a, Februar 2015 Sonderheft Rea a— heii Ate WETCUESCHSLE TIL) 1 privaten Arbetsverltnis bestent keine Pict des A gebers zur Fuhrung umfangrcicher Sammlungen von auf das Arbeitsverhalins bezogenen Daten und sehen davon, dass der Abeiigaber gchaltn ist, bestimmte terlagon(hiereu gohren .B, dio sog Arbeitspapiore odor Arbitszit Jorgangen. Abge: en im Bolicben des ben und gat. auch nach bbewalren, steht die Anlage von Personalakt 's' Auch die Regelung des \beitge ine Personalakten in § 83 Abs. 1 Aten aueh 2 fen erpflchtt nicht dazu, sole Hat bilddes anaulagen, ist die tgeber beitnehmers kennzeichnen 0, Ni und Daten an den nachstehend darzustalion nalektonrechts auszurchten, Das Personalaktenres rundsatzen des Par htistArbeitroct. Es besteht us igen gesetalichen (hier insbesondere 5 8 Regelungen und wurde hirauf auftauend tie arbetsgerichtliche Rechtsprechung gestaltet. Das taf b 2009 ur die formelle Ake in voll Unt lung nicht vam BDSG erfasst wurde, BettVG) of itgehend duct um Jahre Die Kit ven Pes 1 ie Zulsssgket tondaten ergo aut abstelt, dass J Durchfohrung en Untrschied macht die .Akte™ manuell oder cigitalisiort gefUhet witd (5 32 A 2 B06) Vielmehr git: Das, was der Arbeitgeher rechimalig in harks Aten speicher, kann er ohne Einschrénkungen auch automatisiet [Digitale Personolkee 2015 Die Personalakte im formellen und materiellen Sinne eqrtlich zu trennen ist ‘materellen Sinne, Unter nder nalakte im forellen Sinn 3 Schifstcke und Unterlagen zu verstehen als. (Haupt Personalakto” fob, elche der Arbeit Sondrakten zugeordnoten Vorgangssamnlunger Domgegeriber bestimmt sich die Zugehorigkeit von sonalakte nach dam materellenPersonalektenbe h sind Porsonalakten eine Sammlung von Urkunden it gefihrten V ‘ronstichen Verhaltisse des Bedionsteten bets ren Zusammenhang mit dem Dienstverktnis stehen; also nicht einem offen und in einem ine: begrindeten Rechts- und Plichtenkreses lig Fir den ofentlichen Dienst machen das die B BeamtSt6 deutch, die gleichzeitig don Begriff der .Personalaktandaton’ ntsprechend defnieren.« Damit exfilln die im Rahmen der Zw erten Daten eine stimmung des § 32 Abs, 1 Bescha 6 gesp aktiver en gleichasitig den Begit Personalakien, far Personalaktendaten, dh. sin 5 dieser Eingre rls fn nalaktenvegifs bev 2 Daten seine ociichen Perso folg. dass ein Arbeitgeber oo Mitarbeiter spechert, die nicht dem arbets idatenschuteunterlegen, weil sie nicht der Zweckbe- 1 BOSG dionen. Dies ist . Bbei der Aufzeichnu beim Betriebsablauf anfallender personenbezog Daten odDigitalisierte Personalakten ten Zugritf auf die Datenbestindo, was boi herkimmlicher Aktenhrung bereits an der pratischen Realsirbarkotscheitert. Es liegt naho, dass derartige Zugrifsmégichkeiten auch um Wunsch ihrer Realisierung fh ren und dass das Problem konzer- und gg weltweiter Human Rasouree Systems” sich nun auch fr die Kassische Personalalte egibt. a sachten ist jedoch auch, dass mit der Digitlisierung das BDSG insge auf dia ,Aktenfdlrung” Anwendung finde, mit seinen Benach ‘gungs-, Auskunts- und Kortekturectten nett der Kontalzustndigkeit der Datenschutzautsichtsbeharde (§ 38 BDSG). Rechtswidige Detenver: arbeitungen erfillen ggf. den BuSgeld- kaw. Straftatbestand der $8 43, 44 B0S6 Vernichtung von Originalunterlagen Unter dem Aspatt der Vallstndigkeit der Akte stat sich die Frage, ob aut Grund einer gesetzlich vorgeschriebenan Sehriftfrm tw, einer Plicht 2 Aufbewahrung von Driginaldokumenten dein die diitelisirte Form ‘berfutrten Personalvorgange oleicvohl weiterhin auch als scvittliches Original auzubewatren sind, Far die Froge der Vernichtung der Orig ‘alurkunde durch sag, ersetzendes Scannon ist, sofer keine ausdrickl che Aufbewahnungspicht des Originals beste, die Zweckbestinmung mmafigebend, fr de die ursprunglichen Papierdokumenteerstlit worden sind und die zukdnftig durch Scanprodukte erfilt wercen sll ‘nsoweit ist insbesondere von Relevanz, weichen Baweiswert gescanmte oiumente im Rahmen einer arbetsgerchtlichen Auseinandersetzung haben. Im Prozess hat nur die untezeichnote Urkunde die Vermutung der Vollstnigkeit und Richtigheit fr sich (8 420 ZPO). Der Avbeizgeber verlert den insoweit bstehenden Beweiswrtll, wenn er nu cn elektro nisehes Dokument vorlagen kann, Ob er das in Kauf nehmen wil ist ine Frage dr Risikoatuvagung, Das Garcht karn das ausgedruckte Dokument ledoch durch Inaugenscheinnahme im Pahmen freier Beweiswiriqung Warten (§ 286 Abs. 1 S. 1 ZPO)” Der Bewoisnachtell kann aber auch 2u Die Grundsatze der Personalakten- fiihrung bei digitaler Aktenfiihrung funfisechton > Richtigkeit/Vollstindigkeit mit Gegendarstollungs-, Korektu,Enfernungs-, Lischungs-und Sper rungsanspruch, Schadensersat/Schmerzensgeldzahlung > Zulissigkeit/2weckbindung mit Koroktur, Entfernungs-, Loschungsanspruch, Schadense Schmerzensgeld > Vertraulichkeit/2weckbindung (intern/extern) iit Untrlassungs-, Schadenserstz/Schmerzenspeldanspmuch Die Transparenz Boherrscht werden alle Sctvtte der Erhebung und Verarbeitung der Bo schaftigtendaten von dem Grundsatz der Hansparenz, der durch Informa tions- und Auskunftsplichten des beitgaberssichergostallt ist. Dieser Anspruch basiert nicht nur auf den gesetzlich verankorten Informations und Anhrungspticten u. a. 8 4 Abs. 3, Ba, 33 BDSG] und Einsichts- und Aushunftsrechiten ua. $83 Abs. 1 BetrVG, § 34 BDSG), sondem lettich auf dem informstionellen Selbstbestimmungstecht des Beschitigten er Transparene der Verabeitung gegeniber dem Betroffanen dient dor Grondsate der Direkterhiebung des § 4 Abs. 2S. 2 BDSG, nach dem per: sonenbezogene Daten grundsétlich be dem Betraffenen baw nicht ohre sine Kenntnis oder Mitwirkung 2uethaben sind, Elaub ist die ohne kon ete Einschaltung des Betroffenen erfolgende Eihebung jedoch, wenn eine Rechtsvorscrift dies varsient (4 Abs, 2 Satz2 Nr 1 Die Umsetzung bei digitaler Personalaktenfiihrung Ausgangspunkt der Digitalisirung ist, dass vie Betroffenen Uber das Vothaben, dh. inen nerslichen Datenbestand, die Zvecke ver Ver HR Performance |DigilsPersarssiva 2008aibeitung und Zugiffsberechtigungen zu unterichten sind. Nach dem Einscannen, das haulig im Wege einer im Detail u regeinden Auttags venwaltungeroigt § 11 BDSG), solten die Original, die nicht ausnahms weise autbewatt werden missen, vor der Vemichtung den Mitarbeitern ur Abholung angeboten werden Digitale Speicherung ermdlicit, dass dem Mitarbeiter von Abeitspatz ‘aus lesender Zugttf auf .seine” Akte eingerdumt wird, sodass die bet erseitige Arbeitszeit in Anspruch netmende Einschtahme in der Perso nalabtelung erfallt. Zadem kann die unbirotratische und nicht etwa 20 protokollierendeEinsichtsmaglichkeit das Datenschutzinteresse der Mit atbeterfdern.OasEinsichtstecht kann auch nicht mehr vordbergehend dcurch .ausgesetzt” sein, dass die Akte von der Personalabtelung an Vorgesetzte etc. ausglichen wurde. Richtigkeit/Vollstindigkeit Eine Seltstverstnaichkit it die Richigket der Daten, wobei gegen ‘ber unvchtigen Verarbeitungen das Arbeitsrecht(. 