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VERSIN MAYO/2004
TEMARIO
I.
INTRODUCCIN
I.1 Objetivo del curso
II.
Instalacin en diversas Plataformas de Windows
II.1 Tipos de Instalacin
II.2 Configuracin del BDE Administrator para el trabajo en red
III.
Archivos de Configuracin
IV.
Controladores de Bases de Datos
IV.1 Conversin y Avanzado
IV.2 Manejo de Bases de Datos Abierta
IV.2.1 Manejo en MS ACCESS
IV.2.2 Manejo en MS SQL
V.
Operaciones con Base de Datos Abierta
V.1 Interpretacin de Layout
V.2 Desbloqueo de Documentos
V.3 Afectaciones entre Mdulos
V.4 Interfase con ASPEL-SAE
V.5 Interfase con ASPEL-BANCO
VI.
Clculos en el Sistema
VI.1 Tipos de costeo
VI.2 Clculos de Impuestos
VI.3 Manejo de Descuento Comercial y Descuento Financiero
VI.4 Prorrateo de Gastos Indirectos
VI.5 Asientos contables en las Plizas de la Interfase ASPEL-COI.
VI.6 Intereses Moratorios.
VI.7 Ventas y Compras a Plazos
VII.
Integridad de Bases de Datos
VII.1
Instrucciones SQL.
VII.1.1 Instrucciones de Consulta
VII.1.2 Instrucciones de Accin
VII.2
Anlisis y solucin de problemas
I. INTRODUCCIN
I.1 OBJETIVO DEL CURSO
Al trmino del curso, el Consultor podr proporcionar servicios de asesora del sistema
ASPEL-SAE, resolver problemas que se presenten a los usuarios en la operacin del sistema, as
como ayudar a una ptima implementacin del sistema en una empresa.
Conocer los procesos y las operaciones avanzadas del Sistema ASPEL-SAE 3.0.
Diferenciar la instalacin en las diferentes plataformas de Windows, as como la
configuracin del BDE Administrator para el trabajo en Red. Emplear el manejo de la base
de datos en diferentes formatos. Analizar el funcionamiento de diversos procesos por medio
de base de datos abierta a nivel de archivos, tales como las afectaciones entre los Mdulos
y las Interfases con ASPEL-COI y ASPEL-BANCO. Aprender a realizar clculos de Impuestos,
Tipos de Costeo, Prorrateo de Gastos Indirectos, y a determinar los Asientos Contables
generados en las Plizas de la Interfase con ASPEL-COI. Utilizar sentencias SQL para la
solucin de problemas y anlisis de la informacin e integridad de las bases de datos.
Explotar la informacin mediante los reportes predefinidos y aprender la elaboracin de
reportes nuevos.
II. INSTALACIN EN DIVERSAS PLATAFORMAS DE WINDOWS
Es de gran importancia considerar el tipo y versin de plataforma de Windows
donde se realizar la instalacin del sistema ASPEL-SAE 3.0, para el correcto funcionamiento
del mismo. Es por ello que debemos tener en mente los siguientes puntos al momento de
realizar la instalacin.
Consideraciones Generales para la Instalacin
Durante la ejecucin del Asistente de Instalacin existen dos posibilidades para
seleccionar el tipo de Instalacin de acuerdo a los trminos de la Licencia, los cuales son:
a) Instalacin completa y registrada: Cuando ya contamos con el Nmero de Serie y
Cdigo de Activacin de la Licencia de uso del sistema.
b) Como paquete demostrativo: Cuando deseamos realizar la instalacin del sistema
para verificar el funcionamiento y adaptabilidad del sistema a las operaciones de
la empresa y an no se ha adquirido una Licencia de uso del mismo. Es
importante sealar que existen dos restricciones respecto al uso del sistema como
paquete demostrativo:
No se permite el manejo de ms de 100 registros en cualquier Mdulo.
Tiene una caducidad de 30 das, al trmino de la cual el sistema no
permite su operacin.
INSTALACIN
COMPLETA EN EL
SERVIDOR.
INSTALACIN COMO
ESTACION DE TRABAJO EN
CADA MAQUINA.
Figura 4. Asignar la propiedad Control total sobre los archivos a los usuarios de las
estaciones de trabajo.
Si es Windows XP. Debemos asignar la propiedad de Permitir que otros usuarios de la red
cambien mis archivos.
Figura. Verificacin del BDE Administrator dentro del Editor del Registro.
b) Ubicarse en HKEY_LOCAL_MACHINE\.Software\Borland\Database Engine. En la parte
derecha de la ventana se puede observar la ruta de dnde se est leyendo el BDE.
Figura. DLLPATH y CONFIGFILE01 para las rutas del BDE y Drivers dentro del Editor del Registro.
Saewin.01
Cuando se ha realizado el proceso de Avanzado, desde la opcin Utileras-Control de
Archivos, se crea automticamente el archivo saewin.# # en el directorio de Instalacin del
Sistema Aspel-SAE 3.0, donde # # es el nmero de empresa con que se realiz el proceso de
Avanzado. El objetivo de ste archivo es indicar al sistema el formato en el cual sern ledos
los diferentes archivos de la base de datos.
Una vez creado el archivo puede editarse mediante el bloc de notas a fin de cambiar el
driver de lectura de los archivos. Si se edita el archivo saewin.# # los archivos no son
convertidos al formato indicado, sino que slo estaramos modificando el formato en el que
el sistema buscar los archivos dentro del directorio de trabajo. Para realizar la conversin
real de los archivos, desde el sistema Utileras-Control de Archivos, debemos cambiar el
formato e indicar que SI deseamos exportar la informacin al nuevo formato.
