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MICROSOFT EXCEL 2013

INTRODUCCIN AL MS EXCEL
1. DEFINICIN:
Excel es una aplicacin desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en
Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados.
Excel, es una hoja de clculo que permite trabajar con tablas de datos, grficos, bases de datos, macros,
y otras aplicaciones avanzadas. Ayudando en el clculo de ejercicios aritmticos y siendo de gran utilidad
diversas reas como educacin, administracin, finanzas, produccin, etc.
2. LIBRO DE TRABAJO:
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa
se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el
nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en
la parte superior de la ventana vers cmo pone Microsoft Excel - Libro1.

Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 1 hoja aunque el nmero de
stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las
diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.
3. HOJA DE CLCULO:
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y
necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas, siendo 16384 columnas y 1.048.576 filas.

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Columna
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por
letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Columna B

Fila
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de
una hoja de datos.

Fila 5

Celda
La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la columna
a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la
columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrs comprobar
todo lo explicado anteriormente.
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Celda A1

Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda
se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna
de la celda activa.
Rango de Datos
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de
una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya
que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Rango de datos (B3:D8)

RANGO

4. CARACTERSTICAS:
Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:
a) Hojas de clculo de gran dimensin, filas y columnas que forman celdas de trabajo.
b) Agrupacin de varias hojas de clculo en un libro. Excel est compuesto por libros, un libro es el
archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener
aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene aproximadamente 65.000 lneas y 256
columnas ordenadas numrica y alfabticamente respectivamente.
c) Actualizacin automtica de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales
depende un resultado.
d) Gran capacidad de presentacin y manejo de los datos introducidos.
5. INGRESAR AL MS EXCEL:
a) Una vez encendido el computador, ubicar la aplicacin de acceso del Microsoft Excel
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b) En ella realizar un clic BIM para su acceso.

6. PRIMERA VENTANA DE INGRESO:


Al ingresar al programa en un primer momento se observa la siguiente ventana, la cual muestra trabajos
recientes realizados en el programa, as mismo se observa que esta por defecto seleccionado la Libro en
blanco, como tambin se tiene plantillas los cuales se pueden utilizar.
Archivos recin trabajos

Libro en blanco

Para ingresar deber realizar un clic BIM sobre la imagen de Libro en blanco
7. CERRAR EXCEL:
a) Para abandonar el programa de ms Excel, asegrese de guardar el trabajo antes de salir.
b) Realizar un clic BIM en el botn Cerrar (parte superior derecha de la ventana)

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8. ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL:


Excel 2013 ha tenido un cambio muy marcado en los grficos con los que se presentan a los usuarios, en
otras palabras con la interfaz que nos ofrece, es ms llamativa y con varios cambios, el cambio ms
marcado es la desaparicin de los mens desplegables de Excel 2013 por un conjunto de pestaas que
contiene varias fichas e iconos.
Elementos principales de la pgina principal de Excel 2013

La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre
que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar

, maximizar

cerrar
La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar
Deshacer

o Rehacer

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La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las
opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se
encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos
a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms
adelante.
La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.


Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar
la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
La barra de estado

Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre
la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de tres
botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las
vistas ms adelante.

MANEJO DE DATOS
9. INTRODUCIR DATOS:
En Excel, cualquier grupo de caracteres que contenga letra, guion o espacio se considera texto. Cuando
entra texto en una celda, Excel alinea el mismo al lado izquierdo de la celda y si excede el ancho de la
celda, el sobrante de los caracteres se despliega en las celdas de la derecha mientras estas otras celdas
no tengan contenido.

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En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos,
los pasos a seguir sern los siguientes:
INGRESO DE TEXTOS:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar la
siguiente imagen:

INGRESO DE NMEROS:
En Excel, un nmero puede contener solo los siguientes caracteres:
0123456789+-().$%

