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Chapitre 31.3
Organisation et suivi des dossiers du personnel
Claude Terrier
Casteilla
Obligations
lgales
Respect de la
confidentialit
et des liberts
Informations
sur le salari
Dossier du
personnel
Dfinitions
CNIL : Organisme charg de faire respecter les droits informatique et libert.
Mdecine du travail : Organisme charg dviter toute altration de la sant des salaris, du fait de leur travail, notamment en
surveillant leur tat de sant, les conditions dhygine du travail et les risques de contagion.
Plan du chapitre
Rfrentiel
C312.1. Organiser les dossiers individuels du personnel
C312.2. Constituer et mettre jour les dossiers individuels du personnel dans le respect de la lgislation et des
conventions en vigueur
C312.3. Communiquer avec la mdecine du travail et les organismes sociaux
C312.4. Communiquer avec les salaris pour la gestion de leur dossier
Ouvrage
1. Le dossier du personnel
2. Lgislations et conventions en vigueur
3. Mdecine du travail
4. Mise jour des dossiers du personnel
Dure : 5 h 20
39
Documents
Document 1 : Archivage numrique
Les noms de fichiers
Tous
fichiers
Fichiers
internet
Alphabtiques : Les documents sont classs par ordre alphabtique sur le nom
Numrique : Le nom intgre un nombre qui sert classer les fichiers sur ce dernier (Exemple :
numrotation des versions dun mme logo)
Thmatique : Le nom intgre un thme qui permet de regrouper des fichiers de mme nature
(Exemple : Logo)
Chronologique : Le nom intgre une date. Les fichiers identiques conus des dates diffrentes sont
classs les uns la suite des autres (Exemple : intgration dune date de version dans le nom)
Document 2 :
Source : http://www.aragon-erh.com/fr/
Questions : (15)
1.
2.
3.
40
Cours
1. Dossiers du personnel
Le suivi dun salari en entreprise gnre de nombreux documents qui sont conus sur des applications bureautiques
traditionnelles : Texteur, tableur ou dans le cadre dun PGI ou de toute autre application ddie la gestion des
ressources humaines ou de la paie.
Fiches de travail,
Suivi mdecine du travail
Fiches dvaluation
Etc.
Tous ces documents doivent tre classs de faon rationnelle pour tre retrouvs facilement. Il est donc indispensable de
dfinir des rgles communes darchivage (papier ou numrique) et de nommage les fichiers informatiques.
41
2. Les procdures
Lentreprise tiendra un dossier au sujet de chaque employ, peu importe sa situation (p. ex., temps partiel, temporaire). Les dossiers doivent contenir
tous les renseignements requis en vertu des lois provinciales et les renseignements requis ou utiles pour la gestion efficace des ressources humaines.
Identit et coordonnes
Renseignements relatifs au poste
Renseignements relatifs la
slection et au dveloppement de
lemploy
Rmunration et
les avantages sociaux
Heures de travail,
jours fris et congs
Relations de travail
Dpart ou
retraite de lemploy
Questions (10)
1.
Ce document est diffus par lentreprise auprs de ses salaris, pour quelle raison ?
42
Cours
1.3 / Contenu du dossier du personnel
Il nexiste pas de rgles juridiques qui fixent de faon prcise le contenu dun dossier du personnel. La loi fixe cependant
des dlais de conservation des documents, qui peuvent nous aider dans le choix des documents garder.
Dure de conservation des documents fixe par la loi
Dure
Documents
3 ans
5 ans
Documents fiscaux, relatifs au droit social : solde de tout compte, bulletins de paie, registre du personnel, compte
individuel, registre de prsence. Il est conseill de porter cette dure 10 ans.
10 ans
30 ans
Il semble vident dy faire figurer les documents suivants (sous une forme numrique ou papier) :
Ce sont tous les actes qui fondent la relation de travail entre le salari et lemployeur :
-
Le contrat de travail,
Fiches descriptives du poste et ventuellement la fiche ROME correspondante,
les documents conus lors de lembauche : immatriculations auprs des diffrents organismes sociaux URSSAF,
ple emploi, complmentaire, Prvoyance, ARPEC etc.
le talon-rcpiss de la DUE qui atteste de limmatriculation du salari auprs des diffrents organismes,
les documents fournis pour lembauche : CV, lettre de motivation, certificat de travail,
Eventuellement et selon les besoins du poste : extrait de casier judiciaire, photocopie du permis de conduire, des
brevets, certificats attestant ou validant des comptences,
etc.
Sanctions,
Convocation des entretiens,
Courrier de licenciement,
Etc.
Certificat de travail,
Attestation ple emploi,
Reu pour solde de tout compte,
Dossier de retraite,
Etc.
