ELABORACIN DEL PROGRAMA DE TRABAJO

DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL

La elaboracin de un programa de trabajo en trminos generales se podra decir
que es la descripcin de actividades a desarrollar, en cuanto a un orden y una
lgica, as como dentro de un periodo determinado. Si bien se sabe que el
programa marca los procedimientos a seguir en cada caso, no significa que de
ninguna manera sea limitativo, sino ms bien flexible, ya que el auditor puede
realizar las modificaciones que considere necesarias. Por la importancia de este
documento, es importante y a la vez recomendable que se disee en forma
participativa, es decir, con base en las opiniones de los involucrados; ello facilita
su aplicacin y elimina en forma sustancial las aclaraciones. Definitivamente, al
inicio de cada auditora es pertinente comentar y aclarar los procedimientos del
programa, ya que de esto depende la eficiencia del desarrollo 1
El programa de trabajo se formula en papeles de trabajo que presentan la forma
en que se realizara la auditoria, llevando datos en los que generalmente se anotan
los siguientes encabezados:

Procedimiento: Para describirlas lo ms clara y brevemente posible.

Extensin: Que puede incluirse en la descripcin del procedimiento.
Oportunidad: Donde se aclara la poca o fecha en que debe efectuarse el
trabajo especfico.
Auditor: Donde se asigna el responsable de resolver el punto en particular.
Tiempo estimado: Donde se anota el tiempo en horas que se espera tome la
ejecucin.
Tiempo real: Para anotar el tiempo realmente empleado.
Variacin: Para anotar las desviaciones de los tiempos reales respecto de los
estimados y hacer las explicaciones pertinentes.
Observaciones: Para aclarar aspectos especiales en relacin con el trabajo o la
cuenta a revisar.

Clasificacin de los tipos de programas de trabajo

El desarrollo de los procedimientos de auditora, que son establecidos como gua
de trabajo, se puede modificar o adoptar de acuerdo con las circunstancias de
cada caso particular. Por lo tanto presentamos aspectos generales de los tipos de
programas que se manejan en la auditoria administrativa y su clasificacin.

1Libro auditoria Administrativa proceso y aplicacin

Los programas se clasifican en:

Programas Generales
Son aquellos que se limitan a un enunciado genrico de los procedimientos
de auditora que se deben aplicar, con mencin de los objetivos
particulares.
Programas analtico
Son aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los
procedimientos de auditora administrativa
Programa tipo:
Son aquellos que enumeran los procedimientos de auditora a seguirse en
situaciones afines a dos o ms empresas.
Programas por reas:
Son aquellos que se preparan para el desarrollo de la revisin de cada una
de las funciones de la empresa, como gerencia, ventas, produccin,
compras, personal, etc.
Cualquiera que sea el programa que se utilice, el auditor administrativo debe estar
preparado para adaptarlos en el desarrollo de su trabajo cuando lo considere
necesario.
Ventajas de los programas:
Las ventajas de trabajar con un programa son:
1. Proporcionar un plan a seguir
2. Sirve de gua prctica al hacer la planeacin de prximas auditorias
3. Si el programa es usado por reas de responsabilidad, fijar la que
corresponda a cada auditor en la revisin
4. El auditor est en aptitud de modificar o adaptar el programa, con el fin de
obtener la informacin necesaria.
5. El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y efectividad de los
procedimientos de la revisin
6. El supervisor de la auditora puede planear las tareas que habrn de realizar
sus ayudantes utilizando su capacidad y experiencia al mximo.
7. Si el auditor es asignado a otro trabajo, su sucesor puede observar lo realizado
rpidamente.
8. Cuando termina la auditora, el programa sirve para verificar que no hubo
omisin en su desarrollo.
PREPARACIN DE UN PROGRAMA

DE AUDITORA ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL

Ants de implantar un programa general de auditora administrava y operacional,
es necesario contar con la aprobacin y el pleno respaldo de la direccin. Al
preparar un plan para alcanzar las metas fijadas, es importante determinar
primeramente las necesidades generales, la realcin entre ellas y precisar si tales
necesidades abarcan todos los aspectos indispensalbes para la finalidad a
perseguir.
El auditor supervisor tiene que decidir que factores son los ms necesarios para
lograr los objetivos del estudio, cules son los mejores mtodos para lograrlos,
cul es el personal apropiado para hacerce cargo de la funcin, cules son los
factores limitativos y de control. Las respuestas a estas interrogantes proporcionan
cuando menos un punto de partidad para la eleccin del plan a seguir.
Para elaborar un programa de auditora, en una empresa grande o pequea, el
alcance de proyeccin es bsico, ya que la amplitud de cobertura es muy
importante. Habr que llevar un registro de tareas supervisando por el auditor
respectivo, en el cual, como su nombre lo indica, se inscribir toda tarea que se
encomiende a los miembros del equipo de auditora.
Se anotarn en el programa los datos siguientes:
Fecha de iniciacin
Descripcin de la tarea a efectuar
Responsable
Plazo para su ejecucin
Cualquier otra informacin til.
Estudio y Evaluacin del Sistema de Control
El sistema de control de la empresa ha de ser estudiado para poder efectuar una
planeacin correcta del trabajo de auditora administrativa. El auditor
administrativo debe tener previsto cul va a ser el trabajo que va a desarrollarse,
de tal manera que es indispensable que antes de iniciar su labor, el auditor tenga
ya realizada la planeacin de investigacin en trminos generales.
Diagnstico Preliminar
Antes de la realizacin del programa de trabajo se debe de realzar un estudio
preliminar donde se analiza la entidad. Segn lo menciona el autor Enrique
Benjamn Franklin F, define los pasos a realizar antes de hacer el programa de
trabajo realizando un diagnostico preliminar En esta fase, el diagnstico se
fundamenta en la percepcin que el auditor tiene de la organizacin como

