CASODEESTUDIO:BORDERSTATESINDUSTRIESALIMENTAEL

CRECIMIENTORPIDOCONERP

Presentadopor:

YovanaVelsquezCruz
KellyRafaelOrdoez
RocoPariaParedes
GrunddyKenyuYaipenChiro
JuanAntoninQuispeHuillca

UNIVERSIDADNACIONALJORGEBASADREGROHMANN
INGENIERAENINFORMTICAYSISTEMAS
SISTEMASDEINFORMACIN


CASODEESTUDIO:BorderStatesIndustriesalimentaelcrecimientorpidoconERP

BorderStatesIndustries, Inc., tambin conocida comoBorderStatesElectric(BSE),es

distribuidoramayoristaparalosmercadosdeconstruccin, industrial,deservicios pblicosy de
comunicaciones de datos.La compaa tienesusoficinasgeneralesenFargo,DakotadelNorte,
y cuentacon57 oficinasdeventasenestadosa lolargodelasfronterasdeEstadosUnidoscon
Canad y Mxico, ascomo en DakotadelSur,Wisconsin, Iowa yMissouri.BSE tiene1 400
empleados y pertenece por completo a sus empleados a travs de su plan de propiedad de
acciones para trabajadores. Durante el ao fiscal que termin el 31 de marzo de 2008, BSE
obtuvoingresosdemsde$880millonesdedlaresestadounidenses.
ElobjetivodeBSEesproveera los clientes lo quenecesitan siemprequelorequieran,
incluyendo los servicios personalizados que van ms all de la entregadeproductos. De esta
forma,la compaa noslo es un distribuidor mayorista,sino tambinproveedordesoluciones
para lacadenadesuministro,conoperacionesdeservicioextensascomologstica,remolquesen
el sitio de trabajo y preparacin dekits(empaquetarartculosseparados de manera individual
perorelacionadoscomounasola unidad).BSEtieneacuerdosdedistribucinconmsde9000
distribuidoresdeproductos.
Desde 1988, RSE haba confiado en su propio sistemaERP heredado conocidocomo
Rigel para dar soporte a sus procesos de negocios bsicos. Sin embargo, Rigel haba sido
diseado para uso exclusivo de mayoristas de productos elctricos, y para mediados de la
dcadade 1990el sistema nopodasoportarlasnuevaslneasdenegociosde BSEysuextenso
crecimiento.
En ese momento, la gerencia de BSE decidi implementar un nuevo sistema ERP y
seleccion el software empresarial de SAP AG. La solucinERPtena mdulosdeSAP para
ventasydistribucin,administracindemateriales,finanzasycontrol,yrecursoshumanos.
EnunprincipioBSEtenaunpresupuestode$6millonesparaelnuevosistema,conuna
fecha de inicio del 1 de noviembre de 1998. La gerencia de nivel superior trabaj con
consultoresdeIBM ySAP paraimplementarel sistema.Aunquelaestrechaparticipacindela
gerencia fue uno de los ingredientes clave en el xito del sistema, las operaciones diarias
sufrieronmientraslosgerentestrabajabanenelproyecto.
BSEtambindecidipersonalizarelsistemademaneraconsiderable.Escribisupropio
software para permitir al sistema ERP interactuar de manera automtica con los sistemas de
otros distribuidores,entreellos TaxwareSystems, Inc., Innovis,Inc.yTOPCALLInternational
GmbH.Elsistema deTaxwarepermitaaBSEcumplirconlosrequerimientosfiscalesdeventas
detodoslosestadosymunicipiosendonderealizabasusoperacionesdenegocios.Elsistemade
Innovis ofreca soporte para el intercambio electrnico de datos (EDI), de modo que BSE
pudiera intercambiar por va electrnica las transacciones de compras y pagos con sus
proveedores. El sistema de TOPCALL permita a BSE enviar faxes a los clientes y
distribuidoresdemaneradirectadesdeelsistemaSAP.