43
adresse, nom et tlphone de l'inspecteur du travail territorialement comptent, adresse et numro de tlphone du
mdecin du travail et des services de secours d'urgence,
avis de l'existence d'une convention collective, rglement intrieur s'il en existe un,
horaire de travail et dure du repos,
interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise,
modalits d'accs au document unique d'valuation des risques.
L'affichage doit tre effectu une place facilement accessible dans les lieux o le travail est effectu.
Questions : (5)
1.
2.
Notifier la mise en uvre du fichier et ses caractristiques la CNIL, sauf cas de dispense prvus par la loi ou par la CNIL.
Mettre les personnes concernes en mesure dexercer leurs droits en les en informant.
Assurer la scurit et la confidentialit des informations afin quelles ne soient pas dformes ou communiques des tiers non
autoriss.
Se soumettre aux contrles et vrifications sur place de la CNIL et rpondre toute demande de renseignements quelle formule
dans le cadre de ses missions.
Questions : (10)
1.
2.
3.
44
Cours
2. Lgislation et convention en vigueur
Le droit social impose une certaine transparence au sein des entreprises et rend obligatoire pour lemployeur :
-
laffichage de certaines informations qui concernent notamment les droits des salaris, lhygine et la scurit et la
protection contre les risques professionnelles ou sanitaires (Document 4 et cours de gestion des risques),
un droit daccs au dossier professionnel dtenu par lemployeur, qu'il soit conserv sur support informatique ou sur
support papier (Document 5).
linformation et la consultation des instances reprsentatives du personnel (Comit dentreprise, Dlgus du
personnel dans certains cas dfinis par la loi : modification de lorganisation, licenciement conomique etc. (Voir
cours de droit)
Par ailleurs, face la prolifration des fichiers informatiques et aux risques datteintes aux liberts prives et publiques,
le lgislateur est intervenu pour rglementer la cration de fichiers dans le cadre notamment de la loi du 6 Janvier 1978
relative l'informatique, aux fichiers et aux liberts.
Cette loi a pour consquence :
La cration de la Commission Nationale Informatique et Libert (CNIL) charge de veiller ce que linformatique soit
au service du citoyen et quelle ne porte atteinte ni lidentit humaine, ni aux droits de lhomme, ni la vie prive,
ni aux liberts individuelles ou publiques. (Document 5)
Lobligation pour les entreprises de procder une dclaration des fichiers auprs de la CNIL ds lors que ce fichier
contient des donnes personnelles (n de scurit sociale, nom et prnom, date de naissance, lments
biomtriques, empreinte digitale, ADN...) (Document 5 et 6)
Dans tous les autres cas, vous devez dclarer votre fichier la CNIL.
Questions : (10)
1.
2.
3.
45
ladaptation des postes, des techniques et des rythmes de travail la physiologie humaine (amnagement des postes de travail
pour limiter les efforts physiques, viter les postures difficiles, dterminer lclairage correct mais aussi apprcier la charge
mentale et agir sur lorganisation du travail) ;
la protection des salaris contre lensemble des nuisances (physiques ou organisationnelles) ;
la surveillance des conditions dhygine au travail et dhygine en gnral qui rgnent dans lentreprise (entretien des lieux de
travail, amnagement des locaux sanitaires) ;
la surveillance de lhygine dans les services de restauration (prvention des contaminations par une bonne hygine des locaux,
des matriels, des denres) ;
la promotion de la prvention (information sur les mesures de prvention et lducation sanitaire, prvention des lombalgies,
utilisation correcte de certains quipements de protection individuelle).
Le mdecin du travail doit tre consult avant toute dcision importante relative la mise en place ou la modification de
lorganisation du travail de nuit.
dapprcier, au moment de lembauche, si le salari, compte tenu de son tat de sant physique et mental et des caractristiques
du poste de travail auquel lemployeur envisage de laffecter est apte exercer les activits prvues par son contrat de travail sans
danger pour sa sant ou la collectivit de travail ;
puis, priodiquement, de sassurer du maintien de laptitude du salari au poste de travail occup.
avant lembauche ou au plus tard avant lexpiration de la priode dessai sous rserve des situations vises larticle R. 4624-12 du
Code du travail. (Toutefois, les salaris soumis une surveillance mdicale renforce en application des dispositions de larticle R.
4624-19 du Code du travail ainsi que ceux qui exercent lune des fonctions mentionnes larticle L. 421-1 du code de laviation
civile bnficient de cet examen avant leur embauche).
au moins tous les 24 mois, le premier de ces examens devant avoir lieu dans les 24 mois qui suivent lexamen dembauche vis cidessus ;
Les salaris doivent galement bnficier dun examen par le mdecin du travail, lors de la reprise du travail et au plus tard dans un
dlai de 8 jours :
Questions : (10)
1.
2.
3.
46
3. Mdecine du travail
Au cours de sa vie professionnelle, le salari fait lobjet dun suivi rgulier par la mdecine du travail. Cest une obligation
pour lemployeur et son manquement peut tre sanctionn.