8. § 83 Abs. 2 Be WG), das Borerliche Recht (55 1004 BGB) oder das BOSG (6 35 BDSG) ‘Ane, Koektur- und Schadensersatzanspriche gewalwen. Daneben ‘komen sich Anspriche au Ersatz eines orittenen materietlon Schadens wie auch aut Entschadigung far einen personlicheitswidhigen Eingrtl ergeben Das Prizip der Richigkeit verlangt, dass die Angaben der den Be schafigten ein zuvelfendes Bild wiedergeben und nicht aufgrund ier 6 RPertomance | DgjialePrsonalte 2015, Fehlerhafgkeit 2u unzudssigen Eingrtfen in das Personlichkeitsrecht fatwen.insofera besteht auch ein Anspruch auf Vollstandigket von Infor- mationen. Der Grundsat der Richtigkeitbeziet sich sowohl auf Tatsa- chenbetiauptungen als auch auf Werturteile. Wertureile und dienstliche Beurtelungen sind jedoch wegen tres subjektiven Charakters nur einge schnktabergrtbar. Die Umsetzung bei digitaler Personalaktenfihrung Hinsictich der Beachtung des Grundsatzes der Richtigkeit der Daten er- (geben sich durch die Digitalisierung keine Besonderheiten. Gewabvleistet ‘werden missen die sich aus dem BetiVG und dem BDSG [6 35) ergeben- den Korrekturechte des Betroffenen. Es muss ein Verfahren eingesetzt ‘werden, nach dem eine Gegenderstllung des Botroffenon (5 £3 Abs. 2 Bet-VG) vorgangsbezogen" gespeichert wird und, 2umindest wenn der Mitarbeiter es winscht, Vortang vor der ansonsten im BDSG vorgesehe nen Spetung bestittener Vorgange (8 35 Abs. 4 )hat.” Zulassigkeit Das Arbetsverhaltnis stlt sich als cin besonderes Nahe-, Vertrauens und Treveverhalinis dar, das rwangslautig dav fut, dass beide Seiten viel voneinander und dbereinander wissen, Es erfordert geyenseitige Aucksicttnahme (§ 241 Abs. 2 BGB) In standiger Rechtsprechung geht «das Burdesarbeltsgericht (BAG davon aus, .cass in die rvatsphare desDie Umsetzung bei digitaler Poser neve acavivlatarats Zu beachten ist das Verbot der nunmmeh ted rmatsiron Ptsoralauwahlenscheidung (69 BOSC) "Daz legen Bo triebsvereinbarungen 2. B,fest, dass sich Auswertungen auf statistische ‘Angabon beschranken und dass einzelpersonendbergteitende Sortir- Lund Selettionsmaglchkeiten ausgeschlossen sind, wobei innerhalb der ‘Atte auSer Uber die Dokurenterart auf ein Dokument nur tiber dessen Datum zugegritfen werden kann Die automatisione Verarbeitng badingt nlc die Mitbestimmung des Betrebsrats nicht nur bezugich der technischen Verfahren, sondern auch hinsichtichinres Ufangs (§ 87 Abs. Nr. 6 BetVG}, Die Zustimmung o Mitarbeiterverrotung ist Rechtmaig- und Wirksamieitsveraussetzung Wird die Futrung der digitalen Personalakte Gogenstand einer Batiets: voreinbarung, kann das cur Klarsellung des Vorfans wesentich bei tragen, Vertraulichkeit Ein im Personalwesen besonders zu betonender Zuldssigeitsaspekt ist dio Vertraulichteit der Dato, die sowohl bai dem betiebsinternen Daten fluss als auch be dr Uibarmitung von Mitarbeiterdaten an dete Stellen 2 beachten ist Fur den internen Datenflus ist relevant, dass auch d 'Nuten von Beschaftigtendaten unter dem ,Verbot mit Estavbnisvarbe halt" des 84 Abs. 1 BDSG steht. Aus dom Gebot der Vertraulchkeit ergibt sich auch fr nicht im Geltungsbereich des BDSG gespeicherte Personal ddaten das Gebot der Datensichorung Die Umsetzung bei digitaler Personalaktenfiihrung Imm Gegensat aur herkimmlichen Porsonalaktenfuhrung, tel der Sach bearbeitern oder Vorgesetzten hautig Zugri auf die gesamte Akte cingerdumt wird, obwohl nur hinsiclich eines Konkroten Vorgangs ein berechtigter Informationsbedatfbesteht, kann die Einsicit mun system technisch auf die relevanten Vorgange beschankt werden. Das Gebot der intemen Vertraulichkeit git inshesondere hinsihtich besondars -sensibler Vorgange. Diese Vorg2nge massen —s0 wie das BAG” es bel herkémmlicherPersonalektenfhrung 2 8, uch Aube Vd. ese Boe SR "Thee Reh BV Ro 2 yg, ue 685,A0720,20 ‘Brn 08 184,53 Dade net in Een Gta, HarabchAbaedrdanescha, 6A ‘natn tatiana, Seaton vos apn. 207.1 Bas ROVERS ‘OV, $16 = NA, soi OM 8, 18= NO. 22 LR Performance [Digtale Parsonaisivo 20187neues Dokumenten- zeitalter beginnt HR Performance im Gesprach mit dem Urgestein des Dokumentenmanagements, r. Ulrich Kampffmeyer, Geschaftsfiihrer & Berater PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffimeyer GmbH Ins und Goud. New Aichitelturen, reve ron dio Mllonsteine dor Vrdn- Funidonen eve Nviangsnaele new Bent (© erungen des Dokumentenma- buchen nue Anite ~e des mac ee den ioaen Dokumentennanagenent TBEATenr trons eet harass powere Exige Peart nme ee dig Infastur ellen. Es hot weniger um Dluent heimmcer Art sondern go Sirti am Arbetupla, da es in de An- eel unde Beherschung al frmatenen Mendingln ett ert it Aue went” kr und fr das Uniemchen sgl jeigen — ie fact schon ade Gert und lomatonn, ch ton, Conor, Asta odor Aone werent nd is Gandnkionin Ookurata aust, a bandon 9. ther da Jest gobbon Sail age- sch. autewaht sovi geik con Mita! seh ds aian Win ist hier posi ru term ind echign Version and alta mo sthn, da os um do Sowahng.Esehiung txt or Abit otgestlt werden misson (rd Ning tn elomatinan in Ustoneh+Kleicts Dernmanogarent dct nt ran got. Melton gt es ve ~ einge cian Tiere dieser ufabangbite abn davon bedng! uch recite Emwckurgen denier Jaren macte dr Bit Enrica ‘ar Aoatennng elétnisther olunerte, Content Nonaginent (EC) ls therrlendes dat lerntcan Seuepifing und andre. Konte unde Oa es anneal Der Atietemait var getemzicet dich fomatinen im Unametmen unathangig Ubemaimen ur ds Bestebe, mit den all Ot Ze, Nuer, Fomal und uspnglcen cemeten Encl der fomatans und Zeck 2 escleer, sieht man beste von Kormuniatonstcvotge mizuaten absi Exams Ioratinen Managemert EM siten Lurgan fr die Atomaisnng. cle das ache modern Asi ven Sail Mo Gleltorisce AK und das Przessmaragement da, mabe Gren, Aswerung und Nutag tin besonde Rae Disloien vei Konpo- nit Big Data sonia vschiedne Varinen fertn des Dskarenisamarégomets haben von phair, rider nd err Cod fuck for das Thema HR Guan fossoucis) intl. Das. Kasiche Dokunontena sone Befeuting. 