurs.
La Dcision 4(XXV) de lannexe A, section VII requiert du secrtariat quil prpare pour chaque Comit
un document rendant compte des avant-projets et projets achevs. Ce document consiste en un rapport
ne comptant pas plus de deux pages par avant-projet ou projet qui reprend les donnes contenues dans
les rapports et informations manant des agences dexcution et des comits directeurs des projets.
Le Comit se prononce sur la ncessit dune valuation postriori en fonction du document prpar
par le secrtariat qui porte mention des ressources financires disponibles pour une ventuelle valuation
postriori. Les Comits peuvent dcider dengager des consultants indpendants pour effectuer
lvaluation a posteriori dun projet spcifique ou dun groupe thmatique de projets (p. ex. La gestion
forestire villageoise, la biodiversit, la constitution de bases de donnes, la transparence du march,
ou des projets sur les critres et indicateurs).
Composition de lquipe dvaluation
Dans lidal, lquipe dune mission dvaluation externe doit se composer dau moins trois valuateurs
extrieurs aids de deux ou trois personnes du projet, nommes par lagence dexcution et lOIBT.
Un consultant au moins doit venir dun pays membre producteur et un autre dun pays consommateur
membre de lOIBT.
Les pays bailleurs de fonds peuvent participer en tant quobservateurs lvaluation des projets quils
auront cofinancs. Lquipe dvaluation doit rendre compte de ses conclusions au Conseil par
lentremise du Comit comptent. Le secrtariat doit faire en sorte que les enseignements dgags,
tant positifs que ngatifs, soient mis la disposition des membres. Il est impos pour exigence
minimale que les consultants chargs de lvaluation a posteriori soient des ressortissants de pays
membres reprsentant les producteurs et les consommateurs de lOIBT.
Les consultants indpendants devant mener une valuation mi-parcours sont slectionns par les
Comits par lintermdiaire du secrtariat de lOIBT selon les Directives OIBT relatives la slection
et lemploi de consultants, 2008 qui rgissent la slection et lemploi de consultants par lOrganisation
et ses agences dexcution.
Le mandat des consultants est conforme la teneur du rapport dvaluation du projet pour lvaluation
postriori prescrivant le domaine et laxe, la mthode, les enseignements et les constatations obtenus, tels
quils figurent lannexe B de la partie B du Manuel de suivi, examen, rapports et valuation du projet.
Prparation
Il est prconis que lagence dexcution se donne au moins un mois pour prparer lvaluation de
son projet. Cette priode doit tre suffisante pour permettre au personnel du projet de runir les
informations ncessaires et la logistique requises dans la conduite de la mission dvaluation.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

37

Le reprsentant de lOIBT doit se rapprocher du responsable de lagence dexcution en vue darrter


de manire conjointe les modalits de lvaluation et le plan des travaux, dont une liste des institutions
visiter, des personnes de qui solliciter un entretien, les dates et les collaborations locales devant tre
fournies. Les informations connexes, ainsi que des exemplaires des documents disponibles, doivent
tre transmises quiconque doit participer la mission dvaluation.

7 Participation des bailleurs de fonds et des acteurs


Les bailleurs de fonds et les acteurs du projet doivent tre impliqus ou se consulter dans le suivi et
lvaluation du projet. Les bailleurs de fonds peuvent tre convis prendre part aux runions du
CDP/CTP et dautres visites de suivi leurs frais pour prendre la mesure de lavancement des
travaux et contribuer aux orientations des projets quils soutiennent. De mme les acteurs sociaux
touchs par le projet doivent prendre part au suivi et aux examens internes et externes mens par
lagence dexcution et lOIBT. Dans certains cas, des acteurs cls sont invits siger au CDP/
CTP.
La probabilit dinstaurer la gestion durable des forts saccrot considrablement sil existe une
concertation avec les acteurs, en particulier les populations riveraines appeles tre touches par le
projet. Cette concertation doit viser dvelopper un consensus de travail sur les priorits en matire
dutilisation et dexploitation des forts, ce qui doit garantir leur coopration. Il est indispensable
que les populations locales prennent part llaboration, lexcution, au suivi et lvaluation de tous
les projets qui les concernent et quelles soient consultes leur sujet, en reconnaissant comme
interlocuteurs les reprsentants des groupes de populations concernes ou, si ces groupes ne sont pas
organiss, lentit quils dsignent comme leur reprsentant. Cette concertation doit soprer de manire
officielle et vrifiable.
Tous les travaux de suivi oprs par les agences dexcution doivent comporter une vrification que le
degr de participation des populations locales, et la coopration de leur part qui doit en rsulter, sont
conformes ce qui avaient t anticip. Dans le cas contraire, cela peut signaler que les rpercussions du
projet sur les populations riveraines, et que toutes les mesures engages pour traiter cet aspect du projet,
se sont avres avoir eu leffet contraire de celui recherch ou tre inadquates. Lorsque se manifestent
des effets imprvus, cela fournit loccasion de rflchir des mesures destines les contrecarrer.

38

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Figure 3: Lancement, excution, suivi et examen des projets


Contrat de projet

Rapport de lancement
(p. ex. compte bancaire,PAO/Plan
des travaux, Protocole daccord)

1er dcaissement

CDP/CTP

Rapport semestriel dactivit/


PAO/Etat financier

Dcaissement suivant

Excution
Activits acheves ?

Achvement du projet
Clture

Non

Rapport final
tat financier

XII Suspension du projet


1 Critres de suspension
Dans le cas o apparat une violation des clauses du contrat de projet, ou sil apparat que les conditions
dexcution du projet se sont modifies au point que, de lavis du Directeur excutif, le bon
accomplissement du projet est dsormais improbable, lOIBT pourra, par avis crit, suspendre tous
les dcaissements de fonds en lattente dun examen.

2 Procdure de suspension
Le Directeur excutif pourra suspendre le dcaissement de fonds de lOrganisation un avant-projet
ou un projet si lusage qui en est fait savre contraire au document de projet ou en cas de fraude, de
gaspillage, de ngligence ou de mauvaise gestion. Le Directeur excutif remet au Conseil sa session
suivante un rapport pour examen. Le Conseil prend toutes mesures qui simposent lissue de ce rapport
et a facult, par scrutin extraordinaire, de mettre un terme son parrainage de tout projet ou avantprojet. LOIBT doit alors informer par les voies officielles le point focal du gouvernement de la
dcision du Conseil de suspendre le projet.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

39

3 Effets de la suspension
Lorsquun financement de projet est suspendu par lOIBT, lagence dexcution doit cesser dengager
toutes dpenses dans des activits, biens et services financs par ces fonds jusqu la reprise des
financements, sauf accord explicite de lOIBT dlivr cet effet. Lagence dexcution doit conserver
tous les biens et les lments dactif prcdemment financs par lOIBT pour le projet et doit donner
avis immdiatement tout sous-traitant dont les services sont rgls par des fonds OIBT de
suspendre ses activits ds que possible, de manire minimiser le cot du projet.

4 Critres et procdures de leve de la suspension


Le gouvernement, travers son point focal OIBT, peut demander de lever une suspension du projet sil
est convaincu que lagence dexcution est intervenue de manire satisfaisante sur les causes de la
suspension et quelle est prte reprendre les oprations du projet. Le Conseil peut alors dcider de
lever la suspension sur recommandation des comits pertinents et du secrtariat.

XIII Mise terme du projet


1 Critres requis pour une mise terme
Conformment larticle 31 des Rglement financier et Rglement relatif aux projets , le CIBT a
facult, sous rserve dun avis crit, de mettre un terme son approbation et son financement du
projet , en particulier dans les cas o il est convaincu que les critres suivants nont pas t respects :
(a) les ressources financires mises la disposition du projet sont dtournes de leur objet, tel titre
que ce dtournement compromet le bon accomplissement des objectifs du projet ; ou
(b) les moyens techniques et/ou le personnel mis disposition pour excuter le projet sont dtourns
de leur objet, tel titre que ce dtournement compromet le bon accomplissement des objectifs du
projet ; ou
(c) le maintien de son approbation et de son financement ne servirait plus les objectifs du projet.

2 Procdure de mise terme du projet


En se fondant sur les critres de mise terme des projets, le Secrtariat de lOIBT prsente la session
du CIBT une proposition de mise terme dun projet ou avant-projet . Par scrutin extraordinaire, le
CIBT peut mettre un terme ce projet en se fondant sur la recommandation du Secrtariat de lOIBT.
Le gouvernement de lAgence dexcution sera inform par lOIBT de la dcision du CIBT de terminer
le projet.

3 Effets de la mise terme dun projet


En cas de dcision de mettre un terme un projet approuv et financ par le CIBT, le projet interrompra
toutes ses oprations la rception de la lettre de mise terme manant de lOIBT et tout reliquat
des ressources que lOIBT avait mises la disposition du projet doit tre restitu lOIBT en mme
temps quune dclaration daudit final dans les trois mois suivant la mise terme du projet.

XIV Achvement du projet


1 Rapport dachvement et prennisation des acquis du projet
lachvement du projet, lagence dexcution doit produire une premire valuation de ses rsultats
et ralisations et prsenter lOIBT un rapport dachvement. Le rapport dachvement est le dernier
rapport du projet rcapitulant, lachvement du projet, tous les lments inscrits au projet en les

40

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

confrontant leur excution effective, ainsi que les rpercussions et la prennisation attendue des
acquis du projet lissue de son accomplissement, en sattachant plus particulirement aux diffrences
les plus importantes entre la ralisation du projet telle avait t planifie et celle qui a eu lieu dans
les faits, et les enseignements qui peuvent en tre tirs. Le rapport dachvement rsume les activits, les
apports et les dpenses, les produits obtenus et les objectifs atteints, pendant toute la phase dexcution
et met en exergue les diffrences entre les lments de projet envisags dans la planification et ceux ayant
t raliss, en se rfrant au document de projet originel. Le rapport doit proposer une rflexion rtrospective
sur le processus de dfinition du projet, les objectifs fixs et la stratgie dexcution choisie.
Cest sur le rapport dachvement que se fonde le Secrtariat de lOIBT pour rendre compte aux Comits
et au Conseil des projets achevs. Sil est dcid dorganiser par la suite une valuation postriori, ou
si une telle valuation est dj prvue dans le contrat de projet, le rapport dachvement sera un des intrants
fournis cette valuation, laquelle doit tre mene en accord avec les directives sur lvaluation des
projets prsentes dans la partie B du Manuel OIBT de suivi, examen, rapports et valuation des projets
(3me dition, 2008). Un modle de rapport dachvement est prsent en annexe E du manuel.

2 Rapports techniques
Lagence dexcution doit soumettre lOIBT les rsultats des divers thmes de recherche, dveloppement
et expriences pilotes sous forme de rapports techniques. Les rapports techniques ncessaires seront
spcifis dans le document de projet et le contrat de projet dans leur thmatique, champ dapplication
et date de soumission.
Le contenu de tout rapport technique est de nature scientifique et technique. Il prsente les procdures
et mthodes adoptes, les donnes constitues, les rsultats atteints et les conclusions auxquelles ont est
parvenu. La finalit dun tel rapport est de transmettre dautres personnes et institutions les connaissances
techniques et scientifiques acquises grce aux projets financs par lOIBT. La diffusion de ces informations
requiert la mise disposition des donnes y affrentes de manire prcise et concise. Les rapports techniques
peuvent tre prsents en fichiers lectroniques installs sur le site web de lOIBT et tlchargeables.
Lannexe D du Manuel OIBT de suivi, examen, rapports et valuation des projets (3me dition, 2008)
prsente un modle de prparation dun rapport technique.

3 Vrification sur le terrain des produits et ralisations


LOIBT et le point focal du pays doivent effectuer une vrification sur le terrain des produits et ralisations
du projet dans le cadre de leurs fonctions dexamen, suivi et valuation. Il est tout fait dterminant
au stade daccomplissement du cycle du projet de valider les ralisations et impacts indiqus dans le
rapport dachvement et les rapports techniques. Ils peuvent pour ce faire recourir des observations
de reconnaissance sur le terrain, lchantillonnage et des entretiens individuels avec des acteurs
la station du projet, en plus de lexamen des rapports y affrents du projet. Les conclusions et
recommandations peuvent fournir lagence dexcution loccasion de mesures correctrices avant la
clture officielle du projet ou enchaner ces mesures dans une autre phase ou des projets de suivi.

4 Rle des Comits


Les Comits de lOIBT ont en charge la vrification que les conditions requises pour dclarer un projet
achev sont runies. Ils peuvent prendre linitiative dun examen plus pouss que lOIBT effectuera
et qui portera sur des ralisations et rpercussions du projet ; ils peuvent aussi dcider dun audit
confi au responsable financier de lOIBT si ncessaire, aux termes duquel seront passs en revue les
pices justificatives des dpenses.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

41

5 Conditions techniques et financires requises pour lachvement du projet


Un projet ou un avant-projet peuvent tre considrs comme achevs lorsque le rapport dachvement
et la dclaration daudit final remis par lagence dexcution ont t examins et approuvs par les
Comits concerns.

XV Clture du projet
Le secrtariat de lOIBT procde la clture du compte du projet dans les livres et registres financiers
de lOIBT aprs : i) lapprobation du projet achev par le Comit concern ; ii) la rception des tats
financiers audits finals jugs satisfaisants ; et iii) la rception du reliquat de fonds, le cas chant, remis
par lagence dexcution.
Le reliquat financier dans le compte OIBT du projet achev, le cas chant, comprend a) le solde non
employ des crdits allous au budget de suivi et valuation OIBT ; et b) tout autre reliquat financier
non utilis par lAgence dexcution.
Dans les livres de lOIBT, le compte du projet achev est cltur lissue du virement de ces fonds non
utiliss de ce compte comme suit [Dcision ...(XXXVIII)] : a) reliquat financier du suivi et valuation
OIBT au Compte regroup des valuations postriori sous rserve du consentement des membres
bailleurs de fonds concerns, en vue du financement ultrieur du programme rgulier des valuations
postriori approuves par le Comit concern ; et b) les autres fonds rsiduels au compte du ou des
bailleurs de fonds concerns (habituellement, ces fonds sont par la suite raffects par les membres
bailleurs de fonds au financement de projets approuvs).