Le mdecin du travail surveille la sant des salaris et doit conseiller l'employeur en matire d'hygine, de conditions
de travail et de prvention. (Document 7)
Le mdecin du travail a un rle exclusivement prventif (C. trav., art. L. 241-2 L. 241-7). Il est la fois conseiller des
salaris et de l'employeur. Il surveille la sant des salaris et vite qu'elle ne se dtriore du fait du travail. Il porte
galement attention aux conditions d'hygine. D'un autre ct, le mdecin du travail est le conseiller de l'employeur en
matire d'hygine, de conditions de travail, de prvention.
Tous les salaris sont soumis des visites mdicales priodiques (visite d'embauche, visite de reprise aprs un arrt pour
maladie ou accident du travail, visite rgulire tous les 2 ans) effectues par le mdecin du travail.
47
Cas pratique
Vous travaillez pour la socit Cadrien et vous allez mettre en uvre lapplication Cegid business dans
votre socit. Vous allez commencer par vous sensibiliser votre socit, aux PGI et aux contraintes
imposes par ce type de logiciels.
Socit CADRIEN
11 Avenue Berthollet - 74000 ANNECY
Tl. : 04 50 22 33 44 - Fax : 04 50 22 33 45
Mel : cadrien@cadrien.com - Site web : http://www.cadrien.com
La socit a t cre en 1999 par Lucien SOLLIET qui en est le PDG. Elle est implante Annecy en HauteSavoie. La socit CADRIEN achte et commercialise des encadrements et des accessoires pour tableaux et
uvres d'arts. Elle ralise uniquement de la vente directe par catalogue.
Outre le directeur, M. Solliet, qui assure la direction de lentreprise et son pouse qui est charge des
tches administratives et comptables, elle emploie trois commerciaux et une personne qui est charge de la
logistique et des stocks.
M. Solliet vous demande de modifier la base de donnes afin quelle satisfasse les demandes des reprsentants du
personnel.
1
2
3
Travail 2 : 15 (Cours)
Documents
Travail 3 : 20 (Cours)
Dure de stockage/archivage
1 an
5 ans
10 ans
30 ans
Salaris
Fiche de travail mensuel par salari
Contrat de travail
Dclaration dembauche (DUE)
Dclarations URSSAF mensuelles
Dclarations ASSEDIC mensuelles
Dclarations arrt de travail
Dclarations accident du travail
Journal de paye
Fiche salari
Au cours du mois prcdent, M. Solliet a cherch contrler les diplmes dun salari et a constat quils ntaient pas
dans son dossier. Il a fait la mme recherche dans un autre dossier et les rsultats furent aussi infructueux. Il souhaite
prsent que les dossiers soient -jour. (Annexe 4).
Face ces disfonctionnement, il vous demande de concevoir une liste de contrles des documents placer dans le
dossier du personnel et rclamer au salari. Ce travail peut ventuellement tre fait sur un texteur.
48
Travail 4 : 20 (Cours)
Suite au travail prcdent, M. Solliet souhaite galement que vous fassiez une note de service qui rappellera tous les
salaris quil doivent signaler le plus rapidement possible toutes les modifications qui concernent : ltat civil, ladresse et
les coordonnes (tlphone, ml etc.) et tout changements susceptibles davoir une rpercussion sur la vie du salari au
sein de lentreprise.
1.
2.
3.
au format natif (Excel, Word) pour les documents qui ncessitent des mises jour (Relev des absences etc.)
au format PDF pour les documents administratifs qui ne ncessitent pas une conservation papier.
49
Annexe 1
La premire tagre contient les informations concernant les salaris en CDI (20 personnes). Les documents sont rangs dans des
dossiers verticaux. Chaque dossier contient trois chemises : une chemise : contrat, une chemise : arrt et maladie, une chemise :
bulletins de salaires.
Lorganisation est identique pour la deuxime tagre qui concerne les salaris en CDD (10 personnes)
la troisime tagre concerne les salaris intrimaires (20 dossiers).
La quatrime tagre contient les documents concernant les relations avec les organismes externes (URSSAF, ASSEDIC, ARCCO,
AGIRC, complmentaires). Les documents de chaque organisme sont rangs dans des dossiers suspendus. Chaque dossier contient
les documents qui correspondent 6 annes coules.
50
Annexe 4
Les informations du dossier du personnel
Chaque dossier du salari est archiv dans une armoire avec dossier vertical. Chaque dossier vertical contient les
chemises suivantes :
Pochettes
Informations personnelles
Contrat de travail
Evaluation
Formation
Mdecine
du travail
Arrt maladie,
accident du travail
Congs
pays
Absences autres
Salaires
Dossier disciplinaire
Le dpart ou la
retraite de lemploy
Documents
51
52