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CENTRO INTERECLESIAL DE ESTUDIOS TEOLOGICOS Y SOCIALES

MANUAL DE APLICACIN DEL SISTEMA DE DIAGNOSTICO PLANEACION


MONITOREO Y EVALUACIN INSTITUCIONAL

Proceso:

Sistema de Diagnstico, Planeacin, Monitoreo y


Evaluacin Institucional
Procedimiento: Seguimiento y Monitoreo al POA Institucional
Responsable: Director Ejecutivo.

Referencia
Da
01

Vigencia
Mes
Ao
07
2004

Cdigo
6.5

PROPOSITO: Definir los pasos y etapas que se desarrollan a todos los niveles de la institucin para realizar
el seguimiento a los servicios y productos; proyectos y planes institucionales a travs de la comprobacin, en
forma continua y permanente, de la ejecucin de actividades para asegurarse que la entrega de recursos, el
cronograma de trabajo y los resultados previstos, se van desarrollando de acuerdo al Plan Operativo
acordado.
POLTICAS:
El POA (cronograma y presupuesto) es el referente especfico del seguimiento, referido a los logros y
cambios causados directamente por la ejecucin de una actividad, para garantizar el avance hacia la
obtencin de los Resultados anuales planeados.
La comprobacin y verificacin de la programacin que el CIEETS aplica es un proceso que permite la
revisin y ajuste de las actividades programadas y por consiguiente del presupuesto acordado, en funcin
de los Resultados Anuales que se esperan alcanzar y convenios firmados.
La finalidad del Seguimiento es entregar informacin que permita una oportuna toma de decisiones para
asegurar que las actividades se cumplan de acuerdo a lo programado (oportunidad), con el uso de los
recursos que se han presupuestado (eficiencia) y adems, que se estn obteniendo los logros que se
esperaban (eficacia).
NORMAS:
El Seguimiento debe ser un proceso interno de cada servicio, producto o proyecto, realizado por cada
una de las personas o equipos que ejecutan las actividades sealadas en el POA (autoseguimiento
personal y de equipo) y las que tienen funciones de supervisin y control (autoseguimiento
institucional).
En el plan de seguimiento se deben programar reuniones de equipos regionales por lo menos cada mes,
con la informacin que cada uno de lo miembros del equipo tiene de su autoseguimiento personal, el cual
debe hacerse cada vez que ejecutamos una actividad.
Los reportes o informes del sistema de seguimiento se rigen por la matriz del sistema de informacin
gerencial definido por el CIEETS que forma parte de este manual, que define con claridad a quin
debemos reportar la informacin, cada cunto y como.
El sistema de seguimiento se desarrolla en base a un Cronograma de Seguimiento (que debemos
agregar al POA del ao respectivo para asegurar que tendremos el tiempo y los recursos necesarios para
ejecutarlo.
Las visitas de seguimiento de los jefes de divisin a las respectivas regiones debern ser parte del plan
de seguimiento de los proyectos y concertadas por las tres divisiones las cuales se realizaran por lo
menos una vez cada seis meses como mnimo a cada regin, los resultados de estas visitas formaran
parte del informe semestral siguiendo el sistema que se describen en este procedimiento.
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CIEETS
Toda la informacin cuantitativa y cualitativa de las divisiones ser administrada por las respectivas
divisiones utilizando los recursos tcnicos que sean necesarios (Sistema de Registro Acadmico, Sistema
de Monitoreo y Manejo de la Informacin, Sistema de Contabilidad del CIEETS.)
CLIENTES DEL PROCEDIMIENTO:
Consejo Directivo.
Direccin ejecutiva.
Jefes de divisin.
Coordinadores regionales de servicios.
Equipos de facilitadores.
Clientes directos.
DOCUMENTOS UTILIZADOS EN EL PROCEDIMIENTO:

Plan operativo Anual.


Calendario Acadmico
Calendario de actividades generales de la DFADC.
El marco lgico de los diferentes servicios y proyectos institucionales.
Planes mensuales de actividades regionales de las diferentes divisiones.