42

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

ANNEXE A C
 ATGORIES DE DCISIONS :
PANEL DEXPERTS
Les catgories de dcisions ont t modifies pour prendre en compte la Dcision 4(XXV) Poursuite
du renforcement et de la rationalisation des travaux des Comits Annexe A, IV. valuation et
approbation, o le Panel dexperts est invit transmettre aux Comits les seules propositions
ncessitant des modifications mineures ou ne ncessitant aucune modification, et la Dcision 8(XXV)
Gestion du Fonds pour le Partenariat de Bali , au point (4.) de laquelle le mandat du Panel
dexperts est largi lidentification des projets, avant-projets et activits admissibles un financement
par le Fonds pour le Partenariat de Bali en fonction des critres annexs la Dcision.
1. Le Panel dexperts a conclu que, moyennant lincorporation des amendements mineurs indiqus, la
proposition de projet (ou davant-projet) pouvait tre recommande au Comit pour apprciation
dfinitive. De lavis du Panel dexperts, cette proposition de projet (ou davant-projet) est admissible
un financement par le Fonds du Partenariat de Bali conformment la Dcision 8(XXV)].)
2. Le Panel dexperts a conclu que cette proposition de projet (ou avant-projet) requiert des modifications
essentielles (ncessaires sa russite), et le Panel dexperts devra valuer la proposition de projet
(ou davant-projet) modifie avant de pouvoir la recommander lapprciation dfinitive du Comit.
3. Le Panel dexperts a conclu quun remaniement de la proposition de projet (ou davant-projet) tait
indispensable, et le Panel dexperts devra valuer la proposition remanie avant de pouvoir la
recommander lapprciation du Comit.
4. Le Panel dexperts a conclu quun avant-projet (dun cot total ne dpassant pasdollars US)
tait ncessaire pour valuer la situation et la viabilit des travaux proposs ainsi que pour lventuelle
formulation dune proposition de projet.
a : (Cette proposition davant-projet pourrait tre recommande lapprciation dfinitive du
Comit.)
b : (Le Panel devra valuer la proposition davant-projet avant de pouvoir la recommander
lapprciation du Comit.)
5. Le Panel a conclu quil ne pouvait pas recommander la proposition de projet (ou davant-projet)
modifie ou rvise et il la soumet au Comit pour plus ample apprciation.
6. Le Panel dexperts a conclu que (, sous sa forme actuelle), la proposition de projet (ou davant-projet)
ntait pas suffisamment en rapport avec le mandat de lOIBT. (Le Panel encourage lorganisme
qui la soumise rechercher le concours dautres sources pour ce projet.)
7. Le Panel dexperts a conclu que linformation fournie tait insuffisante pour valuer convenablement
la proposition de projet (ou davant-projet).

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

43

ANNEXE B D
 OCUMENTS DE TRAVAIL RELATIFS AU
NOUVEAU SYSTME DVALUATION
DES PROJETS
Appendice B.1
Critres dadjudication, indicateurs de qualit et tableaux de notation servant
lvaluation des nouvelles propositions de projets et davant-projets
Tableau rvis des critres dadjudication des propositions de projets OIBT
Pertinence
Pertinence lOIBT

Indicateurs qualificatifs :
(i) contribution lexcution des objectifs
de lAIBT et du Plan daction de lOIBT,
notamment de ses domaines prioritaires,
savoir contribution directe la ralisation
de lObjectif 2000
(ii) explication dans la proposition de projet
des conditions que celui-ci instaurera en
faveur dune production de bois caractre
durable, de la transformation rentable du
bois, et dune meilleure connaissance des
marchs
(iii) valeur dite de rayonnement, savoir que
les produits du projet sont rplicables ou
transposables, quils offrent un intrt
pour des pays tiers, en sus du pays dposant
la proposition de projet, et quils leur sont
assimilables

Conformit aux
politiques nationales
correspondantes dans
le pays

Indicateurs qualificatifs :
(i) lments attestant de la contribution du
projet la poursuite et la ralisation des
politiques et programmes nationaux,
ou llaboration de ces programmes
(ii) volet renforcement des capacits et
formations

1 Processus dlaboration du projet (susciter lappropriation)


1.1 Origine des
informations et des
sources utilises

Indicateurs qualificatifs :
(i) mention prcise des rsultats utiles de
tous projets ou avant-projets prcdents
(ii) qualit et diversit des sources
dinformation

44

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

1.2 Implication des


acteurs et analyse
du problme

1.2.1 Identification et
analyse des acteurs

Indicateurs qualificatifs :
(i) description du processus didentification
des acteurs par ex. Organismes publics
collaborateurs, organisations, entreprises,
ONG ou communauts
(ii) analyse de la dpendance de lexcution
du projet envers les acteurs
(iii) description du rle potentiel des acteurs
identifis

1.2.2 Implication des


acteurs cl aux stades
de la formulation et de
lexcution du projet

Indicateurs qualificatifs :
(i) rfrence aux avis et apports de
reprsentants des divers acteurs
considrs, et de la manire dont ces
apports seront pris en compte
(ii) claire indication du degr daccord sur
lintrt quoffre la proposition de projet
(iii) lments attestant de la manire dont
tous les acteurs ont influ sur le mode
dlaboration du projet et la teneur de
la proposition de projet
(iv) description de la manire dont les acteurs
se trouveront associs lexcution du
projet et lments probants cet gard
(voir galement 2.6.1)
(v) lments attestant dune implication et dun
engagement prcoces des organismes
collaborateurs
(vi) sagissant des populations riveraines,
conformit avec lannexe B du manuel
OIBT de formulation des projets

1.2.3 Analyse rationnelle Indicateurs qualificatifs :


du problme
i) Analyse logique et comprhensible du
problme, traitant les causes et non
seulement les symptmes
(ii) Rationalit de larbre des problmes
2 Structure et contenu de la proposition de projet
2.1 Stratgie dexcution
et valeur stratgique

Indicateur qualitatif :
(i) dmarche et stratgie de mise en uvre
dfinies et justifies
(ii) complexit de la proposition de projet
(organigramme du projet, politiques
suivies et environnement administratif)
(iii) importance du site ou de la situation
et accessibilit
(iv) situation socioconomique du lieu
de droulement du projet, et
(v) choix des partenaires du projet

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

45

2.2 Aspects scientifiques


et techniques

Indicateurs qualificatifs :
(i) rfrence un examen des travaux et
dossiers publis, sources des donnes
et technologies dominantes
(ii) analyse approprie de ltat actuel
des techniques et aspects scientifiques
(iii) usage adapt des technologies et
mthodologies scientifiques

2.3 Cohrence interne : 2.3.1 Rationalit


analyse du problme/ du cadre logique
cadre logique et budget

Indicateurs qualificatifs :
(i) cohrence et lien logique entre
problmes identifis et objectifs
de dveloppement et spcifiques
(ii) prcision et pertinence de lobjectif de
dveloppement et des objectifs spcifiques
(iii) objectif spcifique bien centr et ralisable
(iv) cohrence entre problmes identifis et
objectifs dfinis, entre objectifs spcifiques
et produits, et entre produits et activits
(v) de bons indicateurs dans le cadre logique
pour les objectifs spcifiques et les produits

2.3.2 Apports et budget Indicateurs qualificatifs :


(i) les ressources affectes au projet sont
suffisantes pour lobtention des produits
(ii) postes budgtaires correspondant aux
activits
(iii) cots unitaires justes
(iv) valuation raliste des contributions
des partenaires et des organismes de
financement
2.4 Hypothses
et risques

2.4.1 Hypothses
et risques

Indicateurs qualificatifs :
(i) une estimation est faite de la probabilit
que les hypothses se raliseront
(ii) les risques sont lis aux hypothses, sont
bien dfinies et labores

2.4.2 Des mesures sont Indicateurs qualificatifs :


prises en vue dattnuer (i) des conditions ont t cres pour se
les risques
prmunir contre les risques ou les attnuer
(ii) lanalyse des risques en phase de
planification dbouche sur des stratgies
de veille permanente durant la phase
dexcution (voir galement 3.3.2
Suivi et tablissement des rapports)

46

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

2.5. Impact

2.5.1 Impact
environnemental

Indicateur qualitatif :

2.5.2 Impacts sociaux

Indicateur qualitatif :

(i) le projet amliore la qualit de


lenvironnement. Dans le cas contraire,
devraient tre mentionnes une analyse
dimpact environnemental et des mesures
attnuatrices dimpact
(i) description des avantages potentiels
pour les acteurs et la manire dont
leurs intrts pourront en tre affects
(ii) le projet amliore les conditions sociales
des bnficiaires viss ; dans le cas
contraire, il doit tre fait rfrence
lanalyse dimpact social et aux mesures
attnuatrices qui doivent tre prises

2.5.3 Impacts
conomiques

Indicateurs qualificatifs
(i) description des avantages potentiels
pour les acteurs et la manire dont
leurs intrts pourront en tre affects
(ii) le projet amliore les conditions
conomiques des bnficiaires viss. Si
tel nest pas le cas, il doit tre fait rfrence
une analyse dimpact conomique et
des mesures dattnuation dimpact

2.6 Reprise et
prennisation

Indicateurs qualificatifs :
2.6.1 Reprise ou
appropriation court
(i) degr de participation relle des acteurs
terme et mise en
la formulation et lexcution de la
application des produits
proposition de projet (voir galement 1.1.2)
par les bnficiaires
(ii) mesures devant tre proposes
viss (pouvoirs publics,
pour assurer un effet positif et une
population riveraine,
appropriation des connaissances et
secteur priv)
rsultats issus du projet
(iii) stratgie de diffusion raliste et
conue sur mesures pour les diffrentes
catgories cibles
(iv) Prsence dans la proposition de projet
dun volet formation et vulgarisation

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

47

2.6.2 Prennit
(fonctionnement
long terme)

Indicateurs qualificatifs :
(i) une stratgie daprs projet est prsente
contenant les lments ci-dessous
(ii) esquisse densemble sur les activits devant
tre excutes aprs lachvement du
projet, par exemple lentretien des
quipements et installations, la mise
en uvre des procdures et concepts
nouveaux etc.
(iii) indication des acteurs ou partenaires
qui devraient intervenir dans les
programmes complmentaires
(iv) indication du nombre des acteurs
ncessaires et de leur capacit requise
(v) indication de la capacit qualitative et
des moyens disponibles pour prolonger
lactivit
(vi) disponibilit des instruments sociaux,
financiers et institutionnels propres
garantir la prennit

3 Aspects organisationnels
3.1 Exprience, fiabilit 3.1.1 Agence dexcution Indicateurs qualificatifs :
et qualit de lagence
(i) lagence dexcution compte son actif
dexcution ainsi que
la gestion de projets ou est assiste
des sous-traitants et
dun chef de projet expriment
des organismes
(ii) lments attestant de la participation
collaborateurs
passe du personnel la formulation
de projets
3.1.2 Sous-traitants et
Indicateur qualitatif :
organismes collaborateurs (i) la proposition de projet mentionne
clairement quels acteurs sont associs
lexcution du projet et comporte des
lments qui attestent de leur engagement
et de leur capacit (de gestionnaire)
accomplir un cahier de charges
3.2 Structure
organique du projet

Indicateurs qualificatifs :
(i) organigramme clair, mentionnant les
attributions respectives et les rapports
hirarchiques
(ii) blocs dactivits dont lexcution incombe
lagence dexcution et chacun des
organismes collaborateurs
(iii) dispositifs organisationnels et
gestionnaires spcifiques, coordination,
comit directeur

48

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

3.3 Chronogramme,
3.3.1 Chronogramme
Plan dexcution par
et PEA
anne (PEA), actions
de surveillance et
rapports de veille/suivi

3.3.2 Actions et
rapports de veille/suivi

Indicateur qualitatif :
(i) bonne construction des organigrammes,
du chronogramme et de lenchanement
des activits. Dans le cas des projets
dune dure suprieure 24 mois, un
plan dexcution par anne (PEA) doit
tre produit (sans pour autant tre
ncessairement prsent dans la
proposition)
Indicateurs qualificatifs :
(i) (un plan de suivi ou de veille interne
fait partie du plan des travaux
(ii) des dispositifs efficaces de veille et de
production de rapports sagissant des
risques internes et externes, et permettant
des rponses appropries et sans dlais
aux risques et possibilits nouvelles
(iii) valuation de rsultat

Appendice B.II
Critres dadjudication des propositions davant-projets de lOIBT
1 Pertinence du projet futur (produit principal)
1.1 Objectif de
dveloppement et
objectifs spcifiques du
projet futur intressant
lOIBT et le pays
soumissionnaire

Indicateurs qualificatifs :
(i) le projet contribuera la ralisation des
objectifs de lAIBT et du Plan daction de
lOIBT, en particulier ses domaines
prioritaires, notamment de par sa
contribution directe la ralisation de
lObjectif 2000
(ii) la proposition de projet envisage
expliquera les conditions que celui-ci
crera en faveur de la gestion durable
des forts productrices de bois, de la
transformation efficiente du bois et pour
une meilleure connaissance du march
(iii) valeur dite de rayonnement, savoir que
les produits du projet offrent un intrt
pour des pays tiers en sus du pays
soumettant, et quils leur sont assimilables
(iv) lments attestant de la contribution du
projet la poursuite et la ralisation des
politiques et programmes nationaux, ou
llaboration de ces programmes

1 Analyse du problme
1.1 Analyse prliminaire
du problme

Indicateur qualitatif :
(i) analyse prliminaire logique et
comprhensible des problmes
traiter par le projet futur
Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

49

2 Comblement des lacunes dans linformation et gense dune appropriation (activit principale)
2.1 Implication des
catgories cibles et
organismes
collaborateurs
pressentis

Indicateurs qualificatifs :
(i) procdures rationnelles didentification
et de consultation des communauts
locales, organismes collaborateurs,
gouvernement, secteur priv, ONG
(ii) description des mthodes permettant de
susciter une appropriation et motivant
des engagements, et indicateurs attestant
de lincidence de ces consultations sur la
proposition de projet

2.2 Examen des textes


et de la documentation
publis

Indicateurs qualificatifs :
(i) analyse des besoins en matire dinformation
(ii) qualit et diversit des sources dinformation

3C
 ohrence : Rationalit du cadre logique, du budget et du plan des travaux de la
proposition davant-projet
3.1 Cadre logique

Indicateur qualitatif :
(i) cohrence entre les problmes identifis
dans la formulation de la proposition de
projet et les objectifs spcifiques de la
proposition davant-projet (ces derniers
ne sont pas les objectifs spcifiques
prliminaires de la proposition de projet
elle-mme), entre les objectifs spcifiques
de la proposition davant-projet et ses
produits, et entre ses produits et ses activits

3.2 Apport et budget

Indicateurs qualificatifs :
(i) les ressources alloues lavant-projet
sont suffisantes pour la dlivrance des
produits
(ii) postes budgtaires correspondant aux
activits
(iii) cots unitaires justes
(iv) valuation raliste des contributions
des partenaires et des organismes de
financement

3.3 Plan de travail

Indicateurs qualificatifs :
(i) bonne construction des organigrammes,
du chronogramme et de lenchanement
des activits
(ii) cohrence entre activits, fonds et
moyens disponibles

50

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Tableau de notation rvis propositions de projets OIBT PD :


Panel dexpert :

Date :

Nom de lvaluateur :
Profession/degr de formation :

PD
Notes

Intitul :

Scores

Seuil

Seuil
atteint?
Oui/Non

Pertinence
Pertinence lOIBT

Oui/Non

Conformit aux politiques nationales


correspondantes dans le pays

Oui/Non

Aspect 1. Processus dlaboration du projet (20)


1.1 Origine des informations et des sources utilises
1.2 Implication des acteurs et analyse du problme

10

Oui/Non

2.3.1 Cadre logique

Oui/Non

2.3.2 Apports et budget

Oui/Non

Oui/Non

1.2.1 Identification et analyse des acteurs


1.2.2 Implication des acteurs
1.2.3 Analyse du problme
Aspect 2. Contenu de la proposition de projet (55)
2.1 Stratgie dexcution
2.2 Aspects scientifiques et techniques
2.3 Cohrence : grille logique et budget

2.4 Hypothses et risques


2.4.1 Hypothses et risques
2.4.2 D
 es mesures sont prises en vue dattnuer
les risques
2.5 Impact
2.5.1 Impact environnemental
2.5.2 Impacts sociaux (bnficiaires)
2.5.3 Impact conomique
2.6 Prennit
2.6.1 R
 eprise ou appropriation court terme et
mise en application des produits
2.6.2 P rennit (fonctionnement long terme)

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

51

Seuil

Seuil
atteint?
Oui/Non

Oui/Non

75

Oui/Non

PD
Notes

Intitul :

Scores

Aspect 3. Aspects organisationnels (25)


3.1 E xprience, fiabilit et qualit de lagence
dexcution et des organismes collaborateurs
3.1.1 Agence dexcution
3.1.2 S ous-traitants et collaborateurs
3.2 Structure organique du projet
3.3 C
 hronogramme, actions de surveillance et rapports
3.3.1 Chronogramme et plan dexcution
annuel (PEA)
3.3.2 Actions et rapports de veille/suivi
Proposition de projet dans son ensemble (100)
Signification des notes :
0 = chec
1 = trs faible

2 = faible

3 = moyen

4 = bien

5 = excellent

Grille de classement des propositions :


1) La proposition est recommande au Comit avec intgration damendements.
2) La proposition ncessite des modifications indispensables et doit tre renvoy ses
auteurs.
3) La proposition nest pas accepte car une proposition davant-projet est ncessaire qui
devra, selon ce quindique le Panel dexperts, tre soumise au Panel dexperts ou
directement au Comit.
4) La proposition nest pas recommande mais transmise au Comit avec la
recommandation de ne pas lapprouver. Justification doit tre fournie aux auteurs et au
Comit (par exemple la proposition natteint pas les seuils en cas de proposition rev.2 ;
projets non pertinents ; projet comportant des informations insuffisantes, etc.)