2. in Gast de Per-ragomet ist nur nach in uct in dss sorllt oer des OnbaringPesis never dutch geen Bi Mitarbeiter Wie verinderte sich mit der positioniert sich dieses Technologie auch die Rolle der Thema heute? Menschen in di © Aiuell werden die Enwicklungs- Die Rolle des Menschen in unserer technisier fade durch den .SMAC-Stack’ auseinander Welt vender sich total. Dies beginnt mit dar Ggetissen. SMAC steht flr Social, Mobile, Ana- Durchdringung unseres Lebens mit allgegenvar- islamic 2015,tiger Computer: ud Komimunikationstechinolo= ie, Man atbetet zu Hause, unterwens, ohne standigen Biroabeitsplatz: tenn nicht mehr ‘swiscien Privat und Cienst Wirwerden an einem Tag mit met Relzen und Informationen berhi- tetas einmittlaltericher Baverim ganzen Jah. Wir stohen sting an der Gree unserer Les- tungsméglchtelten und werden von Systemen nicht nur stindig mit Information getter, son- em auch bsiflusstund gesteuert Hist hat das Entorprise Information Management (EM) eno Basondere Bodeuting, wenn wir an das Thema ‘Avtomatsienung, von Biioprazessen_denken, Software welst uns ce Aufecben mur koto ler Elediging Bestinmte Ateitsplotzypen Und olen werden wearationalisier.,chne dass 5 adiquate neve Aufgaben fir die Mitarbeiter Gib, Im Moment wid des roch durch den der: japhischen Wandelkaschirt. Fir andere Men- schon erdffnen die neuen Komimurikatons- und Informatiostechnologien aber euch neve Még: lichen der nteraktion Kreativitt urd Zusam rmonerbot, wie sie 28, mit Cllaborations- urd Social-Masia-Werkzeugen aus dem Entrpriso: InformationNaragement-Baukastn unterstitat ween. in Zukunft werden aber Systeme immar mat unteteinandereledigen. Expertensystom, Ubiquitous Computing Robot, Automation und Analyse-Werkzeuge tun her ihe Ubriges. ie Rolle des Menschen, fur sein eigeres Selosver- stands, tel der Arbeit und in der Geseschat, ‘muss neu dfiien werden Von der Datenverwaltung es nicht mehr weit zu Big Data @ und Analytics. Beginnt hier ein ‘noues .Zeitalter”? Information Management hat das vorrangige Zl, Informationen zu verwalten, aber der Er schiieung kommt eine besondere Bodeutung dda sonst die Information nicht nutzbar ist Big Data steht hiar in einer Tradition von Ana- Iyse- und Auswertungswerkeeugen baginnend bei Management-Informationssystemen (MIS), Emcerprise Search, Business intelligence (Bl) ‘und anderen. Big Data dient aber nicht nur zur ‘Auswertung und Analyse groBer Mengen an tunterschiedlich struéturierten Informationen, sondem bietet auch neue Formen der Organi- sation von Information, Wo in der Vergangen- ‘eit relationale Datenbanken mit strukturerten Tabellen Daten verwalteten, finden sich heute unstrukturierte .Hadoop-Repositorios”, dio mit Enterprise Search, semantischer Analyse und Big-Data-Analyties Informationen fir den Mit arbeiter gezelt bereitstallen und Anwendungen ‘amt .fitern”. Fir des traitionele Dokumen- teqmanagement mit Referenzdatenbankon, die ‘uf cle anderen Ortes gespeicherten Dokumen- D 2 verweisen, sind die neuen Heber Umbmuch, So vid velfach bereits ie Frage geste, ob man noch geordnet speichern und alles mit Metadaten versehen muss, wenn doch Enterprise Soarch und Big Data alls wiodefndon.Encrpise in formation Management bindet die neven Mog Hchkeiten cin un erlaubt sowohl die geordnete Verwaltung mit Records Maragoment ls auch dle neuen Farmen der Ausretung und Informa tionsbereitstellung mit Big-Data-Weraeugen, Wie sehen Sie die Sonderstel- Jung der digitalen Personalakte @ inden Unternehmen? Personalakten sind im Prinzip nur eine besonde- ‘Te Auspragung elektronischer Akten, die Doku- ‘mente strukturier anzeigen und mit informatio ‘en aus anderen Anwendungen anreichem, Eine bbesondere Stellung hatin Personalakten durch den besonderen Charakter der gespeicherten In formationen und Dokumente, die geschitz und ‘nur berechtigten Anwendern verfigber gemacht werden dirfen, Das Berechtigungssystem hat fhe eine besondere Bedeutung, Es muss zutem nachvollichbar sein, wer wann welche Infor HA Performance | OsisiePersoneleite 2015mation einsehen und nutzen konnte. Informatis ‘nen in der Personalakte mbssen auch wiedor ‘elascht werden und die vervalteten Personen ‘haben ein Recht zu wissen, as Uber sie gesp cher ist Personalakten aus Systemsicht haben eine Zwitterll, Einerseits werden sie als et enstandige Losuna angeboten, die telautoma: tisiert Daten aus HR- und anderen Anwendun: gen Ubernimmt. Es sett sich jedoch immermehr der Ansatz duch, die Personalakte nur noch als Sicht auf die Dokumente und Informationen in tegriet in eine HR-Fachanwendung zu betrac ten. Der integration von Doku ‘mententecinolagien in diese HR-Anwendungen kommt daher die erwatnte bosondere Bedeu tung von elektonischen Per sonalakten 2u. Sie ist dann nur noch eine strukturerte Sicht aut im Kontext zusammengehdrige und durch das Berecttigungs: system zugéngich gemachte Informationen, HRM. (Human Ressource Management) nimmt in Verbindung mit den internen SociahMedia., Wissensma agement, Borechigungs- und ldentity-Managament-Systemen salt eine gréere Rolle im Un temehmen und damit auch fir das _Informationsmanagement general ein Ist die Kritk noch berechtigt, dass die Unternehmen ihre © Datenpoots zu wenig fur das Wobil der Mitarbeiter und des Unternch- mens nutzen? Viefach mag dese Kritk noch terechtigt soi, ‘aber dies andert sich zur Zeit. Beim Wohl des Mitarbeiters geht os hior moines Erachtons richt um Systeme und deren Einsatz, sondern um die Unterahmenskultur, Gut ausgebitdete Mitarbeiter sind eine wertolle,Ressource” in Begriff, der den Menschen als Menschen eigentlich ditfamian ~ des Unternehmens, die gepflegt, gefirdert und weiterentwickelt wird, Die Bereitstelung von Information veréndert das Arbetslebon und erlaubt damit auch neue Freitgume und Gestaltungsmagichkeiten, Wenn as Untemehmen den Mitarbeiter asst’, ar- beitet er motivierter und identifier sich auch ‘mehr mit seinem” Unternehmen. Fr die Un temehmenssete ist festzstellen, dass durch tie heute verugbare ErshlieRungs-, Auswer- tungs- und Bewertungs-Software varkandene YO HPertonmance Dito Forsanaakte 2015 Informationen im Untemetmen, aber auch lie {omatinen ven aueral, vein ingesett ‘werden. Hierbpi steht aber selten das Wot cds Mitabeiters im Fokus. sondem seine Steu ‘ung un Konralla— hf auch knapp am Ran- de des gesotich und maraish Zlassigen Die Daten des Urternehmens werden inawischen als Wert und Wischaftsaut begin, de Uber len Erfolg und dio Zukunft des Unternehmen entscheiden sgitalso fr beide Seiten, Unt men wie auch Mitarbeiter, de neven Méq- licheiten sinvoll 2u nua. =: ‘Worlen Unternehmen zukiintig fiir die optimate Nuteung und @© Auswertung der Daten verstarkt uf externe Dienstleister setzen oder diese cinbinden? Dor Einsatz axterner Dienstlister ist fr Paso naldaten und -dokumente immer nach ein hell Bo ete tones alee tia Welche Entwicklungen zeich- Gesprichspartner Dr, Ulrich Kampfimeyer Gosche Beater ROJECT CONSULT Untrnhmanaberstung Dr Uh Kamptinnyer Gb z 9 Meinung ach in poe © sabe 2015 wich Doktimentenund Aten a arbisiten, ist mah als unbequem. Wir erleben hier gerade die Au libsung des herkommmlichen Dokuments. Es ward auf Daten reduzer, die dann durch ein Layout den Charakter eines Dokumentes annem. Es sioht aus wie ein POF., Word: ader gescannes Dokument. st jedoch keine einzelne Datel mehr, sondern ein Hauten Daten plus Metadaten und Struktuinformation. Die Funktonaltat von Do: kumentenmanagement vit! weiterhin bendtigt ‘aber zielt immer mel aut die Yerwaltung von belobigen Informationsobjekten 2b. Authent ‘itt, Inegrtat, Criginalist und ‘andere Merkmale Klassischer Dokumente. bekormen in die- som Unfeld eine nave Bedeu- ‘ung und beddrfen never Lun: ‘gon. .0as Dokument ist tot = es lee dos Dokument Was sind threr ge Events 24mm Thema? Hier muss man verschiedene 1 pen von Informationsangeboten Uunterscheiden, Neben die Klas sischen Messen mit. Tagungs- charaktor wie CeBIT [Mare er DMS EXPO (September) treten ander, speilisiete Angebote Aut den genannten GroBveran- staltungan ist die Personalakte nur ein Thema von vielen, Jedoch konnen dort die inte Aspekte mit der Ubrigen Unternehmenssofeware schnell eschlossen werden, Die zaleichen auf Personal- une Personalakten-Software ausge- Fichteten Tegungen sind fokussierter, aber unter dem Gesichtspuntt Integration und Synexyieet fekte haufig weniger tauglch, Fr de Infermati- ‘on-Management-Branche in Deutschiand muss zudem konstatiert werden, dass es im Jahr 2015, kin cinhoitichos Bid mehr arm Markt gibt, da sich Branche und Evens stark zersplittert haben, Erste Informationan zum Thema holt man sich sowieso aus dem Intomot.Wie sieht d e digitale Personalakte 2020 aus? In den Personalabteilungen und -verwaltungen hilt die digitale Personalakte {fikichendeckend Einzug. Wir haben fishrende Anbieter um ein Statement zur digitalen Akte 2020 gebeten. pie 200'st decatale POSTON cays dem HR-PrazE ee vent itt mah enEWeOIeN rovessmanagement ie a ausdem 8 fern mr Proressteveung die Xan non ene rovessstoUeTun en taben ston Joderne Lsun " ich Vorgange ausist oS eeepc SS em nin ein cecntsgouiges SII sae ST i der papiertose HR-Worktlow wen ae wear ooh re edinbrche Auch ASPET praehstevering si eos av ie Pessoal et ie Personal ind interessant. ur de Pe sine Serachsteue ns jn Grentzer, pr. Martin | (CFO dex aconso AG Wir schreiton das Jahr 2020 und die Porsonalarbetist in allen adkinistrativen Prozessen komplet digital Dennoch werden in vielen Personalabteilungen noch ahloiche Dokumente erste. Zentrale Anlaufstelle fr alle Dakumente ist die igitale Akt, die neben der reinen Ablage auch Funktionen fir Mitarbeiter 2ur Verfigurg stellt, dle hier ihre persinlichen Dokumente selbst abrufenkannen, und ‘Anwender ei den Prozessen untersttzt direkt vernpft mit der Dokumentener stellung und den Workflows | Thomas Eggert, Geschiftsfahrer BEGIS GmbH in modernescigitales Archivsystem sollte die vollautomatische Archivierung aller ‘gedruckten Listarten eines Entgeltabrechnungssystems ermdgichen, Der gesamte Druck Output eines Abrechnungslaufes muss auf Null reduzierar sin, Die Personalabteilung solte selbst definioren konnen, welehe Oruckdaten noc in herkommiicher Fapierfrm golieert werden sollon Exgdnzend zum gesamten Oruckdaten-Archiv mssen auch die ampleten Personalakten ‘dor Mitarbeiter digital archiverbar sein wobei das Einptlegen von Offce-Dokumenten (Word, Exc, POF. JPG usw.) auf Knopfdruck moglch sein sole Die Einscht in die digitale Persoralakte sollte unter Einhaltung des Datenschutzes ‘tich unathangigerfolgen kannen, 2B. por Tablet odax Handy, Armin Rautenhaus, Geschiftsleitung Bremer Rechenzentrum GrabitDrei Punkte sind unseren Kunden in Zukunft ganz besonders wicht 100 Prozent Sicherheit und Transparene(Fisten, Vrschldsselung) ots: und zeitunabhingiger Zug (Mobile) sowie ene tile integration (Schnttstele}. Entschoidend ist vor allem ein spibaror Mohnwert fr don Anwendor und das Unternehmen, Unsore Kunden bestatigen regelmaRig einen Einspar- ‘ffekt von 30 bis 40 Prozent. Denn in Zukunft wird Zeit noch kostbarer und der Infrmationsvorsprung 2um Wettbewerbsvetel, Oder wollen Sie 2020, noch immer Ablage machen? Florian Veit, Vertrieb & Marketing, DMS-Experte bel HABEL GmbH & Co. KG Botts heut vrringen wi bis 21 20 Prozent unserer Arbitszet Wonsiostedoting inde Dasara rand foratinen one Beingung ur Eastin, is dah seh inner Urerehnan nicht mtr wogaenen die tale Pennie als eales Werkcag. Si wird den Bonuzen ellen, Zotz span soon Such Zusatuncionen wie die automatsche Eeugung on Dohumerran und state Freigabeprzesse dank digitale Umautmagpon Christian Seifert, Produktmanager bei HS - Hamburger Software GmbH & Co.KGIT= Ss ~ oy alen Netzwerke haben die digitale Kommunikation radial vetandert. Menschen produzieren Dato, statt nur zu konsumieren, 'n Profilen von XING oder Linkedin finden sich qualitatv oft bessere Profile und Lebenslaufe as in tan Stamens fines Freelancertum w een nd parallele Arbeitsverhltnsse wer inisse werden zunehmen, Die heutgen Too kommen camitan die Grenzan der Méglceitn So wid dia digitale Persnalakie der Zulunft vom Mitarbeiter dom Arbeitgeber angeboten, nicht mehr umgekehit. i Dirk Linn, Geschaftsfiihrer der Persis Online GmbH & Co. KG | Profis fiirs Personal Clevere Losungen = ) rund um das a Denman dr don Po i ah tt indicteshande a hmen ava de of HR-Management sehen Wi ; wid ie los: ration schaffen und redun ente Daten erhalten Som te Pesoralakte mmr wengetVerbretong finden, Standen Partner bieten wir ihnen ein um‘assendes i Pena a ose Wong Farum Oar eon ines Human-Resouces Managers Syston etabieen, Eze: Human Resources mit dem SAP® Standard nes Humarefes0u 7 att stu Als FullService-Dienstleister und SAP sree un aan Praise srt anes Hendrik Kellermeyer, Wir snd Inter Outsourcing Partner re GmbH tnd optimiern ire HeMProzesse u.. mt Z yerbit Softw: Geschaftsfilhrer der perbit der elektronischen Personalakte Jetzt die IT2™ eAkte kostenfrei kennenlernen peat ir2-sout ee < Dirokt2ue Anmeldung Solutions AGZum Thema Digitale Personalakte" sind im Jahr 2014 folgende Beitrage in der HR Performance und der LOHN+GEHALT erschienen: peo} Ae een ees ena ir Teeuwen ng Fiasoyeaur Wares Reem Pree eel) {naam 1+G Spxztax 5/2014: Sicher und Metts tnietaty der Personalwelt Ceo ei eer aaa OMe Maen ere canes rari Corrente g i ip ek ee aa rio} ‘8.24 — Die digitale Personalakte weitergedacht ~Rechtssicher e setzend gescanntt (Ersetzendes Scannen der Personalakta, Recht liche Aspekte) Rechtsanwalt Christan Vokel, d.velop AG) 48 Die cigitale Personalakte inet Tren fr mehr HR (interview mit MAitzel Gretsch, Vorstand Circle Unlimited AG) ie digitale Persoralakte: Das Schwoizer Messer foc Perso. fheheit, Auftewahrung, Zug Kosten, laufender Bete, Piojekte)—(Thomas Engert, geschafsihrender Gosel/schafter tel dor BEGIS Gmbi) ‘8.13 Personaldokumentecgitalsieren ~Thomas Eggert 'S. 16 ~ Mit de digitalen Personalate zur strateqischan Personal- ‘aibeit “HR als Business-Parner (auch eine Frage der Werkzeuge {OPA als Worktlow-Booster, Pazessoptimierung sthaftFreirdume) (Frank Aattgr Leiter Geschiftsfeld[QAKten bei der [A000 GmbH) Y Dezember 14 WR Pertormance | Diao Psorlaieie HRperformance | e _ HRberformance Compensation & Benefits 2015 mgs spenders a IB Personal. Manager