MANUAL DE ORGANIZACIN DE LA

GERENCIA GENERAL

Clave de forma:
S-PGC-01

Unidad responsable de elaboracin:

Clase Organizacin y Metodo
Carrera: Contaduria-Secc1-Uneg
Revisin y autorizacin: Coordinacin
de Calidad
N de
revisin

Clave de
forma

S-PGC-01

Elaborado por:

MANUAL DE
ORGANIZACIN
Soluciones Tcnicas Industriales, C.A.

Nombre

C.I.

Castillo, Ana

25.034.609

Domnguez, Alberto
Ekar, Maryelis
Monagas, Julietsys

24.036.771
24.411.881
23.501.743

Torres, Mileisa

25.934.289

Ciudad Guayana, 03/03/2015

Revisado por:

Aprobado por:

Vigencia

Pg.

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GERENCIA GENERAL

Clave de forma:
S-PGC-01

NDICE
Contenido

Pg.

INTRODUCCIN.........................................................................................................3
OBJETIVO....................................................................................................................4
ALCANCE....................................................................................................................4
RESEA HISTRICA..................................................................................................4
MISIN.........................................................................................................................5
VISIN..........................................................................................................................5
VALORES.....................................................................................................................5
POLTICAS...................................................................................................................6
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA...............................................................................7
1.

ORGANIGRAMA GENERAL..........................................................................7

2.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL......................................................................8

3.

ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES...........................8

DESCRIPCIN DE FUNCIONES...............................................................................9
DESCRIPCIN DE CARGOS...................................................................................12
CONSIDERACIONES................................................................................................19
ANEXO 1....................................................................................................................21
ANEXO 2....................................................................................................................22
ANEXO 3....................................................................................................................23

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Pg.

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GERENCIA GENERAL

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INTRODUCCIN
Para la elaboracin del manual de organizacin de esta empresa tenemos que
tener conocimiento de su significado. El manual de organizacin es un documento,
que contiene en forma ordenada y sistemtica informacin de la organizacin.
Est elaborado con la finalidad de que la empresa como tal, cuente con un
documento que nos muestre cmo est organizada SOTEINCA, las unidades que lo
integran y las funciones de cada departamento.
Es de gran importancia contar con informacin del centro de trabajo para que
los que, en ella trabajen conozcan con exactitud cules son las funciones que deben
desempear como colaboradores, as como a quin estn subordinados.
En este documento se encontrarn el objetivo, alcance, la historia de
SOTEINCA, sus valores, organigrama, estructura organizativa, descripcin de
funciones y todo lo funcional que tenga que ver con la empresa.
Debe ser revisado cada cierto tiempo para adecuarlo a los posibles cambios
organizacionales.

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Vigencia

Pg.
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GERENCIA GENERAL

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OBJETIVO
Presentar informacin general de la organizacin, as como las funciones
encomendadas a cada unidad y cada cargo, para evitar la repeticin de funciones,
ahorrar tiempo y esfuerzos; adems de orientar al personal de nuevo ingreso, para
facilitar su incorporacin a las distintas unidades.
ALCANCE
Cubre informacin bsica de la organizacin, que va desde la resea histrica
hasta la descripcin de funciones de las unidades administrativas de Administracin,
Logstica y Coordinacin de Calidad; y la descripcin de cargos de Coordinador
Administrativo, Analista Administrativo y Coordinador de RRHH.
RESEA HISTRICA
Soluciones Tcnicas Industriales, C.A. (SOTEINCA), fue fundada en Ciudad
Guayana el da 19 de Febrero del ao 1986 formando parte de un grupo de empresas
de inversiones llamado ZAMAR con el objeto de dar respuestas efectivas al parque
industrial establecido en la zona de Guayana con la manufactura local de productos
de consumo industrial.
Al transcurso del tiempo y por los constantes cambios y exigencias del
mercado hoy en da es una empresa privada que opera de manera independiente
clasificada como una mediana industria y est ubicada en el Parque Industrial de
ASOPEMIA en Unare II, mdulo 6 galpn 2, donde cuenta con amplios espacios para
talleres, rea administrativa y de servicio que abarca aproximadamente 2.700 m2.
Entre sus principales funciones est la fabricacin de una gran variedad de
productos que se rigen por las exigencias del cliente, y los cuales varan de acuerdo a
las especificaciones del mismo; para ello se basan en la utilizacin de tres tipos de
materia prima en sus distintas composiciones y presentaciones; ellas son los plsticos,
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Vigencia

Pg.