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DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

Num.
1

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FUNCIONARIO
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE /
DEPENDENCIA
Jefes de Divisin Elaboran el plan de seguimiento a los diferentes
servicios y productos institucionales a partir del
Marco lgico de los Proyectos y servicios
contenidos en el POA institucional,
consolidndolo para ser compartido con los
coordinadores regionales de servicio y remitido
a la direccin ejecutiva para coordinar visitas.
Siguiendo el cuadro adjunta. FA 6.5
Facilitadores de
Elaboran informe mensual de las actividades
Divisin.
que corresponde a cada uno de los servicios y
Servicios de
productos prestados en la regin en el periodo
biblioteca, registro para ser remitido a los jefes de divisin con
academico
copia al coordinadores regionales de servicios.
Fac. I yII
Siguiendo el siguiente formato. FB 6.5
Coordinadores
Elaboran un resumen ejecutivo de las
Regionales de
actividades desarrolladas en los diferentes
Servicios
servicios a nivel regional a partir de los informes
mensuales de los facilitadores de divisin para
ser remitidos a la direccin ejecutivo y ser
presentado en el comit consultivo en sus
reuniones ordinarias.
Siguiendo el siguiente formato. FC 6.5
Jefatura de
Elabora informe de ejecucin presupuestaria
Divisin
mensual de los diferentes servicios y proyectos
Administrativa
de acuerdo a los presupuestos establecidos en
los convenios para conocer la situacin
financiera a cada uno y ser remitidos a la
direccin ejecutiva con copia a los jefes de
divisin.
Formato adjunto FD 6.5
Jefes de Divisin Preparan visita a las regiones revisando los
informes de narrativos regionales de avances,
informes de ejecucin presupuestaria, informes
de visitas para definir aspectos a profundizar en
la visita.
Jefes de Divisin Realizan Visitas de Seguimiento a las regiones
de trabajo en base al plan de seguimiento y
planes mensuales de cada una verificando el
avance de los planes de los servicios,
productos y proyectos puede ser en las
oficinas regionales o visitas a grupos locales en
ambos casos deber dejar reporte de sus

Duracin en horas
Horas
Acumuladas
4

12

20

24

44

50

40

90

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conclusiones y recomendaciones a los
coordinadores regionales y equipos de
facilitadores para su seguimiento y ser
compartidas con la direccin ejecutiva.
Siguiente formato FA 6.5.
Jefes de Divisin Con el apoyo de un comit tcnico elaboran el
informe semestral consolidado de su respectiva
divisin para incorporado al informe institucional
a travs de la Direccin Ejecutiva. Siguiendo el
Formato adjunto FE 6.5
Jefes de Divisin Realizan el ajuste semestral al POA de sus
respetivas divisiones a partir del informe
semestral para ser remitido a la direccin
ejecutiva. FF 6.5
Direccin Ejecutiva Consolida el informe semestral institucional a
partir de los informes de divisin para ser
remitidos a las organizaciones de cooperacin,
clientes de relacionamiento del CIEETS, etc.
Formato adjunto FE 6.5
Editor.
Edita el informe semestral y anual para ser al
director y posteriormente ser remitido a las
instancias correspondiente.
Todas las
Siguen el mismo ciclo definido en los pasos
dependencias
desde 1 al 10 para el segundo semestre.

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102

16

118

126

Idem

Idem

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FA 6.5
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Formato de plan de seguimiento
Plan de Seguimiento
Num. Regin
Propsitos
de la Visita

Periodo de Resultados
la Visita

Informe del seguimiento.


Recomendaciones Observaciones

FB 6.5
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MATRIZ DE SEGUIMIENTO DEL POA DE LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS INSTITUCIONALES
NOMBRE DEL PROYECTO:
REGION:
FECHA DE INICIO:
FECHA DE CONCLUSIN:
MONTO TOTAL.
AGENCIA QUE FINANCIA:
Cod.

Resultados
Anuales

Actividades

Dificultades para la Obtencin de Logros


Dificultad
Causa
Causa
Interna
externa

Logros
Obtenidos

FC 6.5
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FORMATO DE SEGUIMIENTO DEL COOORDINADOR REGIONAL DE SERVICIOS
LA GESTION INSITITCIONAL NOMBRE DEL PROYECTO:
1) Regin:
2) Mes Correspondiente:
3) Actividades planificadas para el periodo por servicio o proyecto.
4) Resultados Obtenidos producto de las actividades.

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5) Dificultades para la Obtencin de Logros

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6) Sugerencias para el periodo que continua.