NOTA: Cuando se realiza la exportacin de la informacin, sern sustituidos los archivos del
formato destino y mismo nmero de empresa, en caso de que stos existan.
Por ejemplo, un usuario viene de la versin 2.6 de SAE y su base de datos estaba en formato
ASPEL, el archivo saewin.01 despus de traducir queda como:
SAE3_00.ver
ste archivo contiene informacin de versiones del sistema. Debido al control estricto
necesario para la administracin de los archivos de extensin de programa DLL viene
indicada la nomenclatura utilizada y detectada por los sistemas, y que stas a su vez puedan
ser interpretadas por ASPEL-AL por lo que es recomendable no modificarlo.
Archivos de Consultas
A partir de la versin de ASPEL-SAE 3.0 la Personalizacin de Consultas se lleva a cabo
por Usuario, es decir, cada usuario puede personalizar sus propias consultas sin afectar ni ser
afectado por los dems usuarios. Los archivos de consultas tienen la siguiente estructura:
CONSUL00.C01
Es el archivo que contiene la lista de consultas . Se crea automticamente por cada
empresa y contiene el nombre del archivo donde se almacena la configuracin de cada
consulta y su descripcin dentro del sistema.
Por ejemplo, al interpretar el archivo de consulta:
SAE02001.C01
indicara lo siguiente:
Archivo de consulta del Usuario:
Nmero de consulta consecutivo:
Nmero de empresa:
02
001
01
10
IV.1
CONVERSIN Y AVANZADO
11
o
o
o
o
o
o
Dentro del Sistema de ASPEL-SAE 3.0 existen dos puntos importantes que hay que
diferenciar para el manejo de diferentes formatos de bases de datos: Conversin y
Avanzado. Como ya se mencion , la opcin Avanzado es la que nos permite el cambio de
Driver para el manejo de la base de datos.
12
13
Figura 10. Asignar nombre de usuario y contrasea para acceso a la base de datos.
14
15
16
Figura 15. Creacin de la Base de Datos desde SQL Server Enterprise Manager.
Dentro de las propiedades al generar la Base de datos, indicamos el nombre y la ruta
deseados, dejando las dems propiedades con el valor predeterminado.
17
2. El siguiente paso es probar la conexin de los Usuarios con el Servidor SQL Server. Existen
dos maneras de realizar la conexin al Servidor SQL Server:
Usuarios SQL Server .
Usuarios Windows NT .
En ambos casos deber agregar los Usuarios que tendrn acceso a la base de datos
de SAE dentro de SQL Server Enterprise Manager / Seguridad / Inicios de sesin, clic
secundario Nuevo inicio de sesin.
a) Autenticacin Usuarios de SQL Server
La configuracin del Usuario utilizando Autenticacin con Usuario de SQL Server se
muestra en las Figuras 17 y 18.
Habilitar el check de Autenticacin de SQL Server.
18
19
Con clic secundario, ingresar a las propiedades de la Base de datos y asignar los
permisos para Crear Tabla al usuario registrado dentro de la pestaa de Permisos.
20
21
Figura. Base de datos con conexin activa al Servidor de SQL Server dentro del BDE
Administrator.
22
Nota: En caso de haber problemas en la conexin con el Servidor SQL Server debern
verificar los permisos del Usuario, adems de corroborar que el Servidor est Activo dentro del
Administrador de Servicios.
Finalmente, desde ASPEL-SAE 3.0 se deber ingresar a Utileras / Control de Archivos,
seleccionar cada uno de los archivos, seleccionar en Tipo MSSQL, y en ruta o alas la base de
datos que se registro y se cre dentro de Enterprise Manager SQL Server.
Figura. Cambio de driver mediante la opcin Avanzado desde Utileras Control de archivos.
Para corroborar el correcto funcionamiento podramos ingresar al Enterprise Manager
de SQL Server, y verificar que las Tablas para las que ya se realiz el proceso de Avanzado y
cambio de driver ya deben existir, con la informacin de la base de datos original como lo
muestran las siguientes dos imgenes.
23
Figura. Alta del alias para la Base de Datos desde el BDE Administrator de la terminal.
Es importante indicar que el alias indicado debe coincidir con el nombre de la base
de datos del Servidor.
24
25
V.1
INTERPRETACIN DE LAYOUT
Tipo de dato
String
TyChar
TyInt2
TyInt4
TyDate
TyDbl4
TyDbl8
Longitud en Bytes
Especificada
1
2
4
3
4
8
Cuando la base de datos est en formato ASPEL (Archivos binarios) cabe sealar que la
fecha se conforma de 3 bytes, siendo el primer byte para el da, el segundo byte para el mes
y el tercer byte para el ao. Cuando la base de datos est en un formato diferente a ASPEL,
cualquier campo de Fecha es manejado como tal, Fecha/Hora con una longitud de 8 bytes.
Debido a que un byte es conformado por 8 bits. slo puede tomar como valor mximo en
decimal 255, el sistema asigna un valor de 100 como equivalente al ao 2000, 101 al ao
2001 y as sucesivamente.
La longitud de cualquier registro es fija independientemente del formato en que se
maneje la base de datos.
