Implementacin del Sistema

SEMANA 1

TRANSACCIONAL

[ ESTADO DEL ARTE DE LA GESTIN DE INFORMACIN ]

IMPLEMENTACINDELSISTEMATRANSACCIONAL

Objetivos

Establecerelciclodevidadelsistemadeinformacinenlasorganizacionesysu
estructura
Determinarloscomponentesdeunabasededatosysufuncionalidad

Descripcindelcapitulo

Estecapitulopermitealestudianteentenderlosconceptosbsicosdeunsistemade
informacin,conocerlaestructuradeunsistema,suscomponentesyfuncionalidad.
Elestudianteestablecerlasrelacionesdelosentesdeinformacinysusrespectivas
caractersticas. A travs de un ejercicio se desarrollara la implementacin de estos
conceptos.

La informacin es un proceso dentro de la organizacin, conocer los estados de

informacinenlaempresaonegociofacilitalosdiferentesprocesosdegestinpara
latomadedecisiones.

Enestencleoseespecificaelalcancedelasdiferentescaractersticasquesepueden
incluirenunsistemadeinformacin.

ESTADOSDELAINFORMACINENLAORGANIZACIN

Lasorganizacionescadadaseenfrentanaunmundocambianteyglobalizado,queobligaa
la toma de decisiones rpidas y efectivas. Para ello cuentan en muchas ocasiones con
sistemas de informacin que permite mantener registros de las actividades en forma
unificadayorganizada.

Para minimizar el riesgo en la toma decisiones administrativas y corporativas las empresas

requieren de herramientas poderosas que permitan rpido anlisis de su operacin. La
GestindelaInformacinesunaherramientadelainteligenciadenegociosquenospermite
demanerarpidafacilitarlatomadedecisiones.

Mediante el uso de herramientas tecnolgicas el gerente, directivo o supervisores pueden

contarcondatosdelaoperacindesusdepartamento,empresaounidaddenegocio,lacual
puedeseranalizadaygenerarunabuenatomadedecisiones.Ejemplo:Ungerentedeventas
deseaconocercomoeselcomportamientodeventasporciudad,productoyvendedordel
ltimotrimestre,conelcualpuedevisualizardonderadicalaproblemticadecumplimiento
deventasdelaorganizacin.

[ POLITCNICO GRANCOLOMBIANO ]

Losreportesdeanlisisodegestin,sonunodelosresultadosdelagestindeinformacin,
para ello la unidad de negocio debe contar con registros de operacin de ventas, estos
registrossonlosqueseevalanyanalizan.

LosUsuariosdelprocesodegestindeInformacinsepuedendefiniren:

DIRECCIN: Son los directores de la organizacin encargados de visualizar el futuro de las

mismas pero analizando la realidad del comportamiento de sus propios indicadores. Los
usuariosdedireccinnormalmenteconsumendatosparaelanlisisytomadedecisionesde
variablesglobalesydelaindustriadondesedesenvuelvelaempresa.

GERENCIAYSUPERVISIN:verificanyauditanlosprocedimientosparaqueseaneficientes.
La gerencia normalmente cumple un plan de accin que debe llevar a cabo. Para ello
establece indicadores y est comparando continuamente la operacin realizada con las
metasestablecidas.Paraellolosusuariosdegerenciaysupervisinrequierendeunportalde
grficosconcifrassignificativas.

OPERACIN: interesados en los sistemas transaccionales en las operaciones de la

organizacin,comolageneracindelafacturacin.Sonlosencargadosderegistrareldaa
dadeunaempresaenlossistemasdeinformacin

PorquesimportantelaGestindelaInformacin?
Las organizaciones pueden agilizar sus procesos y tener control sobre la informacin,
predecir que ser lo conveniente y tener control sobre todos los procesos, lo que le
permitirapredecircomportamientodelaorganizacin.

La importancia en la Gestin de la informacin radica fundamentalmente en mantener en

orden la informacin que se maneja en la organizacin, esto con el fin de realizar una
administracincorrectadelamismaquepermitallevarlaamodelosdetomadedecisiones
quegenerenresultadosrealesensucomportamiento,elprocesoensdegenerarestetipo
deanlisisyvincularlocomounprocesofundamentalparacadaunodelosmovimientosse
llamaInteligenciadeNegocios.

