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Annexe 4 – Fiche technique Horaires et congés

année universitaire 2015-2016

Pôle Ressources Humaines
Le 22 juillet 2015

FICHE TECHNIQUE HORAIRES ET CONGES
ANNEE UNIVERSITAIRE 2015-2016
La présente note a pour objectif de rappeler de manière aussi synthétique que possible le dispositif
ARTT en place à Lille 1.

1) PRINCIPES DE BASE
1-1) PERIODE DE REFERENCE
L’horaire annuel est basé sur l’année universitaire, c'est-à-dire du 1er septembre 2015 au 31 août
2016.
1-2) NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES ANNUELLEMENT
Compte tenu de l’horaire journalier adopté par l’Université, le nombre de jours travaillés pendant la
période de référence se détermine de la manière suivante pour l’année 2015-2016 :
366 jours – 104 jours de week-end – 45 jours de congés annuels – 8 jours fériés, soit 209 jours
travaillés.
1-3) DEFINITION DES DIFFERENTS HORAIRES DE REFERENCE
 Horaire journalier de référence
Cet horaire est fixé à 7h20 pour un personnel à temps complet. Pour une personne à temps partiel,
cet horaire est proratisé en fonction de la quotité de travail.
Pause quotidienne :
Les personnels dont le temps de travail quotidien atteint 6 heures bénéficient d’un temps de pause
d’une durée de 20 minutes non fractionnable.
Cette pause est incluse dans le temps de travail journalier, celui-ci s’entendant comme le temps
pendant lequel les agents sont à la disposition de leur employeur. La place de ce temps de pause
dans l’emploi du temps quotidien est déterminée en concertation avec l’agent dans le cadre des
contraintes de travail de l’équipe ou du service concernés. Cette pause s’effectue toujours à
l’intérieur de la journée dont elle n’est pas détachable. Par conséquent, la pause ne peut pas être
prise à l’ouverture ou à la clôture de la journée.
Pause méridienne : La pause méridienne est d’une durée minimum de 45 mn. Cette interruption de
travail entre 12h et 14h est obligatoire.

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Pour l’année 2015/2016.  Horaire hebdomadaire égal à 36h40 et réparti sur 4. incomplet ou partiel.L’organisation du temps de travail hebdomadaire est déterminée en début de période. la négociation ne peut porter que sur l’une ou l’autre des 2 formules. Lorsqu’un aménagement horaire est négocié. dans le respect du bon fonctionnement du service et en accord avec le supérieur hiérarchique.  Horaire hebdomadaire de référence Le cycle de travail hebdomadaire de référence se détermine sur la base des 5 jours ouvrés de la semaine ce qui correspond au mode de fonctionnement normal du service public. Cette formule génère des heures qui doivent donner lieu à récupération immédiate et être obligatoirement utilisées dans le cadre de la semaine (ou quinzaine) ce qui ne leur permet pas d’être éligible au CET. un secrétariat pédagogique ou tout service susceptible d’accueillir du public est fixée au plus tôt à 8h et la fin du service ne peut intervenir avant 16h30 sauf dérogation dans l’intérêt du service. - L’horaire hebdomadaire de travail peut être organisé selon deux modes distincts :  Horaire hebdomadaire variant entre 36h40 et 39h10 et réparti sur 5 jours/semaine L’agent peut être autorisé. L’horaire hebdomadaire de référence est de 36h40. L’horaire effectué résulte d’un accord prenant en compte les nécessités de bon fonctionnement du service et la demande de l’agent. Ce volume ne peut pas être diminué des jours de RTT ou de congés annuels non utilisés l’année précédente. pauses comprises. Cet horaire permet de créer des jours d’ARTT (13 jours maximum pour une quotité de travail de 100%) qui sont éligibles au Compte Epargne Temps (CET). à effectuer un horaire hebdomadaire variant entre 36h40 et 39h10 réparti sur les 5 jours de la semaine.Horaires d’ouverture des services : L’heure d’arrivée pour un service administratif. dans le respect du bon fonctionnement du service. La programmation annuelle des horaires de travail ne peut se faire qu’à partir de cet horaire annuel. 2/7 . Cet horaire de référence peut être aménagé sachant que l’aménagement ne pourra pas conduire à dépasser 39h10. dans le respect du bon fonctionnement du service. .5 jours au lieu de 5 jours.Annexe 4 – Fiche technique Horaires et congés année universitaire 2015-2016  Horaire annuel de référence L’horaire annuel de référence résulte du produit du nombre de jours travaillés pour l’année de référence par l’horaire journalier de référence. Ces jours font l’objet d’une gestion séparée assurée par l’application informatique « Congés » au moyen d’un compteur spécifique. à effectuer un horaire hebdomadaire égal à 36h40 réparti sur 4. 2) ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL 2-1) AMENAGEMENT HORAIRE . cet horaire annuel est égal à 1532h 40 mn pour un temps complet. que l’agent soit à temps complet.5 jours/semaine L’agent peut être autorisé. Le cumul des 2 options n’est pas autorisé. Toute modification de l’organisation du temps de travail en cours d’année nécessite l’accord du supérieur hiérarchique et doit être consignée dans l’application informatique.