26
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
Campo
Cclie*
Status
Nombre
RFC
Dir
Pob
Codigo
Telefono
Atencion
Aten_cob
Rev_pag
Clasific
Dias_cre
Fch_ultcom
Vend
Descuento
Lim_cred
Saldo
Vtas
Obser
Colonia
Fax
Email
CURP
Cve_Zona
Telefonos
ult_pagoD
ult_ventD
CamLibre1
CamLibre2
CamLibre3
ultpagoF
RetxFlete
CamLibre4
PorcReten
CamLibre5
ult_pagoM
ult_ventM
CamLibre6
CLIENTES
Tipo
Tamao (Bytes) Nombre en consultas
Rango
STRING
5
<Clie-Clave>
A' activo, 'S'
TYCHAR
1
<Clie-Status>
STRING
60
<Clie-Nombre>
STRING
15
<Clie-RFC>
STRING
40
<Clie-Direccion>
STRING
30
<Clie-Poblacion>
STRING
5
<Clie-Codigo_Postal>
STRING
25
<Clie-Telfono>
STRING
20
<Clie-Atencion>
STRING
20
<Clie-Atn_Cobranza>
STRING
4
<Clie-Rev_y_Pago>
STRING
5
<Clie-Clasificacion>
TYINT2
2
<Clie-Dias_de_credito>
0-365
TYDATE
3
<Clie-Fech_Ult_Vta>
STRING
5
<Clie-Vendedor>
TYDBL4
4
<Clie-Descuento>
TYDBL8
8
<Clie-Lmite_credito>
TYDBL8
8
<Clie-Saldo>
TYDBL8
8
<Clie-Ventas_Anuales>
TYINT4
4
<Clie-Observaciones>
STRING
20
<Clie-Colonia>
STRING
25
<Clie-Fax>
STRING
60
<Clie-Email>
STRING
18
<Clie-CURP>
STRING
6
<Clie-Clave_Zona>
STRING
75
<Clie-Telfonos>
STRING
9
<Clie-DocUltPago>
STRING
7
<Clie-DocUltVent>
STRING
10
<Clie-CampLibre1>
STRING
15
<Clie-CampLibre2>
STRING
25
<Clie-CampLibre3>
TYDATE
3
<Clie-Fech_Ult_Pago>
TYCHAR
1
<Clie-Ret_Flete>
TYINT2
2
<Clie-CampLibre4>
TYDBL4
4
<Clie-Porc_Retencion>
TYDBL4
4
<Clie-CampLibre5>
TYDBL8
8
<Clie-MonUltPago>
TYDBL8
8
<Clie-MonUltVent>
TYDBL8
8
<Clie-CampLibre6>
580
Valor inicial
blancos
A'
blancos
blancos
blancos
blancos
blancos
blancos
blancos
blancos
blancos
blancos
Parmetro
blancos
blancos
blancos
27
V.2
DESBLOQUEO DE DOCUMENTOS
Descripcin
Cuando el documento se genero y no se tienen pendientes por surtir.
Cuando el documento se gener y an tiene apartados pendientes por surtir.
Cuando el documento manejaba apartados o pendientes por surtir y ya fue
saldado.
Cuando al generar el documento hubo problemas de energa y se bloqueo.
Tabla 2. Descripcin de los posibles valores del campo BLOQ en las cabeceras de los
documentos.
Cuando un documento queda totalmente enlazado, las banderas de todos los
documentos implicados sern 1, debido a que ya no tienen pendientes por surtir. En caso de
que hubiese una devolucin sobre una factura, la bandera de la factura se actualiza como
0, debido a que an quedan apartados. El proceso de vencimiento de apartados no
actualiza el campo de todos los documentos, debido a que slo recorre documentos
Pedido. El desbloqueo de Documentos recorre el tipo de Documentos indicado, validando
si es un 2 el valor de la bandera BLOQ y cambindolo por un 0. Respecto a las Compras
funciona de manera similar. Cuando se genera una Orden la bandera de dicho documento
es 1. Si se realiza una Recepcin parcial enlazada a esa orden la bandera BLOQ quedara
con status 0. Si se realiza una Recepcin completa la bandera de los documentos implicados
se colocara como 1.
Es por ello que es importante antes de realizar operacin alguna con la bandera de
Bloqueo contemplar si los documentos estaban enlazados o no, si manejaban o no
apartados, y/o si tenan algn pendiente por surtir.
Un usuario llama y dice que al ingresar a la consulta de Facturas no aparecen todas
las facturas,Qu recomendaciones referentes a la bandera de bloqueo le haras?
28
V.3
29
30
Ventas
Devolucin de Ventas
Compras
Devolucin de Compras
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Pagar
Movimientos al Inventario
31
Figura. Definicin de Cuentas Contables para cada Concepto desde el Mdulo de CxC.
3) Desde el Mdulo de Proveedores y Cuentas por Pagar, Men Archivos / Conceptos
de CxP, las cuales sern consideradas al generar la Pliza de CxP. En caso de no
indicar cuenta alguna la pliza ser generada incompleta con blancos en el campo
de Cuenta contable para la partida correspondiente al movimiento del concepto.
Figura. Definicin de Cuentas Contables para cada Concepto desde el Mdulo de CxP.
4) Desde el Mdulo de Inventarios, Men Archivos / Conceptos de Movimientos al
Inventario, las cuales a su vez sern contempladas al momento de generar la Pliza
de Movimientos al Inventario. En caso de no indicar la Cuenta contable la pliza se
generar en blanco en las partidas correspondientes a dichos movimientos.
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Figura. Definicin de Cuentas Contables para cada Lnea de Productos desde el Mdulo
de Inventarios.
