En general la tarea de reingeniera implica tres Etapas, las cuales

son:

1. Plan estratgico
La definicin de un Plan estratgico es un requisito anterior ineludible. Es un
aspecto clave la verificacin de la estrategia de la organizacin analizando
las probables ventajas y consecuencias que se pueden obtener como
resultado del rediseo.
1.1. Identificacin

del

objetivo

primordial

del

rediseo

reingeniera:
Los objetivos del rediseo o reingeniera de un proceso deben incluir la
definicin de la meta global por obtenerse, tipos especficos de
mejoramiento deseados, plazos en los que deberan obtenerse y, en lo
posible, una cuantificacin de los costos y de las economas esperadas.
Todos los objetivos definidos para un proyecto de rediseo o reingeniera
de procesos deben derivar, necesariamente, del plan estratgico.
1.2. Seleccin de los procesos fundamentales
Una vez definido el punto anterior, es necesario identificar los procesos
interfuncionales que indefectiblemente deben ser redefinidos para
cumplir con el objetivo primordial de rediseo o reingeniera.
1.3. Seleccin del lder y de los miembros del equipo
Es muy comn que para realizar el rediseo o reingeniera de procesos
se asigne el liderazgo y la conformacin de los equipos a especialistas
en management y en ciencias de la administracin. Sin embargo, en
muchos casos no se tiene en cuenta que, para alcanzar los mejores
resultados, es necesario asegurar la participacin de representantes de
cada una de las reas involucradas en los procesos seleccionados.
1.4. Formacin y entrenamiento del equipo de rediseo de procesos
Este paso se deber llevar a cabo mediante la accin de un capacitador
externo al equipo, experto en el empleo de las herramientas para el
anlisis y mejora de los procesos y en orientar al grupo sobre la forma
de emplearlas. Las herramientas de diagnstico y evaluacin de
procesos en las que ser formado el equipo son, bsicamente, las
desarrolladas anteriormente.
1.5. Elaboracin del diagrama de procesos (mapa)

Es aqu donde verdaderamente comienza el proceso de rediseo o

reingeniera. Para ello el equipo elabora un detallado diagrama de
relaciones y luego prepara el diagrama del proceso (flujograma). Es
decir, se describe grficamente el flujo de actividades tal cual se est
desarrollando en el momento de encarar la tarea de mejora, para
facilitar su comprensin y anlisis por parte de los integrantes del
equipo.
2. Anlisis de los procesos y propuestas
El rediseo o reingeniera del proceso slo tiene sentido si es coherente con
la estrategia de la organizacin. El rediseo es imposible si no se enfoca el
esfuerzo

teniendo

en

cuenta

los

objetivos

especficos

previamente

establecidos. Esta etapa incluye la descripcin y anlisis de los procesos, la

elaboracin de propuestas de mejoras y la planificacin de los cambios que
se deberan realizar.
2.1. Identificacin de los problemas
Mientras se realiza la actividad de representar grficamente el proceso,
el grupo de trabajo deber concentrarse en detectar las deficiencias
directamente relacionadas con el cumplimiento del objetivo primordial
de rediseo o reingeniera.
2.2. Anlisis de los problemas
En este paso, todos los integrantes del equipo en forma conjunta, a
travs de reuniones coordinadas por el lder, debern identificar las
causas de los problemas. Para esta etapa pueden utilizarse las
Herramientas de diagnstico.
2.3. Propuesta de rediseo o reingeniera
El final del proceso de anlisis de los problemas por parte del equipo de
trabajo, debe traducirse en una propuesta de cambios, modificaciones o
ajustes, explicitando claramente los objetivos y metas a alcanzar en los
procesos como resultado del rediseo o reingeniera. Estas propuestas
de cambios o modificaciones deben tambin plasmarse en un plan de
accin concreto con tiempos, objetivos, responsables, indicadores de
gestin, etc., el cual se presentar de acuerdo a lo requerido por el
organismo para este tipo de informes o presentaciones oficiales.
2.4. Elaboracin del nuevo diagrama del proceso (cmo debera ser)
Luego de la tarea de analizar las desconexiones e incorporar las
propuestas de cambio, se debe sacar una "nueva fotografa simulada"

de cmo quedara el proceso. Este nuevo diagrama debe indicar en

forma clara y transparente cules fueron los puntos del proceso que
sufrieron cambios o ajustes y los nuevos puntos o actividades
incorporadas (si este fuera el caso). Es importante tambin, acompaar
este nuevo diagrama con una descripcin de los posibles resultados de
este rediseo en trminos de mejora (tiempos, pasos reducidos,
cantidad de puntos de control, etc.).
2.5. Definicin de formas de medicin
La medicin se realiza con el objetivo de evaluar los resultados del
proceso de rediseo o reingeniera y debe cubrir dos fases: Durante la
implementacin de los cambios y una vez estandarizado el proceso.
Para la primera fase deben elaborarse indicadores que permitan
determinar si los cambios introducidos en el proceso han reducido o
eliminado las causas fundamentales de los problemas identificados y si
se estn cumpliendo los objetivos y metas fijados para el proceso en el
marco del objetivo primordial de rediseo o reingeniera.

3. Implementacin
La implementacin exitosa del rediseo o reingeniera de los procesos est
relacionada en gran medida con las actitudes de los directivos y/o
responsables, la situacin estructural y cultural de la organizacin y la
predisposicin del personal para comprometerse con los cambios y brindar
un decidido apoyo para obtener los resultados buscados. Es precisamente a
partir de la implementacin que se obtendrn los objetivos propuestos en el
rediseo o reingeniera, de modo que esta etapa es de vital importancia, tal
vez la ms conflictiva y difcil, an en los casos que se cuente con
propuestas

brillantes

que

indiquen

posibilidades

espectaculares

de

mejoramiento.
3.1. Presentacin

de

la

propuesta

de

rediseo

reingeniera,

recomendaciones y planificacin de los cambios

Una vez elaboradas las propuestas de rediseo o reingeniera se deber
presentar las mismas al responsable del proceso y a las autoridades del
organismo. Como estructura de la carpeta de propuesta de rediseo o
reingeniera

del

proceso

se

sugiere

que

contenga:

Diagnostico,

propuesta, normativa involucrada, recomendaciones y planificacin de

los cambios.
3.2. Implementacin de los cambios propuestos
Bsicamente, este paso implica la planificacin y ejecucin del plan de
modificaciones propuesto en el punto anterior. Teniendo en cuenta la
diversidad

de

variables

en

juego

las

posibles

contingencias

imprevisibles al comenzar la implementacin, el plan debe ser flexible y

con la necesaria capacidad para adaptarse a los eventuales cambios
que se produzcan.

En general, los pasos a desarrollar para la implementacin de los cambios,

son

Movilizar

los

siguientes:

Integrar el equipo,
Elaborar

el

programa

detallado

(mtodos, medios, fechas, etc.)

Comunicar

Ubicacin de los cambios en el

contexto
Difusin del flujo de trabajo de la
implementacin
Exposicin detallada de los cambios
y sus probables consecuencias.

Realizar

Ejecutar tareas
Controlar la ejecucin de acuerdo
con el plan
Difundir informes de avance

Evaluar

Medir

ejecucin

en

relacin

especificaciones
Seguimiento

Administracin del cambio

Control de actividades clave.
Verificacin de actividades clave.

con