En revanche. Horaire journalier de référence : 7h20 x 50% = 3h40mn. Ainsi. l’application décomptera du volume annuel statutaire 5 x 5h52 (7h20 à 80%). l’application informatique décompte du volume annuel planifié le nombre exact d’heures saisies initialement en plage de travail. Exemple : un agent ayant une quotité de travail de 80% ne travaille pas le mercredi et effectue son horaire hebdomadaire de référence de 29h20 sur 4 journées de 7h20. Sauf cas exceptionnel rendu nécessaire par l’organisation du service. En revanche.Mode de saisie dans l’application informatique « Gestion des horaires de travail » : En cas de travail à temps partiel. 4. Cet agent est placé en congé de maladie pendant la semaine complète. l’application informatique « Gestion des horaires de travail » décompte du volume statutaire annuel et par journée saisie en maladie / maternité.  Pour les agents à 50% : aménagement des horaires de travail sur 5 demi-journées. En revanche. En effet. l’application informatique décomptera du volume annuel statutaire 4 x 5h52 (7h20 à 80%). aucune durée ne sera décomptée.Annexe 4 – Fiche technique Horaires et congés année universitaire 2015-2016 . l’application décomptera du volume annuel planifié les heures inscrites en plages de travail. pour les agents ayant une quotité de travail de 80% et ne travaillant pas le mercredi). Dans le même temps.5 jours / semaine. une durée de 7h20 proratisée en fonction de la quotité de travail. soit 29h20mn. Cette journée non travaillée doit être saisie comme plage de travail et colorée ensuite en « Absence temps partiel ». soit un total de 29h20mn. 3/7 . si aucune plage de travail n’a été saisie initialement pour cette journée. Exemple pour un agent à 50% : Horaire annuel de référence : 1532h40mn x 50% =766h20mn. Horaire hebdomadaire : 36h40 x 50% = 18h20. Ce mode de saisie est indispensable car il a des conséquences en cas de congé maladie.Mode de saisie dans l’application informatique « Gestion des horaires de travail » : Lorsque l’horaire est réparti sur 4. si des plages de travail ont été saisies initialement sur les 5 jours de la semaine. il est important de saisir des plages de travail sur les 5 jours de la semaine et ce même si l’agent ne travaille pas du tout pendant une journée entière (par exemple. l’aménagement horaire pour les agents à temps partiel s’organise de la manière suivante :  Pour les agents à 80% et 90% : aménagement des horaires de travail sur 4 jours. en cas de congé maladie ou maternité. il n’est pas nécessaire de créer une plage de travail « colorée » ensuite en période d’ARTT pour la demi-journée non travaillée. soit un total de 23h28mn. L’agent sera donc défavorisé puisque son volume annuel planifié sera inférieur au volume annuel statutaire. l’application décomptera du volume annuel planifié 4 x 7h20.La règle appliquée est identique à celle concernant le temps complet. . Si aucune plage de travail n’a été saisie initialement sur la journée du mercredi.5 jours ou 5 jours . soit 5 jours. soit 29h20mn. 2-2) AGENTS A TEMPS PARTIEL .