Celda Activa

10. MODIFICAR DATOS: Siga los siguientes pasos


a) Ubicar el cursos en la celda donde se halla la informacin a modificar
b) Una vez ubicado la celda presiona la tecla F2 (teclas de funcin)
c) Proceda a modificar la informacin
d) Una vez modificada presione la tecla Enter (intro) para finalizar
11. ELIMINAR DATOS:
a) Ubicar el cursor en la celda donde se encuentra el dato a eliminar
b) A continuacin presione la tecla Suprimir (Delete)
12. TIPOS DE DATOS:
En una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES: Es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
nmero, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicacin ms detallada sobre los valores
constantes visita nuestro bsico sobre los tipos de datos
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FRMULAS: Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una frmula
se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula
se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
13. ERROR DE DATOS:
Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del
tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un aspecto similar al que ves a la
derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos
aceptar haciendo clic sobre el botn S o
rechazar utilizando el botn No.
Dependiendo del error, mostrar un mensaje
u otro.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina
superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos permitir saber ms sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo
el ms frecuente el que aparece a continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las
dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas).
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda # TEXTO, siendo TEXTO un
valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho
de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
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# NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar
textos.
# DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
# NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
# REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
# NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
# NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan.
Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina
superior izquierda tal como:

Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

14. MOVIMIENTOS EN LA HOJA, EN EL LIBRO:


MOVIMIENTOS EN LA HOJA
Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado.
Habitualmente la ocupar un mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es
necesario moverse por el documento rpidamente.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:
MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1

CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa

FIN

FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activa

FIN

FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN

FLECHA IZQUIERDA o INICIO

ltima celda de la fila activa

FIN

FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es
escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de frmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

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Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la
celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
En cualquier caso, siempre se puede utilizar el ratn, movindose con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que se desea ir, y hacer clic sobre sta.
MOVIMIENTOS EN EL LIBRO
Como ya se ha comentado, dentro de un libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Hay varias formas
de cambiar de hoja:
La ms directa es utilizar la barra de etiquetas.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar a la hoja correspondiente.

Tambin se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la izquierda:


Para ir a la hoja anterior a la actual.
Para ir a la hoja siguiente a la actual.
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de
trabajo:
MOVIMIENTO TECLADO
CTRL+AVPAG

Hoja Siguiente

CTRL+REPAG

Hoja Anterior

MANEJO DE ARCHIVOS
15. GUARDAR:
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para
modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar.
1. GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO (por primera vez)
a) Tener realizado el trabajo a guardar
b) Realizar un clic BIM en el botn

(guardar)

c) En la siguiente hacer un clic BIM en el botn Examinar

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d) En la siguiente ventana configurar la carpeta o unidad de destino.


Barra que permite configurar
la unidad y/o carpeta de
destino

Contenido de la carpeta Mis


Documentos.

Barra donde se ingresa el


nombre del archivo

Barra que permite configurar el


tipo de archivo para guardar,
ejemplo guardar en otra versin

e) Escriba el nombre del archivo


f)

Realizar un clic BIM en el botn Guardar

2. GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO (por segunda y ms veces)


a) Al trabajo inicial hacer los agregados o modificaciones
b) Presiones la combinacin de tecla CTRL + G
c) Puede repetir esta ltima operacin las veces que crea necesario.
3. GUARDAR COMO (utilizamos esta opcin siempre en cuando se desea guardar e documento con un
nuevo nombre, en una nueva ubicacin o tener un archivo de seguridad)
a) Un clic BIM en el botn Archivo
b) Un clic BIM en la opcin Guardar como
c) En la siguiente ventana modificar el nombre y configurar la nueva ubicacin para almacenar el
archivo.

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Barra que permite configurar


la unidad y/o carpeta de
destino

Barra donde se ingresa el


nombre del archivo

d) Realizar un clic BIM en el botn Guardar


16. CERRAR:
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando
memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento.
Se puede cerrar un documento de varias formas.
1. MEDIANTE EL BOTON ARCHIVO:
a) Hacer un clic BIM en el botn Archivo
b) Hacer un clic BIM en la opcin Cerrar
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una
modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello
mostrndonos un cuadro de dilogo que nos dar a escoger
entre tres opciones:

Cancelar: El archivo no se cierra.

Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si an no se haba guardado


aparecer el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicacin.

No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la ltima vez que
guardamos.