52

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Tableau de notation rvis Proposition davant-projet OIBT PPD :


Panel dexpert :

Date :

Nom de lvaluateur :
Profession/degr de formation :
PD
Notes

Intitul :

Scores

Seuil

Seuil
atteint?
Oui/Non

Pertinence au futur projet (produit principal)


Pertinence lOIBT et au pays

Oui/Non

Aspect 1. Analyse du problme (5)


1.1 Analyse prliminaire du problme
Aspect 2. Comblement des lacunes dans
linformation et gense dune appropriation
(activit principale) (10)
2.1 Implication des catgories cibles et
organismes collaborateurs pressentis

Oui/Non

Oui/Non

23

Oui/Non

2.2 Examen des textes et de la documentation


publis
Aspect 3. Rationalit du cadre logique, du
budget et du plan des travaux (15)
3.1 Rationalit du cadre logique
3.2 Apport et budget
3.3 Plan des travaux
Proposition davant-projet dans son ensemble (30)
Signification des notes :
0 = chec
1 = trs faible

2 = faible

3 = moyen

4 = bien

5 = excellent

Grille de classement des propositions :


Categorie 1 : propositions ayant ralis un score gal ou suprieur 75 pour cent du
score maximal en atteignant tous les seuils (des amendements mineurs
pouvant encore y tre apports) ;
Categorie 2 : propositions dont le score total se situe dans la tranche 50 75 pour
cent atteignant au moins le seuil de pertinence.
Categorie 3 : propositions qui natteignent pas le seuil du critre de pertinence ou dont
le score total est infrieur 50 pour cent du score total maximal.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

53

DIAGRAMME DE CIRCULATION POUR LE CLASSEMENT DES PROJETS

Seuil de pertinence
lOIBT atteint

Score total 75%

Score total 50%

Tous les seuils


sont atteints Sauf 2

Seuils de
participation des
acteurs et danalyse
du problme
atteints

Les seuils non atteints ne doivent


pas tre :
Participation des acteurs/
analyse du problme,
Durabilit

54

Option 1
Justification
spcifique requise

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Option 2
Justification
spcifique requise

ANNEXE C DCISION 4(XXX)


GESTION DU SOUS-COMPTE B DU FONDS DU PARTENARIAT DE BALI
Le Conseil international des bois tropicaux,
Rappelant sa Dcision 9(XXVII) sur lattribution de priorits dans les actions, avant-projets et projets financs
par le Sous-compte B du Fonds du Partenariat de Bali et de leur contrle ; et la Dcision 6(XXVI) sur la
gestion du Fonds du Partenariat de Bali et le financement dactions dfinies par lactuel Plan daction OIBT ;
Notant que le mcanisme servant lattribution de priorits dans les actions, avant-projets et projets
financs par le Sous-compte B du Fonds du Partenariat de Bali, et leur contrle, tel que mis en place
aux termes de la Dcision 9(XXVII) doit tre revu la trentime session du Conseil ;
Prenant acte du rapport du Groupe de travail intersession charg des questions financires et administratives
[CFA(IX)/7], dans lequel il est recommand que le Sous-comit du Sous-compte B du Fonds du Partenariat
de Bali soit constitu en groupe de travail du Conseil, pour porter dsormais lappellation de Panel
du Sous-compte B du Fonds du Partenariat de Bali (FPB) et rendre compte directement au Conseil ;
Prenant acte galement des recommandations mises par le Comit financier et administratif sa
neuvime session concernant lexamen du rapport du Groupe de travail intersession charg des questions
financires et administratives ;
Dcide de :
1. Concrtiser les Dcisions 6(XXVI), 9(XXVII) et les recommandations du Groupe de travail intersession
sur les questions financires et administratives, en mettant en uvre le mcanisme suivant:
i. Mettre en place, chaque session, un Panel du Sous-compte B du Fonds du Partenariat de Bali
(FPB) qui rendra compte directement au Conseil ;
ii. Ce Panel sera prsid par le Prsident du CFA, et compos de:
(a) trois reprsentants de membres consommateurs qui sont bailleurs de fonds principaux au
Fonds du Partenariat de Bali ;
(b) trois reprsentants de membres producteurs, un de chaque rgion gographique ; et
(c) le Directeur excutif ;
iii. Durant les sessions du Conseil, le Panel examinera les actions ou activits, les avant-projets et
projets admissibles un financement par le Sous-compte B du Fonds du Partenariat de Bali ;
iv. Le Panel attribuera des rangs de priorit aux projets de dcision en prenant en compte les
Critres et Priorits de financement des actions ou activits, avant-projets et projets par le
Sous-compte B du Fonds du Partenariat de Bali, exposs en annexe la prsente Dcision ;
v. Le Panel prendra en compte, en consultation avec le Secrtariat, la ncessit de fixer un plafond
(par session ou par anne) aux crdits affects aux activits, avant-projets et projets approuvs,
cela au vu du caractre limit des ressources du Sous-compte B du Fonds du Partenariat de Bali ;
dans les dlibrations du Panel, seront appliques les procdures fixes pour le Compte spcial
aux termes du Chapitre VI de lAIBT de 1994 ;
vi. Le Panel transmettra sa liste des priorits, comprenant les attributions de crdits, et en saisira
le Conseil ;
vii. Le Panel se runira galement durant les sessions du Conseil pour contrler et examiner la gestion du
Sous-compte B, et le droulement des actions, avant-projets et projets financs par ce Sous-compte ;
2. Prier les Consultants et le Groupe dexperts engags dans lactivit PA/29-98 Nouveau Plan
daction de lOIBT [Dcision 11(XXIX)] de passer en revue les actions prioritaires identifies
par le Conseil dans sa Dcision 8(XXV) et dans le Plan daction OIBT de Libreville afin de sassurer
Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

55

quelles conservent leur pertinence dans les futurs Plans daction de lOIBT. Les actions prioritaires
rvises qui auront t identifies serviront de critres au Panel dans sa dtermination des priorits
de financement ; et
3. Encourager vivement les Membres oprer des contributions au Fonds du Partenariat de Bali,
et en particulier son Sous-compte B.

ANNEXE
Critres et priorits de financement des actions ou activits, avant-projets et projets
par le Sous-compte B du Fonds du Partenariat de Bali
Le Panel du Sous-compte B du Fonds du Partenariat (FPB) examinera et recommandera des actions ou
activits, avant-projets et projets non spcifiques des pays, conus pour assister directement les membres
producteurs de bois tropicaux raliser lobjectif de lalina d) de larticle premier de lAIBT de 1994 Renforcer la capacit des membres dexcuter une stratgie visant ce que, dici lan 2000, les exportations
de bois et de produits drivs des bois tropicaux proviennent de sources gres de manire durable ;
Les activits admissibles 1 satisferont aux critres suivants :
(i) tre conues en rapport avec lexcution des activits sinscrivant dans les buts du Plan daction de
lOIBT et qui sont non spcifiques des pays.
(ii) tre bnfiques au plan mondial ou rgional.
Parmi les activits admissibles, priorit sera accorde aux activits suivantes:
(i) Activits approuves dans des Dcisions du Conseil en rapport direct avec la promotion de lamnagement
forestier durable et entrant dans le cadre dun ou plusieurs des domaines prioritaires dfinis par les dcisions
du Conseil et le Plan daction de lOIBT 2 dont la liste est donne ci-aprs:
Adoption dune politique forestire et application des lois ;
Constitution et scurisation dun domaine forestier permanent ;
Rduction des dgts infligs par les extractions de bois duvre lenvironnement physique et
social et lcosystme forestier ;
Formation de la main-duvre destine acclrer la mise en oeuvre de lexploitation forestire
faible impact ;
Obtention dune production assurant un dosage optimal de biens et de services et limitant les
rcoltes de bois duvre un niveau de capacit et un rythme dextraction prennisables ; ET
(ii) Avant-projets et projets approuvs, ayant t formuls et soumis par un Comit au moins en
rponse une recommandation du Conseil ; ET
(iii) Activits que le Panel est unanime considrer comme urgentes.
Le Panel assignera des rangs de priorit aux activits, avant-projets et projets admissibles, et recommandera
au Conseil une liste prioritaire pour examen en fonction des critres et conditions dadmissibilit et de
priorit explicits ci-dessus.
Le Panel formulera galement ses recommandations en prenant en compte les ressources disponibles
dans le Sous-compte B du FPB cette session.
Le Panel sefforcera de prendre ses dcisions de recommandations dadmissibilit et de priorits
lunanimit. Si lunanimit ne peut tre obtenue, le Panel prendra ses dcisions et formulera ses
recommandations par majorit simple.
1
2

56

Activits dsigne ici les actions ou activits, avant-projets et projets.


Les domaines de priorits seront actualiss afin de reflter les domaines prioritaires rviss qui seront adoptes dans
les nouveaux Plans daction OIBT.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

ANNEXE D MODLE DE CONTRAT DE PROJET


MODLE DE CONTRAT DE PROJET
entre
LORGANISATION INTERNATIONALE DES BOIS TROPICAUX (OIBT)
et
LE GOUVERNEMENT DE [nom du pays ]
et
[agence dexcution ]

PORTANT SUR LEXECUTION DU PROJET [numro didentification du projet]


[ intitul du projet ]
ATTENDU QUE :
A. Le Conseil international des bois tropicaux (ci-aprs dsign comme CIBT ) a approuv le projet
[numro didentification du projetintitul du projet], (ci-aprs dsign comme le projet ),
et lOrganisation internationale des bois tropicaux (ci-aprs dsigne comme OIBT ) souhaite
mettre la disposition du Gouvernement de [nom du pays] [Agence dexcution ]
des fonds dun total suprieur [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis seulement)], dans
le but de raliser le projet susdit comme prvu au prsent Contrat ;
B. Le Gouvernement de [nom du pays] (ci-aprs dsign comme le gouvernement ) a fait
connatre sa volont de faciliter lexcution du projet sur son territoire ;
C. Il a t convenu que [agence dexcution] (ci-aprs dsigne comme lAgence dexcution )
excutera le projet ;
D. [Il a t convenu que lAgence dexcution contribuera au projet hauteur de [US$ XXX XXX,XX
(dollars des tats-Unis seulement)] ].

LES PARTIES conviennent donc prsent de ce qui suit :

ARTICLE I
Dfinition du projet
Section 1.01 : le document de projet [numro didentification du projet], (ci-aprs dsign
comme le Descriptif du projet) ci-attach en appendice, fait partie du prsent Contrat et rgit le
champ dapplication et les modalits du projet, sous rserve de tous claircissements ultrieurs et
dispositifs supplmentaires qui pourront tre convenus entre les Parties.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

57

ARTICLE II
Excution du projet
Section 2.01 : lAgence dexcution est charge de raliser le projet conformment au Descriptif du projet,
un plan des travaux dtaill couvrant la dure du projet [premier plan annualis des oprations] et un
premier plan approuv par lOIBT, assortis de toutes dispositions supplmentaires pouvant tre convenues
entre les Parties.
Section 2.02 : lAgence dexcution ralise le projet selon les termes des Rgles et procdures sappliquant
aux projets de lOIBT , du Manuel de suivi, examen et valuation des projets (troisime dition, 2008),
du Manuel OIBT des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT (2008), du
Rglement financier et rglement relatif aux projets de lOIBT et des Directives de lOIBT sur la
slection et lemploi de consultants, et les Directives pour les achats et le paiement de biens et de services
financs sur le Compte spcial (deuxime dition, 2008).
Section 2.03 : lAgence dExcution est habilite, en conformit avec le document du projet, les
Directives de lOIBT sur la slection et lemploi de consultants , et les Directives pour les achats et
le paiement de biens et de services financs sur le Compte Spcial (2008), et avec laval pralable de
lOIBT, dlguer ou sous-traiter des tches ou des fonctions prcises du projet, dautres consultants,
personnes morales ou institutions qui ne sont pas sous sa supervision ou son contrle quotidiens. Cependant,
une telle dlgation ou sous-traitance ne dchargera pas lAgence dExcution de sa responsabilit ou de ses
obligations envers le projet telles que dfinies dans le Document du projet et le prsent Contrat.
Section 2.04 : la responsabilit de lOIBT ne sera aucunement engage en cas de plainte ou litige survenant
du fait de lexcution du projet, ou qui serait caus par lutilisation de matriels du projet. LAgence
dexcution garantira lOIBT et ses membres, employs et reprsentants contre toutes demandes de
dommages-intrts, actions et procdures en justice ayant pour origine lexcution ou la mise en uvre
du prsent Contrat et les dgagera de toute responsabilit ce titre.
Section 2.05 : lAgence dexcution fait tout son possible pour que le projet soit excut dans le respect de
ses chances, dans les limites du budget convenu, et dune manire qui conduise la ralisation de ses objectifs.
Section 2.06 : un Comit directeur de projet sera constitu [Comit technique du projet]. Le
Comit directeur [Comit technique du projet] devra comprendre : un reprsentant de lOIBT, au moins
un reprsentant de lAgence dexcution et au moins reprsentant du ou des gouvernements qui accueillent
le projet et lexcutent. De plus un reprsentant du ou des gouvernements bailleurs de fonds du projet,
sils souhaitent y participer, et au moins un reprsentant des organismes et agences collaborant au
projet pourront tre invits devenir membres du Comit. Le Comit directeur du projet [Comit
technique du projet] se runit au moins une fois par an pour examiner le droulement du projet.