35 jours pour une absence comprise entre 3 et 6 mois . Passé ce délai.25 jours pour une absence excédant 6 mois . Il convient cependant de porter attention au décompte qui en résulte : - le jour de congé vient s’inscrire dans l’emploi du temps à la date de la journée travaillée . cet horaire de référence est proratisé en fonction de la quotité de travail. 3-1) CONGES ANNUELS STATUTAIRES Les 45 jours de congés annuels de l’année en cours doivent être programmés lors de la répartition de l’horaire annuel. ils peuvent se cumuler avec les congés annuels statutaires. sans que le total des congés attribués sur toute l’année de référence soit supérieur à : . c’est-à-dire ceux qui sont éligibles au CET. il est toujours possible d’y apporter des modifications. la journée travaillée viendra s’inscrire dans l’emploi du temps à la date de la journée de congé initialement programmée afin de ne pas modifier l’horaire annuel dû. le nombre de jours à déduire du droit à congés annuels est saisie dans la partie « Paramétrage » de l’application (rubrique « Nb de jours réduisant les 45 jours de congés annuels ») : 3-2) JOURS RESULTANT DE L’ARTT Les jours capitalisés en régime RTT. suivent le même régime que les congés statutaires mais le Directeur de la composante ou le Chef du service peut décider de leur mode d’utilisation (par exemple : 1 jour par mois. ce reliquat n’est plus décompté par l’application informatique « Gestion des horaires de travail » dans le solde annuel. 3-3) RELIQUAT DE CONGES DE L’ANNEE PRECEDENTE Le solde des droits à congés d’une année universitaire N (45 jours statutaires + RTT éventuellement) devra être utilisé avant le 30 avril de l’année universitaire N + 1. 4/7 .Annexe 4 – Fiche technique Horaires et congés année universitaire 2015-2016 3) CONGES ET ARTT Les jours de congés statutaires ou les jours de RTT sont affectés d’un horaire journalier de référence de 7h20 pour un agent à temps complet. Si l’utilisation de ces jours est libre.Mode de saisie dans l’application informatique « Gestion des horaires de travail » : En cas de congés ayant entraîné une absence supérieure à 3 mois. liquidation des jours de RTT par trimestre…). S’agissant d’une prévision.45 jours pour une absence inférieure à 3 mois . Les congés énoncés à l’article 34 de la loi du 11 janvier 1984 (hors congé de maternité) et intervenus pendant une période de congés statutaire donnent lieu à récupération dans le cadre de l’année universitaire en cours sur la base de 7h20 par jour pour un agent à temps complet. Pour une activité à temps partiel ou incomplet.

Les modalités d’octroi des autorisations d’absence des personnels BIATSS ont été précisées dans la circulaire interne du 11 mars 2011. Cette règle s’applique également dans le cas inverse : si la journée de l’agent est de 8h. 5/7 . 3-5) AUTORISATIONS CONCOURS… D’ABSENCE : ENFANT MALADE.pour un même nombre de jours d’absence. il pourrait paraître logique de compter le jour de maladie à 4h. NB : Depuis septembre 2013. EVENEMENT FAMILIAL.Mode de saisie dans l’application informatique « Gestion des horaires de travail » : Le reliquat de congés de l’année précédente est saisi dans la partie « Paramétrage » de l’application (rubrique « Solde de l’année précédente ») : 3-4) CONGES DE MALADIE La durée imputée sur le temps de travail quel que soit l’aménagement horaire correspond à la durée de l’horaire journalier de référence soit 7h20 pour un agent à temps complet. Si l’agent a opté pour un horaire aménagé de 36h40mn sur 4. Toute absence doit donc faire l’objet d’une demande préalable auprès du supérieur hiérarchique. La conséquence en serait que son horaire de travail annuel serait de 1528h40 au lieu de 1525h20mn pour un agent qui travaillerait sur 5 jours. Le seul moyen de rétablir l’égalité entre les agents est de décompter 7h20 pour un jour d’absence quel que soit la durée habituelle de travail de cette journée.par conséquent. En ce qui concerne le mode de saisie dans l’application. Cette disposition découle de 2 principes qui s’imposent si l’on veut qu’il y ait égalité de traitement entre les personnes à savoir : . tout décompte doit se faire par comparaison avec la situation statutaire de référence. Par conséquent. avec toutefois un décompte annexe qui conduit à déduire une journée sur le contingent de jours autorisés par les textes au titre de ce congé (enfant malade = 12 jours maximum par exemple). Il s’agit de mesures de bienveillance relevant de l’appréciation du supérieur hiérarchique et qui sont accordées en fonction des nécessités du service. . à un jury de cour d’assises. les autorisations d’absence ne constituent pas un droit.Annexe 4 – Fiche technique Horaires et congés année universitaire 2015-2016 . ou examens médicaux liés à la grossesse ou à la surveillance annuelle de prévention en faveur des agents). de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) bénéficient d’autorisations d’absence spécifiques dont les modalités seront précisées par une note diffusée prochainement. la même règle « congé maladie » s’applique. les agents doivent une même durée de présence sur l’année universitaire . les membres et le secrétaire du Comité d’Hygiène. Exemple : 1 jour de maladie sera décompté pour 7h20mn dans le cadre de la situation statutaire de référence.5 jours (8h07 sur 4 jours et 4h12 le vendredi) et qu’il est placé en congé maladie le vendredi. il ne sera décompté que 7h20 et l’agent devra effectuer 40mn de travail en complément afin d’effectuer le même nombre d’heures que l’agent effectuant l’horaire statutaire de référence. il faudra être présent 1525h20. pour effectuer l’horaire annuel de 1532h40mn. En dehors des motifs d’autorisation d’absence de droit (participation aux travaux d’une assemblée publique élective.