La gestin de informacin es parte de la inteligencia de negocios, se requiere para poder

evaluar el comportamiento de una empresa. Se debe destinar un tiempo considerable por
partedeladireccin,supervisoresycoordinadoresenestablecerculeselmodeloadecuado
de datos donde se registre lo relevante de las operaciones de una unidad organizacional.
Estasoperacionessonlasbasesparalaconstruccinyelanlisisdelosdatosquesevuelven
grficosoreportesdedatos

[ ESTADO DEL ARTE DE LA GESTIN DE INFORMACIN ]

CICLODEVIDADELAINFORMACIONENLAORGANIZACIN

ProcesodeInformacinenlaorganizacin

Extraccin
Consolidacin
Explotacin
Visualizacin

EtapaDeExtraccin

Corresponde a la etapa en la cual los sistemas transaccionales se encargan de la captura,

proceso y generacin de la informacin oficial de la empresa, en donde se cumple conlos
requisitos legales de contabilidad, control y dems elementos que se utilizan para la
operacin diaria de las organizaciones. En esta etapa, las aplicaciones comerciales y
administrativas tales como: contabilidad, nmina, personal, inventario, facturaciniy todas
aquellas que solucionan un problema especfico de la empresa, estn produciendo
informacingeneralyespecficadeacuerdoconlasnecesidadesdelosusuarios,peroqueen
general estn diseadas para producir los informes y documentos que se requieren en el
controlyestadodiario,semanalymensualdelasoperacionesregularesdelaempresa.

En este punto, el nivel de toma de decisiones estratgicas es muy incipiente, ya que los
objetivos son otros diferentes. Esto no obvia que existan muchos sistemas transaccionales
queofrezcanalgntipodeinformacintilparaalgunasdecisionesgerenciales.Engeneral
esta informacin registrada por los sistemas transaccionales, contiene muchos ms datos
quelosqueserequierenparalatomadedecisiones,porlocualsedeberealizarunproceso
deanlisisydefinicindelainformacinrequeridaporlosusuarios.

En esta etapa tambin se obtienen los datos externos que afectan la operacin de la
organizacin.Estasfuentesexternaspuedenserdemuchosestilosycaractersticasytienen
la dificultad de que la empresa no tiene control sobre esa informacin, por lo cual su
exactitud y la forma como se obtenga dependen de terceros. En la misma forma los
formatosenqueestncontenidossondiferentesyenmuchoscasoscarecendeundiseoy
una estructura adecuada, por lo cual es necesario realizar procesos que mejoren esta
informacinyladejenfactibledeserutilizadayaprovechada.

Una vez se tiene la informacin producida por los sistemas transaccionales, se inicia la
inteligencia del negocio, la cual corresponde al proceso de ajuste para realizar los anlisis
sobrelasfuentesdedatosexistentesenlaorganizacin.

[ POLITCNICO GRANCOLOMBIANO ]

EtapaDeConsolidacin

Despus del proceso de anlisis empresarial y gerencial en profundidad, se realiza la

seleccindelainformacingeneradaporlossistemastransaccionalesylasfuentesexternas,
consolidando en una bodega de datos, toda la informacin necesaria para realizar los
diferentes anlisis requeridos por la direccin en la toma de decisiones que permitan la
competitividaddelaorganizacin.

En este punto, es necesario la aplicacin de metodologas que permitan obtener una

informacin depurada y consolidada, que responda a las necesidades de la empresa y que
sirvaparalosanlisisporrealizar.

Unametodologamuyusadaeslacreacindedatamarts,loscualescorrespondenatablas
de hecho generadas segn las necesidades de un departamento en especial y que
posteriormente unidas a los otros data marts generados en la organizacin, conforman la
bodegadedatos.

Las bodegas de datos son, estructuras de datos que seleccionan e integran los datos
recolectados por los diferentes sistemas transaccionales y otras fuentes de datos. Son el
instrumentoparadesarrollarlainteligenciadelnegocioysoportanlaconversindelosdatos
eninformacin.

