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NDICE
COMPETENCIAS DEL AUDITOR UNIDAD 15
OBJETIVOS ESPECFICOS ...................................................................................................................... 3
INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 4
1
GENERALIDADES.......................................................................................................................... 5
2.2
2.3
CONOCIMIENTOS GENRICOS Y HABILIDADES DE LOS AUDITORES DE SISTEMAS DE
GESTIN .......................................................................................................................................... 8
2.3.1
5.2
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 21
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 22
OBJETIVOS ESPECIFICOS
INTRODUCCIN
A travs de esta unidad, se revisarn cules
son estas capacidades que los auditores
deben poseer, las que van ms all de
solamente poseer competencias tcnicas.
La ISO 19011:2011 establece parmetros
para comprender cules son los elementos
necesarios en el aspecto personal del
auditor; las capacidades y habilidades
generales y especficas necesarias que deben
combinarse entre s, de manera que
permitan establecer los cimientos necesarios
para lograr un buen proceso de auditora.
Otro elemento necesario para el desarrollo
del auditor es trabajar las habilidades y
reconocer los diferentes tipos de liderazgo
existentes.
La mayora de los auditores inicia su carrera
como tal a travs de las auditoras internas,
entendiendo que estas se realizan dentro de
las mismas organizaciones, donde se
desarrolla la rutina laboral diaria, cuya
actividad es una autodeclaracin de
conformidad. Por lo mismo, los principios del
auditor, particularmente en organizaciones
pequeas,
como
independencia
y
responsabilidad, cobran mayor fuerza y
nfasis.
Entendiendo lo anterior, las organizaciones
que desean certificar o mantener las
certificaciones de sus sistemas de gestin
1 GENERALIDADES
Una organizacin que necesita llevar a cabo una auditora debe establecer un programa de
auditora que verifique, contribuya y determine la efectividad del sistema de gestin auditado. El
programa de auditora puede incluir auditoras que tengan en cuenta una o ms normas de
sistemas de gestin, ya sea que estas se lleven a cabo por separado o en combinacin.
Objetivos para el
programa de auditora
y auditoras
individuales
Procedimiento del
programa de auditora
Criterios de auditora
Mtodo de auditora
Seleccin de equipos
auditores
Recursos, incluyendo
viajes y hospedaje si
fueran necesarios
Dentro del programa de auditora se puede distinguir el plan de auditora, el cual se aplica a
aspectos ms especficos, tales como los objetivos, alcances, reas, auditores, documentos, lugar,
hora y fecha de la ejecucin.
A continuacin se presenta un ejemplo de plan de auditora.
Plan de auditora
Auditora N
Objetivo
Alcance
Norma de
referencia a
auditar
Documentos de
referencia
Equipo auditor
Auditor lder
Lugar
Fecha
Auditado
rea
auditada
Sala de
reuniones
Ver lista de
distribucin
Ver lista de
distribucin
Hora
Actividad
Lugar
8:30
Reunin de inicio
Auditor
Entrevista I
Visita a terreno
Entrevista I
16:30
Reunin de auditores
Sala de
reuniones
Equipo
auditor
Equipo
auditor
18:00
Reunin de cierre
Sala de
reuniones
Ver lista de
distribucin
Ver lista de
distribucin
Revisado por
Firma
Aprobado por
Firma
Debe ser tico, dentro del proceso de auditora, es decir, debe ser ntegro a toda
prueba, si siente que debe abstenerse, o tiene algn conflicto con realizar la
auditora ya sea algn tipo de objecin, de conciencia u otro, debe indicarlo. Por
ende, el auditor debe ser imparcial, honesto y discreto con lo que observa.
Debe ser una persona abierta y madura, debe siempre estar abierto a considerar
puntos de vistas alternativos e ideas con una mentalidad abierta.
Dentro de las cualidades se considera ser diplomtico, entendiendo que el auditor
debe tener tacto en las relaciones personales con el equipo auditor y en especial
con el auditado.
Debe ser una persona observadora, con capacidad de anlisis y realista debe ser
plenamente consciente del entorno fsico y las actividades que le rodean.
Debe ser una persona con sentido comn y perceptivo, es decir, instintivamente
consistente y capaz de entender las situaciones.
Debe ser verstil, es decir, capaz de adaptarse fcilmente a diferentes situaciones.
Debe ser decidido, y alcanzar las conclusiones oportunas basadas en el anlisis y
razonamientos lgicos. Debe ser seguro de s mismo, es decir, debe actuar y
funcionar de forma independiente a la vez que relacionarse eficazmente con otros.
Conocimiento para aplicar los principios de auditora, aplicar de forma adecuada los
procedimientos, reglamentos y los cuerpos legales relacionados al rea que este
auditando.
