Guia para La Elaboración de Normas y Procedimientos

DIRECCIN DE PLANEAMIENTO
DEPARTAMENTO DE FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIN

INSTITUCIONAL
GUA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES

DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Guatemala, Septiembre de 2011
NDICE
DESCCRIPCIN
Introduccin
Presentacin
Resea Histrica del Departamento de Fortalecimiento y
Modernizacin Institucional
Objetivo General de la Gua
Objetivos Especficos
Campo de Aplicacin
CDIGO
Pgina
3
5
6
7
7
7
CAPTULO I.
1. Elementos que integran el Manual de Normas y Procedimientos
1.1. Formato de Cartula o Portada

1.2. ndice
1.3. Introduccin
1.4. Antecedentes
1.5. Misin
1.6. Visin
1.7. Objetivo del Manual
1.8. Base Legal
1.9. Objetivo del Procedimiento
1.10. Desarrollo de los Procedimientos
1.11. Diagrama de Flujo
1.12. Anexos
1.13. Glosario de Siglas
1.14. Glosario de Trminos
1.15. Glosario de Smbolos
9
9
9
10
10
10
10
10
11
11
11
11
11
12
12
CAPITULO II.
2. Lineamientos Generales
Procedimientos
para
elaborar
Manuales
de
Normas
2.1 Normas Generales del Manual

2.2 Normas Especficas
2.2.1 Marco Jurdico o Reglamentario
2.2.2 Trabajo Participativo
2.2.3 Formularios Especficos para elaborar el Manual
2.2.4 Elaboracin del Manual de Normas y Procedimientos
2.2.5 Elaboracin de Procedimientos
2.2.5.1 Objetivo del Procedimiento
2.2.5.2 Marco de Aplicacin
2.2.5.3 Normas Especficas del Proceso
DIRECCIN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional|
GUA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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17
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20
20
1
2.2.6
2.2.7
2.2.8
2.2.9
2.2.10
2.2.11
2.2.12
2.2.5.4 Proceso
Anlisis de los Procedimientos
Diagrama de Flujo
Anexos
Revisin
Autorizacin de Manuales
Implementacin
Seguimiento y Evaluacin
20
21
22
23
23
23
24
24
ANEXOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Formato de Portada o Cartula

Glosario de Siglas
Glosario de Trminos
Glosario de Smbolos
Verbos en Infinitivo
Verbos en tercera persona
ACUERDO MINISTERIAL 231-2011

Aprobacin Gua para elaborar los Manuales de Normas y Procedimientos del
Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin, -MAGA-

26
27
28
29
30
31
32
INTRODUCCIN
La Direccin e Planeamiento fue creada dentro de la nueva estructura del Ministerio

de Agricultura, Ganadera y Alimentacin -MAGA- por medio de Acuerdo
Gubernativo No. 338-2010 y dentro de sus actividades, tiene el fortalecimiento y
modernizacin institucional; es por ello, que para apoyar estas actividades, la
Direccin de Planeamiento instruy al Departamento de Fortalecimiento y
Modernizacin Institucional para verificar y establecer las bases para la elaboracin
de Manuales de Normas y Procedimientos de acuerdo a la nueva estructura.
En este contexto, el Departamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional

tiene entre sus funciones proporcionar asesora a las dependencias que conforman el
Ministerio, sobre aspectos metodolgicos y tcnicos para elaborar estos Manuales de
manera uniforme; para la elaboracin se presenta la gua tcnica, conformada de dos
captulos y anexos.
Para ello, establecen generalidades, antecedentes, objetivos y alcances que se

pretenden cumplir con el establecimiento de Manuales de Normas y Procedimientos
para la institucin.
El primer capitulo: Elementos que Integran el Manual de Normas y Procedimientos
indica el orden secuencial en que se debe conformar esta herramienta administrativa,
proporcionando una breve descripcin de las partes que lo conforman.
El segundo captulo Lineamientos Generales para Elaborar Manuales de Normas y
Procedimientos, contiene la parte medular de la gua; la cual consiste en brindar los
lineamientos para que el analista del Departamento de Fortalecimiento y
Modernizacin Institucional tome en cuenta para elaborar Manuales de Normas y

Procedimientos, as como tambin, servir para instruir al personal de las

dependencias del MAGA, con las cuales se elaboraran estos instrumentos.
Con el objeto de ser comprensible, cuenta con glosario de siglas, trminos y smbolos,
as como tambin, anexos en los cuales se incluyen formatos y formularios con sus
respectivos instructivos, que servirn para la recopilacin de la informacin.
Se recomienda la lectura completa de la presente gua, para la aplicacin en la

elaboracin de manuales de normas y procedimientos, en la cual se reglamentan
elementos bsicos para orientar su elaboracin.

