DINAMICA ORGANIZACIONAL

PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

DOCENTE: LUIS FERNANDO BENEDETTI A.
UCENTRAL

DELILAC Ltda., es una empresa de procesamiento y comercializacin de lcteos

con ms de 25 aos en el mercado nacional. Est ubicada en la Sabana de
Bogot, y cuenta con 80 empleados. Su gerente general es el hijo mayor del socio
fundador, quien la ha conducido a su internacionalizacin de sus productos,
llevndola a realizar su primera exportacin a Venezuela.
La empresa pertenece a un sector muy competitivo, que vende a nivel nacional en
el ltimo ao alrededor de 280.000.000 millones de pesos. Los empleados se
encuentran distribuidos por cargos de la siguiente forma: 1 Gerente General, 3
Gerentes (administrativo, ventas y de Produccin), 3 supervisores, 5
Representantes de ventas, 3 auxiliares de despacho, 1 tesorero, 2 auxiliares de
compra, 3 Laboratoristas
y 59 operarios que laboran en los 3 turnos
continuamente.
En cuanto al nivel de produccin se puede decir que es estable, a pesar de las
dificultades en el panorama nacional, debido a que son productos de primera
necesidad, y por tal motivo las bajas y las altas durante el ao no son tan
representativas como en otros sectores.
Su principal producto es la leche, sin embargo ya hace dos aos desde la llegada
del nuevo Gerente se inici a elaboracin y comercializacin de la leche baja en
grasa, y hasta ahora se ha empezado a pensar en una diversificacin de los
lcteos como yogurt y refrescos, para lo cual se estn realizando algunas pruebas
de elaboracin, as como de carcter qumico y fsico con muestras para poder
determinar su viabilidad. Es importante saber que la empresa lo hace en los
mismos laboratorios donde se mide la calidad del producto como actividades
alternas a las funciones de los laboratoristas, sin ningn presupuesto asignado
para eso, ni con la conformacin oficial de un rea de Investigacin y Desarrollo, y
sus respectivas actividades y funciones.
El gerente general e hijo mayor del dueo vivi toda su vida en el exterior y vino a
reemplazar a su padre quien falleci hace unos 2 aos aproximadamente, lo cual
le ha costado entender y documentarse de las actividades de la empresa, de su
gente, su cultura y de la forma de trabajar muy distinta a la que l ha conocido en
el exterior, ya que su difunto padre y fundador manejaba la organizacin de una
manera demasiado paternalista. Mientras que el gerente actual pose una forma de

direccionamiento estricta basada en el cumplimiento exacto de normas, horario y

funciones, generndose un clima laboral hostil para algunos empleados.
No obstante, el hecho de tener buenas relaciones y dominio del idioma ingls, le
ha permitido a la empresa abrir nuevos mercados e iniciar la exportacin como
parte de un proceso de planeacin de la entidad hacia el futuro, factor muy
importante teniendo en cuenta que es una empresa que a pesar de no tener una
gran capacidad de produccin, se encuentra compitiendo a nivel internacional, lujo
que no pueden hacer muchas sociedades en la actualidad.
Los procesos de produccin se estn estandarizando para que la organizacin
pueda competir a nivel internacional; por lo tanto, se iniciaron a realizar
inspecciones peridicas adicionales en algunos puntos de los procesos con
relacin a los reclamos que se han venido presentando. Sin embargo,
constantemente existe una seccin de control de calidad donde durante el proceso
se van realizando las pruebas e inspecciones de salubridad, higiene y condiciones
del producto.
Cabe anotar que la leche cumple con las especificaciones requeridas por el
INVIMA
y normas nacionales de especificaciones. La leche entera est
compuesta en un 80 a un 90 % de agua y su densidad relativa vara entre 1,018 y
1,045, y la de la leche de vaca entre 1,028 y 1,035. Los glbulos de grasa tienen
una densidad relativa inferior a la de la fase lquida y, por lo tanto, ascienden a la
superficie para formar nata (crema) cuando se deja reposar la leche en un
recipiente.
El proceso fundamental productivo es de 24 horas con tres turnos de 8 horas por
los operarios de la empresa y por medidas de higiene con los empleados y con la
responsabilidad de la salud Pblica, se considera un proceso producto alimenticio
supervisado de forma muy meticulosa. La presentacin de la leche es en bolsas
plsticas de 900 ml., impresas con su respectivo logo, slogan y especificaciones e
informacin nutricional exigida.
El proceso en s de forma general, consta de los siguientes pasos:
1. Recoleccin de la leche obtenida por las fincas aledaas a la organizacin,
las cuales son suministradas por los campesinos de la regin, los cuales
realizan el ordeo de sus vacas de forma manual. Estas actividades se
hacen diariamente y tres camiones especiales con tanques de enfriamiento
o (camiones cisterna) de la empresa proceden a su recoleccin y transporte
hasta la empresa. Cabe asentar que dichos vehculos que hacen sta
recoleccin deben ser con cobertura metlica, pues ayudan ms al
mantenimiento de la leche en condiciones bajas de temperatura, Empero,
los camiones de DELILAC con el propsito de ahorrar costos utilizan una
cobertura plstica pero que trae como consecuencias una mala transmisin
de calor, lo que impide un enfriamiento inmediato, trayendo repercusiones
en la calidad de la leche. La gestin de la compra de la leche cruda la
realiza el gerente administrativo, quien negocia con los campesinos y
dueos del ganado cercanos a la empresa. Est en proceso la gestin de
2