Al momento dela implementacin, BSE notena experienciacon elsoftware deSAP,

ademsdecontar conpocosconsultores familiarizados con laversin delsoftwaredeSAPque
se estaba utilizando. En vez de adoptar los procesos de negocios de las mejores prcticas
incrustados en el software de SAP, BSE contrat consultores para personalizar an ms el
software de SAP y hacer que elnuevosistemaSAPsevieraigualquesuantiguosistemaRigel
enciertasreas.Porejemplo,tratdehacerquelasfacturaspara losclientesseasemejaran alas
producidasporelanteriorsistemaRigel.
Paraimplementar estos cambios serequeratantapersonalizacindelsoftwareSAPque
BSEtuvoqueretrasarlafecha de lanzamientodelnuevo sistema ERP hasta el1 de febrero de
1999.Paraesafecha,lapersonalizacinylosajustescontinuoshabanelevadoloscostostotales
deimplementacina$9millones(unaumentodel50porciento).
La conversinylimpieza delosdatosdelsistemaheredadodeBSErequirimuchoms
tiempodelquela gerenciahabaanticipado.Elprimer grupode usuariosexpertossecapacit
con demasiada anticipacin en elproyecto,y tuvo que volvera recibircapacitacincuando el
nuevo sistema por fin entr en accin. BSE nunca prob por completo el sistema como lo
utilizaraenunentornodeproduccinfuncionalantesdeponerloatrabajardeverdad.
Durante los siguientes cinco aos, BSE siguiutilizando su sistema ERP de SAP con
xito amedidaque fueadquiriendovariascompaaspequeasyexpandisuinfraestructurade
sucursales a 24 estados. Mientras los negocios crecananms, las ganancias yla rotacin de
inventario aumentaban. Sin embargo, Internet trajo consigo la necesidad de cambios
adicionales,amedida que los clientes buscabanrealizartransaccionesdenegociosconBSEpor
medio de un escaparate decomercio electrnico. BSE automatiz elprocesamiento de tarjetas
de crdito en lnea y los acuerdos de precios especiales (SPA) con clientes designados. Por
desgracia, el software SAP existente no tena soporte para estos cambios, por lo que la
compaatuvoqueprocesarmilesdeSPAenformamanual.
Para procesar una transaccincontarjeta de crditoenunasucursal, losempleados de
BSE tenan que levantarse de sus escritorios, caminar hacia un sistema de procesamiento de
tarjetas de crditodedicadoenla oficinaposterior,introducir en forma manual los nmerosde
latarjeta decrdito, esperaraqueseaprobaralatransaccinydespusregresarasusestaciones
detrabajoparacontinuarprocesandolastransaccionesdeventas.
En 2004, BSE empez a actualizar su sistema ERP a una versin ms reciente del
software de SAP. Este software proporcionaba nuevo soporte para las listas de material y la
elaboracin de kits (kitting), lo cual no estaba disponible en el sistema anterior. Esta
funcionalidad permiti aBSEofrecer unmejorsoportepara los clientes deservicios pblicos,
yaquepodaprepararkitsquesepudieranentregardemaneradirectaaunsitio.
Esta vezla compaa mantuvo lapersonalizacinal mnimo grado posibley utilizlas
mejores prcticas de SAP para ladistribucindemayoreo que venaincrustada enelsoftware.
Tambinreemplaz elsistemade TOPCALL consoftwaredeEsker para enviar faxesyenviar
facturas porcorreoelectrnico,confirmacionesdepedidosyrdenesdecompraademsagreg
herramientasde Vistex, Inc.paraautomatizar elprocesamiento dereclamosderebajasdeSPA.
BSEprocesams de360000reclamacionesdeSPAcada ao,porloqueelsoftwaredeVistex
lepermiti reducirel tiempoenatenderlas rebajasa72horas,yeltiempodeprocesamientode

transacciones en un 63 por ciento. En el pasado se requeran de 15 a 30 das para que BSE