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los aislantes y la goma, y as satisfacer las necesidades y exigencias del mercado.

Otra de sus funciones es la de servir como intermediario en la distribucin de
productos e insumos a otras empresas tanto de la zona como a nivel nacional.
Es importante destacar que constantemente actualiza sus lneas de produccin,
mercadeo y comercializacin para satisfacer las contingencias del mercado, logrando
as permanencia y un continuo crecimiento y desarrollo en el mismo.
MISIN
Fabricar y comercializar productos e insumos industriales para satisfacer las
necesidades bsicas de los clientes, cumpliendo estndares de calidad y apoyndonos
en la excelencia de nuestro personal.
VISIN
Ser reconocido como empresa lder en el mercado nacional, con presencia
internacional en la manufactura y distribucin de productos e insumos industriales
manteniendo el mejoramiento continuo y alto rendimiento econmico.
VALORES

Responsabilidad: Obramos con seriedad, en consecuencia con nuestros

deberes y derechos, acorde con nuestro compromiso con los clientes.

Respeto: Nuestros trabajadores brindan a los clientes la mejor atencin y

respeto que se merecen y se les debe dar.

Honestidad: Realizamos todas las operaciones con transparencia y rectitud.
Compromiso: Nos comprometemos a trabajar arduamente y con lealtad hacia

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nuestros clientes y nuestros integrantes.
Trabajo en equipo: Procuramos que todos nuestros miembros se integren al

grupo laboral para mantener un ambiente de trabajo positivo que se traduzca

en mejores resultados.
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Pg.

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Comunicacin: Velamos por la buena comunicacin, con fluidez y sinceridad,

entre nuestros miembros y con los clientes.

Motivacin: Actuamos de manera positiva ante los problemas para buscar
soluciones efectivas.

POLTICAS
En SOTEINCA nos comprometemos en satisfacer las necesidades y
exigencias de los clientes, contando con un sistema de gestin de la calidad que
mejore continuamente su eficacia y garantice la calidad de sus productos en armona
con el medio ambiente, la seguridad y la continua formacin de sus recursos
humanos.
Por lo tanto, la gerencia de SOTEINCA para poder responder a los
requerimientos exigidos y considerando los elementos interactuantes, tanto del medio
externo como el interno, se ha planteado la normalizacin de sus actividades a travs
del cumplimiento de los requisitos de calidad establecidos en el compendio de la
norma ISO 9001-2000, lo cual significa obtener la calidad total a nivel estructural,
tcnico y humano como una forma de garantizar la confianza otorgada por sus
clientes al utilizar productos que manufactura o distribuye.
La norma ISO 9001-2000 est dirigida a las empresas que necesitan demostrar
su capacidad para proporcionar de forma coherente productos que satisfagan los
requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables, y aspira a aumentar la
satisfaccin del cliente a travs de la aplicacin eficaz del sistema, incluidos los
procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad
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con los requisitos del cliente.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
i.

ORGANIGRAMA GENERAL

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Pg.

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GERENCIA GENERAL

ii.

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ORGANIGRAMA FUNCIONAL

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Pg.

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GERENCIA GENERAL

iii.

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ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES

DESCRIPCIN DE FUNCIONES
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Unidad: Departamento de Administracin

Propsito General: Regular de forma eficiente, eficaz y efectiva los recursos
econmicos, bienes y materiales a travs del cumplimiento de los procesos
administrativos financieros y contables para la toma de decisiones en beneficio de los
intereses de la organizacin y de los trabajadores que forman parte de esta.
Funciones Especficas:

Programar, dirigir, coordinar y supervisar la poltica administrativa de la

organizacin.
Formular e implementar

administrativos de su competencia.
Supervisar el personal administrativo de las dependencias a su cargo.
Recibir informes de las unidades a su cargo y presentarlos a consideracin a

su superior inmediato.
Supervisar los contratos administrativos.