Dienstleister, Services und Termine im Bereich Expats und Impats Expat/Impat Guide 2015 Erscheinungstermin; 03.04.2015 + Anzeigenschiluss: 12.03 2015 I Azubi-Management 2015 Ausbildung steckt im Umbruch. Erscheinungstermin: 13.05.2015 * Anzeigenschluss: 15.04.2015 BH Inklusion und Arbeitswelt 2015 Technologie hilft Mensch und Unternehmen. Erscheinungstermin: 13.05.2015 * Anzeigenschluss: 15.04.2015Se. Bee uN It I A uC eo Rn SU nen eM rat oer eon Le ‘Weiterbildungen), Korrespondenzen, Dienstreiseantrgen, Krankmeldungen, Urlaubsantragen und Cr CTC See TCE IE CU uC CMU Lu ee Suny Seer See iy Oe eso '® Mehrere Mitarbeiter kinnen gleicizeitig auf eine Akte zugreifen (kein Versionschaos) Ser eT ee eran ey volar Redes pea eaOey i aes ay So Cea rey ry TRUST) ry Ne _ apiagineaun enemas See CR ara bale Cay Dea a enti ‘Abmahnungen, richtig handhaben, + (sicher) Entsorgung der Paperakten, geregelter Umgang mit Kopien OR ren soem nent Beco. Cy Coenen tec oIN Roce cay ON ace a Se ere enn en onc) Re ead OT on ae eet Re rel Oe ence ay Seen eee Meee ce emits eee) One eye eo ON ne cm nec nen See onus I cient ee aes nr Sere Oe eres OT relay ST none OG ee ee ina im ner un oe eam ego nn CreaZeitgewinn den . Mitarbeitern schenken 1, Miissen wir die digitale Personalakte | neu erfinden, statt die klassische | Personalakte nux digital abzubilden? Das wice au kura gesprungon, Durch den ett ereichtan technischon Ent \wioklungsstand ergobon sich harvrragende Maglichke'ten, die digitale Personalakte als einen wosentichon Bestardtel vielorPorsonalprozosse ‘2u nutzen. Konkret danke ich an das Time-Management mit der Anzciga ‘ach nicht abgeschlassener Vorginge, die Termin-Kontroloutinen, mit dor Darstllung anstehonder Terinarbsiten, 28, Endo dor Probezit nes Mitarbeiters mit der Entschoidung Uber Beendigung des Boschat ‘qungsverhaltisses oder unbefisteteFortsetzung und vieles meh 2, Was sollten Personalverantwort- 3.Manche nennen liche mit der Zeit machen, die sie _/ die digitale Personalakte ,Schliissel durch die digitale Personalakte ] der Personalarbeit der Zukunft“. sparen? Warum? Ganz einfach, Verbesserung der Personalvetrewung, des Per sonaleinsatzes, Mitarbeiter Oualiftkation und vor allen Dingen ‘qualitative Verbesserung der Personalabeit,havpsaichlich als Unterstotzung des betriebiichen Managements, —— ‘Weil de igitae Personalakte heute als zntales Steverungsinstrument tinsotbar ist und die meisten Vorginge mit dan erfordertichen DDokunenten unterlegt werden Kannen, Das Schéine dabe ist, dass all Personalaktendaten automatisch in dr digitalen Petsonalaite abgelegt werden, ‘wo sie auch hingehdren, 4. Riickt der Mensch dadurch wieder stirker in 5. Gibt es Zahlen zu den. den Vordergrund? Hinsparungen in puncto Zeit un Ja, dann joa steht awangslaufig de personalisierte Informationsverarbetung im Vordergrund, da sich alle Vorginge/informationen/Daten um den Betrolfenen dreben, Geld, die die digitale Personalakte exméglicht? Es gibt verschiedene Untersuchungen, zB. von Prof. Or. Wilhelm [Mulder Wenn die monetare Betrachtung im Fokus ste, ist dies er falsche Ansatz, dann der qualitative Gevvinn wird oft nicht cinbezogen. Aus meinen eigenen Beobacttungen, lassen sich bei voller Nutzung der Funkionaltaten rund 20 Prozenteinspare.6. Welche weiteren Aufgaben kénnte die digitale Personalakte der Zukunft noch iibernehmen? datenschutzrechtlicher Sicht ie Yotinrsontn ont die kritischen Punkte, die bei der \ 4: Alege Dil oaoata digitalen Personalakte zu \ ie im Sommer 2015 bei DATAKONTEXT erscheinen wird. beachten sind? ersonalabtllung unt sermit den erfrderi fahren, Die krtischen Punkte sind: a) Bildung von 2 Zugrifsberechtigung auf Daton der dig ¢) die Einrichtung der Register, unter denen organge/okument 9. Schrumpft die Informations- hoheit der Personalabteilung durch die digitale Personalakte? Nein, im Gegentel, die Personalabtelung ist die ver 8. Welche neuen Méglichkeiten ise ee exgeben sich fix die Mitarbeiter Je Personalakte? Wenn Sie damit die Betroffenen meinen, soi hetkimmichen Ak digiaen Ate eh Orénung he 10. Was sind fiix Sie die wichtigsten Punkte bei der Vernetzung der digitalen Personalakte? Vermetzung ter Work-Flow-Konzepte, dh, alle Tilinfor hin Schnitstellon 20je haufgerlebe ich es, dass bei Diskussionen um die digitalen Prozesse im Personawesen ia Emotionen hachkochen. Das scheint fir Personaler ein echtes Schreckgespenst zu sein. Da werden plotlich alle Register gezogen, dio eine Einihrung im Unternehmen fast unmglich erstheinen lassen. Und was in andoron Boroichen schon lingst daily business ist, kann im Personalbasich auf ‘einen Fal Sinn machen Ooch was sind die Befirchtungen, die sich dahintor verbergen und w sieht es wicklich damit aus? Die Datensicherheit ‘Meistens das erste Thema — wie sicher sind denn die Daten, wer sieht dann alles Pexscraldaten und was st, wenn das Rechenventrum komplet ausflit? Nun, komischerweise liegen in der Regel samtiche Personalda ten bereits in einer Datentank des Personalsystemsund se es nur bei der Getaltsatrechnung. Auch hier gibt es im Unternehmen sicherlich schon Regularien ~ worum soll das nicht auch fr die Personalaite funktionie ren? Und wie Haufig sind heute Personalakten in einfachen Sehranken abgelegt oder liegen achtlos auf Scheitischen von Personalem oder Yorgesette. Das Handling Akten kann man haptisch anfassen, Dokumente erkennt man sofort beim schnellen Durchbiattem und Dokumente Kannan nicht verschwinden. Jo, am Bildschirm kann man Ookumente wilch nicht anfassen, aber gute Systeme bieten haute schon eine schnelle Vorschau auf Dokumente [sog, Thumbnais), durch die man schnell blattem und Dokumente genau so schnell wien Paper erkennen kann Und Hand aufs Here — wie oft haben Sie schon Dokumente versehentich in de falsche Akte oder das falsche Register abgclogt? Die finden Sie nur durch Zufll ~ bei dor cgitalen ‘Ait besteht dutch Suchmagicheiten wie die Volextsuche eine ere lich gro Bere Chance, ein Dokument wiederaufindan als durch Kommissar ual. Der Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat Das wird unsor Btvobsrat nie genehmigen und dr Datenschubeaut tragte wird nur Probleme sehen. Bei aor Liebe, das ‘stein vorgescho: bbenes Argument, Aus meine Erfahung heraus stellen beide in der Regel sehr vernnftige und sicherlich kitische Fragen. Aber auch her iste so, 20 HA Performance | Personae 2015 wenn das Unternehmen die Gremien rechtzitig und offen in den rozess der Auswahl mit eineziht, dann habe ich noch keinen erebt, dr on solches Projekt gestoppt oder auch nur verzoget hat. Die IT bekommt das nicht hin oder hat keine Zeit Wo hiutig erleben wires, dass die IT Themen fur Personaer nicht unbe- Aingt mit hehstr Pritt oral, Das ist in volen Fallon auch durchaus rachvollichbar, dann Systeme, die flr die