recibieralasrebajasdelosdistribuidores.
ElpresupuestodeBSEerade$1.6millonesy4.5mesesparalaimplementacin,loque
a la gerencia le pareci suficiente para un proyecto de esta magnitud. Esta vez no hubo
problemas. El nuevo sistema entr en funcionamiento en la fecha programada y su
implementacincostslo$1.4millones:14porcientopordebajodelpresupuesto.
A finales de 2006, BSE adquiri una compaa de gran tamao que tena previsto
aumentar elvolumendeventasenun20porcientocadaao.Estaadquisicinagreg 19nuevas
sucursales aBSE. Estas nuevassucursales pudieron ejecutarelsoftwareSAP deBSEenmenos
de un da despus de haber completado la adquisicin. Ahora BSE rastrea 1.5 millones de
artculosnicosconelsoftware.
DesdequeBSEimplementSAPporprimeavez en1998,las ventasseincrementaron
un300por ciento,lasgananciassedispararona msdel500por ciento,el60porcientodelas
transacciones de cuentas por pagar se realizan por va electrnica mediante EDI y el
procesamiento de SPA se redujo en un 63 por ciento.La compaa rota su inventarioms de
cuatroveces alao.Envezdeesperarde15a20dasporlosestadosfinancierosmensuales,los
resultados financieros mensuales y del ao a la fecha estn disponibles en menos de un da
despus de habercerradoloslibros.Eltrabajomanualparamanejarelcorreoentrante,preparar
los depsitos bancarios y llevar los cheques fsicamente al banco se ha reducido de manera
considerable. Ms del 60 por ciento de las facturas de los distribuidores llegan por va
electrnica, lo cual ha reducido el tamao del personal en cuentas por pagar y el nmerode
erroresenlastransacciones.Loscostosdelastransaccionessonmenores.
La cantidaddeempleadosde BSE de tiempocompleto aumentenel reade sistemas
de informacin para dar soporte al software de SAP. En unprincipio, BSE esperabatenerun
personal de TI compuesto por tres empleados para dar soporte alsistema, pero necesit ocho
personas cuandola primeraimplementacin deERPentrenfuncionamientoen1999,y11en
2006 para dar soporte al software SAP adicional y a la nueva adquisicin. Los costos de
tecnologadelainformacin(TI)de BSEaumentaronacercade$3millonesporaodespusde
la primera implementacin de SAP.Sin embargo, lasventas se expandieronduranteel mismo
periodo, porlo que el aumentoen lasobrecarga del sistema produjounaumentoenelcostode
slo0.5porcientodelasventastotales.
La gerenciadeBSEhasealadoquegranpartedeltrabajoqueseautomatizatravsde
lossistemasERPha sidoeneldepartamentodecontabilidad,yconsisteenactividadesqueeran
slo transaccionales. Esto ha liberado recursos para agregar ms empleados que trabajen de
maneradirectaconlosclientes,paratratardereducircostoseincrementarlasventas.
En el pasado, BSE haba mantenido gran parte de sus datos fuera de sus principales
sistemas corporativos mediante el uso del software de bases de datos Microsoft Access y el
software de hojas declculo Microsoft Excel, basadosen PC.La gerencia carecade unasola
versin de datos corporativos a nivel de toda la compaa, ya que los datos estaban
fragmentados en muchos sistemas diferentes. Ahora la compaa se estandariz en una
plataforma comn y la informacin siempre est tanto actualizada como disponible para la
gerencia, que puede obtener una imagen del desempeo de toda la empresa en cualquier
momento en el tiempo. Como el sistema de SAP se encarga de que todos los datos de

planificacin y presupuestos de BSE estn disponibles en lnea, la gerencia puede tomar

decisionesmejoresymsrpidas.
En 2006, Gartner Group Consultants llev a cabo una evaluacinindependientedela
implementacin de ERP deBSE. Gartner entrevistalosejecutivosdenivelsuperioryanaliz
losdatosdeBSEenrelacinconel impactodelsistemaERPsobreloscostosdelosprocesosde
negociosdeBSE, yutiliz los costoscomoun porcentaje deventas comosumtricafinalpara
evaluar el impacto financiero del software de SAP. Las categoras de costos analizadas
integraron los costos de los productos vendidos, los generales y de administracin, los de
almacenamiento,elsoportedeTIylaentrega.
ElanlisisdeGartnervalid que elcostototaldeimplementacindelsoftware deSAP
de1998 a2001fuesinduda de$9millones yqueesta inversinsehabarecuperadomediante
losahorrosproducidos porel nuevo sistemaERPenmenosde2.5 aos.Entre 1998y2006,el
software de SAP implementadoporBSE produjountotaldeahorros de$30millones,unacifra
aproximada a unatercerapartedelosingresosacumuladosdeBSE durante elmismoperiodo.
Comoporcentajedelasventas,los costosdelalmacenamientoseredujeronen1porciento,los
costosde entregadisminuyeron0.5 porcientoyloscostostotalesengeneralseredujeron en1.5
por ciento. Gartner calcul que el rendimiento totalsobre lainversin(ROI)parael proyecto
entre1998y2006fuede$3.3millonesporao,oun37porcientodelainversinoriginal.
AhoraBSE seenfocaenproveer mssoporte para lasventasporInternet,queabarcan
los pedidos en lnea, inventario, estatus de pedidos y revisin de facturas, todo dentro de un
entorno de software SAP. La compaaimplementelsoftwareSAPNetWeaverMaster Data
Management para proveer las herramientas quepermitanadministrar ymantener los datos del
catlogo, adems de preparar los datos para publicarlos en lnea y en los medios impresos
tradicionales. La compaa utiliza el entornodedesarrollo WebDynprodeSAP parapermitir
que las actividades inalmbricas dealmacny administracin del inventariointeractenconel
software de SAP.Adems, est usandoel softwareSAPNetWeaver BusinessIntelligencepara
aprender ms sobre los clientes, sus hbitos de compray lasoportunidadesde realizar ventas
cruzadaseincrementarlasventasdesusproductos.

