GESTIN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes

a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los
documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las
diferentes dependencias

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que
gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y
distribucin de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestin documental y los programas de conservacin, integrndose a
los procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos. Cuando existan
regionales, debern contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si
existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinar conforme a sus
necesidades, si centralizan en una de ellas la recepcin de las comunicaciones oficiales, o si en
cada sede, habr unidad de correspondencia.
En todo caso, se debe propender por el control y normalizacin unificado en cada entidad.
As, de acuerdo a la anterior podemos mencionar algunas de las funciones que se debe cumplir al
interior de las unidades de correspondencia:

Vigilar que las acciones de las reas que integran la Unidad de Correspondencia y Archivo
se realicen de acuerdo a los criterios establecidos.
Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepcin de la correspondencia oficial
dirigida a las diferentes reas de la empresa.
Supervisar las actividades de los responsables de rea en la Unidad, de acuerdo a los
procedimientos de trmite y control interno, que permitan ser eficientes en su
funcionamiento
Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que an no han
obtenido respuesta por parte de las Dependencias asignadas para su conclusin.
Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos de los recursos necesarios para el
adecuado cumplimiento de las actividades.
Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de
correspondencia de las entidades pblicas y las privadas que cumplan funciones pblicas,
cumplir con los programas de gestin documental, para la produccin, recepcin,
distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos.

CASO PRCTICO
Ahora bien observaremos un ejemplo prctico de la funcionalidad de la unidad de correspondencia
al interior de X empresa, haciendo la observacin en cada caso en la metodologa que utiliza las
diferentes organizaciones. Esos si basndose en la normatividad vigente.
OBJETIVO
Establecer los principios y criterios que deben seguirse para la adecuada, recepcin, radicacin y
distribucin de las comunicaciones a las dependencias de destino.

ALCANCE
Este procedimiento aplica desde la recepcin hasta la distribucin de las comunicaciones a las
dependencias de destino dentro del Ministerio del Interior y de Justicia y el Fondo para la
Participacin y Fortalecimiento de la Democracia.

POLTICA DE OPERACIN
La Gestin Documental est enmarcada en el cumplimiento de la Ley General de Archivo y en la
Tabla de Retencin Documental, desde la recepcin hasta la transferencia de documentos
electrnicos y la entrega de documentos fsicos a la dependencia de destino.
Las Direcciones, deben centralizar la recepcin y radicacin de las comunicaciones oficiales
externas recibidas en sus dependencias, con excepcin de los sobres sellados que lleguen por
empresas de mensajera, los cuales llegan al rea de correspondencia de la sede principal. El rea
de correspondencia de la entidad, debe contar con personal suficiente y capacitado, con los
medios necesarios que permitan recibir y radicar las comunicaciones de carcter oficial de manera
oportuna.
En la radicacin de las comunicaciones oficiales, se velar por la transparencia de la actuacin
administrativa; por esta razn no se podrn reservar nmeros de radicacin, ni habr nmeros
repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeracin ser asignada en estricto orden de
recepcin de los documentos. Cuando el usuario presente personalmente la correspondencia, se le
entregar de inmediato su copia debidamente radicada. Cuando existan errores en la radicacin y
se anulen los nmeros, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificacin y firma
del responsable del rea de correspondencia.
1. NORMATIVIDAD

Ley 594 de 2000, por la cual se dicta la ley general de archivo

Ley 527 de 1999, por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,
el comercio electrnico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificacin.

Acuerdo 11 de 1996, por el cual se establecen criterios de conservacin y organizacin de

documentos.

Acuerdo 060 de 2001, por el cual se establecen pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones
pblicas.

Acuerdo 14 de 2002, por el cual se aprueba la Tabla de Retencin Documental presentada por
el Ministerio de Justicia y del Derecho.

Resolucin 1907 del 12 de noviembre de 2004, por la cual se adoptan las Tabla de Retencin
Documental del Ministerio del Interior y de Justicia.

Circular reglamentaria 01 de 2003, cuyo asunto es la forma de presentacin de documentos.