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

unificarlos en una cooperativa asociada de trabajo, para que exista un

mayor orden, seriedad y legalidad en el manejo de precios y
especificaciones exigidas a los proveedores en aspectos de calidad
sanitaria en cuanto a la alimentacin del ganado, ordeo y recoleccin de la
leche.
Recepcin de la leche donde se realiza el pesado, muestreo en
laboratorios, depuracin y clasificacin para poder ingresar al debido
proceso con las condiciones correctas. Los laboratorios lastimosamente les
falta actualizacin en sus instrumentos, lo que ha generado grandes fallas
reflejadas en la inocuidad de algunos lotes devueltos por la no identificacin
de riesgos a la salud.
Centrifugado: Se realiza La utilizacin de una maquina centrifugadora que
acelera la separacin de la grasa de la leche entera. Lo que queda despus
de retirada la primera recibe el nombre de leche desnatada o descremada.
La leche con la mitad de grasa es conocida como semidesnatada o
semidescremada. No obstante, si la leche entera se pulveriza a presin a
travs de pequeas boquillas, el tamao de los glbulos de grasa se reduce
hasta tal punto que posteriormente no se separan; a ello se debe que esa
leche produce menos nata en comparacin con la que se consuma sin ser
procesada por medios mecnicos. Este producto recibe el nombre de leche
homogeneizada; casi toda la leche consumida en los pases
industrializados es homogeneizada. Cuando se bate la nata, los glbulos de
grasa se aglomeran para formar la mantequilla, y sueltan la llamada
manteca de leche o suero graso. El yogur o yogurt es un popular producto
lcteo fermentado que se toma natural o se le aaden sabores de fruta.
La acidificacin de la leche, o la adicin de la enzima renina, transforma la
mayor parte del contenido protenico en requesn o casena. El residuo
lquido recibe el nombre de suero. La casena puede convertirse en queso o
usarse en productos comerciales tales como pegamentos, productos
textiles y pinturas.
Pasteurizacin: Se puede decir que prcticamente toda la leche de
consumo humano, es sometida al proceso de pasteurizacin, donde se
tiene en cuenta el calentamiento hasta una temperatura que oscila entre 55
y 70 C para destruir las bacterias perjudiciales, sin producir cambios
materiales en la composicin, en el sabor, o en el valor nutritivo del lquido.
La leche se pasteuriza al calentarla a 63 C durante 30 minutos,
Enfriamiento y envase: luego se realiza el enfriamiento, el cual se hace con
rapidez por condiciones de salubridad y calidad en el producto, y se envasa
a una temperatura de 10 C.
Envasado y refrigeracin: Posteriormente se procede al envasado y sellado
de las bolsas por maquinas especializadas, y se pasa a la refrigeracin
respectiva en un cuarto frio por medio de una banda transportadora, el cual
debe ser controlado constantemente para que no afecte la calidad del
producto.
Distribucin: Por medio camiones con sistemas de refrigeracin se
distribuye el producto terminado a las diferentes zonas, distribuidores,
intermediarios (quienes deben tener cuartos fros adecuados para su
almacenamiento, pero que lastimosamente algunos no los poseen con
3

buenas condiciones) para luego ser entregadas a los puntos de venta como
tiendas de barrios y supermercados.
Una muestra de su produccin a nivel nacional durante el ao 2013 es la
siguiente:
Ao 2014
Mes
Producto: leche
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre

Cantidades
Producidas
(litros)
80000
68000
110000
75000
82000
102000
101000
95000
78000
83000
88000
105000

Nivel de
desperdicios
(litros)
19000
13000
39000
29500
32000
34000
37000
36000
25000
21000
22000
38000

Cantidad
Esperada (litros)
150000
150000
150000
150000
150000
160000
160000
150000
150000
150000
150000
160000

El mantenimiento de las maquinas ha aumentado debido al aumento de pedidos a

nivel internacional; por tal motivo se ha acentuado el gasto de la empresa. Esto se
debe a que la maquinaria que poseen no hace parte de una tecnologa avanzada
ni sistematizada , lo que hace que se tenga un mayor cuidado en la elaboracin de
los productos en cuanto a la salubridad por la utilizacin de qumicos en la
limpieza de los debidos tanques utilizados en el proceso.
En cuanto al nivel de desperdicios, la empresa posee un convenio con fincas
cercanas de criaderos de animales, lo cual lo que es considerado que no es
daino para el animal, es vendido por litros a nivel semanal, con el fin de no
afectar el medio ambiente. El problema es que existen ciertos desperdicios que no
pueden ser reutilizados, ya que la empresa no cuenta con un tratamiento de aguas
residuales, lo que le ha trado inconvenientes con la CAR (Corporacin Autnoma
Regional de Cundinamarca) ya que no existe un programa preciso y formal por
parte de la empresa sobre la contaminacin de fuentes hdricas, llevando consigo
la contaminacin del rio Bogot.
Por otro lado, para la empresa, es de lucha constante cumplir con las buenas
prcticas de manufactura (BPM) de los operadores en la parte operativa
(utilizacin de implementos de seguridad, higiene y conservacin durante la
manipulacin del producto como guantes, tapabocas, cofias, botas entre otras)
debido a ser un producto alimenticio controlado constantemente por el INVIMA
(Instituto de Vigilancia de Alimentos y Medicamentos), para lo cual la empresa ha
invertido en capacitacin constante al respecto, pero siempre se refleja una baja
disposicin de los empleados para cumplirlas. En el turno nocturno como no existe
una supervisin directa del Gerente de produccin, se presentan muchas
4

inconformidades constantemente con los productos terminados en cuanto al

empacado, presentndose muchas veces la presencia de aire en el producto final,
lo que trae consigo la posibilidad de la presencia de bacterias que se pueden
transmitir cuando una persona lo consume. Por eso es necesario indagar qu
aspectos estn contribuyendo a dichos eventos; si es por falta de capacitacin de
los empleados o el desgaste de las maquinarias. Igualmente, el nmero de
accidentes es ms notorio en dichos tunos nocturnos, en la mayora de los casos,
por la falta de supervisin, lo que conlleva a la no utilizacin de los Elementos de
Proteccin Personal (EPP) por los trabajadores.
La entidad comercializa sus productos a nivel nacional en cuatro zonas; la zona
norte correspondiente a los departamentos de Atlntico, Bolvar y Magdalena, la
zona antioquea representada por el departamento de Antioquia y uno que otro
municipio del viejo caldas. La zona del pacifico representada por el Valle del cauca
y algunos municipios de Nario, y por ltimo; se encuentra, la zona centro
representada nicamente por los departamentos de Cundinamarca y Boyac.
La actividad comercial de la organizacin se limita nicamente en las labores de
los representantes de ventas, quienes estn en contacto con los distribuidores,
tenderos y comerciantes as como en los puntos de venta manejando actividades
de merchandising. No obstante para la empresa es una gran inversin la
elaboracin de material POP (Point of Purchase) de acuerdo a las exigencias del
mercado, as como la divulgacin de campaas publicitarias, la cual nicamente y
por el momento existe en la ciudad de Bogot a nivel radial.
Una gran cantidad del tiempo de los representantes de ventas es garantizar la
solucin de quejas y reclamos por parte de la empresa hacia clientes y
comerciantes, incluyendo la consecucin de nuevos clientes, para lo cual la
empresa ofrece nicamente en esta rea muy buenos incentivos y bonificaciones.
Su precio de venta es relativamente bajo en comparacin con el de las grandes
empresas competidoras como ALPINA; y ALQUERIA, y su distribucin se hace
por medio de mayoristas; quienes se encargan de repartir la leche a las tiendas de
barrio en las zonas cubiertas y mencionadas anteriormente.
Es importante resaltar, que existe un mayor movimiento en la venta y pedidos en
los Departamentos de Cundinamarca y Boyac por cuestiones de ventajas por la
cercana, el tiempo del manejo del vencimiento de los productos, y el tiempo de
entrega a las dems zonas. Pero a veces por dicha demanda no es suficiente su
cubrimiento.
En el ltimo ao se ha aumentado el nivel de reclamos a nivel nacional, mientras
que la produccin internacional ha disminuido, debido a que gran parte de la
produccin con pequeos defectos basados en niveles de tolerancia y calidad
permitidos se han ido despachando al Mercado Nacional, para poder comercializar
y cumplir con las normas internacionales de calidad en la exportacin.
Los reclamos ms comunes tiene que ver con las condiciones de la leche, los
cuales incluyen el color y la contextura, as mismo se reciben reclamos por el
5