PRESENTACIN
INSTRUCTIVO
La presente gua para la elaboracin de Manuales de Normas y Procedimientos del quehacer

del Ministerio, permitir a la institucin contar con elementos precisos para la direccin,
control y evaluacin de la administracin de la institucin; facilitando a la vez, la adecuada
coordinacin que debe de existir entre las diferentes direcciones que conforman el MAGA;
convirtindose por ello, en un valioso medio para la comunicacin; es por ello que se
recomienda que su elaboracin se realice de manera ordenada y sistemtica.
Es importante hacer mencin que para la elaboracin de manuales de normas y

procedimientos es imprescindible contar con Manuales de Funciones aprobados por
autoridades superiores;, as mismo, la autorizacin de la presente gua.
Es necesario, dar importancia a las normativas de carcter obligatorio que se deben de

transmitir, ya que es un valioso apoyo para la direccin, en las diferentes tareas y trabajos
tanto individuales como participativos.

RESEA HISTRICA
DEPARTAMENTO DE FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIN INSTITUCIONAL
En el ao 2005 se estableci el Equipo de Trabajo de Sistemas y Procedimientos

Administrativos del Ministerio, debido a la necesidad de contar con instrumentos
administrativos que contasen con fundamento legal. Esto trajo como consecuencia que el
Ministerio contar con algunos de estos instrumentos, ya que los documentos se elaboraban
sin contar con aval de autoridad superior. Esta comisin ayudo a cumplir con instituciones
fiscalizadoras como la Contralora General de Cuentas y evitar hallazgos, se le solicito a la
Unidad de Gestin para el Desarrollo orientar en esta actividad, ya que contaba con una
persona encargada de elaborar los manuales de esa Unidad.
A Gestin para el Desarrollo se le solicito asesorar a las dependencias del MAGA en la

elaboracin y revisin del Manual de Normas y Procedimientos, previo a trasladarlos a la
comisin de manuales para determinar si llenaba los requisitos para luego diagramar y
conformar el Manual.
Despus se consider crear el rea de Fortalecimiento y
Modernizacin Institucional, la cual dependa de la Administracin del MAGA; pero, nunca

obtuvo su Base Legal. En el ao 2010, se visualiz crear dicha unidad de manera formal
dentro de la Direccin de Planeamiento.
En el Acuerdo Ministerial No. 338-2010 Reglamento Orgnico Interno del MAGA se
aprob crear la Unidad de Modernizacin y Fortalecimiento Institucional dentro de la
Direccin de Planeamiento con el propsito de apoyar la elaboracin de Manuales
Administrativos, generar reestructuras, procesos de transicin y desarrollo institucional.

Objetivo General de la Gua

Proporcionar lineamientos tcnicos y administrativos uniformes que regulen la elaboracin
de los Manuales de Normas y Procedimientos de las dependencias que conforman el
Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin, con la finalidad de optimizar el
cumplimiento de las funciones.
Objetivos Especficos
Establecer continuidad y coherencia de las actividades que realiza cada dependencia
del MAGA;
Fijar objetivos y normas de carcter obligatorio;
Definir las responsabilidades de cada dependencia al analizar los manuales de
funciones;
Facilitar la labor de capacitacin al personal;
Delimitar responsabilidades a cada Direccin y facilitar la supervisin de procesos de
cada cargo o dependencia del MAGA:
Reducir costos como consecuencia de eficiencia de recursos humanos, materiales,
financieros.
Campo de Aplicacin
Dirigido a los funcionarios pblicos de todas las dependencias del Ministerio de Agricultura,
Ganadera y Alimentacin para la elaboracin de Manuales de Normas y Procedimientos y
para los analistas del departamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional del
MAGA, para brindar asistencia a las dependencias en la elaboracin de estos instrumentos.