2. MEDIANTE BOTON CERRAR:


a) Realizar un clic BIM en el botn cerrar

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3. MEDIANTE LA COMBINACIN DE TECLAS:


a) Realizar la siguiente combinacin de teclas ATL + F4
17. NUEVO TRABAJO:
Cuando entramos en Ms Excel automticamente se inicia un libro de trabajo
vaco, pero supongamos que ya estamos trabajando con un documento y
queremos crear otro libro nuevo. sta operacin se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, debers seguir los siguientes
pasos:
a) Realizar un clic BIM en el botn Archivo
b) Realizar un clic BIM en la opcin Nuevo (segn se muestra en la siguiente imagen)

En la siguiente por defecto esta seleccionado la opcin Libro en blanco


c) Seguidamente realizar un clic BIM en la opcin Libro en blanco.
Nota: Si desea abrir un nuevo libro puede tambin utilizar la combinacin de teclas CTRL+U.
18. ABRIR:
Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se
denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente siga los siguientes pasos:
a) Realizar un clic BIM en el botn Archivo
b) Realizar un clic BIM en la opcin Abrir.
c) En la siguiente ventana llamada cuadro de dilogos realizar la ubicacin del archivo a abrir
(unidades o carpetas)

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d) Una vez ubicado el archivo, hacer un clic BIM sobre l, luego realizar un clic BIM en el botn Abrir.
Nota: Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de
documentos abiertos anteriormente, siga los siguientes pasos:
Selecciona Reciente en el men Archivo y haz clic sobre el que quieras abrir. Se mostrarn ordenados
por fecha de ltima utilizacin, siendo el primero el ms recientemente utilizado.
19. PROTEGER ARCHIVO (esta opcin permite guardar un libro en Excel, asignndole una contrasea, la
cual se le solicitar ingresar para tener el acceso a dicha contenido)
a) Un clic BIM en el botn Archivo
b) Un clic BIM en la opcin Guardar como
c) Un clic BIM en el botn Examinar

d) En la siguiente ventana como ya anteriormente vimos, ingrese el nombre del libro y configure la unidad
o carpeta donde se guardar el archivo.
e) Procedemos a asignale una contrasea para ello hacer un clic BIM en el botn Herramientas

f)

Seguidamente en la opcin Opciones generales

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g) En la siguiente ventana ingrese la contrasea para cada una de las opciones dispuestas, se
recomienda que en los espacio escriba la misma contrasea

h) Una vez escrito la contrasea hacer un clic BIM en el botn Aceptar

i)

En al siguiente ventana escriba nuevamente la contrasea un clic BIM en Aceptar

j)

Le pide nuevamente ingresar la contrasea, para finalizar un clic BIM en el botn Aceptar.

k) Para guardar el documento hacer un clic BIM en el botn Guardar.

MANEJO DE CELDAS
20. MANIPULACIN DE CELDAS:
Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as
como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a
realizar.
SELECCIONAR UNA CELDA:
a) Para seleccionar una celda realizar un clic BIM sobre la celda a seleccionar
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b) La celda seleccionada tendr el siguiente resultado:


Celda B3
seleccionada

SELECCIONAR VARIAS CELDAS (TECLADO):


a) Ubicar el cursos en la celda inicial
b) Presione la Teclas Shift (no soltar)
c) Con las teclas direccionales llevar el cursos a la celda final
B3 celda inicial
B3:B8 B3..B8
rango seleccionado

B8 celda final

SELECCIONAR VARIAS CELDAS (MOUSE):


a) Ubicar el puntero del mouse sobre la celda inicial
b) Presione el BIM (botn izquierdo o principal del mouse)
c) Deslizar el mouse sobre las celdas a seleccionar
SELECCIONAR COLUMNAS:
a) Seleccin de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.

SELECCIONAR FILAS:
a) Seleccin de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

SELECCIONAR HOJA ENTERA


a) Seleccin de una hoja entera:

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b)

Hacer clic con el botn izquierdo en la parte superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo
de la columna A y el de la fila 1.