ARTICLE III
Finance
Section 3.01 : les contributions au projet effectues par lAgence dexcution, [et] lOIBT, [
ventuellement le Gouvernement hte et tous autres bailleurs de fonds ] en numraire ou en nature sont
celles nonces aux sections du document de projet consacres au budget et aux dpenses de
fonctionnement.
Section 3.02 : lOIBT sengage, aux termes du prsent Contrat, oprer une contribution dun montant ne
dpassant pas [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis seulement)] aux fins dexcuter le projet.

58

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Section 3.03 : lOIBT effectuera les versements relatifs sa contribution en dollars des tats-Unis,
un compte bancaire distinct [tenu en dollars des tats-Unis], qui sera ouvert pour le projet dans les
livres dune banque de rputation honorable que dterminera lAgence dexcution, suivant les modalits
exposes ci-aprs :
(a) LOIBT fait effectuer le premier versement de [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis
seulement)], la date de signature du prsent Contrat, et aprs que lAgence dexcution a remis
au Directeur excutif de lOIBT les pices suivantes :
(i) Un rapport de lancement approuv par lOIBT, contenant un plan de travail dtaill courant
la dure du projet [et un premier Plan annualis des oprations] approuv par lOIBT, relatif
lexcution du projet ;
(ii) [un exemplaire au moins du Protocole daccord auquel ont souscrit lAgence dexcution et
les organismes collaborateurs et qui dfinit leurs rapports et les rles et attributions dordres
administratif, financier et technique de chacun deux] ;
(iii)une attestation de la slection du ou des consultants ou experts, sil y a lieu, au dbut de
lexcution du projet ; et
(iv) un avis que lexcution du projet est sur le point dtre entame ;
(b) le deuxime versement de [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis seulement)] aprs rception
par lOIBT du premier rapport dactivit semestriel du projet manant de lAgence dexcution
conformment aux procdures de lOIBT, et dune demande de versement justifie en termes
dchances, montants et cots estimatifs inscrits au [Plan annualis des oprations] [Plan des
travaux], en fonction du stade de ralisation atteint cette date et pour la priode o ces fonds
seront utiliss ;
(c) le troisime [et dernier] versement de [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis
seulement)] aprs rception par lOIBT, de la part de lAgence dexcution, du deuxime rapport
dactivit semestriel du projet [et dun rapport daudit financier annuel] produit conformment
aux procdures de lOIBT, et dune demande de versement justifie en termes dchances,
montants et cots estimatifs inscrits au [Plan annualis des oprations] [Plan des travaux], en
fonction du stade de ralisation atteint cette date et pour la priode o ces fonds seront utiliss ;
(d) le quatrime versement de [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis seulement)] aprs
rception par lOIBT du troisime rapport dactivit semestriel du projet manant de lAgence
dexcution, conformment aux procdures de lOIBT, et dune demande de versement justifie
en termes dchances, montants et cots estimatifs inscrits au [Plan annualis des oprations]
[Plan des travaux], en fonction du stade de ralisation atteint cette date et pour la priode o
ces fonds seront utiliss ;
(e) le cinquime et dernier versement de [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis seulement)] aprs
rception par lOIBT du quatrime rapport dactivit semestriel du projet manant de lAgence dexcution,
conformment aux procdures de lOIBT, et dune demande de versement justifie en termes dchances,
montants et cots estimatifs inscrits au [Plan annualis des oprations] [Plan des travaux] et faisant tat
des mesures prises en vue de prenniser les acquis du projet aprs quaura cess lappui apport par
lOIBT.
Section 3.04 : une somme totale de [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis seulement)] est
retenue par lOIBT sur le montant total de la contribution de lOIBT aux fins doprer la prise en charge
des frais de lOIBT et dautres frais comme indiqu ci-aprs :
(a) la somme de [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis seulement)] affecte la prise en
charge des frais de suivi et dexamen engags par lOIBT ;

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

59

(b) la somme de [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis seulement)] affecte la prise en
charge des frais OIBT dvaluation mi-parcours ;
(c) la somme de [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis seulement)] affecte la prise en
charge des frais OIBT dvaluation postriori ;
(d) la somme de [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis seulement)] affecte la prise en
charge des frais OIBT dappui aux programmes ;
(e) la somme de [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis seulement)] devant tre rserve pour
dventuels dcaissements imprvus, qui seront effectus sur demande crite et justifie de
lAgence dexcution ;
(f ) [la somme de [US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis seulement)] affecte au remboursement
au Sous-compte des avant-projets OIBT PPD.. des frais occasionns par la prparation
de lavant-projet.]
Section 3.05 : lAgence dexcution [et/ou le Gouvernement] fournit sans dlai sa contribution de
[US$ XXX XXX,XX (dollars des tats-Unis seulement)] au projet conformment au budget
convenu prsent dans le Document du projet et dans tous amendements ce dernier qui auront
t convenus. LAgence dexcution rend compte immdiatement lOIBT de toutes circonstances
qui mettraient en question sa capacit oprer cette contribution dans sa totalit et temps.
Section 3.06 : la contribution de lAgence dexcution comprend la mise disposition, sans frais pour
le projet, dinstallations de bureau et despaces de bureau adapts toutes les activits du projet, y compris
aux runions entrant dans le cadre du suivi, de lexamen et de lvaluation.
Section 3.07 : sans prjudice des dispositions de toute Section du prsent article, lOIBT nest pas tenue
de dbourser des fonds lAgence dexcution en dpassement de la somme crdite son Compte
spcial et/ou au Fonds pour le Partenariat de Bali reprsentant les contributions affectes ce projet.

ARTICLE IV
Utilisation des fonds
Section 4.01 : les fonds mis disposition par lOIBT aux termes du prsent Contrat servent uniquement
la prise en charge des cots directs du projet impartis lOIBT, ventils dans le budget convenu au
Document de projet. Les fonds allous une rubrique ou sous-rubrique budgtaire ne seront transfrs
aucune autre sans lapprobation pralable expresse de lOIBT. Tous les matriaux, matriels, fournitures et
services acquis ou lous en mobilisant les ressources de lOIBT servent exclusivement lexcution du projet.
Section 4.02 : les fonds non encore mis la disposition de lAgence dexcution par lOIBT ne seront pas
mobiliss par cette dernire, sauf lautorisation pralable de lOIBT dlivre spcifiquement cet effet.
Section 4.03 : tous les biens et services pour lesquels des fonds sont dcaisss par lOIBT sont acquis
dans le respect des Directives OIBT sur la slection et lemploi de consultants et les Directives sur
les achats et le paiement de biens et services , et lAgence dexcution obtient laccord pralable de
lOIBT avant de passer une commande cette effet. LAgence dexcution consulte lavance lOIBT
sur la slection et la nomination de sous-traitants ou consultants individuels employs dans tout
lment des travaux li lexcution du projet, ainsi que sur la nomination des cadres du projet et
sur celle des participants aux activits du projet, parmi lesquelles les sminaires et ateliers.
Section 4.04 : lOIBT recouvrera de lAgence dexcution toutes sommes issues de fonds fournis par
lOIBT qui auront t dpenses des fins ou activits ou suivant des modalits non autorises par
le prsent Contrat. Ces sommes pourront tre dduites de tout versement non encore effectu
lAgence dexcution au titre de la Section 3.03 du prsent Contrat.

60

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

ARTICLE V
Comptes, registres et rapports
Section 5.01 : lAgence dExcution conserve un contrle budgtaire strict sur les fonds qui lui sont
allous par lOIBT pour lexcution du projet, et elle les dtient, en attente de leur dcaissement effectif,
dans un compte bancaire distinct [tenu en dollars] dans les livres dune banque de rputation
honorable.
Section 5.02 : lAgence dexcution prend toutes prcautions contre toute affectation non autorise
des fonds qui lui ont t remis par lOIBT, et elle ne cesse de maintenir des comptes jour et complets
des dpenses engages. LOIBT a facult de demander tout moment lAgence dexcution de lui
remettre un tat financier accompagn des soldes certifis des comptes bancaires du projet, et toute
demande de cet ordre devra tre honore sans dlais.
S ection 5.03 : dans les rapports dactivit du projet et la conclusion du projet, et toutes les fois que
lOIBT en fait la demande aux termes de la section 5.02 ci-dessus, lAgence dexcution remet
lOIBT des relevs de comptes et dutilisation des fonds du projet en rfrence aux rubriques figurant
dans le budget du Document du projet :
(i) lAgence dexcution remet un audit financier audit dans les trois mois suivant la fin de lexercice
financier, pour tous les projets dune dure suprieure ou gale deux ans et dun budget suprieur
200 000 dollars EU ;
(ii) un dernier tat daudit est remis dans les quatre mois suivant lachvement du projet ;
(iii)les comptes du projet sont audits par des vrificateurs aux comptes indpendants et dment
reconnus, nomms cet effet par lAgence dexcution en concertation avec lOIBT ;
(iv) sauf disposition contraire dans la partie OIBT du budget du projet, les fonds de lOIBT ne sont
pas affectables au rglement des missions daudit ;
(v) aux fins du projet, lexercice financier du projet court du 1er janvier au 31 dcembre de chaque anne.
Section 5.04 : si la part des cots rels du projet prise en charge par lOIBT est infrieure celle prvue
dans le budget du projet au titre du prsent Contrat, le solde non dpens lachvement du projet,
comprenant les intrts bancaires acquis, sera restitu lOIBT.
Section 5.05 : lAgence dexcution tablit des procdures adquates pour consigner par crit et
surveiller lavancement physique, technique et financier du projet vers ses objectifs, y compris ses
cots, intrts sur capital et autres bnfices, et en identifiant les biens et services financs par lOIBT.
Section 5.06 : les reprsentants de lOIBT sont habilits visiter toutes installations et tous sites figurant
au projet, et dexaminer les comptes et registres, et les biens et services fournis dans le cadre du projet.
Section 5.07 : sur demande de lOIBT, lAgence dexcution met la disposition de lOIBT toutes
informations relatives lexcution, au financement ou au suivi du projet. En vue dassurer le suivi,
lexamen et lvaluation du projet, lAgence dexcution remet les rapports davancement et les rapports
techniques, ainsi quun rapport dachvement dans la forme, les modalits et suivant le calendrier requis
par lOIBT. LAgence dexcution fournit rapidement lOIBT toutes informations sur les dlais,
vnements ou obstacles susceptibles de compromettre notablement la russite du projet.
Section 5.08 : lAgence dexcution remet tous les ans lOIBT, pendant toute la dure dexcution
du projet :
(i) [annuellement, les Plans dopration annualiss ;]
(ii) [des rapports dactivit mensuels par le biais du Systme OIBT de suivi en ligne ;]

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

61

(iii)des rapports dactivit semestriels (au plus tard le 28 fvrier et le 31 aot) ;


(iv) les tats financiers du projet non audits et les tats de trsorerie concernant la part de financement
OIBT et la part homologue, comme lments du rapport dactivit ;
(v) tous les lments et produits issus du projet, dment attests et tous moyens de vrification au sens
de la Grille du cadre logique, ds leur achvement et leur obtention finale ou selon le calendrier
du projet ;
(vi) un rapport final au plus tard trois mois aprs lachvement du projet.
Les rapports davancement, le rapport dachvement et les rapports techniques [, ainsi que les plans
dopration annualiss,] sont prpars suivant les modles de rapports fournis dans le Manuel
OIBT de suivi, examen, rapports et valuation des projets .
Section 5.09 : les runions de suivi et dexamen, et celles du Comit directeur sont convoques sur
la demande de lOIBT et runissent des reprsentants de lAgence dexcution, de lOIBT et du
Gouvernement. LOIBT prend en charge les cots de sa participation ces runions ; et les autres
reprsentants prennent en charge leurs propres cots. Des reprsentants des bailleurs de fonds au projet
peuvent galement siger leurs frais aux runions du Comit directeur ou Comit technique.

ARTICLE VI
Publications et rapports techniques
Section 6.01 : toutes publications et tous rapports techniques rsultant des travaux financs par le
projet porteront, comme il se doit, mention de la reconnaissance du rle de lOIBT et du fait quils
font partie de la documentation produite par un projet approuv de lOIBT. Sauf convention
contraire avec lOIBT, les pages de couverture de ces publications porteront le nom de lOIBT et
arboreront son monogramme, et les publications ainsi que les rapports techniques du projet, sil y
a lieu, pourront tre tlchargs du site web de lAgence dexcution.
Section 6.02 : lAgence dexcution remettra lOIBT et, sauf accord contraire, sans frais, un minimum
de 25 exemplaires imprims et un exemplaire en fichier lectronique de chaque publication issue du projet.
Section 6.03 : lAgence dexcution prparera, en liaison avec le Secrtariat de lOIBT un ou plusieurs
articles rapportant les rsultats du projet, ses publications et enseignements degags, pour inclusion dans
la revue de lOIBT Actualits des forts tropicales.

ARTICLE VII
Liquidation des immobilisations
Section 7.01 : avant lachvement du projet, lAgence dexcution propose, et lOIBT dcide des dispositions
devant assurer la poursuite de lutilisation ou la liquidation de tout quipement ou autres fournitures
achets avec les fonds OIBT du projet. LOIBT avise par crit lAgence dexcution de son acceptation
des dispositions, ou de ses modifications ces dernires, ou de la mise en uvre dautres dispositions.
Section 7.02 : sans prjudice des dispositions de la section 7.01 du prsent article, la responsabilit
de lexcution du projet incombe lAgence dexcution et la responsabilit de lOIBT nest pas
engage vis--vis de toute rclamation ayant pour origine lexcution du projet ou lusage de tout
quipement mis disposition dans le cadre du projet.

62

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

ARTICLE VIII
Responsabilits du gouvernement
Section 8.01 : le Gouvernement fait le ncessaire pour que la capacit de lAgence dexcution
sacquitter de ses obligations au titre du prsent Contrat, notamment celles prescrites aux articles II,
III, IV et V ne soit nullement compromise.
Section 8.02 : le Gouvernement fait le ncessaire pour assurer :
(a) la mise disponibilit rapide des experts et autres personnes fournissant des prestations finances
par lOIBT dans le cadre du projet ; et
(b) le ddouanement rapide de tout quipement import, ou de tout autres types de fournitures requis
par le projet, les droits dimportation et frais connexes applicables ces matriaux devant faire lobjet
dune exonration ou tre ports dans les comptes du projet comme lments de la contribution
du Gouvernement ce dernier.
Section 8.03 : le Gouvernement convient quaucunes impositions ou taxes ou frais de douanes
pouvant tre appliqus limportation de ces matriels, matriaux et fournitures pour le projet ne
sera la charge de lOIBT. Lutilisation des fonds du projet ne sera pas autorise pour le rglement de
ces taxes et droits.

ARTICLE IX
Suspension
Section 9.01 : sans prjudice des dispositions de la section 3.03 du prsent Contrat, en cas de violation
manifeste du prsent Contrat, o lorsquil appert que les conditions dans lesquelles ce dernier doit se
drouler ont chang a tel titre que, de lavis du Directeur excutif de lOIBT, sa ralisation est improbable,
lOIBT pourra, par avis crit, suspendre tous ses dcaissements en lattente dun rexamen du projet.
Section 9.02 : si le financement OIBT du projet est suspendu, lAgence dexcution nengagera
aucunes dpenses, sauf accord crit pralable de lOIBT, dans des activits, biens ou services financs
par ces fonds jusqu ce que ces financements aient repris. LAgence dexcution aura bonne garde
des actifs et des valeurs prcdemment financs par lOIBT pour le projet, et avisera immdiatement
tout sous-traitant dont les prestations sont rgles par les fonds de lOIBT de suspendre ses activits
ds que possible, de manire minimiser les cots du projet.

