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Estos son documentos escritos que concentran en forma sistemtica una serie de
elementos administrativos los cuales tienen el fin de informar y orientar la
conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo
y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Los manuales administrativos incluyen las normas legales, reglamentarias y
administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su
relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se
encuentra organizada.
Representan una gua prctica que se utiliza como herramienta de soporte para la
organizacin y comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en
la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos
de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente
administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones
en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin
precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las
actividades que se le han encomendado.
Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa,
para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de
cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado
nicamente por las exigencias de la administracin.
Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones
peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda
empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte
en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que
dificulte el desarrollo de la organizacin.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las
diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y
objetivos de la direccin de la misma.
Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos
1. Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la
organizacin
2. Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones
de cada rea integrante de la organizacin
3. Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
Manual de organizacin
Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos
de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes
para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.
En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, seala las
reas que la integran y la relacin que existe entre cada una de ellas para el logro
de los objetivos organizacionales.
Manual de normas y procedimientos
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la descripcin de
los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la secuencia lgica
de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las
actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de
los procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del
control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la ejecucin
de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de
flujo, as como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los
procedimientos que se describan.
Manual de puestos y funciones
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los
diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la
descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional,
es decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas
que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las caractersticas de
cada puesto de trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad,
esquematizando las relaciones entre cada funcin de la organizacin.
Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la organizacin, as como su
relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro
de la estructura organizacional, a que posiciones est subordinado directa e
indirectamente y cual es su relacin con otros puestos de trabajo.
Comentario Personal
Los manuales administrativos son documentos que tienen como objetivo informar
y orientar la conducta de los integrantes de una empresa para cumplir con los
objetivos trazados, estos incluyen normas legales, reglamentarias y
administrativas establecidas. Son una gua que se utiliza como herramienta para la
organizacin, establecen objetivos, normas, polticas y procedimientos de la
empresa.
Estos son utilizados para la toma de decisiones, ya que facilitan el aprendizaje y
ayudan en la orientacin del recurso humano de las empresas. Cada empresa al
tener necesidades diferentes elabora de forma diferente sus propio manuales
administrativos, siempre guindose en estndares comunes, la idea es elaborarlos
para cubrir las necesidades de la empresa, estos manuales si estn bien
elaborados son de mucha ayuda para la empresa ya que son una directriz para
esta, los manuales administrativos deben estar sujetos a revisiones peridicas, ya
que las necesidades de las empresas son cambiantes, tambin los manuales
deben ser lo suficientemente flexibles como para adaptarse y ajustarse a las
necesidades cambiantes de toda empresa.
Los manuales tienen muchos objetivos pero primordialmente establecen los
sistemas administrativos de la organizacin fijando polticas, tambin se encargan
de definir y delimitar las funciones y responsabilidades de cada unidad
administrativa , lo que hace ms fcil la tarea de repartir las responsabilidades de
una empresa, esto ayuda a ahorrar recursos tanto materiales como recursos
humanos y tiempo de trabajo lo que se traduce al final en un mejor
aprovechamiento de los recursos y con esto en ganancias para la empresa con el
mejoramiento de los procesos dentro de la misma.
Los manuales administrativos bsicamente se clasifican en: de organizacin; el
cual explica todos los aspectos generales dentro de la empresa, podra decirse
que este es una radiografa que revela la estructura interna de la empresa,
sealando las reas que la integran y como cada rea es responsable de los
cumplir con los objetivos de la organizacin; manual de normas y procedimientos,
este manual describe cada tarea rutinaria del trabajo, mostrando las secuencias
de actividades, evitando repeticiones en los procedimientos; manual de puestos y
funciones ,este contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de cada
puesto de trabajo que existe en la organizacin, sumamente importante describe
los niveles de jerarqua que existen dentro de la empresa y su relacin de
dependencia.