Debe tener conocimientos bsicos de salud y seguridad del trabajo independiente
del sistema que audite ya que este es un requerimiento legal para desarrollar
cualquier actividad. Las nuevas ISO del ao 2015 incorporan con ms fuerza este
tem ya que antes para los sistemas de calidad y medioambiente la SST no tena
ninguna injerencia dentro de sus procesos.
Debe tener la habilidad de planificar. Debe ser capaz de generar la planificacin de
la auditora o aportar su visin con respecto a ella.
Debe conocer el tamao de la organizacin, estructura, tipo de negocio,
organigrama y todo lo que pueda tener relacin con la labor a ejecutar.
Debe tener la habilidad de comunicarse de forma clara, tanto en leguaje oral (en el
idioma que sea requerido) y escrito (generacin de informe en el idioma que sea
requerido).
Para que un auditor pueda ser aprobado como tal, debe demostrar sus competencias mediante
exmenes escritos, orales o por cualquier medio aceptable en el cual demuestre su capacidad.
Teniendo estas cualidades y habilidades, el auditor puede utilizarlos para obtener la informacin y
evaluar las pruebas objetivas asociadas a la auditora, sin temor ni trato a favor ni en contra de la
organizacin auditada mantenindose dentro de los mrgenes de la auditora, siempre y cuando
no vea una no conformidad flagrante.
Con las habilidades comunicacionales al auditor le ser ms fcil tratar a las personas afectadas de
forma que se alcance mejor el objetivo de la auditora, adems de adaptarse de mejor manera a
los usos y costumbres del auditado.
DE
LOS
Los auditores deben tener el conocimiento y habilidades en distintas reas, las cuales estn
descritas a continuacin:
En este sentido un auditor debe ser capaz de realizar las siguientes tareas:
Principios
procedimientos
y mtodos
Principios
procedimientos
y mtodos
La aplicacin de las normas de sistemas de gestin por parte del auditado y otras
organizaciones, segn sea lo apropiado.
Interaccin entre los componentes del sistema de gestin.
Principios
procedimientos
y mtodos
10
Principios
procedimientos
y mtodos
Contratacin y responsabilidad.
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Principios
procedimientos y
mtodos
Requisitos y principios del sistema de gestin especficos a la disciplina y su aplicacin (si va a aplicar a
SGC debe saber de calidad; si va aplicar a SGA debe saber de ambiente, y si aplica a SGSSO debe saber
de seguridad).
Requisitos legales relevantes a la disciplina y el sector, de manera tal que el auditor conozca los
requisitos especficos para la jurisdiccin y las obligaciones, actividades y productos del auditado.
Requisitos de las partes interesadas y que sean relevantes a la disciplina especfica.
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El tamao, naturaleza y
complejidad de la
organizacin a ser
auditada
La complejidad del
sistema de gestin a ser
auditado
La incertidumbre para
alcanzar los objetivos de
la auditora
En esta etapa, se deben internalizar todos los atributos genricos y especficos, adems de aplicar
las consideraciones que debe tener el auditor.
Habilidades
generales y
especficas
del auditor
Atributos
personales
Aspectos a
considerar
dentro de
la auditora
Auditora exitosa
Figura 9. Aspectos para auditora exitosa
Fuente: material elaborado para el diplomado en base a ISO 19011:2011
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Hacer un balance entre las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo
auditor.
Desarrollar relaciones de trabajo armoniosas entre los miembros del equipo auditor.
Gestionar el proceso de auditora.
Representar al equipo auditor respecto de las comunicaciones, con la persona que
gestiona el programa de auditora, el cliente y el auditado.
Conducir al equipo auditor a la definicin de las conclusiones de la auditora.
Preparar y completar el reporte de auditora.
La mayora de los puntos son claros, sin embargo, el ms difcil de comprender en su totalidad es
el de gestionar el proceso de auditora, pues se refiere al planeamiento de la auditora y la
utilizacin eficiente de los recursos. En este aspecto, el tiempo es el recurso ms escaso, debido a
la planificacin, en donde el plazo estimado de desarrollo de una auditora es de,
aproximadamente, tres das y mximo cinco das, dependiendo del alcance y el tamao de la
organizacin. Otro punto importante es el manejo de la incertidumbre al alcanzar los objetivos,
aspecto que va de la mano tambin de los tiempos. A mayor eficacia en el uso del tiempo, menor
ser la incertidumbre en el logro de los objetivos.
Otro punto importante es tener el conocimiento y la capacidad para proteger la salud y seguridad
de los miembros del equipo auditor durante la auditora. Se debe hacer cumplir con todos los
requerimientos de seguridad dispuestos para este tem al equipo auditor (uso de EPP u otro tipo
de elemento para transitar dentro de las dependencias de la organizacin). Adems, y tal y como
lo indica el nombre de lder, este debe tener la capacidad de dirigir y organizar al equipo auditor,
proveer direccin y gua a los auditores en entrenamiento y prevenir y resolver los conflictos que
se puedan ocasionar.