En muchos casos, es importante la asesora de personas que tengan experiencia en la

creacindeestasbodegas,yaqueesmuyimportanteuntrabajoexhaustivoymuyordenado
conlosusuariosclaves,paraobtenerunabodegaeficienteyeficazquesealabaseparala
aplicacindelasherramientasquefacilitanelanlisisdelosdatosyadepuradosfiltradosy
almacenados.

Unaveztenemosunabodegadedatosconsolidadayconlainformacinrelevantedefinida
porlosusuarios,entramosenlaetapadeexplotacin.

EtapaDeExplotacin

Enestaetapasecomienzanaaplicarlasherramientasexistentesparadejarlistoslosdatos
de la bodega en manos de los usuarios, quienes deben estar en capacidad de empezar a
aprovecharyexplotarlainformacinyadepuradayfiltradaquehayenlabodegadedatos.

Enestaetapatenemosdostecnologasquenospermitenrealizarunprocesodeexplotacin
delosdatos,conelfindepodertomarmejoresdecisionessoportadasconinformacinreal
de nuestra organizacin. La primera son los cubos OLAP1, los cuales se definen como una
tecnologadebasesdedatosquemanejamsdedosdimensionesyquepermiteverdesde

[ ESTADO DEL ARTE DE LA GESTIN DE INFORMACIN ]

diferentes dimensiones los datos almacenados en la bodega de datos. En los cubos OLAP,
los datos se organizan jerrquicamente, creando informacin ordenada y consistente que
contribuye a realizar un anlisis dinmico de ella, no de transacciones sino de consultas e
informes.

EtapaDeVisualizacin

Unavezrealizadoslosprocesosdeexplotacinyaplicadaslasherramientasadecuadaspara
este proceso, viene una etapa donde lo realizado en el paso anterior se puede mejorar al
aplicarherramientasquepermitenunamejorvisualizacindelosresultados,yque,deuna
maneragrficaycapazdeaprovecharlosconceptosdecolorydiseo,ayudanaconocerlo
que est sucediendo. En este punto es fundamental, la identificacin de indicadores que
faciliten el anlisis de los datos y permitan crear los famosos tableros de control, Balance
ScoredCard.

En general en esta etapa contamos con modelos y herramientas para extraer informacin
estructurada e inteligente de las bodegas de datos, creando un conjunto de reglas,
indicadores, preguntas y analizadores que permiten convertir los datos en informacin y
realizarsuobservacin.

TIPOSDESISTEMASDEINFROMACIONENUNAORGANIZACIN

Lossistemasdeinformacinsedesarrollanyevolucionanenlasorganizaciones,inicianensu
estado natural conocido como datos crudos, los cuales salen de la operacin de la
organizacin, estos datos se conocen como sistemas transaccionales y registran todos los
datosloscualesresultandelaoperacindeunnegocio,ejemploventas,inventarios,horas
denominaentreotros.

Elsegundotipodeinformacinquepuedeaparecerenunaorganizacineseldeinteligencia
de negocios, los sistemas de inteligencia de negocios son sistemas en los cuales la
informacin almacenada es de gran uso para la toma de decisiones. Esto permite que las
decisionessetomendeunamaneramasajustadaalcomportamientodelasoperacionesde
laempresa.

Eltercertipopermiteexplotarlosdatosalmacenadosypermiteobservarcomportamientos
comn de los datos, el caso mas practico es el comportamiento de las ventas, cuando se
aplican anlisis estadsticos sobre los datos los usuarios pueden determinar
comportamientosquefacilitendecisionesestratgicassobreelnegocio.Estetipodesistema
deinformacinseconocecomoMineradedatos

[ POLITCNICO GRANCOLOMBIANO ]

Finalmente estn los simuladores, los cuales permiten intercambiar los datos de una
organizacin con sus variables exgenas, las variables de la economa permite simular el
comportamientodelaorganizacinensussector.