21. COPIAR CELDA


a) Seleccionar una o las celdas que contiene la informacin a copiar

b) Realizar un clic BIM en el botn copiar (se muestra la imagen) o presione las teclas CTRL + C

c) Hacer un clic BIM en una de las opciones


d) Una vez almacenado en el portapapeles la informacin est lista para pegar.
22. PEGAR CELDA
a) Ubicar el cursos en una celda en blanco a fin de copiar la informacin

b) Hacer un clic BIM en el botn pegar o presione las teclas CTRL + V

c) Puede pegar la informacin las veces que desee, para ello vuelva a reubicar el cursor.
23. BLOQUEAR Y PROTEGER CELDAS:
a) Procesa a seleccionar las celda a bloquear
b) Realizar un clic BIM en la pestaa Revisar

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c) Realizar un clic BIM en el botn Proteger Hoja

d) En la siguiente ventana ingrese la contrasea de seguridad

e) Ingrese nuevamente la contrasea en la siguiente ventana, para confirmar proteccin

f)

Realizar un clic BIM en el botn Aceptar, guarde nuevamente el libro y listo.

g) Al momento de escribir sobre las celdas bloqueadas nos mostrar el siguiente mensaje.

MANEJO DE HOJAS
24. CAMBIAR NOMBRE DE HOJAS
a) Ubicar el puntero del mouse sobre el nombre de la hoja a cambiar su nombre
b) Presione el BDM o botn secundario del mouse hasta que presente la siguiente ventana

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c) Hacer un clic BIM en la opcin cambiar nombre

d) Escriba el nombre que reemplazar a la palabra Hoja1, luego presione la tecla Enter (Intro)
25. OCULTAR HOJAS
a) Ubicar el puntero del mouse sobre el nombre de la hoja a ocultar
b) Presione el BDM o el botn secundario del mouse

c) Hacer un clic BIM en la opcin Ocultar


d) El resultado ser como se muestra en la imagen (la hoja1 ha sido ocultado)

26. MOSTRAR HOJAS


a) Para mostrar una hoja oculta, ubicar el puntero del mouse sobre el nombre de las hojas
b) Presione el BDM o botn secundario del mouse

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c) En la siguiente ventana realizar un clic BIM en la opcin Mostrar, y en forma automtica se mostrar
la hoja oculta
27. INSERTAR HOJAS
a) Para insertar una nueva hoja de trabajo dentro del libro, hacer un clic BIM en el botn o en el signo
+

b) Puede repetir la operacin anterior a fin de insertar el nmero de hojas que sea necesario
28. ELIMINAR HOJAS
a) Ubicar el puntero sobre el nombre de la hoja a eliminar
b) Presione el BDM o botn secundario del mouse

c) Hacer un clic BIM en la opcin Eliminar


29. MOVER Y COPIAR:
a) Ubicar el puntero del mouse sobre la hoja a mover o copiar
b) Presione el BDM
c) En la siguiente ventana seleccionar la opcin Mover o Copiar

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d) En la siguiente ventana seleccionar la nueva ubicacin de la hoja, si en caso desee una copia

e) Hacer un clic BIM en la opcin


f)

Hacer un clic BIM en el botn Aceptar

30. ASIGNAR COLOR A LA HOJA:


a) Ubicar el puntero del mouse sobre la hoja a asignar el color
b) Presione el BDM
c) En al siguiente ventana deslizar el puntero hasta la opcin color de etiqueta

d) Proceso con un clic BIM a seleccionar el color de la hoja

MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS


Manejo de filas y columnas: Alto de fila, ancho de columna, Insertar fila y columnas, eliminar fila y columna,
autoajustar, ocultar fila y columna, mostrar fila y columna).
31. ALTO DE FILA
a) Ubicar el cursor en la fila a modificar, si fueran varios primero proceda a seleccionar

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b) Hacer un clic BIM en el botn

de la opcin celdas

c) En la siguiente ventana seleccionar la opcin Alto de la fila

d) En la siguiente ventana ingrese el valor del alto de la celda o celdas

e) Luego hacer un clic BIM en el botn Aceptar


32. ANCHO DE COLUMNA
a) Ubicar el cursor en la fila a modificar, si fueran varios primero proceda a seleccionar
b) Hacer un clic BIM en el botn

de la opcin celdas

c) En la siguiente ventana seleccionar la opcin Ancho de la columna

d) Seguidamente escriba el valor del ancho de la columna o columnas

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e) Para finalizar hacer un clic BIM en el botn Aceptar


33. AUTOAJUSTAR
a) Ubicar el cursos en la fila a modificar, si fueran varios primero proceda a seleccionar
b) Hacer un clic BIM en el botn

de la opcin celdas

c) En la siguiente ventana seleccionar la opcin Autoajustar alto de la fila

d) Al final de la aplicacin de la opcin, las filas volvern a su estado inicial


34. INSERTAR FILAS
a) Ubicar el cursor en la fila a insertar ms filas

Para el ejemplo ubicamos el cursor en la fila 7


b) Luego hacer un clic BIM en el botn Insertar

c) Luego hacer un clic BIM en la opcin Insertar filas de la hoja

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d) El resultado es el siguiente:

Se inserta una fila despues de la fila 6, quedando la fila 7 vacia.