ARTICLE X
Rsiliation
Section 10.01 : en application de larticle 31 du Rglement financier et Rglement relatif aux projets
de lOIBT , le CIBT peut, sous pravis crit, rsilier son approbation et son financement du projet, en
particulier dans les cas o il a acquis la conviction que :
(a) les ressources financires du projet sont dtournes telles enseigne que cela compromet la ralisation
des objectifs du projet ; ou que
(b) les moyens techniques et/ou le personnel employs lexcution du projet sont dtourns de
leurs fins ou employs mauvais escient, telle enseigne que cela compromet la ralisation des
objectifs du projet ;
(c) le maintien de lapprobation et du financement du projet ne sert plus les objectifs de ce dernier.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

63

Section 10.02 : en cas de dcision de rsilier lapprobation et le financement du projet par le CIBT,
les dispositions de la Section 9.01 ci-dessus sappliqueront, et la part non utilise des ressources dont
lOIBT a fait contribution au projet sera restitue lOIBT, et sera remis avec elle un dernier tat
audit des comptes du projet dans les trois mois suivant la date de rsiliation.

ARTICLE XI
Rglement des litiges
Section 11.01 : tout litige survenant dans linterprtation ou lexcution du prsent Contrat ou toute
violation prsume du dit Contrat sera rgl lamiable par consultation ou ngociation entre lAgence
dexcution et lOIBT dans le cadre des rgles darbitrage de la CNUDCI (Commission des Nations
Unies pour le droit commercial international).

ARTICLE XII
Modification au contrat
Section 12.01 : le prsent Contrat pourra tre modifi par consentement mutuel crit entre les Parties,
chacune delles devant accorder sa pleine et bienveillante considration toute proposition
damendement.

ARTICLE XIII
Entre en vigueur
Section 13.01 : EN FOI DE QUOI, les soussigns, reprsentants dment nomms de lOrganisation
internationale des bois tropicaux, du Gouvernement de [nom du pays ] et de [
agence dexcution ] ont appos leurs signatures aux noms des Parties sur le prsent Contrat
de projet tabli en trois exemplaires aux dates indiques ci-dessous. Le prsent Contrat entrera en
vigueur ds sa signature par toutes les Parties.


Directeur excutif

(Nom et titre en capitales)

Au nom du Gouvernement de
[Nom du gouvernement]

Au nom de lOrganisation internationale


des bois tropicaux (OIBT)

Fait le :

Fait le :

(Nom et titre en majuscules)


Au nom de [agence dexcution]
Fait le :

64

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

ANNEX E E
 XEMPLE DE CONVENTION ENTRE
AGENCE DEXCUTION ET LAGENCE
COLLABORATRICE
Protocole daccord
entre

LAGENCE DEXCUTION AUX PHILIPPINES (AE)


et

LAGENCE COLLABORATRICE (AC)


SUR LEXCUTION DU PROJET PD 167/02 REV.2 (F)
Intgration des Units forestires damnagement (UFA) dans les Units de dveloppement durable (UDD)
par lamnagement forestier concert Surigao del Sur (Philippines)
Nous, les soussigns, reprsentants autoriss de lAE et de lAC, avalisons cet accord comme document
officiel devant encadrer lexcution du projet par les deux agences conformment larticle III, section
3.03 (a) du contrat de projet.

SECTION 1. RESPONSABILITS GNRALES


AE est lagence dexcution du projet. Elle sera charge de la gestion et de ladministration gnrales de
toutes les activits du projet, et sera galement charge de rendre compte directement de tous les rsultats
lOIBT et aux autres agences et groupes reprsents dans le Comit directeur du projet. Elle est galement
charge de recevoir, dbourser et grer tous les fonds dcaisss par lOIBT au projet en accord avec les
rgles et rglements de lOIBT.
AC sera lagence de collaboration lexcution du projet. Elle est charge de mettre disposition le site du
projet, de mettre en place les services auxiliaires, de dispenser toutes informations supplmentaires, et
de communiquer les donnes requises par le projet ; elle est principalement charge de mettre en uvre
les interventions amnagistes au sein de lUFA (coupes attribues sous contrat) en accord avec le plan
damnagement forestier produit dans le cadre du projet OIBT PD 35/96 Rev. 2(F). Elle participera
galement la conduite dactivits de sensibilisation par le biais de son Unit de relations avec les
collectivits, mise en place lissue du projet OIBT susdit.
Les deux agences sont convenues de mobiliser le personnel ncessaire au soutien gestionnaire, administratif
et technique devant tre apport au projet conformment au Plan des travaux et en utilisant les
fonds homologues affects cette fin. Elles nommeront galement un reprsentant et un reprsentant
supplant au Comit directeur du projet.

SECTION 2. CONTRIBUTIONS HOMOLOGUES


LAE et la CA sont convenues de prendre en charge parts gales la contribution homologue slevant
281 750 $, en numraire et en nature, affecte lexcution du projet. Les deux agences effectuent un
apport de 86 000 $ pour la premire anne dexcution ; de 126 000 $ pour la deuxime anne, et de
33 000 $ pour la troisime anne. Elles prendront galement en charge parts gales les frais de gestion
de 36 750 $ devant servir appuyer des activits au service de la collectivit, par des versements dun
montant gal oprs au cours de la deuxime et de la troisime anne des oprations.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

65

Les contributions homologues comprennent la mise disposition despaces et quipements de bureau


pour toutes les activits du projet. Les quipements du bureau central seront mis disposition par lAE
Quezon City tandis que le bureau du site du projet Surigao del Sur sera mis disposition par lAC.

SECTION 3. OBLIGATIONS DE RENDRE COMPTE


EA est charge de prparer et de soumettre lOIBT tous les rapports dactivit, rapports techniques, et
le rapport dachvement en conformit avec le document de projet et le contrat de projet. Elle doit
galement remettre lOIBT les tats financiers relatifs lutilisation des fonds des projets, et, la fin du
projet, un relev de compte final relatif aux fonds de lOIBT et aux fonds homologues ; ce relev devant
tre audit par des commissaires aux comptes reconnus et nomms par lAE en concertation avec
lOIBT.
LAC doit collaborer ladoption de normes de rapports an fournissant des donnes et des informations
autant que de besoin.
Le prsent accord doit prendre effet la date de sa signature par les deux parties.

66

Prsident et CEO
AE

Prsident et Directeur gnral


AC

Date :

Date :

Lieu :

Lieu :

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

ANNEXE F D
 IRECTIVES OIBT RELATIVES A LAUDIT
FINANCIER ANNUEL ET/OU FINAL
(A LACHVEMENT) DES PROJETS OU
AVANT-PROJETS
Conditions requises de laudit annuel et de laudit final
Aux termes de la Dcision 4 (XXV) du CIBT, un audit annuel des tats financiers par un auditeur
externe est requis pour tous les projets dune dure de deux ans ou plus et dun budget OIBT
suprieur 200 000 dollars E-U. Laudit annuel, qui sajoute celui requis lachvement du projet,
fait lobjet dun rapport qui doit tre remis dans les trois mois aprs la clture de lanne civile.
Lauditeur externe est requis deffectuer un audit intgral en accord avec les normes daudit
gnralement acceptes. Les tats financiers doivent tre conformes la grille indique lannexe I.
En outre, pour tous les Projets (et avant-projets), les comptes rendus daudit final doivent tre remis
dans les quatre mois suivant la date dachvement du projet. Lauditeur externe est requis deffectuer
un audit intgral en accord avec les normes daudit gnralement acceptes. Les tats financiers
doivent tre conformes la grille indique lannexe I.

Objectifs de laudit
1 mettre un avis sur les tats financiers annuels du projet (ou avant-projet)
Le vrificateur aux comptes est requis dmettre un avis sur les tats financiers annuels du projet en
spcifiant sils transcrivent fidlement, dans tous les aspects concrets, les encaissements perus et les
cots encourus par le projet. Lavis du vrificateur aux comptes doit tre cohrent avec les dispositions
du contrat de projet ou davant-projet et celles du document de projet ou davant-projet, dans le
respect des principes comptables gnralement admis.

2 valuer toutes carences constates du contrle interne et en rendre compte


Le vrificateur aux comptes acquiert une connaissance suffisante de lorgane de contrle interne de lagence
auquel est soumis le projet ou lavant-projet et lvalue ; il juge des risques que comporte le contrle et
dfinit les aspects devant tre rapports, y compris toutes carences constates du contrle interne.

3 Rendre compte de tous cas de non-conformit et de tous actes illicites


Le vrificateur aux comptes effectuera des tests par sondages et dterminera si lagence dexcution
sest conforme, dans tous les aspects concrets, aux termes du contrat de projet ou davant-projet
ainsi quaux rgles et procdures applicables aux projets et avant-projets de lOIBT. Tous les cas
avrs de non-conformit et tous les indices dactes illicites seront identifis et rapports.

Droulement de laudit
1 Pr-audit
Le vrificateur aux comptes examinera les pices suivantes, lorsquil y a lieu, afin de prendre connaissance
du projet :
Le contrat ( ou convention ) de projet ou davant-projet ;
Les contrats subsidiaires passs entre lagence dexcution et toutes parties collaboratrices ;

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

67

Les contrats et accords de sous-traitance passs avec des tiers ;


Le document de projet ou davant-projet, le budget, la correspondance relative lexcution du projet,
les procs-verbaux cosigns et les procdures de gestion du projet ou de lavant-projet approuves
par lOIBT (et toutes lettres de lOIBT signifiant labsence dobjection) ;
Les rapports financiers et les rapports dactivit du projet ou de lavant-projet ;
Les organigrammes, un descriptif de lorganisation administrative, des procdures et modalits dachat,
de rception, demmagasinage et de distribution des marchandises du projet ou de lavant-projet et le
plan comptable ncessaires la bonne excution de la mission daudit ;
Le vrificateur aux comptes examinera les mesures prises en rponse aux conclusions et recommandations
produites lors daudits antrieurs et susceptibles davoir un effet sur les objectifs daudit courants. Le
vrificateur aux comptes dterminera si des mesures de correction promptes et adaptes ont t prises
par lagence.

2 Prparation du plan des travaux daudit


Le vrificateur aux comptes prparera un plan des travaux daudit en fonction des renseignements recueillis
durant la phase de pr-audit. Ce plan des travaux doit prvoir lexamen de lorgane de contrle interne
de lagence dexcution et de ses fonctions, permettant au vrificateur aux comptes de procder aux
analyses des ratios et des tests par sondages.

3 Excution de laudit
Le vrificateur aux comptes doit examiner les tats financiers du projet ou de lavant-projet et excuter
le plan des travaux daudit pour mettre un avis comme indiqu au premier paragraphe du titre
Objectifs de laudit .
Le vrificateur aux comptes veillera ce que les fiches daudit contiennent des lments suffisants, adquats
et pertinents et il actera dans le dossier daudit les procdures daudit mises en uvre ainsi que leurs
rsultats.
Les mesures mentionnes ci-dessus ne sont pas considres comme exhaustives ou limitatives et ne
dispensent aucunement dagir avec sa conscience professionnelle et en exerant sa capacit de
jugement. Ces mesures doivent tre modifies pour sadapter aux ralits locales ainsi qu la nature
particulire du projet ou de lavant-projet, aux modalits dexcution et aux dispositions du contrat
de projet ou davant-projet. Toute limitation au cahier des charges de laudit devra tre mentionne
dans le rapport daudit.

4 Rapports remettre
Les rapports devant tre remis sont les suivants :
(1) Rapport daudit
Le rapport daudit comprendra lavis du vrificateur aux comptes, des renseignements dordre gnral
et des tats financiers. Un exemple de rapport est prsent en annexe I.
(2) Rapport de gestion
Un rapport de gestion sera galement requis si sont constates des carences importantes dans le contrle
interne et des dpenses ou actes illgitimes ou mis en question.

68

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

(3) Lettre de reprsentation


Le vrificateur aux comptes se procurera une lettre de reprsentation, signe de la direction de lagence
dexcution et signifiant que, sa connaissance, les tats financiers renferment toutes les transactions
et que le relev de compte est complet et exact tous gards.
Les rapports seront remis dans les trois mois suivant la fin de lanne vise (ou dans les quatre mois
suivant lachvement des activits du projet ou de lavant-projet). Lagence dexcution remettra trois
exemplaires de chaque rapport lOIBT.

Examen
LOIBT se rserve le droit de conduire un examen de laudit. Le vrificateur aux comptes responsable
cooprera pleinement cet examen et produira toutes la documentation utile laudit qui sera mise
la disposition de lexaminateur ou inspecteur.

Fiches daudit
Le cabinet daudit conservera un dossier daudit ordonn et consultable. Toutes les fiches daudit seront
dresses dans une des langues de lOIBT (anglais/franais/espagnol). Le vrificateur aux comptes
sauvegardera le dossier daudit et les fiches daudit pendant 10 ans aprs lachvement de la mission
daudit.

Termes de la mission
1 Slection du cabinet daudit
Le vrificateur aux comptes sera slectionn lissue de la rception et de lexamen des devis dau
moins trois cabinets daudit. Le vrificateur aux comptes slectionn sera indpendant et acceptable
par lOIBT et lagence dexcution. Dans les pays o les cabinets daudit internationaux ont des bureaux,
au moins un de ces cabinets sera invit soumettre un devis de mission.

2 Excution de la mission
Il incombe lagence dexcution de veiller ce que tous les registres soient mis disposition, que
toutes les critures comptables et leurs ajustements soient effectus, et que toutes les autres mesures
aient t prises pour permettre aux vrificateurs aux comptes deffectuer laudit.

3 Cots
Les cots de laudit seront supports par lagence dexcution sauf spcification contraire dans le
document de projet.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

69

[Nom de lagence dexcution]


[Numro et intitul du projet]
tats financiers
31 dcembre xxxx Information gnrale sur le projet
ou sa date dachvement
Numro du projet
Intitul du projet
Dure du projet
Contribution de lOIBT
Date dapprobation par le CIBT
Agence dexcution
(Nom, adresse, tlphone,
tlcopie et courrier
lectronique)
Vrificateurs aux comptes
(auditeurs) (Nom, adresse,
tlphone, tlcopie, courrier
lectronique)

70

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Rapport des auditeurs indpendants

[Date]

Au responsable reprsentant [nom de lagence]


Nous avons audit le bilan ci-joint de [nom du projet en cours dexcution] au 31 dcembre [ou
la date dachvement] [anne (et annes)] et les tats relatifs aux activits de la priode (annes) ayant
pris fin cette date. Ces tats financiers ont t produits sous la direction de [nom de lagence]. Nous
avons pour mission dexprimer un avis sur ces tats financiers en se fondant sur notre audit.
Nous avons effectu notre audit en accord avec les normes de vrification comptable gnralement
acceptes. Ces normes exigent que nous planifiions et excutions laudit pour acqurir une assurance
raisonnable que les tats financiers sont exempts de toute erreur factuelle. Un audit consiste examiner,
titre dessai, les pices justificatives des sommes et des noncs figurant dans les tats financiers. Un
audit comporte galement une valuation des principes comptables utiliss et des estimations significatives
produites par la direction de [nom de lagence dexcution], ainsi quune valuation de la prsentation
densemble de ltat financier. Nous avons donc la conviction que notre avis peut raisonnablement
reposer sur laudit que nous avons produit.
Selon nous, les tats financiers audits par nous prsentent fidlement, dans tous leurs aspects matriels,
la position financire du [nom du projet] au 31 dcembre [ou toute autre date dachvement], et
quils sont conformes aux normes comptables internationales.

