ADMINISTRACION I

Captulo 7 de Administracin, una perspectiva global.

Organizacin
1. Introduccin a la organizacin.
Qu es organizacin?
En palabras sencillas se puede definir como una estructura de funciones o
puestos intencional y formalizada.
Estructura intencional de funciones:
Las personas que trabajan en comn deben cumplir ciertas funciones.
Las funciones que se piden cumplir a las personas deben disearse
intencionalmente para tener una garanta de que sern desarrolladas.
Permitir que los individuos trabajen de forma fluida, eficaz y eficientemente
en grupos.
Para que pueda existir una funcin organizacional dentro de una empresa debe
contar con:
a) Objetivos verificables
b) Idea clara de principales deberes y/o actividades.
c) Un rea de autoridad precisa para quin realice determinada labor, sepa a
quin debe cumplir dicha actividad
Una estructura organizacional se debe realizar para poder:
a) Tener una idea clara de quin realizar determinadas tareas y quin es el
que tiene la responsabilidad de que sea cumplida determinada labor.
b) Eliminar o evitar problemas de comunicacin sobre la confusin de la
asignacin de actividades dentro de la empresa representado por la
estructura organizacional (organigrama).
c) Tender redes de toma de decisiones y comunicacin que respondan y sirvan
de apoyo para los objetivos que tiene la empresa.
La organizacin consiste principalmente en identificar y clasificar las
actividades que requiere una empresa, agruparlas para el desarrollo de
objetivos, asignar a cada grupo de individuos un administrador para la
supervisin y pactar una coordinacin horizontal y vertical en la
estructura organizacional.

2. Organizacin formal e informal.

a) Organizacin formal
Sencillamente se puede dar como definicin una organizacin formal a
aquella estructura formada intencionalmente organizada, lo que no
significa que no sea flexible o limitante. Un administrador debe realizar una
estructura que pueda ofrecer a sus trabajadores buenas condiciones para
contribuir al desempeo individual, tanto ahora como en un futuro a las metas
finales.
1

b) Or
g
a
ni
za
ci

informal
La organizacin NO FORMAL se puede definir como una red de relaciones
personales y sociales NO establecida ni que se requiera por la
organizacin formal (relaciones que no aparecen en el organigrama), pero
que nace de manera inmediata de la relacin entre s que surgen en las
personas.
ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL.

3. Divisin organizacional: El departamento.

El departamento es uno de los aspectos ms importante dentro de lo
que es la organizacin, ya que con este concepto se designa a un rea,
divisin o sucursal de una organizacin sobre la cual un administrador
posee autoridad respecto al desempeo de actividades especficas.

4. Niveles organizacionales y tramo de administracin.

Si existen niveles organizacionales es porque hay un nmero lmite de
personas que un administrador puede supervisar de buena manera, aunque
eso vara dependiendo de la situacin. Un tramo se define como el nmero
de personas que un administrador puede supervisar de forma efectiva. Con
esta definicin, se conocen dos tipos de tramos.
1.- Tramo de administracin amplio:
Se asocia con un nmero reducido de niveles organizacionales.
2.- Tramo de administracin estrecho:
Se asocia con muchos niveles organizacionales.

La divisin de las actividades en departamentos y en una organizacin jerrquica y

la creacin de varios niveles no son del todo deseables por s solas, porque:
Los niveles son costosos
Con el incremento de esta, se necesita de mayor esfuerzo y recursos para la
administracin de cada nivel porque implica tener ms administradores, ms
personal que trabaje para cumplir con determinadas tareas.

Los niveles complican la comunicacin

Se enfrentan problemas de comunicacin cuando existen muchos niveles dentro
de una empresa, lo que dificulta la entrega sobre la informacin de objetivos a
cumplir, planes y polticas a lo largo de toda la estructura organizacional.
Los niveles complican la planeacin y el control

El control se vuelve ms difcil porque se aaden ms niveles y administradores; al

mismo tiempo, las complejidades de la planeacin y las dificultades de
comunicacin hacen que este control sea ms importante.