35. INSERTAR COLUMNAS
a) Ubicar el cursos en la columna a insertar
b) Hacer un clic BIM en el botn

c) Hacer un clic BIM en la opcin Insertar columnas de hoja

d) Inmediatamente se inserta la columnas, veamos el ejemplo:

Entre las columnas A y B se ha insertado una nueva columna

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36. ELIMINAR FILAS


a) Ubicar el cursos en la fila a eliminar y si son varias filas primero seleccione
b) Hacer un clic BIM en el botn

c) En la siguiente ventana hacer un clic BIM en la opcin Eliminar filas de hoja

37. ELIMINAR COLUMNAS


a) Ubicar el cursos sobre la columna a eliminar y si son varias columnas primero seleccione
b) Hacer un clic BIM en el botn

c) Luego otro clic BIM en la opcin Eliminar columnas de hoja

CONFIGURAR PGINA Y BORDES


38. CONFIGURAR PGINA
Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que configuremos la pgina, para modificar
factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies
de pgina, tamao del papel,...
Para ello, nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina.

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39. MRGENES DE PGINAS


a) Tener editado el trabajo
b) Hacer un clic BIM en la pestaa Diseo de pgina
c) Hacer un clic BIM en el botn mrgenes

d) Seleccionar una de las opciones de la siguiente lista haciendo un clic BIM sobre ella

e) Si en caso desea personalizar los mrgenes hacer un clic BIM en la opcin Mrgenes
personalizados, para obtener la siguiente ventana y poder configurar en ella.

f)

Una vez configurada los mrgenes con ayuda de las flechas existentes en cada lado, hacer un clic
BIM en el botn Aceptar para aplicar la configuracin.

40. ORIENTACIN DE PGINAS


a) Hacer un clic BIM sobre la pestaa Diseo de pgina
b) Hacer un clic BIM en el botn orientacin

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c) De las opciones que se muestra, seleccionar con un clic BIM en una de ellas.

41. TAMAO DE PGINA


a) Hacer un clic BIM en la pestaa Diseo de pgina
b) Hacer un clic BIM en el botn Tamao

c) Hacer un clic BIM en una de las opciones que se muestra en la siguiente ventana

d) La hoja tomara la configuracin de la opcin seleccionada


42. INSERTAR O QUITAR UN SALTO DE PGINA
El salto de pgina se utiliza cuando se necesita dividir el trabajo y la parte inferior del trabajo vaya en la
siguiente pgina.
a) Realizar un clic BIM en la pestaa Diseo de pgina
b) Ubicar el cursos en la fila desde donde se realizar o quitar la divisin de pgina
c) Realizar un clic BIM en el botn Saltos

d) Realizar un clic en una de las opciones segn sea el caso

43. INSERTAR UNA IMAGEN DE FONDO


a) Hacer un clic BIM en la pestaa Diseo de pgina

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b) Hacer un clic BIM en el botn Fondo

c) En la siguiente ventana seleccione la imagen que ir como fondo de la hoja de trabajo

d) Para finalizar realizar un clic BIM en el botn Abrir


44. APLICACIN DE BORDES A UN TRABAJO:
a) Seleccione las celdas a las que se quiere aplicar bordes

b) Realizar un clic BIM sobre la opcin

c) Seleccione una de las opciones de la siguiente ventana, hacer un clic BIM sobre dicha opcin.

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d) El resultado de los bordes es de inmediato, vea el ejemplo adjunto.