7) Informe financiero.
Rubros

Monto
Recibido

Monto Gastado
en el periodo

Saldo

Propuestas u
observaciones

FD 6.5
FORMATO DE REPORTE DE GASTOS POR PROYECTO
DIVISIN

Fuente de
PROYECTO Financiamie
nto

Presupuesto
Aprobado

Gastos Realizados
en el periodo

Disponible

TOTALES

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FE 6.5
FORMATO PARA LA ELABORACION DE INFORMES DE GESTION REGIONAL
PARA LA CONSOLIDACION DEL INFORME INSTITUCIONAL DEL PRIMER SEMESTRE.
1) Presentacin.
2) Descripcin del desarrollo de la programacin.
3) La Poblacin Meta alcanzada durante el periodo.
Poblacin meta alcanzada a la fecha de acuerdo a la tipologa planteado en el plan 2003, que son:
Productores y productoras agropecuarias
promotores agroecolgicos:
Liderazgo comunitario.
Liderazgo eclesial.
Redes locales.
Organizaciones de base.
Debemos desagregar por sexo y si es posible presentarlos los datos en grficos sencillos que permitan
darnos la idea rpida de cual ha sido el alcance de los programas y proyectos desarrollados en la regin.
4) Principales Actividades realizadas durante el periodo.
a) Para la estrategia de Formacin de Capacidades Locales para la Incidencia.
Para su logro se implementan los diversos programas y proyectos institucionales. No olvidar la configuracin
que se describe en el plan 2003 de los servicios:
Se pueden incluir tablas con datos cuantitativos de las actividades y valoraciones cuantitativas. Los datos se
pueden ordenar en grandes bloques como por ejemplo los servicios de formacin del nivel bsico, medio y
superior. Si es posible describirlo por cada servicio.
Tener de referencia la siguiente nomenclatura de los servicios contenidos en el plan:
La Divisin de Formacin en Ministerios Eclesiales y Comunitarios.
A nivel bsico:
Diploma en estudios bblicos.
Diploma en teologa desde las mujeres.
Diploma en ministerios educativos de la iglesia (DMEI).
Formacin de facilitadores en desarrollo eclesial y comunal.
Capacitaciones temticas auto gestionadas.
A nivel medio:
Bachillerato en teologa.
A nivel superior.
Licenciatura en teologa.
Postgrados y maestras en reas de inters y necesarias para el pas y los sectores eclesiales.
Servicios transversales:

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CIEETS
Ctedras de: Teologa Georges Casalis. Inter- semestral de pastoral. Interdisciplinaria de la mujer.
Biblioteca Georges Casalis.
Servicio de publicaciones y divulgacin del CIEETS.
La Divisin de Formacin Agroecolgica y Desarrollo Comunitario.
Servicios de formacin agroecolgica
- Capacitacin agroecolgica a productores y productoras.
- Formacin de promotores y promotoras agroecolgicos.
Servicios de fortalecimiento organizacional de las comunidades rurales:
- Formacin de liderezas y lderes comunitarios.
- Animacin y acompaamiento a iniciativas de redes sociales locales.
Servicios transversales:
- Asesoras en estudios participativos, sistematizacin de experiencias y estudios de vulnerabilidad.
b) Para la estrategia con la Institucin: Desarrollo del Modelo Educativo del CIEETS.
Se trata de una estrategia definida a nivel institucional general debemos responder Cual ha sido el avance?
en:
Sistematizacin de experiencias de la labor educativa de las divisiones de trabajo del CIEETS.
Definicin y validacin del modelo educativo del CIEETS.
c) Para la estrategia con los equipos de colaboradores: equipos efectivos de trabajo
Auxiliarse del plan institucional 2003.
d) Para la estrategia de sostenibilidad Institucional: Gestin de Recursos.
La divisin de Administracin Y Finanzas, encargada de la administracin de los recursos humanos, fsicos y
financieros. Adems esta divisin asegura la implementacin de los diversos procedimientos de estas tres
grandes unidades.
5) Principales problemas del periodo.
Clasificarlo en orden de:
Papel de las regionales en el proceso de integracin institucional.
Capacidad de coordinaciones con otros actores.
Capacidad del Sistema de Diagnstico, Planeacin, Monitoreo y Evaluacin Institucional.
Capacidad en la gestin financiera.
Capacidad de la gestin tcnica.
6) Soluciones implementadas.
7) Informe Financiero y Administrativo.
Presentar una tabla sencilla con los siguientes componentes:
COD. Proyecto
Servicio y/o
Fuente de
Producto.
financiacin.

Monto en Dlares
(USD)

Total
Si es posible graficarlo para observar con facilidad cual ha sido la inversin social realizada.

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CIEETS

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MATRIZ DE AJUSTE AL POA DEL SEGUNDO SEMESTRE DE LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS
INSTITUCIONALES
Cod.

PEYDI

Servicio/Proyecto

Resultados
anuales

Actividades
Ajuste
Responsables
Programadas propuesto
a las
actividades

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