Circular 15 de 2004, cuyo asunto se refiere a los documentos para firma del Ministro
2. DESARROLLO

6.1 Recepcin y registro de las comunicaciones externas.

La empresa de vigilancia somete a revisin del detector de metales todo sobre, paquete o envo
postal que se reciba por parte de la entidad.
El funcionario designado del rea de correspondencia recibe las comunicaciones externas en la
ventanilla oficial habilitada para el efecto, en el horario de atencin es establecido por cada entidad,
por lo general horario de oficina, de 08:00 am a 05:00pm, de lunes a viernes, en das hbiles
laborales. Las dependencias que reciban comunicaciones externas va fax y/o correo electrnico,
deben enviar fotocopia de la misma a la ventanilla oficial de correspondencia para el registro y
numeracin correspondiente, de acuerdo con la prioridad de la misma. Las dependencias no
recibirn oficios originales, todo debe ingresar por el rea de correspondencia de la sede principal.
El funcionario designado del rea de correspondencia revisa las comunicaciones externas
recibidas atendiendo las medidas preventivas cuando se trate de comunicaciones que presenten
seales sospechosas, tales como sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metlico que
sobresalga, sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones, correspondencia sin
datos del remitente, correspondencia en la cual solo figura como destinatario el cargo, sin nombre.
El funcionario designado del rea de correspondencia en la mayora de las entidades por lo general
siempre debe proceder a abrir la comunicacin, verificar la correcta identificacin tanto del
remitente como del destinatario, revisar la(s) firma(s) del documento y la copia idntica al original
presentado cuando fuere el caso, verificar que vaya dirigido la entidad como tal, verificar la
cantidad de anexos que acompaan la comunicacin. Toda comunicacin externa recibida despus
de ser radicada al momento de enviarla al departamento o funcionario debe ser de acuerdo a las
polticas que adopte cada entidad, ya sea a travs de un oficio remisorio, una planilla en donde se
d acuse de recibido por parte del funcionario encargado de recibir el documento.
Esto nmeros radicado deben quedar consignados ya sea en medio fsico (planillas, actas, etc) o
en medios electrnicos (Software) que adopte cada entidad.
Clasifica las comunicaciones externas recibidas atendiendo lo siguiente:
Segn su grado de confidencialidad en: Ordinaria, reservada o confidencial.
Segn el grado de prioridad en: Normal, urgente, tutela, derecho de peticin.
Segn los medios de recepcin en: Correo o telegrama, fax, correo electrnico o email,
personalizado o mensajero, por mano o directo a un funcionario.
Registra en el Aplicativo de Gestin de Correspondencia la siguiente informacin general del
emisor de las comunicaciones externas recibidas, cuando corresponda o est disponible:
Nmero de radicado que arroja el reloj, apellido, nombre, nmero de documento del emisor,
nmero de telfono, fax, e-mail, direccin personal, direccin laboral, Institucin o nombre de la
entidad, asunto, cargo y registra en el documento original el nmero del codificador Institucional
que emite el sistema, as como la fecha y hora de recibo.
En algunas entidades sobre todos las pblicas se debe digitalizar las comunicaciones externas
recibidas en forma fsica y sus soportes en su totalidad.
Asocia a los clasificadores institucionales de correspondencia el documento de acuerdo con los
siguientes criterios:
- Localizacin Territorial

- Dependencias
- Tablas de Retencin Documental
6.2 Transferencia y entrega de las comunicaciones externas recibidas.
El funcionario designado de correspondencia imprime las planillas de registro de las
comunicaciones externas recibidas y organizarlas en cada uno de los casilleros determinados para
cada dependencia o en algunos casos las entrega al mensajero interno para su respectiva entrega
en los diferentes departamentos.
El funcionario designado de correspondencia transfiere a las dependencias de destino o
funcionarios responsables, por medio del Aplicativo, las comunicaciones externas recibidas y sus
respectivos soportes o anexos.
Entrega a las dependencias destinatarias, las planillas y comunicaciones externas recibidas, los
soportes y anexos correspondientes en el horario establecido y de acuerdo con la disponibilidad de
los servidores encargados de la mensajera; se harn al menos dos recorridos diarios y cada
dependencia debe firmar las planillas emitidas por el aplicativo para conservar evidencia de su
entrega.
3. REGISTROS
Planilla de asignacin y descargue de correspondencia.
Planilla de entrega y verificacin.
4. DEFINICIONES
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas durante el
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del soporte y
medio utilizado.
Mensaje de datos: Es la informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por
medios electrnicos, pticos o similares, tales como, el Internet, el correo electrnico, el telegrama,
el tlex o el telefax.
Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Pblico: Es el producido o tramitado por servidor pblico en ejercicio de su cargo o
con su intervencin.
Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad
registra la informacin y asigna un nmero nico consecutivo a las comunicaciones, segn sean
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el
propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley.
Se considerarn oficiales las comunicaciones que sean recibidas o producidas en la organizacin,
las cuales siempre deben ser radicadas en el Sistema de Gestin de Correspondencia y Archivo
Oficial y enviadas al rea de Correspondencia; por lo tanto ningn empleado est autorizado para
recibir y dar trmite a las mismas a travs de otras oficinas o dependencias.