SISTEMATRANSACCIONAL

Son aplicaciones comerciales y administrativas encargadas de registrar a diario y

actualizandolasbasesdedatosentiemporeal,loseventosytransaccionesqueocurrenen
las organizaciones, tales como: Contabilidad, cartera, facturacin, nomina, aplicaciones
administrativas y en general todos los programas que permiten procesar y almacenar los
sucesosdiariosqueafectanelfuncionamientodelaempresa.
Algunascaractersticasdelossistemastransaccionalesson:

Aplicacionescomplejas
Sebasanenprocesosyprocedimientos
Cambianperidicamente
Buscanresponderalasnecesidadesoperativasdelaspersonasdelaorganizacin

Un sistema transaccional es un conjunto de datos que almacena la operacin de la

organizacin, estos datos se encuentran almacenados en una estructura especfica Los
sistemasdedatostransaccionalessecomponende:
1. Tablas
2. Registros
3. Campos
Una tabla es el componente que se compone de registros, los registros a su vez se
componendedatosocampos.Loscampos,segnlainformacinquemaneje,seclasifican
endiferentestipos.Lastablassepuedenunirentreellasyestasunionesseconocencomo
relacionesentretablas.

Ejemplo: Una organizacin desarrolla su proceso de ventas, para ello ha diseado un

conjunto de componentes que esta constituido por sus clientes, vendedores, productos y
sucursales donde funciona la empresa. La organizacin maneja un registro de todas las
ventasquerealiza.

Decadaclientelainformacinbsicaquelaempresaregistraes:
1.
2.
3.
4.
5.

Nombredelcliente
Telfono
Direccin
Ciudad
Fax

[ ESTADO DEL ARTE DE LA GESTIN DE INFORMACIN ]

6. Contactoprincipal
7. Mailcontacto
Cadaunodeestosdatosseconocecomocampo,elconjuntodedatosquehacereferenciaa
un solo cliente se conoce como registro. El conjunto de registros, de todos los clientes se
conoce como tabla de datos. Cada cliente tiene un conjunto de facturas, los cuales
constituyen en otra tabla y para unirlos la tabla de clientes y la tabla de facturas se deben
unirmedianteuncampoencomnelcualpuedeserelcdigodelclienteosuidentificacin.

Enelgrficosemuestraunatabladedatos,lascolumnassonloscamposdelatabla,cadafila
correspondeaunregistroyelconjuntodelasfilasformanunatabladedatos.

Enelgraficoseinterpretalaunindelastablasmedianteelusodeuncampocomn.

[ POLITCNICO GRANCOLOMBIANO ]

Lostiposdedatosvarandeacuerdoalprogramadeimplementacin.Acontinuacin
definimoslosmsgenerales.

TEXTOParaintroducircaracteresalfanumricos.(CadenasdeTEXTOOconjunto
depalabras).
NUMRICO:
Paraintroducirvalornumricosnicamente.Algunos
PROGRAMASseparanlostiposdedatosennmerosenterosy/odecimales.
VERDADERO/FALSO:Representanvaloresbinariosenelsistema.Verdaderoo
FALSO.Algunosprogramaslomanejancomo0(falso)y1(verdadero).
FECHA/HORA:RepresentanvaloresdefechasyhorasenformatosIndependientes.
OBJETOS:RepresentanotrosobjetosdefinidosencaracteresESPECIALESTALES
Comoimgenes,videos,msica,etc.Normalmenteestosposeenuntamao
extenso

SISTEMADEINTELIGENCIADENEGOCIOS

LaInteligenciadeNegociosesunprocesoqueseimplementaenunaorganizacin,conelfin
de analizar la operacin de la misma y tomar decisiones basados en los datos histriiicos
generadosenlasempresas.

Enlainteligenciadenegociosserecopilan,almacenanyanalizandatosdelaoperacindelas
organizacionesensusdiferentescampos.Elpropsitodeeste,estenpoderdeterminarlas
causasdelporqusucedenlasdiferentesaccionesenunescenarioymomentodeterminado.
Porotrapartelainteligenciadenegociossirvecomoherramientaparalatomadedecisiones
en las organizaciones, facilita analizar los datos que se producen como resultado de las
operaciones que realiza la empresa o unidad. La inteligencia establece tres elementos
importantes en una organizacin: recoleccin de datos, almacenamiento y resmenes de
datos. Los datos son totalizados u operados sobre las acciones bsicas de las diferentes
operaciones.