CAPITULO I
ELEMENTOS QUE INTEGRAN
EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

1. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1.1.
Formato de la cartula o portada:
Esta deber elaborarse en cartulina o papel bond tamao carta (Anexo No. 1) y deber
contener los siguientes elementos:
En la parte superior:
Logotipo del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin
Nombre del Ministerio;
Nombre de la Direccin, Departamento o Seccin responsable del procedimiento.
En la parte Central:
Titulo del Manual de Normas y Procedimientos (centrado).
En la parte Inferior:
Fecha de elaboracin mes y ao colocado al extremo derecho.
1.2. ndice:
Con el propsito de orientar al lector acerca de los temas que incluye el Manual de Normas y
Procedimientos, es indispensable colocar los captulos y subttulos que forman parte de este
instrumento administrativo en forma sucesiva, incluyendo el nmero de pgina, descripcin
de los ttulos y subttulos y pgina en donde se localiza la informacin.
1.3. Introduccin:
Consistir en dar a conocer a los lectores en forma breve y clara el propsito principal de la
elaboracin del Manual de Normas y Procedimientos que se trabaje en cada dependencia del
MAGA, as como tambin el contenido que tiene cada captulo que lo conforma, indicando

como se validaran e implementaran, as como cuando se realizaran revisiones o

actualizaciones.
1.4. Antecedentes
Es importante hacer una resea histrica de cuando inicio cada dependencia y porque han
surgido cambios en el transcurso de los aos.
1.5. Misin
La misin del MAGA es necesaria de incluirla en todos los manuales del Ministerio, ya que
es manifestacin en la cual se resume la razn de ser, metas trazadas de la Institucin.
1.6. Visin
Es importante que todo documento del MAGA tenga la visin, la cual da a conocer hacia
dnde pretende llegar este, para que cada funcionario sepa que es lo que se espera de l y
apoye a su construccin.
1.7. Objetivo del Manual

Este deber responder a las necesidades de contar con un Manual de Normas y
Procedimientos sobre una dependencia del MAGA, un tema en particular, para resolver y
guiar a los usuarios en la forma cronolgica.
El objetivo del manual deber de fijarse en forma clara y precisa, en infinitivo; indicando el
propsito primordial del manual.
1.8. Base Legal

Deber de indicar los documentos que regulan y fundamentan la creacin del manual de
normas y procedimientos de cada unidad ejecutora, empezando cronolgicamente por los ms
importantes y luego podr adjuntar copia de los mismos en el apartado de anexos.
De no contar con base legal una Direccin, Departamento o Seccin a la que se ha solicitado
realizar un manual de normas y procedimientos ser necesario documentarlo e iniciar con el
10
debido proceso para su legalizacin, ya que la falta de fundamento legal y el no contar con
los Manuales de Organizacin y Funciones, responsabilidad de Recursos Humanos, pero que
hasta el momento el Departamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional ha
apoyado en la elaboracin de los manuales correspondientes a la nueva estructura los cuales
deben de ser autorizados por la Autoridad Superior.
1.9. Objetivo del Procedimiento

Este surge como resultado de una meta planteada e indica cmo se realizara, con qu
recursos: humanos, fsicos y financieros y responde a una necesidad establecida y priorizada
por comunidades y tcnicos del MAGA.
1.10. Desarrollo de los Procedimientos:

Estos se elaboraran en coordinacin con el personal de las diferentes dependencias del
Ministerio, con el objeto, que la participacin de quienes realizan la actividad sea resultado
real de su quehacer y responda a una necesidad especifica el cual parte de una meta
establecida en un objetivo.
1.11. Diagrama de Flujo

Es la representacin grafica de un proceso en forma lgica paso a paso y que se elabora a
travs de smbolos administrativos de simple comprensin del personal, no importando su
nivel acadmico.
1.12. Anexos
Tiene como objetivo que se incluyan los documentos que tienen relacin legal o dan soporte
para la aplicacin de las actividades que se enumeraron en los procesos. Ejemplo: Acuerdos,
formatos, facturas etc.
1.13. Glosario de Siglas

Aqu deber de incluir todas las siglas que fueron utilizadas en el documento, con el objeto de
facilitar la comprensin del lector, sin tener que leer de nuevo todo el documento para revisar
el significado. (Anexo No.2)
11
Las siglas pueden ser utilizadas por si solas en un documento, solo si antes ya se ha incluido
el nombre completo de lo que significa.
1.14 Glosario de Trminos:

Refleja la terminologa tcnica incluida en el documento y que facilita la comprensin del
lector, el cual debe de proporcionarse en forma cronolgica. (Anexo No. 3)
1.15 Glosario de Smbolos:

En este apartado se debern incluir los significados de los smbolos utilizados en la
diagramacin de flujo de cada procedimiento. (Anexo No.4)