Revisado por:

los

programas,

Aprobado por:

normas

y procedimientos

Vigencia

Pg.

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GERENCIA GENERAL

Clave de forma:
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Autorizar los diferentes documentos administrativos que sean de su

competencia, de acuerdo a la normativa interna.

Optimizar los procesos administrativos.
Controlar los recursos financieros de la organizacin.
Responder ante el fisco nacional por los impuestos retenidos y evaluar los
cambios que se den en materia tributaria.

Unidad: Departamento de Logstica

Propsito General: Garantizar el abastecimiento y almacenamiento de materia prima,
repuestos, insumos y herramientas que se requieren en la empresa.

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Funciones Especficas:

Vigilar el uso, conservacin, transferencia y custodia de los materiales en el

almacn.

Proporcionar los materiales, equipos, herramientas, insumos y transportes

necesarios al Departamento de Produccin.

Programar la produccin (nmero de unidades a producir, lapsos de

produccin, disposicin de materiales y herramientas requeridas).

Elaborar polticas de adquisicin.

Llevar un registro de los proveedores para su evaluacin.

Realizar estimacin de la demanda.

Revisado por:

Aprobado por:

Vigencia

Pg.

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GERENCIA GENERAL

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Unidad: Coordinacin de Calidad

Propsito General: Garantizar el buen funcionamiento de la empresa a travs de la
gestin de calidad, en cuanto a materiales y estructura de la organizacin.
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Funciones Especficas:

Coordinar, elaborar y proponer las polticas de la organizacin y funciones de

los rganos de la organizacin cuidando su vigencia y actualizacin.

Formular los manuales de organizacin y funciones de las diversas unidades

orgnicas delimitando adecuadamente la responsabilidad y amplitud del
trabajo de cada una de ellas, facilitado adems el ptimo desempeo del
personal.

Desarrollar estudios de factibilidad de nuevos diseos organizacionales ya

sean administrativos,

tcnicos

y operacionales

de la organizacin,

simplificando y mejorando los procedimientos.

Formular la estructura de cargos de la organizacin, en conjunto con

los lineamientos establecidos para los cargos y sus funciones.

Elaborar la poltica de calidad de la organizacin.

Vigilar por el cumplimiento de la poltica de calidad.

Vigilar que los materiales cumplan con las especificaciones y normas de

calidad requeridas.

Revisado por:

Aprobado por:

Vigencia

Pg.

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DESCRIPCIN DE CARGOS
Empresa: SOTEINCA. DESCRPCION DE CARGO

No. Aspectos

Descripcin

Nombre del
Cargo

Publicista

Nivel del
Cargo:

Gerencia Media

Jornada de
Trabajo

Lunes a Viernes de 7:30am a 12:30pm1:30pm a 4:30pm

Jefe Directo

Gerente de Mercadeo

Relaciones Con
otras Areas

Se relacionan con la Gerencia de

Administrativo, gerencia de Tecnologa

A quien
supervisa

Asistente de publicidad

Formacin
Academia

Licenciado en publicidad

Aos de
Experiencia

2-4 aos

Idiomas

Ingles avanzado

10

Propsito del
Cargo

Disear y dirigir las campaas publicitarias

asignadas, velando por el cumplimiento
eficaz de cada campaa

11

Conocimientos
Requeridos

Indispensable conocimiento y experiencia

en el manejo de herramientas y programas
de computacin de diseo grafico. Conocer
de estudios de mercadeo y de estadstica
de tendencias

12

Habilidades
Requeridas

Persona Altamente creativa e innovadora.