Las diferentes reas de la organizacin realizan actividades y procedimientos, los cuales

producen datos histricos. Estos datos son almacenados en sistemas transaccionales que
desarrollaoadquierelaempresaconelfindequeseregistrelaoperacindelamisma.Los
sistemasqueseusanparaelalmacenamientodelastransaccionesdiariasseconocenconel
nombre de SGD Sistema de Gestin de Datos o Sistemas de Informacin Transaccional. El
objetivo de estos sistemas consiste en recolectar datos, validar la entrada de datos y
almacenarlainformacinenrepositoriosparasuposteriorconsultayprocesos.

Un ejemplo clsico de este tipo de resmenes es el comportamiento de ventas de un

departamento,empresauorganizacin,elanlisisdelcomportamientodeventasporcada
unodelosvendedores,descubrirculessonlasventasdecadaunodeestosvendedoresen
cadaproducto.Enesteinformetambinpuededescubrirselasventasdelperiodoquesehan

[ ESTADO DEL ARTE DE LA GESTIN DE INFORMACIN ]

realizado.Engeneralsepodrobtenercualquieranlisisdeinformacinsobrelasventasde
laempresasiempreycuandosecuenteconlosdatosbsicos.

ImplementarsolucionesdeInteligenciadenegociosinvolucramuchosaspectosfinancieros,
administrativosytecnolgicos:Desdelofinancierolasorganizacionesdebeninvertirfuertes
sumas de dinero en tres aspectos: la adquisicin de tecnologas, contratacin de personal
idneoeinversinenlasadaptacionesculturalesdelaempresa.Desdeloadministrativola
implementacindelassolucionesparaproyectosdeinteligenciadenegociosdebesoportar
y respetar los procesos administrativos de la organizacin, Entender las tcnicas aplicadas
desde la planeacin, organizacin, ejecucin y control facilita incorporar la inteligencia de
negocioseneldaadadelaempresa.

Finalmentedesdelotecnolgico,laadquisicindehardwareysoftwaregeneratraumaenel
comportamientodelaempresa,aunquesepudesuponerquelasorganizacionescuentan
conlatecnologasuficienteparalaimplementacindeestetipodeproyectos

Los usuarios de la inteligencia de negocios, son personas que cumplen con roles de
supervisin y control. Para que este estado sea efectivo y se pueda implementar en una
empresaserequierecontarconunsistemadegestindedatosSGDtransaccional

Beneficiosdelainteligenciadenegocios

Manejarelcrecimientoelretoparalasempresasesevolucionar,escrecer
Yestosignificacambio.Quetangilessonmisprocesosparaenfrentarloscambiosylas
necesidadespuntualesdelaempresa

Control de costos el manejo de costos es el detonador que fuerza a muchas empresas a

considerarunasolucindeinteligenciadenegocios,paratenerlacapacidaddemedirgastos
yverestoaunniveldedetallequeidentifiquelalneadenegocio,producto,centrodecosto,
entreotras.iii

Entender mejor los clientes las empresas almacenan toneladas de Informacin valiosa
relacionada a sus clientes. El reto es transformar esta informacin en conocimiento y este
conocimientodirigidoaunagestincomercialquerepresentealgntipodegananciaparala
empresa. Ventas Cruzadas, ventas incrementales, retencin de clientes, anticipar nuevas
Oportunidades,medicindeefectividaddecampanaseidentificarlospatronesdecompras
y/o comportamiento de los clientes hacen de la Inteligencia de negocios un elemento vital
paralograrlosobjetivosdelaempresa.

Indicadores de gestin los indicadores de desempeo me permiten representar medidas

enfocadas al desempeo organizacional con la capacidad de representar la estrategia
organizacionalenobjetivos,mtricas,iniciativasytareasdirigidasaungrupoy/oindividuos

10

[ POLITCNICO GRANCOLOMBIANO ]

en la organizacin. Dentro de las capacidades funcionales de los indicadores de gestin

podemos mencionar: el monitoreo, anlisis y la administracin. monitorea lo procesos
crticos de negocio y las actividades utilizando mtricas que me den una alerta sobre un
problema potencial o alguna gestin que debo realizar. analiza la raz de los problemas
explorando la informacin de mltiples perspectivas en varios niveles de detalles.
administra los recursos y procesos para dirigir la toma de decisiones, optimizar el
desempeo. Esto nos permite tener una visin global de la empresa con la capacidad de
dirigirlaorganizacinenladireccincorrecta.