PREGUNTASDELCASODEESTUDIO

1. Qu problemas encontr Border States Industries al momento de expandirse? Qu

factores de administracin, organizacin y tecnologa fueron responsables de estos
problemas?
Problemas que encontr Border States Industries (BSE) al momento de
expandirse:

ElERPheredado (Rigel)nopodasoportarlas nuevaslneasdenegocios

deBSEysuextensocrecimiento.

Las operaciones diarias sufrieron mientras los gerentes trabajan

conjuntamenteenlaimplementacindelnuevosistemaERPSAPAG.

Pocosconsultores familiarizados conla versindel softwareSAPquese

estabautilizando.

Para implementar cambios se requera tanta personalizacin del

software SAP que se retras lafecha delanzamientodel nuevosistema
ERPyseelevaronloscostostotalesdeimplementacin.

La conversin y limpieza de los datos del sistema heredado de BSE

requirimuchomstiempodelquelagerenciahabaanticipado.

Se tuvoquecapacitaral primer grupo deusuariosexpertosporsegunda

vezcuandoelnuevosistemaporfinentrenaccin.

La compaatuvo que procesarmilesdeSPA(Procesamientodetarjetas

de crdito en lnea y los acuerdos de precios especiales con clientes
designados)enformamanual.

Factoresresponsablesdelosproblemas:

Administrativos:
Contratar consultores para personalizar an ms el software
SAP.
Mala estimacin enlos tiempos para la conversinylimpiezade
losdatosdelsistemaheredadodelBSE.
ElBSEnuncaprobporcompletoelsistemacomoloutilizaraen
unentornodeproduccinfuncional.

Tecnolgicos:
Contar conunERP heredado(Rigel)quedabasoporteaprocesos
de negocios bsicos para el uso exclusivo de mayoristas de
productoselctricos.
FaltadeexperienciaconelsoftwareSAPaimplementar.
Tratar de hacer que el nuevo sistema SAP se viera igual quesu
antiguosistemaRigelenciertasreas.
El sistema SAP no tena soporte para las transacciones de
negociospormediodelcomercioelectrnico.

Organizativos:
La estrechaparticipacindelagerenciaenlaimplementacindel
nuevosistemaERPSAPAG.
La capacitacindelprimer grupo deusuarios expertos serealiz
condemasiadaanticipacin.

2. QutanfcilfuedesarrollarunasolucinmedianteelsoftwareERPde SAP?Explique
surespuesta.
No fue tan fcil de hechoalprincipio tuvo muchoscostosydificultadesyaqueno
se conformaron con el software como tal sino que tuvo un proceso de modificaciones y
personalizaciones por lo que estollevsu tiempo de capacitacin a empleados y costos,a
pesar de que la gerencia estaba muy comprometida. Al momento de la implementacin,
BSEnotenaexperiencia conelsoftwarede SAP, adems de contarconpocosconsultores
familiarizados con la versin del software de SAP que se estaba utilizando. Decidieron
entonces adoptar los procesos de negocios de las mejores prcticas incrustados en el
software de SAP, y para esto BSE contrat consultores para personalizar an ms el
software de SAP y hacer que elnuevo sistema SAPse viera igual que suantiguosistema
Rigelenciertasreasesdecirmscostosyaquetenanquepagarleaestosconsultores.
3. MencioneydescribalosbeneficiosdelsoftwareSAP.
Tena mdulos de SAP para ventas y distribucin, administracin de materiales,
finanzasycontrol,yrecursoshumanos.
En 2004, BSEempez a actualizarsu sistema ERP aunaversinmsrecientedelsoftware
deSAP.Estesoftwarefacilita:

Nuevo soporte paralas listas de material y la elaboracin dekits(kitting), lo cual

no estaba disponible en el sistema anterior, lo cual le permiti aBSE ofrecerun
mejorsoporteparalosclientesdeserviciospblicos,yaquepoda prepararkitsque
sepudieranentregardemaneradirectaaunsitio.
Al mantener la personalizacin al mnimo grado posible, utiliz las mejores
prcticas de SAP para la distribucin de mayoreo que vena incrustada en el
software.

4. Qu tanto transform la solucin del nuevo sistema a la empresa? Explique su

respuesta.
La transform bastante, a pesar de que al principio el panoramanofue elmejor,
despus con un manejomsadecuadolehadadograndesxitosalaempresaademsdeque
esto lehapermitido implementar msyaque desdeque BSEimplementSAPporprimera
vez en 1998, las ventas se incrementaron un 300 porciento, lasganancias sedispararona
ms del500porciento,el60porcientodelastransaccionesdecuentasporpagarserealizan
porvaelectrnica mediante EDIyelprocesamiento deSPAseredujoenun63porciento.
La compaa rota su inventario ms de cuatroveces al ao.En vezde esperar de15a20
das por los estadosfinancieros mensuales,losresultadosfinancierosmensualesydelaoa
la fecha estndisponiblesenmenosdeundadespusde habercerradoloslibros.Eltrabajo
manual para manejar el correo entrante, preparar los depsitos bancarios y llevar los
cheques fsicamentealbanco seha reducidodemaneraconsiderable.Msdel60por ciento
de lasfacturas de losdistribuidoreslleganporvaelectrnica,locualhareducidoeltamao
del personal encuentasporpagaryelnmerode erroresenlastransacciones.Loscostosde
lastransaccionessonmenores.

5. Qutanexitosa fueestasolucin paraBSE?Identifiqueydescribalamtricautilizada

paramedirelxitodelasolucin.
Fueexitosa graciasa laevaluacinde Gartner GroupConsultantsparaevaluar
el impacto financiero del software de SAP, teniendo como costo total de
implementacin del software de SAP de 1998 a 2001 fue de 9 millones de dlares,
inversin queserecupermediantelosahorrosproducidosporelnuevosistemaERPen
menos de 2.5 aos, lo cual los costos totales en general se redujeron en 1.5% y los
ingresosqueobtuvieronenel2008demsde880millonesdedlares.

6. Si usted hubiera estado acargodelasimplementacionesdelERPdeSAP, quhubiera

hechodiferente?
Comosemencionanteriormente,primerohubierahechounaplanificacinms
adecuada al principio ya que por ejemplo la conversin y limpieza de los datos del
sistema heredado de BSE requiri mucho ms tiempo del que la gerencia haba
anticipado. El primer grupo de usuarios expertos se capacit con demasiada
anticipacin en el proyecto, y tuvo que volver a recibircapacitacincuando elnuevo
sistema por fin entr en accin. Entonces son cosas que retrasan las ganancias, le
generan costos no planificados a la organizacin y adems un impacto en los
empleados.

EMPRESArelacionada:COCACOLAFEMSA

Coca Cola Femsa, es el embotellador publico de la marca Coca Cola, Al igual que elcaso
estudiado de Border States Industries se encarga de brindar suministros pero en este caso
directamentea Coca Cola,Paraempresas internacionales,comoCocaColaFEMSA,unodelos
mayores beneficios esasegurarquelas inversionesapoyarnel crecimiento yla sostenibilidad
delnegocio para un perodode10 a15aos. Tambin permiteanticipar ahorros considerables
en la adquisicin deequipamiento, yaque una buena implementacinreduceel tamaode las
basesdedatosyposterganuevosdesembolsos.