El auditor lder es el nexo de comunicacin con la organizacin, en este caso con el responsable de
gestionar el programa de auditora, adems del cliente y el auditado. Tambin es el responsable
de redactar el informe final de auditora a la empresa.
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Lder carismtico: en este tipo de liderazgo, el lder es capaz incluso de modificar los
valores, las creencias y las actitudes de sus seguidores. En este grupo se puede
nombrar por ejemplo a Juan Domingo Pern (1895-1974).
Lder autoritario: este tipo de lder toma las decisiones sin preguntar o consultar
con el equipo.
Lder democrtico: en este tipo de liderazgo se permite la opinin de todos, para
posteriormente tomar una decisin en consenso.
Laissez faire: es el lder liberal, aquel que con una conducta pasiva, delega poder a
los dems.
Si bien estos estilos de liderazgo son bastante diferentes entre s, se estima que un buen liderazgo
es la combinacin de los cuatro elementos, dependiendo del momento en el cual se ejerza.
Pero, para ejercer el liderazgo, todos los lderes poseen las siguientes caractersticas en forma
transversal:
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Capacidad de comunicarse
Inteligencia emocional
Capacidad de planeacin
Un lder conoce sus fortalezas y las aprovecha al mximo
Tiene carisma
Es innovador
Un lder es responsable
Un lder tiene que expresarse en forma clara y sus instrucciones deben tener solo una
interpretacin, pero por sobre todo debe saber escuchar. En relacin a la inteligencia emocional,
esta es la habilidad que dice relacin con el controlar y manejar sus propios sentimientos en las
diferentes situaciones que le tocar manejar o enfrentar.
Tal y como se nombra dentro de la lista de caractersticas, el lder debe saber dnde llevar al
grupo, por tanto, debe tener la claridad para establecer los objetivos y las metas dentro del
programa de auditora. Aqu se manifiesta otra de las caractersticas del lder, y que tiene relacin
con la capacidad de planeacin, estableciendo y definiendo las acciones a seguir para cumplir las
metas implantadas (tiempo, recursos, capacidades, etc.).
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Para realizar esta labor el lder tiene que tener plena conciencia, no solo de sus habilidades y
fortalezas, sino que tambin es importante que conozca sus propias debilidades, ya que estas
pueden ser cubiertas con la delegacin de funciones, con el objeto de mejorar y fortalecer el
equipo y sus resultados.
Independientemente de si el lder cumple o no con todas las caractersticas planteadas, un lder es
bueno como lo es su equipo, por tanto, si posee las habilidades descritas estas no servirn de nada
si no es capaz de delegar funciones en pos del xito de la auditora.
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Tambin debe ser evaluado desde el punto de vista cuantitativo, bajo parmetros como:
Una vez que se cumple con estos requisitos, es posible ser considerado para ser parte de un
equipo como auditor y no como observador.
Los elementos ms complejos de obtener para calificar como auditor son las horas de
entrenamiento. Un auditor debe al menos participar en 10 auditoras como observador, para
poseer un capital suficiente de experiencia.
Otro punto importante son los aos de experiencia en la industria, y que son avalados a travs del
organismo certificador de auditores. Por otro lado estn los cdigos para ejercer (existen a lo
menos 130 cdigos, por ejemplo, logstica, industria metalmecnica, alimentos, etc.). Si el
postulante no posee experiencia en logstica, es imposible que obtenga el cdigo asociado a
logstica. El otorgamiento de este est sujeto a experiencia en industrias del rea de por lo menos
3 aos.
5.1 SELECCIN DE
AUDITORES
LA
METODOLOGA
DE
EVALUACIN
DE
La evaluacin debe ser realizada usando dos o ms criterios o mtodos seleccionados del recuadro
que se presenta a continuacin. Para ello se debe tener en cuenta algunos elementos, como por
ejemplo:
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Mtodo de evaluacin
Objetivos
Ejemplos
Revisin de registros
Verificar
auditor.
del
Retroalimentacin
Entrevistas
Entrevistas personales.
Observacin
Actuacin,
testificacin
de
auditoras, desempeo en el trabajo.
Examen
Exmenes
orales
y
exmenes psicotcnicos.
los
antecedentes
escritos,
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Las actividades de continuo mejoramiento y desarrollo profesional que se deben tener en cuenta
son las siguientes:
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COMENTARIO FINAL
Las habilidades, conocimientos, atributos personales y capacidades de liderazgo del auditor son
tan importantes como el saber del sistema que va a auditar. Esta semana se ahond en los
aspectos que deben considerarse como base para generar un proceso exitoso, tanto en el aspecto
personal como en lo profesional.
Por lo mismo, es importante para los estudiantes y futuros auditores el comprender que, si bien
los aspectos tcnicos son relevantes, los aspectos personales y experiencia laboral son tambin
claves para generar los procesos que llevarn a realizar una auditora exitosa.
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REFERENCIAS
Goleman, D. (1999). La prctica de la inteligencia emocional. Espaa: Kairs.
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