Debe tener el don de la palabra y enfocado
en resultados. Debe ser proactivo y
dinmico

13

Funciones del
Cargo

1.Analizar los estudios de Mercado

Revisado por:

Aprobado por:

Vigencia

Pg.
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GERENCIA GENERAL

Clave de forma:
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2.proponer diseos de slogan de campaas

3.Definir el segmento de mercado a abordar
4.Elaborar estrategias de comunicacin de
la informacin de las campaas.
5. Verificar el impacto de las imgenes y
slogan utilizados en al campaa.
6.Realizar eventos que promuevan
campaas publicitarias.
14

Esfuerzo:

1.Mental y/o visual: Requiere un el3vado

esfuerzo mental y de concentracin en
trabajo bajo presin.
2.Fsico: Requiere estar en condiciones
fsicas excelentes.Ademas el cargo exige un
esfuerzo fsico de estar sentado/parado
constantemente y caminando
peridicamente y requiere un grado de
precisin manual bajo y un grado de
precisin visual medio.

15

Condiciones
Ambientales y
riesgo de
Trabajo

Condiciones Ambientales:
El cargo se desempea en Oficina,
ambiente abierto con temperatura
regulada, generalmente libre de ruidos
molestos. Planta, ambiente abierto ,
temperatura ambiente presencia de ruidos
propios de Equipo pesado, Almacenaje y/o
Distribucin
Riesgo: El cargo est sometido a un riesgo irrelevante,
con posibilidad de ocurrencia baja.
Esfuerzo: El cargo exige un esfuerzo fsico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
peridicamente y requiere de un grado de precisin
manual bajo y un grado de precisin visual medio.

16

Descripcin del
puesto

Revisado por:

Edad: 25 a 40 aos
Sexo: Masculino
Estado Civil: Indiferente

Aprobado por:

Vigencia

Pg.

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GERENCIA GENERAL

Clave de forma:
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CONSIDERACIONES
El Gerente General de SOTEINCA, Braulio Wills, fue la persona que nos
suministr toda la informacin necesaria para realizar este manual, adems respondi
a nuestras preguntas con explicaciones claras y sencillas, siempre intent ayudarnos
en todo lo posible.
Como en toda organizacin, no todo es perfecto, as que a la informacin que
nos suministraron tuvimos que realizar algunos cambios:
Como se puede observar en el Anexo 1, el organigrama general de la empresa
estaba un poco confuso, ya que tena flechas en lugar de solo lneas, inclua la
asesora externa, deca Gerente General en lugar de Gerencia General, y
las divisiones estaban una encima de otra, dando a entender que Finanzas
subordinaba a Personal y Personal a Cobranzas; y Compras subordinaba a
Almacn; cuando en realidad todas se encuentran en un mismo nivel

jerrquico.
El organigrama funcional, la empresa no lo tena diseado as que lo
diseamos nosotros mismos, se lo llevamos al Gerente General y este nos dio

su aprobacin.
Con respecto al organigrama de puestos, plazas y unidades, la empresa no lo
tena diseado, por lo tanto, le explicamos al Gerente General en qu consista
y este nos proporcion y explic cules eran los cargos que formaban parte de

cada unidad administrativa.

Los formatos de Descripcin de Funciones, la empresa no los tena diseados,
as que los diseamos nosotros mismos, se los llevamos al Gerente General y

este nos dio su aprobacin.

Como se puede observar en los Anexos 2 y 3, las secciones de Reporta a y
Supervisa a estaban mal determinados, as que preguntamos al Gerente
General y confirmando con el organigrama de puestos, plazas y unidades;
logramos modificarlos.

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Revisado por:

Aprobado por:

Vigencia

Pg.

MANUAL DE ORGANIZACIN DE LA
GERENCIA GENERAL

Clave de forma:
S-PGC-01

Algunos elementos del manual son captures de pantalla, ya que contienen

muchas figuras y as evitamos que se descuadre el contenido a cada momento.
Definitivamente realizar este manual fue un acercamiento directo con la vida

real en una empresa, solo aprender lo terico no basta para aprender totalmente,
aplicando la prctica es que definitivamente nunca vamos a olvidar todo lo que
aprendimos en esta unidad curricular de Organizacin y Mtodos.

Revisado por:

Aprobado por:

Vigencia

Pg.