Leistungserbringung des Un- temehmens notwendig sind, haben run einmal Vorrang ~ und Kapati ‘ten sind Gerall sab knapp. Aber auch hier gibt es Lasungen, wie die SaaS- oder Clout-L8sung, bei der ein einfacher Webaugang reicht, um auf die Akten uzugrefen und die TF-Abteilung muss nicht weiter damit beschaftigt werden. Und wenn sich bei dam Begif Cloud vielen schon wieder die Nackenhaare aufstelle,sallten Sie vor allem daraut achtn, dass der Anbeter eine deutsche oder private Cloud verwendet und damit (garantie, dass die Daten in Deutschland lagen. Ein protessionaler An bieter wird Ihnen das ederzet bestatigen. Die Kosten sind zu hoch Das war sicherich vor 20 Jahren noch so, Damals war ein digitales Archivsystem fast nicht bezahitar und hat sich erst nach vielen Jahven ingendwie gorechnet. Doch durch die immer geringeren IT-Kosten, vor allem beim Speicherplat und den WebKomponenten, Kinnen Systeme 2u absolut verinftigen Preisen eingefitrt und betrieben werden. Wie schnell sich eine Akte heutzutage retnet, zeigt unser White Paper zum FO! cinerdigitalen Personalakte, das aut unserer Homepage kostente zur Verfigung steht. Alls in allem ist es gar nicht so schlimm, eine digitale Alte im Untameh men einzufhren und zu betreiben. Wichtig ist es, sich mit den Theran zu beschaftigen, die notwendigen Gremianfrhzeitig mit einzubindan und mit don Anbietern Uber Losungsaltemativen2u sprechen. Dann wird dar ‘Wo plotalich sehr za und veri seinen Schreckent Autor Thomas Eggert Ist geschftsfohrender Geselschator boi der BEGIS GmbH. Erbeschatigt sichals Personalmanager und ex- temerPersonalenstiistermit dem ‘Thoma Porsonalarboit. Eristua als Autor und Blogger (ownoch-in-blog de) atvund Zeit sparen: Zin Whitepaper des [ERP Special = ten HS - Hamburger Software erldutert, wie Arbeit geber bei der Auswahl und Einfithrung einer: am besten vorgehen. Hier eine Zusamme ‘vielen Personalabteiungen sieht es ahnlich aus: Oborfllte Aktonschrarke, Papiorakten wohin das Auge blikt. Soger HA.rofis verlieren da schon einmal den Uerblck —und vel Zeit. Untersuchungen 2ufolga verbringen Persoraler jeden ‘Monat metvere Tage mit Aktenlege und Informationssuch. Fur die Pr sonalareit ist es jedoch wichta, dass die Akteninalte 2 8, Ziewerein 7 oder Unterlagen au Mitarbetergesprachen) schnell verfighar sind, Mithile ener digitalen Personalakte lisst sich das realisieren, Die matische Archiviewung, Suchfunktionen urd der dtekte Informa nseugritf am Arbeitsplatz veringern den administativen Aufwand er heblich. Dadurchsinken die Kasten und de Personaler gewianen strategische Aufgaben wie die Personalentwicklung, Ballast tiber Bord werfen Im ersten Schritt empfich i es sich, de bisherge Aktenstruktur und die Archivialte zu profen, Viele Personalakten enthalten beispelsweise Dokumente, die entfernt werden koonen, weil die Aulbewahrungstrsten abgelauten sind. Dardberhinaus ist es ratsam, Standards zu seten, die das Handling der Akten kunftig erleichten, Eine gute Software bietet tierzu Vorbesetzurgen an ~ doch welche Lasung ist die ichtige? Passende Lésung finden ineressenten soliten bei der Softwereauswahl neben dem Funktions urfang und Preis auch Sicherhetsaspekto berdcksihtigen, So muss die igitale Personalakte zum einen die Vorgaben zur Revisionssicherhiter- {llen. Alle Informationen missen nachvolleiohber, unerdnderbar, unzer- storbar und wiederherstelbararchivier werden. Dies setztvoraus, dass die Software die Dokumente vrsioniert und jede Bearbetung protokol- lier, Zum anderen muss sie den datenschutzecitichen Bestimmungen entsprechen und individu re Zugritftechte bieten Die digitale Personalakte befreit Personaler von Papierbergen und ineffizienten Prozessen, Daaber hinaus spielen technische Aspekte eine Rola: Neben Einzelpro- gramimen gibt es integrerte Lasungen, die insbesondere mit dem Lohn- abrechnungssystem veibunden sind, Diase Variant bietet den Vorteil, cass Schittstellenprableme und eine doppelte Datenhaltung vermieden werden. In jeder Fll sollte de Software leicht zu bedienen sein und pr isovientiata Funktionen bieten, also zum Beispel bei der Verschla tung von Dokumenten den Mitarbeiteramen und die Personalnummer vorbesetzen, Zu guter Lett sollten Interessenten den Anbieter unter de Lupe nehmen: Welche Unterstitzung lestet erin der Einfuhrungsphase und im laufer den Batrch? Git os Hilfsangebote zum Digitalisieungsprozess? Wir die Software rogelmaig gewarte? Personalakten digitalisieren Hat sich das Unternehmen fir eine Losung entschieden und die Aten stiuitur und -inhalte berenigt, kaon es das Archiv cigitalisieren. Ob es cis selst erleigen oder einem Scan-Jiensteister Uheriassen soe, lasst sich nicht pauschal beantworten. Als Faustrege gilt: Je grer der ‘Akienumfang, desto cher lohnt es sich, einen Dienslester zu beauftra ‘gen, Aver auch for kleinere Unternehmen kann professionelle Unter zung beim Scanprozess eine sinnvolle Altemative zum Selbermad sein, « Nithere Informationen und Tipps zum Thema enthait das kostenlose Whitepaper von HS — Hamburger Softwar www.hamburger-software.de/ whitepaper A Performance |Digtse Peronsicite 20'S 21Digitale Personal- aktenfilhrung (DPA) aconson Wir leben Dokumente adata BEGIS aeansa AG ata Sotware Grit Becis Gib Her Wael nke Het Olt ese Herr Thomas Eger haresemhie 28 Windminlenstate 15 A Bosigtum 44 338 Minchen 27283 Veréen Aer 12507 Batin el: 08995161850, Tel:04231/8080 “050/31 9905-199 Fax: 06051 6185-20 Fax 04231/804-400 EMal: homas.eqpetbegis EMalskonak@aconsocom | E-Woi-verrebatatace | wrnbgis.ce aeons cam waa de “ame des Sear Podaises Bovine “ons Digs Pesos ate BS oe 2, Werle des Stare Pradushciee des Sevcos ‘eh0 abe On Bess Gna 3 tiene aleginnen wiaies Wows “Aaa naan 76 7} at toe 5 tele DPA Lung al interes System vrtibar? v v v 6 tele DPA OS-Lisung auch at spare Sytembariponerte v v v etapa 7 welebon #8 Standodstbarassten Peronlat veranda? ‘AP PAY LOA PeoweSotva “sa Perconsvosen ‘SHPLLOGA tala Pro ote aut drtane 8 viubllanCustricng ofe Stancnrssna? Tedd Sed ‘pean Sond Tesi oa arc 19 tee DPA Lsurg nor i Oetseand one und nose? 10, Wetee Sprain iden Sin der iptlen erantake 38? Dash Elie, Fambaca, ales Spach, tee ut Tera ershee Satan ‘ez Dose glcchund Fatah ‘tage wie sao tse v v v v v ¥v v v v v v 0 15. Durch wen warden Supper und Matin sichegetl? = Sofareneiter v v = DUS HerstevONS- Diener L v v v v 17 sie beng komplever Sereenignpstlares mEgheh? v 7 v Is ie Eitatang der gestzictenVorshiten (Comphanee) v v v ses Datensehatas ud cer Schtelsiehrpstll? 10st sin veaeneeundebe Benuzerbertiebe duc Lack» v ra v Felder Palle ind eran pepeben? 20 lt a Wedervrage fr Dolamete systemsaigaegeten? v ¥ v 2 Io darLiscun on Dokument sae un Ver Agen rip v v init un agin? 2. Sind botumentenimpertundSeannensysenseg ee? v ¥ v 22, Efegt te dekte ftv von EMois und MS. Ofiee- v v v Dokumesten scot nde Mister? 