[Signature des vrificateurs aux comptes]

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

71

[Nom de lagence dexcution]


[N du projet]
[Intitul du projet]

BILAN
Au 31 dcembre [anne]
Ou la date dachvement
([Nom de la monnaie])
31 dcembre
Notes
Actifs :
Liquidits et quivalents
Contributions percevoir
Avance percevoir
Autres actifs courants
Total actifs courants
Autres
Total des actifs
Passif et actifs nets :
Comptes dbiteurs
Avances perues
Dpenses encourues
Autres
Total passif
Actifs nets :
Fonds non dpenss
Total actifs nets
Total passif et actifs nets

72

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

200X

200Y

[Nom de lagence dexcution]


[N du projet]
[Intitul du projet]

TAT DES ACTIVITS


Pour la priode du [date de commencement du projet]
au 31 dcembre [anne]
ou date dachvement
tat financier final du projet (en dollars EU)
( prparer sparment pour le financement OIBT et le financement homologue)
Num. du projet :

Priode se terminant le :

Intitul du projet :
Dpenses ce jour

Fonds
dispoSomme ContTotal
nibles
(E)
Originelle ractes Rgles
(D)
(A)
(B)
(C)
{B+C} {A-D}

Rubrique
I

Fonds administrs par lagence


dexcution

10.

Personnel du projet
11.

Experts nationaux (longue dure)


11.1 C
 oordonnateur du projet
11.2 Forestier 1
11.3 E xpert du march ou de la
filire, etc.
11.4 Administrateur

12.

Autre personnel
12.1 Assistant 1
12.2 Autre main-duvre

13.

Consultant(s) national(aux)
(contrat de courte dure)
13.1 Consultant 1
13.2 Consultant 2

14.

Consultant(s) international(aux)
14.1 Expert en inventaire forestier
14.2 Consultant 2

15.

Stages et formations
15.1 F ormation 1 (spcifier les
bnficiaires)
15.2 Formation 2

19.

Total rubrique :

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

73

20.

30.

Sous-traitance
21.

Sous-traitance (thme p.ex.


cartographie, etc.)

22.

Sous-traitance (thme 2)

29.

Total rubrique :

Travel
31.

Allocation journalire
31.1 E xperts et consultants
nationaux
31.2 C
 onsultant(s)
international(aux)
31.3 Autres

32.

Voyages internationaux
32.1 E xperts et consultants
nationaux
32.2 C
 onsultant(s)
international(aux)
32.3 Autres

33.

Frais de transport locaux


33.1 E xperts et consultants
nationaux
33.2 Consultant(s)
international(aux)
33.3 Autres

39.
40.

Total rubrique :

Immobilisations
41.

Locaux

42.

Terrains

43.

Vhicule(s)

44.

Biens dquipement
44.1 M
 atriel informatique
(prciser)
44.2 M
 atriel forestier (prciser)
44.3 Autres

49.
50.

74

Total rubrique :

Biens consommables
51.

Matires premires

52.

Pices dtaches

53.

Rseaux et services

54.

Fournitures de bureau

59.

Total rubrique :

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

60.

70.

Divers
61.

Dpenses diverses

62.

Frais daudit

63.

Imprvus

69.

Total rubrique :

Frais de gestion nationaux


71.

Frais de gestion de lagence


dexcution

72.

Suivi assur par le point focal

79.

Total rubrique :
Total partiel :

100.
Note:

TOTAL GNRAL :
les rubriques budgtaires sont celles que lon trouve ventiles dans le document de projet.
a/ Dpenses contractes : dpenses encourues la date du rapport, mais non encore rgles.
b/ Fonds conservs et comptabiliss par lOIBT dtails non disponibles auprs de lagence dexcution

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

75

TAT DE TRSORERIE DU PROJET


Num. du Projet :

Priode se terminant le :

Intitul du Projet :
Somme
Component
A.

Rfrence

Fonds reus de lOIBT :


1.

Premire tranche

2.

Deuxime tranche

3.

Troisime tranche

4.

Quatrime tranche
etc.
Total des fonds reus :

B.

Dpenses de lagence dexcution :

10.

Personnel du projet
11.

Experts nationaux (longue dure)


11.1 Coordonnateur du projet
11.2 Forestier 1
11.3 Forestier 2, etc.
11.4 Administrateur

12.

Autre personnel
12.1 Assistant 1
12.1 Assistant 2
12.2 Autre main-duvre

13.

National Consultant(s) (courte dure)


13.1 Consultant 1
13.2 Consultant 2
13.3 Consultant 3

14.

Consultant(s) international(aux)
14.1 Expert en inventaires forestiers
14.2 Consultant 2

15.

Bourses et formations
15.1 F ormation 1 (spcifier les
bnficiaires)
15.2 Formation 2
15.3 Formation 3

19.
20.

76

Total rubrique :

Sous-traitance
21.

Sous-traitance (Thme 1, p. ex.


cartographie, etc.)

22.

Sous-traitance (Thme 2)

29.

Total rubrique :

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Date

En $ EU

Devise
locale

30.

Voyages
31.

Allocation journalire
31.1 E xperts et consultants nationaux
31.2 C
 onsultant(s) international(aux)
31.3 Autres

32.

Voyages internationaux
32.1 E xperts et consultants nationaux
32.2 C
 onsultant(s) international(aux)
32.3 Autres

33.

Frais de transport locaux


33.1 E xperts et consultants nationaux
33.2 C
 onsultant(s) international(aux)
33.3 Autres

39.
40.

Total rubrique :

Immobilisations
41.

Locaux

42.

Terrains

43.

Vhicule(s)

44.

Bien dquipement
44.1 M
 atriel informatique (prciser)
44.2 Matriel forestier (prciser)
44.3 Autres

49.
50.

60.

70.

Total rubrique :

Biens consommables
51.

Matires premires

52.

Pices dtaches

53.

Rseaux et services

54.

Fournitures de bureau

59.

Total rubrique :

Divers
61.

Dpenses diverses

62.

Frais daudit

63.

Imprvus

69.

Total rubrique :

Frais de gestion nationaux


71.

Frais de gestion de lagence dexcution

72.

Suivi assur par le point focal

79.

Total rubrique :
Total des dpenses la date du rapport
Solde disponible (A-B) :

Notes:

(1) Les sommes en dollars EU sont converties en utilisant la moyenne des taux de change en vigueur aux dates o
lagence dexcution a reu les fonds.
(2) Le total des dpenses la date du rapport (en devises locales) doit tre le mme dans le sous-total de la colonne (C)
de ltat financier.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

77

[Nom de lagence dexcution]


[N du projet]
[Intitul du projet]

Notes aux tats financiers


Pour la priode (anne) se terminant le 31 dcembre [anne]
ou la date dachvement
1. Activits et informations gnrales
2. Principes comptables retenus
(1) Base de prparation
(2) Conversion devise trangres
(3) Taxes
(4) Autres
3. Autres

78

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

ANNEXE G
tat financier du projet (en dollars EU)
( prparer sparment pour le financement OIBT et le financement homologue)
Num. du Projet :

Priode se terminant le :

Intitul du Projet :
Dpenses ce jour

Fonds
dispoSomme ContTotal nibles
Originelle ractes Rgles (D)
(E)
(A)
(B)
(C) { B + C } { A - D }

Rubrique
I.

Fonds administrs par lagence


dexcution

10.

Personnel du projet
11.

Experts nationaux (longue dure)


11.1 Coordonnateur du projet
11.2 Forestier 1
11.3 E xpert du march ou de la
filire, etc.
11.4 Administrateur

12.

Autre personnel
12.1 Assistant 1
12.2 Autre main-duvre

13.

Consultant(s) national(aux)
(contrat de courte dure)
13.1 Consultant 1
13.2 Consultant 2

14.

Consultant(s) international(aux)
14.1 E xpert en inventaire forestier
14.2 Consultant 2

15.

Stages et formations
15.1 F ormation 1 (spcifier les
bnficiaires)
15.2 Formation 2

19.
20.

Total rubrique :

Sous-traitance
21.

Sous-traitance (thme p.ex.


cartographie, etc.)

22.

Sous-traitance (thme 2)

29.

Total rubrique :

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

79

30.

Voyages
31.

Allocation journalire
31.1 E xperts et consultants nationaux
31.2 C
 onsultant(s) international(aux)
31.3 Autres

32.

Voyages internationaux
32.1 E xperts et consultants nationaux
32.2 C
 onsultant(s) international(aux)
32.3 Autres

33.

Frais de transport locaux


33.1 E xperts et consultants nationaux
33.2 Consultant(s) international(aux)
33.3 Autres

39.
40.

Total rubrique :

Immobilisations
41.

Locaux

42.

Terrains

43.

Vhicule(s)

44.

Biens dquipement
44.1 M
 atriel informatique (prciser)
44.2 M
 atriel forestier (prciser)
44.3 Autres

49.
50.

60.

70.

Total rubrique :

Biens consommables
51.

Matires premires

52.

Pices dtaches

53.

Rseaux et services

54.

Fournitures de bureau

59.

Total rubrique :

Divers
61.

Dpenses diverses

62.

Frais daudit

63.

Imprvus

69.

Total rubrique :

Frais de gestion nationaux


71.

Frais de gestion de lagence


dexcution

72.

Suivi assur par le point focal

79.

Total rubrique :
Total partiel :

100.

TOTAL GNRAL :

Notes: Les rubriques budgtaires sont celles que lon trouve ventiles dans le document de projet.
a/ Le relev de trsorerie doit tre effectu au pralable, avant le remplissage de ltat financier.
b/ Dpenses contractes : dpenses encourues la date du rapport, mais non encore rgles.
c/ Dpenses contractes : dpenses encourues la date du rapport, mais non encore rgles.

80

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

ANNEXE H
tat de trsorerie du projet
Num. du Projet :

Priode se terminant le :

Intitul du Projet :
Somme
Rubrique
A.

Rfrence

Date

En $ EU

Devise
locale

Fonds reus de lOIBT


1.

Premire tranche

2.

Deuxime tranche

3.

Troisime tranche

4.

Quatrime tranche
etc.
Total des fonds reus :

B.

Dpenses de lagence dexcution :

10.

Personnel du projet
11.

Experts nationaux (longue dure)


11.1 Coordonnateur du projet
11.2 Forestier 1
11.3 Forestier 2, etc.
11.4 Administrateur

12.

Autre personnel
12.1 Assistant 1
12.1 Assistant 2
12.2 Autre main-duvre

13.

National Consultant(s) (courte dure)


13.1 Consultant 1
13.2 Consultant 2
13.3 Consultant 3

14.

Consultant(s) international(aux)
14.1 Expert en inventaires forestiers
14.2 Consultant 2

15.

Bourses et formations
15.1 F ormation 1 (spcifier les
bnficiaires)
15.2 Formation 2
15.3 Formation 3

19.
20.

Total rubrique :

Sous-traitance
21.

Sous-traitance (Thme 1, p. ex.


cartographie, etc.)

22.

Sous-traitance (Thme 2)

29.

Total rubrique :
Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

81

30.

Voyages
31.

Allocation journalire
31.1 Experts et consultants nationaux
31.2 Consultant(s) international(aux)
31.3 Autres

32.

Voyages internationaux
32.1 Experts et consultants nationaux
32.2 Consultant(s) international(aux)
32.3 Autres

33.

Frais de transport locaux


33.1 Experts et consultants nationaux
33.2 Consultant(s) international(aux)
33.3 Autres

39.
40.

Total rubrique :

Immobilisations
41.

Locaux

42.

Terrains

43.

Vhicule(s)

44.

Bien dquipement
44.1 Matriel informatique (prciser)
44.2 Matriel forestier (prciser)
44.3 Autres

49.
50.

60.

70.

Total rubrique :

Biens consommables
51.

Matires premires

52.

Pices dtaches

53.

Rseaux et services

54.

Fournitures de bureau

59.

Total rubrique :

Divers
61.

Dpenses diverses

62.

Frais daudit

63.

Imprvus

69.

Total rubrique :

Frais de gestion nationaux


71.

Frais de gestion de lagence dexcution

72.

Suivi assur par le point focal

79.

Total rubrique :
Total des dpenses la date du rapport
Solde disponible (A-B) :

Notes:

82

(1) Les sommes en dollars EU sont converties en utilisant la moyenne des taux de change en vigueur aux dates o
lagence dexcution a reu les fonds.
(2) Le total des dpenses la date du rapport (en devises locales) doit tre le mme dans le sous-total de la colonne (C)
de ltat financier.
(3) Fournir un relev des mouvements et transactions oprs sur le compte ainsi quun relev de solde comme pices
justificative du solde disponible dans ltat de trsorerie.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

ANNEXE I GUIDE DES RUNIONS CDP /CTP


Grille normalise des ordres du jour des runions CDP /CTP
La (.) Runion du Comit directeur / Comit technique du projet
Projet OIBT PD .
.
Date, lieu

Ordre du jour provisoire


Point 1. Ouverture de la runion
Remarques douverture par le prsident (gnralement le reprsentant du gouvernement),
le ou les reprsentant(s) des bailleurs de fonds, et le reprsentant de lOIBT
Point 2. Prsentation des participants
Point 3. Examen du procs-verbal de la dernire runion du CDP/CTP
Le comit passe en revue les dcisions et recommandations de la runion prcdente du
CDP/CTP et lagence dexcution rend compte des actions auxquelles elle a donn suite.
Point 4. Examen de la structure du projet et de son droulement

Lagence dexcution produit les exposs suivants :


Les objectifs densemble du projet, ses produits et son plan de travail dtaill conforme
au cadre logique du projet, couvrant lensemble de la priode pour laquelle le financement
a t obtenu de lOIBT et comprenant toute modification ventuelle apporte au plan
de travail originel propos dans le document de projet ;
Un organigramme actualis du projet, dont lequel sans prciser les diffrents postes et
diffrentes attributions de chaque membre du personnel du projet en rapport avec les activits
du projet et le rle et comptences des organismes collaborateurs et ceux dautres acteurs ;
les mcanismes de concertation internes et externes doivent tre explicits ;
Un rapport dactivit conforme la grille OIBT qui rsume les ralisations et les acquis
correspondant chacune des activits prcises dans le document de projet ; et une
analyse de la progression vers la ralisation des produits et des objectifs spcifiques ;
Les documents techniques qui auront t prpars par le projet la date de la runion ;
Une analyse critique de la ralisation du projet arrte la date de la runion, dcrivant
les problmes rencontrs et les enseignements dgags ;
Le degr de conformit aux diffrentes lignes directrices et principes de lOIBT et ses
guides pratiques dapplication des critres et indicateurs de la gestion durable des forts
tropicales naturelles ;
La mis en place de mcanismes visant garantir la prennisation des acquis du projet
lissue de son achvement.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

83

Point 5. Examen du financement du projet et de la mobilisation de ses apports


Lagence dexcution expose les points suivants :


Le budget du projet, ventil par rubriques et postes, en dollars des tats-Unis, couvrant
lensemble de la priode pour laquelle un financement a t obtenu de lOIBT et prenant
en compte toute modification ventuellement apporte au budget originel propos dans
le document de projet ;
Les dpenses engages depuis le lancement du projet par rubriques et postes budgtaires,
confrontes celles originellement prvues dans le document de projet. Cette comparaison
doit porter sur lensemble des sommes constituant la contribution de lOIBT (un
rcapitulatif par poste prsent sous forme de tableau - tat financier et relev de trsorerie
reprenant les grilles normalises prsentes en annexe 1) ;
Les contributions homologues au budget et les dpenses engages ce jour ;
Une liste de biens dquipement acquis avec les fonds de lOIBT, en indiquant la date
dachat et la valeur des biens ;

Point 6. Examen du plan des oprations annualis/programme de travail et du budget y


affrent.
Lagence dexcution prsente le plan des oprations annualis ou le programme de travail
pour la priode en cours ou la priode suivante (en fonction de la date de la runion du
comit directeur au comit technique du projet) ainsi que le budget y affrent.
Point 7. Recommandations

Le comit doit :
examiner, valuer, adopter les rapports prsents par lagence dexcution (rapport
dactivits, rapport financier, POA, rapport techniques) ;
dbattre de questions souleves par exposs ci-dessus, y compris toutes modifications
possibles et ventuelles amliorations devant tre apportes lexcution du projet ou
son budget ;
prendre des dcisions qui contribuent au renforcement et lamlioration excution
du projet ;
sil y a lieu, convenir dune date pour lvaluation mi-parcours ;
le prsident pourra rsumer les principales recommandations mises dans le cadre de
cette runion.