5. Factores que determinan un tramo eficaz

El nmero de personas que un administrador puede supervisar depende del
impacto de factores profundos. Entre muchas factores, que puede existir, hay uno
muy importante que es la habilidad que tiene el administrador para reducir la
cantidad de tiempo que debe dedicar a sus subordinados. No puede hablarse de
un nmero definido que un administrador pueda supervisar, porque este nmero
de aspectos internos de quin administra, entre otros.

6. Reingeniera de la Organizacin
La reingeniera de la organizacin es un concepto nuevo muy utilizado en
las empresas. Se orienta a responder Si hoy volviera yo a crear una empresa
(desde el punto O) con mis conocimientos que ya tengo, ms la tecnologa con la
que actualmente dispongo Cmo sera?
Definicin:
Replanteamiento fundamental y rediseo radical de los procesos
empresariales para obtener drsticas mejoras en las medidas crticas y
comtempornea de desempeo, como costos, calidad, servicio y rapidez
Replanteamiento fundamental
Para los administradores es difcil rechazar la necesidad de replantearse
sobre lo que se
est haciendo en una organizacin y de los motivos por
lo que se hace. Una nueva reflexin
acerca de la administracin puede
ofrecer una nueva perspectiva sobre lo que se hacer y el
por
qu
de
aquello.
Rediseo radical
Primero se dijo que radical no era precisamente modificar algo, si no que
reinvertir en ello.
Hacer recortes del personal no es la idea bsica de la
reingeniera, pero en muchos casos a
travs de este proceso, se dn cuenta
los administradores, que necesitan reducir costos sin atender muchas veces a
las necesidades que tienen los clientes. Esto tambin trae consigo
consecuencias negativas porque el recorte de personal afecta
negativamente a la mano de
obra restante. Trabajar en equipo cada vez
es ms importante pero para eso, se requiere de
confianza que no se d
de manera instantnea si no que despus de mucho tiempo, con lo
que
los recortes de personal, va haciendo que esa confianza se vaya perdiendo.
Resultados drsticos
Las mejoras drsticas, se ven atenuadas por fracasos, se dice en un 50% a
70% de los esfuerzos
de reingeniera son incapaces de alcanzar los
drsticos resultados deseados.
Procesos

Analizar los procesos dentro

aunque este anlisis debe ir
incluir la integracin de sistemas
administrativo total que enlaza a

de una empresa es de suma importancia

mucho ms all de las operaciones, se debe
tcnicos
y humanos y el procesos
la empresa con los factores
externos.

7. Estructura y proceso de la organizacin.

A. Aspectos fundamentales de la organizacin como funcin
La estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, ya que las
actividades se deriva de ello.
Debe ser reflejo tambin de la autoridad con que la direccin de una
empresa cuenta.
La estructura de una organizacin debe responder a las condiciones
en las que se encuentra. Se debe disear a favor del trabajo, para
permitir las contribuciones de los miembros de un grupo y poder
hacer posible que estas personas cumplan eficientemente con los
objetivos trazados.
Toda organizacin est compuestas por personas, por lo tanto en la
agrupacin de actividades y relaciones de autoridad de la estructura
organizacional (organigrama) se deben tomar en cuenta limitaciones
y costumbres de los individuos, lo que no significar que se har a la
pinta de ellos y se pasen a llevar las metas de la empresa, pero es
importante considerar el tipo de personas que la componen.
B. Lgica de la administracin (lgica fundamental)
El proceso de organizacin consta de seis pasos:
1) Establecimiento de objetivos de la empresa.
2) Formulacin de los objetivos, polticas y planes de apoyo.
3) Identificacin, anlisis y clasificacin de las actividades
necesarias para cumplir esos objetivos.
4) Agrupacin de las actividades de acuerdo con el recurso
humano y materiales disponibles y con la mejor manera de
utilizarlos dadas las circunstancias.
5) Delegar al responsable de cada grupo de la autoridad necesaria
para el desempeo de las actividades.
6) Enlace horizontal y vertical de los grupos entre s, por medio de
las relaciones de autoridad y flujos de informacin.