NOTA: Se sugiere que se especifique slo al ltimo nivel de la Cuenta Contable, ya que en
caso de generar la Pliza de Movimientos al Inventario Compras a detalle se concatenar
la Cuenta Maestra definida para Almacn con lo que se especifique en Cuenta Contable
de cada Lnea de Producto.
POLIZA DE VENTAS
Cuando se genera una Venta (Factura) mediante ASPEL SAE se generan los Siguientes
Asientos Contables:
Nota: Las Remisiones no afectan en la Pliza de Ventas.
Total por
Cliente
Con Dscto
e Imp
incluidos
Clientes
Cargo
Ventas
Abono
Precio Unit X
Cantidad
Descto
Comercial
33
Retencin
del Flete
Descuen
to
Financie
ro Total
Venta de Servicios
Abono
Abono
Monto
Flete
Sin
Impuestos
Servicios
Numero de Cuenta
Ventas
4100-001-000
Clientes
1150-001-000
Descuento Financiero 7500-004-000
Predefinida
Predefinida
Predefinida
Bancos
1120-001-000
Venta de Servicios
4100-005-000
Impuesto por Pagar 2170-003-000
Predefinida
Predefinida
Predefinida
AFEC_COI
FACT.D01
MINV.D01
No.
Concepto
F
51
CUEN.D01
34
Utilidad de la Bandera
Indica si la Interfase ya fue realizada
Indica que los Movimientos a Inventarios no fueron
contabilizados al momento de generar la Factura.
Indica que los Movimientos a CxC ya sern
contabilizados dentro de la Pliza de Ventas,
afectando a la Cuenta correspondiente de Clientes, y
evitar su duplicidad al generar la Pliza de CxC.
DEVOLUCIN DE VENTAS
Cuando se genera una Venta (Factura) mediante ASPEL SAE se generan los Siguientes
Asientos Contables:
Nota: Las Remisiones no afectan en la Pliza de Ventas.
Clientes
Abono
Total por
Cliente
Con Dscto e
Imp
incluidos
Precio
Unit X
Cantidad
Descto
Comercial
Devolucin de Ventas
Cargo
Venta de Servicios
Monto
Flete
Sin
Impuestos
Cargo
Predefinida
Predefinida
NO
SI, Clave
Predefinida
Predefinida
Predefinida
NO
NO
SI, Tasa de Impuesto,
Flete, Retencin.
del
Cliente,
No.
Concepto
D
2
AFEC_COI
Utilidad de la Bandera
35
No.
Concepto
F/Status C
MINV.D01
CUEN.D01
AFEC_COI
Utilidad de la Bandera
Indica si la Interfase ya fue realizada, es decir, se
contabilizara hasta generar la Pliza de Ventas
(ACT_COI).
No activa el campo para que sea considerado al
generar la Pliza de Inventarios.
Elimina completamente el registro.
Elimina el Registro
MINV.D01
CUEN.D01
No.
Concepto
D/ Status
C
AFEC_COI
56
Elimina el registro
Utilidad de la Bandera
Indica si la Interfase ya fue realizada, es decir, se
contabilizara hasta generar la Pliza de Devoluciones de
Ventas.(ACT_COI).
No activa el campo para que sea considerado al
generar la Pliza de Inventarios.
Elimina completamente el registro
PLIZA DE COMPRAS
Cuando se genera una Recepcin de Compra desde ASPEL SAE se generan los
siguientes Asientos Contables:
Nota: Las Ordenes de Compra no afectan en la Pliza de Compras.
Proveedores
Abono
Total por
Proveedor
Costo del
Movimiento
Sin Impuestos y
Desc.Financiero
Compra de Servicios
Monto
Flete
Sin
Impuestos
Sin Desc
Financiero
Descuento Financiero
Abono
36
Almacn
Cargo
Cargo
Descuento
Financiero
Total
Numero de Cuenta
2110-001-000
Proveedores
Almacn
SI
(Clave Proveedor, Moneda)
Solo en Desc. Partida
(Moneda)
Solo en Desc. Partida
(Lnea de Producto)
No
Solo en Desc. Partida
(Tasa, Retencin, Flete)
AFEC_COI
ACT_COI
COMP.D01
MINV.D01
No.
Concepto
C
1
PAGA.D01
Utilidad de la Bandera
Indica si la Interfase ya fue realizada ACT_COI.
Indica que los Movimientos a Inventarios ya sern
contabilizados dentro de la Pliza de Compras,
afectando la Cuenta correspondiente de
Almacn y evitar as la Duplicidad del registro de
Movimientos al Inventario, al generar la Pliza de
Movimientos al Inventario.
Indica que los Movimientos a CxP ya sern
contabilizados dentro de la Pliza de Compras,
afectando a la Cuenta correspondiente de
Proveedores, y evitar su duplicidad al generar la
Pliza de CxP (Slo se genera el Abono).
37
38
Total de
Movimie
nto
Proveedores
Cargo
Descuento Financiero
Cargo
Compra de Servicios
Abono
Monto Flete
Sin Impuestos
Servicios Sin Desc.
Financiero
Cargo
Si fue
ganancia es
Abono
Numero de Cuenta
2110-001-000
COI Catalogo
Estndar
Predefinida
No
1160-003-000
Predefinida
No
Predefinida
5000-000-000
Predefinida
Almacn
Detalle
SI
(Clave Proveedor,Moneda)
Solo en Desc. Partida
(Moneda)
Solo en Desc. Partida
(Lnea de Producto)
No
Solo en Desc. Partida
(Tasa, Retencin, Flete)
No
39
PAGA.D01
No.