12
CAPITULO II
LINEAMIENTOS GENERALES PARA ELABORAR
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

13
2. LINEAMIENTOS GENERALES PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS:
En el presente capitulo se brindan lineamientos para facilitar la elaboracin de manuales

de normas y procedimientos,
2.1. Normas Generales del Manual de Normas y Procedimientos

Elaborar el manual conforme a lineamientos y formatos establecidos en la
presente gua.
Tomar en cuenta todos los documentos legales, polticas pblicas, planes
estratgicos o institucionales y operativos; as como, normativos establecidos
por el MAGA, dan soporte al servicio de la dependencia que elaborar su
manual;
Cada Direccin o Unidad ser la responsable de generar la informacin para
la elaboracin de sus propios Manuales. En el Acuerdo Gubernativo No. 3382010, establece que las unidades de Administracin Interna, Administracin
Financiera y Recursos Humanos elaborarn, implementarn y actualizarn sus
propios manuales de normas y procedimientos. Sin embargo, la Unidad de
Fortalecimiento y Modernizacin Institucional podr colaborar en la
elaboracin de una propuesta, si le fuera requerido;
Cada Direccin o Unidad realizar la definicin de sus procesos o
procedimientos con la participacin de personal directamente responsable de
las mismas;
Las normas se debern elaborar en tiempo futuro.
En los objetivos de los Procedimientos deber utilizar los verbos en infinitivo
(Ver anexo 5).
En la descripcin de procedimientos deber utilizar verbos en tercera persona.

14
Al elaborar el objetivos, tomar en cuenta que estos debern de elaborarse de

manera ambiciosa, pero, sus resultados debern de ser realistas y medibles,
susceptibles de verificarse fsica o financieramente;
Debern contar con un manual de organizacin y funciones previamente

autorizado, para confrontar las atribuciones, estructura y funciones de la
dependencia,
para
analizar
la
vinculacin,
grados
de
autoridad,
responsabilidad y canales de comunicacin.

El Departamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional analizar
toda la informacin generada por cada Direccin o Dependencia y a partir de
ello, elaborar una propuesta de Manual de Normas y Procedimientos.
Cada Direccin o Unidad recibir del Departamento de Fortalecimiento y
Modernizacin Institucional la propuesta elaborada para su revisin; y, la
devolver, autorizando mediante oficio su conformidad, para que se remita al
Despacho Superior para su aprobacin final, adjuntando 4 discos magnticos
para generar las copias del mismo;
La Direccin de Planeamiento deber enviar a las Direcciones o Unidades su
respectivo Manual de Normas y Procedimientos aprobado por el Despacho
Superior para que el mismo sea sujeto de socializacin entre el personal de
cada una de las mismas;
La Direccin de Planeamiento coordinar para que las copias de los Manuales
sean distribuidas estratgicamente para que exista una disponibilidad fsica y
virtual dentro del Ministerio;
Cada Direccin o Unidad ser responsable ante la Contralora General de
Cuentas de disponer de su manual de normas y procedimientos aprobado por
el Despacho Superior;
Los Manuales de Normas y Procedimientos SON PROPIEDAD DE LA
INSTITUCIN y debern ser cargados en la tarjeta de responsabilidad al
mximo responsable de cada dependencia.

Este funcionario est
15
comprometido en dar a conocer el manual aprobado a cada funcionario o

empleado pblico que est en su dependencia y supervisara su cumplimiento.
2.2. Normas Especficas

Toda elaboracin de manual deber tomar en cuenta lo siguiente:
Marco Jurdico;
Trabajo Participativo;
Formularios y Formatos Especficos;
Elaboracin;
Anexos;
Revisin;
Autorizacin de Manuales;
Implementacin;
Seguimiento y Evaluacin.
2.2.1. Marco Jurdico o Reglamentario:

Los manuales de normas y procedimientos del Ministerio de
Agricultura, Ganadera y Alimentacin debern estar respaldados de
acuerdo al ordenamiento legal y jerrquico. Por ejemplo:
Acuerdo Gubernativo del Reglamento Orgnico interno de la
Institucin;
Leyes fiscales, convenios nacionales e internacionales;
Acuerdos Ministeriales;
Normativos (manual de funciones autorizados);
Circulares;
Otros documentos legales que sustenten cada manual,
dependiendo de su accionar.
2.2.2. Trabajo Participativo:

16
Para que estos manuales respondan a las actividades que se realizan en

cada dependencia del MAGA, ser necesario trabajar con la
participacin
de
los
funcionarios
que
desarrollaran
estn
involucrados en cumplir con el objetivo de una labor acorde a su

objetivo y normativas.
La
obtencin de la informacin requiere la utilizacin de fuentes
primarias y secundarias,
La utilizacin de fuentes primarias, estarn basadas en documentos, por

lo que es necesaria la localizacin de documentos jurdicos como
acuerdos gubernativos, y administrativos, formularios, formatos,
manuales, etc. que respaldan su creacin y funcionamiento. Se utilizara
dentro de las fuentes secundarias la entrevista directa, con funcionarios
y jefes inmediatos para alimentar la informacin de los procesos, siendo
bsicamente la forma ms importante de contar con informacin del
ejecutor de cada actividad; sin embargo, para realizar la entrevista, es
importante conocer el rea a trabajar, sus objetivos, solicitar una cita y
ser un buen emisor y receptor de la informacin.
2.2.3. Formularios Especficos para elaborar el Manual:

El Departamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional
facilitar los formularios y formatos uniformes, con su respectivo
instructivo, para la recopilacin de la informacin de los manuales de
normas y procedimientos.
Formatos e Instructivos propios de Cada Manual:

Es importante que cada Direccin proporcione copia con instructivo de
todos los formatos y formularios que utiliza para ejercer su actividad y
colocarlos en los anexos de su manual.
17
2.2.4. Elaboracin del Manual de Normas y Procedimientos:

Se recomienda tomar en cuenta que la redaccin de formatos,
formularios y el manual en si, sigan los siguientes puntos:
Claridad y lenguaje comprensible evitando el uso de
tecnicismos;
Al utilizar palabras tcnicas debern de incluirlas en el glosario
de trminos;
Al utilizar siglas, verificar que antes haya colocado el nombre
completo de la sigla a la que hace referencia,
Ejemplo:
Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin MAGA-;

Los mrgenes a utilizar son los siguientes: superior y derecho
2.5cm, inferior e izquierdo 3 cm.
Los prrafos debern estar a rengln 1.5.
2.2.5.
Elaboracin de Procedimientos:
Es importante que el funcionario previo al desarrollo de un proceso,
establezca el objetivo o la razn por la cual se establecer un
procedimiento, para ello se sugiere analizar y cuestionarse sobre lo
siguiente:
Porque se hace?
Esta pregunta pretende establecer el objetivo o

razn de un proceso y para que servir. (La meta
que deseamos cumplir).
Dnde inicia?
Se refiere a la dependencia, cargos o rea

geogrfica, que intervienen en cada actividad
donde se inicia el proceso.
Dnde termina?
Indicar el cargo, rea geogrfica o dependencia

donde
finaliza
el
procedimiento
para
el
cumplimiento de un trabajo preciso

18
Qu trabajo o
Este indica la necesidad de responder a una meta o
proceso se hace?
a una actividad precisa.
Qu necesita para
Se
realizarlo?
expedientes actuales o anteriores, normativas
refiere
documentos
como
por
ejemplo:
legales o institucionales, equipo, herramientas, etc.

Quin o quines son
Aqu es importante establecer a las personas o
los responsables?
dependencias del MAGA que intervienen en el

procedimiento y el orden lgico en que intervienen
(pueden establecerse como cargos o unidades
administrativas) y adems pueden establecerse a
instituciones con las que tiene vinculacin la
institucin.
Cmo se hace?
Es necesario que se analice la forma en que se

realiza el procedimiento paso a paso, que
elementos intervienen en el.
Cuando se hace?
Se refiere a la periodicidad en que se realizan las

actividades,
(das,
semanas,
quincena
mes,
horarios etc.)
Con base al anlisis anterior, se puede plantear el objetivo.
2.2.5.1. Objetivo del Procedimiento:

Ser el resultado del anlisis de las interrogantes anteriores, ya que
reflejara no solo el propsito de su aplicacin, sino los resultados que
se pretenden alcanzar.
Para su redaccin tome en cuenta las siguientes recomendaciones:

Iniciar con un verbo en infinitivo;
19
Evitar el uso de adjetivos calificativos y gerundios;

No subrayar;
Especificar claramente para qu y para quines se ha elaborado
el proceso.
2.2.5.2. Marco de Aplicacin:

En este sitio tendr que indicar en forma breve a quin o quines sern
beneficiados con este proceso.
2.2.5.3. Normas Especficas del Proceso:

Es el conjunto de lineamientos impuestos por los directivos y de
carcter obligatorio, que permitirn a los subalternos contar con una
gua a cumplir para desarrollar determinado trabajo;
Las normas debern de redactarse en tiempo futuro.
Si las normas responden a ordenamientos legales, es importante
hacer referencia al marco jurdico que las sustenta.
2.2.5.4. Proceso:
El elaborar procedimientos conlleva el narrar paso a paso, en forma
lgica y secuencial la descripcin de actividades vinculadas al trabajo
que se debe realizar.
Sugerencias para su elaboracin:
Establecer claramente; quin o quines realizan cada actividad o

sea los responsables en cada paso, por lo que es importante,
especificar el nombre de la dependencia o el puesto especfico;
asimismo, es importante que realicen los cuestionamientos: cmo,
cundo y dnde se realizar cada actividad.

20
Es bsico tomar nota de lo siguiente: al elaborar cada actividad se

deber utilizar con el verbo en tercera persona del singular, (Ver
Anexo No.6).
Lista de verbos usualmente utilizados para la Descripcin de
Procedimientos. Esta narracin debe realizarla en forma clara y
precisa, siempre respondiendo a los cuestionamientos Qu, Cmo,
Cundo y Con Qu se realizara; si la actividad lo amerita
preguntarse al mismo tiempo, A Quin se canaliza el trabajo y/o
Para Qu.
Todas las actividades debern enumerarse con nmeros arbigos;
Es necesario tomar en cuenta, que algunas actividades requieren
decisin, colocando las alternativas existentes;
Si la actividad se hace conforme a lo establecido a un anexo,
indicar el nmero de anexo;
No se deber de colocar nombres de personas; debern utilizar el
nombre del puesto;
Para ser ms entendible cada proceso, se sugiere no sobrepasar 25
actividades; de considerar que el proceso ser muy largo, analizar
si pueden dividirse de acuerdo a la actividad, ejemplo; proceso de
compras: lo dividen en cotizacin, anlisis, adquisicin, o todas las
variables que considere pertinentes.
2.2.6. Anlisis de los Procedimientos:

El Departamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional,
integrara la informacin suministrada en los formatos por cada una
de las dependencias que conforman el Ministerio, para conformar los
manuales que deben de cumplir con lineamientos homogneos y claros
para ello verificara lo siguiente:

21
Confrontar los resultados de la informacin recabada en los

formularios contra los resultados obtenidos verbalmente y la
observacin realizada en algunos casos de los procesos;
Si se establece que el procedimiento conlleva duplicidad de
funciones con otra unidad, el encargado de analizar procesos,
tendr que revisar muy bien a quin le competen las funciones
acordes al Reglamento Orgnico Interno o Acuerdo Ministerial,
debiendo anular el proceso a quin no le corresponda y
notificando de esto a jefes inmediatos, para no tener hallazgos
por parte de Contralora General de Cuentas;
En caso de observar que existen actividades o procesos
innecesarios, el analista junto con la contraparte analizaran si
se tendrn que eliminar.
Si el analista observa que es necesario mejorar un proceso, ya
sea variando actividades o sustituyendo un sistema por
completo, lo deber coordinar con el o los responsables de el
procedimiento.
2.2.7. Diagrama de Flujo:

Consistir en la representacin grafica que el analista del
Departamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional, tendr
que elaborar de cada uno de las actividades que conforman un manual,
con el objeto de que se visualice un trabajo determinado, sin tener que
leer todo el proceso.
Normas generales para elaboracin de diagrama de flujo:

La diagramacin se hace de arriba hacia abajo y/o de izquierda
a derecha iniciando por el primer paso hasta finalizar el
proceso;

22
Para unir smbolos debe utilizar flechas horizontales o

verticales, nunca diagonales;
Los smbolos pueden tener ms de una flecha, a excepcin de
inicio, fin y conectores de pgina;
El texto dentro de un smbolo debe ser claro y preciso;
No pueden quedar lneas de flujo sin conectar.
2.2.8. Anexos:
Es importante colocar en este apartado, todos aquellos documentos que
soporten y den validez al manual; por lo que pueden incluir: formatos,
oficios, reglamentos, acuerdos, leyes etc. Todo lo que considere que
facilitara la comprensin del lector.
2.2.9. Revisin:
Analizar el manual en su conjunto consistir en verificar no solo la
informacin recabada, sino verificar el diseo establecido del manual de
normas y procedimientos
2.2.10. Autorizacin de Manuales:

Cuando la propuesta de manual ya esta revisada y autorizada por la
Direccin o dependencia interesada, se debe proseguir con la obtencin
de la aprobacin de las autoridades incluyndole la codificacin
respectiva que maneja el Departamento de Fortalecimiento y
Modernizacin Institucional la cual ser trasladada al Despacho
Ministerial para su aprobacin a travs de Acuerdo Ministerial. Luego
se trasladar copia del Acuerdo al Departamento de Fortalecimiento
Institucional, para conocer la fecha de aprobacin, adherirlo al manual y
generar las copias digitales y fsicas necesarias para su publicacin en
intranet y al mismo tiempo socializarlo por medio electrnico a las
Direcciones y dependencias responsables.
23
2.2.11. Implementacin:
Esta etapa de la elaboracin de manuales requiere capacitacin del
personal que estar involucrado en los diferentes procesos que se
establezcan en el manual de normas y procedimientos y el manual de
funciones.
2.2.12. Seguimiento y Evaluacin:

Debe de ser realizado por el Director o Jefe de cada Unidad ejecutora,
con el objeto de verificar si el personal a su cargo conoce la actividad
que debe realizar y si se esta guiando por las normas establecidas, para
cumplir con los objetivos trazados. El departamento de Fortalecimiento
y Modernizacin Institucional dentro de sus funciones tiene contemplado
dar seguimiento a la implementacin de manuales, por lo que podr
realizar consultas orales o escritas a los empleados y funcionarios para
establecer si conocen y tienen a su disposicin el manual de normas y
procedimientos.
Adems los analistas realizaran consultas con el
personal ya que servir para diagnosticar, si los procesos estn, si es

necesario actualizar procesos, o si es necesario capacitar al personal en
procesos o en el uso del manual en si.

24
ANEXOS

25
ANEXO No. 1
Formato de Portada o Caratula
Departamento de Fortalecimiento Institucional
Guatemala, Mayo 2011
A continuacin se enumeran los elementos ms importantes que deben de conformar un
manual de organizacin y funciones
PORTADA O CARTULA
En la parte superior:
Ministerio de Agricultura, Ganadera y
Alimentacin
a. Nombre del Ministerio
Al Centro:
Manual de Organizacin y Funciones
b. Titulo del Manual. Ejemplo
Direccin de Planeamiento
Parte Inferior:
c. Fecha
de
elaboracin
actualizacin del Manual
d. Logotipo del Ministerio
Guatemala, Septiembre de 2011
(Contiene la imagen institucional del

Gobierno, ste deber integrarse sin
distorsin).

26
ANEXO No. 2
GLOSARIO DE SIGLAS
No.
TRMINO
SIGNIFICADO
MAGA
Ministerio de
Alimentacin.
DIPLAN
Direccin de Planeamiento.
MINFIN
Ministerio de Finanzas Pblicas.
SEGEPLAN
Secretaria General de Planificacin.

Agricultura,
Ganadera
27
ANEXO No. 3
GLOSARIO DE TERMINOS
No.
TRMINO
SIGNIFICADO
Actividad
Grupo de operaciones sucesivas realizadas por

una unidad ejecutora para la realizacin de un
trabajo estipulado.
Codificacin
Este carcter identificara de forma nica y

secuencial la informacin administrativa de
todas las dependencias del Ministerio de
Agricultura, Ganadera y Alimentacin
MAGA-, con el propsito de mejorar la

efectividad de controles internos de dicha
institucin.
Diagrama de Flujo
Representacin grafica de un trabajo

determinado en la cual se muestra sus
actividades en forma secuencial indicando las
dependencias
o
puestos
responsables.
Procedimientos descritos en forma grafica
Manual
de
Normas
Procedimientos
Procedimiento
y Instrumento administrativo que rene en forma

adecuada, secuencial y detallada las
actividades a cargo de las diferentes
dependencias que conforman la institucin,
detallando los procesos y formatos que se
utilizan para llevar a cabo las funciones.
Serie de actividades que se relacionan y se
ordenan cronolgicamente y deben de
responder a las interrogantes Quin?, Qu?,
Cundo?, Dnde? y Con qu? se realiza cada
una de las actividades.