Point 8. Autres
(a) Runion suivante du comit directeur du projet ou du comit technique du projet ;
(b) deux autres questions ;
(c) dispositions relatives la prparation et la signature du procs-verbal.
Point 9. Clture de la runion

84

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Grille normalise des procs-verbaux de runion du comit directeur ou


comit technique dun projet
Procs-verbal de la (.) Runion du comit directeur (technique) du projet
Projet OIBT PD .
.
Date, Lieu
Point 1. Ouverture de la runion
Monsieur/Madame. (Prsident) a dclar ouverte cette runion .. et a souhait
la bienvenue aux membres du CDP/CTP. Suit un bref descriptif des dclarations liminaires
prononces par lagence dexcution, le gouvernement, les bailleurs de fonds et les reprsentants
de lOIBT. Lordre du jour adopt et la liste des participants sont joints au procs-verbal
(voir annexes 1 et 2).
Point 2. Examen de la structure du projet et de son droulement

Lagence dexcution produit les exposs suivants :


Les objectifs densemble du projet et son plan de travail dtaill ;
Un organigramme actualis du projet ;
Un rapport dactivit conforme la grille OIBT et comportant et une analyse de la
progression vers la ralisation des produits et des objectifs spcifiques ;
Les documents techniques qui auront t prpars par le projet la date de la runion ;
Une analyse critique de la ralisation du projet arrte la date de la runion, dcrivant
les problmes rencontrs et les enseignements dgags ;
Le degr de conformit aux diffrentes lignes directrices et principes de lOIBT et
ses guides pratiques dapplication des critres et indicateurs de la gestion durable des
forts tropicales naturelles ;

 ise en vidence des questions souleves par le comit directeur ou comit technique du projet et production
M
de toutes recommandations relatives lorganisation du projet et son droulement.
Point 3. Examen du financement du projet et de la mobilisation de ses apports

Lagence dexcution expose les points suivants :


Le budget du projet, ventil par rubriques et postes, prenant en compte toute modification
ventuellement apporte au budget originel propos dans le document de projet ;
Les dpenses engages depuis le lancement du projet par rubriques et postes budgtaires,
confrontes celles originellement prvues dans le document de projet (tat financier
et relev de trsorerie) ;
Les contributions homologues au budget et les dpenses engages ce jour ;
une liste de biens dquipement acquis avec les fonds de lOIBT.

Mise en vidence des questions souleves par le comit directeur ou comit technique du projet en rapport
avec le budget et les dpenses du projet. Si des modifications budgtaires sont approuves par le CDP/CTP,
elles doivent tre annes au procs-verbal.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

85

Point 4. Examen du plan des oprations annualis/programme de travail et du budget y


affrent
Lagence dexcution prsente le plan des oprations annualis ou le programme de travail
pour la priode en cours ou la priode suivante ainsi que le budget y affrent.
 ise en vidence des questions souleves par le comit directeur ou comit technique du projet et production
M
de toutes recommandations relatives au POA /plan des travaux et budget y affrent.
Point 5. Recommandations et Dcisions
Le comit a produit les recommandations et les dcisions suivantes relatives lexcution
du projet (comprend la dsignation des responsables de lexcution des dcisions et de toute
mesure complmentaire) :
1. Le comit a dcid dapprouver et dadopter les rapports suivants prsents par lagence
dexcution (ou : avec les modifications suivantes): rapport dactivit, rapport financier,
POA/Plan de travail, rapports techniques.
2.
3. etc.
Point 6. Autres

Aborder toutes autres questions importantes souleves dans le cadre de la runion.

Date provisoire de la runion suivante du CDP/CTP.

Sil y a lieu, date de lvaluation mi-parcours.

Point 7. Clture de la runion


La runion est dclare close le

Les soussigns entrinent le procs-verbal de la runion du comit directeur ou comit technique


du projet.
Date, lieu:

_
Reprsentant de lagence dexcution

_
Reprsentant du gouvernement

86

Reprsentant de lOIBT


Reprsentant des bailleurs de fond

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

ANNEXE J GUIDE DES VISITES DE SUIVI


Directives relatives aux missions de suivi des projets OIBT
1 Rgles gnrales relatives aux missions de suivi des projets OIBT
Les mmes procdures doivent sappliquer aux projets qui disposent dun comit directeur de
projet (CDP) et aux petits projets qui disposent dun Comit technique de projet.
Les missions de suivi de projet consistent en une runion du PDP/CTP et une visite un site de projet.
Pour chaque projet en cours, quelle que soit sa taille, une mission de suivi doit tre effectue au
moins une fois par an (les avant-projets ne font gnralement pas lobjet de visites).
La premire mission de suivi doit tre effectue dans les six mois suivant le lancement du projet
dans le cas des projets ayant une agence dexcution nouvelle, de grands projets et des projets qui
constituent une deuxime phase ou une phase complmentaire dun projet prcdent ; dans tous
les autres cas, la premire mission de suivi doit avoir lieu dans la premire anne dexcution du projet.
Avant quun projet ne soit approuv par le panel dexperts, le secrtariat doit sassurer que des
fonds suffisants ont t provisionns dans le budget pour permettre le suivi, lvaluation a posteriori
et, sil y a lieu, une valuation mi-parcours.
En principe, chaque mission de suivi de projet doit comporter une visite de la station du projet ;
dans les cas o cela nest pas possible (lorsque les stations du projet sont trop loignes), la station
de projet sera visite au moins une fois pendant la dure du projet.
2 Liste de contrle des activits
2.1 Avant la mission de suivi du projet
OIBT
Planifier le calendrier gnral (date et lieu) de la mission de suivi du projet ;
Vrifier dans le budget du projet la disponibilit des fonds devant permettre le suivi (obtenir des
services administratifs un rapport sur ltat des fonds du projet) ;
Se rapprocher de lagence dexcution au moins un mois avant la date de la mission de suivi pour
convenir avec elle de :
la date
le lieu
la langue de la runion
les participants
la documentation requise
lordre du jour
la visite la station de projet, etc..
Communiquer lagence dexcution lorganisation des dplacements ;
Passer en revue la documentation affrente au projet :
document de projet (descriptif ) ;
contrat de projet et, sil y a lieu, conventions supplmentaires passes entre lagence dexcution
et dautres agences collaboratrices ;
POA ;

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

87

rapports dactivit, y compris tats financiers ;


rapports techniques ;
lettres de non objection ;
procs-verbaux des missions de suivi prcdentes ;
rapports daudit ;
correspondance.
Par un examen de la documentation, effectuer une valuation prliminaire des aspects suivants :
Progression du projet suivant le calendrier des travaux convenu (POA) (comparer les produits
et les activits rels inscrits dans le rapport dactivit avec ceux figurant dans le document de projet,
identifier les problmes ventuels) ;
Efficacit de lorganisation du projet, dont les rles et attributions des institutions qui y sont
associes, et structure de direction du projet ;
Acquisition de biens dquipement (vhicule/matriel) ;
Respect des diverses directives administratives OIBT de la part de lagence dexcution
(directive OIBT pour lengagement de consultants, lachat de biens et services, rgles et procdures,
autres guides pratiques, actions et mesures complmentaires concernant les rapports daudit, etc.) ;
Lorsquil y a lieu, respect des lignes directrices OIBT en matire de politiques ;
Principales questions et problmatiques devant retenir lattention du CDP/CTP en vue de mettre
au point des interventions correctives (et raliser les objectifs dsigns dans le document de projet)
Agence dexcution
Invite les participants la runion du CDP/CTP ;
Prpare les dossiers requis ;
Met aux point les dispositions logistiques pour la runion et la visite la station du projet ;
Prpare un programme dtaill de mission de suivi ;
Adresse tous les participants le dossier suivant deux semaines au moins avant la runion du CDP/CTP :
Rapport dactivit 3
Rapport financier
POA
Ordre du jour de la runion 4
Tous rapports techniques produits par le projet depuis la dernire mission de suivi
Envoi du programme provisoire de la mission de suivi lOIBT pour approbation
Organisation de laccueil laroport et des rservations htelires.
2.2 Durant la mission de suivi du projet
a) Runion CDP/CTP
OIBT
Vrifier que lordre du jour est complet ;
Avec les autres membres du CDP/CTP, passer en revue les aspects suivants de lexcution du projet :
3
4

88

Les rapports financiers doivent tre prepares selon la grille fournie en annexe 1.
On trouvera une grille normalise dordre du jour des reunions du CDP/CTP en annexe 2.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Qualit de la planification du projet (POA/Plan des travaux) ;


Organisation du projet, structure de direction, fonctions et attributions des institutions
intervenantes et mcanismes de coordination internes et externes ;
Adquation des rapports des projets ;
Activits relatives la progression vers le ou les objectif(s) spcifique(s) et produits obtenus ;
Facteurs externes incidents lexcution du projet ;
Risques dcrits dans le document de projet, y compris risques nouveaux apparaissant dans le
cadre de lexcution ;
Drive par rapport la structure du projet originel ;
Informations financires courantes et exigences daudit (identifier les grandes diffrences entre
dpenses relles et dpenses projetes dans le document de projet concernant les fonds de provenance
OIBT et en rechercher les causes en recensant les justificatifs) ;
Contribution homologue relle et son adquation la marche du projet ;
Acquisition de biens dquipement (vhicules/matriel).
Dbattre avec les membres du CDP/CTP de toute question que soulve lvaluation et encourager
et appuyer les solutions collectives aux problmes et les dcisions concertes au sein du CDP/CTP ;
Vrifier que les mcanismes visant garantir la prennisation lissue du projet sont bien tablis
et, si ncessaire, aider le CDP/CTP dfinir ces mcanismes ;
Sil y a lieu, convenir dune date pour lvaluation mi-parcours) ;
Sil y a lieu, dbattre de la prparation dun article pour le bulletin de lOIBT Actualits des forts
tropicales et dautres moyens de diffusion des rsultats du projet ;
Passer en revue le texte prliminaire du procs-verbal de la runion CDP/CTP (en veillant ce que
toutes les questions, y compris les dcisions qui ont t prises, sont correctement transcrites dans le rapport) ;
Signer la version finale du procs-verbal.
Agence dexcution
Mettre disposition une salle de runion adquate et les quipements audiovisuels ncessaires ;
Nommer une secrtaire pour prendre des notes et prparer le procs-verbal de la runion ;
Arrter les dispositions relatives louverture de la runion et la prsentation des participants ;
Produire un expos sur les points de lordre du jour (annexe 2) laide de matriaux audiovisuels ;
Faire le ncessaire pour que le procs-verbal soit sign sans dlai par le reprsentant de lagence
dexcution, le gouvernement et (sils sont prsents) le ou les bailleurs de fonds.
b) Procs-verbal des runions du CDP/CTP
On trouvera une grille normalis de procs-verbal lannexe 3 ;
Le procs-verbal doit :
Respecter lordre du jour de la runion ;
Reprendre les grands thmes des dbats et les problmes abords ;
noncer avec prcision toutes les recommandations mises et les dcisions prises ;
Inclure lapprobation et ladoption des rapports du projet (rapport dactivit, POA/Plan de travail,
rapport financier) ;

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

89

Prsenter en annexe lordre du jour et la liste des participants ;


Prsenter en annexe toute modification apporte au budget approuve par le CDP ou CTP ;
Le procs-verbal doit tre sign par un reprsentant de lagence dexcution, du gouvernement,
du ou des bailleurs de fonds prsents, de lOIBT et, sil y a lieu, dautres membres du CDP/CTP ;
Le procs-verbal doit tre complt et sign avant le dpart du reprsentant de lOIBT.
c) Visite la station du projet
OIBT
valuation du droulement du projet la station du projet ;
Rencontre avec les acteurs et participants au projet ;
Vrification de linfrastructure et de laffectation et de ltat des biens dquipement achets avec
les crdits allous par lOIBT ;
Prises de vue photographiques laide dun appareil photo numrique pour la photothque de lOIBT.
Agence dexcution
Assurer un moyen de transport la station du projet ;
Assurer la prsence des acteurs ou participants au projet.
2.3 Aprs la mission de suivi du projet
OIBT
Parachever le rapport de mission et en informer le Directeur excutif ;
Actualiser la base de donnes du projet ;
Concevoir et engager toutes mesures complmentaires requises (soulignes dans le procs-verbal de
la runion et dans le rapport de mission).
Agence dexcution
Concevoir et engager toutes actions conformes aux dcisions du PDP/CTP, notamment toute demande
officielle de non-objection de lOIBT toute modification des activits ou du budget qui pourra avoir
t prconise par le CDP/CTP.
Rapport de mission OIBT
Membre du personnel :
Dates :
Lieu(x) :
vnement(s) :
Principales activits de la visite :
Principaux problmes rencontrs :
Renseignements complmentaires (autres personnes rencontres, questions abordes) :
Travaux enchanant sur la mission (qui, quand, o) :

90

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

GLOSSAIRE
Termes et concepts affrents au cycle des projets OIBT
(Ces termes et concepts sont plus amplement labors dans les manuels des projets et les SOP)
Acteur

Une personne, un groupe, une organisation, institution ou entreprise


qui (doit) aider excuter et entretenir le projet et/ou qui est
appel tre touch par ses effets.