Concepto
D
52
AFEC_COI
Utilidad de la Bandera
Indica si la Interfase ya fue realizada
Indica que los Movimientos a Inventarios ya sern
contabilizados dentro de la Pliza de Dev.Compras,
afectando al Cuenta correspondiente de Almacn y
evitar as la Duplicidad del registro de Movimientos al
Inventario, al generar la Pliza de Movimientos al
Inventario.
Indica que los Movimientos a CxP ya sern
contabilizados dentro de la Pliza de Dev. De
Compras, afectando a la Cuenta correspondiente de
Proveedores, y evitar su duplicidad al generar la Pliza
de CxP
40
41
PAGA.D01
42
No.
Concepto
C
57
AFEC_COI
Elimina el Registro
Utilidad de la Bandera
Indica si la Interfase ya fue realizada (ACT_COI).
Indica que los Movimientos a Inventarios ya sern
contabilizados dentro de la Pliza de Compras,
afectando al Cuenta correspondiente de Almacn y
evitar as la Duplicidad del registro de Movimientos al
Inventario, al generar la Pliza de Movimientos al
Inventario.
Elimina completamente el registro.
No.
Concepto
D
5
PAGA.D01
AFEC_COI
Elimina el registro
Utilidad de la Bandera
Indica si la Interfase ya fue realizada (ACT_COI).
Indica que los Movimientos a Inventarios ya sern
contabilizados dentro de la Pliza de Dev. Compras,
afectando al Cuenta correspondiente de Almacn y
evitar as la Duplicidad del registro de Movimientos al
Inventario, al generar la Pliza de Movimientos al
Inventario.
Elimina completamente el registro
Cuando
se genera
una
Venta
Totales
de la CxC
(Importe)
Abono
Cuando se
genera
una
Devolucin
Totales de
la CxC
(Importe)
Naturaleza
contraria a
Clientes
CxC Concepto
Cargo
Cuenta
Descripcin
Detalle
1150-001-000
Concepto
Clientes
Clientes/ CxC
Naturaleza
contraria a
Clientes
Cargo
Abono
Total por
Cliente
Cuando se
genera una
Devolucion
Precio
Unit X
Cantidad
Descto
Comercial
CxC Concepto
Cargo
43
Cuenta
Descripcin
Detalle
1150-001-000
Concepto
Proveedores
Concepto/ CxP
Cargo si el
Movimiento es de
Entrada
Costo del
Movimiento
Naturaleza
contraria al
Movimiento de
Almacn
Costo del
Movimiento
Almacn Concepto
Cargo
Abono
Abono si el
movimiento es
de salida
Costo del
Movimiento
Naturaleza
contraria al
Movimiento de
Almacn
Costo del
Movimiento
Status
Predefinida
Detalle
Solo en Desc. Partida
(Lnea de Producto)
Cargo
Abono
Descripcion
Concepto SALIDA
Cuenta del No. De Concepto
Cuenta Contable Maestra
Producto
X
X
44
Consideraciones:
La pliza se puede generar por Numero de Almacn, donde slo se tomaran en
cuenta los Movimientos para el Almacn especificado. En caso de no manejar
Multialmacn slo deber dejarse en blanco indicar un 1.
Se pueden filtrar los movimientos al almacn por cada Concepto de Movimiento al
Inventario. En caso de dejar en blanco dicho campo, sern tomados en cuenta todos
los movimientos de cualquier Concepto.
DETALLADO
Si activamos la casilla de Detallado obtendremos en caso de haber alguna diferencia
entre los movimientos de entrada y salida de todos los conceptos, un movimiento en la
cuenta de almacn especificada en las Cuentas Maestras, y detallada considerando la
Cuenta de la Lnea de producto (Slo en la descripcin de la Partida).
NOTA:
No sern contabilizados nuevamente en la Pliza de Movimientos al Inventario
aquellas Operaciones que se hayan generado desde Compras, ya que la Bandera fue
activada al Momento de haber generado la Compra y solo podr ser Contabilizada al
momento de generar la Pliza de Compra o Venta, segn sea el caso; o de lo contrario
habr que eliminar manualmente la bandera de A en todos los registros.
NOTA:
Para identificar aquellos Movimientos que ya fueron contabilizados mediante la Pliza
de Compra se puede ingresar al Modulo de Inventarios, Movimientos al Inventario, Detalle
del Movimiento, existe un Campo llamado: Afectacin COI, el cual se va marcando cada
que alguna de las Plizas, ya sea de Compras, Ventas o Movimientos al Inventario se
ejecutan y el Movimiento es contabilizado, cumpliendo la bandera con el objetivo de Evitar
la duplicidad de Movimientos.
45
V.5
La interfase entre ASPEL- SAE y ASPEL- BANCO tiene como objetivo principal facilitar el
registro de los Movimientos llevados a cabo mediante alguna Operacin controlada con el
Sistema ASPEL-SAE (Compra-Venta) en el Sistema que controla la Cuenta Bancaria. En otras
palabras, se pueden registrar los Pagos realizados por Clientes de SAE, podemos registrar los
Pagos que realizamos a los Proveedores registrados en SAE. Las ventajas son:
Ahorro en el tiempo de captura y registro de documentos.
Disminuir la probabilidad de error en la captura de los Movimientos Bancarios.
Integracin entre los diferentes Mdulos, de manera fcil y sencilla ya que la Interfase
se lleva a cabo en Lnea.