24 ietleSanaruathingga dren wees Sytem v v v ‘eaeon? 25 tle Sysiamunabhnypel er DPALsangoeoben? ERP v v v Datenbaak ¥ v v Babies v v V. = aeaystem| v v v ‘25, Wie oe tec Wartngspbin? aioe der Leonaebinn 22 HA Performance | Digs Porsonies 2015,e ee] ee FOFCONE | SE roicrr maroeien hz bre DATEV : I 1.000) aut Antage aut Antroge 1 a) e z v z z 7 7 v v ‘ns vzngieianagin er [DRE Pasa npnensaan| SP WOR RUS LOOKnaaniae ne Te erven aber eRe ae ce fs ns resonieaagmet od Su Tanai at ‘aed Ta od Tan od 2 7 7 ch Tas Toa tenenegicr | Date Ea ane ‘wees tan ieSchearch v v —v 7 v z 7 z ¥ z z 7 z z 7 z 7 v z ¥ z 7 z z z 7 7 z “ z z z z z z ¥ z 7 ¥ v v ] rt iW v 7 7 v v z z z Z 7 v v v z z z z z v v v ¥ 7 7 v z z z @ 2 7 v z v ¥ 7 7 7 7 roy aioe aaa Toe 7 y 7 7 7 HR Performance |Digvle Ferscraiite 2015 2BPN yah Digitale Personal- Doda ITA aktenfiihrung (DPA) mtr) soce riers |” PEFSIS iaova cnt Ie Soltions AG Pera Gb Frau Kai ied Hew Olver Kure Har Rana Ko eodoriess-Stase 89 | Rahauspate3 Theodor Heus Stabe § 61118 Vitel 24588 Henseavuzourg | 69518 Heiden el: 06101/806300 fel:0419975320 Te o732179864-0 Fa: 08101/805590 Fac 04199752210 Fac O73 217986498 Ea inociaaRe-persomtee |e-asles@r2-ccons com | EMA konaRaperss ce ncwigateperanase ‘wwsitsluton com persis de 1 Wa ds Svar Prods Senice TOR Feo Taek Fete ip Poses 2: Wesel des Svar Preorder Senees ToDeocnaH Tae AS Fens Grae 3 eaviebrrs Windows ae SAP HOR eigen Winds, Ui Uae aot stere 4. da sine a suatage 3500 5: i PA-Lésig asia rien vert? v v 6: i PADS Lung ane ale separate Sstemopanete v v verbo? a 7 Mtwolen Ht Sandarsativaressiem stl iia ‘a dom Marten ‘SH eras Personae Personae erga? Slee wren utes 1 vd Cetin eer Sandra? nol us Stes Tradl ond Sencar ‘raul and Snead 5: le PA sg nr tr Oashiand one 40. leva Sracn il i ir iin Personaal 3h? asa Each Tt Egle, rnc Tells serach a ae AP HE base Suochnenmets ‘ Deekie OPA Lora donpainsenatenen Geach? v v v 1. Duck ole DPA LEsug don arch vechichen Boeleh a? v v v 13. Wir ie OPA Leung at ine zevale Daterback espe? ¥ i ra ” 14 Warden Rotrraandensgebeen? v v v 55. Durch wer ween Supor nd Hote sichenetll? = Sotareabiler v ra v = DMS Worse 0S Dentist v ¥ ‘olrderugen an Digit Persoatlte 16 sl exe Gestatung der AM (Registers) ¥ ¥ 7 57 Jae Ady KomplenerBereehigngstoktrn maple? v ra ¥v “atte natn der gsetalehenVorschiten(Compianes) ¥ “ v es Ontenchtes ud oe Sieherb iedrgetelt? 1: stein betlerereundeh BaruerbertiehedrchLaok + 7 7 z Felder Palle inten pepben? 18 ute Wiedervorage tr Duman plese peeber? v v v 71 sts sehen yor Dkumeten ach dem Mar Augen Pip v v v Tait nd len? 22 Sin Dotumertenimor ud Seanensystereli integer? v7 v v 2. eee reerug von ald WS-Oce- v v v Dokumanon ae inceMiatbaieraen? 24-inch weve reg v v v seater 35a ie Sytrunatiooht er OPAL ceebon? ERP 7 v v ~atenbine v v v Bevibssysem v v ¥ =A v v Tatas prey TePromr 277 eet aie Waruogenebr estiebe Anerngen 237 v v v 24 un Performance | DiI Prsanalato 2015,xft ‘mtn Her Vole Kotisteer Auonstate 31 591090 alert 11: 0829784555.0 Fox 0822754585-44 ai isto. com sauattcom | Taipesoana Te wana “isan SP ote sa On waa ‘esich Foy ah, Fansboeh Span, lense, wetre Urersezungenteim uncon magic sfs|s}s v ¥ Tier vom La IMPRESSUM HR Performance Sindh: ise Peenasite 7015 hadnt: FronaLagectet Tu om Eta ergesoreasiartecan Retain (hava Boer 6) Ena tvertdsakonon.com Eat netdatarieneam ain Gas Eat geedeakete com Shuai ia aenenedtsonoxton eg Daiakonrect cea agitate fBaiernchon Kiseéod {et onpunan 0 Fox omBeaesie3 ‘asta amperes eri: digo Tetsoroaeono.7 hae s@dathonten.con Poms dn ok Gr & Go KG Fravosea ter ‘elonaonn 6 Ea barony vedo Abuneemeat Poorman: aheberemane TSCOE iene 20060 ovals Vrsndtostn Mastin Presson snd shack ree ausiekehar Genahngung bs Wolpe und utr ‘ote uatentgabe. ir nese atte Mee atten, ‘Netaurtelic sngelotor mann Gramm de Veta ee tg Boe Atcanenet valine sh 2 en jms tigen Bsiagungenun tah, wean esmehtmtener frat van str Wichen omen des Seagstetoure oti we Aasigenesoderaang: areas oo. Tet oasent 1 Mal Uppednstonenccon Sondre Tore 0 Eta gestion com Souayt Aandstergstrae 26 50678 Kin, senuzvssrs| ‘Az Drick wn struck no ree 16 Pear eampten Seka to Set 2. devgong 205 ‘sevens scheint: Sonfener tdnchwoie DATANOMTECT Kunde FronePlue Gears Pro a ‘isteAevnats Sisters, Ste /Pshalgatx, istecttmadsut HR Performance | Digiale Personae 2015 25PNT ACONSOL| Beso: ors. Dokumenterzeugung yoo eiioe | iaioieas cee eee Peete [cua wea (acca a Taam Sramaraey | OIC ee coat co acne at oy : Z Satna 7 Saene 7 7 2. Istdie Lisung systemunabhingig?_ we = Saar aT at a es ; ‘eletet. ‘Sie méchten auch einen Eintrag ‘5. Welche vornandenen Vorlagen kenaen verwendet werden? See aa ‘alle Gangigen Formetvorlagen in einer Anbieter- ere : ‘6. Verligt thr Dokumenterzeugungstoo! auth Uber eine. a v BBersicnt dar Prozessunterstitzung 10rIndividuelle Prozesse? HR Performance 7. Istdie Software webbasiert u. damit standortunabhiingig? v v buchen? eters ear Sgn > z ernest ie y Ese Sa a z fgseranome, = Benwtorpenticto Ena ia v kinp@datakontext.com Tikiiesontoe aan aae —| TITRE MITIOR | Too Mh 12, Ist eine zestrale Verwaltung von Textbousteinen mbglich? Wi v ] earners tate sear ea ea eee EE aa roa 5 ae eee se a eee Suc vi : Sees z z eee eee = z : = Tabellen a v Saeaaran 7 7 2 or c Z ae aN alae nae ag te e 7 ta eer rt c 7 eres tetas z 7 26 HR Performance [Oslo Prsonaiee 2018precio rear ar ieee ery Rechsragen und Handungsilon ir de betiebiche Praxis 6 iertbitete und erste Aufloge 2013 700 Seten~ Hardcover ~17 24 cm e199) IsQN 978-2-29577-666 Inklusve E-Book und er Webinare as Dowalead Rectisragen und Handungsiten bein Eineate vor Intanet, nee, E Mal Telefon, Big Data und Social Mia 5, ukerarbetete ad enveteri Aflge 2014 288 Seiten ~Hordeover~17 24 em 5999 SBN 978-389577-789:3 inkusive E-Book istic Suchet Sti ir Sci pf, essrten und sen 1. Auilage 2013, 184 Seiten — Hardcover 17x 24.em ©3995 ISBN 978-3.89577-661-8 ead ev rr 27. beatbitet lage 2010 16sSeten—broeher 21 x 24cm Stafelprese Giehe wuradtatontextcom) IsBN 978-3 89577-5927 (inal in Faroe) ISBN 978-3 89577-597-0, Anhalt in Schwarze ‘Auch digital in englscher Sprache nd as frmeninaiueler Sonderéuch etch Das Merkblattsensibilsiert hee Mitarbeiter fir das Thema Datenschutz lund macht sie mit den zugehorigen Anforderungen im Unternehmen vertraun Grundlagen, ded ideal fr alle Mitarbeiter - stung und Notwendigheit des Datenschutzas + Akteller Rechtstand Durch fabige Schaubilder anschaulich lustrieet Lochtverstandlich geschreben MusteseteGrundsitzliches: & gibt icine rechtlcien Yor schriften Uber das, was die Persoralakte beinhalton muss. Die Stukturrichet sich nach internen Abeitsprozessan und Bedirfnissen der Personalabteilung sowie nach Art und Anzahl der Dokumente, Auerdem ist Datensparsamkeit nett