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El Documento Administrativo
Los documentos administrativos son los producidos y/o los recibidos por una
unidad administrativa, pblica o privada, en el ejercicio de una funcin y como
desarrollo de una actividad.
Los documentos de archivo tienen carcter seriado. Se producen en el
ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo, dando lugar a
las distintas series documentales.
A la hora de hablar de documentos administrativos debemos establecer al
menos, lo siguiente:

Elementos que componen el proceso.

Funciones realizadas.

Caractersticas atribuibles.

Clasificacin.

Mtodos para el registro.

Normativa bsica de elaboracin de la documentacin.

Antes de redactar un documento administrativo es necesario realizar una

mnima planificacin, que comprende dos aspectos fundamentales:

Adecuar el texto a la relacin con el destinatario, a la finalidad y al tipo

de documento.

Seleccionar la informacin que necesita saber y hacerla inteligible.

Elementos

Los elementos imprescindibles en un documento administrativo son:

emisor,

destinatario,

tono

del

documento,

contenido

informativo,

referencias y citas de textos legales, y data.

misor

La identidad del emisor es un elemento obligatorio del documento

administrativo, ya que es esencial en el proceso de su contextualizacin.

El artculo 4.2 del Real Decreto 1465 establece que, en todos los
documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de mero
trmite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, deber constar la
denominacin completa del cargo o puesto de trabajo del titular del
rgano administrativo competente para la emisin del documento, as
como el nombre y los apellidos de la persona que formaliza el
documento. Por lo tanto, la formalizacin autentica el documento e
identifica a su responsable.

Destinatario

Es otro de los elementos obligatorios. El destinatario es el protagonista

de cualquier acto de comunicacin y, por ese motivo, debe adaptarse en
lo posible la redaccin a sus condiciones.

En condiciones normales, el nico criterio a considerar es si el

destinatario pertenece a la Administracin o no, es decir, si est
familiarizado con la materia, la terminologa, expresiones, etc.

Cuando el documento se dirige al ciudadano, un destinatario externo, es

necesario extremar la claridad y seleccionar la informacin que garantice
su comprensin del contenido del documento. En cambio, si el
destinatario es otro rgano de la Administracin, un destinatario interno
en este caso, se puede presumir que est familiarizado con la jerga
administrativa y sus modelos documentales, por eso es menos necesario
un esfuerzo especial de adaptacin, fuera de los elementales principios
de claridad, sencillez, precisin y correccin de la lengua.

Tono del documento

Las relaciones entre los ciudadanos y la Administracin moderna estn

reguladas por un tono o registro formal. Respetuoso, neutro y correcto.
Deben evitarse, por un lado, todas aquellas frmulas autoritarias,
humillantes o discriminatorias, propias de una Administracin de otro
tiempo; y por otro, las expresiones coloquiales, vulgares, anticuadas o
solemnes, que se apartan del tono objetivo y moderno de la relacin
administrativa.

Sobre esta base, los tratamientos y las formas protocolarias del emisor y
del destinatario debern acomodarse a las circunstancias especficas de
cada tipo de documento.

Contenido informativo

Sea cual sea su fin, todos los documentos contienen una informacin que
es el objeto mismo de la comunicacin. Aunque son muchas las maneras

de exponer la informacin, se debe buscar siempre la ms idnea para el

destinatario concreto del documento.

Referencias y citas de textos legales

Este

elemento

siempre

aparece

en la redaccin

de

documentos

administrativos es la referencia a textos legales, ya que justifican la

accin administrativa o simplemente la refuerzan como cita de autoridad.
Todos los actos de la Administracin que se integran en un procedimiento
tienen una base legal que es necesario explicitar para demostrar su
sometimiento al ordenamiento jurdico.

Lugar y fecha

En el artculo 4.2c del Real Decreto 1465 se exige que en los documentos
que deban estar formalizados aparezcan el lugar y la fecha en que se
formaliza el documento. Estos datos contribuyen a la contextualizacin
del documento.

Funciones
Los documentos administrativos tienen dos funciones principales:

Funcin de constancia: el documento asegura la pervivencia de las

actuaciones

administrativas

al

constituirse

en

su

soporte

material,

garantizndose la conservacin de los mismos y el derecho de los ciudadanos

de los mismos y el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

Funcin de comunicacin: los documentos administrativos sirven como

medio de comunicacin de los actos de la Administrativa. La comunicacin

puede ser:
o

Interna: entre las unidades de la misma organizacin.

Externa: entre unidades de distintas organizaciones.

Caractersticas
Las caractersticas que determinan la condicin administrativa de un
documento son:

Emisin: un documento es administrativo siempre que su emisor sea un

rgano

administrativo

que

acta

en

el

ejercicio

de

sus

funciones

competencias. Segn esta definicin, los actos del ciudadano que tienen en la

actividad administrativa, como solicitudes, alegaciones, recursos, etc., no se

consideraran documentos administrativos ya que no son emitidos por una
autoridad en el ejercicio de sus potestades.

Efectos: el documento siempre produce efectos jurdicos o informativos

frente a terceros en la propia organizacin administrativa. Quedan fuera de la

condicin de documentos administrativos aquellos documentos como extractos,
ndices, etc., que no estn destinados a producir efecto alguno.

Validez: para que su emisin sea vlida, el documento debe cumplir

unos requisitos internos derivados del acto que contienen, como son la
competencia para adoptarlos y su sometimiento al ordenamiento jurdico y, en
especial, al Derecho administrativo.
La formalizacin es obligatoria en todo documento que contenga actos
administrativos, incluidos los de mero trmite, cuyos destinatarios sean los
ciudadanos. En los restantes, especialmente los de contenido informativo, es
suficiente con que quede contenido informativo, es suficiente con que quede
constancia del rgano autor del correspondiente documento.
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