producto de su experiencia y visin. Si bien an no existen los elementos de juicio

documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional,
la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en los supuestos
subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeo en el
trabajo. Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia
que fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar. Para ello, se
deben considerar los siguientes elementos:

Gnesis de la organizacin
Creacin de la organizacin
Cambios en su forma jurdica
Conversin del objeto en estrategias
Manejo de la delegacin de facultades
Infraestructura
Esquema de operacin (procesos/funciones)
Modificaciones a la estructura organizacional
Programacin institucional
Nivel de desarrollo tecnolgico
Forma de operacin
Desempeo registrado
Logros alcanzados

El diagnstico preliminar: se debe preparar un marco de referencia que

fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar.

Expectativas no cumplidas
Proceso de toma de decisiones
Posicin competitiva
Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin
Competencias centrales
Clientes, proveedores y competidores

Esta primera aproximacin a la realidad de la organizacin debe identificar las

causas y efectos que influyen en el comportamiento de todos y cada uno de los
elementos bajo anlisis, as como sustentar los criterios para obtener y manejar la
informacin de manera fluida y consistente para respaldar el proyecto de auditora
administrativa, a partir de:
1. Justificar la necesidad de auditar.
2. Determinar el alcance de la auditora.
3. Determinar las acciones para atender las prioridades detectadas.

4. Establecer criterios para coordinar las acciones.

5. Cuantificar las necesidades de recursos humanos, materiales, financieros y
tecnolgicos.
6. Conformar el equipo auditor y asignar responsabilidades.
7. Desarrollar el marco de trabajo.
8. Seleccionar en forma tentativa los indicadores de financieros y de gestin.
9. Definir el cuerpo de tcnicas para captar la informacin.
10. Seleccionar los enfoques para analizar y manejar la informacin.
11. Precisar los mecanismos de decisin, supervisin y control.
12. Especificar la forma y periodicidad para reportar avances. 2
Estructura formal del programa de trabajo de una Auditoria Administrativa y
Operacional
Conociendo los elementos importantes que componen la estructuracin del
programa que se poseen en una estructura la cual se conforma de la siguiente
forma:
ELEMENTOS FORMALES:

Identificacin. Indica las generalidades del programa como:

o Nombre de la organizacin o entidad.
o Nombre del programa de trabajo.
o rea de aplicacin.
o Fechas previstas de inicio y terminacin.

Objetivo. Expresa lo que se desea obtener al aplicar el programa. Es la parte

medular de este documento.

Procedimientos. Incluye el conjunto de pasos a seguir para el desarrollo de la

auditora. Algunos son de carcter general y otros de tipo particular.

Personal involucrado o Responsables. Es el personal que participa en la

realizacin de la auditora, y que entra dentro de la siguiente jerarqua: Titular.
Supervisor. Auditor.

Calendarizacin de actividades. Seala el tiempo previsto para el desarrollo

de la auditora.

rea(s) Universo bajo estudio.

2Auditora Administrativa Gestin Estratgica del Cambio. Segunda Edicin

Clave Nmero progresivo de las actividades estimadas.

Fases Definicin del orden secuencial para realizar las actividades.

Representacin grfica Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes.

Formato Presentacin y resguardo de avances.

Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.

Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.

OTROS ELEMENTOS DE LA PROGRAMACIN DEL TRABAJO

Asignacin de la responsabilidad
Para iniciar formalmente la auditora, siempre con base en la magnitud o
grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de
auditores que estime conveniente.
Capacitacin
Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o
equipo designados, no slo en lo que respecta al manejo del mtodo y
mecanismos que se emplearn para levantar la informacin, sino en todo el
proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la auditora.
Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que
se persigue, las reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los
documentos de soporte, el inventario estimado de informacin que se
pretende captar, la distribucin de cargas de trabajo, el registro de la
informacin, la forma de reportar y los mecanismos de coordinacin y
supervisin establecidos
Actitud
La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u
opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los
auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una
imagen positiva, lo que facilitar su tarea y estimular la participacin activa
del personal de la organizacin. Con el propsito de evitar que surjan falsas
expectativas, tanto buenas como malas, es de vital importancia que el
equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de

sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir. Esto significa que se

debe apegar en todo momento a las directrices de la auditora en forma
objetiva. Es de destacar que la consistencia del proceso en su conjunto
depende, en gran medida, de la seriedad y respeto que el personal
responsable de la auditora muestre hacia los miembros de la organizacin,
por lo que debe presentar una imagen profesional y mantener un trato
personal estrictamente de trabajo.