CTERRRIER

Chapitre 31.3
Organisation et suivi des dossiers du personnel
Claude Terrier

Casteilla

Gestion administrative du personnel

31.3 Organisation et suivi des dossiers du personnel

Concepts cls
Le dossier du salari est au centre de la gestion du personnel. Pour tre efficace il doit tre jour, tenu avec rigueur,
complet, fiable tout en respectant le cadre lgale dans lequel il sinscrit.

Obligations
lgales
Respect de la
confidentialit
et des liberts

Informations
sur le salari

Dossier du
personnel

Dfinitions
CNIL : Organisme charg de faire respecter les droits informatique et libert.
Mdecine du travail : Organisme charg dviter toute altration de la sant des salaris, du fait de leur travail, notamment en
surveillant leur tat de sant, les conditions dhygine du travail et les risques de contagion.

PDF : Format largement partag de sauvegarde et darchivage des documents.

Plan du chapitre
Rfrentiel
C312.1. Organiser les dossiers individuels du personnel
C312.2. Constituer et mettre jour les dossiers individuels du personnel dans le respect de la lgislation et des
conventions en vigueur
C312.3. Communiquer avec la mdecine du travail et les organismes sociaux
C312.4. Communiquer avec les salaris pour la gestion de leur dossier

Ouvrage
1. Le dossier du personnel
2. Lgislations et conventions en vigueur
3. Mdecine du travail
4. Mise jour des dossiers du personnel

Dure : 5 h 20

39

Documents
Document 1 : Archivage numrique
Les noms de fichiers
Tous
fichiers

Il ne doit pas comporter de caractres spciaux : \ / : * ? % > <|

Il doit tre significatif de son contenu et sans ambigut (Sauf exception, ne jamais garder le nom par dfaut)
Eviter les noms trop longs et utiliser des mots cls significatifs du contenu ou de la nature du document :
Modle lettre dinvitation salon de Lyon du 10 fvrier => invitation-salon-modle

Fichiers
internet

Les caractres accentus sont interdit :

Les lettres capitales sont interdites
Les espaces sont interdits. Les remplacer par : - (tiret) ou _ (underscore)

Codifier les noms de fichier

Alphabtiques : Les documents sont classs par ordre alphabtique sur le nom
Numrique : Le nom intgre un nombre qui sert classer les fichiers sur ce dernier (Exemple :
numrotation des versions dun mme logo)
Thmatique : Le nom intgre un thme qui permet de regrouper des fichiers de mme nature
(Exemple : Logo)
Chronologique : Le nom intgre une date. Les fichiers identiques conus des dates diffrentes sont
classs les uns la suite des autres (Exemple : intgration dune date de version dans le nom)

Document 2 :
Source : http://www.aragon-erh.com/fr/

Fiches logiciel Aragon eRH

Questions : (15)
1.
2.

3.

Quels sont les avantages

annoncs de cette application ?
Quelle est l'utilit d'un logiciel
dans un service de RH ? pourquoi
est-il indispensable aujourd'hui ?
Quelles sont modules
disponibles ?

40

Cours
1. Dossiers du personnel
Le suivi dun salari en entreprise gnre de nombreux documents qui sont conus sur des applications bureautiques
traditionnelles : Texteur, tableur ou dans le cadre dun PGI ou de toute autre application ddie la gestion des
ressources humaines ou de la paie.

CV, lettre de motivation, diplmes, certificats de travail

Fiche rcapitulatives des informations personnelles
Contrat de travail ou lettre dembauche,
Relev des heures et des absences,
Etat des congs,

Fiches de travail,
Suivi mdecine du travail
Fiches dvaluation
Etc.

Tous ces documents doivent tre classs de faon rationnelle pour tre retrouvs facilement. Il est donc indispensable de
dfinir des rgles communes darchivage (papier ou numrique) et de nommage les fichiers informatiques.

1.1 / Modalits darchivage

Lemployeur doit pouvoir retrouver facilement les informations et documents administratifs, juridiques ou comptables
qui concernent un salari (Document 1). Ces informations sont regroupes dans le dossier du personnel. Ce dossier peut
tre un classeur, mais de plus en plus ces informations sont dmatrialises et gres par informatique (Document 2), ce
qui conduit lentreprise faire cohabiter les deux types de stockage : papier et informatique.
Exemple : Ecran Cegid Business

1.2 / Nommage des fichiers et classement

Le classement rationnel des documents permet de gagner du temps et dtre plus efficace. (Un employ consacre environ
13 % de son temps la recherche dinformations. Sur une journe de 7 heures, il consacrera donc 1 heure cette tche).
Un utilisateur du systme informatique peut crer plusieurs centaines de documents par an. Ce nombre est multiplier
par le nombre de collaborateurs qui utilisent le systme informatique. Si aucune rgle commune nest fixe, on assiste
rapidement une multiplication des dossiers, des sous-dossiers et des fichiers, qui vont rendre le systme inoprant.
La seule solution consiste imposer des procdures et des rgles destines interdire la cration anarchique de dossier,
sous-dossiers et fichiers. Le classement doit tre ralis dans des dossiers et sous-dossiers logiques dont larborescence
rationnelle doit simposer tous.
Quelques rgles respecter :

Larchitecture des dossiers et sous-dossiers doit tre partag et contrl,

Au-del de trois niveaux une arborescence devient difficile comprendre et mmoriser,
Les noms des dossiers doivent tre logiques et codifis comme les noms de fichiers,
La cration de nouveaux dossiers et sous-dossiers doit respecter une procdure,
Les fichiers lmentaires ou brouillons doivent tre purgs lorsquils sont devenus inutiles ou archivs dans des
sous-dossiers spciaux afin de ne pas encombrer les dossiers et le systme informatique.

41

Document 3 : Socit Bio-Talent / Contenu des dossiers du personnel

1. Lnonc de la politique
Lentreprise reconnat limportance de conserver des renseignements pertinents sur les employs utiliser lavantage des employs et de lemployeur.
Lentreprise tiendra des dossiers confidentiels, exacts, complets et jour sur les employs conformment aux lois provinciales et fdrales.

2. Les procdures
Lentreprise tiendra un dossier au sujet de chaque employ, peu importe sa situation (p. ex., temps partiel, temporaire). Les dossiers doivent contenir
tous les renseignements requis en vertu des lois provinciales et les renseignements requis ou utiles pour la gestion efficace des ressources humaines.

Identit et coordonnes
Renseignements relatifs au poste

Renseignements relatifs la
slection et au dveloppement de
lemploy

Rmunration et
les avantages sociaux

Heures de travail,
jours fris et congs

Relations de travail

Dpart ou
retraite de lemploy

Renseignements au sujet de lemploy

Le nom de lemploy, son adresse et sa date dembauche
Sa date de naissance, si lemploy est tudiant ou a moins de 18 ans
Un nom et un numro de tlphone en cas durgence
La banque utilise par lemploy,
Le titre du poste que lemploy occupe et sa date dentre en fonctions
La plus rcente description du poste
Le dossier de scolarit complet et des copies des diplmes et des certificats
Un exemplaire du CV
Les tablissements denseignement frquents
Les comptences, les domaines de spcialit et les connaissances
Lexprience
Les rsultats des entrevues, des vrifications de rfrences et des autres valuations
Un exemplaire des lettres doffre demploi, des conditions demploi et des contrats de travail
Les valuations du rendement signes, comprenant des plans de perfectionnement
Les rsultats de la priode probatoire
Les lettres de reconnaissance et les prix obtenus
Le taux de salaire de lemploy et son salaire brut et net par priode de paie
Le taux de salaire en cas dheures supplmentaires
La date des changements au taux de salaire des heures rgulires et des heures supplmentaires
Les congs pris la place du paiement dheures supplmentaires
Le montant des dductions faites au salaire de lemploy et lutilit de chaque dduction
Tout formulaire sign par rapport aux dductions
Toute indemnit de sjour, tout avantage et tout autre paiement auxquels lemploy a droit
Lassurance collective
Les contributions au rgime dpargne-retraite
Les priodes de paie
La somme verse chaque paie aprs dductions et le dtail des dductions
Les demandes de paiement dindemnits
Les sommes payes pour les heures supplmentaires, les vacances, les jours fris et les congs de dcs
Les indemnits de dpart (retenues durant cinq ans)
Les remboursements de frais
Toute entente relative un horaire ramnag ou flexible
Le nombre dheures travailles par lemploy chaque jour et chaque semaine
Les dates des vacances et des jours fris
Les heures supplmentaires payes et les dates des congs
Les congs de maladie utiliss et les certificats mdicaux pertinents
Le nombre de jours de maladie accumuls et reports dune anne lautre
Toutes les vacances que lemploy prend
Tous les documents relatifs aux congs de maternit, aux congs parentaux et aux congs personnels, les
congs demands et pris pour dautres raisons
Les vnements et actions en matire disciplinaire
Les lettres de rprimande, les avertissements et les punitions
Les actions convenues et les rsultats des procdures de rsolution de conflit
La lettre de dmission
La lettre de licenciement, les raisons de celui-ci et lavis remis
Tous les documents qui constituent le dossier de licenciement
Les ententes de cessation demploi signes

Questions (10)
1.

Ce document est diffus par lentreprise auprs de ses salaris, pour quelle raison ?

42

Cours
1.3 / Contenu du dossier du personnel
Il nexiste pas de rgles juridiques qui fixent de faon prcise le contenu dun dossier du personnel. La loi fixe cependant
des dlais de conservation des documents, qui peuvent nous aider dans le choix des documents garder.
Dure de conservation des documents fixe par la loi
Dure

Documents

3 ans

Dossiers des salaris aprs leur dpart, feuille de prsence,

5 ans

Documents fiscaux, relatifs au droit social : solde de tout compte, bulletins de paie, registre du personnel, compte
individuel, registre de prsence. Il est conseill de porter cette dure 10 ans.

10 ans

Documents comptables : livres de paie, journaux et pices justificatives.

30 ans

Fiches de rpartition de la participation et de l'intressement

Il semble vident dy faire figurer les documents suivants (sous une forme numrique ou papier) :

Les documents la source du contrat

Ce sont tous les actes qui fondent la relation de travail entre le salari et lemployeur :
-

Le contrat de travail,
Fiches descriptives du poste et ventuellement la fiche ROME correspondante,
les documents conus lors de lembauche : immatriculations auprs des diffrents organismes sociaux URSSAF,
ple emploi, complmentaire, Prvoyance, ARPEC etc.
le talon-rcpiss de la DUE qui atteste de limmatriculation du salari auprs des diffrents organismes,
les documents fournis pour lembauche : CV, lettre de motivation, certificat de travail,
Eventuellement et selon les besoins du poste : extrait de casier judiciaire, photocopie du permis de conduire, des
brevets, certificats attestant ou validant des comptences,
etc.

Les documents issus de lexcution du contrat

Les documents qui dcoulent de lexcution du travail :

-

Les documents ventuels ayant trait au dossier disciplinaire

-

Relev des heures et des absences, feuilles de prsence,

Etat des congs,
Fiches de travail,
Suivi mdecine du travail,
Fiches dvaluation,
Bulletins de salaire et tous les documents annexes,
Les documents ayant trait aux arrts maladie et accidents du travail,
Documents concernant la participation et lintressement,
Etc.

Sanctions,
Convocation des entretiens,
Courrier de licenciement,
Etc.

Les documents issus de la fin du contrat

-

Certificat de travail,
Attestation ple emploi,
Reu pour solde de tout compte,
Dossier de retraite,
Etc.

43

Document 4 : Affichage obligatoire de certaines informations

L'employeur est tenu d'afficher certaines informations. Les principales sont les suivantes :
-

adresse, nom et tlphone de l'inspecteur du travail territorialement comptent, adresse et numro de tlphone du
mdecin du travail et des services de secours d'urgence,
avis de l'existence d'une convention collective, rglement intrieur s'il en existe un,
horaire de travail et dure du repos,
interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise,
modalits d'accs au document unique d'valuation des risques.

L'affichage doit tre effectu une place facilement accessible dans les lieux o le travail est effectu.
Questions : (5)
1.
2.

Quel sont les domaines concernes par laffichage obligatoire ?

Pourquoi laffichage de ces informations est-il obligatoire ?

Document 5 : Loi du 6 Janvier 1978 relative l'informatique, aux fichiers et aux

liberts
Source : http://www.cnil.fr/
Les droits informatique et liberts
Toute personne peut sadresser la CNIL pour tre aide dans lexercice de ses droits (notamment si elle se heurte un refus de droit
daccs).
Droit dinformation : Toute personne peut sadresser directement un organisme pour savoir si elle est fiche ou pas.
Droit daccs : Toute personne peut, gratuitement, sur simple demande avoir accs lintgralit des informations la concernant
sous une forme accessible (les codes doivent tre explicits). Elle peut galement en obtenir copie moyennant le paiement, le cas
chant, des frais de reproduction.
Droit de rectification et de radiation : Toute personne peut demander directement que les informations dtenues sur elle soient
rectifies (si elles sont inexactes), compltes ou clarifies (si elles sont incompltes ou quivoques), mises jour (si elles sont
primes) ou effaces (si ces informations ne pouvaient pas tre rgulirement collectes par lorganisme concern).
Droit dopposition : Toute personne peut sopposer ce quil soit fait un usage des informations la concernant des fins publicitaires
ou de prospection commerciale ou que ces informations la concernant soient cdes des tiers de telles fins.
La personne concerne doit tre mise en mesure dexercer son droit dopposition la cession de ses donnes des tiers ds leur
collecte.
Lutilisation dautomates dappels tlphoniques, de fax ou de messages lectroniques des fins publicitaires est interdite si les
personnes ny ont pas pralablement consenti.
Droit daccs indirect : Toute personne peut demander la CNIL de vrifier les informations la concernant ventuellement
enregistres dans des fichiers intressant la sret de lEtat, la dfense ou la scurit publique (droit daccs indirect). La CNIL mandate
lun de ses membres magistrats afin de vrifier la pertinence, lexactitude et la mise jour de ces informations et demander leur
rectification ou leur suppression. Avec laccord du responsable du traitement, les informations concernant une personne peuvent lui
tre communiques.
LES OBLIGATIONS DES RESPONSABLES DES FICHIERS

Notifier la mise en uvre du fichier et ses caractristiques la CNIL, sauf cas de dispense prvus par la loi ou par la CNIL.

Mettre les personnes concernes en mesure dexercer leurs droits en les en informant.

Assurer la scurit et la confidentialit des informations afin quelles ne soient pas dformes ou communiques des tiers non
autoriss.

Se soumettre aux contrles et vrifications sur place de la CNIL et rpondre toute demande de renseignements quelle formule
dans le cadre de ses missions.

Questions : (10)
1.
2.
3.

Quelle est la finalit de la loi du 6 janvier 1978 ?

Quels moyens se donne-t-elle pour y parvenir ?
Un salari peut-il consulter son dossier personnel et avoir accs aux documents personnels ?

44

Cours
2. Lgislation et convention en vigueur
Le droit social impose une certaine transparence au sein des entreprises et rend obligatoire pour lemployeur :
-

laffichage de certaines informations qui concernent notamment les droits des salaris, lhygine et la scurit et la
protection contre les risques professionnelles ou sanitaires (Document 4 et cours de gestion des risques),
un droit daccs au dossier professionnel dtenu par lemployeur, qu'il soit conserv sur support informatique ou sur
support papier (Document 5).
linformation et la consultation des instances reprsentatives du personnel (Comit dentreprise, Dlgus du
personnel dans certains cas dfinis par la loi : modification de lorganisation, licenciement conomique etc. (Voir
cours de droit)

Par ailleurs, face la prolifration des fichiers informatiques et aux risques datteintes aux liberts prives et publiques,
le lgislateur est intervenu pour rglementer la cration de fichiers dans le cadre notamment de la loi du 6 Janvier 1978
relative l'informatique, aux fichiers et aux liberts.
Cette loi a pour consquence :
La cration de la Commission Nationale Informatique et Libert (CNIL) charge de veiller ce que linformatique soit
au service du citoyen et quelle ne porte atteinte ni lidentit humaine, ni aux droits de lhomme, ni la vie prive,
ni aux liberts individuelles ou publiques. (Document 5)
Lobligation pour les entreprises de procder une dclaration des fichiers auprs de la CNIL ds lors que ce fichier
contient des donnes personnelles (n de scurit sociale, nom et prnom, date de naissance, lments
biomtriques, empreinte digitale, ADN...) (Document 5 et 6)

Document 6 : Dclaration des fichiers la CNIL

Source : http://www.cnil.fr/
Beaucoup de fichiers ou de traitements contenant des donnes personnelles sont purement et simplement dispenss de formalits
dclaratives, le plus souvent parce quils ne portent pas atteinte la vie prive ou aux liberts. En dehors de ces cas dexonration,
dclarer un fichier ou un traitement de donnes personnelles est une obligation lgale.

Vous navez pas dclarer la CNIL dans les cas suivants :

1. Vous tes un particulier agissant dans le cadre d'activits exclusivement personnelles. Exemple : vous ne dclarez pas les fichiers et
les sites internet qui concernent votre vie prive ou familiale comme votre carnet dadresses ou votre site personnel si laccs est
rserv un nombre limit de personnes.
2. Vous tes une glise, un parti politique, un syndicat, un organisme ou une association caractre religieux, politique, philosophique
ou syndical, Vous ne dclarez pas votre fichier de membres, dadhrents ou de personnes qui sont en contact rgulier avec vous.
3. Vous exercez une activit professionnelle dans le domaine artistique (crivain, cinaste, diteur), vous ne dclarez pas les
traitements de donnes personnelles utiliss dans le cadre de cette activit (livres, films, TV).
4. Vous tes responsable dun traitement et vous tes domicili dans un autre tat membre de la communaut europenne, Vous
habitez en dehors de la communaut europenne et les donnes personnelles que vous grez ne font que transiter par la France.
5. Vous mettez en uvre un traitement de comptabilit gnrale.

Dans tous les autres cas, vous devez dclarer votre fichier la CNIL.
Questions : (10)
1.
2.
3.

Quelle est le rle de la CNIL ?

La cration dun fichier informatis du personnel dans une petite entreprise entre-t-il dans ses comptences?
Rechercher sur Internet le risque encourus par lentreprise en cas de non-respect de la dclaration ?

45

Document 7 : La mdecine du travail

http://www.travail-solidarite.gouv.fr/
La mdecine du travail est une mdecine exclusivement prventive : elle a pour objet dviter toute altration de la sant des salaris,
du fait de leur travail, notamment en surveillant leur tat de sant, les conditions dhygine du travail et les risques de contagion.
Exerce au sein dun service de sant au travail , la mdecine du travail est obligatoirement organise, sur le plan matriel et
financier, par les employeurs. Elle est place sous la surveillance des reprsentants du personnel et le contrle des services du
ministre de lemploi, du travail et de la cohsion sociale. Sont la charge de lemployeur lensemble des dpenses lies la mdecine
du travail et notamment les examens mdicaux, les examens complmentaires, le temps et les frais de transport ncessits par ces
examens, le temps pass par les mdecins du travail ltude des postes de travail dans lentreprise. La mdecine du travail bnficie
tous les salaris, quelle que soit la taille de lentreprise. Dans lentreprise, ladresse et le numro du tlphone du mdecin du travail ou
du service de sant au travail comptents pour ltablissement doivent tre affichs, sous peine damende.

Quelle est laction du mdecin du travail sur le milieu du travail ?

Le mdecin agit en vue damliorer globalement les conditions de travail, notamment en ce qui concerne :

ladaptation des postes, des techniques et des rythmes de travail la physiologie humaine (amnagement des postes de travail
pour limiter les efforts physiques, viter les postures difficiles, dterminer lclairage correct mais aussi apprcier la charge
mentale et agir sur lorganisation du travail) ;
la protection des salaris contre lensemble des nuisances (physiques ou organisationnelles) ;
la surveillance des conditions dhygine au travail et dhygine en gnral qui rgnent dans lentreprise (entretien des lieux de
travail, amnagement des locaux sanitaires) ;
la surveillance de lhygine dans les services de restauration (prvention des contaminations par une bonne hygine des locaux,
des matriels, des denres) ;
la promotion de la prvention (information sur les mesures de prvention et lducation sanitaire, prvention des lombalgies,
utilisation correcte de certains quipements de protection individuelle).

Le mdecin du travail doit tre consult avant toute dcision importante relative la mise en place ou la modification de
lorganisation du travail de nuit.

Quels examens mdicaux pour les salaris ?

La surveillance mdicale des salaris a pour objectif principal

dapprcier, au moment de lembauche, si le salari, compte tenu de son tat de sant physique et mental et des caractristiques
du poste de travail auquel lemployeur envisage de laffecter est apte exercer les activits prvues par son contrat de travail sans
danger pour sa sant ou la collectivit de travail ;
puis, priodiquement, de sassurer du maintien de laptitude du salari au poste de travail occup.

Les salaris sont tenus de se soumettre des examens mdicaux :

avant lembauche ou au plus tard avant lexpiration de la priode dessai sous rserve des situations vises larticle R. 4624-12 du
Code du travail. (Toutefois, les salaris soumis une surveillance mdicale renforce en application des dispositions de larticle R.
4624-19 du Code du travail ainsi que ceux qui exercent lune des fonctions mentionnes larticle L. 421-1 du code de laviation
civile bnficient de cet examen avant leur embauche).
au moins tous les 24 mois, le premier de ces examens devant avoir lieu dans les 24 mois qui suivent lexamen dembauche vis cidessus ;

Les salaris doivent galement bnficier dun examen par le mdecin du travail, lors de la reprise du travail et au plus tard dans un
dlai de 8 jours :

aprs une absence pour cause de maladie professionnelle ;

aprs une absence dau moins 8 jours pour un accident du travail ou dune absence dau moins 21 jours la suite dune maladie
ou un accident non professionnel ;
en cas dabsences rptes pour raisons de sant ;
aprs un cong de maternit.

Questions : (10)
1.
2.
3.

Les entreprises peuvent elle se passer de la mdecine du travail ?

Quel est son rle ?
Qui prend en charge les cots de la mdecine du travail ?

46

3. Mdecine du travail
Au cours de sa vie professionnelle, le salari fait lobjet dun suivi rgulier par la mdecine du travail. Cest une obligation
pour lemployeur et son manquement peut tre sanctionn.
Le mdecin du travail surveille la sant des salaris et doit conseiller l'employeur en matire d'hygine, de conditions
de travail et de prvention. (Document 7)
Le mdecin du travail a un rle exclusivement prventif (C. trav., art. L. 241-2 L. 241-7). Il est la fois conseiller des
salaris et de l'employeur. Il surveille la sant des salaris et vite qu'elle ne se dtriore du fait du travail. Il porte
galement attention aux conditions d'hygine. D'un autre ct, le mdecin du travail est le conseiller de l'employeur en
matire d'hygine, de conditions de travail, de prvention.
Tous les salaris sont soumis des visites mdicales priodiques (visite d'embauche, visite de reprise aprs un arrt pour
maladie ou accident du travail, visite rgulire tous les 2 ans) effectues par le mdecin du travail.

4. Mise jour des dossiers du personnel

Le dossier dun salari fait lobjet de mises jour constantes. Les informations prives (Etat civile, adresse etc.) ou le
statut du salari (contrat etc.) changent peu mais dautres lments sont ajouts rgulirement au dossier (Bulletin de
salaire, relev des heures, tat des absences, relev des RTT, congs, arrt maladie etc.).
Par ailleurs le salari est rgulirement consult quant des choix organisationnels : congs pays, options de
complmentaire etc. Toutes ces informations doivent tre conserves en tant que preuve en cas de litiges ou
contestation.

47

Cas pratique
Vous travaillez pour la socit Cadrien et vous allez mettre en uvre lapplication Cegid business dans
votre socit. Vous allez commencer par vous sensibiliser votre socit, aux PGI et aux contraintes
imposes par ce type de logiciels.

Socit CADRIEN
11 Avenue Berthollet - 74000 ANNECY
Tl. : 04 50 22 33 44 - Fax : 04 50 22 33 45
Mel : cadrien@cadrien.com - Site web : http://www.cadrien.com
La socit a t cre en 1999 par Lucien SOLLIET qui en est le PDG. Elle est implante Annecy en HauteSavoie. La socit CADRIEN achte et commercialise des encadrements et des accessoires pour tableaux et
uvres d'arts. Elle ralise uniquement de la vente directe par catalogue.
Outre le directeur, M. Solliet, qui assure la direction de lentreprise et son pouse qui est charge des
tches administratives et comptables, elle emploie trois commerciaux et une personne qui est charge de la
logistique et des stocks.

Travail 1 : 1 h (Cours + Annexe 1)

La base de donnes des salaris est gre sur Access. Le MCD Access vous est remis en annexe 1. Rgulirement les
reprsentants du personnel ont besoin de connaitre la liste des enfants par salari

pour lachat des cadeaux de fin danne,

pour lattribution des bons de vacances, de laide pour la rentre scolaire
pour la participation des familles des manifestations de la socit, sortie de ski, visite de muse etc. La
participation des conjoints et des enfants dpend de lge.

M. Solliet vous demande de modifier la base de donnes afin quelle satisfasse les demandes des reprsentants du
personnel.
1
2
3

Proposer le nouveau MCD sur Access

Proposer un nouveau MLD
Proposer les requtes SQL qui permettent :
dafficher le nom des salaris et la liste de leurs enfants
la liste des salaris du service administratif
la liste des femmes dont la date de naissance est postrieure 1990
la lise des cadres et agent de maitrise (statut) dont le salaire est suprieur 3 000

Travail 2 : 15 (Cours)

Documents

Indiquer pour chaque document sa dure

de stockage minimum.

Travail 3 : 20 (Cours)

Dure de stockage/archivage
1 an
5 ans
10 ans
30 ans

Salaris
Fiche de travail mensuel par salari
Contrat de travail
Dclaration dembauche (DUE)
Dclarations URSSAF mensuelles
Dclarations ASSEDIC mensuelles
Dclarations arrt de travail
Dclarations accident du travail
Journal de paye
Fiche salari

Au cours du mois prcdent, M. Solliet a cherch contrler les diplmes dun salari et a constat quils ntaient pas
dans son dossier. Il a fait la mme recherche dans un autre dossier et les rsultats furent aussi infructueux. Il souhaite
prsent que les dossiers soient -jour. (Annexe 4).
Face ces disfonctionnement, il vous demande de concevoir une liste de contrles des documents placer dans le
dossier du personnel et rclamer au salari. Ce travail peut ventuellement tre fait sur un texteur.

48

Travail 4 : 20 (Cours)
Suite au travail prcdent, M. Solliet souhaite galement que vous fassiez une note de service qui rappellera tous les
salaris quil doivent signaler le plus rapidement possible toutes les modifications qui concernent : ltat civil, ladresse et
les coordonnes (tlphone, ml etc.) et tout changements susceptibles davoir une rpercussion sur la vie du salari au
sein de lentreprise.

Travail 5 : 30 (Cours + Annexe 3)

Le dossier du personnel contient de nombreux documents (Annexe 3). Pour rduire la taille des dossiers, au dbut de
chaque anne comptable, les dossiers sont purgs des documents de lanne termine (Bulletins de salaire, relevs des
heures, remboursement de frais etc.). Ces documents sont rangs dans des boites au sous-sol de lentreprise. Ces
documents deviennent alors difficile daccs et occupe beaucoup de place.
M. Solliet souhaite informatiser la gestion de ces dossiers en sauvegardant pour chaque salari les documents dans des
dossiers informatique. Les documents seront sauvegards

1.
2.
3.

au format natif (Excel, Word) pour les documents qui ncessitent des mises jour (Relev des absences etc.)
au format PDF pour les documents administratifs qui ne ncessitent pas une conservation papier.

Proposer une arborescence des dossiers du personnel.

Monter larborescence sur votre ordinateur dans un dossier appel : Gestion du personnel
Faire une copie dcran de larborescence

Travail 6 : 30 (Cours + Annexe 3)

Le service ressource humaine est confronte au problme du stockage des documents. Cre il y a six ans, la socit a
organis le classement de tous les documents dans une armoire ressources humaines. M. Solliet vous demande
dorganiser larchivage des documents papiers dans une pice qui sert de dbarra. Pour raliser ce travail vous utiliserez
les informations de lAnnexe 2.
Vous devez prvoir lachat dune armoire de bureau et des fournitures complmentaires (Chemises, boites archive,
tiqutes). M. Solliet vous demande de prparer et de chiffrer la commande passer
Faire la liste des fournitures et matriels acheter puis chiffrer le prix des fournitures auprs de la socit
http://www.jm-bruneau.fr.htm qui est notre fournisseur habituel

Travail 7 : 30 (Cours + Annexe 3)

M. Solliet prpare les congs pays de la socit. Lactivit de la socit est fortement diminue du 15 juillet fin aout et
durant cette priode lentreprise fonctionne au ralenti. Elle assure cependant une permanence et 2 salaris doivent tre
prsents pour rpondre au tlphone, suivre les commandes et assurer le suivi des livraisons.
Tous les salaris bnficient de 5 semaines de congs pays. Ils peuvent prendre au maximum 4 semaines sur cette
priode, en une ou deux fois selon leur souhait.
Les semaines de congs sont attribues en fonction de lanciennet dans lentreprise. Les anciens auront en priorit les
dates demands. Puis en fonction des charges et contraintes de famille.
M. Solliet vous demande de crer la note de service qui sera remise aux salaris. Elle exposera les modalits
dorganisation et dattribution des congs pays et contiendra un coupon rponse sur lequel les salaris pourront
indiquer leurs souhaits pour les priodes dsires.