SISTEMAMINERADEDATOS

Elsistemademineradedatosesunprocesodeexplotacindeinformacin,lainformacin
almacenadapuedesermodeladaatravsdealgoritmosestadsticos,
Losmodelospermitendefinirelcomportamientodelosdatosbajociertascondiciones.
Loscomponentesbsicosdeusistemademineradedatoslosconstituye

Elmodeloalgortmicodeanlisisestadstico
Lafuentededatosyesquemadealmacenamiento
Escenariodeestudio
Definicindevariablesdeestudio

Existennuevemodelosalgortmicosparaeldesarrollodelamineradedatos:

AlgoritmoderbolesdedecisindeMicrosoft
AlgoritmodeclsteresdeMicrosoft
AlgoritmoBayesnaivedeMicrosoft
AlgoritmodeasociacindeMicrosoft
AlgoritmodeclsteresdesecuenciadeMicrosoft
AlgoritmodeserietemporaldeMicrosoft
AlgoritmoderedneuronaldeMicrosoft(SSAS)
AlgoritmoderegresinlogsticadeMicrosoft
AlgoritmoderegresinlinealdeMicrosoft

La fuente de datos es un esquema especial, basado en el sistema transaccional, se debe

definir una tabla de movimientos que analizar y cruzar tablas maestros. Las tablas de
movimientoseconocencomotablasdehecho.

Lastablasdehechorequierendeunaomsllavesquepermitanuniralastablasmaestras.
Las tablas de hechos deben tener campos numricos donde se va a aplicar los clculos y
anlisis.

Elescenariodeestudioeselprocesodondesedeterminaelcomportamientodelasvariables
de estudio. El tipo de datos y forma de comportamiento. Se plantea los casos a ejecutar y

[ ESTADO DEL ARTE DE LA GESTIN DE INFORMACIN ]

11

estudiar.Determinacomoeselalmacenamientodedatosyqiuetipodeestadsticaspuede
proporcionar.

CONCLUSIONES

A.Queesunsistemadeinformacin?

Un sistema de informacin es un conjunto de datos que en forma organizada se puede

generar informacin de datos para la toma de decisiones. La forma como se organiza un
sistemadeinformacindependedelciclodondeseencuentre.

Lossistemastransaccionalessecomponendecampos,registros,tablasybasesdedatos.
Los sistemas de inteligencia de negocios, se componende sistemas transaccionales contra
unplandeestrategias.

La minera de datos se compone de algoritmos de anlisis, fuentes de datos,

almacenamientosycasodeestudio

B.Comoeselciclodevida?
Dependiendoelestadodelainformacinelciclodevidapuedeestarencuatroestados:
a.
b.
c.
d.

Sistematransaccional
Sistemainteligenciadenegocios
Mineradedatos
Simuladores

C.Comoseimplementaunsistema?
Se determina el problema a solucionar, en l se redacta la situacin que se desea
implementar o estudiar, dependiendo de estado en que se encuentre la informacin se
deben tomar acciones especiales de operaciones. En general para implementar un sistema
deinformacinsedebedefinir:
1.
2.
3.
4.

Determineelcasoylasituacinquedesearesolver
Planteeloscomponentesquedeseaimplementar
Documenteloscomponentes
Implementelasolucinsegnelestado.

12

[ POLITCNICO GRANCOLOMBIANO ]

BIBLIOGRAFA
1. Davila Ladrn de Guevara, Fernando. Hacia la inteligencia de los negocios. Bogot:
PolitcnicoGrancolombiano,2009

2. Castellanos, Luis. Gua de anlisis, diseo e implantacin de sistemas o sistemas de

informacin
1,
2
y
3,

word
press.com.,
3
Edicin.
http://luiscastellanos.wordpress.com/software2/sistemasdeinformacion/

consultada25dejunio2012

Tomadode:sigma.poligran.edu.co/politecnico/apoyo/cuadernos/intelligence.pdf
Tomadode:www.excelencia.edu.co/?page_id=635PaginaoficialPolitecnicoGranclombiano
iii
Tomadode:www.excelencia.edu.co/?page_id=635PaginaoficialPolitecnicoGranclombiano
ii

[ ESTADO DEL ARTE DE LA GESTIN DE INFORMACIN ]

13