OPERACIONES ARITMTICAS.
Manejo de operaciones aritmticas: Operaciones bsica (suma, resta, producto, divisin), elaboracin de
frmulas, signos de agrupacin, frmulas con referencias absolutas y relativas.
45. OPERADORES ARITMTICOS:
Excel permite trabajar con los siguientes operadores aritmticos, los cuales en la tabla siguiente se
muestra:
SIMBOLO DEL
OPERADOR
+
*
/
^
&
=
<
>
<=
>=
<>
()

OPERACIN QUE REALIZA


Suma
Resta
Multiplicacin
Divisin
Exponenciacin
Unin / concatenar
Comparacin igual que
Comparacin menor que
Comparacin mayor que
Comparacin menor igual que
Comparacin mayor igual que
Comparacin distinto
Parntesis, signos de agrupacin

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46. FORMULAS:
Se puede asignar una frmula a una celda y Excel calcula el resultado. Una frmula es una combinacin
de nmeros constantes, referencias a celdas, operaciones aritmticas y/o funciones cuyo resultado
aparece en la celda donde se crea la frmula.
Entrar frmulas usando operaciones aritmticas
1. Seleccione la celda donde crear la frmula. En este lugar ser donde obtendr el resultado de la
misma (Ejemplo: celda E3).
2. Escriba el signo de igual ( = ) para iniciar el desarrollo de una frmula. En este caso multiplicaremos
Costo por unidad (celda C3) por la Cantidad (celda D3) para calcular el Costo estimado.
3. Seleccione las celdas y los operadores aritmticos (^ % * / + -) correspondientes que compondrn la
frmula.
4. En este caso, seleccione la celda C3, escriba el smbolo de asterisco (*) y luego seleccione la celda
D3.
5. Oprima [ENTER] para aceptar el cambio. Podr observar que el resultado de la multiplicacin de la
celda C3 y D3 se observa en la celda donde creamos la frmula, celda D3. La frmula se visualizar
en la Barra de frmulas de la siguiente manera:

47. FORMULAS CON REFERENCIA ABSOLUTA


Las referencias absolutas identifican las celdas por su posicin en la hoja de clculo, para realizar una
referencia absoluta siga los siguientes pasos:
a) Al realizar la frmula utilice el signo dlar segn el siguiente ejemplo
b) Si deseamos que la celda C4 sea absoluta se debe escribir as: $C$4
La caracterstica adicional que tiene las referencias absolutas es que cuando realizamos una copia de la
frmula para otras celdas esta no vara ya sea a nivel de fila o columna.
48. FORMULAS CON REFERENCIA RELATIVA
Cundo se crea una formula, normalmente las referencias de la celda o de un rango en su posicin relativa
respecto a la celda que contiene la formula.
En el siguiente ejemplo, la celda B2 contiene la formula =A1*2, Excel buscara el valor de la celda A1 y
luego multiplicarla por 2. Este mtodo se denomina referencias relativas.

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La caracterstica adicional que tiene las referencias relativas es que cuando realizamos una copia de la
frmula para otras celdas esta se incrementa automticamente en el nmero de celda, ya sea a nivel de
fila o columna.

49. FORMULAS CON REFERENCIA MIXTAS


Son las referencias donde se combinan las referencias absolutas y las referencias relativas, mostramos
algunos ejemplos:
=$A1

La columna A es absoluta y la fila 1 es relativa

=A$1

La columna A es relativa y la fila 1 es absoluta

La caracterstica que tiene las referencias mixtas es que cuando realizamos una copia de la frmula para
otras celdas, la absoluta no vara y la relativa s.