Activit

Processus de transformation des apports ou intrants (ressources


humaines, fonds, quipements) en produits. Unit premire de
management dun projet, qui peut tre prcisment dfinie, chiffre,
programme, excute et contrle.

Appel la concurrence / Systme ou procdure utilise pour lachat de biens et services


Offres soumises
auprs de socits qualifies pour y rpondre et exploite lgalement
concurrence
dans les pays o les projets sont situs, dont les offres sont parmi les
mieux-disantes au regard de spcifications et cahiers des charges.
Soumission
Soumission dpose dans un cadre concurrentiel par des fournisseurs
rpondant un
ou entrepreneurs qualifis pour un march contractuel dont la valeur
appel la concurrence est gale ou suprieure 25 000,00 dollars EU.
Appel international
la concurrence

Soumission dpose dans un cadre concurrentiel international par


des fournisseurs ou entrepreneurs qualifis pour un contrat dune
valeur gale ou suprieure 100 000 dollars EU.

Complexit dun projet

La complexit de la structure de direction dun projet ; la complexit


socioconomique de la rgion du site du projet, marque par exemple
par des tensions ethniques ; complexit administrative de la station
de projet, p.ex. combien dadministrations publiques sont impliques,
combien de collectivits locales (chiffre des populations impliques) ?

Consultant

Un professionnel ou un spcialiste, ou un cabinet spcialis, recrut


sous contrat pour produire des services utiles un projet.

National

Professionnel du pays o le projet est excut et disposant dune


exprience en rapport avec le projet considr dans un cadre limit
au pays.

International

Consultant disposant dune exprience internationale ou mondiale


en rapport avec le projet considr.

Cabinet-conseil /
Cabinet de consultants

Entreprise lgalement constitue, se composant principalement dun


personnel de spcialistes, dont lobjet social est offrir des services
dexpertise conseil, des expertises ou divers services professionnels.

Objectif de dveloppement Objectif large ou de niveau suprieur auquel le projet, avec dautres
projets, contribue et dans lequel sinscrivent les objectifs OIBT et les
programmes sectoriels nationaux.
Stratgie de diffusion

Lidentification et la planification du contenu, de la forme et des moyens


de diffusion des rsultats dun projet des catgories cibles dfinies
avec prcision, en vue dpauler la ralisation de lobjectif spcifique.

valuation

Le recueil dinformations, lvaluation et lanalyse de la performance


et des rpercussions du projet. Il sagit dun travail systmatique et
aussi objectif que possible.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

91

Mi-parcours

Le recueil dinformations, lvaluation ponctuelle avec analyse


approfondie des rsultats et de limpact atteints par le projet ce
stade de son excution ; le but tant dencadrer et de conseiller toute
action en rapport avec les facteurs agissant dans la suite du projet, y
compris si besoin est, toute rvision de la structure du projet.

 postriori (ex-post) Le recueil dinformations, lvaluation ponctuelle avec analyse


approfondie des rsultats et de limpact atteints par le projet lissue
de son achvement ; le but tant de dterminer dans quelle mesure il
a t utile ses finalits, quel a t son degr defficacit et defficience,
et ce que sont ces perspectives de prennisation des acquis.
Agence dexcution

Agence responsable de lensemble de lexcution du projet, qui rend


compte directement lOIBT.

Expert

Professionnel spcialiste dun pays membre de lOIBT, engage par


celle-ci pour fournir des services et une assistance ses travaux, dont
lexpertise technique des propositions de projets et lvaluation des
travaux confis des consultants.

En rgie

Travaux de construction ou damnagement douvrage effectus en


employant le personnel et les quipements de lagence dexcution,
avec laccord de lOIBT.

Situation souhaite
lachvement du projet

Voir: acquis

Stratgie dexcution

Le choix des lments de projet (soit les objectifs et produits) et les


moyens mis en uvre (soit les activits, les techniques et mthodes
mobilises) pour les raliser. Largumentaire des voies choisies par
rapport dautres doit se justifier en sappuyant sur des critres
defficacit et defficience.

Indicateur

Paramtre quantitatif ou qualitatif pouvant tre lu et interprt et


indiquant le degr de ralisation dun objectif ou dun produit de projet.

* Valeur cible (dun


indicateur quantitatif)

Spcification de la situation qui doit prvaloir si lobjectif de


dveloppement, lobjectif spcifique ou le projet est pleinement ralis.

Apports (intrants)

Les moyens ncessaires lexcution des activits (ressources humaines,


quipement, outils, biens consommables, pices de rechange, ressources
financires, temps, etc.).

AIBT

Accord international des bois tropicaux tablissant les objectifs et


modes de fonctionnement de lOIBT.

Plan daction de lOIBT

Traduction des objectifs de lAIBT en actions avec dfinition des


domaines prioritaires des travaux normatifs ( de politique ) et
travaux de projets de lOrganisation sur une dure de quatre ans.

Point de contact OIBT

Personne et/ou institution dsigne par le pays membre et inscrit


par le Secrtariat pour prendre en main les dossiers OIBT.
(Anciennement dsign comme point focal ).

Problme (ou
Laxe central du projet ; la solution dun problme central peut tre
problmatique) central(e) apporte par un projet.
Cadre logique (grille du
cadre logique)

92

Dmarche rationnelle de mise en place de la structure du problme


et dfinition des lments du projet, des indicateurs et tmoins de sa
ralisation et de ses hypothses.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Grille du cadre logique

Grille organisant dans une logique horizontale et verticale les


objectifs du projet, ses produits, activits, indicateurs de ses
ralisations et hypothses.

Moyens de vrification

Sources dinformation permettant de vrifier la lecture dun indicateur.

Monitoring

La collecte et lanalyse des donnes (indicateurs), en vue de


dterminer toute ncessit dactions correctives qui permette
lexcution du projet selon son plan.

Suivi interne

Contrle suivi assur par la direction du projet, lagence dexcution


et les agences collaboratrices.
Suivi de lexcution du projet un niveau hirarchique dun degr
suprieur celui de la direction du projet (p. ex. les bailleurs de
fonds dont lOIBT).

Centre national
(dinformation) et
dchange

Mcanisme situ dans le pays, par lequel les propositions de projets


et davant-projets sont passes au crible des priorits nationales et
de leur pertinence aux buts de lOIBT, pralablement leur soumission.

Acquis /rsultats

Situation qui prvaut quand lobjectif spcifique a t atteint.


(Situation attendue lachvement du projet).

Produits

Les rsultats immdiats et livrables du projet.

Stratgie post-projet

Lorganisation des conditions qui permettent aux groupes participants


de continuer de travailler de manire autonome lissue de
lintervention du projet. Cette stratgie doit reposer sur une analyse
des besoins en ressources humaines et des dispositions financires et
institutionnelles qui garantissent leurs prennit et disponibilit.

Arbre du problme /
Un diagramme des relations de cause effet, sous forme dun arbre
Arbre de la problmatique dont les racines figurent les causes du problme et les parties
ariennes les consquences ; le problme tant situ au milieu.
Projet

Un effort concert, tendu vers la ralisation dun (exceptionnellement


deux) objectif spcifique bien articul et entretenant un lien avec un
objectif de dveloppement plus large, assorti dun cadre chronologique
prcisment dfini pour sa ralisation, et de caractristiques de cots.

Avant-projet

Un ensemble dactivits prparatoires ou exprimentales ncessaires


la formulation dune proposition de projet. Le produit principal en est
une proposition de projet.

Petit projet

Un projet dont la dure ne dpasse pas deux ans et dont les besoins
financiers devant tre satisfaits par lOIBT ne dpasse pas une
somme fixe ; cette somme, qui doit tre fixe par le Conseil, tait de
150 000 dollars EU la date dimpression du prsent glossaire.

Contrat de projet
(parfois convention
de projet )

Contrat portant sur lexcution dun projet, pass entre lOIBT et


lAgence dexcution, sign aprs lapprobation du projet par le CIBT
et son financement intgral. Le contrat de projet stipule les attributions
et comptences respectives du gouvernement membre, de lagence
dexcution et de lOIBT dans lexcution du projet (ou de lavant-projet).

Cycle du projet

Les diffrentes phases par lesquelles un projet passe de sa premire


conception son achvement ; elles comportent lidentification du
projet et sa formulation ; sa soumission ; son valuation ; son
approbation ; son financement ; son achvement et sa clture.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

93

Clture du projet

La clture du compte du projet dans les livres de lOIBT aprs :


i) lapprobation du projet achev par le Comit concern ;
ii) lacceptation de laudit final par le Directeur excutif de lOIBT; et
iii) la rception de tous fonds non utiliss et la mise des biens
dquipement la disposition de lagence dexcution.

Achvement du projet

Acceptation officielle du rapport dachvement par le Comit technique.

Caducit

Mise terme de la priode de validit pour lapprobation dun projet


auquel nont pas t octroys les fonds dans les 20 mois suivant son
approbation et auquel un financement a t octroy mais dont
lexcution na pas t entame dans les 26 mois.

Comit directeur du projet Lorgane directeur des projets dispensant un encadrement, des
dcisions de fonds et assurant le suivi et lvaluation ; il se compose
dun reprsentant de lOIBT, dau moins un reprsentant du ou des
gouvernement(s) qui excutent le projet et ventuellement dun
reprsentant du ou des gouvernement(s) dposant les fonds au
Compte spcial de lOIBT.
Un tel organe est constitu pour tous les projets dans lesquels la part
de financement pourvue par lOIBT est dau moins 400 000 dollars
EU, pour une dure dexcution suprieure 24 mois.
Comit technique du
projet

Lorgane directeur des petits projets dans lesquels la part de


financement OIBT est infrieure 400 000 dollars EU, et dont la
priode dexcution est infrieure 24 mois, dispensant un encadrement,
prenant des dcisions de fond, et assurant le suivi et lvaluation.

lments du projet

Lobjectif de dveloppement, lobjectif spcifique, les produits et les


activits.

Examen

Examen officiel du droulement du plan des travaux et des facteurs qui


influent sur lui, dans le cadre des activits de contrle et de suivi du projet.

Formulation du projet /
laboration du projet

Le travail dlaboration dune proposition de projet comprenant :


la vrification de sa pertinence lOIBT ; la dfinition du projet,
comprenant la description du travail de formulation ; le montage ou la
structure du projet ; le rsultat et limpact du projet et ses rpercussions
; la direction et la gestion du projet.

Hypothses

Conditions qui doivent tre runies pour quun projet puisse russir,
mais qui lui demeurent extrieures, telle enseigne que lquipe du
projet na sur elles aucune matrise.

Identification (dfinition) Le travail didentification dune contrainte ou dun problme qui


du problme
fait obstacle un changement souhait qui aille dans le sens du
dveloppement, et la dfinition des actions destines lever ces
contraintes.

94

Intervention du projet

Les activits effectivement menes sur le terrain et les rsultats


quelles produisent.

Matrice des apports et


actions des acteurs

Matrice des acteurs et de leurs apports et actions requis durant


lexcution du projet.

Objectif spcifique

Le rsultat que lon cherche obtenir la fin du projet, si tous


les produits sont acquis et utiliss par les acteurs.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

Outils logiciels

Un ensemble doutils informatiss qui aidera au travail dlaboration


de projet, en rfrence au Manuel de formulation des projets . Les
outils, tlchargeables sur le site web de lOIBT, permettra aux auteurs
de structurer les arbres des problmatiques et de produire les grilles
budgtaires.

Prennit

Des moyens, des fonds et des ressources humaines en quantits


suffisantes pour poursuivre le travail aprs lintervention du projet.

Plan des travaux /


Plan de travail

Tableau montrant le dbut et la fin de chaque activit par mois et


agence excutrice responsable.

Plan des oprations


annualis

Actualisation annuelle des activits, portant sur le plan des travaux,


les apports et le budget. Ltat rel de lexcution des activits, de la
ralisation des produits et de la dpense budgtaire y sont prsents,
tandis que lanne de projet venir est prsente de manire plus
dtaille que dans le document de projet.

Procdures doprations
normalises (SOP)

Pratiques qui ont volu en normes que doit appliquer lOrganisation


suivant les dcisions et lignes directrices et procdures instaures par
le Conseil aux diffrents acteurs de lexcution du dbut la fin dun
projet.

Rapports
Rapport de lancement Rapport ncessaire au lancement du projet. Il se compose dune
confirmation explicite que toutes les conditions sont runies, que
les dispositions ont t prises pour un dmarrage sans -coup de
lexcution du projet.
Rapport du projet

Le compte rendu officiel et objectif produit par lagence dexcution


des activits excutes, des dpenses engages et des produits
obtenus dans la priode traite par le rapport destin aux chelons
administratifs suprieurs. Les rapports dactivit prsentent des
informations qui sont de nature essentiellement managriale.

Rapport technique

Le moyen de consigner et de transmettre les rsultats des travaux


mens dans le cadre des projets de recherche-dveloppement et
dexpriences pilotes de lOIBT. Les rapports techniques renferment
des donnes techniques et scientifiques, une analyse des donnes
et des rsultats du projet.

Rapport financier

Rapport semestriel contenant un solde douverture et un solde de


clture, les dpenses opres dans chacune des rubriques
budgtaires du projet et tout revenu gagn ou constitu.

Rapport dachvement Le dernier compte rendu officiel rsumant, lissue du projet, tous les
lments inscrits au projet par rapport leur ralisation effective, en
tablissant leur impact et lesprance de les voir se prenniser dans
laprs-projet, tout en prsentant les enseignements qui ont t dgags.
Rsultats

Voir : produits

Risques

Facteurs externes susceptibles de mettre en pril ou de compromettre


les rsultats escompts du projet. Les risques ont trait aux hypothses
chaque niveau du cadre logique.

Sous-traitance

Engagement par lAgence dexcution de consultants ou tous autres


contractants pour prendre en charge tout aspect de lexcution du
projet avec lapprobation de lOIBT.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

95

96

Structure du projet /
montage du projet

lments du projet dfinis et structurs.

Valeur cible
(dun indicateur
quantitatif)

Spcification de la situation qui doit prvoir si lobjectif de


dveloppement, lobjectif spcifique ou le produit est pleinement
atteint.

Valeur de rayonnement

Notion selon laquelle les avantages dispenss par le projet


stendent au-del des institutions et populations directement
associs au projet soit lagence dexcution, les agences
collaboratrices et les acteurs immdiats. Le pays dans son ensemble
et dautres pays membres doivent tre galement bnficiaires des
rsultats et retombes du projet.

Ventilation des travaux

Description dtaille des travaux excuter, se prsentant


gnralement sous forme dun graphe simple (histogramme)
montrant les produits du projet et lensemble des activits
devant permettre leur ralisation.

Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT

OIBT

S R I E I G

15

Manuel des procdures doprations


normalises du cycle des projets OIBT

ORGANISATION INTERNATIONALE DES BOIS TROPICAUX


International Organizations Center, 5th Floor, Pacifico-Yokohama 1-1-1, Minato-Mirai, Nishi-ku, Yokohama 220-0012, Japon
Tlphone +81-45-223-1110 Tlcopie +81-45-223-1111 Courriel itto@itto.int URL www.itto.int
OIBT 2009

2009
Manuel des procdures doprations normalises du cycle des projets OIBT