sabor, el vencimiento antes de tiempo de la misma, la cual depende de las

condiciones de almacenamiento, y las condiciones de la presentacin y empaque
por roturas, presencia de partculas extraas y aire en el momento de sellado.
Los reclamos en el mercado nacional en el ltimo ao han sido los siguientes:
Mes

Cantidad de
reclamos
60
50
65
70
78
82
85
88
80
82
85
90

Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre

Reclamos
Solucionados
10
12
15
16
17
20
20
16
19
18
21
15

Los reclamos ms comunes tiene que ver con las condiciones de la leche, los
cuales incluyen el color y la contextura, as mismo se reciben reclamos por el
sabor, el vencimiento antes de tiempo de la misma, la cual depende de las
condiciones de almacenamiento, y las condiciones de la presentacin y empaque
por roturas, y mala impresin del logo y fechas de vencimientos entre otros.

Procentajes

Motivos de Reclamos
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0

40

20

18
12

textura

sabor

10

vencimiento

Empaque

Otros

Motivos

Los representantes han realizado sondeos informales en ciertos zonas con los
tenderos sobre aspectos relativos de gustos, poder de adquisicin de los
consumidores, la competencia y calidad, sin embargo estos resultados son
tenidos en cuenta inicialmente, pero por la alta inversin que se necesita al hacer
6

cambios al producto son dejados a un lado, y an peor no ha sido motivo por la

gerencia de tener un inters en realizar una investigacin de mercados a fondo a
travs de una firma externa.
Cabe anotar que el nivel de devoluciones a la empresa de los lcteos vencidos a
los tenderos, han disminuido en comparacin con al ao pasado en un 30%.
Con relacin a la gestin de personal, se cuenta con una psicloga practicante
quien rota cada 6 meses y se encarga de reclutar, seleccionar y evaluar a los
empleados, sin embargo no se cuenta todava con una estandarizacin de cargos
ni funciones en el rea administrativa, y procesos del rea; situacin que se ve
reflejada en diferentes conflictos internos, para la toma de decisiones. No se
realiza una induccin a la empresa como tal y el entrenamiento de los nuevos
empleados se hace por los jefes inmediatos o una persona que ellos empoderen
sin ningn control alguno.
El nivel de contratacin se hace de manera fija con al empresa con contratos a
termino fijo de un ao. El cual dependiendo el desempeo de la persona se decide
si se renueva o no. Este tipo de contrato se realiza nicamente con la parte
administrativa conformada por un gerente de ventas, un gerente administrativo
financiero y un gerente de produccin, y para las 3 secretarias respectivas para
cada gerente.
Es importante resaltar que el nico contrato a trmino indefinido es el del Gerente
General. El resto de de la planta operativa, las reas de tesorera, compras y el
rea de despacho se le realiza la contratacin con una empresa de servicios
temporales, por lo que su nivel de rotacin es siempre alto, debido a la facilidad de
poder despedir y contratar personas sin implicaciones legales.
La contratacin de los representantes de ventas se hace con un contrato de
prestacin de servicios incluyendo bonificaciones por ventas.
Los das totales de incapacidad por todos los empleados y por ende falta al trabajo
consisten en das de incapacidad por accidentes de trabajo y por enfermedad
general, los cuales estn distribuidos durante este ao de la siguiente forma:

Mes
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto

Total Das
Incapacidad
de
Incapacidad Enfermedad
Incapacidad Accidentes
General
15
10
5
10
4
6
14
8
6
9
4
5
14
12
2
15
8
7
12
9
3
10
7
3

Por otro lado, y como parte del apoyo comunitario DELILAC presta sus
instalaciones de la panta de produccin para el fortalecimiento de la educacin
primaria de los hijos de los operarios, los das festivos cuando no hay produccin.
A nivel administrativo, se presentan una acumulacin de papelera y archivos
muertos, por la falta de espacios en las oficinas, lo cual ha llevado a utilizar
muchos lugares y espacios tiles dentro de las mismas, lo que ha conllevado a
desorden en la ubicacin de informacin y que el aseo de la compaa no sea el
adecuado. As mismo, no se cuenta con un software contable avanzado, lo que
atrasa la realizacin de las actividades de despacho e inventarios, y por ende de
asentamientos contables, a pesar de tener un servicio especializado y muy
efectivo de outsourcing de contabilidad.
Cabe anotar que la empresa es deficiente en la sealizacin de las reas para la
seguridad e higiene de sus trabajadores, sobre todo en las zonas aledaas y de
ingreso a la planta de produccin, De la misma manera no tiene una poltica
determinada con el manejo de desechos y desperdicios de sus productos. Existen
unos que llegan de los diferentes puntos de ventas por malformaciones en el
empaque y los que se encuentran vencidos. Solamente algunos de estos se
reutilizan para alimentos de animales como otro negocio aparte de la entidad, pero
para otros que no se pueden reutilizar no existe una claridad en su utilizacin y
destino.
La situacin financiera de la organizacin se puede observar con el balance
general del ao 2014 y el acumulativo e histrico del Estado de prdidas y
ganancias de hace tres aos, los cuales son:
Balance General 2014 (Millones de pesos)
Activos
Cajas y bancos
CxC
Inventarios
Materia Prima
Producto en Proceso
Producto Terminado
Activos Fijos
Edificios
Maquinaria y vehculos
TOTAL
Pasivos
Obligaciones a Corto Plazo
Proveedores
Obligaciones a largo Plazo
TOTAL
Patrimonio

620
1250
120
110
210
250
210
2770
253
80
150
483

Capital pagado
Supervit de Capital
Reservas
Utilidades del Ejercicio
TOTAL

550
800
261
676
2287

Estado de Prdidas y Ganancias Histrico (Millones de pesos)

PyG
Ventas Netas
Costo de Ventas
Utilidad Bruta
Gastos de admn.
Gastos de Vtas
Utilidad
Operacional
Otros ingresos
Gastos Financieros
Subtotal
Correccin
Monetaria
Utilidad antes de
Impuestos
Provisin Imp Renta
Utilidad Neta

2012
1500
350
1150
90
220

2013
1800
358
1442
95
250

2014
1900
360
1540
98
280

840
80
120
800

1097
75
125
1047

1162
90
128
1124

20

820
328
492

1052
421
631

1126
450
676

Desarrollo:
Renanse en grupos de 5 personas mximo:
1. Realice la Misin y Visin de la Empresa DELILAC, teniendo en cuenta las
caractersticas y elementos necesarios para su elaboracin.
2. Realice un anlisis interno de la Empresa DELILAC teniendo en cuenta:
Anales por actividades
Realizacin del PCI
Realizacin del EFI
3. Realice un anlisis externo de la Empresa DELILAC teniendo en cuenta:
Fuerzas Externas
Realizacin del POAM
Realizacin del EFE
4. Realizacin del DOFA Cruzado
5. Realizacin del MIE
6. Realizacin del Peyea (Posiciones Estratgica y la evaluacin de la accin)
7. Realizacin de la Matriz Cuantitativa de Planificaciones Estratgica (MCPE)
8. Realizacin descriptiva de la Implementacin de las Estrategias
9. Realizacin descriptiva de la Evaluacin de las Estrategias.
9

10