1.- Para poder a operar la Interfase es necesario indicar los siguiente. El sistema de ASPEL
BANCO es el Sistema que accesa a los Archivos de ASPEL-SAE, por lo que habr que definir
desde el Sistema de Banco 2.5 la Ruta del Programa (archivo empresaw.sae, as como la
Ruta de los Datos y alguno parmetros de configuracin adicionales).
46
Tipo
Abono
Referencia
SI
Abono
NO
Abono
SI
Abono
Abono
NO
SI
47
De sta manera cuando generemos algn movimiento utilizando estos conceptos veremos
las tres posibles ventanas siguientes:
Movimiento Tipo Abono (Pago de un Cliente)
Al agregar un Movimiento de Tipo Abono y seleccionar un Concepto que tenga
activado el Check (Interfase SAE), veremos una ventana como la siguiente:.
48
!" #
% $ & '(!
"
Campo
ACT_SAE
Valor
A
MOVSW01.D01
MOVSW01.D01
MOVSW01.D01
MOVSW01.D01
CLPV
FACT
REFER
MONDIFSAE
CCCCC
CCCCCCC
CCCCCCCCC
S
MOVSW01.D01
TCAMBIO_SAE
Dbl8
Sae_coi
OVSW01.D01
Utilidad de la Bandera
Indica si el Movimiento fue A Actualizado
en SAE.
Clave del Cliente o Proveedor
Numero de Factura en Sae.
Referencia del Documento en SAE.
Cuando se realizo un Movimiento en SAE
con monedas extranjeras tanto en Banco y
SAE.
Tipo de Cambio con el que se grabo el
Movimiento en SAE.
Bandera para el Status de las Interfases SAECOI
49
Existen dos maneras de integrar los Pagos de Clientes y Pagos a Proveedores de ASPEL
SAE desde el Sistema de ASPEL Banco.
1. Mediante la generacin de un Movimiento:
Archivos / Movimientos Bancarios / Movimientos: Depsitos y Retiros.
Archivos / Movimientos Bancarios / Movimientos: Movimientos de Tipo Cheque
2. Mediante la Integracin de dichos Movimientos a la Agenda de Movimientos (Slo
Pagos a Proveedores).
Edicin / Movimientos a la Agenda / Integracin de Pagos / de Aspel SAE.
Los movimientos que anexemos desde el Mdulo de Bancos a la Agenda de
Movimientos tiene dos posibles status Programados y Autorizados, dependiendo de si
ya fueron no autorizados dichos movimientos y se integren a los movimientos de la
Cuenta Bancaria.
50
Para poder integrar dichos movimientos generados desde el archivo de Interfase SAE de
ASPEL BANCO, debemos ingresar desde ASPEL BANCO al men Edicin/ Movimientos a la
Agenda/ Integracin de Pagos/ de ASPEL SAE. De sta manera se agregan los movimientos
correspondientes a la Agenda de Movimientos.
Para ello es Importante Recordar el Ciclo que siguen los Movimientos dentro de Aspel
Banco dentro de la Agenda de Movimientos:
Tipo de Movimientos
CARGO
ABONO
Programado
Autorizado
Proceso
Confirmacin
CHEQUE
Programado
Autorizado
Confirmacin
Asignar No Cheque
Uniconcepto / Multiconcepto
51
Nota: Debido a que los Documentos de Tipo Compra son Documentos Padres (Es decir, no
requieren de ninguna referencia adicional ), no deben tener activado el Parmetro de
Referencia, dentro del Catlogo de Conceptos y CxP en el Sistema de Aspel-SAE, o de lo
contrario los Movimientos no sern desplegados al Seleccionar los Cargos.
De igual forma, podemos integrar Movimientos de Tipo Abono de Diferentes Clientes
mediante una misma ventana de Captura. Mediante sta opcin podremos integrar pagos
de diferentes Clientes diferentes facturas.
VI.
CLCULOS EN EL SISTEMA
VI.1 TIPOS DE COSTEO
Es muy importante conocer la diferencia entre todos los tipos de costeo, y las
implicaciones que tienen los movimientos al inventario para cada uno de ellos. Para una
mejor comprensin se realizar un ejercicio con cada tipo de costeo.
52
NOTA: Es importante recalcar que el costo seleccionado fiscalmente es nico para todo el
ao, por lo que no es recomendable cambiar el tipo de costeo cuando ya se generaron
movimientos.
COSTEO UEPS (ltimas Entradas- Primeras Salidas)
ste tipo de Costeo consiste en determinar el costo de Venta considerando el costo de las
ltimas entradas a almacn, formando capas tal cual como funciona una PILA.
ENTRADAS
SALIDAS
Venta 1, 15 Unidades
Capa 3
Compra 2, 25 Unidades a $ 8
Capa 2
Capa 1
Capa 3
Capa 2
53
SALIDAS
Capa 3 Capa 2 Capa 1
Venta 1, 15 Unidades
Compra 2, 25 Unidades a $ 8
Capa 1
Capa 2
Como podemos darnos cuenta la Utilidad vara dependiendo del tipo de costeo y tiene
importantes repercusiones en diversas cuestiones fiscales.
54
COSTEO PROMEDIO
ste tipo de Costeo consiste en determinar el costo de Venta considerando el costo
promedio entre las unidades existentes y su costo y las unidades de entrada o salida con su
propio costo. En otras palabras, en cada movimiento de entrada y salida se calcula el costo
de acuerdo a la cantidad y costo actuales en el almacn. La frmula general empleada es:
Costopromedio =
Costopromedio =
Compra 2
Costopromedio =
Compra 3
Costopromedio =
35
45
55
Es importante mencionar que se debe respetar el orden de alta de los impuestos dentro
de los parmetros del sistema, ya que de ello dependen algunos clculos internos del
sistema.