Exemple : Un agent effectuant un horaire de 36h40 sur 4. la durée imputée correspond à 7h20 par jour pour un agent à temps complet. Si la durée est inférieure. 4) MISSIONS ET SUJETIONS 4-1) MISSIONS A L’EXTERIEUR DE L’UNIVERSITE . le décompte sera : 7h20 au titre de l’horaire et 1 jour à déduire au titre du contingent. .Avoir accompli la durée de travail effectif de 1607 heures annuelles (pour un temps plein). S’il y a dépassement de l’horaire inscrit à l’emploi du temps. cela donne lieu à une récupération. et disponible sur le portail intranet. Pour toute information complémentaire sur le compte épargne-temps. Les jours de congés et RTT au-delà de ce contingent maximal de 25 jours devront systématiquement être liquidés avant le 30 avril de l’année suivante. La durée de déplacement pour se rendre sur le lieu de la mission et au retour de la mission est comptée en temps de travail.5 jours soit 4j x 8h15 (4h matin + 4h15 après-midi) et 1j x 3h40 (matin) : . 3-6) RAPPEL DES REGLES D’ALIMENTATION DU COMPTE EPARGNE TEMPS L’alimentation du compte épargne-temps ne peut être accordée que sous 3 conditions cumulatives : .1 jour maximum : La durée de la réunion.Annexe 4 – Fiche technique Horaires et congés année universitaire 2015-2016 Cependant la particularité est que certains de ces congés peuvent être accordés par 1/2 journée. De par ces dispositions. Cette possibilité conduit à être attentif sur le décompte annexe lorsqu’il s’agit d’un horaire aménagé. Par conséquent si le déplacement s’effectue au-delà des heures normales de travail. Dans cette hypothèse. il est conseillé de se référer à la note annuelle diffusée par le Service des Affaires Générales et du Suivi de la Masse Salariale et des Emplois. mais l’horaire de référence est divisé par 2. conformément à la réglementation relative à l’ARTT dans la fonction publique de l’Etat (décret n°2000-815 du 25/08/2000 et arrêté du 15/01/2002) . soit 7h55 et 1/2 journée à déduire du contingent.Le calcul s’opère sur la seule base de 45 jours de congés annuels (c’est-à-dire ceux prévus par l’arrêté ministériel du 15/01/2002 portant application du décret sur l’ARTT) qui constituent dés lors le plafond pour le calcul des jours éligibles au CET. est comptée dans les horaires de travail. de la mission. cette durée remplace celle inscrite à l’emploi du temps. . le décompte sera : matin = 3h40.Au-delà d’un jour : Sauf situation particulière.Si l’agent prend ce congé la journée où il ne travaille que le matin. soit 3h40 pour un agent à temps complet. après-midi = 4h15 effectuées. . . un CET ne peut être alimenté au maximum que par 25 jours par an.Avoir pris au minimum 20 jours de congés (minimum instauré par la directive européenne 93/104/CE du 23/11/1993) sauf circonstances exceptionnelles . 6/7 . la durée s’ajoute à la durée de travail.Si l’agent prend une matinée sur une des 4 jours à 8h15. déplacement compris. la règle est toujours applicable. sauf si le complément est assuré sur le lieu de travail. les congés sont perdus. Dans le cas contraire.

5 est appliqué. 7/7 . Les majorations s’opèrent au moyen d’un coefficient multiplicateur :  Pour la 11ème demi-journée travaillée. et sous réserve d’un travail minimum de 2 heures. La réglementation prévoit que la liste des emplois et les modalités de prise en compte des sujétions sont fixées par décision du Président après avis des instances compétentes. soit 1 heure 12 mn pour 1 heure effective. Ce coefficient multiplicateur est prévu dans l’application informatique « Gestion des horaires de travail ». le dimanche ou un jour férié.Annexe 4 – Fiche technique Horaires et congés année universitaire 2015-2016 4-2) SUJETIONS Les fonctions soumises de manière prévisible et régulière à des contraintes de travail ou d’horaires voient ces sujétions décomptées dans le temps de travail.2 est appliqué. un coefficient multiplicateur de 1. un coefficient multiplicateur de 1.  Pour le samedi après-midi. un coefficient multiplicateur de 1. soit 1h 30mn pour 1 heure effective.  Pour le travail en horaire décalé intervenant avant 7 heures ou après 19 heures.2 est appliqué. soit 1h 12mn pour 1 heure effective. dés lors que les 10 demi-journées consécutives l’auront été.