Travail 8 : Mise en uvre dun PGI (1h)

Pratique informatique sur Cegid Business : Raliser la squence 31
Ouvrage H3 : Raliser la squence 3

49

Annexe 1

Annexe 2 : Organisation de larmoire

Larmoire ressources humaines contient les informations et documents concernant le personnel.

La premire tagre contient les informations concernant les salaris en CDI (20 personnes). Les documents sont rangs dans des
dossiers verticaux. Chaque dossier contient trois chemises : une chemise : contrat, une chemise : arrt et maladie, une chemise :
bulletins de salaires.
Lorganisation est identique pour la deuxime tagre qui concerne les salaris en CDD (10 personnes)
la troisime tagre concerne les salaris intrimaires (20 dossiers).

Organisation prvisionnelle de larchivage

Les 50 dossiers prsents dans larmoire doivent entrainer un archivage total ou partiel selon le cas. Larchivage sera identique
larchivage de larmoire clients : Une chemise cartonne par salari + 3 chemises papiers. Les chemises cartonnes sont regroupes
dans des boites archives raison de 15 par boite.

La quatrime tagre contient les documents concernant les relations avec les organismes externes (URSSAF, ASSEDIC, ARCCO,
AGIRC, complmentaires). Les documents de chaque organisme sont rangs dans des dossiers suspendus. Chaque dossier contient
les documents qui correspondent 6 annes coules.

Organisation prvisionnelle de larchivage

Les documents de chaque organisme seront sauvegards dans une boite archives indpendante et dans chaque boite les documents
dune anne seront regroups dans une chemise cartonne. Archiver 5 annes sur le 6 prsentes dans larmoire)

Annexe 3 : disfonctionnement dossier du personnel

M. Solliet a voulu consulter les diplmes possds par un employ pour lequel il envisage un changement de poste. Il
souhaitait connaitre, avant de le rencontrer, ses comptences acquises au cours de sa formation, pour mieux envisager
avec lui une formation destine lui faciliter une mise niveau pour le nouveau poste. A la suite de cette recherche, il na
pas trouv dans le dossier les copies des diplmes.
Au cours du mois prcdent, la socit a envisag de louer un vhicule pour le dplacement dun salari. La socit Hertz
a exig que le conducteur ait plus de 3 ans de permis et plus de 21 ans. Lors de la recherche du permis de conduire dans
le dossier du salari, il est apparu que la copie du permis de conduire tait absente du dossier.

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Annexe 4
Les informations du dossier du personnel
Chaque dossier du salari est archiv dans une armoire avec dossier vertical. Chaque dossier vertical contient les
chemises suivantes :
Pochettes

Informations personnelles

Contrat de travail

Evaluation

Formation
Mdecine
du travail
Arrt maladie,
accident du travail
Congs
pays
Absences autres

Salaires
Dossier disciplinaire

Le dpart ou la
retraite de lemploy

Documents

Fiche tat civil

Photocopie des diplmes
Photocopie du permis de conduire (ventuel)
Un exemplaire du CV + lettre de motivation
Test dembauche
Contrat de travail
Description du poste
DUE
Adhsion caisse de retraite
Contrat dassurance individuel
Contrat assurance collective
Fiche de comptences,
Certificat de travail des emplois antrieurs
Lettres ventuelles de recommandation
Compte rendu annuel dvaluation
Relev des formations suivis
Fiche dvaluation de la formation
Inscription du salari
Relev des visites
Compte rendu des visites
Dclaration darrt maladie
Dclaration accident du travail
Attestation de salaire
Relev des dates de congs pays
Fiche de demande de congs pays
Fiche de suivi des congs pays
Fiches dautorisation dabsence de lanne en cours
Relevs des absences de lanne en cours
Les bulletins de salaire de lanne en cours
Relavs des heures de lanne en cours
Relevs des frais de lanne en cours
Relev des remboursements de frais de lanne en cours
Lettres de sanction (blme, avertissement, mise pied, etc.)
Lettre de dmission
Lettre de licenciement
Les documents qui constituent le dossier de licenciement
Les ententes de dpart signes
Certificat de travail
Reu pour solde de tout compte
Attestation ple emploi

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