Dentro del Mdulo de Inventarios, en el men Archivos Catlogo de esquemas de
impuestos, se definen los porcentajes de acuerdo a los impuestos que se vayan a manejar. El
sistema ASPEL-SAE 3.0 puede manejar cuatro Impuestos:
I.E.P.S.
Estatal
I.V.B.S.S.
I.V.A.
56
Impuesto 1 I.E.P.S.
Impuesto 2 Estatal
Impuesto 3 I.V.B.S.S.
Impuesto 4 I.V.A.
Impuesto total
57
Suponiendo una Compra de P002 por 10 Unidades a un Costo unitario de $150. Cul sera el
monto total a pagar por el documento, sin considerar gastos indirectos?
Debido a que todos los Impuestos se aplican sobre el Precio base tendramos que:
Subtotal antes de Impuestos = Cantidad * Costo Unitario
Subtotal antes de Impuestos = 10 * $150 = $1500
Impuesto 1 I.E.P.S.
= 10% * $1500 = $ 150.00
Subtotal despus de Impuesto 1
= $ 1650.00 (Acumulado 1)
Impuesto 2 Estatal
= 0% * $1500 = $
0.00
Subtotal despus de Impuesto 2
= $ 1500.00 (Acumulado 2)
Impuesto 3 I.V.B.S.S. = 10% * $1500 = $ 150.00
Subtotal despus de Impuesto 2
= $ 1650.00 (Acumulado 3)
Impuesto 4 I.V.A.
= 15% * $1650 = $ 247.50
Subtotal despus de Impuesto 2
= $ 1897.50
Impuesto total = Imp1+ Imp2 + Imp3 + Imp4
Impuesto total = $ 150 + $ 0 $ 150 + $ 247.50 = $ 547.50
Comparando los clculos contra el sistema,
Total = Subtotal + Impuestos
Total = $1500 + $547.50 = $2047.50
Figura. Subtotal del Documento con Impuestos sobre Precio Acumulado.
58
VI.3
59
60
b) Manual: De sta manera el sistema permite activar manualmente que los Indirectos
se acumulen a la CxP, pudiendo nosotros elegir solo aqullos que si se desee
acumular.
La determinacin del costo del movimiento depende del prorrateo de los gastos
indirectos que se hayan capturado al grabar el documento. El sistema realiza el
prorrateo de gastos indirectos de manera proporcional considerando el monto total por
cada movimiento considerando la cantidad total por el costo unitario menos el
descuento comercial, menos el descuento financiero, ms los impuestos de cada
producto.
61
EJEMPLO
Si generamos la siguiente Compra dentro de ASPEL-SAE:
TIPO DE COSTEO:
PROMEDIO
Documento:
COMPRA
Descuento Financiero:
10%
Descuento Comercial:
5%
Monto Flete:
$100
Impuesto Flete:
15%
% de Retencin Flete:
4%
Gastos Indirectos
$150 .00
Unidades
20
20
1
2
10
18
10%
10%
0%
15%
Subtotal:
Descuento:
Des. Fin.
IVA:
Indirectos
560.00
28.00
53.20
46.17
150.00
Flete
Impuesto +
Retencin Total Flete:
100.00
15.00
4.00
111.00
Total:
635.97
62
IVA
(20)
(10)
$10
5%
$19
10%
+ $0
= $171
+ 0%
= $171
Producto 2
Costo del Mv.= (Unidades)X(Costo Unitario)-Desc. Comercial - Desc. Financiero + IVA
$307.8
$342
$360
Costo del Mv.=
(20)
(18)
$18
5%
+$46.17=$353.97
-
$34.2
10%
+ 15% =$353.97
X= 48.8599
Para Producto 2
$353.97
X
$524.97
$150
X= 101.1407
63
Para el Producto 1
CM =
$ 200
$10
+ 48.8599
238.8599
(20X10)
5%
+ 48.8599
238.8599
$ 360
$18
+ 101.1407
443.1407
(20X18)
5%
+ 101.1407
443.1407
Para el Producto 2
CM =
64
Figura. Detalle del movimiento para corroborar el costo y el prorrateo de gastos indirectos del
Producto 1.
65
Figura. Detalle del movimiento para corroborar el costo y el prorrateo de gastos indirectos del
Producto 2.
VI.5
PLIZA DE VENTAS
Ejemplo:
Se realiza una Venta por:
Flete
Descuento Comercial
Descuento financiero
Cantidad
4
4
$ 50.00
5%
10%
Producto Precio
A001
A002
20
35
Subtotal
80
140
Desc Subtotal
Comercial
4
76
7
133
Desc
Subtotal
Financiero
7.60
68.4
13.3
119.7
20.9
66
188.10
IVA
68.400
137.655
206.055
Subtotal:
Descuento:
Des. Fin.
IVA:
Indirectos
Subtotal
220.00
11.00
20.90
17.96
75.00
206.06
Flete
Impuesto +
Retencin Total Flete:
50.00
7.50
7.50
50.00
Total:
256.06
Nota: Cuando se realiza una Retencin por flete dentro de CxC se generan dos
movimientos, el primero por concepto del Monto de la Factura + IVA FLETE TIPO CARGO, y el
segundo Movimiento un ABONO por Concepto de Retencin de Impuesto.