Clasificacin de las comunicaciones. Las comunicaciones se clasifican en oficiales o pblicas y

correspondencia personal o privada.
Comunicaciones oficiales o pblicas. Las comunicaciones oficiales se clasifican en externas e
internas, y enviadas y recibidas.
Comunicaciones oficiales externas: Son las comunicaciones que ingresan a travs de la
ventanilla del rea de Correspondencia, dirigidas a la entidad y a sus funcionarios o empleados en
calidad de tales, a travs de las redes de correos, o entregadas en las ventanillas autorizadas para
tal fin.
Comunicacin ordinaria: Es la comunicacin que ingresa a la entidad a travs de la ventanilla del
rea de Correspondencia, dirigida a la empresa, a sus funcionarios o empleados en calidad de
tales y cuyo contenido es de conocimiento pblico.
Comunicacin reservada o confidencial: Es la comunicacin que ingresa a travs de la
ventanilla del rea de Correspondencia, dirigida a la entidad, a sus funcionarios o empleados en
calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido nicamente por el destinatario y/o funcionarios
o empleados involucrados en el trmite. Esta comunicacin slo se definir as, cuando el sobre o
empaque que la contiene haga explcita la categora de confidencial y ser registrado en el sistema
con la informacin disponible del remitente y el destinatario institucional.
Comunicacin normal: Es la comunicacin que debe ser tratada bajo el procedimiento normal.
Comunicacin urgente certificada: Es la comunicacin que de acuerdo al grado de prioridad
tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicacin jurdica debe ser
gestionada especialmente, los recursos interpuestos, los documentos relativos a procesos de
contratacin, los documentos relacionados con procesos de convocatoria a concursos de mritos y
documentos afines.
Por su especial tratamiento las tutelas y los derechos de peticin tendrn tems separados dentro
de la presentacin del sistema de gestin.
Correo electrnico: Es la comunicacin que ingresa a las direcciones de correo electrnico
establecidas para tal fin, dirigidas a la entidad, y a sus funcionarios o empleados en calidad de
tales. Las comunicaciones que sean recibidas a travs de correo electrnico, sern administradas
por el rea de Correspondencia, el cual garantizar la oficializacin, seguimiento y control de su
trmite.
Comunicacin o documento dispositivo o impositivo: Es la comunicacin en la que la
autoridad asienta su voluntad con intencin de ser obedecida, ejemplo: Leyes, Decretos, Acuerdos,
Sentencias, Resoluciones, Circulares, Directivas y afines.
Comunicacin o documento testimonial o probatorio: Es la comunicacin en que la autoridad
asienta o acepta una informacin, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo: los registros
del estado civil, de graduados de universidad, del estado de propiedad (muebles e inmuebles), de
patentes y seales. Son de este tipo los documentos notariales, los diplomas y certificados

emitidos por la autoridad competente, los testimonios con certificacin legal, los balances y libros
contables redactados con los requisitos de Ley, las actas de reuniones, los contratos celebrados
bajo condiciones legales, y las dems afines.
Comunicacin o documento informativo o noticioso: Es la comunicacin en que un sujeto
cualquiera asienta una informacin o noticia relacionada con una tramitacin, ejemplo: boletines,
revistas informativas, etc.
Correspondencia personal o privada: Es la correspondencia que se recibe en la ventanilla del
rea de Correspondencia, a ttulo personal y cuyo contenido interesa nicamente al destinatario.
Esta correspondencia slo se definir as, cuando el sobre o empaque que la contiene haga
explcita la categora de personal. Comprende entre otras, documentos bancarios, tarjetas,
invitaciones, a excepcin de las invitaciones oficiales dirigidas a las autoridades o Administrativos
de la empresa. Esta correspondencia no se radica y no genera ningn trmite, ni responsabilidad
para la entidad. A menos que la entidad as lo requiera.