nue im Sione des Bundesdatenschutzgesetzes goboten: Je scilanker dic Ate, umso schnell finden Sie Inhale. Legen Sie auBer: dem Inhaite und Gliederung immer gemeinsam mit den spate ren Nutzer der Akto fest. Definition des Bedarfs: Lover Sic fost, as de Akte eben dem Arbetsvertragbeinhalten muss und kann, bet stielsweise ‘Must-ave Erginzungen und Zusatzvereinbarungen zum Arbeits vertrag Bewerbungsunterlagen Vertrige 2u gesteliten Unternehmensgitern (Auto, ‘Smartphone, Laptop) Beurteilungen(Zeugnisse Nice-to-have Boni und materielle Vergitungen Lohn-/Gehaltssbrechnungen Zeiten (Arbeit, Urlaub, Krankheit) Reiseabrechaungen Einsatzplanungen Whiterbildungen Zertitkate Dokumente ordnen: {lsssiivioien Sie aut der Grundage ter Auswahl die Dokumentenarten(Arbetsvertrag, Reisetostenabrechnungen etc), die Sie fr Iie Arbeit bendt ‘gen und die die Swuktur der Alte bestimmen Dokumente zusammenfassen: Fs Sic je rach Umfang und Bedart mehrere Dokumentenarten inerhal ings Registers zusammen Verteage, Abrechnungen, Bescheini- ungen etc} 28 HR Performance |Dipial Prsrslaito 2015, Dokumente aussortierent oven Se eine Neus- tivste an, Si beinhaltet alle Dokumente, die vor der Digital- sierung aussortiert werden milssen, eta verjahrte Abmahnungen (dirfen generell nicht enthal- ten sein) veraltate Korrespondene und Parsonalfragebégen Kopien Papierforms L232 Sic cine Postviste an. Sie beinha: et alle Dokument ie nach der Digitalsiarung in einer sog2 rannten Rumpfaite weiter in Papiesform aufbewahrt werden sollen, etva der unterschrievene Arbeitsvertrag und eventuelia Erganzungen; Pandungen und Dokumente mit Urtundencharak- te Ehemalige Mitarbeiter: (beiesen Sie se, ob Sie die Akten von ausgeschiedenen ader verrenteten Mitarbei tei wirklich digitaliseren wollen. Wenn ja, gendat hier vil leicht cine vereinfachte Aktensruktu, in der alle verbiebenen Personalunterlagen in einem eizigen digitalen Dokument = eines Ate gespeichert werden. Vorbereitung: (sriegon Sic b Si de Digitalisierung im eigenen Haus oder durch einen Dinstleister durchflhren lassen wollen? Entscheten Sie sich fr das Lettre, denken Sie bite an eine Vereinbrung zur Auttragsdatenverarbeitung (ADV). Erstellen Sie ine Musterakte, damit dr Digitalisie- rungsdienstleister genau weiB, welche Dokumente der Be- standsaktenciitalisien werden missen, Umseteung: Cigialisiewngstiensteister nutzen 2um ‘Markioron und zur korektanIndzirung dor Dokumente und Fgistor hug Trennbatir mit Codiorung der Ookumentat in Barcodeform, Machen Sio sich dieses Vorgehen auch beim Seannen im eigenen Hause zunutz, um den Scanvorgang 2u beschleunigen und das Fehlerpotenzal zu vertingen, ug Aven watvend ds Enscamans de Alcen sen Sie pipe an te iba gelngen. Kien Sie also vr ‘mit dem Digitalsierungsdionsteister ab, wie die Auskunt higkeit wahvend der Aktonverarveitung sichergestellt werden ann Autor Matthias Edel, Senior Consultant ECM Products, forcont business technology gmbhee CRY oT GROSSE Jahresabonnement HR Performance fir 125,- Euro. pl eae T T ag BS MUA Leo emo ACOA Ue deol eee Leon cutee esa c-y oO) Pa MC: oe OPP) edaalontertcom/newsleter cede HR Peformance Wa eniet tut ltrd pe ecco ongbei verschiedenen Anbieter solcher Systeme, bei Unternt nen Beratungsgesellschaft PROJECT CO de.wikipadia.org/Urich_Kamptimeyer. Was schiitzen Sie an Ihrem Job am meiston? Die Vielalt und Abwechslung und Kommunikations\ésungen, Wir leben in ein rungen nicht nur begkten, sondern aktv vor Zeit Was sollte in Ihrem Tatigkeitsbereich noch erfunden werden? Ihre Botschaft an unsere Leser? Wir leben in einer interessanten Zeit des Wandels, der immer schneller und einschneidend wird. Wir haben uns von dor Verfigharkoit und Richtigheit elktrnischr Infor ‘mation parsénlich, in der Wirtschaft und in der Gesellschaft cexistnziall abngig gemacht. Nun git es, sich um den ‘Wert de Information und die Bedeutung von lformation fr uns selbst, unser Ufald, unsere Arbeit, unsere Gesellschaft und unsere Walt intansver und nachhaltger2u kim BO MRPortermance | DitslePersonalate 2015, Wie sind Sie zu dem gelommen, was Sie heute machen? Seit aber 35 Jahren beschafige ich mich mit dem Thema inforationsmanager gimend in der Lehre an Universitten, in der Forschung bei der Fraunhofer Gesellschaft esheratu den und Standardsierungsorganistionen und zultt als GeschaftstGhrer minor eigo NSULT. lls weitere auch hier auf Wikipedia der Mensch, dam ich begegne, ist anders, joder Kunde 5s, jades Projekt ist anders und stndig verndert sich der Mankt fr Informations Imbruchs und diese Verinde- veiben zu kSnnen, motive mich Porsousiches Welchen Berufswunsch hatten Sie als Kind? Mit sieben bekam ich zum Geburtstag ein Buch Uber Schliemann und Tioja ~ und so wollte ich Forscher der Archologie, Ur- und Frligeschichte und Anthropologie ‘werden —bin ich auch gaworden. Ein guter Tag beginnt... nit inem besinnlichen Moment des Sich-bewwusst-machens” der inneren Ruho und einem Sonnengrug. ‘Am liebsten beschiiftige ich mich mit... den inovationen und dern Wandel unsere Zeit bei Menschen, Kommunikation und Information: ungeacttetanderer Hobbies ‘Wenn Sie einen persénlichen Wunsch frei hiitten, wiirden Sie... ‘mebr Mule fr Kulturlsen haben. ‘Beschreiben Sie sich mit drei Worten: ‘Autgaschlossen, vorausschavend, achtsam, Was schiitzen Ihre Freunde/Ihr/e Part ner/in an Ihnen? Humor Verbindlchicit, Aufmerksamkeit, Meenreich tum, Menschichket nt ‘Was wiirden Sie gerne in Threm niichsten Leben machen? Ichbin Atheist und glaube nicht an en nichstesLeben Profil oe eee oe Wretohr Rane hae Unternehnensberatuns Dr, Ulrich Kanpiimeyey Gnbls Faeroe va wicOL senna Poalion/ Tatigkelt Gesohistedihrer & Bexater Kontakidaten ‘ ‘yirich-Kempiimeyer@PROJEO: ‘pttp://mms- PROGEOE-CONSULE- Om teres +49(0)40/41265659 : P-CONSULE-comWonn Sie ein Tier wihren, welches 1 Ere ales sche nke for lich, wail ch, wenn a geht, den Planeten mit einem ,und £ fe Fisch” veriassen kon Was ist fix Sie im Leben wichtig? Benusst jeden Tag leben in Harmonie und Ein Wobei Iénnen Sic am besten ab- schalten? Langes Wochenende, Kurztrip, Wo- hin und mit wem? Siebekomment.o00 Euro geschenkkt. Was machen Sie damit? Was bedeutet Ihnen Sport? Viel. Radtaluen und Yog Welche Musik héxen Sie gerne? JazeRock, Blues-Rock, Progres so von 1965 is 2015. gu Musik ga HierkénnenSieeinBuch empfehlen: Fichard Dawkins ,The God Delusion’ Hierkénnen Sie einen Film/eine Se- rie empfehlen: ‘Aktuell (ud fr HR relevant Eutweder...oder ‘Tee oder Kaffee? Beides, nach Tagesteit Hund oder Katze? Berge oder Meer? Sommer oder Winter? Uhjahr und Herbst Fahrrad oder Auto? Fobra Kino odex DVD? ain Boston!www.begis.de Bewe rbuig N Als Ihr hochqualifizierter Partner mit idealen Losungen = aw in [hrem Unternehmen! \dung von Zeit und Ressourcen 30)31 99103-0, eMail: thomasreggerit@begts.de Berl