Movimiento
1
2
Concepto
Monto
Tipo
Venta
Total de la factura + IVA Flete CARGO
Retencin por flete IVA Retencin Flete
ABONO
BANDERA
A
Observaciones
La bandera indica que el Movimiento ser ya contemplado dentro de la generacin
de la Pliza de Ventas, y ya no sea considerado al generar la Pliza de CxC.
Entonces, as se evitara contabilizar dos veces el mismo movimiento.
La bandera indica que ser contemplado al generar la Pliza de CxC.
NOTA: Al momento de generar la Pliza tenemos la Opcin de generar la Pliza por el
Filtro Clasificacin del Cliente.
Generndose los Siguientes Asientos Contables
Total por
Cliente
Con Dscto
e Imp
incluidos
Clientes
256.06
Ventas
209
Venta de Servicios
50.00
Monto
Flete
Sin
Impuestos
67
POLIZA DE COMPRAS
EJEMPLO
Si generamos la siguiente Compra dentro de SAE:
TIPO DE COSTEO:
Documento:
Descuento Financiero:
Flete:
PROMEDIO
COMPRA
10%
$50
Unidades
10
10
A001
A002
Retencin de Flete:
Gastos Indirectos
15
25
Desc Comercial 5%
5%
5%
15%
$ 75 .00
COSTO PROMEDIO
A001
(Unidades)X(Costo Unitario)-Descuento Comercial
(10x15)
7.50=
$142.50
IVA
Costo Promedio
0%
15%
128.25
245.8125
Subtotal:
Descuento:
Des. Fin.
IVA:
Indirectos
400.00
20.00
38.00
32.06
75.00
Flete
Impuesto +
Retencin Total Flete:
50.00
7.50
7.50
50.00
Total:
499.06
- Desc. Financiero
+ IVA
10% $128.25
0%
$ 0 = $ 128.25
A002
(Unidades)X(Costo Unitario)-Descuento Comercial
(10X25)-12.50=
$237.50
10% $213.75
15%
$32.06
=$
245.81
x
$75
X
$75
Para A002
$245.8125
$374.0625
68
Para A001
CM = (10X15) - 5% + 25.71429=
Para A002
CM = (10X25) 5% + 49.28571=
142.50+ 25.71429 =
168.21429
237.50+ 49.28571 =
286.78571
Proveedor 1
Linea 1
Almacn
286.79
Linea 2
168.21
Flete
Compra de Servicios
50.00
32.06
Descuento Financiero
38.00
69
VI.6
70
Supongamos el siguiente ejemplo. Existen cinco facturas con las siguientes fechas de
Vencimiento:
No de Documento Fecha de Elaboracin Fecha de Vencimiento
Factura 1
1/Abril/2004
16/Mayo/2004
Factura 2
15/Abril/2004
30/Mayo/2004
Factura 3
30/Abril/2004
14/Junio/2004
Factura 4
1/Mayo/2004
15/Junio/2004
Factura 5
15/Mayo/2004
29/Junio/2004
Saldo
1150.00
920.00
805.00
1150.00
920.00
Ahora bien, para verificar el comportamiento bajo cualquier caso, se realizarn abonos a
las Facturas 2 y 3.
71
Saldo
1150.00
460.00
402.50
1150.00
920.00
72
73
74
R=A
r
1 (1 + r ) n
Donde:
R = Monto del pago por perodo
A = Monto del enganche
r= Tasa de Inters dividida entre el nmero de perodos
n = Nmero de perodos
75
r=
% Interes 0.12
=
= 0.01
n
12
obteniendo as:
R = 1500 150
0.01
0.01
0.01
= 1000
= 1000
= 88.84879
12
12
1 0.88745
1 (1 + 0.01)
1 (1.01)
76
77
Al consultar el Saldo general del Cliente en Moneda Base se puede observar que:
78
79
80
81
Sumar y Agrupar
SELECT CVE_ART, SUM(CANT)*SUM(PREC)/1.15 AS T1 from fa0ty1
GROUP BY CVE_ART
Suma en la variable T1 la venta total menos el impuesto de las partidas de las facturas
agrupndolos por producto.
VII.1.2 INSTRUCCIONES DE ACCIN
Son aqullas instrucciones SQL que nos permiten seleccionar un conjunto de registros
estableciendo filtros, as como modificar los datos.
UPDATE
SET
WHERE
BETWEEN
GROUP BY
Ejemplos:
Actualizar un Campo.
Coloca la bandera a 1 de los documentos que estaban bloqueados por fallos de
energa.
update FACT01
set bloq=-1
where bloq=2
Eliminar registros
DELETE FROM CUEN03.DBF
WHERE
(DOCTO BETWEEN " 2225" AND " 2289") /* BORRA REGISTROS POR UN CAMPO
ALFANUMERICO*/
AND COB IS NULL
Elimina todos los documentos de Cuentas por Cobrar que tengan como nmero de
Documento " 2225" y " 2289".
VII.2 ANLISIS Y SOLUCIN DE PROBLEMAS
Solucin de una base de datos.
Planteamiento.
Un usuario maneja la base de datos de ASPEL-SAE 3.0 en formato DBase pero al parecer por
falta de mantenimiento tiene problemas en la informacin y desconoce del uso de base de
datos abierta. El usuario desea que la base de datos se regrese a formato ASPEL ya que no
haba tenido problema alguno cuando la manejaba en dicho formato. El inconveniente que
se presenta es que el sistema al realizar el proceso de Avanzado despliega un mensaje que
dice: Inconsistencia en la base de datos, Cmo corregiras el problema?
82