MANEJO DE FUNCIONES BSICAS


50. FUNCIONES:
Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est la
base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas
para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para
el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel.
51. PARTES DE UNA FUNCIN:
Una funcin es una frmula predefinida por Ms Excel o por el usuario que opera con uno o ms valores y
devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula
que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
Nombre_funcin(agumento1, argumento2, ., argumento N)
52. TIPOS DE FUNCIONES:
Funciones matemtica y trigonomtrica:
Funcin ABS (nmero)
Devuelve el valor absoluto de un nmero, es decir, el mismo nmero pero con signo positivo. Ejemplo:
=ABS (-34) devuelve 34
Funcin ENTERO (nmero)
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
Ejemplo: =ENTERO (10,45) devuelve 10, pero si escribimos =ENTERO (-8.42) devuelve -9
Funcin POTENCIA (nmero;potencia)
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Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada. Ejemplo: =POTENCIA (2; 5) devuelve 32
Funcin PRODUCTO (nmero1;nmero2;...)
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los nmeros pasados como argumentos. Ejemplo:
=PRODUCTO (20; 4) devuelve 80
Funcin RAIZ (nmero)
Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado. Ejemplo: =RAIZ (25) devuelve 5
Funcin REDODEAR (nmero,decimales):
Permite redondear un nmero al siguiente nmero o al nmero anterior, considerando el 0.5 a favor del
nmero mayor prximo.
Funcin SI (Prueba lgica; valor si verdadero; valor si falso):
Obtiene como resultado verdadero o falso, segn la condicin que cumpla la prueba lgica. Ejemplo:
=SI(A1>10.4;Aprobado;Desaprobado)
FUNCIONES ESTADSTICAS:
Funcin MAX (nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor mximo de la lista de valores. Ejemplo: =MAX (5; 5; 2; 15; 12; 18) devuelve 18
Funcin MIN (nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor mnimo de la lista de valores. Ejemplo: =MIN (5; 5; 2; 15; 12; 18) devuelve 2
Funcin PROMEDIO (nmero1;nmero2;...)
Devuelve la media aritmtica de la lista de valores. Ejemplo: =PROMEDIO (5; 5; 2) devuelve 4

FORMATOS NUMERICOS
El siguiente formato disponible en Excel es el que permite especificar a los datos numricos un aspecto
determinado.

53. CONFIGURACIN DEL FORMATO GENERAL: Esta opcin permite normalizar los datos, quitas los
formatos aplicados.
a) Seleccionar la celda o celdas que contienen datos numricos
b) Hacer un clic BIM en el botn

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c) En la siguiente ventana seleccionar la opcin general

54. AGREGAR UN FORMATO DE NMERO: Permite agregar los decimales a un dato numrico.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn

c) En la siguiente ventana seleccionar la opcin nmero

55. AGREAR FORMATO MONEDA: Permite agregar separador de milsimas, decimales y signo monetario.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn

c) En la siguiente ventana seleccionar la opcin moneda

56. AGREGAR FORMATO CONTABILIDAD: Tiene la misma funcin que el formato moneda, asigna al dato
el separador de las milsimas, los decimales y el signo monetario.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn
c) En la siguiente ventana seleccionar la opcin Contabilidad
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57. AGREGAR FORMATO DE FECHA CORTA: Convierte el dato numrico a tipo fecha de acuerdo al formato
dd/mm/yy
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn

c) En la siguiente ventana seleccionar la opcin Fecha corta

58. AGREGAR FORMATO DE FECHA LARGA: Convierte el dato numrico a tipo fecha larda de acuerdo al
formato. Nombre del da, nmero del da el mes de y del ao.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn

c) Se la lista seleccionar la opcin Fecha larga

59. AGREGAR FORMATO DE HORA: Convierte el dato numrico a tipo hora.


a) Seleccionar la celda o celas a aplicar el formato
b) Hacer un clic BIM en el botn
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c) Un clic BIM en la opcin Hora

60. AGREGAR FORMATO DE PORCETAJE: Es agregar el signo porcentajes y a su vez multiplica por 100 al
dato numrico.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn

c) Un clic BIM en la opcin Porcentaje

61. CONVERTIR UN DATO NUMRICO A DATO DE TIPO TEXTO: Al realizar la conversin de dato numrico
a dato de tipo texto, este dato no podr ser utilizado dentro de una operacin matemtica.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato.
b) Un clic BIM en el botn

c) En la siguiente ventana un clic BIM en la opcin texto

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MANEJO DE GRFICOS ESTADSTICOS


Manejo de grficos estadsticos: concepto, tipos, creacin, modificacin de datos, modificacin de grfico,
eliminacin.
62. CONCEPTO:
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin.
Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo.
La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico
nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
63. TIPOS DE GRFICOS:
a) Grficos de Columnas

b) Grficos de Barras:

c) Grficos de Cotizacin, superficie o radial:

d) Grficos de tipo lnea:

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e) Grficos de tipo rea:

f)

Grfico combinado:

g) Grficos circular o de anillo:

h) Grficos de dispersin o de burbujas:

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64. CREAR GRFICOS:


a) Para iniciar la creacin de un grfico se necesita una tabla de datos con los cuales se iniciar la
elaboracin del grfico estadstico, sin datos no hay forma de disear un grfico, para ello elabore la
siguiente tabla:

b) Seleccionar una columnas de datos, ejemplo la columnas de cantidad

c) Hacer un clic BIM en la pestaa Insertar

d) Hacer un clic BIM en uno de los botones

e) Para el ejemplo seleccionaremos el botn Columna haciendo un clic en ella

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f)

A continuacin seleccione una de las opciones (columna agrupada) y se muestra el grafico

65. AADIR DATOS


a) Para aadir datos al grfico en principio se le pide agregar datos a la tabla, primeramente deber
insertar algunas filas segn sea necesario.
b) Proceda a insertar datos en las filas insertadas y el grfico automticamente se actualiza
66. MODIFICAR GRFICOS
a) Para modificar el grfico haremos uso de los botones dispuestos en la pestaa Diseo que se activa
en forma automtica al insertar el grfico (para volver a ver dicha pestaa activada realizar 2 clics
BIM sobre el grfico.

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b) Proceda a modificar el grfico utilizando los siguiente botones

Permite cambiar el tipo de grfico

Permite guardar solo la imagen como plantilla

Permite cambiar entre filas y columnas (los ejes de coordenada cambian)

Permite modificar el rango de datos seleccionados

Permite modificar el grfico adicionado algunos datos como leyenda, titulo y


otros Diseo 1

Permite modificar el grfico adicionado algunos datos como leyenda, titulo y


otros Diseo 2

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Permite modificar el grfico adicionado algunos datos como leyenda, titulo y


otros Diseo 3

Estilos de grfico
67. POSICIN.
a) La posicin del grfico puede ser alterado, esto con solo cambiar al mover el grafico sobre la hoja de
trabajo.

MANEJO DE IMAGENES
Manejo de Imgenes: Insertar imagen desde archivo, insertar imgenes prediseadas, formato de imagen
(ajuste, estilo, organizar y tamao).
68. IMGENES
a) Hacer un clic BIM en la pestaa Insertar

b) Una vez ubicado los botones con los cuales insertar la imagen.
69. INSERTAR IMAGEN DESDE ARCHIVO
a) Un clic BIM en la pestaa Insertar
b) Para insertar una imagen de una carpeta o unidad externa, hacer un clic BIM en

c) En la siguiente ventana ubicar la imagen a insertar (unidad o carpeta)

d) Una vez ubicado la imagen realizar 2 clics sobre ella.


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70. INSERTAR IMGENES PREDISEADAS.


a) Hacer un clic BIM en la pestaa Insertar
b) Hacer un clic BIM en el botn Imgenes prediseadas

c) En el panel que aparece en la parte derecha, hacer un clic BIM en el botn Buscar

d) A continuacin se muestra imgenes las cuales se puede insertar haciendo un clic BIM en ellas.

71. MANIPULAR IMGENES


a) Seleccione la imagen, significa que alrededor se dispone un marco con puntos tal como se ve en la
figura siguiente.

b) Para modificar el tamao de la ubique el puntero del mouse en los puntos, presione el BIM del
c) mouse y deslizar para ampliar o reducir el tamao, luego suelte el mouse

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d) Para mover la imagen ubicar el puntero del mouse en el centro de la imagen

e) Presione el BIM y mover el puntero hacia una nueva ubicacin.


f)

Para aplicar formato a la imagen utilizaremos los botones dispuestos en la barra Formato, esta
opcin se activa al momento de seleccionar la imagen.

g) Proceda a utilizar uno a uno los botones.

WordArt y SmartArt
72. INSERTAR WORDART.
a) Para insertar un texto en Wordart realizar un clic BIM en la pestaa Insertar
b) Hacer un clic BIM en el botn WordArt

c) Hacer un clic BIM en una de las opciones que se muestra

d) Escriba en el espacio que se muestra el nuevo texto

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e) El resultado sera el siguiente:

73. INSERTAR SMARTART:


a) Ubicar el cursos en la celda y hoja donde se insertar el SmartArt
b) Hacer un clic BIM en el botn
c) En al siguiente ventana seleccionar

d) Seleccionar en la primera columna el tipo de SmartArt


e) Luego seleccionar en la segunda columna el modelo de SmartArt a utilizar

f)

Un clic BIM en el botn Aceptar

g) Procede a ingresar en cada espacio los datos necesarios para obtener un SmartArt.
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