28
ANEXO No. 4
GLOSARIO DE SIMBOLOS
SIMBOLO
NOMBRE
SIGNIFICADO
Inicio o terminal Se usa para indicar el inicio o termino

de un flujo.
Operacin
Representa
actividad.
Conector
Representa la unin entre actividades.
Decisin o
alternativa
Indica un punto en el proceso en el cual

se tienen que tomar alternativas o
decisiones.
Documento
Utilizado para cualquier tipo de

documento al que se haga referencia en
el proceso.
Archivo
Utilizado para indicar archivos
Conector de
Pagina
Se utiliza para conectar paginas de un

mismo proceso

la
realizacin
de
una
29
ANEXO No. 5
VERBOS EN INFINITIVO
Lista de verbos usualmente utilizados en infinitivo en los objetivos de Procedimientos
Actualizar
Anotar
Asignar
Clasificar
Complementar
Controlar
Destruir
Disear
Graficar
Indicar
Obtener
Procesar
Proporcionar
Registrar
Separar
VERBOS EN INFINITIVO
Analizar
Aprobar
Autorizar
Comparar
Comprobar
Coordinar
Determinar
Ejecutar
Implantar
Investigar
Preparar
Producir
Recabar
Remitir
Etc.

Anexar
Archivar
Cancelar
Completar
Confirmar
Cotejar
Devolver
Elaborar
Incorporar
Llenar
Presentar
Programar
Recopilar
Sellar
Capacitar
30
ANEXO No. 6
VERBOS EN TERCERA PERSONA
Lista de verbos usualmente utilizados en tercera persona en la descripcin de procedimientos
Actualiza
Anota
Asigna
Clasifica
Complementa
Controla
Destruye
Disea
Grafica
Indica
Obtiene
Procesa
Proporciona
Registra
Separa
Analiza
Aprueba
Autoriza
Compara
Comprueba
Coordina
Determina
Ejecuta
Implanta
Investiga
Prepara
Produce
Recaba
Remite
Etc.

Anexa
Archiva
Cancela
Completa
Confirma
Coteja
Devuelve
Elabora
Incorpora
Llena
Presenta
Programa
Recopila
Sella
Capacita
31
ACUERDO DE APROBACIN GUA PARA ELABORAR LOS MANUALES

DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL MAGA

32

Guia para La Elaboración de Normas y Procedimientos

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DIRECCIN DE PLANEAMIENTO

DEPARTAMENTO DE FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIN

GUA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES

Guatemala, Septiembre de 2011

1. Elementos que integran el Manual de Normas y Procedimientos

1.1. Formato de Cartula o Portada

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DIRECCIN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional|

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DEPARTAMENTO DE FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIN INSTITUCIONAL

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A Gestin para el Desarrollo se le solicito asesorar a las dependencias del MAGA en la

Despus se consider crear el rea de Fortalecimiento y

Modernizacin Institucional, la cual dependa de la Administracin del MAGA; pero, nunca

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Objetivo General de la Gua

DIRECCIN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional|

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1. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Formato de la cartula o portada:

DIRECCIN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional|

como se validaran e implementaran, as como cuando se realizaran revisiones o

1.7. Objetivo del Manual

1.8. Base Legal

1.9. Objetivo del Procedimiento

1.10. Desarrollo de los Procedimientos:

1.11. Diagrama de Flujo

1.13. Glosario de Siglas

1.14 Glosario de Trminos:

1.15 Glosario de Smbolos:

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DIRECCIN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional|

2. LINEAMIENTOS GENERALES PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y

En el presente capitulo se brindan lineamientos para facilitar la elaboracin de manuales

2.1. Normas Generales del Manual de Normas y Procedimientos

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Al elaborar el objetivos, tomar en cuenta que estos debern de elaborarse de

Debern contar con un manual de organizacin y funciones previamente

responsabilidad y canales de comunicacin.

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Este funcionario est

comprometido en dar a conocer el manual aprobado a cada funcionario o

2.2. Normas Especficas

2.2.1. Marco Jurdico o Reglamentario:

2.2.2. Trabajo Participativo:

Para que estos manuales respondan a las actividades que se realizan en

involucrados en cumplir con el objetivo de una labor acorde a su

obtencin de la informacin requiere la utilizacin de fuentes

La utilizacin de fuentes primarias, estarn basadas en documentos, por

2.2.3. Formularios Especficos para elaborar el Manual:

Formatos e Instructivos propios de Cada Manual: